Вопросы для стратегической сессии компании

Несколько лет назад к нам обратилась крупная компания с запросом на проведение стратегической сессии. «Но только, чтобы не получилось, как в последние два раза!» — настойчиво требовал руководитель. У них был крайне негативный опыт — собирали весь топ-менеджмент загородом и оба раза вынуждены были прерывать стратегическую сессию на половине пути. В итоге, в компании закрепилось устойчивое отторжение этого инструмента.

Мы детально разобрали ситуацию, выяснилось, что основными причинами провала были:

• слабый модератор (внутренний)
• плохо продуманная архитектура сессии
• неинтересная для топов аналитика

Это достаточно популярные причины проблем на стратегических сессиях, но не единственные. Стратегическая сессия — это мощнейший инструмент развития бизнеса, но многое может пойти не так, как надо.

В этой статье мы разберем подробно, как подготовить и провести стратегическую сессию. Опираемся на наш опыт 200+ стратегических сессий, полученный в 50+ разных секторах бизнеса.

Содержание

1. 1. Что такое стратегическая сессия?
   2. Цель и задачи стратегической сессии
   3. Признаки того, что пора провести стратегическую сессию
   4. Подготовка к стратегической сессии
   5. План и этапы подготовки стратегической сессии
   6. Участники стратегической сессии
   7. Заказывать стратегическую сессию или проводить самим?
   8. Как выбрать ведущего стратегической сессии?
   9. Когда и где проводить стратегическую сессию?
   10. Шесть возможных ошибок при проведении стратегической сессии
   11. Можно ли проводить стратегическую сессию онлайн?
   12. Как получить максимальный результат от стратегической сессии?
   13. Итоги стратегической сессии
   14. Что делать после стратегической сессии
   15. Нужно ли пост-сопровождение после стратегической сессии?

1. Что такое стратегическая сессия?

Стратегическая сессия — это формат групповой работы с участием ключевых руководителей и специалистов компании, направленный на разработку среднесрочного (полгода-год) и/или долгосрочного (3-5 лет) плана развития организации.

Стратегическую сессию делают в начале очередного цикла стратегического планирования (у большинства зрелых компаний он составляет 1 год). Компании с бюджетированием проводят стратегическую сессию за 1-2 месяцев до финализации бюджетов. Но, по нашему опыту, большинство делает это в ноябре-декабре.

Стратегическая сессия особенно актуальна, если компании находится в условиях неопределенности: резко меняется рынок, условия ведения бизнеса (приход сильного конкурента, смена бизнес-моделей, …).

2. Цель и задачи стратегической сессии

Главная цель стратегической сессии — силами команды (при необходимости, с помощью внешних консультантов и экспертов) выработать общий курс развития компании.

Дополнительные стратегические цели: актуализировать понимание рынка и своей позиции на нем, «продать» команде необходимость проведения изменений, объединить команду вокруг новых целей, сделать сотрудников причастными к принятым стратегическим решениям.

Самые популярные задачи стратегической сессии:

• Найти новые точки роста бизнеса, опираясь на аналитику и тренды своего рынка, используя групповой разум команды
• Определить Видение и стратегические цели, на 1-3-5 лет вперед
• Согласовать цели и приоритеты в управленческой команде (часто, у ТОПов разные взгляды на дальнейшее развитие бизнеса)
• Обсудить и принять важные для компании решения:
  • смена бизнес-модели,
  • выход на новые рынки,
  • инвестиции в новые продуктовые направления,
  • трансформация орг. структуры, …
• Вовлечь сотрудников, сделать причастным большим целям, снизить сопротивление при проведении будущих изменений

Запросы на стратегическую сессию от наших клиентов выглядят так:

• Разработать стратегию роста компании
• Провести стратегическую сессию с командой
• Провести сессию по новым продуктам
• Разработать стратегию и план развития нового бизнеса
• Выйти на новые рынки сбыта, разработать международные стратегии

Если вы хотите заказать проведение стратегической сессии, свяжитесь с нами. Мы уточним целевые результаты, подготовим предложение. Наш опыт разработки стратегий в 50+ различных секторах и отраслях позволит разработать оптимальное решение под ваши цели.

3. Признаки того, что пора провести стратегическую сессию

• Компания находится в условиях неопределенности, резко меняется рынок, условия ведения бизнеса, конкурентное поле, …
• Обновление и рост команды. Появились новые сотрудники и необходимо выработать с ними единый план действий.
• Необходимость синхронизировать видение дальнейшего развития компании. Каждый отдел занимается выполнением своих задач, но при все должны стремиться к достижению общих стратегических целей.
• Компания выполнила прошлый стратегический план, входит в новый стратегический цикл

Посмотрите кейсы по проведению стратегических сессий

4. Подготовка к стратегической сессии

Перед сессией надо заранее подготовить аналитические данные. Команда не должна терять время на сессии ни на поиск данных, ни на их проверку. Аналитика — это мощнейший источник новых идей, ресурс для появления энергии, мотивации на изменения.

Если не подготовить достаточный объем аналитики, то на стратегической сессии вы получите:

• Мало действительно новых идей
• Низкий масштаб сгенерированных проектов и точек роста
• Неполное раскрытие творческой энергии команды
• Неуверенность команды в правильности выработанных решений.

Алгоритм подготовки аналитики к стратегической сессии:

1. Прежде всего надо подготовить карту “умной аналитики”. Это такой набор разнообразных аналитических методик, которые все вместе:

• Подсвечивают ответы на главные стратегические вопросы, стоящие перед компанией
• Покрывают текущее проблемное поле, в котором находится организация
• Подсвечивают интересные возможности и потенциальные точки роста
• Свежи и непривычны для участников стратегической сессии. Простимулируют дискуссию, дадут новый взгляд на рынок, конкуренцию, внутренние процессы

Пример карты аналитик для торговой компании

2. Затем собираем аналитику. Это может делать команда, если внутри достаточно ресурса и компетенции. Часть данных, требующих узкой экспертизы, могут собирать внешние аналитики, консультанты.

Оптимальная конфигурация: консультанты проводят обучение (например, по технике проведения интервью с Клиентом), а сбор данных (проведение интервью) равномерно распределяется среди сотрудников, входящих в рабочую группу по подготовке к стратегической сессии.

3. Важный этап — верификация данных. Нет ничего хуже, чем споры в достоверности данных. Они уведут участников далеко от достижения стратегической цели страт. сессии.Мы не рекомендуем полностью отдавать сбор данных на сторону — внутри команды на стратегической сессии обязательно должны быть те, кто участвовал в сборе данных. При возникновении сомнений и вопросов они подтвердят достоверность данных, объяснят, из каких источников взята информация.
Поэтому чем больше данных будет собрано силами команды Клиента, тем лучше.

4. Вся аналитика, подготовленная к стратегической сессии должна быть хорошо визуализирована. Информацию менеджеры должны считывать моментально. Долгое ковыряние в цифрах убивает творческую энергию. Да и то, что 15-20 ключевых людей компании оторваны от работы — делает это время очень дорогим.

5. Когда все данные готовы, мы делаем архитектуру стратегической сессии. Последовательность работы с аналитикой должна учитывать естественные циклы восприятия людей. В начале лучше запланировать работу с творческими заданиями, и soft-информацией. Когда команда раскачалась, можно подбросить цифры и тренды, для глубокого анализа. Перед обедом и конце рабочего дня, когда участники устали, хорошо сработают групповые упражнения, острая дискуссия повышает уровень вовлеченности и энергии.

Архитектура стратегической сессии — пример. Виды стратегических сессий

Можно ли провести стратегическую сессию без аналитики?

Да, можно, но есть высокий риск получить минимальное разнообразие идей. По сути, участники будут работать только с тем, что уже есть в их головах. Такие сессии могут быть продуктивны для клиентоконтактирующих сотрудников (продавцов, сервиса, передней линии). У них уже есть достаточный объем опыта, можно выгружать и переваривать его прямо во время сессии. Для топ-менеджеров, которые часто отрываются от рынка, от Клиента — проведение сессии без аналитики — достаточно опасно. Скорее все мы получим те же решения, которые уже доминировали в организации до мероприятия.

Какой минимальный набор аналитики необходим?

Наш опыт показывает, что стоит подготовить, как минимум, два блока данных:

1. Требования собственника — это, по сути, техническое задание акционеров компании на стратегическую сессию. В нем учредители задают:
   • Целевые показатели на ближайшие 1-3 года (требуемый темп роста, целевая рентабельность, чистая прибыль, ..)
   • Ряд обязательных проектов роста. Имеет смысл включать только те инициативы, которые очевидно нужны — то, что не требуют обсуждения командой на сессии
   • Стратегическое видение (включается в документ, если у собственника есть четкая картинка будущего состояния компании)
   • Здесь важно найти разумный баланс, чтобы не зажать команду в слишком тесные рамки, оставить свободу — без нее новых идей не придумать
2. Стратегические вопросы, стоящие перед компанией сегодня. Это такие верхнеуровневые вопросы, на которые у нас сейчас нет хороших ответов.

Как правильно сформулировать стратегические вопросы?

Стратегические вопросы — это самые важные вопросы (области, факторы, …), влияющие на положение компании на рынке в ближайшие годы. Мы ищем крупные, верхнеуровневые вопросы, на которые у нас сейчас нет четких, хорошо работающих ответов. Часто стратегические вопросы связаны с вызовами, которые несет конкуренция, изменения потребительских трендов, внешняя среда.

Бывает, что стратегические вопросы — это наши внутренние вызовы и застарелые проблемы, которые могут не решаться годами. Чаще всего такие вопросы связаны с длинным горизонтом времени (год и более). Хорошие ответы на такие вопросы дают компании долгосрочное конкурентное преимущество.

По опыту последних 20 стратегических сессий, которые мы организовывали, ТОП-5 самых часто встречающихся стратегических вопросов выглядит так:

1. Как нам поднять доходность, маржинальность бизнеса?
2. Есть ли у нас конкурентная стратегия, отстройка, УТП?
3. Как нам удержать существующих клиентов? Как строить отношения? Как поднять LTV?
4. Как должна выглядеть наша цифровая стратегия компании в интернете?
5. Где мы хотим быть через 3-5 лет? Какую компанию мы строим?

Мы проанализировали карты аналитик, которые мы использовали при подготовке последних 20 страт. сессий 2021-2022 года. Вот ТОП-5 самых популярных аналитик, которые повторялись из одной страт. сессии в другую:

1. Требования собственников
2. Бенчмаркинг игроков в отрасли
3. Отраслевые тренды
4. Интервью с клиентами
5. SWOT-анализ

Примеры аналитики для стратегической сессии

В этом видео Максим Поклонский делает тренинг команде заказчика по методике проведения интервью с B2B-Клиентами. Видео приведено в сокращенном виде.



Больше примеров умной аналитики можно найти в описании нашей самой популярной услуги: «Разработка бизнес-стратегии»

5. План и этапы проведения стратегической сессии

Безусловно, структуру каждой стратегическую сессию надо планировать индивидуально, исходя из задач, состава участников, ресурса времени, … Здесь приведена типовая структура, которая подойдет для большинства случаев.

1. Сформулировать цели на стратегическую сессию: зачем мы собрались. 
2. Задать правила и формат стратегической сессии: объяснить что такое мозговой штурм, как будем строиться работа, как будут выбираться идеи.
3. Создать условия для активизации креативного мышления. Можно использовать различные инструменты: Lego, ассоциативные карты, кубики историй, рассказать истории про компанию, …
4. Провести мозговой штурм с командой, его цель — генерация длинного списка идей. На этом этапе важно не допускать критики и фиксировать все безумные идеи, которые родились по ходу обсуждения
5. Провести оценку идей (через дискуссию, голосование или другие способы приоритезирования) выбрать лучшие идеи — стратегические альтернативы, которые возьмем в работу.

Для голосования мы часто используем специальные тикеры (небольшие круглые наклейки разных цветов). Это дает быструю и очень наглядную картину выбора управленческой команды. Когда список из нескольких сотен разномастных идей превращается в:

• перечень 10-15 ключевых стратегических проектов
• стратегическое ядро. Это «соль» стратегии — то, любой менеджер должен назвать, если его разбудят ночью и спросят «какая стратегия у нашей компании?»

Фотографии ниже демонстрируют этот увлекательный процесс.

6. Выбрать командой набор ключевых стратегических проектов — мы называем это стратегическое ядро. Это 5-7 самых крупных инициатив, которые должны кардинально поменять позицию компании на рынке, состояние организации, отразится на результатах бизнеса.

7. В зависимости от задач на стратегическую сессию, могут появится дополнительные блоки — разработать Видение, сделать декомпозицию корпоративной стратегии и укрупненные планы отдельных подразделений, сделать презентацию и защиту планов подразделений перед командой, выработать общие цели роста.

8. Сделать с командой групповую рефлексию. Надо подвести итоги, обменяться опытом и зафиксировать, к чему мы пришли и какие вопросы остались открытыми.

Если вы хотите заказать проведение стратегической сессии — свяжитесь с нами!

6. Участники стратегической сессии

Нужен ли собственник(и) на стратегической сессии? Мы считаем, присутствие собственника(ов) необходимо. Исключение — когда собственник совсем не участвует в операционной работе компании. Мы видим, что участие собственника повышает статус сессии, добавляет команде ответственности за ее результаты. Но совсем не обязательно включать собственника в состав мини-групп на этап мозгового штурма (это стоит делать только, если он хорош в роли модератора — умеет слушать и давать людям высказаться).

Если для собственника или руководителя характерен авторитарный стиль, ему тогда лучше быть со-модератором. Необходимо минимизировать влияние на результаты мозгового штурма. 

В большинстве случаев стратегическую сессию надо проводить с участием ключевых сотрудников — тех 20% людей, которые по правилу Парето отвечают за 80% результатов в компании. Оптимальное количество — от 7 до 20 человек. В нашем опыте были и стратегические сессии на 30, 60 человек. В таких случаях тщательная подготовка сессии становится ключевым фактором успеха. Надо оценить риски, хорошо подготовить модераторов мини-групп, сделать детальные инструкции команде.

Есть несколько типажей, о которых надо сказать отдельно:

1. Спорщики. Часто возникает желание убрать людей критически настроенных, но это опасно — среди них много неравнодушных людей, лояльных к компании, желающих что-то поменять. Мы недополучим разнообразия мнений, уйдем от острых дискуссий.
2. Топы, не связанные с коммерцией (бухгалтерия, логистика, производство, ОТК, ..). Их включение полезно — вся команда будет в теме, причастна к результатам стратегической сессии. Кроме того, часто это политический вопрос — исключение кого-то из списка участников может повлечь гораздо больше вреда, чем его пассивное присутствие на сессии.
3. Средний менеджмент. Есть мнение, что стратегическую сессию можно провести силами 3-4 ключевых руководителей. В большинстве случаев это ухудшит последующую реализацию. Средний менеджмент, оторванный от процесса создания стратегии компании, не станет проводником ее идей. Помешает сонастройке всей организации к выработанным на стратегической сессии решениям.
4. Исполнители. Брать отдельных специалистов стоит в двух случаях: 1) нам не хватает мнений «с земли», топы витают в облаках; 2) нам нужны на сессии экспертные мнения специалистов; 3) неформальные лидеры, которые в будущем станут проводниками решений, принятых на сессии, на нижние уровни организации.

Вас может заинтересовать:

• Как разработать и вывести новый продукт на рынок?
• Зачем нужна ревизия стратегии?
• Как реализовать стратегию развития бизнеса: подводные камни
• Как выйти на новый рынок?

7. Заказывать стратегическую сессию или проводить самим?

Модератор (фасилитатор) может быть внутренним — одним из ТОПов. Но делать так стоит только если вы сильно ограничены в бюджете. Как правило, это снижает эффективность сессии.

Если модератор не ТОП-менеджер, ему не хватит авторитета. А если он топ, ему полезнее принять участие в мозговых штурмах, генерировать и отбирать идеи вместе с командой. Кроме того, модератор может активно влиять на выработанные решения. Поэтому мы рекомендуем вам брать внешнего неангажированного профессионального модератора (фасилитатора).

Ведущий стратегической сессии однозначно должен быть профессионалом. Эта работа требует значительной управленческой и стратегической компетенции, лидерского статуса, опыта управления групповой динамикой. В сложных случаях, при обсуждении острых вопросов нужен опыт решения конфликтов мнений среди топ-менеджеров. Стратегическая сессия похожа на воздушный бой — критически мало времени и очень высока цена ошибки. Неуправляемый конфликт между топами может буквально за 10 минут выйти на недопустимый уровень эмоциональности, который разрушит сессию.

Чем отличается модератор от фасилитатора?

Ведущего стратегической сессии могут называть модератором или фасилитатором, однако между этими ролями есть отличия.

	Модератор	Фасилитатор
Формат	Модерация — четко построенная методика приведения группы к заранее известному результату.	Фасилитация — набор инструментов и подходов, и фасилитатор не знает заранее, к какому результату придет группа.
Где используется	Модерация – жёсткая и структурированная методика, используется при проведении: собраний и совещаний пресс-конференций и круглых столов форсайт сессий конференций	Фасилитация — выработка решений повышенной сложности, применяется при организации: креативных совещаний разрешении конфликтов и разногласий стратегических сессий, разработке стратегии, постановке целей и их декомпозиции
Функции	Обеспечение порядка на сессии. Установление правил для выступления и коммуникации участников. Сбор информации от участников и ее обработка. Оценка и контроль прогресса работы команды.	Помогает команде обнаружить общие цели и задачи Объединяет участников команды вокруг общих целей  Решает разногласия, чтобы достичь консенсуса Стимулирует запуск творческого мышления и коллективного решения проблем
Общение с участниками	Проводит сессию без высказывания своего мнения и концентрируется на сборе и обработке информации от участников команды	Активно участвует в процессе и использует свои навыки коммуникации, чтобы помочь участникам группы понять друг друга
Авторитет	Модератор может быть назначен на должность авторитетного члена команды или сообщества, что дает ему дополнительный вес в процессе принятия решений	Фасилитатор может использовать свои навыки лидерства для создания доверительных отношений и установления социальной динамики в группе, что помогает участникам чувствовать себя комфортнее и более уверенно

Задачи фасилитатора (модератора) стратегической сессии:

• Разработать наиболее эффективный сценарий (архитектуру) стратегической сессии, исходя из поставленных на нее целей.
• Разъяснять задания, снимать вопросы, непонимание, сопротивление.
• Управлять дискуссией и энергией команды на стратегической сессии. Работать с групповой динамикой, вовлеченностью, …
• Бороться с усталостью участников, деструктивной критикой, пустыми разговорами, забалтыванием проблем.
• Управлять конфликтами — не надо боятся острых дискуссий, они помогают найти корневые проблемы и их решения.
• Фиксировать идеи (или организовать запись идей участниками). Стратегические альтернативы должны быть записаны “вкусно”, чтобы не потерялась суть, чтобы появилась мотивация команды на реализацию принятых решений.
• Быть независимым арбитром, обеспечивать непредвзятость. Дать всем услышать здравые идеи, даже если они противоречат установкам собственников/руководителей.
• Собрать команду внутренних модераторов, если участников достаточно много. Провести тренинг.

Посмотрите кейсы по разработке стратегии

Дальше в статье отвечаем на следующие вопросы:

8. Как выбрать ведущего стратегической сессии?
9. Когда и где проводить стратегическую сессию?
10. Шесть возможных ошибок при проведении стратегической сессии
11. Можно ли проводить стратсессию онлайн?
12. Как получить максимальный результат от стратегической сессии
13. Итоги стратегической сессии
14. Что делать после стратегической сессии
15. Нужно ли пост-сопровождение после стратегической сессии?

8. Как выбрать ведущего стратегической сессии?

Профессиональный модератор — это специалист, который проводит управленческую команду через этапы стратегической сессии, решая поставленные перед сессией цели. Это своего рода проводник группы управленцев в темному лесу, его цель — вывести команду к свету, к выработке новых идей развития, к коллегиальному принятию важных решений.

Фасилитатор — это очень похожая роль, но с более мягкими формами работы. Фасилитатор дает команде гораздо больше свободы на выбор пути. Архитектура сессии (этапы и их результаты) прописываются только рамочно. Чем профессиональнее ваша команда в стратегировании, тем больше в работе ведущего будет фасилитации, а не модерации.

При выборе ведущего для вашей стратегической сессии рекомендуем посмотреть “под лупой” на следущее:

• Модератору необходим опыт проведения стратегических сессий для компаний, схожих с вашей по размеру. Есть большая разница в управлении дискуссией топов малого бизнеса или большого банка.
• Попросите показать кейсы похожих на ваш проектов. Это сильно снизит ваши риски. При этом, если ваши задачи на сессию достаточно уникальны, то просите подготовить план работы — он будет главным мерилом для оценки экспертности кандидата.
• Модератору не помешает опыт тренерской работы, группового коучинга. Это необходимо для эффективной фасилитации командной работы, стратегического управления групповой динамикой, управления конфликтными ситуациями.
• Желателен опыт работы на руководящих позициях в бизнесе. Ему надо говорить на одном языке с командой. На высоком уровне топы очень быстро раскусят чистого теоретика. А без авторитета у группы решать задачи модерации практически невозможно.
• Попросите вашего кандидата подготовить примерный план стратегической сессии (в т.ч. набор аналитик), исходя из задачи на сессию. Оцените, насколько план жизнеспособен и может привести к решению ваших задач. Посмотрите на аргументацию.
• Четко сформулируйте целевой результат: что вы получите по итогам стратегической сессии, как будут оформлены сгенерированные идеи, принятые решения.
• Ваш модератор не должен вызывать у вас отторжения как человек. Посмотрите, насколько он фокусируется на решении именно вашей задачи, не увлекается ли он нарциссизмом, желанием самоутвердиться.

9. Когда и где проводить стратегическую сессию?

Мы рекомендуем придерживаться ряда правил — это позволит провести вашу стратегическую сессию эффективно:

1. Выехать загород. Нужно вытащить людей из операционки, оторвать от рабочих мест. Переговорка в офисе — плохой вариант, людям надо подняться над ситуацией, взглянуть по-новому на бизнес.
2. Выбрать удобные дни недели, когда люди будут минимально отвлекаться на рабочие вопросы. Возможно захватить для сессии один из выходных дней, но только в случае, если это не противоречит привычной культуре организации. Ничего нет хуже, когда участников сессии не покидает мысль, что у них забрали законный выходной. Мотивация и энергия команды важнее пары рабочих дней, ведь делаем 2-дневную стратегическую сессию мы, как правило, только один раз в год.
3. Если предстоит много работы, то лучше организовать работу 2-3 дня подряд, чтобы не разрывать стратегический процесс. Команда может долго разогреваться, погружаться в тему.
4. Попросить участников одеться комфортно, в casual-стиле.
5. Исключить тяжелый алкоголь в течение рабочих дней, он мешает креативной работе. Можно организовать банкет сразу после завершения стратегической сессии.
6. Ночевать или нет между 1 и 2 днем сессии — зависит прежде всего от бюджета. Если он позволяет, то лучше планировать ночевку участников на месте проведения сессии. Это обеспечит максимальное переключение мышления с рабочих и домашних проблем. А совместный завтрак в гостинице — отличное время для командообразования, настройки на работу, поднятия уровня энергии.

Эта статья на 100% основана на опыте проектов, сделанных для наших уважаемых Клиентов. Именно их (порой очень непростые) задачи помогли нам сформировать стройную методологию проведения стратегических сессий. И она вышла хорошо адаптируемой для компаний, работающих в разных нишах и бизнес-моделях.

Читайте дальше! Это еще не все 🙂

Сергей Сарванов, ГК Vegas

Один из немногих случаев работы с консалтинговыми структурами, когда результат полностью соответствовал ожиданиям! Консультанту удалось сплотить и увлечь коллектив компании, выделить из коллектива компетентную рабочую группу, которая смогла генерировать практические идеи для разработки стратегии развития компании.

Ксения Прудникова, собственник PR3 Connect

Разобрались в бизнес-модели и выбрали по какой идём, сформировали портфель продуктов, начали активно работать по маркетингу и продажам, запустили пилотный проект на новом рынке. Спасибо за очень полезный для нас интернет-аудит, пользуемся активно сейчас. Динамичная и полезная страт. сессия, в предвкушении реализации 🙂 Нравится, что у вашей команды разный опыт, вы с разных сторон смотрите на ситуацию. Понятные сопроводительные документы — шаблоны для сбора аналитик и т.д.

Больше отзывов

10. Шесть возможных ошибок при проведении стратегической сессии

Что может пойти не так? Все!) Вот перечень самых важных рисков, реакцию на которые вам необходимо продумать заранее.

Проблема, риск	Решение
Нехватка времени. Подготовили много информации, заданий, а участники идут медленнее, чем хотелось бы.	Сделать 2 сценария стратегической сессии: программа-минимум и программа-максимум.
Низкая мотивация и вовлеченность, апатия. Отсутствие креативного, инновационного мышления.	Запланировать игровые, разогревательные упражнения в начале сессии. Подготовить интересные аналитики. Устроить соревновательность между группами.
Преднастройка на негатив (особенно, если у команды уже был опыт неудачных стратегических сессий).	Подробно объяснить в начале сессии, как будет выглядеть работа, что является целевым результатом.
Низкое качество собранной аналитики, неточности в данных.	Тщательная подготовка, верификация данных. Вовлечение команды в процесс сбора данных.
Критика, споры, затянутые обсуждения.	Четкое объяснить и отслеживать выполнение правил мозгового штурма. «Прессовать» деструктивных критиков.
Низкий уровень идей.	Возможно, необходимо привлечение внешних экспертов, если внутри команды не хватает компетенций.

При правильной подготовке и выборе профессионального модератора все эти сложности не должны стать серьезной помехой для проведения сессии.

11. Можно ли проводить стратегическую сессию онлайн?

Оффлайн формат всегда предпочтительнее. Эффективность тесного общения и качество дискуссии в онлайне снижается, иногда в разы, особенно при плохой связи. Тяжело технически организовать процесс так, чтобы каждый видел всех. Страдают soft-элементы коммуникации: эмпатия, чувство локтя, мимика, интонация — все это тяжелее считывать, не находясь рядом с человеком. В онлайне гораздо проще «выключиться», заняться посторонними делами. А нам нужно активная вовлеченность всех участников в работу на стратегической сессии.

Онлайн-формат стратегической сессии имеет право на жизнь, если ваша команда умеет эффективно работать удаленно, участникам трудно (слишком дорого) собраться из разных локаций вместе.

Поэтому, если есть возможность, то стратегическую сессию всегда надо проводить в оффлайн формате.

Кейс. В самый разгар эпидемии Сovid мы были вынуждены организовать стратегическую сессию для крупной дистрибьюторской компании в онлайн-формате. В Zoom собрались 27 участников, каждый из дома. Мы разделили их на мини-группы. Очень четко прописали инструкции по работе групп. Осознанно выбрали модераторов в каждой группе, сделали им тренинг.

Мы были подключены к работе каждой мини-группы, с трансляцией на отдельном экране. Это позволило в онлайне незримо контролировать все мозговые штурмы, оперативно подключаться к группе при первом же намеке на затруднения. В итоге было сгенерировано 300+ сильных идей. И все поставленные на сессию цели были достигнуты.

Больше кейсов по разработке стратегии

12. Как получить максимальный результат от стратегической сессии?

Наш опыт говорит, есть целый ряд неочевидных ошибок. Не надо их повторять, если хотите достичь максимального эффекта от сессии:

1. Задавать слишком жесткие цели/планы. Они могут снижать творческую свободу, превращать стратегическую сессию в процесс, больше похожий на бюджетирование.
2. Ставить цели наобум, без предварительного финансового моделирования. Это создает у команды неуверенность в реалистичности целей. И, как следствие, снижает мотивацию и лишает смысла процесс поиска решений.
3. Прямо на сессии назначать исполнителей по реализации выбранных идей. Не стоит превращать стратегическую сессию в планерку. Разделить ответственность по проектам можно и после сессии.
4. Определять сжатые сроки на выполнение стратегических проектов. Исполнителям надо дать время подумать, «переварить» проект, декомпозировать его на задачи, согласовать с текущей нагрузкой. Обязательство лидера проекта по дедлайнам должно быть исключительно добровольным!
5. Излишне углубляться в мелкие детали реализации. Это снижает творческий настрой, не позволяет подняться над ситуацией, мыслить стратегически. Но, при этом, совсем без деталей работать нельзя — проекты будут оторваны от жизни. Надо найти разумный баланс по глубине погружения в детали реализации.
6. Но самый большой враг — это оценка и критика идей. Надо исключить их на стадии мозгового штурма. И перенести на стадию выбора стратегических решений.

Чек-лист по проведению стратегической сессии

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, где мы делимся бизнес-кейсами и ищем ключевые факторы успеха:

• Как провести исследование рынка за час?
• Нужна ли компании миссия?
• Когда надо менять бизнес-модель?
• Есть ли универсальные факторы успеха в бизнесе?
• 5 областей для поиска прорывной стратегии

13. Итоги стратегической сессии 

В конце стратегической сессии мы должны получить целевой результат, ради которого собрались. Чаще всего, по нашему опыту, Клиенты хотят получить по итогам сессии:

• Длинный список идей развития (потом его оценивают, сортируют, выбирают важное)
• Набор стратегических инициатив, проектов для реализации
• Стратегическое ядро — 3-7 главных приоритетов развития компании на ближайшие годы
• Видение (картинка будущего компании), разделяемое командой
• Стратегические планы отдельных подразделений
• Миссия, ценности, корпоративные принципы
• Идеи новых продуктов
• Набор антикризисных мер
• Амбициозные цели роста, разделяемые всей командой
• Action-план, дорожная карта по реализации стратегии (см. пример такого плана ниже)

Дорожная карта (Action-план) по реализации стратегии

14. Что делать после стратегической сессии

Самое важное после окончания сессии — быстро перейти к реализации ее решений. Типичная ошибка — команда была очень вдохновлена на мероприятии, но с понедельника все снова погружаются в операционку, руководство не выделяет достаточно внимания и ресурсов для реализации стратегических проектов. Все эффекты сессии уходят в песок, в организации «стратегической сессия» становится синонимом пустой болтовни, потери времени.

Рекомендуем в ближайшие дни после стратегической сессии:

1. Декомпозировать стратегические проекты на задачи, сделать Action-план (по сути график Ганта)
2. Оформить программный документ по принятой стратегии — вычистить формулировки, не забыть, что «краткость — сестра таланта».
3. Презентовать итоги стратегической сессии ключевым сотрудникам. Руководители должны продемонстрировать команде приверженность принятым решениям.
4. Назначить проект-менеджера, ответственного за реализацию Action-плана.
5. Максимально широко разделить ответственность за отдельные проекты/задачи развития среди ключевых людей в команде.
6. Регулярно (раз в 2 недели) проводить ревизии с исполнителями по задачам Action-плана. Помогать в затруднениях. Новые процессы и системы формировать с подключением опытных подрядчиков, экспертов, консультантов, чтобы минимизировать риск выполнения «для галки».
7. Собственнику, директору постоянно интересоваться прогрессом, отслеживать, как мы движемся по намеченному плану.
8. Полезно использовать «усилители» мотивации: например, стратегический плакат в переговорке и кабинетах топов или монитор приближения к Большой цели.

Для повышения качества реализации стратегии обязательно прочитайте статью «Как реализовать стратегию развития бизнеса: подводные камни» 

Популярные услуги:

• Проведение стратегических сессий
• Разработка маркетинговой стратегии
• Бизнес-игра: Ключевые факторы успеха
• Разработка бизнес-стратегии с внедрением

Execution (исполнение) — это ключевой фактор успеха в реализации любых стратегий. Плохую идею можно улучшить в рамках настойчивой реализации. А самую лучшую стратегию можно слить в бездействии и забалтывании.

Чтобы понять, нужна ли вам внешняя помощь в реализации, пройдитесь по этому чек-листу.

Вам скорее всего не нужны пост-сопровождение и помощь консультантов во внедрения стратегии, если:

• У вас в компании высокая дисциплина и исполнительская культура, вы выполняете большую часть от намеченных планов.
• В команде есть необходимые эксперты по реализации выбранных проектов.
• Вы умеете управлять проектами развития, есть необходимый опыт
• Есть хорошо подготовленный руководитель проектов.
• Риски затянуть и заболтать проекты развития видятся несущественными.

Если по большому числу пунктов ваш ответ «нет», то лучше поискать консультанта или интерим-менеджера для помощи в реализации стратегии. С ним вы должны двигаться быстрее, а скорость в проектах развития критически важна. Медленный темп расхолаживает, снижает мотивацию команды. И возникает риск того, что стратегия потеряет актуальность, рынок поменяется, конкуренты реализуют свои стратегии быстрее.

Если вы хотите заказать проведение стратегической сессии —  свяжитесь с нами

Мы уточним целевые результаты, подготовим предложение. Наш опыт разработки стратегий в 50+ различных секторах и отраслях позволит разработать оптимальное решение под ваши цели и задачи.

Автор статьи: Максим Поклонский, консультант по стратегиям роста, модератор стратегических сессий

Tags: Аналитика АнтикризиснаяСтратегия Стратегия

Несколько лет назад к нам обратилась крупная компания с запросом на проведение стратегической сессии. «Но только, чтобы не получилось, как в последние два раза!» — настойчиво требовал руководитель. У них был крайне негативный опыт — собирали весь топ-менеджмент загородом и оба раза вынуждены были прерывать страт. сессию на половине пути. В итоге, в компании закрепилось устойчивое отторжение этого инструмента.

Мы детально разобрали ситуацию, выяснилось, что основными причинами провала были слабый модератор (внутренний), плохо продуманная архитектура сессии, неинтересная для топов аналитика.

Мы детально разобрали ситуацию, выяснилось, что основными причинами провала были:

Это достаточно популярные причины проблем на стратегических сессиях, но не единственные. Страт. сессия — это мощнейший инструмент развития бизнеса, но многое может пойти не так, как надо.

В этой статье мы разберем подробно, как подготовить и провести стратегическую сессию. Опираемся на наш опыт не 200+ стратегических сессий, полученный в 50+ разных секторах бизнеса.

Содержание

1. Что такое стратегическая сессия?

Стратегическая сессия — это формат групповой работы с участием ключевых руководителей и специалистов компании, направленный на разработку среднесрочного (полгода-год) и/или долгосрочного (3-5 лет) плана развития организации.

Стратегическую сессию делают в начале очередного цикла стратегического планирования (у большинства зрелых компаний он составляет 1 год). Компании с бюджетированием проводят страт. сессию за 1-2 месяцев до финализации бюджетов. Но, по нашему опыту, большинство делает это в ноябре-декабре.

Стратегическая сессия особенно актуальна, если компании находится в условиях неопределенности: резко меняется рынок, условия ведения бизнеса (приход сильного конкурента, смена бизнес-моделей,… ).

2. Цель и задачи стратегической сессии

Главная цель стратсессии — силами команды (при необходимости, с помощью внешних консультантов и экспертов) выработать общий курс развития компании.

Дополнительные цели: актуализировать понимание рынка и своей позиции на нем, «продать» команде необходимость проведения изменений, объединить команду вокруг новых целей, сделать сотрудников причастными к принятым стратегическим решениям.

Самые популярные задачи стратегической сессии:

Запросы на стратегическую сессию от наших клиентов выглядят так:

3. Признаки того, что пора провести стратегическую сессию

4. Подготовка к стратегической сессии?

Перед сессией надо заранее подготовить аналитические данные. Команда не должна терять время на сессии ни на поиск данных, ни на их проверку. Аналитика — это мощнейший источник новых идей, ресурс для появления энергии, мотивации на изменения.

Если не подготовить достаточный объем аналитики, то на стратегической сессии вы получите:

Последовательность действий, по нашему опыту, должна быть такой:

1. Прежде всего подготовить карту “умной аналитики”. Это такой набор разнообразных аналитических методик, которые все вместе:

Пример карты аналитик для торговой компании

2. Затем собираем аналитику. Это может делать команда, если внутри достаточно ресурса и компетенции. Часть данных, требующих узкой экспертизы, могут собирать внешние аналитики, консультанты.

Оптимальная конфигурация: консультанты проводят обучение (например, по технике проведения интервью с Клиентом), а сбор данных (проведение интервью) равномерно распределяется среди сотрудников, входящих в рабочую группу по подготовке к страт сессии.

3. Важный этап — верификация данных. Нет ничего хуже, чем споры в достоверности данных. Они уведут участников далеко от цели страт. сессии. Мы не рекомендуем полностью отдавать сбор данных на сторону — внутри команды на страт. сессии обязательно должны быть те, кто участвовал в сборе данных. При возникновении соменений и вопросов они подтвердят достоверность данных, объяснят, из каких источников взята информация. Поэтому чем больше данных будет собрано силами команды Клиента, тем лучше.

4. Вся аналитика, подготовленная к стратегической сессии должна быть хорошо визуализирована. Информацию менеджеры должны считывать моментально. Долгое ковыряние в цифрах убивает творческую энергию. Да и то, что 15-20 ключевых людей компании оторваны от работы — делает это время очень дорогим.

5. Когда все данные готовы, мы делаем архитектуру стратегической сессии. Последовательность работы с аналитикой должна учитывать естественные циклы восприятия людей. В начале лучше запланировать работу с творческим заданиями, и soft-информацией. Когда команда раскачалась, можно подбросить цифры и тренды, для глубокого анализа. Перед обедом и конце рабочего дня, когда участники устали, хорошо сработают групповые упражнения, острая дискуссия повышает уровень вовлеченности и энергии.

Можно ли провести стратегическую сессию без аналитики?

Да, можно, но есть высокий риск получить минимальное разнообразие идей. По сути, участники будут работать только с тем, что уже есть в их головах. Такие сессии могут быть продуктивны для клиенто-контактирующих сотрудников (продавцов, сервиса, передней линии). У них уже есть достаточный объем опыта, можно выгружать и переваривать его прямо во время сессии. Для топ-менеджеров, которые часто отрываются от рынка, от Клиента — проведение сессии без аналитики — достаточно опасно. Скорее все мы получим те же решения, которые уже доминировали в организации до мероприятия.

Какой минимальный набор аналитики необходим?

Наш опыт показывает, что стоит подготовить, как минмум, два блока данных:

Как может быть сформулирован стратегический вопрос?

В десяти последних страт сессиях мы видим такой список самых популярных страт. вопросов.

Мы проанализировали карты аналитик, которые мы использовали при подготовке последних 20 страт. сессий 2021-2022 года. Вот ТОП-5 самых популярных аналитик, которые повторялись из одной стратсессию в другую:

Примеры аналитик для стратегической сессии

В этом видео Максим Поклонский делает тренинг команде заказчика по методике проведения интервью с B2B-Клиентами. Видео приведено в сокращенном виде.

Больше примеров умной аналитики можно найти в описании нашей самой популярной услуги: «Разработка бизнес-стратегии»

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, где мы делимся бизнес-кейсами:

5. План и этапы подготовки стратегической сессии

Безусловно, структуру каждой стратегическую сессию надо планировать индивидуально, исходя из задач, состава участников, ресурса времени,… Здесь приведена типовая структура, которая подойдет для большинства случаев.

Если вы хотите заказать проведение стратегической сессии — свяжитесь с нами!

6. Участники стратегической сессии

Нужен ли собственник(и) на стратегической сессии? Мы считаем, присутствие собственника(ов) необходимо. Исключение — когда собственник совсем не участвует в операционной работе компании. Мы видим, что участие собственника повышает статус сессии, добавляет команде ответственности за ее результаты. Но совсем не обязательно включать собственника в состав мини-групп на этап мозгового штурма (это стоит делать только, если он хорош в роли модератора — умеет слушать и давать людям высказаться).

В большинстве случаев стратегическую сессию надо проводить с участием ключевых сотрудников — тех 20% людей, которые по правилу Парето отвечают за 80% результатов в компании. Оптимальное количество — от 7 до 20 человек. В нашем опыте были и стратегические сессии на 30, 60 человек. В таких случаях тщательная подготовка сессии становится ключевым фактором успеха. Надо оценить риски, хорошо подготовить модераторов мини-групп, сделать детальные инструкции команде.

Есть несколько типажей, о которых надо сказать отдельно:

Вас может заинтересовать:

7. Заказывать стратегическую сессию или проводить самим?

Модератор может быть внутренним — одним из топов. Но делать так стоит только если вы сильно ограничены в бюджете. Как правило, это снижает эффективность сессии.

Если модератор не топ-менеджер, ему не хватит авторитета. А если он топ, ему полезнее принять участие в мозговых штурмах, генерировать и отбирать идеи вместе с командой. Кроме того, модерато может активно влиять на выработанные решения. Поэтому мы рекомендуем вам брать внешнего неангажированного модератора (фасилитатора).

Модератор стратегической сессии должен быть профессионалом. Эта работа требует большого объема накопленного опыта, многочисленных прохождений через процесс фасилитации команды. Стратегическая сессия похожа на воздушный бой — очень мало времени, и очень дорого каждое неверное время. Конфликт между топами может за 10 минут выйти на недопустимый уровень эмоциональности.

Чем отличается модератор от фасилитатора?

Ведущего стратегической сессии могут называть модератором или фасилитатором, однако между этими ролями есть отличия.

Задачи модератора (фасилитатора) на стратегической сессии:

Посмотрите кейсы по разработке стратегии

8. Как выбрать ведущего стратегической сессии?

Модератор — это специалист, который проводит управленческую команду через этапы стратегической сессии, решая поставленные перед сессией цели. Это своего рода проводник группы управленцев в темному лесу, его цель — вывести команду к свету, к выработке новых идей развития, к коллегиальному принятию важных решений.

Фасилитатор — это очень похожая роль, но с более мягкими формами работы. Фасилитатор дает команде гораздо больше свободы на выбор пути. Архитектура сессии (этапы их результаты) прописываются только рамочно. Чем профессиональнее ваша команда в стратегировании, тем больше в работе ведущего будет фасилитации, а не модерации.

При выборе ведущего для вашей страт. сессии рекомендуем посмотреть “под лупой” на следущее:

9. Когда и где проводить стратегическую сессию?

Мы рекомендуем придерживаться ряда правил — это позволит провести вашу стратегическую сессию эффективно:

Эта статья на 100% основана на опыте проектов, сделанных для наших уважаемых Клиентов. Именно их (порой очень непростые) задачи помогли нам сформировать стройную методологию проведения стратегических сессий. И она вышла хорошо адаптируемой для компаний, работающих в разных нишах и бизнес-моделях.

Читайте дальше! Это еще не все 🙂

Один из немногих случаев работы с консалтинговыми структурами, когда результат полностью соответствовал ожиданиям! Консультанту удалось сплотить и увлечь коллектив компании, выделить из коллектива компетентную рабочую группу, которая смогла генерировать практические идеи для разработки стратегии развития компании.

Разобрались в бизнес-модели и выбрали по какой идём, сформировали портфель продуктов, начали активно работать по маркетингу и продажам, запустили пилотный проект на новом рынке. Спасибо за очень полезный для нас интернет-аудит, пользуемся активно сейчас. Динамичная и полезная страт. сессия, в предвкушении реализации 🙂 Нравится, что у вашей команды разный опыт, вы с разных сторон смотрите на ситуацию. Понятные сопроводительные документы — шаблоны для сбора аналитик и т.д.

10. Шесть возможных ошибок при проведении стратсессии

Что может пойти не так? Все!) Вот перечень самых важных рисков, реакцию на которые вам необходимо продумать заранее.

При правильной подготовке и выборе модератора все эти сложности не должны стать серьезной помехой для проведения сессии.

11. Можно ли проводить стратсессию онлайн?

Оффлайн формат всегда предпочтительнее. Эффективность тесного общения и качество дискуссии в онлайне снижается, иногда в разы, особенно при плохой связи. Тежело технически организовать процесс так, чтобы каждый видел всех. Страдают soft-элементы коммуникации: эмпатия, чувство локтя, мимика, интонация — все это тяжелее считывать, не находясь рядом с человеком. В онлайне гораздо проще «выключиться», заняться посторонними делами. А нам нужно активная вовлеченность всех участников в работу на стратегической сессии.

Поэтому, если есть возможность, то стратегическую сессию всегда надо проводить в оффлайн формате.

Кейс. В самый разгар эпидемии Сovid мы были вынуждены организовать страт. сессию для крупной дистрибьюторской компанией в онлайн формате. В Zoom собрались 27 участников, каждый из дома. Мы разделили их мини-группы. Очень четко прописали инструкции по работе групп. Осознанно выбрали модераторов в каждой группе, сделали им тренинг.

В каждой группе одним из участников была наша команда, с подключением на отдельном ноутбуке. Это позволило в онлайне контролировать дискуссию, оперативно подключаться при появлении затруднений. В итоге было сгенерировано 300+ идей, достигнуты поставленные перед сессией цели.

12. Как провести стратегическую сессию и получить результат?

Наш опыт говорит, есть целый ряд неочевидных ошибок. Не надо их повторять, если хотите достичь максимального эффекта от сессии:

Чек-лист по проведению стратегической сессии

13. Итоги стратегической сессии

В конце стратегической сессии мы должны получить целевой результат, ради которого собрались. Чаще всего, по нашему опыту, Клиенты хотят получить по итогам сессии:

Дорожная карта (Action-план) по реализации стратегии

14. Что делать после стратегической сессии

Самое важное после окончания сессии — быстро перейти к реализации ее решений. Типичная ошибка — команда была очень вдохновлена на мероприятии, но с понедельника все снова погружаются в операционку, руководство не выделяет достаточно внимания и ресурсов для реализации стратегических проектов. Все эффекты сессии уходят в песок, в организации «страт. сессия» становится синонимом пустой болтовни, потери времени.

Рекомендуем в ближайшие дни после стратсессии:

Популярные услуги:

15. Нужна ли внешняя помощь после стратегической сессии?

Execution (исполнение) — это ключевой фактор успеха в реалиации любых стратегий. Плохую идею можно улучшить в рамках настойчивой реализации. А самую лучшую стратегию можно слить в бездействии и забалтывании.

Чтобы понять, нужна ли вам внешняя помощь в реализации, пройдитесь по этому чек-листу.

Вам скорее всего не нужны пост-сопровождение и помощь консультантов во внедрения стратегии, если:

Если по большому числу пунктов ваш ответ «нет», то лучше поискать консультанта или интерим-менеджера для помощи в реализации стратегии. С ним вы должны двигаеться быстрее, а скорость в проектах развития критически важна. Медленный темп расхолаживает, снижает мотивацию команды. И возникает риск того, что стратегия потеряет актуальность, рынок поменяется, конкуренты реализуют свои стратегии быстрее.

Если вы хотите заказать проведение стратегической сессии — свяжитесь с нами

Мы уточним целевые результаты, подготовим предложение. Наш опыт разработки стратегий в 50+ различных секторах и отраслях позволит разработать оптимальное решение под ваши цели и задачи.

Содержание:

1. Введение.
2. Подготовка к стратегической сессии.
3. Сценарий стратегической сессии:
   1. Определение видения компании.
   2. SWOT-анализ.
   3. Сведение SWOT-анализа, поиск решений.
   4. Презентация решений.
4. Закрытие стратегической сессии.

Перед стратегической сессией

Перед тем, как перейти непосредственно к самому сценарию стратегической сессии, давайте разберемся с некоторыми вопросами.

1. Что такое стратегия?
2. Что такое стратегическая сессия и ее цели?
3. Типы стратегических сессий.

Что такое стратегия?

Очень важно отделять стратегию от тактики. Не будем останавливаться на этом моменте — у нас записано короткое видео, и выложена статья на эту тему. Если коротко, стратегия — это всегда про ОПРЕДЕЛЕНИЕ рынков, продуктов и СПОСОБОВ достижения целей на этих рынках. Но стратегией не является конкретный долгосрочный план — это уже тактика.

Что такое стратегическая сессия?

Главное отличие стратегической сессии от совещаний или мозговых штурмов в том, что в последних случаях цель ясна и привычна. Вы наверняка уже не раз обсуждали задачи текущего типа.
Задача стратегической сессии – скорее, определение целей и альтернатив. Это новизна. Подобные задачи решаются или редко, или вообще никогда ранее вами не решались. Т.е. менеджмент компании ощущает некую неопределенность в своей деятельности и стремится ее нивелировать.

Типы стратегических сессий.

Для начала давайте отделим развлекательные мероприятия и действительно стратегические сессии.

К сожалению, у нас нередко путают тимбилдинг, мероприятия по укреплению корпоративного духа, со стратегическими сессиями. Отсюда частые запросы из серии “кого бы интересного пригласить на стратегическую сессию”, “игры для стратегических сессий”, “интересные места для стратегических сессий”. Мы уже писали по этому поводу ранее.
Т.е. организатор не занимается бизнесом и не решает стратегические вопросы, а занимается, в лучшем случае, развитием горизонтальных коммуникаций среди персонала.
Такие сценарии не для нас.

Мы будем писать о сценарии, когда действительно нужно решать долгосрочные вопросы бизнеса.

Поэтому мы подразделяем стратегические сессии:
• Для разработки стратегии (на какие рынки выходить, как там достичь целей).
• Для планирования изменений (какие действия нам надо совершить, чтобы измениться).
• Для разработки бизнес-модели (альтернативы и способы получения дохода).

Одним предложением — стратегические сессии проводятся для формулирования альтернатив продуктов и услуг компании на рынке, способов достижения целей и выбора из представленных альтернатив.

Остальные, более детальные группы вопросов (например, вопросы новых продуктов, услуг, сессий дизайн-мышления и т.п.) решаются на этом уровне мимоходом или относятся к функциональным задачам (смотрите статью про уровни стратегического планирования) и находятся обычно вне компетенций руководителя, отвечающего за разработку стратегии организации.

Подготовка к стратегической сессии

Сессия рассчитана на 4-9 участников. При меньшем количестве теряется объективность. При большем — затягивается и снижается динамика, участникам становится скучно. Более того, мы считаем, что невозможно провести содержательную сессию по решению стратегических задач, если участников больше 9 человек. Если участников все же предлагают больше — мы просим сократить их количество.

Во-первых, не бывает компаний, где стратегические решения принимаются более чем 3-4 людьми, а остальные участники нам нужны для экспертности и объективности.
Во-вторых, если настаивают на большом количестве участников, то, скорее всего, решения уже приняты. На этом этапе мы уточняем, нужна ли сессия по разработке стратегии, или нужно внедрить идею уже разработанной стратегии и спланировать изменения?

Если же нас убеждают, что действительно всех, допустим, 25 человек необходимо вовлечь в сессию, то приведенный ниже сценарий в стандартном варианте не подходит. Необходимо будет разбить участников на команды по 5-9 человек и дать им на решение разного типа и масштаба задачи.

Еще статьи о стратегических сессиях:
Типовые сценарии и планы стратегической сессии
Рабочая тетрадь подготовки к стратегической сессии
Открытие и фасилитация стратегической сессии

Также бывают ситуации, когда заказчик просит помочь сформировать список участников сессии, например, в связи с тем, что компания небольшая, и в ней всего два-три управленца. Кого еще в такой ситуации можно позвать для участия в стратегической сессии для получения объемного видения и объективной оценки среды компании? Мы рекомендуем по возможности приглашать:

• Главных экспертов компании.
• Дистрибуторов.
• Поставщиков.
• Партнеров.
• Важных клиентов.

Сценарий стратегической сессии

1. Видение компании:
   • a. Обсуждение целей компании и сессии.
   • b. Обсуждение ключевых ценностей.
   • c. Основное предназначение компании.
   • d. Наглядное описание видения компании.
2. SWOT-анализ.
3. Сведение SWOT-анализа, поиск решений.
4. Презентация решений.

Видение компании

На нашем сайте выложена довольно объемная статья по разработке видения компании. Рекомендуем ознакомиться с ней перед началом сессии.
В этом блоке сессии мы в первую очередь обсуждаем, для чего здесь собрались. Нам необходимо обозначить или определить: цель компании, на какой стратегический период времени мы строим планы, основное предназначение компании и ее ключевые ценности. Одним из основных моментов при объявлении цели является определение реалистичности ее достижения на текущих рынках с текущими продуктами, а также считает ли менеджмент компании ее достижимой в указанный стратегический период.

«Для чего мы здесь собрались?

Стандартный ответ — мы собрались для разработки стратегии организации.
В этот момент я отшучиваюсь, действительно ли они считают, что мы за один-три дня создадим и примем решения по поводу такой грандиозной проблемы, как стратегия компании.
Далее я спрашиваю, какой стратегический срок мы берем, и каковы цели на этот срок.
Удивительно, но в большинстве случаев команда предприятия не может внятно ответить, какие цели стоят перед компанией и на какой срок.
Если это так, я предлагаю команде обсудить именно цели и срок.
Вмешиваться, предлагать свое видение я могу, только если меня попросили, или я давно работаю с клиентом, знаю его досконально.
Как правило, руководитель объявляет, что целью компании является некая сумма денег в виде цели и срок ее достижения. Я прошу дать предпосылки и спрашиваю, насколько адекватны такие цели. Не “хотелка” ли это (простите за вульгарность)?
С одним из клиентов, компанией системных аналитиков, была ситуация: обороты составляли порядка 200 млн. руб. в год, и гендиректор на сессии ставит задачу в виде достижения 1 млрд. руб. в течение двух с половиной лет. Я попросил посчитать рынок, на котором они работают. Подсчет рынка — это отдельная история, сейчас не будем на ней останавливаться, но по итогам подсчета оказалось, что рынок величиной всего в 800 млн. руб. Из этого объема они занимают уже 25%.
Кстати, из забавного — именно системные аналитики мыслят линейно, хотя бизнес зачастую развивается нелинейно.»

Т.е. мы увидели ситуацию, когда цель в виде 1 млрд. руб. являлась просто “хотелкой” руководителей компании. Компания не видит рынка! Это частая проблема российских предприятий и, в целом, знак для меня — характеризующий зрелость организации. Малый бизнес не видит рынков и не может стать средним бизнесом, пока не начнет измерять рынки, отслеживать на них свое положение и мыслить долями рынка.
Это нередкий случай для компаний, добившихся быстрого взлета на небольших рынках. С похожей ситуацией я столкнулся у одного клиента, предоставляющего программное обеспечение интернет-торговцам. Оказалось, что компания уже поставляет его 60% торговцев и вырасти в 3 раза никак не получится.
Но чаще цели ставятся довольно достаточно обоснованно. Хотя вопрос “что еще?” вызывает удивление, как и вопрос, есть ли еще какие-то обязательные моменты, или задача ставится только в деньгах. Что является целью бизнеса?
В ответ, в малых и средних компаниях, часто следуют традиционные фразы, что целью бизнеса является прибыль, и только она.
Но так ли это на самом деле? А если мы сейчас на сессии придем к мнению, что надо закрыть ваше производство программного обеспечения (строительство судов, образовательные тренинги, что угодно) и решим, что большую прибыль нам даст сеть палаток с шаурмой? Закроют ли они свой бизнес и возьмутся ли за шаурму?
Здесь обычно появляются улыбки, и постепенно приходит понимание.
В ответ я говорю, что выхода два. Если для них важна только прибыль, они просто инвестиционный холдинг. Это компании совершенно иного типа, им важно только ROI. И если они уверены, что получат больше денег от шаурмы, чем от новой DMP-платформы, то они в нее и проинвестируют.
Если же компания не готова инвестировать в палатки с шаурмой, это история про ценности, которые несут основатели и компания в мир. У инвест-холдингов совсем другой тип мышления.
Так мы переходим к обсуждению ключевых ценностей компании и ее предназначения (миссии).
Традиционно российский бизнес не любит фразы о миссии, но с подачей через шаурму это заходит прекрасно, и обсуждение начинается само собой. Ничего плохого против шаурмы не имею, более того, лично знаком с владельцем 30% рынка шаурмы в Москве, но шаблоны и парадигмы в нашей голове не позволяют нам считаться с этим бизнесом как с чем-то серьезным.
Что такое ключевые ценности?
Я просто прошу перечислить костяк вещей, т.е. то, в каком направлении мы будем заниматься. А еще точнее, я прошу перечислить то, чем мы точно не будем заниматься.
Провоцирую я всех фразой “Ок, шаурмой не занимаемся, а колготками займемся?”.
В ответ улыбки, иногда смех. Я прошу перечислить, что для нас важно.
Например, производитель того же программного обеспечения из примера выше перечислил:
• это должно быть IT;
• это должен быть ритейл;
• это должен быть интернет;
• это должен быть софт;
• это должны быть прямые решения без посредников;
• это должно повышать эффективность торговли.
Видите, шаурма и колготки в рамках этих ценностей не рассматриваются. И из этих целей вполне логично вытекает предназначение компании. Дословно приводить не буду, но оно связано с прямыми решениями для повышения эффективности торговли.

В результате обсуждения видения компании мы получаем четкий ответ на основной вопрос — чем мы заниматься НЕ будем?
Из приведенного выше примера видно, что компания не собирается заниматься проектами, не связанными с IT, интернет-ритейлом, прямыми решениями для торговли.
Поверьте, это приносит большое облегчение и уменьшает энтропию (меру хаоса) в голове и руководителей, и исполнителей..
Далее мы рассказываем команде о том, что нам предстоит сегодня. Что такое стратегия, чем она отличается от тактических решений. Как не запутаться. И про значение SWOT-анализа для долгосрочного планирования.
Блок разработки видения занимает обычно до 2 часов.

SWOT-анализ

Подробно методика SWOT-анализа и сведения в поиске решений у нас описаны в этой статье, а примеры решений с подобных стратегических сессий вы можете посмотреть по ссылке.
Здесь мы хотим раскрыть несколько важных деталей того, как это происходит на наших стратегических сессиях.
В первую очередь, необходимо разъяснить всем участникам правила SWOT-анализа.

Мы просим участников провести SWOT-анализ индивидуально, не обсуждая ничего с коллегами, так как хотим получить от каждого именно его видение положения дел. Если проводить SWOT коллективно, в виде мозгового штурма, кто-то решит промолчать или увлечется разговорами и забудет свои идеи. Следует разъяснить участникам, что чуть позже все поделятся друг с другом записями в каждом квадрате. Просто для того, чтобы анализ был разносторонним и объективным, его следует писать индивидуально.
Мы объясняем, что анализ не может быть быстрым. Иначе это поверхностный формализм. Более того, за несколько недель или дней до сессии мы просим заказчика или его отдел аналитики провести анализ факторов внешней среды или заказать его, но не публиковать эти данные среди сотрудников.
На SWOT-анализ выделяется от 1 до 2 часов. Мы просим участников поднимать цифры и прочие данные компании, позвонить или написать подчиненным, поднять отчеты, посмотреть аналитическую информацию, поискать в интернете. Все можно, даже нужно, кроме подглядывания к коллеге, т.к. каждый может увидеть свои факторы.Введите цитату

Если кто-то из команды (или вся команда) заканчивает раньше ожидаемого, я прошу их о следующем: сделать SWOT-анализ заново, с нуля, но не вписывать те факторы, которые уже перечислены в предыдущем. Это открывает второе дыхание и дает более глубокий взгляд на среду пребывания компании.

После того, как SWOT-анализы составлены, следует разделить лист на флипчарте на 4 свот-квадрата. Команда садится кругом или полукругом к модератору, и он просит каждого, слева направо, рассказать, что у того записано в квадрат силы.
Правила таковы — ничего не критикуем, а все произнесенное записывается на липкий листочек и крепится в квадрат силы на флипчарте. Можно обсуждать, можно задавать вопросы.
Участник слева начинает первым. Каждый следующий рассказывает, что у него в записях (исключая то, что уже есть на доске). Обычно к правому краю все повторяются, говорят, что коллеги уже упомянули факты, которые они вписали у себя. Но нередко бывают и новые, ценные идеи.

После того, как мы обсудили квадрат силы, приступаем к работе с квадратом слабости. Только начинаем уже с правого края — с тех, на ком закончили. Для чего? Во-первых, в ином случае правый край всегда будет в конце, им будет элементарно скучно. К тому же это придает динамики для участников, иногда они начинают, иногда заканчивают. Что, конечно, важно, ведь SWOT-сессия — довольно нудная аналитическая работа по разбору и обсуждению факторов.
Далее мы таким же образом обсуждаем квадраты возможностей и угроз и все записываем на доску.

Самое ценное в подобном публичном SWOT-анализе:
• Коллеги иногда удивляются неожиданному свежему взгляду говорящего, его точке зрения, которая ранее не приходила на ум.
• К концу анализа вся команда приходит к единому видению компании и ее окружающей среды.
• И одна из самых замечательных вещей — это семантика. Оказывается, мы в компании одни и те же вещи называем по-разному, например, оборот, доход и прибыль. Обсуждение факторов позволяет прийти к единой терминологии, а значит, объединяет умы.

Таким образом, на доске оказывается по 10-40 факторов в каждом из квадратов.
Когда все перечисленные факты вывешены на доске, мы уточняем, что требуется оставить по 4-5 факторов в каждом из четырех SWOT-полей, иначе мы не сможем проработать их все на следующем этапе, нам на это не хватит времени.
Во время обсуждения мы не критиковали, но сейчас просим подойти каждого, чтобы перечитать каждый фактор и проголосовать, выбрать самые значимые факторы.

Способ голосования может быть любым.
Я обычно даю каждому из участников по 5 баллов на квадрат (итого 20 баллов) и говорю, что он может присвоить их каждому фактору в произвольной форме — все 5 одному фактору или распределить эти 5 баллов по одному баллу разным факторам. Можно какому-либо фактору отдать 3 балла, а остальные два распределить по одному.
Я прошу просто на листочке написать, сколько баллов (цифрой) вы отдаете данному фактору. После подсчета мы оставляем на доске 4-5 факторов, набравших наибольшее количество голосов.
Если несколько факторов набрали одинаковое количество баллов в данном квадрате — я устраиваю повторное голосование.
После этого я спрашиваю команду, нет ли среди проигнорированных факторов важного, вдруг что-то стоит вернуть на доску. Бывает по-разному: иногда команда хватается за голову и возвращает на доску важный фактор, который почему-то не получил необходимое количество баллов, а иногда все в порядке, и возвращать ничего не требуется.

На этом SWOT-анализ заканчивается. Он занимает от 2 до 6 часов, в зависимости от ограничений и заданной длительности сессии. Если это двухдневная сессия, то обычно на этом мы заканчиваем первый день.
Чем больше времени, тем больше команда может исследовать, обдумать и обсудить.

Сведение SWOT

В начале второго дня мы рассказываем всем о методе сведения SWOT-анализа в четырехпольную матрицу, приводим примеры.
Также даем первичные знания об уровнях стратегического планирования, отличиях корпоративной стратегии от бизнес-стратегии. Рассказываем, как можно помочь себе в поиске решений “вне коробки” с помощью матрицы Ансофа или решений “внутри коробки” с помощью базовых стратегий Портера.
В зависимости от задач на этом этапе мы можем разбить участников на несколько команд и дать возможность каждой из них решать свой блок вопросов методом сведения SWOT. Или же решать всем вместе один блок задач.

В этом блоке в начале дня модератору очень важно показать яркие примеры находок стратегических решений на стыке двух полей. А также помочь команде найти первые решения, закрывающие, например, слабости и угрозы компании.
В моей практике участники сессии достаточно часто просят подготовить и привести примеры из их среды бизнеса. Я их понимаю, но выступаю против подобных примеров. Дело в том, что таким образом люди хотят снять с себя ответственность и труд, воспользовавшись примерами конкурентов. К сожалению, по опыту, в дальнейшем все решения крутятся вокруг приведенных примеров, они становятся психологической доминантой и не позволяют находить собственные свежие решения.

На это выделяется от 2 до 4 часов, после чего переходим к блоку презентации.

Презентация решений

После разработки решений команда готовит презентацию в свободной форме, и представитель команды демонстрирует у доски набор решений, которые разработаны в процессе сессии.
Стоит еще раз обсудить, насколько текущие решения закрывают объявленные ранее проблемы.

Два вопроса, которые должен задать модератор стратегической сессии.
1. Если изначально цели ставились в деньгах — то насколько процентов увеличится оборот компании, если реализовать это решение?
К примеру, целью ставилась задача вырасти в два раза, а команда предлагает как одно из решений партнерскую программу — сколько процентов к текущему обороту компании даст партнерская программа? 10%, 20%, 50%?
2. Дорогие участники сессии, вы проработали факторы внутренней и внешней среды. Как вам кажется, есть ли потребность сменить цели компании? Может, их как-то формализовать дополнительно? Стоит ли их завысить или занизить?
Можете ли вы сейчас поставить более формально и четко задачи для компании на стратегический срок?
Если остаются незакрытые вопросы, или команда действительно захотела пересмотреть цели компании, то участники обсуждают эти вопросы.

После этого следует поблагодарить всех участников, объявить, что стратегическая сессия закончилась, но разработка стратегии компании только началась, и впереди еще большой объем труда, требующий сфокусированного внимания.

Закрытие стратегической сессии

Уже после сессии, при желании заказчика, мы определяем рабочие группы по внедрению решений и реализации стратегии.
Первая задача, которая ставится перед рабочей группой, — создание таблицы, подобно приведенной снизу, где дается оценка каждому из решений по обозначенным KPI. Далее — заполнить таблицу в короткие сроки, дав оценку экспертным методом.

На последнем этапе мы предлагаем создать диаграмму Ганта или иной вид планирования для реализации стратегии, где каждое решение заводится в виде проекта, а задачи по нему декомпозируются.
Таким образом, мы получаем план действий по реализации стратегии. Остается только договориться о контрольных точках, когда будут обсуждаться результаты внедрения с руководством компании.

Однако, к сожалению, зачастую команды после воодушевления на стратегической сессии возвращаются в привычную рутину, их затягивают операционные вопросы, и задачи реализации стратегии откладываются в долгий ящик и забываются.

Чтобы поддержать разработку стратегии и отследить ее внедрение в деятельность организации, нами было продумано следующее решение. Мы предложили нашим клиентам проводить стратегические сессии три раза в год.
На первой сессии мы по развернутому выше сценарию проводим стратегические наметки и организовываем рабочие группы.
На второй сессии, спустя 2-3 месяца, рабочие группы презентуют документ “Стратегия компании”, оценку решений и рынков, а также первые результаты изменений. Также на второй сессии мы предлагаем заняться разработкой уже продуктовых или функциональных решений, т.к. в связи с разработанной стратегией нам лучше модифицировать наш продукт и его продвижение. На подобных сессиях мы используем разработанную нами канву стратегического маркетинга.

На третьей сессии, спустя еще 3-6 месяцев, мы подводим итоги: работает стратегия или нет?

Что следует обсудить. Как изменилась компания, ее продукт, как отреагировали клиенты? Где мы отработали хорошо, где плохо? Нарос ли местами «жирок», который необходимо сбросить, в виде лишнего персонала, должностей, процессов? Можно ли ускориться еще или стоит кардинально сменить стратегию?

Получается, мы предложили идею из трех разнофункциональных сессий в год для того, чтобы поддержать разработку и внедрение стратегии. По нашей задумке, рабочие группы, которые создаются на сессии, должны были дорабатывать и внедрять решения в промежутках между сессиями.

Но практика показала, что в большинстве отечественных компаний, даже крупного уровня, низкая культура разработки и внедрения изменений. Сразу после сессий управленцы входили в привычную колею ежедневной рутины.
Все доработки и внедрения приходились на последние 2 недели перед следующей сессией! На скорую руку, без погружения и подготовки.
Изменяться тяжело. Но, не изменяясь под рынок, мы постепенно умираем. Чтобы не умереть, отечественный менеджмент порою устраивает беспощадные революции.
Но нам хотелось найти эволюционный путь. И мы его нашли.
Мы взяли методологию трекинга при разработке продуктовых решений и немного модифицировали её для разработки и внедрения стратегических решений.
Если говорить коротко, то мы предложили в промежутках между сессиями устраивать еженедельные созвоны и встречи с лицами, ответственными за стратегические изменения, чтобы поддержать стремление к изменениям и подводить менеджмент к активным действиям.
С помощью услуги “Стратегический трекинг” мы еженедельно (или раз в две недели) созваниваемся по скайпу (или наносим живые визиты) и:

1. Превращаем набор решений из сессии в полноценный документ «Стратегия компании».
2. Создаем диаграмму Ганта или план любого другого подходящего вида.
3. Начинаем отслеживать реализацию. На этом этапе наша задача не дать инициативе затухнуть, отслеживать ошибки и быть людьми, которые постоянно задают вопросы: «А сделали уже? Почему? Какой результат? Что дальше?».

Также мы наблюдаем за внешней средой и отслеживаем результаты деятельности, проводим собственную аналитику и исследования, поддерживаем нашей экспертизой.

Благодаря регулярному трекингу и отслеживанию изменений рабочие группы проводят необходимые доработки и внедряют изменения.
Решения начинают внедрятся.
Компания отслеживает и получает результат.

Например, один из наших клиентов при разработке корпоративной стратегии, после необходимых расчетов, внезапно для себя обнаружил, что на основном рынке их ждет предел роста в +30%, хотя на косвенных рынках есть потенциал для роста на 400%. Как вы догадываетесь, 90% внимания до этих расчетов компания уделяла основному рынку и решениям в его рамках.
Увидев эти цифры, я обратился к руководителю компании с речью о том, что если у него 40 рабочих часов в неделю, то 30 из них ему следует посвящать новым рынкам.

Мы описали выше один из типовых сценариев стратегической сессии для того, чтобы вы зная как провести стратегическую сессию могли провести ее самостоятельно.

Если же вам необходим профессиональным модератор стратегической сессии, владеющий технологиями и инструментарием проведения сессии и разработки полноценной стратегии компании, вы можете обратиться ко мне через форму ниже.

---

Во многих публикациях нередко мелькает мысль, что любой компании надо проводить стратегические сессии. При этом они часто проходят впустую из-за отсутствия должной подготовки, неправильной организации и непонимания цели мероприятия в целом.

HR-директор Студии Олега Чулакова Анна Ганичева рассказывает обо всех нюансах стратегических сессий и делится опытом недавно проведенного мероприятия.

Что такое стратегическая сессия

Цель стратегической сессии

Тут все индивидуально, у каждой компании она своя. Чаще всего цель — принятие решения о развитии организации. Это и вопросы, связанные с конкретными проблемами, и генерация идей на будущее, и выбор новых направлений развития.

Для своей стратегической сессии мы обозначили следующие цели как приоритетные:

• сформулировать стратегию Студии на три года;
• сформировать единое видение развития компании;
• повысить вовлеченность, мотивацию и сплоченность участников сессии.

Признаки того, что пора провести сессию

Как правило, встречаются такие факторы:

• Изменения внешней среды. Пандемия поменяла рыночные реалии. 
• Обновление команды. Мы, например, по сравнению с прошлым годом сильно выросли с точки зрения руководящего состава и линейных специалистов. 
• Необходимость синхронизировать общее видение дальнейшего развития. Каждое подразделение занимается выполнением своих задач, но при этом должно стремиться к достижению общих целей. 

Кто участвует 

Заказчиком всегда выступает собственник компании. Обычно он и определяет состав участников. Важно, чтобы соблюдался принцип охвата всех стратегически важных направлений организации.

Кто, как правило, присутствует на сессии:

• собственник;
• исполнительный директор;
• коммерческий директор;
• HR-директор;
• руководители бизнес-подразделений;
• руководители внутри бизнес-подразделений;
• в отдельных случаях — ключевые эксперты компании.

Кто должен вести стратегическую сессию

Для того чтобы сессия прошла эффективно, роль ведущего стоит доверить эксперту-фасилитатору, у которого есть опыт проведения таких мероприятий с компаниями, схожими по масштабу и запросу. 

Это представитель третьей стороны, который не предлагает конкретные решения, а помогает участникам сессии выработать их самостоятельно в рамках отведенного времени. Отдать функцию фасилитатора собственнику или кому-то из остальных — идея провальная. Исполнять роль арбитра и при этом полноценно участвовать в обсуждении не получится. 

На что мы обращали внимание при просмотре портфолио:

• сертификация в области фасилитации, тренерской работы, коучинга команд;
• опыт работы на управленческой позиции внутри бизнеса;
• опыт проведения стратегических сессий для компаний численностью от 100 сотрудников.

Подготовка к стратегической сессии

Сначала фасилитатор задает вопрос собственнику: «Что вы хотите получить в результате сессии?» В нашем случае озвучили задачу по выработке стратегической цели на три года. Затем выделили три блока:

• развитие новых направлений;
• люди;
• бизнес-процессы и их автоматизация.

Всем руководителям предложили проработать их для составления плана реализации стратегии. После этого фасилитатор провела анонимный онлайн-опрос участников предстоящей сессии, чтобы понять видение по поводу:

• дальнейшего развития компании;
• сильных сторон и зоны роста;
• возможных действий для реализации стратегии.

Организационные вопросы

Чтобы сессия прошла комфортно и продуктивно, мы соблюдали несколько правил:

• Дата. Не выбирайте рабочий день, чтобы не отвлекаться на ежедневные операционные задачи. 
• Место. Даже не рассматривайте вариант офиса, будете отвлекаться. Нужно сменить обстановку. Необходимо просторное светлое помещение, где есть весь необходимый реквизит: проектор, флипчарты, маркеры. Каждый фасилитатор готовит райдер материалов в соответствии со сценарием.
• Возможность свободного перемещения между командами. Приятно во время перерывов выходить на свежий воздух. 
• Питание. Приготовьте большое количество воды, организуйте полноценные кофе-брейки и обед. 
• Отсутствие отвлекающих факторов. Не забудьте попросить всех выключить звук на своих смартфонах.

Что происходит на стратегической сессии

У нас мероприятие стартовало с выступления собственника, где он представил результаты работы компании за последние пять лет, рассказал о причинах проведения сессии и озвучил результаты, к которым необходимо прийти.

Работа поделилась на несколько этапов:

• формулирование видения работы компании до 2023 года включительно;
• SWOT-анализ;
• генерация идей для реализации стратегии и их приоритизация;
• постановка целей по SMART, составление планов их реализации с указанием сроков и ответственных лиц.

По этим этапам прорабатывались все три блока:

• развитие новых направлений;
• люди;
• бизнес-процессы и их автоматизация.

Во время сессии команды перемещались и перемешивались. В итоге мы получили несколько исписанных флипчартов с идеями и проработанными планами их реализации по всем направлениям.

На что обращать внимание во время сессии

• Следовать таймингу и инструкциям фасилитатора. Он держит ритм, следит за ходом обсуждения и вовремя подключается, чтобы дать следующее задание.
• «Парковать» выявившиеся вопросы. Обычно фасилитатор фиксирует несрочные вопросы на доске, а участники затем ставят себе в план их решение за пределами сессии.
• Не критиковать предложения участников. Важно, чтобы каждый мог спокойно высказать даже нестандартные идеи и при этом тут же не получить в ответ критическое замечание от остальных. 
• Ответственность за активность группы лежит на ее участниках. Фасилитатор готовит сценарий и контролирует его соблюдение, но не несет ответственности за личную включенность и заинтересованность команды. 

Что происходит после сессии

После успешной сессии важно воплотить принятые решения в жизнь. Увы, часто происходит так, что команда снова погружается в операционные задачи, а дела стратегические откладываются на потом. 

Мы уже начали реализовывать следующее:

• презентация итогов стратегической сессии всем сотрудникам;
• контроль реализации планов на ежеквартальной основе тем же составом участников и проведение корректирующих действий.

Основные выводы

Что мы отметили для себя по итогам:

• Синергетический эффект в деле. Каждый понял, что лучшие решения находятся при работе в команде. Например, коллега из смежного подразделения видит картину со стороны, дополняет ее новыми решениями и подходами. 
• Достижение целостности видения. Все участники отвлеклись от текущих задач своего подразделения, переключились на общие цели и увидели, как результаты собственные и отдельно взятой команды влияют на деятельность всей компании. 
• Оценка навыков команды. Собственник видит, как мыслит каждый из руководителей, и благодаря этому понимает уровень управленческого потенциала всей команды. Поэтому после сессии часто проводятся соответствующие обучающие мероприятия. Например, HR-отдел совместно со Школой креативных навыков Chulakov School сейчас запускает курс по управленческим скилам для middle-менеджмента. 
• Сформированная стратегия развития компании. Определились с вектором движения до 2023 года включительно, разработали и уже реализуем план действий по всем приоритетным направлениям.
• Ввод в курс дела остальных сотрудников. Провели презентацию стратегии для всей команды.

Как достичь максимума 

• Стратегическая сессия — это совещание высшего руководства и ключевых сотрудников, где принимаются важные для дальнейшего развития компании решения.
• Причинами для проведения очередной сессии могут быть: изменения внешней среды, обновление команды, необходимость синхронизировать общее видение дальнейшего развития. 
• В мероприятии принимает участие собственник и руководители направлений. Стоит задуматься и о приглашении middle-менеджмента.
• Обязательно наймите фасилитатора. Отдавать эту роль кому-то из своих не стоит, потому что вести сессию и полноценно участвовать в ней вряд ли получится.
• Сценарий сессии прописывается конкретно под компанию.
• Следуйте таймингу и инструкциям фасилитатора, придерживайте выявившиеся проблемы и вопросы, не спешите с критикой идей других участников, будьте активны. 
• Продолжайте работу и после завершения сессии: делитесь итогами с сотрудниками, контролируйте выполнение планов.

Фото на обложке: Shutterstock/Peshkova
Изображения в тексте предоставлены автором

Ни одна компания в мире не живет в воображаемом мире вне социума. Каждый руководитель фирмы, отдельного подразделения должен понимать значимость сплоченности команды, правильности целей, которые ставятся сотрудникам. Не стоит забывать и о том, что есть особый инструмент, который помогает наладить рабочие процессы в режиме «здесь и сейчас», а также в долгосрочной перспективе. Именно таким инструментом выступают стратегические сессии.

Многие специалисты сетуют, что любая компания должна хотя бы изредка, но проводить подобные сессии. При этом мероприятие зачастую проходит без реальных результатов, отсутствием правильной подготовки, неверной организации, а также без правильной постановки целей для проведения сессии.

Что представляет собой стратегическая сессия: цели, участники, особенности проведения

В качестве стратегической сессии выступает совещание, в котором принимают участие сотрудники «высшего эшелона» власти в компании (непосредственные руководители), а также ключевые сотрудники. Именно в ходе данной сессии возможно принять важнейшие решения для компании, определить новые направления работы, выявить перспективных партнеров, а также презентовать различные бизнес-модели, которые будут использоваться в организации в будущем.

Если вы сталкиваетесь с понятием стратегической сессии впервые, то резонно возникает вопрос о целях ее проведения. Они индивидуальны для каждой корпорации, ведь именно глобальная цель компании своя собственная. В основном на стратегической сессии ставится цель по поиску решений и направления развития и роста компании. Данные вопросы ориентированы на имеющиеся проблемы, которые есть в фирме, а также направлено совещание на поиск новых идей, чтобы реализовать их в будущем.

Если усреднить и найти классические цели, которые могут быть поставлены на рассмотрение во время проведения стратегической сессии, то в качестве приоритетных можно выделить:

• Формулирование стратегии развития компании на ближайшую перспективу (2-3 года);
• Формулирование единого видения развития организации;
• Повышение вовлеченности, мотивации, а также уровня сплоченности всех участников, которые пришли на сессию.

Вы можете спросить: «А есть ли какие-то признаки, которые указывают на необходимость проведения стратегической сессии?». Ведь подобные цели и задачи, которые ставятся в ходе этого мероприятия, могут решаться в течение всего периода работы компании, к примеру, на внеочередных совещаниях.

Действительно, если факторы, которые способны прямо указать на то, что в компании следует провести стратегическую сессию:

• Меняется внешняя конъюнктура рынка. В частности, если вы только начали жить и существовать как корпорации, а пандемия нарушила все ваши цели, то следует подумать над новыми.
• Вы обновляете штат. К примеру, сильно возрос руководящий состав, благодаря расширению бизнеса и появлению новых отделов.
• Необходимо синхронизироваться с тем, чтобы понять, смотрите ли вы все в одну сторону. У каждого подразделения в корпорации есть своя задача, которая помогает фирме оставаться на плаву и получать прибыль. При этом следует регулярно проверять, не сбился ли флюгер с той цели, которая изначально стоит перед корпорацией в целом.

Итак, если вы понимаете, что каждый из представленных признаков относится к вам, то стоит начать собирать стратегическую сессию. В качестве заказчика всегда будет собственник организации. Именно он и решает, кто будет принимать участие в сессии и какой состав участников на ней будет. Помните, следует соблюдать принцип охвата всех направлений работы компании. Так, в состав участников на стратегическую сессию приглашается собственник бизнеса, генеральный директор, директор по коммерции, директор отдела кадров, руководители подразделений и внутри подразделений, иногда могут быть приглашены ключевые специалисты фирмы, которые являются незаменимыми экспертами по тому или иному вопросу.

Помните, что указанный список участников стратегической сессии различен для той или иной корпорации. Ведь собственнику бизнеса виднее, кого следует приглашать для рассмотрения целевых задач фирмы, а кто может навредить в принятии того или иного решения. Кроме того, собрать всех сотрудников – не есть основная цель сессии. Важно определяться лишь с ключевыми игроками в бизнесе, которые помогают добиться успеха вашей компании.

Кто ведет стратегическую сессию?

Для качественного и эффективного проведения стратегической сессии важно найти ведущего. В качестве него может выступать эксперт-фасилитатор. Перед тем ,как нанимать его, следует удостовериться в наличии у специалиста соответствующего опыта в проведении аналогичных мероприятий в других компаниях, которые имеют тот же масштаб и запрос, что и ваша фирма.

Иными словами, ведет сессию абсолютно сторонний человек, которому нет никакой важности в принятии того или иного решения в отношении любого из ваших вопросов по целям собрания. Его ключевой задачей стоит помощь участникам сессии определиться самостоятельно в тех направлениях развития бизнеса, которые будут для фирмы предпочтительнее. Не стоит думать, что собственник компании или ее генеральный директор на отлично справиться с задачей по проведению такого собрания. Ведь у этих «игроков» есть собственные цели, которые они могут навязать всем собравшимся. Именно поэтому лучше всего отдавать роль ведущего стратегической сессии представителю третьей стороны.

При выборе ведущего следует руководствоваться следующими характеристиками:

• Изучить сертификаты специалиста в области фасилитации, тренерства, коучинга бизнес-проектов;
• Имеется ли опыт работы специалиста в качестве управленца внутри конкретного бизнеса;
• Имеет ли опыт проведения стратегической сессии для компаний определенной численности штата.

Если ваш кандидат соответствует данным требованиям, то, поздравляем, ведь вы нашли идеального ведущего стратегической сессии.

Готовимся к стратегической сессии

Перед проведением к любому важному мероприятию, следует подготовиться. В частности, фасилитатор в обязательном порядке узнает у собственника бизнеса о тех результатах, которые он хочет добиться по окончанию сессии. После этого ему необходимо выделить три ключевых блока, с которыми он будет работать (развиваем новые направления, ориентирование на людей, разрабатываем бизнес-процессы и их автоматизируем).

Каждый руководитель получит возможность самостоятельно проработать эти направления, а также поучаствовать в составлении плана по реализации основной стратегии компании. Затем фасилитатор проведет анонимный опрос в онлайн – формате, чтобы определиться с их видением дальнейшей жизни компании, сильных и слабых сторон фирмы, а также ее точек роста, понять о возможных действиях, чтобы реализовать ту или иную стратегию.

Лишь по окончанию подготовительной работы, ведущий передаст план мероприятия собственнику на согласование.

Для создания комфортных условий проведения сессии и ее продуктивности, важно иметь ряд правил, которые должны соблюдать участники мероприятия:

• Определение с датой проведения. Не стоит выбирать рабочий день, чтобы не отвлекать руководителей от их основных обязанностей.
• Место проведение. Не следует рассматривать в качестве места по проведению сессии свой офис. Само ваше помещение будет отвлекать от нужного лада. Поэтому следует несколько сменить обстановку, выбирая просторное и светлое помещение, где у вас будут все возможности для проведения сессии (проектор, маркеры и пр.).
• Наличие возможности свободно перемешаться между командами. Так, продумайте, чтобы участники сессии могли выйти в период отдыха на свежий воздух.
• Не забывайте о питании. Закупитесь питьевой водой, закажите кейтеринг.
• Устраните все отвлекающие факторы. Помните, что важно также отключить мобильные телефоны, чтобы сессия прошла максимально «вовлечено».

Если вы будете руководствоваться такими правилами, то проблем с проведением, а именно с организационными вопросами по проведению стратегической сессии, у вас не должно возникать.

Что таит в себе стратегическая сессия?

Начало мероприятия всегда совпадает с выступления и приветственного слова от собственника бизнеса. Он обязательно рассказывает о результатах работы компании за отчетные периоды, о той необходимости, почему была проведена стратегическая сессия.

Вся работа в рамках мероприятия строится на основе следующие этапов:

• Сформулировать направления работы компании в плановом периоде;

• Провести SWOT-анализ;
• Сгенерировать идеи по реализации стратегии и выявить их самые приоритетные;
• Поставить цели и составить план реализации с установлением сроков и ответственных лиц.

Внутри каждого большого блока прорабатывают небольшие блоки, которые связаны с развитием новых направлений работы компании, определением места каждого сотрудника в реализации целей корпорации и выявлением бизнес-процессов, которые помогут достичь нужной цели. Помните, что когда проводится подобное мероприятие, то все его участники будут постоянно “перемешиваться” между собой, определяя лучшие команды, которые помогут разработать приоритетные направления в работе компании. Именно благодаря такому свободному перемещению на стратегических сессия усиливается командный дух корпорации, ставятся преимущественно важные и достижимые цели ее развития.

В процесс проведения стратегической цели обязательно обращайте внимание на следующие основные моменты:

• Соблюдайте тайминг и ключевые инструкции, которые поступают от фасилитатора. Именно он позволяет держать верный ритм работы, руководит ходом полемики, а также вовремя способен подключиться, чтобы предоставить для решения новое задание.
• Фиксируйте не важные вопросы, но которые помогут в будущем добиться основной цели развития бизнеса. Это поможет обратить внимание на работу компании вне сессии.
• Не критикуйте предложения участников сессии. Помните, что важно создать доброжелательную атмосферу, где каждый участник способен высказаться по делу, предложить свое видение решения той или иной проблемы.
• Будьте активны. Не стоит думать, что отсидевшись на сессии, вы чего-то добьетесь. Чем активнее будет работать каждый участник мероприятия, тем большее количество вопросов можно будет проработать с максимальной пользой.

А что происходит по завершению сессии? Если вы правильно соблюдали все рекомендации ведущего, то точно знаете, что вам удалось определить ключевые цели развития корпорации. Следовательно, остается только начать их воплощать.

Правда, довольно часто компания, проведя удачную стратегическую сессию, вновь полностью погружается в операционные вопросы. Стратегия развития корпорации вновь откладывается. Помните, что так вы никогда и ничего не добьетесь, а ваш бизнес будет стоять на одном месте. И все будет хорошо, если на рынке не найдете более конкурентоспособный игрок, который “потопит” вашу компанию, сделав все, чтобы завоевать нужный кусок от работы. Поэтому, если вы решились на проведение стратегической сессии, правильно подошли к вопросу ее организации, а также успешно реализовали мероприятие, то не откладывайте в долгий ящик проработку поставленных целей.

Кроме того, после стратегической цели каждый сотрудник понимает, что именно он должен делать и в каком направлении работать, чтобы принести пользу всей корпорации. Участники, которые работали в разработке целей, помогут другим специалистов погрузиться в новые направления развития бизнеса, тем самым создавая еще более мощный командный дух.