Вопросы для бизнес ассистента на собеседовании

Что нужно знать и как правильно отвечать кандидату на интервью с потенциальным работодателем, разберем далее в материале.

Пять вопросов «на засыпку», или как пройти собеседование на должность помощника руководителя

Директора компаний и владельцы бизнеса тщательнейшим образом подбирают персонал с которым им придется лично взаимодействовать ежедневно и по любому вопросу. Именно поэтому встречи и беседы с соискателем на вакансию помощника особенно сложные.

Данный материал будет полезен как кандидатам, так и работодателям, потому как он раскрывает обе стороны во время интервью.
Итак, с чего начать.

Чтобы подготовиться к собеседованию необходимо собрать информацию. Соискатель изучает компанию, сферу деятельности, корпоративный блог или сайт, социальные сети фирмы и т. д.

Руководитель или кадровые сотрудники также стараются максимально узнать о людях, которых будут проверять каверзными вопросами. Это общедоступная информация из резюме, портфолио и возможно социальные сети.

А теперь, что же спросить у кандидата или «5» вопросов на засыпку:

1. Чем привлекает или привлекательна работа помощника руководителя?

Вопрос с подвохом, так как работодатель хочет услышать об амбициях и профессионализме претендента. Тогда как тому иногда бывает сложно выразить свои мысли и желания в слух.
По сути большинство людей хочет высокую и стабильную заработную плату, престижное место работы в крупной компании, просторный офис, интересный круг общения и коллег среди людей высшего ранга или должностей, перспективу карьерного роста и т.д.

Но так отвечать, конечно, нельзя. Будущий помощник должен убедительно объяснить, что заинтересован в большом количестве интересных задач, возможности внести свой вклад в развитие компании и т.п.

2. Каковы ваши критерии успешно выполненной работы? То есть по сути, это просьба оценить свою работу.

Ответ не может быть простым и это не типа — «лишь бы начальник был доволен». Нужно показать ответственность и стремление добиваться лучшего результата, даже при том что и средний вариант всех устраивает.

3. Как Вы справляетесь с непредвиденными обстоятельствами? Например, забыли с вечера подготовиться к переговорам и подготовить бумаги, а утром не успели все распечатать из-за поломки офисного оборудования?

Тут не следует рассуждать о «пойти и во всем честно сознаться начальнику». В данном случае нужно по пунктам рассказать, какие действие следует предпринять для решения проблемы: найти где распечатать, попросить отложить или немного перенести встречу, но при этом всеми силами стараться выполнить задачи и не сдаваться.

4. Если способ выполнения задания руководителя не подходит или он более трудоемкий, следует ли указать на это и предложить свой вариант решения, либо выполнять без обсуждений?

Это очень каверзный вопрос. И, как правило, опытные и компетентные помощники сначала предлагают более простой и современный вариант начальнику и только после отказа делают по его «рецепту».
Не стоит отвечать, что лучше выполнить как проще, так как главное результат. Не все руководители принимают такую «самодеятельность».

5. Можно ли впускать к руководству недовольных клиентов, даже если они этого гневно требуют?

Это тест на самообладание, стрессоустойчивость и способность к общению с любыми людьми. Поэтому ответом в данном вопросе служит — постараться успокоить клиента и предложить записать его на другой день или время.

Подробнее о работе помощников и как подобрать лучше спросите у специалистов Школы персональных ассистентов Марины Егоровой.

Smart & Talented

While most interviews focus on learning about a candidate’s experience, education and background, an executive assistant interview has another level to it – that of detailed competency, confidentiality and tact. Posing tough hypothetical questions to interview candidates will help you gain an in-depth understanding of their ability to take on the most critical executive-level tasks.

General Introductory Questions

It’s a good idea to lay the groundwork for tough interview questions by asking typical «get-to-know you» questions about educational credentials, as well as her experience working for upper-level executives. Inquire about length of employment, and why the applicant left her previous positions. This will help you gauge how well she handles stress, and if there are mitigating factors that might raise red flags; for example, if the applicant has an inability to handle frustrations, tight deadlines or multiple, simultaneous tasks.

Dealing with Confidentiality

An executive assistant is often tasked with responsibilities that involve a certain degree of confidentiality. The executive assistant may need to use credit cards so that she can make travel arrangements, she may need to view personal email and correspondence or she may need to take minutes in meetings that have sensitive subject matter. Ask questions related to how the applicant will handle this type of responsibility:

High-Level Communication Skills

Executive assistants need solid, high-level communication skills for her to effectively represent you and the company – both internally and externally. In addition to having exceptional writing skills and phone etiquette, the applicant should also be able to be assertive when necessary, accommodating when necessary, and professional at all times. Here are some tough questions to pose:

Multi-tasking and Prioritizing

An executive assistant is charged with not only multi-tasking, but also in figuring out how to prioritize tasks in what can be a rapidly-changing work environment. To learn how she juggles scheduling, ask her these questions:

Fast-Paced Environment 

Organizational skills are critical for an executive assistant in a fast-paced work environment. Learn how well your candidates handle stress, by asking the following queries:

Availability and Flexibility 

Few executives work a typical 8-hour workday, so executive assistants are often expected to also be available for work outside of regular work hours. To get a feel for whether a candidate is open to this type of scheduling, ask the following:

Of course, there will be issues specific to your business or industry that you might want to pose to executive assistant candidates. For best results, ask open-ended questions that allow the candidates to elaborate on their approach, style or operating methodology, or request examples of how they’ve handled similar situations in the past.

В нашей предыдущей статье мы уже рассказывали об основных умениях и требованиях к кандидатам на вакансию помощника руководителя и давали советы о правилах поведения на собеседовании.

Поскольку правильно подобранный помощник директора – это лицо рекрутера в глазах руководителя, то подбор на эту должность осуществляется особо тщательно.

Готовясь к собеседованию, кроме информации о компании, стоит подготовиться к сложным вопросам. Конечно, смекалка рекрутеров не имеет границ, но мы подобрали для Вас 5 наиболее распространенных каверзных вопросов используемых при собеседовании:

Каверзный вопрос №1. Что Вам больше всего не нравится в работе помощника руководителя?

Как ответить: Вам предстоит убедить рекрутера в том, что Вам нравиться сам процесс работы на должности помощника руководителя. Например, некоторые отвечают, что единственное, что им не нравиться – это если мало работы или мало задач.

Каверзный вопрос №2. Как Вы определите, что выполнили свою работу успешно?

Как ответить: Ваша главная задача не перечислять, что Вы выполняете все возложенные на Вас функции, а показать, что Вы ответственно относитесь к своей работе, а, значит, постоянно анализируете и совершенствуете её результаты.

Каверзный вопрос №3. С вечера директор просил Вас распечатать для завтрашней встречи с клиентами важные документы. Вы отложили их печать до утра потому, что у Вас были более срочные задания. Утром в офисе отключили электроэнергию. Встреча с клиентами через час. Каковы Ваши действия?

Как ответить: Брать на себя ответственность за совершённые действия и ошибки, не терять самообладание даже в самых сложных ситуациях и до последнего искать возможность решить проблему – вот те качества, которых ожидает от Вас руководитель. Вот вариант достаточно неплохого ответа на данный вопрос: «Я не буду плакать или паниковать. Если документы есть на флешке, или батарея ноутбука ещё не села, то постараюсь найти ближайший соседний офис, где есть свет и попрошу распечатать. Если такой возможности не будет, то всё честно расскажу руководителю и предложу несколько вариантов решения вопроса, например, перенести встречу с клиентами….»

Каверзный вопрос №4. Вам было поручено важное задание. Вы считаете, что его лучше выполнить способом «А». Ваш директор говорит Вам действовать способом «Б». Вы убеждены, что способ «А» лучше для пользы дела. Ваши действия?

Как ответить: В работе помощника руководителя сложно переоценить управляемость кандидата, его готовность подчиняться. Но самое славное показать, что Вы умеете и можете правильно расставить приоритеты и найти баланс между готовностью выполнять распоряжения и собственным взглядом, личной инициативностью в работе и умением убеждать. Как правило, опытные кандидаты отвечают, что сначала они пытаются предложить руководителю свой вариант действия. Приводят собственные аргументы. Если же аргументы не будут иметь действие, то подчинятся приказу, заодно уточняя наперёд, как будут действовать в случае негативных последствий решения руководителя.

Каверзный вопрос №5. К руководителю пытается пройти недовольный клиент. Он кричит и угрожает Вам, если его не пропустят. Руководитель же попросил ни в коем случае не впускать данного посетителя. Ваши действия?

Как ответить: Конфликтная ситуация – это всегда хороший повод проявить свою доброжелательность, стрессоустойчивость, навыки общения и конструктивное решение проблем в конфликтной ситуации. Отвечая на подобные вопросы, не стесняйтесь приводить примеры из Вашей практики, это подчеркнёт Ваш опыт. Обязательно указывайте, что разозлённому клиенту не нужно перечить, а нужно его успокоить и убедить перенести встречу на другое удобное время. Улыбчивость, спокойствие и самообладание – Ваше главное оружие.

Автор — Людмила Малиновская

Компания careerist.ru желает Вам удачи!

Любая перепечатка в электронных или бумажных СМИ материалов портала возможна только с обозначением первоисточника — careerist.ru.

Разместить резюме
Добавить вакансию

Когда вы проходите собеседование на должность помощника по административным вопросам, интервьюер захочет узнать, насколько ваша квалификация соответствует должности и как вы впишетесь в команду.

Поскольку эта работа требует как административных навыков, так и навыков межличностного общения, менеджеры по найму часто спрашивают о конкретных качествах, которые позволят вам преуспеть, а также о навыках работы с людьми.

Подготовка к интервью

Один из способов подготовиться — это проанализировать описание должности, чтобы понять, есть ли определенный набор навыков, которыми необходимо обладать.

Например, делается ли упор на планирование поездок, координацию проектов, планирование ежедневных встреч, личную помощь или что-то еще?

Составьте список навыков, упомянутых в описании вакансии, и не стесняйтесь добавлять некоторые другие, которые, по вашему мнению, также будут применимы. Затем посмотрите на свои административные и офисные навыки и сопоставьте свою квалификацию с  позицией. Это поможет вам адаптировать ваши ответы наиболее подходящим образом к конкретной должности.

Советы по прохождению интервью

Важно понимать, что обсуждение выйдет за рамки обсуждения ваших навыков общения и организационных навыков. Вы также должны быть готовы говорить о  технических, профессиональных навыках.

Будьте готовы к разговору о программном обеспечении

Поскольку многие должности помощника администратора требуют использования определенного программного обеспечения, вам придется обсудить различные программы, с которыми вы работали, как вы их использовали и свой уровень знаний.

Пример: «Я люблю использовать технологии и узнавать о новых программах. Я также хорошо умею объяснять коллегам как ими пользоваться. На моей последней работе я предложил провести обзор систем управления проектами. Мой руководитель счел мои рекомендации полезными и мы ввели в эксплуатацию веб-систему Х, которая помогает нам отслеживать проекты и обмениваться информацией на веб-платформе»

Ваши ответы будут более впечатляющими, если вы предоставите конкретные примеры, иллюстрирующие ваше владение административными инструментами и процессами.

Будьте готовы обсуждать административные процессы

Как административный специалист, не должно возникать сомнений, относительно вашей организованности и внимательности к деталям. Рекрутер захочет узнать, как проявляются эти ваши качества в повседневном рабочем процессе.

Пример: «Организационные способности и внимание к деталям — мои сильные стороны. Например, ранее я оказывал поддержку восьми специалистам, которые планировали рекламные мероприятия для клиентов. Я разработал шаблон для отслеживания целей и прогресса для каждого проекта и установил его на общем диске, чтобы все участвующие сотрудники могли отслеживать свой прогресс в отношении проектов и мероприятий команды.»

Всегда отвечайте положительно

Следите за своим поведением на протяжении всего интервью. Улыбайтесь, поддерживайте зрительный контакт с интервьюером и говорите доброжелательным тоном.

Поскольку помощники по административным вопросам тесно взаимодействуют с людьми, на которых они работают, важно всегда быть позитивным, профессиональным и вежливым. Вы хотите, чтобы интервьюер не сомневался, что работать с вами будет приятно.

Пример: «Я работала на стойке регистрации в нашем агентстве, и было очень важно произвести положительное первое впечатление как на нынешних, так и на потенциальных клиентов. Я от природы легко нахожу выход из непростых ситуаций, и регулярно получаю похвалу за свою ориентированность на удовлетворённость клиентов.»

Административный помощник Вопросы и ответы на собеседовании

• Во время подготовки может быть полезно просмотреть вопросы, которые вам могут задать. Подумайте, как сформулировать ответ, выделив конкретный опыт и успехи на предыдущей работе.
• Какие у вас навыки работы с компьютером и какими программами вам удобно пользоваться?
• Комфортно ли вам пользоваться телефоном с несколькими линиями и обрабатывать большое количество телефонных звонков?
• Как вы относитесь к работе в команде?
• Как бы вы себя чувствовали, руководя двумя или тремя другими сотрудниками?
• В чем ваша самая сильная сторона и как она может помочь вашей работе на этой должности?
• Какая ваша самая большая слабость?
• Как вы справляетесь со стрессом и давлением?
• Каково было работать с вашим руководителем?
• Чего вы ждете от руководителя?
• Вы предпочитаете работать самостоятельно или в команде?
• Вы хорошо работаете с людьми?
• Приведите несколько личных примеров командной работы.

Вопросы, которые следует задать интервьюеру

Вам также следует изучить компанию и быть готовым задавать уместные вопросы, когда появится возможность, обычно это происходит к концу собеседования. Отличный способ сделать это — проявить интерес и подготовиться к собеседованию, связав вопросы, которые вам задали, с некоторыми собственными вопросами.

• Каковы обязанности этой должности?
• Можете ли вы описать типичный день на этой должности?
• Какие сильные стороны у этого отдела? Какие слабые места?
• В каком направлении вы видите компанию в ближайшие пять лет?
• Почему ваш последний помощник ушел с должности? В чем были его/ее сильные стороны? В чем были его/ее слабые стороны? Что он/она сейчас делает?
• Какие качества были у вашего лучшего помощника?
• Как часто проводятся проверки производительности? Кто их проводит?
• Какие навыки для вас наиболее важны в работе помощника администратора?
• Как вы поощряете и поощряете людей, которые работают в вашем отделе?
• Есть ли в этом отделе текущие производственные проблемы?
• Как вы справлялись с кадровыми проблемами в прошлом?
• Какие самые большие проблемы для сотрудника на этой должности?
• Ожидаются сверхурочные или выходные часы?
• Что вам больше всего нравится в работе в этой компании? Вы бы что-нибудь изменили?
• Что вам меньше всего нравится в работе здесь?
• Вы поощряете работу отдела в команде или больше концентрируетесь на индивидуальном вкладе?

Помимо вопросов на собеседовании, связанных с конкретной работой, вам также будут заданы более общие вопросы о вашей истории занятости, образовании, сильных и слабых сторонах, достижениях, целях и планах.

По материалам thebalancecareers.com

Рассказываю, как составлял вакансию, проводил собеседования, отбирал личного помощника, и с какими задачами он мне теперь помогает. Будет полезно руководителям, у которых накопилось слишком много рутинных дел.

Привет! Меня зовут Паша Молянов, я руковожу диджитал-агентством и участвую в паре проектов в роли директора по маркетингу.

И у меня есть проблема. Многие рутинные вещи я делаю сам вместо того, чтобы делегировать сотрудникам. Сам верстаю карточки в Фигме, сам оформляю и публикую посты в соцсетях, сам строю таблички, сам добавляю отзывы на сайт.

Из-за этого порой не остается времени на более важные, «предпринимательские» дела: планирование, улучшение процессов, поиск партнеров и крупных клиентов, обучение сотрудников и так далее.

В прошлом году я решил, что хватит это терпеть, и пошел искать личного ассистента, который будет заниматься рутиной за меня.

Расскажу, как искал и выбирал, покажу вакансию, список обязанностей и дела, которые уже получилось делегировать — возможно, вам пригодится, когда начнете искать сотрудника на подобную должность.

Написал вакансию

Для начала я выписал типичные дела, которыми мне приходится часто заниматься, которые съедают много моего внимания. Выбрал из них те, которые можно без особых проблем делегировать.

Например, писать посты для своего блога или проводить планерки с командой — это частые дела, но делегировать их я не могу. А вот публиковать посты или оформлять презы для выступлений — довольно простые задачи, их можно передать.

На основе этих дел составил текст вакансии: рассказал о себе, объяснил задачи, с которыми надо помогать, требования и пожелания к кандидату.

Совершенно точно я не хотел разгребать десятки сообщений в личке, поэтому сделал анкету в Гугл Формах и прикрепил ее к тексту вакансии.

Все отклики из формы падают в таблицу, и я могу их сравнивать между собой, отмечать интересные и скрывать плохие.

Посеял вакансию

Я хотел работать с людьми, которые меня знают, поэтому опубликовал вакансию только в своем блоге и соцсетях, а на внешку не относил.

Но вакансию начали активно шерить фрилансерские телеграм-каналы и разносить по чатикам — поэтому откликов я получил в несколько раз больше, чем рассчитывал.

Всего я получил 205 откликов, хотя рассчитывал собрать ну максимум сотню. Но грех на это жаловаться, наоборот круто.

Собрал шорт-лист кандидатов и провел интервью

На что обращал внимание:

Есть ли у человека опыт в диджитале — не хотелось объяснять какие-то совсем очевидные вещи в духе «а что такое таргетированная реклама»

Портфолио — я хотел, чтобы ассистент мог помогать с простеньким дизайном в духе «собери мне презентацию к вебинару по шаблону» или «сделай из поста карусельку в инсте». Дизайнера отвлекать такими мелочами не хочется, поэтому искал помощника хотя бы с базовыми скиллами.

Как он рассказывает о себе, насколько адекватно и грамотно пишет. Помощнику предстоит контактировать с людьми, договариваться о встречах, действовать от моего имени — важно, чтобы он общался нормально.

Зарплатные ожидания — отметал людей, которые хотели слишком мало или слишком много денег. 200+ тысяч платить ассистенту я не готов, но и не верю в компетентность людей, которые хотели 15-20 тысяч за фултайм.

Часовой пояс — не самый важный критерий, но все же хотелось, чтобы он у нас совпадал или хотя бы не сильно отличался.

Опыт работы личным помощником руководителя — тоже очевидная польза.

По этим критериям отобрал 20 человек, которые вроде могли бы подойти.

А вот самые частые причины, по которым кандидаты не подходили:

Провел собеседования

Сейчас я понимаю, что погорячился, и надо было «шортить» шорт-лист еще сильнее. 20 собеседований — это напряжно. Я проводил их 3 дня, не занимаясь больше вообще ничем.

Но я их, тем не менее, провел.

Задавал стандартные вопросы в духе:

Помимо самих ответов обращал внимание на то, как человек общается, насколько мы с ним «на одной волне». Все-таки с помощником мы будем на связи каждый день, он будет в курсе не только моей работы, но и личных дел.

Среди кандидатов было довольно много студентов на очном обучении. Хоть они и заверяли, что готовы по первому зову сбежать прямо с пар, меня это не устроило. Хочется, чтобы человек был на связи в рабочее время и не пропадал на 2 недели во время сессии.

В итоге осталось 7 человек.

Дал тестовые задания

Дальше выбирать было уже трудновато, поэтому я предложил кандидатам оплачиваемое тестовое за 1000 рублей.

Новости показали, умеет ли человек писать саммари. Карточки — умеет ли работать с Фигмой на базовом уровне, насколько аккуратно это делает. Но больше всего мне понравилось третье задание.

Кто-то писал что-то в духе «Ну я поставлю тебе напоминалки в календаре» — это очевидно не сработает. Я и сам могу поставить напоминалки, зачем мне просить человека с этим помочь. Проблема в том, что я могу не рассчитать время, забыть, да просто не посмотреть в календарь в нужный день — и все, дело не сделано.

Кто-то описывал процесс более реалистично, что будет ставить мне дедлайны и дергать, пока я не отчитаюсь, что сделал. Это больше похоже на правду. Например, вот что предложил человек, которого я в итоге нанял:

По итогу тестовых заданий выбрал ассистента — и мы начали работать. К счастью, обошлось без косяков, человек подошел и не потребовалось его увольнять и искать замену.

Какие задачи в итоге получается делегировать

Брать мои посты из телеграм-канала, верстать из них карточки-карусельки и публиковать в Инсте. Раньше каждый такой пост занимал у меня 5-10 минут.

Публиковать контент в паре других моих проектов — в сообществе про копирайтинг во Вконтакте и в тревел-блоге, который я помогаю развивать. Еще 30 минут времени в день.

Модерировать обсуждения в сообществах и чатах — банить неадекватов, отвечать на простые вопросы, передавать сложные вопросы мне и так далее. 20-40 минут в день.

Верстать отзывы на сайте. Один отзыв — 5 минут.

Искать информацию. Например, список тендерных площадок, в которых можно искать заказы для агентства. Или рейтинги, в которых можно поучаствовать. Или биржи, в которых можно можно зарегистрировать блог, чтобы получать заказы на рекламу. Это десятки часов времени в месяц.

Вести базу знаний. У меня есть склад в Ноушене, куда я кидаю ссылки на всякие полезные штуки. Если добавлять просто ссылку без описания — потом нереально что-то найти. А добавлять описания мне было лень, поэтому на базу я в итоге забил. Теперь я просто кидаю помощнице ссылки — а она добавляет их в базу, пишет описание, добавляет теги для поиска.

Расшифровывать вебинары. Бывает, что я хочу получить какую-то инфу с вебинара, но не смотреть его 2 часа. Прошу помощницу сходить туда за меня и составить конспект, который я потом быстро прочитаю и узнаю все, что меня интересовало. Прочитать конспект и посмотреть отдельные важные части в записи — это 10-20 минут. Еще 1.5 часа времени сэкономили.

Следить, чтобы я ничего не забывал. Ассистент смотрит в мой список дел, находит там просроченные задачи и напоминает их перезапланировать и все-таки сделать. А что может, делает вообще сама.

Плюс помощница помогает мне в планировании. Например, мне надо выступить на конференции — и это включает в себя много задач: придумать тему, согласовать с организаторами, написать тезисный план, подготовить презу, согласовать с организаторами, отрепетировать выступление и так далее. Самому заносить 100500 таких мелких задач в календарь долго и нудно — это помогает делать ассистент. Я кидаю ей большую задачу, она сама разбивает ее не мелкие и добавляет в мое расписание.

И еще 100500 менее частых дел, например:

В ближайшее время я хочу делегировать общение с рекламодателями и размещение рекламы в моих блогах — это высвободит мне еще полчаса в день.

Возможно, для опытных предпринимателей эта статья выглядит наивно и очевидно — ведь у многих есть ассистенты и секретари. Но я пока что руковожу малым бизнесом и только учусь делегировать. Для меня это стало чуть ли не главным открытием прошлого года — сколько времени я расходую нерационально и насколько больше могу успевать, если эту проблему решить. Если вы тоже, как и я, тратите кучу времени на нудные рутинные дела, задумайтесь — может, вам тоже нужен личный помощник.

Нарушу все мыслимые правила приличия и не буду звать вас подписываться на свой Телеграм-канал.