Значение erp систем в деятельности компании

Предлагаем рассмотреть, что это такое простыми словами — ERP (ЕРП) системы (с примерами). Они предназначены для планирования ресурсов, ускорения процессов, которые ведутся в бизнесе. С его помощью можно снизить негативное влияние человеческого фактора и оптимизировать функционирование компании, внутри которой много отделов, подразделений и сотрудников. Некоторые организации понимают, что им требуется все систематизировать. Чтобы понять, нужно ли это вашей фирме, стоит разобраться, что это и как этим пользоваться.

Сущность и структура ERP

Аббревиатура ERP — это enterprise resource planning дословно переводится, как планирование ресурсов. В теории подобная программа становится своеобразной стратегией предприятия, внутри которой будет учитываться управление определенными направлениями:

• финансами — ведется налоговый и бухгалтерский учет, планируется бюджет;
• трудовыми кадрами;
• активами;
• взаимодействиями с партнерами, ведением подробной истории операций с клиентами.

Если говорить о практической стороне подобного устройства, то это система, которая гарантирует подходящее ПО. Такое, чтобы автоматизировать одну или несколько сторон работы организации. Причем оптимизируются не только перечисленные выше блоки, но и многие другие процессы. Все результаты вносятся в общую базу данных, где будут храниться несколько лет.

Например, одним из таких ПО по автоматизации может быть Склад 15, которое ускоряет время проведения операций на складе (приемка, переоценка, отгрузка товаров) в в 5 раз. Подробнее >>

Если разбираться, что же это такое — программа ERP (ЕРП), то это целый комплекс мероприятий. Он включает в себя действия по:

• созданию модели управления всеми потоками;
• установке и поддержанию в рабочем состоянии оборудования для хранения;
• подключению правильного ПО;
• обеспечению полноценного IT-отдела;
• обучению пользователей всему необходимому.

Как узнать, что пришло время ERP

Сейчас активно развиваются все сферы бизнеса, поэтому почти каждое движущееся вперед предприятие быстро сталкивается с необходимостью внедрить информационные системы, которые помогут оптимизировать какую-то часть работы фирмы. Это требуется, чтобы оставаться конкурентоспособной организацией и сокращать ресурсы, которые используются в производстве.

Вот несколько признаков, которые сигнализируют о том, что пора меняться:

• сотрудникам приходится тратить много времени на рутинные и простые задачи, которые легко автоматизировать;
• сложно получить оперативную информацию, чтобы принять срочные решения;
• слишком много разрозненных продуктов и программ, которые не получается объединить в одну, модули и таблицы не переносятся из одного ПО в другое;
• нет объективных и своевременных данных об остатках на складах, движении финансов, товаров;
• нельзя изучать и анализировать отчеты вне офиса, только с конкретного компьютера на рабочем месте;
• бухгалтерские документы готовятся очень долго;
• все продажи и вообще общение с клиентами невозможно усложнено;
• отделам тяжело взаимодействовать между собой;
• если IT-отдел есть, то функционирует с большим трудом;
• нет подходящего уровня контроля за действиями персонала.

Чтобы уменьшить вероятные риски и оставаться уверенным в том, что внедрение необходимо, стоит провести более тщательный анализ компании и того, что изменится с ее введением.

История

Первые системы, которые должны были помогать следить за ресурсами, появились еще в 1960-х годах. Одна из наиболее эффективных называлась MRP, ее использовали для того, чтобы планировать и распределять материалы и сырье. Это ПО было дорогостоящим, но вместе с тем неповоротливым и громоздким. Для ее работы требовалось много специалистов, но вместе со всеми неудобствами ее использовали до 80-х годов, как единственно рабочую.

В 1983 году изобрели MRP II, которая стала модульной и захватила уже больше ключевых производственных процессов. Сюда входили:

• планирование;
• закупка;
• управление договорами;
• спецификация.

Вместе с ней стали понимать, как правильно через программное обеспечение управлять информацией и увеличивать эффективность. Стало проще планировать, появилась возможность сократить запасы на складах и минимизировать отходы.

Но работала она недолго. Уже в 1990 году аналитики создали ERP, в которой позже выделили CRM для внешних взаимодействий и PLM для внутренних циклов.

Классификация, виды, структура понятия современной ERP-платформы

Не так давно компания была рада, если удавалось внутри одной программы управлять одновременно финансами и операционными вопросами. Современные аналоги считаются уже комплексными решениями, которые могут ввести автоматизацию во все бизнес-процессы и при этом оставаться в рамках одного общего софта.

Все больше организаций понимают, что для успешной работы следует научиться грамотно распределять ресурсы между всеми подразделениями фирмы. Кроме того, необходимо все разрозненные задачи объединить в одно высокопроизводительное ПО, управление которым дает руководителям основания и информацию для принятия взвешенных эффективных решений.

В соответствии с наиболее полной классификацией можно выделить 4 группы:

• по назначению — отраслевые и общие;
• по виду организации — приват, гибрид, публичный, также их делят на облачные и исключительно внутренние, десктопные, что только для ПК, и браузерные;
• по архитектуре — единые и модульные, последние сейчас становятся все популярнее, потому что можно подобрать для себя идеальную систему, составив ее из нескольких частей;
• по типу лицензии — проприетарные и с открытым кодом исходника, последние плохо распространены по территории нашей страны, так как требуется специалист, который будет за ней следить и настраивать.

Архитектура

Стоит отметить, что современная ERP состоит из 3 уровней:

• база данных — здесь хранится информация;
• приложения — обрабатывается массив, используется;
• графический интерфейс — нужен для удобства пользователя, часто ведется через веб-программы.

Модули

Большая часть группируется вокруг персонала фирмы, их финансов и проводимых операций. Одно из таких функциональных ПО — «1С: ERP — Управление предприятием 2».

Приложение может:

• вести регламентированный учет;
• управлять закупками, складом, запасами;
• контролировать финансовые вопросы, проводить бюджетирование;
• фиксировать взаимоотношения с клиентами;
• мониторить показатели деятельности компании.

Это даже не половина вкладок, с которыми будет успешно справляться конкретное приложение. На самом деле их намного больше, стоит подобрать то, что максимально полно будет охватывать задачи вашего бизнеса.

Как работает ERP-система, что это и кому она необходима

Если учесть, что это дорогостоящее и сложное технически решение, то становится понятно, для кого она. Основными ее покупателями станут крупные компании и те, кто стремится развиваться в серьезном темпе. Обычно к внедрению приходят те, кому становится очень сложно самостоятельно вести учет и хочется оптимизировать часть объема задач.

Помните, что если у вас небольшой ассортимент и партии товара, то установка такого ПО станет бессмысленной тратой крупной суммы. Более того, программа начнет тормозить темпы работы.

Но есть и исключение. Если фирма работает в условиях жесткой конкуренции и требуется весомое преимущество, то грамотная автоматизация через ERP поможет опередить соперников.

Чтобы понять, необходимы ли такие перемены вашему производству, следует рассчитать ее экономическую эффективность. Перед введением в эксплуатацию любой подобной платформы требуется проводить соответствующие расчеты. В итоге она обязана приносить дополнительную прибыль или снижать трудозатраты, а не уменьшать выручку.

Для чего используется ERP-система

Использование такого ПО должно давать определенные преимущества перед другими и особенности в функционале. Давайте остановимся на этом подробнее.

Суть единой базы данных: как вести контроль и управление с точностью и оперативностью

Если правильно установить и задействовать подобное ПО, то это поможет создать единое информационное пространство, которое будет позволять всем специалистом одновременно работать с этим массивом. Информация будет доступна всем мгновенно, не будет простоев, минимизируется количество ошибок из-за человеческого фактора. Но даже если они появляются, то устранить их довольно просто. Поэтому ERP рекомендуют всем предприятиям, где срочность и точность переданного является критичным фактором.

Гибкость в работе компании с учетом изменений рынка

Если организация собирается развиваться и хочет двигаться в ногу со временем, то ей необходимо наладить быстрый обмен между своими подразделениями. Это требуется, если есть более одного отдела и от 10 сотрудников.

Что значит ERP-решения в сложных бизнес-процессах

Это еще одна популярная причина внедрения подобного ПО. Когда процессы становятся неповоротливыми, требуется все оптимизировать и обновить. Вместо множества разного софта, который плохо интегрируется между собой, проще поставить одну платформу, что будет решать все проблемы сразу.

Из чего состоит ERP-система

Они все, независимо от разработчика, объединены одинаковой архитектурой.

Здесь всего 3 основных части.

• Платформа. Это база с минимальными возможностями, среда, в которой будут работать надстроенные элементы. Менять что-либо в ней может только создатель и его команда.
• Контроль над деньгами. Здесь хранится база данных, учитываются методы хранения и обработки массивов, лежат инструменты для интерпретации, ПО для работы с этим.
• Модули. Это компоненты, которые будут подключаться по желанию пользователей. Каждый из них имеет свой функционал и существует независимо от остальных.

Где взять ERP-систему для предприятия

Есть три способа получить ПО, которое будет помогать планировать ресурсы.

• Создать собственный продукт. Если писать все полностью самостоятельно, есть риск получить неработоспособный материал с множеством ошибок, которые во время функционирования создадут большие проблемы.
• Купить готовую платформу. Если сделать правильный выбор и заказать донастройку, то получится типовое ПО, но отлично работающее с вашими задачами. Здесь придется просить о постоянной или регулярной поддержке разработчика.
• Заказать разработку профессионалами. Это дороже, но есть вероятность получить результат, который будет полностью подстроен под желания и потребности бизнеса. Стоит учесть, что только 20% от всех созданных отечественных разработок нашли применение в компаниях. Есть риск получить не самый качественный продукт по очень высокой цене.

Виды ERP-систем управления ресурсами предприятия

Мы уже говорили об этом выше, теперь предлагаем остановиться немного подробнее. Классификация обычно ведется сразу по нескольким параметрам. Если их учитывать, то подобрать самую подходящую программу станет довольно просто.

Если рассматривать их по виду организации, то есть следующие.

• Публичные. У всех или большинства пользователей есть доступ к общей части функционала, но данные конкретной фирмы будут доступны только ее сотрудникам.
• Приват. Софт полностью изолирован, способен меняться под текущие задачи.
• Гибрид. Сочетает в себе два предыдущих варианта.

При рассмотрении относительно хранения.

• Облачные. Все базы будут храниться на специальных внешних сервисах, их можно просматривать откуда угодно.
• Внутренние. Вся информация находится на определенном сервере, никуда оттуда не копируется.

Как может выглядеть интерфейс пользователя.

• Стационар или десктоп. То есть ПО будет подключаться к базам, ставится на ПК. Оно работает автономно, ему не нужен интернет, только внутренние программы.
• Браузер или те, которые функционируют онлайн. Доступ к ним появляется при выходе в сеть через личный кабинет сотрудника.

Что получает бизнес от внедрения ERP

В первую очередь это способ, который позволяет объединить все бизнес-процессы, сделать их проще, удобнее и более автоматизированными, поэтому преимуществ у него очень много. Вот только наиболее значимые.

• Доступные данные. Все, что было один раз внесено в систему, будет в ней храниться. Не потребуется сверять и перепроверять их множество раз.
• Согласованная информация. Все в общей базе, поэтому можно исключить из большинства задач этап согласования и подтверждений.
• Контролируется работа персонала. Нет расхождений в цифрах и практически минимальна вероятность человеческого фактора. Можно выявить все ошибки в реальном времени, не выходя из кабинета.
• Модули подогнаны, пользоваться удобно. Все отдельные части становятся единым целым, созданная счет-фактура в одном участке считается основанием для производства бухгалтерских документов и расходников.

Как выбрать и внедрить ERP

Это универсальный метод планирования, но все же платформ достаточно много. Чтобы не ошибиться, стоит изучить основные их типы.

Что важно знать при выборе ERP-системы

Обычно пользователи выбирают между облачной разновидностью и стационарной. Советуем помнить, что это многофункциональная программа, которая может объединять все о компании.

Есть несколько нюансов, на которые стоит обратить внимание:

• Выбор специалиста, который будет заниматься внедрением.
• Подобная система не ответ на все вопросы. Помните, что каждое ПО имеет свою отраслевую принадлежность. Если вы берете софт для производства, то и модули необходимы соответствующие.
• Бюджет. Это не может быть дешевым, поэтому рекомендуем внимательно рассчитать, точно ли требуется его ставить, а уже потом переходить к выбору.

Краткий обзор популярных ERP

Есть платные и бесплатные варианты продуктов, которые сделают жизнь фирмы оптимизированной и упрощенной. Если внедрять грамотно, то можно обойтись и без серьезных финансовых вложений.

Два оптимальных варианта без оплаты:

• ERPNext — хорошо подходит для ИП. В качестве недостатка — небольшое пространство на диске, но его можно увеличивать за деньги.
• Галактика ERP — разрабатывалась специально под российский рынок, помогает учитывать перемены в законах.

Программы с фиксированной стоимостью:

• SAP ERP — одна из самых популярных, функционал максимально широкий, пользоваться удобно.
• 1С:Предприятие — цена приемлемая, модулей и решений множество. Очень объемная и подтормаживает во время активной работы с ней.
• OpenBravo ERP — вариант для среднего уровня загруженности. Масштабирование подходящее, покупка не сильно бьет по бюджету, возможностей много.

Ошибки выбора системы планирования ресурсами

Важно учесть их, иначе покупка платформы будет бессмысленной тратой денег или ухудшит обстановку на производстве.

Что может оказаться критичным:

• неверно расставленные цели, непродуманная стратегия;
• неподходящий метод решения трудностей;
• выбор делал один человек, смотрел субъективно;
• специалисты недостаточно профессионально провели интеграцию;
• руководство компании не контролировало процесс, не интересовалось нюансами;
• поставили слишком сложный интерфейс, не получается обучить персонал.

Что должна обеспечить система

Это платформа, которая обязана помогать в подготовке ресурсов и отслеживании бизнес-процессов. Основной момент, которым она будет заниматься — отчетная документация. Но это не все ее возможности.

Какие функции обеспечит ERP:

• Планирование. ПО поможет подготовить нужные запасы материалов, сырья, проконтролирует наполненность складов и предложит заказ.
• Удобный документооборот. Быстрое оформление любых документов, интуитивно понятные параметры и простое хранение.
• Прозрачность. Фиксируются все операции, даты их проведений, объемы и прочая полезная информация для комфортного взаимодействия с массивом.
• Единая сеть. Одновременно в одной платформе будут все отделы находиться. Даже если все они будут работать с одним файлом, это не отразится на работоспособности.
• Учет кадров. Программа контролирует численность персонала, подсказывает о его нехватке или перештате, помогает с расчетами зарплат и планированием ФОТ.
• Поставщики. Весь документооборот, база посредников, автоматические запросы на объем и наличие, формирование заказов.
• Клиенты. Хранение и оптимизация массива данных по каждому покупателю.
• Сервис и ремонт. У ПО должен быть свой менеджер, который поможет с отладкой, настройкой и ремонтными работами в случае поломки.

Особенности внедрения ERP

Это непростой и небыстрый процесс. Стоит настроиться на длительную перестройку, перенос информации с разных носителей в общую часть, подгонку под нужды бизнеса.

Сначала интегрируются важные блоки, в которых заключается основа деятельности предприятия, а потом постепенно остальные, в которых работает отдельное подразделение, не такие существенные.

Отрицательные стороны внедрения подобной системы

Несмотря на то что это чаще удобный процесс, который оптимизирует множество рутинных или тяжелых задач, которые можно автоматизировать, минусы у него тоже есть.

Основные недостатки.

• Сложность. Ее довольно трудно ввести в эксплуатацию.
• Повышенные требования к оборудованию. Обязательно быстродействующие сервера и надежные программы для хранения.
• Необходимо ставить дополнительную защиту данных. Следует контролировать уровень безопасности, так как находящаяся в облаке информация повержена похищению, подмене или порче. Но и «коробочные» варианты ненамного надежнее, их тоже легко взломать, если находиться на территории организации.
• Зависимость от энергообеспечения. Этим грешат все разновидности. Любые сбои в сети способны привести к потере или сдвигу.

Практические преимущества системы управления предприятием класса ERP

Но и плюсов у такого внедрения довольно много. Вот основные:

• может быстро интегрироваться в самые разные производства, адаптироваться под спектр деятельности, подходит как для промышленных комплексов, так и для сферы торговли и услуг;
• поддерживает планирование одновременно по направлениям;
• допускается виртуально строить отделы;
• есть возможность масштабировать для разных размеров организации, гибко подстраивать под его нужды;
• способность работы с другими приложениями и программами;
• все собирается в единую платформу для удобного функционирования.

Мы рассмотрели, что это — ERP systems (с расшифровкой) и главные возможности. Важно подобрать то, что будет отвечать основным целям предприятия, а также грамотно провести внедрение, чтобы повысить эффективность и уровень прибыли компании. Тогда фирма сможет пробиться вперед, встать перед всеми конкурентами и предлагать лучший продукт на рынке.

Оптимизируйте процессы в вашей организации с помощью продуктов от «Клеверенс». Мы поможем подобрать вам подходящее ПО в зависимости от специфики вашего бизнеса. Подробнее >>

Количество показов: 198008

Иллюстрация: Polina Vari для Skillbox Media

Редактор Skillbox Media. Пишет о бизнесе и маркетинге вместе с экспертами.

Маркетолог онлайн-системы для управления и автоматизации бизнеса Flowlu.

Сайт: Flowlu

ERP-система — IT-решение для эффективного управления крупным, средним, а иногда даже малым бизнесом. Для менеджеров знание ERP — конкурентное преимущество. Умение работать с такими системами станет плюсом при отборе в крупную компанию.

Для маркетологов ERP — это источник данных для аналитики. Система поможет получить быстрые ответы от руководства, отдела продаж, производства и бухгалтерии. В некоторых компаниях без данных из ERP маркетолог не сможет оценить ситуацию, принять верные решения, создать стратегию и сформировать бюджет.

В стартовом гайде о ERP мы расскажем:

• что такое ERP-системы;
• как они устроены: платформа, база данных, модули;
• какие задачи решает бизнес с помощью ERP;
• о недостатках ERP: почему такие системы подходят не всем;
• в чём отличия ERP от CRM;
• какими бывают ERP: обзор популярных систем.

---

ERP-система — это программный комплекс для управления компанией. Такая система хранит и связывает между собой данные обо всех бизнес-процессах: чаще всего это продажи, бухгалтерия, производство, склад, закупки, управление персоналом и проектами.

ERP расшифровывается как Enterprise Resource Planning. В переводе с английского — планирование ресурсов предприятия. Здесь может возникнуть путаница. Термин ERP означает принцип, стратегический подход. Он предполагает, что данные всей экосистемы бизнеса нужно собрать в одном месте. ERP-система — программное обеспечение, созданное для этой цели.

ERP-системы решают несколько задач. Они позволяют специалистам и менеджерам получать информацию из других структур бизнеса, автоматизируют процессы и снижают трудозатраты. С их помощью можно получать продвинутую бизнес-аналитику. Подробно пользу от ERP-систем мы разбираем в этом разделе.

ERP используют преимущественно крупные и средние компании, малый бизнес внедряет этот инструмент реже. Во-первых, потому что ERP-система — дорогой продукт. Во-вторых, в небольшой компании такая система может не ускорить, а замедлить работу. Тогда она не оправдает затрат.

Самые популярные в России ERP-системы разработаны компаниями 1C, Microsoft, SAP и «Галактика». Эти корпорации производят и другие продукты для бизнеса, которые важно не путать с ERP. Если в компании «работают с 1С», речь может идти не о ERP, а о бухгалтерской программе.

Самая сильная потребность в ERP — у крупных и растущих компаний с упором на производство и торговлю. Им нужно обрабатывать большие объёмы информации и связывать работу многочисленных отделов. Однако крупный бизнес может обойтись и без ERP-системы. Вместо неё можно использовать несколько специализированных программ и собственные методики.

По информации TAdviser, 15,4% всех установленных в России ERP-систем приходится на торговлю. Также значительные доли ERP-рынка — у машиностроения (9,7%), строительства (8,1%) и пищевой промышленности (6,5%).

Такие системы состоят из трёх больших частей.

Платформа — это программная среда для операций, «скелет системы». В неё входят базовые функции и справочники по работе с системой.

Модули — компоненты, которые компании выбирают и подключают исходя из своих задач. Модули управляют разными отраслями внутри бизнеса: есть модули для производства, финансов, поставок и так далее. Каждый модуль можно легко соединить с другими.

База данных — это серверное хранилище и набор инструментов для обработки информации. Здесь хранятся данные, которые потом расходятся по модулям. Примеры таких данных — финансовые документы, материалы производственной базы знаний.

Модульный принцип позволяет компаниям собирать ERP-системы под свои задачи. Систему можно внедрять поэтапно, добавляя новые компоненты. ERP-системы сложны и стоят дорого, но модульный принцип делает их более гибкими.

Давайте посмотрим, какие модули самые распространённые.

• Бухгалтерия, финансы. Нужен для финансового анализа, оценки текущего состояния и будущих перспектив. Модуль позволяет создавать и хранить финансовые документы, такие как платёжные квитанции и налоговые отчёты.
• Управление персоналом. Включает кадровый учёт, расчёт зарплаты, составление рабочих графиков, учёт рабочего времени и другие инструменты для HR-менеджмента.
• Поставки. В этом модуле — управление закупками, отношения с поставщиками, логистика, анализ и прогноз спроса внутри компании. Помогает оптимизировать закупки и вовремя получать всё, что нужно для производства и других подразделений компании.
• Производство. Полная информация о производстве в реальном времени. Модуль может показать, например, запасы сырья и загрузку оборудования. Он нужен, чтобы спланировать и оптимизировать процессы: найти узкие места, расставить заказы по приоритетности, связать работу нескольких цехов.
• Управление проектами. Бюджетирование, контроль сроков и задач, работа с портфелями проектов, планирование потребностей в трудовых ресурсах и другие инструменты, которые нужны для проектного менеджмента.
• Управление складом. Отслеживает запасы, местоположение товаров, сроки доставки, упаковку, отгрузку и другое. Помогает спланировать движение товаров, трудозатраты и объём заказов у поставщиков.

Эти модули можно назвать базовыми. Они позволят выстроить документооборот, производство и другие критичные для бизнеса процессы. Разработчики создают модули и для других задач: «техобслуживание и ремонт оборудования», «управление качеством», «автотранспорт» или «полиграфия». Существуют специфические отраслевые модули — например, для птицеводства.

Есть четыре распространённых проблемы, которые решают компании, внедряя ERP.

1. Сотрудники работают в нескольких программах, и эти программы нельзя интегрировать между собой. ERP-система упорядочит информацию, соберёт в одном месте все процессы и предоставит наглядные отчёты.
2. Функциональности применяемых программ уже не хватает. Растёт нагрузка на производство, в компании много процессов, ей нужно обрабатывать большие объёмы данных. Для этого нужна ERP-система.
3. Персонал часто ошибается. ERP поможет снизить процент ошибок. К тому же некоторые процессы станут автоматическими и на них больше не будет влиять человеческий фактор.
4. Компании нужно точно и быстро передавать данные между подразделениями.

Мы перечислили боли, от которых бизнес хочет избавиться с помощью ERP‑системы. Сейчас мы посмотрим на пять главных позитивных результатов.

Прозрачные процессы и удобная совместная работа. ERP централизует данные и делает их доступными для всех сотрудников. Например, с помощью такой системы инженер строительной компании отследит запасы материалов и запланированные поставки.

Оптимизация отчётности и планирования. С ERP-системой в организации появится унифицированная система документов. На основе этих документов можно создавать отчёты и строить аналитику. Можно сравнивать работу разных отделов без сведения многочисленных таблиц.

ERP-система позволяет контролировать обороты и план-факт денежных поступлений. Кроме того, ERP поможет соблюдать нормативные требования к документации: можно задать требования в системе, и сотрудники будут заполнять документы по шаблонам.

Автоматизация и экономия времени. ERP-решение автоматизирует повторяющиеся процессы. Команды избавятся от рутины. Они смогут сосредоточиться на задачах, которые влияют на доход компании.

Высокая степень защиты данных. ERP-системы предлагают высокий уровень безопасности. Они обеспечат централизованное резервное копирование важных и конфиденциальных данных.

Улучшенный клиентский сервис. Информация о клиентах будет централизована, ERP автоматизирует маркетинг и обслуживание клиентов. Отделам продаж и сопровождения будет проще работать с покупателями.

Проблемы ERP-систем связаны в основном с тем, что такие программы — масштабные и сложные. Вот самые важные недостатки:

• Высокая стоимость. Дорого стоит не только сам программный комплекс, но и его внедрение и обслуживание. Если назвать приблизительную цифру, то это полмиллиона рублей в месяц и больше.
• Долгое внедрение. Крупной компании на это может потребоваться от шести месяцев до трёх лет.
• Потребность в обучении сотрудников. Им сложно осваивать ERP-решения. Чтобы ERP-система работала, сотрудникам потребуются тренинги. При этом часто у них нет мотивации и энтузиазма.
• Сопутствующие затраты. Компаниям часто приходится обновлять оборудование, чтобы работать с ERP.
• Сложная интеграция уже имеющихся данных. Информацию из предыдущих систем в ERP не всегда можно перенести легко и без потерь.

CRM — знакомое менеджерам и маркетологам решение. Бизнес использует и ERP, и CRM для автоматизации, экономии времени и управления. Но назначение этих систем — разное.

Основная цель CRM — обработка лидов и управление информацией о клиентах. CRM хранит данные о сделках и заявках, а также всю историю переговоров. В системе можно посмотреть информацию о покупках, звонках, переписке, счетах и многом другом.

CRM-система автоматизирует все этапы продаж. С автодействиями менеджер не забудет о звонке или письме клиенту. А ещё — сэкономит время на подготовке предложений, счетов и актов. Кроме того, с помощью CRM можно создавать отчёты об эффективности продаж, оценить работу отделов или сотрудников.

Фокус ERP — планирование, контроль ресурсов предприятия и организация труда. ERP нужна, чтобы объединить все структуры компании и согласовать работу отделов. В системе находится единая база данных. Достаточно внести информацию один раз, и она будет доступна всем.

Таким образом, ERP-система сфокусирована на сокращении затрат и оптимизации процессов. Цель CRM — рост прибыли за счёт продаж.

Некоторые CRM-системы добавляют в свою функциональность модули, которые раньше можно было встретить только в ERP. Так они комбинируют функции CRM и ERP. Например, облачная система Flowlu позволяет подключить и связать между собой модули для работы с клиентами, для финансового менеджмента и планирования, для управления проектами и знаниями компании.

Комбинированные системы не совсем соответствуют классическому представлению о CRM, и при этом им не хватает обширных процессов ERP. Комбинированные системы интересны компаниями, которым мало возможностей простых CRM, но они не готовы подключать ERP. Бизнесу с 40 сотрудниками может быть достаточно функций комбинированной CRM, но для корпорации с тысячами работников уже нужна ERP.

Российские ERP отличаются от западных как по цене, так и по функциональности. Расчёт стоимости для каждой системы уникален: итоговая цена может зависеть от числа пользователей, функциональности и других факторов. Но в среднем цена на российские ERP ниже. Стоимость 1С:ERP стартует с 432 тысяч рублей — это единоразовый платёж. Зарубежную систему можно взять в аренду от 650 тысяч рублей в месяц.

Функциональность российских ERP в целом проще. На мировом рынке популярно понятие Intelligent ERP — это сочетание искусственного интеллекта, блокчейна и массивных наборов данных. «Разумная ERP» ориентирована на пользователя, облачные технологии и интернет вещей. Российские ERP-системы более «лаконичны». Экспертный рейтинг этих систем говорит о том, что российские пользователи выбирают стандартную функциональность.

ERP отличаются по типу лицензии. Они бывают проприетарными, то есть с закрытым исходным кодом, и с открытым кодом — open-source. Системы с открытым кодом можно дорабатывать под нужды компании самим. Проприетарные ERP самостоятельно модифицировать нельзя.

Есть три формата поставки ERP-систем:

• Коробка — программу покупают один раз и устанавливают на серверы компании.
• Облако — разработчик предоставляет онлайн-доступ к решению по подписке.
• On-premise — систему устанавливают на серверы компании, но работает она только по подписке.

Все перечисленные ниже ERP-системы можно приобрести в любом формате. Кроме «Галактики» — у неё пока нет облачного решения.

1С:ERP. Отечественный продукт со множеством модулей и отраслевых решений. Внутри — объёмная функциональность для управления, в том числе промышленным производством. Пользователи отмечают такие преимущества системы, как скорость обработки заявок, автоматическое начисление заработной платы сотрудникам и удалённая постановка задач.

Microsoft Dynamics. Простая кастомизация, то есть настройка под нужды компании. Систему легко интегрировать с другими продуктами Microsoft, такими как Word и Excel, поэтому из неё легко выгружать отчёты.

Сильный акцент на управление финансами, производство и цепочку поставок. Подходит для среднего и крупного бизнеса, который имеет несколько филиалов в разных регионах и странах. Можно собирать данные о продажах из PoS-систем и направлять их напрямую в головной офис.

SAP ERP. Через ресурсы SAP, по данным самой компании, проходит 87% всей мировой торговли. SAP ERP — гибкая, удобная для пользователя программа. Подходит для разных сфер благодаря отраслевым модулям, которые охватывают продажи, CRM, закупки, управление запасами, финансы, производство и другое.

Галактика ERP. Разработана для российского рынка. Учитывает специфику договорных отношений в России и странах СНГ, а также изменения в законодательстве. Систему можно встроить в существующую IT-инфраструктуру. Для этого разработчик поставляет интеграционную (сервисную) шину — инструмент, который отвечает за обмен данными с продуктами других производителей.

• ERP-система — это программный комплекс для управления компанией, который получает и связывает данные от многих подразделений.
• Такие системы состоят из хранилища данных, основной платформы и модулей, которые компании подключают по необходимости.
• ERP-системы хранят данные в одном месте, делают процессы прозрачными, улучшают работу с клиентами, дают продвинутую аналитику.
• В то же время ERP стоят дорого, их тяжело внедрять, а сотрудникам нужно учиться, чтобы с ними работать. Это системы не для всех.
• Самые популярные в России ERP-системы — 1С: ERP, Microsoft Dynamics, SAP ERP и «Галактика».
• Часть функций ERP выполняют комбинированные CRM. Они подходят для малого и среднего бизнеса, для которого ERP — дорого и сложно.

Научитесь: Профессия Бизнес-аналитик
Узнать больше

CRM	ERP
Зачем нужна?
Собирать, хранить и обрабатывать клиентские данные, вести сделки, управлять менеджерами. Плюс ставить планы продаж и следить, как менеджеры их выполняют	Управлять всем предприятием: планировать, как тратить ресурсы, собирать отчетность всей компании, оформлять отгрузку со склада, вести налоговый учет и учет финансов, управлять кадрами
Для кого?
Для отдела продаж	Для всего предприятия
В чем польза?
Автоматизирует отдел продаж, хранит клиентские данные в одном месте. Руководитель может в любой момент проверить: на какой стадии сделка, сколько заявок в работе, какую прибыль принес отдел к середине месяца и сколько планирует принести к концу	Автоматизирует все отделы, связывает их работу в единый процесс. Хранит данные в одном месте, строит общую аналитику, прогнозирует, в каком финансовом положении окажется фирма через месяц, полгода, год
Когда нужна?
Как только бизнес открылся и начал продавать. CRM сразу соберет все клиентские данные, выстроит работу менеджеров по продажам	Если фирма состоит из 2–3 отделов, которые плохо взаимодействуют друг с другом, у них нет единой базы данных, а отчеты строят неделями
Какие функции ключевые?
Аналитика продаж и работы менеджеров. Хранение клиентской базы. Возможность создать воронку продаж и вести по ней клиента, чтобы следить, как быстро закроется сделка. Автоматизация рутины. Работа с заявками и заказами	Управление бизнес-процессами каждого отдела. Планирование закупок и поставок. Планирование производства и доставки. Управление запасами. Бюджетирование. Бухгалтерский и финансовый учет. Маркетинг и продажи

---

Вывод: ERP в бизнесе как крейсер, а CRM — как катер. Если цель ИП или малого бизнеса автоматизировать только продажи, нужна CRM. Если бизнес средний или крупный, тогда берут ERP: она автоматизирует и продажи, и склад, и производство, и логистику и другие отделы.

Из чего состоит ERP-система?

ERP-система состоит из модулей, то есть небольших программных частей. При внедрении системы бизнес собирает свою ERP из тех частей, которые нужны конкретно ему. Например, можно подключить производство и склад, а потом, если надо, добавить логистику.

Бизнес собирает из разных модулей тот программный пакет, в котором он нуждается конкретно сейчас, а за лишнее не платит

Модули объединены базой данных — общим файловым хранилищем. В него попадают все договора, архивы, расчеты бизнеса. Например, кладовщики могут в любой момент зайти и посмотреть документооборот закупщиков.

Третий компонент ERP — это платформа, то есть программная среда, интерфейс, внутри которого сотрудники работают, выполняют операции, вызывают функции. У разных вендоров ERP-платформа выглядит и устроена по-разному.

Ниже мы кратко рассмотрели базовые модули, которые есть в любой ERP-системе.

Финансы

В модуле ведут финансовый анализ, оценивают текущую финансовую ситуацию, создают и хранят отчеты, документы, квитанции. Бухгалтеры проводят сверки, составляют бюджеты, проводят консолидацию. Казначеи управляют ликвидностью, движением денежных средств, долгами. Финансисты — контролируют платежи по заявкам и взаимодействуют с банками.

Управление персоналом

В модуле работают кадровики. Заносят данные о навыках менеджеров, планируют, кому какое обучение провести, ведут воинский учет, учет движения кадров, заработных плат. Еще считают рабочее время, выписывают наряды, оформляют командировки.

Закупки

С модулем работают закупщики. Выбирают поставщиков, закупают материалы и услуги, создают контракты на поставки, анализируют и прогнозируют спрос на разные позиции, чтобы на складах не было избытка или недостатка.

Продажи

Модуль используют менеджеры по продажам. Собирают в нем клиентскую базу, ведут сделки, отслеживают план продаж и нагрузку сотрудников. Модуль сохраняет историю покупок, позволяет создавать воронки продаж. Есть различные автоматизации, которые избавляют менеджеров от рутины — например, рассылки, заполнение договора, закрытие сделки.

Производство

Предназначен для организации производственного процесса. В модуле формируют производственные планы, организовывают межцеховое управление — то есть цех производит не рандомное количество продукции, а ровно столько, чтобы удовлетворить спрос. Через модуль контролируют, как сотрудники выполняют работу.

Склад

Модуль помогает спланировать движение товаров. В модуле кладовщики ведут остатки, управляют раскладкой товара по местам хранения, сборкой, перемещением и разукомплектацией товара.

Преимущества и недостатки ERP-системы

Преимущества

• Экономия на поддержке, обучении и лицензиях. Когда у бизнеса десяток разных систем учета, приходится платить за каждую лицензию, саппорт, обновления.

С ERP вы платите одному вендору разово за внедрение и обучение, а саппорт можете организовать своими силами внутри штата. Что еще важно — можно подключать не все модули, а начать, например, с финансов и производства. Потом, когда появится необходимость, подключить остальные.

• Работающие регламенты. ERP работает по бизнес-процессам, поэтому после внедрения в работе становится больше порядка. Четко прописано, кто, за что отвечает, в какой последовательности делает дела.
• Доступ к любым данным в любой момент. Можно за секунду сформировать отчет, аналитику и статистику, выгрузить тенденции и прогнозы. Данные в базе ERP обновляются в режиме реального времени.
• Улучшенное обслуживание клиентов. Клиентскому отделу не надо вручную собирать данных и строить реестры — ERP делает это автоматически. Плюс история обращения клиента всегда перед глазами — можно сформировать для него индивидуальное предложение.
• Совместная работа. Сотрудники без труда могут обмениваться данными, так как по сути работают внутри одного программного обеспечения.
• Масштабируемость. Если у бизнеса появляются новые отделы, не надо искать на рынке новое ПО, а просто добавляете очередной модуль ERP. Модуль встраивается в уже существующее ПО и базу данных.

Недостатки

• Цена. Лицензия ERP может стоить десятки тысяч долларов и даже выше. Еще компании придется платить за саппорт, пока собственные ключевые пользователи не разберутся, как работает система.

Плюс нужно будет заплатить за настройку ERP под особенности бизнеса — берут почасово, выходит недешево. Общие траты достигают миллионы рублей, такое по карману не каждому предприятию.

• Срок внедрения. На внедрение ERP выделяют полгода-год, а особо крупные предприятия — до пяти лет. Это связано с тем, что бизнес сначала должен пересмотреть работу отделов, прописать регламенты, бизнес-процессы, навести порядок в системах учета.

Еще надо составить и согласовать десятки ТЗ, все настроить, раздать роли, протестировать и обучить персонал. Однако внедрение ERP происходит поэтапно, поэтому уже спустя 3–4 месяца фирма может работать в бета-версии одного из модулей системы.

Как внедрить ERP без убытков: типичные ошибки и как их исправить 

Ошибка 1. Бизнес-процессы только на бумажке

Если в компании нет бизнес-процессов — то есть заранее определенного порядка выполнения работы, ERP только навредит. Работа в системе строится на базе регламентов, в которых указано, какой сотрудник, что делает, в какой последовательности и за какое время.

Если сегодня договор оформляет бухгалтер, завтра — менеджер, послезавтра подхватывает руководитель, в ERP такой бизнес-процесс не добавить. Работать ничего не будет.

Как исправить: упорядочить бизнес-процессы. Нужно прописать регламенты, выдать должностные инструкции, назначить ответственных, а каждую часть работы описать пошагово с учетом времени. Все это должно ежедневно выполняться сотрудниками. Тогда ERP подхватит процесс и автоматизирует уже существующие порядки.

Ошибка 2. При внедрении не учли старое ПО

Когда внедряют ERP, как правило, все старое ПО сносят. Такое решение не всегда верное. Если ERP не может заменить часть старых систем учета, а вы их снесете, данные потеряются, бизнес-процессы нарушатся, а сотрудники не смогут выполнять работу.

Как исправить: не сносить ПО, которое ERP не может заменить, а интегрировать его с системой.

Ошибка 3. Не заложили в бюджет дополнительные траты

Любое долгое внедрение может пойти не по плану, из-за чего нарушаются сроки, затраты растут, приходится отказываться от каких-то модулей и урезать саппорт.

Как исправить: заложить в бюджет больше денег. Точную сумму не посоветуем — это надо обсудить с консультантами. Хорошо, если у них есть смета, где вся работа указана на 10–15% дороже. Удобно прикинуть, во сколько может обойтись внедрение при неудачном раскладе.

Ошибка 4. Сотрудники саботируют систему

ERP внедрили, а сотрудников не обучили. Получилась такая ситуация: ERP номинально у бизнеса есть, но по факту никакого вклада в развитие не вносит, потому что никто в нем не работает.

Как исправить: обучить коллектив работе в ERP без жестких дедлайнов. Обучение нужно проводить по запросам коллектива. Например, отдел не понимает, как закрывать заказы на поставку. Значит, вебинар и инструкции делаете именно на эту тему.

Еще должен быть быстрый саппорт. Если поддержка отвечает сутками, пропадает с радаров или отправляет читать базу знание, это усиливает нежелание сотрудников работать в ERP.

Ошибка 5. В компании нет ответственного за внедрение

То есть формально он может быть, но по факту занят текущими делами и не участвует во внедрении либо плохо разбирается в болезненных местах компании.

Как исправить: назначить ответственным сотрудника, который давно работает в компании и знает предприятие изнутри. Что важно, он должен быть мотивирован, должен согласовывать проектные решения внутри предприятия и развернуто отвечать на вопросы интеграторов.

Ошибка 6. На выходе получили не то, что ожидали

Бывает, проект по внедрению выполнен и пришло время принимать работу, но бизнес заявляет, что ERP работает не так, как ему надо. Но разработчики ссылаются на ТЗ, а правки готовы вносить за дополнительную плату.

Как исправить: в момент составления ТЗ требуйте полную детализацию всех элементов системы. Узнавайте, не может ли вендор разработать прототип или показать системы других заказчиков. Замечания по прототипам лягут в основу вашего ТЗ. Оно получится полным, четким, подробным.

И даже если ТЗ уже составили, а оно непонятно или что-то прописано общими словами и терминами, попросите расшифровывать. Не подписывайте ТЗ, пока досконально не поймете в нем каждую строчку.

Ошибка 7. Выбрали ERP, когда хотели наладить другое

В первую очередь ERP должна автоматизировать те процессы, которые приносят бизнесу прибыль, например производство, перевозки, закупки. Тогда система окупится.
Если бизнес хочет автоматизировать отделы, которые к прибыли отношения не имеют, будет провал. Ресурсов потратите много, а окупаемости не увидите.

Как исправить: разобраться, что надо автоматизировать через ERP и зачем. Если надо автоматизировать только продажи, возможно, хватит и CRM. По цене дешевле, а по внедрению проще. Или надо автоматизировать кадры — тогда нужен HRM.

Ошибка 8. На презентации ERP не задали уточняющие вопросы

Презентация ERP прошла хорошо, но после внедрения системы ожидания не совпали с реальностью.

Как исправить: просите полную информацию о функциональных возможностях, инструментах и опциях ERP. Например, пусть консультанты покажут технические документы и инструкции. Изучите и попробуйте прикинуть, насколько это вам поможет.

Хорошо, если есть возможность попробовать систему. Потыкать кнопки и пройтись по цепочке конкретных бизнес-процессов, посмотреть изнутри, как все работает. Отметьте, что удобно, что нет, спросите можно ли это поменять и сколько будет стоит.

Шпаргалка по ERP — что надо запомнить?

• ERP-система — это программный пакет из модулей. Используют, чтобы управлять всеми отделами предприятия централизованно.
• Если предприятие работает без регламентов, отчеты строят месяцами, а склад, производство и логисты не могут работать сообща, пора переходить на ERP.
• У каждого отдела свой модуль, то есть кусочек программы. В нем сотрудники планируют закупки, логистику, движение ТМЦ, формируют отчеты. При этом данные попадают в единую базу.
• Среди недостатков ERP — цена: может достигать 2–3 миллионов рублей и выше. Плюс время: внедрение длится год-два, а иногда и до пяти лет.
• Чтобы внедрение окупилось, надо провести подготовительную работу: составить подробные ТЗ, выбрать ответственного за внедрение, проанализировать, какие отделы надо автоматизировать в первую очередь, и др.
• Надо внимательно отнестись к финансовому вопросу. Внедрение может пойти не по плану. Тогда понадобятся дополнительные деньги. Хорошо, если они уже заложены в бюджет.

Высоких вам конверсий!