В какое время в нашей стране появились первые стандарты на работу с документами

УДК 006.3/8

СТАНДАРТЫ В РОССИИ: ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ И СОВРЕМЕННОЕ СОСТОЯНИЕ

Гордеев Кирилл Сергеевич¹, Ермолаева Екатерина Львовна¹, Жидков Алексей Андреевич¹, Илюшина Елена Сергеевна¹, Федосеева Любовь Алексеевна^1
1Нижегородский государственный педагогический университет имени Козьмы Минина, студент

Аннотация
В статье рассмотрена история возникновения и развития стандартов в России. Уделяется внимание становлению государственных органов стандартизации в нашей стране. Представлены перспективные направления совершенствования структуры отечественных стандартов.

Ключевые слова: органы стандартизации, совершенствование фонда стандартов, стандарт, стандартизация

---

Рубрика: 05.00.00 ТЕХНИЧЕСКИЕ НАУКИ

Библиографическая ссылка на статью:
Гордеев К.С., Ермолаева Е.Л., Жидков А.А., Илюшина Е.С., Федосеева Л.А. Стандарты в России: история развития и современное состояние // Современные научные исследования и инновации. 2020. № 1 [Электронный ресурс]. URL: https://web.snauka.ru/issues/2020/01/91033 (дата обращения: 24.02.2023).

Коллежское делопроизводство

Коллегии — в России центральные отраслевые органы управления, созданные в первой четверти XVIII в.

Начало этого периода в истории отечественного делопроизводства соотносят с реформами Петра I. Именно он создал российскую бюрократическую систему, определившую работу с документами.

Взамен устаревшей системы приказов в 1717-1718 было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. В 1720 г. был подготовлен и подписан Петром 1 «Генеральный регламент», который определял задачи, функции, структуру и порядок работы коллегий — основного звена высших органов государственного управления.
В «Генеральном регламенте» 1720 г. давались общие правила составления документов, устанавливались требования к написанию отдель- ных реквизитов.

Для многих документов были установлены официальные бланки и разработан формуляр — правила расположения реквизитов на листе бумаги. Изменилась и форма документов. Были отменены столбцы, они заменялись тетрадями. Появилось понятие «гербовая бумага», на которой изготовлялись документы для высших органов управления. В «Генеральном регламенте» были подробно описаны правила удостоверения отдельных документов, на пример было указано, что протоколы подписываются всеми членами коллегии. Также им был установлен порядок пользования печатями.

Коллежское делопроизводство было более прогрессивно по сравнению с приказным делопроизводством. Появились упорядоченные системы регистрации. Регистрация документов велась в специальных журналах.

В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, именно в этот период появилось название «архив». «Генеральный регламент» установил иметь два архива — общий для всех коллегий и специальный архив для коллегий иностранных дел и финансовой.

Генеральный регламент стал фактически первым законодательным актом в России, регулирующим вопросы работы с документами в центральных государственных учреждениях.

Генеральный регламент подробно определял порядок работы коллегий и решения в них дел, он давал законченную организационную форму и систему норм по документированию деятельности коллегий. Таким образом, “Генеральный регламент” закрепил законодательно порядок работы с документами с момента их создания до архивного хранения.

В целом реформы государственного аппарата установили в России единообразную систему организационного устройства и делопроизводства государственных учреждений на основе бюрократического централизма.

Краткая история развития письменности и делопроизводства в России

Краткая история развития письменности и делопроизводства в России

Считается, что именно необходимость закрепления на каком-либо носителе важной информации привела к рождению и развитию письменности. Собственно документооборот появился с возникновением государственности, когда всеми признавались именно «писаные законы».

В разных цивилизациях письменность развивалась по различным принципам и с использованием разных материалов. Историки относят возникновение письменности к концу IV тысячелетия до Рождества Христова в Египте и Месопотамии. Различают четыре основных буквенно-звуковых письма: идеографическое, словесно-слоговое, силлабическое (слоговое) и буквенно-звуковое (алфавитное). Первыми носителями информации были глиняные таблички (Вавилон) и папирус (Египет и Греция). Самые ценные письмена вырезались на более прочных материалах, например камне. Папирус был самым удобным писчим материалом. Это прообраз современной бумаги – как по технологии производства, так и по свойствам. Однако направление исторического развития помешало гладкому переходу письменности непосредственно с папируса на бумагу.

Папирус как материал для письма производился только в Египте и был важной статьей экспорта. Однако гораздо больше ценился не он сам, а информация, записанная на нем. Ко II веку до нашей эры главным собранием человеческих знаний считалась библиотека в городе Александрии (Египет), состоявшая из папирусных свитков. Египетские цари дорожили своим статусом хранителей сокровенных знаний настолько, что запретили вывозить папирус за пределы страны во избежание конкуренции. Эллины, цивилизация которых была не менее совершенна, были вынуждены искать новый материал для письма. Употребляемые ими навощенные дощечки не могли хранить знания долго. Новый носитель информации был найден в городе Пергаме (Малая Азия). Кстати, долгое время считалось, что именно Пергам фигурировал в поэмах Гомера под именем Трои. Этим материалом стала выделанная недубленая кожа, по месту происхождения названная пергаментом. На многие века он стал главным писчим материалом.

Именно на пергаменте написаны первые известные на Руси документы – жития, летописи и статуты. Однако этот был дорогой материал, доступный не всем и применявшийся только для особенно ценных записей. Для повседневных записей на Руси был распространен более доступный материал – береста. Именно на бересте велся документооборот того времени – писались расписки, письма и договоры. Этот материал имел повсеместное хождение, хотя общеизвестны только новгородские берестяные грамоты (в этой земле они лучше сохранились просто ввиду природных условий). На бересте писали (этому есть документальные свидетельства) в Смоленске, Старой Руссе, Пскове, Витебске, Твери, Москве – повсеместно по всей Руси Великой, Белой и Черной. Этот материал был в ходу сотни лет – в XI–XV веках.

После принятия на Руси христианства храмы и монастыри стали первыми источниками распространения письменности и хранилищем «писаных законов». Документы писались на пергаменте и переписывались монахами. Первый и самый важный из русских исторических документов приписывают монаху Киево-Печерского монастыря Нестору. Его «Повесть временных лет» охватывает всю предысторию древнерусского государства и его историю 852–1117 годов. Множество материалов «Повести временных лет» вошло в исторический и литературный обиход. Хорошо известна, например, драматическая история вещего Олега: «Олег же посмеялся и укорил того кудесника, сказав: “Не право говорят волхвы, но все то ложь: конь умер, а я жив”. И приказал оседлать себе коня: “Да увижу кости его”. И приехал на то место, где лежали его голые кости и череп голый, слез с коня, посмеялся и сказал: “От этого черепа смерти мне принять?” И ступил он ногою на череп, и выползла из черепа змея и ужалила его в ногу. И от того разболелся и умер он. Оплакивали его все люди плачем великим, и понесли его, и похоронили на горе, называемой Щековица. Есть же могила его и доныне, слывет могилой Олеговой. И было всех лет княжения его тридцать и три».

Хранилища письменных документов, архивы и библиотеки того времени, также находились в храмах и монастырях. Из числа монахов и священников выходили первые специалисты по документообороту. Это были дьяки и подьячие. Именно они вели делопроизводство в России вплоть до XVIII века. Именно они вводили первые стандарты делопроизводства, устойчивые образцы обращений в документах, формуляры, типовые формы, из которых составлялись так называемые формулярники. Обычай заверять документы печаткой тоже утвердился в это время – важные документы скрепляли металлическими печатями, или буллами. Печати придавалось большое значение: в XIII–XVII веках существовала должность печатника – хранителя государственной печати при дворе русских князей и царей. Печатник даже заведовал личной канцелярией царя и государственным архивом.

Государственное делопроизводство на Руси начало формироваться с XV века. По мере объединения отдельных княжеств в централизованное государство развивалось и делопроизводство. Оно велось в основном в приказах (или избах) – органах центрального управления – приказными дьяками. Деятельность приказов (Большой казны, Разрядного, Посольского, Тайных дел, Разбойного, Холопьего, Сибирского и других) регулировалась высшим правительственным учреждением – Боярской Думой. Приказы выполняли все функции административного управления, поэтому этот период в развитии делопроизводства называется приказным. Принцип управления был объединенным – и территориальным, и отраслевым, то есть существовали приказы как по регионам, так и по отраслям деятельности. К XVII веку насчитывалось уже до 70 приказов.

Приказная изба, разделенная на столы, по теперешним понятиям была и канцелярией, и архивом. В делопроизводстве приказов первоначально использовалась особая форма документа – столпик (столп, столбец) – свиток из склеенных друг с другом листов бумаги. Постепенно столпики были вытеснены тетрадями. Первоначально тетрадью назывался лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе и переплетались в книги. Полностью столбцовая форма документов была отменена петровским указом в 1700 году. В книгах велись финансовые, учетные, регистрационные записи и другие списки. Во время приказов начали формироваться важнейшие признаки официального документа – реквизиты – языковые формулы, специфичные для каждого вида документа. Реквизиты чаще всего не выделялись: обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и содержание документа составляли сплошной текст.

Существенное реформирование российской системы делопроизводства произошло во времена правления императора Петра I. Развитие государственности требовало соответствующего уровня бюрократического аппарата. Появилась структура, контролирующая правительственные учреждения, – это был Сенат, высший орган по делам законодательства и государственного управления. Была создана коллегиальная система государственного управления, вместо приказов действовало 12 коллегий, сформированных по отраслевому принципу: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатс-контор-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммерц-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная и Главный магистрат. Каждая коллегия имела собственный регламент, который определял штат, структуру, функции и порядок делопроизводства. Все регламенты были объединены в Генеральный регламент, принятый в 1720 году. Генеральный регламент ввел систему делопроизводства, которая получила название коллежской. В новых учреждениях основным стал коллегиальный способ принятия решений. Петр I считал такую форму самой прогрессивной: «Все лучшее устроение через советы бывает». Именно в это время все делопроизводство закрепляется за специальным подразделением, канцелярией. Появилась должность секретаря, главы канцелярии, в обязанности которого входила организация делопроизводства коллегии. В состав канцелярии входили также нотариус, регистратор, актуариус (регистратор актов), канцеляристы, копиисты и переводчики. В Генеральном регламенте были детально зафиксированы принципы регистрации документов, что обеспечивало их сохранность, быстрое нахождение, контроль над их движением и исполнением. Был введен порядок подписи главы присутствия (госучреждения) на документе и подписей членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса. В делопроизводстве коллегий появились новые документы – векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкции и др. Произошли изменения в форме документов – появились реквизиты, отражающие различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и др. Была разработана так называемая иерархия властей и мест, то есть порядок взаимоотношений центральных и местных учреждений. Это было важным шагом – в измененном виде иерархия сохраняется в делопроизводстве до настоящего времени.

Через 100 лет после реформ Петра I другой царь-реформатор и первый российский государь-либерал Александр I перевел делопроизводство и вообще всю систему государственности на новый уровень. Коллегии были упразднены и уступили место министерствам. Первые министерства были созданы в 1802 году как центральные органы государственного управления, отвечающие за определенную отрасль хозяйства или управления. Их было восемь: военно-сухопутных сил, военно-морских сил, иностранных дел, внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции и Государственное казначейство. Комитет министров стал высшим административным учреждением, действующим на коллегиальных правах. Председатель Комитета и все министры назначались императором и несли ответственность только перед ним. Должность председателя Комитета первоначально была совмещена с должностью председателя Государственного совета. Государственный совет был создан в 1810 году и был высшим законосовещательным учреждением до 1906 года, в котором была создана Государственная дума. Члены Государственного совета также назначались императором. Госсовет состоял из нескольких департаментов и Государственной канцелярии во главе с государственным секретарем.

В 1811 году был принят законодательный акт «Общее учреждение министерств», который определил систему министерского устройства, включая делопроизводство и систему взаимоотношений с другими учреждениями и должностными лицами. Документы в делопроизводстве министерств делились на три группы:

• составлявшие внутреннее делопроизводство учреждения (записки, справки, выписки, журналы заседаний, регистрационные журналы, настольные реестры и др.);

• поступавшие из других учреждений;

• направлявшиеся в другие учреждения (в том числе исполнительные бумаги).

Делопроизводство включало в себя вступление дел, их движение (или производство), отправку, ревизию и отчетность. Ревизия дел в соответствии с «Общим учреждением министерств» составляла самостоятельный участок делопроизводства и входила в обязанности руководителей.

Все более организованная государственная система повлекла за собой единообразие в системе делопроизводства. Были формализованы принципы создания и архивного хранения документов, утверждены формы документов, по которым совершается делопроизводство, движение документов и дел. Появились угловые бланки – с угловым расположением реквизитов. В состав реквизитов теперь включались наименование учреждения, наименование структурных подразделений, дата документа, регистрационный индекс и заголовок документа. Появилась также ссылка на взаимосвязанные документы.

Очередные преобразования в делопроизводстве произошли в начале XX века, то есть через 100 лет после реформ Александра I. Эти преобразования были связаны не только с государственным переустройством (в 1906 году была создана Государственная дума), но и с техническим прогрессом – появились пишущие машинки, телефон и телеграф. Госдума была учреждена Манифестом от 17 октября 1905 года и рассматривала законопроекты, которые затем обсуждались в Государственном совете и утверждались царем. Это был первый выборный государственный орган, выборы в него были многоступенчатые, по четырем неравноправным куриям – землевладельческой, городской, крестьянской и рабочей. Формально Дума просуществовала до революции 1917 года и созывалась четыре раза. Делопроизводство в это время активно развивалось, пронизывая всю структуру государства. Накопленный опыт делопроизводства – это чуть ли не единственное, что коммунистическая власть восприняла от старого режима. В государственном управлении нужно было провести хотя бы формальные перемены, поэтому министры-капиталисты были заменены народными комиссарами. Для управления страной было создано 13 наркоматов, а первое советское правительство называлось Советом народных комиссаров. Министерский принцип государственного управления, по сути, сохранялся, и в 1946 году название «министерство» снова вернулось в обиход. Форма первых законов Советской власти (декретов) тоже была перенята у документов времен конституционного преобразования монархии. Однако в системе государственных органов работали неподготовленные, с невысоким уровнем образования, а то и вовсе безграмотные люди. Это на долгие годы внесло сумбур в делопроизводство, хотя первые декреты и постановления касались в том числе и организации документооборота: в 1917 году был издан декрет «О порядке утверждения и опубликовании законов», а в 1918 году было принято постановление «О форме бланков государственных учреждений». В 1926 году был основан Государственный институт техники управления (ИТУ), в котором разбирались проблемы делопроизводства. В 1931 Институт издал проект «Общих правил документации и документооборота», в которых определялись функции работников, их обязанности и содержание работы. Это было началом процесса унификации и стандартизации видов и форм документов. Были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов и других документов. Стандартизировались предметы труда и материалы конторской деятельности. В 1941 году на Первом межотраслевом совещании по оргтехнике была предложена первая программа документационного обеспечения управления, но начавшаяся вскоре Великая отечественная война и последующая послевоенная разруха отложили ее реализацию на 20 лет. Период активных преобразований в области делопроизводства и архивного дела пришелся на начало 60-х годов XX века. С 1958 года Главное архивное управление (ГАУ) при Совете Министров СССР начало контролировать делопроизводство организаций. В 1963 году по поручению Совмина началась работа над созданием Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В 1965 году появились «Материалы к Единой государственной системе делопроизводства». Завершить разработку было поручено Всесоюзному научно-исследовательскому институту документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). В 1973 году «Основные положения ЕГСД» были одобрены Госкомитетом Совета Министров СССР по науке и технике и рекомендованы для применения. ЕСГД продержалась более 15 лет и послужила основой для разработки государственных стандартов в области управленческих документов и классификаторов. Их принятие унифицировало оформление документов и узаконило процессы их учета, хранения и поиска. В 1988 году новая редакция ЕГСД получила название Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). ГСДОУ является совокупностью принципов и правил, устанавливающих единые требования к документационному обеспечению управленческой деятельности и работе с документами. До сих пор это главный методический документ по организации документооборота. Часть ГСДОУ устарела, однако большинство ее рекомендаций может служить основой для организации документационного обеспечения управления и в настоящее время. На основе ГСДОУ разрабатываются новые ГОСТы, регламентирующие документационное обеспечение. С 1 июля 2003 года действует ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

История делопроизводства в России

Содержание

1. Введение

. Теоретическая часть

.1 Понятие делопроизводства

.2 Возникновение делопроизводства в России

.3 Приказное делопроизводство

.4 Система коллежского делопроизводства

.5 Система министерского делопроизводства XIX — начала XX вв.

.6 Рационализация управления и делопроизводства в 1917 — 1941 гг.

.7 Управление и делопроизводство в 1945 — 1990-х гг.

.8 Современный этап делопроизводства

. Практическая часть

. Заключение

Список литературы

1. Введение

история делопроизводство россия

Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. Считают, что именно потребность в создании различных документов и повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения. Уже в V в. до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких «писанных» законов. Создание зафиксированных на бумаге законов и правил было также главным требованием средневековых восстаний. Когда же появились законы от делопроизводителя требовалось абсолютная точность формулировок и безукоризненное знание формы изложения, иначе документ терял силу.

Прошло несколько тысяч лет, и теперешний век, ознаменовавшийся не только накоплением колоссального объёма знаний, но и тем, с какой скоростью можно получать и передавать эти знания в различные уголки планеты, требует от нас «информационного порядка». Собственно, поэтому и возникла такая отрасль управленческой деятельности, занимающаяся фиксированием и обработкой информации. Это очень тяжелый труд…

На помощь человеку пришёл компьютер. Создание этого «короля» машин позволило многократно увеличить скорость обработки огромного количества информации. Появляются мощные пользовательские операционные системы. Создаются программы, позволяющие просто и быстро редактировать её в доступной и понятной любому человеку форме…

В тоже время всегда важно помнить, чем мы пользуемся в повседневной жизни, имеет свою историю развития. И знание этой истории, помогает нам более полно понять всю важность тех вещей, которыми занимается человек.

Мы понимаем, что жизнь не стоит на месте, развитие колоссальное и следить за тенденциями изменения — прямая обязанность каждого уважающего себя человека.

Цель: проанализировать этапы становления делопроизводства.

Задачи:

. Рассмотреть понятие делопроизводства.

. Выявить основные этапы развития делопроизводства в России.

. Исследовать характерные особенности рационализации делопроизводства.

.Современный этап делопроизводства.

2. Теоретическая часть

.1 Понятие делопроизводства

ДОУ — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы официальными документами.

Документирование — это процесс создания и оформления документов, обеспечение своевременного и правильного создания документов.

Организация работы с документами — это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения.

Целью делопроизводства является упорядочение документооборота, сокращение количества документа, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологии сбора, обработки и анализа информации.

Под документированием управленческой деятельности, в дальнейшем, делопроизводством, понимаются процессы оформления и записи необходимой для осуществления управленческой деятельности.

.2 Возникновение делопроизводства в России

Название «делопроизводство» сохранилось от дореволюционной России. История государственных учреждений в царской России свидетельствует, как шаг за шагом рос государственный аппарат, множилось чиновничество, бюрократия, игравшая важную роль в жизни государства.

В работе чиновников дореволюционной России писание документов, как тогда говорили, и бумаг, работе с ними занимали практически главную позицию. Обладая огромной властью, чиновники использовали «бумаги» в качестве орудия укрепления государства помещиков и капиталистов. Царская бюрократия была одной из опор самодержавия, являясь основной государственной машиной управления. Делопроизводство в учреждениях царской России отличалось крайне бюрократическим характером. В учреждениях царила канцелярщина и волокита. Среди чиновников процветало взяточничество. Часто дела рассматривались годами.

Понятие и слово «делопроизводство» возникли в центральных учреждениях Московского государства — приказах (несколько столетий назад). Тогда под делопроизводством понимали письменное оформление, рассмотрение и решение вопросов («дел») в приказе. Каждое дело начиналось подачей в приказ челобитной. К ней присоединялись различные справки, следственные документы, решение приказа и другие материалы. Все составляли «дело» по данному «производству», иначе — его «делопроизводство».

В XVII в. правила ведения делопроизводства нашли подробное отражение в законодательстве. Особенно подробно эти правила были сформулированы в Генеральном регламенте (1720). Указание Генерального регламента царской бюрократии почитались за непреложный закон. В значительной мере он сохранил свою силу до падения царизма.

Делопроизводство же, как система документирования самых разнообразных сторон деятельности государственных учреждений, развивалось в нескольких направлениях и было представлено несколькими системами документирования.

Так, уже в приказах отчетливо обособляется система документирования административной деятельности, или административное делопроизводство. Управленческая, административная деятельность имеет место в каждом учреждении — большом малом, центральном и местном. Без администрации, которая руководит работой учреждения, оно действовать не может.

Почти параллельно с административным делопроизводством как самостоятельная развивалась система документирования учета, вначале бухгалтерского, а затем и статистического.

Отдельные системы документирования возникли в области военной, судебной и дипломатической деятельности. Все эти системы документирования носят название специальных.

Развитие специальных систем документирования в дальнейшем еще более усилилось. Так, большое значение в царской России приобрела коммерческая («деловая») корреспонденция. Она широко распространена в торговых, промышленных предприятиях и частично проникла в государственные учреждения.

.3 Приказное делопроизводство

В конце ХV в. появляются первые приказы — центральные органы государственной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы — органы государственного управления на местах. Оформление приказов позволило централизовать управление страной. В деятельности этих органов и зародилась работа с документами, получившая название приказное делопроизводство.

Приказы ведали управлением, сбором налогов и судом. С усложнением задач государственного аппарата число приказов росло. Ко времени преобразований, проведенных Петром I, их было более 50.

Порядок составления документа в приказе был следующий: по указанию дьяка проект документа — «чёрное письмо» — составлял подьячий «средней руки», дьяк «черным» его, т.е. исправлял, а молодший подьячий «белил», т.е. писал начисто. Беловик сверяли с черновиком, «старый» подьячий «справлял» переписанный документ, удостоверял своей подписью соответствие его исправному черновику. «Справленные» документы подписывали дьяки.

Подпись растягивали во всю ширину документа с целью охраны от подлогов. Приказы по праву можно было назвать колыбелью бюрократизма: зачастую документы проходили множество инстанций, подолгу задерживаясь без необходимости у отдельных исполнителей, прежде чем попадали по назначению.

В наследство от приказного делопроизводства получили мы и слово «волокита». Подклеенные в столбцы длинной в среднем 50 — 80 м документы наматывали на палочки в свитки. Ленты при чтении волочились, отсюда родилось и понятие. В аппарате приказного делопроизводства процветали взяточничество, чинопочитание. Не были развиты также делопроизводственные операции, такие как регистрация документов, хранение, контроль за исполнением.

И все же именно на этом историческом этапе складывается первая система работы с документами, закладываются основные приёмы и методы создания, оформления и обработки их

Таким образом в этот период управление не составляло стройной системы и строилось на системе «поручений» — какой-либо круг дел передавался в ведение определенного лица по степени близости и доверия к нему великого князя.

.4 Система коллежского делопроизводства

Взамен устаревшей системы приказов в 1717 — 1718 г. было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определённой отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. Окончательно структуру коллегий определил Генеральный регламент государственных коллегий, подписанный Петром I 27 февраля 1720 г. В этом документе подробно и обстоятельно раскрываются функции каждого подразделения коллегии. В том числе имеется глава о структуре и функциях канцелярии, а также глава о секретарском чине.

К секретарю предъявлялись высокие и строгие требования.

Таким образом, Генеральным регламентом государственных коллегий была фактически создана канцелярия и утверждена должность секретаря.

В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же впервые появилось название «архив». В Генеральном регламенте предписано было иметь два архива — общий для всех коллегий в специальном ведении коллегии иностранных дел и финансовый.

Развивая отдельные делопроизводственные операции по работе с документами, коллежское делопроизводство оставило без изменений его бюрократическую сущность.

Таким образом, XVIII в. в развитии делопроизводства характеризовался усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений, и прежде всего, бюрократического начала.

.5 Система министерского делопроизводства XIX — начала XX вв.

Начало XIX в. ознаменовывалось новой, достаточно серьёзной реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления высшие и центральные учреждения, и вместе с реформами Екатерины II в последней четверти XVIII в. завершила формирование системы центральных и местных учреждений.

Новая система управления — министерская, основанная на принципе единоначалия, зародилась в недрах старой коллежской системы: в коллегиях конца XVIII в. президенты имели более широкие права, чем ранее. Создание министерств с единолично управляющими министрами было необходимо для более гибкой и оперативной системы управления. Коллегиальный принцип принятия решений не был исключен вовсе из новой системы: сначала коллегии ввели в состав вновь созданных министерств; позже при министрах создали советы, имевшие статус коллегиального совещательного органа. Тем не менее, отношение к министрам как к единоличным исполнителям воли царя и определило делопроизводство министерств как исполнительное.

Первыми министерствами, созданными манифестом от 8 сентября 1802 г., были: военно-морских сил, иностранных дел, внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции и на правах министерства — Государственное казначейство. Каждому министру предписывалось создать канцелярию и иметь товарища (помощника). Одновременно с министерствами в 1802 г. учрежден Комитет министров — высшее административное учреждение, действовавшее на коллегиальных началах и рассматривавшее дела, выходящие за рамки компетенции отдельного министра и требующие совместного согласованного решения. Несколько позже — 1 января 1810 г. Создан Государственный совет — высшее законосовещательное учреждение. Одновременно с этим проведена реформа Сената, который становится высшей судебной инстанцией, выполняя также функцию надзора за правительственным аппаратом.

Окончательно единоличное министерское начало победило лишь с изданием 28 января 1811 г. «Общего учреждения министерств» — законодательного акта, определившего всю систему министерского устройства, включая их делопроизводство и систему взаимоотношений с другими учреждениями и лицами.

В соответствии с этим актом увеличилось число министерств и произошли некоторые изменения в перераспределении дел между ними.

Министры назначались самим императором и были ответственны только перед ним. Принцип единоначалия положен в основу всей организации министерств: директора, возглавлявшие департаменты, подчинялись непосредственно министру, начальники отделений — директорам департаментов, столоначальники — начальникам отделений. Совет министра состоял из руководителей основных подразделений и имел значение органа «для рассмотрения дел, требующих по важности их общего соображения». В департаментах роль советов выполняли общие присутствия департаментов. Канцелярия министра по своей структуре была аналогична и действовала на правах департамента; канцелярии департаментов имели более простое внутреннее устройство: они возглавлялись правителем канцелярии и имели штат чиновников — журналиста, экзекутора, казначея, писцов и др., их должностной и количественный состав зависел от объема и содержания дел. Например, если в ведении департаментов находились финансовые средства, в состав канцелярии включались счетные отделения или столы с соответствующим штатом служащих.

Содержание «Общего учреждения министерств» свидетельствует о том, что его авторы достаточно четко различали два аспекта делопроизводственной деятельности: формы документов, по которым совершается делопроизводство и движение документов и дел, понимая вместе с тем, что в практической деятельности канцелярии они тесно взаимодействуют. Основой этого взаимодействия является не что иное, как принятый в учреждении порядок рассмотрения и решения дел, или «производства дел» (используя современную терминологию, — процесс принятия управленческих решений).

Дела, направленные в министерство, могли попасть в канцелярию министра или непосредственно в департаменты.

Непосредственно в департаменты поступала переписка с другими учреждениями и лицами, равного положения и подчиненными, представления от подчиненных учреждений, предписания министра и дела из его канцелярии с резолюцией министра.

О поступивших делах министру докладывал директор его канцелярии, директору департамента — правитель дел канцелярии департамента. Первоначально в министерском делопроизводстве преобладал «коллежский» порядок составления документов, при котором рассмотрение каждого вопроса требовало повторения «слово в слово» всех предыдущих документов. Дела при этом достигали огромных размеров.

Поскольку еще в последней четверти XVIII в. сложилась «иерархия властей и мест», определившая систему «сношений» учреждений различных типов, то министерскому делопроизводству ничего не оставалось, как «вписаться» в эту систему, что и произошло. От вышестоящих учреждений министерства получали: от императора — указы, повеления; от Государственного совета — высочайше утвержденные мнения; от Сената сенатские указы; от Комитета министров — выписки из журналов заседаний. Министры в вышестоящие инстанции направляли высочайшие доклады (императору), мнения, предложения, представления.

С равными учреждениями министерства обменивались посредством отношений, сообщений, официальных писем. Подведомственным местам и лицам направляли предписания министров, от них получали рапорты, донесения, представления.

Таким образом, система министерского делопроизводства дополнила сложившуюся еще в конце XVIII в систему документирование местных учреждений.

Для регистрации документов, направляемых в вышестоящие учреждения и подчиненным местам, и лицам, существовали отдельные журналы.

Ревизия дел по «Общему учреждению министерств» составляла самостоятельный участок делопроизводства. Ревизия дел являлась функцией начальников отделений, директоров департаментов; в губерниях — начальников присутственных мест и самого губернатора. Начальники отделений проверяли исполнение документов по столам и сообщали сведения директору департамента, которому предписывалось каждый месяц проводить проверку исполненных и неисполненных документов по регистрационным журналам и настольным реестрам и представлять об этом ведомости министру. На основе этих ведомостей в конце каждого года в канцелярии составлялась общая ведомость по всем департаментам и канцелярии министерства. Ревизия дел предусматривала проверку порядка хранения документов и дел, правильности составления заголовков дел, сроков рассмотрения дел, причин задержки в рассмотрении дел.

Последняя стадия «производства дел» по «Общему учреждению министерств» — отчёты. Законом устанавливалось три вида отчетов:

.— отчёты в суммах;

.— отчёты в делах;

.— отчёты в «видах и предположениях».

Отчёты в суммах являлись финансовыми отчётами, отчёты в делах — отчётами о деятельности, последние отчёты представляли; собой планы работы на следующий год. Отчёты готовились отделениями, каждым по своему направлению, затем обобщались в департаментах. На основе отчётов департаментов директор канцелярии coставлял сводные отчёты по министерству.

Серьёзные изменения в системе управления, соответствующая перестройка системы документирования деятельности новых учреждений привели к изменениям формы документа. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. В состав реквизитов бланка включается наименование учреждения, наименования структурных подразделений, отражающие место подразделения — автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол). Дата документа также включается в состав реквизитов бланка, как и регистрационный индекс документа. Занимает свое обособленное место заголовок к тексту документа, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка (практически также, как и в современных документах). Появляется и ссылка на поступивший документ (прототип современного реквизита «Ссылка на дату и номер входящего документа»), которая не имеет пока унифицированного вида и может выглядеть по-разному: «Ответ на №…» или: «От такого-то» и т.п.

Приобретает устойчивый вид и реквизит «Адресат», появившийся еще в XVIII в. в коллежском делопроизводстве, — это указание должности лица в дательном падеже или наименование присутственного места. Получает определённую форму удостоверение документа: подписи и скрепы на документе включают наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ и его личную подпись.

На протяжении всего XIX и начала XX вв. осуществляется законодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений. содержат узаконения, касающиеся верховной власти, деятельности высших, центральных и местных (губернских, уездных) учреждений, включая их делопроизводство

Особенностью организации делопроизводства в этот период являлась не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы, в том числе и работ теоретического характера. Большое значение в этот период имели письмовники — сборники образцов документов. Первые такие сборники появляются уже во второй половине XVIII в., а с конца XVIII — начала XIX вв. начинают издаваться регулярно.

Известно более ста таких сборников, изданных до 1917 г.

Для быстро меняющихся общественных отношений система министерского делопроизводства продолжала оставаться громоздкой и неповоротливой, несмотря на то, что в последней трети XIX в. сначала в делопроизводстве военного ведомства, а затем и в гражданских министерствах и учреждениях начинают использоваться пишущие машинки. Их появление стало поистине революционным шагом в документировании деятельности учреждений. Оно ускорило все письменные работы канцелярии, позволило одновременно изготавливать несколько копий документов, существенно сократив объём рукописных работ. Более того, машинописный текст приобрел более компактную форму, за счёт чего сократился объём документов.

Появление телеграфа вызвало к жизни новый вид переписки — телеграммы, которые очень быстро сделались массовыми документами; изобретение телефона привело к появлению телефонограмм — письменной записи переданного по телефону сообщения.

В конце XIX — начале XX вв. все большее внимание обращается на систему регистрации, на необходимость ее упрощения за счет ее централизации. Эта идея в корне противоречила идее, заложенной в «Общем учреждении министерств», в соответствии с которым создавалось множество пунктов регистрации документов в учреждении.

Большая работа по упрощению делопроизводства велась в отдельных ведомствах, в частности военном, где в 1911 г. «Положением о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» введена система упрощенного делопроизводства. Положение упрощало технику переписки, сокращало количество служебных документов. Для письменных взаимоотношений чиновников военного ведомства устанавливалось три вида документов — рапорт, предписание, отношение. Регламентировались случаи обмена телеграфными сообщениями, установлены чёткие значения надписей, ограничивавших доступ к документам: «секретно», «не подлежит оглашению», «спешно» и другие. В положении устанавливался порядок применения пишущих машинок для изготовления документов, гектографов для копирования и других технических приспособлений, ускоряющих делопроизводственную обработку документов.

Однако работа по совершенствованию делопроизводства в военном ведомстве из-за начавшейся вскоре Первой мировой войны не была заимствована другими министерствами и ведомствами царской России, а происшедший в 1917 г. социально-политический переворот — сначала Февральская буржуазно-демократическая, затем Октябрьская социалистическая революции привели к полному слому государственного аппарата и созданию нового, который, хотя и усвоил многие старые традиции, но зарождался на принципиально новых основах.

.6 Рационализация управления и делопроизводства в 1917 — 1941 гг.

Представления учёных об истории становления и развития учреждений управления, делопроизводства до 1917 г. имеют давнюю традицию и сложились в достаточно чёткую и стройную систему знаний. Советский же период нуждается в переосмыслении фактов, событий, концепций, учитывая неоднозначность в трактовке многих вопросов развития управленческой мысли, научной организации труда и делопроизводства в этот период.

Октябрьский переворот 1917 г., нацеленный на коренной слом старого, государственного аппарата, на приобщение к его деятельности широких трудящихся масс, по форме кардинально изменил государственный аппарат. Всероссийский съезд Советов стал высшим органом государственной власти.

В период между съездами избирался ВЦИК — исполнительная власть. Для непосредственного управления страной образовано первое советское правительство — Совет Народных Комиссаров (Совнарком). Для руководства отдельными отраслями государственного управления постановлением Съезда были созданы первые 13 народных комиссариатов.

По составу новый аппарат принципиально отличался от старого: для работы в советских учреждениях были привлечены рабочие, солдаты и пр., не имеющие специального образования. Уровень документационного обеспечения управления понизился. В то же время на своих местах оставались многие царские чиновники, саботировавшие новую власть. Необходимо было законодательно оформить деятельность властных структур, упорядочить процессы документирования. 30 октября 1917 г. СНК издает декрет «О порядке утверждения и опубликования законов». Для оформления административных документов принято постановление СНК от 2 марта 1918 г. «О форме бланков государственных учреждений», в котором перечислялись обязательные реквизиты бланка документов. В период становления советского государственного аппарата много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства. Так, 8 декабря 1918 г. Совет рабочей и крестьянской обороны издал постановление «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты».

Организационно-научная деятельность по оптимизации в сфере управления была закреплена нормативными документами и созданием целой сети общественных организаций, институтов и лабораторий, занимавшихся вопросами НОТ и делопроизводства. Так, в 1922 г. при общем управлении НК РКИ СССР создан отдел нормализации, состоящий из пяти секций. В секции делопроизводства занимались совершенствованием структуры делопроизводственных служб в партийном и государственном аппарате, рационализацией контроля исполнения, разработкой обоснованных норм выработки для отдельных категорий управленческих работников. На базе отдела нормализации в июле 1923 г. организована Секция административной техники, продолжавшая и расширявшая направления исследований своего предшественника (обследование государственного аппарата с использованием хронометража, анкетирования; консультации по улучшению деятельности «низовых» органов управления, методическая помощь и т. д.).

Для координирования работы по НОТ в масштабах всей страны в декабре 1923 г. образован Совет научной организации труда, производства и управления (СовНОТ). По Положению о Совете, утвержденному 26 декабря 1923 г., он стал постоянно действующим совещательным органом при коллегии НК РКИ СССР и был призван вырабатывать основные принципы техники администрирования и научной организации управления, в частности его документационного обеспечения. Совет занимался также рационализацией техники и технологии производства.

В середине 20-х гг. дополнительно создаются две новые крупные организации: 1 января 1925 г. Оргстрой, а в феврале 1926 г. Государственный институт техники управления (ИТУ). Обе организации работали в постоянном и тесном контакте. Причем деятельность Оргстроя носила преимущественно прикладной характер (разработка образцов канцелярской мебели, оборудования, средств оргтехники), тогда как ИТУ больше внимания уделял теоретическим исследованиям в области управления.

По системе и направлениям обследования объектов ИТУ практически не отличался от зарубежных консультационно-внедренческих фирм и от организаций, которые работают в этой области на современном этапе. В результате детального обследования учреждений создавался проект реорганизации общего делопроизводства, состоящий из двух основных частей. Первая содержала краткую характеристику существующего положения дел в организации; во второй намечались конкретные пути реорганизации и улучшения деятельности делопроизводства. Описание делопроизводства велось в соответствии со стадиями обработки документов: прием, регистрация, разметка корреспонденции, курьерская связь, порядок исполнения и контроль, отправка документации.

Важным этапом в развитии проблем делопроизводства можно считать подготовленный ИТУ проект «Общих правил документации и документооборота» (издан в 1931 г.). В нем аккумулирован передовой практический опыт, накопленный к этому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных учёных. Предполагалось ввести «Общие правила» в качестве типовых и единых для всех учреждений. Основным исполнительным органом по реализации всех делопроизводственных операций, по замыслу авторов, должен был стать секретариат. В «Правилах» определялись функции работников секретариата, их обязанности и содержание работ. Изложение материала в «Правилах» можно сравнить с содержанием современных обучающих инструкций к компьютерным программам.

В 20-е гг. развивались и системы специальной документации. С учётом полного доминирования концепции построения социализма акцент был сделан на документировании таких функций, как планирование, учёт, контроль.

В феврале 1921 г. образована Государственная общеплановая комиссия (Госплан РСФСР), решавшая задачу выработки общехозяйственного плана с учетом перспективного и текущего развития отраслей и отдельных предприятий.

Статистическая документация — важный и эффективный инструмент в управлении хозяйством. Уже в июле 1918 г. были сформированы центральные (ЦСУ) и местные органы статистики, которые проводили обследования по состоянию и перспективам развития советской экономики. В это время шла интенсивная работа по организации текущей статистики промышленности, форме периодичной отчетности по специальным бланкам. В декабре 1926 г. проведена первая Всесоюзная перепись населения. В качестве документальной основы использовались личные, посемейные и похозяйственные бланки. Статистическая документация была единообразной по форме и включаемым показателям.

Бухгалтерская документация, отражая и фиксируя движение финансовых средств, уже в силу своей специфики должна быть унифицирована в большей мере, чем другие системы. Эта задача, в основном, и решалась исследователями. При рационализации объёмных массивов бухгалтерской документации широко использовался опыт царской России, западноевропейских стран. Правильная организация учёта на всех уровнях управления, совершенствование учётных форм документации — таковы актуальные вопросы развития бухгалтерского учёта и его документирования в рассматриваемый период.

В 30-е гг. формируется и укрепляется жёсткая, централизованная административно-командная система управления, исключающая возможность рассмотрения альтернативных подходов к организации государственного делопроизводства.

В результате рушатся структуры, занимавшиеся исследованиями вопросов НОТ и делопроизводства; ликвидируются практически все крупные научно-исследовательские внедренческие центры, а их руководители в лучшем случае заканчивают свою жизнь в полном забвении, в худшем — репрессируются. Атмосфера этого периода наиболее ярко проявлялась в социальных заказах власти науке — в частности, усилия были направлены на «закрепощение» правовыми средствами населения страны. В этих целях, например, совершенствовалась система учета советских граждан.

Конституция 1936 г. существенно изменила политическую систему, иерархию и полномочия высших органов власти. Верховный Совет СССР стал высшим и единственным законодательным органом, таких прав лишились Съезд Советов СССР, ЦИК СССР и его Президиум, СНК СССР. Установилась жёсткая система полномочий в издании определённых видов документов для каждой иерархической структуры. Указанные нововведения упростили и упорядочили процессы документирования в высших эшелонах власти.

Отсутствие единого методического центра по координированию работы учреждений в области управления и делопроизводства, разнобой в деятельности ведомств и организаций в вопросах документирования поставили на повестку дня проблему концентрации в общегосударственном масштабе научных сил и их организационного оформления. В 1941 г. собирается Первое межотраслевое совещание по оргтехнике.

Однако практической реализации выдвинутой программы помешала начавшаяся Великая отечественная война.

.7 Управление и делопроизводство в 1945 — 1990-х гг.

Тяжёлое состояние разрушенной войной экономики и проблемы восстановления народного хозяйства после окончания войны оттеснили на второй план вопросы документационного обеспечения управления. Повышение интереса к разработке проблем рационализации технологии и техники управления можно отнести к началу 60-х гг.

Утверждение некоторых исследователей относительно качественного повышения уровня разработок в этой области по сравнению с периодом 20-х гг. представляется малодоказательным и справедливо лишь отчасти для исследований по проблемам управления и документационного обеспечения управления, проведенных в 70-х гг. Негативная оценка базируется, прежде всего, на сопоставлении достижений мировой науки и практики по управлению и развитию информационных технологий в этой области. Особенно остро и зримо отставание нашей страны выявилось в 80-90-е гг., когда теоретические разработки в области кибернетики, математических методов управления, информатики и технической элементной базы привели к широкой информатизации общественно-политической и экономической жизни промышленно развитых стран Запада, внедрению в реальную управленческую деятельность новых технологий, к разработке концепции «безбумажного офиса».

В июне 1960 г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. Принятые решения по своему содержанию во многом совпали с рекомендациями совещания 1941 г. — подтверждена актуальность создания специализированного института с возложением на него задачи разработки Единой системы делопроизводства, сформулировано понятие НОТ и обозначены основные направления исследований. Бесспорно, решения этого совещания активизировали работу ученых и практиков управления. Определенной вехой в развитии вопросов работы с документами стала утвержденная постановлением Совета Министров РСФСР «Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР», в которой основной акцент сделан на унификации делопроизводственных работ. В этот период усиливается влияние Главного архивного управления (ГАУ) при Совете Министров СССР.

С 1958 г. ГАУ стало правомочно контролировать постановку документальной части делопроизводства учреждений, организаций и предприятий. В 1963 г. ГАУ изданы «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих лет служили руководством для служб документации и архивов и способствовали упорядочению их деятельности.

На долгом и тернистом пути подготовки Государственной системы документационного обеспечения управления первым юридически важным этапом стало принятие 25 июля 1963 г. постановления Совета Министров СССР «О мерах по улучшению архивного дела в СССР». Главному архивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов поручалась разработка ЕГСД. Первым реальным результатом этой работы можно считать подготовку в 1965 г. «Материалов к Единой государственной системе делопроизводства». В 1966 г. в рамках

Архивной службы учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалось завершить разработку данного документа.

Заметным явлением в истории делопроизводства 70-80-х гг. стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и др.), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, и др.) технико-экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мере позднее в 90-х гг. Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации управленческих функций. Последний вопрос широко обсуждался научной общественностью страны в связи с планами создания автоматизированных систем управления (АСУ) и проектом подготовки общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС). Концепцию ОГАС лишь частично удалось реализовать в народном хозяйстве, а унифицированные системы документации не получили достаточной поддержки в средствах научной и массовой информации и остались невостребованными. В 90-е гг. та же печальная участь постигла и концепцию информатизации нашего общества. Но если идеи ОГАС были частично реализованы, то концепция информатизации до настоящего времени окончательно не сформулирована. В 1993 г. издан Общероссийский классификатор управленческой документации, в который включены наименования форм документов унифицированных систем, адаптированных к современным условиям, и Основные положения по ведению системы классификаторов и УСД. Поскольку в новой редакции ГСДОУ была изменена концепция подхода к определению структуры и штатной численности сотрудников служб документационного обеспечения управления, Государственным комитетом, а позднее Министерством труда выпущены типовые и укрупненные нормативы времени и выработки по подготовке типовых и творческих документов по всем основным этапам их обработки: от сверки текстов и подбора экземпляров до завершения исполнения и оформления дел для архивного хранения.

К сожалению, с начала 1980-х гг. ни одна унифицированная система документации не была издана массовым тиражом, что значительно затрудняет их внедрение. Получившие весьма широкое распространение компьютерные программы подготовки документов имеют, как правило, в своем составе комплекты шаблонов документов, адаптированные на русский язык, и полностью игнорируют отечественные нормативы и традиции в области создания и оформления документов.

.8 Современный этап делопроизводства

В России, вслед за ведущими капиталистическими странами, началась революция в делопроизводстве. Ускоряется внедрение информационных технологий, электронные документы начинают постепенно вытеснять документы на традиционных носителях. Существенно изменяется нормативно-правовая база делопроизводства. В государственном секторе реализуется программа создания «электронного правительства», которая также приводит к усилению роли электронных документов.

Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации, утвержденная президентом Российской Федерации (07.02.2008), предусматривает, повышение эффективности государственного управления. Среди наиболее важных задач, которые предстоит решить, названы следующие:

.обеспечение эффективного межведомственного и межрегионального информационного обмена;

.интеграция государственных информационных систем и ресурсов;

.увеличение объёмов и качества государственных услуг, предоставляемых организациям и гражданам в электронном виде;

.совершенствование нормативно-правового обеспечения стандартизации и администрирования государственных услуг;

Главная особенность современного управления документами заключается в том, что оно строится на принципах, сходных с принципами систем менеджмента качества. Используется известный цикл постоянного улучшения Деминга — «Планируй — Сделай — Проверь — Действуй»:

·на первом этапе разрабатывается политика, подробно регламентируются все процессы;

·на втором этапе управление документами ведется в строгом соответствии с законодательно-нормативными требованиями и внутренними нормативными документами организации. Собираются документальные подтверждения исполнения требований;

·на третьем этапе анализируется эффективность системы управления документами, выбираются меры по корректировке и улучшению этой системы. Результаты анализа документируются;

·на четвёртом этапе в систему вносятся намеченные на третьем этапе улучшения и исправления (которые также документируются).

В течение всего цикла регулярно проводится обучение и повышение квалификации всех сотрудников организации по вопросам управления документами.

Такой подход позволяет не только постоянно повышать эффективность управления документами, но и легко интегрировать систему управления документами и разнообразные системы менеджмента (качества, информационной безопасности, окружающей среды, охраны труда и т.д.).

Современный подход к управлению документами предусматривает единообразное управление различными видами документов, т.е. не только организационно-распорядительной документацией, но и, например, бухгалтерскими и налоговыми документами или документами по качеству.

Принципы управления документами в равной степени применимы к документам на различных носителях, независимо от способа доставки документов. Это особенно важно, т.к. в России наблюдается переход от традиционного бумажного документооборота идет не к электронному, а к смешанному документообороту.

Системы электронного документооборота (СЭД), согласно современным представлениям, должны обеспечивать управление не только электронными, но и неэлектронными документами и поддерживать ведение смешанных дел.

Обеспечение юридической силы электронных документов, защита их целостности и аутентичности.

Основная роль документов в современном капиталистическом обществе — служить доказательством в случае споров, судебных разбирательств и расследований. Для того чтобы документы были приняты к рассмотрению и обладали доказательной силой, они должны удовлетворять определённым требованиям.

Чем более активно используются электронные документы в деловой деятельности, тем чаще требуется представление их в судебные и государственные органы в качестве доказательств. Для того чтобы интересы организации были надежно защищены, необходимо прежде всего обеспечить юридическую значимость электронных документов.

Для придания таким документам юридической силы в первую очередь требуется сохранение их аутентичности и целостности. Под аутентичностью понимается возможность доказать авторство документа, время его создания и подлинность содержания. Целостность означает полноту и неизменность документа с течением времени.

·электронные документы легко модифицируются, легко копируются;

·существует проблема различения оригинала и копий: сторона, получившая копию электронного документа, может внести в него изменения и заявить, что именно она обладает оригиналом;

·стоит вопрос подтверждения авторства и факта утверждения (подписания, согласования) документа, а также факта отправки, получения и регистрации при электронной пересылке;

·существует проблема определения точного времени создания документа, при использовании электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Для того чтобы электронные документы могли быть приняты судом и иметь максимальную доказательную силу, необходим комплекс мер, охватывающий все этапы жизненного цикла документа.

Россия сейчас находится на пути развития документооборота, на котором в начале 90-х гг. прошлого века было США: массовое использование электронных документов уже началось, однако законодательство еще не уравняло в правах традиционные и электронные документы.

Аутентичности и целостности документов способствует соблюдение норм соответствующих стандартов и правил «хорошей деловой практики».

В настоящее время можно найти зарубежные стандарты практически по всем аспектам управления электронными документами.

Документ в базе данных. С юридической и практической точек зрения большое значение имеет, является ли документ в базе данных (информационном ресурсе) документом. В зависимости от обстоятельств это могут быть один или несколько из перечисленных объектов:

.Документы, содержащие исходную информацию, которая затем вводится в базу данных;

.Записи в базе данных;

.Таблицы в базе данных;

.Формы ввода-вывода, связи и т.д.;

.Журналы аудита и т.п.;

.База данных целиком;

.Программное обеспечение и документация к нему.

Принципы регистрации документов. В XX в. многие западные страны отказались от традиционного для нашей страны принципа строгой регистрации документов. Сегодня наблюдается, с одной стороны, возврат к регистрационной системе (т.к. регистрация является естественной функциональной возможностью любой СЭД), с другой — отказ от ручной регистрации в тех случаях, когда есть возможность доказать поступление, создание или отправку документа при помощи других средств, например аудита информационных систем.

Электронная почта. Электронная почта стала важнейшим деловым инструментом как в государственном, так и частном секторе. Эта технология стала ключевой для многих видов деловой деятельности, поэтому сообщения электронной почты во многих странах признаются документами, и требования к обеспечению их сохранности включены в законодательно-нормативные акты.

Использование электронных подписей и иных средств криптографии. Использование ЭЦП в электронном документообороте у нас рассматривается как панацея ото всех бед, связанных с обеспечением юридической значимости электронных документов. Вместе с тем использование ЭЦП без дополнительных «подстраховывающих» организационно-правовых мер может быть небезопасным, особенно при подписании файлов в распространенных офисных форматах, таких как Word, Excel и PDF.

4. Заключение

С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность узнать историю своей страны, ее героическое прошлое, особенности быта своего народа, правовые формы и этические нормы взаимоотношений между людьми.

Роль и значение документов велики. Они служат в различных областях человеческой деятельности, поэтому содержание понятия «документ» многозначительно и является предметом изучения многих научных дисциплин.

Не нужно доказывать, что знание делопроизводства, умение документально оформить управленческое решение наряду с этикой делового общения для менеджера любого уровня, специалиста стало неотъемлемым признаком профессионализма.

Ведь как важно знать историю своего рода деятельности, тем более это косвенно показывает твою личную эрудированность.

В заключение сформулируем выводы по работе:

. В России к началу XVII века первым сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти.

Документы имели форму свитка, составлявшего иногда в длину десятки и даже сотни метров.

. При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов.

. В начале XIX века коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоначалием. Сложилось исполнительное делопроизводство. Появились бланки служебных документов, началось внедрение механизации конторского труда.

. В годы Советской власти было выработано делопроизводство, характерное для централизованного управления народным хозяйством.

В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов.

Установлен типовой состав информационных элементов документов. Была предпринята попытка внедрения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей осуществлялось освоение унифицированных систем документации, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов.

. В настоящее время сложившаяся система обработки документов развивается с учетом специфики рыночных отношений, механизации и компьютеризации делопроизводства.

. В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы делопроизводства не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учётом документов и контролем за их исполнением. Служба делопроизводства принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами. Отлаженная система современного делопроизводства оказывает максимальную помощь руководителю в различных областях.

Список литературы

1.Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот. — М.: ЭКСМО, 2006.

.Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.:ВНИИДАД.

.Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 (в редакции от 07.07.2011)

.Делопроизводство. Образцы, документы. Оранизация и технология работы. М.:Проспект, 2011. 480 с.

.Белов А. Н., Белов А. А. Делопроизводство и документооборот. — М.: ЭКСМО, 2006.

.Васильева И.Н. Основы делопроизводства и персональный менеджмент: Учеб.пособие для вузов/ВЗФЭИ. — М.: ЗАО «ФИНСТАТИНФОРМ», 2008.

.Кудряев В.А. и др. История развития Российского делопроизводства. М., 2008.

.Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник. М., 2006.

.Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учеб. пособие. М.; Новосибирск, 2008.

.#»justify»>.Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» выходит с 2002 г.

.Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» выходит с 2002 г.



Делопроизводство характеризуется в настоящее время, как «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами», то есть процедуры работы с документами, начиная с их создания и до уничтожения или передачи на архивное хранение.

Российское делопроизводство насчитывает более десяти веков, прошло в своем развитии несколько этапов, каждый из которых может быть охарактеризован с точки зрения 1) наличия/отсутствия законодательных и нормативно-методических документов, регламентирующих деятельность делопроизводственных учреждений и служб, 2) видового состава документов, характерных для конкретного периода, 3) организации работы с документами различного назначения, 4) особенностей текущего и архивного хранения документов.

Остановимся более подробно на вопросах государственного регулирования делопроизводственной деятельности.

Стало аксиомой, что любая отрасль деятельности в большей или меньшей степени регулируется государством путем издания законов. Зарождение делопроизводства относится ко времени, когда централизованного государства еще не существовало, следовательно, не было и регламентирующих эту отрасль законодательных актов. Однако постепенно формируются традиции ведения дел, которые, проверенные временем, закрепляются позднее в нормативных документах. Некоторые аспекты работы с документами в доприказном и приказном делопроизводстве освещались в Судебниках.

Функционирование приказов получило законодательное подтверждение в Соборном уложении 1649 года Алексея Михайловича. Общие принципы приказной деятельности, которые содержались еще в нормах Судебника Ивана IV 1497 г., вошли в Соборное уложение в виде отдельной X главы «О суде». При этом значительное внимание уделялось мерам наказания при организации ведения дел. Кроме того, Соборное уложение содержит и некоторые правила оформления приказной документации. Так, например, в 23 ст. XI главы записаны правила регистрации прав на крестьян в Поместном приказе [5, с. 92].

Соборное уложение, таким образом, содержало требования к устройству, времени работы, внутреннему распорядку деятельности приказов. Позднее нормы Соборного уложения детализировались в указах 1654, 1669, 1670, 1679 гг.

Исследователи отмечают, что к концу XVII в. приказная система была уже вполне оформившейся, чего нельзя сказать о наличии достаточного количества документов, регламентирующих ведение делопроизводства [1, с. 65].

Cледует отметить, что в 20-е годы XVIII в. появились документы, которые регламентировали деятельность учреждений на местах и делопроизводство в них. Этими документами являлись наказы (или инструкции). В приказном делопроизводстве наказы выдавались воеводам при выдвижении их на эту должность и имели различное содержание. Специальная функция наказов заключалась в том, что они упорядочивали деятельность глав местных органов управления и закрепляли единые должностные обязанности воевод вместе с их административными и политическими задачами. В частности, в наказе существовало положение, по которому все местные воеводы обязаны были иметь секретарей [2, c. 229].

Первым законодательным актом, относящимся не только к организации деятельности государственных учреждений, но и регулирующим организацию работу с документами в них, стал Генеральный регламент созданных при Петре I коллегий (1720 г.).

Этот этап развития делопроизводства непосредственно связан с созданием коллежского делопроизводства как единой системы документирования и организации работы с документами в центральных и местных учреждениях России.

Генеральный регламент регулировал деятельность центральных и местных учреждений.

Функциональное назначение наказов в коллежском делопроизводстве определенным образом изменилось. Фактически наказы стали первыми документами, устанавливавшими единые требования к организации той или иной деятельности и имевшими статус законодательного акта. Другое синонимичное название данного вида документа – инструкция [2, c. 230].

В Генеральном регламенте содержались требования к деятельности секретарей в провинциях. Они также закреплялись в наказах. Теперь инструкции, в соответствии с Генеральным регламентом, точно определяли порядок административной работы различных сотрудников и весь порядок ведения делопроизводства.

В XIX веке коллежское делопроизводство уступило место министерскому, так как в начале века высшим государственным учреждением стал Комитет министров.

Делопроизводство на разных уровнях государственного управления регламентировалось законами, которые были названы «учреждениями». 25 июля 1811 г. было издано «Общее учреждение министерств», которое закрепляло правила ведения делопроизводства в центральных органах государственной власти. В документе установлены единые этапы жизненного цикла документов и правила работы с ними: порядок рассмотрения документов, подготовка их проектов, оформление, подписание, скрепление, регистрация, контроль за исполнением и архивное хранение. Необходимо отметить, что данный нормативный акт регламентировал новые иерархические принципы построения аппарата управления и компетенции министров и должностных лиц министерств и департаментов.

Делопроизводство губернских правлений было закреплено еще в 1775 г. в «Учреждении для управления губерний». Учреждение регламентировало порядок решения дел и движения документов, правила их составления и порядок ведения архивов в губерниях государства. Даже после реформы 1802-1811 гг. управление губерниями и деятельность аппарата так и регулировалась «Учреждением для управления губерний». Новый законодательный акт, «Положение о порядке производства дел в губернских правлениях», появился только в 1837 г. Несмотря на предпринятую попытку дальнейшей регламентации и упрощения делопроизводственной деятельности, «Положение» недостаточно четко определяло права и обязанности чиновников, сам порядок делопроизводства был слишком сложным и запутанным [3, c. 64].

В связи с этим в 1845 г. был утвержден законопроект «Учреждения губернских правлений», которое учитывало ошибки предыдущего нормативно-правового документа: порядок делопроизводства был несколько рационализирован, количество дел было уменьшено благодаря разделению губернских правлений на различные категории.

Стремление к сокращению объема документооборота выразилось в специальных законодательных актах, изданных в 1831, 1852, 1860 гг. и названных «сокращение документооборота» или «сокращение переписки».

Появление телеграфа и телефона привело к появлению новых законодательных актов в сфере делопроизводства. Наиболее четко и точно возможность рационализации делопроизводства сформулирована в «Положении о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» 1911 г., которое упростило систему переписки, сократило количество служебных документов. Положение регламентировало случаи обмена телеграфными сообщениями, устанавливало ограничительные грифы: «секретно», «не подлежит оглашению», «спешно» и др. В Положении был установлен порядок работы на пишущих машинках для изготовления документов, гектографах для копирования и других технических приспособлениях, которые ускоряли работу с документами [3, c. 67].

В 1917 г. система делопроизводства вновь претерпела изменения. В новом государстве были изданы законы, которые регламентировали порядок внесения и утверждения законопроектов, их подписания, опубликования и вступления в силу. Важно отметить, что в советской системе делопроизводства четко закреплялся порядок использования печатей с государственным гербом. В связи с этим следует отдельно отметить Постановление СНК 1918 г. «О форме бланков государственных учреждений», содержащее перечисление обязательных реквизитов бланка.

В 1928 г. Институтом техники управления (ИТУ) и Центрархивом РСФСР были подготовлены «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР». Данный документ определял организацию текущего хранения дел, порядок архивного хранения документов и их уничтожения.

Конституция СССР 1936 г. закрепила иерархию управленческой документации, в том числе определила, какие виды документов должен издавать конкретный орган власти.

Дальнейшие изменения стали происходить только после окончания Великой Отечественной войны. Важное значение имеет постановление Совета Министров РСФСР от 30 сентября 1961 г. «О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР», так как данным положением была утверждена «Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР. Еще одним важным моментом стало утверждение в 1963 г. «Основных правил постановки документальной части делопроизводства и архивов учреждений, организаций, предприятий СССР». Правила устанавливали единообразие организации делопроизводства и архивов в учреждениях страны.

В 1963 г. Советом Министров СССР было издано постановление «О мерах по улучшению архивного дела в СССР». Важно это постановление тем, что в нем поставлена задача разработки Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). ЕГСД была принята в 1973 г. и упорядочивала правила, нормативы и требования, которые регламентировали организацию делопроизводства и управленческих процессов в государстве. В ЕГСД содержались рекомендации по организации работы с документами, устанавливались правила ведения документации, определялись основы организации труда персонала, занятого делопроизводством, и механизации делопроизводственных процессов.

В 1988 г. была утверждена вторая редакция ЕГСД, названная «Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). А с 1991 г. ЕГСДОУ преобразована в документ, носивший название «Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

В советском делопроизводстве начали свое действие государственные стандарты – ГОСТы. В ГОСТах была закреплена терминология в области делопроизводства и архивного дела, установлен единый состав реквизитов, их правильное оформление и расположение, требования к бланкам и тестам документов. Так, в ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники» установлены правила придания юридической силы документам, созданным машинописным способом.

В 1988 г. были разработаны Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию и Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы. В нормативах четко определены временные затраты на те или иные работы, связанные с делопроизводством, а также категории работников для выполнения этих работ. В связи с этим можно было рассчитать количественный состав службы ДОУ.

С целью закрепления проведенной унификации видового состава управленческой документации в 80-е гг. ХХ в. издан нормативный документ – Общесоюзный классификатор управленческой документации (ОКУД), который содержит в себе полный перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов.

Необходимо отметить, что в различные периоды развития делопроизводства внимание уделялось различным сторонам этой деятельности и если, например, в XVIII-XIX вв. законодательство в значительной степени обращалось к технологии работы с созданными документами, то во второй половине XX в. (в особенности) регламентировалась работа с информацией. Это отразилось в издании федеральных законов «Об информации, информатизации и защите информации» (1995 г.) и «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (2006 г.).

Таким образом, необходимо отметить, что отечественное делопроизводство на протяжении своего развития подвергалось регламентации со стороны государственных органов путем издания различных законодательных и нормативных актов. Достаточно жесткая регламентация в вопросах оформления документов, характерная для периодов коллежского и министерского делопроизводства, сейчас уступила место рекомендациям. Продуманно используемые традиции создают, в том числе, основы для рационализации делопроизводства на современном этапе его развития.

Литература:

1. Белова Т.А. Приказная система в России в XVII в. // Вестник Томского государственного университета. — 2012. — №4(20). — С. 64-67.
2. Васильева А.С., Дунаева В.И. Законодательное регулирование вопросов делопроизводства в наказах первой четверти XVIII века // Модели, системы, сети в экономике, технике, природе и обществе. — 2013. — №3(7). — С. 227-231.
3. Виноградова Т.В. Состояние губернского делопроизводства в Российской империи и попытки его реформирования в первой половине XIX в. // Вестник РГГУ. — 2014. — №2(124). — С. 59-69.
4. Лаптева Т.А. Документы приказного делопроизводства для изучения истории провинциального дворянства России XVII в. // Отечественные архивы. — 2011. — №3. — С. 10-19.
5. Новохатко О.В. Стиль работы и техника делопроизводства в разрядном приказе (1676/77 г.) // Вестник Томского государственного университета. — 2008. — №314. — С. 92-94.
6. Селин А.А. Новгородские приказы в 1611-1617 годах // Отечественная история. — 2008. — №6. — С. 52-61.

Исследование исторического опыта
развития российского делопроизводства
выявляет его характерную особенность
— зависимость от действующей системы
управления. Крупные политические,
социальные и экономические реформы в
нашей стране тесно связаны с преобразованиями
в области государственного управления
и государственного делопроизводства,
которое отражает и закрепляет систему
управления, совершенствуется вместе с
ней.

Приказное делопроизводство. В период
становления Русского централизованного
государства появилось приказное
делопроизводство. В приказах
делопроизводство выделилось в особую
сферу деятельности, в них появился слой
служилых людей — чиновников, для которых
документ стал предметом профессиональной
деятельности. Таким образом, делопроизводство
как система возникло вместе с образованием
аппарата государственного управления.
В одной из своих работ С.О. Шмидт
отметил, что органы, специально
предназначенные для производства
документов, «появляются тогда, когда
общество не может нормально жить, точнее
сказать, функционировать». Приказное
делопроизводство отразило формы и
методы управления, систему построения
органов управления, их структуру на
первоначальном этапе существования
централизованного государства.
Характерной особенностью приказного
делопроизводства было то, что оно во
многом опиралось на нормы обычного
права, традиции, обычаи, переносимые из
поколения в поколение служилыми людьми.
Вместе с тем в приказах сложился
определенный порядок, выработались
технология прохождения документов по
инстанциям и нормы оформления документации,
появились разновидности документовⁱ.
Отдельные вопросы документирования в
приказном делопроизводстве были
урегулированы нормами права. Приказное
делопроизводство сыграло важную роль
в период становления и укрепления
государства, однако на следующем этапе
развития государства оно значительно
изменилось.

Коллежское делопроизводство. В
начале XVIII в. в России складывается
абсолютная монархия, которая подразумевает
сосредоточение в руках царя законодательной
и исполнительной власти. В 1720 г. по
инициативе Петра I был
составлен Генеральный регламент, который
определял задачи, функции, структуру и
порядок работы коллегий и организацию
коллежского делопроизводства. Он стал
фактически первым законодательным
актом в России, регулирующим вопросы
работы с документами в центральных
государственных учреждениях. Генеральным
регламентом устанавливались порядок
документирования работы коллегий,
правила использования печатей, вводились
элементы сохранения государственной
тайны. Значительно расширилось число
видов и разновидностей документов,
появились принципы группировки документов
в дела. Было впервые введено понятие
архивов и определен порядок сдачи в них
законченных производством дел. Таким
образом, Генеральный регламент
законодательно закрепил порядок работы
с документами с момента их создания до
архивного хранения.

Коллежское делопроизводство стало тем
краеугольным камнем, на котором строилось
российское делопроизводство в течение
почти двух последующих столетий.
Реализация положений Генерального
регламента позволила не только решить
современные задачи делопроизводства
учреждений Российской империи, но и
сохранить для потомков архивные документы
эпохи. В целом, реформы государственного
аппарата первой четверти XVIII в.
установили в России единообразную
систему организационного устройства
и делопроизводства государственных
учреждений на основе бюрократического
централизма.

Губернская реформа Екатерины II,
направленная на реорганизацию местного
аппарата управления, практически не
изменила сложившийся порядок
делопроизводства. Закон 1775 г. «Учреждения
для управления губерний Всероссийской
империи» лишь законодательно закрепил
сложившуюся иерархию не только учреждений,
но и их документацииⁱⁱ.

Министерская реформа 1811 г. и ее влияние
на развитие делопроизводства. Следующий
этап изменений российского государственного
делопроизводства наступает в начале
XIX в., при Александре I. Реформа
центрального управления, направленная
на адаптацию государственного аппарата
к сложившимся к тому времени новым
экономическим и общественным явлениям
в стране, вызывает активизацию процесса
развития делопроизводства.

25 июня 1811 г. был принят Закон «Общее
учреждение министерств», который
установил функции, структуру и сферы
деятельности министерств. С изменением
государственного аппарата происходит
реорганизация делопроизводства, которому
в процессе совершенствования системы
управления придавалось большое значение.
В министерствах создается единообразная
система делопроизводства и канцелярий
— структурных частей учреждений, где
было сосредоточено все «письмоводство»ⁱⁱⁱ.

Несмотря на позднейшие изменения
организации и структуры, принципов
деятельности и делопроизводства
отдельных министерств, «Общее учреждение
министерств» продолжало оставаться
основным законодательным актом,
определяющим порядок функционирования
министерств и системы делопроизводства
вплоть до советского периода отечественной
истории.

Вторая половина XIX века, как известно,
характеризуется существенными сдвигами
в развитии производительных сил и
экономики России. После крестьянской
реформы 1861 г. начался период
капиталистического развития. Были
предприняты реформы в финансовой сфере,
в просвещении, осуществлена военная
реформа, укреплен полицейский аппарат.
Несколько изменилась структура основного
звена центрального управления —
министерств. Однако реорганизация
государственного аппарата не затронула
общих законодательных норм, оформлявших
процессы делопроизводства.

Изменившиеся условия требовали повышения
оперативности делопроизводства. В этих
обстоятельствах отдельные организации
и учреждения обратились к методике
саморационализации делопроизводства,
поскольку сложившиеся в начале XIX в.
формы и методы делопроизводства вошли
в противоречие с быстро меняющейся
ситуацией в сфере управления в условиях
научно-технического прогресса и
социальных изменений. Уровень развития
государства требовал адекватной системы
делопроизводства. Однако многие попытки
реформирования делопроизводства не
были реализованы из-за сложившихся
исторических условий предвоенного
времени.

Таким образом, делопроизводство в период
своего развития до революций 1917 г.
прошло сложный путь от зарождения
простейших форм документирования
деятельности первых органов государственного
управления — приказов на базе традиций
и обычаев — до детально регламентированного,
основанного на законах Российской
империи государственного делопроизводства,
постепенно превращаясь из технического
элемента в важную неотъемлемую часть
государственного управления.

Зарождение советского делопроизводства.
После Октября 1917 г. наряду с
разрушением государственной машины
Российской империи было формально
ликвидировано и прежнее делопроизводство.
Возникла задача создания эффективно
действующего механизма государственного
управления и делопроизводства. Прежде
всего надо было определить технологию
и методы организации государственного
аппарата. Органам рабоче-крестьянской
инспекции (РКИ) была придана функция
контроля за работой государственного
аппарата и его совершенствования. Таким
образом, во главе работы по совершенствованию
аппарата управления появился специальный
орган с очень большими полномочиями —
наркомат по улучшению деятельности
других наркоматов.

В результате его деятельности в 1920-е
гг. сложилась система научно-исследовательских,
хозрасчетных, ведомственных и общественных
организаций по вопросам научной
организации управления, в том числе
делопроизводства. Рассмотрим, на какой
правовой базе это происходило.

Общеизвестно, что советская власть
отказалась от прежнего законодательства
и приступила к формированию новых
правовых основ функционирования
государства. Отдельные положения
декретов и постановлений советской
власти в той или иной степени касались
делопроизводства и документации. Однако
стройной системы законодательства по
вопросам делопроизводства в стране
после Октябрьской революции разработано
не было. С созданием ЦКК—РКИ вопросы
регулирования делопроизводства переходят
на ведомственный уровень.

Позитивным результатом усилий ученых
и специалистов 20-х гг. можно считать
разработку ими Правил постановки
архивной части делопроизводства в
государственных, профессиональных и
кооперативных учреждениях и предприятиях
РСФСР (1928) и проекта Общих правил
документации и документооборота (1931).
Последние правила предполагали введение
единой системы делопроизводства для
всех учреждений. Общие правила явились
серьезной попыткой разработать
общегосударственные нормы в области
работы с документами, однако они так и
остались нереализованными из-за закрытия
Института техники управления, а также
упразднения НК РКИ СССР.

Переход делопроизводства в ведение
архивных органов. С начала 1930-х гг. в
сфере делопроизводства стали более
активно проявлять себя органы управления
архивным делом. Актуальность вопросов
делопроизводства остро ощущалась
специалистами и учеными, работниками
госаппарата. Перед самой Великой
Отечественной войной в 1941 г. было
проведено первое межотраслевое совещание
по оргтехнике, на котором при рассмотрении
проблем механизации управленческого
труда высветилось тревожное положение
дел в области делопроизводства. Совещание
наметило уникальную по своей глубине
и комплексности программу по улучшению
ситуации, которая, к сожалению, не была
реализована^iv.
Тем не менее архивные органы последовательно
продолжали усиливать свое влияние на
делопроизводство.

В военные годы была предпринята попытка
создания единого нормативного документа,
регламентирующего делопроизводство.
Проект был подготовлен в 1943 г. К.Г. Митяевым
и назывался Инструкцией по постановке
документальной части и охране
документальных материалов текущего
делопроизводства в народных комиссариатах
и других учреждениях, организациях и
предприятиях Союза ССР^v.
В условиях войны проект не был принят.

В 50-е гг. роль архивных органов в
совершенствовании делопроизводства
усилилась. Этому способствовало Положение
о государственном архивном фонде Союза
ССР 1958 г., которое вместо функции
«наблюдения» предоставило архивным
органам право контроля за документальной
частью текущего делопроизводства^vi.
С этого момента архивные органы активно
встают во главе рационализации
делопроизводства. Однако объем полномочий
архивных органов не был четко очерчен.
Среди архивистов сложилось мнение, что
контроль архивных учреждений должен
распространяться на все делопроизводственные
процессы — от момента возникновения
документа до передачи его на хранение
в архив. Однако на рубеже 1950—1960-х гг.
архивные учреждения еще не были готовы
к решению таких масштабных задач^vii.

Единая государственная система
делопроизводства. В этот период
времени на повестку дня выдвигается
проблема создания единого норматива,
регламентирующего работу с управленческой
документацией в стране. В 1963 г. Главархивом
СССР был создан первый общесоюзный
нормативный документ, касающийся
делопроизводства, — Основные правила
постановки документальной части
делопроизводства и работы архивов
учреждений, организаций и предприятий
СССР, а затем началась разработка Единой
государственной системы делопроизводства
(ЕГСД)^viii.

В сентябре 1973 г. основные положения ЕГСД
были утверждены Государственным
комитетом Совмина СССР по науке и технике
и рекомендованы министерствам и
ведомствам для использования их в
практике работы^ix.
ЕГСД представляла собой научно-упорядоченный
комплекс правил, нормативов и рекомендаций
по ведению делопроизводства начиная с
момента поступления или создания
документов до передачи их в архив. В
ЕГСД также излагались требования к
организации служб делопроизводства в
учреждениях и порядок их работы. Положения
ЕГСД дополнялись Унифицированной
системой организационно-распорядительной
документации (УСОРД) и подкреплялись
соответствующими ГОСТами.

В 1980 г. было принято новое Положение о
Главном архивном управлении при Совете
Министров СССР^x,
которое значительно расширило полномочия
архивных органов в сфере делопроизводства
и возложило на них следующие задачи:
организационно-методическое руководство
организацией документов в делопроизводстве;
внедрение, развитие и совершенствование
Единой государственной системы
делопроизводства и УСОРД, научное и
методическое руководство их применением;
разработка и утверждение обязательных
для исполнения всеми организациями
правил по вопросам организации документов
в делопроизводстве. В результате
государственная архивная служба получила
возможность реально управлять качеством
создаваемых в организациях документов.

Таким образом, следует отметить, что в
70—80-е гг. ХХ в. делопроизводство адекватно
реагировало на запросы управленческой
системы бюрократического типа на базе
единых методических, организационных
и технологических принципов. В системе
государственного управления была
создана единая основа организации
документопотоков, которая обеспечила
в общегосударственном масштабе
документирование подготовки, принятия
и реализации решений, а также регулирование
сроков хранения документов в зависимости
от их практического и научно-исторического
значения^xi.

Правовое регулирование делопроизводства
в Российской Федерации. Со времени
распада СССР прошло десять лет. Становление
новой российской государственности,
ориентированной на построение
демократического правового государства
с социально ориентированной рыночной
экономикой, ставит в число государственных
задач документирование его деятельности,
сохранение документации для ее
оперативного использования и
долговременного сохранения. Изучение
предшествующего исторического опыта
показало, что эффективность решения
данных вопросов зависит от того, насколько
урегулирована в правовом отношении
системная категория «документированная
информация», которая обусловливает
жизнедеятельность всех сфер общественной
и личной жизни граждан и всех возможных
форм их ассоциаций^xii.

Анализируя нормативную базу работы с
документами в Российской Федерации,
необходимо сделать принципиальное
замечание, что постсоветская Россия
сохранила действие советских актов в
сфере делопроизводства, обеспечив тем
самым историческую преемственность и
сохранив базис для дальнейшего
нормотворчества.

Основным правовым актом, определяющим
современную государственную политику
и права граждан России в сфере
информационно-документационного обмена,
является Конституция Российской
Федерации. В ней записано: «Каждый имеет
право свободно искать, получать,
передавать, производить и распространять
информацию любым законным способом…»
(ч. 4, ст. 29).

В развитие конституционных норм на
законодательном уровне закреплены
основы государственной политики по
отношению к информации и документации.
Системообразующим актом в этой области
является Федеральный закон «Об информации,
информатизации и защите информации»^xiii.

Этот закон содержит ряд важнейших
основополагающих положений для
документационного обеспечения управления:
он определяет терминосистему, порядок
документирования информации и перевода
ее в информационные ресурсы, устанавливает
ответственность государства и его
органов за решение этих вопросов,
называет перечень обязательной
документированной информации, которую
должны вести организации — юридические
лица. Значительную роль в системе
информационного законодательства
играет Закон Российской Федерации «О
государственной тайне» от 21 июля 1993 г.^xiv

С учетом того, что существует мировое
информационное пространство, возникла
необходимость правового регулирования
отношений в области передачи информации
за пределы Российской Федерации и
получения ее извне. Этот процесс
осуществляется на основе Федерального
закона «Об участии в международном
информационном обмене»^xv.

Данный правовой акт содержит ряд
положений, которые имеют важное значение
для обмена документированной информацией.
Закон определяет порядок ввоза и вывоза
такой информации и накладывает ограничения
на перемещение через границу РФ
документированной информации, отнесенной
к государственной тайне или иной
конфиденциальной информации, к
общероссийскому национальному достоянию;
к архивному фонду; к иным категориям
документированной информации, вывоз
которой может быть ограничен
законодательством РФ. Таким образом,
информационное право по отношению к
документированной информации дополнилось
регулированием международного обмена
ею.

Правовое регулирование отношений в
области использования электронной
цифровой подписи осуществляется в
соответствии с Федеральным законом «Об
электронной цифровой подписи», Гражданским
кодексом Российской Федерации, другими
федеральными законами и принимаемыми
в соответствии с ними иными нормативными
правовыми актами Российской Федерации,
а также осуществляется соглашением
сторон^xvi.

Согласно закону, электронная цифровая
подпись — реквизит электронного
документа, предназначенный для защиты
данного электронного документа от
подделки, полученный в результате
криптографического преобразования
информации с использованием закрытого
ключа электронной цифровой подписи и
позволяющий идентифицировать владельца
сертификата ключа подписи, а также
установить отсутствие искажения
информации в электронном документе. В
определенных условиях, электронная
цифровая подпись в электронном документе
равнозначна собственноручной подписи
в документе на бумажном носителе.

Отношения в архивном деле являются
предметом Основ законодательства об
Архивном фонде Российской Федерации и
архивах, которые регулируют формирование,
организацию хранения, учет, использование
архивов и архивных фондов и управление
ими в целях обеспечения сохранности
архивных документов и их всестороннего
использования в интересах граждан,
общества и государства. Однако этот
законодательный акт совершенно не
касается вопросов делопроизводства.

Можно констатировать, что российское
информационное законодательство
регулирует лишь часть отношений,
возникающих в сфере документирования
информации, а архивное законодательство
решает только вопросы архивного хранения
документов. В определенной степени
вопросы документирования, документального
оформления взаимоотношений субъектов
права устанавливаются в законодательных
актах, посвященных отдельным предметным
областям, например, законах о нотариате,
бухгалтерском учете, налогообложении
и т. д., а также в законодательных
кодексах (ГК РФ, УПК РФ и других). В
последнее время возникла тенденция
сокращения и без того небольшого
количества действующих нормативов.

Государственная система документационного
обеспечения управления (1991), является
ведомственным актом. Отменен стандарт,
устанавливающий требования к оформлению
организационно-распорядительных
документов. В полном объеме действует
лишь Типовая инструкция по делопроизводству
в федеральных органах исполнительной
власти (2001). В этих условиях возникает
естественный вопрос: а необходимо ли
нам в российских условиях правовое
регулирование работы с документами в
управлении?

Зарубежный опыт. В США с 1950 г. действует
законодательство по управлению
федеральной документацией. В 1980 г. принят
Закон о сокращении работы с документами,
направленный на создание единой правовой
основы для этой области административной
деятельности. В системе Национального
архива США функционирует специальное
подразделение, которое ведает вопросами
управления документацией.

В ФРГ 26 июля 2000 г. правительство приняло
новые Общие правила работы федеральных
министерств, в которых подробно
представлены организационно-технологические
процедуры обработки документации на
бумажной основе и принципиальные
указания по работе с электронными
документами. Указанные правила созданы
в рамках государственной программы
«Современное государство — современное
управление»^xvii.

Аналогичные примеры можно привести из
практики других государств: Австралии,
Финляндии, Англии, Чехии и др. Из республик
СНГ наибольшего внимания в этом плане
заслуживает законодательство Казахстана,
Белоруссии, Киргизской Республики.

Особенно активно за рубежом в последнее
десятилетие ведется работа по
законодательному обеспечению внедрения
информационных технологий обработки
документов и электронного документооборота
в сферу управления и взаимоотношений
государственных структур с гражданами.
В США в 2000 г. принят закон «О содействии
использованию электронных документов
и подписей в торговле между штатами и
во внешней торговле». Представляет
интерес опыт Великобритании по обеспечению
граждан стандартными формами документов
в электронном виде, а также опыт Швеции,
где государственные учреждения в 1999 г.
95% закупок осуществляли при безбумажном
оформлении сделок, а также Австралии,
где специальная система позволяет
обеспечивать электронные технологии
при оплате коммунальных платежей,
оформлении актов гражданского состояния,
получении лицензий и иных разрешений,
и т. д.

Этот далеко не полный перечень примеров
показывает, что законодательное
обеспечение работы с документами в
государстве является решаемой задачей.
Общая тенденция усиления правового
обеспечения жизнедеятельности российского
государства актуализирует вопрос о
ликвидации законодательной лакуны в
сфере регулирования вопросов управления
документацией. Необходима разработка
федерального закона «О документационном
обеспечении управления».