В чем отражается стандартизованность деловых бумаг что такое реквизиты формуляр документа

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример

5.5 Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

5.6 Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

5.7 Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).

5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

5.11 Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пример

5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.

Пример

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Пример

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

Пример

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Пример

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Пример

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Пример

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Пример

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Пример

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Пример

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Пример

5.16 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Пример

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример

5.17 Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центруется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

5.18. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации.

(в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)

(см. текст в предыдущей редакции)

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

— наименование вида документа, наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

— вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

— заключительная этикетная фраза:

С уважением, …

(Измененная редакция, Изм. N 1).

5.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

— если приложение (приложения) сброшюровано:

— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение N 2);

— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Пример

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Пример

5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Пример

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают: вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.

Пример 1

Пример 2

5.21 Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Пример

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Пример

В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

5.22 Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Пример

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Пример

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Пример

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Пример

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Пример

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Пример

или

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример

5.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

5.25 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева.

Пример

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

5.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

5.27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

5.28 Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Пример

5.29 Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

5.30 Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Пример

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

Под оформлением документов понимают
соблюдение в ходе их составления,
подготовки, перепечатки, согласования,
удостоверения, пересылки в управленческих
аппаратах учреждений определенных
требований, установленных в законодательных
актах и нормамативно-методических
документах.

Одним из таких документов является ГОСТ
Р 6.30-2003, УСД, требования к оформлению
документов. Он устанавливает единые
правила и требования к оформлению
документов, составу реквизитов и
определяет формуляр-образец документа.

C 1 июля 2003 г. Постановлением Госстандарта
России от 03.03.2003 г. N 65 утвержден и введен
в действие ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные
системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов».
Этот ГОСТ введен взамен одноименного
недолго просуществовавшего стандарта
6.30-97, на базе которого был построен
раздел «Оформление документов» в
действующей ныне Типовой
инструкции по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной
власти
(Росархив, М., 2001), юридически закрепленной
и устанавливающей общие правила и единый
порядок документирования и организации
работы с документами в учреждениях.

Основные отличия и особенности нового
стандарта. Основное
и главное отличие
состоит в рекомендательном
характере
государственного стандарта.
Впервые в истории отечественной
стандартизации в законодательном акте
не акцентируется внимания на обязательности
стандартных требований. Рекомендательный
характер стандарта был введен на
основании Закона Российской Федерации
«О стандартизации» (в редакции от
30 декабря 2001 г. N 196-ФЗ) и получил дальнейшее
развитие в Федеральном законе Российской
Федерации «О техническом регулировании»
от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ. Статья 12 данного
закона устанавливает в качестве принципа
стандартизации добровольность
применения.

Государственный стандарт 6.30-2003
распространяется
на организационно-распорядительную
документацию,
относящуюся к Унифицированной системе
организационно-распорядительной
документации (УСОРД), — постановления,
распоряжения, приказы, решения, протоколы,
акты, письма и др., вошедшей в состав
Общероссийского классификатора
управленческой документации (ОКУД) по
классу 020000. Детально, путем перечисления,
сфера
распространения стандарта не установлена.
Ориентация на документы, включенные в
ОКУД, свидетельствует о том, что правила
оформления в равной мере относятся к
документам как государственных
организаций, так негосударственных
структур. Как и ранее, стандарт
устанавливает состав реквизитов
документов. требования к оформлению
реквизитов, требования к бланкам
документов.

Исходя из необходимости исключить из
стандарта пункты, регулирующие правовые
вопросы, из состава Государственного
стандарта исключен раздел 5 «Требования
к учету, использованию и хранению бланков
с воспроизведением Государственного
герба Российской Федерации или гербов
субъектов Российской Федерации», а
также положения о порядке изготовления
гербовых бланков. На этом же основании
из стандарта исключен гриф ограничения
доступа к документу, а также содержание
пунктов, касающихся правовых вопросов
подписания и датирования документов.

Заметным изменением в стандарте является
введение
новых реквизитов.
Один из них — Основной
государственный регистрационный номер
(ОГРН),
введенный Федеральным законом от 8
августа 2001 г. N 129-ФЗ «О государственной
регистрации юридических лиц» и
выдаваемый каждому юридическому лицу
в документах о государственной
регистрации.

Постановлением Правительства РФ от 19
июня 2002 г. N 438 установлено, что Основной
государственный регистрационный номер
(ОГРН) проставляется одновременно с
указанием названия организации на всех
документах организации. В связи с этим
положением ОГРН включен в состав
реквизитов организационно-распорядительных
документов в структуре государственного
стандарта России с порядковым номером
05.

Другой вновь введенный реквизит —
идентификационный
номер налогоплательщика / код постановки
на учет
(ИНН/КПП);
порядковый номер реквизита — 06.

ОГРН и ИНН/КПП проставляются в соответствии
с документами, выдаваемыми налоговыми
органами. Сохраняется код организации
по Общероссийскому классификатору
предприятий и организаций. Место
размещения новых реквизитов на бланке
определено в образцах.

В новом стандарте сохранилась запись,
которая была и в предыдущем стандарте:
о
дате подписания, являющейся датой
документа.
Обращается внимание на правило написания
даты словесно-цифровым способом в
случае, когда день месяца состоит из
одной цифры — в этом случае перед ней
должен ставиться ноль: 05
июня 2003 г.

Уточнения внесены в пункты, относящиеся
к использованию
оттиска печати для заверения подлинности
подписи документа или соответствия
копии документа подлиннику, и другие
более мелкие изменения.

Вновь утвержденный государственный
стандарт России будет использоваться
в делопроизводстве организаций наряду
с положениями Типовой инструкции по
делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти.

На основе принятого ГОСТ ВНИИААД
планирует подготовить соответствующие
нормативно-методические материалы,
которые помогут службам документационного
обеспечения управленческой деятельности
организовать внедрение стандарта и
обеспечить его эффективное применение
(журнал
«Секретарское дело» N 5, 2003 г.).
Одним из предлагаемых путей внедрения
стандарта в отдельной организации
является подготовка собственного
нормативно-правового акта, в котором
будут вводиться в качестве обязательных
стандартные правила, дополненные
конкретными образцами, примерами,
формами и т. п. Это может быть инструкция
по делопроизводству, стандарт организации,
регламент или иной распорядительный
документ, используемый в конкретном
случае. Способствует применению
стандартных требований выпуск альбома
унифицированных форм документов
(шаблонов), тиражирование бланков
унифицированных форм документов с
правилами их оформления и др. Право
издания нормативных правовых актов
организациями определяется в положениях
(уставах) о них.

Возможно внедрение стандартных требований
оформления организационно-распорядительных
документов на всей территории субъекта
Российской Федерации. В этом случае
обязательность устанавливается также
путем издания нормативно-правового
акта органа власти субъекта Российской
Федерации, в котором целесообразно
оговорить распространение на
государственные и негосударственные
структуры.

Реквизиты документа.
Реквизиты документа – обязательные
признаки документа (информационные
элементы: дата, текст, подпись, печать),
установленные законодательным нормативным
документом — ГОСТом.

По материалам: ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные
системы документации. Унифицированная
система организационно — распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов». (Принят Постановлением
Госстандарта России от 03.03.2003 г. N 65).

При
подготовке и оформлении документов
используют следующие реквизиты:

• 01 — Государственный герб Российской
  Федерации;

• 02 — герб субъекта Российской Федерации;

• 03 — эмблема организации или товарный
  знак (знак обслуживания);

• 04 — код организации;

• 05 — основной государственный
  регистрационный номер (ОГРН) юридического
  лица (новый);

• 06 — идентификационный номер
  налогоплательщика/код причины постановки
  на учет (ИНН/КПП) (новый);

• 07 — код формы документа;

• 08 — наименование организации;

• 09 — справочные данные об организации;

• 10 — наименование вида документа;

• 11 — дата документа;

• 12 — регистрационный номер документа;

• 13 — ссылка на регистрационный номер и
  дату документа;

• 14 — место составления или издания
  документа;

• 15 — адресат;

• 16 — гриф утверждения документа;

• 17 — резолюция;

• 18 — заголовок к тексту;

• 19 — отметка о контроле;

• 20 — текст документа;

• 21 — отметка о наличии приложения;

• 22 — подпись;

• 23 — гриф согласования документа;

• 24 — визы согласования документа;

• 25 -оттиск печати;

• 26 — отметка о заверении копии;

• 27 — отметка об исполнителе;

• 28 — отметка об исполнении документа и
  направлении его в дело;

• 29 — отметка о поступлении документа в
  организацию;

• 30 — идентификатор электронной копии
  документа.

Перечисленный состав реквизитов следует
считать типовым, т. к. набор их при
подготовке различных видов документов,
документов одного и того же наименования
в различных организационно-управленческих
ситуациях может быть различным.

Среди общего перечня реквизитов выделяют
постоянные и переменные реквизиты.

Постоянные – в обязательном порядке
повторяются на бланках всех документов
данного наименования.

Переменные – наносятся непосредственно
в процессе подготовки конкретного
документа.

На формуляре-образце при оформлении
документов реквизиты формируются в 3
части: заголовочная, содержательная и
оформляющая.

Заголовочная – начало документа,
где содержатся сведения об организации
или авторе документа и первичные данные
о самом документе (реквизиты 1-16).

Содержательная – главная часть
документа, где раскрывается его смысл
и назначение (реквизиты 17-20), текст
документа.

Оформляющая – совокупность
реквизитов, подтверждающих подлинность
документа и достоверность содержащихся
в нем сведений (реквизиты 21-24). В оформляющей
части также располагаются вспомогательные
делопроизводственные отметки, облегчающие
работу с документом.

При работе с электронными документами
следует учитывать требования ГОСТ
6.10.4-84, который устанавливает обязательные
реквизиты электронных документов.

Формуляр-образец
– модель построения документов.совокупность
реквизитов документа, расположенных
в определенной последовательности,
присущих всем документам определенной
системы документации.

Он указывает место реквизитов на листе
бумаги, определяет площадь рабочего и
служебного полей.

Рабочее поле – место, где располагаются
реквизиты.

Служебное поле предназначено для
закрепления документа в технических
средствах хранения.

Формуляр образец по ГОСТ Р 6.30-2003.
Расположение реквизитов и границы зон
на формате А4 продольного бланка.

Ф

ормуляр
образец по ГОСТ Р 6.30-2003. Расположение
реквизитов и границы зон на формате А4
углового бланка.

Бланк документа – стандартный лист
бумаги с нанесенными на него постоянными
реквизитами, содержащими информацию
об организации или авторе документа,
отсутствие которых лишает документ
юридической силы. Для документа
длительного срока хранения используют
официальный или фирменный бланк, который
изготовляется типографским способом
или с помощью специального штампа. Для
документа временного срока хранения
допускается использовать ксерокопии
бланков, а также бланки, создаваемые
вместе с текстом и другими реквизитами
на компьютере.

ГОСТ
Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных
формата бланков документов: А4 (210×297 мм)
и А5 (148×210 мм) (Соответствуют
Международному стандарту ИСО 216:1975).
В делопроизводстве также находит
применение формат A3 (297×420), используемый
для подготовки больших таблиц, диаграмм,
схем в качестве приложений к различным
видам документов.

Согласно
ГОСТ Р 6.30-2003 каждый лист документа,
оформленный как на бланке, так и без
него, должен иметь поля не
менее: 20
мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее;
20 мм — нижнее.

Для
организации, ее структурного подразделения,
должностного лица стандартом установлены
следующие виды служебных бланков:

общий бланк,

бланк письма,

бланк конкретного вида документа.

Общий
бланк
используют для изготовления любых видов
документов, кроме письма. В
зависимости от учредительных
документов организации, общий бланк
включает в себя реквизиты 01 (02 или 03),
08, 11, 14 (см. Реквизиты
документа и Общий
бланк организации (образец)).

Бланк
письма в
зависимости от учредительных документов
организации включает в себя реквизиты
01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости,
ограничительные отметки для верхних
границ зон расположения реквизитов 11,
12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20. Для бланков писем
характерны два варианта размещения
постоянных реквизитов в рамках выделенной
зоны — угловое и продольное (см. Пример
1 и Пример
2).

Бланк
конкретного вида документа,
кроме письма, в зависимости от
учредительных документов организации
включает в себя реквизиты 01 (02 или 03),
08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные
отметки для границ зон расположения
реквизитов 11, 12, 13, 18, 19. (образец
бланка приказа).

ГОСТ
Р 6.30-2003 устанавливает определенные
требования к размещению на бланках
постоянных реквизитов и ограничительных
отметок. Реквизит 01 (02 или 03) располагают
над серединой реквизита 08. Реквизит 03
допускается располагать на уровне
реквизита 08. Реквизиты 08, 09, 10, 14,
ограничительные отметки для реквизитов
11, 12, 13 в пределах границ зон расположения
реквизитов размещают одним из способов:
центрированным
(начало и конец каждой строки реквизитов
равно удалены от границ зоны расположения
реквизитов) или флаговым
(каждая строка реквизитов начинается
от левой границы зоны расположения
реквизитов).

Центрированный
вариант расположения реквизитов
используется при типографском способе
изготовления бланков. При этом под
реквизиты 11, 12, 13 оставляют трафаретные
места.

Флаговый
вариант расположения реквизитов
используется в основном при воспроизведении
угловых бланков на чистом листе бумаги
с помощью печатающих устройств (компьютер,
печатная машинка) непосредственно при
подготовке документа. При этом
воспроизведение постоянных реквизитов,
предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, для
исходящих
документов
считается обязательным.
Для внутренних документов часть
реквизитов (01 — 07, 14), как правило, не
воспроизводится.

Для
организаций субъектов Российской
Федерации, имеющих наряду с государственным
языком Российской Федерации государственный
язык субъекта Российской Федерации,
целесообразно использование продольного
бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают
на
двух языках:
русском (слева) и национальном (справа)
на одном уровне.

Бланки
документов следует изготавливать на
плотной белой бумаге или бумаге светлых
тонов. Воспроизведение реквизитов на
бланках может производиться типографским
способом, с применением средств
оперативной полиграфии или с помощью
вычислительной техники при подготовке
конкретного документа.

При
изготовлении бланков типографским
способом размеры шрифтов выбирают в
зависимости от количества печатных
знаков в реквизите. Более крупным шрифтом
выделяется наименование организации
и вида документа. Допускается реквизит
08 (наименование организации) печатать
рисованными шрифтами. Бланки печатаются
красками насыщенного цвета, обеспечивающими
незатруднительное чтение текста в
удовлетворительных условиях освещения
и получение качественных копий документов
с помощью средств копировальной техники.

ГОСТ
Р 6.30-2003 не оговаривает виды
шрифтов,
которыми следует пользоваться при
подготовке текста документа с
использованием средств вычислительной
техники. Основное требование к шрифтам
сводится к тому, чтобы они были хорошо
читаемыми. Некоторым образом
конкретизируется требование к шрифтам
в Типовой инструкции по делопроизводству
в федеральных органах исполнительной
власти (Утверждена Приказом Федеральной
архивной службы России от 27.11.2000 N 68).
Инструкция рекомендует при подготовке
документов применять текстовый редактор
Word версии от 6.0 и выше с использованием
шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для
оформления табличных материалов), 13,
14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14 при печати
через 1 — 2 интервала.

При
изготовлении документов на двух и более
страницах вторую и последующие страницы
нумеруют. Номера страниц проставляют
посередине
верхнего поля листа.
Номер страницы пишется арабскими цифрами
без знаков препинания (точки), без
указания слова «страница» и его
сокращенных вариантов или знаков тире
(- 2 -).

Особые
требования предъявляются к изготовлению,
учету, использованию и хранению гербовых
бланков.
Эти требования в отношении воспроизведения
реквизита 01 (Государственный герб
Российской Федерации) оговорены
Федеральным конституционным законом
«О государственном гербе Российской
Федерации» от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ
(с изм. и доп. от 9 июля 2002 г.).

Лекция 7. Требования
к оформлению реквизитов документов.

По
материалам: ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные
системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов. Басаков М.И. Приказ и деловое
письмо (Требования к оформлению и образцы
документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003). — М.:
«Феникс», 2004.

Правила
оформления деловых бумаг, служебных
писем, характеристик, а также образцы
и примеры документов различного рода
вы найдете в разделе «Стиль
документа»

Реквизиты
организации

1. Государственный
   герб
   Российской Федерации помещают на
   бланках документов в соответствии с
   Федеральным конституционным законом
   «О Государственном гербе Российской
   Федерации» (Собрание законодательства
   Российской Федерации, 2000, N 52, часть I,
   ст. 5021).

2. Герб
   субъекта
   Российской Федерации помещают на
   бланках документов в соответствии с
   правовыми актами субъектов Российской
   Федерации. Порядок использования на
   бланках документов изображения герба
   городов, автономных областей, автономных
   округов определяется нормативными
   актами соответствующих органов власти.

3. Эмблему
   организации
   или товарный знак (знак обслуживания)
   помещают на бланках организаций в
   соответствии с уставом (положением об
   организации). Эмблема не воспроизводится
   на бланке, если на нем помещен
   Государственный герб Российской
   Федерации или герб субъекта Российской
   Федерации.

4. Код
   организации
   проставляют по Общероссийскому
   классификатору предприятий и организаций
   (ОКПО). Для органов государственной
   власти и управления код проставляется
   по Общероссийскому классификатору
   органов государственной власти и
   управления (ОКОГУ). Код является элементом
   электронной идентификации документа.

5. Основной
   государственный регистрационный номер
   (ОГРН) юридического лица проставляют
   в соответствии с документами, выдаваемыми
   налоговыми органами.

6. Идентификационный
   номер налогоплательщика/код
   причины постановки на учет (ИНН/КПП)
   проставляют в соответствии с документами,
   выдаваемыми налоговыми органами.

7. Код
   формы документа
   проставляют по Общероссийскому
   классификатору управленческой
   документации (ОКУД).

8. Наименование
   организации,
   являющейся автором документа, должно
   соответствовать наименованию,
   закрепленному в ее учредительных
   документах.
   Сокращенное наименование
   приводят в тех случаях, когда оно
   закреплено в учредительных документах
   организации. Сокращенное наименование
   (в скобках)
   помещают ниже полного или за ним.

Если организация -автор
документа имеет вышестоящую организацию,
то над
ее наименованием указывают сокращенное,
а при его отсутствии — полное наименование
вышестоящей организации.

Наименование филиала,
территориального отделения,
представительства и т. п. указывают в
том случае, если оно является автором
документа, и располагают ниже
наименования организации.

Пример оформления реквизитов:

Автором
документа может быть должностное
лицо,
представляющее организацию. В этом
случае должность автора указывается
ниже наименования организации, например:

РОСАРХИВ

Государственное
учреждение

Всероссийский
научно-исследовательский

институт
документоведения и архивного дела

(ВНИИДАД)

Заместитель
директора

Профсоюзная
ул., д. 82, Москва, 117393

Тел./факс
(095) 718-78-74. E-mail: mail@vniidad.ru

ОКПО
02842708, ОГРН 1027700380795,

ИНН/КПП
7708033140/771001001

Наименования
организаций субъектов Российской
Федерации, имеющих наряду с государственным
языком Российской Федерации (русским)
государственный язык субъектов Российской
Федерации, печатают на двух
языках.
Наименование организации на
государственном языке субъекта Российской
Федерации или ином языке располагают
ниже или справа от наименования на
государственном языке Российской
Федерации.

9. Справочные
данные
об организации включают в себя: почтовый
адрес; номер телефона и другие сведения
по усмотрению организации
(номера факсов, телексов, счетов в банке,
адрес электронной почты и др.).
Пример
оформления реквизитов:

РОСАРХИВ

Государственное
учреждение

Всероссийский
научно-исследовательский институт

документоведения
и архивного дела

(ВНИИДАД)

Профсоюзная
ул., д. 82, Москва, 117393

Тел./факс
(095) 718-78-74

E-mail:
mail@vniidad.ru

http://www.vniidad.ru

ОКПО
02842708, ОГРН 1027700380795,

ИНН/КПП
7708033140/771001001

Наименования
организаций субъектов Российской
Федерации, имеющих наряду с государственным
языком Российской Федерации (русским)
государственный язык субъектов Российской
Федерации, печатают на двух языках.

Наименование
организации на государственном языке
субъекта Российской Федерации или ином
языке располагают ниже или справа от
наименования на государственном языке
Российской Федерации.

10. Наименование
вида документа,
составленного или изданного организацией,
должно быть определено уставом (положением
об организации) и должно соответствовать
видам документов, предусмотренным ОКУД
(класс 0200000). В письме
наименование вида документа не
указывают

11. Дата
документа

Датой
документа
является дата его подписания или
утверждения, для протокола — дата
заседания (принятия решения), для акта
— дата события. Документы, изданные двумя
или более организациями, должны иметь
одну (единую) дату.

Дату
документа оформляют арабскими
цифрами в
последовательности:

день
месяца, месяц, год.

День
месяца и месяц оформляют двумя парами
арабских цифр, разделенными точкой; год
— четырьмя арабскими цифрами.

Например,
дату 5
июня 2003 г.
следует оформлять 05.06.2003.

Допускается
словесно-цифровой способ оформления
даты, например 05
июня 2003 г., а
также оформление даты в последовательности:
год,
месяц, день месяца,
например: 2003.06.05.

12. Регистрационный номер документа.

Регистрационный
номер документа состоит
из его порядкового
номера, который можно
дополнять по усмотрению организации
индексом дела
по номенклатуре дел, информацией
о корреспонденте,
исполнителях и др.

Для
внутренних документов (приказов,
распоряжений, постановлений и т. п.)
регистрационный номер — это обычный
порядковый номер документа.

Для
писем регистрационный номер дополняется
индексом (условным обозначением)
структурного подразделения или
исполнителя (его личного кода), составившего
документ, и номером дела по номенклатуре
дел. Составные части регистрационного
номера отделяются, например:
18-36-430,
где 18
— индекс структурного подразделения
(индекс дела), 36
— индекс корреспондента, 430
— порядковый номер документа по картотеке.

Регистрационный
номер документа, составленного совместно
двумя и более организациями, состоит
из регистрационных номеров документа
каждой из этих организаций, проставляемых
через косую черту в порядке указания
авторов в документе.

13. Ссылка на регистрационный номер и
дату документа включает в себя
регистрационный номер и дату документа,
на который должен быть дан ответ. Ссылка
используется только в тех видах
документов, которые являются ответом
на запрос (письмо, докладная записка и
пр.).

14. Место составления документа.

Место
составления или издания документа
указывают в том случае, если затруднено
его определение по реквизитам «Наименование
организации» и «Справочные данные
об организации». Место составления
или издания указывают с учетом принятого
административно-территориального
деления, оно включает в себя только
общепринятые сокращения.

15. Адресование
документа

В
качестве адресата могут быть организации,
их структурные подразделения, должностные
или физические лица.

При
адресовании документа организации,
ее структурному подразделению без
указания должностного лица наименование
организации и ее структурного подразделения
указывают в именительном
падеже. Например
(здесь
и далее примеры наименования организаций,
их справочные данные и др. являются
условными):

Минюст России

Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения

При
адресовании документа должностному
лицу
наименование организации и подразделения
указывается в
именительном падеже.
Должность лица, которому адресован
документ, указывают в
дательном падеже,
например:

АО «Электроцентромонтаж»

Главному бухгалтеру

В.М. Кочетову

При адресовании документа
руководителю
организации
ее наименование входит в состав
наименования должности адресата:

Генеральному директору

ОАО «Северные регионы»

В.А. Лагунину

Если
документ отправляют в несколько
однородных организаций
или в несколько структурных подразделений
одной организации, то их следует yказывать
обобщенно, например:

Администрации районов

Московской области

Допускается
центрировать каждую строку реквизита
«Адресат» по отношению к самой
длинной строке. Например:

Главному редактору

Издательского дома «Медиадом»

Н.В. Семиной

Документ
не должен содержать более четырех
адресатов. Слово «Копия» перед
вторым, третьим, четвертым адресатами
не указывают.
При большем числе адресатов составляют
список рассылки документа.

В
состав реквизита «Адресат» может
входить почтовый
адрес.
Элементы почтового адреса указывают в
последовательности, установленной
правилами оказания услуг почтовой
связи.

При
адресовании письма в организацию
указывают ее наименование, затем почтовый
адрес, например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного
дела

Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393

При
адресовании документа физическому лицу
указывают фамилию и инициалы получателя,
затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П.

ул.Садовая, д.5, кв.12,

г.Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

При
адресовании внутренних документов
указывается только название структурного
подразделения или должность, инициалы
и фамилия его руководителя.

При
направлении документа вышестоящим
органам власти и управления почтовый
адрес допускается не указывать.

Продолжаем комментировать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов. Рассмотрим раздел 6 «Бланки документов».

Наш словарь

Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа[1];

Электронный шаблон бланка – это бланк документа, представленный в электронном виде. Как правило, электронные шаблоны бланков используются организациями вместо бланка на бумажном носителе, изготовленном типографским способом.

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016) является преемником ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003), а не абсолютно новым стандартом. Поэтому при его разработке было важно сохранить последовательность положений, чтобы пользователям стандарта было удобно работать с его новой редакцией.

В разделе «Бланки документов» последовательность изложения материала также осталась прежней. Однако в некоторые положения раздела были внесены дополнения или уточнения, которые более детально поясняют правила оформления документов. Мы же рассмотрим и прокомментируем все положения раздела «Бланки документов» (извлечения из ГОСТ Р 7.09-2016 даны в рамках).

ФОРМАТ БЛАНКОВ И РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ

Бланки формата А5 используются весьма ограничено, главным образом, для оформления справок, доверенностей, служебных записок. Для большей части организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, деловые письма и др.) используется бумага формата А4.

Для бланков резолюций стандартом установлены бланки формата А5 и А6 (Пример 1).

Положение о размерах служебных полей документа дополнено требованием, по которому в документах со сроком хранения свыше 10 лет[2] (распорядительные документы, локальные нормативные акты, по личному составу и др.) левое поле должно быть не менее 30 мм. Это позволит аккуратно сшить документы в дела, не захватывая часть текста.

БЛАНКИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ И НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ

В контексте стандарта бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, и электронные шаблоны бланков равнозначны.

Организация, как правило, использует как бланки на бумажном носителе, так и электронные шаблоны бланков (например, для внутренних документов).

Важно!

Бланки одного вида документа (например, письма) в бумажном и электронном виде должны быть идентичны по составу реквизитов и оформлению. Иначе говоря, бланк документа одного вида на бумажном носителе и его электронный шаблон не должны различаться.

Еще одно важное требование – электронные шаблоны бланков должны быть неизменяемы, то есть защищены от несанкционированных изменений.[3]

Стандарт подчеркивает, что воспроизводить изображение Государственного герба Российской Федерации можно только на бумажном носителе. Требования к изготовлению таких бланков установлены постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (далее – Постановление № 1268).

БЛАНКИ УГЛОВЫЕ И ПРОДОЛЬНЫЕ

Приложение Б стандарта – это схемы расположения реквизитов документа на бланках с угловым расположением реквизитов (схема Б1) (Пример 2) и на бланках с продольным расположением реквизитов (схема Б2) (Пример 3). При этом зоны расположения реквизитов, обозначенные пунктиром, являются ориентировочными.

ЦЕНТРОВАННОЕ И ФЛАГОВОЕ РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ

Эти положения стандарта повторяют старый ГОСТ Р 6.30-2003 и предлагают два способа оформления реквизитов в пределах зон их расположения:

• центрованный (по центру зоны расположения реквизитов);

• флаговой (по левой границе зоны).

Стандарт указывает также на то, что реквизиты 01 «Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» располагаются в верхнем поле документа по середине зоны, занятой реквизитом 05 «Наименование организации – автора документа» (Пример 4). Однако реквизит 03 может также размещаться и на одном уровне с реквизитом «Наименование организации – автора документа» (Пример 5).

ВИДЫ БЛАНКОВ

Состав видов бланков не изменился. Однако появилось положение о том, что перечень видов бланков, применяемых в организации, должен быть закреплен в локальном нормативном акте (ЛНА) организации. Это может быть инструкция по делопроизводству организации или приказ руководителя, которым одновременно утверждаются виды применяемых бланков и их образцы (макеты).

СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ БЛАНКОВ

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица – реквизит 07.

Бланк конкретного вида документа включает (Пример 8):

•           реквизиты:

01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 – «Эмблема»;

03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;

05 – «Наименование организации – автора документа»;

06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;

07 – «Наименование должности лица – автора документа»;

09 – «Наименование вида документа»;

13 – «Место составления (издания) документа»;

•           реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 – «Дата документа»;

11 – «Регистрационный номер документа»;

16 – «Гриф утверждения документа»;

17 – «Заголовок к тексту».

Бланк письма должностного лица должен содержать реквизит 07 «Наименование должности лица – автора документа». Этот реквизит также используется в бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (например, бланки распоряжений губернаторов, распоряжений глав городов, районов и др. муниципальных образований). Его применяют и в бланках распорядительных документов (распоряжений), издаваемых руководителями самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом (Пример 9).

Бланк конкретного вида документа структурного подразделения должен содержать реквизит 06 «Наименование структурного подразделения – автора документа» (Пример 10).

ВАЖНО!

В стандарте приведен максимально возможный перечень реквизитов для каждого вида бланков документов. Чтобы определить состав реквизитов при разработке бланков документов, на практике следует, руководствоваться учредительными документами и ЛНА.

БЛАНКИ НА РАЗНЫХ ЯЗЫКАХ

Стандарт устанавливает правила оформления бланков на двух или более языках для организаций, которые в соответствии с Законом РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 12.03.2014) имеют право использовать наряду с русским языком (как государственным языком Российской Федерации) национальный язык (языки), признанный государственным в республиках Российской Федерации в соответствии с их законодательством[4].

Для переписки с иностранными организациями стандарт рекомендует оформлять бланк на двух языках: русском и одном из иностранных языков (чаще всего на английском) (Пример 11).

РАЗРАБАТЫВАТЬ НОВЫЕ БЛАНКИ ИЛИ НЕТ?

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

В связи с вступлением в силу нового ГОСТ организации не обязаны вносить изменения в бланки документов, если в этом нет необходимости.

Если организация все же примет решение о разработке новых бланков, то алгоритм действий может быть таким:

1. Руководитель организации поручает службе делопроизводства разработать новые образцы (макеты) бланков.

2. Служба делопроизводства организует разработку макетов (образцов) бланков документов (разрабатывает самостоятельно или прибегает к услугам специализированной организации).

3. Руководитель организации утверждает приказом новые образцы бланков со следующей формулировкой:

Если в это же время разрабатывается инструкция по делопроизводству, новые образцы бланков можно включить в инструкцию.

4. Административно-хозяйственная служба заказывает печать бланков в типографии, или специалисты по информационным технологиям организации готовят на основании утвержденных макетов электронные шаблоны бланков.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ СЛЕДУЕТ ОФОРМЛЯТЬ ПО НОВОМУ ГОСТ?

Напомним, что требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространялись на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к УСОРД[5], которая входит в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)[6]. Положения же нового стандарта распространяются на все организационно-распорядительные документы, в том числе включенные в УСОРД, что зафиксировано в разделе 1 «Область применения» нового стандарта:

ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСТ Р 7.0.97-2016

1 Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее – документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

1 Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее – документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (класс 0200000).

Формуляр документа в делопроизводстве — это типовой шаблон, содержащий обязательные реквизиты в правильном расположении на листе.

В статье поясняется, как именно его оформлять, а также дане ссылки, по которым можно скачать образец формуляра.

Что такое формуляр документа в делопроизводстве

Любая организация в своей деятельности составляет и использует множество различных документов. Каждый такой документ имеет конкретное название и надлежащее целевое назначение, а также содержит определенные сведения. При этом важная роль отводится наличию у документа должной юридической силы, обеспечиваемой в том числе присутствием необходимых реквизитов на его бланке.

Ещё один существенный нюанс заключается в том, что указанные реквизиты должны располагаться на обычном листе бумаги в установленном порядке.

Типовой шаблон, определяющий состав обязательных реквизитов документа, а также принципиальную схему их расположения на соответствующем бланке, принято называть формуляром документа.

Любой официальный документ всегда составляется в соответствии со строгим образцом – стандартным формуляром. Чтобы он обладал юридической силой, указанное условие должно неукоснительно соблюдаться.

Применение формуляра, устанавливающего реквизиты документа и определяющего схему их расположения на стандартном листе бумаги должного формата, позволяет, в первую очередь, избежать большинства ошибок, нередко допускаемых при составлении документации.

Кроме того, типичное расположение реквизитов, предусмотренное стандартным шаблоном, упрощает работу с документацией и ощутимо экономит время, необходимое для её составления и последующей обработки.

Формуляр обеспечивает размещение информации в определенных секторах бланка, что облегчает и ускоряет поиск нужных сведений.

Реквизитами деловой бумаги называется набор её обязательных компонентов. Каждый такой реквизит является необходимым элементом соответствующего документа. К подобным реквизитам обычно относятся название (вид) деловой бумаги, её составитель, адресат, содержательная часть (текст), а также дата оформления, подпись составителя (автора), резолютивная часть (резолюция) и целый ряд других элементов.

Каждая отдельно взятая разновидность деловой бумаги имеет свой конкретный состав реквизитов. Это значит, что у разных деловых бумаг указанные наборы обязательных элементов могут ощутимо отличаться.

Характер используемых реквизитов, их количество и расположение на бланке предопределяются следующими факторами:

1. Целевое назначение данного документа.
2. Обязательные требования, предъявляемые к содержанию бумаги.
3. Правила оформления соответствующей документации.
4. Применяемый порядок документирования.

Подавляющее большинство деловых бумаг имеют строго ограниченный набор обязательных реквизитов. Перечень необходимых элементов и порядок их расположения на бланке могут регламентироваться нормативно-правовыми актами, что характерно для официальных документов, выдаваемых и оформляемых уполномоченными органами власти.

Типичными примерами таких деловых бумаг являются паспорт гражданина, трудовая книжка, диплом ВУЗа, все виды свидетельств ЗАГС, прочие подобные документы.

Если необходимые реквизиты указаны некорректно или вообще отсутствуют, документ считается недействительным, то есть не обладающим юридической силой и правовым значением.

Классификация и виды в документообороте

У каждой разновидности официальной (служебной) деловой бумаги имеется в настоящее время свой конкретный формуляр, который и должен применяться в практике современного документооборота.

При этом формуляры, которые регулярно используются в делопроизводстве, подразделяются на следующие категории:

1. Типовой. Он применяется для составления конкретного вида деловой (служебной) бумаги. В качестве характерных примеров можно указать формуляр заявления, распоряжения или какого-либо акта.
2. Формуляр-образец. Он представляет собой шаблон, то есть стандартный набор элементов документа, расположенных в определенном порядке на бланке. Состав элементов и схема их расположения, предусмотренные образцом, считаются характерными для всех видов бумаг, относящихся к деловым документам.
3. Индивидуальный. Он разрабатывается и применяется только для отдельных подвидов деловых бумаг. Например, приказ работодателя иметь целый ряд разновидностей – о приеме гражданина на работу, об увольнении сотрудника, о переводе сотрудника на другую должность и прочие. Для каждой такой разновидности применяют свой индивидуальный формуляр.

Как оформляется, какие реквизиты должны присутствовать

Формуляры документов, обязательные реквизиты деловых бумаг и схемы их расположения на бланках регламентируются нормативным актом – официальным стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016. Однако положения данного стандарта используются в делопроизводстве добровольно, что предусмотрено нормами закона «О стандартизации в РФ» № 162-ФЗ от 29.06.2015.

Принцип добровольности подразумевает, что организация самостоятельно принимает решение о применении этого стандарта в своей деятельности. Если указанное решение принимается руководством компании, стандарт становится для такой компании обязательным.

Типовой формуляр включает следующие реквизиты:

1. Название организации, общие сведения о ней.
2. Место/дата оформления.
3. Исходящий регистрационный номер.
4. Информация об отправителе (составителе, авторе).
5. Информация об адресате составляемого документа.
6. Название, отражающее смысл.
7. Краткая суть.
8. Основной текст.
9. Подпись руководителя или иного уполномоченного субъекта.
10. Информация о наличии документальных приложений.
11. Информация об исполнителе.
12. Подтверждение факта исполнения документа.
13. Информация о наличии электронной версии и месте её хранения.

Формуляром-образцом устанавливаются такие компоненты:

1. Заголовочный (титульный) блок. Здесь отражаются сведения об авторе, получателе и названии бланка.
2. Содержательный блок. Он включает краткую суть, основной текст и информацию о наличии документальных приложений.
3. Оформляющий блок. Этот компонент отвечает за отражение реквизитов, обеспечивающих правовую значимость.

Индивидуальные формуляры в целом ряде случаев не регламентируются как по форме, так и по содержанию, что позволяет при их составлении применять свободные шаблоны и не использовать полные наборы типичных реквизитов.

Образцы

Скачать образцы бланков:

• общий;
• документа;
• угловой бланк письма;
• продольный бланк письма.

Схемы расположения реквизитов:

Уголовое расположение:

Продольное расположение:

Пример формуляра-образца: