1. Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:
1) наименование и номер путевого листа;
2) сведения о сроке действия путевого листа;
3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4) сведения о транспортном средстве;
5) сведения о водителе;
6) сведения о перевозке.
2. Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день — даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.
3. Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают:
1) для юридического лица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, основной государственный регистрационный номер юридического лица;
2) для индивидуального предпринимателя — фамилию, имя, отчество (при наличии), почтовый адрес, номер телефона, основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя.
4. Сведения о транспортном средстве включают:
1) тип транспортного средства, марку и модель транспортного средства, а в случае если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом), кроме того — марку и модель прицепа (полуприцепа);
2) государственный регистрационный номер транспортного средства, а в случае если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом), его регистрационный номер, и/или инвентарный номер (для троллейбусов и трамваев);
3) показания одометра (полные километры пробега) при выезде транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного транспортного средства по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя транспортного средства (далее — парковка), а также при заезде транспортного средства на парковку по окончании смены (рабочего дня);
4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации);
5) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска транспортного средства на линию и его возвращения.
5. Сведения о водителе включают:
1) фамилию, имя, отчество (при наличии);
2) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя (если обязательность проведения послерейсового медицинского осмотра водителя предусмотрена законодательством Российской Федерации).
6. Сведения о перевозке включают информацию о видах сообщения и видах перевозок.
7. На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом.
Путевой лист — это документ-основание для списания горючего в состав расходов для целей бухгалтерского и налогового учета, поэтому важно оформлять его правильно. Мы подготовили обзор внесённых изменений и пример заполнения путевого листа.
- Кто должен составлять путевой лист
- Когда составлять путевой лист и сколько он действует
- Правила оформления путевых листов в 2022 году
- Обязательные реквизиты путевого листа в 2022 году
- Дополнительные реквизиты путевого листа
- Форма и порядок заполнения путевого листа
- Нормы расхода топлива
Кто должен составлять путевой лист
Путевой лист — это документ для учёта и контроля работы водителя и транспортного средства (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). В нём прописывается маршрут и техническое состояние машины, информация о проведённом медосмотре водителя и пр. Путевые листы нужны, чтобы обосновать необходимость аренды или лизинга, а также подтвердить расходы, связанные с использованием транспортных средств:
- зарплату водителя;
- надбавки водителям за разъездной характер работы;
- затраты на ГСМ;
- затраты на запчасти;
- затраты на парковку;
- компенсации за использование личных автомобилей сотрудников.
Путевые листы составляют индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности или для собственных нужд.
В новых правилах заполнения путевых листов убрали оговорку о том, что путевой лист оформляется только при перевозке пассажиров, багажа и грузов (Приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368). Поэтому может показаться, что теперь даже на пустые транспортные средства надо будет оформлять документ. Но оговорка осталась в ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Так как юридическая сила ФЗ № 259 выше, чем у Приказа Минтранса, оформлять путевые листы по-прежнему надо только для перевозки грузов, багажа и пассажиров.
Когда составлять путевой лист и сколько он действует
Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов. Мы собрали информацию в таблицу.
| Время оформления | Срок действия | |
|---|---|---|
| Один или несколько рейсов в течение смены в пределах одного дня | До начала первого рейса | На один день |
| Рейс превышает продолжительность смены | До начала рейса | На срок, соответствующий длительности рейса или На срок, соответствующий количеству календарных дней, к которым относится смена (рабочий день), приходящаяся более чем на один календарный день |
Если во время действия путевого листа транспортным средством посменно пользуется несколько водителей, то можно оформить несколько путевых листов для каждого водителя на один автомобиль.
Вести учет путевых листов и ГСМ по правилам — это просто.
Попробовать бесплатно
Правила оформления путевых листов в 2022 году
Правила утверждены Приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», который действует с 1 января 2021 по 1 января 2027 года.
Новый порядок составления путевых листов обязаны применять юрлица и ИП, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.
Рассмотрим важные изменения подробнее.
Изменение 1 — новый обязательный реквизит «Сведения о перевозке»
В путевой лист добавился обязательный реквизит «Сведения о перевозке». В нём надо указывать вид сообщения и вид перевозки из ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ.
Видов перевозок пассажиров и багажа в ФЗ предусмотрели всего три: регулярные, по заказам и на легковых такси. Этого точно недостаточно, поэтому в письме от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ Минтранс уточнил порядок заполнения этого реквизита. В графе «Вид перевозки» надо указывать один из следующих видов:
- регулярная перевозка пассажиров и багажа;
- перевозка пассажиров и багажа по заказу;
- организованная перевозка группы детей;
- перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
- перевозка грузов;
- перевозка для собственных нужд.
Изменение 2 — «Сведения о транспортном средстве»
Теперь в сведениях о транспортном средстве надо указывать марку транспортного средства и прицепа (при наличии). Раньше указывали только тип и модель.
Тут же будем указывать показания одометра при выезде с парковки и заезде на неё после окончания смены. Показания, как и раньше, включают полные километры пробега. Но в старой редакции заносить данные одометра при заезде на парковку не требовалось.
Изменение 3 — порядок проставления отметки о медосмотре и техконтроле
В новых правилах указали, что за контроль технического состояния отвечает должностное лицо, ответственное за техническое состояние и эксплуатацию транспорта. Сейчас указано, что это делает контроллёр технического состояния. Если всё в порядке, нужно проставить отметку «Выпуск на линию разрешён».
Также в правилах прописали, какую отметку ставить в путевом листе после медосмотра водителя:
- по результатам предрейсового осмотра — «прошёл предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
- по результатам послерейсового осмотра — «прошёл послерейсовый медицинский осмотр».
Изменение 4 — электронная форма журнала регистрации путевых листов
Теперь журнал можно вести на бумаге или в электронной форме на выбор. Если будете вести электронно, заверяйте внесённые в него сведения усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). А также обязательно предусмотрите возможность печати журнала на бумаге.
Если ведёте бумажный журнал, учитывайте, что все его страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы.
Обязательные реквизиты путевого листа в 2022 году
Обязательные реквизиты путевого листа перечислены в Приказе Минтранса от 11.09.2020 № 368 и ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Первая группа даёт право на допуск транспорта к эксплуатации, а вторая — даёт право принять путевой лист к учёту.
Для допуска к эксплуатации
Чтобы на основании путевого листа списать ГСМ, в нём необходимо указать следующие реквизиты (разд. I Приказа № 368):
Наименование и номер. Укажите в бланке название документа и тип транспорта, для которого он составлен. Например, «Путевой лист легкового автомобиля». Нумеруйте путевые листы в хронологическом порядке.
Сведения о сроке действия. Сюда включите срок (число, месяц, год), в течение которого можно совершать поездки по выданному путевому листу. Документ может быть выдан и на несколько дней — в таком случае нужно указать даты начала и окончания срока, когда путевой лист может быть использован.
Сведения о перевозке. Это новый обязательный реквизит с 2021 года. В нём нужно указывать сведения о виде перевозки и сообщения. Эти данные приведены в ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Мы рассказали о них подробнее в разделе с изменениями 2021 года.
Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства. Тут нужно указать:
- для юрлица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН;
- для ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
Сведения о транспортном средстве. В путевой лист нужно включить информацию о транспортном средстве:
- тип транспортного средства (легковой или грузовой автомобиль, автобус или троллейбус и т.д.);
- марку и модель транспортного средства и прицепа к нему (если используется) (ВАЗ-2101, Audi A3 и т.п.);
- государственный регистрационный номер транспортного средства и прицепа (если используется);
- показания одометра (полные километры пробега) при выезде транспортного средства с парковки и заезде на неё после окончания смены;
- день и время последней предрейсовой проверки технического состояния транспортного средства, если обязательный досмотр установлен законом);
- дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места стоянки и его заезда обратно.
Сведения о водителе. Эта часть должна содержать:
- фамилию, имя, отчество водителя;
- дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя, если послерейсовый осмотр предусмотрен законом.
Если одно транспортное средство используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину. В нём нужно указывать данные водителей, которые первыми выезжают с парковки и последними заезжают. Если путевой лист выписан на нескольких водителей, отметки о предрейсовом медосмотре должны быть в отношении каждого из них.
Для принятия к учёту
Помимо указанных реквизитов, путевой лист, как первичный документ, должен содержать обязательные реквизиты, установленные для всех первичных документов п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Обязательные реквизиты, согласно Закону № 402-ФЗ:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
- подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Часто для служебных поездок работники компании используют личные автомобили. Например, директор использует автомобиль для поездок в командировку, а менеджер может ездить на личном автомобиле на встречи с партнерами.
Чтобы подтвердить расходы на ГСМ, каждую поездку нужно отразить в путевом листе.
Дополнительные реквизиты путевого листа
Организации и ИП могут указать в путевом листе дополнительные реквизиты, учитывающие особенности их деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа различными видами транспорта (п. 7 разд. I Приказа № 368).
Такими дополнительными реквизитами, по мнению автора, могут быть:
- нормативный расход топлива;
- маршрут движения;
- экономия топлива в сравнении с нормативным расходом;
- перерасход топлива в сравнении с нормативным расходом.
Перечисленные реквизиты содержатся в унифицированной форме путевого листа.
Данные реквизиты позволяют организации осуществлять внутренний контроль над обоснованностью списания горючего.
Нормативная база, справочники ОКВЭД, ОКОФ, проводок, актуальные показатели. Чтобы получить доступ к материалам, просто зарегистрируйтесь
Узнать больше
Форма и порядок заполнения путевого листа
Обязательного для всех бланка путевого листа по-прежнему нет. Вы можете разработать его самостоятельно или доработать и использовать унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Доработка включает добавление всех обязательных реквизитов и исключение ненужных граф. Мы составляли подборку форм путевых листов для каждого вида трансорта — выберите подходящий.
Бланк, который будете применять, закрепите в учётной политике. Перед этим проверьте, чтобы путевой лист соответствовал всем требованиям к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а не только к обязательным реквизитам листа. Если у вас уже есть утверждённая форма путевого листа, не забудьте доработать её под новые требования.
Мы подготовили несколько образцов путевых листов, оформленных по новым правилам.
Образец путевого листа легкового автомобиля на основе типовой формы № 3
Скачать образец путевого листа легкового автомобиля
Образец путевого листа грузового автомобиля на основе типовой формы № 4-П
Скачать образец путевого листа грузовика
Скачать бланк путевого листа пассажирского автобуса
Нормы расхода топлива на 2022 год
Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте введены Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций “Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте”».
В соответствии с п. 1 данных Методических рекомендаций они предназначены для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и др., независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации.
На основании Методических рекомендаций в организациях утверждаются нормы расхода топлива и смазочных материалов для каждой модели (марки, модификации) эксплуатируемых автотранспортных средств.
НК РФ не содержит условия о нормировании расходов на горюче-смазочные материалы. Но если компания применяет эти нормы, она может подтвердить экономическую оправданность расходов в случае разногласий с налоговой (ст. 252 НК РФ).
Минтранс России приказом от 28.09.2022 №390 утвердил изменения в форме бланка путевого листа с 1 марта 2023 года. Про его новый образец и правила заполнения узнаете из статьи.
Новое правовое регулирование
Состав обязательных реквизитов и порядок заполнения путевых листов, закреплённые приказом Минтранса от 11.09.2020 № 368, действуют до 28 февраля 2023 года включительно.
После ему на смену приходит приказ от 28.09.2022 № 390, который установил обновлённые требования к путевым листам: это новые состав сведений, порядки оформления на бумаге и формирования электронного документа.
Тот же состав сведений предусмотрен новой редакцией Устава автомобильного транспорта (Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ в ред. Закона от 06.03.2022 № 39-ФЗ).
Второй регламент будет действовать до 1 марта 2029 года.
Основные изменения и новшества
С 1 марта 2023 года нужно учитывать, что:
-
из обязательных сведений путевого листа убрали его наименование и номер;
-
сведения о собственнике/владельце транспорта заменили на сведения о юрлице или ИП, которые оформили путевой лист (этот же состав сведений предусмотрен новой редакцией Устава автотранспорта).
Путевой лист должен быть на каждое транспортное средство, движущееся по дорогам при перевозке пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях.
Что касается порядка заполнения путевых листов, то коррективы с 01.03.2023 такие:
-
урегулировали, какую именно информацию нужно указывать о виде перевозки и виде сообщения;
-
установили правила формирования электронных путевых листов, формат которых утверждает ФНС. В т. ч. как их должны подписывать медработники и ответственные за техническое состояние т/с;
-
если электронный путевой лист фигурирует при приеме груза для перевозки, его предъявляют в электронной форме или в виде бумажной копии;
-
отменили обязанность вести журнал регистрации путевых листов.
Путевой лист можно составить не только на бумаге, но и в электронном виде. Это делает собственник/владелец.
Если т/с передали в аренду с экипажем, путевой лист заполняет арендодатель.
В случае использования электронного путевого листа перевозчик или водитель должен предоставить грузоотправителю для сверки подтверждение формирования электронного путевого листа и его реквизиты.
Обязательные реквизиты путевого листа с 01.03.2023
Таким образом, состав сведений должен быть такой:
|
№ |
Реквизит |
Что указывать и как заполнять |
|
1 |
Срок действия путевого листа |
Дата (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован. Если путевой лист оформлен более чем на 1 календарный день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого он может быть использован. |
|
2 |
Лицо, оформившее его |
Для юрлица:
Для ИП:
|
|
3 |
Транспортное средство |
Сведения о т/с должны включать:
|
|
4 |
Водитель (-ли) транспортного средства |
Сведения должны включать:
|
|
5 |
Вид перевозки |
Сведения должны включать информацию о перевозке: 1. Коммерческие перевозки. Это может быть:
2. Перевозки для собственных нужд. 3. Передвижение и работа специальных транспортных средств. |
|
6 |
Вид сообщения |
Городское, пригородное или междугородное |
Отметим, что до 01.03.2023 допустим такой состав сведений путевого листа:
-
наименование и номер;
-
срок действия;
-
собственник (владелец) транспортного средства;
-
транспортное средство;
-
водитель;
-
сведения о перевозке.
Собственник или владелец транспортного средства вправе включать в путевой лист дополнительные сведения, учитывающие особенности своей деятельности, связанной с перевозкой пассажиров и багажа, грузов. Эту возможность оставили неизменной.
Обязательной формы бланка путевого листа нет. Её можно разработать самостоятельно, взяв за основу типовую межотраслевую форму № 3 (утв. постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78). Но в неё обязательно нужно включить сведения, приведённые в таблице по Приказу Минтранса № 390.
Образец бланка путевого листа закрепляют в учетной политике.
Подписание путевого листа с 01.03.2023
Установлено, что отметки о медосмотре в электронном путевом листе медработник заверяет усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной электронной подписью, которая создана на Госуслугах.
Аналогичными подписями заверяют:
|
Отметка |
Кто заверяет |
|
О дате и времени выпуска т/с на линию О дате, времени и результате предрейсового контроля технического состояния |
Подпись ставит работник, который отвечает за техсостояние и безопасную эксплуатацию транспорта |
|
О дате, времени и показаниях одометра при выезде т/с с парковки и заезде на нее. В т. ч. при передаче т/с последующему водителю, когда на т/с оформляют несколько путевых листов на каждого водителя. |
Кого назначил руководитель (ИП) |
Путевой лист — это документ для учета и контроля работы водителя и транспортного средства. Он нужен, чтобы списывать топливо в состав расходов.
Путевой лист оформляет собственник или владелец транспортного средства, если транспорт передается во временное пользование или сдается в аренду — арендодатель. На каждое ТС нужно заполнять отдельный документ.
На этой странице — образец заполнения путевого листа, а также все актуальные требования.
Форма путевого листа в 2023 году
Обязательного бланка путевого листа нет. Есть форма, которую можно самостоятельно доработать: добавить или убрать ненужные поля.
Составлять путевые листы должны индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности.
Бланк путевого листа надо закрепить в учетной политике.
Проверьте, что форма, которую вы используете, соответствует всем требованиям. О них — далее.
Путевые листы: что учитывать
Правила оформления путевых листов утверждает Минтранс. Они действуют для юрлиц и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.
Обратите внимание на изменения в правилах с 1 марта 2023:
- Перевозчиков освободили от обязанности вести журнал регистрации путевых листов.
- Путевые листы можно либо оформлять в бумажном виде, либо формировать электронные согласно ФЗ от 06.03.2022 № 39.
- Обновили состав обязательных реквизитов путевого листа, о них — далее.
Обязательные реквизиты путевого листа
Минтранс перечислил обязательные реквизиты путевого листа в Приказе от 28.09.2022 г. № 390. Они действуют с 1 марта 2023 до 1 марта 2029 года.
Чтобы получить допуск к эксплуатации транспортного средства, а потом списать топливо в расходы, надо указывать следующую информацию.
Срок действия документа
Период, в течение которого водитель может ездить по этому путевому листу.
Информация о лице, оформившем документ
Юрлицо указывает полное наименование — название и организационно-правовую форму, адрес в пределах местонахождения, номер телефона и ОГРН.
ИП — ФИО, адрес регистрации по месту жительства, номер телефона и ОГРНИП.
Информация о ТС
Во-первых, сведения о транспортном средстве включают тип — легковое или грузовое, марку, модель и госномер.
Во-вторых, техническое состояние. Ответственный за техконтроль сотрудник:
- заполняет дату и время проведения контроля технического состояния транспортного средства;
- заполняет дату и время выпуска автомобиля на линию;
- проставляет отметку «выпуск на линию разрешен» или «выпуск на линию не разрешен».
Здесь же вписываются показания одометра:
- при выезде с парковки и возвращении на нее после смены;
- при приеме-сдачи транспортного средства следующему водителю в конце рабочего дня;
- при приеме-сдаче транспортного средства следующему водителю в конце смены, если на одно ТС формируется несколько путевок.
Если один автомобиль используют несколько водителей, показания одометра в момент передачи заполняет и заверяет подписью водитель, принимающий ТС. Для электронного путевого листа это делает сотрудник организации, у которого есть усиленная электронная подпись.
Информация о водителе / водителях ТС
ФИО и сведения о предсменном / предрейсовом и послесменном / послерейсовом медосмотре.
Данные о медосмотре — дату и время проведения — заполняет медработник и заверяет своей подписью. Если это электронный документ — использует УКЭП или УНЭП, сформированную на Госуслугах.
Также медработник ставит пометку:
- по результатам предсменного, предрейсового медосмотра — «прошел предсменный медосмотр, к выполнению трудовых обязанностей допущен»;
- по результатам послесменного, послерейсового медосмотра — «прошел послерейсовый медосмотр».
Вид перевозки
Варианты: коммерческая, для собственных нужд, передвижение о работа спецтранспорта.
Примеры коммерческих перевозок:
- регулярная перевозка пассажиров и багажа;
- перевозка пассажиров и багажа по заказу;
- перевозка пассажиров и багажа легковыми такси;
- перевозка грузов по договору перевозки или фрахтования;
- организованные автобусные перевозки детских групп.
Вид сообщения
Варианты:
- городское; — в пределах населенного пункта
- пригородное — между населенными пунктами с расстоянием между ними до 50 км;
- междугороднее — между населенными пунктами с расстоянием между ними более 50 км.
Образец заполнения путевого листа для легкового автомобиля
Так как обязательной формы бланка нет, за основу можно использовать форму № 3, главное — указать все обязательные реквизиты.
Образец заполнения путевого листа для грузового автомобиля
Форму бланка путевого листа грузового автомобиля выбирают в зависимости от того, как работает компания. Унифицированного варианта нет. Можно выбрать:
- Форму N 4-с. Ее используют в компаниях, которые оплачивают труд водителей сдельно.
- Форму N 4-п. Этот документ применяют, чтобы учитывать рабочее время водителя, который получает деньги за отработанный период.
Срок действия путевого листа
Путевой лист нужно оформить или сформировать в электронном виде до выпуска транспортного средства на линию.
Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.
| Продолжительность рейса | Когда оформлять | Срок действия |
|
В день делается один или несколько рейсов в течение смены |
До старта первого рейса |
В течение дня |
|
Рейс продолжается больше одной смены |
До начала рейса |
На срок рейса или на число календарных дней, на которые приходится смена |
Если одно ТС используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину.
Путевой лист для ИП нужно составлять перед каждой поездкой. Нельзя оформлять путевой лист на месяц. Образец используется тот же, что и выше.
Штраф за отсутствие путевого листа
Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.
Документ могут проверить представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. Если его нет — штраф за отсутствие путевого листа грозит как водителю, так и организации. Его размер варьируется от 500 до 30 000 рублей.
Кроме того, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС, по ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.
На практике получается так: в дороге могут потребовать права, регистрационные документы и документы на право владения, пользования, распоряжения ТС.
Таким образом, у водителя могут спросить полис ОСАГО, путевой лист, разрешительные документы на перевозимый груз. Например, разрешение нужно для перевозки лома или отхода цветных металлов. Если водитель не указан в полисе ОСАГО, лучше выписать ему доверенность.
Подробно о нарушениях и штрафах — в таблице:
| Нарушение | Кто проверяет и штрафует | Нормативный документ | Размеры штрафов |
|
Водитель работает без путевого листа |
ГИБДД |
Ст. 12.3, 12.31.1 КоАП |
Водитель — 500 руб. |
|
Путевой лист не подтверждает расходы на работу ТС |
ФНС |
НК РФ, ст. 122 |
20% от доначисленного налога |
|
Нет отметки о медосмотре |
ГИБДД или Минтранс |
Ст. 12.31.1 КоАП |
Водитель — 3 тыс. руб. |
|
Роструд |
Ст. 5.27 КоАП |
Директор — от 15 до 25 тыс. руб. |
|
|
Росздравнадзор |
Ст. 11.32 КоАП |
Водитель — 1 000 — 1 500 руб. |
|
|
Нет отметки о техническом контроле |
ГИБДД или Минтранс |
Ст. 12.31.1 КоАП |
Водитель — 3 тыс. руб. |
Часто задаваемые вопросы
Отвечаем на распространенные вопросы.
Нужен ли путевой лист для ИП?
Да. Путевые листы для ИП на своем авто должен выписывать сам предприниматель. Это новое правило Минтранса 2021 года. Если ИП, владеющий автомобилем, одновременно и водитель, он должен оформлять путевой лист на себя.
Можно ли использовать электронный путевой лист?
Да, с 1 марта 2023.
В этом случае сотрудники, которые его заверяют, обязаны использовать электронную подпись — УКЭП или УНЭП.
Сколько составляет срок хранения путевых листов в организации?
Путевые листы и журнал их учета надо хранить пять лет.
Какой бланк путевого листа легкового автомобиля лучше использовать?
Лучше взять путевой лист по форме 3. Сегодня эту форму используют чаще всего и дорабатывают при необходимости. Скачать образец можно выше в этой статье.
Кто имеет право подписывать путевые листы?
Сотрудник, который отвечает за путевые листы, контроллер техсостояния машины, медработник. В небольших компаниях обычно за диспетчера подписывает бухгалтер, а за механика — водитель.
На какой срок выдается путевой лист?
Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одной смены.
Путевой лист является одним из первичных учетных документов, который применяется на предприятиях, работающих в транспортной сфере, а также использующих автомобили для собственных нужд. Транспорт может быть как арендованный, так и личный. Разберемся в тонкостях заполнения путевого листа с учетом изменений 2021 года.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк путевого листа .xlsСкачать образец путевого листа .xls
Роль документа
Путевой лист должны оформлять индивидуальные предприниматели и юридические лица. Документ решает сразу несколько задач. Связано это с тем, что в нем фиксируется вся важная информация, касающаяся работы автомобиля, в том числе:
- его техническое состояние;
- пройденный километраж;
- часы работы водителя;
- совершенные переезды в течение смены;
- расход горюче-смазочных материалов и пр.
На основе всех этих данных проводится контроль за использованием транспортного средства и эффективностью труда водителя, а также в дальнейшем в бухгалтерии предприятия происходит начисление заработной платы водителю, механику и диспетчеру.
Путевой лист заполняется в отношении различных автомобилей: легковых, грузовых, а также спецтехники, строительной техники.
Что должен иметь при себе водитель
Любой водитель в процессе выполнения своей работы должен иметь при себе несколько документов. К ним относятся:
- водительское удостоверение (с нужным классом допуска);
- бумаги на автомобиль (если есть прицеп – он тоже должен быть зарегистрирован);
- сопроводительные документы на перевозимый товар (товарно-транспортные накладные и пр.);
- если требуется – специальное разрешение на транспортировку особых грузов;
- путевой лист.
Кто заполняет бланк
Ведение путевых листов обычно возлагается на руководителя структурного подразделения, бухгалтера, диспетчера или иного сотрудника (иногда эти документы выписывает сам руководитель организации).
Внимание! Водители к заполнению путевых листов допускаться не должны.
Задача водителя для правильного оформления путевого листа заключается только в том, чтобы поставить подпись о приеме и сдаче машины в конце рабочей смены, а также сделать отметки о совершенных переездах.
Путевой лист выдается водителю под расписку, при этом обязательным условием его получения является сдача документа за предыдущий день.
В некоторых случаях путевой лист можно оформлять не на одну рабочую смену, а на более длительный период (например, при междугородних перевозках).
Особенности заполнения листа
С введением новых реквизитов в 2021 году компаниям придется дополнять существующие формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 года № 78, или разрабатывать собственные. Бланки, которые организация будет использовать, нужно закрепить в учетной политике.
Документ ведется в бумажном (распечатанном) виде, сведения в него вносятся шариковой ручкой любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. применять не стоит).
При заполнении путевого листа следует избегать помарок и ошибок. Если какая-либо оплошность все же произошла, лучше заполнить новый бланк, но если это невозможно, исправлять неправильные данные нужно очень аккуратно. Можно либо замазать их с помощью корректора, либо зачеркнуть и сверху написать верную информацию (сделав рядом отметку «исправленному верить»). Все правки обязательно следует удостоверять подписью лица, их внесшего.
После оформления путевого листа бланк обязательно подписывается ответственными лицами, а также заверяется печатью предприятия (при условии, что использование штемпельных изделий для визирования подобных бумаг закреплено в учетной политике фирмы).
Прежде чем перейти к примеру заполнения документа, скажем несколько слов о порядке внесения в него информации.
Бланк заполняется ответственным лицом перед тем, как автомобиль выедет из гаража. В лист ставят свои подписи: механик, который осуществляет контроль за техническим состоянием транспортного средства, медицинский работник, который удостоверяет физическое состояние водителя, сам водитель и ответственный работник.
Важно! В период, на который выписан путевой лист, автомобиль могут использовать несколько водителей. В этом случае можно открыть несколько листов: для каждого водителя на одно ТС.
Как заполнить путевой лист
Информация по заполнению путевых листов представлена в приказе Минтранса от 11 сентября 2020 года № 368. Документ заменил ранее действующий приказ ведомства от 18 сентября 2008 года № 152.
В качестве примера рассматриваем путевой лист легкового автомобиля (измененная унифицированная форма № 3). Наши бланк и образец уже включают в себя новые обязательные реквизиты 2021 года.
Итак, в лист по порядку вписываются:
- Серия и номер листа.
- Дата составления документа.
- Сведения о собственнике ТС. Для ЮЛ указывают: название, организационно-правовую форму, адрес, номер телефона, ОГРН. Для ИП — ФИО, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
- Название организации, составившей документ, и ее адрес.
- Код по ОКПО.
- Данные о сроке действия путевого листа: число, месяц, год. Это период, в течение которого можно эксплуатировать ТС по данному путевому листу. Можно выдать лист и на несколько дней (при долгом маршруте) — тогда отмечают даты начала и конца периода эксплуатации.
- Сведения о перевозке. Этот реквизит введен с 2021 года. Об особенностях его заполнения, рассказываем ниже.
- Марка машины (если автомобиль иностранного производства, модель можно вписывать в русской транскрипции) и другая информация о ней (номера и т.д).
- Отметка о предрейсовом контроле техсостояния автомобиля. Реквизит также введен с 2021 года.
- Данные о водителе: его ФИО, табельный номер, номер водительского удостоверения, класс вождения. Сведения о лицензионной карточке необходимо вносить, если водитель работает с использованием лицензии. Сюда же входит информация о медицинском осмотре — предрейсовом и послерейсовом.
Кроме того, вписывают сведения о задании, выданном водителю на текущую смену. Здесь отмечают:
- кто именно выдал поручение: структурное подразделение и наименование предприятия;
- адрес подачи;
- время выезда из гаража (точно – в часах и минутах);
- подписи механика и водителя.
После поездки следует отметить время возвращения на парковку, периоды ожидания, простоя, назначение поездок и пр., а также заверить всю эту информацию подписью водителя.
С правой стороны документа указываются:
- сначала данные о техническом состоянии автомобиля на момент выезда: показания одометра, удостоверяющие исправность машины подписи механика и водителя, марка и код используемого горючего;
- затем после возвращения подробно расписывается расход горючего (сюда вносит данные заправщик или техник по ГСМ): сколько было выдано по заправочному листу (в литрах), сколько было в баке при выезде из гаража и при приезде обратно, расход (нормированный и фактический), а также сведения об экономии или перерасходе;
- затем вписываются цифры одометра, и механик удостоверяет все это опять же своей подписью.
На оборотной стороне путевого листа указывается информация о поездках, совершенных в течение рабочей смены (по порядку). Здесь пишется:
- адрес, откуда автомобиль выехал;
- место назначения;
- время выезда и возвращения;
- пройденный километраж;
- подпись водителя.
В завершение бланк заполняется работником бухгалтерии, который рассчитывает количество реально отработанных часов, пройденный километраж, и, исходя из этого, начисляет заработную плату водителю.
Подробнее о новых реквизитах 2021 года
Обновленные правила заполнения путевых листов, также содержащие перечень новых реквизитов, закреплены в применении приказом Минтранса РФ от 11 сентября 2020 года № 368. Срок их действия — с 1 января 2021 года по 1 января 2027 года.
Сведения о перевозке
Здесь нужно отметить вид сообщения и вид перевозки. Эта информация представлена в ст. 4 и 5 ФЗ от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ, однако Минтранс прокомментировал ее в своем письме от 3 марта 2021 года № ДЗ-468-ПГ и отметил, что в графе «Вид перевозки» организация должна написать один из ниже представленных видов:
- регулярная перевозка пассажиров и багажа;
- перевозка пассажиров и багажа по заказу;
- организованная перевозка группы детей;
- перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
- перевозка для собственных нужд.
Сведения о транспортном средстве
С начала 2021 года в путевом листе обязательно требуется отмечать марку автомобиля или иного ТС, а также прицепа (если он есть). Ранее обязательно нужно было писать только тип автомобиля и его модель.
Здесь же нужно вносить показания одометра при отправке с парковки и въезде на нее после завершения смены. Писать нужно только полные километры пробега.
Отметки о медосмотре и техническом контроле
Контроллер технического состояния авто при нормальном состоянии должен написать в листе: «Выпуск на линию разрешен» и заверить это своей подписью.
Медик в путевом листе не только должен расписаться в удовлетворительном состоянии водителя, но и прописать:
- перед рейсом: «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
- при возвращении со смены после осмотра: «прошел послерейсовый медицинский осмотр».
Если в лист вписаны несколько водителей, то отметку нужно делать для каждого из них.
Можно ли обойтись без путевого листа?
Поскольку путевой лист относится к первичным бухгалтерским документам, его применение обязательно. Если организация пренебрегает заполнением этого документа, в случае выездной налоговой проверки она может быть подвергнута административному наказанию в виде штрафа.
Сколько времени хранить документ
Все первичные документы подлежат достаточно длительному хранению. Путевые листы не исключение. После оформления и проведения по ним всех бухгалтерских операций эти документы необходимо держать в закрытом от доступа посторонних лиц месте не менее пяти лет или период, установленный внутренними нормативными бумагами организации.
О журнале учета путевых листов
С 2021 года такой документ организация имеет право вести как в бумажном, так и в электронном виде. Во втором случае есть одно условие: наличие усиленной квалифицированной подписи.
С 1 марта 2023 года действуют новые обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утв. приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390. Приказ от 11.09.2020 № 368 утратил силу.
Так же с 01.03.2023 закреплена возможность оформлять путевые листы в электронном виде.
В соответствии с приказом Минтранса № 390 обязательными реквизитами путевого листа являются сведения:
- о сроке действия путевого листа;
- лице, оформившем путевой лист;
- транспортном средстве;
- водителе (водителях) транспортного средства;
- виде перевозки;
- виде сообщения.
Все они обязательно должны присутствовать в путевом листе. При этом допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности перевозок (п. 2 порядка оформления ПЛ).
По сравнению с прежней формой ПЛ стоит отметить, что вместо сведений о собственнике (владельце) транспорта (ТС) имеется реквизит «сведения о лице, оформившем путевой лист». Например, по ТС, переданному в аренду с экипажем, путевой лист заполняет арендодатель.
Этот реквизит должен включать:
- для юрлица — полное наименование, адрес в пределах местонахождения, номер телефона, ОГРН ЮЛ;
- для ИП — фамилию, имя, отчество (при наличии), адрес регистрации по месту жительства, номер телефона, ОГРН ИП.
Как и прежние правила, действующие предусматривают:
- формирование ПЛ на каждое ТС, осуществляющее движение по дорогам при перевозке пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях;
- требование оформлять путевой лист до выпуска ТС на линию;
- возможность оформлять несколько путевых листов на одно транспортное средство раздельно на каждого водителя;
- реквизиты «сведения о перевозке» и «сведения о виде сообщения»;
- указание в составе сведений о ТС не только модели, но и марки транспортного средства (прицепа, полуприцепа);
- указание в путевом листе даты и времени выпуска ТС на линию и его возвращения (отметка «выпуск на линию разрешен» проставляется должностным лицом, ответственным за техническое состояние и эксплуатацию транспортных средств).
Составить путевой лист вам поможет образец с комментариями от экспертов «КонсультантПлюс». Ниже вы можете увидеть его фрагмент. Также советуем посмотреть готовое решение, в котором детально разъясняется, как заполнить путевой лист. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
Бесплатно скачать в «КонсультантПлюс»
Все о правилах организованной перевозки группы детей вы можете узнать из этого материала.
Добавить в «Нужное»
Путевые листы с 1 марта 2023 года: новые правила
Минтранс утвердил новый перечень сведений, указание которых обязательно в путевых листах, а также новый порядок оформления путевых листов (Приказ Минтранса России от 28.09.2022 N 390 (далее – Порядок)).
Путевые листы: когда применяются новые правила
Вышеупомянутый приказ Минтранса вступает в силу с 01.03.2023. С этой же даты утрачивает силу ныне действующий порядок заполнения путевых листов, утвержденный Приказом Минтранса России от 11.09.2020 N 368. Таким образом, путевые листы нужно оформлять по новым правилам именно с 01.03.2023.
О требованиях к путевым листам, действующим до 01.03.2023, можно прочитать в отдельной консультации.
Новые путевые листы: перечень обязательных реквизитов
Покажем в таблице перечень обязательных сведений нового путевого листа.
| Обязательные сведения | Комментарий |
|---|---|
| Сведения о сроке действия путевого листа | Путевой лист должен содержать дату (число, месяц, год), в течение которой он может быть использован. Если же путевой лист оформляется более чем на один календарный день, то в нем должны быть даты начала и окончания срока, в течение которого этот путевой лист может быть использован |
| Сведения о лице, оформившем путевой лист | Эти сведения должны включать:
|
| Сведения о транспортном средстве (ТС) | Здесь необходимо указать:
|
| Сведения о водителе (водителях) ТС | В путевом листе нужно указать:
|
| Сведения о виде перевозки | Здесь указывается один из следующих видов перевозки:
Причем если речь идет о коммерческой перевозке, нужно указать, какая именно это перевозка:
|
| Сведения о виде сообщения | Указывается один из видов сообщения:
|
Владелец транспортного средства, помимо указания приведенных выше сведений, вправе дополнить путевой лист сведениями, учитывающими особенности его деятельности, связанными с перевозкой пассажиров/багажа/грузов (п. 2 Порядка).
Путевой лист: порядок оформления
Приведем правила оформления путевого листа.
Правило 1. Путевой лист оформляется либо на бумаге, либо в электронном виде (п. 9 Порядка).
Правило 2. Путевой лист должен оформляться владельцем ТС на каждое транспортное средство, осуществляющее движение по дорогам при перевозке пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях. Если ТС предоставляется во временное владение и пользование по договору аренды ТС с экипажем, то в этом случае путевой лист оформляет арендодатель (п. 10 Порядка).
Правило 3. Путевой лист должен быть оформлен до выпуска ТС на линию (п. 11 Порядка).
Правило 4. Можно оформить несколько путевых листов на одно ТС отдельно на каждого из водителей.
Правило 5. Даты, время проведения предсменных/предрейсовых и послесменных/послерейсовых медосмотров водителя должны быть проставлены медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверены его собственноручной подписью на бумажном путевом листе либо УКЭП или УНЭП (п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ), если формируется электронный путевой лист (п. 12 Порядка). Кроме того, указываются:
- ФИО медработника;
- наименование медицинской организации (если медработник состоит в штате такой организации);
- серия, номер, дата выдачи и срок окончания действия лицензии на проведение предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медосмотров.
Результатом проведения предсменного/предрейсового медосмотра водителя является отметка «прошел предсменный медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». Эта отметка проставляется в путевом листе медработником при вынесении заключения об отсутствии признаков воздействия вредных и/или опасных производственных факторов, состояний и заболеваний, препятствующих выполнению водителем его трудовых обязанностей, в том числе алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения и остаточных явлений такого опьянения.
После проведения послесменного/послерейсового медосмотра водителя медработником в путевом листе ставится отметка «прошел послерейсовый медицинский осмотр». Это отметка свидетельствует об отсутствии признаков воздействия вредных и/или опасных производственных факторов рабочей среды и трудового процесса на состояние здоровья водителя, острого профессионального заболевания или отравления, признаков алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения.
Правило 6. Даты и время выпуска ТС на линию, а также даты, время и результат проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС проставляются должностным лицом, ответственным за техническое состояние и безопасную эксплуатацию ТС (п. 13 Порядка). Такое лицо назначается приказом руководителя организации или ИП (предприниматель может взять и на себя функции ответственного лица). Даты, время, результат проведения контроля заверяются собственноручной подписью ответственного лица (если путевой лист оформляется на бумаге) или УКЭП/УНЭП (при формировании электронного путевого листа) с указанием его ФИО.
Если при предрейсовом/предсменном контроле не выявлены несоответствия требованиям, перечисленным в порядке организации и проведения предрейсового/предсменного контроля технического состояния ТС, утверждаемом Минтрансом в соответствии с п. 2 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ, на основании соответствующей записи, внесенной в журнал регистрации результатов контроля технического состояния ТС, ответственное лицо ставит в путевой лист отметку «выпуск на линию разрешен». В противном случае в путевом листе ставится отметка «выпуск на линию не разрешен».
Правило 7. Даты, время и показания одометра при выезде ТС с парковки и его заезде обратно проставляются уполномоченным лицом, назначаемым приказом руководителя организации или ИП (таким лицом может быть и сам ИП, если он совмещает обязанности водителя) (п. 14 Порядка). Даты, время и показания заверяются собственноручной подписью уполномоченного лица (при составлении бумажного путевого листа) или УКЭП/УНЭП (при составлении электронного путевого листа) с указанием его ФИО.
Если на одно ТС оформляется несколько путевых листов отдельно на каждого водителя, то дата, время и показания одометра при приеме-сдаче ТС последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя:
- проставляются и заверяются собственноручной подписью водителя, принимающего ТС, с указанием его ФИО – при оформлении бумажных путевых листов должны быть;
- УКЭП/УНЭП уполномоченного лица с указанием его ФИО – при формировании электронных путевых листов.
Правило 8. Если организация/ИП использует электронные путевые листы, то при приеме груза для перевозки перевозчик или водитель ТС должен предъявить для сверки грузоотправителю или электронный путевой лист, или его бумажную копию (п. 15 Порядка).
Новый путевой лист: бланк
Актуальной законодательно установленной формы путевого листа нет. Организациям/ИП нужно ее разработать самостоятельно. За основу можно взять унифицированные формы (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78), дополнив их необходимыми сведениями.
Например, в качестве основы можно взять:
- путевой лист легкового автомобиля (Типовая межотраслевая форма N 3) (ОКУД 0345001);
- путевой лист легкового такси (Типовая межотраслевая форма N 4) (ОКУД 0345003);
- путевой лист грузового автомобиля (Типовая межотраслевая форма N 4-С) (ОКУД 0345004);
- путевой лист грузового автомобиля (Типовая межотраслевая форма N 4-П) (ОКУД 0345005).
Утвержденную организацией/ИП форму путевого листа необходимо закрепить в учетной политике.