Оформить прием на работу нужно не позднее трех дней с фактического допуска к труду (ст. 67 ТК). В 2022 году бизнесу важно учитывать некоторые нюансы этой процедуры, особенно те, что связаны с подтверждением стажа и электронными трудовыми книжками.
Обязательные этапы
В целом оформление приема на работу проводится в два этапа:
- Человек пишет заявление о приеме на работу, прилагая необходимую документацию.
- Работодатель (его уполномоченный представитель, чаще — кадровик) оформляет прием на работу, составляя необходимые документы.
Какие документы можно потребовать
Закон устанавливает перечень документов, которые работодатель вправе требовать у соискателя (ст. 65 ТК):
- Документ, удостоверяющий личность (как правило, это паспорт).
- Трудовую книжку — бумажную или форму СТД-Р (полученную от прежнего работодателя) или форму СТД-ПФР (получить её можно в ПФР или через Госуслуги). Если сотрудник выбрал электронную трудовую книжку, то бумажную имеет смысл попросить для ознакомления, например, чтобы убедится в достаточном стаже по профессии.
- Документы воинского учета (для военнообязанных).
- Диплом (иной документ об образовании).
- СНИЛС — если он имеется. Если нет (с 2019 ПФР их не оформляет, и сотрудник, начавший трудовую деятельность в 2019 году и позже, уже не имеет СНИЛСа в привычной форме), то требуется документ по форме АДИ-РЕГ (утв. постановлением Правления ПФР от 13.06.2019 № 335п).
Если это необходимо в силу нормативных требований, запрашивается справка об отсутствии судимости (например, для трудоустройства в образовательные учреждения).
Подчеркнем: это рамочный, открытый перечень. В зависимости от обстоятельств или категории трудящихся могут потребоваться и иные документы, в частности:
- патент, разрешение на работу, полис ДМС, вид на жительство (для иностранцев);
- водительское удостоверение (для шоферов, курьеров);
- справка об отсутствии наказаний за употребление наркотиков и психотропных веществ (для работы в сфере транспорта);
- личная медицинская книжка (для общепита, торговли).
Нужно ли требовать свидетельство о постановке на учет в качестве налогоплательщика?
ТК ничего не говорит об этом, но, конечно, будет нелишним запросить свидетельство об ИНН. На самом деле работодателю достаточно просто самого номера, но велика вероятность ошибок. Например, при передаче СЗВ-М в ПФР нужно указывать ИНН, если номер не верный, отчет могут не принять или потребуют уточнить.
Поэтому стоит убедится, что указан точный номер, глядя в само свидетельство о присвоении ИНН.
Заметим, что налоговики не имеют права отказать налоговому агенту в приеме представляемой отчетности, в которой в сведениях об отдельных физических лицах — получателях доходов не указан ИНН по причине его отсутствия (письмо МНС от 27.02.2001 № БГ-6-12/169@).
Нужно ли заявление о приеме?
Для оформления в коммерческую организацию заявление о приеме на работу не является обязательным, но этот документ подтверждает должность, которую будет занимать работник, и дату, начиная с которой он приступает к труду. Этот документ упрощает оформление кадровых документов.
Другие документы
Свидетельства о рождении детей необходимы, если гражданин желает получать такие меры, как вычеты по НДФЛ, гарантии и компенсации для родителей.
Также работодатель вправе потребовать представить сведения о себе, необходимые работодателю и территориальному органу ФСС для выплаты страхового обеспечения (ч. 13 статьи 13 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).
Если вы принимаете на работу бухгалтера, заместителя руководителя, директора по торгам, иного уполномоченного, разъездных, удаленных сотрудников, то не забудьте оформить сертификат КЭП!
Электронная подпись от Такском — залог эффективной работы в соответствии с законом. Выпускаем как классические на токене, так и мобильные подписи.
Оформление приема на работу
Нового сотрудника следует ознакомить под роспись с локальными нормативными актами:
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- положением об оплате труда, премировании;
- правилами хранения и обработки персональных данных и проч. (ч. 3 ст. 68 ТК).
Обязательным является ознакомление с трудовым договором, его подписание (ст. 61 ТК), а также вручение одного экземпляра работнику.
В течение трех дней со дня фактического допуска к работе издается приказ о приеме на работу (ст. 68 ТК), который подписывается обеими сторонами. Вносится запись о приеме на работу в трудовую книжку, в том числе если об этом просит совместитель. На основании представленных сведений на работника заполняется личная карточка Т-2, если предприятие их ведет.
КЭДО от Такском в три раза снизит нагрузку на кадровую службу, в пять раз ускорит обработку документов, на 80% сократит расходы на документооборот, на 100% исключит потерю документов. Подключайтесь!
О тех, кто поступает на работу впервые
Еще в 2020 году многие отказались от бумажных трудовых книжек. С 2021 года бумажные трудовые книжки не оформляются сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые (п. 8 статьи 2 закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Для такого сотрудника процесс оформления на работу выглядит так:
- заключаем трудовой договор;
- издаем приказ о приеме на работу;
- знакомим с приказом работника под подпись;
- не позднее следующего рабочего дня представляем в ПФР форму СЗВ-ТД, код «ПРИЁМ»;
- при необходимости оформляем на работника личную карточку.
Подчеркнем, что те, кто устраиваются на работу с 1 января 2021, не вправе выбирать между бумажной или электронной трудовой книжкой.
Прием на работу оформляется в течение трех дней с даты фактического начала сотрудником трудовой деятельности (ст. 67 ТК РФ). Какие документы должен представить работник при трудоустройстве и как работодатель оформляет его прием, читайте в нашей статье.
Порядок приема на работу
Прием человека на работу — кадровая процедура, с которой начинаются трудовые взаимоотношения работодателя и работника. Ошибки при оформлении документов чреваты для компании претензиями со стороны государственных органов, а в случае инцидента между сторонами — судебным разбирательством.
Порядок приема на работу новичка зависит от того, в какую именно организацию он трудоустраивается (на государственной службе у кадровых процедур есть свои нюансы).
Прием работника на работу оформляется в два этапа:
- Работник представляет необходимые для устройства на работу документы и пишет заявление о приеме.
- Работодатель составляет кадровую документацию.
О том, как составляется заявление о приеме на работу, читайте здесь.
В соответствии со ст. 65 ТК РФ для трудоустройства гражданину понадобятся:
- паспорт или другой удостоверяющий документ, например, паспорт иностранного гражданина;
- трудовая книжка;
ВНИМАНИЕ! Если новый сотрудник на предыдущем месте работы выбрал электронную трудовую книжку, то вместо бумажной трудовой он должен принести СТД-Р.
- документы воинского учета;
- номер СНИЛС (пенсионное свидетельство);
- документы об образовании;
- справка об отсутствии судимости (для трудоустройства в органы полиции, таможни, образовательные учреждения, ФСБ, службу судебных приставов).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если для работника ваша компания не будет основным местом работы, трудовую книжку он представлять не должен. Если же работник устраивается на работу впервые, трудовую книжку и СНИЛС ему оформляет работодатель.
Здесь вы можете узнать о действиях работодателя, когда у работника нет СНИЛС, а также о том, как можно быстро его оформить.
Перечень документов для приема на работу не является закрытым. Отдельные законодательные акты устанавливают для определенных профессий или категорий граждан обязанное наличие дополнительных документов. Например, иностранцы при приеме на работу представляют полис ДМС, разрешение на работу или патент, разрешение на временное проживание в РФ, вид на жительство (ст. 327.3 ТК РФ).
ВАЖНО! С 2023 года иностранцы, кроме высококвалифицированных специалистов, имеют право на медпомощь по ОМС; полис добровольного страхования им не понадобится (Закон от 14.07.2022 № 237-ФЗ).
У водителя при трудоустройстве запросят водительское удостоверение, у продавца — личную медицинскую книжку (п. 1 приказа Роспотребнадзора от 20.05.2005 № 402).
Многие фирмы нанимают специалистов на дистанционную работу. Узнайте из экспертной публикации, размещенной в системе «КонсультантПлюс», об особенностях оформления трудовых отношений в таком формате. Получите пробный доступ к данному материалу бесплатно.
Многие работодатели при приеме на работу требуют свидетельство об ИНН, хотя этот документ не входит в перечень, установленный ТК РФ. Однако мы рекомендуем его запрашивать, поскольку налоговики могут обратить внимание на наличие ИНН в рамках проверки сведений о доходах сотрудников по НДФЛ (письмо управления налогообложения имущества и доходов физических лиц ФНС России от 23.11.2015 № 11-2-06/0733).
Кроме того, согласно ФЗ «О приостановлении действия отдельных положений законодательных актов…» от 29.12.2015 № 385-ФЗ организации и предприниматели, использующие наемный труд, обязаны были до 2023 года ежемесячно отчитываться в ПФР по форме СЗВ-ТД (сейчас ее заменил подраздел 1.1 нового отчета ЕФС-1). Среди сведений, которые страхователь должен представлять, есть и ИНН — при его наличии (подп. 3 п. 2.2 ст. 2 закона № 385-ФЗ).
Вопрос обязательности наличия ИНН при приеме на работу мы детально разобрали в тематической публикации.
При приеме на работу работник пишет заявление на имя руководителя. По закону для коммерческих организаций эта процедура необязательна, однако заявление о приеме на работу составляется во многих компаниях. В нем работник указывает должность, а также дату, с которой приступит к работе. Руководитель визирует заявление и передает его в отдел, занимающийся оформлением кадровых документов.
ВАЖНО! Для устройства на госслужбу заявление необходимо (ст. 26 ФЗ «О государственной службе» от 27.07.2004 № 79-ФЗ).
Оформление документов при приеме на работу
На основании заявления работника и распоряжения руководителя кадровая служба производит оформление работника в штат. Порядок действий такой:
- Работник изучает локальные нормативные акты (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, правила хранения и обработки персональных данных и т. д.) и расписывается в том, что он с ними ознакомлен (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Перечисленные внутренние регламентирующие акты должна иметь каждая компания.
В статье «Кадровые документы, которые должны быть в организации» вы найдете перечень обязательной кадровой документации и размер штрафов за ее отсутствие.
- Работник знакомится с трудовым договором и подписывает его. Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания сторонами либо со дня начала работы (ст. 61 ТК РФ). Один экземпляр трудового договора остается у работодателя, второй забирает работник.
- Кадровая служба в трехдневный срок с даты начала работы новичка формирует приказ о его приеме на работу (ст. 68 ТК РФ). Его подписывают обе стороны трудовых отношений.
- Кадровой службой вносится запись о приеме на работу в трудовую книжку. Если сотрудник проработал меньше пяти дней или эта работа не является для него основной, писать в трудовой ничего не нужно (ч. 3 ст. 66 ТК РФ). По желанию совместителя на основной работе ему могут сделать запись о трудоустройстве на новое место.
- Кадровик на основании сведений о работнике заполняет личную карточку Т-2. Подробнее о порядке заполнения формы Т-2 вы можете прочесть в этой статье.
- Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме или принятия иного решения, которые подтверждают оформление трудовых отношений, а также подписания сторонами договора ГПХ на выполнение работ/оказание услуг, в Социальный фонд России необходимо направить подраздел 1.1 формы ЕФС-1. О том, как заполнить ЕФС-1 при приеме нового сотрудника, мы рассказали в этом материале.
Все кадровые документы, которые необходимо оформить при приеме сотрудника на работу, эксперты «КонсультантПлюс» собрали в единую подборку. Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Итоги
Мы рассмотрели документы, обязательные для оформления трудоустройства согласно ТК РФ и иным законодательным актам. Прочие кадровые документы составляются в зависимости от должности сотрудника и установленных правил кадрового делопроизводства в организации.
Трудовой кодекс, N 197-ФЗ | ст. 68 ТК РФ
Прием на работу оформляется трудовым договором. Работодатель вправе издать на основании заключенного трудового договора приказ (распоряжение) о приеме на работу. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.
Часть вторая утратила силу. — Федеральный закон от 22.11.2021 N 377-ФЗ.
При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
Постоянная ссылка на документ
- URL
- HTML
- BB-код
- Текст
URL документа [скопировать]
HTML-код ссылки для вставки на страницу сайта [скопировать]
BB-код ссылки для форумов и блогов [скопировать]
—
в виде обычного текста для соцсетей и пр. [скопировать]
Скачать документ в формате
Судебная практика по статье 68 ТК РФ:
-
Решение Верховного суда: Постановление N 84-АД17-1, Судебная коллегия по административным делам, надзор
Согласно части 1 статьи 68 ТК РФ прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора…
-
Решение Верховного суда: Определение N 306-КГ16-13666, Судебная коллегия по экономическим спорам, кассация
Признавая незаконным требование об уплате таможенных платежей суды пришли к выводу об отсутствии у таможенного органа оснований для корректировки таможенной стоимости, предусмотренных статьей 68 ТК ТС и Соглашением между Правительством Российской Федерации, Правительством Республики Беларусь и Правительством Республики Казахстан от 25.01.2008 «Об определении таможенной стоимости товаров, перемещаемых через таможенную границу таможенного союза» (далее – Соглашение об определении таможенной стоимости…
-
Решение Верховного суда: Определение N 303-КГ15-10774, Судебная коллегия по экономическим спорам, кассация
При этом суды, руководствуясь положениями статей 64 — 68, 111, 181, 183-184 Таможенного кодекса Таможенного союза (далее — ТК ТС), статьи 112 Федерального закона от 27.11.2010 № 311-ФЗ «О таможенном регулировании в Российской Федерации», пунктов 2-4, 6-7 Соглашения между Правительством Российской Федерации, Правительством Республики Беларусь и Правительством Республики Казахстан от 25.01.2008 «Об определении таможенной стоимости товаров…
Постоянная ссылка на документ
- URL
- HTML
- BB-код
- Текст
URL документа [скопировать]
HTML-код ссылки для вставки на страницу сайта [скопировать]
BB-код ссылки для форумов и блогов [скопировать]
—
в виде обычного текста для соцсетей и пр. [скопировать]
Скачать документ в формате
В процедуре приема на работу есть много важных моментов, которые работодателям не следует игнорировать. Ведь любая неточность может быть основанием для штрафных санкций.
Процедура оформления нового сотрудника затрагивает разные направления: работу с документами, внесение сведений в трудовую, представление нового отчета СЗВ-ТД, подготовку трудового договора.
В последнее время произошли изменения, которые так или иначе повлияли на процесс приема на работу. Например, с 1 сентября 2021 года произошли изменения в правилах ведения трудовой книжки. Кроме того, появились электронные трудовые и обязанность заполнять отчет СЗВ‑ТД.
Остановимся подробнее на тех вопросах, которые нередко упускают из виду.
1. Работодатель не проверяет бумажную трудовую новичка
Известно, что в России уже не первый год действуют электронные трудовые книжки. Тем сотрудникам, которые впервые трудоустраиваются в 2021 году, заводятся только такие книжки. При этом работодатель не обязан уведомлять новичка о том, что бумажная трудовая книжка на него не оформляется (Письмо Роструда от 15.09.2021 № ПГ/26715-6-1).
Все остальные в 2020 году должны были сделать выбор — оставить бумажный вариант трудовой или перейти на электронный.
При этом, даже если работник сделал выбор в пользу электронной трудовой, он должен сохранить свою бумажную книжку и предъявлять ее при новом трудоустройстве для подтверждения стажа до 2020 года.
Оформляя в 2021 году работника, проверяйте его бумажную трудовую. Отсутствие записи о ее закрытии свидетельствует о том, что работник остался с бумажной трудовой и, следовательно, вы должны продолжать ее вести. Отметка о выборе электронной трудовой будет означать, что вести нужно только электронную версию.
Для подтверждения трудового стажа сотрудника с электронной трудовой работодатель выдает ему справку СТД-Р.
Помните об изменениях, которые произошли в правилах ведения трудовой книжки с 1 сентября 2021 года.
2. Прием на работу без паспорта
Полный комплект документов, необходимых для заключения трудового договора, представлен в ст. 65 ТК РФ. На первом месте стоит паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
Допустим, у работника нет при себе паспорта, так как он находится на переоформлении или вообще утерян. Значит ли это, что работодатель может принять человека на работу по справке от ФМС? Конечно, нет.
Справка — не документ, удостоверяющий личность. В этом случае от работника нужно требовать временное удостоверение личности.
3. Допуск определенной категории работников к исполнению трудовых обязанностей без обязательных медосмотров
Эти категории названы в ст. 213 ТК РФ. Кроме того, в Приказе Минздрава РФ от 28.01.2021 № 29Н приводится Порядок проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников.
Размер штрафа в случае допуска работников к исполнению трудовых обязанностей без медосмотров может достигать 130 000 руб., о чем предупреждается в п. 3 ст. 5.27.1 КоАП.
4. Подписание трудового договора до ознакомления работника с важными документами
Правила внутреннего трудового распорядка, локальные нормативные акты, коллективный договор — со всеми этими документами работник должен ознакомиться под подпись перед подписанием трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Причем подпись он ставит под каждым документом.
5. Отсутствие обязательных сведений или условий в трудовом договоре
При составлении трудового договора необходимо ориентироваться на указания в ст. 57 ТК РФ. В случае отсутствия каких-то сведений необходимо внести дополнения прямо в текст трудового договора.
Недостающие условия дополняются приложением к трудовому договору или отдельным соглашением сторон, которое заключается в письменной форме.
Удобный учет сотрудников, расчет зарплаты, больничных, отпускных, налоги и взносы, расчет дивидендов.
Узнать больше
6. Вместо обязательного условия — места работы — работодатель указывает в трудовом договоре дополнительное условие — рабочее место
В Трудовом кодексе, как это ни странно, не дается определение понятию «место работы». Зато кодекс помогает разобраться в том, что такое рабочее место (ст. 209 ТК РФ).
Рабочее место — место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя.
Согласно ст. 57 ТК РФ, работодатель должен указывать обособленное структурное подразделение. При оформлении сотрудника вносите название организации и населенный пункт.
7. Отсутствие условий труда в трудовом договоре
Условия труда на рабочем месте обязательно включаются в трудовой договор. В Федеральном законе от 28.12.2013 № 426-ФЗ приводятся четыре класса условий труда: оптимальные, допустимые, вредные и опасные.
8. Отсутствие в трудовом договоре таких условий, как характер работы и режим рабочего времени, в тех случаях, когда это необходимо
Если режим рабочего времени и времени отдыха для конкретного сотрудника отличается от общих правил, действующих у работодателя, то это должно быть указано в трудовом договоре.
Что касается характера работы, то его упоминание важно в том случае, если в компании работают, например, водители, курьеры, экспедиторы.
9. Работодатель путает дату заключения трудового договора с датой составления трудового договора
Разумеется, в трудовом договоре должна стоять именно дата заключения договора.
10. Работодатель заключает срочный трудовой, не имея на это право
Если срочный трудовой договор заключен в случае, не предусмотренном законодательством, то условия его срочности не имеют юридической силы. С этой точки зрения важно опираться на ст. 59 ТК РФ, правильно указать срок действия такого трудового договора — дату или срок наступления события, а также назвать причины обстоятельства для его заключения.
11. Работодатель допускает неточности в указании оплаты труда в трудовом договоре
Оплата труда является обязательным условием трудового договора. Поэтому в каждом трудовом договоре должен быть виден размер тарифной ставки или оклада. Необходимо указывать и доплаты, надбавки, если они есть.
12. Работодатель путает понятия «срок испытания» с понятием «испытательный срок»
Просто нужно помнить о том, что испытательный срок — термин из УИК РФ. А понятие «срок испытания» содержится в ст. 70 ТК РФ.
13. Содержание приказа о приеме на работу расходится с условиями трудового договора
О том, что содержание приказа должно соответствовать условиям трудового договора, говорится в ст. 68 ТК РФ. Поэтому работодателям следует внимательно проверять в документе все детали. Сотрудник должен ознакомиться под подпись с приказом в трехдневный срок со дня фактического начала работы.
14. Запись о приеме на работу вносится в трудовую книжку с указанием не той даты
В трудовую книжку запись о приеме на работу вносится именно с указанием даты приема на работу, которая уже стоит в приказе о приеме на работу и трудовом договоре.
15. Работодатель забывает о подаче отчета СЗВ-ТД
На всех трудоустроенных работников заполняется форма СЗВ-ТД. Чтобы избежать проблем, сделать это нужно вовремя — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), подтверждающего трудоустройство.
Копирование и любая переработка материалов Контур.Журнала запрещены