В расчетных документах программы имеется реквизит расчет утвердил в этом реквизите автоматически

Выпуская редакцию 3.1 для программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8», разработчики учли многие нюансы работы кадровика и расчетчика. Например, уменьшили количество документов, которые нужны при больничном, отпуске или увольнении, позволили удобно настраивать учет рабочего времени и многое другое.

• Один документ для кадровика и расчетчика
• Исправление документа в текущем периоде
• Автоматическая рассылка отчетов
• Бухгалтерское сальдо в отчетах
• Хранение документов
• Документы начисления зарплаты и увольнения
• Документ «Совмещение должностей»
• Учет рабочего времени

Один документ для кадровика и расчетчика

У тех, кто перешел на новую редакцию «1С:Зарплата и управление персоналом 8», зачастую возникает вопрос: какие документы кадровые, а какие расчетные?

В «1С:Зарплата и управления персоналом 8», ред. 3.1, нет отдельных документов. В документах «Отпуск», «Больничный лист», «Увольнение» работает и кадровик, и расчетчик. Разграничение в документе происходит на уровне прав пользователя.

У сотрудника с правами кадровика в документах есть возможность устанавливать даты отсутствия, увольнения, причины и основания, а также распечатывать приказы, но колонки и вкладки начисления ему даже не видны. Расчетчик же в документе видит, что ввел кадровик, но эти данные не доступны для редактирования.

Расчетчик проверяет расчет, который программа рассчитала автоматически или вводит результаты начислений вручную. Чтобы программа зарегистрировала, к примеру, отпуск сотрудника, расчетчик должен установить флажок «Расчет утвердил» и провести документ. Если этого не сделать, программа не зарегистрирует отсутствие сотрудника и будет начислять зарплату без учета документа.

Чтобы расчетчику было удобно отслеживать документы, которые нужно рассчитать, или кадровику проверять, все ли данные по сотрудникам внесены в программе, в программе есть возможность каждому пользователю настроить начальную страницу, на которой будет выведен рабочий стол кадровика или расчетчика, а также новости «1С». Чтобы настроить программу, необходимо зайти в «Главное меню» – « Вид» – «Настройка начальной страницы» и выбрать необходимые блоки, которые будут отражаться на «Начальной странице». 

Исправление документа в текущем периоде

Одна из важных возможностей, которую реализовали в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, это исправление документов в текущем периоде. Напомню, что период считается закрытым в зарплатной программе, когда создан и проведен документ «Отражение зарплаты в бухучете». Теперь вы можете исправлять документы после того, как его провели. Для этого зайдите в документ, который вы хотите исправить, и внизу нажмите кнопку «Исправить». Программа автоматически создаст документ исправления. 

Автоматическая рассылка отчетов

Очень часто руководители требуют ежемесячные отчеты от бухгалтеров по налогам и взносам, которые были начислены, сколько выплатили сотрудникам.  Сотрудникам, в свою очередь, предоставляются расчетные листки с выплатой зарплаты за месяц. В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» возможно настроить автоматическую рассылку отчетов.

Чтобы пользоваться этой возможностью, необходимо в разделе «Администрирование» – «Печатные формы, отчеты и обработки» зайти в пункт «Рассылки отчетов» и создать необходимые рассылки. Укажите, какой отчет, кому и с какой периодичностью отправлять. Также рассылки можно настроить из отчета или одноразово отправить необходимому получателю.

Бухгалтерское сальдо в отчетах

К новым возможностям программы относят бухгалтерское сальдо в отчетах. Ранее, если мы формировали отчет по зарплате за месяц, в котором зарплата не была выплачена, то сальдо конечное было не нулевым. Если же зарплата была выплачена, даже в другом периоде (месяце), программа формировала конечное сальдо равное нулю. Теперь если мы в разделе «Настройка» – «Дополнительные настройки» установим переключатель «Бухгалтерское сальдо», программа даже после выплаты будет показывать задолженность организации. 

Хранение документов

В организации помимо данных, хранящихся в программе, информация хранится в архивах и на столах у бухгалтеров. Это сканы документы сотрудников, приказы, больничные листы. Чтобы не потерять важную информацию, но и не ходить в архив или тратить время на поиск файлов на компьютере, к каждому документу программы можно присоединить файлы. Например, скан листка нетрудоспособности к больничному листу. Сделать это просто: сохраните скан документа на компьютер, после в нужном документе нажмите на кнопку с изображением скрепки и выберите сохраненный файл. 

Документы начисления зарплаты и увольнения

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, по сравнению с предыдущей редакций большую функциональность имеют документы начисления зарплаты и увольнение. В начисление зарплаты производятся все расчеты с сотрудниками. Отдельно выделили вкладку для пособий, а также появилась вкладка для расчета взносов, ранее они рассчитывались отдельным документом.

Документ увольнения теперь производит полный расчет сотрудника при увольнении: компенсация отпуска, начисление зарплаты, расчет работы в праздники и выходные, если у сотрудника суммированный учет рабочего времени, расчет переработки сотрудника, исчисление НДФЛ, взносов. 

Отдельно можно рассмотреть функциональность документа «Кадровый перевод». По пожеланиям пользователей реализована возможность при кадровом переводе сменить вид занятости сотрудника, без увольнения и приема на работу нового сотрудника, ввести, отменить или изменить права на отпуск сотрудника. Также в программе появился ряд документов по изменению оплаты труда сотрудников – это «Изменение оплаты труда», «Назначение планового начисления», «Прекращение планового начисления», «Изменение планового начисления», к документам по изменению также можно отнести «Изменения графика работы списком», «Перевод в другое подразделение», «Изменение аванса». 

Документ «Совмещение должностей»

Очень много сил вложили разработчики для автоматического расчета зарплаты сотрудника с учетом особенностей работы: учет совместителей, регистрация подработок, возможность указывать сотрудникам территории, места и условия труда работы. 

В первую очередь это долгожданный документ «Совмещение должностей». Данный документ гибкий и удобный в использовании, в нем можно указать вид совмещения: замещение сотрудника, замещение должности или расширение зон обслуживания, размер доплаты, который можно рассчитать процентом от ФОТ или, если это первые два вида замещения, то разницей ФОТ. А если вам не один из расчетов не подходит, вы можете указать размер доплаты вручную.

На основании документа можно сделать отмену совмещения. Это используется, если не была указана дата окончания совмещения или по каким-либо обстоятельствам изменилась на более раннюю дату. Окончательный расчет доплаты происходит в документе «Начисления зарплаты», где размер доплаты умножается на отработанные дни во время совмещения и делится на норму дней за аналогичный период. Чтобы у вас была возможность ввести документ «Совмещения должностей» в настройках «Расчет зарплаты» – «Настройка состава начислений и удержаний», на вкладке «Начисления» установите флажок «Совмещение должностей». 

Однако в работе организации может возникнуть ситуация, когда сотрудник будет выполнять работу, по которой нужно учесть все начисления замещающего сотрудника, или отработанное время учитывать отдельно от основного, возможно даже по другому графику работы.

Наиболее распространенное решение в этой ситуации – создать нового сотрудника и оформить его как внутреннего совместителя, но в этом случае мы засоряем список сотрудников и занимаем ставку штатного расписания, хотя по факту такого не должно быть.

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, в разделе «Кадры» есть документ «Назначения подработки», который учтет все особенности начислений и учета времени, не изменяя количество свободных ставок и не создавая сотрудника. Чтобы можно было ввести документ, необходимо предварительно установить флажок «Используются подработки» в разделе «Настройка» – «Кадровый учет».

В ходе выполнения своих обязанностей сотрудник может менять места работы, к примеру, переходить с одного станка на другой. Соответственно, могут меняться и начисления сотрудника: как виды расчетов, так и величина показателей. Чтобы учесть данные особенности оплаты труда, нам необходимо в разделе «Настройка» – «Расчет зарплаты» – «Используются краткосрочные изменения оплаты труда в зависимости от выполняемой работы». Теперь мы можем в справочнике «Места работы» описать виды начислений и размеры показателей для каждого места работы и с помощью документа «Изменение места работы» переводить сотрудников между ними. Документ доступен как из раздела «Кадры», так и из раздела «Зарплата» в документах «Изменение оплаты труда сотрудников».

Если работа сотрудников имеет разъездной характер целесообразно ввести для организации помимо подразделений территории организации. Данный функционал становится доступен после установки флажка «Используются обособленные территории в учетной политике» в разделе «Настройка» – «Организации или реквизиты организации». Для территории мы можем указать определенный районный коэффициент, отражение в бухучете и регистрацию в налоговом органе, перевод между территориями осуществляется документами «Кадровый перевод» или «Перевод между территориями». 

Учет рабочего времени

В программе реализованы внутрисменные отсутствия сотрудника для всех видов отсутствия. Для этого в настройках «Расчета зарплаты» – «Настройки состава начислений и удержаний» в учете отсутствий установлены флажки «Внутрисменные».

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1.4, реализовано отсутствие по болезни. Чтобы зарегистрировать данный вид отсутствия, вам необходимо в документе «Отсутствие (болезнь, неявка)» указать что это – болезнь (больничный еще не закрыт). После проведения документа в табеле проставляется вид учета времени «Больничный», и программа не рассчитывает зарплату сотрудника за эти дни, но и не рассчитывает пособие по временной нетрудоспособности сотрудника.

По сравнению с предыдущей редакцией появились возможности проведения нескольких кадровых событий одним днем и создание нескольких производственных календарей, которые заполняются вручную или автоматически из классификатора.

Согласно законодательству, оплата дней нетрудоспособности по причине ухода за ребенком или членом семьи имеет ограничения в зависимости от возврата и вида лечения. В зарплатной программе ведется учет оплачиваемых дней по каждому родственнику сотрудника. Соответственно, если сотрудник превысит количество оплачиваемых дней, программа автоматически не будет начислять оплату больничного листа. Также, если мы укажем причину «уход за членом семьи» или «уход за ребенком» при создании больничного, у нас появиться вкладка «Уход за родственниками» или «Уход за ребенком», где при указании родственника будет выводиться остаток оплачиваемых дней ухода.

Если говорить об ограничениях, то мы можем для удержаний указать, что это взыскание из зарплаты в соответствии со ст. 138 ТК РФ, после чего программа будет рассчитывать удержание с учетом максимального процента удержания. Для начала нам необходимо установить флажок «Ограничивать сумму удержаний процентом из зарплаты» в настройках «Расчета зарплаты», после в виде удержания поставить флаг «Является взысканием».

В данной статье мы рассмотрели только часть возможностей «1С:Зарплата и управление персоналом 8». С выходом новых редакций и обновлений функциональность программы дорабатывается и расширяется. Чтобы получить более подробную информацию по работе в программе, обращайтесь на Линию консультаций компании «ГЭНДАЛЬФ» по тел.: (863) 300-10-03.

Таблица 21

Структура данных реквизита «предмет расчета» (тег 1059)

Примечания:

1) Значение реквизита «стоимость предмета расчета с учетом скидок и наценок» (тег 1043) должно быть равно произведению значения реквизита «цена за единицу предмета расчета с учетом скидок и наценок» (тег 1079), умноженному на значение реквизита «количество предмета расчета» (тег 1023). В случае если вычисление значения реквизита «стоимость предмета расчета с учетом скидок и наценок» (тег 1043) осуществляется с использованием внешнего калькулирующего устройства и включается в состав кассового чека (БСО) на основании результатов, вычисленных этим калькулирующим устройством, значение реквизита «стоимость предмета расчета с учетом скидок и наценок» (тег 1043), вычисленного внешним калькулирующим устройством, не должно отличаться от значения реквизита «стоимость предмета расчета с учетом скидок и наценок» (тег 1043), вычисленного путем умножения значения реквизита «цена за единицу предмета расчета с учетом скидок и наценок» (тег 1079) на значение реквизита «количество предмета расчета» (тег 1023), больше, чем на 1 копейку.

2) Для индивидуальных предпринимателей, являющихся налогоплательщиками, применяющими патентную систему налогообложения и упрощенную систему налогообложения, а также индивидуальных предпринимателей, применяющих систему налогообложения для сельскохозяйственных товаропроизводителей, за исключением индивидуальных предпринимателей, осуществляющих торговлю подакцизными товарами, требование об обязательном включении в состав кассового чека (БСО) реквизитов «наименование предмета расчета» (тег 1030), «количество предмета расчета» (тег 1023) и «цена за единицу предмета расчета» (тег 1079), не применяется до 1 февраля 2021 года.

Для индивидуальных предпринимателей, являющихся налогоплательщиками, применяющими систему налогообложения в виде единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности при осуществлении видов предпринимательской деятельности, установленных пунктом 2 статьи 346.26 Налогового кодекса Российской Федерации, за исключением индивидуальных предпринимателей, осуществляющих торговлю подакцизными товарами, требование об обязательном включении в состав кассового чека (БСО) реквизитов «наименование предмета расчета» (тег 1030), «количество предмета расчета» (тег 1023) и «цена за единицу предмета расчета» (тег 1079), не применяется до 1 января 2021 года.

3) Реквизит «дополнительный реквизит предмета расчета» (тег 1191) может включаться в состав кассового чека (БСО), кассового чека коррекции (БСО коррекции) с учетом особенностей сферы деятельности, в которой осуществляются расчеты.

Значение реквизита «дополнительный реквизит предмета расчета» (тег 1191) определяется ФНС России.

4) В случае, если реквизит «предмет расчета» (тег 1059) кассового чека (БСО) содержит сведения о предмете расчета, облагаемом налогом на добавленную стоимость, то в состав реквизита «предмет расчета» (тег 1059) кассового чека (БСО) должен входить реквизит «ставка НДС» (тег 1199).

Реквизит «ставка НДС» (тег 1199) включается в состав реквизита «предмет расчета» (тег 1059), за исключением случаев осуществления расчетов пользователями, не являющимися налогоплательщиками налога на добавленную стоимость или освобожденными от исполнения обязанностей налогоплательщика налога на добавленную стоимость, а также осуществления расчетов за предметы расчета, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения) налогом на добавленную стоимость.

5) Реквизит «наименование предмета расчета» (тег 1030) включается в состав ФД, за исключением случая, когда реквизит «признак способа расчета» (тег 1214) имеет значение, равное «3».

6) Значения реквизита «признак способа расчета» (тег 1214) указаны в таблице 24.

7) Значения реквизита «признак предмета расчета» (тег 1212) указаны в таблице 25.

Реквизиты «признак агента по предмету расчета» (тег 1222), «данные поставщика» (тег 1224) и реквизит «ИНН поставщика» (тег 1226) в случае его включения в состав ФД включаются в состав реквизита «предмет расчета» (тег 1059) в случае, если указанные реквизиты содержат сведения об осуществлении расчетов пользователем в качестве платежного агента (субагента), банковского платежного агента (субагента), комиссионера, поверенного или иного агента.

Реквизит «данные агента» (тег 1223) в случае его включения в состав ФД включается в состав реквизита «предмет расчета» (тег 1059) в случае, если указанный реквизит содержит сведения об осуществлении расчетов пользователем в качестве платежного агента (субагента) или банковского платежного агента (субагента).

9) В случае если реквизит «предмет расчета» (тег 1059) либо реквизит «признак агента» (тег 1057) содержит сведения об осуществлении расчетов пользователем в качестве платежного агента (субагента), банковского платежного агента (субагента), комиссионера, поверенного или иного агента, то ФД должен содержать реквизит «ИНН поставщика» (тег 1226).

10) Реквизит «признак способа расчета» (тег 1214) включается в состав реквизита «предмет расчета» (тег 1059) в случае, признак способа расчета отличен от «полная оплата, в том числе с учетом аванса (предварительной оплаты) в момент передачи предмета расчета».

11) Реквизит «признак способа расчета» (тег 1214) включается в печатную форму кассового чека (БСО) в случае, если признак способа расчета отличен от «полная оплата, в том числе с учетом аванса (предварительной оплаты) в момент передачи предмета расчета» (реквизит «признак способа расчета» (тег 1214) имеет значение, равное 4).

12) В случае если реквизит «код товара» (тег 1162) содержит в своем составе код, позволяющий идентифицировать экземпляр товара, сведения о котором включаются в реквизит «предмет расчета» (тег 1059), то значение реквизита «количество предмета расчета» (тег 1023) должно иметь значение, равное единице.

13) Реквизит «код товара» (тег 1162) включается в состав кассового чека (БСО) при возврате или продаже товара, маркированного средством идентификации, и может не включаться в состав кассового чека (БСО) в иных случаях.

14) При осуществлении операций с товаром, маркированным средством идентификации, реквизит «код товара» (тег 1162), включаемый в состав кассового чека (БСО) в ЭФ, формируется в соответствии с таблицей 26.

При осуществлении иных операций значение реквизита «код товара» (тег 1162), в случае его включения в состав кассового чека (БСО), формируется в соответствии с таблицей 26.

15) Реквизит «код товара» (тег 1162) в ПФ должен иметь значение «[М]» только в случае, если этот товар маркирован средством идентификации и его код маркировки содержит в своем составе код идентификации, который распознан в соответствии с таблицей 26.

В иных случаях реквизит «код товара» (тег 1162) в состав ФД в ПФ не включается.

16) В случае если первые 2 байта значения реквизита «код товара» (тег 1162) принимают значение «00h 00h», то в ККТ, применяемой в автономном режиме, указанный реквизит может не включаться в состав ФД, а в случае его включения в состав ФД хранится 30 дней.

17) Реквизит «ставка НДС» (тег 1199) включается в печатную форму кассового чека (БСО) в случаях осуществления расчетов между организациями и (или) индивидуальными предпринимателями и может включаться в печатную форму кассового чека (БСО) в иных случаях.

18) В случае, если реквизит «код товара» (тег 1162) включается в состав ФД в ЭФ, передаваемого в налоговые органы, то он также должен включаться в состав ФД, передаваемого в электронной форме покупателю.

30. Значения реквизита «данные агента» (тег 1223) указаны в таблице 22.

В программе ЗУП 3.1 оформление перевода сотрудника (сотрудников) можно зарегистрировать разными документами, выбор зависит от условий перевода.

Документ «Кадровый перевод»

Документ Кадровый перевод является наиболее универсальным документом, в котором можно изменить для сотрудника большинство условий труда. Но в данной универсальности скрывается и существенный недостаток – обилие документов Кадровый перевод, не снабженных элементарными комментариями об их сущности, затрудняет кадровику понимание того, какой документ за что отвечает. Поэтому рекомендуется все же изучить и использовать по возможности более узконаправленные кадровые документы.

1. Раздел Кадры – Приемы, переводы, увольнения.
2. Кнопка Создать. Выберите из предложенного списка документ Кадровый перевод.
3. В поле Организация укажите организацию, в которой регистрируется кадровый перевод (выбором из справочника Организации (раздел Настройка — Организации), если в информационной базе ведется учет по нескольким организациям. При этом если сотрудник оформлен в обособленном подразделении, выделенном на отдельный баланс, его следует указать в качестве организации.
4. В поле Дата укажите дату документа. По умолчанию дата заполняется текущей датой компьютера, при необходимости ее можно изменить.
5. Поле Номер не является активным для пользователя. Программа автоматически присвоит номер документу после его записи. Для корректного отображения номера согласно учетной политике вашей организации заведено поле Печатать как рядом с полем Номер.
6. В поле Сотрудник укажите сотрудника, который переводится на другое место работы (сотрудник выбирается из справочника Сотрудники (раздел Кадры – Сотрудники).
7. В поле Дата перевода укажите дату перевода сотрудника. Если сотрудник переводится на другую работу временно, т.е. на определенный срок, то в поле по укажите окончание периода работы на новом месте. С даты перевода (включительно) будут действовать новые указанные в документе условия труда сотрудника. Если указана дата «по», то со следующего после этой даты дня будут автоматически применяться прошлые условия.
8. На закладке Главное установите флаг Перевести в другое подразделение или на другую должность для возможности указания новых условий при переводе. При установленном флаге поля – Филиал (обособл. подр.), Подразделение, Должность, Колич. ставок, Разряд (категория), вид занятости и территория автоматически заполнятся условиями работы, на которых сотрудник трудился до перевода:
9. в поле Филиал (обособл. подр.) выберите филиал (обособленное подразделение, выделенное на отдельный баланс) из справочника Организации, если перевод сотрудника производится в другой филиал (обособленное подразделение)
10. если перевод сотрудника производится в другое подразделение, в поле Подразделение выберите необходимое подразделение из одноименного справочника (раздел Настройка – Подразделения)
11. в поле Должность выберите должность (если при переводе меняется должность сотрудника) из списка позиций штатного расписания справочника Штатное расписание (раздел Кадры – Штатное расписание), 12. если в программе в настройках параметров кадрового учета (раздел Настройка – Кадровый учет) подключена возможность ведения штатного расписания. Если в программе не подключена возможность ведения штатного расписания, то новую должность сотрудника выберите из справочника Должности (раздел Настройка – Должности)
13. в поле Колич. ставок укажите количество занимаемых ставок сотрудником. Данное поле появляется в документе, если в настройках параметров кадрового учета установлен флаг Используется работа по неполной ставке
14. если Трудовая функция указана для должности (если не ведется штатное расписание), а также для позиции штатного расписания (если ведется штатное расписание) (закладка Дополнительно), то поле Трудовая функция заполняется автоматически. В противном случае поле заполните, при необходимости, вручную из одноименного справочника, создав соответствующий элемент. Данные указанные в этом поле будут отражены в сведениях о трудовой деятельности.
15. флаг Отразить в трудовой книжке установите, если регистрируются события, которые должны быть отражены в сведениях о трудовой деятельности (формы СЗВ-ТД, СТД-Р)
16. в поле Наименование документа по умолчанию указывается Приказ. Сведения из этого поля будут отражены в сведениях о трудовой деятельности (формы СТД-Р, СЗВ-ТД). Наименование документа в этом поле можно указать любое (например — «Распоряжение»), предварительно его добавив в список Наименования документов, открывающийся по кнопке выбора в данном поле
17. если при настройке параметров расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты) выбрана возможность использования тарифных групп (установлен флаг Используются тарифные группы), то помимо должности для сотрудника можно указать его фактический разряд (категорию) согласно тарифной группе, указанной для должности (или позиции штатного расписания) в поле Разряд (категория)
18. установите флаг Изменить права на отпуск, если необходимо произвести какие-либо изменения. По ссылке Редактировать в специальной форме Право на отпуск можно изменить количество дней основного отпуска, добавить новый вид отпуска или отменить. По умолчанию для каждого сотрудника указывается вид отпуска – Основной, количество дней – 28
19. установите флаг Перевести на другой график (если при переводе меняется график работы сотрудника) и выберите в поле График работы необходимый график из справочника Графики работы сотрудников (раздел Настройка – Графики работы сотрудников). Если в программе ведется штатное расписание, то график работы заполняется согласно позиции штатного расписания, но может быть изменен непосредственно в документе. При изменении графика работы выводится сообщение о пересчете ФОТ (фонда оплаты труда), даже если начисления сотрудника менять не предполагается (так как ФОТ может зависеть от нормы времени согласно графику работы).
Любые условия (в том числе график работы) могут быть изменены с любой части месяца. Если график меняется среди месяца, а новый график существенно отличается от текущего, то расчет начислений, зависящих от нормы времени, в этом месяце может не дать ожидаемого результата. В таком случае в этом месяце можно ввести документ Индивидуальный график (раздел Зарплата – Индивидуальные графики), который установит на этот месяц норму, складывающуюся из норм двух графиков. Если в настройках параметров расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты) выбрана соответствующая возможность (переключатель установлен в положение Исходя из индивидуального графика работы в разделе При изменении нормы времени из-за смены графика работы не с первого числа месяца, считать норму времени), то в документе Кадровый перевод будет доступна ссылка Создать новый индивидуальный график сотрудника для ввода индивидуального графика. Тогда изменение графика может быть произведено только после того, как сотруднику будет введен индивидуальный график на этот месяц
20. установите флаг Изменить вид занятости, если он меняется при переводе и выбрать из предложенного списка новый вид занятости
21. установите флаг Перевести на территорию, если перевод сотрудника производится на другую территорию. Данное поле появляется, если в настройке учетной политики организации (Настройка – Организации –Учетная политика и другие настройки – ссылка Учетная политика – Расчет зарплаты) в разделе Краткосрочные изменения условий труда установлен флаг Использовать обособленные территории. 

22. Специфика работы некоторых предприятий предполагает выполнение сотрудниками работ на различных территориях (удаленные офисы или участки, вахтовые поселки, морские суда, скважины и др.). При этом территории могут быть как постоянными для сотрудника, так и меняться с некоторой периодичностью (даже в пределах рабочего дня). От территории может зависеть, например, расчет страховых взносов (как дополнительных, так и основных), страховой стаж для отчетности в ПФР, права на отпуска, учет НДФЛ для уплаты в различные ИФНС, оплата труда – районный коэффициент, северная надбавка, надбавка за вредность и др. При использовании обособленных территорий появляется возможность описать территории, работу на которых требуется отличать с той или иной целью. При этом структура территорий не связывается со структурой подразделений, территории описывают в отдельном справочнике. Аналогично карточке подразделения в карточке территории указываются ее особенности, которые будут влиять на расчет и учет для работающих на этой территории
23. если в настройках штатного расписания (раздел Настройка — Кадровый учет — ссылка Настройка штатного расписания) выбрана возможность бронирования позиций (установлен флаг Использовать бронирование позиций), то при оформлении документа можно указать, что выбранная позиция забронирована указанным сотрудником. Эта позиция будет считаться занятой (отражается в отчете по штатному расписанию), но переведенным на нее сотрудник считаться не будет. После того, как принято решение о фактическом начале работы сотрудника, признак бронирования в документе следует снять и дооформить его обычным образом.
24. если необходимо выполнить временный перевод сотрудника с работы, дающей право на досрочное назначение пенсии, на работу, не дающую такое право, при этом данный период должен быть отражен в стаже ПФР с кодами «МЕСЯЦ» или «МЕДНЕТРУД», то установите флаг На период перевода сохранять льготный стаж ПФР и в поле Вид стажа ПФР укажите Перевод по произв. необходимости на срок не более одного месяца с работы, дающей право на досрочную пенсию, на другую работу, не дающую на это право (перевод работника с работы, дающей право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости, на другую работу, не дающую права на указанную пенсию, в той же организации по производственной необходимости на срок не более одного месяца в течение календарного года (код в отчетности «МЕСЯЦ») или Перевод беременной женщины с работы, право на досрочную пенсию, на работу, исключающую воздействие неблагоприятных производственных факторов (период работы, соответствующий переводу в соответствии с медицинским заключением беременной женщины по ее заявлению с работы, дающей право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости, на работу, исключающую воздействие неблагоприятных производственных факторов, а также период, когда беременная женщина не работала до решения вопроса о ее трудоустройстве в соответствии с медицинским заключением (код в отчетности «МЕДНЕТРУД») (постановление Правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507п).

25. Изменения в системе оплаты труда в связи с переводом регистрируются на закладке ОПЛАТА ТРУДА. Если в программе не подключена возможность ведения штатного расписания, табличная часть автоматически заполняется действующими плановыми начислениями сотрудника. Для изменения действующих плановых начислений и/или изменения значения показателей для их расчета, для добавления новых плановых начислений (новых условий) необходимо, чтобы был установлен флаг Изменить начисления. Действующие плановые начисления нельзя непосредственно удалить из таблицы, при необходимости их можно отметить как отмененные, нажав на кнопку Отменить. Для добавления новых плановых начислений используйте кнопку  Добавить. Если необходимо изменить только размер планового начисления, укажите только новый размер.
26. Если в программе подключена возможность ведения штатного расписания, то табличная часть заполняется плановыми начислениями и их размерами согласно позиции штатного расписания, но могут быть изменены непосредственно в документе.
27. При вводе еще одной строки с новым начислением, программа сообщит, что изменение лучше отразить одной строкой. Чтобы объединить строки с одинаковыми начислениями в табличной части документа, нажмите на кнопку Еще — Объединить строки одинаковых начислений.
28. В поле ФОТ автоматически подсчитывается фонд оплаты труда сотрудника (ФОТ).
29. В поле Порядок пересчета можно указать порядок пересчета месячной тарифной ставки (должностного оклада) в часовую ставку для оплаты сверхурочных часов работы, работы в выходные и праздничные дни (и в других аналогичных случаях). По умолчанию указывается порядок перерасчета, который установлен в настройках параметров расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты).
30. Также при необходимости в поле Аванс можно указать способ расчета аванса из предложенного перечня: Фиксированной суммой, Процентом от тарифа, Расчетом за первую половину месяца.
31. Установите флаг Учитывать как индексацию заработка, если изменение начислений в данном документе следует учитывать как индексацию заработка. При этом коэффициент индексации указывается автоматически в одноименном поле.

32. В разделе Доп. тарифы, коэффициенты можно указать дополнительные начисления, отличные от основной ставки (дополнительные тарифные ставки, которые впоследствии могут использоваться в каких-либо расчетах для этого сотрудника). Данный раздел также заполняется по кнопке  Добавить. Если подключена возможность ведения штатного расписания, то данный раздел заполняется автоматически данными согласно позиции штатного расписания, но данные при необходимости могут быть изменены непосредственно в документе. Данный раздел появляется в документе, если в Настройки – Расчет зарплаты стоит флаг Использовать несколько тарифных ставок для одного сотрудника.

33. На закладке ТРУДОВОЙ ДОГОВОР установите флаг Изменить сведения о договоре, если необходимо внести какие-либо изменения в трудовой договор. В соответствующих полях внесите изменения :
34. установите флаг Срочный трудовой договор до и укажите дату окончания договора, если договор срочный. Дата окончания договора отражается в печатной форме трудового договора. Договор может быть оформлен как на определенный (срочный), так и неопределенный срок (бессрочный). Если в трудовом договоре не указан срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок
35. в поле Основание срочного договора выберите основание срочного договора из справочника Основания заключения срочных трудовых договоров
36. в поле Срок заключения договора при необходимости можете указать срок заключения договора
37. согласно ст. 295 ТК РФ сотрудникам, занятым на сезонных работах, предоставляются оплачиваемые отпуска из расчета два рабочих дня за каждый месяц работы (аналогично сотрудникам, заключившим трудовой договор на срок до двух месяцев). Для поддержки этого положения установите флаг Для выполнения сезонных работ, независимо от выбранного основания срочного трудового договора. Сотрудникам, трудовой договор которых отмечен этим признаком, право на отпуск будет рассчитываться исходя из расчета «два рабочих дня за каждый месяц работы»
38. в полях Оборудование рабочего места и Иные условия при необходимости можно указать дополнительную информацию об условиях договора, связанную со спецификой работы и в соответствии с правилами охраны труда и техникой безопасности
39. в поле Основание представителя укажите при необходимости, на основании каких документов лицо, представляющее работодателя в его отсутствие или по каким-либо другим причинам, может подписывать трудовой договор (например, доверенность).

40. На закладке Дополнительно в поле Причина перевода заполните причину перевода на другое место работы
41. в поле Основание перевода заполните основание перевода. Причина и основание перевода используются при формировании печатной формы приказа о переводе
42. поле Руководитель автоматически заполняются фамилией, именем, отчеством, должностью руководителя организации из справочника Организации (раздел Настройка – Организации – закладка Учетная политика и другие настройки – ссылка Ответственные лица) на основании сведений об ответственных лицах организации и используются для расшифровки подписи в печатной форме приказа о переводе.

43. нажмите на ссылку Исправить, если необходимо внести исправление в документ уже после его проведения.
44. Кнопка Провести. Если в программе ведется штатное расписание, будет доступна кнопка Проверить, которая позволяет проверить документ на соответствие ему. При проведении документ может проверяться автоматически на соответствие штатному расписанию, если в настройке штатного расписания (раздел Настройка — Кадровый учет — ссылка Настройка штатного расписания) установлен флаг Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию . Если свободных ставок нет, программа выдаст сообщение о невозможности такого перевода.

44. По кнопке Печать — Приказ о переводе (Т-5) можно сформировать и вывести на печать приказ о переводе по унифицированной форме № Т-5 .

Документ «Кадровый перевод списком»

Документ Кадровый перевод списком по сути представляет собой тот же документ Кадровый перевод, но в изложении для нескольких сотрудников, каждому из которых вы можете изменить отдельные условия труда. Прекрасное решение, чтобы сэкономить место в журнале, если массе сотрудников требуются похожие по сути (но не для всех одинаковые) изменения. Недостатки имеет те же, что и обычный Кадровый перевод, с тем только дополнением, что если документы Кадровый перевод вы можете для себя разметить комментариями (Иванов переведен в другое подразделение, Петровой увеличен оклад), то здесь все изменения собраны в один документ и поле Комментарий, соответственно, у него тоже одно. Но провалившись в сам документ вы увидите краткую расшифровку изменений для каждого отдельного кадрового перевода.
1. Раздел Кадры – Приемы, переводы, увольнения.
2. Кнопка Создать и выберите из предложенного списка документ Кадровый перевод списком.
3. В поле Организация укажите организацию, в которой регистрируется кадровый перевод списком сотрудников (выбором из справочника Настройка – Организации), если в информационной базе ведется учет по нескольким организациям. При этом если сотрудники оформлены в обособленном подразделении, выделенном на отдельный баланс, его следует указать в качестве организации.
4. В поле Дата укажите дату документа. По умолчанию дата заполняется текущей датой компьютера, при необходимости ее можно изменить. Особенность этого поля в том, что именно эта дата подберется в поле Дата перевода всем подобранным пользователям, поэтому обращайте на нее внимание перед их подбором в документ. В дальнейшем же ее может будет изменить индивидуально для каждого сотрудника, проваливаясь в них для редактирования каждого конкретного кадрового перевода. 
5. Поле Номер не является активным для пользователя. Программа автоматически присвоит номер документу после его записи. Для корректного отображения номера согласно учетной политике вашей организации заведено поле Печатать как рядом с полем Номер.
6. Если в настройках штатного расписания (Настройка — Кадровый учет — Настройка штатного расписания) выбрана возможность бронирования позиций (установлен флаг Использовать бронирование позиций), то при оформлении документа можно указать, что выбранная позиция забронирована указанным сотрудником. Эта позиция будет считаться занятой (отражается в отчете по штатному расписанию), но принятым на нее сотрудник считаться не будет. После того, как принято решение о фактическом начале работы сотрудника, признак бронирования в документе следует снять и дооформить его обычным образом.
7. По кнопке Подбор табличная часть документа заполняется списком оформляемых сотрудников, которые переводятся на другое место работы и каждая строка по ссылке Нет сведений о кадровом переводе редактируется в отдельной форме, аналогичной форме соответствующего документа на одного сотрудника. После заполнения специальной формы Кадровый перевод появляется ссылка, в которой для просмотра отображается краткая информация о кадровом событии. Также данный документ можно заполнить по кнопке Добавить. При нажатии на данную кнопку сразу открывается форма Кадровый перевод, которую необходимо заполнить. 

Документ «Перемещение в другое подразделение»

Регистрация в программе массового перемещения сотрудников между подразделениями (в том числе обособленными или выделенными на отдельный баланс) возможна с помощью документа Перемещение в другое подразделение.
1. Раздел Кадры – Приемы, переводы, увольнения.
2. Кнопка Создать и выберите из предложенного списка документ Перемещение в другое подразделение.
3. В поле Дата перемещения укажите дату перемещения сотрудников из одного подразделения в другое. С даты перемещения сотрудники будут числиться в новом подразделении.
4. В поле Дата укажите дату документа. По умолчанию дата заполняется текущей датой компьютера, при необходимости ее можно изменить.
5. Поле Номер не является активным для пользователя. Программа автоматически присвоит номер документу после его записи. Для корректного отображения номера согласно учетной политике вашей организации заведено поле Печатать как рядом с полем Номер.
6. В поле Организация укажите организацию (обособленное подразделение, выделенное на отдельный баланс), в которой регистрируется кадровое перемещение (выбором из справочника Настройка – Организации.
7. В поле Из подразделения выберите подразделение, из которого переводятся сотрудники (из справочника Подразделения (раздел Настройка — Подразделения).
8. В поле Филиал (обособл. подр.) выберите филиал (обособленное подразделение, выделенное на отдельный баланс) из справочника Организации, если перемещение сотрудников производится в другой филиал (обособленное подразделение). По умолчанию указывается значение, указанное в поле Организация.
9. В поле В подразделение выберите подразделение из справочника Подразделения, в которое перемещаются сотрудники.
10. В поле Территория выберите территорию из одноименного справочника (раздел Настройка – Территории), на которую переводится сотрудник (при необходимости). Данное поле появляется, если в настройке учетной политики организации (Настройка – Организации –Учетная политика и другие настройки –Учетная политика) в разделе Краткосрочные изменения условий труда установлен флаг Использовать обособленные территории. Специфика работы некоторых предприятий предполагает выполнение сотрудниками работ на различных территориях (удаленные офисы или участки, вахтовые поселки, морские суда, скважины и др.). При этом территории могут быть как постоянными для сотрудника, так и меняться с некоторой периодичностью (даже в пределах рабочего дня). От территории может зависеть, например, расчет страховых взносов (как дополнительных, так и основных), страховой стаж для отчетности в ПФР, права на отпуска, учет НДФЛ для уплаты в различные ИФНС, оплата труда: районный коэффициент, северная надбавка, надбавка за вредность и др. При использовании обособленных территорий появляется возможность описать территории, работу на которых требуется отличать с той или иной целью. При этом структура территорий не связывается со структурой подразделений, территории описывают в отдельном справочнике. Аналогично карточке подразделения в карточке территории указываются ее особенности, которые будут влиять на расчет и учет для работающих на этой территории.
11. Флаг Отразить в трудовой книжке установите, если регистрируются события, которые должны быть отражены в сведениях о трудовой деятельности (формы СЗВ-ТД, СТД-Р).
12. В поле Наименование документа по умолчанию указывается Приказ. Сведения из этого поля будут отражены в сведениях о трудовой деятельности (формы СТД-Р, СЗВ-ТД). Наименование документа в этом поле можно указать любое (например — «Распоряжение»), предварительно его добавив в список Наименования документов, открывающийся по кнопке выбора в данном поле.
13. На закладке Дополнительно можно указать причину и основание перемещения. Они используются при формировании печатной формы приказа о переводе.
14. Если в результате перемещения сотрудников в другое подразделение меняется и их оплата труда, то ее изменение следует отразить другим документом, например, Изменение плановых начислений.
15. Поле Руководитель автоматически заполняются фамилией, именем, отчеством, должностью руководителя организации из справочника Организации (раздел Настройка – Организации – закладка Учетная политика и другие настройки – ссылка Ответственные лица) на основании сведений об ответственных лицах организации и используются для расшифровки подписи в печатной форме приказа о переводе.
16. На закладке Главное табличную часть можно заполнить автоматически всеми сотрудниками исходного подразделения (из которого переводятся сотрудники) по кнопке Заполнить. Также список сотрудников можно заполнить по кнопке Подбор или Добавить. Если не ведется штатное расписание в программе, то должность сотрудника остается прежней по умолчанию, при необходимости ее можно изменить непосредственно в таблице. Если ведется штатное расписание, то для каждого выбранного сотрудника необходимо указать должность (штатную позицию) в новом подразделении. При этом если в новом подразделении есть позиция с такой же должностью, как и в исходном, то она заполняется автоматически.
17. На закладке Дополнительно можно указать причину и основание перемещения. Они используются при формировании печатной формы приказа о переводе.
18. Если в результате перемещения сотрудников в другое подразделение меняется и их оплата труда, то ее изменение следует отразить другим документом, например, Изменение плановых начислений.
19. Поля Руководитель и Должность автоматически заполняются фамилией, именем, отчеством, должностью руководителя организации из справочника Организации (Настройка – Организации –Учетная политика и другие настройки –Ответственные лица) на основании сведений об ответственных лицах организации и используются для расшифровки подписи в печатной форме приказа о переводе.
20. Кнопка Провести. Если в программе ведется штатное расписание, будет доступна кнопка Проверить, которая позволяет проверить документ на соответствие ему. При проведении документ может проверяться автоматически на соответствие штатному расписанию, если включена настройка штатного расписания (Настройка — Кадровый учет — Настройка штатного расписания) – установлен флаг Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию. Если свободных ставок нет, программа выдаст сообщение о невозможности такого перевода.
21. По кнопке Приказ о переводе (Т-5) можно сформировать и вывести на печать приказ о переводе по унифицированной форме № Т-5 на каждого сотрудника.
22. Если необходимо внести исправление в документ после его проведения, но при этом сохранить данный экземпляр документа, нажмите на ссылку Исправить.

Документ «Перевод к другому работодателю»

В программе может вестись учет по нескольким организациям, а сотрудники могут перемещаться между ними – увольняться из одной и приниматься в другую. Для отражения этого факта в программе можно воспользоваться специальным документом-помощником Перевод к другому работодателю. Он позволяет подготовить необходимые печатные формы, сопутствующие такому переводу (согласование перевода, приказы об увольнении и приеме и т.п.), и, собрав в одном месте, сразу создать необходимые документы Увольнение по прошлой организации, Прием на работу по новой, исходящую и входящую справки для расчета пособий.
1. Раздел Кадры – Все кадровые документы.
2. Кнопка Создать и выберите из предложенного списка документ Перевод к другому работодателю.
3. В поле Дата укажите дату регистрации документа в информационной базе.
4. На закладке Откуда и кого переводим указываем:
5. в поле Организация — организацию, в которой регистрируется кадровый перевод, из справочника Настройка– Организации.
6. в поле Сотрудник — сотрудника, который переводится к другому работодателю, из справочника Сотрудники (раздел Кадры –Сотрудники)
7. в поле Дата увольнения — дату увольнения сотрудника из организации, откуда осуществляется перевод
8. в поле Статья ТК РФ — основание увольнения сотрудника в соответствии с Трудовым кодексом (из справочника Основания увольнения). По умолчанию в поле указывается основание увольнения по п. 5 ч. 1 ст. 77, что соответствует переводу сотрудника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю
9. поля Руководитель и Должность автоматически заполняются фамилией, именем, отчеством, должностью руководителя организации (откуда осуществляется перевод) из справочника Организации (раздел Настройка – Организации – закладка Учетная политика и другие настройки – ссылка Ответственные лица) и используются для расшифровки подписи в соответствующих документах организации, связанных с данным переводом (например, Согласование перевода (ответ), Приказ об увольнении).

10. На закладке Куда переводим:
11. в поле Организация укажите организацию, в которую переводится сотрудник, из справочника Организации
12. в поле Подразделение выберите подразделение, в которое переводится сотрудник
13. в поле Должность выберите должность сотрудника в новой организации из справочника Должности, если в программе не ведется штатное расписание. По умолчанию в данном поле автоматически указывается должность сотрудника до перевода. Если ведется штатное расписание, то должность сотрудника выберите из списка позиций штатного расписания справочника Штатное расписание
14. в поле Разряд (категория) укажите разряд (категорию), который соответствует для указанной должности сотрудника. Данное поле появляется в документе, если при настройке параметров расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты) выбрана возможность использования тарифных групп (установлен флаг Используются тарифные группы)
15. в поле Дата приема укажите дату приема сотрудника в организацию, в которую он переводится
16. в поле График работы укажите график работы сотрудника по новому месту работы. По умолчанию в данном поле автоматически указывается прежний график работы сотрудника.
17. в поле Колич. ставок укажите количество занимаемых ставок сотрудником. Данное поле появляется в документе, если в настройках параметров кадрового учета (раздел Настройка — Кадровый учет) установлен флаг Используется работа по неполной ставке
18. в табличной части задается список плановых начислений сотрудника и значения показателей для их расчета. Табличная часть первоначально автоматически заполняется действующими плановыми начислениями сотрудника (до перевода). Если необходимо, то можно, изменить действующие плановые начисления и/или изменить значения показателей для их расчета, добавить новые плановые начисления. Если в программе ведется штатное расписание, то табличная часть заполняется плановыми начислениями и их размерами согласно позиции штатного расписания, но могут быть изменены непосредственно в документе
19. в поле Аванс при необходимости выберите способ расчета аванса из предложенного перечня: Фиксированной суммой, Процентом от тарифа, Расчетом за первую половину месяца.

20. На закладке Оформление перевода можно сформировать документы, подтверждающие данный перевод, нажимая на ссылки – Ввести приказ об увольнении, Ввести исходящую справку о заработке для расчета пособий, Ввести приказ о приеме на работу, Ввести входящую справку о заработке для расчета пособий и Ввести начальные остатки отпуска. Если в настройках параметров кадрового учета указано, что используется перенос остатков отпуска при увольнении переводом, то появляется возможность ввести документ Ввод начальных остатков отпусков непосредственно из перевода. Документ заполнится согласно остаткам организации, откуда осуществляется перевод. При расчете среднего заработка для отпуска в новой организации будут использоваться сведения о начислениях только в новой организации. Сведения о начислениях в прошлой организации не переносятся. Также не переносятся данные о стандартных налоговых вычетах. Необходимо ввести новое заявление на вычеты и доходы, полученные в прошлой организации. По кнопке Печать можно вывести на печать сформированные документы.

Документ «Изменение мест работы»

Если в организации практикуются частые массовые изменения условий оплаты труда, связанные не с изменением позиции, а с изменением места работы (станка, печи и т.д.), то в программе имеется возможность изменения плановых начислений сотрудников в соответствии с особенностями оплаты труда на конкретном рабочем месте, на котором они выполняют работу. Для этого в Настройка – Расчет зарплаты установите флаг Используются краткосрочные изменения оплаты труда в зависимости от выполняемой работы.

При установленном флаге становится доступным документ Изменение мест работы.
1. Раздел Зарплата — Изменение оплаты сотрудников.
2. Кнопка Создать и выберите документ Изменение мест работы.
3. Поле Организация заполняется по умолчанию. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то необходимо выбрать ту организацию, сотрудникам которой производится изменение мест работы.
4. В поле Дата укажите дату регистрации документа в информационной базе.
5. В полях На период с… по… укажите период изменения места работы сотрудника (сотрудников). Так как данный документ используется для краткосрочных изменений оплаты труда в зависимости от выполняемой сотрудником (сотрудниками) работы, необходимо в поле по… указать дату окончания работы на новом месте. Со следующего после даты окончания дня будет автоматически применяться прежнее место работы с соответствующей оплатой труда.
6. Табличную часть документа заполните по кнопке Добавить или Подбор, в которой укажите:
7. сотрудника, который переводится на новое рабочее место
8. рабочее место в поле Место работы, на которое направляется сотрудник. Рабочее место описывается в справочнике Места работы (раздел Настройка — Места работы) и характеризуется начислениями, которые полагаются при работе на этом месте (). При выборе рабочего места плановые начисления сотрудника дополняются или изменяются с учетом начислений и их размеров, указанных для этого рабочего места
9. колонки ФОТ, Начисления и Сов. тариф. ставка заполняются автоматически после заполнения колонки Место работы.
10. Кнопка Провести и закрыть.

На данный момент в конфигурации нет возможности вывести в справочник Места работы детальную информацию об оплате, поэтому можно указывать ее в названии места работы.

Документ «Изменение квалификационного разряда (категории) сотрудника»

Документ Изменение квалификационного разряда (категории) сотрудника предназначен для присвоения сотруднику разряда (категории) согласно тарифной группе, установленной для его должности (позиции штатного расписания). В результате изменения разряда изменяется тарифная ставка сотрудника, что приводит к изменению его планового ФОТ. Этот документ можно использовать, если в настройках расчета зарплаты установлен флаг Используются тарифные группы, в Настройка – Квалификационные разряды сотрудников – созданы разряды, а в Настройка – Тарифные группы сотрудников на основании этих разрядов заполнены собственно тарифные группы.

1. Раздел Зарплата — Изменение оплаты сотрудников.
2. Кнопка Создать и выберите документ Изменение квалификационного разряда (категории) сотрудника.
3. Поле Организация заполняется по умолчанию. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то необходимо выбрать ту организацию, сотрудникам которой производится изменение квалификационного разряда сотрудника.
4. В поле Дата укажите дату регистрации документа в информационной базе.
5. Поле Номер не является активным для пользователя. Программа автоматически присвоит номер документу после его записи. Для корректного отображения номера согласно учетной политике вашей организации заведено поле Печатать как рядом с полем Номер.
6. В поле Сотрудник укажите сотрудника, которому требуется установить разряд (сотрудник выбирается из справочника Сотрудники (раздел Кадры – Сотрудники).
7. В поле Дата изменения укажите дату, с которой этот разряд устанавливается
8. В поле Разряд (категория) выберите разряд из числа разрядов, утвержденных для тарифной группы выбранного сотрудника из справочника Настройка — Тарифные группы (т.е. которая указана в его должности или позиции штатного расписания).
9. После выбора разряда изменяется тарифная ставка сотрудника в соответствии со ставкой, утвержденной для выбранного разряда.
10. Флаг Отразить в трудовой книжке установите, если регистрируются события, которые должны быть отражены в сведениях о трудовой деятельности (формы СЗВ-ТД, СТД-Р).
11. В поле Описание должности для записи о трудовой деятельности автоматически подтянется информация о должности и разряде.
12. В поле Наименование документа по умолчанию указывается Приказ. Сведения из этого поля будут отражены в сведениях о трудовой деятельности (формы СТД-Р, СЗВ-ТД). Наименование документа в этом поле можно указать любое (например — «Распоряжение»), предварительно его добавив в список Наименования документов, открывающийся по кнопке выбора в данном поле.
13. По ссылке Изменить проконтролируйте и при необходимости отредактируйте изменение планового ФОТ.
14. Поля Руководитель и Должность автоматически заполняются фамилией, именем, отчеством, должностью руководителя организации (откуда осуществляется перевод) из справочника Организации (Настройка – Организации –Учетная политика и другие настройки –Ответственные лица) и используются для расшифровки подписи в соответствующем приказе.
15. По кнопке Еще — Приказ о присвоении разряда можно сформировать и вывести на печать соответствующий приказ в произвольной форме.
16. Кнопка Провести и закрыть.

Документ «Перемещение между территориями»

Специфика работы некоторых предприятий предполагает выполнение сотрудниками работ на различных территориях (удаленные офисы или участки, вахтовые поселки, морские суда, скважины и др.). При этом территории могут быть как постоянными для сотрудника, так и меняться с некоторой периодичностью (даже в пределах рабочего дня). От территории может зависеть, например, расчет страховых взносов (как дополнительных, так и основных), страховой стаж для отчетности в ПФР, права на отпуска, учет НДФЛ для уплаты в различные ИФНС, оплата труда: районный коэффициент, северная надбавка, надбавка за вредность и др. При использовании обособленных территорий появляется возможность описать территории, работу на которых требуется отличать с той или иной целью. При этом структура территорий не связывается со структурой подразделений, территории описывают в отдельном справочнике Территории (раздел Настройка – Территории).
Для возможности ведения учета различных территорий необходимо в настройке учетной политике организации (раздел Настройка –Организации – закладка Учетная политика и другие настройки – ссылка Учетная политика) в разделе Краткосрочные изменения условий труда установить флаг Использовать обособленные территории.
Аналогично карточке подразделения в карточке территории указываются ее особенности, которые будут влиять на расчет и учет для работающих на этой территории.
Отразить работу сотрудника на определенной территории можно как кадровыми документами (при приеме на работу, кадровом переводе), так и табелем учета рабочего времени.
Для регистрации в программе массового перемещения сотрудников между территориями возможно с помощью документа Перемещение между территориями.
1. Раздел Кадры – Приемы, переводы, увольнения.
2. Кнопка Создать и выберите из предложенного списка документ Перемещение между территориями.
3. В поле Организация укажите организацию (обособленное подразделение, выделенное на отдельный баланс), в которой регистрируется перемещение между территориями (выбором из справочника (Настройка – Организации).
4. В поле Дата укажите дату перемещения сотрудников из одной территории на другую.
5. В поле Территория выберите из справочника Территории (раздел Настройка – Территории) территорию, на которую перемещаются сотрудники.
6. В поле На период с укажите с какой даты перемещаются сотрудники на другую территорию. Если сотрудники переводятся на другую территорию временно, то в поле по укажите окончание периода работы на данной территории.
7. Табличная часть заполняется сотрудниками по кнопке Подбор или Добавить.
8. Кнопка Провести и закрыть.

В документах, выполняющих начисления, добавлена колонка с их распределением по территориям. Распределение производится пропорционально времени занятости сотрудника.

Документ «Назначение планового начисления»

Документ Назначение планового начисления (раздел Зарплата – Изменение оплаты сотрудников – кнопка Создать) позволяет назначить одно выбранное начисление (например, Оплата по окладу) списку сотрудников. С помощью этого документа можно также назначить сотруднику одно и то же начисление несколько раз по разным основаниям. В этом случае для сотрудника будет действовать одновременно несколько одинаковых начислений, но с разным размером или периодом. Обратите внимание! Назначить несколько раз по разным основаниям можно не все начисления, а только отмеченные специальным признаком Поддерживает несколько одновременно действующих начислений.
В документе можно указать способ отражения назначаемого им начисления в бухучете (а также финансирование, если ведется учет по статьям финансирования). Назначенный в таком документе способ будет иметь приоритет перед всеми остальными настройками отражения. Он будет применяться независимо от того, какой способ задан непосредственно для этого начисления и сотрудника.
На основании документа Назначение планового начисления можно ввести документ Прекращение планового начисления (Зарплата — Прекращения плановых начислений), который позволяет прекратить плановое начисление.

Документ «Изменение плановых начислений»

Документ предназначен для отражения изменения условий оплаты труда (плановых начислений) нескольких сотрудников и для индексации заработка сотрудников.
1. Раздел Зарплата – Изменение оплаты сотрудников.
2. Кнопка Создать и выберите документ Изменение плановых начислений.
3. Поле Организация заполняется по умолчанию. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то необходимо выбрать ту организацию, сотрудникам которой производится изменение плановых начислений.
4. В поле Дата укажите дату регистрации документа в информационной базе.
5. В поле Подразделение укажите структурное подразделение, если требуется изменить начисления или произвести индексацию сотрудникам конкретного подразделения. При заполнении данного поля документ будет заполнен только сотрудниками этого подразделения.
6. В поле Должность укажите должность сотрудников, если требуется изменить начисления или произвести индексацию сотрудникам по конкретной должности. При заполнении данного поля документ будет заполнен только сотрудниками этой должности. Если будет заполнены одновременно поля Подразделение и Должность, то документ будет заполнен только сотрудниками по выбранной должности и только по выбранному подразделению.
7. В поле Дата изменения укажите дату изменения начислений сотрудникам. Если сотрудникам вводятся изменения на определенный срок, то установите флаг Срочное изменение начислений и в поле по укажите окончание периода изменения начислений. Если необходимо указать разные даты изменений для сотрудников, то установите флаг Разные строки для разных сотрудников. Эти даты будут автоматически отражаться в таблице. Даты в таблице можно изменить — именно они будут учтены при назначении начислений сотрудникам. Изменение дат в шапке документа при уже заполненной таблице не приводят к их изменению. Для обновления дат в таблице документ необходимо перезаполнить.
8. Если необходимо зарегистрировать индексацию заработка сотрудников установите флаг Учитывать как индексацию заработка. Флаг появляется в документе, если в настройках расчета зарплаты указано, что выполняется индексация заработка сотрудников.
9. Табличная часть документа заполняется автоматически по кнопке Заполнить всеми сотрудниками выбранного подразделения и/или выбранной должности (позиции штатного расписания, если оно ведется). Также сотрудников можно добавить (подобрать) по кнопке Подбор. По умолчанию для заполнения предлагаются сотрудники, работающие на указанную дату в поле Дата изменения. В табличной части для просмотра и изменения доступны показатели плановых начислений выбранных сотрудников, которые в настройках расчета зарплаты отмечены как определяющие состав совокупной тарифной ставки. При необходимости изменить видимость колонок можно через меню Еще таблицы (пункт Отображаемые показатели). По кнопке Заполнить показатели можно автоматически заполнить показатели одинаковым значением для всех сотрудников (Фикс. значение), но и изменить уже заполненные в таблице значения с помощью математических операций.
10. Если требуется не только изменить показатели уже назначенных сотрудникам плановых начислений, но и добавить всем сотрудникам новое начисление или прекратить действующее, то, можно воспользоваться командами Добавить начисление всем сотрудникам или Удалить начисление у всех сотрудников в меню Еще таблицы.
11. При нажатии на ссылку в колонках ФОТ или Начисления можно просмотреть или отредактировать начисления и ФОТ каждого сотрудника в отдельности. Колонки становятся доступны по кнопке Сведения о ФОТ и начислениях, расположенной над таблицей.
12. Кнопка Провести и закрыть.

Документ «Изменение оплаты труда»

Документ Изменение оплаты труда (раздел Зарплата – Изменение оплаты сотрудников –Создать) предназначен для изменения действующих начислений сотрудника, порядка расчета его аванса, а также порядок пересчета тарифной ставки при оплате сверхурочных или выходных с определенной даты на постоянный срок. Он позволяет не прибегать к вводу документа Кадровый перевод в случае, если сотруднику требуется изменить только такие условия.

Документ «Изменение графика работы списком»

Для регистрации массового перевода сотрудников на другой график работы введите документ Изменение графика работы списком.
1. Раздел Кадры – Приемы, переводы, увольнения (или Зарплата — Изменение оплаты труда)
2. Кнопка Создать и выберите из предложенного списка документ Изменение графика работы списком.
3. В поле Организация укажите организацию, в которой регистрируется изменение графика работы списком (выбором из справочника Настройка – Организации, если в информационной базе ведется учет по нескольким организациям.
4. В поле Дата укажите дату документа. По умолчанию дата заполняется текущей датой компьютера, при необходимости ее можно изменить.
5. Поле Номер не является активным для пользователя. Программа автоматически присвоит номер документу после его записи. Дата документа и его номер используются при формировании печатной формы приказа об изменении графика работы (произвольная форма).
6. В поле Подразделение выберите структурное подразделение, в которое производится прием сотрудника, из справочника Кадры – Подразделения.
7. В поле График работы выберите новый график рабочего времени сотрудников из справочника Настройка – Графики работы сотрудников.
8. В поле Дата изменения укажите дату изменения графика сотрудников. Если сотрудники переводятся на другой график работы временно, то в поле по укажите окончание периода работы по новому графику (если сотрудники переводятся на данный график временно). С даты изменения (включительно) будет действовать новый график работы сотрудников. Если указана дата «по», то со следующего после этой даты дня будет автоматически применяться прошлый график.
9. Список сотрудников можно заполнить выборочно по кнопке Подбор или Добавить из справочника Сотрудники или автоматически по кнопке Заполнить. Т.к. изменение графика (даже без начисления самих начислений) может повлиять на размер планового ФОТ, в документе доступен контроль ФОТ и вклада в него отдельных начислений (открывается по ссылке в соответствующей колонке).
10. Нажмите на ссылку Подписи, для того чтобы их расшифровать. Поля Руководитель и Должность автоматически заполняются фамилией, именем, отчеством, должностью руководителя организации из справочника Организации (раздел Настройка – Организации – закладка Учетная политика и другие настройки – ссылка Ответственные лица) на основании сведений об ответственных лицах организации и используются для расшифровки подписи в печатной форме приказа.
11. Кнопка Провести.
12. По кнопке Приказ об изменении графика работы можно сформировать и вывести на печать приказ об изменении графика работы (произвольная форма).
13. Если необходимо внести исправление в документ после его проведения, но при этом сохранить данный экземпляр документа, нажмите на ссылку Исправить.