Время работы спецоборудования в путевом листе

Путевой лист. Документ, наиболее распространенный в процессе первичного учета грузоперевозки. Именно он наряду с Товарно-транспортной накладной (ТТН) определяет основные показатели работы водителя и подвижного состава в целом, при этом, данные, обозначенные в путевом листе, являются основанием для расчета стоимости грузоперевозки и начислением выплат водителю за произведенные работы.

Для грузовых автомобилей в нашей стране принято использовать утвержденные еще в ноябре 1997 года две унифицированных формы этих документов.

• Форма N 4-с. Используется для грузоперевозок, при осуществлении которых оплата труда производится по принципу сдельных расценок.
• Форма N 4-п. Применима к грузоперевозке в случае, когда оплата труда производится по временному тарифу, рассчитана на выполнение перевозок груза для двух заказчиков на протяжении одного рабочего дня либо одной рабочей смены водителя.

Заполнением отрывных талонов путевого листа занимается заказчик, и именно они будут являться основанием для выставления ему счета за произведенные организацией, которая является собственником автомобиля, работы по грузоперевозке. К такому счету прилагается отрывной талон, на основании которого и были произведены расчеты. Сам путевой лист, как часть отчетности, остается у организации, владеющей автомобилем, и в нем дублируются записи о времени, на протяжении которого транспорт был занят на произведении работ для конкретного заказчика, и которые будут выступать в качестве основания для учета работы конкретного транспортного средства за определенный отрезок времени.

В ситуации, когда перевозке подлежат товарно-материальные ценности, при повременной оплате за выполняемые работы, в путевом листе фиксируются номера ТТД, а также как подтверждение факта выполнения работ, прилагается экземпляр товарно-транспортного документа. По суммарному итогу количества перевезенных тонн грузов, а также на основании прочих показателей, определяется объем произведенной автомобилем и водителем работы.

До момента передачи путевого листа на руки водителю, заполнение его является обязанностью диспетчером организации, либо лицом, имеющим подобные полномочия. Прочие записи в путевой лист вносятся работниками организации, являющейся владельцем автотранспорта и заказчиком (либо заказчиками). Стоит обратить внимание на тот факт, что не допускается участие водителя в процессе внесения каких-либо данных в путевой лист. Единственным исключением является его подпись, которая удостоверяет прием автомобиля при выезде с территории и его сдачу по возвращении.

Передача путевых листов водителю по указанным формам возможна только по факту удостоверения росписью уполномоченного лица. Выдается путевой лист только на одну рабочую смену. При этом, обязательным условием выдачи нового путевого листа, является сдача последнего за предыдущий период. Говоря о предыдущем периоде, мы подразумеваем предыдущий закрытый рабочий день либо смену.

Порядок внесения записей в бланк путевого листа

Процедура внесения записей в бланки рассматриваемых форм листа четко определен. Происходит она в следующей последовательности:

• Сразу под наименованием документа фиксируется число, месяц и год, которые должны соответствовать дате соответствующей регистрационной записи о выдаче этого путевого листа в журнале.
• В строку, отображающую режим работы, вносится соответствующий код, на основании которого будет производиться расчет и начисление трудовых выплат водителю.
• Строки «Колонна», «Бригада» предназначены для записей соответствующих подразделений организации, к которым приписаны автомобиль или водитель.
• В графах отражающих данные транспортного средства, указывают марку автомобиля с обязательным обозначением его государственного номерного знака, а также гаражного номера.
• В соответствующие строки обязательно вносятся личные и служебные сведения о водителе. Ими являются фамилия и инициалы работника, табельный номер, присвоенный водителю, как работнику организации, номер водительских прав, класс водителя, чья работа будет отражена в конкретном путевом листе.
• В графе, предполагающей отражение информации о лицензионной карточке, прописываются сведения о виде лицензионной карточки (ограниченная или стандартная), а также указываются ее серия и регистрационный номер.
• В строке «Прицепы» указывается государственный номерной знак и гаражный номер прицепа или полуприцепа, эксплуатация которых предполагается, с указанием их марки. Что касается обменных прицепов или полуприцепов, то их данные вносятся в эти графы непосредственно в местах их перецепки.
• В строку «Сопровождающие лица» вносятся личные данные (фамилия, инициалы) лиц, чьей обязанностью является сопровождение автомобиля в процессе выполнения работы. Это может быть грузчик, экспедитор, стажер и т.п.
• Раздел «Работа водителя и автомобиля» содержит данные о времени выезда транспорта с территории и его возвращении.
• В разделе «Задание водителю» уполномоченное лицо, как правило, диспетчер, указывает данные о месте назначения заказчика или подразделения, в чье распоряжение направляется водитель.
• Графа «В чье распоряжение» предполагает указание заказчика, чей заказ и подлежит выполнению соответствующим водителем и автотранспортом.
• «Время прибытия». Подразумевает четкую фиксацию (в часах и минутах) прибытия заявленного автомобиля в пункт назначения для выполнения разового поручения. Либо фиксация прибытия к месту производства, согласно графику работы автотранспорта в рамках исполнения конкретного договора.
• В разделах № 20-21 прописывается информация о том, где груз должен быть принят и куда водителю следует его доставить согласно требованиям конкретной заявки или условий договора. Другими словами, эти графы – «Адреса пунктов погрузки и разгрузки».
• В графе 22 указывают наименование груза, подлежащего перевозке. Соответственно, и название этой графы – «Наименование груза».
• Количество рейсов, которое потребуется для выполнения задания, определяемого заявкой или разовым заказом, указывается в графе № 23 «Количество поездок с грузом».
• Протяженность маршрута, в рамках которого будет производиться грузоперевозка, определяется по карте города либо на основании данных дорожных органов. Определяется километраж при помощи курвиметра или по списку расстояний, составленных с учетом данных актов перевозок. Также учет расстояния может опираться на показания спидометра автомобиля при осуществлении сезонных перевозок, зафиксированные актами автотранспортного предприятия и заказчика. Эти данные прописываются в разделе № 24 — «Расстояние».
• Строка «Перевезти тонн» содержит информацию о количестве требующего перевозки груза заказчику.

Что касается любых изменений в задание водителю, то вносить их может только автотранспортная организация, которой и принадлежит транспортное средство. И только в исключительных случаях, по предварительному согласованию с автотранспортным предприятием, это право может быть доверено заказчику.

• Лицевая сторона путевого листа содержит графу «Выдать горючее». Именно в ней прописывается необходимое для исполнения заказа количество горючего. Количество необходимых литров топлива заносится в лист прописью, и учитывает неизрасходованный остаток предыдущего дня.
• В соответствующей графе подписью диспетчера фиксируется достоверность всех указанных в путевом листе данных, включая факт наличия у водителя прав.

Требования к заполнению путевого листа до выезда из гаража

Последовательность внесения данных до момента выезда транспортного средства из гаража также определена.

• В раздел «Движение горючего» (графы №№ 9, 10 и 11) и в соответствующие строки техником по ГСМ (горюче-смазочным материалам), заправщиком или другим уполномоченным лицом, вносятся данные о количестве выданного горючего.
• На лицевой стороне путевого лица обязательно наличие отметки о медосмотре. Данная отметка может быть проставлена только лицом, непосредственно производящим предрейсовый медицинский осмотр, цель которого состоит в оценке состояния здоровья водителя, а также о возможности допуска последнего к управлению транспортным средством.
• Перед выездом автомобиля из гаража на линию, механик КПП (контрольно-пропускного пункта) или ОТК (отдела технического контроля) снимает текущие показания спидометра и вносит их в графу «Показания спидометра» раздела «Работа водителя и автомобиля».
• Эти же работники АТП фиксируют текущее время выезда транспортного средства и отображают эти данные в графе № 6 путевого листа — «Время фактическое» — при помощи штамп-часов. В случае их отсутствия или неисправности, время заносится вручную. Последовательность отображения данных такова: число, месяц, часы, минуты.
• «Остаток при выезде» (графа № 12 раздела «Движение горючего») заполняется также механиком КПП или ОТК. Здесь отображается фактический остаток топлива, находящегося в баках транспортного средства при выезде, а также подписью заверяется достоверность указанных сведений.
• В строках, предназначенных для отображения информации относительно технического состояния автомобиля, механиком ОТК или КПП, посредством подписи отображается ряд фактов. Это как факт передачи водителю транспорта в конкретном техническом состоянии, так и разрешение на выезд за пределы гаража. Водитель данную информацию, а также факт получения автомобиля и задания на выполнение работ, заверяет личной подписью.

Порядок заполнения путевого листа на линии.

К процессу внесения данных в путевой лист грузового автомобиля, находящегося на линии, также предъявляется ряд требований.

1. Порядок заполнения раздела «Последовательность выполнения задания» для формы № 4-с.

• Графа № 27 последовательно отображает номера произведенных поездок. Необходимость этого действия обусловлена последующим разнесением приложенных товарно-транспортных накладных по произведенным рейсам.
• Графы №№ 36-38 («Номера приложенных товарно-транспортных документов (ТТД)») предназначены для отображения грузоотправителем всех номеров ТТД, имеющих отношение к конкретной поездке.
• Дата и время предъявления путевого листа грузополучателю или грузоотправителю снимаются у въездных ворот либо на КПП в пунктах погрузки-разгрузки и отображаются в графах №№ 28-30. Если контрольно-пропускной пункт либо въездные ворота отсутствуют, то данные графы не заполняются, а время прибытия на пункт разгрузки или погрузки отображается в соответствующем разделе ТТН.
• Наименование грузоотправителя заносится в графы №№ 39-40. Достоверность указанных в путевом листе сведений и реквизитов, подтверждается росписью и печатью грузоотправителя.

1. В случае возникновения обстоятельств, вызвавших простой транспорта, заполняется раздел «Простои на линии». Заносит информацию в соответствующие графы работник службы технической помощи, либо лицо, обладающее такими полномочиями. Ими прописываются причины, дата, протяженность во времени простоя. Достоверность указанных данных подтверждается подписями этих лиц.
2. Находящийся на лицевой стороне раздел «Особые отметки», подлежит заполнению в случае, если фиксации требуют сведения, формой путевого листа не предусмотренные. Это могут быть отметки ГИБДД, всевозможных дорожных служб, отметка об отказе заказчика от загрузки автомобиля и проч.

Порядок занесения данных в путевой лист при возвращении транспорта в гараж

По факту возвращения автомобиля в гараж, принят следующий порядок внесения данных в путевой лист автомобиля:

1. В разделе «Результаты работы автомобиля и прицепов» происходит отображение данных о расходе топлива, времени, проведенном в наряде, количество поездок и заездов, пройденный за время работы километраж, а также объемы осуществленных перевозок.

2. Механиком ОТК или КПП заполняется графа «Остаток при возвращении», находящаяся в разделе «Движение горючего». Здесь же техником по горюче-смазочным материалам, либо другим лицом, обладающим соответствующими полномочиями, делается отметка в графе «Сдано», подтверждающая факт сдачи водителем ГСМ.

3. После того, как водитель сдал транспортное средство механику ОТК или КПП в определенном техническом состоянии (исправном или неисправном), им ставится отметка в графе «Сдано». В свою очередь, механик ОТК или КПП своей подписью визирует прием от водителя автомобиля в том или ином техническом состоянии.

Внесение отметок в путевой лист после его сдачи водителем

Ответственный работник диспетчерской службы, либо другой специалист предприятия, наделенный такими полномочиями, производят заполнение путевого листа по определенным правилам.
1. В раздел «Работа водителя и автомобиля», согласно имеющейся таблице расстояний, диспетчером вносится информация в графу «Нулевой пробег». Тут констатируют километраж, который был пройдет транспортным средством от гаража до первого пункта погрузки, а также от последнего места разгрузки обратно до гаража.

2. Разделом «Движение горючего» предусмотрено несколько граф, требующих заполнения.

Так, в графу «Коэффициент изменения нормы», диспетчером заносятся показатели, отображающие один общий коэффициент изменения нормы расхода горючего. Данный коэффициент применяется на весь день работы автомобиля и связывается с работой автотранспорта, согласно повышенным нормам расхода топлива.

Графы № 16 («Время работы спецоборудования») и № 17 («Время работы двигателя») предполагают внесение данных, подкрепленных соответствующими записями в прилагаемых к путевому листу ТТЛ. Данные записи, как правило, содержат сведения о времени работы спецоборудования, а также о дополнительном времени работы двигателя в особых условиях его эксплуатации. Это может быть, например, вынужденная работа двигателя во время исполнения погрузочно-разгрузочных работ. Необходимость отображения данных сведений необходима для расчета дополнительной нормы расхода топлива. Правильность внесения этой информации подтверждается подписью диспетчера.

3. Следующим шагом является заполнение раздела «Последовательность выполнения задания». Здесь диспетчером отображается общее количество поездок. Запись вносится в графу № 27, ячейка «Всего». А в строке «ТТД в количестве» отображается общее количество сданных водителем товарно-транспортных документов. Водитель в подтверждение достоверности данных о количестве сданных и принятых ТТД ставит свою роспись в графе «Сдал водитель». Диспетчер подтверждает этот факт своей подписью в строке «Принял диспетчер».

Особенности путевого листа грузового автомобиля формы № 4-п

Существует ряд особенностей внесения сведений в путевой лист формы 4-п. Они заключаются в следующем:

• Раздел «Задание водителю» заполняется диспетчером, согласно заявке или разовому заказу клиента, и требует заполнения следующих граф:

— графа № 18 «В чье распоряжение». Здесь должны быть отображены данные о заказчике, а именно, его наименование и адрес выполнения работ;

— графы №№ 19, 20. Их данные содержат информацию о плановом времени прибытия и убытия автомобиля с задания;

— графа № 21 — предполагаемое количество часов, отведенных на производство работ;

— графа № 22 – предполагаемое количество поездок.

• Отрывной талон. Его заполнение является обязанностью заказчика. Отрывной талон – основание для выставления автотранспортным предприятием счета заказчику за оказанные услуги.

Порядок заполнения отрывного талона следующий:

— согласно информации, которая содержится в предъявленном водителем путевом листе, заказчик вносит в соответствующие разделы и графы дату выдачи и номер путевого листа; наименование АТП, чьим автотранспортом осуществляется грузоперевозка, а также, указывает марки и государственные номера прибывших ТС;

— в строку «Заказчик» заносит наименование организации, Ф.И.О. лица, в силу должностных обязанностей ответственного за использование автомобиля;

— указывает фактическое время прибытия и убытия транспортных средств, в соответствующие строки;

— заполняет строки «Приложенные ТТД», в которые прописывает номера и количество транспортных документов, один экземпляр которых должен быть приложен к путевому листу;

— в соответствующей строке указывает количество произведенных рейсов;

— заверяет достоверность указанных в соответствующих строках данных своей росписью и печатью.

Стоит отметить, что вся ответственность за верное оформление путевых листов автомобилей возлагается непосредственно на руководителей организации и должностных лиц, в чьи обязанности входит контроль эксплуатации грузового транспорта, а также лиц, принимающих участие в заполнении документа.

Хранение путевых листов, согласно существующим регламентам, должно производиться совместно с ТТД, что позволяет производить их одновременную проверку.

Скачать путевой лист (форма N4-С)

Скачать путевой лист (форма N4-П)

Скачать журнал учета путевых листов (форма N8)

7. Заполнение реквизитов путевых листов производится последовательно в соответствии с настоящими указаниями и является обязательным для всех государственных, кооперативных и общественных предприятий, организаций и учреждений, имеющих как собственные, так и арендуемые грузовые автомобили.

8. Ответственность за правильное заполнение путевых листов несут руководители предприятий, организаций, учреждений, а также лица, отвечающие за эксплуатацию грузовых автомобилей и участвующие в заполнении документа.

Участие водителя в заполнении путевого листа не допускается, за исключением подписей, удостоверяющих прием (при выезде) и сдачу (при возвращении) автомобиля.

9. Заполнение путевого листа до выдачи его водителю производится диспетчером автотранспортного предприятия или уполномоченным на то лицом в следующей последовательности:

9.1. На лицевой части путевого листа под названием документа записывается дата его выдачи (число, месяц, год), которая должна соответствовать дате регистрации выданного путевого листа в диспетчерском журнале.

9.2. В строке «Режим работы» записывается код или наименование режима работы (работа в будние дни, командировка, суммированный учет рабочего времени, ежедневный учет рабочего времени, работа в выходной или праздничный день, в день субботника, работа по графику или вне графика и т.д.), в соответствии с которым производится начисление заработной платы водителю.

9.3. В строке «Колонна, бригада» записываются номера колонны и бригады, в составе которых числятся автомобиль и водитель.

В строке «Автомобиль» записываются марка, государственный номер и тип автомобиля, а также его гаражный номер.

9.4. В строке «Водитель» записываются фамилия, инициалы, номер служебного удостоверения и класс водителя, работающего по данному путевому листу. В строке «Табельный номер» записывается номер, присвоенный водителю в автопредприятии.

9.5. В строках «Прицепы» записываются марки, государственные и гаражные номера прицепов и полуприцепов, выпускаемых на линию с автомобилем. Номера обменных прицепов и полуприцепов записываются по этим строкам в местах их перецепки.

9.6. В строке «Сопровождающие лица» записываются фамилии и инициалы лиц, сопровождающих автомобиль для выполнения задания (грузчики, экспедиторы, стажер и т.д.).

9.7. В разделе «Работа водителя и автомобиля» в графах 2 и 3 записывается время (часы и минуты) выезда и возвращения автомобиля по графику.

9.8. В разделе «Задание водителю» в графе 16 «В чье распоряжение» на основании заявки или разового заказа заказчика записывается наименование заказчика, в распоряжение которого должен прибыть автомобиль для выполнения задания.

9.9. В графе 17 «Время прибытия» записывается время (в часах и минутах) прибытия автомобиля к заказчику согласно его заявке, разовому заказу или графику работы автомобиля по условиям договора.

9.10. В графах 18 «Откуда взять груз» и 19 «Куда доставить груз» записываются адреса пунктов погрузки и разгрузки согласно заявке, разового заказа заказчика или по условиям договора.

9.11. В графе 20 «Наименование груза» записывается наименование предъявляемого к перевозке груза на основании заявки или разового заказа заказчика.

9.12. В графе 21 «Количество ездок с грузом» на основании заявки или разового заказа записывается количество ездок с грузом, необходимое для выполнения задания.

9.13. В графе 22 «Расстояние» записываются расстояния перевозок грузов, определяемые по данным дорожных органов, или по карте района (плану города) при помощи курвиметра, или по списку расстояний, составленному на основании актов замера или по показателям спидометра автомобиля (на сезонных перевозках), зафиксированным актом автотранспортного предприятия или организации и заказчика.

9.14. В графе 23 «Перевезти тонн» записывается количество груза, которое необходимо перевезти для заказчика.

Право изменения задания, указанного в разделе «Задание водителю», имеет только автотранспортное предприятие. Лишь в исключительных случаях заказчик может по согласованию с автотранспортным предприятием изменить задание с соответствующей записью в строках «Особые отметки». В этой же строке производится запись в случаях использования автомобиля по специальному назначению (органами милиции, врачами и т.д.).

9.15. На лицевой стороне путевого листа в строке «Выдать горючее» записывается прописью количество горючего, необходимое к выдаче для выполнения задания с учетом остатка горючего предыдущего дня работы.

9.16. В строке «Подпись диспетчера» диспетчер своей подписью удостоверяет правильность заполненных им реквизитов путевого листа и наличие у водителя водительского удостоверения.

10. Заполнение путевого листа до выезда из гаража производится в следующей последовательности:

10.1. В разделе «Движение горючего» в графах 7, 9 и в соответствующих строках заправщик, техник по горюче — смазочным материалам (ГСМ) или уполномоченное на то лицо записывает количество выданного горючего, а также серии и номера выданных талонов на горючее и удостоверяет эти записи своей подписью.

Количество горючего, выданного талонами, приравнивается к горючему, выданному в натуре.

10.2. На лицевой стороне врачом или другим медицинским работником при осуществлении предрейсового медицинского осмотра подписью удостоверяется состояние здоровья водителя и возможность допуска его к управлению автомобилем.

10.3. В разделе «Работа водителя и автомобиля» в графе 5 «Показания спидометра» механик контрольно — пропускного пункта (КПП) или отдела технического контроля (ОТК) записывает показание спидометра при выезде автомобиля на линию, а в графе 6 «Время фактическое» штамп — часами проставляет фактическое время выезда автомобиля из гаража. В случае неисправности или отсутствия штамп — часов время записывается вручную в следующей последовательности: число, месяц, часы, минуты.

10.4. В разделе «Движение горючего» в графе 10 «Остаток при выезде» механик КПП или ОТК записывает количество горючего, находящегося в баках автомобиля при выезде, и правильность всех сделанных записей удостоверяет подписью в этой графе.

10.5. В строке «Подпись механика» механик КПП или ОТК удостоверяет подписью передачу автомобиля водителю в технически исправном состоянии и разрешение на выезд из гаража, а в строке «Подпись водителя» — водитель подписью удостоверяет принятие автомобиля в технически исправном состоянии и получение задания на работу.

11. Заполнение путевого листа на линии производится в следующей последовательности.

В разделе «Последовательность выполнения задания» формы N 4-с:

11.1. В графе 24 грузоотправитель записывает последовательно номера выполненных ездок. Запись предназначена для разнесения прилагаемых товарно — транспортных документов по ездкам.

11.2. В графе 25 «Номера приложенных товарно — транспортных накладных» грузоотправителем записываются все номера товарно — транспортных накладных, относящихся к данной ездке.

11.3. В графе 26 «Время прибытия» проставляется время (часы и минуты) предъявления шофером путевого листа грузоотправителю или грузополучателю у въездных ворот или на контрольно — пропускном пункте в пунктах погрузки или разгрузки (кроме станций железных дорог).

При отсутствии въездных ворот или контрольно — пропускного пункта указанная графа не заполняется, время прибытия в пункт погрузки или разгрузки проставляется в товарно — транспортной накладной (ТТН).

11.4. В графе 27 «Подпись и печать» грузоотправитель расписывается и ставит печать, подтверждая правильность заполненных им реквизитов путевого листа.

12. Графа 28 «Отметки автопредприятия» может использоваться автопредприятием для отражения дополнительных учетных показателей работы автомобиля и прицепа.

13. В разделе «Простои на линии» работник службы техпомощи или уполномоченное на то лицо в соответствующих графах записывает причину простоя, дату и время начала и окончания простоя и удостоверяет эти записи своей подписью.

14. В строках «Особые отметки» на лицевой стороне записываются сведения, не предусмотренные формой путевого листа (отметки органов Госавтоинспекции, заказчиков при отказе от загрузки автомобиля, различных дорожных служб и т.п.).

15. При возвращении автомобиля в гараж заполнение путевого листа производится в следующей последовательности:

15.1. В разделе «Работа водителя и автомобиля» в графе 6 механик КПП или ОТК записывает или проставляет штамп — часами фактическое время возвращения автомобиля в гараж (число, месяц, часы, минуты) и заполняет графу 5 «Показания спидометра».

15.2. В разделе «Движение горючего» механик КПП или ОТК заполняет графу 11 «Остаток при возврате» и расписывается под ней.

15.3. В разделе «Движение горючего» заправщик, техник по ГСМ или уполномоченное на то лицо при сдаче водителем талонов на ГСМ заполняет графу 12 «Сдано» и расписывается под ней.

15.4. В строке «Сдал» водитель подписью удостоверяет сдачу автомобиля механику КПП или ОТК в технически исправном (неисправном) состоянии. Механик КПП или ОТК в строке «Принял» подписью удостоверяет правильность заполнения граф 5 и 6 строки «Возвращение в гараж» раздела «Работа водителя и автомобиля» и прием автомобиля от водителя в технически исправном (неисправном) состоянии.

16. После сдачи водителем путевого листа диспетчер или другое уполномоченное на то лицо заполняет его в следующей последовательности:

16.1. В разделе «Работа водителя и автомобиля» в графе 4 «Нулевой пробег» по таблице расстояний записывает расстояние от гаража до первого пункта погрузки и от последнего места разгрузки до гаража.

16.2. В разделе «Движение горючего» в графе 13 «Коэффициент изменения нормы» записывает один общий на весь день работы автомобиля коэффициент изменения нормы расхода горючего, связанного с работой автомобиля по повышенной норме расхода горючего, в графе 14 «Время работы спецоборудования» и графе 15 «Время работы двигателя» на основании соответствующих записей в приложенных к путевому листу ТТН записывает соответственно время работы спецоборудования и дополнительное время работы двигателя в особых условиях эксплуатации (работа двигателя, вращающего погрузочно — разгрузочные механизмы и т.п.). Эти реквизиты необходимы для определения дополнительной нормы расхода горючего. Правильность заполнения данных реквизитов диспетчер заверяет подписью под соответствующими графами.

16.3. В разделе «Последовательность выполнения задания» диспетчер в графе 24 записывает общее количество ездок, а в строке «ТТН в количестве» — общее количество сданных товарно — транспортных накладных. За общее количество сданных и принятых товарно — транспортных накладных водитель расписывается в строке «Сдал водитель», а диспетчер — в строке «Принял диспетчер».

Какую форму использовать

Постановлением Госкомстата от 28.11.97 № 78 были утверждены унифицированные формы путевых листов для легкового автомобиля, легкого такси, грузового автомобиля, специального автомобиля, а также автобусов. С 1 января 2013 года эти формы стали необязательными. Тем не менее, некоторые транспортные предприятия до сих пор продолжают использовать эти бланки (например, форму путевого листа для грузового транспорта № 4-П).

Индивидуальные предприниматели до 2008 года применяли формы путевых листов, утвержденные приказом Минтранса от 30.06.2000 № 68 (например, форму № ПГ-1 для грузового автомобиля). Позднее эти бланки были отменены.

Таким образом, сегодня организация или ИП вправе самостоятельно разработать форму путевого листа. При этом важно, чтобы такой документ содержал все обязательные реквизиты, которые указаны в приказе Минтранса от 11.09.20 № 368 (далее — приказ № 368; см. «С 2021 года путевые листы придется заполнять по‑новому»).

Заполнить путевой лист со всеми обязательными реквизитами в специальном сервисе

Попробуйте бесплатно

Кто должен вести путевые листы

Согласно приказу Минтранса № 368, путевые листы применяют юридические лица и ИП, эксплуатирующие транспортные средства (ТС).

Обязательный список реквизитов

Путевой лист (ПЛ), оформленный для легкового, грузового, специального транспорта и автобусов должен содержать следующие обязательные реквизиты (см. «Как оформить путевой лист по действующим в 2021 году правилам»):

• наименование и номер документа;
• срок действия ПЛ;
• реквизиты собственника;
• данные о ТС;
• сведения о водителе;
• информация о перевозке.

Заполнить и распечатать путевой лист со всеми обязательными реквизитами

Наименование и номер

В шапке путевого листа указывается тип транспортного средства, например «Путевой лист грузового автомобиля». Нумерация ведется в хронологическом порядке. Она может быть сквозной на протяжении года или начинаться заново каждый месяц. Номер путевого листа может содержать буквенные и цифровые префиксы, символы-разделители и т.п. Важно, чтобы в каждом следующем документе значащая часть номера увеличивалась на единицу.

Срок действия путевого листа

В шапке путевого листа обязательно обозначается дата его действия. Если ПЛ оформляется на несколько дней, проставляются даты начала и окончания срока его использования. Обычно пишут так: «Путевой лист грузового автомобиля № … от …» или «Путевой лист грузового автомобиля № … (действителен) с … по …».

Сведения о собственнике

Если собственником транспортного средства является юридическое лицо, нужно указать:

• организационно-правовую форму в соответствии с Общероссийским классификатором организационно-правовых форм ОК 028-2012 (утв. приказом Росстандарта от 16.10.12 № 505-ст, действует в редакции от 24.10.18);
• полное наименование организации, приведенное в учредительных документах;
• фактический адрес местонахождения;
• номер телефона;
• номер ОГРН из свидетельства о регистрации юрлица.

Если собственником транспортного средства является индивидуальный предприниматель, нужно указать:

• ФИО;
• почтовый адрес;
• номер телефона;
• номер ОГРН из свидетельства о регистрации ИП.

Бесплатно узнать или проверить свой ОКПО, ИНН и другие коды

Сведения о транспортном средстве

К ним относятся:

• тип транспортного средства;
•  марка, модель, государственный номер ТС, а если дополнительно эксплуатируется прицеп — то еще моель, марка, госномер прицепа;
• пробег ТС на момент выезда с парковки и на момент возвращения (по одометру);
• дата и время предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС;
• дата и время выезда с парковки и возарщения обратно.

Сведения о водителе

Они включают в себя:

• ФИО;
• даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра. Эти сведения заверяются подписями уполномоченных медицинских работников.

Также см.: «Медосмотр водителей: как правильно проставить отметку в путевом листе»; «Медицинские осмотры работников в 2022 году: кто должен проходить, как часто и в каких целях».

Необязательные сведения

Обычно в путевых листах указывают следующую дополнительную информацию.

Нормативный расход топлива отображают для того, чтобы обосновать расходы на ГСМ и отнести их к затратам, уменьшающим налоговую базу при расчете налога на прибыль. Дополнительно можно внести данные о перерасходе или экономии топлива, и обозначить объем и стоимость заправок во время рейса.

Ведите учет расхода ГСМ по действующим правилам

Попробовать бесплатно

Также для того, чтобы обосновать расходы на ГСМ и подтвердить реальность поездки для целей налогового учета, целесообразно указать в путевом листе сведения о маршруте движения транспорта. При этом недостаточно вписать адреса контрольных точек маршрута, время следования в пути и пройденное расстояние — нужна запись, подтверждающая факт использования ТС в производственных целях (наименование груза, сведения о заказчике и т.п.)

Отметим, что путевой лист — это не единственный документ, которым можно оправдать затраты на ГСМ. Также для этих целей допустимо использовать, например, акты списания и акты выполненных работ.

Обратите внимание: чиновники не всегда признают, что путевой лист априори является документом, подтверждающим расходы на топливо (письмо Минфина от 16.06.11 № 03-03-06/1/354). Поэтому если ваша организация не является автотранспортным предприятием, желательно прописать в приказе по учетной политике положение об использовании путевых листов в качестве оправдательных документов при списании производственных затрат на ГСМ. В противном случае налоговики могут не принять ПЛ во внимание.

Также см.:

«Практические советы по учету и списанию ГСМ»;

«Затраты на ГСМ: какую сумму можно учесть при расчете налога на прибыль?»;

«Обязательно ли указывать маршрут в путевом листе: разъяснения Минтранса и судебная практика».

Заполняйте путевые листы с указанием маршрута и обязательными реквизитами в специальном сервисе

Интерес к путевым листам могут проявлять не только налоговики, но и контролеры из трудовой инспекции. Поэтому, помимо прочего, ПЛ должен подтверждать, что водитель (водители при посменной работе) во время рейса соблюдал предписанные законодательством нормативы труда и отдыха. Для этого в разделе «Маршрут движения» или в отдельном приложении к путевому листу нужно указать время и длительность стоянок. Эти показатели должны соответствовать нормативам по пересменкам и перерывам для приема пищи и отдыха. Такие нормы содержатся в приказе Минтранса от 16.10.20 № 424 (см. «Минтранс ввел новые требования к режиму труда и отдыха водителей»). Соответствующие положения надо закрепить в коллективном договоре или соглашении, оформленном по правилам Трудового кодекса.

При этом следует помнить, что путевой лист не является документом, который служит подтверждением реального рабочего времени водителя для целей расчета зарплаты и для урегулирования других взаимоотношений работника с работодателем. На это указано в Апелляционном определении Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 30.01.18 по делу № 33-567/2018.

Также см.: «С 1 января вводятся новые нормы труда и отдыха для водителей грузовиков и автобусов».

Как заполняется путевой лист

Перечислим некоторые особенности составления путевых листов. Так, очевидно, что путевой лист оформляется перед выездом водителя на маршрут. Если этого документа не будет, инспектор выпишет штраф.

Отметки о предсменном техническом контроле ставятся вместо отметки о предрейсовом контроле в случае, когда водитель совершает несколько рейсов за смену по одному путевому листу.

При посменной работе нескольких водителей на одном транспортном средстве путевые листы можно выписать на каждого из них. Но делать это необязательно, так как в одном ПЛ можно указать несколько водителей.

Если составляется несколько путевых листов, время выезда и показания одометра на выезде можно отметить в первом из них, а время возвращения и новое значение пробега — в последнем.

Получить демо‑версию сервиса «Путевые листы и ГСМ»

Где регистрируется путевой лист

Путевые листы регистрируются в специальном журнале. Ранее для этого следовало использовать форму № 8 «Журнал учета движения путевых листов» (код по ОКУД 0345008), которая была утверждена постановлением Госкомстата от 28.11.97 № 78. С 1 января 2013 года применять типовые формы первичных учетных документов необязательно. Поэтому сейчас организации и ИП вправе разработать собственные формы журнала регистрации путевых листов. Однако многие продолжают пользоваться унифицированным бланком № 8.

Оформленные путевые листы подшиваются в папки и хранятся не менее пяти лет.

Путевой лист специального автомобиля — форма 3-спец является одним из необходимых первичных документов для лиц, использующих авто, предназначенные для выполнения специальных функций. Рассмотрим, каковы нюансы применения этой формы.

Что такое специальный автомобиль

Прежде всего, определимся с сущностью термина «специальный автомобиль». Сделать это можно, проведя аналогию с определением специального транспортного средства, которое приведено в ст. 6 Технического регламента ТС, утвержденного решением Комиссии ТС от 09.12.2011 № 877.

В данном международном соглашении, действующем в том числе в РФ, под спецтранспортом понимается транспортное средство, используемое для выполнения специальных функций, для которых требуется применение специального оборудования. Комиссия Таможенного союза также перечисляет примеры соответствующих автомашин:

• автокраны;
• пожарные автомобили;
• эвакуаторы;
• автомобили с подъемниками и т. д.

Бланки путевых листов для спецтехники

Госкомстат РФ в постановлении от 28.11.1997 № 78 ввел в деловой оборот транспортных предприятий ряд унифицированных форм путевых листов. В числе таковых — форма 3-спец (путевой лист специального автомобиля).

ВАЖНО! С 01.01.2013 использование унифицированных форм документов необязательно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024 года. Подробнее об этом мы писали в статье.  

Как правило задействовать альтернативные унифицированным формам бланки путевых листов нет смысла: во-первых, предприятию нужно будет потратить время на их разработку, а во-вторых, необходимо обеспечить соответствие структуры путевого листа требованиям, которые также содержатся в приказе Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368. Это документ, положения которого обязательны к применению с 01.01.2021. А с 01.09.2021 при заполнении путевых листов нужно также учитывать новые правила технического контроля автомобилей, утв. приказом Минтранса от 15.01.2021 № 9. Подробнее см. здесь. До 2021 года применялись нормы из приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152.

Но если вы все же решили разработать собственный бланк, он должен содержать обязательные реквизиты. Какие именно, узнайте в экспертном мнении КонсультантПлюс, получив пробный доступ бесплатно.

Форма 3-спец полностью удовлетворяет критериям указанного приказа Минтранса, поэтому на практике российские транспортные фирмы продолжают пользоваться именно ею.

Такая форма может быть применена как:

• первичный документ, посредством которого бухгалтер компании может списать расходы на ГСМ;
• документ для исчисления зарплаты водителю;
• документ, используемый как источник сведений для составления счета на оплату транспортных услуг заказчику спецавтомобиля.

Кроме того, путевой лист — это документ, который должен быть предъявлен водителем сотруднику ДПС по требованию в ходе проверки документов.

ВАЖНО! С 2023 года вводятся в действие электронные путевые листы. Подробнее об этом мы писали в материале.

О том, каким будет наказание за отсутствие путевого листа, читайте здесь.

Где можно скачать путевой лист специального автомобиля 3-спец

Вы можете скачать бесплатно бланк путевого листа специального автомобиля, кликнув по картинке ниже:

Бланк путевого листа специального автомобиля по форме 3 спец.

Скачать

Скачать образец путевого листа формы 3-спец в 2022 году можно в КонсультантПлюс, получив пробный демо-доступ к системе К+:

Скачать бесплатно форму 3-спец в К+

О том, сколько нужно хранить такой документ, как путевой лист, читайте в материале «Какой срок хранения у путевых листов (нюансы)?».

Как выписать путевой лист на месяц, мы рассказывали в статье «Путевой лист на месяц 2022 года».

В чем отличие формы 3-спец от формы 6-спец

Постановлением № 78 утвержден еще и такой бланк, как форма 6(спец).

Однако отношения к специальным авто форма 6(спец) не имеет. Она предусмотрена для владельцев автобусов необщего пользования и не предполагает использования в качестве первичного документа лицами, имеющими специальные автомобили.

О применении формы 6(спец) подробнее читайте в статье «Путевой лист автобуса необщего пользования – форма 6».

Итоги

Предприятия и ИП вправе использовать унифицированную форму путевого листа или бланк, разработанный собственными силами. В любом случае выбранный вариант следует утвердить в учетной политике.