В числе этих компаний входят наши фирмы поставщики ошибка

До пятницы 31 марта заказчики должны отчитаться о закупках у субъектов малого предпринимательства и социально ориентированных некоммерческих организаций (СМП и СОНО) за 2022 год. Отчитываться придется в новом повышенном размере. Помимо этого появились заказчики, которые не обязаны готовить отчет. Каких ошибок избегать при подготовке отчета, читайте в статье: какие контракты включить в отчет, что ЕИС не подтянет в отчет и другое.

Ошибка 1. Не закупали у малых предприятий – не нужно отчитываться

Действительно, есть категории заказчиков, которые не готовят отчет о закупке у СМП. Две категории исключений ввели с этого года. Первые – это  заказчики из специального перечня Правительства. В него входят Минобороны, СВР, ФСБ, Росгвардия, ФСО, а также их подведомственные учреждения и унитарные предприятия. Второе исключение – это заказчики из новых регионов России. Они вправе вообще не применять в этом году правила о закупках у СМП и СОНО, это касается и сдачи отчета. Но все остальные обязаны отчитаться о закупках у СМП и СОНО, даже если не проводили закупки у малых предприятий. В этом случае нужно сделать отчет в ЕИС и поставить нули во всех разделах.

Штрафы за отчет о закупке у СМП
50 000 руб. – не разместили отчет (ч. 3 ст.7.30 КоАП)
50 000 руб. – закупили меньше 25% (ч. 11 ст.7.30 КоАП)
15 000 руб. – сдали отчет позже срока (ч. 1.4 ст.7.30 КоАП)
15 000 руб. – заполнили не все разделы отчета (ч. 1.4 ст.7.30 КоАП)

Ошибка 2. Отчитаемся о закупках у СМП в размере 15%

Действительно, в прошлом году за 2021 год можно было отчитаться в размере 15% от совокупного годового объема закупок. Но в этом году обязательный объем закупок у СМП увеличили на 10%. Соответственно в 2022 году закупить у СМП нужно было в повышенном размере – 25% от совокупного годового объема закупок. Если не выполнить этот объем, то заказчика оштрафуют на 50 тыс. руб.

Однако для отчета из совокупного годового объема заказчикам нужно вычесть закупки-исключения. Это уменьшит сумму, от которой надо считать обязательный объем закупок у СМП. Соответственно это уменьшит итоговую сумму таких закупок. Например, совокупный годовой объем закупок 13 млн. руб. Сумма всех закупок-исключений – 3 млн. руб. Значит, совокупный годовой объем закупок для отчета СМП – 10 млн. руб. А обязательный объем закупок у СМП и СОНО – 2,5 млн. руб. Если бы не было закупок-исключений, то обязательный объем составил бы 3,25 млн. руб.

В этом году расширили перечень закупок-исключений. Теперь федеральные и региональные органы власти, их подведомственные учреждения и унитарные предприятия, а также муниципальные медорганизации должны помимо стандартных исключений также отнять от своего совокупного годового объема – закупки лекарств и медизделий. Эта норма значительно снижает нагрузку по обязательной доле закупок у СМП.

Ошибка 3. Отчет формируется автоматом – проверять в нем нечего

Большая часть информации в отчете сформируется в ЕИС автоматически. Для этого достаточно нажать на гиперссылку «Заполнить на основании сведений из реестра контрактов» или «Заполнить на основании сведений о размещенных закупках». Такие ссылки есть над каждым блоком отчета. Но после автоматического заполнения отчета в нем, скорее всего, будут ошибки. Их придется исправить вручную.

Основная ошибка – подтягиваются не все контракты с СМП и СОНО. Такое происходит, когда заказчик не поставил в реестре контрактов галочку в графе «статус СМП или СОНО» в сведениях о поставщике. Чтобы проверить и исправить, нужно отсмотреть весь список контрактов в форме отчета.

Другая ошибка автоматического заполнения связана с тремя видами контрактов – переходящими, контрактами с кредиторской задолженностью и расторгнутыми контрактами. В них не всегда понятно, какую сумму исполнения нужно указать в отчете. По общему правилу нужно указывать сумму, которую фактически оплатили по контракту в отчетном году.

Ошибка 4. Все контракты, которые оплатили в 2022, попадут в отчет автоматически

Это не так. Часто переходящие контакты, например, на оплату коммунальных платежей с января 2022 года по январь 2023 года, не попадают в отчет автоматически. Причина в том, что неверно указан год во вкладке «за счет бюджетных средств» и «за счет внебюджетных средств». Если на вкладке указано, что контракт оплачивается за счет средств 2023 года, но фактически его оплатили в 2022 году, то контракт не попадет в отчет автоматически.

Чтобы исправить это, в ЕИС нужно вернуть нужные контракты на исполнение. Потом исправить в карточке контракта год финансирования. После этого исправления публикуют в реестре и снова закрывают контракты.

Ошибка 5. Всех субподрядчиков из числа СМП можно включить в отчет

Не всех. Если подрядчик привлек субподрядчиков из числа СМП для поставки материалов, а не выполнения работ, то не включайте их в отчет.

Действия подрядчика неправомерны. Он должен привлечь субподрядчиков именно на выполнение работ по контракту, а поставки материалов не являются работами. Если в контракте заказчик указал обязанность поставщика привлечь к выполнению работ субподрядчиков из числа СМП и СОНО, то поставщик обязан отразить объем работ, который выполнили такие организации. Объем устанавливают в процентном соотношении от НМЦК (п. 5 ст. 30 Федерального закона № 44-ФЗ).

Ошибка 6. Обязательно готовим бумажную версию отчета

Сдавать отчет в бумажной версии заказчикам не нужно. Но если в организации сохранили бумажный документооборот, то заказчик может сделать бумажную версию отчета для себя. Важно —  чтобы информация в бумажной версии совпадала с теми сведениями, которые подали в ЕИС.

Ошибка 7. Отчет о закупках у СМП подписывает только руководитель

Нет нормы, которая обязывает подписывать отчет именно руководителя. Это должен быть любой уполномоченный сотрудник заказчика. Обычно такого сотрудника определяют в локальных актах. Чаще всего это контрактный управляющий или руководитель контрактной службы. Кстати, если отчет не разместили, а во внутренних документах не указали, кто за него отвечает, то оштрафуют руководителя. Штраф составит 50 тыс. руб. А еще, если не определить в локальных актах сотрудника, который контролирует выполнение размера закупок у СМП и СОНО, а только указать того, кто размещает отчет, то штраф за недобор опять заплатит руководитель организации.

ЗАКАЗАТЬ ПОДГОТОВКУ ЗАЯВКИСведения о характеристиках товаров

Грубые ошибки поставщиков-победителей на этапе заключения контракта, которые обернулись штрафами и даже включением в РНП

Автор ПОЛИНА ДВЕНАДЦАТОВА

Простая удачная схема: участник предлагает наименьшую цену на электронном аукционе, побеждает и думает лишь о том, как сэкономить на исполнении и побольше заработать.

Победитель не учитывает, что в Законе № 44-ФЗ существует масса процедурных правил, нарушив которые, он останетcя без контракта, еще не успев его подписать. В такие ловушки могут попаcть и опытные поставщики, но особенно обидно будет новичкам, у которых первая победа в тендере обернется включением в РНП.

Изучите примеры из практики и выучите главные правила, чтобы не повторять эти ошибки.

Если вас признали победителем в ходе сложной и регламентированной процедуры определения поставщика, есть еще много вариантов, когда вас признают и уклонившимся от заключения контракта, хотя вы уже и начинаете подсчитывать будущую прибыль. А когда вас официально признают уклонистом — включат в РНП на два года, а в особо неприятных случаях заказчик дополнительно взыщет убытки или назначат дополнительный штраф (определение ВС № 309-ЭС18-7005 от 14.06.2018 по делу № А07-6567/2017).

Нужно вспомнить всего два правила, чтобы успешно подписать контракт:
1) соблюсти сроки направления подписанных электронных документов: проекта контракта и протокола разногласий;
2) своевременно предоставить надлежащее обеспечение исполнения контракта, соблюдая антидемпинговые требования.

Однако на практике даже добросовестные поставщики, соблюдающие оба правила, могут попасть в нестандартные ситуации. И даже если антимонопольная служба установит отсутствие в их поведении признаков преднамеренного уклонения, подписание контракта не удастся спасти.
Далее рассмотрим главные ошибки победителей, которые не только не позволили им подписать контракт, но и привели поставщиков в РНП.

Ошибка 1. Рассчитывать подправить условия по ходу дела — уже после подписания контракта

Главное правило: изменять существенные условия контракта после подведения итогов конкурентной процедуры нельзя. Поэтому внимательно читайте проект контракта и в случае противоречий направляйте запросы на разъяснение документации и согласовывайте изменения на этапе подачи заявок. Еще раз повторяем: на этапе подачи заявок.

Поставщик заблуждается, если рассчитывает согласовать с заказчиком изменение существенных условий контракта на этапе подписания документа. Например договориться о замене материалов, скорректировать сроки и объемы работ — все это сделать не получится. Победитель электронной процедуры вправе указать в протоколе разногласий исключительно положения контракта, не соответствующие изначальной документации и (или) извещению о закупке и своей заявке (ч. 4 ст. 83.2 Закона № 44-ФЗ). Поэтому для внесения любых уточнений в техническое задание необходимо пользоваться механизмом запросов на разъяснения документации во время подачи заявок. Это позволит избежать победителю признания его уклонившимся и станет весомым аргументом в пользу поставщика в случае перенесения спора в антимонопольную службу.

Пример

Поставщика включили в РНП, так и не заключив контракт. При размещении извещения на оказание услуг по техническому обслуживанию систем контроля и управления доступом заказчик некорректно подал информацию. Можно было двояко понять, как именно давать ценовое предложение — стоимость работ в расчете на месяц или на весь срок контракта. В результате победителем было подано ценовое предложение в размере ежемесячного технического обслуживания. Исполнитель не заметил, что в пункте проекта контракта суммарная стоимость работ определяется с отсылкой к приложению, в котором условной единицей цены контракта обозначена стоимость ежемесячного технического обслуживания. Только потом выяснилось, что цена контракта должна составлять суммарную стоимость технического обслуживания за весь период действия контракта, то есть за 10 месяцев (решение Ульяновского УФАС от 20.03.2020 по делу № РНП-73-36).

Смотрите, как развивались события в еще трех похожих обстоятельствах. Аналогично в деле Ярославского УФАС от 28.02.2020 № 5–03/31П-20(76–29) победитель при расчете рентабельности выполнения заказа на изготовление гимнастических скамеек ошибочно определил стоимость материала, из которого нужно было выполнить требуемый к поставке товар, а именно: перепутал натуральный цельноламельный массив сосны, заявленный заказчиком, с материалом «дерево сосна 6 метров». Впервые принимая участие в государственной закупке, предприниматель сразу попал в РНП.

В деле Татарстанского УФАС от 29.10.2019 № 04–04/16197 победитель посчитал ремонт дорог «экономически невыгодным» для себя, так как заказчик дополнил смету работами без изменения начальной цены. При этом участник не воспользовался правом на запрос и не отозвал заявку. Подобный подход был наказан не только включением в РНП, но и возбуждением административного производства о наложении штрафа в размере 50 тыс. руб. по части 3 статьи 7.32 КоАП.

Другой участник не смог добиться отмены решения ФАС о включении его в РНП, поскольку в протоколе разногласий по закупке программного обеспечения он просил исключить из контракта возможность установки программы на компьютеры с 32-битными процессорами. Сведения об участнике остались в реестре (решение Арбитражного суда г. Москвы от 13.02.2019 по делу № А40-282322/ 18-146-2355).

Ошибка 2. Думать, что протокол разногласий всегда даст вам отсрочку на заключение контракта

Главное правило: не направляйте заказчику протокол разногласий с формальными замечаниями к условиям контракта.

Каждый участник конкурентной процедуры должен знать, что контрольные органы и суды встают на сторону заказчика, когда победители намеренно затягивают подписание контракта путем направления протокола разногласий по формальным причинам. Если такое затягивание сопровождается непредставлением обеспечения исполнения контракта — это прямой путь в РНП.

Пример

В деле № А40-220502/18 победитель закупки, не успевая получить банковскую гарантию, чтобы обеспечить исполнение контракта, направил заказчику протокол разногласий с формальным требованием исправить в тексте контракта орфографию и пунктуацию. Заказчик признал победителя уклонившимся от заключения контракта. Участник попытался оспорить это решение, но УФАС и суд встали на сторону заказчика и установили, что победитель не мог подписать контракт вовремя, поскольку не получил банковскую гарантию, а протокол разногласий составил, чтобы затянуть время подписания. Сведения об участнике остались в РНП (постановление Арбитражного суда Московского округа от 27.06.2019 по делу № А40-220502/18.

Аналогично воспользовался формальным протоколом разногласий в целях продления сроков получения банковской гарантии победитель в деле Хабаровского УФАС от 05.02.2020 № 7–3/45.

В деле Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 19.08.2019 № А53-25881/2018, где суд поддержал заказчика и антимонопольную службу, победитель в протоколе разногласий настаивал на изменении почтового адреса.

Были включены в РНП участники, которые в протоколе разногласий, указали на необходимость доработки проекта контракта относительно контактной информации в деле Ярославского УФАС от 05.03.2020 № 05–03/34П-20(76–32) и преамбулы контракта в деле Бурятского УФАС от 22.01.2020 № 003/06/104–16/2020. При этом обеспечение исполнения контракта так и не было направлено заказчику.

Ошибка 3. Рассчитывать, что технический сбой на площадке (даже реальный) — основание не подписывать контракт

Главное правило: ссылки участников закупок на технические сбои при предоставлении обеспечения исполнения контракта не являются оправданием уклонения от заключения контракта. Суды во многих регионах не признают такой аргумент.

В ряде дел контролирующие органы и суды указывают, что аргументы победителей о технических сбоях в момент направления платежного поручения или банковской гарантии подлежат отклонению. При должной степени заботливости и осмотрительности у победителя торгов имеется возможность проверить соответствие обеспечения исполнения контракта требованиям Закона № 44-ФЗ. Участник закупки должен осознавать то обстоятельство, что он вступает в правоотношения по расходованию бюджетных средств на общественные экономически-значимые цели, что требует от него большей степени ответственности (определение ВС от 26.09.2016 по делу № 303-ЭС16-6907, решения Челябинского УФАС от 23.04.2020 № 074/06/104–833/2020 по делу № РНП-74-170/2020 и от 24.05.2019 № 074/06/104–731/2019).

Пример

Так, в деле Ульяновского УФАС от 21.01.2020 № РНП-73-13 участник заявил, что не смог подписать контракт, так как в арендуемом им помещении произошел прорыв системы отопления, в результате которого была повреждена вся оргтехника общества, в том числе ноутбук, на котором установлено программное обеспечение, необходимое для подписания контракта. Однако, как установила комиссия контрольного органа, факт прорыва системы центрального отопления не был зафиксирован ни в дежурно-диспетчерской службе администрации, ни в ресурсоснабжающей организации. При отсутствии подтверждения факта прорыва в системе центрального отопления комиссией не были приняты во внимание договор на ремонт оргтехники и иные документы.

Вкратце приводим аналогичную практику других регионов. Еще один победитель пытался оправдать неподписание контракта тем, что в назначенный день в компании отсутствовала связь из-за ненадлежащего оказанием услуг связи оператором, с которым обществом был заключен договор. Контролеры указали, что заключение договора на оказание услуг является следствием прямого волеизъявления самого участника закупки и не может считаться непредвиденным (решении Хабаровского УФАС от 06.03.2020 № 7–1/56).

В другом деле контракт не был подписан в связи с неисправностью компьютера, на котором установлена электронно-цифровая подпись, используемая для подписания контракта. Комиссия не стала включать предпринимателя в РНП, но привлекла его к административной ответственности по части 2 статьи 7.32 КоАП (решение Татарстанского УФАС от 24.01.2020 № 04–08/800).

Окончательная точка в отклонении аргументов поставщика о внешних технических сбоях при предоставлении обеспечения и подписании контракта поставил Верховный суд сразу в двух своих определениях. В первом деле суд не признал достаточным основанием для отмены решения ФАС выход из строя электронного ключа подписи при подписании контракта, а во втором деле — блокировку расчетного счета заявителя ввиду внесения налоговым органом записи в ЕГРЮЛ о недостоверности сведений (определение ВС от 21.10.2019 № 305-ЭС19-18719 по делу № А40-268787/2018, от 27.01.2020 № 305-ЭС19-26107 по делу № А40-299286/2018).

Ошибка 4. Рассчитывать, что банк всегда выручит, раз вы оформили банковскую гарантию

Главное правило:нельзя рассчитывать только на банковскую гарантию в качестве обеспечения исполнения контракта. Вы всегда должны иметь запасные денежные средства.

Напомним, что представление банковской гарантии, не соответствующей требованиям Закона № 44-ФЗ, является не только основанием для признания победителя торгов уклонившимся от заключения контракта, но и основанием для признания контракта ничтожным (Обзор судебной практики, утв. Президиумом ВС 28.06.2017).

Основанием для отказа в принятии банковской гарантии, представленной в качестве обеспечения исполнения контракта, является отсутствие информации о ней в реестрах банковских гарантий, несоответствие документации о закупке или условиям, указанным в частях 2 и 3 статьи 45 Закона № 44-ФЗ.

Загвоздка с банковской гарантией в том, что, даже если победитель направит ее заказчику с просьбой проверить содержание документа, в обязанности заказчика не входит согласование проекта банковской гарантии до подписания контракта со стороны победителя. Указанная переписка не будет принята во внимание контролером при возникновении спора (решение Камчатского УФАС России от 11.11.2019 по делу № 041/06/34–397/2019).

Напротив, прежде чем представить гарантию заказчику у добросовестного победителя, всегда имеется возможность перепроверить ее достоверность и корректность, а также заменить ее с учетом требований, содержащихся в документации о закупке. В том числе существует возможность получения банковской гарантии в ином банке.

6 мая 2020 года ЕИС было анонсировано, что благодаря новым функциональным возможностям участники закупок смогут в онлайн-режиме отслеживать включение банками в реестр информации о выданных им гарантиях для участия в открытых электронных процедурах, проверять наличие в реестре гарантий, выданных под обеспечение исполнения контракта или гарантийных обязательств.

Тем не менее, учитывая средний срок оформления банковской гарантии (1–2 недели), а также сжатые сроки заключения контракта, участнику всегда необходимо иметь резервные средства для перевода обеспечения исполнения контракта в случае непредвиденных обстоятельств.

Примеры

Два небольших примера. В первом победитель прикрепил нечитаемый файл с гарантией. А в реестре банковских гарантий ни заказчик, ни контрольный орган такую гарантию не обнаружили. Поставщика признали уклонистом (решение Новгородского УФАС от 15.01.2019 № РНП-53-86).

Во втором случае индивидуальным предпринимателем не был подписан проект контракта по причине смены агента по выдаче банковских гарантий для обеспечения исполнения контракта. В обоих случаях победители были включены в РНП, потеряв не только контракты, явившиеся предметом спора, но и другие государственные заказы, по которым они являлись победителями (решение Липецкого УФАС от 24.06.2019 № РНП-48-86с/19).

Важнейший прецедент был создан определением ВС от 11.03.2020 № 306-ЭС20-860 по делу № А65-2780/2019. Изначально региональный контролер из Татарстана не включил победителя в РНП, так как считал, что сам по себе отказ банков в выдаче банковской гарантии и отсутствие денежных средств для внесения в качестве обеспечения исполнения — смягчающие обстоятельства и могут служить оправданием для невключения поставщиков в РНП. Примечательно, что и другие региональные контролеры считали, что активное обращение в банки, направление обращения заказчику свидетельствовали об отсутствии намерений в уклонении от заключения контракта (решение Алтайского республиканского УФАС от 19.09.2019 по делу № РНП04-166/19). Но Верховный суд считает совсем иначе. Поэтому всем поставщикам теперь следует учитывать позицию Верховного суда о том, что отказ банков в выдаче гарантий не является благосклонным основанием для поставщика избежать РНП.

Часть 1.

За время работы консультантом я встречал разное отношение к проблемам:

От жесткого неприятия: «у нас все было хорошо и не было никаких проблем, пока вы не начали о них говорить» с одной стороны, и отношения исключительно как источнику ресурсов — с другой.

Часть из них, безусловно, берется «от сырости», то есть от окружающей среды, но это менее половины от всех ошибок, а остальные, конечно же, возникают как последствия неправильных действий поставщиков в этой работе.

Я анализировал работу разных компаний, стараясь понять что общего в проблемах поставщиков, для того чтобы вычленить источники этих проблем над которыми нужно работать в первую очередь.

Надо сказать, это не очень простая работа, потому что поставщики, вернее их представители и руководители в массе своей не очень охотно делятся этим опытом, одни думают, что это тайное знание, полученное в результате их жертв, и именно это знание теперь обеспечит им конкурентное преимущество.

Другие стесняются об этом говорить, объясняя свои провалы странным стечением обстоятельств, третьи вообще ничего не говорят. При проведении исследований на вопросы об ошибках и проблемах связанных с ними соглашался отвечать каждый 12-й из всего количества опрошенных.

Готовя эту статью, я решил еще раз проверить эти предположения и разместил топик посвященный проблемам на нескольких деловых форумах, где люди обсуждают тематику работы с розничными сетями. Самый активный был, конечно же, на Retail.ru хотя и вытянул он благодаря уважаемому Шведу, именно под таким ником этот участник помогал людям, рассказывая о своих наблюдениях и опыте. За что ему отдельное спасибо, а также спасибо всем кто принял в участие в обсуждении этой темы.

Но, как правильно заметили посетители форума, подобные темы редко вызывают оживленный интерес сообщества. Напротив же, когда речь заходит о разного рода «волшебных инструментах работы с сетями», то сервера начинают испытывать нагрузку от желающих написать « .. и мне на почту скиньте пожалуйста J»

В то же время именно обсуждение ошибок, причин их возникновения является единственным путем совершенствования навыков и умения работать со сложными клиентами.

Ошибки есть следствие слабости подготовки, незнания, а также недостаточности понимания происходящих процессов. Поэтому работая со своими, а лучше с чужими ошибками, продавец развивает себя.

Работа над ошибками позволяет получать дополнительные ресурсы, на которые конкуренты даже не претендуют. Ресурсы — находящиеся внутри самого продавца.

В этой статье я затрону часть ошибок, их причин и последствий, а более полный анализ опубликую в своей новой книге, выход которой планируется осенью. Читатели Школы Поставщика первыми получат возможность узнать, где ее можно будет купить.

Ну, начнем по порядку.

№ 1. Стратегические ошибки.

С чего начинается работа с любым клиентом? С понимания того, зачем он тебе нужен, то есть с цели.

А вот именно с этим зачастую и проблема у большего числа поставщиков. Вопросы целей, а также будущего развития своих продаж и своей компании, как в канале розничных сетей, так и в рамках одной сети, на удивление, мало заботят руководителей.

Я постоянно слышу от таких специалистов: «Главное «войти в матрицу…», «качнуть продажи, а потом разберемся…», «нам бы побольше сетей сейчас вскрыть…» .

Но то, что чаще всего они видят потом, вызывает холодный пот у собственников, наблюдающих количество нолей в графе «убытки».

Исходя из такой тактики, проявляется одна из самых распространенных ошибок, это – 

«Ковровое» вхождение в сети, когда компания «ломится» во все РС не только региона, но и страны, независимо от формата и ценовой категории. Естественно, это приводит к распылению ресурсов, нарушению позиционирования товара и многим другим потерям, которые накопившись ломают даже финансово сильные компании.

Компании поменьше совершают другую, но не менее опасную ошибку.

Они ориентируются на малое количество клиентов. В рамках этой ошибки они отдают одной из РС более 35 % от своего общего товарооборота. Пока все хорошо — такая тактика срабатывает, работа с двумя тремя клиентами позволяет хорошо настроиться на их требования, соответствовать всем условиям. Такой подход способствует снижению издержек на персонале (ведь все понятно и предсказуемо), более точному прогнозированию своих продаж, снижению издержек на логистику и т.д.. Казалось бы, все хорошо, почему же это ошибка?

Такой подход приводит к зависимости от РС, снижению рентабельности по всему обороту, увеличению давления со стороны сети. Как только сеть понимает, что вы от нее зависите, вы сразу столкнетесь с таким давлением, что издержки на эту сеть взлетят как скоростной лифт.

Я часто встречал компании, которые работали с двумя сетями, поделив между ними свой товарооборот. Теперь большинства из них уж нет. Даже странам нельзя зависеть от одного-двух партнеров, потому Россия и строит Южный и Северный потоки, хотя у нее есть ядерное оружие.

У поставщиков его нет, потому им разделение своих объемов между разумно большим количеством клиентов тем более нужно.

Проблем целеполагания при работе с РС — море разливанное, поэтому все их в одной статье не перечислишь, да я и не ставил такой задачи. Вы их можете наблюдать в работе своей компании, конкурентов или ваших знакомых. Анализируйте, почему они происходят, какие последствия приносят, это и есть путь совершенствования навыков менеджера по работе с сетевыми магазинами.

Если после прочтения статьи хотя бы часть компаний об этом задумаются, не так как сегодня, а по-настоящему, уже будет превосходно, я бы даже сказал сказочно!

Существует инструмент профилактики такого рода ошибок, не сложный и не очень дорогой.

Нужно, чтобы люди ответственные за принятие решений задали себе несколько вопросов:

· Зачем нам нужна эта сеть?

· Какой объем прибыли мы хотим от нее получить? В этом году. В следующем.

· С помощью каких инструментов можно будет этого достичь?

· Какие еще выгоды мы сможем от этого получить?

· С какими проблемами столкнемся?

· Как их можно будет избежать? Что для этого нужно сделать?

· Сколько все это будет нам стоить?

· Нам все еще это нужно?

В своем дистанционном курсе Ритейл – менеджер я даю специальные инструменты, с помощью которых можно на эти вопросы ответить.

Но для многих компаний уже будет полезно, если руководство ответит на них письменно, потому что устно – это не ответ, а размышления.

В 82% компаний нет ответов на эти вопросы, в 48% компаний эти вопросы даже серьезно не обсуждались.

Проверьте, прав я или нет – сделайте мозговой штурм по этим вопросам, узнаете много интересного.

№ 2. Маркетинговые

Второй блок ошибок, относящихся к стратегии, можно условно назвать «ошибки маркетинговые».

Это ошибки связанные с позиционированием товара, со способами его продвижения, а также с методами оценки.

Вследствие «коврового вхождения», товары часто попадают в сети, не соответствующего им формата по цене или конечному потребителю.

Например, дорогие продукты питания в дискаунтере или наоборот, дешевые в субпремиальной сети.

Закупщиков разных сетей постоянно атакуют с предложением о вводе своего «чудесного ассортимента» сотни компаний, вот несколько ярких примеров:

o Мясные консервы «средний—», любой ценой хотели завести в Азбуку Вкуса (форум Retail.ru)

o Алкогольные коктейли за 20 рублей в базовом прайсе уже в Глобус Гурме, как они объяснили, потому что у них качество высокое.

o Водка «средний +» в «Копейку», хотя известно, что «Копейка» дискаунтер, и поставить–то туда можно, но будет ли продаваться?

Таких примеров у каждого закупщика наберутся сотни в месяц, даже не за всю биографию.

И по сей день, компании с настойчивостью достойной лучшего применения, бьются в надежде, что или сеть поменяет свой формат под их товар, или целевые покупатели сжалятся и начнут заходить в магазины именно в поисках их товара.

Следующим этапом развития этой ошибки идет попытка раскачать продажи товара в несоответствующем ему месте. На что тратятся деньги, время, силы компании, а в итоге все равно вывод из ассортимента или серьезные убытки.

Но если товар не соответствует позиционированию розничной сети, подобные попытки почти всегда обречены на неудачу, за исключением случаев, когда товар неправильно позиционирован изначально.

Еще одной ошибкой при выработке маркетинговых решений является односторонний подход к оценке рыночной ситуации.

Эта ошибка проявляется в том, что принимая маркетинговые решения, компания делает выводы на основе продажи в 1-2 крупных розничных сетях, надеясь, что эти данные продаж репрезентативны для всех каналов сбыта.

Но есть нюанс, при количественном росте розничной сети – открытии новых магазинов, продажи товара растут, или же сеть усердно занималась акциями, и ваш товар в них регулярно участвовал и т.д. В общем, смысл в том, что продажи, рост или падение по одной-двум даже крупным сетям могут быть ситуативными и не соответствовать рынку.

Рост или падение продаж по продукту в одной-двух сетях, должен подтверждаться изменениями не только по другим сетям, но и по другим каналам сбыта.

Если не учитывать такие аспекты, то очень вероятно оказаться либо с результатом ошибки закупщика, который затоваривал новые магазины или наоборот игнорировал ваш товар.

Любая, даже такая крупная сеть как Магнит или Х5, не могут быть однозначно бесспорными источниками информации о рыночной ситуации. Более того, нельзя полагаться на их обещания и мнения.

У меня в практике был такой пример, одна алкогольная компания завела в крупную сеть гипермаркетов 4 SKU испанского вина.

Оно там неплохо пошло, и на радостях под открытие новых 10 гиперов, этот поставщик заключил контракт на большие закупки с производителем, в надежде, что сеть гипермаркетов обеспечит ему стабильный сбыт.

Но еще раньше, чем пришли первые фуры, поменялся закупщик, была скорректирована ассортиментная политика, и их позиции исключили из матрицы.

Насколько знаю, продавали эти запасы почти год, благо срок хранения большой, а вот в других каналах этот ассортимент почти не продавался.

Еще одна, почти летальная ошибка, это — Нарушение ценового позиционирования товара при продаже. То есть использование либо больших скидок, или очень дорогих акций типа: 2+1, 2 по цене 1 и т.д. при всем том, что это сразу порой увеличивает продажи, в большинстве случаев это приводит к разрушению образа товара в глазах клиента, сокращению жизни товара (торговой марки) и самое главное – это снижает прибыль компании, зачастую ничего не давая взамен, кроме кратковременного всплеска продаж.

Сегодня вообще часто говорят о цене, как о единственном инструменте увеличения продаж. Сети и поставщики все свои переговорные танцы выстраивают вокруг цены.

Если вы считаете, что только цена определяет объем продаж, то представьте себе ситуацию, вы где-то в районном центре, в центральной России. Заходите в магазин и видите Хенесси по 500 рублей за 0.5, а рядом стоит коньяк Московский за обычную свою цену, что вы купите с большей степенью вероятности для себя, не в подарок?

В этом случае низкая цена большинство покупателей знакомых с товаром, отпугнет, потому что нарушено позиционирование товара.
А представьте, что Хенесси будет продаваться по 500 рублей в течение года, для «промо». Насколько вероятно, что он сможет потом вернуть себе свои 2500? И сколько покупателей он при этом потеряет?

Крупные компании, думающие о будущем, не снижают цену в разы, это убивает товар, а долгосрочные продажи не увеличивает.

Поэтому прежде чем участвовать в «супер выгодной» акции 2 по цене одного или 2+1, подумайте, сколько денег за год вы потеряете в регионе, увеличив продажи в этом магазине в течение недели.

Заканчивая разговор о маркетинговых ошибках, коих тоже несметное множество, достаточно пройти по ключевым сетям и посмотреть на полки чуть повнимательнее, хочу сказать, что поиск ошибок не только у себя, но других участников рынка, более чем полезное занятие. Особенно в такой чувствительной области как маркетинг и целеполагание.

№3 Переговоры и процессы.

Как бы ни были серьезны последствия ошибок в стратегии, ошибки в переговорах и процессе работы с РС, разбирать, конечно же, гораздо веселее.

Продолжение следует…

www.retail.ru

Взаимодействие с поставщиками – основа успешной работы компании. Правильный выбор поставщика и эффективное сотрудничество с ним обеспечивают развитие производства, минимизируют возможные риски для бизнеса.

Виды поставщиков 

Выбор поставщика – одна из приоритетных задач руководителя. Взаимодействие с поставщиками сырья и продукции влияет на расходы компании по приобретению производственных ресурсов, включая их транспортировку, а также обеспечивает стабильность поставок, минимизирует возможные простои оборудования и рабочих по вине партнеров.

Самым распространенным разделением поставщиков является классификация по функционалу (участию в производстве): производители и посредники.

Производители

Официальные производители – преимущественный вид поставщиков. Имеются заводские площади, где осуществляется производственный цикл изготовления / обработки товара.

Преимущества:

Мелкие производители 

Небольшие компании либо индивидуальные предприниматели, которые производят штучный эксклюзивный товар по заказу. Производство организовано по принципу минимизации затрат – товары изготавливаются на дому или же арендуются небольшие помещения. Например, пекарни по изготовлению торов на заказ.

Посредники

Это очень большая подгруппа, она включает организации, которые непрямую не занимаются производством товара – но оказывают посреднические услуги по продаже, транспортировке и хранению товара от производителя при дальнейшей их реализации. 

Импортеры. Компании, закупающие товары у иностранных производителей большими партиями. Занимаются реализацией товара оптом российским потребителям. Их наценка, помимо прочего, включает расходы на доставку, таможенные накладные издержки и страховку товара.

Дистрибьюторы. Закупают товары у производителей большими партиями (опт). Сбыт продукции осуществляется в разные регионы или на экспорт, поэтому с ними предпочитают сотрудничать производители – для них появляется возможность расширить рынки сбыта. Цены у дистрибьюторов выше, зато минимизируются транспортные издержки.

Дилеры. Не имеют собственной производственной базы. Закупаются у производителей/дистрибьюторов крупным и средним оптом и продают товар в розницу конечному потребителю с небольшой наценкой – она и составляет их доход.

Поставщиков также принято выделять в разные группы по ряду признаков (таблица). 

Таблица. Группы поставщиков

Пошаговая инструкция выбора поставщика

Шаг 1. Оцениваем необходимость ресурсов, прогнозы продаж, анализируем статистику потребления. Отвечаем на вопрос, что нужно закупить и сколько. При этом важно определить основные характеристики и признаки сырья / товаров для закупа.

Шаг 2. Разрабатываем требования к поставщику. На данном этапе действуют два фактора. Внутренний – разработанная в компании стратегия. Внешний – возможности местного рынка и потенциальные поставщики других регионов.

Шаг 3. Оцениваем предложения. Здесь мы выбираем поставщиков по ряду критериев:

Скачайте чек-лист по выбору поставщика >>>

Шаг 4. Отбор наилучших поставщиков. Вам нужно:

1. Убедиться в наличии правоустанавливающих документов: свидетельства о регистрации и постановке на налоговый учет, лицензии и сертификаты.

2.  Использовать балльную систему оценки. Составляется чек-лист выборка поставщиков. Для этого придется попросить у потенциальных партнеров коммерческие предложения и проставить по ним оценки по 5-ти или 10-ти балльной шкале.

3.  В зависимости от суммы полученных баллов, все потенциальные партнеры ранжируются в три категории:

Шаг 5. Заключите с партнером договор поставки. 

Шаг 6. Мониторьте условия договора и их соблюдение на постоянной основе. В итоге нарабатывается база поставщиков, некоторые со временем заменяются, база данных пополняется новыми поставщиками. Важен:

Типы отношений с поставщиками

Исходя их деловой практики, принято выделять следующие типы взаимоотношений с поставщиками. 

Экономически обоснованные отношения

Если вы хотите установить свои условия работы с поставщиками – этот тип отношений для вас. Партнера выбирают по четким критериям. Если поставщик не устраивает – его легко можно заменить. Такое взаимодействие целесообразно выстраивать, когда есть огромный выбор партнеров с аналогичными товарами на рынке, большая конкурентная борьба между ними. Так можно минимизировать издержки на приобретение сырья и материалов. Однако подобная стратегия эффективна на короткий период: существует риск, что при смене поставщика не будут выполняться требования по качеству товара и договорные обязательства. Опасно отдавать предпочтение одному партнеру, необходимо убедиться в его благонадежности в течение определенного периода времени. Оптимальным вариантом будет формирование конкурентной среды с 2-4 поставщиками.

Конкуренция

Тип взаимоотношений схож с предыдущим. Однако при выборе поставщика большое внимание уделяется приобретаемому товару, его характеристикам.

Кооперация

Партнерство 

Тесное и взаимовыгодное сотрудничество двух компаний, долгосрочное и доверительное отношение, постоянная работа над качеством продукции, внедрение новых технологий производства. Такой тип отношений хорошо себя показал в долгосрочной перспективе – партнерские отношения сохраняются надолго, поскольку учитываются интересы обеих компаний.

Схема работы с поставщиками

Единственный поставщик

Если компания по критериям оценки смогла найти поставщика, максимально удовлетворяющего всем условиям, облегчается документооборот, закуп осуществляется большими партиями и на постоянной основе. Возможность бонусов и скидок за объемы поставок могут снизить закупочные цены и снизить себестоимость производимого товара. 

Существуют определенные риски, что при срыве поставок возможны перебои с производством, вынужденные простои мощностей. Поэтому, если вы выбрали такую схему взаимодействия с поставщиками, мы рекомендуем:

Работа с несколькими поставщиками

Важным фактором является своевременность поставок. Сотрудничество с несколькими партнерами снижает вероятность срыва поставок. Позволяет выбирать более выгодные условия взаимодействия. Цены на товар могут быть выше – закупки осуществляются более мелкими партиями, нет возможности получить скидку на крупно-оптовую поставку. Данная схема выгодна компаниям, которые не хотят рисковать и зависеть только от одного поставщика, либо тем, у кого нет собственных складских помещений , чтобы снизить расходы на хранение сырья. Существуют также возможность отсрочки платежа, закупки недостающего сырья у другого партнера.

Регламент по работе с поставщиками 

Работа с поставщиками может осуществляться следующими вариантами.  

Единичные поставки (крупный опт)

Минимум входной документации, возможность получения скидки, гарантии поставки. Требует складских помещений, рост издержек на хранение, снижение показателя оборачиваемости капитала.   

Частые поставки (мелкий опт)

Частые заказы, увеличение документооборота, не требуются большие площади для хранения, снижаются затраты на хранение материалов. Растет оборачиваемость капитала. Однако частые поставки требуют своевременной оплаты по каждой из них – что не выгодно в ситуации нехватки финансовых активов.

Ежедневные закупки

Большой объем входной документации, требуется постоянный контроль за наличием и использованием сырья. Исключается опт, цена на сырье будет выше за счет малого объема поставок. Складские помещения не требуются, растут требования к поставщикам по своевременности поставок. При такой работе исключается схема работы с одним поставщиком – при форс-мажорных обстоятельствах вы должны всегда иметь возможность получить сырье для производства от другого партнера.

Закуп по мере необходимости

Отсутствует четкий график закупа – взаимоотношения с поставщиком носят случайный, вероятностный характер, при этом объем каждой поставки определяется приблизительно. Заказы согласовываются каждый раз, минимизируются издержки на документирование – однако, усложняется работа с поставщиком. Маленькие партии поставок и большая база поставщиков.

Положение по работе с поставщиками

Разработайте и утвердите положение по работе с поставщиками.

Какие положения необходимо включить?

Бухгалтерский учет расчетов с поставщиками

Планом счетов бухгалтерского учета предусмотрены соответствующие счета – 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами».

Как правило, основные поставщики отражены по счету 60. Аналитический учет лучше вести по контрагентам и договорам – это основания возникновения дебиторской и кредиторской задолженности. Если закупки осуществляются крупными поставками и условия договоров предусматривают оплату каждой поставки обособленно, ведите аналитический учет по поставкам. Так вы сможете более детально получать информацию о состоянии расчетов.

При взаимодействии с поставщиками возникает:

Автоматизированный учет ведется в программе «1С:Бухгалтерия», при этом в ней должны быть отражены данные:

Риски по работе с поставщиками и как их минимизировать

Полностью избежать риска финансовых потерь при работе с поставщиками невозможно, однако можно предприняать шаги по их снижению.

Самый главный риск – недобросовестный поставщик, который не возвращает деньги либо не поставляет товар/несвоевременно отгружает продукцию.

Как избежать. Проверяйте договор и его условия. Он должен содержать конкретные сроки поставки и оплаты. Если заказ по партиям, в каждой спецификации проверяйте наличие конкретных сроков. Если организована работа по предоплате, уточните сроки поставки после перевода денег поставщику (рабочие или календарные дни), условия и сроки их возврата в случае невыполнения им своих обязательств. Это поможет при возможном взыскании денег в судебном порядке.

Проверяйте комплектацию при каждой поставке, документируйте факты недопоставки или брака во входящих документах. Порядок ведения претензии по качеству товара должен быть включен в условия договора.

Осуществляйте взаимодействие с поставщиков в письменном виде (направление почтовых уведомлений, электронная почта, переписка в мессенджерах). Старайтесь избегать телефонных разговоров (только если вы их не записываете). Так, при возникновении разногласий и спорных ситуаций, у вас будут доказательства в вашу пользу.

Прописывайте условия расторжения договора. Штрафные санкции в случае несоблюдения партнером своих обязательств: задержка или срыв поставки, возврат денег за бракованную продукцию.

Зафиксируйте фактический адрес нахождения организации, все почтовые адреса ответственных лиц. Это поможет найти вашего поставщика в случае ведения судебных споров.

Проверяйте при ежегодной инвентаризации финансовое состояние партнеров. Своевременно отслеживайте факт начала процесса банкротства или ликвидации – это поможет вам избежать возникновения безнадежных долгов, которые нереально будет взыскать – они по истечении срока исковой давности подлежат списанию за счет чистой прибыли вашей компании.

Композиция делового письма обыкновенно трехчастна. Первая часть вводная (зачин), вторая часть основная, информативная, третья часть заключительная, резюмирует информацию и содержит пожелания дальнейшего сотрудничества.

Все речевые действия в деловом общении можно разделить на просьбы, сообщения, предложения и подтверждения. Структура письма может выглядеть следующим образом:

• Просим…
• Также просим…
• А также просим…
• Сообщаем…
• Одновременно сообщаем…

Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное решение.

Первая часть письма обычно содержит информацию о реальных, имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть называет желаемые, предполагаемые события.

Многоаспектное письмо представляет собой последовательно повторяющиеся содержательные аспекты, синтаксически оформленные в виде абзацев.

Для связи аспектов и содержательных фрагментов одноаспектных писем используются стандартные выражения:

• Во-первых… Прежде всего…
• Во-вторых… Затем…
• В-третьих… В заключение…
• Переходя к следующему вопросу…
• Что касается вопроса о…
• Учитывая все вышесказанное…
• Исходя из вышесказанного…
• В связи с необходимостью вернуться к вопросу о…
• Подводя итоги, необходимо подчеркнуть…
• В заключение выражаем надежду на…
• В заключение хотим напомнить Вам о…

Стандартные выражения деловой переписки

Первой частью любого письма (аспекта) является мотивация, объясняющая побудительные мотивы, причины составления текста.

Стандартные выражения, указывающие на причину
• По причине задержки оплаты…
• В связи с неполучением счета-фактуры…
• Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям…
• Ввиду задержки получения груза…
• Вследствие изменения цен на энергоносители…
• Учитывая, что производственные показатели снизились на…
• Учитывая социальную значимость объекта…

При ссылках
• Ссылаясь на Вашe письмо от…
• В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…
• Ссылаясь на Ваш запрос от…
• Ссылаясь на устную договоренность…
• В ответ на Ваше письмо (запрос)…
• В соответствии с нашей договоренностью…
• На основании нашего телефонного разговора…
• На основании устной договоренности…
• Согласно постановлению правительства…
• Согласно Вашей просьбе…
• Согласно протоколу о взаимных поставках…
• Согласно спецификации…
• Ссылаясь на переговоры…

Указание на цель
• В целяx скорейшего решения вопроса…
• В целях выполнения распоряжения…
• Для согласования спорных вопросов…
• Для согласования вопросов участия…
• Для наиболее полного освещения деятельности Вашей oрганизации в СМИ.
• Для решения спорных вопросов…
• В целях безопасности прохождения груза…
• В ответ на Ваш запрос…
• Во избежание конфликтных ситуаций…

Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.

Стандартные фразы предваряют основную информацию, выраженную глагольной конструкцией, и соответствуют стандартным речевым ситуациям:
• этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, выражаем благодарность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнование; 
• сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;
• подтверждения, заявления: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;
• требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;
• обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;
• напоминания: напоминаем;
• предложения: предлагаем.

Стандартизована в деловых письмах, равно как и в других типах документов, сочетаемость слов:

• контроль — возлагается,
• цена — устанавливается (снижается, поднимается),
• задолженность — погашается,
• сделка — заключается,
• рекламация (претензия) — предъявляется (удовлетворяется),
• платеж — производится,
• счет — выставляется (оплачивается),
• вопрос — поднимается (решается),
• скидки — предоставляются (предусматриваются),
• оплата — производится,
• возможность — предоставляется,
• договоренность — достигается,
• кредит — выделяется и т. п.

Сотрудничество чаще всего бывает плодотворным, взаимовыгодным, 
деятельность — успешной, 
вклад — значительным, 
позиции — конструктивными (прочными), 
доводы — вескими, 
необходимость — настоятельной, 
спектр (услуг) — широким, 
скидки — значительными / незначительными, 
предложение — конструктивным, 
разногласия — существенными / несущественными, 
рентабельность — высокой / низкой, 
расчеты — предварительными или окончательными и т. п.