В случае неуведомления об изменении реквизитов

Реквизиты организации — это информация, которая позволяет однозначно идентифицировать компанию или предпринимателя. У юридических и физических лиц несколько разных реквизитов. 

У организаций и ИП есть следующие реквизиты.

Заголовок

Например, наименование организации — это не уникальный реквизит, и он может встречаться сразу у нескольких компаний. Для интереса посмотрите в поисковике, сколько в России компаний с названием ООО «Рога и копыта» — их более 10 штук. 

А вот ИНН и ОГРН — это уникальные идентификаторы, которые присваивает налоговая. Даже если организация или ИП будут ликвидированы, номер налогоплательщика сохранится за ними. В случае с юрлицом ИНН всегда будет уникален, а в случае с ИП нет — один ИНН может принадлежать нескольким ИП, при этом ОГРН у них будут разные. Это возможно, когда физлицо регистрировало деятельность как ИП несколько раз.

Аналогично, номер расчетного счета — это тоже уникальный банковский реквизит. А вот БИК и номер корреспондентского счета будут совпадать у всех организаций, имеющих счет в одном и том же банке. Однако для банка его БИК и номер корсчета — уникальны, так как они присваиваются Центральным Банком РФ.

В законодательстве нет требования об отправке уведомления о смене реквизитов контрагентам организации. Оформление такого сообщения — это негласное правило, предусмотренное официальным деловым оборотом.

Письмо пригодится в следующих случаях:

• у организации действительно изменились сведения;
• при заключении договора была допущена ошибка в сведениях о компании.

Разберем несколько ситуаций, которые могут возникнуть из-за неуведомления контрагента о смене реквизитов, и проранжируем их по возрастанию степени серьезности последствий.

Не сможете получать корреспонденцию

При смене юридического или почтового адреса, а также адреса электронной почты, стоит сразу уведомить об этом всех своих поставщиков и покупателей. Если этого не сделать, контрагенты будут слать корреспонденцию на старый адрес.

В лучшем случае — будет упущено несколько рекламных каталогов, брошюр и поздравительных писем. В худшем — пропадут заказы и заявки на отгрузку, что уже скажется на выручке компании.

Нарушите условия договора

В некоторых договорах может быть предусмотрена обязанность сторон уведомлять друг друга о смене платежных и других данных в течение нескольких дней. За несоблюдение этой обязанности даже могут быть предусмотрены штрафы.

Например, организация не уведомит поставщика о смене адреса, и контрагент привезет партию товара по старым реквизитам. В зависимости от условий договора, поставщик может потребовать компенсации стоимости «холостого» пробега или денег за повторную доставку на новый адрес.

Возникнут сложности с оплатой

Организации нередко изменяют платежные реквизиты. Если контрагента об этом не уведомить, то оплату он будет перечислять на расчетный счет, указанный в договоре.

Предъявить покупателю претензию о том, что он оплатил товары или услуги ненадлежащим образом, нельзя. Фактически он точь в точь исполнил условия контракта и перевел деньги на банковские реквизиты, указанные в договоре. Единственная виновная сторона здесь — получатель денег, который вовремя не направил контрагенту официальное письмо об изменении банковских реквизитов.

Поступит требование от ФНС

Реквизиты фигурируют не только в договоре, но и в первичных бухгалтерских документах: товарных накладных, актах и, самое важное — счетах-фактурах. Если контрагент не будет знать о том, что сведения устарели, то и оформлять первичку он будет со старыми данными.

Счет-фактура — это документ, дающий покупателю право принять входящий от поставщика НДС к вычету для уменьшению суммы налога к уплате (ст. 169 НК РФ). Фактуру с грубыми ошибками или оформленную с нарушениями принять к учету нельзя.

Обычно ошибка в реквизитах не мешает идентифицировать налогоплательщика, поэтому налоговики просто запросят уточнение, и вопрос закроется сам собой. Однако, если ошибка делает идентификацию невозможной, в вычете по фактуре откажут (Письмо Минфина РФ от 08.08.2014 № 03-07-09/39449).

Официальное информационное письмо о смене реквизитов пишет та компания, у которой произошли изменения. Поручают эту задачу юрисконсультам, секретарям или другим сотрудникам, контактирующим с контрагентами.

Подписать сообщение может генеральный директор или уполномоченное на это лицо, имеющее соответствующую доверенность. Если подписывает сотрудник, то в подписи он указывает информацию о своей доверенности и прикладывает ее копию.

Уведомить о смене реквизитов нужно всех деловых партнеров компании: поставщиков и подрядчиков, покупателей и заказчиков, банки, ресурсоснабжающие организации, арендодателей и так далее. 

Отправить сообщение можно на имя генерального директора бизнес-партнера или на того, кто указан в контракте контактным лицом.

Уведомление — это юридически значимое сообщение по смыслу ст. 165.1 ГК РФ, которое устанавливает для сторон правила дальнейшего сотрудничества. Главное правильно его оформить и отправить.

Форма документа, как и его содержание, законодательно не утверждены. Обычно оно состоит из двух блоков: «шапки» и «тела», а оформляется на официальном бланке компании.

Шапка письма

Шапка уведомления включает в себя сведения, присущие любой корреспонденции: реквизиты отправителя и получателя, дату составления и номер исходящего документа.

Тело письма

Тело — это содержание письма о смене реквизитов. В лаконичной форме следует указать:

• причину изменения;
• номер и дату документа, в котором меняются данные;
• новые реквизиты;
• дату, с которой они должны применяться.

Подписывает документ генеральный директор или уполномоченное лицо по доверенности.

Уведомить контрагента и вручить ему официальное сообщение о перемене реквизитов можно несколькими способами. Разберем каждый из них подробнее.

По электронной почте

Скан письма о смене реквизитов по электронной почте можно отправить только в том случае, если это не противоречит договору с контрагентом. Для этого в частности договор должен содержать:

• адреса электронной почты каждой из сторон;
• пункт про возможность обмениваться документами и уведомлениями в рамках электронной переписки.

Электронное официальное уведомление об изменении реквизитов считается доставленным, если организация не получит сообщение об ошибке при доставке письма (п. 65 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25).

А вот если уведомление дошло до контрагента, но упало в папку«Спам», то это исключительно его проблемы. Отправитель за это ответственности не несет. Получатель будет уведомлен надлежащим образом (п. 63 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25).

Чтобы избежать таких инцидентов, рекомендуем после отправки электронного письма позвонить контрагенту и убедиться, что оно было получено.

Почтовым отправлением

Деловую корреспонденцию можно отправить Почтой России заказным письмом с уведомлением о вручении. На конверте указывают адрес для корреспонденции, предусмотренный договором. Если такого нет, можно использовать юридический адрес из ЕГРЮЛ / ЕГРИП. Получить выписку с реквизитами контрагента из реестра можно на официальном сайте ФНС.

При отправке письма сотрудник почты выдает представителю организации квитанцию с трек-номером. По нему на официальном сайте Почты России можно отслеживать движение корреспонденции до получателя.

Когда адресат получит сообщение, почта вернет отправителю уведомление о вручении. Это и будет доказательством надлежащего вручения письма контрагенту. 

Может быть и так, что почта не сможет доставить сообщение до делового партнера. Например, он будет отсутствовать по указанному адресу. В таком случае, если в адресе не было ошибок, уведомление все равно будет считаться доставленным контрагенту.

После отправки корреспонденции можно позвонить контрагенту и уведомить его о том, что скоро к нему поступит официальное сообщение. А еще — можно продублировать содержание сообщения на электронную почту.

Вручить лично

Передать уведомление можно прямиком в руки контрагента. Для этого печатают два экземпляра письма: один отдают контрагенту, а на втором представитель бизнес-партнера ставит отметку о получении, дату и свою подпись. 

Важно убедиться в наличии у сотрудника контрагента полномочий для получения корреспонденции. Например, можно запросить у него доверенность.

Уведомить устно

Доказать факт устного уведомления партнера о новых реквизитах, практически невозможно. Поэтому данный способ, как самостоятельный, рассматривать не будем. Однако его можно совместить с любым из выше рассмотренных вариантов. Например, направить электронное письмо и позвонить контрагенту и записать этот звонок.

После получения документа контрагент обязан принять новые реквизиты к сведению. Контрагент уже не сможет ссылаться на то, что не знал об изменениях. Например, он должен указывать их в первичных документах, перечислять по ним деньги и так далее. Отправителю больше ничего делать не нужно.

Отвечать на сообщение получателю не обязательно, если это не предусмотрено условиями договора.

Образец письма о смене реквизитов

Отслеживать изменения реквизитов у контрагентов проще с помощью специализированных сервисов. Например, API Контур.Фокуса. Возможности системы позволяют быстро актуализировать данные по всей базе бизнес-партнеров, даже если в ней сотни и тысячи компаний.

В последнее время участились случаи отзывов лицензий у банков. Проводимая ЦБ РФ зачистка банковского сектора ставит перед компаниями вопрос защиты средств на своих счетах в банках. После отзыва лицензии деньги вернуть едва ли удастся, поскольку практически у всех закрываемых банков обнаруживают «дыры» в балансе и «рисованную» отчетность. Полностью исключить такой риск, конечно, нельзя, однако им можно научиться управлять, и мы расскажем бухгалтерам о том, как это сделать.

Извещаем контрагента о смене реквизитов

Порядок уведомления

0

Реквизиты организации включают в себя сведения об адресе ее места нахождения, ОГРН, ИНН, КПП, данные о банковских счетах и иные аналогичные сведения. Такие данные обычно приводятся в договорах, заключаемых с контрагентами. Именно на основании указанных сведений хозяйственные партнеры компании отражают данные о стороне сделки в первичных и иных документах. Например, в платежных поручениях, счетах-фактурах, товарных накладных. И крайне важно обеспечивать актуальность данных сведений, т. е. своевременно информировать контрагентов об изменении каких-либо своих реквизитов. Например, организация, зная нестабильное положение своего банка, решила открыть новый счет в другом банке, но вовремя не заявила об изменениях своему покупателю. А он, в свою очередь, оплатил задолженность по договору в проблемный банк. И вины покупателя тут не будет, а задолженность перед поставщиком будет считаться погашенной. И не важно, что поставщик, к примеру, не сможет получить деньги со своего счета в банке-банкроте.

Своевременное информирование контрагентов об изменении своих реквизитов – дело особой важности. Неслучайно, в договорах часто предусматривается обязанность контрагента уведомлять в разумный срок противоположную сторону об изменении своих реквизитов.

Информационное письмо на изменение реквизитов: образец

Как правило, реквизиты организации содержатся в карточке клиента, которую компания направляет по запросу своим контрагентам. Соответственно, и при изменении реквизитов можно направить обновленный вариант такой карточки.

Но можно направить контрагентам и письмо-уведомление об изменении реквизитов. При необходимости факт направления такого письма можно подтвердить документально. К примеру, путем направления сведений заказным письмом с уведомлением о вручении или путем проставления отметки о получении при вручении письма лично.

Форму письма организация определяет самостоятельно. В нем указываются сведения, подлежащие изменению, а также дата, с которой такие изменения подлежат применению. Такое письмо может быть адресовано как конкретному контрагенту (тогда в шапке указывается его наименование), так и неопределенному числу лиц.

Приведем для информационного письма об изменении банковских реквизитов организации образец его заполнения.

Также вы можете ознакомиться с формой уведомления, подготовленной специалистами системы КонсультантПлюс.

Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу

Скачать

В договоре, который заключают ИП или компании, не все можно предусмотреть заранее.

Иногда меняется цена на материалы или по ходу дела выясняется, что на выполнение заказа потребуется больше времени, чем подрядчик рассчитывал.

Но бывает, что существенные условия не изменились — просто одна из сторон сменила реквизиты. Например, компания открыла расчетный счет в другом банке на более выгодных условиях или переехала и изменила адрес в ЕГРЮЛ.

Под реквизитами понимаются как банковские: расчетный счет, БИК, название банка, так и другие данные, например адрес, телефон или контакты уполномоченного представителя.

Зачем составлять письмо о смене реквизитов

Бывают разные ситуации, когда компании или предпринимателю нужно отправить письмо о смене реквизитов.

Вот популярные причины, когда компании или ИП отправляют письмо о смене реквизитов:

• чтобы контрагент перевел оплату на актуальный расчетный счет;
• не заключать дополнительное соглашение и сэкономить время и ресурсы сторон договора.

Если вовремя уведомить другую сторону о том, что реквизиты поменялись, это поможет сохранить деловые отношения и исключить некоторые возможные проблемы с документами, деньгами и налогами.

По общему правилу, которое Минфин не раз повторял в письмах, ошибки в счетах-фактурах, которые не мешают идентифицировать налогоплательщика, не должны влиять на принятие налога к вычету. На практике в вычетах не отказывают, но запрашивают пояснения. А это время и силы, которые можно было бы не тратить.

Теперь подрядчика ждет увлекательный квест по добыче денег: придется обращаться в банк, собирать документы для подтверждения платежа и ждать. А можно было всего лишь вовремя направить уведомление.

Изменения, которые описаны в письме, начинают действовать для сторон с момента, когда контрагент его получит, если в договоре не написано по-другому. Например, заказчик может оплачивать работы подрядчика по новым банковским реквизитам с того момента, как получил письмо с указанием этих реквизитов.

Письмо о смене реквизитов можно направить контрагенту почти всегда, кроме случаев, когда в договоре напрямую указано: менять любые положения, в том числе реквизиты, можно только через дополнительные соглашения.

Но есть и хорошая новость — все меньше контрагентов вставляют такие пункты в договоры. В моей практике это иногда встречается в типовых договорах крупных госкомпаний, которые еще не перестроились на более бизнес-ориентированный подход к работе.

Что относится к реквизитам

Как прописывать реквизиты и что к ним следует относить — не определено в законодательстве. Можно сказать, что реквизиты — это данные, которые помогают точно идентифицировать стороны договора. Реквизиты сторон обычно указываются в последнем разделе договора перед подписями.

По смыслу реквизиты можно разделить на три категории:

1. Общие: наименование компании или ФИО ИП, организационно-правовая форма компании — ООО, АО и другие, ИНН, ОГРН или ОГРНИП, КПП.
2. Банковские: расчетный счет, наименование банка, БИК и корреспондентский счет банка.
3. Контактные: номер телефона и адрес электронной почты.

Письмом меняют реквизиты в двух случаях:

1. Неправильно внесли данные при заключении договора — в такой ситуации можно менять любые реквизиты, по сути, вы исправляете опечатку.
2. Реквизиты действительно изменились, а в договоре нет обязанности подписывать дополнительное соглашение.

В моей практике был случай: контрагент ликвидировал одну организацию и зарегистрировал новую. Клиентов он при этом хотел сохранить — и пытался письмом о смене реквизитов поменять ИНН, ОГРН и наименование компании в договоре.

Но в таких случаях нужно до ликвидации заключить договор с новым контрагентом или заменить контрагента на основании соглашения об уступке прав требования, об этом мы уже рассказывали подробно.

Как правильно составить письмо о смене реквизитов

Вот что я советую указать в письме, чтобы в случае вопросов от налоговой или других ведомств быть готовым к пояснениям:

• причину изменения реквизитов. Например, это может быть техническая ошибка при подписании договора или закрытие счета в одном банке с последующим открытием в другом;
• номер и дату договора, в котором меняются реквизиты;
• новые реквизиты;
• дату, с которой вы просите использовать новые данные;
• подпись уполномоченного лица и печать, если вы ее используете.

Никаких установленных сроков, за которые рассматривают письмо о смене реквизитов, нет. Если важно учесть сроки, то стороны могут прописать в договоре, в течение какого времени нужно предоставить ответ на письмо или подтвердить его получение.

Кто составляет письмо об изменении реквизитов

Письмо о смене реквизитов может составить любой сотрудник компании по шаблону. Главное — подписать письмо у уполномоченного лица. Обычно это генеральный директор либо сотрудник, у которого есть доверенность на подписание подобных документов.

Кому и куда отправить письмо об изменении реквизитов

Обычно в договоре есть пункт о том, как стороны ведут переписку. Там указывают ФИО контактных лиц с обеих сторон и адреса электронной почты, по которым нужно направлять любые сообщения в рамках договора.

Если письмо попало в спам на стороне адресата, это его риск, вы со своей стороны сделали все в соответствии с договором. Но лучше всего после отправки письма позвонить контактному лицу и уточнить, получили ли письмо.

Отправить можно Почтой России заказным письмом с уведомлением — вам выдадут квитанцию с номером для отслеживания. Вбейте номер на сайте Почты России и следите за статусом письма. Если уведомление привезут на официальный адрес, оно в любом случае считается полученным, даже если контрагент его не забрал.

Но опять же, если вы общаетесь с кем-то из сотрудников контрагента по электронной почте, рекомендуем продублировать письмо о смене реквизитов и туда. Так вы снизите риск того, что контрагент узнает об изменении реквизитов не вовремя и, например, переведет деньги на уже закрытый счет.

Контрагент получил письмо, что дальше

В письме указывается дата, начиная с которой применяются новые реквизиты. Формулировка может быть такой: «Изменения действуют с 1 мая 2022» или «Просим оплачивать по новым реквизитам с 1 мая 2022».

Иногда в договоре может быть предусмотрено, что сторона, получившая уведомление или письмо, должна на него ответить или подтвердить получение в определенный срок. В таком случае, как только вы получили уведомление, напишите об этом контрагенту по правилам, которые вы согласовали в договоре.

Запомнить

1. Если у бизнеса изменились реквизиты, то стоит отправить контрагентам письмо о смене реквизитов, указанных в договоре.
2. Письмо о смене реквизитов отправляют, чтобы уведомить другую сторону о том, что в компании что-то поменялось — и чтобы следующие платежи контрагента дошли.
3. Письмом меняют реквизиты в двух случаях: если неправильно внесли данные при заключении договора. И если реквизиты действительно изменились, а в договоре нет обязанности подписывать дополнительное соглашение.
4. Письмом нельзя изменить сторону в договоре — ИНН, ОГРН или наименование компании, либо ФИО, ИНН и ОГРНИП предпринимателя. Чтобы поменять сторону в договоре, нужно заключить новый договор с новым контрагентом или заменить сторону через соглашение об уступке прав требования.
5. После того как отправили письмо, убедитесь, что оно дошло до адресата — уточните по электронной почте или по телефону.

Здравствуйте.

У меня сложилась следующая ситуация. В марте этого года мною был внесен платеж за ЖКУ на счет управляющей компании в Россельхозбанке. На этот счет я плачу онлайн уже несколько лет. Я была вынуждена уехать, и по поводу уточнения суммы следующего платежа обратилась в УК только сегодня. Когда я пришла, выяснилось, что у организации сменилось название и банковские реквизиты. Произошло это еще в декабре прошлого года (то есть, задолго до моего предыдущего платежа). Сотрудники УК не уведомили меня об изменениях ни письменно, ни лично, хотя в марте я тоже приходила к ним, чтобы уточнить сумму платежа перед уплатой. С марта они не удосужились и сообщить мне о том, что предыдущий платеж ушел на их «старый» счет. Теперь УК считает меня должницей, требует повторного платежа уже на новый счет, мотивируя это тем, что старый счет заблокирован, а я, якобы, должна была как-то догадаться о всех происшедших переменах без их участия. Получается, что сотрудники УК заранее знали, что я отправлю платеж «не туда», и понимали, что мне придется заплатить дважды.

Вопрос в следующем:

Какими правовыми актами регламентируется обязанность организации уведомлять своих контрагентов о смене банковских реквизитов? Как заставить УК зачесть мне платеж, который по вине ее сотрудников попал на «старый» счет? Куда жаловаться и на какие законы при этом ссылаться?

Я пенсионер, и сумма почти в 4000 руб для меня имеет значение. Понятно, что предложение сотрудников УК «самой поискать эти деньги и потребовать, чтобы банк мне их вернул» совершенно нереализуемо. Банк и разговаривать со мной не станет о чужом счете, тем более, если он заблокирован.

Пожалуйста, помогите мне. Спасибо.

1. Уведомление о смене банковских реквизитов
2. Письмо контрагенту о смене банковских реквизитов
3. Образец письма о смене банковских реквизитов
4. Видео-инструкция банковские реквизиты компании (и ИП)

1. Уведомление о смене банковских реквизитов

Для осуществления расчетных операций между хозяйствующими субъектами, к которым относятся ИП и ООО требуется наличие банковских реквизитов. Очень часто организации или ИП меняют по ряду причин обслуживающий банк.

После того, как совершаются действия по смене банковских реквизитов, то для этого требуется уведомить об этом всех контрагентов. Иначе организация может получить непредвиденные проблемы. Письмо о смене реквизитов организации не имеет какой-либо единой формы заполнения, хотя данный документ относится к значимой корреспонденции. Как происходит смена реквизитов организации смотрите в данной статье.

В обязанности контрагентов входит процедура по отправке оповещений о том, что произошла смена банковских реквизитов. К данным контрагентам будут относиться следующие лица:

• поставщики;
• заказчики;
• клиенты;
• а также другие контрагенты, с которыми и должна вестись дальнейшие хозяйственные работы.

При этом банк лично может информировать ведомство о смене реквизитов и не потребуется направлять письмо в налоговый орган.

2. Письмо контрагенту о смене банковских реквизитов

На уровне законодательства не установлено единой формы, на основании которой происходит формирование корреспонденции данного рода. Но все же следует учитывать, что должна иметь отличия сама манера послания. При составлении уведомления о смене банковских реквизитов потребуется соблюдать деловой тон изложения мыслей.

Составляющими данного документа будут являться следующие:

1. Сведения об адресате и отправителе. В данном случае необходимо будет отметить должность, которую занимает лицо, составляющее данное письмо и указать ФИО руководителя компании;

2. Данное письмо состоит из основной части, в которой необходимо указывать новые банковские реквизиты;

3. Также данный документ должен содержать печать компании и быть подписана руководителем или же лицом, наделенным данными полномочиями.

Рекомендуется, чтобы документ был составлен на типовом бланке компании, но все же применяются также письма сформированные на листах формата А4. Но все же лучше придерживаться первого варианта.

В данном письме необходимо указать следующие данные:

• указать название финансовой организации, в которой был открыт счет;
• указать номер нового счета;
• БИК финансового учреждения;
• указать корреспондентский счет данного учреждения.

Требуется также указать дату в заявлении, когда произошла смена реквизитов. Все сведения, которые содержаться в письме должны быть внесены в карточку организации, данное действие позволяет бухгалтерам избавиться от непредвиденных недоразумений, возникающих при расчетах.

При случае того, что письмо об изменении банковских реквизитов не направляется контрагентам в нужный срок, то в этом случае происходит сбой в процедуре работы и платежи не будут получены вовремя.

В данном случае нельзя будет обратиться в суд или выставить партнерам штрафы в виде пени. Вся вина по не информированию контрагента в срок будет лежать на компании, которая должна была оповестить о данных изменениях в срок.

Однако, новые реквизиты возможно найти при поиске контрагентов по ИНН, но данную процедуру невозможно проводить каждый день.

Существуют различные способы по доставке информационного письма о смене банковских реквизитов. Данный документ можно будет направить с помощью обычной почты или при помощи курьера. Рекомендуется воспользоваться последним способом, так как он является самым надежным. Все дело в том, что в почтовой службе есть больше шансов на потерю письма или его долгой доставки до получателя.

Если контрагент находится в другом регионе, то его можно проинформировать с помощью электронной почты или с помощью факса. Лучше оповещать контрагентов о произведенных изменениях в расчетном счете, в тот же день, когда они были совершены. Если вы решили принять участие в тендере или аукционе, то наш «Центр» может помочь с подготовкой тендерной документации под ключ.

 

Обратно к списку