Зафиксирована на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами

В настоящем Федеральном законе используются следующие основные понятия:

1) информация — сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления;

2) информационные технологии — процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов;

3) информационная система — совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;

4) информационно-телекоммуникационная сеть — технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники;

5) обладатель информации — лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам;

6) доступ к информации — возможность получения информации и ее использования;

7) конфиденциальность информации — обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя;

предоставление информации — действия, направленные на получение информации определенным кругом лиц или передачу информации определенному кругу лиц;

9) распространение информации — действия, направленные на получение информации неопределенным кругом лиц или передачу информации неопределенному кругу лиц;

10) электронное сообщение — информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;

11) документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель;

11.1) электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

(п. 11.1 введен Федеральным законом от 27.07.2010 N 227-ФЗ)

12) оператор информационной системы — гражданин или юридическое лицо, осуществляющие деятельность по эксплуатации информационной системы, в том числе по обработке информации, содержащейся в ее базах данных;

13) сайт в сети «Интернет» — совокупность программ для электронных вычислительных машин и иной информации, содержащейся в информационной системе, доступ к которой обеспечивается посредством информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (далее — сеть «Интернет») по доменным именам и (или) по сетевым адресам, позволяющим идентифицировать сайты в сети «Интернет»;

(п. 13 введен Федеральным законом от 28.07.2012 N 139-ФЗ, в ред. Федерального закона от 07.06.2013 N 112-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

14) страница сайта в сети «Интернет» (далее также — интернет-страница) — часть сайта в сети «Интернет», доступ к которой осуществляется по указателю, состоящему из доменного имени и символов, определенных владельцем сайта в сети «Интернет»;

(п. 14 введен Федеральным законом от 28.07.2012 N 139-ФЗ)

15) доменное имя — обозначение символами, предназначенное для адресации сайтов в сети «Интернет» в целях обеспечения доступа к информации, размещенной в сети «Интернет»;

(п. 15 введен Федеральным законом от 28.07.2012 N 139-ФЗ)

16) сетевой адрес — идентификатор в сети передачи данных, определяющий при оказании телематических услуг связи абонентский терминал или иные средства связи, входящие в информационную систему;

(п. 16 введен Федеральным законом от 28.07.2012 N 139-ФЗ)

17) владелец сайта в сети «Интернет» — лицо, самостоятельно и по своему усмотрению определяющее порядок использования сайта в сети «Интернет», в том числе порядок размещения информации на таком сайте;

(п. 17 введен Федеральным законом от 28.07.2012 N 139-ФЗ)

18) провайдер хостинга — лицо, оказывающее услуги по предоставлению вычислительной мощности для размещения информации в информационной системе, постоянно подключенной к сети «Интернет»;

(п. 18 введен Федеральным законом от 28.07.2012 N 139-ФЗ)

19) утратил силу. — Федеральный закон от 29.12.2022 N 572-ФЗ;

(см. текст в предыдущей редакции)

20) поисковая система — информационная система, осуществляющая по запросу пользователя поиск в сети «Интернет» информации определенного содержания и предоставляющая пользователю сведения об указателе страницы сайта в сети «Интернет» для доступа к запрашиваемой информации, расположенной на сайтах в сети «Интернет», принадлежащих иным лицам, за исключением информационных систем, используемых для осуществления государственных и муниципальных функций, оказания государственных и муниципальных услуг, а также для осуществления иных публичных полномочий, установленных федеральными законами;

(п. 20 введен Федеральным законом от 13.07.2015 N 264-ФЗ)

21) — 22) утратили силу. — Федеральный закон от 29.12.2022 N 572-ФЗ.

(см. текст в предыдущей редакции)

Понятие о документе

Терминология, используемая при работе с документами закреплена в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Термины «документированная информация» и «документ» в ГОСТе рассматриваются так:

документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.

Реквизит — «обязательный элемент оформления официального документа» («дата», «подпись», «печать», «текст документа» и др.).

Управленческая документация подразделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Понятие «документ» используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия «документ», не смотря на наличие ряда законодательных и официальных определений. В зависимости от того какая отрасль знания дает это определение, преобладает какой-то один аспект (правовой, управленческий, исторический) и само понятие «документ» определяют различным образом, хотя информационная его сущность очевидна. Эволюция понятия «документ», которое дает документоведение:

Таким образом, в последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении «документа» с материальной составляющей на информационную.

Официальное толкование данного термина дает ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термина и определения».

Документированная информация

Документированная информация.
Классификация информационных ресурсов
Российской Федерации. Электронная
цифровая подпись. Обязательный экземпляр
документа.

6.1. Документирование информации и информационные ресурсы

Вне зависимости от вида информационных
ресурсов их формирование начинается с
придания информации формы документа,
позволяющей включить ее в состав
информационных ресурсов.

В соответствии со статьей 2 ФЗ «Об
информации, информационных технологиях
и о защите информации» документированная
информация – это зафиксированная
на материальном носителе путем
документирования информация с реквизитами,
позволяющими определить такую информацию
или в установленных законодательством
РФ случаях ее материальный носитель¹.

Слово «документ» берет происхождение
от слова «documentum», что в переводе с латыни
означает «доказательство». Терминологический
словарь по теории и практике научной
информации 1964 г. определяет «документ»
как материальный объект, содержащий
информацию в закрепленном виде².

Любой документ состоит из трех элементов:
содержания информации, формы представления
информации и носителя информации³.

Изучением развития способов документирования
и носителей информации занимается
научная дисциплина – документоведение⁴.
Данная наука исследует процессы
делопроизводства, документооборота,
архивирования. Причем основное внимание
документоведения традиционно направлено
на регулирование формы традиционного
документа, закрепление его реквизитов.

Процесс документирования информации
включает в себя стадии фиксирования
информации на документальном носителе
и определения реквизитов, позволяющих
информацию идентифицировать. Существует
достаточно большое количество способов,
которыми можно зафиксировать информацию.
Условно их можно разделить на два класса:

• зафиксированная
  информация доступна для восприятия
  органами чувств человека без применения
  дополнительных технических устройств
  – так называемый «бумажный документ»;

• зафиксированная
  информация доступна для восприятия
  только посредством применения технических
  устройств – электронный документ,
  аудиоинформация, видеоинформация,
  закодированные сведения и т.п.

Понятие идентификации означает
установление совпадения, идентичности.
Идентичный, в свою очередь, означает
тождественный, полностью совпадающий⁵.
Задача идентификации реквизитов
информации, содержащейся в документе,
состоит в обеспечении сохранения
тождества первоначального содержания
документа с содержанием документа,
поступившего к потребителю, и в случае
необходимости – установления факта
этого тождества, в том числе в ходе
судебного разбирательства⁶.

В федеральных органах исполнительной
власти документирование информации
осуществляется в порядке, устанавливаемом
Правительством РФ. Правила
делопроизводства и документооборота,
установленные иными государственными
органами, органами местного самоуправления
в пределах их компетенции, должны
соответствовать требованиям, установленным
Правительством РФ в части делопроизводства
и документооборота для федеральных
органов исполнительной власти⁷.

Государственным
органом, осуществляющим нормативно-методическое
регулирование документирования
информации, является Федеральное
агентство по техническому регулированию
и метрологии⁸,
в которое был преобразован Государственный
комитет РФ по стандартизации и метрологии
(Госстандарт). Вопросы стандартизации
документации регулируются Федеральным
законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом
регулировании»⁹.
Межотраслевое методическое руководство
документационного обеспечения в
организациях РФ ведется Федеральным
архивным агентством¹⁰.
Отраслевое методическое руководство
документационного обеспечения
осуществляется каждым министерством
самостоятельно, на основе рекомендаций
Федерального архивного агентства.

Документированная информация может
быть представлена в электронном виде
и храниться в автоматизированных
информационных системах. В этом случае
процесс идентификации информации имеет
некоторые особенности, заключающиеся
в том, что достоверность данной информации
должна быть заверена владельцем
автоматизированной информационной
системы или имеющим на то право должностным
лицом.

Для определения идентичности документа,
кроме заверения его должностным лицом,
могут быть использованы специальные
технические средства. Законодательно
для такой идентификации разрешено
использование электронной цифровой
подписи. Так, электронное сообщение,
подписанное электронной цифровой
подписью или иным аналогом собственноручной
подписи, признается электронным
документом, равнозначным документу,
подписанному собственноручной подписью,
в случаях, если федеральными законами
или иными нормативными правовыми актами
не устанавливается или не подразумевается
требование о составлении такого документа
на бумажном носителе¹¹.

Документирование
информации является обязательным
условием включения информации в
информационные ресурсы.
Поскольку основное количество информации
содержится в информационных ресурсах,
данное положение является основополагающим
для формирования документооборота.

Информационные
ресурсы являются объектами отношений
физических, юридических лиц, государства,
составляют информационные ресурсы
России и защищаются законом наряду с
другими ресурсами. Правовое
регулирование информационных ресурсов
определяется нормами, устанавливающими:

• порядок
  документирования информации;

• право
  собственности на отдельные документы
  и отдельные массивы документов, документы
  и массивы документов в информационных
  системах;

• категорию
  информации по уровню доступа к ней;

• порядок
  правовой защиты информации.

Информационные ресурсы создаются
государственными органами всех уровней,
любыми хозяйствующими субъектами,
учреждениями, общественными объединениями
и отдельными гражданами. Каждый из
указанных субъектов формирует
информационные ресурсы для своих
различных целей – производственных,
управленческих, научных, просветительских
и т.д. При этом информационные ресурсы
значительно отличаются между собой по
объему – от нескольких справочников
до огромных библиотечных фондов и систем
баз данных, а также по способу организации
и представления информации.

Информационные ресурсы могут быть
государственными и негосударственными.

Российская Федерация, субъекты РФ и
муниципальные образования являются
собственниками информационных ресурсов,
создаваемых, приобретаемых, накапливаемых
за счет средств федерального бюджета,
бюджетов субъектов РФ, местных бюджетов,
а также полученных путем иных способов.
Государственными информационными
ресурсами от имени Российской Федерации,
субъекта РФ и муниципального образования
управляют государственные органы и
органы местного самоуправления в
пределах их полномочий, установленных
соответствующими нормативными правовыми
актами.

Государство имеет право использования
и/или выкупа документов, электронных
документов и/или информационных ресурсов
ограниченного доступа, принадлежащих
физическим и юридическим лицам, в случае
отнесения этой информации к государственной
тайне или в других, установленных законом
случаях. Собственник информационных
ресурсов, содержащих сведения, отнесенные
к государственной тайне, вправе
использовать содержание информации,
отображенной в этих информационных
ресурсах с разрешения соответствующих
органов государственной власти.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Понятие документированная информация раскрывается в нескольких источниках, отражающих вопросы делопроизводства, архивного дела, информационного обеспечения и защиты информации, библиотечного дела и т. д.

Согласно Федеральному закону «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ, документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.¹ Особый уклон в данном определении делается на наличие материального носителя и реквизитов, которые являются основным фактором определения и понимания задокументированной информации. Также в определении дается уточнение на то, что в определенных случаях, которые установлены законодательством, можно определить материальный носитель с помощью реквизитов.[6]

В ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» понятие «документированная информация» приравнивается к понятию «документ»:

Документ; документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.²[1]

Исходя из данного определения можно сделать вывод, что понятие документ и документированная информация равнозначны и главным в документе является наличие материального носителя и реквизитов.

В Федеральном законе «Об обязательном экземпляре документа» от 29.12.1994 № 77-ФЗ указано, что документ — материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.³[7]

Сходство этого определения с тем, что указано в ГОСТ Р 51141-98 – в наличии материального носителя и реквизитов. Однако Федеральный закон дополняет определение предназначением документа, способах его передачи и рассматривает документ с позиции материального носителя, представленного в любой форме, в то время как ГОСТ определяет документ как информацию, в первую очередь.

По определению Федерального закона «О библиотечном деле» от 23 ноября 1994 г. № 78 ФЗ документ – материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования. ⁴ [5]

Данное определение утратило силу и не было использовано в последней редакции закона от 03.06.2009 № 119-ФЗ, что можно объяснить отсутствием ссылки в определение на наличие реквизитов в документе.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти раскрывают понятие «документ» в рамках распространения действия данного нормативно-методического документа, так как они разработаны для федеральных органов исполнительной власти.⁵

Согласно Методическим рекомендациям, документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти.⁶[3]

Из всех определений понятия «документированная информация», наиболее обобщенным и точным для области делопроизводства является то, что раскрыто в ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», а также ранее употреблявшееся в Федеральном законе РФ «Об участии в международном информационном обмене» от 4 июля 1996 года № 85-ФЗ. Именно оно наиболее часто используется в учебной литературе по документоведению, делопроизводству и архивному делу.

Важнейшей характеристикой документированной информации, которая позволяет выполнить все требования, предъявляемые к ней, является наличие всех свойств, которые характерны для документированной информации.

Свойства документированной информации – это качества, признаки которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием понятия документа и его основными функциями. Документированная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Эти свойства также можно разделить на внешние и внутренние, а среди внешних свойств выделить три группы в зависимости от объекта взаимодействия: источника информации, её приёмника и объекта или явления, которое она отражает.

Однако наряду с общими свойствами, документированная информация обладает и рядом специфических свойств, отличающих её от всех других видов и разновидностей информации. К их числу следует отнести прежде всего фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа.

Обобщённой характеристикой, которая свидетельствует о степени полезности информации для потребителя, является её качество. Важнейшими показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность.⁷[2]

Однако в действующем законодательстве Российской Федерации не уделяется должное внимание закреплению свойств документированной информации на федеральном или региональном уровне в нормативных актах.

Основным законодательным источником о документированной информации является Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ, который закрепляет такие свойства как достоверность, доступность, защищенность.

Основной упор в данной законе ставится на защите информации: требованиях к защите информации, мероприятиях по защите информации. Свойство доступности регламентируется перечнем информации и документов, которые должны быть в открытом доступе. К примеру, информация о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, отражена как общедоступная в соответствующих законах.

Также разработаны специальные законы, регламентирующие доступность информации, среди которых следующие: Федеральный закон от 22 декабря 2008 г. № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации», Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» и другие.

В Федеральном Законе РФ от 7 февраля 1992 г. № 2300-1 «О защите прав потребителей» указано, что изготовитель (исполнитель, продавец) обязан своевременно предоставлять потребителю необходимую и достоверную информацию о товарах (работах, услугах), обеспечивающую возможность их правильного выбора, что законодательно обязывает выполнение таких свойств документированной информации, как своевременность и достоверность.

На данный момент в Государственной Думе рассматривается законопроект, предложенный депутатом О. Л. Михеевым о размерах шрифта в договорах купли-продажи, в договорах об оказании услуг, в частности в банковских договорах.

По словам депутата, мелкий шрифт затрудняет восприятие, дает лишнее напряжение глазам и побуждает пропускать изучение соответствующих условий договора, что в итоге может привести к неблагоприятным последствиям для стороны договора. По аналитическим исследованиям Михеева суды соглашаются с тем, что мелкий шрифт в договорах является нарушением прав потребителей, но не всегда встают на сторону потребителя.

В связи с этим Михеев О. Л. предлагает внести изменения в Закон РФ от 7 февраля 1992 г. № 2300-1 «О защите прав потребителей» о том, что при доведении до потребителей информации об изготовителе, режиме его работы и реализуемых им товарах (работах, услугах); информации о фирменном наименовании, местонахождении организации, режиме работы, указанной на вывесках; информации о лицензировании (при наличии лицензии); информации о товарах (работах, услугах); информации о наименовании технического регламента; информации о товаре (сведений об основных свойствах товара, о составе в отношении продуктов питания и т.д.); сведений не допускается использование трудно читаемого, мелкого шрифта, равно как применение иных способов подачи информации, затрудняющих её восприятие потребителем. Так как возможно нарушение данных требований, Михеев предлагает дополнить пункт 2 статьи 12 «Ответственность изготовителя (исполнителя, продавца) за ненадлежащую информацию о товаре (работе, услуге)» абзацем следующего содержания:

Изготовитель (исполнитель, продавец), использующий при доведении до потребителя информации об условиях приобретения или использования товара (работы, услуги) трудно читаемый, мелкий шрифт, равно как применение иных способов подачи информации, затрудняющих её восприятие потребителем, несет риск несоблюдения потребителем соответствующих условий.⁸ [4]

Следовательно, с потребителя снимается ответственность за несоблюдение договора при нарушении свойств доступности, эргономичности информации.

Аналогичные поправки в законодательство, в частности в Федеральный закон «О банках и банковской деятельности» и Федеральный закон «О защите прав потребителей» применительно к кредитным договорам.

При анализе современного законодательства Российской Федерации на предмет раскрытия определения понятия «документированная информация» в нормативно-правовой и методической базе, а также закрепления на федеральном и региональном уровне положений о свойствах документированной информации, можно сделать следующий вывод: наиболее полное определение понятия раскрывается в Федеральном закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», который закрепляет вопросы защиты информации, ее доступности в том числе со стороны органов государственной власти и местного самоуправления. Вносятся законопроекты по поводу законодательного закрепления обязательного соблюдения таких свойств информации как эргономичность и доступность. Релевантность, точность, полнота, полезность, новизна и ценность, как свойства документированной информации, в действующем законодательстве Российской Федерации отражены опосредовано.

Список используемой литературы и источников

1. ГОСТ Р 51141-98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;

2. Ларьков Н. С. Документоведение: учебное пособие/ Н. С. Ларьков – М.: АСТ: Восток-Запад, 2008. С. 197 – 204;

3. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76);

4. Проект № 394101-6 Федерального закона «О внесении изменений в закон Российской Федерации «О защите прав потребителей» и статью 1098 части второй Гражданского Кодекса Российской Федерации» — [Электронный ресурс], точка доступа http://img.rg.ru/pril/article/88/78/99/394101-6.pdf.

5. Федеральный закон «О библиотечном деле» от 23 ноября 1994 г. № 78 ФЗ от 27.10.2008 № 183-ФЗ;

6. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149 ФЗ;

7. Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документа» от 29.12.1994 № 77 ФЗ

1 Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149 ФЗ

2 ГОСТ Р 51141-98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

3 Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документа» от 29.12.1994 № 77 ФЗ

4 Федеральный закон «О библиотечном деле» от 23 ноября 1994 г. № 78 ФЗ от 27.10.2008 N 183-ФЗ в редакции федерального закона от 03.06.2009 N 119-ФЗ

5 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

6 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

7 Ларьков Н. С. Документоведение: учебное пособие/ Н. С. Ларьков – М.: АСТ: Восток-Запад, 2008. С. 197 – 204

8 Проект № 394101-6 Федерального закона «О внесении изменений в закон Российской Федерации

«О защите прав потребителей» и статью 1098 части второй Гражданского Кодекса Российской Федерации»