В чем заключалась суть системы электронного документооборота в компании seed

Система Электронного Документооборота (СЭД)

• 

  Владимир Андреев

• 1 ноября 2021
• Статьи

Обязательный элемент «цифровой» инфраструктуры современного предприятия или организации — это система документооборота. Работу с внешними и внутренними документами относят к наиболее сложноорганизованному, трудоёмкому и «проблемному» участку деятельности предприятий. Электронные решения дают возможность существенно упростить и оптимизировать её.

 

Российский рынок СЭД, ECM и CSP-систем в 2020-2021 году продолжает показывать уверенный рост (по данным аналитического портала TAdviser). Использование специализированных систем, в частности внедрение электронного документооборота, сегодня актуально как для компаний коммерческого сектора, так и государственных учреждений. Первым они открывают перспективы по повышению прибыльности, отдачи от работы, а для вторых будут эффективным решением задач по оптимизации потоков информации и бумаг, межведомственному взаимодействию и работы с обращениями граждан.

Система электронного документооборота (СЭД) — необходимость, а не опция. Большинство сегодняшних компаний создают офисные бумаги в цифровом виде, но, из-за несовершенства процессов обмена информацией сотрудники вынуждены распечатывать их, передавать в «физическом» виде и терять время и силы на ненужную рутину. Неэффективный формат бывает трудно поменять — для этого необходимо автоматизировать деятельность фирмы комплексно, но результат превысит все ожидания. Грамотно организованная СЭД или ЕСМ-система (система управления контентом организаций), включающая правильно подобранные сервисы электронного документооборота, поможет наладить управление информацией и потоками документов на всех уровнях и стадиях существования.

Общие сведения об элементах и структуре СЭД

Изначально создаваясь как инструмент традиционного делопроизводства и его автоматизации, сегодня СЭД развились в многофункциональные, комплексные продукты. Система электронного документооборота — это решение, которое:

• обеспечивает процесс создания и перемещения внутрифирменной документации в электронном виде;
• обрабатывает поступающую корреспонденцию и внешние нормативно-распорядительные документы;
• упрощает контроль над документопотоками;
• помогает эффективно управлять отношениями с партнерами, клиентами и так далее.

В компании СЭД обеспечивает работу со всеми документами в электронной форме — любым набором информации, сохраненном или переданном на ПК. Их необходимо сопровождать атрибутами на своеобразных «карточках», которые идентифицируют единицу.

Документооборот в электронной форме — это способ централизованно организовать работу с бумагами, где большинство регистров и операций представлены в электронном виде. Соответственно, система, управляющая им, представляет собой решение с инструментарием – комплексом сервисов электронного документооборота — для осуществления всех процедур по созданию, изменению, поиску документов и поддержке взаимодействия между сотрудниками компании.

Иногда её называют EDMS (Electronic Document Management System) или вышеупомянутой ЕСМ, но эти термины несколько шире, чем СЭД — к последней необходимо добавить средства обеспечения сохранности информации, ввода бумажных документов в цифровую среду, обработки мультимедийного контента и так далее. Система электронного документооборота базируется на потоках работ — Workflow, представляющих собой действия сотрудников в границах выделенного бизнес-процесса.

В процессе собственной эволюции СЭД постепенно «научились» сопровождать и обеспечивать бизнес-логику всего жизненного цикла документа, а потом – автоматизировать сквозные бизнес-процессы, связанные с документооборотом, частично принимая на себя функции BPM-систем (Business Process Management).

С 2017 года развивается концепция CSP (Content Service Platform), для которой характерен отказ от монолитной архитектуры систем прежних поколений в пользу платформы, которая поставляется в виде набора сервисов. Современные СЭД, включая Docsvision, представляют собой CSP-платформы, которые объединяют и поддерживают работу сервисов, необходимых для конкретной компании на данном этапе её жизненного цикла и с учётом специфических задач. При этом платформа оставляет возможность в любой момент добавить новый сервис, обновить или доработать отдельный модуль. Это позволяет одновременно и эксплуатировать систему, и развивать её без необходимости ставить на паузу производственные и бизнес-процессы.

Выбрать оптимальную по набору сервисов редакцию Docsvision, ознакомиться со стоимостью модулей и вариантами лицензирования можно на странице «Стоимость Docsvision и сравнительные характеристики редакций».

Достоинства СЭД

Существующая базовая структура СЭД зарекомендовала себя как действенный, эффективный механизм, который удобен для предприятий и учреждений любого масштаба. Рынок СЭД активно развивается, так как и государственный сектор (активный потребитель), и бизнес-структуры заинтересованы в сервисах электронного документооборота. Также развитию систем способствует расширение сферы применения электронных подписей и увеличенное внимание к вопросам безопасности информации. Эффективно решать их можно при помощи качественных и продуманных программ.

Современная система документооборота имеет множество достоинств — она:

• обеспечивает прозрачность документопотока и всех бизнес-процессов компании — все действия и перемещения бумаг можно отследить и контролировать;
• повышает дисциплину труда и исполнения задач — прозрачные системы удобны для фиксации результатов и факта отклика на требование;
• сокращает временные затраты на каждодневный рутинный труд — не нужно подолгу искать, согласовывать бумаги, оборот их ускоряется;
• защищает информацию от утечки, обеспечивая безопасность данных и строгое разграничение прав доступа;
• основана на принципах, оговоренных в стандартах качества ISO;
• легко внедряется среди сотрудников — при условии грамотно организованной системы обучения персонала;
• даёт предприятию конкурентные преимущества, помогает поддерживать и развивать внутрикорпоративную культуру и так далее.

Система электронного документооборота (СЭД) включает, в том числе, управление нормативными регистрами. Поэтому её работа должна быть организована в соответствии с требованиями законодательства.

Стандарты и правовая база для СЭД

Конкретных стандартов или законов для электронных бизнес-систем в отечественном правовом поле немного, и при разработке СЭД её создатели ориентируются на разнообразные нормативные документы для «классического» делопроизводства. Среди основных нормативно-регулирующих актов стоит назвать:

• федеральное законодательство об электронной подписи (63-ФЗ), об информации и её защите (149-ФЗ), о персональных данных (152 и 363-ФЗ) и так далее;
• отраслевые правила и требования — приказы Росстандарта и Росархива, письма Минюста РФ, Минфина РФ и других государственных органов;
• постановления федерального и региональных правительств;
• стандарты и ГОСТы по делопроизводству, архивам, системам распорядительной документации — Р 7.0.8-2013, ГОСТ Р 7.0.97-2016 и другие.

Иногда нормативные акты противоречат друг другу, а правила носят рекомендательный характер, и разработчики стараются делать СЭД компании максимально адаптивной и гибкой. Также нужно учитывать постоянно изменяющиеся требования к работе с электронными подписями, что критически важно для сохранения юридической значимости электронного документооборота. Необходимо, чтобы все официальные электронные бумаги организации были легитимны, достоверность их легко определялась. Всё это нужно предусмотреть при принятии решения, какую систему электронного документооборота внедрять для корпоративного использования.

Функциональные возможности СЭД

Задачи системы электронного документооборота сегодня уже вышли далеко за контур «классического делопроизводства», и это значительно повышает требования даже к базовой функциональности СЭД. Подробно об этом можно прочитать в буклете «Актуальные задачи современной СЭД», а кратко можно сформулировать, что система должна обеспечивать все следующие функции:

• управление документацией — ввод и регистрация, повседневная работа, контроль потоков;
• связь с бумажным документооборотом;
• организованный поиск и получение данных и документов — быстрый, в соответствии с уровнем допуска;
• отслеживание актуальности документации (особенно, внешней, входящей) и архивирование устаревших документов;
• поддержка должного уровня информационной безопасности;
• простой и интуитивно понятный для конечных пользователей интерфейс программы.

Система электронного документооборота должна быть оснащена удобными инструментами настройки, локализации, хорошо масштабироваться. Важно, чтобы разработчик предусмотрел возможности организации единой СЭД в географически удалённых друг от друга подразделениях компании. В системе необходимо организовать упорядоченный электронный обмен информацией между иерархическими уровнями, а также грамотно внедрить её на реальном предприятии.

Внедрение СЭД и оценка её эффективности

Компания Docsvision предлагает качественные и современные сервисы электронного документооборота для решения задач по организации и поддержке электронной работы с документами. Мы обеспечиваем комплексный подход: вместе с самим программным продуктом предоставляем весь спектр поддержки по внедрению решений, обучению персонала и сервисному обслуживанию СЭД.

Скачать буклет бесплатноВнедрение электронного документооборота на предприятии — важный этап, на нём происходит окончательная «шлифовка» системы и настройка её под прикладные задачи заказчика.

Обычно внедрение состоит из следующих этапов:

• исследования текущей ситуации в компании, создания плана внедрения;
• перенос спроектированного продукта на реальные мощности компании — система СЭД адаптируется под них;
• тестирование работоспособности настроенного продукта;
• обучение руководства и персонала — методом «шоковой терапии» или постепенно;
• эксплуатация и корректировки в её процессе, масштабирование, решение текущих задач.

Система документооборота должна также быть бизнес-эффективной и окупить вложения в неё. Для такой оценки можно использовать методики расчёта возврата инвестиций в IT-проекты и, в общем смысле, в любые нематериальные активы. Необходимо учитывать, насколько активно к работе привлекались сторонние эксперты, какова отдача от их вмешательства, каковы перспективы относительно дальнейшей прибыльности. Можно столкнуться с ситуацией, когда расчёт эффективности обойдется заказчику дороже, чем сама СЭД, но делать это нужно.

Стоит учесть, что традиционные методики оценки недостаточно точно определяют результат — внимание уделяют затратам на покупку и внедрение, не учитывая оптимизацию работы различных отделов, ускорение обработки документов (и снижение риска штрафов за несоблюдение сроков ответа на запросы), более простое принятие оперативных решений благодаря доступу к любому срезу информации. Примеры оценки бизнес-эффекта внедрения СЭД можно посмотреть в кейсах реализованных проектов наших клиентов. Рассматривать эффективность СЭД необходимо в комплексе, вместе с процессами и бизнес-выгодой от их автоматизации.

Помимо общего функционала платформа Docsvision предлагает готовые прикладные решения для внутреннего и внешнего (с покупателями и поставщиками) документооборота, договорного документооборота, электронного архива и хранения всех видов контента предприятия, кадрового документооборота, делопроизводства, цифрового управления процессами и командой.

Готовые решения СЭД →

Система электронного документооборота (ЭДО) — совокупность программных средств, которые необходимы для организации безбумажного обмена документами с контрагентами. Она помогает перевести в онлайн их создание, подписание, отправку, получение, хранение.

Системы электронного документооборота позволяют:

• оптимизировать расходы на печать и пересылку;
• уменьшить количество рутинных задач;
• ускорить делопроизводство;
• наладить дистанционную работу.

Структуру информационной системы электронного документооборота оценивают с двух сторон: программно-техническое обеспечение и функциональность. 

С точки зрения технического наполнения в состав систем электронного документооборота входят программы, облачные серверы, функциональные модули. Состав меняется в зависимости от способа использования, например для веб-интерфейса не понадобятся интеграционные решения. 

Если говорить о доступных функциях, структура системы электронного документооборота включает модули для ввода информации, управления доступом, интеграции в учетную систему, хранения файлов.

Базовые возможности систем ЭДО включают опции:

• создание и загрузка документов с компьютера;
• согласование, подписание; 
• отправка и получение;
• настраиваемые шаблоны;
• хранение информации о действиях с файлом;
• поиск по ключевым словам;
• автоматизированные маршруты движения;
• разграничение доступа пользователей.

Рассмотрим общую характеристику системы электронного документооборота на примере Контур.Диадока.

Посредством системы электронного документооборота компания может оптимизировать работу, снизить расходы, разгрузить бухгалтерию. Разберем преимущества подробнее: 

• Ускоренный доступ к информации. Бумажный документ долго движется по цепочке, а отследить статус не всегда получается. В системе ЭДО документы перемещаются мгновенно, сохраняется история действий пользователя. 
• Оптимизация хранения данных. Отсутствуют физические архивы — документы находятся в облачном хранилище, так они защищены от повреждения или кражи. 
• Автоматизация бизнес-процессов. Можно настроить маршрут движения документа по заданному пути в определенный срок, что позволяет прогнозировать время решения задачи. 
• Улучшение качества обслуживания. Ускорение процессов и оперативный доступ к нужной информации помогают эффективнее работать с клиентами. 
• Уменьшение количества ошибок. Система ЭДО проверяет формализованные документы на соответствие формату. Сократить операции по переносу данных вручную поможет интеграция в учетную систему, а настраиваемые шаблоны позволят избежать неточностей в оформлении и содержании документов. 
• Обеспечение конфиденциальности и сохранности сведений. За счет настроек контролируют доступ сотрудников к информации. Единая база позволяет архивировать и восстанавливать данные.
• Повышение качества работы. Понятные процессы дают возможность вводить регламенты, которые легко соблюдать. 

Таким образом, система электронного документооборота предназначена для удобного обмена документами и оптимизации бизнес-процессов. Система электронного документооборота обеспечивает управление потоками входящих и исходящих документов и разгружает сотрудников от рутинной работы.

Некоторые виды ЭДО предназначены для работы с конкретным видом документации, например: кадровой, бухгалтерской, логистической, производственной. Отличаться они будут только спецификой отрасли.

Также ЭДО классифицируют по географии: международный электронный документооборот и обмен документами с контрагентами внутри страны. Первый вариант в Контур.Диадоке реализуется в рамках подключенной системы как дополнительная услуга.

Система электронного документооборота должна обеспечивать безопасный обмен документами. Поэтому ее организацией занимаются операторы электронного документооборота. Например, такой оператор — СКБ Контур, а система для обмена документами — Диадок.

Приказ ФНС России от 8 июня 2021 года № ЕД-7-26/546@ регламентирует требования к операторам ЭДО. Оператор должен обладать техническими и правовыми ресурсами, которые создадут легитимный обмен документами между контрагентами и обеспечат защиту передаваемых сведений.

Чтобы гарантировать юридическую значимость документов, клиентам предлагают использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП), так как по закону только КЭП аналогична собственноручной без заключения дополнительных соглашений. 

У оператора ЭДО должна быть лицензия на предоставление услуг связи, работу с сертификатами ЭП, криптошифровальным программным обеспечением. Операторы, которые прошли проверку налоговой, перечислены на сайте ФНС, в числе аккредитованных — СКБ Контур. 

Также операторы ЭДО:

• хранят электронный архив в течение обозначенного законом срока; 
• отслеживают корректировки в нормативных актах, чтобы обновлять систему.

Помимо правовых требований, система ЭДО ориентируется на потребности клиентов. Так, большинство систем электронного документооборота обеспечивают ответ на следующие запросы: совместимость с ПО, понятный интерфейс, оперативная техподдержка, скорость работы. 

Также важны критерии:

• применение КЭП;
• опыт и надежность оператора;
• автоматизация создания стандартных документов;
• интеграция с 1С и другим ПО;
• отзывы клиентов.

Способ работы в системе ЭДО и подбор дополнительной функциональности будут зависеть от запроса организации. Крупные компании предпочтут персональные, а средний и малый бизнес — коробочные решения. Организации, которым важно перевести в цифровой вид обмен конкретным типом документов, выберут отраслевые решения, например для строительства или логистики. Предприятиям со сложной структурой подойдут гибкие настройки и возможность маршрутизации. 

Для внедрения системы электронного документооборота в компании понадобится выбрать оператора и способ работы, перевести процессы в цифровой формат, обучить сотрудников, создать новые регламенты. 

Порядок действий при внедрении следующий:

1. Анализ текущих бизнес-процессов для перевода в онлайн. Если в результате исследования выявлены слабые места, отдайте предпочтение такому решению, которое поможет их оптимизировать. 
2. Выбор способа работы, оператора и программного решения: веб-версия, интеграция. 
3. Тестирование и введение в эксплуатацию. На этом этапе обучают сотрудников и настраивают ПО. 
4. Внесение изменений в учетную политику организации, создание приказа и положения о переходе на ЭДО, где прописаны правила работы с сервисом, а также цели изменений.

Подробнее о том, как компании перейти на ЭДО, рассказываем здесь.

Как выбрать систему ЭДО?

Система электронного документооборота должна отвечать потребностям организации. Поэтому проанализируйте текущие процессы и определите, какие из них получится оптимизировать с помощью системы ЭДО. Ориентируйтесь на опыт оператора, его надежность, количество подключенных контрагентов и возможности сервиса.

Можно ли совмещать электронный документооборот с бумажным?

Да, так как не все организации могут полностью перейти на ЭДО. Тогда только часть процессов уходит в онлайн, например обмен документами в работе с маркированным товаром. Это связано с тем, что применять ЭДО обязательно для ряда категорий маркируемого товара.

Безопасно ли переходить на электронный документооборот?

Организовать систему электронного документооборота в компании помогают операторы ЭДО, к которым выдвигают строгие требования безопасности и сохранности информации. Поэтому операторы используют защищенные каналы передачи, резервные копии, предлагают пользователям двухфакторную аутентификацию. Больше о безопасности в ЭДО пишем здесь.

Кто отвечает за внедрение системы электронного документооборота?

Основную работу по внедрению ЭДО берут на себя компании-операторы: предоставляют сервис, уведомляют налоговые органы о новом пользователе, следят за соблюдением законов. Внутри организации внедрение курируют назначенные сотрудники.

В процессе своей деятельности хозяйствующие субъекты все реже отдают предпочтение бумажным носителям. Система электронного документооборота — это передовой стандарт, уже активно используемый в США и Европе, а у нас только набирающий популярность. Но какой она может быть и что за возможности дает? Предлагаем рассмотреть эти и другие сопутствующие моменты.

Сегодня она — обязательная и ключевая часть IT-инфраструктуры современного предприятия. Она существенно повышает эффективность деятельности — как коммерческой, так и промышленной или государственной организации, — помогая удобнее, быстрее, правильнее решать задачи как внутреннего управления, так и внешнего взаимодействия (с межведомственными подразделениями, вышестоящими инстанциями, поставщиками, целевой аудиторией).

Что такое система электронного документооборота (СЭД)

Она представляет собой совокупность программ, обеспечивающих создание, редактирование, разграничение прав доступа и распространение файлов в компьютерных сетях с сохранением возможностей контроля над ними на уровне компании.

Для ее внедрения требуется покупать платформу — программный пакет — и аппаратные средства для ее установки (сервер, сетевое оборудование и тому подобное). Для ее использования на уровне двух организаций и более нужен оператор, который будет контролировать отправку и доставку, правильность формата, заверение подписей, сохранность архива.

Разберемся с сокращениями, чтобы вы понимали, что такое СЭД, САД и так далее; первая аббревиатура общепринятая, тогда как под второй скрывается автоматизация делопроизводства; не реже можно встретить СЭДО и САДО, означающие системы документооборота — обычного и автоматизированного соответственно.

История развития

1. 80е годы ХХ века — стали появляться разрозненные решения, на базе отдельно взятых предприятий, разработанные под их нужды, силами их же внутренних специалистов; хорошо интегрировались в уже созданную инфраструктуру компании, но оставались плохо масштабируемыми — их практические нельзя было изменить.

2. Середина 90х — создание первых универсальных СЭД с возможностью адаптации к потребностям самых разных заказчиков; внедрялись уже сторонними разработчиками, в две стадии: сначала писалось унифицированное ядро, которое после подгонялось под конкретную фирму.

3. Старт нулевых — переориентация на WorkFlow и популяризация процессно-ориентированных движков; это позволило качественно изменить подход и не просто переводить бумажные документы в электронный вид, но и начать эффективно управлять их оборотом, постепенно его оптимизируя.

4. С 2005 года — появление и повсеместное распространение принципа enterprise content management (ECM), позволившего улучшить методологию и ввести разделение на файл и контент; вслед за этим двухзвенная архитектура эволюционировала в трехзвенную — вместо связи «СУБД — приложение» появился треугольник «СУБД — сервер — интерфейс», что позволило устранить многие ошибки.

Сегодня наблюдаются благотворные условия для дальнейшего совершенствования решений и предоставления бизнесу, промышленным предприятиям и государственным структурам все более мощных и удобных инструментов.

Функционал СЭД: что это такое

По сути, это совокупность тех возможностей, которые обязана предоставлять используемая система, а она должна обладать следующими свойствами:

• Совместимость со всеми популярными форматами документов — чтобы не возникало никаких проблем с их оформлением, редактированием, согласованием, получением и отправкой, контролем выполнения.
• Эффективное распределение потоков — для разграничения доступа, совместного пользования, определения маршрутов внутри организации и решения других подобных задач.
• Создание архива — для хранения тех файлов, которые не используются прямо сейчас, но могут понадобиться, а также для быстрого их поиска.

В общем случае функционал должен быть гораздо шире, чем при работе с бумажными носителями.

Требования к системам документооборота СЭД

• Совместимость с тем компьютерным оборудованием, на которое будет устанавливаться программное обеспечение.
• Наличие простого, интуитивно понятного, дружелюбного к пользователю интерфейса.
• Широта возможностей администрирования как своими силами, так и с привлечением аутсорсеров.

Внимание, данные критерии должны работать и в «обратном порядке». То есть подразумевается, что компания достаточно современно оснащена технически, что ее сотрудники являются уверенными пользователями ПК и обладают всеми средствами для делового общения (Скайпом или его аналогом, электронной почтой и так далее).

Правовое регулирование и стандарты

Рассматривая, что из себя представляют САДО и СЭДО, что это такое и какими особенностями они обладают, нужно отметить, что при их написании деятельность разработчиков строго не регламентирована. Но, продумывая и развивая свои продукты, создатели ПО все-таки ориентируются на положения следующих основных нормативов:

• ФЗ № 1 от 10 01 02 (в редакции от 08 11 07) — «Об электронной цифровой подписи»
• ГОСТ Р 51141-98, регламентирующий нюансы архивации и делопроизводства;
• ФЗ № 149 от 27 07 06, дающий понятия информационных технологий и способов их защиты;
• ГОСТ Р 7.0.97-2016, содержащий требования к оформлению и унификации;
• Постановление № 754 от 22 10 09, утверждающее ключевые международные положения.

Внедряя проекты, следует руководствоваться
ФЗ № 152 от 27 07 06 и № 363 от 27 12 09. При этом все стандарты скорее рекомендательного характера, что позволяет закладывать определенный процент гибкости в логику и архитектуру продуктов.

Преимущества ЭДО

Система СЭД — это по-настоящему передовое решение, так как она обладает целым рядом достоинств по сравнению с бумажным документооборотом. В числе безусловных плюсов:

• автоматическое упорядочивание — каждому файлу сразу же присваивается уникальный номер, что позволяет избежать повторов;
• ускорение работы — справку или выписку не нужно лично нести в отдел, расположенный пятью этажами выше, или отправлять в филиал в другом городе;
• отслеживание — в любой момент не проблема проверить, где находится тот или иной отчет, кто его создал, кто внес в него правки и тому подобное; кроме того, его нельзя потерять или испортить, ведь предусмотрена функция восстановления;
• поддержка неограниченного количества различных версий с сохранением каждой при редактировании;
• планирование — можно задать порядок и сроки отправки/поступления тех или иных файлов;
• удаленный доступ есть круглосуточно — обладая соответствующими правами доступа, не составляет труда открыть бриф или презентацию из любой точки земного шара;
• максимально быстрый поиск — по ключевым словам в базе данных;
• практичная экономия — не приходится тратиться на распечатку.

Компании, которые работают с маркировкой товаров (например, обувь, табак, алкоголь, одежда), по законодательству обязаны использовать ЭДО. Упростить и оптимизировать деятельность поможет программный продукт от «Клеверенс» — «Курьер», который поддерживает электронный документооборот.

Недостатки ЭДО

Минусы, скорее, условные, но они тоже есть, и в их числе:

• начальные затраты на покупку системы, зачастую достигающие 80-100 тысяч рублей;
• время, которое требуется на внедрение и настройку ПО;
• обязательное обучение задействованных сотрудников;
• наличие администратора, следящего за нормальным функционированием, выполняющего сервисное обслуживание, отвечающего на возникающие вопросы;
• обеспечение общей безопасности — разграничение прав, защита от несанкционированного доступа и вирусных атак, выпуск подписей;
• необходимость регулярного резервного копирования;
• поддержка еще и бумажной версии (если ее до сих пор используют контрагенты).

Какие бывают системы электронного документооборота

Один ее вид может содержать несколько элементов или признаков другого, но, в принципе, каждая из них ориентирована вполне конкретно. Поэтому уделим внимание каждой из существующих категорий.

Электронные архивы (ЭА)

Все их возможности ориентированы на хранение больших объемов данных и быстрый поиск нужной информации. Причем они должны позволять без проблем находить требуемые файлы как по названию, так и по заранее заданным ключевым атрибутам.

С развитыми workflow-средствами (WF)

Довольно сложны в организации и предполагают жесткую маршрутизацию с привязкой документов к соответствующим операциям. Пользуясь ими, можно задавать проведение работ по конкретным алгоритмам и таким образом предупреждать значительное число ошибок.

Нацеленные на поддержку управления компанией и на расширение базы знаний

Обычно они гибридные, то есть способные принимать в качестве базового элемента как сам файл, так и связанное с ним задание. Более того, они могут предполагать как строгий, так и свободный порядок действий.

Их активно используют в государственных структурах, на крупных предприятиях, в организациях с четко выстроенной иерархией и сводом правил. То есть в тех случаях, когда каждый сотрудник знает, как именно ему создать отчет, что в нем указать, куда его направить.

Системы типа коллабораций (collaboration)

Достаточно новые, созданные в связи с изменением условий рынка и появлением тренда к занятию четко очерченной бизнес-ниши. У них отсутствует формализация задач, их структура не строгая, зато все их возможности нацелены на удобство совместной работы. Люди могут редактировать какой-то файл, находясь в разных странах и часовых поясах, главное — чтобы им было комфортно делать это.

Обычно это порталы и сервисы публикации и хранения данных.

Программы с развитыми дополнительными инструментами

Это продукты с CRM-функциями, упрощающие обратную связь с клиентами (customer relation management). Это ПО, предлагающее расширенные варианты использования биллинга. Пакеты услуг весьма разнообразны, но выбранный вами должен быть простым в освоении, надежным, защищенным от действий злоумышленников, соответствующим параметрам имеющегося оборудования.

Технические возможности современных систем документооборота

Поэтому развитая и передовая СЭД (САДО) позволяет реализовать:

• единую схему работы во всех структурных подразделениях предприятия;
• легкий обмен как между отдельно взятыми сотрудниками, так и между отделами;
• стандартизацию форм и реквизитов;
• регистрацию внутренней, входящей, исходящей документации с ее направлением руководящим лицам;
• индивидуальное и коллективное внесение изменений;
• наглядный контроль согласования и процессов исполнения;
• создание аналитической, статистической и другой отчетности;
• архивацию данных, с фиксированием даты и срока доступа.

Также важна возможность масштабирования, расширения, произведения надстроек. При ее наличии вы можете быть уверены, что используемая система электронного документооборота обеспечивает комфорт управления сегодня и будет настолько же удобной и через месяц, и по прошествии пары-тройки лет.

Можно ли совмещать ЭДО с бумажным

Да, и на первых порах после внедрения СЭД это даже придется делать — сразу по двум причинам:

• те отчеты, приказы, справки, которые вы составляли раньше и особенно храните, почти наверняка представлены на физических носителях;
• значительная часть контрагентов не будет придерживаться столь же передовых подходов.

Естественно, со временем вполне реально решить оба этих момента. Например, диджитализировать свой архив и убедить партнеров, поставщиков, клиентов в преимуществах использования более актуальных и удобных технологий. Допустим, наглядно показать, что переслать файл в режиме онлайн гораздо быстрее, чем отправлять его курьером — вторая сторона сразу поймет, насколько это важно в срочных случаях.

При этом для скорейшего перехода всю внутреннюю отчетность необходимо составлять и визировать только в цифровом виде.

Внедрение СЭД в документооборот

Оно в обязательном порядке должно сопровождаться адаптацией системы к потребностям и возможностям конкретной организации. Это предполагает тщательную настройку. Кроме того, следует обучить сотрудников — чтобы они смогли как можно раньше приступить к эффективному выполнению задач и решали деловые вопросы безошибочно.

Но даже при максимально индивидуальном подходе возможны сложности — рассмотрим наиболее частые из них.

Проблемы внедрения

• Низкий уровень компьютерной грамотности персонала в сочетании с психологическим барьером — отдельно взятые люди могут не хотеть обучаться чему-то новому или бояться, что какие-то производственные процессы (например, инвентаризация) станут прозрачными.
• Морально устаревшее руководство — директор отказывается понимать, что такое СЭД, электронный документооборот для него — «темный лес», преимуществ в диджитализации своего бизнеса он не видит и тому подобные факторы.
• Слабая формализация — на предприятии нет четкой иерархии, зато часто меняется структура, а однотипные действия не стандартизованы.
• Недостаточная подготовка контрагентов — кроме вас, новые возможности не использует никто из поставщиков, партнеров, клиентов.

Хорошо хоть, что каждая из этих проблем решаемая. И пусть для ее устранения потребуется время или замена сотрудников, конечный результат — более эффективная, удобная и безошибочная работа — все равно с лихвой окупит все затраты.

Какие существуют СЭД: примеры систем

Самые распространенные из них мы свели в таблицу:

Название	Особенности	Цена, руб
Логика	Гибкая в вопросах индивидуальной подстройки, простая в освоении, ориентированные на фирмы любых размеров и сфер занятости.	4900-5900 за каждое рабочее место
Дело	Крупная и очень известная, отличающаяся широким функционалом и дружелюбным интерфейсом.	11000-13500 за каждое рабочее место
1С:Архив	Совместима со всеми фирменными решениями, позволяет хранить и использовать файлы какого угодно формата — графические, текстовые, аудио, видео.	12000-57000 за программу полностью
Евфрат	Продвинутая, с собственной СУБД, приятным и интуитивно понятным дизайном и богатыми возможностями.	От 5000 при использовании на оборудовании фирмы, от 10000 при развертывании на сервере разработчика
OPTIMA-WorkFlow	Новая и очень активно развиваемая, обладающая набором уникальных специализированных функций.	55000-75000 за лицензию
Directum	Ориентирована для малых и средних компаний, позволяет совмещать цифровые и физические носители.	7000-2000000 за лицензию

Как выбрать СЭД, подходящую для вашего бизнеса

Необходимо, чтобы система:

• Была совместима с другими нужными приложениями, например, с ПО, обрабатывающим счета-фактуры, доверенности, накладные, акты и другую бухгалтерию.
• Работала с остальными программами согласованно, то есть поддерживала онлайн справочники и использовала те же данные, что и в остальных источниках.
• Обладала возможностями надстройки активно используемых модулей — Oracle, 1C, Парус и других подобных им.
• Не конфликтовала с внешними средствами и площадками — интернет магазином, e-mail и иными сервисами.

Все это нужно, чтобы при запуске одного ПО можно было выполнить любую совокупность операций и завизировать ее подписью.

Мы подробно рассказали, что такое система электронного документооборота СЭД, это комплексный инструмент, который сегодня необходимо взять на вооружение, и с нами вы сможете им воспользоваться с максимальной выгодой для себя, используя продукты с поддержкой ЭДО.

Количество показов: 77274

ЭДО необязателен, но необходим для эффективной и продуктивной работы: он автоматизирует процесс обмена информацией и ускоряет передачу сведений внутри компании и между контрагентами. Рассказываем, как провести внедрение системы электронного документооборота в организации.

Что такое ЭДО, и как это работает

Для сферы трудовых отношений, что такое электронный документооборот и как он должен быть организован, определяет Трудовой кодекс (ст. 22.1–22.3 ТК РФ). ЭДО — это обмен информацией и документами в электронном формате. Его вводят, чтобы ускорить передачу данных и избавиться от бумажных дубликатов. С ЭДО больше не надо знакомить работников и контрагентов с документами под роспись, передавать им бумажные оригиналы.

По сути, электронный документооборот на предприятии заключается в формировании документов в электронном виде и подписании их электронной подписью. Подписанные ЭП файлы передаются получателю в онлайн-формате.

Как внешний, так и внутренний документооборот организации — проход в СЭД (системе электронного документооборота). СЭД — это техническая система, в которой создают и отправляют электродокументы. Система обеспечивает управление доступов и передачу документальных файлов в локальных или внешних компьютерных сетях. Кроме того, СЭД позволяет контролировать входящие и исходящие потоки документов, собирать и хранить их в онлайн-архиве.

Состав СЭД:

• комплекс программ, который обеспечивает работу и доступ к системе;
• компьютерная сеть для обмена информацией внутри организации и с внешними контрагентами.

Чтобы установить СЭД, необходимо подготовить аппаратные средства для бесперебойной работы системы — серверы и сетевое оборудование. Кроме того, надо определиться с оператором и платформой. Платформа — то, на чем работает СЭД, а оператор — тот, кто передает и доставляет информацию, контролирует форматы и правильность подписей, ведет онлайн-архив компании.

Как внедрить ЭДО

Единых правил для перехода и работы с электросистемами на законодательном уровне не установлено. Фактически у каждой компании собственная практика внедрения ЭДО.

Предлагаем общую пошаговую инструкцию перехода на электронный документооборот в организации.

Шаг 1. Принять решение об ЭДО. Руководство компании определяет, для каких целей и направлений работы необходим цифровой формат.

Шаг 2. Провести оценку бумажного документооборота. Выявить основные сложности и ошибки ДО, определить основные маршруты информационных потоков, проанализировать порядок регистрации и обработки бумажной корреспонденции, механизм формирования и передачи в архив документальных дел. Основные нюансы надо учесть при переходе на ЭДО — для оптимизации процессов.

Шаг 3. Разработать регламент ЭДО. Указать, что оформление электронного документа должно быть по общим правилам делопроизводства, несмотря на цифровой формат. Установить маршруты и очередность обмена. Определить ответственных лиц и зону их ответственности, доступы к системе ЭД. Выпустить приказ о внедрении ЭДО.

Шаг 4. Изучить рынок СЭД. Определиться с программным обеспечением, платформой и оператором с учетом отраслевой и организационной специфики компании. ЭДО выражается в разных технических решениях:

1. Применение веб-версии. В этом случае переход на ЭД не затрагивает локальные системы предприятия. Все процессы проходят онлайн. Такой вариант подходит для компаний с небольшим трафиком. Заказчик платит только за отправленные файлы.
2. Интеграция в информационную систему заказчика. Функционал СЭД подключают к внутренней системе, с которой работает организация. Оплата — за выбранный пакет функций.

С оператором СЭД необходимо заключить договор.

Шаг 5. Обработать массив информации заказчика. Этим занимается оператор ЭД. Кроме того, необходимо оформить ЭП для всех ответственных лиц, задействованных в ЭДО.

Шаг 6. Создать цифровой архив. Надо оцифровать все бумажные документы, которым следует храниться в архиве организации и перевести их в онлайн-архив.

Шаг 7. Подготовить все рабочие системы к интеграции с ЭДО. В электронный формат обычно переводят бухгалтерский, финансово-экономический, кадровый учет, производственное направление. Необходимо позаботиться и об охране коммерческой тайны и персональных данных.

Шаг 8. Разработать пользовательские руководства для работы. Обучить сотрудников. Определить правила перехода на ЭДО для каждого ответственного лица с учетом должностных особенностей и ввести систему контроля за соблюдением локального регламента.

Шаг 9. Проинформировать контрагентов. Один их вариантов — направить партнерам уведомление по электронной почте о внедрении системы внешнего ЭДО. Контрагентов тоже надо подключить к используемой СЭД.

Какие документы переводят в цифровой формат

Компании оцифровывают практически все документы финансово-хозяйственной деятельности. Это и первичные документы, и бухгалтерские регистры, и кадровые бумаги, и делопроизводственные материалы. По закону нельзя оцифровать только вексель: он недействителен без бумажной формы (48-ФЗ от 11.03.1997).

Требования к ЭД

Каждая компания самостоятельно определяет, как работает электронный документооборот внутри организации, и устанавливает локальные требования, утверждает внутренние регламенты. На законодательном уровне установлены только требования к оформлению, передаче и хранению ЭД (149-ФЗ от 27.07.2006).

В ЭДО используют материальные (бумажные) документы, которые оцифровали, и документы, который изначально создали в электронном виде (77-ФЗ от 29.12.1994, 149-ФЗ от 27.07.2006). Для заверения материальных оцифрованных бумаг подойдет любая ЭП, а для электронных усиленная КЭП.

Бумажные и электронные документы юридически равнозначны, если ЭД подписали электронной подписью. Но если к регистрам применяют повышенные требования безопасности данных, то необходимо установить особые условия их хранения в электронном формате.

При подписании ЭД руководствуйтесь 63-ФЗ от 06.04.2011. А правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия с государственными органами и внебюджетными фондами установлены в постановлении правительства № 1264 от 24.07.2021. Обмен с налоговыми органами регулируется приказами ФНС:

• № ММВ-7-6/196@ от 13.06.2013 — общие правила ЭДО между налоговой службой и налогоплательщиками;
• № ММВ-7-10/551@ от 30.11.2015 — для торговых операций;
• № ММВ-7-15/820@ от 19.12.2018 — для счетов-фактур, документов об отгрузке, передаче имущественных прав.

Требования ко внутреннему ЭДО прописываются в локальных нормативах. А порядок внешнего обмена электронными документами компания определяет совместно с контрагентами.

Как исправлять ошибки в электронных документах

Порядок исправления ошибок и для бумажных, и для цифровых регистров практически одинаковый. К примеру, для бухгалтерских документов правила прописаны в 402-ФЗ от 06.12.2011 и ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (приказ Минфина № 62н от 16.04.2021).

Бумажную первичку (кроме кассовых и банковских документов) корректируют, только если обе стороны хозяйственной операции согласны с такими изменениями. Корректировку обязательно подписывают и ставят фактическую дату исправления (письмо Минфина № 07-02-06/9 от 25.01.2012).

А вот электронную первичку исправить легче. Для внесения коррективов аннулируют ошибочный документ и формируют новый. Есть и другие варианты: составить акт о выявленных расхождениях, сформировать дополнительные е-документы, корректирующие операцию и проч.

Как хранить электронные документы

Е-документы хранят в цифровом виде. Придерживайтесь сроков хранения, установленных приказом Росархива № 236 от 20.12.2019 и отраслевыми ведомствами. Для некоторых е-документов действуют особые правила хранения.

Отдельные сроки хранения закреплены и для бухгалтерской первички, и для регистров налогового учета (ст. 29 402-ФЗ, ст. 23 НК РФ). Но в основном они совпадают с приказом № 236.

Необходимо обеспечить режим хранения и предусмотреть условия для его обеспечения. К примеру, в е-архиве создают два экземпляра по каждой единице — рабочий и основной. А ответственный специалист проводит технический контроль минимум раз в пять лет: он проверяет физическое состояние носителей и воспроизводимость электронных документов.

Что представляет собой ECM-концепция?

Выберите один ответ:

Электронный документооборот компании

Управление документами компании

Управление контентом компании

Управление средствами компании

Что оценивает руководство организации до принятия решения о внедрении системы электронного документооборота на предприятии?

Выберите один ответ:

Состояние внешней среды предприятия

Показатели рентабельности и платежеспособности предприятия

Финансовую устойчивость предприятия

Возможные преимущества и недостатки будущей реформы

Что включает в себя показатель в качестве составной единицы информации?

Выберите один ответ:

Один реквизит-основание и один реквизит-признак

Несколько реквизитов-оснований и несколько реквизитов-признаков

Несколько реквизитов-оснований и один реквизит-признак

Один реквизит-основание и несколько реквизитов-признаков

Что представляет собой маскировка?

Выберите один ответ:

Метод защиты информации путем ее криптографического закрытия

Метод защиты информации путем регулирования использования всех ресурсов системы

Метод защиты информации, создающий такие условия автоматизированной обработки, хранения и передачи информации, при которых возможности несанкционированного доступа сводятся к минимуму

Метод защиты информации, мотивирующий пользователей системы соблюдать сложившиеся морально-этические нормы

Что выступает одним из главных инструментов внутреннего руководства, финансового, кадрового и других видов учета, управленческих решений и внешних связей организации?

Выберите один ответ:

Менеджмент

Заключение аудиторов

Документация

Иерархическая структура управления

Что представляет собой классификатор?

Выберите один ответ:

Сгруппированный по месту распределения набор значений однотипных переменных, имеющих общее название

Количественная характеристика одного или нескольких свойств продукции, входящих в её качество

Систематизированный свод наименований объектов и классификационных признаков и/или классификационных группировок и кодовых обозначений

Графическая информация, наносимая на поверхность, маркировку или упаковку изделий, предоставляющая возможность считывания её техническими средствами

Что понимается под вторичной информацией?

Выберите один ответ:

Информация, которая поступает из фирмы в другую фирму, организацию (подразделение)

Информация, возникающая в процессе определённой деятельности объекта

Информация, являющаяся результатом обработки первичной информации

Информация, представленная в виде графиков, диаграмм, схем, рисунков

Какие два уровня организации внедрения и использования элементов электронного документооборота можно выделить с позиций организации документационного обеспечения управления?

Выберите один ответ:

Документооборот внутри организации и документооборот с налоговой инспекцией

Документооборот внутри организации и внешние коммуникации организации

Документооборот во внешней среде организации и документооборот с налоговой инспекцией

Нет верного ответа

Что понимается под временным нарушением работоспособности определённого элемента системы, следствием чего может быть неправильное выполнение им в этот момент своих функций?

Выберите один ответ:

Отказ

Сбой

Ошибка

Стихийное бедствие

Какой термин означает защищённость информации от случайных или преднамеренных воздействий естественного или искусственного характера, которые могут нанести неприемлемый ущерб субъектам информационных отношений?

Выберите один ответ:

Финансовая защищенность

Информационная безопасность

Политическая безопасность

Охрана информации

Верно ли, что система «ИЛАДА» создает единое информационное пространство предприятия?

Выберите один ответ:

Верно

Неверно

Какую версию программного автоматизированного управления компания 1С разработала в 2013 году?

Выберите один ответ:

«1С:Управление предприятием (ERP) 2.0»

«1С:Управление предприятием версия 8.0»

«1С:Предприятие версия 2.0»

Что из нижеперечисленного является методологией ускоренного внедрения?

Выберите один ответ:

The SAP Business One Accelerated Implementation Program

Accelerated

Business One

Предусматривает ли система «ИЛАДА: Трудовые ресурсы» возможность исправления допущенных ошибок не только в текущем периоде, но и в предыдущих?

Выберите один ответ:

Предусматривает

Не предусматривает

Что создали для улучшения показателя времени подготовки налогоплательщиками налоговой и бухгалтерской отчетности в России?

Выберите один ответ:

Временную группу

Рабочую группу

Рабочий комитет

Налоговый комитет

Какой модуль предназначен для эффективного управления кадрами?

Выберите один ответ:

«ИЛАДА: Денежные средства»

«ИЛАДА: Доходы и расходы»

«ИЛАДА: Трудовые ресурсы»

Для кого актуальна система информационной безопасности?

Выберите один ответ:

Для молодых компаний, не имеющих достаточной информационной базы

Для развитых компаний, нуждающихся в модернизации технологий управления

И для молодых, и для крупных компаний

В настоящее время проблема информационной безопасности неактуальна

Какие функции осуществляет система управления?

Выберите один ответ:

Прогнозирование, планирование

Учет, анализ, контроль и регулирование

Планирование, учет, анализ, контроль и регулирование

Прогнозирование, планирование, учет, анализ, контроль и регулирование

Организация с какой среднесписочной численностью сотрудников за предшествующий календарный год предоставляет установленные для нее формы отчетности в электронном виде?

Выберите один ответ:

Более 100

Более 1000

Более 500

Более 5000

Кто выступает оператором электронного документооборота?

Выберите один ответ:

Коммерческие и некоммерческие компании, которые на конкурентной основе обеспечивают обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем

Коммерческие и некоммерческие компании, которые обеспечивают обмен конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота между продавцом и покупателем

Коммерческие компании, которые обеспечивают обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем

Коммерческие компании, которые на конкурентной основе обеспечивают обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем

Что понимается под экономической информацией?

Выберите один ответ:

Данные, зафиксированные на машинном носителе или передаваемые по телекоммуникационным каналам

Сведения о той или иной стороне материального мира и происходящих в нем процессах

Представление сведений о материальных, трудовых и стоимостных аспектах воспроизводимых в экономике процессов, устраняющих неопределенность в отношении этих процессов

Информация, представленная в алфавитно-цифровой форме

Какие два уровня заложены в управлении производством посредством программного оборудования (от большего к меньшему)?

цеховой уровень

Ответ 1

Выберите…

2

1

уровень логиста

Ответ 2

Выберите…

2

1

Какое свойство информации обеспечивает возможность ее использования в заданный момент времени?

Выберите один ответ:

Актуальность

Своевременность

Доступность

Достоверность

Какая компания была первой компанией на территории СНГ, которая внедрила систему Oracle для нужд компании «ИТЕРА-Холдинг» в 2000 году?

Выберите один ответ:

Oracle E-Business Suite

Comstar

ИТЕРАНЕТ

Как называется система представления налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде?

Выберите один ответ:

Телекоммуникационные системы

Телекоммуникационные потоки

Телекоммуникационные технологии

Телекоммуникационные каналы

Что не относится к способам передачи информации?

Выберите один ответ:

Пересылка по почте

Сбор и регистрация первичной информации

Доставка транспортными средствами

Дистанционная передача по каналам связи

Верно ли, что в быстроразвивающейся бизнес-среде продолжают повышаться требования к ERP-системам и имеется спрос на интеграцию с промышленными ИТ-системами?

Выберите один ответ:

Верно

Неверно

Одним из ведущих поставщиков ERP-систем в мире, который официально представлен в России с ноября 1992 года, является

Выберите один ответ:

Microsoft

SAP AG

Oracle

Что включает в себя показатель в качестве составной единицы информации?

Выберите один ответ:

Один реквизит-основание и один реквизит-признак

Несколько реквизитов-оснований и несколько реквизитов-признаков

Несколько реквизитов-оснований и один реквизит-признак

Один реквизит-основание и несколько реквизитов-признаков

Какими способами, согласно ст. 80 Налогового кодекса РФ, налоговая и финансовая отчетность может быть представлена налогоплательщиком в налоговый орган?

Выберите один ответ:

Только лично

Лично или через доверенное лицо, с помощью письма с описью вложения, с помощью телекоммуникационных каналов связи

Лично или с помощью доверенного лица

Лично или с помощью письма с описью вложения

Что не относится к числу документов, которыми обмениваются участники информационного взаимодействия?

Выберите один ответ:

Уведомление об отказе в приеме налоговой декларации (расчета) в электронной форме, формируемое налоговым органом

Квитанция о приеме налоговой декларации (расчета) в электронной форме, формируемая налоговым органом

Информационное сообщение о представительстве в отношениях, регулируемое законодательством о налогах и сборах

Нет правильного ответа

С какими типами приложений в настоящее время интегрируются системы электронного документооборота?

Выберите один ответ:

с системами ERP (Enterprise Resource Planning) и офисными приложениями

с ERP-системами и front-end приложениями

с ERP-системами, офисными приложениями и front-end приложениями

с ERP-системами

Какой подраздел «ИЛАДА: Ресурсы» позволяет выполнять администрирование системы?

Выберите один ответ:

Информационные ресурсы

Материальные ресурсы

Денежные ресурсы

Трудовые ресурсы

На какие группы делятся электронные системы идентификации и аутентификации по способу обмена данными между идентификатором и устройством ввода-вывода?

Выберите один ответ:

На физические и электронные

Контактные и бесконтактные

Графические и цифровые

Симметричные и асимметричные

Какое из выражений верно описывает зависимость стоимости сбора информации и ее полноты?

Выберите один ответ:

Стоимость сбора информации резко повышается по мере увеличения ее полноты

Стоимость сбора информации снижается по мере увеличения ее полноты

Стоимость сбора информации повышается незначительно по мере увеличения ее полноты

Стоимость сбора информации не зависит от ее полноты

Одним из ведущих поставщиков ERP-систем в мире, который официально представлен в России с ноября 1992 года, является

Выберите один ответ:

Microsoft

SAP AG

Oracle

Какое свидетельство является решающим при возникновении спорных ситуаций (когда один контрагент подает на другого в суд или у налоговых органов возникают вопросы по конкретному документу)?

Выберите один ответ:

Свидетельство налоговой службы

Оператора

Продавца

Покупателя

С чем связан бюджет движения денежных средств?

Выберите один ответ:

С платежным календарем и графиками платежей договоров

С платежным календарем и бюджетом закупок

С графиками платежей договоров

Что означает делимость системы?

Выберите один ответ:

Множество элементов системы функционируют подчиненно единой определённой цели

Существуют связи и отношения между элементами внутри системы, распределение элементов системы по уровням иерархии

Система состоит из ряда подсистем или элементов, выделенных по определенному признаку, который отвечает конкретным целям и задачам

Различные входящие в нее компоненты структурно взаимодействуют друг с другом

Что понимается под вторичной информацией?

Выберите один ответ:

Информация, которая поступает из фирмы в другую фирму, организацию (подразделение)

Информация, возникающая в процессе определённой деятельности объекта

Информация, являющаяся результатом обработки первичной информации

Информация, представленная в виде графиков, диаграмм, схем, рисунков

Какими способами можно направлять отчеты и декларации по почте?

Выберите один ответ:

Заказным, ценным письмом

Ценным письмом

Заказным письмом

На какой связи построена работа системы «ИЛАДА: Информационное обеспечение»?

Выберите один ответ:

На процессной

На проектной

На причинно-следственной

Источниками какого вида информации выступают биржи и обслуживающие их специальные службы биржевой и финансовой информации?

Выберите один ответ:

Статистической информации

Финансовой информации

Коммерческой информации

Политической информации

Какую систему электронной документации применяла компания Geisinger Health Systems?

Выберите один ответ:

Documents

OnBase

Documentum

TOWER IDM

В чем заключалась суть системы электронного документооборота в компании Seed?

Выберите один ответ:

Документы сканировались

Использовались отсканированные копии документов, которые можно было отыскать по номеру дела и имени клиента

Документы ксерокопировались, оригиналы уничтожались

Документы ксерокопировались

Какое значение имеет термин «документ»?

Выберите один ответ:

Любые сведения (информация), зафиксированные на любом носителе в пространстве и времени

Информация (сведения), созданная только разумом человека

Информация, представленная в виде текста и зафиксированная на бумаге

Устная беседа, не зафиксированная на физическом носителе информации

Как называется формируемый налоговым органом электронный документ, подтверждающий факт приема налоговой декларации (расчета), содержащей ошибки, с указанием таких ошибок, а также содержащий сообщение о необходимости представления пояснений или внесения соответствующих исправлений?

Выберите один ответ:

Уведомление об уточнении

Уведомление об отказе

Уведомление о вводе

Извещение о получении

Как называется автоматизированная информационная система, используемая для проектирования федерального бюджета?

Выберите один ответ:

«Бюджет»

«Финансы»

«Доходы и расходы»

«Система финансовых расчетов»

Верно ли, что для обеспечения корпоративной информационной системе долгосрочной устойчивости в условиях реформирования, ИТ-стратегия должна планировать развитие всех типов архитектур?

Выберите один ответ:

Верно

Неверно

Что понимается под системой?

Выберите один ответ:

Данные, зафиксированные на машинном носителе или передаваемые по телекоммуникационным каналам

Логически завершенный набор реквизитов-признаков и реквизитов-оснований

Материальные объекты произвольной формы, выступающие в качестве средства предоставления информации

Совокупность связанных между собой и с внешней средой элементов или частей, функционирование которых направлено на получение определённого полезного результата

Верно ли, что система «ИЛАДА» создает единое информационное пространство предприятия?

Выберите один ответ:

Верно

Неверно

Какой термин соответствует простейшей структурной единице информации, неделимой на смысловом уровне, отражающей количественную или качественную характеристику сущности?

Выберите один ответ:

Реквизит

Массив

Поток

Информационная система

Что позволяет использовать российское законодательство в рамках обмена электронного документооборота?

Выберите один ответ:

Только формализованные документы

Как формализованные (распознанные) документы, так и неформализованные (скан-копии) документы

Только неформализованные документы

Нет правильного варианта

Где может осуществляться поиск в системе электронного документооборота Microsoft SharePoint Portal Server?

Выберите один ответ:

Только по внутренним хранилищам информации (файлы)

Только по внешним хранилищам информации (Internet)

Как по внутренним хранилищам информации (файлы, Интернет-сайты, базы Microsoft Exchange, базы Lotus Notes), так и по внешним (Internet)

По внутренним хранилищам информации (файлы), по внешним (Internet)

Верно ли, что в большой распределенной вычислительной среде ежедневно приходится выполнять множество управляющих «транзакций»: генерацию сообщений о событиях, модификацию учетной информации пользователя, распределение нового программного обеспечения, операции по управлению хранением данных, сбор информации о производительности?

Выберите один ответ:

Верно

Неверно

По какому принципу проектируются в настоящее время большинство современных ERP?

Выберите один ответ:

По проектному принципу

По базисному принципу

По модульному принципу

Что можно отнести к задачам руководящей группы в рамках реализации принципа установления централизованного управления для выполнения ключевых действий?

Выберите один ответ:

Ускорение процесса, гарантирующего, что риски информационной безопасности рассматриваются непрерывно

Руководство всеми подразделениями организации

средство доведения до руководства организации информации о финансовом состоянии предприятия

Обеспечение дублирования отдельных функций различными подразделениями организации

На платформе какой системы основывалась новейшая 1С, которая была разработана главным образом для обеспечения крупным заказчикам безупречной надёжности работы и производительности?

Выберите один ответ:

«1С: Предприятие 8.0»

«1С: Предприятие 7.3»

«1С: Предприятие 8.3»

Что представляет собой сервисно-ориентированная архитектура?

Выберите один ответ:

Подход к разработке программного обеспечения, в основе которого лежат сервисы со стандартизированными интерфейсами

Программа для осуществления электронного документооборота, в основе которого лежит использование сервисов со стандартизированными интерфейсами

Подход к разработке программного обеспечения, в основе которого лежат сервисы с модифицируемыми интерфейсами

Программа для осуществления электронного документооборота, в основе которого лежит использование сервисов со модифицируемыми интерфейсами

По какому критерию системы управления подразделяют на автономные автоматизированные рабочие места специалистов управления, автономные локальные сети и единые корпоративные сети?

Выберите один ответ:

По степени автоматизации

По способу автоматизации органов управления

По видам управленческих функций

По характеру взаимосвязи с внешней средой

Что является документом?

Выберите один ответ:

Информационное сообщение на естественном языке, зафиксированное ручным или печатным способом на бланке установленной формы и имеющее юридическую силу

Цифровое обозначение предметов, расположенных в последовательном порядке

Данные, зафиксированные на машинном носителе или передаваемые по телекоммуникационным каналам

Составная единица информации, включающая набор реквизитов, показателей, сообщений одной формы и одинаковой структуры

Какие категории выделяют среди интересов субъектов, связанных с использованием информационных систем?

Выберите один ответ:

Доступность, целостность

Доступность, целостность, точность

Доступность, точность

Доступность, целостность, конфиденциальность

Какой тип организации документооборота не применяется на предприятиях?

Выберите один ответ:

Неформальный тип управления – отсутствие документооборота

Формальный тип управления – частичное введение документооборота

Формальный тип управления – отсутствие системы документооборота

Формальный тип управления – применение электронного документооборота

Какой вид документооборота олицетворяет всю основную деятельность банка, которая направлена на обслуживание клиентов, и должен осуществляться в строго отведённый отрезок времени?

Выберите один ответ:

Административный

Кредитный

Клиентский

Операционный

Что не относится к числу недостатков электронного способа предоставления отчетности?

Выберите один ответ:

Увеличение затрат по приобретению программ

Необходимость обеспечения стабильного Интернета

Повышение уровня технической базы

Снижение времени на предоставление отчетности

В рамках какой концепции можно планировать все производственные ресурсы предприятия, такие, как сырье, материалы, оборудование, людские ресурсы, все виды потребляемой энергии и прочее?

Выберите один ответ:

MRP II

MRP

MPR

К какому виду мероприятий относятся документированные процедуры и правила работы с разными видами информации, ИТ-сервисами, средствами защиты?

Выберите один ответ:

Технические меры

Организационные меры

Правовые меры

Статистические меры

Какая Федеральная целевая программа выполнялась в стране на протяжении нескольких последних лет в целях внедрения новых информационных технологий?

Выберите один ответ:

«Электронная Россия» (2002–2014)

План по внедрению электронного документооборота в органы государственной власти (2010–2014)

«Электронная Россия» (2002–2010)

План по внедрению электронного документооборота в органы государственной власти (2002–2010)

Что принято называть электронной (цифровой) подписью?

Выберите один ответ:

Присоединяемое к тексту его криптографическое преобразование, которое позволяет пpи получении текста другим пользователем проверить авторство и подлинность сообщения

Специальную систему изменения обычного письма, используемую с целью сделать текст понятным лишь для ограниченного числа лиц

Секретная информация, используемая криптографическим алгоритмом при шифровании/расшифровке сообщений, постановке и проверке цифровой подписи

Характеристика шифра, определяющая его стойкость к дешифрованию без знания ключа

Какие операции и документы сочетает в себе система электронного документооборота?

Выберите один ответ:

Формализацию и структурирование бумажного документооборота, его перевод в электронный вид, бессрочное хранение электронных документов, оперативную работу с документами, экономию расходных материалов предприятия и рабочего времени сотрудников

Формализацию и структурирование бумажного документооборота, его перевод в электронный вид, оперативную работу с документами, экономию расходных материалов предприятия и рабочего времени сотрудников

Формализацию бумажного документооборота, его перевод в электронный вид, бессрочное хранение электронных документов, оперативную работу с документами, экономию расходных материалов предприятия и рабочего времени сотрудников

Формализацию и структурирование бумажного документооборота, его перевод в электронный вид, бессрочное хранение электронных документов, экономию рабочего времени сотрудников

Что называют последовательностью технологических операций и их продолжительностью?

Выберите один ответ:

Технологическую цепочку

Технологическую ветвь

Технологию выпуска

Само по себе внедрение системы документооборота в электронном формате в коммерческой компании или в государственном учреждении не может являться самоцелью. Даже отказ от использования бумаги и сокращение затрат, как денежных, так и по времени, на печать, отправку, получение и хранение документов – здесь не столь важны. На этот процесс следует смотреть шире, при этом разделяя области внедрения.

Внедрение СЭД – системы электронного документооборота внутри организации, позволит организовать полностью контролируемое пространство для взаимодействия между департаментами, территориально отдаленными представительствами и отдельно взятыми сотрудниками.

Внедрение ЭДО – внешнего юридически значимого электронного документооборота, широко используемая за счет регулирования государством система обмена электронными документами, осуществляемого через операторов ЭДО, которая позволяет передавать документы по телекоммуникационным каналам связи (с использованием средств криптографической защиты информации и специальных программ операторов) и получать обратную связь о статусе переданного документа.

Системы обмена электронными документами – это не только создание, отправка и получение документов, это сокращение затрат и выход на новый уровень бизнес-процессов и коммуникаций с контрагентами, а также четкий контроль всей совокупности процессов при работе с документами.

В этой статье мы рассмотрим ключевые шаги в постановке как внутреннего, так и внешнего документооборота организации, а также технологию безроумингового ЭДО. И начнем с СЭД, ведь именно работа этой системы сопровождает каждый бизнес-процесс на предприятии.

Зачем нужна система электронного документооборота на предприятии?

Целью внедрения электронного документооборота в учреждении является не искоренение бумажных документов, а создание эффективной среды управления, коммуникации и работы. Именно поэтому для построения эффективной СЭД необходимо:

• провести аудит сложившегося документооборота;
• исследовать функции имеющихся инструментов обмена (почта, системы, записи о курьерах и почте у секретарей);
• провести интервьюирование участников обмена.

Подключение 1С-ЭДО от официального партнера 1С. Комплект документов от 250 руб./мес.

Анализ действующей системы работы с документами в компании

Внедрение СЭД требует участия аналитика и ИТ-специалиста, а его результаты должны быть представлены в виде схемы движения всех документов во всех подразделениях компании с указанием «узких мест», среди которых могут быть:

• утеря документов;
• дублирование документов и процедур;
• длительное время согласования;
• денежные траты на бумажный документооборот и т.д.

Анализ также позволяет понять, какой участок бизнес взаимодействий является наиболее критичным и требует наиболее быстрого внедрения электронного взаимодействия. Если процессы локализованы в рамках подразделения или узкоспециализированы (например, перевод на электронный документооборот участка кассовых документов в случае географически отдаленно расположенных точек продаж). В этом случае можно рассмотреть локальное внедрение обмена ЭД, которое в свою очередь может послужить пилотным проектом внедрения СЭД, требует меньше временных и финансовых затрат.

На основе анализа разрабатывается целевая схема, которая будет реализована технически. Она должна, как минимум, обеспечивать:

• удобный поиск;
• оперативный контроль всех этапов работы с документом;
• редактирование и согласование в соответствии с установленными ролями;
• а также требования, обусловленные спецификой бизнеса.

Нужно ли составлять положение об электронном документообороте?

После аудита сложившейся на предприятии «традиции» документооборота и формирования целевой модели, важно составить документ, в котором будет отображена полная схема работы новой системы, то есть, по сути, исчерпывающее техническое задание с указанием этапов и сроков внедрения.

Исходя из возможностей и функционала технических инструментов, на базе которых будет построена целевая СЭД, в положение прописывают регламенты обработки документов, инструкции для исполнителей, их ответственность и порядок организации взаимодействия, а также права, доступ и возможность одновременной работы. Также положение должно четко описывать точки управления и контроля в процессе, маршруты движения документов, очередность согласования и утверждения, а также порядок их исполнения.

Оформление приказа о введении СЭД

На базе ТЗ принимается план внедрения СЭД и утверждается методология, что должно быть зафиксировано в соответствующем приказе. Этот, на первый взгляд, формальный этап, во-первых может затянуться, если в компании разветвленная система согласования, а во-вторых, очерчивает границы проекта и прописывает роли, что в будущем избавит участников процесса от взаимных претензий, даже если к внедрению не привлекались специалисты сторонней организации.

Установленной формы приказа нет, но, ориентируясь на то, что документ должен содержать исчерпывающие указания, в него должны быть включены следующие важные моменты:

• когда и при каких условиях система будет запущена в промышленную эксплуатацию;
• методологическая документация – ТЗ, регламенты, инструкции, правила;
• назначение ответственных лиц по участкам – за внедрение технических средств, первоначальную обработку массива документов, обучение сотрудников
• какие поправки и дополнения должны быть внесены в корпоративные нормативные акты и должностные инструкции.

Официальный запуск системы в эксплуатацию

Запуск системы в промышленную эксплуатацию, как правило, предваряется тестовым периодом, который позволяет отработать все недочеты и доработать недостающий функционал.

Ввести СЭД в эксплуатацию имеет смысл только после «повсеместного» внедрения. Это основной принцип работы системы – либо доступ к ней открыт со всех автоматизированных рабочих точек, так или иначе связанных с движением документов, либо «образец», разработанный на предпроектном этапе, не сработает. При условии, что введение обмена ЭД, касается как внутренних, так и внешних коммуникаций, в среднем, исходя из опыта специалистов нашей компании, проект запуска системы может потребовать до полугода.

Теперь мы перейдем к процессу внедрения системы внешнего электронного документооборота.

Зачем нужна система ЭДО с контрагентами?

Если внедрение СЭД на предприятии чаще всего оптимизирует внутренние процессы и снижает издержки взаимодействия между участками и, как правило, является логичным следствием продуманного руководства, и, самое главное, регламентируется самим предприятием, то внедрение системы электронного взаимодействия с контрагентами вот уже более 20 лет проходят тяжелый путь.

И только регулирование со стороны государства, создание порядка аккредитации операторов электронного документооборота, большая просветительская работа в данном направлении постепенно дает свои плоды.

Устанавливая форматы и регламенты обмена документами между хозяйствующими субъектами, определяя порядок равнозначности электронного документа и бумажного оригинала и судебную защиту на основании такого документа государство подталкивает бизнес к электронному взаимодействию при совершении сделок. А сотрудничество с аккредитованным оператором, который берет на себя передачу и доставку документов, а также подтверждение всех сопутствующих действий, дает компании эффективный инструмент мгновенных бизнес-коммуникаций без потери юридической значимости взаимодействия.

Отправить оригинал первичного или корректировочного документа, а также возможность подписать или отклонить его, моментально информируя об этом своего контрагента, находясь при этом в любой точке мира с доступом в Интернет, – важнейшее преимущество ЭДО и квалифицированных сертификатов.

Централизованная структура документооборота, систематизированное хранение документов в электронном архиве оператора, возможность подписания и направления документов по электронным каналам связи, – все сделает саму структуру документооборота полностью контролируемой и прозрачной, а в совокупности с СЭД ускорит процессы регистрации и согласования.

Что важно, переходить на электронные документы выгодно при любом количестве документов. Статистика говорит о сокращении расходов на бумагу и услуги доставки в среднем в 10 раз, без учета экономии на архивном хранении, а интеграция с системами бухучета, которые применяют компании любого масштаба, принесет ряд дополнительных преимуществ.

Среди них – автоматизация большой части ручных операций, контроль наличия оригинала и исключение риска его потери, структурированное хранение документов (по закону первичные документы хранят не менее 4 лет), простота их поиска, особенно при при форс-мажорах, например, при запросе контролирующих органов на аудит – все это вряд ли заставит пожалеть об отказе от бумажного документооборота.

Внедрение электронного документооборота в организации по этапам

Конечно, как и организация любого нового процесса, электронный документооборот в компании, внедренный «с нуля», потребует на начальном этапе некоторых издержек. И траты на техническое сопровождение – электронную подпись, на оплату услуг операторов, возможно, на специализированное ПО, – будут самыми предсказуемыми из них.

Но поскольку «в цифре» может быть представлен любой документ, если закон прямо не говорит об обратном, а контролирующие органы, как уже упоминалось, все чаще «предпочитают» общение именно в электронной форме, следует смириться с недостатками периода внедрения, найдя возможность их нивелировать, и сосредоточиться на выгоде, которую принесет электронный документооборот в организации.

Основной задачей будет провести анализ партнеров на использование ЭДО и «договориться» с ними на обмен – обменяться приглашениями, а тем, кто еще не использует ЭДО, предложить вариант подключения.

Важно учесть то, к какому оператору ЭДО подключен или планирует подключиться ваш контрагент. Механизм установления автоматического роуминга между различными операторами не всегда реализован. Например, прямой роуминг налажен между операторами ЭДО, входящими в Хаб 1С: Калуга Астрал, Тензор, Линк-сервис, ЭТП ГПБ, Удостоверяющий центр. В случае обмена документами с контрагентами, использующими Контур.Диадок, придется налаживать роуминг вручную. Эта процедура может занимать в среднем 5-6 дней. Статус настройки роуминга надо отслеживать самостоятельно.

Гарантия 6 мес. на услуги подключения и настройки ЭДО в 1С. Решаем любые задачи!

С организационно-технической точки зрения внедрение ЭДО на небольшом предприятии состоит из формальных задач, которые сводятся к обеспечению юридической силы электронных документов:

• Получить действующий сертификат ЭП на уполномоченное лицо организации;
• Выбрать и заключить договор с аккредитованным в ФНС оператором;
• Отправить приглашения контрагентам, которые уже используют ЭДО;
• Наладить процесс подключения к ЭДО контрагентов, по которым нет информации о подключении к ЭДО (самостоятельно или силами оператора).

Для крупных предприятий, имеющих разветвленную структуру документооборота с большим количеством контрагентов для достижения максимального эффекта от перехода на ЭДО рекомендуется внедрение специализированных программных продуктов или кастомизированных интеграционных решений с привлечением сторонних организаций.

Этап №1. Выбор вида электронной подписи

Все электронные документы делятся на формализованные и неформализованные. Неформализованные документы свободны от жесткого регулирования со стороны государства (счета на оплату, письма, договоры, доверенности, техническая документация паспорта сделки и др.). Их принятие и распознавание возможно только с участием человека.

Для формализованных в отдельных законодательных актах четко описан и утвержден единый формат и регламент передачи. Это позволяет использовать программные средства всех участников обмена для распознавания и обработки в информационных системах, в том числе в программах для бухгалтерии и системе ФНС. Рекомендованный формат используют все операторы ЭДО при обмене.

Для юридически значимого взаимодействия через оператора необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, особенно это жестко закреплено для подписания электронных счетов-фактур, поэтому для обмена с контрагентами посредством операторов используют только самый защищенный вид подписи.

В иных случаях, по соглашению сторон законодательно допускается использование простой и неквалифицированной подписи:

• простая только подтверждает факт подписания документа;
• неквалифицированная позволяет определить подписанта и обнаружить исправления, сделанные после подписания документа.

Этап №2. Выбор удостоверяющего центра (УЦ) и оператора

Оператор – организация, обладающая программно-аппаратным комплексом для реализации форматов и регламентов обмена электронными документами, утвержденными законодательно. Защищенные сервера и каналы связи оператора обеспечивают безопасность при обмене открытой и конфиденциальной информацией в рамках электронного документооборота. Оператор своевременно вносит изменения в механизмы обмена и форматы документов в соответствии с корректировками требований регуляторов рынка (ФНС, ФСБ, Правительство).

Оператор уведомляет ФНС, что юрлицо присоединилось к обмену (важно при обмене счетами-фактурами), проверяет электронные подписи на действительность в момент подписания документов, гарантирует доставку электронных документов контрагенту в соответствии с настроенным маршрутом, а также реализует функциональность обмена приглашениями между контрагентами.

Организовать систему обмена юридически значимыми документами, например, обмен теми же счетами-фактурами без участия оператора, невозможно, так как не будет соблюдаться регламент передачи документов, установленный законодательно. Помимо этого участие оператора поможет избежать многих рисков, связанных с переходом на ЭДО, и упростить ряд технических моментов. Все аккредитованные операторы перечислены на сайте ФНС.

При выборе операторов стоит исходить из собственных потребностей и ориентироваться на стоимость и перечень услуг, пакетные предложения, наличие техподдержки и колл-центра, популярность и линейку сервисов.

Удостоверяющий центр – юридическое лицо, индивидуальный предприниматель либо государственный орган или орган местного самоуправления, осуществляющий функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции сопровождения сертификатов.

При выборе УЦ важно обратить внимание на его правовой статус. Его аккредитация зависит от возможностей нести финансовую ответственность в случае убытков третьих лиц, доверившимся информации, указанной в сертификате ключа проверки ЭП, выданном этим УЦ, или данным реестра ключей, который ведет этот УЦ.

Этап №3. Подготовка документов и заключение договора с УЦ и оператором

Для покупки электронной подписи, как правило, необходимо заключить договор с УЦ, оплатить услугу, предоставить оригиналы заявительных документов и пройти процедуру идентификации владельца сертификата, предоставив документы удостоверяющие личность и подтверждающие полномочия, при личной встрече с представителями удостоверяющего центра. Поскольку усиленная квалифицированная подпись требуется представителям руководящего звена, посещение ими УЦ необходимо запланировать заранее.

Регистрируясь в системе ЭДО выбранного оператора, компания присоединяется к регламенту работы сервиса, что позволяет не заключать специальные соглашения с каждым контрагентом в дальнейшем и облегчает процесс внедрения ЭДО. Также организация идентифицируется по сертификату электронной подписи уполномоченного лица и получает свой уникальный идентификатор, который может сообщить любому другому участнику для настройки маршрута обмена. Операторы могут дорабатывать свои системы по запросам пользователей, что также важно отразить в документах.

ВЭДО. Внешний электронный документооборот что это и как выбирать

Не так давно я занимался внедрением электронного документооборота для одного из своих клиентов. В процессе мне пришлось пояснять очень многие понятия, рассказывать, что это такое, как работают системы этого типа. И только после этого он сумел разобраться в сути моих предложений и одобрил план работ. В процессе обсуждения я понял, что по этой тематике очень мало написано простым языком для широкого круга читателей. Как обычно постараюсь объяснить простым языком про это понятие.

Зачем нужен электронный документооборот

Электронный документооборот – это современная удобная альтернатива обычным бумажным документам, которые используются для любого вида бизнес-деятельности.

Традиционный документооборот связан с постоянными временными задержками. Для начала сотрудничества с клиентом необходим счет, часто – договор, а потом – подписанные накладные, акты выполненных работ и т.д. Все эти бумаги проходят согласования, их распечатывают, ставят подписи и печати. После чего появляется необходимость передать их партнеру по бизнесу, где они также проходят процесс согласования и подписания.

Далее документы с подписями сканируют, отправляют по электронной почте. После чего курьером, силами сотрудников или обычной почтой высылают оригиналы. Все это занимает значительное время, бумажные документы иногда теряются, требуют правок (что еще больше замедляет процесс получения документов). А для их хранения зачастую выделяют целые помещения. В результате бизнес испытывает массу неудобств, заключение сделок затягивается, возникают проблемы с бухгалтерией, так как на конец отчетного периода бумаги все еще находятся где-то «в пути». А если в договоре после подписания одной из сторон были выявлены спорные пункты или в бухгалтерской документации найдена ошибка, то процесс получения правильного бумажного документа растягивается еще больше, иногда даже на месяцы.

Электронный документооборот позволяет избавиться от всех этих неудобств:

• Все документы «подписывают» в электронном виде при помощи цифровых подписей. Это быстро и просто.
• Для получения бумажной копии достаточно просто распечатать экземпляр. Заинтересованные лица получают всю документацию мгновенно, без долгого ожидания писем или курьеров.
• Заключение договоров и подтверждение завершения сотрудничества (накладные и акты) происходит без задержек и дополнительных усилий со стороны сотрудников.
• Снижается влияние на бизнес человеческого фактора: документы не теряются, ошибки исправляются в сжатые сроки.
• Нет необходимости выделять полезную площадь для хранения множества бумажных документов.

Кроме того, электронный документооборот позволяет решить проблему отчетности бизнеса перед государством. Ранее документы принимались только в бумажном виде, и сотрудники компаний затрачивали долгие часы на поездки в налоговую, стояли в очередях к инспектору, а инспектора, в свою очередь, обрабатывали множество бумаг для проверки правильности отчета и внесения данных в общую базу.

Сейчас все эти вопросы также можно решать при помощи электронного документооборота. При этом важно понимать, что в электронном виде налоговая служба принимает отчеты и документы строго установленного образца. Любой другой формат принят не будет. А потому при внедрении электронного документооборота имеет смысл проверить формат внутренней документации компании и при необходимости внести в шаблоны документов соответствующие корректировки.

На первом этапе государство начало принимать в электронном виде налоговые декларации. Методика оказалась успешной. И с недавних пор все документы также принимаются в электронном виде.

Из чего состоит электронный документооборот

В этом виде документооборота участвуют 4 стороны:

1. Поставщик товаров или услуг. Сторона, которая генерирует электронный документ.
2. Покупатель или клиент. Сторона, которая принимает электронный документ.
3. Компания вендор, которая предоставляет электронную площадку для обмена документами и услуги сервиса для организации электронного документооборота.
4. Государство. Госорганы, куда компания вендор передает данные о зафиксированных сделках и оформленных документах.

Как это реализуется на практике:

1. Поставщик товаров или услуг генерирует электронный документ в собственной учетной системе или сразу в сервисе, предоставляемом вендором.
2. Документ внутри сервиса мгновенно отправляется компании-адресату, которая получает его либо непосредственно в сервисе, либо в подключенной к сервису собственной программе.
3. Площадка фиксирует данные о документе.
4. После «подписания» (подтверждения) стороной получателя данные о документе отправляются в налоговую инспекцию.

Таким образом автоматически фиксируется факт отправки и получения документа. В отличие от бумажных пакетов с документами, которые передаются сотрудниками компании, курьерской или почтовой службой, в электронном виде не получить документ или потерять его невозможно. Факт своевременного получения документа в электронной системе фиксируется автоматически, эти данные можно использовать в случае возникновения спора даже в суде.

Также автоматически информация о подписанных с двух сторон документах передается в налоговые органы, что снижает вероятность ошибок бухгалтерии, потерянных бумажных копий или не включения какой-то сделки в отчет, что исключает в будущем возможные штрафы и другие проблемы с налоговой, связанных с человеческим фактором и столь распространенных в случае использования бумажного документооборота.

При бумажном документообороте руководителю компании сложно контролировать своевременность получения каждого документа. Чаще всего эти вопросы решаются на уровне бухгалтеров, курьеров, менеджеров по продажам. В результате далеко не всегда бумажные оригиналы оказываются у бухгалтера до окончания отчетного периода. А это в случае проверки может привести к штрафам и другим неприятностям.

При электронном документообороте:

• Оригинал документа доставляется мгновенно. Нет необходимости в почтовых отправлениях, помощи курьеров или менеджеров. Нет отсрочек и связанных с ними проблем.
• Руководитель компании в любой момент может проверить, когда именно был отправлен и получен документ. И в случае проблем, связанным с отсутствием важной документации, у сотрудников нет возможности переложить ответственность за свои ошибки на “плохую работу почты” и другие внешние факторы. Это понимают и сами сотрудники компании. А потому отсрочки и проблемы с отправкой/получением документов после внедрения этой системы становятся крайне редким явлением.

Чтобы реализовать сотрудничество через электронный документооборот необходимо, чтобы обе стороны пользовались программным обеспечением, подключенным к какой-либо площадке документооборота. Или, как вариант, одна или обе стороны могут работать прямо в сервисе отправки-получения документов.

Электронная подпись

Для организации электронного обмена документами необходима высокая степень безопасности и защиты. Все сервисы электронного документооборота пользуются защищенным соединением, шифрованием данных, а для подтверждения подлинности отправляемого документа применяют электронную цифровую подпись.

Цифровая подпись – это специальный «электронный ключ», который создает уникальный цифровой код при помощи математической обработки данных сертификата пользователя и электронного документа. Для проверки и подтверждения подписи применяют публичные сертификаты. А для генерации (подписания) – личный конфиденциальный «ключ» пользователя.

Площадки (сервисы) документооборота

Сегодня существует широкий перечень площадок, предоставляющих услуги документооборота. Это Directum, ELMA, DocsVision, WSS Docs, E-COM, Диадок и многие другие. Все они выполняют примерно одинаковые функции:

• Получение электронного документа от пользователя.
• Отправка адресату в его учетную запись или передача в указанную систему, если получатель работает с другим сервисом.
• Фиксация данных о документе и отправке.

При выборе системы для своей компании важнее всего учитывать предпочтения ваших клиентов. Здесь важно, чтобы вы либо работали в той же системе, что и важный для вас клиент, либо должна быть в сервисе возможность интеграции (обмена данными) между вашей системой и аналогичной площадкой, которой пользуется ваш клиент.

В некоторых случаях вы сумеете убедить покупателя начать работу с удобной для вас площадкой. Но очень часто, особенно, в случае начала сотрудничества с крупными торговыми сетями и предприятиями, они уже давно сделали свой выбор, и одно из условий сотрудничества – возможность работы с определенной площадкой электронного документооборота.

Системы ВЭДО и EDI: в чем разница?

При выборе системы документооборота многие пользователи также сталкиваются с системами, которые позиционируют себя не как ВЭДО, т.е. «электронный документооборот», а как EDI (документооборот для ритейла).

Системы EDI являются частным случаем электронного документооборота. Они ориентированы на обмен данными с торговыми партнерами или подразделениями торговой сети. Если в общем случае через документооборот проводят любые виды юридически значимых документов, то здесь реализован оперативный обмен коммерческой информацией между организациями, в том числе, юридически значимыми документами, необходимыми для торговых операций.

Обычный электронный документооборот допускает использование любых типов документов в любом удобном для сторон формате. При использовании EDI перечень возможных документов, их формат строго регламентированы. Здесь нет возможности сформировать и передать документ во внутреннем формате компании или не относящийся непосредственно к торговым операциям. О том, как работает EDI, почему ее используют только в торговле, и в чем ее преимущества, я расскажу в одной из следующих статей.

Интеграция с 1С и другими учетными системами

Для эффективной работы электронного документооборота очень важно, чтобы выбранная вами площадка поддерживающая интеграцию с вашей учетной системой.

Зачем это нужно:

• Сотрудники компании создают документы в учетной системе предприятия;
• После формирования документ автоматически передается внутри системы руководителю или бухгалтеру на подпись;
• Проверенный и подтвержденный руководителем документ необходимо передать без искажений и ручного ввода данных, т.е. дополнительных затрат времени и возможных ошибок, в сервис электронного документооборота;
• При грамотной реализации передача данных происходит автоматически. После нажатия кнопки «Отправить документ» он трансформируется в форму, необходимую для системы электронного документооборота автоматически и отправляется в сервис, где происходит фиксация и отправка документа получателю.

Очень важно, чтобы под вашу учетную систему было готовое решение на стороне сервиса, на основании которого ваши специалисты смогут реализовать необходимую надстройку для учетной программы. Если подобного решения нет, то лучше не пытаться реализовать его самостоятельно, это очень трудоемкий и сложный процесс. В сервисах документооборота применяется цифровая подпись, сложные системы шифрования. А потому нет никаких гарантий, что даже после всех усилий программистов вы получите необходимый результат. Лучше выбрать другую площадку, где вы найдете подходящий вариант интеграции.

Стоимость услуги

Сервисы документооборота обыкновенно предлагают подключение к сервису бесплатно. А за отправку документов взымается оплата. В одних случаях это будет фиксированная цена за каждый отправленный документ. Где-то можно покупать услуги пакетами, т.е. одна сумма – за 100 документов, другая – за 1000 в месяц и т.д.

К этому вопросу нужно также подходить разумно. С одной стороны, чем больший пакет вы выбираете, тем меньше будет стоимость отправки одного документа. С другой, нет никакого смысла при документообороте, не превышающем 100 документов в месяц, оплачивать пакет на 300, 500 или 1000 документов.

Часто задаваемые вопросы

Все ли документы надо отправлять через электронную систему?

Нет. При помощи электронного документооборота вы будете отправлять только те документы, которые именно таким образом отправить удобнее всего. Обычно это акты выполненных работ, налоговые накладные, иногда договора и т.д. Здесь все зависит только от ваших потребностей и удобства.

Оплата отправки производится за документ или страницу?

Вы оплачиваете, и система фиксирует отправку именно документа. Даже если в вашем документе много страниц, он считается как одна единица к оплате.

Насколько это безопасно?

Электронный документооборот полностью безопасен. Причем, сервис, предоставляющий услугу, несет ответственность за обеспечение безопасности.  Для этого используется цифровая подпись, шифрование данных, защищенный канал связи. Уровень безопасности примерно такой же, как и в привычных вам сервисах банк-клиент.

Если у нас установлена 1С, все ли пользователи смогут получить доступ к электронному документообороту?

Нет. Помимо ограничения прав доступа в самой учетной системе, для работы с электронными документами подключение ограничивается одним сеансом на одном компьютере. Для доступа с другого компьютера потребуется подключение с нуля со всеми паролями и другими методами защиты.

Можно ли использовать электронный документооборот без электронной подписи и подключения к платным сервисам?

Нет. Подпись и применение сервиса документооборота, прошедшего государственную сертификацию, являются необходимыми для того, чтобы ваш документооборот получил юридическую силу. Вы можете, конечно, отправлять любыми методами по любым каналам вашим клиентам документы без электронных подписей. Но они не считаются документооборотом. Это не более чем копии для ознакомления. В этом случае вам понадобится подтверждать их всегда бумажными оригиналами.

Настолько сложно пользоваться электронным документооборотом?

Сложности могут возникнуть только на этапе подключения. Но для решения этого вопроса обычно привлекают специалистов. Сам процесс использования прост и удобен. Руководитель (ответственное лицо) проверяет документ, нажимает кнопку «подписать» и «отправить». Т.е. отправка документов становится много проще, чем даже при обмене сканами по электронной почте.

А что делать, если мой клиент не использует площадку, которой пользуюсь я?

У вас есть два варианта. Можно подключить контрагента к вашей площадке, например, за ваш счет.  Либо можно узнать, имеется ли между вашими системами электронного документооборота возможность интеграции. Если да, просто воспользоваться этим сервисом. Тогда документ будет передаваться по схеме: от вас – в вашу систему – потом в систему получателя – и, наконец, лично к получателю. На скорость получения документа или сложность использования системы это никак не повлияет.

Update: После долгих раздумий решил все таки ввести термин ВЭДО ( внешний элекстронный документооборот), так как ЭДО это более обширное понятие.