В каком случае разрешена передача по электронной почте доверенности на работника компании

Бухгалтерия

Электронная доверенность: что это и как оформить

С развитием электронного документооборота (ЭДО) электронная доверенность (ЭД) получила широкое распространение среди деловой документации и организаций, оказывающих услуги гражданам и юрлицам. При ее оформлении необходимо соблюдать требования законодательства.

Что такое ЭД

Закон не дает четкого определения, что такое доверенность в электронной форме, ГК РФ регламентирует общие положения (гл. 10 ГК РФ).

Поскольку ЭДО предполагает цифровое заверение документации, для подписи виртуальной бумаги применяют цифровую подпись (ЭЦП). Скан-копия бумажного варианта не является надлежащим документом без ЭЦП доверителя.

Правовое регулирование цифровой подписи осуществляет Федеральный закон от 06.04.2011 № 63.

Таким образом ЭД — это документ, который открывают с помощью компьютера (телефона, планшета и пр.), подписанный цифровой подписью лица, выдавшего бумагу. Сертификат ЭЦП подписанта доступен к проверке на актуальность.

Вот как выглядит электронная доверенность:

Некоторые организации формируют полномочия на своих сервисах, например Почта России. В таком случае бумага имеет иной формат, который отображается в личном кабинете пользователя.

Где пригодится цифровая доверенность

В обычной жизни электронная доверенность, подписанная ЭЦП, понадобится в случаях, когда представитель осуществляет за доверителя:

• подписание договора;
• получение почтовых отправлений;
• получение справок в госорганах и организациях;
• получение товаров;
• подачу бумаг для получения государственных услуг и пр.

Преимущество такого документа — его формат, для которого не требуется получать бумажный оригинал. ЭД легко передать представителю посредством пересылки на цифровой почтовый ящик, тогда как бумажный вариант передать в другой город затруднительно.

Кто может оформить ЭД

Перед оформлением необходимо уточнить в ведомстве или организации, возможно ли совершение доверенности в электронном виде для получения услуг, поскольку не все организации перешли на ЭДО. При положительном ответе приступайте к оформлению.

Оформить бумагу вправе физические и юридические лица, ИП.

Её оформляют самостоятельно или при обращении к нотариусу. Нотариальный вариант потребуется для совершения действий с государственными реестрами (регистрация недвижимости).

Как оформить полномочия

Для оформления полномочий необходимо составить текстовый файл и подписать его ЭЦП. В файл включите информацию:

• ФИО или наименование доверителя;
• паспортные данные доверителя, ИНН и ОГРН — для организаций;
• ФИО представителя;
• паспортные данные представителя;
• перечень действий, которые представитель вправе совершать;
• срок действия документа (если не указать — действует один год);
• дату выдачи (если не указать — бумага недействительна);
• место выдачи.

Вот как подписать доверенность электронной подписью:

1. Откройте документ в редакторе Word.
2. Вставьте в порт ключ с ЭЦП.
3. На панели программы выберите «Файл» — «Сведения» — «Добавить ЭЦП».
4. В открывшемся окне кликните «Подписать» и сохраните.

Готовый файл не требуется распечатывать. Ответ на вопрос, можно ли отправить доверенность по электронной почте, положителен, поскольку документ действителен в цифровом формате.

Такой вариант используют для заключения сделок, обращения в госорганы, сдачи отчетности и пр.

Если необходимо нотариальное заверение — доверитель обращается к любому нотариусу. Нотариус составляет бумагу, которую подписывает ЭЦП совместно с доверителем. Готовый файл записывают на флэш-носитель или отправляют на электронную почту.

Некоторые организации, например почтовые службы, формируют полномочия на собственных сервисах. Для этого не требуется самостоятельно составлять документ.

Алгоритм, как оформить электронную доверенность на почте России:

1. Зарегистрируйтесь на сайте Почты России.
2. Оформите ЭЦП на сайте почты или через Госуслуги.
3. Оформите цифровые полномочия в личном кабинете, указав ФИО и номер телефона представителя.
4. Подтвердите полномочия кодом из СМС.

Аналогичный порядок применяют СДЭК, Боксберри, Сберлогистика и пр.

Для юридических лиц доступно оформление на Госуслугах. Вот как получить электронную доверенность в Госуслугах:

Об авторе статьи

Челозерцева Александра

Юрист по корпоративным вопросам.

В 2017 году окончила НФИ КемГУ по специальности «юриспруденция». Начала работу помощником арбитражного управляющего (банкротство). Спустя 1,5 года перешла в администрацию бизнес-центра на должность руководителя юр. отдела. Сопровождаю бизнес.

Другие статьи автора на gosuchetnik.ru

Вместе с эти материалом часто ищут:

Независимо от того, как направляется доверенность в ИФНС — в виде скан-образа или МЧД, она должна быть подписана усиленной квалифицированной электронной подписью доверителя. Передать доверенность в ИФНС необходимо до начала документооборота — до того, как сотрудник  сдаст первый отчет (Письмо ФНС от 05.08.2021 № ЕА-3-26/5459@).

Порядок применения МЧД регулируется:

• Федеральным законом от 27.12.2019 № 476-ФЗ, который внес изменения по ЭП и МЧД в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
• Федеральным законом от 30.12.2021 № 443-ФЗ — в нем прописан порядок поэтапного перехода на МЧД;
• Приказом Минцифры от 18.08.2021 № 856 о порядке формирования классификатора полномочий;
• Приказами Минцифры от 18.08.2021 № 857 и № 858 об утверждении требований к формам МЧД;
• постановлениями Правительства от 21.02.2022 № 222, № 223, № 224, в которых описан порядок представления, использования, хранения и отзыва МЧД.

Правила применения электронной доверенности еще дорабатываются, не все вопросы решены, нормативка продолжает корректироваться.

С марта 2022 года МЧД применяется по желанию, а со следующего года может стать обязательной. Такие правила предусматривает реформа, запущенная в сфере применения ЭП.

Новшества для руководителей и ИП

Поправки к закону об электронной подписи меняют с 2022 года порядок получения сертификатов для ИП и руководителей организаций. Теперь они оформляют новые электронные подписи только в ФНС. Закрытый ключ подписи некопируемый, хранится на защищенном носителе. Продублировать его невозможно.

Прежние правила оформления ЭП не ограничивали количество сертификатов, выдаваемых одному юрлицу. Поскольку в каждом таком сертификате есть сведения как о самой организации, так и о сотруднике-подписанте, то документы за компанию может подписывать как руководитель, так и работники, действующие на основании доверенности. Такие сертификаты, если у них не истек срок действия и они выданы аккредитованными УЦ, действуют и сейчас.

Изменения в оформлении ЭП руководителей привели к тому, что поменяются правила и для сотрудников.

Новшества для работников

Сотрудники до конца 2022 года могут подписывать электронные документы сертификатом юрлица, оформленным по старым правилам. А в 2023 году обязаны использовать персональные сертификаты физических лиц.

Сертификат физлица можно получить в любом удостоверяющем центре и использовать его не только в рабочих, но и в личных целях. Подпись физлица, в отличие от ЭП руководителя, не запрещается копировать. Главное — не передавать ее третьим лицам.

Вот как выглядят варианты работы с электронной подписью сотрудника в этом и следующем годах:

Обязательное применение МЧД могут перенести на 1 сентября 2023 года. Представитель ФНС Федор Новиков сообщил, что Минцифры уже подготовил соответствующий проект.

Если поправки примут, то до следующей осени будут действовать сертификаты юрлиц, которыми могут пользоваться и сотрудники. 

На сегодня XML-форматы для МЧД и порядок их применения разработали только два госоргана:

• налоговая служба (Приказ ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@);
• ФСС — вся необходимая нормативка по МЧД размещена на сайте фонда.

Электронные доверенности можно применять не только для взаимодействия с госоранами, но и с контрагентами. МЧД для работы с контрагентами можно сформировать и скачать в сервисе ФНС «Реестр машиночитаемых доверенностей». 

Нажмите «Создание xml-доверенности» — «B2B доверенность»:

Чтобы применять МЧД в ЭДО с контрагентами, необходимы соответствующие программно-технические ресурсы. Их может обеспечить или оператор ЭДО или сами компании, внедрив возможность поддержки МЧД в свои системы. Например, для ЭДО с контрагентами можно использовать  Контур.Диадок или сервис Контур.Доверенность. 

Они закреплены в приказах Минкомсвязи от 18.08.2021 № 856, 857 и 858.

МЧД можно оформить на любого представителя организации, даже если он не сотрудник. Количество оформляемых доверенностей не ограничено. Каждая из них имеет уникальный идентификационный номер. 

Срок действия доверенности указывается в специальном поле. Выдать ее можно на любой срок. Если он не указан, доверенность действует в течение года (п. 1 ст. 186 ГК РФ).

При формировании машиночитаемой доверенности указываются полномочия. Для представительства в ИФНС они берутся из «Справочника полномочий представителя налогоплательщика» (СППР).

Минцифры сейчас разрабатывает единый классификатор полномочий, он уже создан, размещен на портале Единой системы нормативной справочной информации и постоянно дополняется. Порядок формирования классификатора прописан в Приказе Минцифры от 18.08.2021 № 856.

Каждому полномочию присваивается:

• наименование;
• уникальный идентификационный номер;
• дата включения в классификатор.

Вот как, например, выглядит описание и кодировка полномочия «Представлять налоговую декларацию, другую отчетность»:

И еще несколько кодов для примера:

Сейчас в этом перечне несколько десятков кодов. Компания может выбрать из него подходящие полномочия, а если таких нет — направить в Минцифры свои формулировки для внесения в классификатор.

Ведомство примет решение о включении их в справочник в течение 10 календарных дней, после чего каждому новому полномочию присвоит уникальные реквизиты. Так постепенно сформируется единый классификатор полномочий.

Общая схема создания электронной доверенности выглядит так: 

• сотрудник формирует доверенность и направляет ее на подпись руководителю;
• директор подписывает доверенность;
• сотрудник может скачать сформированный файл МЧД или скопировать ее номер и далее применять по назначению.

Разберем, как это происходит на практике.

Заполнение и отправка МЧД для ФНС в Экстерне

Вы можете оформить несколько электронных доверенностей. Если у вас уже есть МЧД в Экстерне, можно создать новую. Прежняя МЧД, сформированная в Экстерне, продолжит действовать.

Подробно о том, как оформить электронную доверенность в Контур.Экстерне, рассказываем в видео.

Изучите инструкции по работе с МЧД в Экстерне:

• Как заполнить и отправить электронную доверенность 
• Как загрузить уже заполненную форму электронной доверенности
• Как заполнить данные электронной доверенности, которую уже отправляли в ФНС через другого абонента или спецоператора

Формирование МЧД в сервисах ФНС

XML-файл МЧД для представления отчетности в ИФНС можно сформировать также с помощью сервиса «Создание и проверка доверенности в электронной форме». В качестве представителя можно выбрать физлицо, ИП, организацию.

Другой сервис, «Реестр доверенностей», позволяет формировать МЧД только на представителей-физлиц. Для этого выберите «Создание xml-доверенности»:

А далее — «B2G доверенность»:

Сформированную МЧД можно скачать. После этого ее можно загрузить в Экстерне и отправить в ФНС.

МЧД хранятся в различных информационных системах — в зависимости от того, в какой из них подписана доверенность, куда ее будут передавать и как происходит ЭДО в компании.

Это могут быть системы:

• операторов ЭДО;
• аккредитованных УЦ;
• федеральных органов — ФНС, ПФР, ФСС и т.д.;
• другие.

Полный перечень таких информсистем и общий порядок хранения электронных доверенностей установлен разделом I Постановления Правительства от 21.02.2022 № 223.

Если сотрудник лишается полномочий, которыми его наделила организация (увольняется, меняет должность и др.), руководитель отзывает электронную доверенность. Заявление на отзыв нужно направить в информационную систему, где хранится МЧД. Форму и формат заявления каждый оператор устанавливает самостоятельно. 

Рекомендуемый формат заявления об отзыве МЧД, используемой в электронном документообороте с ФНС, установлен Письмом от 20.01.2022 № ЕА-4-26/534@. А общий порядок отмены электронной доверенности регулируется нормами раздела III Постановления Правительства от 21.02.2022 № 223.

Пределы использования бухгалтером электронной подписи ограничиваются его должностными обязанностями и доверенностью. Как и другим уполномоченным сотрудникам, бухгалтеру тоже потребуется сертификат физлица и машиночитаемая доверенность. Подписав документ своей ЭП, бухгалтер будет отвечать за его достоверность.

Для сравнения — если бухгалтер использует ЭП руководителя (это незаконно, но все же бывает), документ считается подписанным руководителем, он и будет нести ответственность как за содержание документа, так и за его подписание другим человеком. Объясняется это тем, что владелец ЭП обязан обеспечивать конфиденциальность ключей электронных подписей и не допускать их использование без своего согласия (п. 1 ст. 10 63-ФЗ).

С момента обязательного перехода на персональные подписи физлиц каждый сотрудник будет отвечать за свои действия и ошибки. Об ответственности бухгалтера и возможных штрафах мы подробно писали в статье «Скидки по административным штрафам для бизнеса и другие смягчения КоАП РФ в 2022 году».

Вести деятельность от имени организации или ИП могут лица, которые вправе представлять свою фирму без доверенности. Таким человеком является учредитель, индивидуальный предприниматель или директор. Для электронного взаимодействия с государственными органами и коммерческими организациями они используют квалифицированную электронную подпись (ЭП).

Чтобы работник мог работать в системе ЭДО от имени компании, на него оформляют подпись сотрудника юридического лица. В сертификате данной ЭП будет указано ФИО, ИНН и должность сотрудника плюс название организации и ИНН юридического лица. Но в конце 2022 года такие подписи использовать будет запрещено, а для электронного документооборота станет необходима машиночитаемая доверенность (МЧД).

В статье разберёмся, в каких случаях будет применяться МЧД, кто её будет использовать и как оформить документ.

В 2022 году появится электронная доверенность для сотрудников: что уже известно

В январе 2022 года вступили в силу положения статьи 17 Федерального закона «Об электронной подписи» 63-ФЗ. Новые правила запрещают использовать подпись сотрудника юридического лица. Вместо неё, работник организации заверяет документы своей ЭП физлица. Чтобы ЭДО был юридически значимый, сотрудник подтверждает свои полномочия машиночитаемой доверенностью, сокращённо её называют МЧД.

МЧД — это доверенность, оформленная в электронном виде и подписанная руководителем организации с помощью электронной подписи. Наделяет работника полномочиями для работы от имени организации или индивидуального предпринимателя. Создаётся на имя ответственного сотрудника, бухгалтера или лица, уполномоченного на подписание от имени компании. Например, на аутсорс бухгалтера, чья компания оказывает услуги по сдаче отчётности.

Чтобы бизнес успел подготовиться, законом предусмотрен переходный период. Работать со своей ЭП юридического лица в системах электронного документооборота сотрудники компаний могут до 31 августа 2023 года. С 1 сентября 2023 года для работы в ЭДО понадобится электронная подпись физлица и МЧД.

Формат электронной доверенности на подписание документов в ЭДО

Приказ Минцифры №857 от 18 августа 2021 года регулирует требования к использованию МЧД. Её создают и подписывают с помощью определённых цифровых форматов:

• для создания доверенности используется xml-формат. Если информационная система не способна его обработать, законом разрешено использовать PDF-формат;
• для заверения необходима электронная подпись с форматом xmldsig или тем форматом, который указан в приказе Минцифры №472 от 14 сентября 2020 года.

Кто может оформить доверенность

Выдать МЧД может только лицо, которое вправе действовать от имени организации или ИП без доверенности, то есть индивидуальный предприниматель или директор. В ней указывают информацию о доверителе, о лице, которому передали полномочия, его обязанности, дату составления и срок действия документа. Присваивают идентификационный номер и подписывают квалифицированной электронной подписью руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя.

Квалифицированную электронную подпись руководителя юридического лица или ИП, выдают в УЦ ФНС или в офисах Доверенных лиц УЦ ФНС, подписи на физических лиц выдают только в аккредитованных удостоверяющих центрах, таких как АУЦ Астрал. Бюджетные учреждения получают подпись в УЦ Управлении Федерального Казначейства.

Как оформить доверенность на подписание документов в ЭДО

1. МЧД составляется в электронной форме согласно формату и с обязательными реквизитами. Подписывается квалифицированной электронной подписью руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя. Далее документ сохраняют в информационной системе, для которой доверенность предназначалась. Если МЧД используется для сдачи отчётности в несколько государственных ведомств, то её можно хранить в сторонней ИС, например, у оператора ЭДО.
2. Работая с электронными документами, сотрудник подписывает их подписью физлица и подтверждает полномочия с помощью МЧД. При взаимодействии с контрагентами доверенность прикрепляют вместе с пакетом документов, для отправки отчётности в государственные органы — вводят идентификационный номер. Далее срок действия МЧД и полномочия проверяются получателем.
3. МЧД разрешено отозвать раньше срока действия. Это делается в случае увольнения ответственного сотрудника или при передаче его полномочий другому работнику. Директор должен заполнить заявление на отзыв и отправить его в информационную систему, в которой хранится МЧД.

Где разрешено использовать электронную доверенность

МЧД используется везде, где работнику требуется выполнять действия от имени организации или ИП. Она необходима для электронного взаимодействия с государственными органами и коммерческими организациями.

С МЧД работник юридического лица или индивидуального предпринимателя может:

• сдавать электронную отчётность в ФНС, ПФР, ФСС и пр.;
• работать на Госпорталах;
• осуществлять внутренний и внешний документооборот;
• участвовать в электронных торгах.

1. Для чего и кого служит МЧД
2. Преимущества МЧД перед бумажной доверенностью
3. Когда применение МЧД станет обязательным
4. Как начать работать с МЧД
5. На каких ресурсах создаётся машиночитаемая доверенность
6. Кто и как оформляет и заверяет МЧД внутри организации
7. Как в МЧД указывать полномочия доверенного лица
8. Как работник организации использует МЧД
9. Какую информацию содержит МЧД
10. Как проверить полномочия при получении МЧД от сотрудника контрагента
11. Передоверие: как это работает
12. Отзыв машиночитаемой доверенности
13. Где хранится машиночитаемая доверенность
14. Когда госорганы планируют принимать единый формат МЧД
15. Как оформить электронную доверенность для информационного обмена с ФНС России
16. Как оформить электронную доверенность на представителя для сдачи отчётов в Социальный фонд России
17. Как в 2023 году будут действовать электронные подписи, выданные коммерческими удостоверяющими центрами
18. Ответы на вопросы

1. Для чего и кого служит МЧД

Машиночитаемая доверенность (МЧД) служит для представления сотрудниками интересов организации-работодателя в электронном документообороте с контрагентами.

Единые требования к МЧД установлены приказом Минцифры от 18.08.2021 № 858. Согласно нему, МЧД — это документ, на основании которого физлицо может действовать со своей электронной подписью (ЭП) от имени юрлица, индивидуального предпринимателя или другого физлица.

В приказе говорится: чтобы подтвердить, что сотрудник может действовать от имени первого лица организации, МЧД должна быть подписана электронной подписью (ЭП) доверителя. С помощью МЧД, которую первое лицо организации заверяет своей ЭП и передаёт физлицу (сотруднику организации), работник может заверять своей ЭП электронные документы при взаимодействии с партнёрами или госорганами в системах электронного документооборота. Таким образом, руководитель делегирует полномочия сотруднику.

Доверенность составляется в виде файла с расширением .xml.

2. Преимущества МЧД перед бумажной доверенностью

Надёжно. Исключаются использование рукописной подписи первого лица организации и её возможная подделка кем-то из коллектива. МЧД безопасно хранится одновременно в нескольких информационных блокчейн-системах следующих организаций: операторов электронного документооборота, аккредитованных удостоверяющих центров, ФНС России и Минцифры.

Удобно. Лёгкое, скорое и безбумажное администрирование и управление доверенностями: оформление, заверение, отправка доверителем представителю, изменение прав сотрудников, отзыв МЧД.

Экономично. Оформление, хранение и использование доверенности в цифровом виде сокращает траты на бумагу и расходники для принтеров. Не требуется оплачивать доставку доверенности, если она предназначена для работника организации из другого региона.

Не нужно тратиться на нотариуса — МЧД оформляется без его участия. Первому лицу фирмы необходимо лишь заверить документ своей электронной подписью и отправить доверенность сотруднику.

3. Когда применение МЧД станет обязательным

1 сентября 2023 года — эта дата начала обязательного использования машиночитаемых доверенностей определена Федеральным законом от 19.12.2022 № 536-ФЗ.

4. Как начать работать с МЧД

Первое лицо организации оформляет электронную подпись (ЭП) в ФНС России, если таковой ещё нет или срок действия имеющейся ЭП завершается.

Сотрудники организации оформляют электронные подписи физических лиц (без реквизитов организации-работодателя!) в коммерческом удостоверяющем центре.

Организация должна убедиться, что используемый софт для ЭДО:

• поддерживает работу с машиночитаемыми доверенностями;
• работает с ЭП физлиц.

5. На каких ресурсах создаётся машиночитаемая доверенность

Вариант 1

На специальном разделе сайта ФНС России: m4d.nalog.gov.ru

Вариант 2

В сервисе электронного документооборота, поддерживающем функционал МЧД, например, в «Такском-Файлере»

6. Кто и как оформляет и заверяет МЧД внутри организации

Вариант 1. Первое лицо организации создаёт для выбранных сотрудников машиночитаемые доверенности и заверяет их своей ЭП.

Вариант 2. Сотрудник организации или назначенный ответственный администратор создаёт машиночитаемую доверенность на себя или другого сотрудника и отправляет первому лицу для проверки, утверждения и заверения электронной подписью.

7. Как в МЧД указывать полномочия доверенного лица

При создании МЧД для B2G-взаимодействия

Используйте размещённый на «Госуслугах» классификатор — в нём указаны специальные коды полномочий.

При создании МЧД для B2B-взаимодействия

На усмотрение первого лица организации точно указываются доверяемые сотруднику действия, например, подписание счетов-фактур и УПД с конкретным контрагентом.

Отметим, что в электронной машиночитаемой доверенности могут указываться один или несколько видов полномочий сотрудника на разные действия. МЧД разрешается оформлять как индивидуально на каждого работника, так и на нескольких сотрудников.

8. Как работник организации использует МЧД

При взаимодействии с контрагентами через сервисы ЭДО сотрудник отправляет заверенные его электронной подписью физлица документы и обязательно прикладывает машиночитаемую доверенность, заверенную ЭП первого лица организации-работодателя.

Таким же образом сотрудник действует, представляя отчётность в госорганы через сервисы онлайн-отчётности.

9. Какую информацию содержит МЧД

Содержащиеся в машиночитаемой доверенности данные утверждены Приказом Минцифры от 18.08.2021 № 857. Среди них:

• название, номер и срок действия доверенности;
• сведение о доверителе;
• электронная подпись первого лица организации, которой заверена доверенность;
• сведения о представителе/поверенном;
• полномочия представителя;
• возможность передоверия.

10. Как проверить полномочия при получении МЧД от сотрудника контрагента

Вариант 1

На специальном разделе сайта ФНС России: m4d.nalog.gov.ru

Вариант 2

В сервисе электронного документооборота, поддерживающем функционал МЧД, например, в «Такском-Файлере».

11. Передоверие: как это работает

14 июля 2022 года вступили в силу очередные изменения в 63-ФЗ «Об электронной подписи», объясняющие и регулирующие передоверие представления сотрудниками интересов организации-работодателя.

Первое лицо фирмы оформляет МЧД с правом передоверия, к примеру, руководителю отдела продаж. Эту машиночитаемую доверенность первое лицо организации подписывает собственной электронной подписью.

Руководитель отдела продаж наделяет полномочиями заверять договора менеджера по продажам — оформляет и выдаёт сотруднику машиночитаемую доверенность, заверяя её своей электронной подписью.

Менеджер по продажам заключает сделку с контрагентом в системе электронного документооборота следующим образом: подписывает договор своей электронной подписью и вместе с ним направляет партнёру две МЧД — от первого лица и от руководителя отдела продаж.

Аналогичные действия совершает и бухгалтер, к примеру, представляя отчётность в контролирующие госорганы с помощью программ для онлайн-отчётности.

12. Отзыв машиночитаемой доверенности

Первое лицо организации или сотрудник с правом передоверия заполняет форму заявления на отзыв МЧД в используемой системе электронного документооборота.

Оператор электронного документооборота получает заявление об отзыве машиночитаемой доверенности и в течение четырёх часов:

• подтверждает поступление заявления;
• подписывает подтверждение электронной подписью и отправить на e-mail доверителя.

В течение 12 часов оператор электронного документооборота размещает в своей инфосистеме сведения о том, что МЧД отозвана/недействительна.

13. Где хранится машиночитаемая доверенность

Порядок хранения МЧД определён Постановлением Правительства РФ от 21.02.2022 № 223

МЧД хранится в информационных системах следующих организаций:

• аккредитованных удостоверяющих центров (УЦ);
• операторов электронного документооборота (ЭДО);
• Головного удостоверяющего центра Минцифры;
• государственных удостоверяющих центров (Казначейство, ФНС и Банк России);
• аккредитованной доверенной третьей стороны;
• ФОИВ или внебюджетных фондов.

14. Когда госорганы планируют принимать единый формат МЧД

На сайте ФНС России и в программном обеспечении ряда операторов ЭДО, включая «Такском», реализованы два формата МЧД — B2B и B2G.

Касаемо B2G: пока госорганы, например, ФНС России, Социальный фонд России и Центробанк, требуют по-разному оформленные электронные доверенности. Но ФНС и Минцифры планируют ввести универсальный формат МЧД — единый как для взаимодействия с контрагентами, так и бизнеса с госучреждениями. Дата введения универсального формата МЧД называлась, но не раз переносилась и на дату публикации этого материала неизвестна.

15. Как оформить электронную доверенность для информационного обмена с ФНС России

Напоминаем, функция представления электронной доверенности в налоговую службу реализована во всех программах «Такском» для онлайн-отчётности в госорганы.

• Как работать с электронной доверенностью ФНС в «Онлайн-Спринтере»
• Как работать с электронной доверенностью ФНС в «Доклайнере»
• Как работать с электронной доверенностью ФНС в «Референте»

16. Как оформить электронную доверенность на представителя для сдачи отчётов в Социальный фонд России

Развёрнутый детальный материал на эту тему читайте здесь.

17. Как в 2023 году будут действовать электронные подписи, выданные коммерческими удостоверяющими центрами

Этот актуальный вопрос мы в подробностях разобрали здесь.

18. Ответы на вопросы

Должен ли сотрудник быть официально трудоустроен, чтобы выдать на него МЧД?

Нет, при регистрации МЧД данная информация никак не проверяется.

Может ли сотрудник при использовании МЧД заверять документы электронной подписью, оформленной на него с указанием реквизитов организации-работодателя?

До 1 сентября 2023 года, когда применение МЧД станет обязательным, сотрудник перед отправкой контрагенту электронных документов и МЧД может заверять документы двумя видами электронных подписей:

• содержащей сведения об организации-работодателе;
• электронной подписью физлица — без сведений об организации-работодателе.

С 1 сентября 2023 года в описанной выше ситуации сотрудники будут использовать только электронные подписи физлица.

Может ли ИП выдать МЧД на сотрудника?

Да. Процесс регистрации МЧД одинаковый для организаций любой правовой формы.

Что предъявлять в суде в случае возникновения споров по подписанным электронным документам с использованием МЧД?

Выгружается архив с документом и электронной подписью, который также включает информацию с реквизитами доверенности. К данному архиву документов прикрепляется электронная доверенность (ссылка на неё) и передаётся в суд.

Какие ошибки могут быть при регистрации МЧД?

При формировании МЧД в ней необходимо указать паспортные данные и СНИЛС представителя. Если сведения введены некорректно или заполнены не все данные, то доверенность не зарегистрируется.

Можно ли корректировать МЧД после её регистрации?

Нет. Необходимо отозвать некорректную доверенность, а затем оформить новую с корректными данными.

Как выглядит регистрационный номер доверенности? Как он присваивается?

Пример: 9F052067-6054-4708-AB60-EAFC10166753. Присваивается автоматически при создании МЧД.

Способы представления доверенности в ФНС

Подать доверенность для сдачи отчётов в ИФНС можно разными способами:

• бумажную — отнести лично в налоговую инспекцию или отправить почтой ценным письмом с описью вложения;
• электронную — передать по телекоммуникационным каналам связи (ТКС), то есть через бухгалтерские программы или онлайн-сервисы с функцией электронного документооборота.

При передаче по ТКС есть два варианта: отсканировать бумажную доверенность или составить её в электронном формате XML, утверждённом ФНС. Но в любом случае её нужно подписать усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

Доверенность отправляют в налоговую, в котором доверитель стоит на учёте: ООО — по месту нахождения, а ИП — по прописке. Подать её нужно ещё до того, как представитель начнёт обмениваться документами с ИФНС. 

Как оформить электронную доверенность

Формат такой доверенности приведён в приложении № 1 к приказу ФНС № ЕД-7-26/445@ от 30.04.2021. Сформировать её можно в специальном сервисе на сайте налоговой. В нём же можно проверить формат электронной доверенности, если вы сделали её в другой программе. 

1. Перед формированием доверенности нужно дать согласие на обработку персональных данных — поставьте в окошке галочку и нажмите «Подтвердить».
2. В зависимости от того, что вам нужно, выберите проверку или формирование доверенности. «Загрузить из черновика» — если вы уже начинали её формировать и теперь решили продолжить. 
3. Откроется пять вкладок, все нужно заполнить по порядку — номер и срок действия доверенности, реквизиты ООО или ИП, сведения о представителе и т.д. Часть реквизитов подтягивается автоматически — жмите кнопку «Загрузить». Срок доверенности можно не указывать. В этом случае она будет действовать один год с даты оформления. На последней вкладке выводится готовая доверенность. 

Доверенность можно оформить для одной налоговой инспекции или сразу для нескольких. Для этого в ней заполняют коды нужных ИФНС, на которые она будет распространяться. Если код налогового органа оставить незаполненным, доверенность будет действовать во всех ИФНС России.

Как отправить электронную доверенность в налоговую

Для отправки нужна усиленная квалифицированная электронная подпись директора или ИП. Её используют для сдачи отчётов в налоговую, пенсионный фонд, соцстрах и другие госорганы, для обмена документами с контрагентами и др.

С 1 января 2022 года руководители ООО и предприниматели получают бесплатную УКЭП в налоговой инспекции. Обратиться можно в любую ИФНС, независимо от регистрации, или к её доверенным лицам.

Чтобы отправить доверенность в налоговую, у ООО или ИП должен быть организован электронный документооборот. Подают её в ИФНС, в которой налогоплательщик стоит на учёте. Если доверенность оформлена на несколько инспекций, она распространится на них автоматически. 

Особенности использования электронной доверенности

Представителю ООО или ИП не придётся каждый раз при отправке отчётов в ИФНС прикладывать к ним электронную доверенность. Достаточно отправить один раз, до первой сдачи декларации или отчёта за налогоплательщика. Она сохранится в информационной базе налоговиков.

Электронную доверенность можно отозвать. Например, когда работник, сдающий отчёты, уволился. Для этого заполняют электронное заявление в формате, рекомендованном налоговой службой. В нём указывают с какой даты доверенность перестаёт действовать. Заявление тоже подписывают УКЭП и отправляют так же, как доверенность.

Плюсы и минусы электронной доверенности

Электронная доверенность считается равнозначной бумажной, которую собственноручно подписывает директор или ИП и заверяют печатью. В ней содержится та же информация. Но у электронной формы есть и свои преимущества. Например, бумажную доверенность от ИП для налоговой нужно заверять у нотариуса, а с электронной такая необходимость отпадает.

При заполнении бумажных документов не исключены ошибки. Из-за неправильно оформленной доверенности налоговики не примут отчёт. А вот электронные сервисы сразу учитывают все требования к оформлению доверенности.

Ещё из плюсов электронной доверенности — её не нужно распечатывать и проще отозвать.

Статья актуальна на 

26.05.2022

Что такое электронная доверенность и как её оформить

Если вместо руководителя подписывает документы и сдаёт отчётность работник или другой представитель, нужна доверенность. Её можно оформить на бумаге, но налоговая служба рекомендует переходить на электронный вариант. Рассказываем, для чего нужна такая доверенность, как её оформлять и использовать.