Составление письма об уточнении назначения платежа происходит тогда, когда сотрудники организаций обнаруживают ошибку или неточность в уже исполненном платежном поручении. Данное письмо является не просто частью деловой корреспонденции, оно относится к первичной документации фирмы.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма об уточнении назначения платежа .docСкачать образец письма об уточнении назначения платежа .doc
Когда и какие возникают ошибки
Ошибки в платежках между контрагентами допускают составители платежных поручений, т.е. работники бухгалтерских отделов. При этом неверные данные могут быть в самых разных пунктах документа: например, неправильно указывается номер договора, по которому происходит перечисление денежных средств, ошибочно пишется цель платежа или, бывает, выделяется НДС там, где его выделать не нужно и т.д.
Исправить это можно в одностороннем порядке, направив партнеру письмо об уточнении назначения платежа.
При этом вторая сторона не обязана высылать уведомление о получении данного послания, но удостовериться в том, что письмо получено, лишним не будет.
Можно ли оспорить новое назначение платежа
Обычно изменение параметра «Назначение платежа» происходит при взаимном согласии и без особых последствий. Но в некоторых случаях возможны осложнения. Например, если налоговая инспекция при проверке обнаружит такое исправление и посчитает его способом ухода от налогов, санкции со стороны контролирующего органа можно считать неминуемыми. Бывает, что трения о назначении платежа возникают и между контрагентами, особенно в части выплат по долгам и процентам. В большинстве случаев, для того, чтобы оспорить исправление, опротестовывающей его стороне придется обратиться в судебную инстанцию, при этом гарантий выигрыша дела никто не даст, поскольку такие истории всегда имеют множество нюансов.
Важное условие, необходимое для того, чтобы избежать возможных проблем, заключается о том, что сведения об изменениях в назначении платежа нужно в обязательном порядке передавать и в банки, через которые прошел платеж. Для этого достаточно всего лишь написать аналогичные письма в простой уведомительной форме.
Кто составляет письмо об уточнении назначения платежа
Данное письмо составляется со стороны компании, переведшей средства.
Обычно сам текст пишет специалист отдела бухгалтерии или иной сотрудник, уполномоченный на создание подобного рода корреспонденции и имеющий доступ к формируемым платежкам.
При этом документ в обязательном порядке должен быть подписан руководителем компании.
Как правильно написать письмо
Письмо об уточнении назначения платежа не имеет унифицированного образца, обязательного к применению, соответственно, писать его можно в произвольной форме или по шаблону, утвержденному в учетной политике фирмы. При этом есть ряд сведений, которые указывать в нем необходимо. Это:
- название предприятия-отправителя,
- его юридический адрес,
- данные об адресате: название компании и должность, ФИО руководителя.
- ссылку на платежное поручение, в котором была допущена ошибка (его номер и дату составления),
- суть допущенной неточности
- исправленный вариант.
Если неверно внесенных сведений несколько, то вписать их надо отдельными пунктами.
Все суммы следует вносить в бланк как цифрами, так и прописью.
При составлении письма важно придерживаться делового стиля. Это значит, что формулировки послания должны быть предельно четкими и корректными, а содержание довольно кратким — строго по делу.
Как оформить письмо
Как к информационной части письма, так и к его оформлению закон не предъявляет ровно никаких требований, поэтому писать его можно на простом чистом листе или на фирменном бланке организации, при этом допустимы как печатные, так и рукописные варианты.
Единственное правило, которое надо соблюдать неукоснительно: письмо должно быть подписано директором фирмы или уполномоченным на визирование подобной документации лицом.
Проштамповывать послание не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица по закону освобождены от необходимости это делать (при условии, что данное требование не прописано во внутренних нормативных актах компании).
Письмо нужно составлять как минимум в четырех экземплярах:
- один следует оставлять себе,
- второй передавать контрагенту,
- третий в банк плательщика,
- четвертый в банк получателя.
Все копии должны быть идентичны и заверены должным образом.
Как отправить письмо
Отправить такое письмо можно несколькими способами.
- лично из рук в руки,
- курьерской доставкой,
- через почту России заказным письмом с уведомлением о вручении,
- через интернет.
В случае отправки через интернет важно, чтобы предприятие имело официально зарегистрированную электронную цифровую подпись, хотя даже это не дает гарантии прочтения письма получателем.
Как и сколько хранить письмо
После отправления, все письма об уточнении назначения платежа необходимо зарегистрировать в журнале исходящей документации, а одну копию вложить в папку текущей «первички» фирмы. Здесь оно должно находиться период, установленных для такого рода документов законом или внутренними нормативно-правовыми актами компании, но не менее трех лет. После утраты актуальности и истечения срока хранения письмо можно передать в архив предприятия или утилизировать в порядке, прописанном в законодательстве.
Письмо контрагенту об уточнении назначения платежа — образец такого документа поможет урегулировать возможные недоразумения в расчетах, если в платежное поручение закралась неточность. Почему опасно оставлять без внимания этот реквизит? Кто должен быть инициатором уточнения? В нашем материале вы найдете ответы на эти вопросы, а также сможете ознакомиться с образцом текста уточняющего письма.
В чем можно ошибиться при заполнении назначения платежа
Состав информации, отражаемой в поле «Назначение платежа», показан на схеме:
Ошибка в любом из указанных пунктов может повлечь негативные последствия как для получателя денег, так и для плательщика (судебные разбирательства и материальные издержки).
Компания 1 перечислила компании 2 платеж в сумме 661 474 руб. 22 коп., обозначив назначение платежа как «Оплата счета за материалы», хотя между контрагентами не было заключено никаких договоров на поставку материалов или иного товара.
Компания 2 посчитала, что перечисленные деньги являются арендной платой, так как арендные взаимоотношения с компанией 1 в тот момент фактически существовали.
Компании 1 через суд удалось взыскать с компании 2 в качестве неосновательного обогащения указанную сумму плюс проценты за пользование чужими денежными средствами (решение АС Тульской области от 09.06.2016 по делу № А68-10135/2015).
Приведенный пример показывает, как из-за одной фразы в назначении платежа можно понести серьезные материальные потери.
Кому и что нужно предпринять, если в назначение платежа закралась ошибка, узнайте далее.
Кто вправе исправить неверное назначение платежа в платежном поручении
Получатель средств не вправе на свое усмотрение изменять назначение платежа, он может лишь уточнить его у плательщика. У банков также нет права на самовольное изменение назначения платежа.
В итоге правом изменения назначения платежа обладает только одна сторона — плательщик (собственник денежных средств). Такое изменение должно быть составлено в письменной форме и удостоверено лицами, подписавшими платежный документ (ст. 209 ГК РФ, п. 7 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Учитывая, что процедура корректировки назначения платежа законодательством не установлена, следует принять во внимание судебную практику по этому вопросу:
Получается, что в большинстве случаев без дополнительных бумаг в подобной ситуации не обойтись.
Уточняющее письмо об изменении назначения платежа
Специальных правил, как составить письмо о назначении платежа в платежном поручении, не существует. В связи с этим компания сама решает:
- как его оформить — напечатать на компьютере или написать от руки;
- как заверить — достаточно подписи руководителя или нужна печать;
- каким способом доставить контрагенту — письмо об изменении назначения платежа можно передать с курьером, отправить почтой заказным письмом с уведомлением, переслать электронным способом и т. д.
Если уточнение назначения платежа в определенной компании или ИП происходит регулярно в силу организационных, логистических или технологических обстоятельств, можно единожды разработать шаблон такого документа и заполнять письмо с уточнением платежа по образцу.
При написании текста лучше использовать деловой стиль и придерживаться структуры официального документа. Напечатать текст можно на фирменном бланке или на обычной бумаге. В тексте кратко изложить суть вопроса. Заверяет письмо о назначении платежа руководитель или иное лицо, уполномоченное подписывать такие документы.
Как может выглядеть образец уточняющего письма о назначении платежа, смотрите ниже:
Скачать образец
Ошибки в назначении платежа могут повлечь негативные последствия. Их следует своевременно исправлять. Право на внесение корректировок есть только у собственника денежных средств — плательщика. Он может внести исправления по своей инициативе или по просьбе контрагента. Правил по оформлению письма об уточнении назначения платежа не существует. Однако составить его лучше в деловом стиле и заверить подписью руководителя или другого ответственного лица.
Письмо об уточнении назначения платежа
Письмо об уточнении назначения платежа составляется плательщиком в произвольной форме (на фирменном бланке организации).
Письмо об уточнении назначения платежа необходимо написать плательщику в том случае, если была допущена ошибка в платежном поручении, либо была достигнута договоренность об изменении предмета оплаты с получателем платежа.
Данным письмом плательщик согласовывает с получателем изменение в назначении платежа. В правильном варианте получатель должен предоставить письменное согласие на изменение в платежном поручении, так как стороны находятся в договорных отношениях.
На практике письменное подтверждение от получателя платежа происходит крайне редко, стороны ограничиваются написанием только письма об уточнении назначения платежа от плательщика, иначе суд может посчитать такое изменение незаконным.
Для упрощения процесса обмена письмами со стороны, в случае продолжительных отношений друг с другом, могут заключить договор, в котором будет предусмотрено право плательщика изменять назначение платежа путем направления получателю уведомления без необходимости получать согласие.
ЗАКОН:
Получатель денежных средств не имеет права на свое усмотрение менять назначение платежа.
Банков также не имеет права на самовольное изменение назначения платежа.
Только плательщик (так как он собственник денежных средств) обладает правом изменения назначения платежного поручения (ст. 209 Гражданского Кодекса РФ, п. 7 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
ПРАВИЛЬНО:
После того, как изменение в назначении платежного поручения согласовано с получателем, плательщик должен уведомить свой банк об изменении в платежном поручении. К данному уведомлению прикладывает письменное согласие получателя, а также копию первоначального платежного поручения.
Образец письма об уточнении назначения платежа:
Скачать в формате word:
Письмо об уточнении назначения платежа
Вы принесли реквизиты в банк, операционист ввел по ним платежку и деньги ушли. Но оказалось, что при вводе допущена ошибка и они ушли не туда. Руководство банка не признает своей вины, деньги не возвращают. Довольно распространенная ситуация. Кто прав и виноват в случае ошибок операциониста и как вернуть деньги — в этой статье.
Почему банки часто не признают ошибок операциониста
Хотя это исключительное происшествие и, как правило, банки идут навстречу клиенту, пытаясь решить его проблемы, все таки часто они пытаются «свалить» все проблемы на его голову. И причин этому может быть несколько:
- Работа операциониста — всего лишь техническая. Он не в праве принимать решение об отправке документа и в его задачу входит всего лишь его подготовка и ввод в электронный вид для того, чтобы его можно было в дальнейшем отправить.
- Любой операционист допускает определенный процент ошибок. Они просто неизбежны. Задача автоматизированной системы выявить те из них, что поддаются выявлению (ошибки в номерах расчетных счетов, количество цифр в полях ИНН, КБК и т.п.). Остальные ошибки должен выявлять сам клиент, сверяя распечатку электронного документа со своими реквизитами. Говоря проще — ответственность за правильность введенных данных лежит на самом клиенте.
- Попросту говоря, с операциониста нечего взять. Через их руки часто проходят значительные суммы и максимум, что можно с ним сделать — выгнать с работы. О перспективах взыскания ущерба через суд можно говорить в рамках другой статьи, здесь же уместно сообщить, что это мероприятие имеет малые перспективы.
Таким образом, формально обвинить операциониста и, что еще более важно для его начальника, самого руководителя вряд ли возможно. На практике даже при проведении внутреннего расследования шансов у начальства каким-либо образом их наказать очень немного. Разве что «пострадавшие» сами признают свою вину и возьмут ее на себя. Опытные банкиры всегда сошлются на регламенты работы, на несовершенство системы контроля, на то, что «программа не выловила ошибок, а сами они не роботы и могут ошибаться». На самого клиента, который не проверил документ, в конце концов.
Как вернуть неправильный платеж
Поиск виновных, конечно, занятие увлекательное, но давайте обсудим как вернуть деньги. И здесь у клиента все очень плохо. Дело в том, что если деньги списались, значит формально документ прошел все проверки и считается правильным. То есть у него корректно заполнен номер расчетного счета, причем он коррелирует с БИК банка (контрольный ключ номера расчетного счета вычисляется принимая во внимание БИК). Если платеж налоговый, пошлина или комиссия, то в этом случае правильно заполнены дополнительные поля. То есть цифры могут быть любые, но их количество удовлетворяет программу.
Может ли банк послать письмо получателю с целью определить судьбу платежа
Может. Но на практике это почти бесполезно. Существующие электронные банковские форматы обмена информацией не предусматривают отправки сообщения с коррекцией «в догонку». То есть отправлять нечего и нет способа это сделать. Операционист может отправить письмо в простой свободной форме, но оно вряд ли будет учтено принимающей стороной. Просто потому, что в регламенте обмена электронными платежными документами такой способ общения не предусмотрен. Другое дело, если принимающий банк сам столкнулся с трудностями. Например, не все реквизиты с его точки зрения заполнены корректно. И, например, получатель имеет другой ИНН чем тот, что указан в платежке. Тогда он сам должен отправить запрос и в его ответе можно отправить правильные реквизиты.
Как быть, если указаны неправильные налоговые и бюджетные данные — КБК, ОКТМО и т.д.
В этом случае деньги поступают на счета Федерального Казначейства. Обратно они сами по себе отправлены не будут, никаких запросов в связи с ними тоже не поступит. Единственный правильный ход дела — от имени плательщика написать официальное письмо в Казначейство, с просьбой считать платеж с одними реквизитами платежом с другими реквизитами. В этом случае работники Казначейства переведут его со счета невыясненных платежей, где он может находиться теоретически бесконечно долго, на счет с правильными реквизитами. Можно попытаться и вернуть деньги. Но зная перспективы этого процесса и довольно длительные обстоятельства, им сопутствующие, операционист и работники банка будут пытаться полностью возложить всю ответственность за него на клиента. Тем более, что по их убеждению он и так ответственный.
Как вернуть деньги, если указан неправильный получатель (реквизиты получателя неправильные)
Одновременно самый простой и самый сложный путь.
Самый простой: если реквизиты получателя указаны неправильно (наименование, ИНН, КПП и т.д.), то банк получателя обязан выставить уточняющий запрос отправителю. Попутно поставить платеж на «не выясненные». Если пояснений не поступит — в течение 5 дней отправить его обратно. В этом случае клиент получит свои деньги.
Самый сложный: получатель указан правильно, вместе со всеми реквизитами. Но не тот, что нужно. Например, неверно выбран из базы данных. В этом случае деньги прямиком попадут на расчетный счет этого клиента. И уже ни банк отправителя, ни кредитная организация получателя не в праве будут их изъять. В этом случае необходимо плательщику уже обращаться с письмом к получателю. То есть к той организации или частному лицу, на счет которых зачислились деньги. И уже они будут рассматривать это письмо, определяя, стоит ли отправить деньги обратно. Зачисленные неверно из-за ошибки операциониста в банке.