Зрелость компании в области процессного управления

1.1. Зрелость компании в области процессного управления

Чтобы успешно внедрить процессный подход к управлению, руководители компании должны четко понимать, в чем заключается процессное управление, как будут выделяться и управляться процессы организации, почему такой подход эффективен. Концепция должна восприниматься не только интуитивно, но и формулироваться в конкретных терминах:

• бизнес-процесс (процесс);

• архитектура процессов;

• владелец процесса;

• описание процесса;

• регламентация процесса;

• стабильность процесса;

• улучшение процесса;

• автоматизация процесса и т. д.

Пример. Президент одной компании очень увлекался процессным управлением и гордился своими достижениями на этом фронте. Однажды к нему в офис пришел консультант по управлению. Президент рассказывал про свою «процессную работу» и отметил, что у него «каждый сотрудник знает, что такое процесс». Консультант предложил проверить.

Вместе с президентом они прошлись по офису и заглянули в одну из комнат. Президент спросил у сотрудника: «А скажи-ка нам, что такое процесс?» Тот подскочил и четко выпалил: «То, что имеет вход и выход!»

Еще пример. Сотрудники одной из компаний на вопрос, внедрен ли у них процессный подход, ответили: «Да, конечно. Еще три года назад мы описали процессы и распечатали регламенты. С тех пор они хранятся вон в том шкафу…»

Руководителю организации важно не только самому проникнуться идеей процессного управления, но и донести свою убежденность до сотрудников. Именно поэтому исключительно важны система терминов и концепция внедрения. Опыт показывает, что успеха добивались те компании, руководители которых создали собственную логичную и понятную концепцию внедрения процессного подхода и, прикладывая в течение нескольких лет немалые усилия, сумели ее реализовать. Важно создать систему управления, неотъемлемой частью которой станет управление процессами. Такую систему невозможно внедрить в приказном порядке или купить (например, в виде какой-либо автоматизации). Вопрос, скорее, в создании определенной культуры работы с процессами на всех уровнях управления.

В главе 1 приводятся необходимые термины и определения, а затем обсуждается концепция внедрения процессного управления. Руководители организаций могут использовать материалы этой главы для уточнения собственного ви?дения целей и задач внедрения процессного подхода, концепции внедрения, для разработки основных методических документов в области процессного управления[2].

Глава написана для тех, кто готов положить в основу своей деятельности систему управления, основанную на процессном подходе.

Перед тем как приступить к освоению методов процессного управления, оцените уровень зрелости своей организации. Для этого есть несколько способов, и я приведу пример одной из возможных моделей[3]. Концепция уровней зрелости процесса (Process Maturity Levels) была создана в Институте программной инженерии (Software Engineering Institute, SEI) при Университете Карнеги – Меллона в 1990-е гг. В ее основу положена работа Уотса Хамфри. Впервые разработанная для поддержки анализа зрелости процесса программирования (CMM), последняя версия, интегрированная модель технологической зрелости (Capability Maturity Model Integrated, CMMI), была обобщена для любого из широкого спектра процессов в различных организациях (рис. 1.1.1).

_{Рис. 1.1.1. Обзор основных уровней зрелости по модели СММI}

Приведу краткое описание каждого из уровней, указанных на рис. 1.1.1.

Уровень 1. Процессы не определены

Организации уровня 1 не используют процессную идеологию. Часто их называют организациями, которые держатся на героях. При выполнении работы сотрудники прилагают героические усилия, чтобы успеть закончить ее вовремя и отчитаться перед руководством. В такой компании невозможно рассчитать, какие ресурсы требуются для выполнения тех или иных процессов.

Уровень 2. Определены некоторые процессы

Впервые обращаясь к процессам, организации, как правило, начинают с попытки определить, какие из них ключевые или наиболее часто используются. На этом этапе руководители не представляют себе компанию целиком как совокупность взаимодействующих процессов, а фокусируются на конкретном процессе. У организаций уровня 2 может быть определено несколько основных процессов.

Уровень 3. Определено большинство процессов

В организациях уровня 3 идентифицирована основная часть процессов. Существуют модели (описания) ключевых бизнес-процессов. У руководства есть понимание того, как ими управлять. В большинстве организаций уровня 3 разработана архитектура (система) процессов. В случае возникновения проблем выявляются процессы, которые их вызывают. Затем анализируются и устраняются причины проблем.

Уровень 4. Процессы находятся под управлением

Организации уровня 4 вышли за пределы простого определения процессов. В них менеджеры проводят мониторинг и анализируют процессы с использованием системы показателей, принимают решения по оптимизации процессов.

Пример. Компания, в которой давно внедрена система бизнес-моделирования, создан и используется репозиторий бизнес-процессов, контролируется исполнение регламентов по процессам, внедрена система управления эффективностью BPM[4] для оперативного мониторинга и управления процессами, относится к уровню 4. В такой компании (а это, скорее всего, крупный, устойчивый бизнес) есть необходимое количество штатных специалистов, профессионально владеющих методами моделирования бизнес-процессов, разработкой и анализом KPI[5] и т. п. Эти специалисты могут осваивать и внедрять сложные методики и инструменты в области управления бизнес-процессами.

Уровень 5. Процессы непрерывно совершенствуются

В организациях уровня 5 процессы не только находятся под управлением, но их постоянно совершенствуют.

На каком уровне зрелости находятся российские компании?

Считаю, что большинство российских организаций находится на первом или на втором уровне зрелости, некоторые приближаются к третьему, небольшая часть – к четвертому. Очень мало организаций, работающих на пятом уровне.

На мой взгляд, для определения зрелой с процессной точки зрения организации можно использовать следующие критерии:

• наличие и поддержание в актуальном состоянии архитектуры (системы) бизнес-процессов компании (система BPA[6]);

• действующая система стандартизации (регламентации) деятельности (в первую очередь процессов); использование системы класса ECM[7] для поддержки жизненного цикла нормативно-методических документов (регламентов, положений, инструкций);

• наличие и активное использование для мониторинга, анализа, улучшения и стимулирования системы показателей (метрик) по бизнес-процессам; используется система BI[8]/BPM;

• наличие компетентных специалистов в области моделирования, анализа и регламентации бизнес-процессов в каждом функциональном подразделении;

• наличие центра компетенции (департамента /отдела) по организационному развитию с представителями в каждом департаменте (функциональное подчинение);

• автоматизация наиболее важных сквозных процессов в BPMS[9].

_{Рис. 1.2.1. Структурная схема процесса}

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Любое использование материалов медиапортала РШУ возможно только с разрешения

редакции.

В статье Владимира Репина представлена методика оценки зрелости системы управления бизнес-процессами: структура разделов, примеры критериев, формулы для расчета. По представленной методике проводилась оценка в нескольких компаниях. Статья может быть полезной для сравнительного анализа и разработки собственной методики оценки зрелости в области процессного управления.

Объекты и цели оценки зрелости

Каждый объект, способный к изменению, может проходить через несколько этапов или уровней зрелости. Так же их можно назвать этапами жизненного цикла. Для чего нам нужно определять конкретный этап или уровень? Например, мы принимаем первое решение относительно возможности использования этого объекта для достижения наших целей. Второе решение — что нужно и как именно сделать, чтобы зрелось объекта соответствовала нашим целям. Например, вы наблюдаете, как созревают яблоки. Если сорвать их незрелыми, то мы не получим ни пользы, ни удовольствия. Если дать им перезреть, то есть риск снижения вкусовых качеств и повреждения птицами и проч.

Для чего собственнику оценивать зрелость его компании? Цели могут быть разные. Например, чтобы убедиться в том, что:

• создана система регулярного менеджмента и ей можно передать функции оперативного управления (уход от ручного управления);
• компания готова для привлечения стратегического инвестора/выхода на биржу/к продаже;
• создана культура инноваций и развития, которая обеспечит устойчивый рост в ближайшие годы;
• прочее.

Применительно к бизнесу, объектами оценки зрелости могут выступать:

• компания в целом;
• система управления компанией в целом;
• различные подсистемы в рамках системы управления (например, подсистема управления персоналом);
• отдельные бизнес-процессы (причем, различного масштаба).

В статье речь пойдет об оценке зрелости СУБП — Системы управления бизнес-процессами компании. Я считаю, что это такая же подсистема управления организацией, как, например, система управления персоналом или финансами. Приведу определение.

СУБП — это совокупность методов, инструментов, ресурсов и внедренных бизнес-процессов, направленная на эффективное развитие Компании на основе управления каждым значимым бизнес-процессом в рамках его жизненного цикла.

Система управления персоналом помогает адекватно управлять персоналом, обеспечивая бизнес человеческими ресурсами. Система управления финансами — обеспечивает возможность ведения деятельности компании (ликвидность, наличие оборотного капитала). СУБП же дает возможность целенаправленно изменять, совершенствовать бизнес-процессы и поддерживать их текущую результативность и эффективность. Другими словами, СУБП — это системная практика работы с бизнес-процессами компании. Можно сказать, что СУБП — это подсистема, призванная развивать другие подсистемы управления.
Представим, что бизнес действует, но процессы никто и никогда специально не анализировал, не выстраивал. В этом случае можно утверждать, что СУБП в организации нет.

Может ли вообще существовать бизнес без целенаправленного управления деятельностью как совокупностью бизнес-процессов? Практика дает однозначный ответ — «Да». Причем такой бизнес часто бывает вполне успешным. Как это возможно? Вероятно, ответ надо искать в следующем — в уровне сложности продукта (услуги), в уровне сложности бизнеса, включая внешнюю среду организации (в широком смысле). Бизнес может быть успешным в силу внешних обстоятельств (отсутствие эффективных конкурентов) на определенном временном интервале. Кроме того, мало кто из собственников задумывается о системной работе с бизнес-процессами, если поставленные цели и так достигаются достаточно легко.

Я утверждаю, что Система управления бизнес-процессами нужна компании, которая:

• достигла определенного уровня развития (этапа жизненного цикла);
• находится в условиях конкуренции, требующей целенаправленного изменения бизнес-процессов для повышения их результативности и эффективности, сокращения сроков и повышения качества.

Короче говоря, если собственнику требуются стабильное качество, адекватные сроки выполнения и экономическая эффективность (снижение затрат), то ему нужна система работы с бизнес-процессами. Если собственник убежден, что использование СУБП целесообразно, то нужно ее создать и целенаправленно развивать.

Оценка зрелости СУБП может помочь понять текущий уровень развития практики работы с бизнес-процессами и наметить пути ее развития.

Далее в статье я буду говорить о методике оценки зрелости СУБП, как подсистемы общей системы управления организацией.

Хотел бы обратить внимание на следующий аспект. Использованная Методика не предполагает проведение оценки уровня зрелости каждого бизнес-процесса по отдельности. Уровень зрелости отдельного процесса — это результат приложения усилий руководства компании, владельца процесса (руководителя, ответственного за процесс) и, в определенной степени, — работы СУБП. Но оценка уровня зрелости всех процессов компании затруднена по нескольким причинам:

• процессов слишком много (несколько тысяч на операционном уровне);
• существует иерархия процессов;
• каждый бизнес-процесс обладает своей спецификой.

Рассмотрим простой пример. Оцениваемый процесс состоит из семи подпроцессов. Три из них оценены на максимальный балл, а четыре — на «0». Как оценить уровень зрелости процесса в целом? Можно ли считать зрелым процесс, у которого часть подпроцессов являются абсолютно незрелыми? Я считаю, что нет, нельзя. С какого уровня начинать оценку? Как агрегировать результаты оценки по иерархии процессов вверх до уровня категорий? Методика, дающая ответы на эти вопросы, была разработана мной (вместе с некоторыми коллегами) в рамках проекта на Челябинском трубопрокатном заводе (Группа ЧТПЗ), но оказалась слишком сложной.

Вернемся к аналогии. Можно оценивать каждого отдельного сотрудникам компании и потом делать какие-то усреднения и выводы, а можно оценивать зрелость системы управления персоналом. Это весьма разные вещи. Сотрудники приходят и уходят, а система остается. Бизнес-процессы развиваются от версии к версии. Поэтому я считаю целесообразным оценивать зрелость именно СУБП, а не всех бизнес-процессов компании.

Существующие подходы к оценке зрелости

Известно множество подходов к оценки процессной зрелости, причем как отдельных процессов, так и процессной зрелости организации в целом. Например, модель PEMM Майкла Хаммера (см. статью — «Оценка уровня зрелости процесса по методике PEMM Майкла Хаммера») или ГОСТ Р ИСО/МЭК 15504 (см. статью — «Оценка уровня зрелости процесса по методике ГОСТ Р ИСО/МЭК 15504–2»).

Если наша цель — провести оценку в конкретной компании, а не абстрактно рассуждать о различных существующих подходах, то нам потребуется методика, включающая конкретные вопросы, на которые нужно ответить для получения результата. Однако, существующие «методы» оценки не дают ответ на вопрос, как именно должно быть измерено соответствие конкретному критерию. Возьмем, например, несколько вопросов из Госта 15504:

• «осуществление процесса регулируется для соответствия планам»;
• «определены цели измерения процесса на основании информационных потребностей процесса»;
• «собраны, проанализированы и доложены результаты измерений для мониторинга степени, до которой достигнуты количественные цели осуществления процесса»;
• «идентифицированы возможности улучшений, вытекающих из новых технологий и концепций процесса»;
• «реализация всех согласованных изменений управляется с целью обеспечить, что любое вмешательство в осуществление процесса понято и проведено» …

Очевидно, что представленные выше формулировки сложно назвать адекватными задаче. Если задавать такие вопросы обычным руководителям обычной компании, то тебя просто не поймут.

Критерии оценки должны быть достаточно просты и понятны. Вопросы должны давать возможность четкого ответа «Да» или «Нет», основанного не на субъективном мнении, а на фактах.

Один и с коллегами (Виталий Елиферов и др.) я проводил оценку как отдельных процессов, так и системы управления для различных организаций. Применяемые нами методы варьировались от простой анкеты оценки процесса, до комплексной оценки системы управления. Однако, степень субъективности оценки меня не всегда удовлетворяла.

Например, если спросить любого руководителя, фиксирует ли он отклонения при выполнении процесса, то вряд ли кто-то осознанно скажет: «Нет». То есть ответ всегда будет «Да». Вроде бы, налицо элемент управления бизнес-процессом. Но это не так. Если сам процесс ни разу не был представлен в виде схемы? Если никто не знает, что такое правильный, корректный ход процесса, а что такое отклонение?

Если не определено, какое отклонение считать значимым? Как в этом случае нужно оценивать ответ руководителя? И так во всем… Нужен метод, который снижает уровень субъективности до приемлемого и измеряет реальную практику работы с бизнес-процессами, а не то, что руководители считают или выдают за таковую.

Результаты оценки по такому методу должны давать возможность анализировать динамику развития СУБП компании, сравнивать состояние СУБП различных компаний и делать практические выводы. Поэтому в какой-то момент я решил разработать собственную Методику оценки зрелости СУБП, и она была создана.

Методика оценки зрелости СУБП

Оценка СУБП проводится по десяти направлениям, которые представлены в списке ниже. Почему именно они? Структуру СУБП компании можно рассматривать по-разному. За годы работы в области процессного управления я пришел именно к такой структуре и использую ее в своей практической работе (консалтинг по построению СУБП в компаниях):

1. Архитектура бизнес-процессов.
2. Управление бизнес-процессами по целям и показателям.
3. Система стимулирования руководителей на улучшение бизнес-процессов по КПЭ.
4. Практика описания и анализа бизнес-процессов.
5. Практика оптимизации бизнес-процессов и внедрения изменений.
6. Автоматизация бизнес-процессов (в BPMS).
7. Стандартизация бизнес-процессов.
8. Контроль и аудит бизнес-процессов.
9. Корпоративная система обучения персонала методам процессного управления.
10. Процессный офис.

С определенной точки зрения, некоторые из представленных выше аспектов могут рассматриваться как часть других подсистем управления, например, «Управление информационными технологиями» или «Внутренний аудит». Дело в том, что в определенных случаях сложно провести четкие, формальные границы между подсистемами управления. Так что оценка зрелости СУБП частично затрагивает оценку зрелости системы управления компанией в целом и, в некоторой степени, ряд других подсистем. Но я рассматриваю эти пересечения скорее как плюс, а не как минус структуры СУБП, ведь подсистемы работают в одной компании и должны быть тесно связаны между собой.

Для каждого из десяти разделов определен состав подразделов. Например, вот структура для подраздела «Архитектура бизнес-процессов» (Таблица 1):

Таблица 1. Подразделы для оценки раздела «Архитектура бизнес-процессов».

№	Наименование	Вес
1	Реестр процессов	0,2
2	Границы процессов	0,2
3	Владельцы и менеджеры процессов	0,2
4	Архитектурные модели процессов	0,3
5	ВНМД по актуализации и развитию архитектуры процессов	0,1
	Всего:	1

Для чего нужны веса? Для полноты и широкого охвата необходимо рассмотреть различные аспекты СУБП, как системы. Некоторые из них являются более важными, другие — менее. Тем не менее, все они характеризуют состояние СУБП. Если взять какой-то один критерий (подраздел), то оценка будет неточной. Использование нескольких критериев дает возможность повысить точность оценки. Веса вводятся для того, чтобы менее значимые, но тоже важные критерии, не искажали общий результат оценки. Выбор весов проводится один раз, например, путем опроса экспертов на стадии разработки методики. В последующем веса уже не должны меняться.

Приведу пример метода оценки по подразделу «Реестр процессов» (Таблица 2). Этот критерий характеризует полноту процессной архитектуры компании. В случае, если процессы соответствующего уровня определены в архитектуре бизнес-процессов компании, то указанное в таблице значение включается в общую сумму по каждому типу и по каждому уровню. Рассчитывается суммарное значение и, затем, оценка по подразделу.

Таблица 2. Подраздел «Реестр бизнес-процессов».

	Основные	Управление	Вспомогательные
Раздел I	Наличие категорий, 2	Наличие категорий, 1	Наличие категорий, 1
Раздел II	Целое ((Доля категорий, для которых определен перечень групп) *	Целое ((Доля категорий, для которых определен перечень групп) * 4)	Целое ((Доля категорий, для которых определен перечень групп) * 4)
Раздел III	Целое ((Доля групп, для которых определен перечень процессов) * 64)	Целое ((Доля групп, для которых определен перечень процессов) * 32)	Целое ((Доля групп, для которых определен перечень процессов) * 32)
Всего	74	37	37
N =	Сумма по всем столбцам
Оценка по подразделу	N / 148

Категории и группы — это почти стандартные названия, используемые при построении архитектуры процессов компании (полный глоссарий в статье приводить не планируется).
Приведу еще пример подразделов для раздела «Стандартизация бизнес-процессов» — см. Таблицу 3.

Таблица 3. Подразделы для оценки раздела «Стандартизация бизнес-процессов».

№	Наименование	Вес
1	Наличие ВНМД по стандартизации бизнес-процессов	0,1
2	Качество ВНМД	0,3
3	Автоматизация формирования регламентов по бизнес-процессам	0,2
4	Динамическое формирование инструкций для сотрудников	0,2
5	Оценка эффективности системы стандартизации процессов руководителями	0,2
	Всего:	1

Например, оценка по подразделу «Наличие ВНМД по стандартизации бизнес-процессов» осуществляется при помощи следующей Таблицы 4 (ВНДМ — внутренний нормативно-методический документ компании — регламент, положение, инструкция).

Таблица 4. Подраздел «Наличие ВНМД по стандартизации бизнес-процессов».

	Методических документов по стандартизации бизнес-процессов нет	Есть стандарт (регламент) управления ВНМД, фрагментарный	Есть стандарт (регламент) управления ВНМД по всему жизненному циклу ВНМД
N =	0	25	50
Оценка по подразделу	N / 50

Стоит отметить, что в данном случае уже имеет место некоторая субъективность. Что значит «фрагментарный стандарт»? Для меня это понятно — в нем отсутствуют или плохо проработаны необходимые фазы управления жизненным циклом ВНМД компании. Например, не описаны требования по вводу ВНДМ в действие и т. д. Для проведения оценки по данному критерию необходимо использовать соответствующий чек-лист.

Еще пример. Оценка по подразделу «Качество ВНМД» осуществляется следующим образом:

1. Проводится выборочный анализ 10 (десяти) ВНМД компании.
2. Актуальность ВНМД осуществляется путем проверки соответствия даты утверждения и даты периодической актуализации; если документ является актуальным, то в расчет берется цифра «1», если не актуальным — цифра «0».
   Ai = 1 или A = 0
3. Качество ВНМД оценивается по чек-листу.
   Bi = (Количество баллов из чек-листа) / 30
   Оценка по подразделу рассчитывается по формуле:

   

   где K = 10 (количество проверяемых ВНМД).

Вообще, критерии для оценки, использованные в Методике, можно разделить на следующие группы:

1. Счетные критерии, например:

a. N процессов из M обладают каким-то свойством;
b. 25% < доля инструкций, формируемых автоматически ≤ 50%.

2. Критерии, основанные на фактах, например:
   a. «Работа с корректирующими и предупреждающими действиями не автоматизирована» (все на бумаге, в MS Word и MS Outlook).
3. Критерии, измеряемые при помощи чек-листов, например:
   a. контроль качества графической схемы процесса (с расчетом среднего количества ошибок на одну схему).
4. Критерии, рассчитываемые как среднее значение субъективной оценки многими руководителями какого-то аспекта СУБП по простой шкале: низкая эффективность, средняя эффективность, высокая эффективность; очень высокая эффективность (практически в каждом разделе есть подраздел с субъективной оценкой руководителями).

Далее. Оценка по каждому разделу осуществляется по формуле:

где:
Xj — результат оценки и расчета по j-ому разделу;
Yi — результат оценки и расчета по подразделу;
Wi — вес подраздела в разделе;
i = от 1 до N, где N — количество подразделов в разделе.

В итоге оценка по каждому разделу может составлять от 0 до 10 баллов.
Общая оценка уровня зрелости СУБП выполняется по следующей формуле:

где:
Xj — оценка по разделу в баллах;
K — коэффициент неравномерности;
M = 10 (количество разделов оценки СУБП).

где X — среднее значение оценки по разделам в баллах.

Рассмотрим пример оценки по разделам и расчет общей оценки зрелости СУБП, представленный в Таблице 5.

Таблица 5. Пример оценки по разделам.

Раздел 1	Раздел 2	Раздел 3	Раздел 4	Раздел 5	Раздел 6	Раздел 7	Раздел 8	Раздел 9	Раздел 10
4	3	2	5	3	4	6	2	1	6

Сумма баллов — 36.
Коэффициент неравномерности — 0,95.
Оценка зрелости СУБП — 34 балла.

Коэффициент неравномерности вводится для того, чтобы несколько занизить оценку в случае, если по каким-то разделам оценка высокая, а по другим — низкая. Например, практика описания процессов — 9, а практика внедрения изменения — 1. Так быть не должно. Какой смысл описывать процессы, если эта работа не сопровождается внедрением изменений? Коэффициент неравномерности можно сделать еще более жестким, например, используя размах вместо среднеквадратичного отклонения. Но это на усмотрение компании.

Общая оценка зрелости СУБП может составлять от 0 до 100 баллов. Предлагается использовать следующие уровни оценки СУБП компании (см. таблицу 6).

Таблица 6. Уровни оценки зрелости СУБП.

Количество баллов	Наименование уровня зрелости СУБП
0-20	Очень низкий
21-40	Низкий
41-60	Средний
61-80	Высокий
81-100	Очень высокий

Пример результатов оценки зрелости СУБП

Результаты оценки зрелости СУБП целесообразно представлять визуально, например, при помощи следующих диаграмм. На рисунке 1 представлены результаты оценки в виде ползунковой диаграммы (шкалы) для вымышленной компании. С учетом коэффициента неравномерности, получено 13 баллов — уровень оценки СУБП компании «Очень низкий».

Рис. 1. Результаты оценки зрелости СУБП.

На рисунке 2 представлены диаграммы оценки процессной зрелости этой условной компании в N-ом году и план развития СУБП на N+1 год.

Рис. 2. Диаграмма оценки зрелости СУБП в N-ом году и план на N+1 год.

Для развития СУБП в N+1 году необходимо разработать план мероприятий как по каждому аспекту СУБП, так и по системе управления бизнес-процессами в целом. Мероприятия, включенные в план, получают определенные приоритеты. Определяется бюджет развития СУБП на следующий год.

Повторная оценка СУБП проводится через год по той же Методике. Сопоставление оценок позволяется сделать выводы о динамике развития СУБП компании.

Резюме

В статье представлена авторская Методика оценки зрелости Системы управления бизнес-процессами компании.

Основные принципы и критерии оценки, включенные в данную Методику, были применены автором при проведении аудита системы управления ГК «Сибпроект» и других компаний.

Далее методика была доработана в рамках проекта создания корпоративной системы оценки процессной зрелости Челябинского трубопрокатного завода (Группа ЧТПЗ). Частично Методика применялась при создании системы оценки организационной зрелости компании «Ярмарка».

Затем структура Методики была уточнена при проведении оценки зрелости СУБП компании «Пакер».

Законченный вид Методика приобрела в рамках проекта оценки зрелости СУБП «Иркутской нефтяной компании».

В настоящее время, по ходу практической работы, я вношу изменения и дополнения в Методику, в том числе в части форм чек-листов, состава и формулировок анкет и проч.

Методику можно применять для оценки текущего уровня зрелости системы управления бизнес-процессами компании (практики работы с процессами) и определения путей ее совершенствования.

Опубликовано по материалам:
http://www.finexpert.ru/view/otsenka_zrelosti_sistemy_upravleniya_biznes_protsessami_kompanii/961

Февраль 2020 г.

Рекомендуемые материалы по тематике

«Динамизация» банка или как сделать процесс оформления командировки незаметным

Ортодоксальный bpm vs офисная бюрократия — счет 2:0

Методы визуального анализа графической схемы бизнес-процесса в нотации BPMN.

Направления дальнейшего развития процессного управления в банках

Система управления бизнес-процессами (BPMS, СУБП) представляет собой совокупность методов, инструментов и ресурсов, направленных на эффективное развитие компании за счет управления каждым значимым бизнес-процессом на всем протяжении его жизненного цикла. Если процессы компании никто специально не анализировал и не выстраивал, то cистемы управления нет, однако бизнес при этом может быть вполне успешным. Почему? Ответ зависит от уровня сложности создаваемого продукта или сервиса и уровня сложности самого бизнеса, включая его внешнюю среду. Бизнес может быть успешным в силу внешних обстоятельств — например, из-за отсутствия эффективных конкурентов. Кроме того, мало кто из собственников задумывается о системной работе с бизнес-процессами, если поставленные цели достигаются.

Система управления бизнес-процессами нужна компании, достигшей определенного уровня развития, вставшей на путь цифровой трансформации и работающей в условиях жесткой конкуренции, что требует целенаправленного изменения бизнес-процессов для повышения их результативности и эффективности.

Объектами оценки зрелости могут быть компания в целом, ее система управления, различные подсистемы в рамках системы управления, а также отдельные бизнес-процессы. В последнем случае уровень зрелости определяется совокупностью усилий руководства компании, владельцев процесса и, в определенной степени, BPMS. Если процесс зрелый, то он является полностью «прозрачным», выполняется по заданной технологии, эффективно управляется и постоянно изменяется для достижения поставленных бизнесом целей.

Оценка уровня зрелости всех процессов компании [1] — достаточно нетривиальная задача: процессов может быть слишком много (несколько тысяч на операционном уровне); существует иерархия процессов; каждый бизнес-процесс обладает своей спецификой. Например, процесс состоит из семи подпроцессов, три из которых оценены на максимальный балл, а четыре — на «0», и тогда неясно, как оценить зрелость процесса в целом. С какого уровня начинать оценку? Как агрегировать результаты оценки по иерархии процессов вверх до уровня категорий? Если цель — это развитие практики работы с процессами, то целесообразно оценивать зрелость именно cистемы управления, а не всех бизнес-процессов компании. К примеру, можно оценивать каждого отдельного сотрудника компании, а потом делать какие-то усреднения и выводы, а можно оценивать зрелость всей системы управления персоналом. Сотрудники приходят и уходят, а система остается. Так же и в случае с BPMS: оценивается система работы с процессами в целом, а не отдельные бизнес-процессы.

Подходы к оценке зрелости

Известно несколько подходов к оценке зрелости как отдельных процессов, так и процессной зрелости организации в целом: модель PEMM Майкла Хаммера, ГОСТ Р ИСО/МЭК 15504 [2] или оценка на основе BPM CBOK [3]. Однако они не дают ответа на вопрос, как именно измерить соответствие конкретному критерию. Например, ГОСТ 15504 содержит следующие формулировки: «осуществление процесса регулируется для соответствия планам»; «определены цели измерения процесса на основании информационных потребностей процесса»; «реализация всех согласованных изменений управляется с целью обеспечить, что любое вмешательство в осуществление процесса понято и проведено». Такие дефиниции сложно считать адекватными задаче оценки реального состояния элементов системы управления. Если задавать подобные вопросы руководителям обычной компании, то результата не будет. Критерии оценки должны быть просты и понятны, а вопросы — предусматривать возможность четкого ответа «да/нет», исключающего субъективизм. Требуется метод, обеспечивающий объективную оценку системы. Результаты, получаемые любыми специалистами, использующими этот метод, не должны отличаться более чем на 5–6%. Итоги оценки зрелости BPMS должны давать возможность анализировать динамику развития, сравнивать показатели системы управления различных компаний и делать практические выводы [4].

Методика оценки зрелости

В рамках предлагаемой методики оценка зрелости BPMS проводится по десяти направлениям (разделам):

• Архитектура бизнес-процессов.
• Управление бизнес-процессами по целям и показателям.
• Система стимулирования работы руководителей в целях улучшения бизнес-процессов по KPI.
• Практика описания и анализа бизнес-процессов.
• Практика оптимизации бизнес-процессов и внедрения изменений.
• Автоматизация бизнес-процессов.
• Стандартизация бизнес-процессов.
• Контроль и аудит бизнес-процессов.
• Корпоративная система обучения персонала методам процессного управления.
• Процессный офис.

Для каждого раздела определен состав подразделов. Например, в табл. 1 приведена структура для раздела «Архитектура бизнес-процессов».

Параметр «вес» используется для расширения охвата различных аспектов BPMS, которые по отдельности имеют разную степень важности, но все вместе характеризуют состояние системы. Менее значимым, но важным критериям присваивается соответствующий вес, что позволяет не искажать общий результат оценки.

В табл. 2 приведен пример оценки по подразделу «Реестр процессов». Он характеризует полноту процессной архитектуры компании. Числа 4, 8, 32, 64 используются для нормирования и показывают среднее количество процессов на каждом уровне архитектуры процессов.

В табл. 3 приведен состав подразделов для раздела «Стандартизация бизнес-процессов». Например, первый подраздел используется для оценки наличия внутренних стандартов, регулирующих деятельность по разработке, вводу в действие, актуализации и отмене регламентов, положений, инструкций и т. д. Второй подраздел позволяет оценить качество внутренних нормативно-методических документов (ВНДМ) компании на основе чек-листа и т. д.

Критерии оценки, используемые в методике, условно разделены на следующие группы:

Счетные критерии. Например, N процессов из M обладают каким-то свойством.

Критерии, основанные на фактах. Например, «Работа с корректирующими и предупреждающими действиями не автоматизирована» (все на бумаге, в Word).

Критерии, измеряемые при помощи чек-листов. Например, контроль качества графической схемы процесса (с расчетом среднего количества ошибок на одну схему).

Критерии, рассчитываемые как среднее значение субъективной оценки многими руководителями какого-то аспекта BPMS по простой шкале: низкая эффективность, средняя эффективность, высокая эффективность, очень высокая эффективность.

После того как проведена оценка по всем подразделам, выполняется расчет по каждому разделу (от 0 до 10 баллов) с учетом весов. Общая оценка уровня зрелости BPMS определяется как сумма баллов по десяти разделам с учетом коэффициента неравномерности. (В [5] приведено подробное описание предложенной методики расчета.)

В табл. 4 представлен пример оценки по разделам и расчета общей оценки зрелости.

Коэффициент неравномерности вводится для коррекции оценки в случае, если по каким-то разделам оценка высокая, а по другим — низкая. Например, практика описания процессов — «9», а практика внедрения изменения — «1». Так быть не должно. Какой смысл описывать процессы, если эта работа не сопровождается внедрением изменений? Коэффициент неравномерности можно сделать еще более жестким — например, используя размах вместо среднеквадратичного отклонения.

Уровни зрелости BPMS определяются следующим образом: 0–20 — «очень низкий», 21–40 — «низкий», 41–60 — «средний», 61–80 — «высокий», 81–100 — «очень высокий».

Результаты оценки зрелости можно представить наглядно (рис. 1).

Рис. 1. Пример визуализации результатов оценки зрелости

На рис. 2 представлены диаграммы оценки процессной зрелости компании (рис. 1) в году N и план развития BPMS на год N+1. Для развития в году N+1 необходимо разработать план мероприятий как по каждому аспекту системы управления, так и по системе управления бизнес-процессами в целом. Мероприятия, включенные в план, получают определенные приоритеты. Определяется бюджет развития BPMS на следующий год. Повторная оценка проводится через год по той же методике, а сопоставление оценок позволяет сделать выводы о динамике развития системы управления бизнес-процессами компании.

Рис. 2. Диаграмма оценки зрелости на перспективу

Основные принципы и критерии методики оценки зрелости системы управления бизнес-процессами были апробированы на нескольких предприятиях: в ходе аудита системы управления ГК «Сибпроект», в проекте создания корпоративной системы оценки процессной зрелости Челябинского трубопрокатного завода, при формировании системы оценки организационной зрелости компании «Ярмарка», а также в процессе оценки зрелости СУБП Иркутской нефтяной компании и компании «Пакер». В последнем случае полученные результаты помогли выявить ограничения и оценить возможности применяемой на предприятии BPMS, спланировать доработки в ней и скорректировать регламент описания, что позволило ускорить процесс внесения изменений и автоматизировать бизнес-процессы. В ИНК методика оценки зрелости позволила обнаружить «белые пятна» в процессной работе и определить направления развития системы управления бизнес-процессами — сформировать двухлетний план. Его реализация обеспечила выполнение стратегических целей, поставленных руководством компании перед подразделением организационного развития.

***

Методика оценки зрелости системы управления бизнес-процессами позволяет проанализировать текущий уровень работы с бизнес-процессами, увидеть провалы и «белые пятна» в их описании. Результаты оценки могут помочь менеджерам в принятии более взвешенных решений по изменению BPMS для достижения целей развития бизнеса.

Литература

1. Сергей Плаунов. BPM: стадия зрелости // Открытые системы.СУБД. — 2013. — № 7. — С. 21–22. URL: https://www.osp.ru/os/2013/07/13037345 (дата обращения: 12.03.2020).

2. ГОСТ Р ИСО/МЭК 15504-3-2009 Информационная технология (ИТ). Оценка процесса. Часть 3. Руководство по проведению оценки. URL: http://docs.cntd.ru/document/1200076769 (дата обращения: 12.03.2020).

3. Русский BPM CBOK. URL: https://abpmp.org.ru/resource/bpm-cbok (дата обращения: 12.03.2020).

4. Наталья Дубова. Все о BPM // Открытые системы.СУБД. — 2013. — № 7. — С. 31–34. URL: https://www.osp.ru/os/2013/07/13037349 (дата обращения: 12.03.2020).

5. Владимир Репин. Оценка зрелости системы управления бизнес-процессами компании. URL: http://www.finexpert.ru/view/otsenka_zrelosti_sistemy_upravleniya_biznes_protsessami_kompanii/961 (дата обращения: 12.03.2020).

Владимир Репин (info@bpm3.ru)  —  консультант по управлению, член ABPMP Russian Chapter (Москва).

Содержание:

Введение

Доказательство рациональности применения процессного подхода в управлении предприятием для эффективного управления бизнес-процессами и их повышения эффективности с целью минимизации людей, материальных и финансовых затрат в процессе работы предприятия, с целью увеличения конкурентоспособности продукции и повышения потенциала компании.

В условиях недостаточной конкурентоспособности российских компаний на мировом рынке применение процессного подхода в управлении организацией является актуальным и многообещающим направлением выхода из данной ситуации.

Цель каждой бизнес-деятельности — получение прибыли. В условиях рыночной экономики компания должна постоянно наращивать свой потенциал — планируемый уровень получения прибыли в будущем. Уровень конкурентоспособности компании является показателем потенциала. Увеличение потенциала означает улучшение деятельности предприятия: повышения качества, снижения себестоимости, выполнение заказов в установленные сроки и прочее.

Технологический подход — главный признак совершенного менеджмента. Такой подход, используемый в качестве базового, в международных стандартах ISO 9000:2000 далеко не новый. К концу 1960-х годов была разработана технология структурного анализа и проектирования систем SADT (Structured Analysis and Design Technique).

Компания может быть улучшена благодаря подходу к управлению на основе процессов, который позволяет:

-составить список основных бизнес-процессов и сделать выводы о разумном использовании ресурсов, численности и применении персонала и т.д. на основе полученных данных;

— определить недостающие и повторяющиеся бизнес-процессы и внести соответствующие правки;

— определить функционал каждого подразделения предприятия;

— создать взаимосвязи между подразделениями и их функциями.

Некие особенности внедрения процессного подхода к управлению и определили актуальность моей темы.

Целью этой работы является рассмотрение особенностей процессного подхода к управлению.

Для достижения этой цели необходимо сделать следующее:

— исследовать особенности использования процессного подхода;

— выделить результативность процессного подхода;

— анализировать аспекты и этапы практического исполнения процессного подхода.

Теоретической основой исследования являются научные положения, содержащиеся в работах ведущих учёных и специалистов в области менеджмента и теории управления.

Тема исследования работы, это процессный подход к управлению, а предмет — это особенности и сложности процессного подхода.

В курсовой работе используется сравнительно — аналитический метод исследования.

Практическая ценность данной работы состоит в исследовании и анализе особенностей процессного подхода к управлению.

Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы и приложений.

Глава 1. Процессный подход

1.1 Зрелость компании в области процессного управления

Чтобы успешно внедрить процессный подход к управлению, руководители компании должны четко понимать, в чем заключается процессное управление, как будут выделяться и управляться процессы организации, почему такой подход эффективен. Концепция должна восприниматься не только интуитивно, но и формулироваться в конкретных терминах:

• бизнес-процесс (процесс);

• архитектура процессов;

• владелец процесса;

• описание процесса;

• регламентация процесса;

• стабильность процесса;

• улучшение процесса;

• автоматизация процесса и т. д.

Пример. Президент одной компании очень увлекался процессным управлением и гордился своими достижениями на этом фронте. Однажды к нему в офис пришел консультант по управлению. Президент рассказывал про свою «процессную работу» и отметил, что у него «каждый сотрудник знает, что такое процесс». Консультант предложил проверить.

Вместе с президентом они прошлись по офису и заглянули в одну из комнат. Президент спросил у сотрудника: «А скажи-ка нам, что такое процесс?» Тот подскочил и четко выпалил: «То, что имеет вход и выход!»

Еще пример. Сотрудники одной из компаний на вопрос, внедрен ли у них процессный подход, ответили: «Да, конечно. Еще три года назад мы описали процессы и распечатали регламенты. С тех пор они хранятся вон в том шкафу…»

Руководителю организации важно не только самому проникнуться идеей процессного управления, но и донести свою убежденность до сотрудников. Именно поэтому исключительно важна система терминов и концепция внедрения. Опыт показывает, что успеха добивались те компании, руководители которых создали собственную концепцию внедрения процессного подхода и, прикладывая в течение нескольких лет немалые усилия, сумели ее реализовать. Важно создать систему управления, неотъемлемой частью которой станет управление процессами. Такую систему невозможно внедрить в приказном порядке или купить (например, в виде какой-либо автоматизации). Вопрос, скорее, в создании определенной культуры работы с процессами на всех уровнях управления.

Перед тем как приступить к освоению методов процессного управления, нужно оценить уровень зрелости организации. Для этого есть несколько способов, например. Концепция уровней зрелости процесса (Process Maturity Levels) была создана в Институте программной инженерии (Software Engineering Institute, SEI) при Университете Карнеги – Меллона в 1990-е гг. В ее основу положена работа Уотса Хамфри. Впервые разработанная для поддержки анализа зрелости процесса программирования (CMM), последняя версия, интегрированная модель технологической зрелости (Capability Maturity Model Integrated, CMMI), была обобщена для любого из широкого спектра процессов в различных организациях

Рис. 1.1. Обзор основных уровней зрелости по модели СММI

Краткое описание каждого из уровней, указанных на рис. 1.1.

Уровень 1. Процессы не определены

Организации уровня 1 не используют процессную идеологию. Часто их называют организациями, которые держатся на «героях». При выполнении работы сотрудники прилагают героические усилия, чтобы успеть закончить ее вовремя и отчитаться перед руководством. В такой компании невозможно рассчитать, какие ресурсы требуются для выполнения тех или иных процессов.

Уровень 2. Определены некоторые процессы

Впервые обращаясь к процессам, организации, как правило, начинают с попытки определить, какие из них ключевые или наиболее часто используются. На этом этапе руководители не представляют себе компанию целиком как совокупность взаимодействующих процессов, а фокусируются на конкретном процессе. У организаций уровня 2 может быть определено несколько основных процессов.

Уровень 3. Определено большинство процессов

В организациях уровня 3 идентифицирована основная часть процессов. Существуют модели (описания) ключевых бизнес-процессов. У руководства есть понимание того, как ими управлять. В большинстве организаций уровня 3 разработана архитектура (система) процессов. В случае возникновения проблем выявляются процессы, которые их вызывают.

Затем анализируются и устраняются причины проблем.

Уровень 4. Процессы находятся под управлением

Организации уровня 4 вышли за пределы простого определения процессов. В них менеджеры проводят мониторинг и анализируют процессы с использованием системы показателей, принимают решения по оптимизации процессов.

Пример. Компания, в которой давно внедрена система бизнес-моделирования, создан и используется раздел бизнес-процессов, контролируется исполнение регламентов по процессам, внедрена система управления эффективностью BPM для оперативного мониторинга и управления процессами, относится к уровню 4. В такой компании (а это, скорее всего, крупный, устойчивый бизнес) есть необходимое количество штатных специалистов, профессионально владеющих методами моделирования бизнес-процессов, разработкой и анализом KPI и т. п. Эти специалисты могут осваивать и внедрять сложные методики и инструменты в области управления бизнес-процессами.

Уровень 5. Процессы непрерывно совершенствуются

В организациях уровня 5 процессы не только находятся под управлением, но их постоянно совершенствуют.

Большинство российских организаций находится на первом или на втором уровне зрелости, некоторые приближаются к третьему, небольшая часть – к четвертому. Очень мало организаций, работающих на пятом уровне.

1.2 Структурная схема процесса

Рис. 1.2. Структурная схема процесса

На рис. 1.2 представлена структурная схема процесса, являющаяся универсальной и может быть использована для анализа процесса любого уровня, вплоть до элементарных операций.

Процесс – устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя (клиента).

Проще говоря, процесс – это периодически повторяемая, управляемая деятельность, результатом которой является некоторый ресурс, имеющий ценность для конкретного потребителя (клиента).

Под ресурсом понимается материальный или информационный объект, необходимый для выполнения процесса.

С точки зрения состояния ресурсы могут:

• храниться;

• перемещаться;

• находиться в состоянии обработки.

Пример. Товар, привезенный на автомобиле к магазину, разгружают и перемещают в зону приемки. Очевидно, что последовательно меняются такие состояния товара-ресурса, как: перемещение (в автомобиле), перемещение (разгрузка), хранение (зона приемки).

Связь ресурса с процессом можно определить при помощи понятий «вход» и «выход». Если какой-либо ресурс нужен для выполнения процесса, то он может рассматриваться как вход с точки зрения данного процесса. А ресурс, преобразованный при выполнении этого процесса и получивший определенную ценность для потребителя, – в качестве выхода. Таким образом, ресурсы движутся, хранятся, перерабатываются. Их можно называть входами или выходами только по отношению к конкретному процессу. Выход одного процесса будет входом для другого. Говорить о входах и выходах безотносительно конкретного процесса не имеет смысла.

Преобразуемый ресурс – тот, который подвергается преобразованию в ходе выполнения процесса.

Преобразованный ресурс – тот, к которому добавлена определенная ценность при выполнении процесса.

Обеспечивающий ресурс необходим для выполнения процесса, но не преобразуется в ходе процесса.

Ресурс по управлению – необходимый для управления процессом.

Вход процесса – преобразуемый ресурс или ресурс по управлению, необходимый для выполнения процесса, поставляемый другими процессами.

Выход процесса – преобразованный при выполнении процесса ресурс.

Преобразуемый ресурс поступает на вход процесса. При выполнении процесса ресурс приобретает дополнительную ценность, становится преобразованным и поступает на выход процесса – внутреннему или внешнему потребителю. В свою очередь, потребитель может рассматривать преобразованный ресурс в качестве входа для своего процесса, то есть в качестве преобразуемого ресурса, и т. д.

Для выполнения процесса кроме преобразуемых ресурсов нужны также обеспечивающие ресурсы. К их числу можно отнести оборудование, программное обеспечение, инфраструктуру, сотрудников. Обеспечивающие ресурсы могут:

• периодически, по мере необходимости поставляться в процесс другими процессами;

• выделяться процессу на постоянной основе.

Трансформируются ли обеспечивающие ресурсы при выполнении процесса? С точки зрения рассматриваемой модели – нет. В реальной жизни обеспечивающие ресурсы меняются:

• сотрудники приобретают опыт работы, стареют и т. п.;

• оборудование изнашивается;

• программное обеспечение морально устаревает.

Однако при использовании данной модели указанными явлениями можно пренебречь. Напротив, если мы будем описывать и анализировать процессы управления персоналом или процессы технического обслуживания и ремонта оборудования, то изменение обеспечивающих ресурсов – важный фактор. Они являются для таких процессов основными объектами добавления ценности, поступают на выход в качестве преобразованных ресурсов.

Ресурс по управлению представляет собой информацию, необходимую для управления. В зависимости от направления потока это может быть информация фактическая, плановая или содержащая управленческие решения.

Вернемся к рис. 1.2. Деятельность по управлению процессом, представленная на схеме, включает улучшение процесса и регулирование процесса (оперативное управление).

Основная задача оперативного управления – поддержание процесса в стабильном воспроизводимом состоянии за счет выявления и устранения причин отклонений (вариаций). В свою очередь, улучшение процесса ориентировано на постоянное, целенаправленное изменение процесса на основе целей, установленных вышестоящим органом управления (на схеме это «Деятельность по управлению на более высоком уровне иерархии»).

Чтобы управлять процессом, руководителю нужны полномочия по распоряжению ресурсами и информацией. На схеме показаны так называемые ресурсы по управлению. Они, как правило, представляют собой плановую и фактическую информацию. Например, от вышестоящего органа управления поступают цели и плановые показатели деятельности, при выполнении процесса возникает оперативная фактическая информация и т. д. Руководитель управляет процессом также через информационные воздействия (устные сообщения, информационные письма, распоряжения, приказы).

Они являются выходами деятельности по управлению процессом.

Говоря об управлении процессом, определим понятие «владелец процесса».

Владелец процесса – должностное лицо, которое имеет в своем распоряжении выделенные ресурсы, управляет ходом процесса и несет ответственность за результаты и эффективность процесса.

Подход, при котором для каждого выделенного процесса назначается владелец процесса, появился давно. Сейчас существует множество различных взглядов на то, что собой представляет владелец процесса и чем он должен заниматься. Однако чем больше консультанты по управлению рассуждают об этом, тем меньше ясности для практиков – руководителей, которые должны внедрять институт владельцев процессов в компании.

Владельцем процесса, как правило, назначается руководитель структурного подразделения (либо его заместитель, помощник). Существующая в компании иерархия управления структурными подразделениями не разрушается. Какая-либо иерархия владельцев процессов не создается. Количество ресурсов, переданных в управление владельцу процесса, и его ответственность за результаты процесса могут быть различными. Они меняются в зависимости от типа процесса, его важности для организации и т. д.

В целом владелец процесса – это руководитель, способный как минимум:

• проводить мониторинг хода процесса;

• анализировать факторы, влияющие на процесс и приводящие к вариациям;

• разрабатывать предложения по улучшению процесса и организовывать их обсуждения и согласования;

• координировать (или управлять) внутренние проекты совершенствования процесса.

В некоторых компаниях принята двухуровневая схема управления процессами. Владельцы процессов назначаются из числа руководителей верхнего уровня. При этом непосредственной работой с процессами (оперативным мониторингом, анализом отклонений и т. д.) занимаются так называемые ответственные за процесс.

1.3 Границы процесса

Понятие границ процесса является важнейшим при внедрении процессного подхода. Установление границ осуществляется субъективно – путем достижения договоренности между поставщиками и потребителями. Для обсуждения границ процесса нужно сформулировать несколько определений.

Границы процесса – событие (совокупность событий), инициирующее и завершающее процесс.

Событие – наступление определенной ситуации (времени, перехода ответственности за ресурсы).

Инициирующее событие – событие, при наступлении которого начинается процесс.

Завершающее событие – событие, которым завершается процесс.

Для четкого определения границ процесса необходимо:

• определить, какие ресурсы движутся внутрь и вовне процесса (входы и выходы);

• определить инициирующие и завершающие события;

• согласовать требования к входам/выходам и формулировки инициирующих/завершающих событий с владельцами соответствующих процессов-поставщиков и процессов-потребителей.

1.4 Спецификации на входы и выходы процесса

Требования к ресурсам, пересекающим границы процессов, могут быть зафиксированы в различных документах, например в спецификациях на входы и выходы процесса. Эти спецификации могут быть выполнены в виде отдельных документов или входить в состав регламентирующих документов по процессам.

Спецификации могут детально описывать требования, которым должны удовлетворять:

• документация;

• сырье, вспомогательные и упаковочные материалы;

• полуфабрикаты;

• готовые изделия;

• производственные и офисные помещения, инфраструктура;

• персонал;

• оборудование;

• программное обеспечение;

• прочее.

В спецификации необходимо фиксировать все требования, предъявляемые к объекту конкретным процессом.

1.5 Контроль входов/выходов процесса

Говоря о границах процессов, необходимо обсудить методы контроля входов и выходов. Существует два способа контроля: сплошной и выборочный. При сплошном контроле проверяется каждый ресурс (изделие, продукт, товар), поступающий на вход процесса. При выборочном – отбирают несколько изделий и осуществляют их контроль. Далее при помощи статистических методов оценивают долю несоответствующих изделий в их общем количестве. Ни та ни другая форма контроля не дают полной гарантии, что в процесс не попадет несоответствующее (дефектное) изделие. Перспективным способом является так называемое встраивание контроля в процесс таким образом, чтобы несоответствия выявлялись сразу при возникновении. В этом случае вероятность появления дефектных изделий на выходе процесса (то есть на входе соответствующего процесса-потребителя) существенно снижается.

Важным понятием, которое стоит использовать при работе с границами процессов, является «операционное определение».

Операционное определение – описание требований к результату деятельности, позволяющее сотрудникам максимально объективным образом получать согласованное мнение о приемлемости этого результата.

При разработке операционных определений могут возникнуть проблемы, потому что у поставщика и потребителя разные:

• показатели оценки результатов процесса (изделия, документа);

• методики измерения этих показателей;

• оборудование для измерения показателей;

• условия измерения (среда, место, время).

Говоря о контроле выходов процесса, следует упомянуть о таких понятиях, как верификация и валидация. В стандартах ИСО 9000 на систему менеджмента качества приводятся следующие определения этих терминов:

Верификация (verification) — Подтверждение посредством предоставления объективных свидетельств того, что установленные требования были выполнены.

Примечание 1. Термин “верифицировано” используется для обозначения соответствующего статуса.

Примечание 2. Деятельность по подтверждению может включать такие виды деятельности, как:

• осуществление альтернативных расчетов,

• сравнение технических условий, относящихся к новому проекту, с аналогичной документацией по апробированному проекту,

• проведение испытаний и демонстраций, и

• анализ документов до их выпуска.

Валидация (validation) — подтверждение того, что требования, относящиеся к конкретному предполагаемому использованию или применению, были выполнены.

Примечание 1. Термин “валидировано” используется для обозначения соответствующего статуса.

Примечание 2. Условия применения для конкретного применения могут быть реальными или смоделированными».

Можно предложить более четкие понятия: верификация – это проверка соответствия продукта установленным требованиям и фиксация результатов этой проверки. Валидация – проверка способности продукта выполнять поставленные потребителем задачи (на практике выполнять свое функциональное назначение).

Если организация не планирует проходить формальную сертификацию системы менеджмента качества на соответствие стандартам ИСО 9000, то термины «верификация» и «валидация» можно не использовать. Важно наличие четких операционных определений и действующих процедур контроля соответствия входов/выходов требованиям.

1.6 Определение процессного подхода

Процессный подход к управлению – построение в компании системы процессов, управление этими процессами для получения наилучших результатов, повышения эффективности и обеспечения удовлетворенности потребителей.

Определение процессного подхода выглядит весьма просто, но на практике внедрить его нелегко. Необходимо построить систему процессов («увидеть процессы организации») и начать реально управлять этими процессами.

Главная цель управления процессами – успешное развитие организации путем совершенствования процессов. Процессное управление позволяет обеспечить:

• ориентацию на потребителя, повышение качества продуктов и услуг организации;

• рост объемов продаж, увеличение прибыли;

• постоянное повышение эффективности деятельности организации;

• прозрачность, управляемость организации с точки зрения собственников и менеджеров верхнего уровня;

• развитие новой культуры управления (управление, основанное на фактах, уважение к людям и т. д.);

• вовлеченность персонала в улучшения, комфортность работы;

• возможность тиражирования стандартных процессов;

• возможность успешно развиваться и долго сохранять лидерство на рынке.

Основой для совершенствования процессов является цикл PDCA.

Цикл PDCA (Plan-Do-Check-Act) – цикл непрерывного улучшения процессов Шухарта – Деминга

Цикл Деминга включает четыре шага:

— планирование процесса (Plan),

— выполнение процесса (Do),

— анализ показателей эффективности процесса (Check),

— корректировка процесса (Act).

Рис. 1.3. Бизнес-процесс, включающий цикл PDCA: КД – корректирующие действия; ПД – предупреждающие действия

Процесс, показанный на рис. 1.3, соответствует циклу PDCA и базовым требованиям процессного подхода, сформулированным в МС ИСО 9000:2000. Особенности построения МС ИСО 9000:2000 позволяют применить его в любой сфере деятельности, при управлении любой организацией. Можно выделить следующие основные моменты.

• Система управления складывается, как минимум, из двух уровней. Уп­равленческие решения принимают:

— генеральный директор («первое лицо»);

— владелец процесса — руководи­тель, отвечающий за эффективность процесса.

• Система управления основана на обязательных регламентированных об­ратных связях, описанных в цикле PDCA.

• Все этапы цикла PDCA выполняются по регламентам.

• При проведении анализа используются четыре основных потока инфор­мации:

— показатели процесса;

— показатели продукта;

— показатели удовлетворенности потребителя;

— результаты аудитов процессов.

• Стандарт требует установить эти показатели, методики сбора, обработки информации, границы показателей для нормального хода процесса и критерии для принятия корректирующих действий. Управленческое ре­шение об изменении регламентов или ресурсов должно приниматься на основании строгих фактов.

• Необходимо назначить ответственных — владельцев процессов, которые управляют процессами, отвечают за их результативность и обладают не­обходимыми ресурсами и полномочиями. Их взаимодействие должно быть определено и формализовано.

• Принцип PDCA тиражируется на нижние уровни управления (принятия решения), если это целесообразно.

Процесс, представленный на рис. 1.3, соответствует всем перечисленным выше требованиям, дадим определение процессного подхода к управлению организацией.

Применение для управления деятельностью и ресурсами организации системы взаимосвязанных процессов может называться процессным подходом.

При внедрении процессного подхода к управлению используются следую­щие методики:

1. создания сети бизнес-процессов;
2. определения владельцев бизнес-процессов;
3. моделирования (описания) бизнес-процессов;
4. регламентации бизнес-процессов;
5. управления бизнес-процессами на основе цикла PDCA;
6. аудита бизнес-процессов.

Ключевыми моментами для внедрения процессного подхода к управлению являются:

1. определение и описание существующих бизнес-процессов и порядка их взаимодействия в общей сети процессов организации;
2. четкое распределение ответственности руководителей за каждый сегмент всей сети бизнес-процессов организации;
3. определение показателей эффективности и методик их измерения (на­пример, статистических);
4. разработка и утверждение регламентов, формализующих работу системы;
5. управление ресурсами и регламентами при обнаружении отклонений, несоответствий в процессе или продукте или изменений во внешней среде (в том числе изменение требований заказчика).

С внедрением процессного подхода к управлению организация имеет следу­ющие возможности:

Возможность 1. Процессный подход позволяет оптимизировать систему кор­поративного управления, сделать ее прозрачной для руководства и способной гибко реагировать на изменения внешней среды. При внедрении процессного подхода регламентируются:

• порядок планирования целей и деятельности;

1. взаимодействие между процессами и подразделениями организации;
2. ответственность и полномочия владельцев процессов и других должност­ных лиц;
3. порядок действий сотрудников в нештатных ситуациях;
4. порядок и формы отчетности перед высшим руководством;
5. система показателей, характеризующих результативность и эффектив­ность деятельности организации в целом и его процессов;
6. порядок рассмотрения результатов деятельности и принятие управлен­ческих решений по устранению отклонений и достижению плановых показателей.

Внедрение в организации процессного подхода в первую очередь подразу­мевает работу по описанию и регламентации бизнес-процессов, в рамках ко­торой:

• проводится распределение ответственности за результаты работ, входя­щих в состав процессов;
• определяется система взаимодействия процессов между собой, а также с внешними поставщиками и потребителями;
• определяется перечень документации, необходимой для функционирова­ния процессов (инструкции, регламенты, положения, методики, должно­стные инструкции и т.д.);
• составляется график разработки и внедрения этой документации;
• устанавливаются показатели деятельности процессов, способы и формы сбора информации и порядок отчетности перед руководителями;
• определяются границы показателей, характеризующие нормальное тече­ние процессов;
• устанавливаются критерии, по которым начинается работа по устране­нию причин отклонения.

Возможность 2. Процессный подход позволяет получить и использовать систему показателей и критериев оценки эффективности управления на каж­дом этапе производственной или управленческой цепочки. Система показателей, построенная в рамках процессного управления, структурируется по четырем направлениям:

1. показатели результата деятельности отдельных процессов и организации
   в целом (достижение запланированных результатов по объему, качеству,
   номенклатуре и срокам);
2. показатели эффективности деятельности отдельных процессов и органи­зации в целом (отношение полученных результатов к затратам времени, финансовых и других ресурсов);
3. показатели продуктов, производимых процессами организации;
4. показатели удовлетворенности клиентов результатами деятельности орга­низации.

При внедрении процессного подхода разрабатывается двухступенчатая сис­тема показателей:

а) показатели, по которым владелец процесса оценивает ре­зультативность и эффективность своего процесса и работ, входящих в его со­став;

б) показатели, по которым владелец процесса отчитывается перед высшим руководством о результатах деятельности процесса. В число процессов, которые существуют в организации, входит также процесс управления организацией. Владельцем этого процесса является генеральный директор. Управление дея­тельностью организации производится на основе отчетных показателей, кото­рые владельцы процессов передают высшему руководству.

Возможность 3. Процессный подход обеспечивает уверенность у соучредите­лей организации в том, что существующая система управления нацелена на постоянное повышение эффективности и максимальный учет интересов заин­тересованных сторон поскольку:

1. система основана на измерении показателей деятельности организации, планировании и достижении непрерывного улучшения результатов дея­тельности;
2. система направлена на удовлетворение потребностей пяти групп лиц, заинтересованных в деятельности организации:

• соучредители (инвесторы);
• потребители на рынке;
• персона организации;
• поставщики;
• общество.

Возможность 4. Разработанная и внедренная система управления бизнес-процессами (СУБП) обеспечивает реализацию в организации процессного под­хода в соответствии с требованиями МС ИСО 9000:2000 и получение соответ­ствующего сертификата. Наличие сертификата соответствия системы менеджмента качества требова­ниям МС ИСО 9001:2000 гарантирует потребителям, что организация не только выполнит заявленные требования потребителя, но и постарается установить и выполнить его предполагаемые требования, а также что вопросам качества работы уделяется большое внимание. Подобная организация получает конку­рентные преимущества на рынке услуг.

Возможность 5. Внедрение процессного подхода к управлению и построе­ние системы менеджмента качества гарантирует четко определенный порядок и ответственность за разработку, согласование, утверждение и ведение доку­ментации.

Возможность 6. Основой процессного подхода к управлению является при­нятие решений, основанное на фактах, поэтому большое значение имеет наличие в организации информационной системы. Внедряемая в организации ин­формационная система позволяет получать владельцам процессов объективную информацию для ведения управления в том случае, если она строится в рамках единой системы управления организацией на основе процессного подхода. В том случае, если система автоматизации внедряется без учета потребностей реального управления организацией, то очень велика вероятность неудачного завершения такого проекта. Внедрение процессного подхода к управлению в организации рассматрива­ется как проект. Основным заказчиком результатов этого проекта является выс­шее руководство организации и владельцы процессов.

Глава 2. Реализация процессного подхода к управлению

2.1 Эффективность процессного подхода

Желаемый результат достигается эффективней, когда деятельностью и соответствующими ресурсами управляют как процессами.

Функциональный менеджмент, который везде и всюду использовался для повышения производительности управленческого труда, создал барьеры, обрывы и ямы между частями процессов, разрушив тем самым непрерывность процессов создания продукции или оказания услуг. В результате цепочки стали очень длинными, сложными и запутанными, а в итоге — неэффективными.

Процессный подход, не разрушая полностью функциональный менеджмент (специализация нужна везде, в том числе и в управлении), позволяет соединить цепочки процессов, выбросить лишние цепочки и исключить дублирующие процессы, запараллелить те процессы, которые можно и нужно осуществлять параллельно.

Для освоения на предприятиях процессного подхода можно и нужно должным образом использовать опыт, накопленный в военных отраслях промышленности, где в соответствии с механизмом военной приемки представители заказчика (а не государственные чиновники) сопровождают разработку и изготовление изделия с первого до последнего шага. Однако использования опыта военной приемки явно недостаточно для необходимого обновления промышленности. Ведь процессный подход, свойственный военной приемке, навязывается заказчиком, а должен стать результатом реализации внутренней потребности компании повысить эффективность своей деятельности. Поэтому для предприятий и организаций более актуален сейчас реинжиниринг — перепроектирование используемых процессов.

В некотором смысле понимание процессов близко к представлению об алгоритмах. Дело в том, что в жизни организаций все большую роль играют информационные технологии (ИТ). А ИТ не понимают иного языка, кроме языка алгоритмов. Во многих сферах человеческой деятельности ИТ — необходимое условие обеспечения конкурентоспособности, поэтому процессное описание деятельности организации вполне уместно. Кроме того, процессный подход удобен и вне контекста ИТ прежде всего потому, что открывает широкие возможности для визуализации, а значит, и для вовлечения сотрудников. Таким образом, речь идет о феномене процессного мышления, т.е. такого взгляда на мир, который превращает все видимое в этом мире в процессы. Для этого предлагается мета-процесс, состоящий из следующих 14 шагов:

1) выявить (задать) полную систему процессов, требуемых для менеджмента качества;

2) определить последовательность, взаимосвязь и взаимодействия в этой системе процессов;

3) с позиций стратегических целей и планов определить ключевые процессы;

4) найти сотрудника, готового взять на себя ответственность за данный процесс и наделить его соответствующими полномочиями, сделать владельцем, собственником процесса;

5) определить заказчика или потребителя процесса и описать выход процесса, т.е. требования к качеству результатов его функционирования;

6) определить поставщиков процесса и требования к элементам входа процесса, т. е. к ресурсам;

7) определить критерии эффективного менеджмента данного процесса и выбрать для них метрологически обеспеченные измерители;

спланировать процессы измерения показателей качества и эффективности процесса;

9) описать сам процесс в виде блок-схемы или схемы потоков с учетом системы менеджмента процесса;

10) определить входные и выходные документы по стадиям процесса (например, регламент, должностные инструкции, рабочий журнал и т.п.};

11) обеспечить информационные потоки, требуемые для эффективного менеджмента и мониторинга процесса;

12) вести регулярную оценку, мониторинг и анализ данных, относящихся к процессу;

13) систематически проводить корректирующие и предупреждающие действия, направленные на достижение целей процесса;

14) определить порядок внесения в процесс изменений.

Мета-процесс обеспечивает систематический подход к выявлению и описанию всех процессов, представляющих интерес для качества, как, впрочем, и для управления вообще. Однако особый интерес представляют так называемые бизнес-процессы. Они характеризуются тем, что имеют конкретного потребителя, готового платить за результаты бизнес-процессов, которые и существуют до тех пор, пока есть потребитель. Их организация и систематизация осуществляются в соответствии не с удобствами производителя, а с принципом ориентации на потребителя. А это означает, что на смену традиционной организационной структуре, как правило, придет проектный подход и командная форма работы.

Бизнес-процессы делят на внутренние и внешние. Примером внутреннего процесса может служить разработка и внедрение на предприятии системы качества. Внешние бизнес-процессы порождаются, как правило, клиентами. Во всех случаях бизнес-процессы в виде цепочки операций идут внутри организации. Для систем качества крайне важно рассматривать каждый элемент любого бизнес-процесса как процесс, имеющий своих потребителей и поставщиков, свои входы и выходы.

2.2 Уровни описания Процессов

Выделяют несколько уровней описания процессов. На самом верхнем уровне, условно называемым стратегическим, организация рассматривается как «черный ящик», взаимодействующий с заинтересованными сторонами. Поэтому основной критерий классификации процессов на этом уровне — клиент (заинтересованная сторона), ради которого процесс запускается. Для нас точные названия процессов не так важны, как сам принцип их выделения. Для удобства условимся называть процессы, порождаемые ради удовлетворения:

— интересов менеджмента — процессами управления;

— интересов сотрудников — социальными процессами;

— любимого потребителя — бизнес-процессами.

При этом важно иметь в виду: бизнес-процессы принципиально отличаются от других процессов тем, что их результат обменивается на денежные средства покупателей. Несомненно, это самые важные процессы, поскольку именно за их счет мы существуем.

Этот признак классификации особенно существенен потому, что позволяет не упустить из виду интересы заинтересованных сторон и настроить на них процессы. Кроме того, это первый шаг к построению сбалансированной системы показателей.

Второй классификационный критерий делит процессы на те, что направлены на создание ценности для заинтересованных сторон, и те, что обеспечивают процессы создания ценности.

Бизнес-процессы инициируются всегда извне и реализуются после решения руководства о целесообразности их осуществления. Конечно, не все инициируемые извне процессы обязательно оттуда и финансируются. Общение, скажем, с пожарной инспекцией может породить процесс, платить за который придется из собственных средств.

Процессы управления главным образом связаны с выработкой стратегии и координацией параллельно идущих бизнес-процессов, а вспомогательные запускаются время от времени при возникновении потребности в них

Второй иерархический уровень — тактический — предполагает развертывание процессов, связанных с этапами жизненного цикла продукции. Цикл, как известно, начинается с маркетинга. Поставщики этого процесса находятся вовне организации, с потребителями дело обстоит сложнее. К ним можно отнести и те структуры, которые перехватывают у маркетинга «эстафетную палочку» и несут ее дальше — в исследования и разработки, и высший менеджмент, которому маркетинговый процесс не может быть безразличен.

На следующем этапе возникает процесс исследований и разработок. Его потребителями выступают технологические службы, занятые пуско-наладочными работами и технологической подготовкой производства. Они и перехватывают эстафету на следующем этапе, порождая соответствующие процессы. А их, а свою очередь, уже ждут с нетерпением производственники — главные исполнители собственно производственных процессов. Обычно именно на исполнителях сосредоточено основное внимание. Но такая точка зрения совершенно неоправданна. Да и производством дело не заканчивается. За ним следует распространение товара или услуги (продажа), а далее — процессы послепродажного обслуживания и, наконец, утилизации. После чего все начинается сначала.

Третий уровень — оперативный — выделяет процессы, которые могут группироваться как в проекты, так и в действия отдельного сотрудника на рабочем месте. Именно свойство фрактальности позволяет строить такие процессы. Благодаря фрактальности процессы естественным образом вкладываются друг в друга наподобие «матрешки» — от рабочего места до кабинета директора. А это значит, что выделенные три уровня взаимосвязаны и образуют единую систему.

Переход на процессный способ описания деятельности предполагает наглядное представление блок-схемы (или схемы потоков) процесса. Графическое представление процессов создает простой и понятный язык описания, существенно облегчающий обмен информацией (или, как теперь принято говорить, коммуникацию) и по вертикали, и по горизонтали. Наглядность облегчает решение многих насущных задач, например, оценку числа людей, необходимого для обеспечения последовательности операций бизнес-процесса. Это достигается благодаря последовательному раскрыванию «матрешки» бизнес-процессов вплоть до уровня отдельного оператора (исполнителя). Таким образом, определяется «рабочая зона» каждого исполнителя и их взаимодействие во внутренней цепочке «поставщик — потребитель».

Отсюда вытекает возможность формулирования должностных инструкций и служебных обязанностей каждого сотрудника. В рамках процессного подхода, как, впрочем, и в рамках международных стандартов ИСО серии 9000:2000, меняется роль и структура таких документов, как, например, должностные инструкции. Дело в том, что теперь должностная инструкция становится практическим документом, используемым каждый день, а не пылящимся где-то в отделе кадров. В ней фиксируются все действия, выполнение которых возложено на данного сотрудника. И если в ходе непрерывного совершенствования процесса какие-то действия меняются, это надо немедленно отразить в инструкции. Сами действия надо описать не общими словами, а операциональными выражениями, допускающими эффективное обучение и, если надо, проверки (пример должностной инструкции в Приложении Шаблон «Должностная инструкция» ).

Благодаря локализации точек контроля, процессный подход помогает организации информационных потоков бизнес-процессов. Во-первых, становится понятным, где важно собирать информацию, с помощью каких средств измерения и какими статистическими методами стоит пользоваться при ее свертке и представлении. А во-вторых, проясняется организация механизмов обмена информации, ее накопления и хранения.

Процессный подход облегчает описание взаимодействий бизнес-процесса и вспомогательных процессов, прежде всего таких, как процессы обслуживания и ремонта. Упрощается, конечно, и взаимодействие с процессами управления.

Непрерывное улучшение процессов — необходимая стратегия бизнес-деятельности на конкурентном рынке, поскольку:

— степень приверженности потребителя зависит от величины той ценности, которую он приобретает у компании;

— приобретенная ценность является результатом бизнес-процессов;

— длительный успех в условиях конкуренции требует постоянного повышения ценности того, что поставляется на рынок; для непрерывного повышения способности создавать ценности компания должна постоянно улучшать свои процессы создания ценностей.

Значимость процессов уже при создании не одинаковая. Поэтому даже кардинальные улучшения второстепенных процессов обычно не приводят к каким-либо значительным результатам в бизнесе, в то время как небольшие улучшения важных процессов могут дать существенный прирост бизнес-результатов.

Представленная стратегия механизма улучшения процессов была создана, чтобы избежать ловушки парадокса процессов и стимулировать такие инвестиции в улучшение процессов которые принесут значительные результаты. Стратегия включает в себя четыре этапа.

На первом этапе (сбор данных) происходит сбор информации и данных, необходимых для отбора процессов. На втором (выбор процессов) на основе собранной ин­формации и данных делается выбор. Действия на этих этапах осуществляют только один раз.

Этапы третий и четвертый включают в себя шаги, необходимые для создания системы управления и непрерывного улучшения процессов. Основное отличие состоит в том, что на третьем этапе речь идет об ответственности руководителей компании, а на четвертом — об ответственности собственника (владельца) процесса. Механизмы этих этапов действуют постоянно.

Стратегия построена на нескольких основных принципах. Принципы важности процессов и качества их функционирования используются для того, чтобы отбирать процессы. Принцип зрелости процессов используется для обеспечения системности в подходе к выбору методов улучшений для выбранных процессов. Несмотря на то, что в методологии стратегии заложена необходимость измерений того как функционирует процесс, применяемый подход не требует изначально разработки всесторонней системы измерений. Все зависит от зрелости процесса: разработка, внедрение и применение тех или иных показателей деятельности должны определяться степенью готовности процесса к таким измерениям. Забота о внутрифирменных процессах должна быть главной ответственностью руководителей. Без эффективного надзора и руководства со стороны менеджеров шансы стать жертвой парадокса процессов значительно повышаются. Третий этап дает возможность этого избежать.

Очевидно, что предложенная стратегия — это подход, который требует времени. Дорога к благополучию и эффективным процессам требует определения и постоянной актуализации приоритетов. Для достижения заметных результатов стратегия должна применяться неуклонно с самого начала, и ее реализация требует, чтобы на всем пути она твердо опиралась на описанные принципы. Это самый быстрый и самый надежный путь к успеху.

2.3 Применение в практике организации производства концепции процессного подхода

Разработка и внедрение стандартизированных систем качества нацеливает на необходимость применения новой организационной формы управления предприятием, охватывающей все действия, касающиеся единой политики в области качества, на основе которой формируются новые цели и задачи, стоящие перед отдельными структурными единицами, и их реализацию посредством планирования и организация обеспечения качества производственных процессов и качества их результатов.

Для осуществления организационных изменений необходимо опираться с одной стороны на принцип интеграции, с учетом рыночного механизма, в котором главную роль играет заказчик, а с другой стороны, на повышение активности и эффективности действий всех работников участвующих в различных процессах и видах деятельности предприятия.

Выделенные изменения напрямую связаны с внедрением так называемого процессного подхода к организации производства и управлению деятельностью предприятия, который является одним из восьми базовых принципов, положенных в основу стандартов ИСО серии 9000. Другими словами данная идея является далеко не новой, но требует в настоящее время детальной теоретической проработки и практического осмысления с точки зрения оценки ее влияния на совершенствование организации производства и управления предприятием.

Первоначально идея использования процессного подхода к описанию деятельности предприятия рассматривалась в теории административного управления А. Файоля. Дальнейшее распространение данный подход получил лишь в конце ХХ в., когда применяемый функциональный подход к организации производства и управлению предприятием перестал быть прогрессивным. В подтверждение этому можно привести высказывание Т. Конти на Международной конференции по проблемам качества: «Введение процессного подхода означает отказ от подхода к менеджменту качества на основе бюрократических процедур в пользу более гибкого, интегрированного менеджмента компании, как «цепи ценностей», нацеленных на оптимизацию результативности и гибкости ее работы».

В методологии TQM «процессном» называется, любая деятельность, представленная в форме процесса, раскрывающаяся во взаимосвязи главных компонентов: выходов, входов, ресурсов.

Изучение содержания концепции «процессного подхода» невозможно без уточнения терминов «процесс» и «процедура», используемых также в разных версиях стандартов ИСО 9000.

Обобщая приведенные точки зрения, следует отметить, что процессом является организованная деятельность или комплекс видов деятельности, в которой используются ресурсы для преобразования входов в выходы. Для осуществления процесса необходимо его организовать (построить в пространстве и во времени), обеспечить ресурсами, определить исполнителя и документировать (составить технологию, рабочие и контрольные инструкции). В целях обеспечения соответствия (сопряженности) входов и выходов процессов, их идентификации необходимо организовать управление, обеспечивающее взаимодействие между процессами с помощью установленных процедур.

Различные авторы при раскрытии содержания «процессного подхода» используя понятия процесс и процедура, часто ставят равенство между ними или заменяют их друг на друга. Однако, следует отметить, что если процесс преобразовывает входы в выход, изменяя их состояние, то процедура это установленный способ осуществления процессов. Следовательно, процесс — средство, с помощью которого достигаются цели политики и стратегии в области качества, а процедура — средство понимания и осуществления процессов.

С позиции процессного подхода к обеспечению качества, каждый процесс необходимо описать формализовано и фактически. Формализованный подход позволяет построить структуру процесса, т.е. описать его как последовательность процедур и действий, закрепленных за уровнями управления конкретными исполнителями подразделениями. Фактический подход связан с временной организацией процесса, т.е. с определением места и роли процесса в структуре, с установлением его параметров с учетом требований к качеству конечных результатов.

Таким образом, процессный подход является инструментом, с помощью которого создаются и поддерживаются условия, необходимые для обеспечения качества процессов производства, гарантирующие удовлетворение внутреннего и внешнего потребителя. Для решения данной задачи целесообразно построить механизм управления производственными процессами, схема которого приведена в Приложении № 4.

Функционирование механизма позволяет, организовать обеспечение качества элементов производственных процессов, и управлять их параметрами как в автономном режиме с учетом взаимосвязей (интерфейсов) между ними, так и в системном режиме — цепочками процессов, осуществляющихся для достижения цели обеспечения удовлетворенности внутреннего потребителя, в качестве конечного результата, являющегося входом в следующий процесс.

Проведенные исследования позволяют сделать вывод, что система качества является особой формой организации производства, которая предполагает создание и поддержание организационно-управленческих условий, способствующих обеспечению качества производственных процессов и гарантирующих стабильность их осуществления во времени производственного цикла, а также ритмичность производства.

В контексте процессного подхода применение в практике организации производства механизма управления производственными процессами предполагает проведение на предприятии ряда организационных изменений, характер которых рассмотрен в последующем изложении.

1. Переход от системно-дифференцированного и системно-интегрирующему подходу к организации производства и управлению производственными процессами. Предприятие обладает рядом черт, которые характеризуют его как организационную систему. При этом любая система обладает такими фундаментальными свойствами как совместимость и целостность. Система организации производства характеризуется внутренней упорядочностью взаимосвязанных элементов, образующих целостность ее свойств (эмерджентность), т.е. функциональные подразделения, несмотря на различия в деятельности, взаимодействует между собой для решения единых задач и достижения единых целей, что делает их совместимыми. Следовательно, при реализации процессного подхода система организации производства должна переориентироваться с функционального управления на управление процессами, описывающими различные виды деятельности, выполняемые структурными подразделениями предприятия, т.е. наряду с функциональным описанием процессов, необходимо установить горизонтальные связи между структурными подразделениями предприятия, что обеспечит их постоянное взаимодействие при решении задач в области качества процессов производства. Таким образом, сущность данного организационного изменения заключается в использовании межфункциональной, сквозной организации и управления всеми процессами на предприятии.

2. Организация процессно-ориентированного производства, направленного на постоянное улучшение качества производственных процессов и качества их результатов, т.е. изменение их пространственного построения. С современных позиций, все процессы осуществляемые на предприятии должны быть направлены на получение конечного результата, приносящего определенную выгоду. Следовательно, под процессом следует понимать совокупность видов деятельности (цепочку процессов, операций), результатом которой является какой-либо продукт, имеющий ценность для внутреннего и внешнего потребителя.

При этом виды деятельности, входящие в процесс следует разделить на две группы:

1. технология производства, включающая набор операций и правила их выполнения, определяющих логику осуществления процессов;

2. организация производственных процессов путем создания необходимых условий, ресурсного обеспечения и формирования соответствующей инфраструктуры для бесперебойного обслуживания производства.

Таким образом, сущность данного организационного изменения состоит в том, что организация процессно-ориентированного производства предполагает необходимость пересмотра состава и содержания его функциональных подсистем, нацеливающих на изменение взаимосвязей между структурными подразделениями предприятия.

3. Переход от учета и контроля качества конечных результатов к системному построению производственных процессов во времени производственного цикла.

Процессный подход предполагает объединение функций отдельных подразделений, связанные с конкретными процессами, в единую цепочку действий, что позволяет руководству предприятия перераспределить функции между подразделениями и делегировать полномочия по принятию оперативных решений на уровень конкретного исполнителя (владельца) процесса.

Данные положения нацеливают на организацию динамичных производственных процессов, позволяющих гибко реагировать на внутренние и внешние изменения. Объединение внутренних процессов, осуществляемых различными подразделениями в сквозные обеспечивает взаимосвязь между основными подсистемами системы организации производства, такими как закупки, логистика, производство, сбыт продукции, а также организовать межфункциональное управление качеством результатов сети процессов.

При такой логике организации производства технология изготовления продукции состоит из определенного количества операций, осуществляемых с помощью установленного оборудования, приспособлений и инструментов и при участии работника требуемой квалификации. Данная логика раскрывает сущность объективного подхода к организации производства, которую можно описать как цикл изготовления сложного изделия.

Применение процессного подхода, ориентированного на интеграцию процессов производства, предполагает составление технологии не для конкретного продукта, а для системы (совокупности) взаимосвязанных процессов, каждый из которых может быть изменен при переходе на выпуск новой продукции или на новую технологию производства.

Таким образом, сущность данного организационного изменения состоит в том, что процессная модель системы организации производства строится как совокупность связанных во времени процессов, включающих последовательность действий, знание которых позволяет работнику легко перейти из одного процесса в другой, т.е. работник, зная цели, границы процессов (моменты начала и окончания), качественные параметры может постоянно фиксировать результат процессов и в соответствии с ним корректировать свои действия и обеспечивать требуемое качество «выхода» процесса.

4. Создание условий для вовлечения персонала в постоянное улучшение качества производственных процессов. Содержание данного организационного применения связано с теоретическим осмыслением и практической реализацией двух основных принципов новой системы качества: «вовлечение работников» и «постоянное улучшение». Учитывая, что сотрудники являются важным ресурсом предприятия, и для того, чтобы они работали качественно необходимо их обучить, организовать труд, построить систему мотивации, создать условия для полного использования их трудового и творческого потенциала. Практическая реализация данных требований нацеливает на необходимость определенной перестройки сознания и формирования у персонала предприятия потребности в постоянном улучшении качества производственных процессов и качества их результатов.

Организационными формами вовлечения работников являются, как известно, группы качества, производственные совещания, рационализаторская работа, и, наконец, коллективный подряд и бригады, устанавливающие общую ответственность коллектива за качество конечных результатов труда. Все эти формы издавна применяются в практике отечественных и зарубежных предприятий. Однако, специалисты по вопросам разработки и внедрения системы качества концентрирует внимание на организацию командной работы для решения проблем обеспечения и постоянного улучшения качества производственных процессов, а также достижения требуемого уровня качества продукции.

При этом для эффективной работы команды необходимо, прежде всего, обеспечить максимально возможно психологическую совместимость работников, а затем уже думать о суммировании их опыта, знаний и умения. Решение данной задачи позволяет обеспечить совместимость процессов в рамках конкретного подразделения и предприятия в целом. Практической основой для создания команд по качеству должны явиться организация всеобуча работников, проведение семинаров, тренировочных сессий, квалификационных аудитов.

Таким образом, содержание данного организационного изменения состоит в том, что каждом подразделении предприятия должны быть созданы команды, ответственные за качество процессов, которые самостоятельно принимают решения по возникающим проблемам в производстве и проявляют активность в поиске возможностей улучшения качества процессов и результатов. Основным критерием мотивации работников должно являться признание результатов их труда и эффективность (целесообразность) внедренных улучшений в производственных процессах.

5. Создание организационных и производственных условий для реализации принципа процессного подхода. Речь идет об изменениях в инфраструктуре и в производственной среде предприятия. Обратимся к положениям стандарта ИСО 9004:2000 «Инфраструктура предприятия включает ресурсы, такие как, производственные помещения, рабочие места, средства труда и оборудование, вспомогательные службы, информационные и коммуникационные технологии, а также транспортные средства».

То есть в рамках системы качества предприятие должно создать инфраструктуру и производственную среду, которые положительно влияют на мотивацию работников за результаты деятельности по постоянному улучшению качества производственных процессов. Руководство предприятия должно определить элементы инфраструктуры и факторы производственной среды, необходимые для обеспечения результативного и эффективного осуществления процессов производства.

При построении соответствующей инфраструктуры и создании производственных условий необходимо учитывать, что они также являются ресурсами процессов, влияющими на достижение удовлетворенности потребностей внутренних потребителей. Данные потребности могут включить в себя такие ресурсы, как рабочие пространства (рабочее место и условия труда); оборудование (основное, контрольно измерительное); технологии (производственные, информационные); вспомогательные и обслуживающие службы, осуществляющие планово-предупредительные ремонты и техническое обслуживание, логистическое обслуживание производства. Для решения данных вопросов целесообразно создание единой системы комплексно-регламентированного обслуживания производства.

Общей целью охарактеризованных организационных изменений является обеспечение соответствия инфраструктуры и производственной среды характеристикам производственных процессов и видов деятельности предприятия. Таким образом, реализация концепции процессного подхода к обеспечению качества процессов нацеливает на необходимость организации управления взаимосвязанными процессами, управление их протеканием в пространстве и во времени, организацию постоянного контроля соответствия требований к качеству «входов» и «выходов» процессов. В целом данная совокупность организационно-управленческих действий ориентирует производство на создание эффективных условий, гарантирующих достижение установленного качества производственных процессов и обеспечение удовлетворенности внутреннего и внешнего потребителя в качестве совокупного результата процессов производства.

Заключение

Поскольку целью каждого бизнеса является увеличение прибыли, то существует острая необходимость найти кротчайший путь для решения поставленной цели. Одним из этих путей является оптимизация работы предприятия с целью минимизации расходов.

Самая большая сложность в понимании Процессорного подхода к управлению, вызывает само понятие «Процесс». Слово «Процесс» в русском языке имеет большое количество значений. В терминах ISO 9000:2000: «Процесс — совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, преобразующая «входы» в «выходы». Данное определение является поверхностным. Вкладывать свой смысл в данное определение, или использовать его для своей компании сможет не каждый менеджер. Данная курсовая работа предоставляет Вам вариант моделирования и внедрения процессного подхода к управлению компанией.

На сегодняшний день большая часть российских компаний имеют функциональную структуру управления и стараются повысить эффективность управления путем использования процессного подхода. По экспертному мнению западных специалистов, организация функционального управления в современных предприятиях РФ не является эталоном если сравнивать с зарубежными. Таким образом, в качестве первого шага необходимо посмотреть на его организацию извне и установить в ней элементарный порядок, четко определяющий обязанности, силы, ресурсы, информацию и административные отношения. Такой подход не отвергает существующую систему управления, но определяет пути к улучшению и последовательному переходу к процессной системе управления.

Список использованной литературы

1. Мишин, В.М. Управление качеством / В.М. Мишин — М: «ИЗДАТЕЛЬСТВО ЮНИТИ-ДАНА», 2005. — 456 с.

2. Морозов, Ю.П. Теория управления Учебное пособие для вузов / Ю.П. Морозов. — М: «ИЗДАТЕЛЬСТВО ЮНИТИ-ДАНА», 2007. — 379 с.

3. Медынский, В.Г. Теория управления: Учебник / В.Г. Медынский. — М: «Научно-издательский центр ИНФРА-М», 2008. — 293 с.

4. Аристов, О.В. Управление качеством: Учебное пособие для вузов / О. В. Аристов. — М.: «Научно-издательский центр ИНФРА-М», 2008. — 361 с.

5. Ильенкова, С.Д. Управление качеством: Учебник для вузов/ С.Д. Ильенкова, Н.Д. Ильенкова, В.С. Мхитарян и др. — М.: Юнити, 2006. — 368 с.

6. Басовский, Л.Е. Управление качеством: Учебник / Л.Е. Басовский. — М.: ИНФРА-М, 2007. — 341 с.

7. Аронов, И.З. Техническое регулирование — инструмент инноваций. // Стандарты и качество. — 2007. — № 1. — С. 28 — 33

8. Любушин, Н.П. Анализ управления качеством: учебное пособие для вузов / Н. П. Любушин. — М.: Юнити-Дана, 2006. — 598 с.

9. Репин В. В. Бизнес-процессы компании: построение, анализ, регламентация. – М.: Стандарты и качество, 2007.

10. Репин В. В., Елиферов В. Г. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. – М.: Стандарты и качество, 2004.

11. Елиферов В. Г., Репин В. В. Бизнес-процессы. Регламентация и управление. – М.: Инфра-М, 2009.

12. Харрингтон Дж. Совершенство управления процессами. – М.: Стандарты и качество, 2007.

13. Деминг Э. Выход из кризиса. Новая парадигма управления людьми, системами и процессами. – М.: Альпина Бизнес Букс, Альпина Паблишер, 2009.

14. Уилер Д., Чамберс Д. Статистическое управление процессами. Оптимизация бизнеса с использованием контрольных карт Шухарта. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2009.

7. Эккерсон У. Панели индикаторов как инструмент управления: ключевые показатели эффективности; мониторинг деятельности; оценка результатов. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2007.

8. Уолш К. Ключевые показатели менеджмента. Как анализировать, сравнивать и контролировать данные, определяющие стоимость компании. – М.: Дело, 2001.

9. Каплан Р., Нортон Д. Награда за блестящую реализацию стратегии. – М.: Олимп-Бизнес, 2010.

10. https://hr-portal.ru/article/mezhdunarodnye-standarty-iso-90002000-procvetanie-na-osnove-biznesa-cherez-kachestvo

11. Юрчак Е.А., Годына Н.Ф. Влияние процессного подхода на работу предприятий http://www.ipages.ru/index.php?ref_item_id=4488&ref_dl=1

12. Ирина Каблашова Концепция процессного подхода и ее применение в практике организации производства

Приложение

Шаблон «Должностная инструкция»

Уровень зрелости процессов как показатель их эффективности

20 мая 2014

Зрелость – один из ключевых показателей эффективности бизнес-процессов. От того, насколько зрелы, а значит, логично выстроены, управляемы, измеримы, контролируемы и результативны процессы, зависит эффективное функционирование целых областей деятельности компании: ресурсосбережение, риск-менеджмент, проектная деятельность.

Логическая структура процесса предполагает четкую последовательность выполняемых операций, распределение зон ответственности в соответствии с должностными инструкциями и корпоративными стандартами.

Под термином «управляемость» подразумевается возможность целенаправленно воздействовать на ход процесса для достижения конкретного результата.

Измеримость процесса предполагает наличие плановых показателей (эффективность процесса оценивается с их помощью), и средств измерения фактических результатов, а также объема затраченных ресурсов.

Контролируемость – это устранение отклонений процесса от нормальных значений, либо поддержание их на приемлемом уровне.

Результативность – показатель эффективности бизнес-процесса, название которого говорит само за себя. Процесс должен достигать высоких результатов, а не являться самоцелью. В этом отражена суть процессного подхода к управлению: оптимизация деятельности компании направлена прежде всего на совершенствование механизмов достижения высоких результатов, повышения конкурентоспособности.

Все эти качества бизнес-процесс приобретает в процессе своего развития (повышения уровня зрелости).

Выделяются следующие уровни зрелости бизнес-процессов:

1. Начальный

2. Повторяемый

3. Определенный

4. Управляемый

5. Улучшающийся (оптимизируемый)

На начальном этапе процесс является достаточно аморфным, не имеющим четкой функциональной структуры. Отдельные процедуры процесса игнорируются, в связи с чем ход его реализации зачастую является форсированным. Отсутствует четкое распределение ролей и регламентированных результатов. То, что результат процесса все-таки достигается, во многом обусловлено добросовестностью руководства и отдельных исполнителей.

Повторяемый этап отличается применением существующего опыта реализации аналогичных процессов на практике. Начинает выстраиваться логическая структура процесса.

На определенном уровне процесс сформирован и задокументирован, все текущие процедуры в рамках компании зафиксированы и интегрированы между собой. Начиная с этого этапа процесс становится окончательно сформировавшимся логически.

Устанавливаются критерии (показатели) эффективности бизнес-процесса через определение конкретного конечного результата. Процесс становится менее ресурсоемким. Определяются алгоритмы сбора и анализа достигнутых результатов процесса. Все эти изменения позволяют достичь нужного уровня управляемости, измеримости, и контролируемости процесса.

Переход в стадию «Улучшающийся» позволяет обеспечить высокую эффективность реализуемого процесса путем корректировки существующих регламентов, внедрения новых методик, оптимизирующих процесс.

Только при условии прохождения через все уровни зрелости процесса можно прогнозировать сокращение затрат ресурсов компании на его реализацию и достичь ключевых параметров эффективности бизнес-процесса: предсказуемости и высокой эффективности.

Читайте также