Задание 1 вы менеджер крупной компании вам дали следующее задание грамотно написать деловое письмо

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА «СЕТЕВОЙ ЭТИКЕТ» ДЛЯ УЧАЩИХСЯ 9
КЛАССА

Цель: сформировать
практические навыки сетевого этикета.

Задачи:

1. Сформировать умение
   правильно оформлять электронное письмо официального характера
2. Сформировать умение
   составлять «Регламент мероприятий»
3. Сформировать умение
   отвечать на грубую речь в электронных письмах

О работе:
практическая работа выполняется в парах. Отправляется 2 письма по электронной
почте на ящик преподавателя. Обратить внимание детей, что первое задание – в
первую очередь это работа с текстом. Письмо нужно внимательно прочитать и
структурировать информацию.

Задание № 1

Вы – менеджер
крупной компании. Вам дали следующее задание:

Грамотно написать
деловое письмо партнёрам по бизнесу, и отправить его на адрес: my_rabota_2014@mail.ru

Вот что вам сказал
директор, собираясь на очередную деловую встречу:

«Отправишь письмо о
завтрашнем совещании! Они мне все завтра нужны утром! Без опозданий! В 8:00 уже
начну слушать доклады. Кстати,  пригласи эксперта по продажам  Миронова и
включи его в список выступающих. Пусть все собираются в конференц-зале.
Веронике я сказал, технику она подготовит. Заседание будет идти долго, поэтому
вставь в расписание кофе-паузу. Начнём с доклада Петрова о продажах в прошлом
квартале, затем отведи время для нашего инвестора Григория Александровича
Сафонова, потом уж бухгалтерия подключится, дальше я, ну и эксперт по продажам.
Ах, да чуть не забыл, после совещания приедет автобус, позвони на объект,
уточни все ли у них готово, все после совещания поедут смотреть новый ТЦ:
Экскурсия, все дела, ну и доклад бригадира. Регламент для всех — 25 минут».

Задание № 2 (my_rabota_2014@mail.ru)

Вы – директор одного
из предприятий застройщиков. Вы выиграли тендер на строительство детской
площадки одного из микрорайонов. Аванс вам на счёт ушёл, бумаги все подписаны,
однако ваш объект «заморозили» органы пожарной безопасности. Вашей вины в том
нет, полностью вина лежит на заказчике (Степане Игоревиче). Однако, вам
приходит гневное письмо от заказчика:

«ГДЕ ГОТОВЫЙ ОБЪЕКТ
ПО УЛИЦЕ МОЛДАВСКОЙ? Все сроки уже прошли!!!! Если ВЫ, уважаемые, не сдадите
нам объект, в четверг на следующей недели, как это было ОБГОВОРЕНО в ДОГОВОРЕ,
ТО НАШ РАЗГОВОР будет продолжаться уже в суде!»

Ваша задача – корректно ответить на угрозы заказчика,
объяснить ситуацию и быть непреклонным в своих доводах.

Практическая
работа:

Задание № 1

Вы – менеджер
крупной компании. Вам дали следующее задание:

Грамотно написать
деловое письмо партнёрам по бизнесу, и отправить его на адрес: my_rabota_2014@mail.ru

Вот что вам сказал
директор, собираясь на очередную деловую встречу:

«Отправишь письмо о
завтрашнем совещании! Они мне все завтра нужны утром! Без опозданий! В 8:00 уже
начну слушать доклады. Кстати,  пригласи эксперта по продажам  Миронова и
включи его в список выступающих. Пусть все собираются в конференц-зале.
Веронике я сказал, технику она подготовит. Заседание будет идти долго, поэтому
вставь в расписание кофе-паузу. Начнём с доклада Петрова о продажах в прошлом
квартале, затем отведи время для нашего инвестора Григория Александровича
Сафонова, потом уж бухгалтерия подключится, дальше я, ну и эксперт по продажам.
Ах, да чуть не забыл, после совещания приедет автобус, позвони на объект,
уточни все ли у них готово, все после совещания поедут смотреть новый ТЦ:
Экскурсия, все дела, ну и доклад бригадира. Регламент для всех — 25 минут».

Задание № 2 (my_rabota_2014@mail.ru)

Вы – директор одного
из предприятий застройщиков. Вы выиграли тендер на строительство детской
площадки одного из микрорайонов. Аванс вам на счёт ушёл, бумаги все подписаны,
однако ваш объект «заморозили» органы пожарной безопасности. Вашей вины в том
нет, полностью вина лежит на заказчике (Степане Игоревиче). Однако, вам
приходит гневное письмо от заказчика:

«ГДЕ ГОТОВЫЙ ОБЪЕКТ
ПО УЛИЦЕ МОЛДАВСКОЙ? Все сроки уже прошли!!!! Если ВЫ, уважаемые, не сдадите
нам объект, в четверг на следующей недели, как это было ОБГОВОРЕНО в ДОГОВОРЕ,
ТО НАШ РАЗГОВОР будет продолжаться уже в суде!»

Ваша задача –
корректно ответить на угрозы заказчика, объяснить ситуацию и быть непреклонным
в своих доводах.

Задание 4. Вы – менеджер крупной компании. Вам дали следующее задание:

Грамотно написать деловое письмо партнёрам по бизнесу.

Вот что вам сказал директор, собираясь на очередную деловую встречу:

«Отправишь письмо о завтрашнем совещании! Они мне все завтра нужны утром! Без опозданий! В 8:00 уже начну слушать доклады. Кстати, пригласи эксперта по продажам Миронова и включи его в список выступающих. Пусть все собираются в конференц-зале. Веронике я сказал, технику она подготовит. Заседание будет идти долго, поэтому вставь в расписание кофе-паузу. Начнём с доклада Петрова о продажах в прошлом квартале, затем отведи время для нашего инвестора Григория Александровича Сафонова, потом уж бухгалтерия подключится, дальше я, ну и эксперт по продажам. Ах, да чуть не забыл, после совещания приедет автобус, позвони на объект, уточни все ли у них готово, все после совещания поедут смотреть новый ТЦ: Экскурсия, все дела, ну и доклад бригадира. Регламент для всех — 25 минут».

Задание 5. Вы – директор одного из предприятий застройщиков. Вы выиграли тендер на строительство детской площадки одного из микрорайонов. Аванс вам на счёт ушёл, бумаги все подписаны, однако ваш объект «заморозили» органы пожарной безопасности. Вашей вины в том нет, полностью вина лежит на заказчике (Степане Игоревиче).

Однако, вам приходит гневное письмо от заказчика:

«ГДЕ ГОТОВЫЙ ОБЪЕКТ ПО УЛИЦЕ МОЛДАВСКОЙ? Все сроки уже прошли!!!! Если ВЫ, уважаемые, не сдадите нам объект, в четверг на следующей недели, как это было ОБГОВОРЕНО в ДОГОВОРЕ, ТО НАШ РАЗГОВОР будет продолжаться уже в суде!»

Ваша задача – корректно ответить на угрозы заказчика, объяснить ситуацию и быть непреклонным в своих доводах.

Задание 6.

Ответить на контрольные вопросы:

1. Что такое: социальная сеть, социальные закладки, социальные каталоги, социальные библиотеки, геосоциальные сети, профессиональные социальные сети, специализированные социальные сети?

2. Опишите характерные особенности социальной сети.

3. В каком году Популярность социальные сети начали завоёвывать в Интернете?

4. Запишите 5 наиболее популярных социальных сетей по убыванию в РФ.

5. Как сосуществуют реклама и социальные сети?

6. Какие опасности предостерегают пользователей в социальных сетях?

7. На какие группы можно условно поделить социальные сети?

8. Что такое этикет?

9. В чем заключается сетевой этикет (e-mail)?

10. Опишите этикет при общении в мессенджерах.

Достарыңызбен бөлісу:

Первое задание — в первую очередь это работа с текстом. Письмо нужно внимательно прочитать и структурировать информацию. Вы — менеджер крупной компании. Вам дали следующее задание: Грамотно написать деловое письмо нартнёрам по бизнесу Вот что вам сказал директор собираясь на очередную деловую встречу: «Отправишь письмо о завтрашнем совещании! Они мне все завтра нужны утром! Без опозданий! В 8:00 уже начну слушать доклады. Кстати, пригласи эксперта по продажам Миронова и включи его в список выступающих, Пусть все собираются в конференц-зале. Веронике я сказал, технику она подготовит, Заседание будет идги долго, возтому ветавь в расписание кофе- паузу. Начнём с доклада Петрова о продажах в прошлом квартале, затем отведи время для нашего инвестора Григория Адександровича Сафонова, потом уж бухгалтерия подключится, дальше я, ну и эксперт по продажам, Ах, да чуть не забыл, после совещания приедет автобус, позвони на объект. уточни все ли у них готово, все после совещания поедут смотреть новый ТЦ: Экскурсия, все дела, ну и доклад бригадира Регламент для вс 25 минут».

Не зная, как пишется деловое письмо, составить его правильно достаточно сложно. Для написания грамотного документа необходимо знать целый спектр требований, правил и деловых обычаев.

Деловое письмо – это способ общения и передачи информации, направленной на сохранение, прекращение, возобновления и образования отношений с партнерами, сотрудниками и контрагентами (поставщики, покупатели).

Виды деловых писем

Большое разнообразие деловых писем обусловлено развитием рыночной экономики и возрастанием потребности передачи информации между контрагентами. Электронная почта, из-за быстроты и доступности, прочно вошла в обиход коммерческих и государственных структур. Массовость использования деловых посланий в ежедневном обиходе привело к увеличению их разновидности. В связи с этим единая классификация отсутствует. Можно выделить следующие виды деловых писем:

1. Гарантийное. Содержание направлено на обращение с просьбой, но с предоставлением гарантии по выполнению обязательств со своей стороны. Формулировка таких писем выглядит следующим образом: «Просим Вас отгрузить (поставить, предоставить и т. д.) товар (продукцию, услугу). Оплату гарантируем в срок до (дата)».
2. Коммерческое предложение. Самое распространенное письмо, которое организации используют при осуществлении своей деятельности практически ежедневно. По свое сути это деловое письмо о сотрудничестве. Организация выступает инициатором с конкретным предложением партнерства с определенными условиями.
3. Извещение. Содержание направлено на донесение определенной информации, необходимой при осуществлении дальнейшего взаимодействия. В коммерческих организациях самым распространенным примером такого письма является уведомление о смене реквизитов (когда меняют обслуживающий банк).
4. Оферта. Текст носит коммерческий характер о поставке товара или оказания услуг. Это деловое письмо о сотрудничестве, в котором указываются все существенные условия для договора поставки и договора оказания услуг. К существенным условиям по Гражданскому Кодексу относятся наименование услуги или товара, цена, срок, место. При отсутствии этих данных документ не считается офертой, а называется коммерческим предложением.
5. Рекламация (официальная претензия). Содержание текста направлено на уведомление получателя о неполном или некачественном выполнении обязательств. Чаще всего такими письмами сопровождают бракованную продукцию. В стандартных договорах оказания услуг или поставки есть пункт, в котором говорится, что за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств предусмотрены штрафные санкции. Отсчет времени для исчисления неустоек идет именно с момента направления письменной рекламации.
6. Сопроводительное письмо. Примером является опись вложений в конверт. Используется чаще всего при отправке посредством почтовых отправлений пакета документов. В случае отправки документов для участия в тендерах опись вложений носит обязательный характер.
7. Подтверждение о получении документов и писем. Является проявлением уважения, считается хорошим тоном и не носит обязательный характер.
8. Просьба. Текст содержит обращение с просьбой. Начинается со слов «Прошу», «Просим». Самым распространенным обращением является просьба о повторной отправке бухгалтерских документов. При поставке продукции накладные и счета фактуры часто не доходят до бухгалтерии (не отправили вместе с грузом, передали неполномочному лицу и т. д.). Поэтому обращение с просьбой продублировать эти документы является обычной практикой.
9. Напоминание. Содержание текста уведомляет о приближении наступления определенного момента (срок выполнения обязательств, окончание срока договора, дата мероприятия и т. д.). Одним из примеров такого письма является уведомление от страховых организаций об истечении срока полиса. Эта вежливость носит под собой одновременно информационный характер и является коммерческим предложением о возможности воспользоваться услугами компании повторно. Удобно тем, что есть вероятность вежливо и ненавязчиво продлить договор.
10. Поздравление. Деловое письмо, содержание которого направлено на поздравление с каким-либо праздником.
11. Приглашение. Самыми частыми бывают приглашения на конференции и выставки. Еще один успешный дополнительный инструмент напомнить о себе партнеру, для дальнейшего сотрудничества.

По количеству лиц (компаний) существуют следующие виды деловых писем:

• циркулярное (направлено в адрес нескольких лиц);
• стандартное (направленное в один адрес, определенному лицу).

Самыми распространенными циркулярными письмами являются приглашения, уведомления и информационные объявления (о предстоящих изменениях).

Правила написания делового письма

Деловое письмо должно быть составлено грамотно, без орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок. Наличие явных и грубых ошибок отталкивает получателя, создает впечатление недальновидности, неграмотности. Вероятность партнерства после получения таких текстов резко падает.

Прежде чем составить деловое письмо нужно определиться с его видом (извещение, предложение приглашение и т. д.). Разбивайте текст на абзацы, это облегчит восприятие излагаемой информации. Если послание должно быть получено до определенной даты, лучше отправить его услугами экспресс-доставок или по электронной почте.

Основные правила делового письма следующие:

• достоверности информации в содержании;
• полноты содержания;
• краткое содержание (желательно объемом не более 1 страницы, остальную информацию можно отнести в приложение);
• отсутствие грубости, нейтральный тон;
• отсутствие помарок, исправлений, зачеркиваний;
• использование сленга и просторечий неприемлемо;
• сокращения слов нежелательны;
• отсутствие эмоциональной оценки (только факты).

Правила делового письма устанавливают отсутствие витиеватых и двусмысленных фраз. В одном послании должна быть одна тематика, одна цель. Наличие нескольких тематик допустимо только при условии их взаимосвязанности. В противном случае отправляется несколько писем.

Текст должен быть оформлен и составлен в соответствии с общепринятыми правилами. У каждой организации свой бланк, которая служит и визитной карточкой. Для отправки писем по почте предпочтительнее писать текст на изготовленном типографским способом бланке. На практике, организации чаще всего печатают их самостоятельно на цветном принтере.

При получении делового письма хорошим тоном будет уведомить отправителя о его получении.

Составление делового письма

Прежде чем составить деловое письмо необходимо знать требования к структуре, стилю и его оформлению. Впечатление от грамотно составленного документа может испортить всего один недочет. Написание делового письма требует знаний по всем его реквизитам, которые будут внесены.

Структура делового письма

Делопроизводство в РФ ориентировано на требования ГОСТа Р 6.30-2003. Составление делового письма базируется на многих пунктах этого документа. Этот ГОСТ регламентирует основные реквизиты писем и их последовательность. Стоит отметить, что порядок реквизитов и их расположение носят рекомендательный характер. Поэтому структура делового письма часто отличается у разных организаций. Нарушением это не является. ГОСТ содержит 30 наименований реквизитов. В деловой переписке используются они далеко не все.

Область заголовка документов состоит из двух частей. В верхнем левом углу или посередине листа находится штамп, в котором указываются:

• название организации;
• почтовый адрес;
• ИНН, КПП;
• контактные данные;
• банковские реквизиты;
• е-mail;
• дата и номер письма;
• отметка о получении.

В правом верхнем углу указывается название организации, должность получателя в родительном падеже, его Ф.И.О . Пример делового письма (стандартные реквизиты):

Ниже идет заголовок (о чем документ или его вид). Здесь указывается название документа (извещение, уведомление, и т. д.).

Следующим пунктом идет вступление. Начинаться может со слов «Уважаемый». Здесь обращение должно быть по имени-отчеству, например, «Уважаемый Юрий Иванович!». В письме к служителям церкви обращение должно быть по чину. Здесь нужно быть предельно осторожными, и уточнить точную формулировку.

Следующим элементом документа идет непосредственно сам текст, который должен содержать следующую структуру:

• вступительная часть (причина, цель, повод для написания);
• основная часть (решения, предложения, суть, рекомендации);
• итоговая часть (просьба, предложение и прочее, вытекающее из основной части);
• формула вежливости (фразы « с уважением», « с надеждой на долгосрочное и взаимовыгодное сотрудничество», «с надеждой на понимание» и т. д.);
• должность руководителя и его подпись;
• указание на приложения (если таковые есть);
• ФИО ответственного исполнителя с контактными данными.

Печать обязательно ставится на гарантийных письмах, офертах и рекламациях. В коммерческих, напротив, она не рекомендуется. Печать не должна занимать более 2/3 росписи должностного лица.

Пример делового письма:

Деловой стиль письма

При написании писем уместен официально-деловой стиль. Язык деловых писем отличаются следующими чертами:

• точность подачи информации;
• официальность;
• содержательное, но краткое изложение;
• объективность и структурированность.

Старайтесь излагать суть дела короткими простыми предложениями. Не перегружайте текст прилагательными, делайте упор на глаголы. Не стоит применять узкоспециализированных и малоизвестных терминов, которые могут быть непонятны читателю. Это вызовет отторжение у получателя письма. Стоит использовать простые слова.

Деловой стиль письма исключает малоинформативные и «водяные» тексты. Как можно больше конкретики и фактов. Не подводите к заключительной части длинными и ненужными оборотами. Но при этом избегайте наличие нелогичных и несогласованных абзацев. Каждый абзац должен нести одну определенную мысль. Причастные и деепричастные обороты также следует исключать. Проверяйте написанное на слух. Деловой стиль письма приходит со временем и опытом. Соблюдая основные правила, вы будете знать, как написать деловое письмо и овладеете навыками написания официальных документов любой тематики.

Обращение в деловом письме

Написание делового письма всегда должно быть в нейтральном тоне. Этот же тон носит и обращение. Ни в коем случае нельзя писать «Добрый день (вечер, утро, сутки)». Грамотнее будет написать формальное «Здравствуйте». Самым оптимальным вариантом будет в приветствии обратиться по имени-отчеству. Если сомневаетесь в достоверности информации по этим данным, писать «Здравствуйте, господин (госпожа)» не нужно.

• Неважно, насколько долго идет официальная переписка, обращение в деловом письме к партнеру в короткой форме имени применять нельзя (Ань, Вань и т. д.).

Обращение на «вы» помогает сохранить межличностную дистанцию и является проявлением уважения к человеку выше по должности и старше по возрасту. Но в некоторых компаниях, принято обращение внутри подразделений, независимо от должности, на «Ты».

Не пишите «Уважаемы господин» без последующего обращения по имени. Следует избегать и сокращений г-н, г-жа. После обращения по правилам русского языка всегда ставится восклицательный знак. Пример: «Уважаемый Станислав Игоревич!»

При обращении к группе лиц уместно написать «Уважаемые господа!». В заключительной части могут применяться варианты: «С уважением», «С наилучшими пожеланиями», «С надеждой на сотрудничество» и т. д. здесь обращение должно носить официальный дружелюбный тон.

Оформление делового письма

Строгих требований к оформлению нет. Рекомендации из вышеуказанного ГОСТа, в силу их необязательности, чаще игнорируются. Есть определенные правила, принятые в деловом мире. Оформление делового письма рекомендуется делать следующим:

• бланки могут быть не только угловыми, но и продольными;
• отступы по верхнему, нижнему и левому краю – 20 мм, по правому – 10 мм;
• текст выполнен шрифтом Times New Roman, 12-14 размер;
• если письмо составлено более чем на 1 листе, то необходима нумерация каждого;
• у каждого приложения идет отдельная нумерация;
• в верхнем левом углу ставится номер исходящего документа, который заносится в журнал.

Дата документа, обычно проставляется слева вверху, но допустимо указывать ее и снизу, после основного текста. Стандартным форматом является оформление числа, месяца и года арабскими цифрами. Пример, 25.07.2017. Допустимо и буквенное оформление месяца. Пример, «25 июля 2017 г.»

Реквизит «подпись» состоит из должности и расшифровки подписи. Например:

Директор ООО «Компания» И.И. Иванов

Если текст документа расположен на фирменном бланке, то название компании не указывается.

Если документ подписывается несколькими лицами, то их подписи располагают друг за другом по убыванию должности. Пример:

Директор ООО «Компания» И.И. Иванов
Главный бухгалтер     А. Н. Петрова

Подпись должностного лица заверяется печатью на документах, связанных с финансовыми средствами.

В конце документа или на обратной стороне ставится отметка ответственного лица с контактным телефоном. Его подпись не нужна.

Электронное деловое письмо

Каждая организация ежедневно получает и рассылает несколько десятков писем. Электронная почта самое доступное и быстрое средство связи, позволяющее обмениваться документами официального характера.

Электронное деловое письмо состоит из частей:

• тема;
• приветствие:
• суть письма (краткий текст, если основная часть будет выслана в приложении);
• подпись с контактными данными.

При отправке писем необходимо заполнять все поля (адрес отправителя, получателя, тема письма, приложение). Оформление должно осуществляться с учетом следующих правил:

1. Укажите в настройках электронной почты свое имя, фамилию или название организации, от лица которой отправляете документ. Это уменьшит вероятность того, что ваше послание отправят в папку «Спам» и повысит доверие к содержанию.
2. Поле «Тема» обязательно для заполнения. Должно состоять из краткого названия (не больше 5 слов) и соответствовать содержанию.
3. Приветствие в электронных посланиях пишется с соблюдением правил стандартного письма.
4. Суть (цель) излагается с учетом правил традиционных документов. В отличие от текстовых, электронное сложнее составить в красиво оформленном виде. Поэтому пишут краткую дополнительную информацию, а основной текст высылают во вложении. Не нужно писать об одном и том же в теле письма и в прилагаемых документах. Здесь указывается краткая дополнительная информация, не вошедшая в приложение или содержание, требующее пояснений. Разбивайте объемный текст на абзацы с пропуском строки, это поможет улучшить его читаемость.
5. Подпись состоит из указания должности отправителя, его фамилии и имени-отчества (можно только имя или отчество). Ниже указывается контактные данные, сайт компании и при желании логотип.

Подпись можно сделать единожды, в настройках почтового сервиса. Поэтому следует уделить ей особое внимание. Электронное деловое письмо завершается подписью. Пример:

С уважением,
коммерческий директор
ООО «АДОТ»
Тапочкин И.А.
Тел. 8(348)22-32-48
8-909-208-208-0
Е-mail adot@gmail.com

В этом примере имя и отчество представлено в виде инициалов. Данный вариант допустим, но не стоит удивляться, когда в ответ на письмо вам будут звонить с вопросом: «Как я могу к вам обращаться?». Не создавайте ненужных сложностей. Укажите полное имя и отчество.

Отвечайте не новым сообщением, а ответом на полученное. Это поможет не искать предыдущую информацию, напомнит о вас получателю, а также уменьшит вероятность отправки вашего послания в спам.

Нет временных рамок отправки ответа на полученное письмо. Но принято отвечать в течение нескольких часов, минимум в течение одного рабочего дня. Если ответ требует большего времени, необходимо написать формальный ответ. Как написать деловое письмо, с последующим ответом, приведено ниже.

• «Здравствуйте! Спасибо за проявленный интерес к нашей компании. Наши специалисты в ближайшее время свяжутся с Вами»
• «Здравствуйте! Ваше письмо было получено и принято к рассмотрению. Ответ будет направлен в течение трех рабочих дней. Спасибо за понимание»

Старайтесь отвечать нейтральным тоном, даже если было получено самое гневное письмо-претензия. Вы дадите официальный ответ позже. На этом этапе важно дать понять отправителю, что его не игнорируют, и не усугублять ситуацию.

Пример делового письма

Оформление делового письма независимо от его вида существенно не изменяется. А вот содержание по каждому отдельному виду уже имеет свои существенные отличия. Самыми частыми документами, при создании которых возникает сложность, как написать деловое письмо, являются гарантийное письмо и рекламация. Ниже приведены примеры содержания каждого.

Гарантийное деловое письмо. Образец:

В гарантийном письме всегда указывается реальный, и точный промежуток времени, в течение которого будет произведена оплата. Обещания обязуемся оплатить, как только нам кто-то оплатит, и прочее не используют. Указывайте точные данные документа, по которому будет произведена оплата и поставка.

Рекламация. Образец:

В рекламации всегда указывается основание приобретения (чек, накладная и прочее), дата покупки, наименование и количество бракованных единиц.

В заключительной (резюмирующей) части необходимо указать одну просьбу. То есть это или замена, или возврат или ремонт. Писать просьбу, сделать или то или другое не следует. Принято предварительно устно согласовать с поставщиками оптимальный вариант выхода из ситуации. Не стоит сразу писать гневных и ультимативных обращений. Это допустимо, только если сторона неоднократно нарушала обязательства, не идет на компромисс и полностью отказывается от выполнения обязательств.

Бизнес письмо или Как написать письмо партнеру по бизнесу

Сегодня я хочу помочь тем из вас, кому важно понимать, как грамотно написать деловое письмо (бизнес-письмо) потенциальному партнеру по бизнесу. Сразу скажу, что для того, чтобы усвоить эту информацию, вам необходимо настроиться на вдумчивое чтение. Если у вас сейчас нет на это времени и терпения, лучше отложите чтение до более благоприятного момента. Ну, а тех из вас, кто настроен на внимательное чтение, я приглашаю прочесть успешную историю о том, как написать письмо партнеру по бизнесу.

Не так давно ко мне обратился один из читателей данной рассылки с просьбой помочь ему в написании такого письма.  Я оказала эту помощь, и уже на следующий день после отправки письма своему потенциальному партнеру, мой читатель позвонил мне, поделившись радостью, что письмо «сработало», партнер уже написал ответ и рабочий диалог начался.

Хотите узнать, как нам это удалось? Охотно расскажу! Мой читатель (назовем его Дмитрием)  дал мне согласие на публикацию нашей истории.

Для того, чтобы помочь Дмитрию написать письмо партнеру по бизнесу, я попросила его ответить на 8 вопросов. Эти вопросы и ответы на них вы увидите в таблице ниже.

№	Вопрос	Ответ-информация
1.	Информация о компании, в которую мы будем писать письмо: где находится;  чем занимается; сайт  с описанием компании, указанием ее основных направлений и пр.	Компания «ХХХ»  занимается продажей обоев, керамической плитки, напольных покрытий  и других материалов для улиц, жилых помещений, офисов, SPA-салонов и т.д.
2	Кому конкретно будем писать письмо: имя человека, должность, другие «регалии», дающее представление об адресате. Есть ли какая-то предварительная «история отношений»?	Сергей Сергеев,Управляющий директорРаньше контактов не было ни с кем.Истории отношений нет.
3	Откуда вы узнали об этой компании и человеке, которому пишете?	Узнал из интернета во время отдыха у друзей в Германии.
4	Кто вы?  Какую компанию представляете, чем занимаетесь?	Частный предприниматель.Деятельность ориентирована на строительство, в частности являюсь дилером заводов-переработчиков (производителей) окон ПВХ ведущих немецких торговых марок KBE,Veka,Rehau.Имеются устойчивые деловые отношения с крупными компаниями в сфере строительного рынка г.Москвы, Московской области, а так же регионов РФ. Деятельность охватывает все этапы рынка: поиск, консультации, техническое сопровождение, монтаж, сервисное обслуживание и т.д. В этом бизнесе с  2000 года.
5	Что конкретно предлагаете вашему партнеру?	Либо быть представителем данной компании в данном регионе, либо выступать в качестве дилера.
6	Чем (на ваш взгляд)  ваше предложение выгодно и интересно для партнера?	Я постоянно нахожусь на строительных площадках разного уровня  сдачи объектов, и обеспечиваю  последующее гарантийное обслуживание.Вижу дефицит новизны в области напольных покрытий, декор. стен,  что подтверждается желанием заказчиков иметь другие виды покрытий против того что представлено на рынке РФ (паркет, ламинат, плитка, линолеум ). Данной (подобной) продукцией рынок Центрального региона не представлен.
7	Есть ли у вас  успешный опыт работы по тому направлению, который вы предлагаете партнеру? Если да – сформулируйте  коротко и конкретно,  что это за опыт	Да, опыт есть. Опыт в укладке керамической , тротуарной плитки, ламината. Дополнительные работы по выравниванию поверхностей для дальнейшей укладки материалов.
8	Что партнер должен (вам бы этого хотелось) сделать в ответ на ваше письмо, если оно его заинтересует?	Я готов приехать в Германию, для прохождения обучения  и подписания соответствующих документов и условий сотрудничества. Либо готов начать сотрудничество  с филиалом данной компании в Краснодарском крае (информация о филиале есть на сайте компании).

Теперь, когда у нас есть четкая исходная информация,  мы помещаем ее  в формат письма.

В нашем случае это выглядит так.

Образец бизнес-письма

Текст письма	Комментарии, пояснения
Тема: Сергею Сергееву. Предложение о сотрудничестве	Поле «Тема»  в деловом письме должно обязательно быть заполненным и  отражать главную суть письма
Здравствуйте, Сергей!Меня зовут Дмитрий Петров (Россия, г. Москва). Пишу Вам, чтобы предложить деловое партнерство в России.Я — частный предприниматель. Мои деловые интересы — сфера строительства.	Обращаемся к адресату по имени.Коротко представляем себя.Коротко и предельно конкретно сообщаем адресату о том, зачем ему пишем.
В конце 2011 года я был по личным делам в Германии и узнал о вашей компании, увидев Ваш сайт в интернете. Меня очень заинтересовали направления вашей деятельности и особенно впечатлил ассортимент, которые вы предлагаете.	Отвечаем на вопрос: откуда мы знаем об адресате.Проявляем позитивное отношение к адресату/его работе, бизнесу.
Я в сфере строительства с 2000 года, имею хороший практический опыт (в том числе в вопросах укладки керамической, тротуарной плитки, ламината), есть знание о том, что используется сейчас в России.	Сообщаем информацию о себе. Приводим аргументы о себе как деловом партнере, опыту и мнению которого можно доверять.
И у меня есть твердое убеждение, что те материалы, которые вы предлагаете (современные, качественные, красивые), однозначно будут здесь интересны и востребованы.	Обозначаем сферу пересечения совместных интересов. Говорим о выгоде, которуюполучит партнер.Выражаем уверенность в успешности предложения.
Из информации на вашем сайте я вижу, что вы уже работаете на некоторых российских рынках. Думаю, что рынок Центрального региона — Москвы и Московской области — также может быть для вас привлекательным.Это и есть мое предложение — представлять ваши интересы в Москве и московском регионе. Как представитель вашей компании или как дилер. Я готов к любой из этих форм.	Демонстрируем серьезное внимание к адресату и осведомленность о нем.Четко проговариваем суть нашего предложения.
Сергей, для того чтобы Вам было легче принять решение, выскажу свои соображения.1. Для меня совершенно очевидно, что потребность в таких материалах, которые Вы предлагаете, у нас очень высока. Я постоянно нахожусь на строительных площадках разного уровня и разных этапов (сдача, последующее гарантийное обслуживание и пр.) и знаю о желании заказчиков иметь новые современные материалы, в том числе и в области напольных покрытий и декоративных стен. То, что сейчас в большинстве своем представлено на рынке Российской Федерации (паркет, ламинат, плитка, линолеум), несколько морально устарело и заказчики все чаще говорят о потребности иметь другие виды покрытий. То есть желание и потребность есть, а вот продукции на рынке Центрального района пока нет. И эту нишу стоит занять.2. Думаю, что круг моих деловых партнеров (заказчиков) вполне можно рассматривать как потенциальных покупателей ваших материалов. Я сейчас являюсь дилером заводов производителей окон ПВХ ведущих немецких торговых марок ХХХ и УУУ. У меня есть устойчивые деловые связи с крупными компаниями в сфере строительного рынка г. Москвы, Московской области, а также регионов Российской Федерации. Деятельность охватывает все этапы рынка: поиск, консультации, техническое сопровождение, монтаж, сервисное обслуживание и т. д. Таким образом, я могу предлагать вашу продукцию компаниям, которые мне доверяют.3. Сергей, я очень настроен на сотрудничество, мне очень интересно профессионально развиваться и воплощать все новшества, появляющиеся на строительном рынке, поэтому в моем лице Вы приобретете максимально лояльного, заинтересованного и мобильного делового партнера.4. Возможно, в процессе принятия решения для Вас дополнительным положительным аргументом  станет еще один факт: если Вам будет удобно, то получение продукции и осуществление расчетов я могу производить непосредственно в Германии, у меня есть для этого возможность.	Приводим четкие и убедительные аргументы в пользу нашего предложения.
Сергей, буду благодарен за ответ на мое предложение. Если Вам необходима какая-то дополнительная информация для оценки ситуации и принятия решения — готов ответить на все Ваши вопросы.	В финале письма корректно, но четко указываем, чего мы ждем в ответ на свое письмо.
С уважением,Дмитрий Петровмоб. тел.:e-mail:www (сайт)	Ставим подпись (имя, фамилия)Помещаем блок контактной информации для того, чтобы адресат мог при необходимости связаться с нами + указываем сайт, если он есть и содержит необходимую для партнера информацию о нас.

Вот так, дорогие читатели, можно написать письмо потенциальному партнеру по бизнесу.

Напомню, что для этого нужно.

Необходимо выполнить 4 условия:

1. Владеть определенной информацией о партнере.
2. Предельно четко осознавать цель, которую вы преследуете своим письмом,  и уметь ее конкретно формулировать в письме.
3. Иметь аргументы  для грамотной и убедительной «подачи» (презентации) себя как  привлекательного и достойного делового партнера.
4. Знать структуру делового письма и грамотно ее использовать.

Бизнес-письмо, написанное с соблюдением этих условий, имеет серьезные шансы на успех. Наш позитивный опыт – тому подтверждение.

Возьмите этот опыт на вооружение – и расширьте круг ваших деловых партнеров.

От всей души желаю успехов!

Буду рада вас видеть на моем тренинге E-mail переписка в бизнесе.

Искренне ваша,

Тамара Воротынцева

P.S. Ниже привожу образец бизнес письма без таблички для тех, кто хочет использовать его в качестве шаблона для своих писем.

Тема: Сергею Сергееву. Предложение о сотрудничестве

Здравствуйте, Сергей!

Меня зовут Дмитрий Петров (Россия, г. Москва). Пишу Вам, чтобы предложить деловое партнерство в России.

Я — частный предприниматель. Мои деловые интересы — сфера строительства.

В конце 2011 года я был по личным делам в Германии и узнал о вашей компании, увидев Ваш сайт в интернете. Меня очень заинтересовали направления вашей деятельности и особенно впечатлил ассортимент, которые вы предлагаете.

Я в сфере строительства с 2000 года, имею хороший практический опыт (в том числе в вопросах укладки керамической, тротуарной плитки, ламината), есть знание о том, что используется сейчас в России. И у меня есть твердое убеждение, что те материалы, которые вы предлагаете (современные, качественные, красивые), однозначно будут здесь интересны и востребованы.

Из информации на вашем сайте я вижу, что вы уже работаете на некоторых российских рынках. Думаю, что рынок Центрального региона — Москвы и Московской области — также может быть для вас привлекательным.

Это и есть мое предложение — представлять ваши интересы в Москве и московском регионе. Как представитель вашей компании или как дилер. Я готов к любой из этих форм.

Сергей, для того чтобы Вам было легче принять решение, выскажу свои соображения.

1. Для меня совершенно очевидно, что потребность в таких материалах, которые Вы предлагаете, у нас очень высока. Я постоянно нахожусь на строительных площадках разного уровня и разных этапов (сдача, последующее гарантийное обслуживание и пр.) и знаю о желании заказчиков иметь новые современные материалы, в том числе и в области напольных покрытий и декоративных стен. То, что сейчас в большинстве своем представлено на рынке Российской Федерации (паркет, ламинат, плитка, линолеум), несколько морально устарело и заказчики все чаще говорят о потребности иметь другие виды покрытий. То есть желание и потребность есть, а вот продукции на рынке Центрального района пока нет. И эту нишу стоит занять.

2. Думаю, что круг моих деловых партнеров (заказчиков) вполне можно рассматривать как потенциальных покупателей ваших материалов. Я сейчас являюсь дилером заводов производителей окон ПВХ ведущих немецких торговых марок ХХХ и УУУ. У меня есть устойчивые деловые связи с крупными компаниями в сфере строительного рынка г. Москвы, Московской области, а также регионов Российской Федерации. Деятельность охватывает все этапы рынка: поиск, консультации, техническое сопровождение, монтаж, сервисное обслуживание и т. д. Таким образом, я могу предлагать вашу продукцию компаниям, которые мне доверяют.

3. Сергей, я очень настроен на сотрудничество, мне очень интересно профессионально развиваться и воплощать все новшества, появляющиеся на строительном рынке, поэтому в моем лице Вы приобретете максимально лояльного, заинтересованного и мобильного делового партнера.

4. Возможно, в процессе принятия решения для Вас дополнительным положительным аргументом  станет еще один факт: если Вам будет удобно, то получение продукции и осуществление расчетов я могу производить непосредственно в Германии, у меня есть для этого возможность.

Сергей, буду благодарен за ответ на мое предложение. Если Вам необходима какая-то дополнительная информация для оценки ситуации и принятия решения — готов ответить на все Ваши вопросы.

С уважением, Дмитрий Петров

Обратите внимание на наши тренинговые программы:

• Письменная коммуникация. Стандарты деловой переписки
• E-mail переписка в бизнесе. Управляйте деловыми отношениями
• E— mail переписка с партнерами. Непростые ситуации (продвинутый ур.)
• Деловые письма. Имидж и деловые интерес

Статьи по теме:

•  Правила электронной деловой переписки О теме письма
• Деловая е-mail переписка. Немного о стандартах
• Простые правила русского языка
• Как составить эффективное письмо для e-mail рассылки
• Этика электронной деловой переписки
• Как грамотно написать письмо-отказ

Грамотное написание деловых писем – это одна из составляющих успеха в своем бизнесе. И несмотря на то, что 98% от всей переписки с контрагентами ведется через электронную почту, знания о правилах составления официальной корреспонденции не изжили себя. О том, как правильно писать деловые письма в 2023 году, и пойдет речь ниже.

Деловое письмо – что это?

Термин «официальное письмо» включает в себя все виды переписки, затрагивающие коммерческую деятельность. Например изложение претензии, решение организационных вопросов и обмен предложениями.

Стандартное официальное письмо сложно спутать с чем-то другим, благодаря характерным признакам: лексика, не подразумевающая эмоций, соблюдение субординации, бланк, разработанный специально для делового письма.

Отправка официального письма в организацию может преследовать разные цели. Но чаще всего – это:

• оффер – коммерческое предложение, направленное потенциальным клиентам;
• рассылка – предполагает наличие определенной базы, заинтересованной в новостях, акциях и в целом услугах отправителя;
• пресс-релизы – особый вид корреспонденции, анонсирующий будущие события преимущественно в СМИ;
• резюме – информационный массив о профессиональных качествах отправителя;
• поздравления и благодарности.

Впрочем, приведенный список нельзя считать полным.

Также официальное письмо должно быть:

• емким;
• грамотным;
• сформированным по правилам делового этикета.

Важно понимать, что письмо официального типа в компанию или государственную организацию имеет юридическую силу. Несмотря на то, что единого бланка, утвержденного на законодательном уровне, не предусмотрено, наличие полных реквизитов фирмы, печати и подписи придает изложенной информации юридически значимый статус.

При возникновении споров между сторонами, доходящих до судебных тяжб, переписка в процессе рассмотрения будет использоваться в качестве весомого и бесспорного аргумента.

Шаблоны оформления для делового письма (пустые):

Образец официального делового письма

Деловой этикет предусматривает огромное количество разных писем – потенциальному клиенту, контрагенту, заказчику и не только. Каждый вариант оформляется по-своему. И самые распространенные виды корреспонденции собраны в этом разделе.

Деловое письмо на английском языке с переводом (+образец оформления)

Ежегодно количество российских компаний, выходящих на международный рынок, увеличивается. А значит и растет документооборот между организациями из разных стран. И особенно это касается англоязычных государств, охотно налаживающих отношения с российскими фирмами.

Деловое письмо на английском языке не имеет четко определенной формы. Поэтому составлять его нужно, руководствуясь общепринятыми правилами:

• этикета;
• делопроизводства.

Структура текста остается стандартной, но ряд нюансов у такой переписки имеется:

• дата ставится в соответствии со страной-адресатом (США – месяц.число.год, Англия – число.месяц.год);
• обращение к получателю зависит от его семейного положения (Mr или Mrs к лицам в браке, Miss либо Mr к незамужним и неженатым, Ms – при незнании статуса женщины);
• адрес в формате «офис, № дома, улица, индекс, штат/графство, страна»;
• обращение заканчивается двоеточием (США) или запятой (Англия).

В письме стандартное обращение является началом вводной и основной частей. Приложения предваряет сокращение «Enc.».

Деловое письмо о сотрудничестве (+образец оформления)

Такая переписка завязывается в следующих обстоятельствах:

• одна сторона производит продукцию;
• вторая заинтересована в ее приобретении.

Основная задача текста – отразить все преимущества сотрудничества, закрыв базовые потребности потенциального клиента. Поэтому все доводы и аргументы должны иметь стимулирующий характер.

В некоторых случаях сотрудничество требуется возобновить. Оно могло быть приостановлено по инициативе одной из сторон или в силу непреодолимых причин, независящих от контрагентов.

В любом случае важно в тексте сослаться на период сотрудничества и указать обстоятельства разрыва коммерческих отношений. Это делается в вводной части, в остальных разделах структура остается неизменной.

Деловое письмо – просьба (+образец оформления)

Это один из самых востребованных и часто используемых вариантов. Главная цель такого послания – изложение своей просьбы второй стороне:

• отправка образцов товара;
• получение допсведений о продукции;
• согласование действий и не только.

Характерная черта корреспонденции этого вида – основная часть начинается со слов «Просим Вас…». Или с иных вежливых обращений подобного характера. Если необходимо высказать несколько просьб, то их правильнее будет указывать в виде списка. Важно изложить просьбу таким образом, чтобы отразить выгоду ее выполнения для адресата.

Гарантийное деловое письмо (+образец оформления)

Это – особый вид деловой корреспонденции, так как текст содержит в себе обязательства, которые отправитель принимает на себя. Они имеют юридическую силу и не нуждаются в дополнительной заверке.

Гарантии могут разными:

• произвести оплату в установленные сроки;
• отгрузить товар;
• предоставить те или иные образцы продукции;
• принять на работу сотрудника и не только.

В зависимости от обязательств структура не меняется. Поэтому можно без опасений использовать стандартный алгоритм составления текстов официального характера.

Письмо партнерам (+образец оформления)

Распространенный и довольно простой вариант, предполагающий, что отношения между сторонами уже налажены и с помощью переписки они решают текущие вопросы. Поэтому в основной части может быть абсолютно любая информация:

• Смена графика работы;
• о пролонгации договора;
• о внесении корректировок в список ответственных сотрудников и так далее.

В большей степени этот вид переписки является информационным, но одновременно может сочетать в себе элементы просьбы или предложения.

Полезная информация: Самые лучшие банки для ИП

Нередко адресатом становится не компания в целом, а конкретное контактное лицо. Такое вполне нормально, когда компании уже подписали договор о сотрудничестве и решение вопросов по исполнению принятых на себя обязательств ложится на плечи сотрудников.

Письмо обращение (+образец оформления)

Главная цель текста – смотивировать получателя:

• рассмотреть вопрос;
• выполнить что-либо.

Обычно с помощью этого вида переписки:

• запрашивается информация;
• доносятся сведения до адресата;
• излагаются просьбы разного характера.

Главное, чтобы отправитель был правомочен обращаться ко второй стороне. А адресат был компетентен в том информационном поле, которое затрагивается в текстовой части документа.

Стандартное письмо-обращение не требует ответа. Примерный образец приведен ниже.

• Скачать бланк письма обращения
• Скачать образец письма обращения

Письмо руководителю (+образец оформления)

Так называемое письмо директору, относится к рядовым элементам официальной переписки. В 90% случаев оно содержит в себе:

• просьбу;
• обращение;
• требование.

Отправителем может являться не только компания либо один из ее сотрудников, но и физлицо. Последний вариант актуален для следующих ситуаций:

• продажа некачественного товара;
• отмена сделки купли-продажи товаров;
• просьба о замене товара и не только.

• Скачать письмо руководителю — образец 1
• Скачать письмо руководителю — образец 2

Шаблон прикреплен ниже.

Важно, чтобы отправитель последовательно и четко изложил доказательную базу. Это увеличивает шансы на благополучное решение вопроса по отправленному письму на имя директора.

Письмо в компанию (+образец оформления)

Самый обобщенный вариант из всех. Любую переписку между юрлицами и гражданами можно формировать по данному типу. Текст может содержать просьбы, требования, напоминания и другой информационный массив, касающийся хозяйственной деятельности субъекта. Составляется он по стандарту, корректировки вносятся в зависимости от цели отправки корреспонденции.

Один из вариантов приведен ниже.

Письмо контрагенту (+образец оформления)

Между контрагентами налажены деловые связи. Поэтому переписка подразумевает уточнение ряда моментов относительно текущего сотрудничества. Чаще всего предметом общения являются:

• обсуждение сроков оплаты товара;
• просьба о зачете взаимных требований;
• информирование о смене расчетных счетов и так далее.

По сути, переписка с контрагентом может любой из перечисленных выше видов.

Правила написания делового письма в 2023 году

Оформление делового письма вне зависимости от его назначения подчиняется четкому регламенту. Стандартный шаблон должен соответствовать следующим условиям:

• единый шрифт для всего текста (Times New Roman с 12, 14);
• одинарный интервал;
• отсутствие выделений;
• разбивка на абзацы.

Включение списков в текст не возбраняется. Но усердствовать с ними не стоит. Размещение информации в виде перечнев должно быть оправдано и уместно.

Если существует необходимость ознакомить адресата с прайсом, не нужно размещать его в основном «теле» текста. Дополнительные сведения оформляются в виде приложения или прикрепляются отдельными файлами (в случае с электронной отправкой).

В правила оформления стандартного официального письма включены и следующие моменты:

• разрешено использовать угловые и продольные бланки;
• правый отступ строго 10 мм;
• остальные отступы – 20 мм;
• постраничная нумерация используется при размещении текста более, чем на одном листе;
• в левый верхний угол вписывается исходящий номер.

Пример типичного официального письма приведен ниже.

Нужно учитывать, что информация, изложенная в письме контрагентам или, к примеру, потенциальным партнерам тоже подчиняется правилам. Их немного:

Малейшие исправления создадут руководителю компании-отправителя негативный имидж.

Структура делового письма

Составлять официальные письма по единому образцу невозможно. Разные категории корреспонденции требуют своих бланков, но все же структура должна оставаться единой.

Ее рекомендует придерживаться и ГОСТ. Особенно это важно для «шапки» текста – она должна быть максимально информативной. Шаблон «шапки» делового письма выглядит следующим образом.

Тем, кто обеспокоен вопросом того, как правильно написать деловое письмо, необходимо строго следовать структуре:

1. Заголовок. Некоторые отправители не уделяют заголовку должного внимания. Но на самом деле при грамотном составлении он представляет собой краткое содержание текстовой части. Уже по одному заголовку отправитель определяет, стоит ли ему заниматься вопросом или можно делегировать его кому-либо из сотрудников. Особенно актуально это для электронной переписки.
2. Обращение. Традиционно выстраивать конструкцию необходимо следующим образом – «Уважаемый + имя и отчество». Если имя адресата неизвестно, то вместо него можно указать занимаемую должность.
3. Вступление. Вводная информация содержит ссылки на предыдущие договоренности, нормативные акты и не только. Вступление должно раскрывать причину отправки корреспонденции.
4. Основа. В этой части излагается суть обращения к адресату: просьба, информационный посыл, требования и т.д. Удобнее, если информация разбита на логические блоки.
5. Итоги. Выводы складываются из текста, приведенного выше.
6. Подпись.

Если текст составляется от имени ЮЛ, то подписывается он уполномоченным лицом с обязательным штампом организации.

Частный порядок требует не только подписи, но и полных инициалов отправителя.

Они дополняются контактной информацией: адресом и номером телефона. По ним в случае необходимости адресат может обратиться за разъяснениями.

Виды деловых писем

Как правильно написать деловое письмо? В первую очередь необходимо разобраться с классификацией корреспонденции. Она имеет большое видовое разнообразие.

Изначально можно разделить письменные сообщения на 2 емкие категории:

• требующие ответа;
• не требующие ответного послания.

В первую группу попадают:

• обращения;
• требования;
• предложения и не только.

Во вторую включают:

• инструкции;
• приглашения;
• рекомендации;
• поздравления;
• благодарность;
• подтверждения в получении товара/услуги.

Также сюда входят гарантийные и сопроводительные письма.

Деловая корреспонденция делится и по характеру:

• коммерческая;
• некоммерческая.

Для первого вида характерна отправка до момента достижения договоренностей и в период действия оформленных соглашений. Это могут быть:

• запрос;
• оферта;
• претензия;
• напоминание.

Некоммерческая корреспонденция:

• предупреждение;
• просьба;
• информационная рассылка и так далее.

Кроме того, корреспонденцию делят по структуре:

• свободная форма с авторским текстом;
• написание по строго установленному образцу деловых писем.

Существует и отдельная классификация в зависимости от адресата послания:

• циркуляр – направляется одновременно нескольким лицам либо организациям;
• обычное – уходит от одной стороны другой;
• коллективное – подписывается группой и отправляется одному адресату.

Форма отправки также является базой для отдельной классификации. В соответствии с нею образуется три категории:

• факсовое сообщение;
• электронная почта;
• почтовое отправление в конверте.

Некоторые письма в организации не могут быть напечатаны с помощью технических средств. Нормы и правила диктуют написание от руки для поздравлений и соболезнований.

Основные ошибки в оформлении делового письма

При составлении письма на имя компании или конкретно ее руководителя часто допускаются типичные ошибки. Они портят впечатление об отправителе и даже могут стать причиной для отказа в сотрудничестве.

Самые распространенные варианты приведены в списке:

• излишняя развернутость – писать необходимо только важные факты и аргументы;
• использование сложных терминов – лучше обходить стороной терминологию, приводя их общепринятые аналоги;
• тавтология – повторы нарушают органичность текстовой части;
• склонность к применению лишних слов – не стоит без надобности вписывать многочисленные прилагательные;
• устаревшие обороты – такие фразы как «сего года» или, например, «означенный» негативно воспринимаются при прочтении;
• похожие по написанию, но различные по значению слова – такие ошибки встречаются в текстах крайне часто (например, «представление» и «предоставление»);
• ошибки в числительных;
• двойные кавычки.

Все перечисленное затрагивает грамматику. Кроме этого, встречаются и ошибки иного типа:

• перемена местами структурных частей документа;
• несоблюдение правил оформления;
• использование в письме фамильярных обращений;
• неполные реквизиты.

Подобные недочеты недопустимы для организаций, позиционирующих себя как надежных партнеров. Ведь текст – это первое знакомство с компанией. И оно должно оставить приятное впечатление. Поэтому деловая переписка может стать основой долгосрочного сотрудничества или полностью перечеркнуть такую возможность в случае неправильного ведения.