Если компания приглашает иногороднего сотрудника на работу, то не редко ей приходится предоставлять ему жилье. Эти расходы могут составить приличную сумму и, понятно, что компания заинтересована отнести их на уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль. Может ли она это сделать безболезненно? В статье поговорим о том, как учесть аренду жилья для работника или возмещение ему расходов на наем жилья для целей налогообложения.
Условия для включения в состав расходов оплаты аренды жилья для сотрудника
Для того, чтобы организация могла учесть в составе расходов суммы аренды жилья для сотрудника, необходимо выполнение двух условий:
- предоставление жилья сотруднику должно быть предусмотрено трудовым договором;
- сумма арендной платы, как доход в натуральной форме, должна являться составной частью заработной платы сотрудника.
Если организация компенсирует непосредственно сотруднику арендную плату, которую он самостоятельно уплачивает арендодателю за съемное жилье, то согласно официальному мнению, подобные выплаты не являются оплатой за выполнение трудовых функций и, соответственно, на основании п. 29 ст. 270 НК РФ не учитываются в целях налогообложения прибыли. Эта позиция выражена в Письмах ФНС РФ от 12.01.2009 № ВЕ-22-3/6, Минфина РФ от 12.01.2018 № 03-03-06/1/823, от 22.10.2013 № 03-04-06/44206, от 30.09.2013 № 03-03-06/1/40369, от 04.04.2013 № 03-04-06/11060.
Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».Документы, подтверждающие затраты организации на оплату проживания сотрудника:
- трудовой договор, который предусматривает оплату организацией проживания сотрудника;
- договор аренды жилья;
- платежное поручение на перечисление арендной платы.
Учет в налоговых расходах оплаты аренды жилья для сотрудника при ОСНО
Доля заработной платы, выплачиваемая в натуральной форме, не может превышать 20% от начисленной месячной заработной платы (ст. 131 ТК РФ). Поэтому затраты организации на оплату арендованного жилья для сотрудника могут быть учтены в составе расходов на оплату труда, в размере, не превышающем 20% от начисленной месячной заработной платы этого сотрудника, с учетом премий и надбавок, при условии, что это предусмотрено трудовым договором.
Учет в налоговых расходах оплаты аренды жилья для сотрудника при УСН
Согласно пп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, при расчете единого налога, уплачиваемого в связи с применением УСН, организации могут уменьшить полученные доходы на расходы на оплату труда. При этом расходы на оплату труда принимаются в порядке, предусмотренном ст. 255 НК РФ, то есть, аналогичном, как и для расчета налога на прибыль организаций (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
Следовательно, расходы организации, применяющей УСН, связанные с оплатой аренды жилья за сотрудника, являются частью заработной платы, выплачиваемой в натуральной форме, которая учитывается при определении налоговой базы по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН, в размере, не превышающем 20% от начисленной месячной заработной платы этого сотрудника, с учетом премий и надбавок, при условии, что это предусмотрено трудовым договором. Данная позиция отражена в письмах Минфина РФ от 05.02.2016 № 03-11-06/2/5880, от 14.07.2017 № 03-11-06/2/45197, от 15.12.2015 № 03-11-06/2/73266.
НДФЛ с доходов сотрудника в натуральной форме
Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ, при определении налоговой базы по НДФЛ, учитываются все доходы, полученные сотрудником, как в денежной, так и в натуральной формах. К доходам, полученным в натуральной форме, относится оплата (полностью или частично) организацией за сотрудника товаров (работ, услуг) или имущественных прав (пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Следовательно, часть заработной платы, выплаченная сотруднику в натуральной форме, путем оплаты за него стоимости аренды, облагается НДФЛ в общеустановленном порядке.
Организация, независимо от применяемой ею системы налогообложения, является налоговым агентом по НДФЛ, поэтому она обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ. Налоговой базой для расчета НДФЛ, в данном случае, является сумма арендной платы, уплачиваемая организацией за сотрудника. Ставка НДФЛ с дохода в натуральной форме, применяется та же, что и к заработной плате в денежной форме.
Датой получения дохода в натуральной форме является дата оплаты арендодателю арендной платы (пп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ). НДФЛ с заработной платы, выплачиваемой в натуральной форме, может быть удержан при фактической выплате сотруднику заработной платы в денежной форме (п. 4 ст. 226 НК РФ) (Письма Минфина РФ от 23.01.2018 № 03-04-06/3201, от 12.01.2018 № 03-03-06/1/823, от 03.10.2017 № 03-04-06/64421).
Страховые взносы с доходов сотрудника в натуральной форме
Сумма арендной платы, уплачиваемая организацией за аренду жилья для сотрудника, подлежит обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке, как выплата в рамках трудовых отношений (Письма Минфина РФ от 19.02.2018 № 03-04-06/10129, Минтруда РФ от 02.03.2016 № 17-3/В-84).
Бухгалтерский учет оплаты аренды жилья для сотрудника
Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом МФ РФ от 31.10.2000 № 94н, расходы на оплату труда, в том числе в натуральной форме, отражаются с использованием счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Перечисление арендной платы арендодателю отражается по счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
В бухгалтерском учете расходы организации на оплату аренды жилья для сотрудника отражают следующим образом:
Д 76 К 51 — Перечислены денежные средства арендодателю за аренду жилья
Д 70 К 76 — Оплата стоимости аренды жилья учтена в составе заработной платы
Д 26 (20, 44) К 70 — Заработная плата учтена в составе затрат
Д 26 (20, 44) К 69 — Начислены страховые взносы на заработную плату
Д 70 К 68.2 — Удержан НДФЛ при выплате заработной платы
Заполнение расчета 6-НДФЛ и справки 2-НДФЛ при выплате дохода сотруднику в натуральной форме
Заполнение расчета по форме 6-НДФЛ при выплате сотруднику дохода в натуральной форме рассмотрено в Письмах ФНС РФ от 09.08.2016 № ГД-3-11/3605@, от 28.03.2016 № БС-4-11/5278@. Расчет заполняется следующим образом:
Раздел 1 расчета 6-НДФЛ
Строка 020 — сумма дохода в натуральной форме (сумма арендной платы)
Строка 040 — сумма НДФЛ, исчисленная с дохода в натуральной форме
Строка 070 — сумма НДФЛ, удержанная из дохода сотрудника, полученного в денежной форме
Если остается сумма НДФЛ, не удержанная налоговым агентом, то она указывается по строке 080.
Раздел 2 расчета 6-НДФЛ
Строка 100 — дата получения дохода в натуральной форме (день перечисления арендной платы арендодателю)
Строка 110 — дата выплаты дохода в денежной форме (день фактической выплаты заработной платы)
Строка 120 — первый рабочий день, следующий за днем фактической выплаты заработной платы (п. 6 ст. 226 НК РФ)
Строка 130 — сумма дохода, полученного в натуральной форме
Строка 140 — сумма НДФЛ, удержанного с дохода в натуральной форме
В справке 2-НДФЛ доход сотрудника в натуральной форме отражается в том месяце, когда указанный доход передан сотруднику, с кодом дохода — 2530 «Оплата труда в натуральной форме».
В соответствии с п. 1 ст. 230 НК РФ, в справке 2-НДФЛ указываются коды доходов и вычетов в соответствии с Приказом ФНС РФ от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387:
- в Приложении № 1 — коды видов доходов
- в Приложении № 2 — коды видов вычетов
Пример: заработная плата сотрудника составляет 50 000 рублей в месяц. Срок выплаты заработной платы 10 числа месяца, следующего за оплачиваемым месяцем. Организация ежемесячно 5 числа оплачивает за сотрудника аренду жилья в сумме 18 000 рублей.
В бухгалтерском учете, в составе расходов, организация учитывает в полной сумме выплату дохода сотрудника в натуральной форме (18 000 рублей).
В налоговом учете, в составе расходов, организация учитывает выплату дохода сотрудника в натуральной форме, в следующем размере:
50 000 рублей х 20 % = 10 000 рублей
То есть, из 18 000 рублей арендной платы, в налоговые расходы можно включить только 10 000 рублей. Следовательно, общая сумма заработной платы сотрудника, выплачиваемая, как в натуральной, так и денежной формах, в состав налоговых расходов организации, включается в размере 42 000 рублей.
Заполнение расчета 6-НДФЛ
Раздел 1
Строка 020 — 18 000
Строка 040 — 2 340
Строка 070 — 2 340
Раздел 2
Строка 100 — 05.месяц.год
Строка 110 — 10.месяц.год
Строка 120 — 11.месяц.год
Строка 130 — 18 000
Строка 140 — 2 340
Организации, нуждающиеся в высококвалифицированных специалистах, нередко приглашают их на работу из других регионов.
Поэтому вопросы бухгалтерского и налогового учета расходов по оплате жилья для иногородних сотрудников достаточно
актуальны в настоящее время.
Расходы в виде платы за аренду жилого помещения, используемого для проживания иногороднего работника, признаются
расходами по обычным видам деятельности в том месяце, за который начисляется арендная плата, в размере,
установленном договором (пп. 5, 6, 6.1, 16, 18 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации»
(ПБУ 10/99), утвержденного приказом Минфина России от 6.05.99 г. № 33н).
Налог на доходы физических лиц
В соответствии со ст. 41 НК РФ доход — это экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая
в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая для физических лиц
в соответствии с главой 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ.
Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им
как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло.
Как установлено в п.п. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ, к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в
частности, относятся суммы оплаты (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг) или
имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика. Поэтому
оплата организацией за своих сотрудников стоимости проживания признается их доходом, полученным в натуральной форме,
и с учетом п. 1 ст. 211 НК РФ суммы данной оплаты включаются в налоговую базу по НДФЛ указанных лиц (письмо Минфина
России от 14.09.16 г. № 03-04-06/53726).
В соответствии с трудовым договором оплата стоимости аренды жилья является частью заработной платы
(должностного оклада) работника. Ежемесячная стоимость такой аренды составляет 50 000 руб. Оплата
производится путем перечисления денежных средств с расчетного счета организации в адрес арендодателя. На
уплаченную сумму уменьшается размер заработной платы работника в денежной форме. Начисление заработной платы
работникам производится при каждой ее выплате. Для целей налогового учета доходов и расходов организация
применяет метод начисления.
В учете организации указанные операции следует отразить следующим образом (см. таблицу).
|
Операции по оплате организацией аренды жилья для сотрудника |
||||
|
Дебет |
Кредит |
Сумма, руб. |
Содержание операций |
Первичный документ |
|
76 |
51 |
50 000 |
Перечислены денежные средства арендодателю за работника в оплату стоимости аренды жилья |
Договор аренды, выписка банка по расчетному счету |
|
26 |
70 |
30 000 |
Учтены расходы на оплату труда в натуральной форме |
Расчетная ведомость |
|
70 |
76 |
50 000 |
Учтена стоимость аренды жилья, оплаченная за работника в счет заработной платы |
Бухгалтерская справка |
|
На дату удержания НДФЛ |
||||
|
70 |
68-НДФЛ |
6500 |
Удержан НДФЛ с дохода в виде заработной платы, выплаченной в натуральной форме, при (50 000 руб. x 13%) |
Регистр налогового учета (налоговая карточка) |
Налог на прибыль организаций
В ст. 255 НК РФ определено, что в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в
денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с
режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с
содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами
(контрактами) и (или) коллективными договорами. Поэтому, если расходы работодателя на аренду жилья для иногородних
сотрудников являются формой оплаты труда и условием в трудовом договоре, то такие расходы для целей налогообложения
прибыли могут быть учтены в составе расходов как заработная плата, выраженная в натуральной форме, при условии
соответствия расходов требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, согласно которому расходы должны быть экономически
оправданными, документально подтвержденными и произведенными для осуществления деятельности, направленной на
получение дохода.
Таким образом, на основании п. 25 ст. 255 НК РФ в целях налогообложения затраты по найму жилого помещения для
работника могут также учитываться в качестве расходов на оплату труда как другие виды расходов, произведенных в
пользу работника и предусмотренных трудовым и (или) коллективным договором. При этом существует и альтернативный
вариант признания указанных расходов, а именно арендные платежи за арендованное имущество в налоговом учете
признаются прочими расходами, связанными с производством и реализацией, на последнее число отчетного (налогового)
периода (п.п. 10 п. 1 ст. 264, п.п. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Ограничения в отношении расходов на оплату жилья работникам
По мнению Минфина России, расходы по оплате жилья работнику организации могут быть учтены для целей налогообложения
прибыли в размере, не превышающем 20% месячного заработка этого работника с учетом премий и надбавок, при условии
заключения с ним трудового договора. В период, когда такой договор не заключен и работник не состоит в штате
организации, указанные расходы вообще не могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль (письма от 14.09.16 г.
№ 03-04-06/53726, от 22.10.13 г. № 03-04-06/44206 и от 30.09.13 г. № 03-03-06/1/40369).
Следовательно, если организация решит признать расходы на оплату жилья работникам организации при налогообложении
прибыли в полном объеме, то, вероятнее всего, свою позицию она будет отстаивать в суде.
С позицией Минфина России можно поспорить на основе следующих аргументов:
1) на расходы по найму жилых помещений не распространяется 20%-ное ограничение, установленное в отношении заработка
в неденежной форме (ст. 131 ТК РФ), так как затраты организации на аренду жилых помещений для сотрудников не
являются частью заработной платы, и расходы на содержание сотрудников (в том числе связанные с арендой для них
жилья) к ней не относятся, поэтому при расчете налога на прибыль затраты на аренду квартир для иностранных
работников учитываются в полном размере; 2) установленное 20%-ное ограничение относительно выплат в неденежной форме
распространяется только на заработную плату сотрудников и не подлежит применению к иным выплатам в их пользу, к
которым в том числе относится оплата найма жилых помещений.
По условиям заключенного трудового договора работнику была предоставлена квартира для проживания, аренду
которой оплачивает организация. Стоимость аренды жилья составляет 50 000 руб. Оклад работнику установлен в
размере 120 000 руб. Ежемесячная арендная плата равна 20 000 руб.
Если организация придерживается официальной позиции Минфина России по данному вопросу, то в бухгалтерском учете
ежемесячно она будет делать следующие записи:
Дебет 76, Кредит 51 — 20 000 руб. — перечислена арендная плата за квартиру; Дебет 20 (26, 44),
Кредит 70 — 120 000 руб. — учтены расходы на оплату труда работника; Дебет 70, Кредит 76 — 20
000 руб. — отражена стоимость аренды, оплаченная за работника, в счет оплаты труда; Дебет 70, Кредит
68-НДФЛ — 2600 руб. (20 000 руб. х 13%) — удержан НДФЛ с дохода в виде заработной платы,
осуществленной в натуральной форме, при выплате работнику заработной платы в денежной форме.
В налоговом учете указанная сумма арендной платы будет включена в состав расходов на оплату труда в полном
объеме (п. 25 ст. 255 НК РФ).
Применение ПБУ 18/02
Расходы, формирующие «бухгалтерскую» прибыль (убыток) отчетного периода, но не учитываемые при
определении налоговой базы по налогу на прибыль, приводят к возникновению постоянной разницы и соответствующего ей
постоянного налогового обязательства (ПНО) (пп. 4, 7 Положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по
налогу на прибыль организаций» (ПБУ 18/02), утвержденного приказом Минфина России от 19.11.02 г. № 114н).
Воспользуемся условиями примера 2. Допустим, что оклад работника равен 60 тыс. руб. Организация
придерживается официальной точки зрения. Тогда в целях налогообложения прибыли можно учесть 12 000 руб. (60
000 руб. х 20%).
В бухгалтерском учете ежемесячно необходимо производить следующие записи:
Дебет 76, Кредит 51 — 20 000 руб. — перечислена арендная плата за квартиру; Дебет 20 (26, 44),
Кредит 70 — 120 000 руб. — учтены расходы на оплату труда работника; Дебет 99, Кредит 68-ПНО —
1600 руб. (20 000 руб. — 12 000 руб.) х 20%) — отражено ПНО; Дебет 70, Кредит 76 — 20 000 руб.
— отражена стоимость аренды, оплаченная за работника, в счет оплаты труда; Дебет 70, Кредит 68-НДФЛ
— 2600 руб. (20 000 руб. х 13%) — удержан НДФЛ с дохода в виде заработной платы, осуществленной в
натуральной форме, при выплате работнику заработной платы в денежной форме.
Варианты выплат за аренду жилья
Случаи, когда работодатель берет на себя оплату расходов по аренде жилья для своих сотрудников, достаточно распространены. При этом ситуаций, которые по нормам законодательства прямо обязывают работодателя к оплате расходов на жилье, не так много. Носят такие выплаты название компенсаций. Но чаще работодатель принимает на себя подобные обязанности добровольно, и именно они вызывают наибольшее количество вопросов.
Налогообложение этих выплат может зависеть от разных факторов:
- наличия документального подтверждения;
- оценки вида расхода для целей налогообложения;
- способа осуществления выплат.
Налогообложение такого рода расходов мы рассмотрим в 2 аспектах:
- принятие для включения в базу по прибыли;
- облагаемый НДФЛ и страховыми взносами доход сотрудника.
В отношении НДС вычет по таким расходам возможен (п. 7 ст. 171 НК РФ), но для него требуется наличие счета-фактуры (п. 1 ст. 172 НК РФ) и отнесение осуществленных затрат к деятельности, ведущейся с НДС (п. 1 ст. 170 НК РФ).
Работодатель может оплачивать аренду жилья для сотрудника, заключив договор с арендодателем напрямую, или компенсировать расходы работника. Как правильно оформить документы в обоих случаях, рассказал В. И. Неклюдов — инспектор по труду Нижегородской области. Изучите мнение чиновника, получив пробный бесплатный доступ к системе КонсультантПлюс.
Компенсации по командировкам
Однозначно решается вопрос по оплате проживания в составе командировочных выплат. ТК РФ (ст. 168) вменяет работодателю в обязанность возмещение таких расходов, и они в полной их сумме учтутся в базе по прибыли (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). В том числе, если на это есть соответствующее решение работодателя, допускается принятие расходов на проживание в местности, откуда работник может каждый день возвращаться к основному месту жительства (письмо Минфина РФ от 10.10.2016 № 03-04-06/58957).
При условии наличия документов, свидетельствующих о величине расходов на проживание, они не попадут ни под налог на доходы физлиц (п. 3 ст. 217 НК РФ), ни под страховые взносы (п. 2 ст. 422 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 закона «Об обязательном социальном страховании…» от 24.07.1998 № 125-ФЗ). При отсутствии документов, подтверждающих такие расходы, от НДФЛ будут освобождены суммы, не превышающие в сутки:
- 700 руб. по поездке, осуществленной по территории РФ;
- 2500 руб. по загранкомандировке.
А вот в части страховых взносов аналогичной оговорки ни п. 2 ст. 422 НК РФ, ни п. 2 ст. 20.2 закона 125-ФЗ не содержат. То есть при отсутствии подтверждающих расходы документов под обложение страховыми взносами попадет полная сумма компенсации расходов на проживание, оплаченных за время командировки.
Одним из вариантов предоставления жилья командированному (при частых поездках в одно и то же место) является наем работодателем жилья, которое сотрудник занимает во время пребывания в командировке. Учесть в базе по прибыли такие расходы работодатель вправе (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ), но только за те периоды, когда в арендованном жилье проживал командированный работник (письмо УФНС России по г. Москве от 24.05.2012 № 16-15/045924@). Причем в состав принимаемых расходов на таких же условиях можно включить и коммунальные платежи (письмо Минфина РФ от 05.12.2011 № 03-03-06/1/802).
Компенсационные выплаты при работе в разъездах
Аналогичная норма, обязывающая компенсировать расходы на проживание, в ТК РФ предусмотрена и в части работы разъездного характера (ст. 168.1). Расценивать такую компенсацию следует не как относящуюся к командировкам (ст. 166 ТК РФ), а как выплату, учитывающую выполнение работы в особых условиях.
Осуществляться такая выплата может 2 способами:
- как надбавка к зарплате — в этом случае размеры ее работодатель устанавливает самостоятельно, она полностью принимается в уменьшение базы по прибыли (п. 3 ст. 255 НК РФ) и как часть зарплаты подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами;
- по фактическим затратам работника, подтвержденным документально — в этом варианте она расценивается как компенсация расходов, вызванных необходимостью исполнения должностных обязанностей, полностью учитывается при определении базы по прибыли (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ) и не попадает под налог на доходы физлиц и страховые взносы (п. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 закона 125-ФЗ).
Выбор способа компенсации закрепляется во внутреннем нормативном акте.
Подробнее о таком нормативном акте читайте в статье «Положение об оплате труда работников — образец 2022».
Компенсация по переезду для работы в другой местности
Еще одним видом компенсации, предусмотренным ТК РФ (ст. 169), является оплата расходов, вызванных сменой работником места проживания из-за смены работы. Расходы эти делятся на 2 вида:
- на собственно переезд;
- на связанные с обустройством на месте новой работы.
Среди них расходы на проживание прямо не поименованы, то есть уже в самом перечне есть неопределенность в возможности отнесения к ним платы за проживание работника. И именно ее использует Минфин России (письма от 14.06.2016 № 03-03-06/1/34531, от 19.09.2014 № 03-04-06/46997) для обоснования неотнесения затрат на оплату проживания для иногороднего работника к расходам, связанным с его обустройством.
Вместе с тем суды достаточно часто признают расходы, осуществляемые работодателем на жилье для работника из другого региона, относящимися к разряду выплат, имеющих компенсационный характер (определение ВС РФ от 25.03.2015 № 309-КГ15-602, постановления Арбитражных судов Московского округа от 13.10.2016 по делу № А40-221105/2015, Западно-Сибирского округа от 21.06.2016 по делу № А67-7145/2015).
Таким образом, соотнесение расходов, связанных с оплатой проживания работника, с расходами, относящимися к его обустройству на месте новой работы, с большой долей вероятности вызовет споры с проверяющими.
Как учесть аренду квартиры для иногороднего сотрудника, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Условия и варианты добровольной оплаты проживания работника
Итак, установленная законодательством обязанность предоставить жилье человеку, приглашенному на работу из другой местности, у работодателя отсутствует. Есть здесь только 1 исключение: при приеме на работу иностранца работодатель должен гарантировать обеспечение его жильем (п. 5 ст. 16 закона «О правовом положении…» от 25.07.2002 № 115-ФЗ). Однако выдача подобной гарантии не предполагает возникновения у работодателя обязанности по оплате жилья (письмо ФНС России от 10.01.2017 № БС-4-11/123@).
Решение работодателя о добровольно принимаемых им на себя обязательствах по оплате расходов на проживание закрепляется во внутреннем нормативном документе (коллективном или трудовом договоре).
Видами подобной оплаты могут быть:
- Заселение работника в жилье, арендованное работодателем для этих целей.
- Возмещение работнику расходов на проживание по жилью, арендуемому им самим, которое возможно в 2 вариантах:
- оплата необходимых сумм непосредственно арендодателю;
- выдача сумм, уплачиваемых в качестве арендной платы, работнику.
В любом из этих вариантов работник получает доход. Причем в случае расчетов работодателя непосредственно с арендодателем (т. е. без участия работника) этот доход расценивается как выплаченный работнику в натуральной (неденежной) форме (письма Минфина РФ от 29.12.2016 № 03-04-05/79264, от 14.09.2016 № 03-04-06/53726).
Налоги при добровольной оплате расходов на проживание работника
Доход, выданный работнику (в т. ч. иностранному) в виде арендной платы, независимо от того, каким образом осуществляется эта оплата (путем передачи денег работодателем непосредственно арендодателю или выплаты соответствующей суммы самому работнику), будет облагаться (письмо Минфина России от 07.04.2017 № 03-04-09/21137):
- налогом на доходы физлиц (п. 1 ст. 210 НК РФ);
- страховыми взносами (п. 1 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
В ситуации, когда договор аренды заключает сам работодатель, ему придется осуществлять удержание НДФЛ и с того дохода, который будет выплачиваться арендодателю-физлицу, не являющемуся ИП (п. 4 ст. 226 НК РФ).
Для целей принятия в базу по налогу на прибыль расходы по оплате жилья могут быть учтены как:
- арендные платежи, если договор на аренду работодатель заключает от своего имени, причем учитывают их в базе по прибыли целиком (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ);
- выплаты социального характера (письмо Минфина России от 14.06.2016 № 03-03-06/1/34531), за счет которых базу по прибыли уменьшить нельзя (п. 29 ст. 270 НК РФ);
- часть платы за труд (письмо Минфина России от 17.07.2015 № 03-08-05/41253), которые в таком качестве возможно полностью учесть в базе по прибыли (пп. 4, 25 ст. 255 НК РФ).
Об особенностях учета расходов по оплате труда в числе снижающих базу по прибыли читайте здесь.
Для последнего варианта в ситуациях, когда работодатель сам рассчитывается с арендодателем (т. е. работник получает доход в натуральной форме), приобретает значение величина доли платы за проживание в общей сумме начисляемой работнику за месяц зарплаты. Превышение этой долей величины 20% приведет к нарушению ограничения, устанавливаемого ст. 131 ТК РФ для выплаты зарплаты в неденежной форме.
Итоги
Необходимость оплаты работнику расходов на проживание для работодателя может быть как обязательной, так и добровольной. Но при этом и в том, и в другом случае учет таких расходов в базе по прибыли и налогообложение их в качестве доходов работников может иметь варианты в зависимости от ряда факторов. Среди таких факторов наиболее существенными оказываются оценка расходов для целей обложения налогами и взносами, способ осуществления выплат, наличие документального подтверждения.
Источники:
- Налоговый кодекс РФ
- Трудовой кодекс РФ
- закон «Об обязательном социальном страховании…» от 24.07.1998 № 125-ФЗ
- закон «О правовом положении…» от 25.07.2002 № 115-ФЗ
Спасибо за уточнение.
Расходы на оплату жилья работнику признаются в целях налога на прибыль в составе расходов на оплату труда (п. 25 ст. 255 НК РФ). Поэтому, чтобы правомерно признать в расходах наем жилья для иногороднего работника, такую обязанность надо зафиксировать в трудовом договоре (Письма Минфина от 19.04.2019 N 03-04-06/28569, от 14.01.2019 N 03-04-06/1153).
Если найм жилья не считается оплатой труда, то по мнению ведомств, это социальная выплата в натуральной форме, не учитывается в расходах НУ (Письма Минфина от 14.01.2019 N 03-04-06/1153, ФНС от 28.02.2018 N ГД-4-11/3931@).
Вы можете также попробовать обосновать расходы на основании пп. 5 или 49 п.1 ст. 264 НК РФ. Аргуменами обоснованности расходов могут также выступать:
1. работник не имеет жилья по месту нахождения организации;
2. необходимость привлечения иногороднего сотрудника;
3. необходимость его постоянного присутствия в месте производства в силу выполнения должностных обязанностей.
Но эту позицию придется отстаивать в суде. Кроме того, с дохода работника в натуральной форме налоговики требуют удержать НДФЛ (пп. 1 п. 2 ст. 211, п. 1 ст. 210 НК РФ). Вместе с тем Письмом ФНС от 03.11.2015 N СА-4-7/19206@), разослан для работы территориальным подразделениям Обзор судебной практики ВС РФ, где, указано, что дохода не возникает, если жилье оплачивается в интересах работодателя (п. 3 Обзора).
Исходя из вышеизложенного, наиболее безопасной является признание расходов на оплату жилья сотрудника в составе оплаты труда и удержание НДФЛ. Остальные позиции приведут к спорам с проверяющими.
Отражение услуг по найму жилья в 1С производится документом Поступление (акт, накладная, УПД) с видом операции Услуги или Услуги аренды (Способ учета — Расходы (простая аренда)).
Для удержания НДФЛ из доходов работника посмотрите статью Доход в натуральной форме на примере суточных сверх норм
Дополнительно Компания арендует для иногороднего сотрудника жилье: как быть с НДФЛ и взносами?