Возможности erp систем относительно бизнес процессов организации

В
последнее время в России растет интерес
к интегрированным системам управления
бизнес-процессами. Он обусловлен многими
факторами, в том числе активной поддержкой
внедрения современных технологий в
российскую экономику со стороны
правительства. В частности, существует
объективная необходимость автоматизации
функционирования предприятия для
оптимизации процессов управления и
контроля. Решение подобных задач в
рамках предприятия могут взять на себя
ERP системы.

ERP
(англ. Enterprise Resource Planning — Система
планирования ресурсов предприятия) –
это интегрированная система на базе
широкого класса дисциплин и областей
деятельности, относящихся к технологиям
создания и обработки данных для управления
внутренними и внешними ресурсами
предприятия. Проще говоря, ERP –  это
система управления ресурсами предприятия.
Впервые этот термин использовала
консалтинговая компания Gartner Group в начале
90-х годов. С тех пор концепция ERP прошла
немало этапов развития.

Основные
задачи, решаемые ERP-системами, таковы:

—
общее и структурированное планирование
деятельности предприятия;

—
управление финансами компании;

—
управление кадрами;

—
учет материальных ресурсов;

—
учет и управление снабжением и сбытом;

—
оперативное управление текущей
деятельностью и контроль выполнения
планов;

—
документооборот предприятия;

—
анализ результатов хозяйственной
деятельности.

На
определенном этапе развития бизнес
сталкивается с необходимостью
автоматизации процессов и функций
компании, особенно если речь идет о
крупной корпорации или холдинге. Тогда
и возникает необходимость в
специализированном программном
обеспечении, способном максимально
эффективно организовать процесс
управления. В основе ERP-систем лежит
принцип создания единого хранилища
информационной базы предприятия,
накопленной в процессе ведения бизнеса,
в частности, финансовой информации,
данных, связанных с производством,
персоналом и др.

Современная
практика ведения бизнеса требует, как
правило, индивидуального подхода. Это
в полной мере касается ведения учета и
планирования. Поэтому наиболее эффективно
программное обеспечение, адаптированное
непосредственно под комплексные задачи
конкретного предприятия. Стоимость
такой разработки довольна высока ввиду
индивидуального подхода и особенностей
внедрения, но, как правило, экономический
эффект оправдывает затраты.

Процесс
внедрения ERP-системы на предприятии –
мероприятие технически сложное,
занимающее длительный промежуток
времени. Помимо установки программного
обеспечения и обучения персонала следует
учитывать психологические факторы
внедрения новой системы в корпоративную
культуру, а также важность четкого
функционирования каждого звена.

Концепция
ERP.

Исторически
концепция ERP стала развитием более
простых концепций MRP (Material
Requirement Planning — Планирование материальных
потребностей) и MRP
II (Manufacturing
Resource Planning — Планирование производственных
ресурсов). Используемый в ERP-системах
программный инструментарий позволяет
проводить производственное планирование,
моделировать поток заказов и оценивать
возможность их реализации в службах и
подразделениях предприятия, увязывая
его со сбытом.

Функции
ERP-систем.

В
основе ERP-систем лежит принцип создания
единого хранилища данных, содержащего
всю корпоративную бизнес-информацию и
обеспечивающего одновременный доступ
к ней любого необходимого количества
сотрудников предприятия, наделённых
соответствующими полномочиями. Изменение
данных производится через функции
(функциональные возможности) системы.
ERP-система состоит из следующих элементов:

—
модель управления информационными
потоками (ИП) на предприятии;

—
аппаратно-техническая база и средства
коммуникаций;

—
СУБД, системное и прикладное ПО;

—
набор программных продуктов,
автоматизирующих управление ИП;

—
регламент использования и развития
программных продуктов;

—
IT-департамент и обеспечивающие службы;

—
собственно пользователи программных
продуктов.

Основные
функции ERP систем:

—
ведение конструкторских и технологических
спецификаций, определяющих состав
производимых изделий, а также материальные
ресурсы и операции, необходимые для их
изготовления;

—
формирование планов продаж и производства;

—
планирование потребностей в материалах
и комплектующих, сроков и объёмов
поставок для выполнения плана производства
продукции;

—
управление запасами и закупками: ведение
договоров, реализация централизованных
закупок, обеспечение учёта и оптимизации
складских и цеховых запасов;

—
планирование производственных мощностей
от укрупнённого планирования до
использования отдельных станков и
оборудования;

—
оперативное управление финансами,
включая составление финансового плана
и осуществление контроля его исполнения,
финансовый и управленческий учёт;

—
управление проектами, включая планирование
этапов и ресурсов

Отличие
между ERP-системами и системами
электронного документооборота (СЭД)
в том, что, как правило, в ERP документы
являются машиночитаемыми, и они не
«ведутся», а «проводятся» — уже после
того, как они осуществят свой жизненный
цикл, то есть были созданы, обсуждены,
проверены, согласованы, утверждены
и т. д. А СЭД осуществляет поддержку
такого жизненного цикла человеко-читаемых
документов на предприятии.

Достоинства.

Применение
ERP-системы позволяет использовать одну
интегрированную программу вместо
нескольких разрозненных. Единая система
может управлять обработкой, логистикой,
дистрибуцией, запасами, доставкой,
выставлением счетов-фактур и бухгалтерским
учётом.

Реализуемая
в ERP-системах система разграничения
доступа к информации предназначена (в
комплексе с другими мерами информационной
безопасности предприятия) для
противодействия как внешним угрозам
(например, промышленному
шпионажу),
так и внутренним (например, хищениям).
Внедряемые в связке с CRM-системой
и системой контроля качества, ERP-системы
нацелены на максимальное удовлетворение
потребностей компаний в средствах
управления бизнесом.

Недостатки.

Основные
сложности на этапе внедрения ERP- систем
возникают по следующим причинам:

Недоверие
владельцев компаний высокотехнологичным
решениям, в итоге — слабая поддержка
проекта с их стороны, что делает
осуществление проекта труднореализуемым.

Сопротивление
департаментов в предоставлении
конфиденциальной информации уменьшает
эффективность системы.

Множество
проблем, связанных с функционированием
ERP, возникают из-за недостаточного
инвестирования в обучение персонала,
а также в связи с недоработанностью
политики занесения и поддержки
актуальности данных в ERP.

Ограничения.

Небольшие
компании не могут позволить себе
инвестировать достаточно денег в ERP и
адекватно обучить всех сотрудников.

Внедрение
является достаточно дорогим.

Система
может страдать от проблемы «слабого
звена» — эффективность всей системы
может быть нарушена одним департаментом
или партнёром.

Проблема
совместимости с прежними системами.

Существует
заблуждение, что иногда ERP сложно или
невозможно адаптировать
под документооборот компании
и её специфические бизнес-процессы.
В действительности, любому внедрению
ERP-системы предшествует этап описания
бизнес-процессов компании, чаще всего
сопряжённый с последующим
этапом бизнес-реинжиниринга.
По сути ERP-система являет собой виртуальную
проекцию компании.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Введение

В современных экономических
реалиях объективен факт наличия постоянных изменений в бизнес-среде. Данные
тенденции подразумевают под собой уникальные трансформации процессов в общем
экономическом пространстве, влияющие на подходы к ведению деятельности
отдельных субъектов данной сферы. Перед предприятиями формируются новые
потребности в целях удержания и повышения уровня собственной
конкурентоспособности. Одним из методов таких параметрических преобразований является
использование инновационных ИТ-решений, способствующих впоследствии исключить
спектр рисков, которые могут возникнуть вследствие недостаточных
технологических мощностей у конкретного экономического субъекта.

Проекты внедрения ERP-систем
в хозяйственную деятельность предприятий являются одним из наиболее эффективных
методов перехода на новый уровень организации бизнес-процессов. Уникальность
рассматриваемого в данной работе ИТ-решения состоит в автоматизации организаций
в целом. Эффективность внедрения подобных проектных продуктов в виде ERP-системы
очевидна – исключаются рутинные операции, что высвобождает используемые ранее
ресурсы на предприятии, формируется ряд потребностей в высококвалифицированных
сотрудниках, которые обладают достаточным уровнем знаний и навыков в целях
оперативного ознакомления с функционалом внедряемой системы и последующей
эффективной работы в ней. Также перед предприятиями в случае успешного
внедрения ERP-системы открывается ряд возможностей, благодаря которым
данные экономические субъекты могут занять еще большую долю рынка по причине
расширения собственной деятельности (возможно наращение собственного капитала,
прибыли и др.).

Особенностей проектного
внедрения ERP-систем на сегодняшний день существует огромное
количество. Каждая из них напрямую связана с факторами как внешней, так и
внутренней среды ведения рассматриваемой проектной деятельности. В условиях
нестабильной экономической ситуации крайне важно обращать внимание на каждую из
рассмотренных в настоящей работе особенностей, поскольку любая неточность или
непонимание отдельных этапов проектного внедрения может впоследствии привести к
негативным результатам в виде получения некачественного ERP-продукта
с недостаточным для работы пользователей функционалом. Как следствие подобная
тенденция повлечет за собой и полное неудовлетворение сторон проектного решения
– заказчик не получит необходимый продукт, исполнитель – вознаграждение за
потраченные ресурсы при реализации работ.

Литературный обзор.

Отечественными
исследователями рассматриваются вопросы развития ERP-систем, как
высокоэффективного подхода в автоматизации деятельности отдельных экономических
субъектов. Так, Э.А. Бобровников в своей работе [1, с. 321] детально
рассматривает компоненты проектного внедрения ERP-системы, отмечая значимость
каждого отдельного этапа данной системной деятельности. М.В. Гневанов и Р.Г.
Баранов в своем исследовании [2, с.509-515] подчеркивают значимость
информационной безопасности при использовании ERP-решений в условиях
неопределенности и нестабильности экономической системы. Первопричину всех
подобных изменений рыночной конъюнктуры отмечает в своей работе А.И. Яковчук [6,
56-60], затрагивая вопросы существенности преобразований, как стратегически
необходимых организациям направлений успешного развития собственной
деятельности.

Помимо научных
аналитических исследований отечественных деятелей, в настоящей работе также
были использованы зарубежные информационные источники. Так, на основании отчета
Panorama Consulting Group [13, с.10] была выявлена структура в разрезе степеней
удовлетворенности пользователями реализованной ERP-системы на предприятии –
результаты отчета носят крайне позитивный характер. Кроме того, были
проанализированы статьи экономических исследователей на предмет тенденций
применения ERP-систем в долгосрочном периоде [10]. В целом прикладная
характеристика данного программного продукта оценивается в большинстве случаев
с положительной стороны, поскольку ERP-решения являются одним из наиболее
востребованных путей трансформации бизнеса. Именно современная реальность
является наиболее подходящим временем для осуществления требуемых
преобразований [11].

Цель исследования состоит в системном анализе особенностей внедрения
проектных решений ERP-систем, как одного из направлений высокоэффективной
автоматизации бизнес-процессов предприятий.

Научная новизна заключается в выявлении тенденций развития рынка ERP-систем
в разрезе особенностей данного проектного решения, преимуществ использования
инструментов реализуемых программных продуктов с целью наиболее рационального
использования ресурсов отдельными экономическими субъектами.

2022 – нужное время
для нужных стратегий

Технологические
инновации 2022 года будут являться естественным прогрессом всех сегментов
общественной жизни. Объективная причина развертывания событий инновационного
формата в бизнес-среде берет свое начало в конце 2019 года. Пандемия COVID-19
сформировала необходимость перекладывания бизнес-процессов (БП) в цифровой
(мобильный) формат. Произошло смещение приоритетов в параметрах
функционирования организаций – в настоящее время гибкость и оперативное
принятие качественных решений могут позволить экономическим субъектам выйти на
новый уровень конкурентоспособности [6, с.56-57].

На рисунке 1 представлена
динамика оценки мирового рынка программного обеспечения (ПО) ERP,
предложенная двумя крупными организациями (Apps Run the World и Reportlinker), на регулярной основе формирующими отчеты о
современных тенденциях в социально-экономической среде. По данным рисунка можно
заметить стабильную повышательную тенденцию в отношении перспектив развития
систем ERP на
рынке ПО, что является подтверждением факта востребованности и необходимости
внедрения данного рода систем. Прирост объема рынка ПО в 2022-2024 по оценкам
организаций довольно существенен (на $36 млрд долл. – по оценке Reportlinker, на $2 млрд долл. – по оценке Apps Run the World). Такая тенденция напрямую
связана с потребностью со стороны экономических субъектов наиболее точным и
оптимальным для себя образом вести деятельность, а также осуществлять ее
долгосрочное планирование в целях потенциального исключения риск-факторов,
которые могут негативно повлиять как на эффективность деятельности предприятия,
так и на уровень его конкурентоспособности в целом.

Рисунок 1 – Динамика
оценки мирового рынка программного обеспечения ERP, 2020-2024, млрд долл.
[9]

ERP предоставляет
бизнесу возможности для преобразования собственной деятельности. Причина
кроется в постоянно меняющейся внешней среде: бизнес-ландшафт диктует все новые
условия, под которые системно значимо подстраиваться и предприятиям. Важно в
данном случае адаптировать свое функционирование в разрезе способов
планирования, т.к. это позволяет исключать неблагоприятные ситуации, которые
могут негативным образом сказаться на самой организации, сформировав ряд угроз
и рисков в процессе ее деятельности [2, с. 511].

Необходимость внедрения
рассматриваемого проектного решения формируется потребностями самой
организации. К таковым относят поддержку цифровой экономики, снижение затрат
(как инструмент для захвата рынка), переход к «Интернету вещей» и др.

Внедрение ERP-системы
возможно в деятельность предприятий любых размеров, характеристик, особенностей
и т.д. Иными словами, настройка потенциального введения системного продукта в БП
организации напрямую связана с ее требованиями. Аналитический отчет о
характеристиках и целях внедрения ERP-системы представлен в таблице 1.

Таблица 1 – Особенности ERP-системы и
цели ее внедрения [11]

Особенность	Характеристика	Цель
Повышение эффективности и сокращение времени, затрачиваемых на выполнение задач	Цель ERP-системы – хранение информации в централизованном месте, она доступна конкретным пользователям. Это исключение ситуаций траты времени на ее поиск и очередную обработку для выполнения повседневных задач.	Обеспечение бесперебойности в бизнес-процессах.
Упрощение межведомственных связей	Отделы взаимосвязаны, коммуникация беспроблемна. Получение информации возможно при помощи как межведомственного обмена, так и обращения к централизованной Системе.	Сокращение издержек при информационных обменах между отделами организации.
Стандартизация бизнес-процессов	Упрощение внесения изменений в общедоступные документы и файлы Системы.	Исключение проблем при обработке информации – минимизация операционных рисков.
Автоматизация процедур	Автоматизация детализированных БП в таких отделах, как отдел кадров, бухгалтерия, ИТ, продажи и маркетинг и др.
Формирование удаленного доступа к бизнес-инструментам	Возможность работы с Системой вне зависимости от условий использования устройства подключения к ней.	Постоянный доступ пользователей к единым инструментам бизнес-деятельности, повышение уровня мобильности сотрудников.
Предоставление данных в реальном времени с наивысшей степенью их прозрачности	Принятие решений возможно на основании актуальных сведений об организации и результатах ее деятельности.	Генерация наиболее ценных отчетов о работе предприятия – увеличение прибыли посредством сокращения издержек на основании точного понимания «узких» мест.
Устранение избыточности (переработки)	Исключение двойной работы пользователей, рутинных операций, заменяя системными инструментами.	Сокращение издержек на обеспечение деятельности, возможной к автоматизации.
Поддержание бизнес-инструментов в актуальном состоянии	Постоянно обновляемые технологии ERP-систем исключают риск утраты эффективности организации на соответствующем рынке. централизованная Система позволяет обновлять бизнес-инструменты в совокупности.	Поддержание эффективности предприятия на достаточном уровне – сокращение издержек на приобретение отдельных комплектующих ПО в целях локального обновления Системы.

Сущность ERP-системы. Научно-практическая интерпретация

ERP – это аббревиатура
«Enterprise Resource Planning», дословно «планирование ресурсов предприятия». Такие
системы являются более усовершенствованными версиями ранних моделей ведения
автоматизированной деятельности предприятий. Первоочередная особенность ERP-систем,
которая и позволяет отнести их к новому уровню развития автоматизации БП
предприятия, основана на включении в общую Систему сторонних блоков
деятельности экономических субъектов [4, с.126]. К таковым блокам (подсистемам)
относят MES (Manufacturing Execution System),
KPI (Key Performance Indicators), PDM (Product Data Management), HRM (Human Resource Management) и др. Такое разнообразие является одним из конкурентных преимуществ
данного проектного подхода в современных бизнес-реалиях [8].

Одним из характерных
примеров применения ERP-системы является программа 1С:ERP.
В данной системе эти блоки выделены в виде разделов. Схема подсистем в 1С:ERP
представлена на рисунке 1. Как следует заметить, количество выделяемых
подсистем в общей проектной структуре довольно существенно, что и обуславливает
в достаточной мере комплексность внедрения рассматриваемой Системы.

Рисунок 2 – Схема
подсистем 1С:ERP [8]

Кроме того, еще одной
существенной особенностью данного проектного решения является целевая
пользовательская аудитория. Поскольку ERP-система включает в себя
различные компоненты, ориентация на отдельную категорию пользователей
(например, бухгалтеров при использовании ими исключительно бухгалтерской
системы) устраняется. Подобная тенденция обуславливается уровнями данных в ERP-системе.
На основании таблицы 2 можно заметить, что во главе внедряемого проектного
решения расположена стратегия – совокупность ориентиров деятельности
организации. Следующим уровнем данных являются долгосрочные планы – посредством
стратегического бюджетирования организация может оптимально выстроить прогноз
своего материального развития. Имеют место и иные уровни данных в виде
среднесрочных планов, оперативного учета, бухгалтерского учета и
управленческого учета, которые, в свою очередь, способствуют наибольшему
покрытию организационных требований в отношении успешного и выгодного
функционирования на соответствующем рынке в будущем.

Таблица
2 – Уровни данных в ERP-системе [1]

Enterprise Resource Planning	I	Стратегия (целевые показатели)
II	Долгосрочные планы (стратегическое бюджетирование)
III	Среднесрочные планы
IV	Опер. учет и планы (заказы, платежный календарь)
Бухгалтерский учет	V	Учетные документы (накладные, оплаты, счета-фактуры и др.)
VI	Бух. и налоговый учет, рег. отчетность
VII	Управленческий учет, МСФО

«Проектный треугольник»

Стоит обратить внимание, что, непосредственно,
внедрение проектного решения всегда регламентируется рамками ведения данной
деятельности. Схематичная интерпретация данного правила построения проектного
внедрения представлена на рисунке 3. Суть регламентации заключается в выборе
любых двух из трех сторон «проектного треугольника» – третья сторона зачастую
будет менее существенной по причине постановки приоритетов на другие две. На
практике существуют следующие ситуации: если проектное решение необходимо реализовать
в сжатые сроки и с минимальными материальными затратами, то в результате оно
будет некачественным; если реализация требует минимальных временных ресурсов и
высокого качества – необходимо существенное материальное обеспечение; если
потенциальное внедрение необходимо осуществить с минимальными издержками, но
качественно – требуется существенно больше времени.

Рисунок 3 – «Проектный треугольник» [12]

Участники процесса внедрения ERP-системы

Сторонами процесса внедрения проектного решения
выступают несколько субъектов – заказчик, спонсор, исполнитель и вендор (поставщик
системы). Наглядное представление структуры внедрения ERP-системы
представлено на рисунке 4. Заказчик (ключевое лицо) – это организация,
непосредственно инициирующая весь потенциальный процесс разработки и внедрения Системы
сторонним предприятием (исполнителем). Спонсор проекта – это заинтересованное
лицо (действует со стороны заказчика), непосредственно финансирующее внедрение проектного
решения и желающее получить максимальную выгоду в будущем (наращение прибыли
заказчика). При том, получение выгоды у спонсора может и не быть основной целью
по причине организации финансирования со стороны государства. В таком случае
данное лицо будет задействовано в процессе внедрения с целью координации БП
взаимодействия заказчика с исполнителем. Исполнитель (ключевое лицо)
обеспечивает качественное выполнение работ по внедрению Системы в соответствии
с зафиксированными требованиями со стороны заказчика. Вендор представляет собой
организацию, которая производит определенное ПО с целью дальнейшей продажи
лицензий на него заинтересованным лицам. Ключевым фактом здесь является именно
реализация не самого продукта, а лишь прав на пользование базовой (типовой)
системой потенциальными потребителями.

Рисунок 4 – Стороны проектного внедрения ERP-системы
[1]

Важными факторами, влияющими на каждый из
рассмотренных выше компонентов «проектного треугольника», являются цели двух сторон-субъектов
внедрения ERP-системы: заказчика и исполнителя.
Заказчик, в свою очередь, стремится спланировать как можно больший объем работ
в наиболее сжатые сроки с минимальными материальными затратами. Исполнитель
ставит перед собой диаметрально противоположные заказчику цели – ему необходимо
минимизировать объем работ (реинжиниринг бизнес-процессов), при этом, увеличив
срок и бюджет взаимодействия с заказчиком. Иными словами, исполнитель стремится
к получению наибольшей прибыли в ходе реализации внедрения проектного решения
на достаточном для заказчика уровне.

Реинжиниринг бизнес-процессов

Важно отметить сущность понятия «реинжиниринг
бизнес-процессов». Со стороны исполнителя данный этап при проектировании своей
деятельности в соответствии с требованиями заказчика является крайне существенным.
Его значимость обуславливается определенным переосмыслением всей совокупности БП
организации с целью выявления:

·
наиболее проблемных сторон деятельности предприятия;

·
процессов, которые возможно консолидировать;

·
выгодного варианта реализации планируемого решения при внедрении ERP и др.

При самом внедрении ERP-системы
в деятельность организации необходимо также конкретно понимать, какие именно
подсистемы (бизнес-процессы в них) важно автоматизировать в первую очередь. Для
этого следует ориентироваться, прежде всего, на постановку технического задания
со стороны заказчика и имеющиеся на данный момент у него определенные компоненты
в используемой Системе. Такой подход является наиболее рациональным с точки
зрения всех сторон «проектного треугольника», поскольку при варианте реализации
«всего и сразу» необходимый результат может быть и вовсе не достигнут, что, в
свою очередь, может привести к пагубным последствиям как при этапе разработки программного
продукта, так и при его последующем внедрении в деятельность.

Методологии внедрения проектного решения ERP-системы

Также немаловажным аспектом внедрения ERP-системы в
деятельность предприятия является выбираемый подход к управлению данным проектом.
Такая необходимость, в свою очередь, являющаяся очередной особенностью
проектного внедрения ERP-систем, напрямую связана с потребностью наилучшим
образом организовать пространство для различных сегментов общего процесса.

Каждое предприятие сегодня осуществляет свою
деятельность в условиях постоянно меняющейся внешней среды. Эта характеристика
бизнес-условий существенным образом влияет и на варианты приспособления к этим
изменениям. А.И. Яковчук считает, что «изменения – это то, что постоянно и необходимо
для стратегического развития» [6, с. 56]. Иными словами, организациям крайне
важно находиться в перманентом статусе принятия изменений внешней среды
посредством преобразований собственной деятельности.

В рассматриваемом случае речь идет о методологии
реализации этих преобразований, как системно значимом инструменте мониторинга
каждого отдельно взятого этапа внедрения Системы. Под методологией понимается
совокупность правил и методов управления проектной деятельностью с целью
достижения необходимого результата.

Технологии управления проектами на сегодняшний день
условно можно разделить на несколько категорий: гибкие, классические и
гибридные. Гибкие подходы (Agile) к ведению проектной деятельности основаны на
итерациях. Итерации представляют собой поэтапные короткие процессы,
исполняющиеся до того времени, пока необходимый результат не будет достигнут. Построение
работы при таких подходах строится из циклов, каждый из которых длится по 2-4
недели. Классические подходы предполагают построение процесса внедрения в
последовательном формате. При использовании данного подхода четко зафиксированы
такие этапы, как обследование, моделирование, проектирование, разработка,
реализация, загрузка исторических данных, обучение пользователей,
опытно-промышленная эксплуатация с сопутствующей технической поддержкой, а
также пост-проектное сопровождение. Гибридные – сочетают в себе отдельные
способы ведения проекта с позиции как гибкого, так и классического подходов.

Выбор методологии внедрения проекта напрямую влияет
на его результативность в будущем. В современных реалиях отсутствует конкретно
сформированная стратегия выбора того или иного варианта ведения системы
проектных процессов, что связано с особенностями каждого отдельно взятого
внедрения ERP-системы. Зависимость выбора определенной методологии является
следствием концепции «проектного треугольника» – например, в случае внедрения
ERP-системы, основанной на программном продукте 1С, выбор методологии будет
определяться сроками планируемых работ, их стоимостью, объемом, интенсивностью
загрузки пользователей со стороны Заказчика, а также оперативностью перехода к
опытно-промышленной эксплуатации.

Безусловно, каждый из вышеперечисленных подходов к
реализации проектного внедрения имеет как свои преимущества, так и недостатки.
Например, при использовании классического варианта организации работ по
потенциальному внедрению ERP-системы в деятельность предприятия требуется
существенно больше времени. Такая необходимость обуславливается конкретным
планированием деятельности, включающим в себя фиксацию технических заданий,
инструкций и других формальных документов, без которых невозможна полноценная
реализация проектных работ. К сферам применения данного подхода стоит отнести
реализацию проектов по автоматизации бизнес-процессов в государственных
учреждениях, бюджетных организациях, что связано с необходимостью со стороны
заказчиков иметь подтверждающую документацию по каждому этапу с целью
формализации работ, их бюджета и сроков [7]. Одним из существенных недостатков
данного подхода является невозможность пользователей в реальном времени
тестировать разрабатываемую Систему – первые результаты заказчик может ощутить
не менее, чем через год разработки и постепенного внедрения ERP-решения. Такая
ситуация связана не только с многочисленностью этапов, необходимых для
полноценного и качественного внедрения ERP-системы, но и с масштабностью
используемого программного продукта. Также имеет место риск появления
дополнительных трудозатрат при опытно-промышленной эксплуатации в случае выявления
неточностей, которые являются следствием недостаточной проработки вопросов на
этапе проектирования Системы.

Гибкие подходы ведения проектов (Agile-подходы)
являются противоположностью классических методов. Методология Agile имеет ряд
конкурентных преимуществ перед классической моделью внедрения ERP-системы, в
связи с тем, что последняя довольно бюрократична, ее характеристики не
позволяют оперативно реагировать на запросы заказчика, а это, в свою очередь,
сокращает степень мобильности проектной деятельности и может сформировать ряд
негативных тенденций при дальнейших реализуемых работах. Цель гибкой
методологии – предоставление заказчику в короткие сроки минимально
жизнеспособного продукта, который не является конечным вариантом разработанной
и готовой к внедрению Системы, но способен решить ключевую потребность
пользователей. При данном подходе первый результат может быть предоставлен
заказчику уже через 2-3 месяца, что существенно меньше, чем при реализации
проекта посредством классического подхода. Также к преимуществам agile-подхода
реализации ERP-системы стоит отнести активную коммуникацию с заказчиком на
каждом этапе проектных работ, оперативное решение задач, быстрое получение
обратной связи и др. Однако к недостаткам следует причислить ограниченность
сфер использования – данный подход ориентирован на внедрение Системы в средних
компаниях (производственных, торговых) с численностью сотрудников до 1000
человек. Кроме того, в связи с отсутствием заранее четко зафиксированного плана
работ, как при классических подходах реализации проекта, имеет место
возникновение риска утери системно значимых характеристик и параметров
ERP-системы. Вследствие этого отсутствует и возможность более точного
определения сроков и бюджета проекта, что порождает новые риски несоответствия
ожиданий со стороны заказчика.

Риск-факторы внедрения ERP-системы

Точное осознание процедуры разработки и внедрения
проектного решения в деятельность организации позволяет исключить целый спектр
рисков, при том, в каждом отдельном проекте внедрения Системы он может быть существенно
специфичен по причине индивидуальных требований со стороны заказчика. Обычно
выделяют такие формы рисков, как:

1)
риски границ проекта (непосредственно связаны с требованиями «проектного
треугольника» – ошибочное выявление необходимых трудозатрат, неточности в
расчетах бюджета проекта внедрения и др.);

2)
риски со стороны заинтересованных сторон (отсутствие четко
сформулированных требований к БП организации, недостаточность в уровне
коммуникаций между исполнителем и заказчиком, осуществление работ несколькими
командами при отсутствии точной постановки общей архитектуры проектного решения
и др.);

3)
технические риски (проблемы с потенциальной интеграцией внедряемой
Системы с иными системами с целью полноценного функционирования ПО в БП всех
уровней деятельности предприятия, недостаточный уровень мощностей аппаратной
части для серверов тестирования и разработки и др.);

4)
организационные риски (негативное поведение непосредственных
пользователей Системы на начальных этапах промышленной эксплуатации – нежелание
принимать изменения, т.к. они могут требовать существенного объема ресурсов на
их принятие и практическое изучение и др.);

5)
риски внешней среды.

Перспективы развития внедрений ERP-систем

Однако, несмотря на все вышеперечисленные риски
внедрения ERP-системы, в большинстве случаев реализация
проектного решения в организациях демонстрирует положительные эффекты. По
результатам проведенного исследования организациями Apps Run the World и Panorama Consulting Group в 2021 году (рисунки 5 и 6) можно
сделать вывод о том, что большая часть пользователей (в том числе
непосредственное руководство) положительно относятся к внедрению ERP-систем в деятельность своих организаций: по оценке Apps Run the World удовлетворенными внедрением проектного решения
считаются более половины всех опрошенных респондентов (53%), по оценке Panorama
Consulting Group – около трети (32%). Негативно к внедрению ERP-систем
относится не столь существенное число респондентов: по оценке Apps Run the World эта
доля опрошенных составляет около 8-9%, а по оценке Panorama Consulting Group –
около 20-21%.

Рисунок 5 –
Удовлетворенность организаций при выборе ERP-систем по
исследованию Apps Run the
World, 2021 [9]

Рисунок 6 –
Удовлетворенность организаций при выборе ERP-систем по
исследованию Panorama Consulting Group,
2021 [13]

Безусловно, стоит сказать, что наличие респондентов,
крайне негативно относящихся к внедрению ERP-системы,
может быть напрямую связано с вышеизложенными рисками проекта. Однако
благоприятных тенденций при внедрении проектного решения в существенное число
раз больше, в связи с этим неоспорим факт успешного использования Системы
пользователями, которое проявляется в увеличении количества выгод (наращение
капитала, прибыли и т.д.) для организаций, что позволяет им стать более
конкурентоспособными в условиях современной рыночной конъюнктуры.

Выводы

Таким образом, можно сделать вывод о том, что проектное
внедрение ERP-систем является уникальным способом
автоматизации деятельности предприятия. ERP – это система, позволяющая осуществить наиболее рациональное
планирование ресурсов организации. Реализация перехода (автоматизации) на более
инновационные форматы ведения деятельности возможно посредством выработки
стратегии проработки требований к бизнес-процессам. Четкое их формулирование
осуществляется заказчиком (сторона-инициатор всего потенциального процесса
внедрения Системы), реализация работ – исполнителем. Кроме того, в процессе
внедрения ERP-систем также задействованы вендор
(поставщик лицензий на ПО) и спонсор (заинтересованное, финансирующее лицо со
стороны заказчика).

Целесообразность внедрения ERP-системы
заключается в потенциальном усовершенствовании организации при помощи наращения
ее конкурентоспособности, которая впоследствии функционирования проектного
решения обеспечивается за счет использования наиболее автоматизированных
процессов ведения деятельности (исключаются рутинные операции, как следствие –
сокращаются издержки на их поддержание и т.д.). Безусловно, существует
совокупность факторов, которые могут негативно повлиять на процесс внедрения ERP-системы. Однако каждый из них может быть разрешен
посредством, например, организации наиболее тесного и качественного взаимодействия
между исполнителем и заказчиком по вопросам детализации требований к
определенным сегментам потенциально действующей Системы, непосредственно, в
деятельности предприятия.

Динамика развития рынка программного обеспечения,
рассмотренного в настоящей работе, имеет повышательную тенденцию. Также,
удельные доли респондентов (организаций, внедривших ERP-систему
в свои бизнес-процессы), которые удовлетворены реализованным решением,
достаточны для оценки перспектив роста рынка данного ПО исключительно с
положительной стороны. Такие аналитические прогнозы представляют собой достаточный
аргумент в пользу приобщения еще большего числа организаций к активному
внедрению и использованию ERP-систем, как одного из
крайне эффективных методов автоматизации бизнес-процессов организаций с учетом
требований современных направлений и форм ведения деятельности.

Оглавление

1.Определение ERP системы. Для чего используется ERP система

2.Из чего состоят ERP системы. Модули ERP системы

3.Алгоритм создания ERP. Этапы ERP

4.Какие преимущества получает предприятие от внедрения ERP

5.Критерии выбора ERP систем

6.Обзор ERP систем

Выводы

Многие компании еще не знают, что такое ERP-системы и зачем они используются. В основном, их применяют крупные предприятия, а малый и средний бизнес упускает возможности оптимизации с помощью ERP. Что такое ERP и зачем она нужна, как выбрать лучшую систему вы узнаете из статьи.

Кроме того, в нашем обзоре представлены ТОП ERP – систем, которые доказали свою эффективность.

Программное обеспечение для планирования ресурсов предприятия (ERP) используется для управления повседневной деятельностью компании. Оно помогает управлять такими функциями, как бухгалтерский учет, человеческие ресурсы (HR), закупки, отношения с клиентами (CRM), цепочка поставок, производство, проектирование, техническое обслуживание, проекты, обслуживание и многое другое.

Это интегрированная система, а не отдельное программное обеспечение, разработанное для конкретных бизнес-процессов. С ее помощью вы можете собирать, хранить, управлять и интерпретировать данные от различных бизнес-единиц.  ERP используется для автоматизации процессов бэк-офиса и оптимизации связанных рабочих процессов. ERP помогает управлять бизнес-процессами различных отделов и функций через централизованное приложение. 

Компании переходят на ERP по трем основным причинам:

•         Для интеграции финансовых данных. Финансовые службы имеют свой собственный набор показателей выручки, продажи – другой набор данных, а в итоге у разных бизнес – единиц могут быть свои варианты отчетности. ERP создает унифицированную версию, собирая данные в единую систему.
•         Стандартизация производственных процессов. Стандартизация процессов и использование единой интегрированной компьютерной системы может сэкономить время, повысить производительность и сократить численность персонала.
•         Стандартизация кадровых процессов.  В компаниях с несколькими бизнес – подразделениями у HR может не быть единого простого метода для отслеживания рабочего времени сотрудников и ведения документооборота. ERP может это исправить.

Виды ERP можно сгруппировать следующим образом:

1.     Локальная ERP. Локальная ERP-система находится на сервере. Первоначальные вложения в обычную ERP довольно высоки, но это компенсируется повышенной безопасностью и правом собственности.  Коробочные ERP – решения обычно более популярны среди крупных компаний.
2.     Облачная ERP. Облачная ERP  – это тип развертывания ERP, который позволяет компаниям централизованно управлять данными через подключение к Интернету. Другими словами, ваш поставщик ERP несет ответственность за бесперебойную работу этой системы, и контролирует ее через свой сервер.  Стоимость инвестиций в облачную ERP-систему намного ниже, чем в локальную ERP-систему. Пользователи несут накладные расходы в виде абонентской платы. Облачные ERP-решения более популярны среди малого и среднего бизнеса.

1. Универсальная ERP. Многие коробочные и облачные ERP-решения универсальны. Они адаптируются к процессам разных сфер деятельности. Эти решения имеют широкие возможности настройки и интеграции для соответствия различным отраслевым требованиям. 
2. ERP с открытым исходным кодом. Решения ERP с открытым исходным кодом предоставляют компаниям гибкость в разработке и интеграции своих приложений в ERP. Для разработчиков открытый исходный код повышает удобство использования и принятие пользователями, потому что ERP может создавать настраиваемые процессы.
3. Вертикальная ERP. Это отраслевые ERP. Разработчиками таких ERP являются стартапы или небольшие компании, которые пытаются сосредоточиться на какой-либо нише, такой как строительство или розничная торговля. 
4. ERP для малого бизнеса. Это готовые облачные или локальные ERP-решения. Часто такая ERP представляет собой модульную систему с ограниченным функционалом. Вместо системы с полным комплектом модулей, ERP для малого бизнеса обслуживают один или два бизнес-процесса и не учитывают прочие. К примеру, в системе есть только функции управления персоналом и бухгалтерского учета, с дополнительно настраиваемыми опциями для CRM, управления запасами или цепочкой поставок. Иногда ERP для малого бизнеса также называют облегченной ERP.

Из чего состоят ERP системы. Модули ERP системы

Перечислим основные модули, которые можно найти в любой ERP-системе.

Бухгалтерский учет

Модуль учета управляет всем входящим и исходящим денежным потоком. Модуль помогает компаниям обрабатывать различные бухгалтерские операции, такие как расходы, балансы, сверка банковских счетов, составление бюджета, налоговое управление и т. д. Самое главное, что компания может составлять финансовую отчетность с помощью всего нескольких щелчков мышью в этом модуле.

CRM

Модуль CRM (Управление взаимоотношениями с клиентами) помогает улучшить показатели продаж за счет лучшего обслуживания клиентов и построения постоянных отношений с клиентами. Модуль помогает компаниям отслеживать и собирать подробную информацию о своих клиентах, включая историю их общения, звонков, встреч, прошлых покупок и т. д.

HRM

Модуль HRM (Human Resource Management) помогает повысить эффективность работы отдела кадров. Модуль помогает компаниям управлять кадровыми документами, движением, эффективностью сотрудников, такими как аттестация, описания должностей, KPI, посещаемость, отпуск и многое другое. Управление заработной платой – одна из наиболее важных функций в модуле HRM, которая предназначена для управления заработной платой, командировочными расходами и компенсациями.

Продажи

Этот модуль предназначен для обработки рабочего процесса продаж, такого как запросы на продажу, предложения, заказы и счета-фактуры. Интеграция модулей продаж и CRM может ускорить цикл продаж и принести компании большую прибыль.

Инвентаризация

Модуль инвентаризации предназначен для отслеживания и управления запасами в компании. Кроме того, он также включает в себя мониторинг уровней запасов, планирование заказов, прогнозирование покупок и создание отчетов о запасах. Многофункциональная ERP-система позволяет интегрировать инвентаризацию со сканерами штрих-кода или SKU. Модуль инвентаризации более эффективен, если интегрирован с модулем закупок.

Закупки

Этот модуль управляет процессами закупки товаров. К ним относятся список поставщиков, запросы предложений и анализ, заказы, складской документооборот. Этот модуль можно интегрировать с модулем инвентаризации для оптимального управления запасами. В модуле настраивается автоматический заказ поставщику, когда запасы снижаются до минимально допустимого уровня.

Производство

Этот модуль работает для повышения эффективности производственных процессов, таких как: планирование продукции, маршрутизация перемещения материалов, ежедневный мониторинг производства и ведомость расхода материалов. Усовершенствованная система ERP позволяет интегрировать производственный модуль со сканерами штрих-кода или RFID.

В дополнение к этим основным функциям существуют более продвинутые платформы ERP, которые включают бизнес-аналитику, управление активами и электронную торговлю. Модульная конфигурация ERP позволяет скомпоновать ее под свои потребности или установить целиком для охвата всех важных бизнес – процессов предприятия.

Алгоритм создания ERP. Этапы ERP

Необходимые этапы внедрения ERP:

•         Предварительная оценка: этот этап начинается, когда компания решает перейти на систему ERP. Оценивается реальная потребность в системе и те проблемы, которые необходимо устранить с ее помощью.
•         Бюджетирование.  Более половины внедрений ERP превышают бюджет.  Хорошей отправной точкой является предположение, что стоимость внедрения ERP потребует, как минимум, 1% годовой валовой выручки предприятия.

Затем вы должны включить все перечисленные факторы в свой бюджет внедрения, чтобы избежать скрытых затрат: апгрейды оборудования/сети (они будут намного выше, если вы внедряете локальную систему), плата за обучение, настройку и консультации, лицензия или абонентская плата, оплата рабочего времени сотрудников. 

Сумма, которую вы можете рассчитывать заплатить за ERP, будет варьироваться в зависимости от ряда факторов, начиная от размера бизнеса, требований и количества пользователей.

•         Оценка и выбор ERP. Системы не одинаковы, у каждой есть свои преимущества и недостатки. Этот процесс должен исключить те ERP, которые не соответствуют потребностям и бизнес-процессам компании.
•         Настройка на сервере или облачной версии. Возможна собственными силами или с помощью поставщика системы.
•         Тестирование. Тестирование покажет слабые места и позволит устранить недоработки.
•         Обучение конечных пользователей: это этап, на котором пользователя системы обучают тому, как ее применить на практике. Каждый сотрудник проходит обучение работе, которую собирается выполнять.
•         Пост-реализация: текущая эксплуатация и постоянная поддержка системы. На этом же этапе производятся необходимые улучшения и обновления.

В основном, обновления программы происходят автоматически в облачной версии, а для локальной поставляются разработчиком.

Какие преимущества предприятие получает от внедрения ERP

С развитием цифровизации многие компании ищут решения для планирования корпоративных ресурсов.  Согласно последним статистическим данным,  81% крупных мировых компаний находятся в процессе внедрения ERP или успешно внедрили ее. Они никогда бы не подумали о внедрении ERP, если бы системы не имели преимуществ для их бизнеса.  Отдельно отметим, что возможности ERP пригодятся не только крупному, но и МСБ, работающему в производственной сфере, ритейле, логистике. Давайте разберемся в преимуществах ERP-системы для вашего бизнеса:

·         Оптимизация эффективности

Системы планирования ресурсов предприятия служат для упрощения различных бизнес-процессов, выполнение которых вручную требует много времени и усилий. Повторяющиеся задачи, такие как инвентаризация, назначение задач сотрудникам, контроль рабочего времени, распределение заработной платы, создание финансовых отчетов, – все это может выполняться автоматически.

Автоматизируя процессы, ваши сотрудники могут сосредоточиться на своих основных задачах. Например, отдел маркетинга может собирать ежедневные данные о трафике, не запрашивая их у ИТ-команды, бухгалтерия может создавать отчеты, связанные с реализацией, не полагаясь на менеджеров по продажам.

ERP-системы также обеспечивают быстрый доступ к данным для менеджеров и заинтересованных сторон компании. Лица, принимающие решения, могут отслеживать ключевые показатели эффективности через панель управления. Все необходимые данные могут быть сгенерированы в режиме реального времени.

·         Улучшение сотрудничества в команде

Внутрифирменное  сотрудничество – важная и часто необходимая часть бизнеса. Система ERP устраняет барьеры между отделами компании. С данными, хранящимися в централизованном и согласованном программном обеспечении ERP, отдел может получить доступ к данным из других отделов. SaaS или облачная ERP может расширить существующее межгрупповое сотрудничество в нескольких офисах в разных городах через Интернет.

·         Снижение эксплуатационных расходов

Системы ERP также помогают компаниям экономить на эксплуатационных расходах. Поскольку большая часть операционной деятельности автоматизирована, можно надлежащим образом предвидеть различные сбои, задержки и поломки. Всю сложную работу можно выполнить быстрее, что сократит время выполнения заказа. Компании также могут сократить трудозатраты, поскольку решения ERP берут на себя множество повседневных задач.

·         Повышение безопасности данных

Решения ERP имеют средства контроля для предотвращения утечки данных.  Администраторы, отвечающие за управление данными компании, могут предоставлять сотрудникам ограниченные права доступа. Например, финансовые аналитики могут скрывать некоторые важные данные, предоставляя сотрудникам разрешение на просмотр ограниченных финансовых результатов.

Администраторы также могут быстро отключить доступ уволенных сотрудников и предоставить доступ новым. Решения ERP также показывают действия пользователей, поэтому администраторы могут легко идентифицировать несанкционированные действия или подозрительные модели активности в системе.

•         Прогнозирование

Инструменты отчетности ERP используют аналитику, основанную на данных. ERP с инструментами бизнес – аналитики используют машинное обучение и алгоритм прогнозирования, которые позволяют выстраивать годовые и долгосрочные прогнозы.

Критерии выбора ERP систем

Если у вас уже установлена ERP – система, то оцените, нужна ли вам новая ERP или просто обновление. Сегодня многие ERP-решения построены по модулям. Вы можете просто интегрировать модуль, например, расчет заработной платы, с текущими приложениями. Таким образом, вы минимизируете перерыв, связанный с установкой и затраты. Но, если ERP-система старше десяти лет, возможно, стоит ее заменить. Основные критерии выбора ERP-систем:

·         Соответствие индивидуальным потребностям

У каждой компании разные задачи и потребности. Хорошее программное обеспечение ERP можно адаптировать к уникальным потребностям каждого бизнеса. Убедитесь, что вы понимаете проблемы, с которыми сталкивается ваш бизнес, и сопоставьте их с теми решениями, которые предлагает поставщик программного обеспечения.

·         Жизнеспособность компании – разработчика и отзывы

Узнайте подробную информацию о своем поставщике, в том числе об опыте предоставления ERP-решений для различных предприятий. Кто клиенты разработчика? В каких отраслях они работают? Какой опыт работы у поставщика ERP-системы? Не забывайте об отзывах, их можно посмотреть на сайте или связаться с теми, кто работает с конкретным ПО. 

·         Поддержка

Поддержка является важным элементом на каждом этапе проекта, который состоит из: анализа требований, планирования проекта, реализации, конфигурации, обучения, текущей поддержки и сервисного обслуживания. Убедитесь, что с вашим поставщиком можно легко связаться, когда в системе ERP возникают проблемы или когда у вас есть какие-либо вопросы, связанные с системой.

·         Интеграция и настройка

Хорошее программное обеспечение ERP легко настраивается и интегрируется с другими программами. Даже если сейчас вам не понадобится интеграция или дополнительные настройки, это должно быть реализуемо в будущем из-за изменения бизнес – потребностей. По мере роста бизнеса потребности становятся все более сложными.  Убедитесь, что выбранное программное обеспечение ERP легко адаптируется к масштабу вашего бизнеса.

·         Процесс реализации

Одним из основных факторов, которые необходимо учитывать при выборе программного обеспечения ERP, является продолжительность внедрения. Срок внедрения ERP обычно зависит от того, сколько корректировок необходимо внести. Чем больше настроек, тем дольше процесс внедрения. Внедрение облачной ERP, как правило, происходит быстрее и проще, чем коробочной. 

·         Расчет бюджета

Программное обеспечение ERP, предлагающее более низкие затраты, может минимизировать расходы вашей компании. Но с другой стороны, относительно недорогое программное обеспечение может потребовать более длительного процесса внедрения, и результат будет менее эффективным. Нужно изучать кейсы, примеры внедрения, запрашивать расчеты о возможной экономии и сопоставлять со своими планами.

Обзор ERP систем

Рассмотрим популярные ERP с доказанной эффективностью:

•         Платформа управления бизнесом Oracle ERP Cloud – это комплексное решение, которое предоставляет пользователям интегрированную систему для крупных предприятий, от телекоммуникационных и торговых фирм до фармацевтических и производственных компаний. Оно поставляется с функциями финансового планирования, инструментами управления рисками, возможностями выполнения проектов, а также опциями мониторинга соответствия. Кроме того, Oracle ERP Cloud также предлагает пользователям модуль управления производительностью, который поможет оценить продуктивность вашего предприятия и определить, как улучшить общие операции.
•         1С  ERP –многофункциональный российский софт с высокой адаптивностью. Предлагает надежный набор функций, которые решают вопросы финансового управления, управления человеческими ресурсами, управления цепочкой поставок, продажами и совместной работы. 

•    Галактика ERP – российская разработка, учитывающая особенности отечественного бизнеса и финансовой отчетности. Включает все основные модули, хорошо масштабируется и автоматически обновляется с выходом новых версий.
•         SAP ERP – платформа, которую используют более 200 000 компаний по всему миру, включает функции управления цепочками поставок и взаимоотношений с клиентами и может интегрироваться с различными приложениями и модулями для других бизнес-процессов. Помимо хорошо масштабируемого интерфейса, эта платформа уникальна еще и тем, что ее можно развернуть локально, в облаке или в качестве гибридной модели.

В таблице представлены плюсы и минусы топовых систем.

ТОП систем ERP

№ п/п	Наименование	Основной функционал	Плюсы	Минусы	Тарифы
	Oracle Cloud ERP	Управление производством и цепями поставок. Проектное управление. Финансовое планирование и учет. Аналитика по всем системам предприятия	Предиктивное планирование Встроенный искусственный интеллект Легкая модернизация и адаптация под потребности	Тариф и стоимость лицензии нужно запрашивать отдельно Потребует серьезной подготовки сотрудников и много времени на комплексное внедрение	Цена по запросу
	1С  ERP	Весь комплекс операционного управления: производство, закупки, склад, управление ремонтами, продажами, затратами, себестоимостью.  Функционал CRM, Управление финансами, бюджетирование, казначейство. Совместимость с 1С-8.	Более 50 отраслевых решений Корпоративное сопровождение Быстрый переход от других поставщиков Международный финансовый учет Интеграция с системой «Честный знак»	Высокая стоимость	Коробочная версия от 432 000 руб. Облачная – от 1000 руб. за сеанс.
	Галактика ERP	Планирование производства, материально-техническое обеспечение, логистика и контроллинг. Логистика склада, управление поставками. Управление кадрами. Бухгалтерский и финансовый учет.	Интеграция с любым ПО Финансовый анализ и бюджетирование	Тариф и стоимость лицензии нужно запрашивать отдельно	Цена по запросу
	SAP ERP	Управление логистикой закупок. Управление маркетингом и продажами. Бухгалтерский и финансовый учет. Бизнес – аналитика. Отраслевые решения.	ИИ, машинное обучение и расширенная аналитика Специальные решения для малого и среднего бизнеса	Тариф и стоимость лицензии нужно запрашивать отдельно	Цена по запросу

Перед тем, как сделать окончательный выбор, проведите сравнение ERP. Все поставщики дают бесплатные консультации и предоставляют демо – версии системы.

Выводы

Ведение бизнеса вручную или устаревшими методами только оставит ваш бизнес позади. Если другие владельцы бизнеса автоматизировали свои операции, то почему этого не сделали вы?

ERP помогает упростить различные сложные процессы, повысить эффективность, снизить затраты и оптимизировать производительность вашего бизнеса. Это применимо к предприятиям любого размера; маленьким, средним и большим. В условиях все более жесткой деловой конкуренции вы должны быть в состоянии идти в ногу с постоянно меняющимися технологическими тенденциями. А для этого вам нужны возможности ERP.

CRM	ERP
Зачем нужна?
Собирать, хранить и обрабатывать клиентские данные, вести сделки, управлять менеджерами. Плюс ставить планы продаж и следить, как менеджеры их выполняют	Управлять всем предприятием: планировать, как тратить ресурсы, собирать отчетность всей компании, оформлять отгрузку со склада, вести налоговый учет и учет финансов, управлять кадрами
Для кого?
Для отдела продаж	Для всего предприятия
В чем польза?
Автоматизирует отдел продаж, хранит клиентские данные в одном месте. Руководитель может в любой момент проверить: на какой стадии сделка, сколько заявок в работе, какую прибыль принес отдел к середине месяца и сколько планирует принести к концу	Автоматизирует все отделы, связывает их работу в единый процесс. Хранит данные в одном месте, строит общую аналитику, прогнозирует, в каком финансовом положении окажется фирма через месяц, полгода, год
Когда нужна?
Как только бизнес открылся и начал продавать. CRM сразу соберет все клиентские данные, выстроит работу менеджеров по продажам	Если фирма состоит из 2–3 отделов, которые плохо взаимодействуют друг с другом, у них нет единой базы данных, а отчеты строят неделями
Какие функции ключевые?
Аналитика продаж и работы менеджеров. Хранение клиентской базы. Возможность создать воронку продаж и вести по ней клиента, чтобы следить, как быстро закроется сделка. Автоматизация рутины. Работа с заявками и заказами	Управление бизнес-процессами каждого отдела. Планирование закупок и поставок. Планирование производства и доставки. Управление запасами. Бюджетирование. Бухгалтерский и финансовый учет. Маркетинг и продажи

---

Вывод: ERP в бизнесе как крейсер, а CRM — как катер. Если цель ИП или малого бизнеса автоматизировать только продажи, нужна CRM. Если бизнес средний или крупный, тогда берут ERP: она автоматизирует и продажи, и склад, и производство, и логистику и другие отделы.

Из чего состоит ERP-система?

ERP-система состоит из модулей, то есть небольших программных частей. При внедрении системы бизнес собирает свою ERP из тех частей, которые нужны конкретно ему. Например, можно подключить производство и склад, а потом, если надо, добавить логистику.

Бизнес собирает из разных модулей тот программный пакет, в котором он нуждается конкретно сейчас, а за лишнее не платит

Модули объединены базой данных — общим файловым хранилищем. В него попадают все договора, архивы, расчеты бизнеса. Например, кладовщики могут в любой момент зайти и посмотреть документооборот закупщиков.

Третий компонент ERP — это платформа, то есть программная среда, интерфейс, внутри которого сотрудники работают, выполняют операции, вызывают функции. У разных вендоров ERP-платформа выглядит и устроена по-разному.

Ниже мы кратко рассмотрели базовые модули, которые есть в любой ERP-системе.

Финансы

В модуле ведут финансовый анализ, оценивают текущую финансовую ситуацию, создают и хранят отчеты, документы, квитанции. Бухгалтеры проводят сверки, составляют бюджеты, проводят консолидацию. Казначеи управляют ликвидностью, движением денежных средств, долгами. Финансисты — контролируют платежи по заявкам и взаимодействуют с банками.

Управление персоналом

В модуле работают кадровики. Заносят данные о навыках менеджеров, планируют, кому какое обучение провести, ведут воинский учет, учет движения кадров, заработных плат. Еще считают рабочее время, выписывают наряды, оформляют командировки.

Закупки

С модулем работают закупщики. Выбирают поставщиков, закупают материалы и услуги, создают контракты на поставки, анализируют и прогнозируют спрос на разные позиции, чтобы на складах не было избытка или недостатка.

Продажи

Модуль используют менеджеры по продажам. Собирают в нем клиентскую базу, ведут сделки, отслеживают план продаж и нагрузку сотрудников. Модуль сохраняет историю покупок, позволяет создавать воронки продаж. Есть различные автоматизации, которые избавляют менеджеров от рутины — например, рассылки, заполнение договора, закрытие сделки.

Производство

Предназначен для организации производственного процесса. В модуле формируют производственные планы, организовывают межцеховое управление — то есть цех производит не рандомное количество продукции, а ровно столько, чтобы удовлетворить спрос. Через модуль контролируют, как сотрудники выполняют работу.

Склад

Модуль помогает спланировать движение товаров. В модуле кладовщики ведут остатки, управляют раскладкой товара по местам хранения, сборкой, перемещением и разукомплектацией товара.

Преимущества и недостатки ERP-системы

Преимущества

• Экономия на поддержке, обучении и лицензиях. Когда у бизнеса десяток разных систем учета, приходится платить за каждую лицензию, саппорт, обновления.

С ERP вы платите одному вендору разово за внедрение и обучение, а саппорт можете организовать своими силами внутри штата. Что еще важно — можно подключать не все модули, а начать, например, с финансов и производства. Потом, когда появится необходимость, подключить остальные.

• Работающие регламенты. ERP работает по бизнес-процессам, поэтому после внедрения в работе становится больше порядка. Четко прописано, кто, за что отвечает, в какой последовательности делает дела.
• Доступ к любым данным в любой момент. Можно за секунду сформировать отчет, аналитику и статистику, выгрузить тенденции и прогнозы. Данные в базе ERP обновляются в режиме реального времени.
• Улучшенное обслуживание клиентов. Клиентскому отделу не надо вручную собирать данных и строить реестры — ERP делает это автоматически. Плюс история обращения клиента всегда перед глазами — можно сформировать для него индивидуальное предложение.
• Совместная работа. Сотрудники без труда могут обмениваться данными, так как по сути работают внутри одного программного обеспечения.
• Масштабируемость. Если у бизнеса появляются новые отделы, не надо искать на рынке новое ПО, а просто добавляете очередной модуль ERP. Модуль встраивается в уже существующее ПО и базу данных.

Недостатки

• Цена. Лицензия ERP может стоить десятки тысяч долларов и даже выше. Еще компании придется платить за саппорт, пока собственные ключевые пользователи не разберутся, как работает система.

Плюс нужно будет заплатить за настройку ERP под особенности бизнеса — берут почасово, выходит недешево. Общие траты достигают миллионы рублей, такое по карману не каждому предприятию.

• Срок внедрения. На внедрение ERP выделяют полгода-год, а особо крупные предприятия — до пяти лет. Это связано с тем, что бизнес сначала должен пересмотреть работу отделов, прописать регламенты, бизнес-процессы, навести порядок в системах учета.

Еще надо составить и согласовать десятки ТЗ, все настроить, раздать роли, протестировать и обучить персонал. Однако внедрение ERP происходит поэтапно, поэтому уже спустя 3–4 месяца фирма может работать в бета-версии одного из модулей системы.

Как внедрить ERP без убытков: типичные ошибки и как их исправить 

Ошибка 1. Бизнес-процессы только на бумажке

Если в компании нет бизнес-процессов — то есть заранее определенного порядка выполнения работы, ERP только навредит. Работа в системе строится на базе регламентов, в которых указано, какой сотрудник, что делает, в какой последовательности и за какое время.

Если сегодня договор оформляет бухгалтер, завтра — менеджер, послезавтра подхватывает руководитель, в ERP такой бизнес-процесс не добавить. Работать ничего не будет.

Как исправить: упорядочить бизнес-процессы. Нужно прописать регламенты, выдать должностные инструкции, назначить ответственных, а каждую часть работы описать пошагово с учетом времени. Все это должно ежедневно выполняться сотрудниками. Тогда ERP подхватит процесс и автоматизирует уже существующие порядки.

Ошибка 2. При внедрении не учли старое ПО

Когда внедряют ERP, как правило, все старое ПО сносят. Такое решение не всегда верное. Если ERP не может заменить часть старых систем учета, а вы их снесете, данные потеряются, бизнес-процессы нарушатся, а сотрудники не смогут выполнять работу.

Как исправить: не сносить ПО, которое ERP не может заменить, а интегрировать его с системой.

Ошибка 3. Не заложили в бюджет дополнительные траты

Любое долгое внедрение может пойти не по плану, из-за чего нарушаются сроки, затраты растут, приходится отказываться от каких-то модулей и урезать саппорт.

Как исправить: заложить в бюджет больше денег. Точную сумму не посоветуем — это надо обсудить с консультантами. Хорошо, если у них есть смета, где вся работа указана на 10–15% дороже. Удобно прикинуть, во сколько может обойтись внедрение при неудачном раскладе.

Ошибка 4. Сотрудники саботируют систему

ERP внедрили, а сотрудников не обучили. Получилась такая ситуация: ERP номинально у бизнеса есть, но по факту никакого вклада в развитие не вносит, потому что никто в нем не работает.

Как исправить: обучить коллектив работе в ERP без жестких дедлайнов. Обучение нужно проводить по запросам коллектива. Например, отдел не понимает, как закрывать заказы на поставку. Значит, вебинар и инструкции делаете именно на эту тему.

Еще должен быть быстрый саппорт. Если поддержка отвечает сутками, пропадает с радаров или отправляет читать базу знание, это усиливает нежелание сотрудников работать в ERP.

Ошибка 5. В компании нет ответственного за внедрение

То есть формально он может быть, но по факту занят текущими делами и не участвует во внедрении либо плохо разбирается в болезненных местах компании.

Как исправить: назначить ответственным сотрудника, который давно работает в компании и знает предприятие изнутри. Что важно, он должен быть мотивирован, должен согласовывать проектные решения внутри предприятия и развернуто отвечать на вопросы интеграторов.

Ошибка 6. На выходе получили не то, что ожидали

Бывает, проект по внедрению выполнен и пришло время принимать работу, но бизнес заявляет, что ERP работает не так, как ему надо. Но разработчики ссылаются на ТЗ, а правки готовы вносить за дополнительную плату.

Как исправить: в момент составления ТЗ требуйте полную детализацию всех элементов системы. Узнавайте, не может ли вендор разработать прототип или показать системы других заказчиков. Замечания по прототипам лягут в основу вашего ТЗ. Оно получится полным, четким, подробным.

И даже если ТЗ уже составили, а оно непонятно или что-то прописано общими словами и терминами, попросите расшифровывать. Не подписывайте ТЗ, пока досконально не поймете в нем каждую строчку.

Ошибка 7. Выбрали ERP, когда хотели наладить другое

В первую очередь ERP должна автоматизировать те процессы, которые приносят бизнесу прибыль, например производство, перевозки, закупки. Тогда система окупится.
Если бизнес хочет автоматизировать отделы, которые к прибыли отношения не имеют, будет провал. Ресурсов потратите много, а окупаемости не увидите.

Как исправить: разобраться, что надо автоматизировать через ERP и зачем. Если надо автоматизировать только продажи, возможно, хватит и CRM. По цене дешевле, а по внедрению проще. Или надо автоматизировать кадры — тогда нужен HRM.

Ошибка 8. На презентации ERP не задали уточняющие вопросы

Презентация ERP прошла хорошо, но после внедрения системы ожидания не совпали с реальностью.

Как исправить: просите полную информацию о функциональных возможностях, инструментах и опциях ERP. Например, пусть консультанты покажут технические документы и инструкции. Изучите и попробуйте прикинуть, насколько это вам поможет.

Хорошо, если есть возможность попробовать систему. Потыкать кнопки и пройтись по цепочке конкретных бизнес-процессов, посмотреть изнутри, как все работает. Отметьте, что удобно, что нет, спросите можно ли это поменять и сколько будет стоит.

Шпаргалка по ERP — что надо запомнить?

• ERP-система — это программный пакет из модулей. Используют, чтобы управлять всеми отделами предприятия централизованно.
• Если предприятие работает без регламентов, отчеты строят месяцами, а склад, производство и логисты не могут работать сообща, пора переходить на ERP.
• У каждого отдела свой модуль, то есть кусочек программы. В нем сотрудники планируют закупки, логистику, движение ТМЦ, формируют отчеты. При этом данные попадают в единую базу.
• Среди недостатков ERP — цена: может достигать 2–3 миллионов рублей и выше. Плюс время: внедрение длится год-два, а иногда и до пяти лет.
• Чтобы внедрение окупилось, надо провести подготовительную работу: составить подробные ТЗ, выбрать ответственного за внедрение, проанализировать, какие отделы надо автоматизировать в первую очередь, и др.
• Надо внимательно отнестись к финансовому вопросу. Внедрение может пойти не по плану. Тогда понадобятся дополнительные деньги. Хорошо, если они уже заложены в бюджет.

Высоких вам конверсий!