3.5.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.
3.5.2. Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства — службой ДОУ организации, при децентрализованном — как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации.
Формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости — и соответствующего государственного архива.
3.5.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;
дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.
3.5.4. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.
Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
3.5.5. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:
уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;
приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;
приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела;
поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;
утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;
документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;
лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;
предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;
переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.
В начале каждого года в организации начинается формирование документов в дела. Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Централизованное и децентрализованное формирование дел в организации
В организациях дела формируются централизованно в службе документационного обеспечения управления (секретариат, канцелярия, отдел делопроизводства и т.п.) или децентрализованно – в структурных подразделениях. Практика показывает, что дела формируются, в основном, децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях.
Организационно-распорядительные документы, формы их регистрации (учета), сводная текстовая и статистическая планово-отчетная документация, переписка и другие документы по вопросам основной деятельности формируются в службе документационного обеспечения управления (ДОУ).
Документы, отражающие отдельные направления деятельности организации, формируются в дела по месту их составления в соответствующих структурных подразделениях, в компетенцию которых входят те или иные вопросы согласно положению о них (например, согласно положению о планово-экономическом отделе, отделе бухгалтерского учета и отчетности, отделе кадров и т.д.).
Формированием дел в структурных подразделениях организации занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства. Контроль за формированием дел осуществляется службой ДОУ.
Руководитель архива организации или ответственный за архив оказывает необходимую методическую помощь работникам структурных подразделений в формировании дел, а также проводит проверки правильности формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Правила формирования дел
При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
-
помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
-
включать в дело по одному экземпляру документа;
-
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
-
помещать приложения вместе с основными документами;
-
группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
-
раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.
В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.
Обратите внимание! ДЕЛО не должно превышать 250 листов при толщине корешка не более 4 см. В случае, если корешок дела превышает 4 см, документы дела разбиваются на тома. Индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «том 1», «том 2» и т.д.
Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или сочетании.
Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию в логической последовательности освещали определенные вопросы.
Дела заводятся по хронологическому, тематическому признаку или их сочетанию. Входящие документы располагаются по датам поступления, исходящие – по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов.
Группировка в дела отдельных видов документов
Нормативные правовые и распорядительные акты группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах одного календарного года. Не допускается формировать в одно дело разные виды распорядительных документов, например приказы, распоряжения и указания. Каждый вид распорядительного документа формируется в самостоятельное дело со своей валовой нумерацией и, соответственно, подлежит регистрации в самостоятельном журнале (книге).
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу, имеющие согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) разные сроки хранения, формируются в самостоятельные дела и имеют свою собственную регистрацию в соответствующей учетной форме (журнал, книга, картотека).
Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.
В соответствии со ст. 19б Перечня типовых управленческих архивных документов образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.
К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы:
-
о приеме, перемещении, совмещении, переводе, увольнении;
-
аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (чинов);
-
изменении фамилии;
-
поощрении, награждении;
-
оплате труда, премировании, различных выплатах;
-
всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусках по беременностям, родам, уходу за ребенком, отпусках без сохранения содержания (заработной платы);
-
дежурствах по профилю основной деятельности;
-
длительных внутрироссийских и зарубежных командировках, командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.
К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы:
-
о дисциплинарных взысканиях;
-
ежегодных оплачиваемых отпусках, учебных отпусках;
-
дежурствах;
-
краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.
Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, следует отдельно группировать в дела приказы о приеме, перемещении, совмещении, переводе и увольнении работников, т.е. связанных с их трудовым стажем, и отдельно – приказы о премировании, поощрении и других выплатах, в которых содержатся сведения о заработной плате. При этом в каждом деле приказы должны иметь самостоятельную валовую нумерацию.
Положения, инструкции, правила, утвержденные нормативными правовыми и распорядительными актами (приказами, распоряжениями, решениями, постановлениями и т.п.), группируются вместе с указанными документами. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по датам их составления и в порядке возрастания их номеров. Имеющиеся приложения к протоколам формируются в одно дело, т.е. вместе с протоколами. В случае большого объема приложений к протоколам приложения формируются в отдельные дела по датам протоколов и их номерам.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, штатные расписания и другие документы группируются отдельно от их проектов.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления и систематизируются следующим образом:
-
внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
-
анкета (личный листок по учету кадров) и дополнение к нему;
-
автобиография, резюме;
-
документы об образовании;
-
заявление о приеме на работу;
-
приказ (распоряжение) о приеме на работу;
-
трудовой договор;
-
договор о материальной ответственности (при его наличии);
-
копии приказов (распоряжений) о перемещении, совмещении, переводе, аттестации, повышении квалификации, установлении окладов, отпусках без сохранения содержания, уходу за ребенком и др.;
-
дополнительные соглашения к трудовому договору;
-
копии свидетельств о браке, документов о перемене фамилии;
-
аттестационные листы;
-
копии паспорта, ИНН, ПФР и иных личных документов работника;
-
справки о регистрации по месту жительства;
-
медицинские справки;
-
заявление об увольнении;
-
копия приказа (распоряжения) об увольнении.
Личные карточки работников (унифицированная форма № Т-2) формируются в самостоятельные дела по алфавиту фамилий отдельно от личных дел.
Лицевые счета по заработной плате работников располагаются в делах в алфавитном порядке фамилий.
Подготовка дел к передаче на хранение
По истечении одного года после завершения дел в делопроизводстве проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив организации. В соответствии с п. 3.7.25 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) в архив поступают документы, в том числе по личному составу, не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел организации отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.
Дела со дня их заведения до передачи в архив организации хранятся по месту их формирования.
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документа и окончания работы с делами последние помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.
В каждом структурном подразделении выделяется сотрудник, ответственный за сохранность документов и формирование их в дела. Руководитель подразделения обеспечивает сохранность документов и дел. С этой целью дела необходимо разместить в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.
Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела – соответствующую папку на полке.
Проверка наличия и состояния документов и дел
Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически необходимо проводить проверку наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, возврате дел, смене лица, ответственного за сохранность документов и руководителя структурного подразделения, а также при реорганизации, ликвидации организации или его структурного подразделения.
Проверка наличия дел проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.
В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.
Порядок выдачи дел и документов
Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел работникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату. Другим организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации по акту.
Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются работнику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель. В листе-заместителе указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.
Изъятие документов из дел постоянного хранения (например, приказов по основной деятельности, штатных расписаний, отчетов по основной деятельности и т.п.) допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Как правило, изъятие подлинных документов производится правоохранительными, судебными и другими силовыми органами, действующими на законных основаниях. В этом случае обращающийся орган должен представить в организацию запрос, в котором должна быть ссылка на соответствующий законодательный, иной нормативный правовой акт, на основании которого документы могут быть предоставлены органу для изъятия. Изъятые подлинные документы после минования их надобности подлежат возврату организации. Организация контролирует возврат этих документов.
Е.А. Кошелева, архивист
«Секретарь-референт» №8 2011
Источник: http://www.profiz.ru/sr/8_2011/formirovanie_del/
Учебно-методический комплекс Специальность: 080502 Экономика и управление на предприятии (ресторанно-гостиничного бизнеса, туризма, торговли, культуры и искусства, операции с недвижимым имуществом) Москва 2009
Подобный материал:
- Учебно-методический комплекс Специальности: 080502 Экономика и управление на предприятии, 2514.43kb.
- Савкина Раиса Васильевна, доктор экономических наук, профессор учебно-методический, 765.19kb.
- Учебно-методический комплекс Специальность: 080502 Экономика и управление на предприятии, 425.13kb.
- Учебно-методический комплекс Для специальности: 080502 «Экономика и управление на предприятии, 401.35kb.
- Учебно-методический комплекс Специальность: 080502 Экономика и управление на предприятии, 507.84kb.
- Учебно-методический комплекс Специальность: 080502 Экономика и управление на предприятии, 437.92kb.
- Семенов Александр Петрович учебно-методический комплекс, 758.88kb.
- Учебно-методический комплекс Для специальности: 080502 Экономика и управление на предприятии, 331.65kb.
- Учебно-методический комплекс Для специальностей: 080502 Экономика и управление на предприятии, 1435.64kb.
- Феоктистова Валентина Ивановна, к э. н., доцент, профессор кафедры экономики в сфере, 3710.53kb.
131. Формирование дел — это… (продолжите фразу).
Ответ 1 |
Группировка исполненных документов |
| Ответ 2 | Группировка исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел |
| Ответ 3 | Расположение документов внутри дела в определенной последовательности |
132. Какие документы участвуют в процессе формирования дел?
Ответ 1 |
Исполненные документы |
| Ответ 2 | Зарегистрированные документы |
| Ответ 3 | Документы, поставленные на контроль |
133. Выберите реквизит, без которого документ не должен помещаться в дело?
Ответ 1 |
Отметка об исполнителе |
| Ответ 2 | Отметка об исполнении документа и направлении его в дело |
| Ответ 3 | Отметка о контроле |
| Ответ 4 | Отметка о поступлении документа в организацию |
134. Где указывается срок хранения дела?
Ответ 1 |
В номенклатуре дел |
| Ответ 2 | В заголовке дела |
| Ответ 3 | В индексе дела |
135. Сколько времени находятся документы в оперативной работе в структурных подразделениях после окончания текущего года?
Ответ 1 |
Один год |
| Ответ 2 | Полтора года |
| Ответ 3 | Два года |
| Ответ 4 | Два с половиной года |
| Ответ 5 | Три года |
136. Что такое оформление дела?
Ответ 1 |
Подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами |
| Ответ 2 | Придание делу окончательной, установленной и необходимой формы |
| Ответ 3 | Зачисление дела в список дел с соблюдением всех необходимых формальностей |
137. Что не включают в процесс полного оформления дела?
Ответ 1 |
Подшивку и переплет дела |
| Ответ 2 | Нумерацию листов |
| Ответ 3 | Составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела |
| Ответ 4 | Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела |
| Ответ 5 | Составление и утверждение акта о выделении дел к уничтожению |
| Ответ 6 | Оформление всех реквизитов обложки дела |
138. Каким образом нумеруются листы дела?
Ответ 1 |
Черным графитным карандашом или нумератором |
| Ответ 2 | Только черным графитным карандашом |
| Ответ 3 | Черным графитным карандашом или черными чернилами |
| Ответ 4 | Только карандашом любого цвета |
| Ответ 5 | Только черными чернилами |
41
125.Какая система является наиболее удобной для регистрации документов любых видов?
Ответ 1 Журнальная Ответ 2 С помощью регистрационно-контрольной карточки
Ответ 3 Автоматизированная электронная
126.Номенклатура дел — это… (продолжите фразу).
Ответ 1 Систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, оформленный в установленном порядке Ответ 2 Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный
в установленном порядке Ответ 3 Классификационный справочник, обязательный для всех
государственных организаций и содержащий полный перечень дел всех структурных подразделений
127.Выберите документ, на основании которого выполняется группирование исполненных документов в дело?
Ответ 1 Опись дел Ответ 2 Номенклатура дел Ответ 3 Внутренняя опись
128.Где указывается срок хранения дела?
Ответ 1 В номенклатуре дел Ответ 2 В заголовке дела Ответ 3 В индексе дела
129.Какие бывают виды номенклатур дел?
Ответ 1 Конкретная, примерная и типовая Ответ 2 Справочная, примерная, специальная
Ответ 3 Индивидуальная, систематизированная и организационная
130.В номенклатуре дел документы систематизируются:
Ответ 1 По видам документов Ответ 2 По содержанию Ответ 3 По срокам хранения
Ответ4 Все вышеперечисленные
131.Формирование дел — это… (продолжите фразу).
Ответ 1 Группировка исполненных документов Ответ 2 Группировка исполненных документов в соответствии с
номенклатурой дел Ответ 3 Расположение документов внутри дела в определенной
42
последовательности
132.Какие документы участвуют в процессе формирования дел?
Ответ 1 Исполненные документы Ответ 2 Зарегистрированные документы
Ответ 3 Документы, поставленные на контроль
133.Выберите реквизит, без которого документ не должен помещаться в дело?
Ответ 1 Отметка об исполнителе Ответ 2 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Ответ 3 Отметка о контроле
Ответ 4 Отметка о поступлении документа в организацию
134.Где указывается срок хранения дела?
Ответ 1 В номенклатуре дел Ответ 2 В заголовке дела Ответ 3 В индексе дела
135.Сколько времени находятся документы в оперативной работе в структурных подразделениях после окончания текущего года?
Ответ 1 Один год Ответ 2 Полтора года Ответ 3 Два года
Ответ 4 Два с половиной года Ответ 5 Три года
136.Что такое оформление дела?
Ответ 1 Подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами
Ответ 2 Придание делу окончательной, установленной и необходимой формы
Ответ 3 Зачисление дела в список дел с соблюдением всех необходимых формальностей
137. Что не включают в процесс полного оформления дела?
Ответ 1 Подшивку и переплет дела Ответ 2 Нумерацию листов
Ответ 3 Составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела Ответ 4 Составление в необходимых случаях внутренней описи
документов дела Ответ 5 Составление и утверждение акта о выделении дел к
уничтожению
43
Ответ 6 Оформление всех реквизитов обложки дела
138. Каким образом нумеруются листы дела?
Ответ 1 Черным графитным карандашом или нумератором Ответ 2 Только черным графитным карандашом Ответ 3 Черным графитным карандашом или черными чернилами Ответ 4 Только карандашом любого цвета Ответ 5 Только черными чернилами
6.3 Вопросы и задания для самопроверки
1.Обоснуйте, почему документация является важным деловым активом предприятия.
2.Определите основные тенденции развития документирования управленческой деятельности в современных условиях.
3.Поясните, каким образом осуществляется регулирование состава документов предприятия изучаемой Вами отрасли.
4.Перечислите известные Вам нормативные акты, в которых даны определения термина «документ». Объясните, в чем заключается принципиальная разница между существующими трактовками данного понятия.
5.Назовите внутренние нормативные документы предприятия, создаваемые для упорядочения его работы с документированной информацией.
6.Перечислите реквизиты, являющиеся обязательными для всех документов, входящих в унифицированную систему организационнораспорядительной документации.
7.Раскройте особенности придания юридической силы электронному документу.
8.Составьте общие бланки и бланки письма для всех структурных подразделений предприятия Вашей отрасли. Состав структурных подразделений определите самостоятельно.
9.Составьте общие бланки и бланки письма для всех руководящих должностных лиц, предприятия Вашей отрасли, обладающих правом подписи. Наименования должностей руководителей используйте по Вашему усмотрению.
10.Обоснуйте, почему необходима стандартизация форматов электронных документов.
11.Приведите примеры управленческих документов, в которых основная дата может не совпадать с фактическим временем их подписания.
12.Укажите принципиальные различия составления процессных регламентов и структурных регламентов.
13.Раскройте особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (персональные данные, коммерческую
44
тайну).
14.Составьте Кодекс корпоративной этики предприятия Вашей отрасли. В первой части Кодекса изложите ценности, цели и принципы предприятия, в соответствии с которыми должны выстраиваться его отношения с партнерами, клиентами, государством и обществом; сформулируйте миссию предприятия. Во второй части Кодекса опишите этические нормы и правила поведения работников предприятия.
15.Разработайте проекты устава и учредительного договора предприятия Вашей отрасли, созданного в форме общества с ограниченной ответственностью, учредителями которого выступают два физических лица. Остальные условия определите на Ваше усмотрение.
16.Разработайте проект договора между предприятием Вашей отрасли и его клиентом (предприятием или физическим лицом). Условия договора укажите в соответствии с существующими в гражданском законодательстве нормами для данного вида (разновидности) договоров и
взависимости от специфики деятельности предприятия.
17.Обоснуйте, в каких управленческих ситуациях целесообразно издание соответствующего распорядительного документа: а) приказ; б) распоряжение; в) указание.
18.Поясните, как связаны порядок составления и оформления приказа с качеством реализации управленческого решения. Опишите порядок документационного оформления делегирования полномочий руководителем организации на издание распорядительных документов.
19.В ОАО «Рассвет» была произведена проверка финансовохозяйственной деятельности, в ходе которой выявлено что на предприятии не ведется журнал учета выдачи доверенностей и отсутствует отчетность по командировкам. Составьте соответствующий приказ. Наименование должностей и Ф.И.О. работников предприятия – на Ваше усмотрение.
20.Составьте приказ по основной деятельности о графике работы в праздничные дни (начальник охраны должен опечатать производственные помещения и обеспечить охрану; директор по персоналу должен обеспечить дежурство на телефоне главного офиса для оперативного решения вопросов; главный бухгалтер должен оплатить дежурство в двойном размере). Наименование Ф.И.О. работников предприятия – на Ваше усмотрение.
21.Составьте проект приказа по личному составу со следующими
данными:
а) о приеме на работу на должность секретаря-референта Петровой Анны Ивановны;
б) об увольнении Смирнова Павла Сергеевича с должности главного бухгалтера в связи с уходом на пенсию;
в) о предоставлении очередного отпуска экономисту Стрельцовой Марии Васильевне.
Остальные данные укажите по своему усмотрению.
45
22.На общем бланке предприятия Вашей отрасли, созданного в форме открытого акционерного общества, составьте проект решения Совета директоров об участии выставке, посвященной проблемам и перспективам развития отрасли. Тему выставки, место и место ее проведения укажите самостоятельно. В констатирующей части сошлитесь на то, что участие в данной выставке предусмотрено координационным планом Совета директоров от ХХ.ХХ.20__. В постановляющей части, в том числе:
—поручите заместителю генерального директора подготовить предложения по составу делегации и предоставить на рассмотрение Совету директоров в определенный срок;
—поручите отделу маркетинга во главе с его начальником уточнить список планируемых к демонстрации на выставке достижений, оборудовать специальные стенды для демонстрации достижений и подготовить презентацию и доклад в определенные сроки (тему презентации и доклада укажите самостоятельно).
23.Составьте соответствующий распорядительный документ, опираясь на предложенную ситуацию:
1) Директор ОАО «Супер-Тур» издал… об организации семейных туров по России и за рубежом в срок до 21.06.2007. Подготовить необходимые документы поручено старшему менеджеру И.О. Васильеву.
2) Совет директоров ОАО «Праздник» издал… об объединении организаций «Сегодня» и «Каждый день» в срок до 03.09.2007. контроль за исполнением … был возложен на генерального директора ЗАО «Сегодня» Р.А. Касаткина.
24.Оформите протокол собрания работников коммерческой организации с повесткой дня:
1)О направлениях развития коммерческой деятельности предприятия.
2)О введении новых регламентов по экспертизе качества товаров. Остальные данные – на Ваше усмотрение.
25.Назовите основные функции, которые выполняет в тексте делового письма обращение к адресату.
26.Назовите основные различия в оформлении деловых писем в отечественной и зарубежной (в т.ч. международной) практике.
27.Укажите особенности электронных писем как формы деловой переписки.
28.Определите разновидность делового письма по языковым
формулам:
1)Просим сообщить дату приезда делегации от Вашей фирмы…
2)Мы уверены, что Вас заинтересует высокое качество нашей продукции…
3)В связи с приближением сроков поставки, напоминаем Вам, что…
4)Нам будет приятно видеть Вас на юбилее нашей фирмы, который
46
состоится…
5)К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение…
6)Представляю на утверждение проект плана…
29.Вы коммерческий директор оптовой торговой фирмы «Красота и гармония» по продаже косметической и парфюмерной продукции. Вам необходимо провести рекламную компанию. Оформите рекламное письмо для деловых партнеров.
30.Вы являетесь ведущим специалистом книжной ярмарки. Составьте текст письма-приглашения потенциальным участникам ярмарки. Участие в этой ярмарке позволит широко представить книжную продукцию партнеров, продать экспонаты со стендов, изучить особенности рынка и заключить выгодные сделки.
31.Составьте текст письма, подтверждающего согласие фирмы «Солнышко» с предложенным фирмой «Облачко» графиком поставки товаров в течение срока действия договора поставки. В письме также указывается на направление фирмой «Солнышко» для подписания экземпляров договора, уже подписанных с ее стороны.
32.Составьте заявление менеджера Белкиной С. С. о предоставлении ей очередного отпуска за 20__ год.
33.На общем бланке Вашего предприятия составьте инструкцию по делопроизводству, руководствуясь рекомендациями, предусмотренными российской нормативно-методической базой.
34.Разработайте положение о службе документационного обеспечения управления (ДОУ) предприятия Вашей отрасли. Название и состав службы ДОУ определите самостоятельно в зависимости от статуса
имасштаба Вашего предприятия.
35.Разработайте документационное обеспечение режима коммерческой тайны на предприятии Вашей отрасли. С этой целью составьте:
— перечень информации, составляющей коммерческую тайну Вашего предприятия;
— список документов предприятия, содержащих коммерческую тайну;
— инструкцию по работе с документами, содержащими коммерческую тайну.
36.Определите преимущества регистрации документов на основе применения автоматизированных технологий в делопроизводстве.
37.Перечислите документы, включаемые в архивный фонд организации.
38.Укажите основные функции, которые выполняет номенклатура дел организации.
39.Укажите, какие действия необходимо предпринимать и какие факторы следует учитывать для обеспечения длительного хранения электронных документов.
47
40.Выделите группы работников организации в соответствии с функциями, выполняемыми ими в системе автоматизации делопроизводства и документооборота.
41.Опишите порядок работы с проектами создаваемых в организации документов, осуществляемой в системе автоматизации делопроизводства и документооборота.
42.Назовите организационно-распорядительные документы, которые должны быть изданы в организации при внедрении системы автоматизации делопроизводства и документооборота в работу с документной информацией.
43.Обоснуйте, почему использование системы автоматизации делопроизводства и документооборота повышает эффективность функционирования системы менеджмента качества на предприятии.
44.Раскройте содержание основных требований к системе управления документами, устанавливаемых в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования».
45.Укажите существующие, на Ваш взгляд, преимущества и проблемы внедрения качественных систем управления документами в практику работы российских предприятий в современных экономических условиях.
7 Вопросы для подготовки к зачету
1.Роль документированной информации в управлении предприятием.
2.Разграничение терминов «документирование управленческой деятельности», «документационное обеспечение управления (делопроизводство)», «документоведение», «управление документами».
3.Организация и структура службы документационного обеспечения управления на предприятии.
4.Эволюция способов создания документов.
5.Сущность и функции документа.
6.Понятие, функции и правовое значение управленческого документа.
7.Классификация документов.
8.Основные требования к качеству управленческого документа.
9.Состав и структура нормативно-правовой базы документационного обеспечения управления в РФ.
10.Федеральное законодательство в области работы с документированной информацией.
11.Нормативно-методические документы в сфере делопроизводства
иорганизации архивного хранения документов.
12.Использование инструментов классификации, унификации и стандартизации в делопроизводстве.
48
13.Классификаторы технико-экономической и социальной информации
14.Унифицированные системы документации в РФ.
15.Альбомы унифицированных форм первичной учетной документации.
16.Табель и альбом унифицированных форм документов предприятия.
17.Государственные стандарты РФ в сфере делопроизводства.
18.Значение и основные положения ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования»
19.Международные стандарты в области работы с управленческой документацией.
20.Основные требования ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации» к оформлению управленческих документов.
21.Сущность и виды бланков.
22.Классификация реквизитов организационно-распорядительных документов.
23.Состав и оформление реквизитов бланка документа
24.Состав и оформление реквизитов, определяющих юридическую силу документа.
25.Состав и оформление реквизитов, определяющих движение и отражающих обработку и исполнение документа (делопроизводственных отметок).
26.Основные требования к тексту управленческого документа.
27.Понятие и основные форматы электронных документов.
28.Электронная цифровая подпись как реквизит электронного документа.
29.Сущность и состав метаданных документа.
30.Оцифрование как способ создания электронного документа.
31.Основные группы и виды управленческих документов.
32.Документы, подтверждающие организационно-правовой статус предприятия и его государственную регистрацию.
33.Понятие, функции и виды организационных документов.
34.Миссия как организационный документ предприятия.
35.Кодекс корпоративной этики организации: цель создания, содержание.
36.Учредительные документы предприятия (устав, положение об организации, учредительный договор): значение, правила составления и оформления.
37.Назначение и типовая структура положения о структурном подразделении.
38.Должностная инструкция: цели и задачи создания, структура,
49
порядок разработки и оформления.
39.Структура и штатная численность, штатное расписание: содержание, порядок составления и оформления.
40.Инструкции организационно-методического назначения: сущность, особенности составления, виды.
41.Правила как организационный документ: понятие, виды.
42.Инструкция по делопроизводству: значение, содержание, порядок составления и оформления.
43.Организационные документы, регламентирующие управление бизнес-процессами.
44.Документация системы менеджмента качества.
45.Договор: типы, виды, требования к содержанию и оформлению.
46.Сущность и классификация распорядительных документов.
47.Основные этапы издания распорядительного документа.
48.Приказ по основной деятельности: понятие, правила составления и оформления.
49.Распоряжения и указания: назначение, особенности составления
иоформления.
50.Постановления и решения: назначение, особенности составления и оформления.
51.Протокол: понятие, порядок составления и оформления.
52.Назначение, виды и правила оформления информационносправочных документов.
53.Деловые письма: назначение, классификация, структура и реквизиты.
54.Электронные письма и веб-документы: особенности составления, оформления и применения в управленческой деятельности предприятия.
55.Докладные, служебные и объяснительные записки: различия, виды, порядок составления и оформления.
56.Акты: назначение, структура, порядок оформления.
57.Справки: сущность, виды и оформление.
58.Документы по трудовым отношениям: состав, особенности составления и оформления.
59.Документы по основной деятельности предприятия отрасли.
60.Понятие, основные характеристики и классификация документооборота.
61.Организация рационального документооборота на предприятии.
62.Порядок прохождения входящего, исходящего и внутреннего документопотоков в организации.
63.Регистрация документов: назначение, правила, регистрационные формы и формы регистрации.
64.Организация информационно-справочной работы на предприятии.
50
65.Организация системы контроля исполнения документов на предприятии.
66.Сроки хранения управленческих документов.
67.Оперативное и архивное хранение документов.
68.Процедура экспертизы ценности документов.
69.Порядок оформления дел и передачи документов на архивное
хранение.
70.Особенности хранения электронных документов.
71.Порядок уничтожения документов с истекшими сроками
хранения.
72.Цели, задачи и направления автоматизации документационного обеспечения управления.
73.Системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) на предприятии: основные требования, организация внедрения, перспективы развития.
74.Технологии защиты документной информации на предприятии.
75.Создание эффективной системы управления документами на предприятии.
8 Учебно-методическое обеспечение дисциплины
9.1 Литература
Основная:
1Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления), М: «Феникс», 2007. 376 с.
2Быкова Т.А., Вялова Л.М., Максимович Г.Ю., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник для вузов /под общ. ред. проф. Кузнецовой Т.В. М.: МЦФЭР, 2006. 557 с.
3Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности. Учебное пособие. М: «ИНФРА-М», 2008. – 268 с.
Дополнительная:
4Аксенова Ж.Н. Документирование управленческой деятельности: Учебно-методическое пособие / Ж.Н. Аксенова. – Томск, Томский межвузовский центр дистанционного образования, 2009. – 190 с.
5Басаков М.И. Современное делопроизводство (документационное обеспечение управления). М: «Феникс», 2008. – 474 с.
6Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. М: «ИНФРА-М», 2007. – 364 с.
7Коршунова Л.Н., Проданова Н.А. Документирование управленческой деятельности: конспект лекций. М: «Феникс», 2007. – 192 с.
При работе с документами, вышедшими из оперативной работы, в первую очередь встает вопрос правильной их систематизации. Правильная классификация документов для размещения их в делах позволит в дальнейшем существенно сократить время на их поиск. Рассказываем, как «1С:Документооборот» помогает при организации текущего хранения документов.
Правила и сроки хранения документов
Правила хранения документов закреплены на государственном уровне в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526.
По срокам хранения документы можно разделить на 3 группы:
- постоянного хранения,
- временного хранения свыше 10 лет,
- временного хранения до 10 лет.
Сроки хранения документов следует смотреть в типовых перечнях. Основным, использующимся в любой организации, является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных организаций, органов местного самоуправления и организациях, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
Для того чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив – самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения. При этом дела, имеющие срок хранения свыше 10 лет, передаются в архив не раньше, чем через год, и не позже, чем через 3 года после их завершения. Документы временного срока хранения до 10 лет в архив не передаются и хранятся в структурных подразделениях, в которых они были созданы.
Если организация не имеет возможности хранить документы по месту своего расположения, то она может заключить договор на депозитарное хранение с профильными организациями, которые будут самостоятельно следить за сохранностью документов и вовремя их уничтожать.
Сформированные и законченные дела до передачи их в архив организации хранятся в структурных подразделениях, которые должны обеспечить сохранность документов, защиту от негативного воздействия света и пыли.
Порядок формирования дел
Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.
Если организация небольшая, то эту работу выполняет секретарь. Если в организации есть структурные подразделения, то дела формируют их сотрудники самостоятельно.
Существуют правила формирования дел, которых следует придерживаться:
- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел;
- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
- помещать приложения вместе с основными документами;
- группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- группировать в отдельные дела документы разных сроков хранения.
Указанные признаки могут быть дополнены и сочетаться между собой.
В дело включается лишь один экземпляр каждого документа. Черновые экземпляры и копии уничтожаются.
Одно дело должно быть объемом не более 250 листов при толщине не более 4 см. Такие размеры дел позволяют легко брать, носить дела и пользоваться ими впоследствии.
Формирование дел с помощью 1С:Документооборота
Формирование дел легко обеспечивается средствами «1С:Документооборота» с помощью справочника «Дела (тома)» в строгом соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел. В карточку дела автоматически переносится информация из номенклатуры дел организации.
Электронная карточка дела содержит следующие сведения:
- наименование по номенклатуре дел;
- номер тома;
- период, за который собраны документы, хранящиеся в деле;
- количество листов;
- место хранения.
Дата начала дела заполняется автоматически датой первого документа, отнесенного к делу.
Поле «Место хранения» содержит информацию о территории и кабинете, в котором хранится бумажный экземпляр дела.
После исполнения документов и окончания работы с ними бумажные документы, подлежащие архивному хранению, помещаются в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения их физической сохранности, а электронные документы и карточки документов списываются в дела непосредственно в «1С:Документообороте».
Документы внутри бумажного дела обычно располагаются в хронологической последовательности и по тематическому или корреспондентскому признаку. Например, переписка группируется за календарный год по хронологии решения вопроса: документ-ответ помещается за документом-запросом.
Также документы могут размещаться по хронологии и по видам. Так, распорядительные документы группируются с относящимися к ним приложениями. Локальные нормативные акты подшиваются в дела вместе с приказами, которыми они вводятся в действие. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Протоколы формируются в дела по видам заседаний, совещаний, собраний (по каждому виду отдельно) и по хронологии.
Организационные документы и локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, подшиваются в дела вместе с ними. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
К началу календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, готовятся папки. На обложках указываются:
- наименование организации (полное и краткое);
- наименование структурного подразделения;
- индекс дела по номенклатуре дел;
- заголовок дела в полном соответствии с номенклатурой дел;
- срок хранения дела.
Обложка дела формируется автоматически из карточки дела в «1С:Документообороте» по унифицированной форме.
Дела располагаются на полках вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.
В конце каждого года в «1С:Документообороте» дела закрываются, если они не являются переходящими, и программа запрещает списание в них документов.
Если одному из сотрудников организации понадобился документ из уже сформированного дела, то на место документа, выдаваемого сотруднику, помещается лист-заместитель. В листе-заместителе указывают номер и дату документа, его краткое содержание, когда и кому он выдан. «1С:Документооборот» формирует лист-заместитель по унифицированной форме.
Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя подразделения, в котором находится на текущем хранении документ. В «Журнале передачи» (рис. 1) в «1С:Документоообороте» указывается факт передачи конкретных документов, находящихся в деле. Это позволяет отслеживать возврат документов и дел в дальнейшем.
Рис. 1
На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. Карта-заместитель также формируется автоматически из карточки дела (рис. 2).
Рис. 2
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений не более чем на один месяц и после его истечения подлежат возврату.
Изъятие документов из дел постоянного хранения возможно только в исключительных случаях с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним следует проводить комплекс работ:
- создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
- размещение дел;
- проверка наличия и состояния документов и дел;
- соблюдение порядка выдачи дел.
Дела, находящиеся на текущем хранении, следует систематически проверять на наличие и состояние документов в них. Такая проверка обеспечит установление фактического наличия дел и соответствие их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел также проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, начальника службы делопроизводства, при реорганизации и ликвидации организации или структурного подразделения.
Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел и карточек дел (томов) в «1С:Документообороте» с описанием дел на обложке. Физическое состояние дел определяется путем полистного просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.
В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в порядке, установленном законодательными, нормативно-правовыми и локальными нормативными актами.
См. по теме также статьи: Сдача документов в архив организации и Номенклатура дел: правила составления.