Вправе ли компания разработать собственный бланк путевого листа

Какую форму использовать

Постановлением Госкомстата от 28.11.97 № 78 были утверждены унифицированные формы путевых листов для легкового автомобиля, легкого такси, грузового автомобиля, специального автомобиля, а также автобусов. С 1 января 2013 года эти формы стали необязательными. Тем не менее, некоторые транспортные предприятия до сих пор продолжают использовать эти бланки (например, форму путевого листа для грузового транспорта № 4-П).

Индивидуальные предприниматели до 2008 года применяли формы путевых листов, утвержденные приказом Минтранса от 30.06.2000 № 68 (например, форму № ПГ-1 для грузового автомобиля). Позднее эти бланки были отменены.

Таким образом, сегодня организация или ИП вправе самостоятельно разработать форму путевого листа. При этом важно, чтобы такой документ содержал все обязательные реквизиты, которые указаны в приказе Минтранса от 11.09.20 № 368 (далее — приказ № 368; см. «С 2021 года путевые листы придется заполнять по‑новому»).

Заполнить путевой лист со всеми обязательными реквизитами в специальном сервисе

Попробуйте бесплатно

Кто должен вести путевые листы

Согласно приказу Минтранса № 368, путевые листы применяют юридические лица и ИП, эксплуатирующие транспортные средства (ТС).

Обязательный список реквизитов

Путевой лист (ПЛ), оформленный для легкового, грузового, специального транспорта и автобусов должен содержать следующие обязательные реквизиты (см. «Как оформить путевой лист по действующим в 2021 году правилам»):

• наименование и номер документа;
• срок действия ПЛ;
• реквизиты собственника;
• данные о ТС;
• сведения о водителе;
• информация о перевозке.

Заполнить и распечатать путевой лист со всеми обязательными реквизитами

Наименование и номер

В шапке путевого листа указывается тип транспортного средства, например «Путевой лист грузового автомобиля». Нумерация ведется в хронологическом порядке. Она может быть сквозной на протяжении года или начинаться заново каждый месяц. Номер путевого листа может содержать буквенные и цифровые префиксы, символы-разделители и т.п. Важно, чтобы в каждом следующем документе значащая часть номера увеличивалась на единицу.

Срок действия путевого листа

В шапке путевого листа обязательно обозначается дата его действия. Если ПЛ оформляется на несколько дней, проставляются даты начала и окончания срока его использования. Обычно пишут так: «Путевой лист грузового автомобиля № … от …» или «Путевой лист грузового автомобиля № … (действителен) с … по …».

Сведения о собственнике

Если собственником транспортного средства является юридическое лицо, нужно указать:

• организационно-правовую форму в соответствии с Общероссийским классификатором организационно-правовых форм ОК 028-2012 (утв. приказом Росстандарта от 16.10.12 № 505-ст, действует в редакции от 24.10.18);
• полное наименование организации, приведенное в учредительных документах;
• фактический адрес местонахождения;
• номер телефона;
• номер ОГРН из свидетельства о регистрации юрлица.

Если собственником транспортного средства является индивидуальный предприниматель, нужно указать:

• ФИО;
• почтовый адрес;
• номер телефона;
• номер ОГРН из свидетельства о регистрации ИП.

Бесплатно узнать или проверить свой ОКПО, ИНН и другие коды

Сведения о транспортном средстве

К ним относятся:

• тип транспортного средства;
•  марка, модель, государственный номер ТС, а если дополнительно эксплуатируется прицеп — то еще моель, марка, госномер прицепа;
• пробег ТС на момент выезда с парковки и на момент возвращения (по одометру);
• дата и время предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС;
• дата и время выезда с парковки и возарщения обратно.

Сведения о водителе

Они включают в себя:

• ФИО;
• даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра. Эти сведения заверяются подписями уполномоченных медицинских работников.

Также см.: «Медосмотр водителей: как правильно проставить отметку в путевом листе»; «Медицинские осмотры работников в 2022 году: кто должен проходить, как часто и в каких целях».

Необязательные сведения

Обычно в путевых листах указывают следующую дополнительную информацию.

Нормативный расход топлива отображают для того, чтобы обосновать расходы на ГСМ и отнести их к затратам, уменьшающим налоговую базу при расчете налога на прибыль. Дополнительно можно внести данные о перерасходе или экономии топлива, и обозначить объем и стоимость заправок во время рейса.

Ведите учет расхода ГСМ по действующим правилам

Попробовать бесплатно

Также для того, чтобы обосновать расходы на ГСМ и подтвердить реальность поездки для целей налогового учета, целесообразно указать в путевом листе сведения о маршруте движения транспорта. При этом недостаточно вписать адреса контрольных точек маршрута, время следования в пути и пройденное расстояние — нужна запись, подтверждающая факт использования ТС в производственных целях (наименование груза, сведения о заказчике и т.п.)

Отметим, что путевой лист — это не единственный документ, которым можно оправдать затраты на ГСМ. Также для этих целей допустимо использовать, например, акты списания и акты выполненных работ.

Обратите внимание: чиновники не всегда признают, что путевой лист априори является документом, подтверждающим расходы на топливо (письмо Минфина от 16.06.11 № 03-03-06/1/354). Поэтому если ваша организация не является автотранспортным предприятием, желательно прописать в приказе по учетной политике положение об использовании путевых листов в качестве оправдательных документов при списании производственных затрат на ГСМ. В противном случае налоговики могут не принять ПЛ во внимание.

Также см.:

«Практические советы по учету и списанию ГСМ»;

«Затраты на ГСМ: какую сумму можно учесть при расчете налога на прибыль?»;

«Обязательно ли указывать маршрут в путевом листе: разъяснения Минтранса и судебная практика».

Заполняйте путевые листы с указанием маршрута и обязательными реквизитами в специальном сервисе

Интерес к путевым листам могут проявлять не только налоговики, но и контролеры из трудовой инспекции. Поэтому, помимо прочего, ПЛ должен подтверждать, что водитель (водители при посменной работе) во время рейса соблюдал предписанные законодательством нормативы труда и отдыха. Для этого в разделе «Маршрут движения» или в отдельном приложении к путевому листу нужно указать время и длительность стоянок. Эти показатели должны соответствовать нормативам по пересменкам и перерывам для приема пищи и отдыха. Такие нормы содержатся в приказе Минтранса от 16.10.20 № 424 (см. «Минтранс ввел новые требования к режиму труда и отдыха водителей»). Соответствующие положения надо закрепить в коллективном договоре или соглашении, оформленном по правилам Трудового кодекса.

При этом следует помнить, что путевой лист не является документом, который служит подтверждением реального рабочего времени водителя для целей расчета зарплаты и для урегулирования других взаимоотношений работника с работодателем. На это указано в Апелляционном определении Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 30.01.18 по делу № 33-567/2018.

Также см.: «С 1 января вводятся новые нормы труда и отдыха для водителей грузовиков и автобусов».

Как заполняется путевой лист

Перечислим некоторые особенности составления путевых листов. Так, очевидно, что путевой лист оформляется перед выездом водителя на маршрут. Если этого документа не будет, инспектор выпишет штраф.

Отметки о предсменном техническом контроле ставятся вместо отметки о предрейсовом контроле в случае, когда водитель совершает несколько рейсов за смену по одному путевому листу.

При посменной работе нескольких водителей на одном транспортном средстве путевые листы можно выписать на каждого из них. Но делать это необязательно, так как в одном ПЛ можно указать несколько водителей.

Если составляется несколько путевых листов, время выезда и показания одометра на выезде можно отметить в первом из них, а время возвращения и новое значение пробега — в последнем.

Получить демо‑версию сервиса «Путевые листы и ГСМ»

Где регистрируется путевой лист

Путевые листы регистрируются в специальном журнале. Ранее для этого следовало использовать форму № 8 «Журнал учета движения путевых листов» (код по ОКУД 0345008), которая была утверждена постановлением Госкомстата от 28.11.97 № 78. С 1 января 2013 года применять типовые формы первичных учетных документов необязательно. Поэтому сейчас организации и ИП вправе разработать собственные формы журнала регистрации путевых листов. Однако многие продолжают пользоваться унифицированным бланком № 8.

Оформленные путевые листы подшиваются в папки и хранятся не менее пяти лет.

Приказ о путевых листах – образец его понадобится организациям и ИП, использующим в своей работе автотранспорт. Какие обязательные реквизиты должна содержать форма путевого листа? Когда она вступила в действие? Образец приказа о путевых листах и ответы на вышеуказанные вопросы вы найдете в нашей статье.

Общие сведения о путевых листах

Путевой лист — это первичный документ, который содержит информацию о работе водителя, технических характеристиках и пробеге транспортного средства, а также маршруте его следования. Помимо этого, путевой лист является основным документом для списания ГСМ и используется для обоснования признания расходов по ним в уменьшение налоговой базы организаций и ИП, работающих на ОСНО и УСН «доходы минус расходы».

Как списать расходы на ГСМ, узнайте в КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Типовую ситуацию. Это бесплатно.

Вот почему выбор правильной формы путевого листа и ее дальнейшее корректное заполнение — важнейшая задача для любой организации и ИП, использующих в своей работе транспортные средства.

Организации и ИП, для которых автотранспортные перевозки не являются основным видом деятельности, могут выписывать путевые листы с произвольной периодичностью: на рейс или на смену. Для лиц, занимающихся регулярными автотранспортными перевозками, установлена обязанность выписывать путевые листы ежедневно, за исключением случаев, когда сотрудник направляется в командировку. Использовать транспортное средство без путевого листа категорически запрещается (п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта от 08.11.2007 № 259-ФЗ).

О том, какой срок хранения действует для путевого листа, читайте в статье «Какой срок хранения у путевых листов (нюансы)?».

Форма путевого листа

Организации и ИП могут разрабатывать форму путевого листа самостоятельно. Для этого необходимо соблюсти требования ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а также учесть обязательные требования к содержанию путевого листа, приведенные в приказе Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368. Этот приказ дейтвует с января 2021 года. А с 01.09.2021 при заполнении путевых листов нужно также учитывать новые правила технического контроля автомобилей, утв. приказом Минтранса от 15.01.2021 № 9. Подробнее см. здесь.  До этого обязательные реквизиты путевого листа были утверждены в приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152.

Какие же реквизиты обязательно должны присутствовать в путевом листе? Давайте разбираться. В связи с тем, что путевой лист — это первичный документ, к нему предъявляются требования, установленные ст. 9 закона № 402-ФЗ. Так, он должен содержать:

• наименование документа;
• дату составления;
• наименование организации или Ф. И. О. индивидуального предпринимателя, составивших документ;
• содержание операции, на основании которой составляется документ;
• отражение операции в денежном или натуральном выражении;
• указание лиц, ответственных за проведение операции;
• подписи ответственных лиц.

Теперь посмотрим, какие требования устанавливает приказ № 368. Согласно ему путевой лист должен содержать:

• наименование и номер;
• срок действия;
• информацию о собственнике транспортного средства, включая ОГРН (обязательный реквизит с 15.12.2017);
• данные о транспортном средстве, включая дату и время проведения предрейсового (или предсменного) техосмотра автомобиля;
• сведения о водителе;
• сведения о перевозке.

Как заполнить путевой лист, пошагово рассказали эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Соблюдая все вышеуказанные требования, владелец транспорта вправе разработать свою форму путевого листа, которая не вызовет нареканий у контролирующих органов.

Пример оформления такого бланка для ИП см. здесь.

Есть и другой способ применять собственную форму путевого листа. Для этого можно взять унифицированную форму, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, и добавить в нее необходимую информацию, не удаляя и не изменяя ее реквизитов.

Содержание приказа об утверждении путевого листа

Для того чтобы форма путевого листа вступила в действие, ее необходимо утвердить приказом руководителя. Приказ составляется на бланке организации или ИП, имеет характер внутреннего документа и обязателен для исполнения сотрудниками организации. Составляется он по форме, принятой для такого рода бумаг, и должен содержать следующие сведения:

• наименование составителя (организации или ИП);
• номер и дату составления;
• название документа;
• суть события, которому посвящено издание приказа;
• дату ввода в действие;
• круг лиц, которых касается обязанность исполнения приказа
• перечень лиц, ответственных за исполнение приказа;
• подпись руководителя;
• подписи ознакомленных с приказом лиц.

Образец приказа о путевых листах

Рассмотрим подробнее, как составить приказ об утверждении формы путевого листа.

Допустим, ООО «ИКС» разработало свою форму путевого листа, но не прописало ее в учетной политике. В этом случае необходимо издать приказ об утверждении новой формы.

Приказ оформляется на бланке организации, в нем проставляются все необходимые реквизиты:

• Номер приказа, дата составления. В нашем примере приказ имеет № 38 и дату составления 28.01.20ХХ.
• Название: «Об утверждении формы путевого листа».
• Суть события (содержание). Здесь дается ссылка на документ, обосновывающий создание приказа: «В соответствии с пп. 2 и 4 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.11.2011 № 402-ФЗ, а также приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368», а также излагается основная причина издания приказа: «Утвердить форму путевого листа, приведенную в приложении 1 к настоящему приказу, в качестве первичного документа, используемого для учета и списания ГСМ. Довести настоящий приказ до сведения всех лиц, работающих с этим документом».
• Дата ввода в действие. Для нашего примера это 01.02.20ХХ.
• Список ответственных лиц. В нашем примере ответственность за исполнение данного приказа возложена на главного бухгалтера ООО «ИКС» Иванову Л. П.
• Список ознакомленных с приказом лиц. В нашем случае это главный бухгалтер ООО «ИКС» Иванова Л. П. и водитель ООО «ИКС» Петров И. Н.
• Подписи руководителя и ознакомленных с приказом лиц.

Скачать образец приказа об утверждении путевого листа можно на нашем сайте по ссылке ниже:

Скачать образец приказа об утверждении путевого листа

О том, каким может быть образец приказа о предоставлении права подписи счетов-фактур, читайте в статье «Образец приказа о предоставлении права подписи счетов-фактур».

Итоги

Законодательство допускает возможность выбора формы применяемого путевого листа. Такой выбор требует закрепления во внутреннем документе, принимаемом организацией или ИП. Форму путевого листа можно прописать в учетной политике или закрепить приказом. Приказ об утверждении путевого листа издается в произвольной форме, однако, как и любой приказ, должен содержать необходимые для этого документа сведения.

Вопросы оформления путевого листа с учетом последних изменений мы обсуждаем в нашей группе в «ВК». Присоединяйтесь!

1 марта 2023 года начали действовать новые правила заполнения путевого листа. Расскажем, что изменилось в путевом листе и как с ним работать с 2023 года.

Основным документом, который подтверждает факт списания «топливных» расходов в целях налогового учета, является путевой лист. Собственно, именно поэтому при проверках налоговики подвергают эти документы тщательнейшему анализу. И, обнаружив в путевом листе недостающие сведения, проверяющие могут снять не только расходы, но и вычеты НДС (если они были).

Обязательные реквизиты путевого листа

Основная часть организаций вправе использовать разработанную самостоятельно форму путевого листа. Унифицированную форму, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, обязаны использовать только автотранспортные предприятия, т.е. организации, которые осуществляют деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являются отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.

При разработке собственной формы путевого листа следует учитывать, что существуют установленные на законодательном уровне обязательные реквизиты, которые, по мнению чиновников, должны присутствовать в путевых листах. Если какого-то из обязательных реквизитов не будет — это повод налоговикам для снятия расходов.

Минфин России в своих разъяснениях (см., например, письмо от 23.03.2021 N 03-03-07/20599) также поясняет, что для документального подтверждения расходов на приобретение топлива для служебных автомобилей налогоплательщику необходимо руководствоваться перечнем обязательных реквизитов и порядком заполнения путевых листов, утвержденными приказом Минтранса.

Например, одним из обязательных реквизитов путевого листа являются сведения о транспортном средстве, которые включают в себя показания одометра (полные километры пробега). Таким образом, величина пробега указывается на основании показаний одометра, а значит, показания одометра относятся к числу обязательных реквизитов путевого листа. В некоторых компаниях путевые листы содержат данные о пробеге, а показания одометра при этом отсутствуют. Соответственно, не ясно, как вообще определяется пройденное автомобилем расстояние. Такой порядок крайне рискован. Налоговые органы могут указать, что такой путевой лист составлен с нарушениями и, соответственно, не может подтверждать расходы на списание ГСМ.

Наличие рисков подтверждает и судебная практика, содержащая примеры споров, в которых налоговые органы, признавая расходы неправомерными, наряду с другими признаками указывали также и на отсутствие в путевых листах сведений о показаниях одометра (постановления ФАС Поволжского округа от 24.07.2014 по делу № А12-23368/2013, Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 20.02.2016 № Ф08-523/2016, Арбитражного суда Центрального округа от 09.04.2021, Ф10-412/2021 по делу № А09-3820/2019).

Другое дело, когда одометр неисправен. Но и здесь не получится проставить данные о пробеге, что называется с потолка. В письме ФНС от 16.07.2010 № ШС-37-3/6848 сказано, что нужно, во-первых, задокументировать сам факт поломки. Во-вторых, найти альтернативный способ подтверждения пройденного расстояния, например, по данным системы ГЛОНАСС (письмо Минфина РФ от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).

Отметки о медосмотре в путевом листе 

Много споров относительно того, может ли отсутствие в путевом листе отметки о предрейсовом медосмотре послужить законным основанием для снятия расходов. Здесь сразу отметим, что нужно отталкиваться от того, в каких случаях законодательство обязывает проходить лиц, управляющих автомобилем, такие медосмотры.

Исходя из совокупности положений п. 1 ст. 20 и п. 3 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» следует, что требования о проведении обязательных медосмотров распространяются на водителей транспортных средств. В первую очередь это непосредственно сотрудники, принятые на работу на должности «водитель». Во вторую очередь это все те, чья работа связана с постоянными разъездами на служебном автомобиле. Как показывает практика, суды приравнивают к водителям тех сотрудников, чья работа была связана с постоянными разъездами на служебном автомобиле, например, торговых представителей (постановление Верховного суда от 19.12.2016 № 18-АД16-173). Полагаем, данный вывод можно распространить на курьеров и экспедиторов, которые доставляют товары на служебном транспорте.

Бывают еще и послерейсовые медосмотры, отметки о проведении которых тоже указаны в составе обязательных реквизитов путевого листа. Такие медосмотры нужно проводить только в том случае, если работа водителя связана с перевозками пассажиров или опасных грузов (п. 3 ст. 23 Закона № 196-ФЗ). Соответственно, в случае, если автомобиль используется для управленческих нужд или для перевозки грузов, не относящихся к опасным, послерейсовые медосмотры водителей проводить нет необходимости.

Отсутствие отметки о медосмотре (если она обязательна) при налоговой проверке может повлечь за собой снятие расходов на ГСМ и, как следствие, доначисление налога. Таких примеров в судебной практике немало.

Также расходы могут снять, если отметку о медосмотре проставляло лицо, которое не может в силу законодательства проводить медосмотры. Отметим, что медосмотры водителей вправе проводить только медработники или медучреждения, имеющие соответствующую лицензию.

Маршруты поездок в путевом листе

Вопрос с необходимостью отражения в путевых листах маршрутов поездок самый, пожалуй, актуальный и острый. Несмотря на то, что маршрут следования не относится к обязательным реквизитам путевого листа, включать эти сведения в путевой лист крайне желательно.

Дело в том, что любые расходы, учитываемые в целях налога на прибыль, должны быть связаны с производственной необходимостью (п. 1 ст. 252 НК РФ). Иначе говоря, относить на расходы можно только стоимость тех литров бензина, которые были использованы на служебные поездки. А как доказать служебный характер поездки? Только указанием в путевом листе маршрутов поездок.

Налоговые органы считают, что отсутствие в путевом листе информации о маршруте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля работниками общества в служебных целях, в обоснованности расходов общества по ГСМ.

Судебная практика содержит примеры решений, в которых суды признавали неправомерным списание расходов на ГСМ в случае отсутствия в путевых листах сведений о маршрутах следования (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 04.05.2012 по делу № А27-10606/2011, Арбитражного суда Московского округа от 21.08.2018 № Ф05-12699/2018 по делу № А40-76951/2017, Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015 по делу № А40-108772/14). Но также в судебной практике имеются и решения, вынесенные в пользу налогоплательщиков (постановления ФАС Северо-Западного округа от 12.04.2012 по делу № А42-3168/2011, постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 29.03.2016 № Ф06-6442/2016 по делу № А55-6233/2015). 

Таким образом, во избежание налоговых рисков, в путевые листы целесообразно включать сведения о маршрутах следования. Причем лучше указывать подробный маршрут с указанием адресов. В некоторых компаниях в путевых листах не приводят подробные маршруты, а указывают коротко — «по городу» — и дополнительно издают приказ со списком адресов и маршрутов, в рамках которых возможны служебные поездки. Такое заполнение вряд ли удовлетворит контролеров. И оправданно. Если в путевом листе указан маршрут, например, «по городу Москва», это не подтверждает служебный характер поездки, не подтверждает использование автомобиля в производственных целях, не подтверждает, что поездка была именно в место, обозначенное в списке, утвержденном приказом.

Имеются судебные решения по подобным ситуациям, что подтверждает риск возникновения претензий со стороны налоговиков. Так, например, в постановлении ФАС Поволжского округа от 17.12.2013 по делу № А55-31301/2012 суд отметил, что «отсутствие в листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции». В итоге дело было направлено на новое рассмотрение. Но в другом деле (постановление ФАС Уральского округа от 12.10.2010 № Ф09-8425/10-С3 по делу № А47-6173/2009), в котором также рассматривался спор относительно возможности указания в путевых листах записи «по городу», решение было принято в пользу компании.

Нужно ли заполнять путевой лист ежедневно

Самый частый вопрос, который возникает на практике, звучит так: можно ли сотруднику, управляющему автомобилем в управленческих целях, оформлять путевые листы не на каждый день, а, например, на месяц?

Для ответа на этот вопрос обратимся к п. 2 Приложения к приказу Минтранса России от 11.09.2020 N 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». В нем сказано, что «сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован». Это означает, что путевой лист может быть составлен и на более длительный период, например, на неделю или месяц.

Но в этом случае отметки о медосмотре водителя (если медосмотр обязателен) должны проставляться в путевом листе ежедневно. То есть бланк должен быть составлен таким образом, чтобы все это уместилось.

Кстати, форму бланка путевого листа и срок, на который оформляются путевые листы, целесообразно отразить в учетной политике организации.

Риски по НДФЛ и страховым взносам

Недочеты в путевых листах влекут за собой риски не только в части налога на прибыль, но и в части НДФЛ со страховыми взносами.

Дело в том, что, по мнению чиновников, использование сотрудником организации служебного автомобиля без путевых листов и иных подтверждающих документов означает возникновение у такого физического лица экономической выгоды в той мере, в которой эту выгоду можно оценить. А значит, такая выгода образует по ст. 211 НК РФ натуральный доход, который подлежит обложению НДФЛ (письмо Минфина России от 11.06.2014 № 03-04-05/28243).

Наиболее вероятно, что о возникновении дохода контролеры будут говорить и в том случае, когда путевые листы имеются, но с дефектами, которые лишают возможности отнести расходы на ГСМ в состав «принимаемых» расходов.

Подобные же риски возникают и в части страховых взносов, так как вознаграждения, полученные в натуральной форме, также являются объектом обложения страховыми взносами (п. 1 ст. 420, п. 7 ст. 421 НК РФ).

Путевой лист в «1С:Бухгалтерии 8»

В «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 можно вести учет топлива по путевым листам. Для этого следует включить соответствующую функциональность программы (раздел Главное − Настройки − Функциональность). На закладке Запасы необходимо установить флаг Путевые листы (рис. 1).

Рис. 1. Функциональность программы

После включения указанной настройки в программе появляется новый документ – Путевой лист. 

Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство. Этот документ используется для подтверждения расходов на топливо в целях налога на прибыль. Также в Путевом листе указывается количество топлива, которое было куплено и израсходовано в течение рейса (рис. 2). В полном интерфейсе документ доступен в разделе Покупки. В простом интерфейсе – в разделе Документы.

Рис. 2. Путевой лист

Документ Путевой лист могут использовать предприятия, которые не являются транспортными компаниями и для которых перевозки не являются основной деятельностью. Помимо этого, в Путевом листе не поддерживается учет топлива по талонам на ГСМ.

Из документа Путевой лист по команде Печать доступны следующие печатные формы:

• Путевой лист (упрощенная форма);

• Путевой лист (№ 3) (типовая межотраслевая форма № 3, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте»);

• Авансовый отчет (АО-1).

В одной статье собрали всю информацию, которую важно знать о путевых листах. Узнаете, в каких случаях нужно оформить документ, какие обязательные реквизиты включить, чьи подписи проставить. По ссылкам сможете скачать формы путевых листов и посмотреть примеры заполнения.

В каких случаях нужен путевой лист?

Вы обязаны оформлять путевой лист, если организация занимается перевозками пассажиров и багажа, грузов (ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ).

Безопаснее оформить путевой лист и в тех случаях, когда работник использует автомобиль для перевозки грузов или других лиц для собственных нужд организации. Это связано с тем, что на организации, которые перевозят материальные объекты или лиц без заключения договоров, распространяются обязанности, предусмотренные для лиц, эксплуатирующих транспортные средства. При этом в п. 8 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов сказано, что путевой лист нужно оформлять на каждое эксплуатируемое транспортное средство (п. 3 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 26.06.2018 № 26, Письмо Минтранса России от 17.03.2017 № 03-525ПГ).

Путевой лист может понадобиться, чтобы:

• предъявить сотруднику полиции по требованию (п. 2.1.1 Правил дорожного движения);
• подтвердить расходы, связанные с эксплуатацией транспортного средства, в частности затраты на ГСМ (письма Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161, от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354, УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 № 16-15/116577@);
• начислить заработную плату водителям (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте);
• подтвердить использование работником личного транспорта в служебных целях – обосновать выплату компенсации (письма Минфина России от 13.04.2007 № 14-05-07/6, МНС России от 02.06.2004 № 04-2-06/419@);
• подтвердить расходы на ГСМ, зарплату водителей и прочее при аренде транспортного средства.

Внимание

Чтобы организация признала расходы, кроме путевого листа, нужны приказ о разъездном характере работы или направлении в командировку, отчет о понесенных расходах, чеки, проездные документы, авансовый отчет, если деньги на поездку выданы сотруднику заранее.

Какую форму путевого листа использовать?

Обязательных форм путевого листа нет. Для работы можете использовать унифицированные формы из Постановления Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Если эти формы вам не подходят, вы вправе разработать свои. Разработанные формы путевого листа закрепите в учетной политике. Установить порядок его составления и периодичность заполнения – ежедневно, еженедельно, ежемесячно.

Если разрабатываете собственный путевой лист, включите в него обязательные реквизиты:

• наименование документа и номер документа;
• дату составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величину натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни, единицу измерения;
• должности совершивших операцию и ответственных за ее оформление либо должности ответственных за оформление свершившегося события;
• подписи лиц с фамилией и инициалами либо другие реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц;
• срок действия путевого листа;
• данные о собственнике транспортного средства;
• сведения о транспортном средстве;
• информацию о водителе;
• сведения о перевозке.

Реквизиты перечислены в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ.

На путевом листе вы можете разместить дополнительные реквизиты, которые отражают особенности вашей деятельности. Если за основу своего путевого листа вы возьмете формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, то дополните их всеми недостающими обязательными реквизитами.

Как правило, маршрутный лист оформляется на фирменном бланке организации или обычном листе в двух экземплярах: первый ‒ для работника, второй ‒ для бухгалтерии или отдела логистики.

Как заполнить путевой лист?

На каждое транспортное средство оформите и выдайте водителю один путевой лист. Если одно транспортное средство используют разные водители посменно, вы можете оформить несколько путевых листов, раздельно на каждого водителя. Один путевой лист можно выписать на нескольких водителей, если обеспечите идентификацию отметок о предрейсовом, послерейсовом медосмотре каждого из них. Такие разъяснения дал Минтранс в Письме от 04.04.2019 № ДЗ-514-ПГ. Они касаются утратившего силу Приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152, но полагаем, ими можно руководствоваться и сейчас.

В наименовании путевого листа укажите его порядковый номер и тип транспортного средства. По общему правилу при выезде транспортного средства с парковки и заезде на нее нужно проставить дату, время и показания одометра. Уполномоченное лицо, которое будет это делать, назначают решением руководителя организации.

Если на транспортное средство выписали несколько путевых листов – на каждого водителя, то в путевом листе водителя, который первым выезжает с парковки, укажите дату, время и показания одометра при выезде. В листе водителя, который последним заезжает на парковку, ‒ дату, время и показания одометра при заезде.

Медицинский работник делает в путевом листе отметки об осмотре водителей по результатам предрейсового и послерейсового осмотров:

Штамп по результатам предрейсового медосмотра	«Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»
Штамп по результатам послерейсового медосмотра	«Прошел послерейсовый медицинский осмотр»

Если длительность рейса составляет более одного дня, отметки о предрейсовом и послерейсовом медосмотрах ставят соответственно перед рейсом и после него. Если водитель совершает один рейс и более в течение рабочего дня, то такие отметки ставят перед первым рейсом и после последнего рейса. Разъяснения дал Минтранс в Письме от 08.04.2019 № ДЗ-531-ПГ. Они касаются утратившего силу Приказа от 18.09.2008 № 152, но полагаем, что ими можно руководствоваться и сейчас.

Ответственный за техническое состояние и эксплуатацию транспортных средств проводит предрейсовый или предсменный контроль его технического состояния.  В путевом листе указывают:

• даты и время выпуска транспортного средства на линию;
• даты и время его возвращения;
• даты и время проведения предрейсового или предсменного контроля с отметкой «Выпуск на линию разрешен».

Законодательство не устанавливает, в какой последовательности при оформлении путевого листа нужно проводить предрейсовый медосмотр и предрейсовый или предсменный технический контроль. Следовательно, можете проводить их в любой очередности (Письмо Минтранса России от 08.04.2019 № ДЗ-531-ПГ).

Зарегистрируйте оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов. Если вы ведете журнал на бумажном носителе, его страницы должны быть прошнурованы, пронумерованы. Журнал регистрации путевых листов можно вести в электронной форме. В этом случае заверяйте сведения усиленной квалифицированной электронной подписью и предусмотрите возможность печатать журнал на бумаге (пп. 17, 18 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов).

Порядок заполнения и регистрации путевых листов описан в пп. 8‒18 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов.

Путевой лист удобно заполнять по примерам: Типовая ситуация: Путевой лист: примеры заполнения

Особенности путевого листа для легкового автомобиля

Путевой лист легкового автомобиля заполняйте с учетом общих правил оформления. За основу своей формы вы можете взять форму № 3, дополнив ее всеми недостающими обязательными реквизитами. В маршруте укажите все пункты следования автомобиля. Расход горючего отразите в полном объеме, исходя из показателей приборов. Образцы путевого листа скачивайте в системе КонсультантПлюс:

Образец путевого листа легкового автомобиля (на основе формы № 3 с реквизитами, утвержденными Минтрансом России)

Образец заполнения маршрутного листа работника

Особенности путевого листа для грузового автомобиля

Путевой лист грузового автомобиля заполняйте с учетом общих правил оформления. В зависимости от условий оплаты труда водителя подойдут формы:

• форма № 4-С – по сдельным расценкам;
• форма № 4-П – по повременному тарифу.

Формы дополните всеми недостающими обязательными реквизитами.

Заполните путевой лист и выдайте под расписку. Новый путевой лист выдавайте только после того, как водитель сдаст предыдущий.

Если перевозите материальные ценности, внесите в путевой лист реквизиты товарно-транспортных документов, где указаны характеристики перевозимого груза. Храните путевые листы и товарно-транспортные документы вместе. Образцы путевых листов скачивайте в системе КонсультантПлюс:

Образец путевого листа грузового автомобиля (на основе формы № 4-С с реквизитами, утвержденными Минтрансом России)

Образец путевого листа автомобиля на основе формы П-4 с реквизитами, утвержденными Минтрансом России

Кто подписывает путевой лист?

Путевой лист подписывают водитель транспортного средства и работник, который отвечает за их оформление, например диспетчер, бухгалтер, менеджер.Также в путевом листе должны быть подписи:

• работника, который уполномочен проставлять в путевом листе дату, время и показания одометра при выезде транспортного средства с парковки и при заезде на нее (п. 12 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов);
• медицинского работника, который проводил предрейсовый и послерейсовый медицинский осмотр водителя (п. 15 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов);
• должностного лица, который отвечает за техническое состояние и эксплуатацию транспортных средств (п. 16 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов).

Также в путевом листе могут быть подписи лиц, которые вносят и заверяют данные, предусмотренные формой путевого листа вашей организации. Например, данные о стоимости оказанных услуг, количестве израсходованного топлива может вносить и заверять своей подписью бухгалтер или экономист.

Как исправить ошибки в путевых листах?

Ошибки в путевых листах исправляйте по схеме:

• ошибочную запись зачеркните одной чертой так, чтобы ее можно было прочитать;
• внесите корректную запись;
• сделайте надпись «Исправлено», укажите дату исправления;
• исправление заверьте подписями тех, кто составил путевой лист. Укажите их должности, фамилии и инициалы, другие реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц. Обычно это диспетчер и водитель.

Данный порядок применяют, если нужно исправить документы бухгалтерского учета, в частности первичные. Полагаем, он подойдет и для исправления ошибок в путевых листах (ч. 7 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, пп. 19, 21 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»).

Избежать ошибок при заполнении путевого листа поможет Готовое решение: Как заполнить путевой лист

 Вопрос:

Можно ли оформить один путевой лист на неделю, если рейсов будет несколько?

Ответ:

Путевые листы нужно оформлять строго для одного рейса или одной смены, если на нее приходится несколько рейсов. Если автомобиль выполняет в течение дня один или несколько рейсов, то ему нужен один путевой лист на день. Если же длительность рейса превышает один день, то путевой лист оформляется на целый рейс. Например, водитель в длительной командировке на срок более месяца. Тогда ему достаточно одного путевого листа (п. 9 Обязательных реквизитов и порядка).

Вопрос:

Может ли путевой лист легкового автомобиля заполнить не лично водитель, а другой сотрудник в части показаний одометра?

Ответ:

Да, может. По общему правилу при выезде транспортного средства с парковки и заезде на нее нужно проставить дату, время и показания одометра. Уполномоченное лицо, которое будет это делать, назначает руководитель организации решением.

Автор: старший экономист-консультант «ЧТО ДЕЛАТЬ КОНСАЛТ» Мясникова Анна