Юридическая сила документа юридически значимые реквизиты документа

Составление документа — это важный шаг, который необходим для подтверждения действий или фактов. Правильно указанные реквизиты необходимое для того, чтобы документ стал законным, однако не все люди знают, какие реквизиты относятся к юридически значимым.

Какие реквизиты первичного документа необходимы?

После подписания документа должностным лицом можно установить подлинность документа. Юридическая сила подтверждается электронной подписью. Сертификат удостоверяет идентичность подписи.

Следует отметить, что существует несколько десятков реквизитов. В государственный стандарт включены реквизиты, которые ни в одном виде бумаг не встречаются вместе. Назначение и правила составления определяются формуляром конкретного вида документа.

Если реквизиты постоянные, то они не меняются никогда или длительное время, а переменные могут поменяться (текст или дата).

Юридически значимые реквизиты документа

Если официальная бумага может доказать определенные факты, то она имеет юридическую силу.

Юридически значимы следующие реквизиты:

1. Печать.
2. Текст.
3. Наименование организации (автор документа).
4. Вид документа.
5. Дата подписания или дата принятия.
6. Санкционирующий содержание гриф.
7. Регистрационный номер.
8. Гриф согласования.

Что такое электронный документооборот?

Политика подобного документооборота содержит стандарты и руководящие принципы, определяющие организацию создания аутентичных, полных, надежных и доступных документов и управления ими с течением времени.

В политику включены все соответствующие процессы, начиная с захвата цифрового документа и заканчивая его возможным уничтожением или долгосрочным сохранением.

Метаданные — это информация в электронной форме, связанная с файлом и не зависящая от его содержания. Основной функцией метаданных является предоставление информации о характеристиках записи, её производственной единице, а также об административной функции и порядке, к которому он принадлежит.

Метаданные могут храниться либо в самом файле, либо в отдельных репозиториях, при условии, что последние обеспечивают точную ссылку между информацией и метаданными.

Электронный файл — это набор цифровой информации. Он соответствует административному файлу, независимо от того, какой вид информации в нем содержится. 

Это компьютерная система, предназначенная для контроля, хранения и управления офисными файлами. Она управляет электронными файлами и записями на этапе административной деятельности и позволяет их модифицировать. Пользователи системы контролируют разработанные в системе процессы документооборота, а также назначение минимально необходимых обязательных и дополнительных метаданных.

Фиксация — это процесс, который помечает ввод данных в систему документооборота и присваивает им уникальный идентификатор. Во время фиксации назначаются минимальные обязательные метаданные для установления связи между файлом, его автором и контекстом, в котором был произведен документ.

Оцифровка заключается в получении электронного изображения оригинального документа на не электронном носителе в условиях, обеспечивающих его достоверное соответствие.

Временная метка — это механизм, позволяющий неопровержимым образом доказать, что набор данных существовал в определенный момент времени и с этого момента не претерпел изменений. Временная метка гарантирует подтверждение аккредитации даты и времени любой операции или сделки, совершенной с помощью электронных систем.

Юридическая сила электронного документа

Средства доказательства подлинности подобной информации являются более сложными и дорогостоящими.

В таких случаях компьютерные специалисты должны проанализировать всю информацию «под» видимой частью файла — метаданные.

Метаданные обычно используются для анализа того, был ли изменен документ и дата его создания или последнего изменения. Кроме того, всегда будет полезной любая дополнительная информация (письма, отправленные между сторонами, текстовые сообщения, звонки, события и т.д.).

Видео об особенностях электронного документооборота: 

Билет
16.вопрос 1. Понятие “юридическая сила
документа”. Реквизиты, придающие
документу юридическую силу.

Юридическая сила документа – это
свойство официального
документа вызывать правовые последствия.¹

_____ 
¹ ГОСТ
Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу.
Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения.

Реквизиты документов, обеспечивающие юридическую силу

(ГОСТ
Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов»)

1. Наименование организации

Наименование
организации – автора документа указывают
на бланках в соответствии с учредительными
документами организации (учредительным
договором, уставом или положением).
Наименование организации должно
включать:

• сокращенное,
  а при его отсутствии – полное, наименование
  вышестоящей организации, если она
  имеется;

• указание
  на организационно-правовую форму или
  характер деятельности организации
  (открытое акционерное общество,
  благотворительный фонд, государственное
  унитарное предприятие и т.д.);

• наименование
  филиала, территориального отделения,
  представительства, структурного
  подразделения организации, если оно
  является автором документа.

2. Справочные данные об организации

Реквизит
используется в бланках писем. Он включают:
почтовый адрес; номера телефонов, адрес
электронной почты и другие сведения по
усмотрению организации, например, номер
факса, телекса, счета в банке, адрес
электронной почты и др.

Под
реквизитом «Справочные данные об
организации» указываются: код
организации по ОКПО, основной
государственный регистрационный номер
(ОГРН); идентификационный номер
налогоплательщика / код причины постановки
на учет (ИНН/КПП);

3. Наименование вида документа

Реквизит
присутствует в бланках конкретного
вида документов. Наименование вида
документа указывается в соответствии
со сложившимися в системе делопроизводства
традициями. Для закрепления видов и
разновидностей документов разрабатывают
Табели форм документов, применяемых в
организации. Документы должны называться:
план, справка, докладная записка,
инструкция и т.п.

4. Дата документа

ГОСТ
Р 6.30-2003 устанавливает два основных
способа оформления даты:

• цифровым
  способом в последовательности: день
  месяца, месяц, год: 05.02.2004;

• словесно-цифровым
  способом: 05 февраля 2004 г.

Стандарт
разрешает оформлять дату в обратной
последовательности – год, месяц, число:
2004.02.05, что соответствует международному
стандарту на оформление дат.

Датой
документа может быть дата:

• подписания
  документа (в приказах, распоряжениях,
  указаниях, справках, докладных записках,
  письмах, договорах и др.);

• утверждения
  документа (в положениях, инструкциях,
  правилах, штатных расписаниях, регламентах
  и др.);

• события
  (в протоколах и актах).

Нужно
также иметь в виду при работе с документами,
что датируются многие служебные отметки
на документе, отражающие процедуру
движения документа в ходе его подготовки
и исполнения: резолюции, визы, отметка
о поступлении документа в организацию,
отметка о заверении копии, отметка об
исполнении документа и направлении его
в дело.

5. Регистрационный номер документа

Регистрация
документа проводится после его подписания
или утверждения. Регистрационный номер
— цифровое или буквенно-цифровое
обозначение, присваиваемое документу.
Регистрационный номер входит в состав
реквизитов бланка, проставляется
одновременно с датой документа.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Вопрос:

Чем определяется юридическая сила документа?

Ответ:

Юридическая сила документа – это его свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в нем. На приобретение документом юридической силы оказывают влияние различные факторы. Мы остановимся на так называемых формальных требованиях, т. е. соблюдение ответственными лицами требований предъявляемых к форме документа наличие в нем необходимых реквизитов.

Реквизиты в свою очередь подразделяются на юридически значимые и обычные. Например, отсутствие в документе почтового адреса усложнит работу секретаря организации, получившей документ по почте. Отсутствие подписи должностного лица сделает документ бессильным (теряющим юридическую значимость).

Какие же реквизиты следует признать юридически значимыми?

Во-первых, это наименование организации. Оно должно полностью соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах (уставе). Встречаются случаи, когда для придания большей значимости своему бланку (а значит и своему имиджу) используют на документах изображение государственного герба или нечто подобного рода (пример использования наименования Министерства юстиции РФ на том основании, что МРО имеет государственную регистрацию). Эти действия незаконны.

Вторым реквизитом, обеспечивающим юридическую силу документа, является дата его подписания, утверждения или того события, которое зафиксировано в документе. Так, ничтожной является доверенность, выданная без указания даты ею совершения (ст. 186 ГК РФ). Не будет признан действительным протокол учредительного собрания, если на нем не стоит дата проведения собрания.

Юридически значимым является и реквизит «регистрационный номер документа». Этот реквизит является не только гарантией того, что документ прошел все предусмотренные в организации стадии обработки, но и своеобразным подтверждением официального характера документа, его законности.

Обязательным реквизитом является подпись. Она как бы подтверждает ответственность поставившего ее лица за все изложенное в документе. Право подписи не документах имеют уполномоченные должностные лица организации. Много вопросов возникает о порядке подписания документов, отражающих деятельность комиссий. Как правило, это протоколы и акты. Протоколы заседаний комиссий подписываются председательствующим на заседании и секретарем. Этих двух подписей вполне достаточно для правомерности документа. Акт является документом, подтверждающим или отрицающим какое либо событие, действие, факт. Члены комиссии, составившие акт, несут ответственность за его содержание. Поэтому необходимо наличие подписей всех членов. Первой ставится подпись председателя комиссии.

Реквизит «печать» также является юридически значимым и применяется в целях заверения подписи должностного лица на некоторых видах документов. Оттиск печати является дополнительным свидетельством подлинности документа, его принадлежности к указанному на документе наименованию организации. Оттиск проставляется на документах, в которых отражена информация о фактах, имеющих особое юридическое значение: о создании, реорганизации или ликвидации организации; удостоверяющих права организации или отдельных лиц (доверенности); фиксирующие факты, связанные с финансовыми средствами и материальными ценностями (акты списания мат. Ценностей, платежные поручения). Такие документы обретают юридическую силу лишь с момента заверения печатью.