Заголовок документа это реквизит кратко излагающий его

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример

5.5 Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

5.6 Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

5.7 Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).

5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

5.11 Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пример

5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.

Пример

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Пример

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

Пример

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Пример

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Пример

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Пример

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Пример

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Пример

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Пример

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Пример

5.16 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Пример

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример

5.17 Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центруется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

5.18. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации.

(в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)

(см. текст в предыдущей редакции)

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

— наименование вида документа, наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

— вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

— заключительная этикетная фраза:

С уважением, …

(Измененная редакция, Изм. N 1).

5.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

— если приложение (приложения) сброшюровано:

— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение N 2);

— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Пример

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Пример

5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Пример

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают: вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.

Пример 1

Пример 2

5.21 Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Пример

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Пример

В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

5.22 Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Пример

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Пример

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Пример

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Пример

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Пример

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Пример

или

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример

5.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

5.25 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева.

Пример

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

5.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

5.27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

5.28 Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Пример

5.29 Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

5.30 Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Пример

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

Достаточно ли внимания вы уделяете созданию и оформлению реквизита 17 «Заголовок к тексту»? Небрежно относиться к нему нельзя: именно в этой фразе сформулировано краткое содержание документа. Заголовок к
тексту – это ключ к правильному включению документа в делопроизводственную систему организации и, следовательно, к его корректному использованию и правильному хранению. В статье рассмотрим, что такое заголовок к тексту, зачем он нужен и каким образом следует его оформлять.

ЧТО ТАКОЕ ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ И ЗАЧЕМ ОН НУЖЕН?

Реквизит 17 «Заголовок к тексту» – это один из 30 реквизитов, которые включены в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016). Правила оформления этого реквизита описаны в п. 5.17 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Кроме этого, отдельные особенности оформления разъяснены в п. 4.17 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Заголовок к тексту облегчает и упрощает обработку документа. Если этот реквизит оформлен верно, вы получите общую информацию о содержании всего документа, что поможет правильно заполнить поле регистрационно-учетной формы в системе электронного документооборота, направить документ в соответствующее структурное подразделение или конкретному исполнителю. Благодаря этому не будет проблем с контролем исполнения документов, их отправкой, а процессы информационно-справочной работы, поиска будут проходить без инцидентов.

Рассмотрим случай из практики. Вы работаете секретарем в организации металлургической отрасли: информация о стали и сплавах всегда есть практически в каждом документе. А теперь представьте, что вы получаете письмо с общим заголовком тексту «О стали и сплавах» или письмо, на котором вообще не оформлен этот реквизит. В какое структурное подразделение направить это письмо? Попробуй угадай! Придется читать весь документ. И даже это не гарантирует, что вы правильно определите получателя.

Пренебрегать реквизитом 17 «Заголовок к тексту» опасно. Иногда этот, казалось бы, «пустяк» может стать причиной задержки распорядительного поручения или ответа, в результате чего сорвется важная сделка, произойдет простой на ремонтном объекте или организация не поучаствует в важном мероприятии. К слову: советую секретарям, особенно тем, кто недавно устроился в узкоспециализированную организацию, составить шпаргалку, которая поможет сходу определить, в какое структурное подразделение следует направлять документ (Таблица 1). Со временем вы запомните, как именно оформляют заголовки к тексту документов отдельные организации или адресанты.

Правильно составленный и внесенный заголовок к тексту документа обеспечивает быстрый и качественный поиск документа в электронных реестрах и бумажных журналах регистрации документов. Если вы отвечаете за делопроизводство только в структурном подразделении, можно регистрировать даже служебные записки, которые ваш отдел направляет в другие структурные подразделения или руководителю организации. Не ленитесь прописывать его в соответствующие поля и графы. Возможно, что буквально завтра или через пару часов это сослужит вам хорошую службу: сэкономит ваше бесценное время, нервы и силы, а также станет доказательством вашего профессионализма, что, безусловно, выгодно выделит вас в глазах коллектива и руководителя.

ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЮУрГУ

---

КРАТКИЙ СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ И ОПРЕДЕЛЕНИЙ

            Автор документа  — физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

            Архив – организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

            Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

            Вид (письменного) документа – принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.

            Виза (официального) документа – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

            Гриф согласования – реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

            Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

            Дата (официального) документа – реквизит официального документа, содержащий указанной на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

            Дело – совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

            Делопроизводство; документационное обеспечение (управления) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами в организации.

            Документ внутренний – документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

            Документ входящий; документ поступивший – документ, поступивший в учреждение.

            Документ исходящий; документ отправляемый – официальный документ, отправляемый из учреждения.

            Документ личного происхождения (личный документ) – документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

            Документ машинописный – письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся техническими средствами.

            Документ на машинном носителе – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

            Документ официальный – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

            Документ письменный – текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

            Документ подлинный – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

            Документ служебный – документ, используемый в текущей деятельности организации.

            Документ электронный – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

            Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

            Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

            Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

            Заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

            Заголовок документа – реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

            Заголовок дела – краткое обозначение сведений о составе и содержании документа в деле.

            Индекс дела; номер дела – цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.

            Индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

            Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

            Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

            Наименование документа – обозначение вида письменного документа.

            Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

            Организационно-распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирование деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

            Организация работы с документами – организация документооборота, хранения  и использования документов в текущей деятельности учреждения.

            Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными  правилами.

            Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

            Переменная часть реквизита – изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.

            Подлинник документа – первичный или единичный экземпляр документа.

            Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную подпись полномочного должностного лица.

            Постоянная часть реквизита документа – неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.

            Правила документирования – требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.

            Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

            Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

            Резолюция (документа) – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

            Реквизит  документа – обязательный элемент оформления официального документа.

            Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

            Срок исполнения документа – установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией срок исполнения документа.

            Текст документа – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.

            Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

            Формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

            Формуляр документа – набор реквизитов письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

            Формуляр-образец (документа) – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

            Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Заголовок
официального документа — реквизит
документа, кратко излагающий его
содержание.¹

Заголовок
к тексту (реквизит
18) включает в себя краткое содержание
документа. Заголовок должен быть
согласован с наименованием вида
документа.²

Заголовок
может отвечать на вопросы:

о
чем (о ком)?,

например:

Приказ
о создании аттестационной комиссии;

чего
(кого)?,

например:

Должностная
инструкция ведущего эксперта.³

Наличие
заголовка значительно облегчает
обработку документа, т.к. не читая всего
текста можно получить представление о
содержании и направить документ на
исполнение.⁴

Заголовок
расмещается над текстом под основными
реквизитами бланка. Заголовок печатается
без кавычек и не подчеркивается.⁵

Заголовок
составляется исполнителем, готовящим
проект документа, к любому документу
формата А4, кроме извещений, телефонограмм,
телеграмм.⁶

К
тексту документов, оформленных на
бланках формата А5, заголовок допускается
не указывать.⁷

Бланк
документа при необходимости может
включать ограничительные отметки для
верхних границ зон расположения реквизита
«Заголовок к тексту».⁸

Рис.
1.

Пример оформления заголовка
письма

__________

¹
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения. – Введ.
1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во
стандартов, 1998. – Пункт 55.

²
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт
России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт
3.18.

³ Там же. – Пункт 3.18.

⁴
Кузнецов С.Л. Современные технологии
документационного обеспечения управления:
учебное пособие для вузов / Под ред.
проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский
дом МЭИ, 2010. – 232 с.

⁵ Там же.

⁶
Там же.

⁷ ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт
3.18.

⁸ Там же. – Пункт 4.7.

Реквизит
19 – отметка о контроле

Отметка
о контроле

Отметка
о контроле – реквизит
документа, свидетельствующий о постановке
документа на контроль.

Отметку
о контроле (реквизит
19) за исполнением документа обозначают
буквой «К», словом или штампом
«Контроль».¹

Отметка
о контроле обозначает, что документ
поставлен на контроль. Контролю подлежат
все зарегистрированные документы,
требующие исполнения.

Рис.
1.

Пример оформления реквизита «Отметка
о контроле»

__________

¹
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт
России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт
3.19.

Реквизит
20 – текст документа

Текст
официального документа –
информация, зафиксированная любым типом
письма или любой системой звукозаписи,
заключающая в себе всю или основную
часть речевой информации документа.¹

Текст
документа составляют на государственном
языке Российской Федерации или на
государственных языках субъектов
Российской Федерации в соответствии с
законодательством Российской Федерации
и субъектов Российской Федерации.²

Официальная
переписка и иные формы официальных
взаимоотношений между государственными
органами, организациями, предприятиями,
учреждениями субъектов Российской
Федерации с адресатами в Российской
Федерации ведутся на государственном
языке Российской Федерации – русском
языке.³

Документы
должны быть написаны деловым стилем,
который обладает совокупностью признаков,
характеризующих его с точки зрения
отбора лексических средств языка,
построения словосочетаний, предложений
и текстов в целом. К основным стилевым
чертам деловой речи относятся: нейтральный
тон изложения; точность и ясность
изложения; лаконичность и краткость
текста. ⁴

Широкое
распространение в официальных документах
получило применение сокращенных слов
и словосочетаний, что уменьшает объемы
документов и ускоряет восприятие
информации. Сокращения должны быть
понятны адресату, поэтому в текстах
документов используются общепринятые
сокращения. При первом употреблении
сокращения в тексте в скобках может
быть дана его расшифровка. Это же
относится и к употреблению в текстах
документов профессиональных терминов.
⁵

Тексты
документов оформляют в виде анкеты,
таблицы, связного текста или в виде
соединения этих структур.⁶

При
составлении текста в виде анкеты
наименования признаков характеризуемого
объекта должны быть выражены именем
существительным в именительном падеже
(«фамилия», «возраст», «место
рождения») или словосочетанием с
глаголом второго лица множественного
числа настоящего или прошедшего времени
(«имеете», «владеете» или
«были», «находились» и т.д.).
Характеристики, выраженные словесно,
должны быть согласованы с наименованиями
признаков.⁷

При
составлении таблицы ее графы и строки
должны иметь заголовки, выраженные
именем существительным в именительном
падеже. Подзаголовки граф и строк должны
быть согласованы с заголовками. ⁸

Заголовки
граф пишутся с прописных букв, а
подзаголовки — со строчных, если они
составляют одно целое с заголовком,
т.е. поясняют его. Если подзаголовок
имеет самостоятельное значение, то он
пишется с прописной буквы. Точки в
заголовках и подзаголовках граф не
проставляются.⁹

В
заголовках и подзаголовках строк и граф
таблицы употребляются только общепринятые
условные обозначения.¹⁰

Если
таблицу печатают более чем на одной
странице, графы таблицы должны быть
пронумерованы и на следующих страницах
должны быть напечатаны только номера
этих граф.¹¹

Связный
текст, как правило, состоит из двух
частей. В первой части указывают причины,
основания, цели составления документа,
во второй (заключительной) — решения,
выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать одну заключительную
часть (например, приказы — распорядительную
часть без констатирующей; письма,
заявления — просьбу без пояснения).¹²

В
тексте документа, подготовленного на
основании документов других организаций
или ранее изданных документов, указывают
их реквизиты: наименование документа,
наименование организации — автора
документа, дату документа, регистрационный
номер документа, заголовок к тексту,¹³
при этом дата оформляется словесно-цифровым
способом.

Например:

В
соответствии с постановлением
Правительства Российской Федерации от
15 апреля 2005 г. № 221 «Об утверждении
Правил оказания услуг почтовой связи».

Для
лучшего восприятия документа его текст
делится на абзацы – простейшие компоненты
текста, состоящие из одного или нескольких
предложений и характеризующиеся
единством и относительной законченностью
содержания. Каждый абзац печатают,
отступив пять печатных знаков от границы
левого поля. ¹⁴

Если
текст содержит несколько решений,
выводов и т.д., то его можно разбивать
на разделы, подразделы, пункты, которые
нумеруют арабскими цифрами.¹⁵

Рис.
1.

Пример оформления ссылки на
документ-основание

и нумерации
пунктов

В
документах (приказ, распоряжение и т.д.)
организаций, действующих на принципах
единоначалия, а также документах,
адресованных руководству организации,
текст излагают от первого лица
единственного числа («приказываю»,
«предлагаю», «прошу»).¹⁶

В
документах коллегиальных органов текст
излагают от третьего лица единственного
числа («постановляет», «решил»).¹⁷

В
совместных документах текст излагают
от первого лица множественного числа
(«приказываем», «решили»).¹⁸

Текст
протокола излагают от третьего лица
множественного числа («слушали»,
«выступили», «постановили»,
«решили»).¹⁹

В
документах, устанавливающих права и
обязанности организаций, их структурных
подразделений (положение, инструкция),
а также содержащих описание, оценку
фактов или выводы (акт, справка), используют
форму изложения текста от третьего лица
единственного или множественного числа
(«отдел осуществляет функции», «в
состав объединения входят», «комиссия
установила»).²⁰

В
письмах используют следующие формы
изложения:

• от
  первого лица множественного числа
  («просим направить», «направляем
  на рассмотрение»);

• от
  первого лица единственного числа
  («считаю необходимым», «прошу
  выделить»);

• от
  третьего лица единственного числа
  («министерство не возражает»,
  ВНИИДАД считает возможным»).²¹

В
деловой переписке принята форма изложения
текста от первого лица множественного
числа (просим, сообщаем, направляем,
напоминаем, высылаем и т.д.), так как
должностное лицо, подписавшее письмо,
выступает от имени организации.²²

Изложение
текста письма от первого лица единственного
числа (прошу, предлагаю, направляю и
т.д.) возможно в двух случаях:

• письмо
  оформляется на должностном бланке;

• письмо
  носит конфиденциальный характер или
  содержит персональное обращение к
  адресату.²³

При
подготовке документов рекомендуется
применять текстовый редактор Word for
Windows версии 6.0 и выше с использованием
шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12-15, Times
DL размером 12-14 через один-два интервала.
При использовании таблиц могут
использоваться шрифты меньших размеров.²⁴

Шрифты,
межстрочные интервалы и другие элементы
печатания устанавливаются в каждом
конкретном случае автором документа в
зависимости от характера документа и
назначения.²⁵

__________

¹
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения. – Введ.
1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во
стандартов, 1998. – Пункт 58.

²
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт
России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт
3.20 .

³
Федеральный закон от 25 октября 1991 г. №
1807-1 «О языках народов Российской
Федерации» [по состоянию на 11 декабря
2002 г.] – Статья 17.

⁴
Организационно-распорядительная
документация. Требования к оформлению
документов: Методические рекомендации
по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив;
ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин,
Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин,
А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.

⁵
Кузнецов С.Л. Современные технологии
документационного обеспечения управления:
учебное пособие для вузов / Под ред.
проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский
дом МЭИ, 2010. – 232 с.

⁶
ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.20 .

⁷
Там же. – Пункт 3.20.

⁸
Там же. – Пункт 3.20.

⁹
Организационно-распорядительная
документация. Требования к оформлению
документов: Методические рекомендации
по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив;
ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин,
Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин,
А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.

¹⁰
Там же.

¹¹
ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.20.

¹²
Там же. – Пункт 3.20.

¹³
Там же. – Пункт 3.20.

¹⁴
Кузнецов С.Л. Современные технологии
документационного обеспечения управления:
учебное пособие для вузов / Под ред.
проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский
дом МЭИ, 2010. – 232 с.

¹⁵
ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.20.

^16-21
Там же. – Пункт 3.20.

²²
Организационно-распорядительная
документация. Требования к оформлению
документов: Методические рекомендации
по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив;
ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин,
Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин,
А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.

^23-25
Там же.

Реквизит
21 – отметка о наличии приложения

Отметка
о наличии приложения –
реквизит
документа, содержащий сведения о
документах, дополняющих основной
документ.

Отметку
о наличии приложения (реквизит
21), названного в тексте письма, оформляют
следующим образом:¹

Приложение:
на 5 л. в 2 экз.

Если
письмо имеет приложение, не названное
в тексте, то указывают его наименование,
число листов и число экземпляров; при
наличии нескольких приложений их
нумеруют.²

Например:

Приложение:

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Рис.
1.

Пример оформления реквизита «Отметка
о наличии приложения» в письме

Если
приложения сброшюрованы, то число листов
не указывают.³

Например:

Приложение:

Методические рекомендации по работе с информационными ресурсами в среде «Кодекс-Сервер» для сотрудников Главного архивного управления города Москвы (Главархива Москвы) в 1 экз.

Если
к документу прилагают другой документ,
также имеющий приложение, отметку о
наличии приложения оформляют следующим
образом:⁴

Приложение:

письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если
приложение направляют не во все указанные
в документе адреса, то отметку о его
наличии оформляют следующим образом:⁵

Приложение:
на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В
приложении к распорядительному документу
(постановлению, приказу, распоряжению,
правилам, инструкции, положению, решению)
на первом его листе в правом верхнем
углу пишут «Приложение №» с указанием
наименования распорядительного
документа, его даты и регистрационного
номера.⁶

Например:

Приложение № 2 к приказу ЗАО «Термика» от 05.04.2009 № 25

Если
приложение одно, порядковый номер не
указывается.⁷

Например:

Приложение к приказу ЗАО «Термика» от 05.04.2009 № 25

Допускается
выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать
прописными буквами, а также центрировать
это выражение, наименование документа,
его дату и регистрационный номер
относительно самой длинной строки.⁸

Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу ЗАО «Термика» от 05.04.2009 № 25

Реквизит
«Отметка о наличии приложения»
оформляют от поля без абзацного отступа.
Если наименование приложения занимает
несколько строк, оно печатается через
один межстрочный интервал. При наличии
нескольких приложений наименования
приложений отделяются друг от друга
1,5-2 межстрочными интервалами.⁹

__________

¹
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт
России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт
3.21.

^2-6
Там же. – Пункт 3.21.

⁷
Организационно-распорядительная
документация. Требования к оформлению
документов: Методические рекомендации
по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив;
ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин,
Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин,
А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.

⁸
ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.21.

⁹
Кузнецов С.Л. Современные технологии
документационного обеспечения управления:
учебное пособие для вузов / Под ред.
проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский
дом МЭИ, 2010. – 232 с.

Реквизит
22 – подпись

Подпись
–
реквизит
документа, представляющий собой
собственноручную роспись полномочного
должностного лица.¹

В
состав реквизита
«Подпись» (реквизит
22) входят: наименование должности лица,
подписавшего документ (полное, если
документ оформлен не на бланке документа,
и сокращенное — на документе, оформленном
на бланке); личная подпись; расшифровка
подписи (инициалы, фамилия). ²

Например:

Генеральный директор ЗАО «Термика»

А.Г. Цицин

или
на бланке:

Генеральный директор

А.Г. Цицин

Рис.
1.

Пример оформления реквизита
«Подпись» в письме

Не
допускается подписывать документы с
предлогом «За» или проставлением
косой черты перед наименованием
должности. Если должностное лицо, подпись
которого оформлена на проекте документа,
отсутствует, документ подписывает
заместитель руководителя, имеющий право
подписывать документы за руководителя,
или иное должностное лицо, имеющее право
подписи. При этом указывается фактическая
должность лица, подписавшего документ,
и его фамилия.³

При
подписании документа лицом, в соответствии
с приказом исполняющим обязанности
временно отсутствующего руководителя
(отпуск, болезнь, командировка), подпись
оформляется следующим образом:⁴

И.о. генерального директора

Личная подпись

Т.П. Ярославцева

или:

Исполняющий обязанности генерального директора

Личная подпись

Т.П. Ярославцева

Допускается
в реквизите «Подпись» центрировать
наименование должности лица, подписавшего
документ, относительно самой длинной
строки. ⁵

Инициалы
и фамилия в реквизите «Подпись»
печатаются с пробелом на уровне последней
строки наименования должности. ⁶

Например:

Генеральный директор ЗАО «Термика»

А.Г. Цицин

При
оформлении документа на бланке
должностного лица должность этого лица
в подписи не указывают. ⁷

Рис.
2.

Пример оформления реквизита
«Подпись» на бланке должностного
лица

При
подписании документа несколькими
должностными лицами их подписи располагают
одну под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности.⁸

Например:

Генеральный директор		А.Г. Цицин
Главный бухгалтер		Е.О. Сенина

При
подписании документа несколькими лицами
равных должностей их подписи располагают
на одном уровне.⁹

Например:

Технический директор	Коммерческий директор
Личная подпись К.В. Воробьев	Личная подпись Е.Н. Ярославцева

Право
подписания документов должностными
лицами организации может быть представлено:
учредительными документами организации
(уставом, учредительным договором,
положением об организации); нормативными
правовыми актами, определяющими порядок
деятельности организации; распорядительными
документами о делегировании полномочий
руководителя организации; доверенностями
на выполнение определенных действий
от имени организации.¹⁰

Документы,
исходящие от имени организации,
подписываются руководителем или его
заместителями, документы на бланках
структурных подразделений — руководителями
структурных подразделений или их
заместителями, документы
информационно-справочного характера
(докладные и объяснительные записки,
справки, заявления, отзывы и др.) — их
непосредственными составителями.¹¹

При
подписании совместного документа первый
лист оформляют не на бланке.¹²

В
документах, составленных комиссией,
указывают не должности лиц, подписывающих
документ, а их обязанности в составе
комиссии в соответствии с распределением.¹³

Например:

Председатель комиссии	Личная подпись	А.Г. Цицин
Члены комиссии	Личная подпись	Т.П. Ярославцева
	Личная подпись	К.В. Воробьев
	Личная подпись	Е.Н. Ярославцева

Реквизит
«Подпись» оформляют от поля без
абзацного отступа, при этом оставляя
2-4 межстрочных интервала от реквизита
«Текст» или «Отметка о наличии
приложения». Схема расположения
реквизита «Подпись» приведена на
рисунке 3.

__________

¹
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения. – Введ.
1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во
стандартов, 1998. – Пункт 50.

²
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт
России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт
3.22.

³
Методические рекомендации по разработке
инструкций по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной
власти, утвержденные приказом Росархива
от 23 декабря 2009 г. № 76. – Приложение №
11.

⁴
Там же. – Приложение № 11.

⁵
ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.22.

⁶
Организационно-распорядительная
документация. Требования к оформлению
документов: Методические рекомендации
по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив;
ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин,
Л.В .Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин,
А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.

⁷
ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.22.

⁸
Там же. – Пункт 3.22.

⁹
Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила
оформления документов: Комментарий к
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов». – М.: ТК Велби, Изд-во
Проспект, 2004. – 216 с.

¹⁰
Там же.

¹¹
ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.22.

¹²
Там же. – Пункт 3.22.

¹³
Там же. – Пункт 3.22.

Реквизит
23 — гриф согласования документа

Гриф
согласования —
реквизит официального документа,
выражающий согласие учреждения или его
органа, не являющегося автором документа,
с его содержанием.¹

Гриф
согласования (реквизит
23) документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО,
должности лица, с которым согласован
документ (включая наименование
организации), личной подписи, расшифровки
подписи (инициалов, фамилии) и даты
согласования.²

Например:

СОГЛАСОВАНО

коммерческий
директор

ЗАО «Термика»

Личная
подпись
Е.Н. Ярославцева

Дата

Если
согласование осуществляют письмом,
протоколом и др., гриф согласования
оформляют следующим образом:³

СОГЛАСОВАНО

Письмо
ЗАО «Термика»

от 06.04.2009 № 430

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол
общего собрания

акционеров ЗАО
«Термика»

от
06.04.2009 № 10

Рис.
1.

Пример оформления реквизита «Гриф
согласования документа»

Схема
расположения реквизита «Гриф
согласования документа» приведена
на рисунке 2.

Рис.
2.

Расположение
реквизита
«Гриф согласования документа»

20
— текст
документа;
21 — отметка
о наличии приложения;
22 — подпись;

23 — гриф
согласования документа;
24 — визы
согласования документа;
25 — оттиск
печати;

26 — отметка
о заверении копии;
27 — отметка
об исполнителе;

28 — отметка
об исполнении документа и направлении
его в дело;

29 — отметка
о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор
электронной копии документа

Гриф
согласования может располагаться на
отдельном листе согласования, в этом
случае в документе перед подписью
делается отметка: Лист согласования
прилагается.⁴

Лист
согласования может оформляться следующим
образом:⁵

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ проекта Положения об общих принципах сотрудничества СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Генеральный директор ЗАО «Термика» Генеральный директор ЗАО Торговый дом «Амур» Личная подпись А.Г. Цицин Личная подпись В.Е. Афанасьев Дата Дата СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Президент Интер-Траст Лтд. Председатель Правления Банка «Прогресс» Личная подпись Н.М.Титов Личная подпись А.С. Лунев Дата Дата

Заполненный
лист согласования подписывается и
датируется руководителем службы ДОУ и
прилагается к проекту документа.⁶

При
наличии возражений по тексту документа
гриф согласования не подписывается.⁷

Внешнее
согласование в зависимости от содержания
документа должно осуществляться в
следующей очередности:

• с
  подчиненными и неподчиненными
  организациями, когда последние выступают
  обязательной стороной в правоотношениях,
  возникающих вследствие издания правового
  акта, или когда содержание документа
  затрагивает их непосредственные
  интересы;

• с
  научными организациями, занимающимися
  исследованиями в той области, к которой
  имеет отношение содержание документа;

• с
  органами, осуществляющими государственный
  надведомственный контроль (надзор) в
  определенной области.⁸

Внешнее
согласование может быть оформлено
грифом согласования, справкой о
согласовании, листом согласования или
представлением протокола обсуждения
проекта документа на заседании
коллегиального органа.⁹

__________

¹
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения. – Введ.
1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во
стандартов, 1998. – Пункт 52.

²
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт
России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт
3.23.

³
Там же. – Пункт 3.23.

⁴
Организационно-распорядительная
документация. Требования к оформлению
документов: Методические рекомендации
по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив;
ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин,
Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин,
А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.

^5-7
Там же.

⁸
Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила
оформления документов: Комментарий к
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов». – М.: ТК Велби, Изд-во
Проспект, 2004. – 216 с.

⁹
Там же.