Выставление инвойса на услуги иностранной компании

Если работаете с иностранными контрагентами, рано или поздно столкнетесь с инвойсом. В статье расскажем, что это за документ и как с ним работать. 

Что такое инвойс (сommercial invoice)

Инвойс используют только в международных сделках. В российской практике у него нет прямого аналога. По-нашему, это счет на оплату, в котором прописаны условия сделки. Иногда инвойс заменяет собой договор и акт.

С услугами достаточно прописать такое условие: «Полной или частичной оплатой счета-договора заказчик подтверждает, что все перечисленные ниже условия договора выполнены в полном объеме, в надлежащие сроки и с надлежащим качеством». Оплата будет означать, что заказчик принял работу, поэтому обмениваться актами не нужно.

Андрей программирует для зарубежных фирм. Он договорился с заказчиком, сделал сайт и отправил иностранной фирме инвойс. Иностранцы получили документ и перевели Андрею деньги. После этого сделка считается завершенной. Подпись заказчика не требуется. 

Если продаете товары, скорее всего, одного инвойса не хватит и понадобятся другие документы. Это зависит от способа доставки. Уточните этот момент в транспортной компании или в поддержке банка.

Зачем нужен инвойс

  1. Для таможенного контроля. По инвойсу таможня рассчитывает налоги и пошлины на товары.
  2. Для валютного контроля. 

Инвойс подойдет для небольших разовых сделок, но даже в этом случае для валютного контроля одного инвойса может оказаться недостаточно. Лучше позвонить в банк и уточнить, понадобятся ли другие документы.

Валютный контроль — это требование Центробанка. Вот как это работает: на ваш счет поступают деньги от иностранного контрагента, банк замораживает валюту на транзитном счете и запрашивает документы по сделке, в том числе инвойс. Чтобы получить доступ к деньгам, нужно предоставить документы в течение 15 рабочих дней. 

Если сумма сделки меньше 200 тысяч рублей по курсу Центробанка, действуют упрощенные правила: достаточно заполнить специальную электронную форму банка, отправлять скан договора не потребуется. 

Крупная сделка — когда вы платите больше трех миллионов или вам переводят больше шести миллионов рублей. В этом случае понадобится взять справку о подтверждающих документах и поставить контракт на учет. 

Что такое проформа-инвойс (proforma invoice)

Проформа-инвойс — предварительный документ, который отправляют, если еще не согласованы сумма оплаты и условия поставки. Поэтому в нем могут быть не указаны окончательные цифры и сроки. Проформа не содержит требования об уплате. Такой документ понадобится, когда товар перемещают через границу без оплаты или когда покупатель вносит предоплату, а не платит всю сумму сразу. В остальном коммерческий инвойс и проформа совпадают. 

Как заполнять инвойс

Инвойс заполняет тот, кто оказывает услуги или продает товар. Документ оформляют на языке заказчика, как правило, это английский. Для таможни понадобится экземпляр на русском. Можно составить сразу на английском и на русском. 

Для услуг достаточно двух экземпляров. Для товаров рекомендуют отправлять 1 оригинал и 5 копий.

Хорошие инструкции по заполнению инвойса для товаров предлагают транспортные компании, например, TNT. На сайте DHL есть конструктор, который поможет составить инвойс по всем правилам. 

Установленной формы у инвойса нет. Можно разработать свою и распечатать на фирменном бланке или на стандартном листе формата A4. Главное, чтобы в ней были обязательные поля:

  • Дата и номер инвойса. Дата обязательна, номер можно поставить любой или вообще не указывать.
  • Информация об исполнителе (экспортере) и заказчике (импортере): страна, название компании, правовая форма, адрес, ФИО.
  • Предмет инвойса — за что заказчик получает деньги, товар или услуга, количество товаров или количество часов, затраченных на выполнение работы.
  • Подробное описание каждой позиции.
  • Цена и общая сумма сделки с указанием валюты заказчика (импортера).
  • Срок и условия поставки согласно правилам Инкотермс 2010. Самые распространенные: DAP — пошлину оплачивает получатель, DDP — пошлину оплачивает отправитель.
  • Номер авиатранспортной накладной, если продаете товары.
  • Реквизиты банковского счета исполнителя (экспортера) и срок оплаты.
  • Штамп или печать компании, если есть. 
  • Подпись того, кто выставляет инвойс (экспортера)

Как описывать услуги и товар в инвойсе

Пишите подробно и без сокращений. Не используйте в описании общие фразы. Для услуг укажите цену элемента услуги, как выглядит результат. 

Пример: подготовка макетов для сайта www.hellburg.io, для разделов «Чем заняться», «Новости», «Места», «Карты», «Календарь» в формате.psd. Стоимость часа работы — 20$. Общее количество часов — 80.

Если продаете товар, напишите названия модели, цвет, размер и характеристики. Чем дороже и сложнее товар, тем подробнее должно быть описание. Это важно для таможни и валютного контроля банка. 

Полировальная машина «Снежинка» для обработки металлических материалов; модель S002, производство RU (Россия), серийный номер S/N PM-S002-F146896, 1 единица. 

Вот на что стоит обратить внимание при описании товара: 

  • название; 
  • номера экспортных документов (внешнеэкономический договор или заказ, если есть), даты их составления; 
  • область применения; 
  • серийный номер; 
  • номер из списка ТН ВЭД (если известен); 
  • материал, из которого сделан товар; 
  • вид упаковки;
  • масса (унции, кг, фунты); 
  • цена за единицу; 

В чём разница между инвойсом и счет-фактурой

Это совсем разные документы. Инвойс содержит требование об оплате и условия сделки. Счет-фактура нужен, чтобы отчитаться по НДС перед государством. 

Важный момент: при импорте НДС платят все. Даже те, кто работает на УСН и патенте. Но дело там не в счет-фактуре, а в таможенной декларации. Подробнее об этом мы написали в статье «Закупка товара за границей: НДС и таможенное оформление». 

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Чем чреваты ошибки в инвойсе

Ошибки в заполнении могут привести к задержки товара на таможне. Если затянуть валютный контроль, можно получить штраф до 100% от суммы сделки. 

Экспорт на УСН и патенте

Как платить налоги при расчётах в валюте

Статья актуальна на 

27.01.2022

Инвойс (англ. invoice) — это международное обозначение счёта на оплату, выдаваемого продавцом покупателю в качестве требования платежа. Инвойс включает перечень услуг, их характеристики, условия сделки и сведения об ее участниках. Выписка документа указывает на то, что предмет сделки передан покупателю и у него появилась обязанность оплаты согласно указанным условиям.

Для получения оплаты за оказанные услуги от иностранных контрагентов недостаточно выставить обычный счёт. Международные стандарты предусматривают оформление инвойса.

Важно помнить, что инвойс нужен не в каждой внешнеэкономической сделке. Например, внутри Евразийского экономического союза (ЕАЭС) используют привычные счета на оплату и акты выполненных работ, то есть при расчетах между Арменией, Белоруссией, Казахстаном, Киргизией и Россией инвойсы не нужны.

В российской практике у инвойса нет аналогов. Часто его сравнивают со счётом-фактурой, хотя у этих документов разное назначение. Счёт-фактуру применяют для налогового контроля и отчёта по НДС. Инвойс на услуги необходим для валютного контроля, чтобы убедиться в законности получения оплаты.

Также нельзя сказать, что инвойс является иностранным вариантом классического счёта на оплату, применяемого в РФ. Если сравнивать международный и российский документооборот, то по юридической и бухгалтерской сути инвойс на услуги ближе всего к акту сдачи-приемки услуг.

В международной коммерческой практике различают два вида invoice: коммерческий инвойс и проформа-инвойс. Рассмотрим каждый из них более подробно.

Коммерческий инвойс

Коммерческий инвойс (commercial invoice), или инвойс-фактура — это вариант товаросопроводительного документа, который служит основанием для оплаты.

При оказании услуг инвойс необходим для валютного контроля, чтобы подтвердить легальность получения денег из-за границы. Это обязательное требование ЦБ РФ.

Когда на ваш счет поступают деньги от иностранного клиента, банк временно блокирует эти средства на транзитном счете. Далее у вас есть 15 дней, чтобы подтвердить сделку.

Состав пакета документов зависит от конкретного банка и суммы сделки. Когда сумма не превышает 200 тысяч рублей, действуют упрощенные правила. В этом случае достаточно заполнить электронную форму-отчёт и предоставить инвойс.

Если же сумма по сделке превышает 3 млн рублей при переводе или 6 млн рублей при получении, кроме инвойса потребуется предъявить договор. При этом банк ставит договор на учёт с присвоением уникального номера для контроля крупных сделок.

При оказании услуг иностранным контрагентам можно обойтись без составления и пересылки актов выполненных работ. Для этого в инвойс включают примерно следующую формулировку:

Полной либо частичной оплатой счёта-договора заказчик подтверждает, что нижеперечисленные условия договора исполнены в полном объёме с надлежащим качеством и в оговоренные сроки. 

Если заказчик оплачивает услуги по invoice, следовательно, у него нет претензий и работа принята.

Проформа-инвойс

Инвойс-проформа (proforma invoice) — это предварительный счёт, который выписывает продавец услуг, если условия по сделке и величина оплаты ещё не согласованы. Оформление инвойса-проформы необходимо, если оказание услуги происходит до утверждения всех условий или клиент вносит частичную либо полную предоплату.

Например, иностранный заказчик заказал российскому веб-дизайнеру подготовку ряда материалов. Стороны ещё не договорились о полном объёме работ, но клиент хочет подтвердить серьёзность намерений и «забронировать место». Для этого он переводит предоплату в 500 долларов на основании proforma invoice, присланного веб-дизайнером.

От коммерческого инвойса проформа отличается отсутствием чётких условий. В документе необязательно указывать окончательные сроки и цифры. Кроме того, proforma не содержит требования об оплате, поэтому в ней может не быть реквизитов, если не предусмотрен аванс.

После согласования и утверждения всех условий сделки оформляют итоговый счёт — коммерческий инвойс.

Как правильно заполнить инвойс

Чтобы банк принял инвойс в качестве подтверждения и перевёл на ваш счёт деньги от заказчика, нужно верно заполнить документ.

При игнорировании инвойса или его несвоевременной отправке можно получить штраф до 100 % от суммы сделки за нарушение валютного законодательства.

Установленной формы invoice нет. Можно использовать любой вариант, важно лишь, чтобы в документе были указаны следующие сведения:

  • Дата оформления и номер (опционально).
  • Сведения о заказчике: ФИО клиента, наименование страны и компании, правовая форма компании, юридический и почтовый адрес.
  • Предмет инвойса и количество услуг. В зависимости от требований заказчика указывают наименования услуг и их количество или название услуги и количество оплачиваемых часов.
  • Детальное описание каждой позиции в указании предмета сделки.
  • Цена и совокупная сумма сделки с обозначением валюты заказчика.
  • Реквизиты банковского счёта исполнителя для оплаты и срок платежа.
  • Порядок передачи предмета сделки покупателю.
  • Подпись лица, которое выставляет инвойс.
  • Штамп либо печать (при наличии).

Заполняет инвойс тот, кто оказывает услуги. Это может быть как ИП или ООО, так и физическое лицо. Статус заказчика также может быть любым. Все нюансы, связанные со статусом сторон, отражают в основном договоре по сделке.

Оформляют документ на языке заказчика — чаще на английском. Для услуг достаточно двух экземпляров — по одному для каждой стороны. Для подтверждения сделки может потребоваться перевод инвойса на русский язык. Поэтому лучше сразу составить документ на английском и русском.

При описании услуги в инвойсе избегайте сокращений и общих фраз. Детально опишите услугу, чтобы проверяющим было понятно, какая именно работа и в каком объёме выполнена и за что взимается оплата. Лучше всего, чтобы описание соответствовало описанию услуги в договоре. Обязательно укажите в документе количество оказанных услуг и стоимость единицы (услуги в целом или часа работы).

Для некоторых стран указание стоимости часа — обязательное условие. Поэтому посчитайте и пропишите стоимость часа работы и общее количество потраченных часов. Лишней информацией или ошибкой это не будет.

Пример описания услуги в invoice:

Name/Название: Consulting services/Консультационные услуги.

Description/Описание: Provision of consulting services for the assessment and selection of personnel/Оказание консультационных услуг по оценке и подбору персонала.

Cost of an hour of work/Стоимость часа работы: 50 USD.

The amount of hours/Общее количество часов: 30.

Если это возможно, в описании услуги укажите, что представляет собой итоговый результат. Например:

Создание макетов в формате .psd по техническому заданию, представленному заказчиком. Общее количество макетов — 10 (десять) штук. 

Ошибки в инвойсе могут усложнить получение оплаты. При несоответствии документа требованиям банк просто «заморозит» средства до выяснения всех обстоятельств.

Образец инвойса на услуги

Найти пример инвойса на услуги в сети легко. Можно скачать готовый документ и по его подобию создать собственный invoice.

Пример готового инвойса для фрилансеров

Пример готового инвойса для фрилансеров. Источник

Или скачать и заполнить шаблон invoice.

Можно найти шаблон инвойса в формате Excel, например, на Hloom. Для автоматического расчета итоговой суммы оплаты вам потребуется описать каждую услугу, указать количество часов и ставку за час.

Создание инвойса в Excel

Однако проще всего создавать инвойсы через специальные бесплатные генераторы: Logaster Invoice, Zoho Invoice, Invoice Templates. От вас потребуется лишь указать нужные данные. На их основе сервис автоматически сформирует счёт.

Главные мысли

Инвойс это

САМЫЙ ПРОСТОЙ и БЫСТРЫЙ СПОСОБ
ВЫСТАВИТЬ ИНВОЙС

Профессиональные инвойсы
в любой валюте

ВЫГОДЫ для ВАС

Инвойсы
без ошибок

Формулы без ошибок, в том числе по расчету НДС (VAT) и «Итого инвойса».
Есть все необходимые поля.

Удобнее чем Excel
и проще чем 1С

Все поля заполняться автоматически, вам нужно только указать ваши услуги или товары

Invoice на английском языке

Шаблон инвойса
уже на ангийском языке.
Вы не сделаете ошибок в переводе.

Профессиональный
вид

Логотип подпись и печать вашей компании подгружаются автоматически

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ вид ИНВОЙСА

ПРИМЕРЫ инвойсов

Услуги, инвойс в долларах

Услуги, инвойс в долларах

Товары, инвойс в долларах

Товары, инвойс в долларах

Услуги, инвойс в евро

Услуги, инвойс в евро

Товары, инвойс в евро

Товары, инвойс в евро

ТАРИФЫ

1 месяц

1 000 ₽ / месяц

Безлимит по количеству инвойсов

Отправка инвойсов клиентам

Импорт данных из банков по оплате

Создание договоров

Учет услуг и товаров

Подключение сотрудников

12 месяцев

800 ₽ / месяц

Безлимит по количеству инвойсов

Отправка инвойсов клиентам

Импорт данных из банков по оплате

Создание договоров

Учет услуг и товаров

Подключение сотрудников

Как работать с иностранной первичкой и можно ли перейти на электронный обмен с зарубежным контрагентом?

Любые хозяйственные операции согласно требованиям российского законодательства должны быть подтверждены документально, в том числе и внешнеторговые. Однако состав документов при оформлении сделки с зарубежной организацией значительно отличается — традиционные первичные учетные документы в этом случае не подходят.

Знаете ли вы:

Россия входит в ТОП-20 стран-импортеров с объемом импорта 242,8 млрд.долл. по итогам 2019 года. Несмотря на значительный спад мировой внешней торговли, связанный с пандемией, который по прогнозам ВТО составит от 13 до 32% по итогам 2020 года, структура российского импорта не изменится радикально. Традиционно наибольшую долю товаров составляют машины, оборудование и аппаратура, продукция химической промышленности и транспортные средства, а в структуре импорта услуг, по данным ЦБ РФ, преобладают поездки, деловые услуги и транспорт.

Какие документы сопровождают сделку с зарубежной организацией?

Во внутренней торговле основанием для оказания услуг или поставки товаров является договор, оплата производится по выставленному счету, а подтверждающими документами являются акт, счет-фактура, УПД, товарная или товарно-транспортная накладная — в зависимости от того, оказываются ли услуги или поставляется товар. Правила ведения этих документов как в бумажном, так и в электронном виде закреплены в законодательстве и регулярно актуализируются.

В случае с внешней торговлей бухгалтерия имеет дело с совершенно иным набором документов. Основой международных торговых отношений между двумя организациями является контракт, который должен быть составлен на двух языках — языках субъектов торговых отношений для однозначного трактования всех его условий обеими сторонами. Формально отличий контракта от договора не так много, разделы документов идентичны.

А вот с подтверждающими документами не все так однозначно. В зарубежном законодательстве отсутствуют понятия товарных накладных, счетов-фактур, актов и УПД. Некоторые контрагенты соглашаются подписывать акты произвольной формы, составленные российскими партнерами с целью принятия их к бухгалтерскому учету, однако обязать их это делать нельзя.

Основным документом при работе с иностранной компанией, подтверждающим поставку товаров или оказание услуг, является инвойс, он же является основанием для выполнения платежа. Для поставки товаров и прохождения таможни кроме инвойса и контракта к грузу должны прилагаться другие сопроводительные документы:

  • упаковочный лист;
  • коносамент (для перевозок морским путем);
  • железнодорожная накладная (для перевозки по железной дороге);
  • сертификат происхождения;
  • таможенная декларация;
  • сертификаты и разрешительные документы для импорта товаров (в зависимости от ввозимого груза);
  • прочие сопроводительные документы, которые требуются согласно законодательству РФ для ввоза определенных видов товаров.

Как оформляется инвойс?

Как и любой другой документ, подтверждающий внешнеэкономическую деятельность, для принятия его к учету налоговыми органами России инвойс должен быть составлен на двух языках. Наиболее часто для этой цели применяют русский и английский, однако ключевым требованием является наличие именно русской транскрипции, второй язык выбирает сторона-экспортер. Так, например, в российско-китайских торговых отношениях часто встречаются инвойсы именно на этих языках.

Выделяют две разновидности инвойсов:

1. Проформа-инвойс является предварительным документом и не может быть принят к бухгалтерскому учету при совершении оплаты. Он используется в случае, когда количество приобретаемых единиц продукции не определено сторонами. После окончательного согласования на основании договоренности формируется коммерческий инвойс, в котором зафиксированы окончательные условия поставки и по которому производится оплата. Проформа-инвойс также может применяться для поставки товаров с благотворительными целями и гуманитарных грузов, которые не предполагают оплату.

2. Коммерческий инвойс представляет собой сочетание документов. Если буквально перевести слово «invoice», то словари предлагают следующие варианты:

  • счет — account, score, bill;
  • фактура — texture, account, bill of parcels;
  • накладная — waybill, consignment, delivery note, bill of lading;
  • квитанция — receipt, ticket, claim check.

В этих определениях нетрудно запутаться и ключевую роль в данном случае играют обязательные реквизиты этого документа.

На текущий момент не существует жестко закрепленных требований к оформлению инвойсов, однако участники внешнеэкономической деятельности стараются придерживаться рекомендации № 6 Европейской экономической комиссии ООН от 06.09.1983 г. «Формуляр-образец унифицированного счета для международной торговли» (ECE/TRADE/148). Рекомендация предписывает несколько обязательных разделов:

  • Номер и дата/время выписки.
  • Идентификатор, наименование, адрес поставщика.
  • Идентификатор, наименование, адрес покупателя.
  • Идентификатор, наименование, адрес грузоотправителя.
  • Идентификатор, наименование, адрес грузополучателя.
  • Транспортная информация.
  • Номер партии.
  • Идентификатор контракта.
  • Номер заказа.
  • Информация о стране происхождения (идентификатор, наименование).
  • Информация о сделке по ИНКОТЕРМС-2010.
  • Информация по условиям поставки (в частности дата и время, когда товар должен поступить покупателю).
  • Информация о маркировке товара.
  • Информация об упаковке товара, в том числе количество отдельных товарных единиц.
  • Вес и объем груза.
  • Стоимость товаров/услуг.
  • Информация по грузовым и страховым издержкам.
  • Информация о предоплате.
  • Подпись продавца

То есть по реквизитному составу инвойс сочетает в себе товарно-транспортную накладную и счет на оплату в одном документе, однако он не содержит информации о выделении НДС, поэтому нельзя его приравнивать к счету-фактуре. Стоит заметить, что состав реквизитов для инвойса об оказании услуг значительно меньше, чем при поставке товаров.

Можно ли перейти на электронный обмен с иностранными контрагентами?

На VI сессии Центра по упрощению процедур торговли и электронными деловыми операциями ЕЭК ООН, которая состоялась еще в 2010 году, была пересмотрена рекомендация № 6 — внесены поправки о возможности электронного фактурирования международных сделок. При этом, по мнению СЕФАКТ ООН, применение электронного обмена несет существенную пользу.

Трансграничный электронный обмен между странами ООН предполагает использование формата XML ЭДИФАКТ ООН. В рамках проекта Российской Федерации и ЕЭК ООН по государственно-частному сотрудничеству для упрощения процедур торговли и создания «единого окна» в 2011 году было проведено исследование по применению в России систем классификации, кодирования и электронной передачи данных для внешней торговли. По результатам исследования Правительству Российской федерации было предложено создать систему «Единого окна» для унификации электронного обмена как между федеральными органами власти (сейчас эту программу успешно реализует СМЭВ), так и для бизнеса.

Так может ли в настоящий момент российский бизнес обмениваться электронными документами со своими зарубежными контрагентами?

На текущий момент перейти на юридически значимый электронный документооборот с иностранными контрагентами невозможно в силу действующих ограничений:

  1. Для принятия к учету ФНС учетный документ должен соответствовать требованиям альбома форматов, описанного в приказе ФНС РФ от 21.12.2017 № MMB-7-6/1096@, который не описывает структуру инвойсов.
  2. Все электронные документы должны быть подписаны электронной подписью в соответствии с ФЗ-63, однако понятие ЭП, применяемое в РФ, уникально и не описано в международных стандартах, следовательно, иностранный контрагент не может подкрепить документ электронной подписью

Таким образом для подачи сведений в налоговые органы бухгалтерия обязана иметь бумажный оригинал инвойса, а значит и предварительно обрабатывать его.

Согласно существующей судебной практике к учету могут быть приняты инвойсы, поступившие в электронном виде (например, в виде email или pdf-файла), однако они должны содержать все необходимые для документа реквизиты. Такая практика имеет место как правило при импорте услуг.

Как и любой другой учетный документ, инвойс должен быть проведен в учетной системе, для этого бухгалтер может либо заполнить все реквизиты в учетной системе вручную и прикрепить скан документа, либо использовать интеллектуальные инструменты для сокращения временных издержек. Обработка одного комплекта первичной документации по статистике занимает у бухгалтера 10 минут, так как инвойс заменяет собой привычный комплект документов и содержит множество разделов автоматизация обработки таких документов может высвободить до 50% времени бухгалтера, которое он может применить для подготовку к различным проверкам.

Автор: Виталий Астраханцев, руководитель проектов развития бизнеса компании Directum

Заполнение инвойса происходит в случаях отправки различного рода товаров за границу. Данный грузосопроводительный документ является аналогом отечественного счета на оплату и требуется для предоставления на таможне.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк инвойса .docСкачать образец инвойса .doc

Кто оформляет документ

Оформляется инвойс представителем предприятия, поставляющим товар за границу. Это может быть любой сотрудник, уполномоченный на отправку товарно-материальных ценностей в зарубежье, а также оформление и подписание сопутствующих документов. Помимо прочего этот человек должен владеть английским языком (или другим – в зависимости от того, в какую страну направляется груз), поскольку часть инвойса заполняется на языке того государства, в котором находится получатель.

Инвойс выписывается непосредственно в момент отправки груза и направляется заграничному партнеру. Таким образом, данный документ является официальным основанием для проведения оплаты покупки.

Разновидностью инвойса является проформа-инвойс, который составляется в тех случаях, когда в соответствии с договором иностранный покупатель предварительно вносит аванс (предоплату). По большей части он является копией обычного инвойса за исключением того, что некоторые сведений в нем – неокончательные или неподтвержденные.

Для чего нужен инвойс

Цель инвойса – зафиксировать перечень товаров, переправляемых в другую страну, их наименование, количество, стоимость и пр. параметры. Он является свидетельством факта погрузки товарно-материальных ценностей и одновременно с этим обязывает покупателя оплатить груз в соответствии с обозначенными условиями (за исключением тех ситуаций, когда была произведена предоплата).

Правила составления инвойса

На сегодняшний день унифицированного, обязательного к применению образца инвойса нет, так что организации могут разрабатывать шаблон документа в зависимости от собственных потребностей и в соответствии с обстоятельствами. В любом случае он должен содержать:

  • реквизиты компании-отправителя (ее полное наименование и адрес),
  • те же данные об организации – получателе,
  • список отправляемого товара с описанием его характеристик: количества, объема, веса, целей использования, цены и т.д.

Чем более сложный или дорогой товар отправляется, тем тщательнее и подробнее следует его описывать.

К заполнению инвойса необходимо относиться очень внимательно, поскольку он является важнейшим документом, не только фиксирующим сам факт отправки груза с определенными показателями, но и позволяющим доставить товар в нужные сроки. Неправильно оформленный документ может существенно задержать груз на таможне (вплоть до месяца), что порой может негативным образом отразится на отношениях между продавцом и покупателем.

Если есть какие-то сомнения в корректности заполнения документа, лучше не полагаться на «авось», а проконсультироваться у специалиста.

Правила оформления инвойса

Инвойс может быть заполнен как от руки, так и в печатном виде, как на стандартном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации – последний вариант особенно удобен, так как он содержит все необходимые реквизиты фирмы-отправителя. Документ обязательно должен быть заверен «живой» подписью отправляющего лица. Печать на нем ставить не обязательно (хотя пометка о ней и присутствует), поскольку с 2016 года юридические лица законом освобождены от необходимости использовать в своей работе печати и штампы.

Инвойс составляется в шести экземплярах (оригинал и пять копий), каждый их которых находит себе применение.

  • Один из них кладется внутрь посылки,
  • второй, так называемый отгрузочный – в специальный кармашек для авиаотправлений (вместе с транспортной накладной),
  • третий остается у отправителя,
  • четвертый пересылается получателю,
  • пятый и шестой – остаются у перевозчика.

Как проверить документ

Перед отправлением необходимо еще раз тщательно убедиться в том, что все необходимые сведения о грузе внесены в сопроводительный инвойс.

Первое на что нужно обратить внимание: правильность и полноту внесенной информации в перечень отправляемого груза, далее надо удостовериться в том, что объявленная ценность товаров для таможни указана в валюте именно той страны, в которую «уходит» груз.

В тех случаях, когда пересылается более двух видов товаров, надо проверить разбивку стоимости по каждому наименованию и, если не указана общая объявленная ценность всех товаров, указать ее. Также нужно убедиться в том, что число копий соответствует норме.

Образец составления инвойса

  1. Вначале документа пишется дата отправки груза, а также номер документа (эта строка заполняется по необходимости).
  2. Далее вносятся сведения об отправителе (фамилия, имя, отчество конкретного человека), а также реквизиты компании, которую он представляет (ее наименование, почтовый адрес, номер телефона для связи.)
  3. Следует отметить, что эта часть документа в русском экземпляре заполняется на русском языке, в английском, соответственно, на английском (или на языке той страны, в которую отправляется груз).

  4. Далее указываются данные о получателе: тут все данные вносятся строго на языке того государства, в котором находится получатель.
  5. Следующие три строки содержат информацию о странах отправки, происхождения и получения груза – в русском экземпляре названия стран нужно вносить на русском языке, в иностранных копиях – на соответствующих стране получения языках.
  6. Далее в бланк сносится номер авианакладной и валюта страны, в которую отправляется груз.
  7. Образец инвойса, часть 1

    Следующая часть документа касается собственно отправляемого товара.

  8. Сначала здесь вписывается порядковый номер, затем тип упаковки (коробки, банки, паллеты, контейнеры, бочки и т.п.).
  9. Далее идет полное описание каждого из товаров. Сюда нужно вносить максимально подробную информацию, в частности следует указывать:
    • область использования (если это применимо к описанию товара),
    • материал, из которого он изготовлен,
    • количество,
    • единицу измерения (штуки, килограммы, литры и т.п.),
    • вес,
    • стоимость в рублях за единицу и общую стоимость.

    Последний показатель указывается в той валюте, которая прописана в контракте между сторонами.

  10. После этого в инвойс вписывается количество мест (оно соответствует количеству упаковок), а также цель отправки.
  11. Затем указывается вес груза и его общая стоимость (в рублях).
  12. В завершение документ необходимо подписать и поставить дату его заполнения.

Образец инвойса, часть 2

  1. Что такое инвойс?
  2. Основные виды инвойса
  3. Как правильно заполнить инвойс
  4. Правила описания товаров
  5. Образцы инвойсов на русском и английском
  6. 5 правил проверки инвойса
  7. Что такое Инкотермс-2020?

Чтобы получить оплату за товар или услуги по международному договору, одного выставления счёта будет недостаточно. Согласно международным стандартам должен быть оформлен инвойс на услуги или продукцию. В этой статье мы разберём, что такое инвойс в таможне, рассмотрим пример инвойса, расскажем, как оплатить инвойс и познакомим с международными торговыми правилами Инкотермс.

Что такое инвойс?

Если организация не использует услуги таможенного представителя, то скорее всего, в её штате есть сотрудник с таможенным образованием, который может объяснить, что такое инвойс простыми словами.

Invoice это международный стандарт обозначения счёту на оплату. Этот документ продавец выставляет покупателю, обозначая свои требования по платежу. В счёт входят услуги, товары, их характеристики, условия контракта, сведения об его участниках. 

инвойс

Если продавец передал товар покупателю и выполнил все условия, то у последнего возникают обязанности оплаты по инвойсу. В Российской Федерации нет аналогов инвойс спецификации. Иногда документ похож на счёт-фактуру, но они сильно отличаются по назначению. Инвойс нужен для валютного контроля, а счёт-фактура для налогового.

После того, как разобрались, что такое инвойс, нужно разобраться с его основными видами.

Нужно запомнить, что invoice такой международный счёт на оплату. Его выставляет продавец, когда исполняет все свои обязанности перед покупателем.

Оформление транспортной документации

Заполните форму обратной связи, и мы свяжемся с Вами в ближайшее время.

Основные виды инвойса

Международная коммерческая практика определяет два вида документа.

Коммерческий инвойс — это сопроводительный документ, служащий основанием для оплаты услуг продавца покупателем. Такой инвойс для таможни необходим, чтобы подтвердить, что деньги за границей получены легально. ЦБ РФ говорит, что commercial invoice это обязательное условие для законности сделки. Когда на счёт продавца поступают деньги от иностранной компании, то они блокируются банком на транзитном счёте до тех пор, пока сделка будет не подтверждена.

инвойс

Каждый банк устанавливает свой список документов, который также зависит от суммы контракта. Если сумма сделки меньше 200000 рублей, то её можно подтвердить по упрощённым правилам. Продавец заполняет форму-отчёт в электронном виде и предоставляет инвойс. Если сделка выше 3 млн рублей, то нужно ещё предъявить договор, который ставится банком на учёт и получает уникальный номер. Таким образом финансовая организация будет контролировать эту сделку.

Иногда можно не составлять и не пересылать акты выполненных работ иностранному партнёру. В этом случае в инвойсе должен быть пункт, где заказчик подтверждает исполнение условий договора исполнителем. Оплачивая услуги по счёт инвойс, заказчик принимает работу и не выставляет претензий.

Начинающие сотрудники отделов по внешнеторговым сделкам часто спрашивают, что такое проформа инвойс. Объясним, что Proforma invoice это инвойс на предоплату. Он выписывается продавцом тогда, когда между ним и покупателем не согласованы условия и сумма сделки. Его нужно оформлять в случае, когда исполнитель оказывает услугу до утверждения условий, или заказчик вносит предоплату.

В чём отличие проформы и инвойса коммерческого типа? В первой нет чётких условий. Там не всегда указывают конечные сроки и окончательные цифры договора. Проформа инвойс — это такой документ, где нет требований об оплате, реквизитов. Только когда исполнитель и заказчик согласуют все условия сделки, первый выставит коммерческий счёт.

Чтобы не запутаться, что такое счёт проформа и коммерческий инвойс, следует помнить — у первого вида нет конкретных условий, он нужен для предоплаты, бронирования услуг/товаров исполнителя. Второй — сопроводительный документ, по которому сторона отчитывается перед валютным контролем.

Как правильно заполнить инвойс

Чтобы банк принял документ, перевёл с транзитного счёта деньги на счёт исполнителя, последний должен знать, как заполнять инвойс. Если проигнорировать его, либо отправить позже установленного срока, то государство может составить штраф, равный сумме международного контракта.

как заполнить инвойс

Чётких правил, как сделать инвойс, нет. Можно использовать любой образец инвойса. При заполнении важно указать следующие данные:

  • ФИО, страну, компанию, её правовую форму, юридический и почтовый адреса.
  • Дату составления и номер инвойса.
  • Его предмет и услуги.
  • Точная информация по всем позициям.
  • Банковский счёт исполнителя, срок платежа.
  • Цену и валюту.
  • Способ передачи предмета договора.
  • Подпись человека, выставляющего договор.
  • Печать организации, если есть.

Инвойс может заполнить ЮЛ, ФЛ, ИП. Самый частый язык оформления — английский. Документ составляется в двух экземплярах, по одному на продавца и покупателя. Но рекомендуется сделать пять копий, которые могут затребовать разные службы.

Чтобы банк принял инвойс и провёл оплату за услуги, нужно правильно составить документ. Единого образца нет, важно учесть перечисленные пункты.

Правила описания товаров

Описывая услугу, не нужно сокращать слова и использовать общие фразы. В документе всё должно быть детально описано. Желательно, чтобы такой инвойс, выставленный продавцом, совпадал по описанию с договором. Международный счёт должен содержать количество услуг и стоимость каждого товара/час работы. Из-за ошибок оплата может затянуться, а банк «заморозит» деньги до выяснения обстоятельств.

инвойс

Если отечественная компания предоставляет обучение сотрудников иностранной фирмы русскому языку, то в документе указывается:

  • в названии — обучение русскому языку/ teaching Russian;
  • в описании — обучение русскому языку для совершения внешнеэкономических сделок с российскими компаниями/Russian language training for foreign economic transactions with Russian companies;
  • в стоимости часа работы — 80 USD;
  • в общем количестве часов — 500.

Характер услуги, стоимость, количество часов лучше списывать с текста договора. Нельхя сокращать и указывать общую информацию. Всё должно быть детально расписано, чтобы у проверяющих органов было меньше вопросов.

Образцы инвойсов на русском и английском

На нашем сайте вы можете посмотреть, как выглядит инвойс. Здесь можно скачать invoice образцы на русском и английском языках.

  • Бланк заполнения инвойса на русском и английском языках
  • Бланк заполнения инвойса на английском языке
  • Заполненный образец

5 правил проверки инвойса

инвойс

Следует помнить, что офф инвойс — это обязательный документ, который нужен для сделок. Чтобы транзакция прошла успешно, а валютный контроль не задавал лишних вопросов, нужно тщательно проверить международный счёт на:

  • наличие оригинала и пяти копий;
  • полноту описания товара. Если отсутствуют нужные данные, то доработать инвойс;
  • стоимость товара. Она должна быть выражена в валюте определённого государства;
  • пункт с объявленной ценностью. В документе должна быть её разбивка и общее значение;
  • факт наличия подписи продавца. Этот пункт проверяется покупателем.

Оформление транспортной документации

Заполните форму обратной связи, и мы свяжемся с Вами в ближайшее время.

Что такое Инкотермс-2020?

В Инкотермс 2020 входят унифицированные правила, применяемые в мировой торговле. Они фиксируют права и обязанности каждой стороны договора. Правила являются аббревиатурами внешнеторговых терминов, которые отражают мировую коммерческую практику.

Само слово переводится с английского, как «международные коммерческие правила». Их история начинается с 1936 года, когда опубликовали первую редакцию. До 1980 года правила несколько раз редактировались. Но с этого момента страны договорились редактировать и обновлять Инкотермс каждые 10 лет. Последний раз он менялся в 2020 году.

инкотермс

Этими правилами нельзя заменить внешнеторговый контракт. С их помощью таможенные представители могут сократить или упростить его. В этих условиях не прописаны переход права собственности, стоимость товара и оплата. Задача Инкотермса — фиксировать распределение обязательств и финансовых расходов между участниками внешнеэкономического договора. Сюда входит оплата перевозки, страховка, работа с таможней, разные платежи и другие условия, которые должны согласовать между собой стороны.

В последней версии не произошло почти никаких изменений, поэтому декларантам будет ориентироваться во внешнеторговых сделках. Правила делятся на несколько групп: отгрузку, доставку, основные перевозки, оплаченные продавцом или покупателем.

Рассмотрим подробнее каждое из 11 правил:

  1. EXW — Ex Works («Франко завод»). Правило означает исполнение обязательств продавцом в тот момент, когда он фактически передаёт покупателю свой товар. Передача может происходить на складе, торговой площадке и напоминает самовывоз. Продавец должен помочь с осуществлением таможенного оформления, но других действий делать не обязан. Все риски ложатся на покупателя. Ограничений по виду транспорта нет. Цена означает стоимость по инвойсу, включающую в себя конечную стоимость груза без доставки и таможенного оформления.
  2. FCA — FreeCarrier («Свободный перевозчик»). Согласно статистике, почти половина всех товаров отгружается на этих условиях. По этому правилу продавец исполнил свои обязательства, если передал покупателю товар, загруженный на определённый транспорт в указанном месте и выпущенный таможенным органом в рамках экспорта. Все затраты несёт продавец, покупатель занимается только импортным оформлением. Можно выбрать любой транспорт. Продавец должен выставить инвойс, в цену которого входит стоимость груза вместе с экспортным оформлением и уплаченными пошлинами, но без доставки.
  3. CPT — Carriage Paid To («Перевозка оплачена до»). Работа продавца считается выполненной в тот момент, когда он передаёт перевозчику товару, которую выпустила таможня в рамках экспорта. Все расходы до пункта назначения оплачивает продавец, и разгрузку и таможенную процедуру импорта — покупатель. Стороны могут выбрать любой вид транспорта. Цена CPT включает все затраты на продукцию, её полную стоимость, кроме расходов на разгрузку.
  4. CIP — Carriage and Insurance Paid to («Перевозка со страховкой оплачены до»). Процедура похожа на предыдущую CPT, но в обязанности продавца входит ещё страховка продукции. Для данной процедуры подходит любой транспорт. Цена включает в себя все расходы, включая страховку. Но в стоимость не входит разгрузка.
  5. DPU — Delivered Named Place Unloaded («Поставка до места разгрузки»). Обязательства продавца по контракту прекращаются тогда, когда он доставляет товар до назначенного места, проводит экспортную таможенную процедуру, уплачивает необходимые пошлины и сборы. Покупатель только отвечает за импортное оформление. Правило появилось вместо DAT в последней версии Инкотермса. Раньше местом доставки был только терминал, а сейчас может быть любая локация. Ограничений по виду транспорта нет. В цену такой счёт фактуры инвойса входит стоимость товара, таможенное оформление, ввозные пошлины, доставка. Это единственное правило, где продавец сам осуществляет разгрузку.
  6. DAP — Delivered At Point («Поставка в пункте»). Обязательства продавца по международному контракту будут выполнены в том случае, если он передаст покупателю товары, которые к выгрузке в определённом месте. Груз должен быть выпущен таможней. В расходы покупателя входят только разгрузка и импортное оформление. Грузы можно перемещать любым транспортом. Цена по этому условию включает окончательную стоимость товара вместе с экспортным оформлением, уплаченными пошлинами, доставкой.
  7. DDP — Delivered Duty Paid («Поставка с оплаченной пошлиной»). Продавец должен передать груз, готовый к выгрузке и прошедший ввозные и вывозные процедуры в таможне, покупателю. Все затраты, кроме разгрузки, ложатся на плечи продавца. Товары можно перевозить любым транспортом. В цену входят окончательная цена товара, таможенная очистка, пошлины и налоги, доставка.
  8. FAS — Free Alongside Ship («Свободно вдоль борта судна»). Обязанности продавца исполнены, когда он передал груз покупателю, разместив его вдоль судового борта и пропустив его через процедуру экспорта. Покупателю придётся загружать груз, транспортировать его, оплачивать импортные пошлины. Используется только в речных и морских перевозках и является одним из старейших правил. Цена on invoice состоит из конечной стоимости груза, экспортного оформления и транспортировки до порта отгрузки, а также разгрузка на причале.
  9. FOB — Free On Board («Свободно на борту»). Обязанности продавца считаются выполненными, когда он передаст покупателю товары, размещённые на судне и выпущенные таможенным органом. Условия применимы для морских и речных перевозок. Груз должен полностью находиться на судне. Покупателю остаётся разгрузить, доставить товар и заплатить импортные пошлины. Цена условия включает в себя полную стоимость продукции, транспортировку до порта отгрузки и экспортное оформление.
  10. CFR — Cost And Freight («Цена и фрахт»). Продавец обязан передать покупателю груз, который размещён на корабле и выпущен таможней. Обязанности по фрахту остаются на продавце, а покупатель оплачивает импортные пошлины и разгрузку при прибытии. В оплату инвойса входят конечная цена продукции, экспортное оформление, ввозные пошлины, доставка до порта назначения.
  11. CIF — Cost Insurance And Freight («Фрахт вместо со стоимостью и страхованием»). Термин похож на CFR, но в обязанность продавца входит также страховка продукции. Она добавляется к общей цене CIF.

Для того, чтобы партнёрам внешнеэкономических сделок было легче разделять обязанности по отгрузке, разгрузке, страховке, доставке и т.п., в 1936 году разработали свод правил. С 1980 года они меняются раз в 10 лет. Согласно последней редакции Инкотермс от 2020 года их 11 штук.

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Где находится реле звукового сигнала газель бизнес
  • Время работы дымогенератора для холодного копчения
  • Выступление курпатова на бизнес завтраке сбербанка
  • Время работы магазина ткани на ленинском проспекте
  • Время работы евроопта в бресте на варшавском шоссе