Желательно умение читать бизнес процессы bpmn idef0

Время на прочтение
10 мин

Количество просмотров 99K

На сегодняшний день BPMN является одним из самых распространенных методов описания бизнес-процессов, которые сегодня уже «понятны» как бизнес-пользователям, так и программным продуктам, предназначенным для работы с бизнес-моделями. Т.е. этот язык описания также является стандартом для создания исполняемых алгоритмов в управлении бизнесом.

О том, что такое BPMN, написано много. Но практически вся информация, которую можно найти в Интернете, ориентирована на специалистов, которые ранее сталкивались с BPMN или другим стандартом моделирования бизнес-процессов. Предлагаю разобраться «с нуля» — что такое BPMN? В чем особенности и преимущества этой технологии и почему она все чаще используется для описания бизнес-процессов организации.

Методология моделирования бизнес-процессов — очень широкое понятие, по сути, это та самая база знаний, которую необходимо для практического применения языков моделирования бизнес-процессов. Я расскажу об этом в следующих статьях и не раз. Почему я акцентирую на этом внимание? Многие (и я в том числе) считают, что достаточно выучить язык бизнес-моделирования, и вы сможете строить бизнес-процессы.

Практика показывает, что базовые знания методологии моделирования бизнес-процессов здесь незаменимы. Перед тем как изучать моделирование, для начала необходимо ознакомиться с методологией бизнес-моделирования, понять общие принципы, приобрести определенные навыки бизнес-анализа и только потом приступать к изучению нотации BPMN.

BPMN: основные понятия

BPMN (Business Process Model and Notation) — это язык моделирования бизнес-процессов, который является промежуточным звеном между формализацией/визуализацией и воплощением бизнес-процесса. С помощью моделирования мы можем описать любые бизнес-процессы, и они могут выполняться в самых разных системах управления.

Можно сказать, что BPMN является частью двух основных компонентов:

• BPM (моделирование бизнес-процессов) — это среда, в которой вы непосредственно участвуете в моделировании. В одиночку или в команде.

• BPMS (система моделирования бизнес-процессов) — это инструменты для выполнения создаваемых вами моделей. Это может быть Bizagi, Comundo, ELMA и т.д.

Язык описания бизнес-процессов

И основой моделирования здесь является наличие языка описания бизнес-процессов. И важно понимать, что это действительно язык, точно так же как языки программирования или даже языки, на которых говорят люди, он тоже простой на базовом уровне и сложный, когда начинаешь изучать нюансы. В этом языке есть свои правила, семантика, правописание, свои законы, которые надо изучать и неукоснительно соблюдать. С другой стороны, как и всякий искусственный язык, предназначенный не для живого общения, а для строгого и однозначного описания каких-то действий и процессов, он принципиально проще «живых» языков, и его правила строго логичны.

Кроме того, из-за ограниченного круга задач, которые стоят перед этим языком, он гораздо более определен в терминологии. Но все же тут много нюансов, каких-то сочетаний «слов», несущих свою смысловую нагрузку. И очень важно строго соблюдать правила сочетания разных элементов языка и знать ограничения (что с чем сочетать недопустимо, как начинать описание, как заканчивать и т. д.).

И как любой технологический язык, описание бизнес-процессов имеет свои специфические конструкции, разобраться в которых без определенного уровня технологических знаний будет крайне сложно. Поэтому для изучения языка описания бизнес-процессов также важно, в первую очередь, понимать сами технологии, для описания которых он предназначен.

Например, для моделирования бизнес-процессов вам потребуются знания таких понятий, как «условия», «цикл», «декомпозиция» и др.

Важно понимать, что BPMN не является языком описания ИТ-систем. Эта нотация предназначена для описания предметной области реального бизнеса. И здесь могут быть задействованы как программные комплексы, так и люди (сотрудники компании, заказчики, поставщики). Это самое важное отличие данной нотации от графических средств описания программ.

Элементы нотации BPMN

Язык описания бизнес-процессов основан на следующих базовых объектах:

• Event – Событие;

• Activity – Действия;

• Gateway – Шлюзы или Развилки;

• Flow – Поток;

• Date – Данные;

• Artefact – Артефакты;

• Swimline – «плавательные дорожки»;

• Pool (Пул) — набор.

EVENT (СОБЫТИЕ)

Event — это событие, которое произошло в описании процесса. Эти события могут быть начальными, конечными или промежуточными.

ACTIVITY (ДЕЙСТВИЯ)

Activity – это те действия (задачи), которые необходимо выполнить на определенном этапе бизнес-процесса. При моделировании их обычно обозначают прямоугольниками, что соответствует сути действия.

Действия могут быть элементарными, т. е. неделимыми на некоторые более простые действия, и неэлементарными, т. е. такими, которые при детализации распадаются на последовательность определенных более простых действий.

Обычно действия делятся следующим образом:

Задача – единица работы. Если задача помечена символом +, то задача является подпроцессом и может быть детализирована.

Событийный подпроцесс помещается внутри другого процесса. Он начинает выполняться, если инициируется его начальное событие. Событийный подпроцесс может прерывать родительский подпроцесс или выполняться параллельно с ним.

Вызывающее действие является точкой входа для глобально определенного подпроцесса, который повторно используется в данном процессе.

GATEWAY (ШЛЮЗ, РАЗВИЛКА)

GATEWAY — это управляющий узел, который появляется при условном разветвлении бизнес-процесса. Графически изображается в виде ромба.

Шлюзы нужны и в тех случаях, когда процедура зависит от определенных факторов. Например, при работе с покупателями шлюз появляется на этапе, когда клиент принимает решение о покупке — «да или нет». При положительном решении необходимо совершить покупку, при отрицательном — выяснить возможные причины отказа, работать с «отказом» и т.д.

Наиболее используемые развилки

Оператор исключающего ИЛИ, управляемый данными. При ветвлении направляет поток лишь по одной из исходящих ветвей. При синхронизации потоков оператор ожидает завершения одной входящей ветви и активирует исходящий поток управления.

Оператор ИЛИ. При ветвлении активируется одна или более ветвей. При слиянии все выполняющиеся входящие ветви должны быть завершены.

POOL (ПУЛ)

Пул — это объект, описывающий один процесс на диаграмме. Его может не быть на карте, но он всегда есть. На одной диаграмме может быть несколько Пулов. Пул может быть расширен для просмотра деталей.

Пул также может содержать так называемые «дорожки». Они нужны для того, чтобы указать участников процессов, которые скрыты в пуле. Например, в процессе работы с клиентами участвует менеджер по продажам, начальник отдела продаж, возможно, бухгалтер или кассир.

Пулы (участники) и дорожки отражают распределение обязанностей. Пул или дорожка обозначает организацию, роль или систему. Дорожки позволяют иерархически делить пулы и другие дорожки.

Порядок обмена сообщениями может быть задан при помощи потока сообщений и потока управления.

DATE OBJECT (ДАННЫЕ, ОБЪЕКТЫ ДАННЫХ)

Объекты данных — это элемент, указывающий, какие данные и документы необходимы для начала действия или каковы результаты завершенного действия.

Объект данных может быть сгенерированным заказом. Для менеджера это будет результат действий, а для склада, принимающего заказ, начало действия (сбор товара и отгрузка).

MESSAGE (СООБЩЕНИЕ)MESSAGE (СООБЩЕНИЕ)

Этот элемент необходим для отображения отношений между двумя участниками процесса.

ARTEFACT (АРТЕФАКТЫ)

Под артефактами в BPMN понимаются объекты, не являющиеся действиями и не имеющие прямого отношения к действиям. Это могут быть любые документы, данные, информация, не влияющие непосредственно на выполнение процесса.

Существует два типа артефактов:

• Группа объектов;

• Текстовая аннотация.

Группа объектов — это еще один способ объединить несколько элементов под общим символом, чтобы сэкономить место на диаграмме и упростить ее чтение. Здесь различные виды деятельности собраны под одним общим названием. Группа объектов также всегда может быть подробно рассмотрена. Группа выглядит как прямоугольник со скругленными углами, выполненный пунктирной линией с точками.

Текстовые аннотации используются для различных уточнений к диаграмме. Это могут быть комментарии, пояснения, другая информация, которая повысит читабельность схемы. Аннотации представляют собой незамкнутый прямоугольник, выполненный сплошной линией, от которого к объекту аннотации ведет линия, состоящая из точек.

Исполняемые и неисполняемые бизнес-процессы

В бизнес-моделировании процессы можно разделить на два типа — исполняемые, которые реально будут работать с помощью специального программного обеспечения типа Bizagi, и неисполняемые, т.е. бизнес-модели, которые нужны только для изучения и демонстрации вариантов того, как предприятие работает.

В принципе, особой разницы между их построением нет, здесь важен лишь желаемый результат. Либо бизнес-модель будет применяться только для облегчения взаимопонимания между заказчиком (менеджером) и консультантом (исполнителем). Либо эта нотация в дальнейшем будет использоваться в какой-то программной среде для организации работы компании. В нормальных руководствах вы не найдете такого деления на две части. Но я лично считаю, что есть смысл условно разделить бизнес-процессы таким образом, так как при разном желаемом результате потребуется разная глубина проработки деталей и выбор возможных инструментов для работы.

Исполняемые бизнес-процессы должны быть построены в строгом соответствии со всеми правилами нотации BPMN, иначе программное обеспечение не сможет корректно работать с составленной бизнес-моделью. Исполняемые процессы нужны, например, на предприятиях, где принят процессный подход к деятельности. Программное обеспечение позволяет отслеживать все процессы в режиме реального времени, а на основании данных, полученных на каждом этапе, руководитель компании и отделов всегда сможет понять, на каком этапе находится работа над тем или иным процессом. Этот метод позволяет значительно повысить эффективность управления.

Неисполняемые бизнес-процессы нужны исключительно для демонстрации бизнес-модели. Это может быть диаграмма, показывающая реальное положение дел на предприятии, это может быть наглядная иллюстрация предполагаемых изменений в реинжиниринге. При этом, конечно, можно использовать любые удобные инструменты, в том числе и традиционный для многих IDEF0. А соблюдение правил языка моделирования необходимо только для достижения взаимопонимания.

Приступая к работе с BPMN, первоначально рекомендуется создавать неисполняемые бизнес-процессы. Это действительно очень удобные нотации для иллюстрации предложений, демонстрации «узких мест» в бизнесе, даже просто для себя понять структуру работы организации очень удобно с помощью нотаций. В этом очень помогает визуальная графика и строгие правила.

Исполняемая версия требует глубоких знаний BPMN, а также внимательного отношения к каждой детали, также как создаете программа (алгоритм) для компьютера, просто используя графическую нотацию, а не текстовый язык. Это работа для опытных специалистов.

Подходит ли BPMN для малого и среднего бизнеса?

Нотации BPMN можно и даже нужно использовать при работе с малым и средним бизнесом. Вполне возможно, что вы не будете реализовывать бизнес-модель на программном уровне, так как это всегда дополнительные затраты, а в среде малого бизнеса нет необходимости в таких инструментах для контроля и анализа работы.

Но, тем не менее, на уровне неисполняемых бизнес-процессов я очень активно использую BPMN. Дело в том, что несмотря на сложность записи (т.е. обучение и умение работать с нотациями), уровень понимания BPMN невысок, т.е. чтение нотаций не требует каких-то специальных знаний и навыков. Графические обозначения понятны интуитивно. И я еще не встречал ни одного человека, которому было бы трудно читать нотации. Эта нотация создана специально для нахождения общего языка между аналитиком и обычными бизнесменами (менеджерами).

В итоге, как я писал выше, с помощью BPMN вы экономите свое время и время заказчика (менеджера) и достигаете наивысшего уровня взаимопонимания. Нотации не допускают «двойного чтения», поэтому очень помогают в работе.

Минусы и важные особенности BPMN

Для выбора любого средства также важно понимать возможные недостатки:

• В нотации BPMN имеется значительное количество понятий и терминов, их необходимо знать и правильно применять.

• Высокий начальный уровень. Как и в случае с любым многофункциональным инструментом, для изучения требуется больше времени по сравнению с другими нотациями (IDEF0, IDEF3).

• Требуется знание бизнес-анализа. В BPMN модели — это не просто картинки или диаграммы, которые можно нарисовать в любом графическом редакторе. Здесь очень важна хорошая структура и четкая последовательность.

Пример практического применения BPMN

Конечно же, без примера описание моделирования бизнес-процессов было бы неполным и не до конца понятным. В качестве иллюстрации моделирования в нотации BPMN можно взять процесс регистрации пассажира на рейс самолета.

Применение диаграмм BPMN на практике

• Делайте диаграммы как можно разветвленными. Чем больше элементов на вашей диаграмме, тем труднее ее будет читать вам и вашим клиентам.

• Используйте максимально простую и понятную терминологию. Очень важно, чтобы ваши клиенты, а также техники, которые будут работать с диаграммами, понимали все (или почти все) термины без дополнительных пояснений.

• Все имена процессов должны быть максимально информативными и понятными. В противном случае читабельность диаграммы также будет крайне низкой. Имена процессов лучше всего подходят либо к терминам, используемым в конкретной организации для описания работы, либо просто к интуитивно понятным фразам.

• Также важно четко указать обязанности сотрудников компании, бизнес-модель которой вы описываете. Самое простое решение — выбрать имена среди существующих подразделений. А если желаемой должности или отдела в компании еще нет, не бойтесь придумать ее самостоятельно. Но постарайтесь сделать название еще и «говорящим», понятным широкому кругу бизнес-аудитории.

• Должно быть достаточно подпроцессов, чтобы избежать ненужных деталей, но не более того. Помните о чувстве меры. Если подпроцессов слишком мало, то действия, которые должны быть спрятаны в них, будут в общем процессе, создавая дополнительные объекты, стрелки, ответвления и, как следствие, путаницу. Если переборщить со стремлением убрать все в подпроцессы, то диаграмма потеряет свою информативность, а некоторые изменения в подпроцессе начнут косвенно влиять на результаты всего процесса.

• Не бойтесь ошибаться! Если вы сделаете ошибку в исполняемой методологии, это очень быстро обнаружится при запуске (отладке) процесса. Если вы создаете просто наглядную схему, то мелкие ошибки не так важны, главное, чтобы эта схема помогла вам и людям, для которых вы ее делаете (заказчикам, техническим специалистам), понять все нюансы вашей идеи. И в любом случае они учатся на ошибках, а корректировки бизнес-модели можно вносить быстро и легко.

Какой бы вариант бизнес-моделирования вам не понадобился, бояться BPMN не стоит — нотация очень проста в освоении, а вашим коллегам и клиентам не нужны даже минимальные знания, чтобы читать такие схемы, моделирование очень понятен, а готовые диаграммы интуитивно понятны. понятно. Попробуйте, у вас тоже обязательно все получится.

Нотации – графические модели, которые используются, чтобы фиксировать бизнес-процессы, анализировать их и оптимизировать. По сравнению с текстовыми описаниям, графические модели занимают меньше места, помогают увидеть алгоритм наглядно, представить, как он проходит от начала до конца. Однако, в отличие от текстового описания, графическая модель хуже передаёт детали.

Нотации применяются, чтобы сотрудники могли понять и запомнить схему, по которой они должны, к примеру, обрабатывать заявку на поставку партии товара. А руководителю схема будет полезна, чтобы он мог найти проблемные или избыточные элементы (этапы, сотрудников), внести нужные корректировки. Часто это помогает ускорить или удешевить работу компании.

По аналогии с языками программирования, нотации называют языками моделирования бизнес-процессов.

Сегодня в мире наиболее популярны 3 нотации:

• IDEF0.
• EPC.
• BPMN.

Когда возникли нотации?

Первая, IDEF0, возникла в армии, точнее – в ВВС США, произошло это в 1980-х годах. Целью была оптимизация работы предприятий, выпускающих военную продукцию.

Вторая, EPC (Event-driven Process Chain), появилась на 10 лет позднее. Её название (“цепочка событийных процессов”) даёт понять, что фокус сделан именно на событие.

Нотация BPMN – часть концепции BPM (управления бизнес-процессами). Впервые она возникла в 2004 году (версия 1.0) и несколько раз модернизировалась в 2008, 2009, 2011 и 2013 годах. Самая последняя версия – BPMN 2.0.2.

Рассмотрим особенности каждой из нотаций и их отличия.

Нотация IDEF0

Она позволяет создать модель, которая будет отражать:

• Структуру системы.
• Функции.
• Потоки ресурсов, информации.

Модель IDEF0 разворачивается одновременно слева направо и сверху вниз, по диагонали. Объекты, расположенные левее / выше, доминируют над теми, которые находятся правее / ниже. Доминирующие объекты могут включать в себя зависимые: например, доставка заказа – это элемент, входящий в состав более масштабного процесса управления заказами. Также доминирующие объекты могут являться предшествующими этапами для зависимых: получение заявки – согласование заявки.

Графические элементы:

• Прямоугольники – действия или этапы.
• Стрелки – ресурсы, исполнители, необходимые для совершения действия или прохождения этапа.

Главное достоинство IDEF0 – крайне высокая степень детализации, можно создать модель, которая будет учитывать на каждом этапе практически все ресурсы, сотрудников, которые потребуются даже для самых сложных алгоритмов. Недостатком является то, что графическая модель занимает очень много места, её тяжело читать, не имея специальных навыков.

Ещё один минус: с помощью IDEF0 лучше всего описываются модели, где бизнес-процесс представляет собой одну цепочку, без развилок. Если на пути он встречает множественные “или”, работать с IDEF0 становится очень сложно.

Нотация EPC

Она использует значительно больше элементов – разноцветных фигур.

• Розовые фигуры – события.
• Зелёные – функции (действия).
• Жёлтые — исполнители.
• Серые – ресурсы.
• Оранжевые – информационные системы.

Модель разворачивается сверху вниз, более высокие элементы предшествуют более низким.

В качестве соединительных элементов используются, помимо стрелок, разделители “и”, “или”, “исключающее или”. Благодаря этому EPC лучше подходит для ветвящихся бизнес-процессов.

Чтобы выстроить схему, сначала определяются стартовое / финальное событие, затем – промежуточные события, необходимые для них исполнители, ресурсы.

Достоинство EPC – простота для восприятия. Разноцветные элементы делают модель более “живой”, приятной для глаз, а это немаловажно, если требуется нарисовать схему для сотрудников или провести презентацию.

В отличие от предыдущей нотации, эта позволяет выстроить сложные развилки и длинные параллельные ряды событий. Каждый элемент можно разложить на более мелкие элементы, построив для него отдельную схему.

Главный недостаток EPC в том, что её структурной единицей является событие, поэтому приходится создавать события для любых, даже самых незначительных этапов. EPC справедливо критикуют и за обилие тавтологических элементов: задача “определить исполнителей” – событие “исполнители определены”, задача “согласовать договор” – событие “договор согласован”. Если схема длинная и сложная, такие элементы её перегружают, как и многочисленные стрелки от “исполнителей” к “”событиям”, особенно если один исполнитель отвечает за множество событий, или на одно событие назначено несколько сотрудников.

Нотация BPMN

Её центром является именно бизнес-процесс, и она используется, чтобы показать алгоритм его прохождения.

Основные элементы BPMN:

• Задача (прямоугольник).
• Событие (круг).
• Шлюз, развилка (ромб).
• Поток, ход (стрелка).
• Базы данных, документы.
• Сноски.
• Пулы.

Базовая нотация BPMN включает не более 10 типов значков и помогает описать алгоритм в такой форме, которая будет понятна бизнес-пользователю, не прошедшему специального обучения. Расширенная BPMN содержит около 100 значков и позволяет сделать регламент машиночитаемым, причём не допуская разночтений.

Главное преимущество BPMN – она лучше всего подходит, если нужно описать именно бизнес-процесс, сделав его понятным даже для рядовых сотрудников. Сегодня BPMN пользуется популярностью: большинство вендоров, предлагающих системы BPM, предусматривают работу c BPMN: схему, созданную с её помощью, можно сделать исполняемой, подключив возможности информационной системы.

Недостаток BPMN в том, что она зациклена на бизнес-процессах и плохо подходит для описания структуры предприятия или дерева целей. При использовании расширенной версии схема усложняется, и понять её человеку без специальных навыков будет уже сложно.

В целом BPMN сегодня наиболее распространена, именно она пользуется наибольшим уважением в международной Ассоциации BPM-профессионалов (ABPMP). Выбор нотации для конкретного случая зависит от того, что именно будет описываться с её помощью, а также от информационных систем, которые планируется применять.

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.

Иллюстрация: Andrea Piacquadio / Pexels / Colowgee для Skillbox Media

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Дипломированный специалист по автоматизации бизнес-процессов. Девять лет опыта в бизнесе и консалтинге. Смоделировал более тысячи процессов для торговых и промышленных предприятий. Основатель OkoCRM.

---

Фото: личный архив Александра Завьялова

Ни один процесс нельзя улучшить, предварительно не описав его. Это касается не только бизнес-процессов больших компаний, но и алгоритмов работы ИП или самозанятых. Прежде чем оптимизировать бизнес-процессы, важно зафиксировать, как они работают, — то есть смоделировать.

О базовых терминах и идеях в области бизнес-процессов мы рассказали в большом гайде. В этой статье разберём подробнее:

• что такое моделирование бизнес-процессов и нотации для моделирования;
• какие есть подходы к моделированию и кто этим обычно занимается;
• как изображают бизнес-процессы;
• как самостоятельно описать бизнес-процессы.

---

Бизнес-процессы — любые операции внутри компании, которые помогают решать бизнес-задачи и зарабатывать. Моделирование бизнес-процессов — описание этих операций и документирование требований к ним.

Ответственные за моделирование разбираются в процессах компании и описывают, кто, что и как делает. Изучают каждую операцию и разбивают её на этапы. Сначала описывают всё это текстом, затем превращают описание в схему.

В профессиональном моделировании бизнес-процессов часто используют нотации. Нотация — это набор правил для графического описания бизнес-моделей. Нотации описывают:

• какие иконки использовать в моделировании и как их читать;
• как отображать последовательность действий в процессе и отношения внутри него;
• какие элементы обязательно нужно включить.

Нотации нужны для того, чтобы любой человек понимал, что изображено на схеме. Даже если пользователь видит её впервые, он должен разобраться.

Специалисты придумали много вариантов нотаций. Их делят на две основные категории:

• Структурные. Они показывают элементы процесса и взаимосвязи между ними. Это нотации стандарта IDEF: IDEF0, IDEF1x, IDEF4, IDEF5.
• Динамические. Они показывают логику выполнения процессов, последовательность и варианты их использования. Это нотации DFD, EPC, BPMN.

Ниже, когда мы будем говорить о подходах к моделированию, расскажем о двух вариантах нотаций — IDEF0 и BPMN.

С получившейся моделью бизнес-процесса работают дальше. Двигают элементы так, чтобы корректировать продолжительность цикла, влиять на качество результата или снижать себестоимость. Это называется оптимизацией бизнес-процесса — подробнее о ней говорили в статье. Но прежде чем оптимизировать и улучшать, важно провести качественное моделирование.

В моделировании бизнес-процессов есть три основных подхода: функциональный, процессный и ментальный. В следующих разделах разберём их подробнее.

Иногда можно встретить и другие подходы, но обычно это гибридные решения, собранные из основных. Каждый из трёх подходов предполагает, что процессы нужно визуализировать — рисовать их в виде схем. Различия подходов — в принципах визуализации.

При этом подходе описывают результаты, которые нужно получить, и ресурсы, которые при этом будут задействованы, без учёта последовательности действий.

У модели есть точки входа и выхода: то, что имеем на старте, и то, что хотим получить. Внутри — промежуточные результаты, ресурсы и факторы, которые влияют на процесс.

Задача функционального подхода — показать, какие факторы нужно учесть и какие ресурсы задействовать, чтобы процесс состоялся. Подробного описания действий в этом случае не будет, но появится общее представление о процессе.

Я использую этот подход, чтобы оценить результативность бизнес-процесса, а также для того, чтобы показать свои идеи и варианты решений: от общего к деталям.

На мой взгляд, функциональный подход понятнее всего реализован в нотации IDEF0. Она рассматривает процесс как совокупность логически связанных между собой работ. Нотация показывает, как объекты подчинены друг другу внутри процесса.

Разберём на примере. Пусть это будет изготовление рекламного ролика.

Процесс изготовления рекламного ролика — основной блок с процессами. Я называю его «чёрный ящик». У него есть три входа и один выход:

1. Сверху — вход для информации о контроле и ограничениях. Это данные, которые определяют условия для реализации процесса. Например, при разработке ролика нас будет ограничивать законодательство и стайлбук заказчика. А ещё мы будем опираться на перечень услуг клиента — чтобы в рекламе были корректные данные.

2. Слева — вход для основной информации. На её основе будет создан результат. В примере с роликом, чтобы получить эту информацию, для заказчика проводят брифинг.

О том, как составить бриф для клиента в рекламе и digital, писали в статье.

3. Снизу — вход для механизма, который будет осуществлять функцию. В примере с роликом это CRM, где хранятся данные о заказчике, и сотрудники телеканала, которые будут снимать ролик.

4. Справа — выходы. Это результаты, которые мы получим: заключим договор, снимем ролик и предложим сотрудничать на постоянной основе.

Вот как функция будет выглядеть в виде диаграммы.

В итоге из нескольких таких диаграмм можно собрать одну большую. Важно соблюдать правила расположения данных — сверху, слева и снизу, — чтобы связи между ними сохранялись.

Для неподготовленного управленца это самый понятный подход. Его используют, когда уже определены границы процесса — начало и конец события.

При процессном подходе описывают не результат, а действия, которые необходимо совершить для достижения результата. Процесс можно детализировать сколько угодно — вплоть до операций каждого сотрудника. Получается блок-схема.

Я сторонник процессного подхода. В результате него получаются более прикладные модели, которые понятны и руководителю компании, и исполнителям. Функциональный же подход больше полезен для общего проектирования процессов — и далёк от их практической реализации.

Например, в функциональном подходе «Обработка заявки» — только один из элементов входа. В центре внимания — результат, то есть заключение сделки. В процессном подходе «Обработка заявки» — большой алгоритм. Он подробно описывает действия всей команды.

У процессного подхода есть свои нотации. Стандартом считается BPMN — базовый набор условных обозначений. Его используют для изображения бизнес-процесса в виде блок-схемы.

Нотация BPMN есть в каждом конструкторе для моделирования, но пользоваться ей не обязательно. Гораздо важнее, чтобы схема процесса была читаемой и понятной для руководителя и исполнителей.

Для примера нарисовали блок-схему обработки заявки в учебном центре. Она не соответствует канонам BPMN, но всё равно наглядна и понятна.

Это вариант моделирования «для себя». Его используют, чтобы структурировать общие представления о бизнес-процессе, но не раскладывать его на этапы и не составлять алгоритмов.

При ментальном подходе на процесс смотрят не как на последовательность результатов или действий, а как на набор связанных друг с другом понятий. Обычно их собирают на интеллект-карте: в центре «чёрный ящик» с процессом, на орбите — связанные с ним идеи и элементы. Жёстких рамок и нотаций нет — карты рисуют в произвольной форме.

Такая визуализация помогает найти решение, как сделать процесс эффективнее. Дальше это решение воплощают на основе процессного подхода: забирают в основную модель главные элементы, а ненужные отбрасывают.

Ниже дан пример ментальной карты процесса снабжения предприятия. На карте собраны понятия, которые связаны между собой внутри процесса. Но по этапам они не распределены.

Обычно моделированием бизнес-процессов занимаются внутренние сотрудники компании или подрядчики. Выбор исполнителя зависит от размеров бизнеса и целей моделирования.

Например, если нужно построить воронку продаж для CRM и при этом нет цели улучшать процессы, можно строить модель можно своими силами. Когда цель моделирования в том, чтобы оптимизировать процессы, лучше обратиться к аналитикам. Для оптимизации нужно глубоко разобраться в процессах и ещё и думать над тем, как их доработать. Потребуется опыт и знание инструментов.

Рассмотрим, кто может заниматься моделированием процессов.

Собственник и сотрудники. В небольших компаниях лучше, чтобы процессы моделировал собственник: он знает свой бизнес и сможет подробно его описать. Самих процессов в таких компаниях немного, а сложная детализация обычно не нужна.

В компаниях покрупнее собственнику лучше привлекать к моделированию помощников: собрать команду из руководителей отделов и проработать основные процессы вместе. Например, процессы в отделе продаж лучше разбирать со старшим менеджером, а процессы в цехе — с главным инженером.

Подрядчики. В среднем и крупном бизнесе моделировать бизнес-процессы внутренними силами точно не получится — количество и объём всех процессов уже не укладываются в голове собственника.

В этом случае моделированием занимается экспертная группа. В неё входят приглашённые бизнес-аналитики и специалисты, участвующие в моделируемых процессах.

Моделирование как отдельную услугу заказывают редко. Чаще это один из этапов внедрения систем автоматизации — CRM, ECM или ERP. Это работает по такой схеме:

• Команда внедрения — подрядчик — приходит на территорию заказчика.
• Она описывает процессы, проводит аудит и составляет аналитический отчёт с вариантами оптимизации.
• Заказчик утверждает отчёт.
• Подрядчик внедряет систему автоматизации с уже оптимизированными процессами.

Чаще всего бизнес-процессы моделируют графически, в виде карт и схем, как мы показывали выше. Иногда описывают текстом — в виде пошаговой инструкции с уточнениями, кто и что делает. Также используют таблицы: в строках пишут действия, а в столбцах — исполнителей и этапы.

На мой взгляд, графическое моделирование — наиболее удобное и наглядное. Изобразить бизнес-процессы можно двумя способами: в специальных программах для моделирования и в обычных графических редакторах.

В специальных программах. Это способ для профессионалов в моделировании.

Специальный софт удобен тем, что шаблоны нотаций уже вшиты в него, — не нужно изучать правила иллюстрирования дополнительно. Но придётся разбираться в функциональности программ.

Вот четыре конструктора, которые я использовал в своей практике для моделирования процессов:

• Microsoft Visio 2010 — векторный графический редактор для создания разных видов схем: блок-схем, схем технологических процессов, моделей бизнес-процессов, планов зданий и этажей, трёхмерных карт и так далее. Платный.
• Bizagi Process Modeler — программа для моделирования процессов по нотации BPMN с возможностью совместной работы. Бесплатная.
• ARIS Express — программа для моделирования бизнес-процессов и оргструктуры с нотациями eEPC или BPMN. Бесплатная.
• Business Studio — система, в которой можно описать, оптимизировать и регламентировать бизнес-процессы предприятия. Платная.

Как правило, у всех платных конструкторов есть демоверсии, которых хватает, чтобы смоделировать простой процесс. Но повторюсь, специальное ПО — вариант для профессионалов. Не нужно тратить на него время, если вы не планируете моделировать бизнес-процессы постоянно.

В графических редакторах. Этот способ подойдёт для новичков, которые только знакомятся с моделированием бизнес-процессов. Проще всего взять обычный графический редактор — например, Microsoft Paint, Figma или Adobe Photoshop — и самостоятельно нарисовать интуитивно понятную схему процесса.

Также для изображения бизнес-процессов используют сервисы для создания ментальных карт. На мой взгляд, самые удачные из них — XMind, Diagrams и MindManager.

При выборе сервиса главное, чтобы пользователю было удобно пользоваться им и чтобы было понятно, что получается в итоге. Стандартизация и каноны при этом не так важны. На первых порах для внутреннего использования этот вариант самый доступный.

Покажем, как описать и смоделировать бизнес-процесс, на примере обработки заявки учебного центра. Использовать конструкторы не будем — все модели из примера построим в графическом редакторе.

1. Задаём точки входа и выхода. Вход — первое событие в процессе, выход — результат. Так обозначают границы, чтобы потом наполнить процесс действиями. Нужно определить:

• Когда начинается процесс. В нашем примере это момент получения заявки от клиента. Если компания использует CRM, точкой входа будет попадание заявки в систему.
• Когда процесс закончится. Это момент успешной реализации сделки: клиент оплатил счёт, а продавец и логист организовали доставку.

Можно придумать несколько вариантов точек входа и выхода — для разных вариантов развития события.

2. Описываем элементы. При составлении схемы перед глазами нужно держать основную информацию о процессе, чтобы ничего не забыть. Для этого в любом файле подробно описываем:

• зачем нужен процесс;
• из каких шагов и действий он состоит;
• кто исполнители;
• есть ли ограничения по срокам — сколько времени должен занимать весь процесс и его отдельные шаги;
• какие события сопровождают действия исполнителей — например, обмен документами, информацией, денежные переводы;
• какого результата нужно достичь — например, нужны подготовленные документы или оплата по счёту;
• перечень ресурсов — что исполнителю нужно для реализации процесса;
• показатели эффективности — по каким параметрам отслеживать, достигнута цель процесса или нет;
• детали и особенности отдельных этапов.

Здесь лежит шаблон текстового описания процесса.

3. Выделяем основные этапы процесса. На основе описанного в предыдущем пункте процесса составляем блок-схему. В графическом редакторе рисуем каркас — основные этапы в пределах границ входа и выхода.

4. Добавляем детали. Наполняем каркас «мясом» — основными событиями по процессу и действиями исполнителя по алгоритму.

5. Задаём роли. В процессе может быть несколько исполнительских ролей. Их может выполнять один или несколько сотрудников. Обычно роли обезличены, без уточнения фамилий, — только должности.

6. Наполняем схему ресурсами. Отмечаем на схеме источники ресурсов, которые будут использовать в бизнес-процессе. Например, какие документы кто кому и на каком этапе отправит, какие базы и системы для этого будет использовать.

В нашей «ручной» схеме — это просто дополнительные элементы в алгоритме. Если для моделирования используется специальный софт, к схеме можно прикрепить ссылки.

Блок-схема готова. Если таких схем несколько, их процессы можно связать друг с другом на одной карте.

Схемы и алгоритмы нужны, чтобы сделать процессы эффективнее и полезнее для бизнеса. Кроме этого, с готовыми моделями бизнес-процессов проще проводить автоматизацию. Об автоматизации бизнес-процессов расскажем в следующей статье.

• Бизнес-процессы — любые операции внутри компании, которые помогают решать бизнес-задачи и зарабатывать. Моделирование бизнес-процессов — описание существующих в компании процессов и документирование требований к ним.
• В моделировании бизнес-процессов есть три основных подхода: функциональный, процессный и ментальный. Самый понятный подход для неподготовленного человека — процессный. Он даёт подробный алгоритм действий для сотрудников и глубокую детализацию операций.
• Моделировать процессы можно своими силами — если бизнес небольшой и несложный. Если в дальнейшем нужно оптимизировать процессы, лучше привлечь консультантов.
• Бизнес-процессы обычно описывают графически — в виде карт и интуитивно понятных схем. Так с ними проще работать.
• Смоделировать процесс можно самому: разобрать внутреннюю кухню компании, описать в тексте все алгоритмы и на основе этого построить схему в графическом редакторе.

Другие материалы Skillbox Media для менеджеров

Эффективный руководитель

Вы научитесь разрабатывать стратегию, ставить цели, создавать бизнес‑процессы и комфортный климат в команде. Найдёте точки роста в своей компании, сможете претендовать на повышение или масштабировать бизнес.

Узнать про курс

В этой статье мы поговорим про основы бизнес-анализа и рассмотрим наиболее популярные на сегодня нотации моделирования UML, BPMN и EPC, а также покажем, почему структурные методы IDEF0, IDEF1 и DFD до сих пор актуальны. Читайте в этом материале, где и как использовать различные нотации бизнес-моделирования и что рекомендует руководство BABOK.

Что такое бизнес-моделирование: взгляд BABOK на многообразие нотаций

Прежде всего отметим, что цель этой статьи – не научить читателя рисовать диаграммы в той или иной нотации моделирования, а показать возможности этих инструментов для практикующего бизнес-аналитика. Начнем с определения: нотация бизнес-моделирования – это система графических элементов, символов и условных обозначений, для описания процессов или систем, позволяющая описать ключевые понятия предметной области и их взаимоотношения. Используемые при этом символы, условные и графические обозначения составляют алфавит нотации, с которым можно работать по специальным правилам применения его элементов [1]. Существует множество нотаций, используемых при описании бизнес-процессов и проектировании информационных систем, например, один только стандарт UML (Unified Modeling Language) включает 12 видов диаграмм для объектного моделирования при разработке программного обеспечения [2].

Семейство стандартов IDEF (ICAM или Integrated DEFinition) насчитывает целых 14 методологий, каждая из которых предназначена для моделирования процессов или систем с определенной точки зрения. Например, IDEF0 наглядно показывает структуру процессов и систем за счет функциональной декомпозиции, IDEF1x используется при проектировании реляционных баз данных, позволяя создавать ERD-диаграммы (Entity Relationship Diagram), с помощью IDEF3 можно документировать логику выполнения процесса и пр. [3]. Наконец, среди наиболее часто используемых на практике нотаций стоит упомянуть DFD (Data Flow Diagram, диаграммы потоков данных), EPC (Event-driven Process Chain, событийная цепочка процессов) и BPMN (Business Process Management Notation, нотация моделирования бизнес-процессов).

Некоторые из перечисленных нотаций частично дублируют назначение друг друга и даже похожи визуально. К примеру, у BPMN очень много общего с EPC и UML-диаграммой деятельности (Activity Diagram), а также процессным методом IDEF3 [4]. В свою очередь, объектный метод IDEF3 пересекается с UML-диаграммой состояний (State Diagram) [5], а IDEF4 вообще включает целый набор методов, аналогичных UML, позволяя проектировать систему «сверху вниз» через моделирование классов, объектов и взаимоотношений между ними [6].

Чтобы не запутаться в многообразии различных нотаций моделирования, бизнес-аналитику стоит помнить, что все эти диаграммы – всего лишь инструмент для описания процесса или системы с определенного ракурса. В частности, профессиональное руководство BABOK (Business Analysis Body of Knowledge) по бизнес-анализу [7], о котором мы рассказывали здесь, поясняет, что для комплексного описания системы следует использовать несколько нотаций моделирования, т.к. ни одна точка зрения не может автономно определить всю архитектуру сложного объекта. Более того, BABOK подчеркивает, что попытки вложить слишком много информации в одну точку зрения и представить все аспекты сложной системы, таких как набор требований к программному обеспечению, архитектура предприятия, корпоративные бизнес-процессы и пр., только усложнят видение и не позволят получить модели приемлемого качества.

Таким образом, на практике бизнес-аналитик работает с несколькими нотациями, чтоб описать бизнес-процессы предприятия или специфицировать требования к программному продукту. Разумеется, в реальности при этом используются не все вышеуказанные нотации бизнес-моделирования. Далее мы рассмотрим, какие диаграммы и для чего чаще всего применяются в практическом бизнес-анализе.

Структура и динамика: как описать системы и бизнес-процессы

Все многообразие нотаций бизнес-моделирования можно разделить на 2 категории:

• Структурные, которые показывают компонентный состав исследуемого объекта и взаимосвязи между его элементами. Например, UML-диаграммы классов, компонентов, кооперации, композитной структуры, развертывания, пакетов, объектов и профилей. Из нотаций стандарта IDEF к структурным относятся IDEF0, IDEF1x, IDEF4, IDEF5 и IDEF.
• Динамические, которые показывают движение потоков данных или логику выполнения процессов. Например, DFD, EPC, BPMN, а также UML-диаграммы деятельности, состояний, вариантов использования и последовательностей.

На практике все перечисленные нотации моделирования используются довольно часто, однако тут стоит отметить некоторые особенности применения в зависимости от контекста:

• в задачах системного анализа и синтеза, таких как разработка совершенно нового технического продукта (ракета, автомобиль и пр.), преимущественно используются комплексные методологии семейства IDEF, позволяющие проектировать систему «сверху вниз» за счет функциональной декомпозиции – разбиения сложного объекта на более простые элементы с их последующим описанием;
• при разработке требований к программному обеспечению и документировании готового решения чаще всего применяется стандарт UML, позволяющий описать проектируемый продукт в объектно-ориентированных терминах. Для описания структуры базы данных используется ERD-нотация IDEF1x (Extended). А DFD-диаграмма наглядно продемонстрирует движение потоков данных между различными хранилищами (СУБД, файлы, бумажные и другие материальные носители) и процессами по их преобразованию. Подробнее о том, как разработать DFD-диаграмму, читайте здесь.
• для описания бизнес-процессов предприятия с целью их анализа и последующей оптимизации используются нотации IDEF0, BPMN, EPC. При этом указанные методы отлично дополняют друг друга, детализируясь от структуры метапроцессов, таких как «продвижение и продажи», «осуществление основного вида деятельности» и пр., представленных в IDEF0, к пошаговым алгоритмам, показывающим логику исполнения процессов в виде EPC- или BPMN-диаграмм. Например, именно такой подход реализован в популярной отечественной системе бизнес-моделирования Business Studio [8]. Подробнее о достоинствах и недостатках IDEF0, а также примерах практического использования этой нотации, которая сегодня несправедливо считается устаревшей и неактуальной, читайте в нашей новой статье.

В заключение отметим, что все рассмотренные и другие нотации бизнес-моделирования, в первую очередь, предназначены для аналитика и могут показаться сложными для руководителя или специалиста другой предметной области. В частности, руководство BABOK отмечает, что UML и BPMN-диаграммы в большинстве случаев кажутся стейкхолдерам слишком «техническими», что затрудняет восприятие информации. Поэтому при выборе нотации как инструмента моделирования следует помнить не только о цели (что хотим описать), но и о целевой аудитории (кому будем показывать). К примеру, схемы EPC, ярко и понятно описывающие алгоритм выполнения отдельных процессов, достаточно легко воспринимаются бизнес-пользователями. Что общего между EPC и BPMN нотациями, я рассказываю в этом материале.

Разумеется, эти нотации процессного моделирования не охватывают весь спектр задач по формализованному описанию бизнеса. Поэтому появляются новые методы. Например, нотация DMN для описания моделей принятия решений, о которой я на практическом примере рассказываю здесь. О том, в каких случаях допустимо нарушать строгие правила формальных нотаций читайте в нашей новой статье. А про то, в каких случаях бизнес-моделирование приносит пользу бизнесу вы узнаете в этом материале.

Освоить все рассмотренные нотации моделирования и их применение на практике вы сможете на курсах Школы прикладного бизнес-анализа в нашем лицензированном учебном центре обучения и повышения квалификации системных и бизнес-аналитиков в Москве:

• Методы описания бизнес-процессов (IDEF, BPMN, EPC, UML)
• Основы бизнес-анализа: вход в профессию для начинающих
• UML для бизнес-аналитика

Источники

1. https://ru.wikipedia.org/wiki/Нотация
2. https://ru.wikipedia.org/wiki/UML
3. https://ru.wikipedia.org/wiki/IDEF
4. https://ru.wikipedia.org/wiki/BPMN
5. https://ru.wikipedia.org/wiki/IDEF3
6. https://en.wikipedia.org/wiki/IDEF4
7. https://www.iiba.org/standards-and-resources/babok/
8. https://www.businessstudio.ru/products/business_studio/notations/

Содержание:

1.      Простая блок-схема бизнес-процесса

2.      Моделирование IDEF0

3.      Моделирование BPMN

4.      Моделирование BPMN

5.      Графические нотации бизнес-процессов. Выводы.

Добрый день, коллеги.

В данной статье будут рассмотрены общие подходы к моделированию процессов, графические нотации бизнес моделирования, применимость нотаций для различных задач и уровней детализации процессов. Сравнительный анализ будет проведен на примере 4-х часто используемых нотаций:

·         Простая блок-схема;

·         IDEF0;

·         BPMN;

·         EPC.

Главная цель использования графических нотаций — создание простых и понятных сотрудникам организации схем процессов. Графическая схема, в отличие от текстового описания, позволяет быстро, буквально, одним взглядом, охватить весь описываемый процесс или его часть, соответствующую требуемому уровню детализации. По этим схемам, как правило, работают сотрудники, которые не обучены сложным нотациям, не имеют навыков системного анализа и т.п. Для них очень важна простота и наглядность.

Этапы процесса моделирования рассмотрим на относительно простом примере: процессе заваривания чая. Наверное, хотя бы в общих чертах, все представляют последовательность действий и ожидаемый результат. В данном процессе, для наглядности будут два участника. Первый выполняет подготовительные операции (вскипятить воду), второй непосредственно занимается процессом заваривания.

1. Простая блок-схема бизнес-процесса

В простой блок-схеме используется интуитивно понятный набор графических элементов, основные из которых приведены в таблице:

 

Упрощенная схема заваривания чая в нотации простой блок-схемы приведена Рисунке 1.

Преимущества данной схемы:

·         Простота элементов, наглядность;

Недостатки данной схемы:

·         Необходимость указания участника непосредственно внутри блока, что затрудняет восприятие. Данный недостаток может быть нивелирован при помощи вынесения операций, выполняемых разными участниками в отдельные подпроцессы, для примера на схеме приведен «Подпроцесс восполнения компонентов».

·         Сложность в описании временных задержек, ожиданий.

 

Рисунок 1. Схема заваривания чая в формате простой блок-схемы

2. Моделирование IDEF0

Нотация является федеральным стандартом обработки информации в США с 1993 года. К особенностям данного формата можно отнести следующие особенности:

·         Использование контекстной диаграммы:

Бизнес-процессы idef0 обязательно подразумевают использование диаграммы верхнего уровня, так называемой «диаграммы А-0», которая устанавливает область моделирования, ее границу и связи объекта моделирования с окружающей средой.

·         Поддержку декомпозиции:

В нотации используется последовательная декомпозиция процесса до требуемого уровня детализации. При этом, дочерняя диаграмма, создаваемая при композиции, охватывает ту же область, что и родительский процесс, но описывает ее более подробно.

·         Доминирование:

Блоки на всех диаграммах, кроме контекстной, должны располагаться по диагонали от левого верхнего в нижний правый угол, в порядке присвоения номеров. Блоки, расположенные выше и левее «доминируют» над лежащими правее и ниже, что понимается как влияние, которое блок оказывает на подчиненные блоки, согласно пониманию автора диаграммы.

·         Выделение 4 типов стрелок:

В нотации выделяются такие типы стрелок: «Вход», «Выход», «Механизм», «Управление». Тип стрелки определяется стороной функционального блока, к которой она присоединена. «Входы» преобразуются или потребляются процессом. «Выходы» — данные или материальные объекты, производимые процессом. «Механизмы» описывают средства поддержания процесса. «Управления» показывают условия, необходимые процессу для производства правильного выхода.

Описание основных графических элементов:

 

Нотация также поддерживает производные графические элементы, такие как ссылки на внешние диаграммы, процессы, а также объекты, которые участвуют в процессе, но находятся на уровнях декомпозиции, не смежных текущему.

Упрощенная схема заваривания чая в нотации IDEF0 приведена на Рисунке 2 (Контекстная диаграмма) и Рисунке 3 (Диаграмма первого уровня декомпозиции).

Преимущества данной схемы:

·         Неограниченная глубина детализации;

·         Жесткое регламентирование описания ресурсов процесса.

Недостатки данной схемы:

·         Сложность при глубоком уровне детализации;

·         В связи со сложностью хорошо подходит для верхнеуровневого и малоприменима для детального описания бизнес-процессов

 

Рисунок 2. Контекстная диаграмма 

 

Рисунок 3 Диаграмма первого уровня декомпозиции

3. Моделирование BPMN

Нотация используется для описания процессов нижнего уровня. Как и простая блок-схема, диаграмма BPMN отражает алгоритм выполнения процесса. Отображаются события, участники процесса, потоки данных и потоки ресурсов. По аналогии с нотацией IDEF0 каждый процесс может быть декомпозирован, при этом может использоваться как нотация BPMN, так и нотация EPC.

В нотации BPMN выделяют пять основных категорий элементов:

·         элементы потока (события, процессы и шлюзы);

·         данные (объекты данных и базы данных);

·         соединяющие элементы (потоки управления, потоки сообщений и ассоциации);

·         зоны ответственности (пулы и дорожки);

·         артефакты (сноски).

Бизнес-процессы bpmn позволяют моделировать не только изолированный поток работ, но также несколько процессов, взаимодействующих друг с другом через сообщения или данные. В связи с тем, что нотация BPMN изначально проектировалась для использования в автоматизированных системах моделирования процессов, в ней строго регламентированы не только используемые графические элементы, но и порядок их использования.

Описание основных графических элементов:

Нотация поддерживает большое количество графических элементов, полный список которых приведен в официальной документации. 

 Упрощенное BPMN описание заваривания чая приведено на Рисунке 4. 

Рисунок 4. Упрощенный процесс в нотации BPMN

Преимущества данной нотации:

·         Неограниченная глубина детализации;

·         Жесткое регламентирование использования элементов;

·         Автоматизация процессов моделирования и исполнения;

·         Гибкость и наглядность отображения сложных процессов.

Недостатки данной схемы:

·         Сложные регламенты моделирования.

4. Нотация EPC

В связи с высокой степенью детализации, нотация используется для описания процессов нижнего уровня. Диаграмма процесса в нотации EPC, представляет собой упорядоченную комбинацию событий и функций. Для каждой функции могут быть определены начальные и конечные события, участники, исполнители, материальные и документальные потоки, сопровождающие ее, а также проведена декомпозиция на более низкие уровни. Декомпозиция может производиться в нотациях EPC или BPMN.

Описание основных графических элементов:

Преимущества нотации EPC

·         При формировании схемы выдерживается строгая, формальная логика процесса.

·         Четко определены все события, возникающие по ходу процесса.

Недостатки нотации EPC

·         Сложность восприятия.

·         Значительная трудоемкость формирования схемы.

·         Информационная избыточность.

·         Занимает слишком много места, что неудобно для документирования.

Упрощенная схема заваривания чая в нотации EPC приведена на Рисунке 5.

 

Рисунок 5. Упрощенная схема заваривания чая в нотации EPC

5. Графические нотации бизнес-процессов. Выводы.

В своей работе аналитику доступен широкий набор инструментов. Используются текстовые, табличные, графические нотации описания бизнес-процессов. Зачастую, рамками проекта жестко определен способ представления описаний бизнес-процессов. Но даже в условиях жесткой регламентации аналитик может использовать наиболее подходящий, с его точки зрения, инструмент для подготовки промежуточных схем, рабочей документации. Главная цель такой работы – создание понятных, связанных, полных описаний исследуемых или проектируемых процессов.

При работе в любой графической нотации необходимо придерживаться определенных общих правил:

·         Количество элементов на одном листе не должно быть чрезмерным. В противном случае схема становится нечитаемой и в ней легко допустить ошибки. Правильным вариантом будет указание отдельных подпроцессов в виде свернутой функции, с последующей декомпозицией на отдельном листе.

·         Процессы и функции должны быть пронумерованы и поименованы. Данный подход позволит легко ссылаться на них из других процессов или из текста.

·         Все участники должны принять определенные правила графического отображения процессов и использовать их в своей работе. Если другое не оговорено требованиями проекта, участники вправе выработать любые графические нотации или даже создать свою собственную. Главное, чтобы все понимали ее одинаково.

Эксперт-консультант по производственному учету

Виктор Малиновский.

Первый вопрос, которым задается каждый начинающий бизнес-аналитик, «каким образом из всего многообразия выбрать наиболее подходящие нотации моделирования бизнес-процессов и проектирования информационных систем?»

Второй по значимости вопрос – «в чем заключается отличие языков моделирования бизнес-процессов от языков проектирования систем?»
В этой статье мы постараемся на них ответить.

Бизнес-процесс представляет собой многократно повторяющиеся действия с предсказуемым результатом.  Результат процесса должен иметь ценность для какого-либо потребителя. Процесс имеет вход и выход, а для его выполнения требуются ресурсы.   Существуют различные способы описания бизнес-процессов, в том числе и с помощью языков моделирования (нотаций).

Нотация – это система условных знаков и правил их использования для описания различных категорий моделируемой системы (объекты, процессы, взаимосвязи и т.п.). Нотация помогает бизнес-аналитику формализовать бизнес-процесс, проанализировать его и оптимизировать.

К списку востребованных нотаций моделирования можно отнести IDEF0, EPC, BPMN, DFD, UML. Остановимся подробнее на каждом из них.

IDEF0 (Integration Definition For Function Modeling) как методология была разработана еще в 1981году, последние изменения были внесены в 1993году. Несмотря на то, что методология давно не актуализировалась, она на сегодняшний день имеет достаточно широкое распространение. IDEF0 – это нотация графического моделирования, которая используется для функционального моделирования. На диаграммах IDEF0 рассматриваются логические отношения между функциями, а не последовательность действий во времени и пространстве.

К особенностям нотации можно отнести использование контекстной диаграммы, соподчиненность объектов и использование четырех типов стрелок (входы, выходы, стрелки управляющего воздействия, механизмы).

EPC (event-driven process chain, событийная цепочка процессов) – графический стандарт моделирования бизнес-процессов, нотация класса WorkFlow.  EPC-метод был разработан Августом-Вильгельмом Шеером в начале 1990-х годов при создании ARIS. Отличительной особенностью является обязательное чередование событий и функций. На диаграммах EPC можно увидеть последовательность решений, функции, события, документы и статусы и другие элементы бизнес-процесса. Корректно описанная модель может быть преобразована в текстовый или табличный регламент.

Нотация BPMN (Business Process Management Notation, нотация моделирования бизнес-процессов) — нотация класса WorkFlow, один из наиболее распространенных методов описания бизнес-процессов на сегодня. В нотации BPMN используется базовый набор интуитивно понятных элементов, которые позволяют определять сложные семантические конструкции. Диаграммы BPMN ориентированы на широкий круг пользователей: и на технических специалистов, и на бизнес-пользователей, и на аналитиков. Также этот язык «понимают» программные продукты, и он позволяет создавать исполняемые алгоритмы с использованием специального программного обеспечения.

UML (Unified Modeling Language, унифицированный язык моделирования) — язык графического описания для объектного моделирования в области разработки программного обеспечения. Применяется для моделирования бизнес-процессов, системного проектирования и отображения организационных структур. Этот язык получил широкое распространение в программной инженерии. Одна из особенностей UML заключается в том, что этот язык позволяет системным архитекторам представлять свое видение системы в виде набора стандартных диаграмм. Диаграммы UML подходят для коммуникации в команде разработчиков и взаимодействия с клиентами.

Источник: www.yandex.ru/images/search

DFD (data flow diagram, диаграммы потоков данных) – это методология графического структурного анализа, которая описывает внешние по отношению к информационной системе источники и адресаты данных, логические функции, потоки данных и хранилища данных. Это один из основных инструментов структурного анализа и проектирования информационных систем, существовавших до широкого распространения UML. Несмотря на популярность UML данный язык по-прежнему используется в бизнес-анализе. Для создания DFD-диаграмм используются две нотации — Йордана (Yourdon) и Гейна-Сарсон (Gane-Sarson). Язык DFD удобен для проектирования контекстных диаграмм, но в отличие от нотации IDEF0 здесь описывается взаимодействие разрабатываемых ИТ-систем с внешней средой.

Теперь ответим на второй вопрос: «в чем заключается отличие языков моделирования бизнес-процессов от языков проектирования систем?» Основное отличие заключается в назначении. Языки моделирования бизнес-процессов рассматривают последовательность действий с точки зрения бизнеса. То есть учитывают все объекты, задействованные при функционировании компании. Например, сотрудников, документы, товарно-материальные ценности, информационные системы и т.д. Языки проектирования информационных систем рассматривают действия с точки зрения воплощения бизнес-процессов в информационных системах и автоматизации. В языках проектирования систем не будет всех элементов бизнеса, которые позволят описать связь структурных подразделений, взаимодействие с поставщиками, клиентами и т.д.

В заключение мы рекомендовали бы не начинать работу с выбора нотации моделирования при проведении анализа бизнес-процессов, т. к. успех мероприятий по описанию бизнес-процессов заключается далеко не в этом. Первичным должно быть понимание того, для чего будет проводиться описание бизнес-процессов и что планируется получить в результате.

Далее необходимо сформировать понимание, какими силами (внутренними или с привлечением внешних консультантов) будут выполняться работы, с какой аудиторией необходимо будет согласовывать результаты анализа или предложения по улучшениям (бизнес-пользователи, ИТ-специалисты, бизнес-архитекторы) и т.д. После этого будут сформированы критерии, по которым можно будет осуществлять выбор нотации моделирования бизнес-процессов. Желательно выбранные нотации закрепить в соглашении о моделировании, информировать команду проекта и определить правила взаимодействия. В таком случае вероятность достижения намеченных целей будет максимально высока.

Популярные методологии моделирования бизнес-процессов

Семейство IDEF

Ну всё-таки небольшое вступление будет. IDEF — это не одна нотация, а целое семейство. Различаются они по порядковым номерам — IDEF0, IDEF1, IDEF2 и т.д. Каждая нотация имеет свои особенности и используется для описания разных элементов бизнес-системы. Рассматривать будем семейство в целом.
Итак, IDEF. Первое что надо знать, IDEF является самой «старой» нотацией. Второе, она уже очень давно (десятилетия!) не развивается. Отсюда первый камень в огород. Семейство IDEF безнадёжно, морально, функционально устарело.
Дальше. Использовать модели бизнес процессов, выполненных в IDEF, крайне сложно. Как для изучения, так и для анализа. Ниже представлен пример схемы бизнес процесса. Судите сами.

Нотация имеет ограничения по количеству отображаемых на схеме процессов — не больше 7. Отсюда возникает необходимость подстраивать описания под эти правила. Кроме того, существуют правила, которые сильно усложняют жизнь как «писателям» бизнес процессов, так и «читателям».
В совокупности это влечёт за собой огромное количество тяжёлых для восприятия, крайне запутанных схем. Но есть и плюс — вне зависимости от того, в какой программе вы составляете модель процесса в нотации IDEF, блок-схема будет ориентирована на лист формата А4 в альбомной ориентации. То есть распечатывать такие схемы удобно. На этом плюсы закончились)
О программном обеспечении. Да, существует огромное количество ПО, поддерживающего моделирование в этой нотации. В том числе и бесплатное. Но в большинстве своём оно тоже устарело и не позволяет решать актуальные на сегодняшний день задачи. В конце концов, нарисовать модель бизнес процесса можно в любом графическом редакторе. Начиная от элементарного Paint и заканчивая профессиональными инструментами, например, Microsoft Visio. Даже от руки на листе бумаги можно создать схему.
К слову, именно из потребности в автоматизации, т.е. в переводе моделей бизнес процессов в программу, и родились современные нотации. В том числе IDEF. Именно этим обусловлена строгость соблюдения правил моделирования. Машина может понять строгий графический язык, но не в состоянии понять текстовое описание.

Резюме — если вы встали перед выбором нотации для описания и моделирования бизнес-процессов, ни в коем случае не останавливайтесь на IDEF.

Нотация eEPC

А вот это уже интересно. Само название нотации Событийная цепочка процессов (event driven process chain, «e» вначале означает extended, расширенное) говорит о том, что моделирование в данной нотации сосредоточено вокруг событий. А именно события и определяют развитие процесса.
В основе этой нотации лежит… Одна из нотаций семейства IDEF. А конкретно IDEF3. Впрочем, eEPC намного функциональнее и нагляднее.

Модели, построенные в этой нотации, позволяют довольно эффективно изучать и анализировать бизнес-процессы. На одной схеме можно увидеть не только порядок выполняемых процессов, но и события, которые управляют его развитием, документы, информационные системы, ресурсы, персонал и т.д. Несмотря на то, что базовый набор знаков нотации невелик, существует большое количество возможностей для моделирования любого процесса. Логика построения весьма проста и понятна.

Безусловно, присутствуют и существенные недостатки. К примеру, невозможно отобразить процесс в виде переходящего потока работ по ролям бизнес-процесса. Иными словами, не очевидно как происходит взаимодействие между его участниками. А это серьёзный недостаток как с точки зрения восприятия схемы, так и с точки зрения анализа.
В нотации eEPC отсутствуют типы событий, что не позволяет отличить, к примеру, событие времени от входящего сообщения. Также отсутствует разделение потоков на рабочие и информационные, а это усложняет чтение диаграмм.

Практически любое программное обеспечение, если только оно не заточено под конкретную нотацию, позволяет моделировать бизнес-процессы в eEPC.
Платформа ARIS, предназначенная для комплексного управления бизнес-процессами, использует именно eEPC для моделирования процессов. Платформа позволяет задавать характеристики всех элементов в процессе, изменять их и оценивать влияние на систему, т.е. проводить полноценное моделирование.
Все это, конечно, неплохо, но, на мой взгляд, ПО имеет два существенных недостатка: высокая стоимость и ориентация на сложные, комплексные программные решения. Оба недостатка не позволяют использовать ПО в небольших компаниях и даже в крупных требует огромного количества ресурсов для интеграции и поддержания работоспособности.

Резюме — нотация eEPC является не самым плохим решением для описания и моделирования бизнес процессов.

Нотация BPMN 2.0

Скажу сразу, на мой взгляд, это лучшая нотация для описания и моделирования любых бизнес процессов.
BPMN (Business Process Model and Notation) — нотация управления бизнес-процессами. Вот так скромно и без прикрас назвал своё детище Институт управления бизнес процессами (BPI). Да, созданием и развитием BPMN занимается целый институт. Одно это говорит о том, что нотация является результатом серьёзной, научно обоснованной работы. Более того, работа эта происходит постоянно, а в настоящее время нет ничего важнее постоянного развития инструментов управления. Впрочем, перейдём к сути.
BPMN — самая удобная, гибкая, наглядная, функциональная и вместе с тем простая нотация.
Существенным отличием является наличие понятия «дорожка». Дорожка — это область в модели процесса, которая отображает все, что выполняет конкретный человек в данном процессе. Естественно, если процесс затрагивает разных людей, то посредством дорожек отображается их взаимодействие. И это крайне важно.

Дело в том, что наибольшие проблемы в бизнес-процессах лежат на стыках работ разных исполнителей (ролей, процессов). Модели в нотации BPMN позволяют увидеть и проанализировать все взаимодействия.
Набор знаков в BPMN достаточен для описания любого процесса и обозначения любых типов событий. Кстати, только в этой нотации существует разделение событий на события начала, окончания и промежуточные события. Почему это важно? Потому что процесс всегда начинается и заканчивается событием. Или событиями. Данное разделение позволяет сразу понять, с чего начинается и чем заканчивается процесс.
Существует разделение потоков на рабочие, информационные и ассоциации. Это позволяет разделять поток работ, потоки обмена информацией и потоки, определяющие принадлежность, к примеру, документов к тому или иному процессу. В свою очередь, данное разделение облегчает чтение и анализ моделей бизнес процессов.
Помимо стандартных наборов значков, BPMN позволяет создавать свои, что позволяет адаптировать нотацию к любым потребностям.

Отдельно хочу отметить правила нотации. Они очень гибкие. Существует множество вариаций моделирования процесса. С одной стороны, это снижает упорядоченность и требует определить, какие правила мы будем использовать в компании до начала описания процессов. С другой стороны, это позволяет создать уникальный, учитывающий ваши особенности инструмент моделирования бизнес-процессов. На основе BPMN вы можете создать собственную нотацию без особых проблем.

Программы, ориентирующиеся на использование нотации BPMN, являются самыми активно развивающимися. Многие из них можно использовать бесплатно, при этом получать полный функциональный набор. К примеру, программа BizAgi. Это целая платформа, которая позволяет не только моделировать и анализировать, но и создавать исполняемые бизнес-процессы. Это ПО можно внедрять в компании любого типа, размера, с ориентацией на любой бюджет.

Одним из огромных плюсов данной нотации является возможность многих программ переводить модели бизнес-процессов непосредственно в программный код. Это существенно упрощает процесс разработки ПО. Поэтому многие разработчики отдают предпочтение нотации BPMN.

Есть ещё возможности связки моделей BPMN и 1С. В итоге получается эффективная система управления процессами с возможностью отслеживания онлайн. Но об этом я буду рассказывать в другой раз в обзоре программ для моделирования и управления бизнес-процессами.

Правила и примеры моделирования в нотации BPMN

Резюме — нотацию BPMN выбирает большинство профессионалов в управлении бизнес-процессами. Она наиболее современная и активно развивающаяся. Я рекомендую работать именно с ней.

На основании чего стоит выбирать нотацию? Я мог бы начать рассказывать о целях и задачах описания. Подробно рассматривать сравнительные особенности каждой нотации. Рассуждать об удобстве работы с каждой из них. Но не стану. Все намного проще.

• Выбирайте ту нотацию, с которой у вас уже принято работать.
• Если не принято, выбирайте BPMN.
• Выбирайте ПО и соответственно ту нотацию, с которой оно работает.
• Не знаете с чего начать? Начинайте с BPMN.
• В конце концов, выбирайте ту нотацию, которая вам понятна и симпатична:)