Заключение договора с клиентом бизнес процесс - Контакты компаний и предприятий

При подписании договоров важно максимально снизить налоговые риски и защитить экономические интересы компании. Сделать это можно, только если в компании правильно организованы бизнес-процессы, договоры согласуются и исполняются, а контрагенты проходят тщательную проверку.

Самое важное при договорной работе — постараться убедить контрагента подписать выгодную вам форму договора, регулярно корректировать ее с учетом судебной практики и законодательных изменений. Для контроля сроков и обязательств контрагентов лучше следовать чек-листу. Этот же документ помогает исполнителю отслеживать гарантийные обязательства и документы на подпись.

1. Выберите информационную систему для ведения договорной работы и научите сотрудников ею пользоваться.

Это позволит автоматизировать большинство процессов и сократит время работы.

2. Подготовьте локальные нормативные акты, регулирующие действия сотрудников, которые занимаются созданием и согласованием договоров.

Важно, чтобы локальный нормативный акт был понятным для исполнителей и объяснял то, что сотрудники делают ежедневно (то есть раскрывал бизнес-процесс).

К таким актам относятся Положение о договорной работе и Регламент согласования отдельных положений определенных типов договоров юридическим отделом. Последний определяет, как специалисты по договорному отделу будут проверять договоры. В регламент можно включить таблицу по договору поставки, если компания является поставщиком или покупателем, отметить условия, которые необходимо изменять, привести рекомендации по компромиссным решениям и тому, чего нужно избегать в договоре подряда или перевозки. Новым сотрудникам регламент позволит быстро определить основные риски компании и облегчит передачу дел при увольнении ведущего специалиста.

3. Согласуйте разработанные документы со всеми сотрудниками, вовлеченными в процесс, и их руководителями.

Возможно, понадобится провести совещания, чтобы услышать мнение исполнителей.

4. Утвердите локальные акты и следите за их исполнением.

Руководить за исполнением — это значит задавать правила игры. И в данном случае успех во многом зависит от авторитета руководителя, который будет руководить процессом. Важно, чтобы сотрудники серьезно относились к документам и следовали написанному в документах.

5. Утвердите формы договора.

Чтобы избежать рисков, старайтесь утвердить свою форму договора с наиболее удобными условиями. Так, если работа с контрагентом предусматривает гарантийные обязательства (проводятся ремонтные работы либо осуществляется допоставка запчастей), нужно продумать условие, при котором срок гарантии пролонгируется на время задержки. Начало и конец работ или поставки должны быть указаны в акте.

Формы договоров нужно постоянно корректировать с учетом судебной практики и изменений законодательства, традиций делового оборота в конкретном сегменте бизнеса и ранее возникавших споров.

6. Контролируйте исполнение договорных обязательств.

Какие пункты договора нужно согласовать с контрагентом

При согласовании договора ключевыми являются несколько пунктов. Но на самом деле существуют сотни условий, которые должны оговариваться в зависимости от специфики, договорной схемы, международного элемента, сегмента бизнеса и т.д.

Предмет договора

Несогласование предмета договора может привести к его незаключенности.

Порядок оплаты

Например, выставление счета на оплату в течение пяти рабочих дней всегда несет риски. Порядок оплаты в принципе часто процесс неконтролируемый. Так, у строителей заказчики оплачивают работы в течение 10 рабочих дней после подписания ряда документов и получения денежных средств от заказчика. И в этом случае вы получите деньги только тогда, когда генеральный подрядчик получит деньги от своего подрядчика.

В Решении Арбитражного суда Рязанской области от 15.08.2019 по делу № А54-8453/2017 суд поддержал довод истца о «сдвиге» сроков выполнения работ на время задержки по их оплате вне зависимости от заключенных дополнительных соглашений. По договору в некоторых случаях при выполнении работ был предусмотрен только аванс.

Суд посчитал, что просрочка в оплате любой из работ согласно дополнительным соглашениям приводит к тому, что исполнитель вправе оттягивать работы по всему договору, пока их не оплатят, если другие договоры не оплачены до конца.

Порядок подписания закрывающих документов

Важен для бухгалтерского документооборота и получения денежных средств, так как закрывающие документы являются отправной точкой для получения денежных средств.

Условия о гарантийных обязательствах.
Сроки поставки и начала и окончания выполнения работ.

Несогласование этого условия может привести к тому, что договор будет считаться незаключенным.

Момент перехода права собственности на товар

Для международных поставок важно определить, в какой момент поставщик не будет отвечать за риски при повреждении товара. Также нужно оговорить порядок приемки товара по количеству, качеству и ассортименту.

Инструкции Госарбитража П-6 и П-7 регламентируют этот порядок и их можно включить в текст договора. Инструкции применяются и в тех случаях, которые не урегулированы договором. Они выгоднее для покупателя, так как процесс налажен и проходит внутренний контроль качества и количества. Для поставщика детализированный порядок приемки чреват рисками — вызов поставщика, уведомление, потребность в совместной приемке.

Включение условия о предоставлении документов, подтверждающих качество поставляемого товара

Сертификация может быть важна для дальнейших работ или поставок. Если использовать при работе на объектах материалы без сертификатов качества, их придется удалять из сметы. Материалы останутся в работе, но оплачивать их не будут. Это дополнительные риски.

Срок действия договора

Иногда случается так, что договор заканчивается, а автоматическая пролонгация не предусмотрена при отсутствии возражений у сторон. Напоминание о пролонгации договора тоже можно заносить в чек-лист.

Условие о зачете требований

Например, договор подряда может предусматривать штрафные санкции. Если ваш подрядчик нарушает правила охраны труда или не выполняет контрольные функции, например, не сдает отчетность, условие о зачете требований можно предусмотреть так, чтобы сумму штрафа можно было вычитать из тех работ, которые вы должны оплатить. Это можно сделать в одностороннем порядке.

Способ обеспечения обязательств, условия об ответственности сторон в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по договору

Способ обеспечения обязательств как инструмент нивелирования рисков — не единственный способ. Эффективным способом обеспечения обязательств может быть залог или ипотека и недвижимое имущество. Но имеет значение, в каком порядке вы будете обращать взыскание на это имущество — во внесудебном или в судебном порядке.

Можно заручиться поручительством генерального директора — он будет солидарно отвечать за обязательства своей компании. Например, при долге в 5 млн руб. и заключенном договоре поручительства он обязуется исполнить эти обязательства в определенный срок. Если ни организация, ни генеральный директор не исполняют обязательства, можно взыскать с них средства в любой пропорции: например, 90 % к 10 % или 50 % на 50 %.

Можно заключать договор поручительства вместе с основным договором. В случае ненадлежащего исполнения нужно установить срок два-три рабочих дня после просрочки, и у поручителя наступят солидарные обязательства.

Условие о претензионном порядке

Это условие важно при взыскании дебиторской задолженности. Согласно АПК, претензия может храниться 30 календарных дней, если иное не предусмотрено в договоре. Более короткие сроки в договоре (например, 15 дней) рискованны, потому что контрагент может не успеть получить претензию, отправленную на юридический адрес.

Договорную подсудность
Иные существенные условия при заключении договора

Интересный прецедент раскрывается в Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 29.06.2018 по делу № А40-206693/2018. Суд отменил решение Арбитражного суда Москвы, потому что истец не смог доказать факт оказания услуг из-за отсутствия документов согласно Постановлению Правительства г. Москвы. Недоговорное условие повлияло на факт выполнения работ. Сумма иска составила 1 млн руб.

Суд посчитал, что универсальных передаточных документов и товарных накладных недостаточно для того, чтобы доказать факт оказания услуги по вывозу грунта и утилизации строительного мусора. Документы подтверждали только объем передачи материалов 5-го класса опасности с объектов заказчика, но не вывоз и утилизацию этих материалов. Вывоз материалов с объекта заказчика могли бы подтвердить путевые листы.

Неполный комплект документов не подтвердил вывоз и утилизацию строительных материалов. В договоре была определена одна цена за услуги по вывозу и утилизации без указания отдельной суммы на утилизацию и вывоз. Если бы цены были указаны отдельно, суд мог бы взыскать долг за перевозку.

Суд пришел к выводу, что истец в полном объеме не оказал услуги по договору и у исполнителя не возникло права на оплату по невыполненным в полном объеме услугам, определенным договором. Оснований для взыскания долга нет.

7 деталей, о которых нужно помнить при заключении договора с контрагентом

Обратите внимание на реквизиты контрагента.

Для физлица это дата и место рождения, для юрлица — юридический адрес.

Убедитесь, что договор подписывает уполномоченное лицо и оно не дисквалифицировано, у организации есть нужная лицензия, допуск, разрешение.

Это важно сделать перед заключением договора. Можно даже взять пример с некоторых банков и записать на видео, как лицо подписывает договор, чтобы позже подпись нельзя было оспорить.

Проверьте реквизиты контрагента в договоре.

При заключении договора с физическим лицом нужно указывать дату и место рождения — только паспортных данных недостаточно (эти данные невозможно поменять, в отличии от фамилии). Если дата и место рождения не будут указаны, суд может отказать в выдаче исполнительного листа и задолженность нельзя будет взыскать.

В реквизитах юридического лица важен правильный адрес, ИНН и ОГРН. Так как с этим контрагентом будет работать исполнитель, важно отправить корреспонденцию на правильный юридический адрес.

Парафируйте договоры, то есть защитите их от возможных изменений.

Можно заказать печать с наименованием организации и проставлять ее на каждой странице. Так страницы нельзя будет подменить и не нужно будет подписывать каждую страницу.

В бизнес-процессе должно быть прописано, что парафирование происходит тогда, когда все лица согласовали договор.

Руководитель при получении договора не будет проверять название каждой страницы и все ли лица согласовали договор, ему достаточно будет увидеть штамп.

Составляйте чек-лист исполнения обязательств по договору.
Юридически значимые письма направляйте контрагенту Почтой России только с описью вложения.

Можно включить в договор условие об обмене документами по электронной почте, на суде это будет юридически значимым фактом.

Опись вложения поможет подтвердить, что в конверте были определенные документы, и контрагент не сможет доказать, что он не получил их или в конверте находились пустые бумаги.

По возможности стимулируйте контрагентов подписывать выгодную вам форму договора.

Источник

Бизнес-процесс заключения договора с физическим лицом

Время на прочтение
2 мин

Количество просмотров 2.6K

Многие компании заключают договора с гражданами на оказание разного вида работ или услуг. Берут в сети готовую болванку и заключают договор, который не учитывает специфику данного вида договора.

Рассмотрим простой бизнес-процесс заключения договора оказания услуг с физическим лицом, который является исполнителем, с применением нотации BPMN.

Глоссарий.

БП – бизнес-процесс.

ГПД – гражданско-правовой договор.

ГПХ – гражданско-правовой характер.

ИП — индивидуальный предприниматель.

СЗ – самозанятый, плательщик налога на профессиональный доход (НПД).

ФЛ – физическое лицо, гражданин.

ФНС – Федеральная налоговая служба.

Бизнес-процесс – это алгоритм действия, последовательность действий сотрудников при создании товаров, работ, услуг.

На основании информации, полученной из документации и от сотрудников, бизнес-аналитик на понятном языке нотации (например, BPMN) рисует бизнес-процессы.

Работа бизнес-аналитика

Описание текущего состояния бизнес-процессов
Формирование нового бизнес-процесса
Аудит бизнес-процессов

То есть: от AS IS (буквальный перевод — «как есть») до состояния TO BE («как должно быть».

AS IS

Сотрудник берет в сети готовую болванку или берет из папки последний договор с физическим лицом и вписывает туда персональные данные нового исполнителя.

TO BE

Бизнес-аналитик проводит аудит текущего бизнес-процесса и готовит новый бизнес-процесс.

Так как гражданин может иметь статус ИП или СЗ или просто физическим лицом, то можно заключать три вида договора, в зависимости от статуса ФЛ и соответственно будет различная налоговая нагрузка на предприятие.

Сами договора оказания услуг также будут отличаться, т.к. должны учитывать статус гражданина, например в главе «Особые условия».

Краткое описание бизнес-процесса

Определить статус физического лица на сайте ФНС.

Если индивидуальный предприниматель, то заключаем договор с ИП.
Если самозанятый, то проверяем состоял ли граждан ранее с заказчиком в трудовых отношениях. Если да, то проверяем, прошло ли 2 года, с момента прекращения трудового договора. Если менее 2 лет, то заключаем договор ГПХ. Иначе заключаем договор с самозанятым.
Если не индивидуальный предприниматель и не самозанятый, то заключаем договор ГПХ.

Это только болванка, на её основе можно доделывать бизнес-процесс бесконечно.

Например, надо учесть гражданство исполнителя и т.д.

Нотация BPMN позволяет на понятном языке схем («пришел, увидел, победил»):

Моделировать
Оптимизировать
Автоматизировать бизнес-процесс.

В следующей статье разберемся с определением «бизнес».

Источник

Бизнес процесс заключение договоров

Бизнес процесс заключение договоров — один из важнейших этапов работы специалиста коммерческого отдела.

Заключая договор, необходимо удостовериться, имеет ли ваш контрагент право совершать определённые операции и имеет ли соответствующие полномочия, так как их отсутствие может стать основанием для признания данной сделки недействительной.

С клиентами, находящимися на общей системе налогообложения (являющимися плательщиками НДС), заключается договор от ООО «с НДС», с клиентами находящимися на упрощённой системе налогообложения или системе налогообложения в виде уплаты единого налога на вменённый доход заключается договор от ООО «без НДС».

С клиентами –экспедициями, по общему правилу, расчёты ведутся без НДС и заключается договор от ООО «без НДС».

Договор может заключаться по форме, предложенной клиентом.

В любом случае, для заключения договора с клиентом, необходима виза юриста. Непосредственно с клиентом юрист общается только по просьбе специалиста коммерческого отдела и только по вопросам, входящим в компетенцию юриста.

Интеллектуальный поиск через Google

Процесс подписания стандартного договора компании

При полной готовности клиента к работе с компанией на условиях стандартного договора и предварительных утвержденных ставках, согласованных с отделом логистики филиала и филиалов в других городах, с клиентом заключается стандартный договор компании с присвоением ему номер и иных данных.

Специалист коммерческого отдела направляет клиенту два стандартных бланка договора, заполненных в части, касающейся (указываются реквизиты компании, юридический адрес), с круглой печатью и за подписью уполномоченного лица, один из экземпляров остается у клиента, второй возвращается в компанию.

При оформлении договора необходимо заполнить шапку договора со стороны вашей компании вписав уполномоченное на заключение договора лицо, с указанием номера доверенности и даты выдачи доверенности.

Каждый договор имеет свой порядковый трёхзначный номер, который присваивается после подписание договора, во избежание путаницы с номерами. Перед номером договора проставляется префикс территориального подразделения организации, состоящей из первой заглавной буквы названия города по месту нахождения подразделения.
Возможны случаи, когда клиент просит менеджера по продажам внести данные о реквизитах компании-клиента до отправки договора на подпись, в таком случае менеджер по продажам должен получить от клиента по электронной почте или по факсу реквизиты и внести их в типовой бланк договора, после чего распечатать, направить на подпись уполномоченному лицу, поставить круглую печать и направить клиенту для подписания. Договор можно привезти лично, либо высылать клиенту с курьером «Лоджистикс».
Специалист коммерческого отдела должен связаться с клиентом для выяснения получил ли клиент договор и когда ориентировочно он будет подписан. Клиент может возвратить договор, вызвав курьера, который затем передает этот документ в коммерческий отдел, либо специалист коммерческого отдела может забрать договор самостоятельно.

Клиент готов подписать договор в своей редакции

Договора, существенные условия которых отличаются от типовых условий договора должны быть согласованы с юрисконсультом филиала или юридическим отделом центрального офиса.

а. Запрашивается договор клиента.
б. Передается в юридический отдел для выявления пунктов, которые неприемлемы интересам компании .
в. В случае прохождения договора без замечаний сообщаете клиенту и принимаете решение
совместно с клиентом по заполнению реквизитов с той и другой стороны.
г. В случае, когда юридический отдел подготовил протокол разногласий, передаете клиенту протокол и контролируете процесс согласование (в общем совместном обсуждении с юристами компаний, стой и другой стороны).

Подписанный договор передаётся на хранение

После получения подписанного и заверенного печатью клиента договора, специалист коммерческого отдела передает его в юридический отдел.

Специалист юридического отдела вносит данные о клиенте в базу контрагентов 1С.

Оригиналы договоров остаются в филиалах и после внесения в базу 1С архивируются в папке «Договора с клиентами» в хронологическом порядке вместе с сопровождающими договор документами.

Юридический отдел проверяет на достоверность, делает свои замечания, если такие есть, и вносит в базу.

Специалист коммерческого отдела в кратчайшие сроки устраняет все замечания по договору, если работа с клиентом требует срочного выполнения заказов, руководитель отдела или управляющий филиала ставит сроки устранения ошибок, если они несерьезные и ставит свою подпись на обороте последний страницы со сроками устранения, подтверждающие серьезные намерения клиента и принимая на себя полную ответственность по данному факту нарушений.

Если ошибки серьезные, например в шапке договора заполнено одно лицо, со стороны клиента, а подписывает явно другой сотрудник компании или отсутствуют печати, то такой договор возвращается на дооформление в коммерческий отдел и клиенту.

Обязательно при подписании договора, если со стороны клиента подписывает не лицо указанное в уставе организации, необходимо запрашивать «живую» доверенность лица подписывающего договор, в противном случае – это тоже нарушение которое нужно устранить в ближайшее время.

Свежие записи

Понятие реинжиниринга бизнес-процессов
Консалтинг это простыми словами
Управление уровнем запасов
Оказание аудиторских услуг
Улучшение бизнес процессов в организации

Источник

В статье Создаем регламент договорной работы мы обсудили принципы организации договорной работы в организации и риски, которые возникают при работе с документами. Какие этапы проходит договор при подготовке, кто должен согласовывать работу и на что нужно обращать внимание при проверке контрагентов — читайте в продолжении статьи, подготовленной на основе практического курса преподавателя Русской Школы Управления, юриста, тренера-консультанта в сфере права Юлии Межниковой.

1 этап: инициатива заключения договора

Подразделение, сотрудник-инициатор заключения договора или специалист по договорной работе взаимодействуют с представителями контрагента. В процессе подготовки обе стороны начинают обсуждать технические условия.

Если вы занимаетесь подготовкой:

Обоснуйте необходимость и целесообразность заключения договора.
Разработайте первоначальный проект документа: возьмите за основу вариант договора, полученного от контрагента, или используйте типовой шаблон основных заключаемых договоров, уже прошедший проверку.
Согласуйте условия с контрагентом.

2 этап: определение основных условий

Как правило, на этапе определения условий проходит много встреч с контрагентами. Это нужно, чтобы достигнуть компромисса. Во время переговоров стороны обсуждают условия сотрудничества, обмениваются своими вариантами описания условий и деталей реализации документа, согласуют цену и порядок расчетов.

Перед встречей внесите в проект договора семь важных условий:

Краткую характеристику договора (поставка, оказание услуг или другой вид работ).
Наименование сторон (например, крупные холдинги могут состоять из большого числа юридических лиц).
Предмет договора (результат, ради которого прилагаются усилия).
Цену или условия расчетов.
Ответственность за неисполнение.
Сроки и дополнительную информацию.
Ответственных лиц.

3 этап: проверка контрагентов

Компания несет ответственность за последствия работы с недобросовестным бизнес-партнером. Вы должны проявлять осмотрительность — ваша ошибка может привести к проблемам с ФНС и обвинениям в получении необоснованной налоговой выгоды. Кроме того, сотрудничество с непроверенными контрагентами часто приносит убытки из-за срывов договоренностей или обмана.

Проверяйте наличие документов, подтверждающих легитимность и законность деятельности партнера. Поищите информацию в открытых источниках о добросовестности потенциального контрагента.

Стандартный перечень документов для досье контрагента

Копия выписки из ЕГРЮЛ (ЕГРИП) со свежей датой. Если вы проводите сделку с недвижимостью или крупным активом — не старше 10 дней.
Копия устава (обязательно). В нем указаны полномочия руководителя, все положения о заключении и одобрении крупных сделок, риски признания сделок недействительными и другие важные аспекты.
ИНН/ОГРН.
Протокол назначения генерального директора. Этот документ подтверждает полномочия действующего руководителя.
Копия доверенности на иных лиц.
Копия лицензии на деятельность.
Бухгалтерская отчетность, налоговая декларация. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» исключил их из перечня документов, содержащих коммерческую тайну.
Письменное согласие на предоставление персональных данных, копии паспорта ИП.
Сведения о наличии необходимых активов, ресурсов, квалифицированного персонала.

Читайте также нашу статью о 17 бесплатных сервисах для проверки контрагента.Смотрите также: Как проверить контрагента

4 этап: доработка текста договора

На этом этапе сформулируйте существенные и дополнительные условия, состав дополнительных документов, проработайте вопрос подписания договора (кто будет визировать — первое лицо компании или кто-то по доверенности), внесите положения об ответственности и досрочном расторжении.

5 этап: согласование

Круг согласующих лиц организация назначает самостоятельно, причем он может меняться в зависимости от вида договора. Любой договор обязательно рассматривают:

Финансовые службы.
Юристы.
Служба безопасности (при ее наличии). Она проверяет репутацию контрагента и его способность выполнить обязательства по договору.
Руководитель.

Составьте лист согласования, который будут визировать все службы и сотрудники, привлекаемые к процессу. Внесите в лист пять обязательных пунктов:

Обоснование необходимости составления договора.
Обоснование выбора контрагента.
Краткую информацию о контрагенте и предмете договора, сумму, порядок расчета.
Срок согласования для каждого подразделения.
Пояснительную записку с дополнительной информацией.

Лист согласования также должен содержать:

ФИО, должность и отдел ответственного исполнителя.
Визу ответственного исполнителя.
Визы руководителей ответственного исполнителя.
Вид документа (договор, допсоглашение).
Наименование контрагента.
Список визирующих лиц.
Дату поступления на визирование и обратно.

Подготовленный проект договора подлежит обязательному согласованию — его визируют структурные подразделения и ответственные сотрудники. Визирование должно занимать не более одного рабочего дня (8 часов), для сложных договоров большого объема — не более двух дней (16 часов). Свои замечания визирующее подразделение отмечает на листе согласований, записывает на отдельном листе, чтобы приложить к проекту договора.

После устранения замечаний исполнитель должен снова получить визу структурного подразделения. Если исполнитель не согласен с замечанием, решение о его исключении принимает лицо, уполномоченное заключать договоры от имени компании.

Смотрите также: Договорное право. Предмет, условия договора

6 этап: подписание договора уполномоченным лицом и передача контрагенту

Передайте согласованный проект договора вместе с листом согласований и обоснованием на подписание сотруднику, который уполномочен заключать договоры. После этого отправьте документ на подпись партнеру.

Зарегистрируйте подписанный обеими сторонами оригинал договора: присвойте номер и внесите сведения о нем в реестр договоров.

Подписанный договор для передачи контрагенту передается ответственному исполнителю под расписку. Обязательно оговаривайте сроки подписания договора и возврата экземпляра подписанного документа.

Важно: договор вступает в силу с момента подписания сторонами.

Реестр договоров

Картотеки с договорами и актами должны быть наглядными для удобства использования. При заключении договора внесите в реестр следующие сведения:

Регистрационный номер.
Дополнительный номер (номер контрагента).
Дату договора.
Наименование контрагента.
Предмет договора.
Срок действия.
Ответственное подразделение (исполнитель).
Цена договора.
Наличие приложений.
Кто подписал договор.

7 этап: контроль за исполнением

В регламент договорной работы в составе обязанностей внесите контроль исполнения уже заключенного договора. Эту же обязанность отразите в положении о структурном подразделении, трудовых договорах и должностных инструкциях сотрудников, отвечающих за сопровождение договоров и взаимодействие с контрагентами. Уточните критерии, при наступлении которых сотрудники подразделения обязаны известить юридический департамент и финансовую службу (например, просрочка исполнения обязательства и возникновение дебиторской задолженности, изменение нахождения контрагента).

Дополнительно включите в регламент процедуру выборочного или постоянного контроля за исполнением договора со стороны юридического подразделения в зависимости от суммы договора, сложности сделки, длительности сроков исполнения и других важных факторов.

Задачи ответственного сотрудника

Контроль исполнения договора.
Направление копии договора в другие подразделения и бухгалтерию, обеспечение исполнения договорных обязательств по срокам, объему и качеству.
Мониторинг действующих договоров, решение вопросов исполнения обязательств, оплаты, своевременного продления, разрешения конфликтов.
Информирование финансового и юридического отдела при возникновении дебиторской задолженности или других проблем неисполнения договора (в течение одного рабочего дня).

8 этап: хранение

Регистрация договоров ведется в отдельных журналах, реестрах. Минимальный срок хранения — 4 года, после чего договоры сдаются в архив. Копии и подлинники выдаются на основании запроса, заверенного руководителем структурного подразделения.

Схема работы с договором в электронном виде

Создание проекта договора в электронном виде и учет его в системе управленческого учета.
Предварительное рассмотрение проекта договора в электронном виде (выполняется в случае необходимости).
Визирование проекта договора в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи.
Подписание проекта договора с использованием электронной цифровой подписи.
Регистрация договора в электронном реестре.
Передача договора в электронном виде для регистрации в системе управленческого учета.
Преобразование подписанного договора в электронном виде в бумажный договор, подписание договора всеми сторонами, простановка печатей.

Смотрите также: Курс «Директор по правовым вопросам»

Развивайтесь вместе с нами, учитесь в удобном формате в любое время и в любом месте! Посмотрите каталог наших учебных программ.

Любое использование материалов медиапортала РШУ возможно только с разрешения

редакции.

Источник

Глоссарий.

БП – бизнес-процесс.

ГПД – гражданско-правовой договор.

ГПХ – гражданско-правовой характер.

ИП — индивидуальный предприниматель.

СЗ – самозанятый, плательщик налога на профессиональный доход (НПД).

ФЛ – физическое лицо, гражданин.

ФНС – Федеральная налоговая служба.

Работа бизнес-аналитика

— Описание текущего состояния бизнес-процессов

— Формирование нового бизнес-процесса

— Аудит бизнес-процессов

То есть: от AS IS (буквальный перевод — «как есть») до состояния TO BE («как должно быть».

AS IS

TO BE

Бизнес-аналитик проводит аудит текущего бизнес-процесса и готовит новый бизнес-процесс.

Краткое описание бизнес-процесса.

Определить статус физического лица на сайте ФНС.

1.Если индивидуальный предприниматель, то заключаем договор с ИП.

2.Если самозанятый, то проверяем состоял ли граждан ранее с заказчиком в трудовых отношениях.

Если да, то проверяем, прошло ли 2 года, с момента прекращения трудового договора. Если менее 2 лет, то заключаем договор ГПХ.

Иначе заключаем договор с самозанятым.

3.Если не индивидуальный предприниматель и не самозанятый, то заключаем договор ГПХ.

Это только болванка, на её основе можно доделывать бизнес-процесс бесконечно.

Например, надо учесть гражданство исполнителя и т.д.

Нотация BPMN позволяет на понятном языке схем («пришел, увидел, победил»):

— Моделировать

— Оптимизировать

— Автоматизировать бизнес-процесс.

Источник

Симптомы болезни
Почему Битрикс24?
Почему НЕ конструктор бизнес-процессов Битрикс24
Техническое задание на бизнес-процесс согласования договоров Битрикс24
Реализация — красивый и удобный бизнес-процесс согласования договоров Битрикс24
- Логика бизнес-процесса согласования договоров
- Интерфейсы бизнес-процесса согласования договора в Битрикс24
- Связь с другими бизнес-процессами
Выводы

Этот пост – очередной в серии публикаций о большом внедрении Битрикс24 в крупной и быстро растущей торговой сети.

Краткое описание работы в портфолио;
Специальные бизнес-процессы, открытие магазинов и конструктор;
Превращаем задачи Битрикса в инструмент технической поддержки по ITSM. Собственные статусы задач, матрица переходов и отчеты;
Полноценная интеграция Задач Битрикса с электронной почтой “со всеми остановками”;
Процесс согласования договоров в Бирикс24 с возвратами на предыдущие статусы, уведомлениями и историей. Битрикс.Диск и документооборот;
Интеграция Битрикс24 и MS Project для проектного учета времени и прогнозирования загрузки ресурсов

Симптомы болезни

Тонны бумажных документов — неотъемлемая часть жизни организации. По мере роста появляется огромное количество договоров, счетов, актов и внутренних документов. «Бумажки» начинают мешать реальной работе:

Согласование договора с важным клиентом затягивается на месяц;
Документы теряются внутри организации;
Непонятно: кто, что и от кого ждёт — ответственного не найти;
Электронные версии документов хранятся на компьютерах сотрудников и передаются друг другу по почте или на флешках;
Чтобы найти нужный договор, надо пройти цепочку из трёх, пяти, пятнадцати человек.

Есть хотя бы два симптома из списка? Поздравляем, у вас волчанка вы страдаете от бумажной волокиты.
К счастью, болезнь известна давно, и лекарство придумано. Поможет автоматизация бизнес-процессов и система электронного документооборота (СЭД). Как и многие лекарства, эти меры довольно болезненны — люди не любят перемены. Ваши сотрудники могут сопротивляться нововведениям. Понадобятся воля и настойчивость.

Хорошие лекарства обычно дороги. Автоматизация бизнес-процессов и СЭД — не исключение. Если сложить стоимость лицензий и внедрения, то для средней организации из 100 – 300 человек это суммы порядка 2 000 000 – 5 000 000 р. Срок внедрения — от 6 месяцев.

Мы знаем, как помочь быстрее и дешевле. В Битрикс24 автоматизируются бизнес-процессы и строится система электронного документооборота.

120 000 рублей в год— оставьте заявку на демонстрацию!

Наш модуль стоит всего 120 000 рублей в год. Оставить заявку можно через форму выше или в конце статьи.
В этой статье мы будем говорить об электронном согласовании документов. Этот бизнес-процесс используется в каждой организации. Дальше мы расскажем, как делали согласование документов в Битрикс24 для торговой сети компании, название которой мы не можем упоминать по договору NDA.

Сеть магазинов работает в популярном сегодня в России формате магазинов фиксированных цен. В компании около 140 магазинов и 300 сотрудников.

Сначала выводы. Что получит бизнес после реализации электронного согласования документов на Битрикс24:
Снижение сроков согласования документов. Прогнозируемость. Повышение ответственности и дисциплины — всегда понятно, чей сейчас шаг. Хранение документов в одном месте. Версионируемость. Быстрый поиск нужного документа.

Почему Битрикс24?

Чем Битрикс24 полезен для процесса согласования договоров?

В Битрикс24 замечательная система задач. Лично я считаю, что это самая удобная и продуманная часть системы. Так и хочется сделать все шаги согласования договора отдельными задачами. Со своими ответственными, наблюдателями, крайними сроками и т.д.;
В Битрикс24 неплохие инструменты для хранения электронных версий документов и совместной работы над ними — версии, совместное редактирование, хранение, общий доступ;
Комментарии, упоминания сотрудников, приложение файлов — простые функции, без которых никуда. Из коробки, без дополнительной оплаты;
REST API для разработчиков — нам доступны любые сущности Битрикса и можно создавать свои. Эти методы документированы Битриксом и после обновления все продолжит работать.

Как видите, плюсов достаточно. Самые въедливые товарищи спросят — а почему вы не сделали согласование договоров на стандартном конструкторе бизнес-процессов Битрикс24? И нам есть, что ответить.

Почему НЕ конструктор бизнес-процессов Битрикс24

Если честно, вначале мы так и сделали — предложили клиенту сделать согласование документов на конструкторе бизнес-процессов Битрикс24. Мало того, клиент согласился и мы, потратив 30 часов, такой бизнес-процесс сделали.

Однако, когда реальные пользователи начали тестировать бизнес-процесс, комментарии были негативные. Что не устраивало:

Не хватало общего списка согласуемых договоров и отслеживания статусов согласования;
Не использовались задачи. Сотрудники привыкли к ним;
Требовалось реализовать дополнительные сценарии.

Основная претензия — неудобные интерфейс, невозможность посмотреть детальную информацию о согласовании.

По итогам обсуждения с клиентом решили, что процесс согласования легче сделать с нуля, идеально подогнав его под пожелания сотрудников.

Чтобы не обмануть ожидания клиента, надо как можно лучше их узнать.

Техническое задание на бизнес-процесс согласования договоров Битрикс24

Некоторые клиенты считают, что техническое задание это вещь в себе. Вещь, нужная только разработчикам, чтобы отмахиваться от пожеланий заказчика.
Тут мы в корне не согласны.

Техническое задание нужно, чтобы заказчик понял, что именно он хочет. И тут мы, как специалисты, помогаем найти лучшее решение задачи. С точки зрения удобства, стоимости и сроков.

Техническое задание на согласование договоров мы сделали очень быстро — всего 15 часов работы.

Вот план получившегося 12-страничного документа:

Блок-схема;
Старт нового согласования договора;
Первичное согласование;
Страница со списком СД;
Детальная страница СД;
Согласование со всеми участниками;
Согласование с арендодателем;
Договор согласован;
Повторное согласование с коллегами;
Оценка

Для каждой страницы, мы спроектировали интерфейс. Ниже, для примера, прототип интерфейса детальной страницы согласования.

Представьте, как удобно обсуждать будущие страницы не «на пальцах», а видя, как они будут выглядеть в реальности. В итоге, всего за 15 часов проектирования (мой личный рекорд:)) клиент получил четкое понимание, как будет выглядеть и работать согласование договоров. А приятным бонусом идёт оценка реализации в часах работы специалиста. Точная, под которой мы, как разработчики, готовы подписаться.
Хорошее техническое задание сделало проект предсказуемым и понятным.

Реализация — красивый и удобный бизнес-процесс согласования договоров Битрикс24

Как мы видим решение этой ситуации.

Логика бизнес-процесса согласования договоров

Тезисно, с ключевыми аспектами.

Блок-схема

Первым делом, после изучения пожеланий клиента, мы составили блок-схему. Прямо как на уроках программирования в школе.:)
Схема достаточно интересная, рекомендуем подумать о ней отдельно.

Статусы согласования

Чтобы процесс согласования мог «двигаться» по блок-схеме, мы ввели статусы.

Отдельный статус согласования есть у каждого согласующего. Всего их четыре:

Ожидает согласования;
Согласовано;
Согласовано с замечаниями;
Не согласовано.

В зависимости от сочетания этих статусов, выставляется статус согласования для всего документа:

Новый;
Согласование;
Ожидание;
Согласование с арендодателем;
Согласован;
Не согласован.

Дополнительные статусы задач

Наш бизнес-процесс согласования договоров «построен» на задачах. По алгоритму, изображенному на блок-схеме, создаются задачи на согласующих. Автоматически указывается крайний срок — +2 рабочих дня от момента создания задачи.

За это время, согласующий должен ознакомиться с договором и принять решение, согласовать его или нет. Вот тут уже стандартных функций задач Битрикс24 недостаточно. Ведь согласующий должен при завершении задачи указать, согласует он договор или нет.

Вместо стандартной кнопки «Завершить» мы добавили три отдельных:

Согласовано;
Согласовано с комментариями;
Не согласовано.

Если сотрудник выбирает два последних варианта, нужно оставить комментарий. Его наличие проверяется автоматически. Молча не согласовать не получится.

Эти кнопки — внешнее отражение новых, дополнительных статусов задач.

Интерфейсы бизнес-процесса согласования договора в Битрикс24

Как все это работает

Старт согласования договора

Чтобы сотрудники быстро освоились с новым бизнес-процессом, его надо сделать удобным. Мы уделили интерфейсам особое внимание.
Начинается бизнес-процесс согласования договора с указания названия, приложения файла договора и назначения ответственных.

По умолчанию, при старте согласования договора уже выбраны сотрудники, наиболее часто выполняющие обязанности согласующих. Но при необходимости ответственных можно изменить.

Интересная особенность — при старте согласования можно выбрать двух руководителей. Если кто-то не согласует документ вовремя (срок задаётся), им отправляется письмо с указанием нерадивого сотрудника. Таким простым способом можно держать руководителей в курсе, а ответственных в страхе.:)

Страница со списком процессов согласования договоров

На этой странице видны все запущенные бизнес-процессы согласования договоров.

Неофициально мы называем её «светофор» — благодаря цветовой идентификации, достаточно одного взгляда, чтобы оценить ситуация в целом. Очень удобно для руководителей — погружаться и тратить время нужно, только если есть проблема.

Обычный светофор даёт минимум информации. А наша страница нет. Все дополнительные данные доступны за один клик:

Кто отвечает за согласование;
Какой крайний срок;
Ссылка на текущую версию договора;
Ответственные по ролям (юрисконсульт, главбух и т.д.);
Какой комментарий оставили к согласованию.

Страница при этом не перезагружается, ждать не надо.

Если же нужна вся информация о согласовании договора, можно перейти на детальную страницу.

Детальная страница согласования договора

Эта страница аккумулирует всю нужную информацию о процессе согласования.

Давайте остановимся на самых интересных моментах.

Лист согласования

Мы автоматически формируем лист согласования в формате .PDF. Его можно в любой момент скачать, распечатать и приложить к бумажной версии договора. Удобно и экономит время. Текущая версия договора

Элементарная функция, но теперь последняя версия договора всегда будет под рукой.
История версий

Вы знаете, как сильно меняется документ в процессе согласования. Часто старые версии теряются, а в них тоже находится важная информация. Для хранения электронных версий документа используется Битрикс Диск. Он поддерживает историю версий. Все копии документа будут сохранены. По крайней мере, пока не кончится место в корпоративном портале. Комментарии к согласованию

Вся переписка по процессу согласования хранится в одном месте. Сюда же комментариями добавляются запрошенные участниками файлы. Удобная функция, которую сразу оценили пользователи — смотрите, как конструктивно идёт обсуждение. Это реальный скриншот.
Ссылки на задачи согласующих

Как мы помним, на каждого согласующего ставится отдельная задача. В них можно вести обсуждение с конкретным согласующим.

Внешний вид задачи бизнес-процесса согласование договора

Мы добрались до задач. Именно благодаря удобству этой сущности, пользователи быстро привыкли к новому бизнес-процессу.
Все задачи по согласованию вынесены в отдельную вкладку. Найти нужную можно за два клика — открыть список задач и выбрать вкладку Согласую.
Название задачи формируется по шаблону — уже из заголовка понятно кто и что делает. Это удобно для руководителей — не надо открывать задачи.
В каждой задаче на согласование есть ссылка на детальную страницу бизнес-процесса согласования и на файл договора. Оставить заявку на демонстрацию

Связь с другими бизнес-процессами

Вы можете спросить, где же тут система, ведь разобрали только один бизнес-процесс согласования договора.

Наша позиция в этом вопросе — кушать слона кусочками.

Например, у клиента есть большой и сложный бизнес-процесс открытия торговой точки. От старта до финиша несколько сотен этапов и задач. Продумать и сделать всё сразу, одним махом — сложно, дорого, долго.

Мы разбиваем этот процесс на несколько небольших. Выбираем наиболее болезненные (те, где потери времени и денег у клиента максимальны) и начинаем с них.

Согласование договоров в Битрикс24 в дальнейшем будет связано с другими бизнес-процессами заказчика. Так, постепенно, шаг за шагом мы получим не просто систему электронного документооборота, а целый набор инструментов, закрывающих основные бизнес-потребности клиента.

Выводы

Давайте еще раз посмотрим, что получит бизнес после реализации электронного документооборота на Битрикс24:

Меньше бюрократических препятствий для старта реальной работы — согласование договора с ключевым клиентом не затянется на месяц;
Электронная версия любого документа всегда под рукой. Найти нужный можно за 20 секунд;
Больше не надо терять время на поиски «крайнего». Всегда понятно, кто отвечает за конкретный документ. Контролировать время прохождения документа по организации можно автоматически. С оповещением руководства в случае задержек;
Документ не потеряется. Также доступна вся история изменений с возможностью скачать старую версию.

Обратите внимание! В этой статье описан кейс внедрения у конкретного клиента. Мы создали готовый модуль согласования договоров, который может быть установлен в ваш Битрикс24 и настраивается самостоятельно. Ссылки: Модуль Мини-СЭД для Битрикс24 и Описание согласования договоров и документов в Битрикс24

А что бизнес теряет, в отсутствии системы документооборота?

Если посчитать потери от неорганизованной работы с документами в масштабах средней организации, сумма получается значительной.

Средний сотрудник тратит 30 – 60 % на работу с документами (по исследованию Siemens Business Services and IT Solutions). Допустим у вас 200 сотрудников. Возьмём минимальные 30 %. Это 7 200 часов работы в месяц (200 * 120 * 0,3).

После внедрения системы электронного документооборота, потери времени снижаются на 50 %. Пусть даже не 50 %, а всего лишь 10 %. Это 720 сэкономленных часов работы. Если средняя стоимость часа работы вашего сотрудника 400 р. (зп 50 000 р. и 120 эффективных часов работы в месяц), то за месяц вы будете экономить 290 000 р.
Это без учёта эффекта от оптимизации бизнес-процессов и улучшения системы контроля и управления.

Как видите, внедрение системы электронного документооборота на основе Битрикс24 процедура выгодная. Наносит совершенно конкретную, измеримую бизнес-пользу.

Если тема заинтересовала — звоните, обсудим ваше внедрение. Или заполните форму ниже — мы сами свяжемся с вами.

Вам может быть интересно:

Внедрение Битрикс24
Бизнес-процессы Битрикс24
Универсальное согласование документов» для Битрикс24

Источник

В статье рассказывается:

Задачи типового договора с клиентом
Стандартная структура договора на обслуживание с клиентом
Нужен ли самозанятому договор с клиентом
Пройди тест и узнай, какая сфера тебе подходит:
айти, дизайн или маркетинг.

Бесплатно от Geekbrains

Очевидно, что договор с клиентом обезопасит сотрудничество для обеих сторон. Клиенту он гарантирует выполнение всех прописанных в документе обязательств по предоставлению тех или иных услуг, вам же – поступление оплаты в оговоренный срок и в требуемом объеме.

Однако многие начинающие специалисты опасаются предлагать заключение договора, мотивируя это тем, что некоторых клиентов отпугивает такая формализация. Кроме того, его составление может потребовать привлечения юриста, а это автоматически увеличивает итоговую стоимость. Давайте же раз и навсегда перестанем бояться заключать договор с клиентом, и вот почему.

Задачи типового договора с клиентом

Услуги представляют собой деятельность без конечного материального результата либо деятельность, при которой этот результат нельзя отделить от процесса. Сюда можно отнести образовательные курсы, маркетинговые исследования, продвижение сайтов, туризм. Стоит отметить, что услуги отличаются от работ, ведь последние — деятельность с материальным результатом. Чтобы выполнить те или иные работы, необходимо заключить договор подряда.

Задачи типового договора с клиентом

К услугам нельзя отнести:

Научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы.
Перевозку грузов, пассажиров и багажа.
Транспортную экспедицию.
Банковский вклад и счет.
Расчеты.
Хранение.
Поручение.
Комиссию.
Доверительное управление имуществом.

Чтобы понять, как составить договор с клиентом, нужно обратиться к закону. В Гражданском кодексе РФ четко определяются понятия и условия договора, а также освещаются вопросы его заключения, изменения и расторжения (главы 27, 28, 29). Если не учитывать юридические тонкости, то договор можно определить как любое действие между сторонами, подразумевающее те или иные условия.

Скачать файл

Договор с клиентом заключается как в устной, так и в письменной форме. Выбор той или иной формы зависит от решения сторон. Например, при мелких сделках с небольшими суммами или при сделках с моментальной оплатой, как правило, более предпочтительной является устная договоренность, без составления контракта.

Скажем, при покупке товаров за наличный расчет или при разовых перечислениях небольших сумм по счету нужно иметь лишь документы, подтверждающие факт оплаты и получения товара или услуги (кассовый чек, платежное поручение, акт, накладная).

В качестве сторон договора могут выступать:

ИП и клиент – физическое лицо;
два физических лица;
два ИП;
ИП и компания;
две компании;
компания и физическое лицо.

Причем на всех вышеперечисленных субъектов будут распространяться одни и те же требования.

Задачи типового договора с клиентом

Помните, что в договоре нужно указать существенные условия, иначе он не будет считаться заключенным (ст. 432 Гражданского кодекса РФ). К примеру, в контракте на поставку в качестве существенного условия выступает идентификация товара и его количество (ст. 455 Гражданского кодекса РФ), а в договоре подряда — наименование и объем работ, сроки их начала и завершения (ст. 708 Гражданского кодекса РФ).

Что же касается стоимости, сроков оплаты и доставки, то даже при отсутствии этих, безусловно, важных пунктов документ все еще будет считаться заключенным. Таким образом, договор с клиентом – это соглашение, включающее в себя перечень всех возможных ситуаций и обязательных условий для сделки, которую вы заключаете.

Стандартная структура договора на обслуживание с клиентом

В процессе длительной практики хозяйственных отношений сформировалась стандартная структура документа, в которую входят следующие элементы:

вводная часть, или преамбула;
предмет;
права и обязанности сторон;
цена и условия оплаты;
ответственность сторон;
срок действия;
прочие условия;
реквизиты и подписи сторон.

Вводная часть договора

Существуют сферы деятельности, в которых применяются специальные термины. Первый раздел как раз предназначен для разъяснения нюансов терминологии, что в свою очередь позволяет избежать расхождений в понимании. Кроме того, этот раздел может быть крайне полезен в случае возникновения судебных разбирательств.

Скажем, в договоре на маркетинговые услуги не мешало бы дать определение следующим понятиям: целевая аудитория, оценка лидов, e-commerce.

Вводная часть договора

Предмет договора

Предметом называют конкретную платную услугу исполнителя для заказчика. Исходя из этого пункта, становится понятно, что может требовать заказчик и где должны заканчиваться его требования. При отсутствии предмета договор не может считаться действительным (статья 779 Гражданского кодекса РФ). Если возникнет спорная ситуация, исполнителя могут заставить осуществить возврат аванса. Таким образом, исполнитель рискует потратить время и силы впустую.

Во время определения предмета не стоит использовать общие формулировки. Заказчики могут по-своему интерпретировать двусмысленные пункты договора, что зачастую приводит к разногласиям. Следует описать суть действий, которые вы должны будете выполнить, а также их объем. Более того, не помешает внести в договор цель, ссылки на используемые методики, конкретное время оказания услуг.

Топ-30 самых востребованных и высокооплачиваемых профессий 2023

Поможет разобраться в актуальной ситуации на рынке труда

Подборка 50+ ресурсов об IT-сфере

Только лучшие телеграм-каналы, каналы Youtube, подкасты, форумы и многое другое для того, чтобы узнавать новое про IT

ТОП 50+ сервисов и приложений от Geekbrains

Безопасные и надежные программы для работы в наши дни

Уже скачали 20107

Предмет и цель вкратце описываются в одноимённом разделе договора. Все остальные уточнения можно включить в подходящее приложение: техническое задание, сценарий, график учебных занятий, заявку на уборку. Под приложением стороны должны поставить свои подписи.

Сроки оказания услуг

Сроки оказания услуг могут быть как конкретными, так и неопределенными. Существуют сферы деятельности, в которых без указания сроков не обойтись (образование, общепит и т.д.). Если, к примеру, в агентском договоре с клиентом не конкретизируются сроки, то следует оставить ссылку на документ, в котором они все же определены.

Место оказания услуг

Исходя из статьи 316 Гражданского кодекса РФ, исполнитель оказывает услуги в месте своего нахождения. Когда исполнитель зарегистрирован в одном месте, а работает в другом, этот момент нужно указать в договоре.

В том случае, если услуга является выездной и для ее выполнения необходимо что-то помимо самого исполнителя, это также следует зафиксировать в контракте (например, требования к помещению).

Цена услуг и срок оплаты

В контракте должна быть указана общая стоимость услуг, срок оплаты аванса и конечного расчета. Если необходимо внести большой список услуг, то имеет смысл оценить каждую по отдельности. Ещё один вариант — разбить процесс на стадии. Это облегчит расчет суммы оплаты в том случае, если услуги будут оказаны не в полном объеме.

Немаловажный момент — инфляция, которая может значительно повлиять на реальную стоимость услуг, если их оказание растянуто во времени. Индексация цены является выходом из ситуации, однако ее нельзя осуществлять в одностороннем порядке. Однако в контракте можно указать порядок, в котором заказчик будет оповещаться о повышении стоимости услуг.

В таком случае следует обозначить и то, что если заказчик откажется выплачивать объявленную сумму, то договор будет считаться расторгнутым.

После повышения цены исполнителю необходимо уведомить заказчика посредством электронной почты. Причем сделать это нужно не позже, чем за 7 дней до вступления изменений в законную силу. Заказчик будет иметь право не соглашаться на получение услуг. Следует отметить, что исполнителю нельзя изменять стоимость услуг, которые заказчик уже оплатил, до той поры, пока они не будут оказаны полностью.

Вместе с тем, вполне вероятна ситуация, при которой услуг попросту невозможно выполнить. В таком случае все зависит от того, по чьей вине она сложилась. Если по вине заказчика, то ему необходимо будет оплатить услуги в полном объеме. Согласно статье 781 Гражданского кодекса РФ, при возникновении непредвиденных обстоятельств заказчик должен заплатить за предоставленные услуги и компенсировать все затраты исполнителя.

Данные нюансы нужно указать в контракте. Обязательно впишите обязанности заказчика. Кроме того, в раздел об оплате следует внести следующий пункт: «Если заказчиком не будут исполнены обязательства и в результате это сделает невозможным оказание услуг, то он должен полностью оплатить работу».

Цена услуг и срок оплаты

Исходя из статей 783 и 704 Гражданского кодекса РФ, становится очевидным, что все траты, касающиеся оказания услуги, исполнитель берет на себя. Однако по этому пункту возможны изменения, так что траты можно перенести на заказчика, как в полном объеме, так и частично.

Если для оказания услуги исполнителю необходимо тратиться на проезд, материалы, электроэнергию, то имеет смысл рассчитать стоимость услуги с учетом этих моментов. Альтернативный вариант — изменить условия о расходах в контракте.

Точный инструмент «Колесо компетенций»

Для детального самоанализа по выбору IT-профессии

Список грубых ошибок в IT, из-за которых сразу увольняют

Об этом мало кто рассказывает, но это должен знать каждый

Мини-тест из 11 вопросов от нашего личного психолога

Вы сразу поймете, что в данный момент тормозит ваш успех

Регистрируйтесь на бесплатный интенсив, чтобы за 3 часа начать разбираться в IT лучше 90% новичков.

Только до 27 марта

Осталось 17 мест

Обязанности заказчика

В определенных ситуациях присутствие заказчика необходимо для оказания услуги. Более того, иногда заказчик выступает в качестве активного участника. Например, ученик выполняет задания репетитора, организация высылает информацию для маркетингового исследования, владелец дома впускает сотрудника клининговой фирмы в своё жилище. Такие действия заказчика с точки зрения закона считаются содействием.

Если оказание услуги предполагает содействие заказчика, то ему необходимо исполнять условия контракта. В противном случае исполнитель может истребовать с заказчика возмещение убытков, повышение стоимости услуги или расторгнуть договор. Все это прописано в статьях 783, 718, 719 Гражданского кодекса РФ.

В договоре нужно указать конкретные обязанности заказчика. Не нужно ограничиваться общими формулировками, ведь точность разъяснения деталей напрямую влияет не только на уровень качества предоставленных услуг, но и саму возможность их оказания.

Исполнителю необходимо заранее уведомить заказчика о том, что предоставленных данных слишком мало для полноценного оказания услуги (статьи 781, 716 Гражданского кодекса РФ).

Помимо этого, нужно определить срок, в рамках которого заказчик должен будет дополнить информацию или изменить указания. Внесите пункт, указывающий на возможность отказа исполнителя от договора в одностороннем порядке в случае отсутствия необходимой информации по истечении срока.

Кто фактический исполнитель

В статье 780 Гражданского кодекса прописано, что исполнитель должен оказывать услугу самостоятельно. При этом очевидно, что в случае предпринимателя и компании непосредственным оказанием услуг будут заниматься сотрудники. При вовлечении в работу специалистов со стороны либо при сотрудничестве других компаний, нужно отразить соответствующие пункты в контракте.

Исполнитель имеет право вовлекать в работу третьих лиц без уведомления заказчика.

Приёмка услуг

Оптимальный вариант оформления окончания услуги — акт по статье 720 Гражданского кодекса РФ. В нем следует определить точный список и объем предоставленных услуг, а также переданный результат (при наличии).

Так называемый акт приёмки — не что иное, как основание для оплаты. В случае одноразовой оплаты услуги составляется один акт, а при длящихся услугах, скажем, в случае ежемесячной оплаты, приемку по акту создают ежемесячно.

Лучше сразу согласовать срок, в рамках которого заказчику нужно подписать акт и сделать замечания. В этом же месте полезно указать и максимальное число доработок. Впишите срок, по истечении которого услуги будут автоматически считаться принятыми и подлежащими оплате даже при отсутствии подписи и замечаний заказчика.

Например: «В том случае, если заказчик не подпишет акт и не объявит о своих замечаниях в течение 7 дней с момента уведомления исполнителя, услуги будут считаться принятыми и подлежащими оплате».

Приёмка услуг

Ответственность исполнителя за качество

В том случае если услуга была предоставлена с отступлениями от контракта или заказчик не может использовать ее результат, в силу вступает статья 723 Гражданского кодекса РФ, исходя из которой, заказчик имеет право требовать от исполнителя:

за свой счёт нивелировать недостатки либо предоставить услугу ещё раз;
снизить стоимость услуги;
собственноручно устранить недостатки либо привлечь еще одного исполнителя, а также потребовать компенсации затрат (если данный пункт указан в контракте);
расторгнуть контракт и потребовать вернуть деньги (если нельзя устранить недостаток или исполнитель не сделал это в срок, указанный в контракте).

Кроме того, в контракте нужно указать, что исполнитель не должен компенсировать затраты заказчика на устранение недостатков, если он привлечет третьих лиц. Однако в этом случае исполнителю, возможно, придется устранять недостатки собственноручно. В противном случае заказчик может нанять другого исполнителя за ваш счёт. Эту юридическую тонкость разъяснил Верховный суд РФ в Обзоре судебной практики № 2 от 26.04.2017 г.

Для потребителей-клиентов, сделавших заказ в личных или семейных целях, существуют иные правила. Согласно им, потребитель в любой момент может привлечь стороннего исполнителя при возникновении проблем с качеством. Данный пункт можно найти в статье 29 Закона о правах потребителей.

Порядок одностороннего расторжения договора с клиентом

Ранее мы уже говорили о том, что детали отказа от договора на услуги отражены в статье 782 Гражданского кодекса РФ.

Заказчик имеет полное право отказаться от контракта в любое время, конечно же, компенсировав все затраты исполнителя. То же самое касается и исполнителя: он может отказаться от контракта при условии оплаты расходов заказчика.

Если вам заранее известны расходы, которые нужно будет покрыть заказчику, то отразите эти сведения в контракте. Сюда можно отнести затраты на проезд, покупку инвентаря, стоимость работы сотрудников исполнителя и др.

Нужен ли самозанятому договор с клиентом

Договор с клиентом будет полезен всем, включая самозанятых. К примеру, если вы на регулярной основе оказываете услуги, стоимость которых составляет более 10 000 рублей, то правильно составленный контракт позволит вам отстоять свои права и одержать победу в суде.

Если же услуга является разовой, ее стоимость не превышает 10 000 рублей и сделка исполняется сразу после обсуждения условий, то можно ограничиться устной договорённостью. Такого рода договоры с частными клиентами обычно практикуются парикмахерами, репетиторами и т.д.

После осуществления услуги нужно выдать чек. Необходимость этого действия обусловлена нюансами учета финансовых поступлений и особенностями уплаты налога на профессиональный доход.

Должен ли самозанятый заключать договор с клиентом с точки зрения закона? Если сумма сделки превышает 10 000 рублей, то составление договора является необходимой мерой. Если другая сторона договора является физлицом, то достаточно расписать все условия от руки в свободной форме.

При оказании регулярных услуг, скажем, сдаче жилплощади в аренду лучше распечатать договор, сформулированный по всем стандартам. Если же договор заключается с компанией, то распечатать и подписать договор необходимо согласно закону.

Нужен ли самозанятому договор с клиентом

Конкретное содержание договора будет зависеть от особенностей вашей деятельности. Выделяют следующие виды договоров:

аренды;
подряда;
оказания услуг;
купли-продажи и т.д.