Виза согласования документа правильное название реквизита

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример

5.5 Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

5.6 Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

5.7 Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).

5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

5.11 Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пример

5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.

Пример

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Пример

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

Пример

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Пример

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Пример

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Пример

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Пример

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Пример

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Пример

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Пример

5.16 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Пример

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример

5.17 Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центруется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

5.18. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации.

(в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)

(см. текст в предыдущей редакции)

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

— наименование вида документа, наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

— вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

— заключительная этикетная фраза:

С уважением, …

(Измененная редакция, Изм. N 1).

5.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

— если приложение (приложения) сброшюровано:

— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение N 2);

— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Пример

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Пример

5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Пример

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают: вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.

Пример 1

Пример 2

5.21 Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Пример

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Пример

В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

5.22 Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Пример

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Пример

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Пример

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Пример

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Пример

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Пример

или

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример

5.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

5.25 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева.

Пример

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

5.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

5.27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

5.28 Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Пример

5.29 Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

5.30 Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Пример

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЮУрГУ

---

II. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Документирование управленческой деятельности

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

В целях эффективного использования средств вычислительной техники устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация форм документов, а также процессов работы с документами.

Документ должен иметь следующие обязательные реквизиты: наименование университета – автора документа; название вида документа, заголовок к тексту, дату, регистрационный номер, текст, визы, подпись, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

При подготовке документов на персональном компьютере рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 через 1,5 интервала.

2.2. Бланки документов

Документы должны, как правило, оформляться на бланках вуза  и иметь установленный комплекс  обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210х297 мм ), А5 (148х210мм ).

Поля для бланков документов (не менее, мм)
верхнее    — 20 мм;     левое    — 20  мм
нижнее     — 20 мм;     правое  — 10 мм.

В Южно-Уральском государственном университете применяются следующие бланки:

• Бланк письма. Используется для ведения переписки (приложение 1).
• Бланк приказа, распоряжения. Используются для составления распорядительных документов (приложение 2, приложение 3).
• Общий бланк. Используется при изготовлении любых документов, кроме писем (приложение 4).
• Бланк должностного лица (бланк ректора, бланки проректоров, приложение 5-9).

Бланки документов университета  должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению ректора, соответствующие предложения вносятся руководителем службы делопроизводства университета вместе с образцами предлагаемых бланков.

2.3. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

2.3.1. Реквизиты заголовочной части

Реквизит «Товарный знак»

Товарный знак помещают на бланках университета в соответствии с Уставом ФГБОУ ВПО «ЮУрГУ» (НИУ) и на основании свидетельства № 260440 на товарный знак, зарегистрированного в Государственном реестре товарных  знаков и знаков обслуживания Российской Федерации 20.12.2003 г.

Реквизит «Наименование университета – автора документа»

Наименование университета указывается на документах в точном соответствии с Уставом университета:

Полное наименование: Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Южно-Уральский государственный университет» (национальный исследовательский университет).
Сокращенное наименование:
1. ФГБОУ ВПО «ЮУрГУ» (НИУ)
2. Южно-Уральский государственный университет
Наименование на английском языке: Southern Ural State University.

Реквизит «Наименование вида документа»

Наименование вида документа (приказ, акт, справка, должностная инструкция и т.д.) указывается на всех служебных документах, кроме писем.

Реквизит «Дата документа»

Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, — дата его принятия; для документа, требующего его утверждения, — дата его утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Для документов, составленных одновременно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.

Способ написания даты зависит от характера документа:  в документах, содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты — 29 апреля 2005 г., а в остальных случаях – цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год — 29.04.2005.

После написания даты цифровым способом не ставится «г» с точкой или просто точка за исключением случаев, когда датой заканчивается предложение.

При словесно-цифровом способе изображения дат  обязательно добавление 0 для чисел с 1 по 9, например 08 декабря 2005 г.

Реквизит «Регистрационный номер»

Регистрационный номер присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации. Регистрация производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа. Регистрационный номер документа состоит из индекса структурного подразделения университета и порядкового номера документа в пределах календарного года

Например: 120/08 – 1569, где
120/08 – индекс кафедры информационной безопасности;
1569 – порядковый номер документа в пределах календарного года.

Реквизит «Место составления или издания документа»

В каждом документе должно быть указано место его  составления или издания, т.е. название местности, где был создан документ.

В документах, которые издаются и составляются в филиалах, указывают наименование города,  в котором находится филиал.

Реквизит «Адресат»

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже.

Например:

Федеральное агентство по образованию Управление делами

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном.

Например:

Министерство образования и науки Российской Федерации Управление делами Ведущему специалисту А.И. Петрову

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например

Генеральному директору Объединения «Агропром» В.Д. Иванову

При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно.

Например:

Ректорам (директорам) образовательных учреждений высшего и среднего  профессионального образования, руководителям предприятий и организаций

Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку, а на каждом документе проставляется только один адрес.

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых постоянным корреспондентам.

Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной действующими Правилами оказания услуг почтовой связи. В соответствии с ними определен следующий порядок написания почтового адреса:

— наименование адресата (для граждан – фамилия, имя, отчество);
— название улицы, номер дома, номер квартиры;
— название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
— название района;
— название республики, края области, автономного округа (области);
— название страны (для международных почтовых отправлений);
— почтовый индекс.

                                                                        Государственное учреждение
                                                                        Всероссийский научно-исследовательский
                                                                        институт документоведения и
                                                                        архивного дела
                                                                       Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу, указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес.

Например:

И.П.Калинину Ул. Садовая, д.5, кв.12 г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264

Реквизит «Гриф утверждения документа»

Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или специально издаваемым  распорядительным документом (приказом).

Гриф утверждения проставляется  в правом верхнем углу первого листа документа.

	УТВЕРЖДАЮ Ректор университета личная подпись         А.Л.Шестаков 16.10.2005
или
	УТВЕРЖДЕНО Приказом ректора Южно-Уральского государственного университета от 00.00.2005  № 000

Вносить какие-либо изменения или добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения  лица, подписавшего документ, не допускается.

Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лица, подготовившие, завизировавшие и подписавшие документы.   

Реквизит «Резолюция»

Резолюция – реквизит  документа, в котором руководитель организации или структурного подразделения  указываются задания по исполнению данного документа (что сделать и как), срок исполнения и конкретные исполнители.

В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

Сидорову И.В. Михайлову В.А.           Прошу подготовить ответ до 16.02.2005 Личная подпись 05.02.2005

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Указание остальных исполнителей выражает требование руководителя привлечь их к исполнению документа.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Формулировки резолюции должны четко определять суть задания, срок исполнения и форму представления результатов исполнения. Нецелесообразно применять резолюции типа  «Прошу исполнить», «К исполнению», «Прошу переговорить».

Резолюция пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе формата А6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится, такой документ в практике делопроизводства называется поручением.

           2.3.2. Реквизиты содержательной части документа

Реквизит «Заголовок к тексту документа»

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать смысл текста.

Заголовок грамматически согласовывается  с наименованием вида документа,

Приказ о составе ученого совета Энергетического факультета,
Письмо о приглашении на конференцию;
Протокол заседания ученого совета;
Должностная инструкция лаборанта;
Положение о службе делопроизводства;
Правила внутреннего распорядка;
Акт проверки состояния дел;
Справка  о контингенте студентов.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5,  заголовок не составляется.

Реквизит «Текст документа»

Содержательная часть документа должна быть  представлена связным текстом, а при необходимости иметь форму таблицы или анкеты. Для служебных документов возможно сочетание текстовых и табличных форм изложения содержания.

Общие требования к тексту документов:

•  краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;
•  объективность и достоверность информации;
•  составление по возможности простых, т.е.  содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;
•  структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как: введение, доказательство, заключение;
•  использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

При составлении документов используется деловой стиль со специфическими признаками:

•  нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения;
•  точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т.д.);
•  краткость текста, исключение повторов, излишних подробностей и т.д.;
•  употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний (сообщаем, что в период …, направляем на рассмотрение и утверждение…, проверкой установлено, что …);
•  ограниченная сочетаемость слов (вносить предложения, а не давать предложения; предоставлять кредит, а не выдавать кредит; обладать правом, а не владеть правом; вступать в силу, а не входить в силу);
•  использование отглагольных существительных (оказать содействие, а не посодействовать; оказать поддержку, а не поддержать; произвести ремонт, а не отремонтировать);
•  безличный характер изложения текста;
•  употребление специальных терминов;
•  использование сокращенных слов (СНГ, Москапремонт, зам., зав., г-н, кв.м. и др)
•  исключение  из текста архаизмов (сего года, при сем направляем);
•  исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке (продлить, а не пролонгировать), и др.

Наиболее краткой и наглядной формой изложения сведений является таблица. Над таблицей помещается заголовок, отражающий ее содержание. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны согласовываться с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатают только номера граф. Если таблиц в документе несколько, то над таблицей справа пишут слово «таблица» и указывают ее порядковый номер (Без  знака №).

Реквизит «Отметка о наличии приложения»

Приложения должны оформляться на стандартных листах и  иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.)

Если  в тексте документа дана ссылка на приложение с указанием его наименования, то приложение оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 2 экз.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. При наличии нескольких приложений они нумеруются:

Приложение: 1. Штатное расписание … на 4 л. в 3 экз.
                        2. Смета расходов …           на 2 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу ставится отметка с указанием названия распорядительного документа, его дата и номер.

Например:

Приложение 1 К приказу ректора  от 08.10.2001  № 524

2.3.3. Реквизиты оформляющей части документа

Реквизит «Подпись документа»

Документы, направляемые университетом в Федеральное агентство по образованию, подписываются ректором, проректорами по поручению ректора.

Документы, направляемые вузом в адрес других организаций, учреждений и предприятий  могут подписываться  руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

В состав подписи входят: наименование должностного лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Реквизит «Гриф согласования документа»

При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа.

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Визы согласования  (далее визы) – реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Виза включает личную подпись визирующего, расшифровку подписи, дату визирования, должность визирующего.

Проректор по учебной работе         личная подпись                С.Ю.Гуревич

Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка «Замечания прилагаются». Замечания обязательно докладываются руководителю, подписывающему документ.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма).

В наиболее важных многостраничных документах визируется каждый лист документа Управлением экономического и правового анализа и контроля или службой делопроизводства.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию.

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом.  Гриф согласования включает:  слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.

Например:	СОГЛАСОВАНО Начальник учебно-методического управления Личная подпись            И.В.Сидоров 05.10.2004
	СОГЛАСОВАНО Решение  заседания ученого совета протокол  от 10.12.2004  № 9

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа от поля.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования» если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».

Реквизит «Отметка об исполнителе»

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой  стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка  об исполнителе включает  фамилию исполнителя или фамилию, имя, отчество (полностью) исполнителя,  номер его телефона, например:

Н.Е.Циулина
267-98-27

или

Циулина Наталья Евгеньевна
267 98 27

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

Реквизит «Оттиск печати»

Оттиск печати ставится на документах, подтверждая их подлинность. Подпись ответственного лица заверяется печатью на документах, удостоверяющих права должностных лиц.

В университете используются  гербовые печати, имеющие изображение Государственного герба РФ и  круглые  печати факультетов и структурных подразделений

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

Декан АС факультета                       личная подпись                                    В.В.Спасибожко

На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символами М.П. без захвата наименования должности и подписи.

Реквизит «Идентификатор электронной копии документа»

Идентификатор электронной копии документов проставляется в момент подготовки документа и включает в себя данные, необходимые для поиска документов.

Реквизит может включать в себя имя файла, код оператора, дату, место изготовления, количество экземпляров, количество страниц документа.

Отметка может дополняться другими поисковыми данными в зависимости от особенностей информационных систем университета.

Бланк приказа

Состав реквизитов приказа

Реквизиты бланка приказа

Текст с заголовком

Можно оформлять заголовок к тексту и прописными буквами (Пример 6), поскольку все указания по оформлению распорядительных документов носят рекомендательный характер. Однако использование того или иного способа оформления, применения шрифтов нужно отразить в локальном нормативном акте организации (ЛНА), определяющем правила оформления и составления документов (это может быть инструкция, правила, порядок или регламент).

Приказ подшивается в дело вместе со своими приложениями. А вот основания к приказам по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам (докладные и служебные записки, рапорты и пр.) формируются отдельно.

Согласование и подписание

Если проект приказа должен быть согласован с должностными лицами, которые не являются сотрудниками организации, то это считается внешним согласованием и оформляется грифом согласования. В нем присутствуют те же элементы, что и в визе, только добавлено слово «СОГЛАСОВАНО» (все буквы прописные, без кавычек, в конце двоеточие не ставится):

При несогласии с текстом проекта документа согласующее лицо не может отказаться от его визирования, т.к. это является его обязанностью, закрепленной либо в должностной инструкции, либо в регламенте прохождения документа, либо в инструкции по делопроизводству, но можно объяснить свое несогласие:

Коммерческая организация может воспользоваться правилом, которое применяется при согласовании проектов нормативных правовых актов федеральными органами исполнительной власти:

В Примере 20 показано, как оформить отметку об электронной подписи, если эта подпись является усиленной квалифицированной, поэтому у нее есть сертификат. Если же документ был подписан простой электронной подписью, то визуализировать это придется иначе, например, это можно сделать так, как показано в Примере 21.

Возможность проведения данной процедуры согласования подтверждают и Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти:

Но бывает и иначе – человек уже работает в организации на какой-то должности (например, финансовым директором), но во время отсутствия генерального директора (по причине болезни или отпуска) назначается временно исполняющим его обязанности (т.е. к его основному функционалу добавили дополнительный, а должность осталась прежней). Тогда подпись, по мнению автора статьи, может быть оформлена так, как показано в Примере 24 (хотя обычно организации используют в этой ситуации вариант из Примера 22).

Если же подписание распорядительного документа входит в состав основных полномочий должностного лица (делегировано ему), то в реквизите «подпись» указывается только его «обычная» должность по трудовому договору:

В п. 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016 сказано, что при подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности подписывающего приказ и расшифровку личной подписи (Ф.И.О.) вносятся от руки (способ не определен, возможно путем зачеркивания¹) или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед первоначально напечатанным наименованием должности лица, если документ подписывает иное должностное лицо.

При подписании документа на бланке должностного лица наименование должности в реквизите «подпись» не указывается, т.к. оно «перемещается» выше в бланк (см. отметки «1» и «2» в Примере 28).

Отметки

Приказы по основной деятельности в организациях, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, хранятся постоянно до передачи на хранение в государственный или муниципальный архив. В остальных организациях они хранятся до ликвидации организации. Именно так надо понимать срок «Пост. » в п. «а» ст. 19 Перечня³ с учетом текста в сноске .

Гриф согласования —
реквизит официального документа,
выражающий согласие учреждения или его
органа, не являющегося автором документа,
с его содержанием.¹

Гриф
согласования (реквизит 23)
документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО,
должности лица, с которым согласован
документ (включая наименование
организации), личной подписи, расшифровки
подписи (инициалов, фамилии) и даты
согласования.²

Например:

СОГЛАСОВАНО

коммерческий
директор
ЗАО «Термика»
Личная
подпись      Е.Н.
Ярославцева

Дата

Если согласование
осуществляют письмом, протоколом и др.,
гриф согласования оформляют следующим
образом:³

СОГЛАСОВАНО

Письмо ЗАО
«Термика» 
от 06.04.2009 № 430

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол общего
собрания 
акционеров ЗАО «Термика»

от 06.04.2009 № 10

Информация доступна
только для зарегистрированных
пользователей.

Рис. 1.
Пример
оформления реквизита «Гриф согласования
документа»

Схема расположения
реквизита «Гриф согласования документа»
приведена на рисунке 2.

 

Рис.
2. 
Расположение реквизита «Гриф
согласования документа» 
20
— текст
документа; 21 — отметка
о наличии приложения; 22 — подпись; 
23
— гриф
согласования документа; 24 — визы
согласования документа; 25 — оттиск
печати; 
26 — отметка
о заверении копии; 27 — отметка
об исполнителе; 
28 — отметка
об исполнении документа и направлении
его в дело; 
29 — отметка
о поступлении документа в организацию; 
30
— идентификатор
электронной копии документа

Гриф согласования
может располагаться на отдельном листе
согласования, в этом случае в документе
перед подписью делается отметка: Лист
согласования прилагается.⁴

Лист согласования
может оформляться следующим образом:⁵

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ  проекта Положения об общих принципах сотрудничества СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Генеральный директор  ЗАО «Термика» Генеральный директор  ЗАО Торговый дом «Амур» Личная подпись                 А.Г. Цицин Личная подпись                   В.Е. Афанасьев Дата Дата СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Президент Интер-Траст Лтд. Председатель Правления  Банка «Прогресс» Личная подпись                Н.М.Титов Личная подпись                  А.С. Лунев Дата Дата

Заполненный лист
согласования подписывается и датируется
руководителем службы ДОУ и прилагается
к проекту документа.⁶

При наличии
возражений по тексту документа гриф
согласования не подписывается.⁷

Внешнее согласование
в зависимости от содержания документа
должно осуществляться в следующей
очередности:

• с подчиненными и
  неподчиненными организациями, когда
  последние выступают обязательной
  стороной в правоотношениях, возникающих
  вследствие издания правового акта, или
  когда содержание документа затрагивает
  их непосредственные интересы;

• с научными
  организациями, занимающимися
  исследованиями в той области, к которой
  имеет отношение содержание документа;

• с органами,
  осуществляющими государственный
  надведомственный контроль (надзор) в
  определенной области.⁸

Внешнее согласование
может быть оформлено грифом согласования,
справкой о согласовании, листом
согласования или представлением
протокола обсуждения проекта документа
на заседании коллегиального органа.⁹ 

Виза официального
документа — реквизит документа,
выражающий согласие или несогласие
должностного лица с содержанием
документа.¹

Визирование
документа является его согласованием
внутри организации (или внутри нескольких
организаций при издании совместного
документа).

Согласование
документа оформляют визой
согласования (реквизит 24)
документа (далее — виза), включающей в
себя подпись и должность визирующего
документ, расшифровку подписи (инициалы,
фамилию) и дату подписания.²

Например:

Руководитель
юридического отдела

Личная подпись     А.С.
Орлов

Дата

При наличии
замечаний к документу визу оформляют
следующим образом:³

Замечания прилагаются

Руководитель
юридического отдела

Личная подпись
     А.С. Орлов

Дата

Замечания излагают
на отдельном листе, подписывают и
прилагают к документу.⁴

Для документа,
подлинник которого остается в организации,
визы проставляют в нижней части оборотной
стороны последнего листа подлинника
документа.⁵

Для документа,
подлинник которого отправляют из
организации, визы проставляют в нижней
части лицевой стороны копии отправляемого
документа.⁶

Возможно оформление
виз документа на отдельном листе
согласования.⁷ Лист
согласования может иметь различную
форму.

Допускается, по
усмотрению организации, полистное
визирование документа и его приложения.⁸

Круг лиц, визирующих
документ, и последовательность визирования
устанавливаются нормативными актами
организации и зависят от вида документа
и его содержания.⁹

Если в процессе
визирования в проект документа вносятся
существенные изменения, он подлежит
повторному визированию. Повторного
визирования не требуется, если при
доработке в проект документа внесены
уточнения, не меняющие его сути.¹⁰

Схема расположения
реквизита «Визы согласования документа»
приведена на рисунке 1.

 

Рис.
1. 
Расположение реквизита «Визы
согласования документа» 
20
— текст
документа; 21 — отметка
о наличии приложения; 22 — подпись; 
23
— гриф
согласования документа; 24 — визы
согласования документа; 25 — оттиск
печати; 
26 — отметка
о заверении копии; 27 — отметка
об исполнителе; 
28 — отметка
об исполнении документа и направлении
его в дело; 
29 — отметка
о поступлении документа в организацию; 
30
— идентификатор
электронной копии документа

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Состав согласующих лиц для разных видов документов определен в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях[1]. Служба делопроизводства (ДОУ) должна согласовывать все проекты документов организации. В статье рассмотрим, что именно согласует делопроизводитель, в какие сроки и всегда ли неверное оформление реквизитов означает, что документ не согласован.

Процитируем Примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях (далее – Примерная инструкция).

Формально согласующим лицом от службы ДОУ является ее руководитель. Но он имеет право делегировать эту задачу кому-то из подчиненных – специалистов службы. Очевидно, что служба ДОУ согласует не содержательную часть документа, а оформительскую. Скорее всего, реальным согласующим лицом будет тот работник, который разрабатывал инструкцию по делопроизводству организации.

ЧТО ИМЕННО СОГЛАСУЕТ служба ДОУ 

Согласующие делопроизводители должны обращать внимание на следующие моменты:

• соответствие применяемых форм бланков документов унифицированным формам;
• оформление реквизитов документов;
• выбор вида документа;
• подписание или утверждение;
• должности и расшифровки подписей.

Остановимся на каждом из них подробнее.

Соответствие применяемых форм бланков документов унифицированным формам 

В Инструкции по делопроизводству должны содержаться бланки документов. В минимальный набор входят три: бланк письма, бланк приказа и общий бланк для всех остальных документов. Дополнительно могут быть утверждены бланки любых других видов документов, бланки структурных подразделений и должностных лиц.

Ключевой момент здесь – утверждение. Если какой-либо бланк не унифицирован на локальном уровне, то его использование исключается, а проект документа, подготовленный на нем, придется вернуть исполнителю на переделку.

Оформление реквизитов документов 

Один из самых крупных разделов инструкции по делопроизводству организации – правила оформления реквизитов документов. Этот раздел разрабатывается на основе ГОСТ Р  7.0.97.-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Согласующий делопроизводитель рассматривает оформление всех реквизитов документа. При этом не нужно забывать, что часть из них пока отсутствует, так как проект еще находится на стадии согласования: нет подписи, не проставлены печать (если она нужна), регистрационный номер и дата. Согласованию подлежит проект в том состоянии готовности, в котором ему предстоит поступить на подпись руководителю.

Выбор вида документа 

Конечно, перепутать приказ и письмо – это даже далекому от делопроизводства исполнителю нужно очень постараться: у этих документов совершенно разные цели и маршруты. А вот перепутать виды в рамках информационно-справочных либо распорядительных документов очень легко. Проблемы с выбором вида документа могут возникнуть в случаях, когда в организации:

• действуют и приказ, и распоряжение;
• применяются служебная и докладная записки;
• одни филиалы используют для переписки с центральным офисом служебную/докладную записку, другие – письмо;
• существует некий документ без названия, который используется, если исполнитель затрудняется с выбором соответствующего его целям вида документа.

Все виды документов, используемые в организации, а также должны быть приведены в инструкции по делопроизводству организации. Здесь же должна быть информация о том, в какой ситуации используется каждый из документов

Подписание или утверждение 

Существуют виды документов, в отношении которых всегда возникает путаница в плане подписания и утверждения.

Так, во многих организациях проекты ЛНА подписывает исполнитель-автор или его непосредственный руководитель, а затем еще и утверждает руководитель. Это неправильно: автор текста документа и его руководитель только согласуют проект, а руководитель организации утверждает.

Документы, содержащие финансовую информацию, подписывает не только руководитель организации, но и главный бухгалтер. То есть оформляется двойной реквизит «Подпись», вдобавок подписи удостоверяются печатью.

В инструкции по делопроизводству организации целесообразно привести перечень документов, подлежащих утверждению в организации, чтобы исключить возможные ошибки (Пример 1). За основу можно взять приложение Приложение № 10 к Примерной инструкции.

Должности и расшифровки подписей 

В отсутствие одного руководителя его обязанности (в том числе касающиеся подписания/утверждения документов) могут быть переданы другому должностному лицу. Согласующий делопроизводитель должен точно знать, имеет ли право заместитель генерального директора подписывать документы в отсутствие шефа, и если да, то какие. Передача полномочий (в том числе права подписи) обычно оформляется приказом или закрепляется в доверенности. Если документа, дающего право подписи, у исполняющего обязанности нет, то нет и права подписи/утверждения.

Согласующий делопроизводитель должен знать, что указывать в реквизите «Подпись»: собственную должность подписанта «И.о. генерального директора». А может быть, «врио»? Все три варианта имеют право на существование, но какой именно нужно указать в конкретном случае, можно узнать из приказа или доверенности.