Управляющая компания для загородного дома

Приобретая загородную недвижимость, помимо местоположения коттеджного поселка, качества и дизайна самого дома, нужно рассматривать, кто обслуживает данную территорию в сервисно-техническом плане. Ведь не секрет, что даже самое идеальное жилье иногда требует починки инженерных систем, т.е. необходимо еще до покупки жилья, понять, какая организация централизовано оказывает услуги ЖКХ.

В этом плане, загородный дом в коттеджном поселке ничем не отличается от городской квартиры. В него организована централизованная подача воды, электроэнергии, газа, и все эти системы точно также требуют регулярного технического осмотра, починки в случае возникновения бытовых проблем.

Оказывать услуги по ЖКХ в коттеджном поселке может:

• Управляющая компания, которую формирует застройщик;
• Некоммерческое объединение (товарищество собственников жилья);
• Каждый владелец имеет право заключить договор с поставщиками услуг в индивидуальном порядке.

Последний вариант встречается достаточно редко, так как он несет в себе массу хлопот для домовладельца.

В этой статье мы расскажем о том, как происходит управление коттеджными поселками и на что следует обратить внимание покупателю дома и участка, подписывая договор с управляющей организацией.

Плюсы и минусы наличия управляющей компании в поселке

Вариант управляющей компании от застройщика, в целом, считается более выгодным для жильцов, так как всеми бытовыми и коммунально-хозяйственными услугами в поселке занимается компания, которая досконально знает об его оснащении, коммуникациях, тонкостях строительства. Довольно часто такие компании создаются еще на стадии строительства коттеджей, и именно они занимаются прокладкой всех коммуникаций.

Владельцы жилья, в этом случае, оплачивают услуги УК ежемесячно. Размер платы в каждом коттеджном поселке различается и устанавливается индивидуально. От чего она зависит? Прежде всего, от того набора услуг, которые предоставляет компания.

Что может входить в обязанности УК коттеджного поселка:

1. уборка снега, расчистка дорог;
2. опрыскивание растений от клещей и насекомых;
3. уборка мест отдыха на территории поселка;
4. уход за детскими, спортивными площадками;
5. утилизация мусора и уборка территорий всего поселка, включая загрязнения, связанные с осадками;
6. санитарная обработка общественных мест, включая лавочки, беседки, площадки и спортивно-игровой инвентарь;
7. работы по озеленению и ландшафтному дизайну, благоустройству территорий;
8. уборка водоемов, санитарная обработка искусственных декоративных прудов, уход за фонтанами;
9. ремонтные работы и профилактические осмотры инженерно-коммуникационных сетей;
10. контроль учета и снятие показаний счетчиков электроэнергии;
11. контроль и выдача разрешительной документации на строительные работы в поселке, включая модификацию общественных зон, работы по благоустройству территории.

Зачастую застройщик создает управляющую компанию для оказания услуг сразу на нескольких своих объектах. Это удобно и позволяет экономить ресурсы.

Для собственников коттеджей этот вариант также удобен, поскольку позволяет оперативно получить качественное сервисное обслуживание прилежащих к дому территорий, а также решает вопрос с очисткой дорог и обслуживанием коммуникаций.

Как понять хорошо ли управляется коттеджный поселок?

Если вы еще только определяетесь с поселком для покупки коттеджа, и видите, что все территории ухожены и все работы выполнены аккуратно — это уже большой плюс. А если вы узнаете, что девелопер имеет свою собственную компанию, которая поддерживает территорию в таком порядке, то вы можете доверять этому застройщику, видя серьезность подхода к своему проекту.

---

Профессиональная управляющая компания — это не просто мастера по ЖКХ, они также отвечают за создание зон отдыха, развлекательной инфраструктуры, объектов для спортивного досуга и детских площадок. Поэтому от ее эффективной работы зависит удобство проживания загородом и комфортность досуга жильцов.

Особенно это касается элитных поселков, которые привлекают свою компанию для поддержания особенной внутренней атмосферы, работ по ландшафтному дизайну, контролю и уборке эксклюзивных вариантов обустройства внутренней территории, обслуживанию новейших коммуникационных систем.

Все это косвенные признаки того, что застройщик строил свой объект качественно, ведь все неполадки и брак впоследствии ему придется разбирать самостоятельно, так как его управляющая компания будет заниматься поддержкой и благоустройством предоставленной ей территории.

Можно ли поменять управляющую компанию?

Многие покупатели ошибочно считают, что если поселком управляет УК от застройщика — это неизбежная данность и один из способов и дальше «тянуть» с них деньги. Важно знать, что по закону, если управляющая компания не устраивает владельцев жилья, то они имеют право ее поменять.

Обычно это происходит спустя пару лет, после того как поселок застроен окончательно. И связано это прежде всего с тем, что первое время, покупатели только приживаются, и на мелкие недочеты по благоустройству территории или ее обслуживанию — не обращают внимания. Да и поломки начинают все чаще случаться после определенного срока эксплуатации инженерных сетей.

Чаще всего, смена управляющей компании поселка проходит на общем собрании, путем принятия решения большинством собственников жилья.

ТСЖ: пережиток прошлых времен или все еще актуальная форма управления загородными территориями?

Товарищество собственников жилья позволяет избирать председателя и организовывать уже с его подачи уборку территории, благоустройство, починку коммуникаций и многих других вопросов.

С одной стороны это удобно, но с другой, такая форма обслуживания имеет свои минусы, так как нужно отдельно нанимать специалистов по благоустройству, технической поддержке, работе по организации мест для детского досуга — все это выливается в непомерную цену. Практика показывает, что в случае обслуживания поселком ТСЖ, собственники жилья вынуждены ежемесячно платить существенно больше, по сравнению с вариантом управляющей компании.

Да, в прошлые времена это было удобно, в частности, при обслуживании дачных участков, когда в принципе требовалась достаточно простая работа по поддержке территорий садового товарищества.

Однако, современные коттеджные поселки бизнес и элитного класса, территория которых благоустраивается по совершенно иным параметрам и применяются новейшие технологии — могут оказаться «не по зубам» сторонним организациям без должного опыта, и привести к печальным последствиям.

К тому же, большое внимание при ТСЖ стоит уделить финансовой стороне вопроса. От того, кого люди выбирают в качестве председателя, зависит качество выполнения работ и эффективность расходования бюджета поселка.

Насколько хорош председатель ТСЖ обычно показывает время и результаты работы. При такой форме обслуживания территорий, важным является человеческий фактор, честность и порядочность.

Тонкости при обслуживании коттеджного поселка управляющей компанией

Существует ряд особенностей, при которых наличие УК в коттеджном поселке необходимо.

Прежде всего, такой формы управления требует КПП и охрана, которая должна быть связана с конкретными людьми, производящими благоустройство и обслуживание территорий поселка.

Недопустимо при строгом въезде, постоянной охране загородного жилья, попадание на территорию посторонних людей. В этом случае авторизованные сотрудники УК будут идеальным решением, подтверждающим соблюдение безопасности на территории поселка.

Довериться управляющей компании стоит в случае создания клубного поселка, с особенной инфраструктурой и элитным жильем.

Обычно нареканий к управляющей компании не возникает, если соблюдается весь заранее оговоренный функционал по уборке, обустройству и ремонту территорий. Но в некоторых случаях, при особом недовольстве жильцов, они вправе потребовать смены обслуживающего технического персонала.

В этом случае, стоит быть готовым к тому, что придется подбирать достаточно оперативно новый персонал, чтобы не оставлять бесхозными территории.

Еще одной важной особенностью поведения некоторых УК, является то, что иногда они хорошо работают только в первые два года, в период продаж коттеджей и как только поселок распродается, качество услуг управляющей компании может существенно упасть. Но хозяева коттеджей должны не забывать свои права и в этом случае менять коллективно фирму, которая оказывает технические и уборочные услуги в поселке.

Профессионализм таких компаний действительно имеет большое значение для сохранения комфортной жизни в поселке. Ведь представители этих служб должны уметь организовать жителей, общаться с внешними организациями, оказывающими те или иные услуги для коттеджного поселка, оперативно убирать территорию, обеспечивать поставку строительных материалов, плитки, товаров для ландшафтного дизайна и озеленения и многое другое.

Зачастую именно благоустроенность и чистота территории являются важным внешним фактором, который невольно обращает на себя внимание при покупке загородного жилья.

При покупке недвижимости в коттеджном поселке, покупатель должен понимать, что, как и в городской квартире, жилищно-коммунальные услуги здесь оказываются централизованно. Управление в сфере ЖКХ может быть организовано тремя способами:

• за дело берется УК, созданная застройщиком;
• жильцы организуют собственное некоммерческое объединение;
• каждый владелец дома заключает договор с поставщиком услуг индивидуально.

Последний вариант очень неудобен и встречается крайне редко, поэтому остановимся подробнее на первых двух.

Где искать управу на управляющую компанию

Чаще всего застройщик создает компанию уже на стадии возведения поселка, и местные жители передают ей соответствующие полномочия. С одной стороны, это удобно, ведь организации, которая занималась созданием коммуникаций, проще управлять хозяйством. Нередко девелопер попросту навязывает услуги своей «дочерней» компании, прописывая в договоре купли-продажи коттеджа обязанность заключить договор с конкретной УК. Хотя некоторые застройщики не занимаются предоставлением управленческих услуг и могут сразу нанять для этих целей специализированную организацию.

Если управляющая компания работает добросовестно, жильцам обычно не приходится вмешиваться в ее дела. Однако так везет далеко не всем. Чаще всего нерадивая УК показывает себя во всей красе, когда поселок уже заселен. Пока в поселке идут активные продажи, услуги оказываются качественно, а стоимость ЖКУ остается демократичной. Это неудивительно: потенциальных покупателей нужно привлекать хорошим сервисом. Однако, когда все коттеджи распроданы, счета за коммуналку могут возрасти, а качество обслуживания – снизиться.

В этом случае стоит задуматься о смене управляющей компании. Удастся ли это сделать, в большинстве случаев зависит от того, кто владеет коммуникациями в поселке. Проще всего контролировать УК, если все сети принадлежат самим жителям. Такая практика распространена, когда еще в начале строительства создается кооператив или дачное некоммерческое партнерство (ДНП), заключающее договоры с подрядчиками.

После этого коммуникации становятся общей долевой собственностью жильцов. При таком раскладе следить за качеством услуг и тарифами ЖКХ проще, ведь УК является лишь наемным управленцем, которого можно сменить. Однако собственникам коммуникаций придется тратить значительные средства на их содержание: платить налоги (прежде всего за дороги), вовремя проводить ремонт и. т. д.

Если поселок вырос в сельском или городском поселении, коммуникации могут быть переданы в муниципальную собственность. Обычно это заранее обговаривается в инвестконтракте. Такой вариант тоже удобен для жителей коттеджного поселка, поскольку при эксплуатации сетей действуют нормы, применяемые в данном районе, а управляющая компания является своего рода управдомом.

Если же застройщик создает коммуникации за свой счет, то они остаются в его собственности. В этом случае сменить управляющую компанию удается крайне редко: вряд ли девелопер пустит стороннюю организацию в свою вотчину.

Товарищество собственников жилья – берем управление в свои руки

Решив взять управление жилищно-коммунальным хозяйством в свои руки, владельцы коттеджей должны создать собственное некоммерческое объединение. Называться оно может по-разному: дачное некоммерческое товарищество (ДНТ), дачное некоммерческое партнерство (ДНП), дачный потребительский кооператив (ДПК) и т.п. Они отличаются по целям: кооператив обычно организуют для строительства поселка, а товарищество или партнерство – для управления.

После вступления в силу в сентябре 2014 года поправок к Гражданскому кодексу все эти объединения приравниваются к товариществу собственников жилья (ТСЖ). После того, как оно будет создано и зарегистрировано как юридическое лицо, все решения, связанные с управлением общей собственностью поселка, принимаются на общем собрании жильцов. В частности, ТСЖ занимается поиском и наймом управляющий компании, которая будет решать все коммунальные вопросы.

У такого самоуправления есть свои плюсы и минусы. Эффективность работы ТСЖ зависит от того, кто будет возглавлять объединение: это должен быть не просто инициативный жилец, а профессионал в области ЖКХ. А жителям поселка желательно познакомиться друг с другом и уметь договариваться, чтобы решать спорные вопросы.

Нередки случаи, когда объединения жильцов, даже добившись передачи им в собственность коммуникаций, не могут справиться с множеством повседневных проблем. В результате счета за коммуналку возрастают, возникают проблемы с поиском подрядчиков, а от такой самостоятельности страдают жильцы.

Поэтому для покупателей загородной недвижимости актуален компромиссный вариант, когда жители поселка создают ТСЖ, не отказываясь от услуг действующей УК. В результате насущные вопросы решаются профессионалами, а члены товарищества получают возможность воздействовать на управляющую компанию, если та нарушит договор.

За что платим – какие услуги предоставляет УК

Еще один важный вопрос, который нужно решить владельцам загородных домов, что именно обслуживает и какие услуги предоставляет управляющая компания. Дело в том, что состав общего имущества многоквартирных домов закреплен законодательно, а для загородной недвижимости такого перечня не существует. Поэтому в договоре с УК нужно указать, что именно входит в состав общего имущества и как определяется доля каждого жильца в нем.

Что касается перечня услуг управляющей компании, то он тоже подробно прописывается в договоре. Обычно сюда входят:

• охрана территории, организация пропускной системы и патрулирование поселка;
• обслуживание и текущий ремонт инженерных коммуникаций (систем тепло- и водоснабжения, водоотведения, ливневой канализации);
• освещение мест общего пользования;
• создание и ремонт детских спортивных площадок;
• обслуживание и ремонт дорог и пешеходных зон;
• уборка территории и вывоз ТБО;
• уборка снега;
• озеленение территории поселка;
• создание диспетчерской службы.

Как видите, загородная жизнь, кроме несомненных плюсов, имеет и свои нюансы. Впрочем, добиться нормального обслуживания домов в любом случае можно. В крайнем случае управляющую компанию можно призвать к порядку, пожаловавшись в жилищную инспекцию или прокуратуру. Главное, хорошо знать свои права и составить грамотный договор на оказание услуг.

Источник:
ГдеЭтотДом.РУ

Автор: Федосова Ольга, корреспондент ГдеЭтотДом.РУ

Управляющая организация — не только обязательный элемент коттеджного поселка премиального уровня, а в первую очередь показатель ответственности застройщика перед своими покупателями. Кусок земли и коммуникации — это лишь минимум. Для комфортной жизнь в загородном доме требуется управляющая компания, которая возьмет на себя не только обслуживание общей территории и коммуникаций, но и удовлетворение нужд и потребностей домовладельцев.

Естественно наличие хорошей управляющей организации в коттеджном поселке является неоспоримым конкурентным преимуществом.

Мы же вам расскажем о том, как эту компанию создать.

Управляющая организация обязана приносить собственникам реальную пользу. Создается она с целью формирования единого заказчика перед поставщиками и подрядчиками и действует в качестве представителя собственников. Управляющая организация станет единым исполнителем перед собственниками, станет представителем поставщиков и подрядчиков различных работ и услуг. Собственнику домовладения не нужно заботиться о том, кого выбрать для выполнения работ, достаточно будет обратиться в управляющую организацию.

Качество, разнообразие, количество услуг — залог хорошей репутации управляющей организации. Мы остановились на двух вариантах вида управления:

1. Управляющая организация самостоятельно проводит весь основной объем работ (вывоз мусора, уборка газонов, ремонтные работы и т. д.).
2. Управляющая организация, с узким кругом специалистов. Специалисты отбирают исполнителей, оценивают их работу, осуществляют контроль качества работ, занимаются сбором платежей.

ОРГАНИЗАЦИОННАЯ ФОРМА УПРАВЛЯЮЩЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Исходя из анализа рынка коттеджных поселков управляющая организация, как правило, является дочкой организации-подрядчика и организуется в форме общества с ограниченной ответственностью. Управляющие организации в многоквартирных домах организуются также в форме ООО. В связи с чем очевидным выбором организационно-правовой формы будет общество с ограниченной ответственностью.

ЛИЦЕНЗИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УПРАВЛЯЮЩЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Деятельность управляющей организации в коттеджных поселках на данный момент законодательно не урегулирована и в случае создания коттеджного поселка с малоэтажными индивидуальными жилыми домами получать лицензию необязательно.

Если в коттеджном поселке кроме малоэтажных индивидуальных домов будут и многоэтажные, многоквартирные жилые дома — необходимо получить лицензию на осуществление деятельности по управлению многоквартирными домами.

Для получения лицензии необходимо составить заявление в соответствии с частью 1 статьи 13 ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности»   и предоставить его в лицензирующий орган. Лицензионные требования содержит Глава 19 Жилищного Кодекса РФ.

Одним важным требованием является наличие должностного лица с квалификационным аттестатом. Для получения такого квалификационного аттестата необходимо сдать экзамен. Сам экзамен состоит из 200 вопросов, перечень которых находится в открытом доступе. Поэтому, прежде чем подавать заявление нужно получить квалификационный аттестат.

КАК ОФОРМИТЬ ОТНОШЕНИЯ С БУДУЩИМИ СОБСТВЕННИКАМИ?

Если есть и многоквартирные и малоэтажные жилые дома возникает два вида взаимоотношений между управляющей организацией и собственниками.

1. Управляющая организация – Домовладение;
2. Управляющая организация – Многоквартирный жилой дом.

Как правило застройщик, заказчик и подрядчик являются фактически одним и тем же лицом и соответственно общее имущество после застройки будет находиться в собственности у этого лица. В домовладениях взаимоотношения лучше оформлять, заключая договор управления с каждым собственником по-отдельности. В многоквартирном жилом доме порядок договорных отношений регламентируется законом, и в этом случае следует действовать в соответствии с ним.

Действуем следующим образом:

1. Создаем ТСЖ многоквартирного жилого дома и оформляем договор управления между нашей управляющей организацией и ТСЖ;
2. Заключаем договор управления с каждым собственником малоэтажных жилых домов;

При приобретении земельного участка собственник получает определенную часть общего имущества. Общее имущество будет передано застройщиком на баланс управляющей организации. Она будет производить обслуживание и ремонт имущества.

Заключая договор, собственник обязуется оплачивать содержание, обслуживание и текущий ремонт. Плата с собственника земельного участка взымается пропорционально его доле в общем имуществе.

В договоре управления описывается:

перечень общего имущества и порядок определения доли общего имущества у конкретного домовладельца (пропорционально отношению общего количества общего имущества к доле конкретного собственника земельного участка);

Управляющая организация заключает договоры с ресурсоснабжающими организациями. После заключения договора поставки ресурсов управляющая организация выставляет счета (проекты договоров разработаны Минстроем и есть в общем доступе в сети интернет). Сбор денежных средств за электричество, газ, воду, канализацию по договору происходит на основании показаний счетчиков.

Работа управляющей организации на примере покоса травы.

Между управляющей организацией и собственником домовладения заключен договор управления. По договору управления управляющая организация обязана оказывать услуги по содержанию и ремонту общего имущества и обслуживанию общей территории, в том числе осуществлять покос травы. Собственник участка нуждается в покосе травы на территории домовладения, которая обслуживается самим собственником и не входит в предмет договора. Для этого он звонит в управляющую организацию и просит осуществить покос травы на территории домовладения. Управляющая организация ставит задачу штатному рабочему, обычно осуществляющему покос травы и оказывает услугу собственнику домовладения. По результатам покоса травы собственник домовладения оплачивает оказанную услугу на основании акта выполненных работ.

В случае возникновения нестандартных запросов возможно заключение договоров подряда между управляющей организацией и сторонней организацией, и контроль за выполнением работ подрядчиком.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ПРОЕКТЫ ДЛЯ КОТТЕДЖНОГО ПОСЕЛКА

• Магазин, мини-маркет;
• Строительство;
• Кафе или ресторан;
• Аптека;
• Фитнесс клуб;
• Транспортное сообщение (автобусы, маршрутные такси);
• Строительство домов под сдачу в аренду.

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ НЕОБХОДИМЫХ ДЛЯ РАЗРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ:

• Пакет документов для регистрации юридического лица;
• Договор управления домовладением;
• Договор управления многоквартирным домом;
• Правила проживания в коттеджном поселке;
• Правила пользования объектами инфраструктуры коттеджного поселка и Инженерными сетями Поселка;
• Правила производства строительно-монтажных работ;
• Стоимость работ и услуг по содержанию многоквартирного дома (приложение к договору управления);
• Проекты договоров с ресурсоснабжающими организациями (газоснабжение, электроснабжение, водоснабжение, водоотведение).

Специалисты правового партнерства «Ефимов и партнеры» готовы сопроводить как создание управляющей компании, так и ее функционирование на весь срок.

Кроме налогов я ещё увлекаюсь недвижимостью. Вернее, это правильнее называть антикризисным управлением в коттеджных посёлках: консультируем, анализируем и модернизируем управляющие компании в коттеджных посёлках.

В США такие услуги оказывает компания Berkshire Hathaway HomeServices. Да, тот самый Warren Buffett не только скупает банки и производства, но и за недвижимостью приглядывает.

В России всем жителям коттеджных поселков хорошо знакома проблема управляющих и эксплуатационных компаний. В 99% случаев там все плохо или очень плохо. Ниже пойдёт текст про то, как мы модернизировали управляющую компанию в коттеджном поселке.

В целях сохранения конфиденциальности все названия, имена и события изменены. Любые совпадения случайны.

Итак, что мы имеем?

Клиент обращается с проблемой: бухгалтер пропал, надо выставлять ежемесячные квитанции. Спрашивает – можете помочь? Отвечаю – можем, но надо понять масштаб бедствия. Выяснилось, что бухгалтер исчез вместе с базой, а резервной копии нет и тем более нет облачной версии бухгалтерской базы. Руководитель не погружался в бухгалтерию вообще, этот вопрос был полностью в компетенции бухгалтера. Позже выяснилась и причина исчезновения бухгалтера – регулярные задержки по оплате и несправедливый KPI за собираемость поступлений.

— А почему задержки?

— Жители не платят вовремя.

— А почему не платят?

— Нехорошие люди, негодяи …

Однако, на самом деле негодяи – сама управляющая компания. Причем злых намерений нет, а есть некомпетентное управление поселком. Собственник компании — бывший инвестор в коттеджный поселок, а директор — доверенное лицо инвестора. Инвестор уже заработал на земельном девелопменте, а у директора нет опыта в управлении.

Что у нас было:

Актуализация контактов

Мы понимаем, что в поселке есть 350 собственников, и нам нужно наладить с ними двухстороннюю связь. Правда, у нас есть только 200 контактов. Нужно найти оставшиеся 150 контактов и проверить актуальность 200 имеющихся. Делали мы следующее:

За 3 дня мы актуализировали 195 контактов, а также познакомились и сообщили о грядущих переменах. Со второй частью из 350 мы сделали следующее:

За месяц мы собрали примерно 100 контактов, а за последующие 3 месяца практически уже всех.

Новая бухгалтерия

После того, как у нас были актуальные данные (сначала не все, но мы начали с того, что у нас было), приступили к заполнению и формированию своей «базы данных» на базе бухгалтерии:

Централизованная база – это очень удобно, так как в одном месте актуальные данные и статус по оплатам. Больше нет табличек, тетрадок и прочего old school вместе с человеческим фактором «ой, забыли».

Электронные квитанции от новой бухгалтерии

Первые квитанции сформированы и отправлены в автоматическом режиме – напрямую из бухгалтерской базы пошла рассылка. Первая оплата совершена на следующий день после отправки квитанций. Клиент был очень доволен новой скоростью и признался, что раньше на это уходила неделя. А еще другая неделя уходила на то, чтобы сформировать квитанции. То есть чистого времени на вопрос уходило 2 недели. Однако, мы ставили перед собой цель уложится в 1 день. Добавили QR код на квитанции и записали видео-инструкцию как оплачивать по QR через мобильное приложение банка. Уже на следующий месяц цель была достигнута – оплата в день выставления счетов. Да, не все собственники делали это так быстро, но прогресс был налицо.

Инвентаризация договоров

Начали проводить инвентаризацию договоров с управляющей компанией и нашли ошибку, которая привела к финансовым упущениям. В поселке действовало правило ценообразования – 476 рублей за сотку. Дальше была экономика, где тариф умножался на количество соток. Это была логика, которую все понимали, но в договоре была прописана не логика, а итоговая сумма к оплате. И были случаи, когда у человека в собственности 11,5 сотки х 476 = 5474 рублей. И тут, как можно догадаться, в договорах встречались ляпы – цифры путались. Вместо 5474 было прописано 4547 рублей. Ошибка в тысячу рублей в месяц. Таких случаев было много, грубо 50 человек по 1 тысяче в месяц = потеря 600 тысяч в год. Квитанции из архива были все на базе суммы из договора. И никто до нас инвентаризацию не проводил. Из месяца в месяц квитанции выставлялись и оплачивались по заниженной сумме.

Мы предложили прописать единую логику и в договор, и в бухгалтерию. Новые договора заключались только с такой формулировкой, а старые договора с ошибками подлежали пересмотру в индивидуальном порядке. В течение 4-х месяцев договора были приведены в порядок.

Долги и должники в коттеджном поселке

Долги ­­­­­­­– это не хорошо, но история без них – сказки, не бывает так, чтоб не было долгов. Однако, в этой управляющей компании коттеджного поселка был явный перебор с долгами. Получился замкнутый круг, в котором долги можно разделить на 2 группы:

Долги перед УК – жители не платили по 3 причинам:

Долги самой УК перед своими контрагентами:

Управляющая компания должна была всем своим поставщикам – за электричество, за обслуживание электрокабелей и газовых труб, за вывоз ТБО, за охрану, зарплата сотрудников (собственно бухгалтер уволился именно по этой причине), заканчивая налоговой и другими государственными органами. Долги копились за счет того, что регулярно происходил кассовый разрыв и отсутствовало грамотное планирования финансовой нагрузки.

Финансовая модель управления поселком

Мы составили финансовую модель для управляющей компании в коттеджном поселке, а именно мы взяли данные из интернет-банка и посмотрели куда тратились деньги. Посмотрели сколько денег поступало на банковский счет. К сожалению, данных по наличным мы не увидели, так как наличные на счет не вносились. Поэтому мы всегда занимаем позицию, что наличные – зло. Нет тут никакой экономии на налогах. Забудете, запутаетесь и действительно можно получить претензии от налоговой. Рекомендуем пользоваться только безналичными платежами

Клиент на встрече-знакомстве утверждал, что у него расходов на 1,5 миллиона в месяц, а доход должен быть 1,8 миллиона. Однако 1,5 миллиона – это фактический месячный расход: полученные входящие счета на оплату от контрагентов. А такие вещи, как квартальные налоги и годовые платежи клиент не учитывал, и это оказалось катастрофически неправильно. Мы предложили посчитать расходы/доходы по году и разделить полученную сумму на 12 месяцев. Расходы получились на уровне 2 миллионов в месяц. Привет отрицательное сальдо по месяцу! Отсюда и выросли долги перед поставщиками, но не из-за того, что жители не заплатили вовремя, а потому, что расходов было больше, чем доходов.

Стало очевидно, что управляющей компании нужно модернизироваться и провести оздоровление не только бухгалтерии, но и всей своей финансово-хозяйственной деятельности, а именно убирать расходы и поднимать доходы. Инвентаризация договоров подняла доходы, но это была капля в море. В масштабах года это всего 600 тысяч, а нужно найти 2,4 миллиона. Начали анализировать расходы, и сразу нарисовались цели под оптимизацию:

Дополнительные услуги

Стали думать про увеличение доходов и придумали дополнительные услуги. Причем главной идей было – сделать это качественно и комфортно для жителей, чтобы люди расставались с деньгами на позитивных эмоциях. Так в поселке появилось следующее:

И что Вы думаете? Дело пошло в гору, и собственники начали обращаться за дополнительными услугами. Таким образом ежемесячный чек начал расти. Не сильно, но уже совсем скоро мы увидели рост чека на 10%.

Охрана, КПП и экономическая выгода

В коттеджном поселке услуги охраны оказывал ЧОП. По договору ЧОП предоставлял 4 человека и 1 машину для объезда территории. 2 из 4 человек работали днем в активные часы (в день проезжает примерно 1 тысяча машин). Другие 2 работали по-сменно с вечера до утра. Действовал пропускной режим: машина подъезжает, выходит охранник и проверяет пропуск. Если пропуска нет, то начинаются разбирательства: кто, куда, зачем и звонки собственнику участка.

Что мы придумали – сократить охранников с 4 до 3. Вместо машины – велосипеды. Стоимость ЧОП снизилась на 20%. На сэкономленные деньги заказали программу и купили камеры, которые считывают номера машин. И ушли от пропусков. Все собственники сообщают свои автомобильные номера и данные заносятся в базу. Есть номер – шлагбаум открывается. Нет номера – не открывается. Гостевые машины заезжают по заявкам – собственники самостоятельно оформляют гостевые пропуска.

Дальше – круче. Повесили экран рядом со шлагбаумом, и теперь можно выводить общую и точечную информацию. Например, о предстоящем мероприятии – ремонте дороги на улице Северная или о предстоящем собрании собственников поселка. Потом стали выводить информацию о наличии задолженности. Данные о задолженности синхронизируются с бухгалтерской базой. Все в облаках, туда-сюда летает. Дебиторская задолженность сократилась очень быстро. Вот такой получился двойной профит.

Партнеры по продажам

Когда мы знакомились с поселком, то в нем оставалось непроданных 50 участков. Продажами занимался отдел продаж того самого Инвестора, а именно девочка Марина. Она сама жила в поселке и клиентов искала через ЦИАН. Продажи были плохие: 3-4 в течение года. Надо было что-то менять. Ведь проданные участки – это новые собственники на договор эксплуатации. Мы предложили заменить Марину на профессионалов. Провели тендер среди местных агентств недвижимости. Клиент подписал эксклюзив с теми, кто обещал чудо – быстро все продать. Выбранный агент почти справился самостоятельно, но пандемия ему помогла перевыполнить план по продажам. До пандемии продажи были на уровне 2-3 сделки в месяц, а после 10 в месяц. Сейчас в поселке нет свободных земельных участков, а доходы управляющей компании выросли за счёт новых клиентов на эксплуатацию.

Партнеры из жителей

В посёлке были земли общего пользования, которые пустовали. В планах было на этих землях разместить инфраструктурные решения для жителей посёлка. Управляющая компания долгое время ничего не предпринимала, так как хотела самостоятельно все реализовать: придумать идею, вложить денег, построить, управлять и получать прибыль. Идей было много, а денег не хватало. Мы предложили модель партнерства с жителями. Среди них оказалось несколько предпринимателей и совладельцев разных бизнесов, которые согласились вложить свои деньги в бизнес, в котором они очень хорошо разбираются.

Управляющая компания предоставила землю и коммуникации, а бизнесмены вложились в проект, строительство и управление. Так в посёлке появилась автомойка, кафе-пекарня, пункт приема химчистки и магазин с бытовыми услугами. Еще была идея построить физкультурно-оздоровительный комплекс, но от этой идеи отказались – слишком большие расходы. Зато решились на открытую спортивную площадку.

Качество услуг и эффективность

Мы накопили много идей, которые клиент (управляющая компания) отказался внедрять. Ниже некоторые из них, которые могли бы кратно поднять качество услуг и эффективность УК:

Зачем я написал этот текст?

И последнее, тем кто дочитал Расскажите, пожалуйста, а какие проблемы у Вас в поселке и как Вы их решаете? Или почему не решаете?

В основном я занимаюсь налоговыми исследованиями и контролируемыми иностранными компаниями, но я также увлекаюсь антикризисным управлением коттеджных поселком. Моя команда помогает управляющим компаниям в коттеджных поселках преодолеть кризисы, найти и устранить слабые места в работе эксплуатационной команде. Я изучаю и стараюсь использовать опыт команды Уоррена Баффета. Он уже давно не только контролирует банки и промышленные компании, но и активно занимается недвижимостью.

Предыстория событий

Директор одной из управляющих компаний забил тревогу. Бухгалтер сам себя уволил. Некому рассчитывать плату за обслуживание и выставлять счета жителям поселка. При этом работник ушел не только сам, но и ноутбук забрал. О наличии резервной копии никто не побеспокоился. Бухгалтер просто решил, что ему мало платят и вообще не ценят его усилия. Представляете, какой был «градус накала» на поселке?

Руководитель же полагает, что основная проблема в том, что жильцы упорно игнорируют выставленные счета. На самом деле причина проблем в ином. Управлением коттеджным поселком никто нормально не занимался. Собственником УК является застройщик. Директором назначил своего человека, который в этой сфере ранее не работал.

Исходные данные можно обозначить так:

• В поселке — 350 лицевых счетов (коттеджи + земельные участки). Но, данные о собственниках, никак не систематизированы. Часть информации собрана в обычном текстовом файле, часть отсутствует вообще;
• Функцию передачи счетов на оплату возложили на охрану на КПП;
• В офисе нашлись экземпляры первоначальных договоров с собственниками и копии квитанций по годам;
• Штат УК — директор, бухгалтер, юрист, менеджер, риэлтор, инженер, электрик и 6 человек разнорабочих;
• Все операции с деньгами проходят в ручном режиме. Оплата за услуги принимается преимущественно наличными.
• Собственники домов и земельных участков ненавидят управляющую компанию и все, что с ней связано. Это же можно сказать о персонале, которому часто задерживают зарплату.

Собрали базу и восстановили контакты

Изучение всех документов позволило нам найти данные 200 собственников из 350. Их предстояло актуализировать. Выбрали следующий алгоритм работы. Сначала проверили имеющиеся данные. Пришлось и звонить, и писать на e-mail, и отправлять заказные письма через Почту России. 195 человек ответили примерно за неделю. На проверку остальной информации потребовалось больше месяца.

На КПП поставили особый стенд больших размеров, чтобы видно было из машины. И такими же крупными буквами написали объявление с просьбой зайти, позвонить или написать управляющему. Эту же информацию продублировали в заказных письмах. На полный сбор данных о владельцах потребовалось почти 3 месяца.

Бухгалтерия 2.0, QR и Квитанции в электронном формате

До нашего появления бухгалтер тратил неделю на подготовку квитанций. Потом еще неделя требовалась на то, чтобы их вручить собственникам, а потом в офисе собирались очереди из недовольных собственников.

После реорганизации бухгалтерии, теперь на подготовку и рассылку квитанций в электронном формате потребовался 1 (один) день. Клиенты быстро оценили наличие QR-кода и ролика с инструкцией по оплате. Уже на следующий день на счет УК стали поступать оплаты. Начало было положено.

Анализ договоров на обслуживание коттеджного поселка

Даже беглый просмотр договоров показал, что ранее в управлении коттеджным поселком допускались серьезные ошибки. Например, собственник должен был платить ежемесячно 476 рублей за сотку. Но в договорах не был указан механизм расчета, а сразу стояла сумма к оплате. Так как все договоры готовили вручную, то и ошибок в них было много. Например, вместо 5474 рублей могло значиться 4574 и т. д. И никто за несколько лет ни разу не перепроверил расчеты. По нашему настоянию механизм подготовки квитанций и договоров был изменен. И там, и там обозначили логику расчета суммы к оплате. На пересмотр всех договоров потребовалось почти 4 месяца.

Долги и должники в управлении коттеджном поселком

Ни одна компания не может работать вообще без долгов. Но в данном случае ситуация была близка к критической:

• Собственники считали, что УК ничего не делает, и они ничего ей не должны. Другие не хотели ехать в офис и ждать в очереди, чтобы внести плату наличными;
• Сама управляющая компания была должна всем: от энергосбыта и газоснабжающей компании до собственного персонала и налоговой.

Кассовый разрыв существовал почти всегда, но никто не думал о его устранении. Введение электронных квитанций с QR-кодом позволило практически сразу получить деньги на ликвидацию задолженностей.

Меняем финансовую модель управляющей компании в коттеджном поселке

Для начала директор заявил, что ежемесячно компания должна платить по счетам 1,5 млн.руб. От владельцев участков должно поступать 1,8 млн.руб. Но денег постоянно не хватало. Одна из причин в том, что директор вообще не думал об отчислениях в бюджет и не сдавал выручку наличными в банк. Таким образом пытались экономить на налогах, но получали только головную боль из-за путаницы, а также копили долги по принципу «снежного кома».

Анализ показал, что из-за неправильных расчетов ежемесячно компании не хватает на оплату всех счетов 500 тысяч рублей. Директор считал, что основная причина заключается в неплатежах со стороны собственников. На самом же деле обязательств изначально было больше, чем планировалось поступлений. Нужно менять подход к расходам и доходам. Составили финансовую модель управляющей компании и фронт задач обозначился моментально — резать расходы и повышать доходы.

Дополнительные услуг жителям поселка

В поселке живут небедные и занятые люди. Они не моют сами окна и не стригут лужайки. Кто-то нанимает постоянную прислугу, кто-то приглашает периодически людей со стороны. УК такие услуги не оказывала. И зря — это ведь дополнительный доход. Мы подсказали, что необходимо сформировать собственную сервисную службу. Нужны работники, которые смогут повесить полку, быстро установить или заменить розетку или унитаз и т. д. Не будет лишней и служба доставки продуктов и бутилированной воды. И постоянно проживающие владельцы домов быстро оценили нововведения. Уже в течение месяца средний чек с домовладения за счет дополнительных услуг увеличился на 10%.

Продажа участков в поселке

Поселок существует несколько лет, но часть участков еще пустует. К профессиональному риэлтору застройщик не обращался, так как «свой риэлтор» берет комиссию ниже. Как следствие, количество сделок купли-продажи в год не превышало 3-4. Решили это исправить. Заключили договор с агентством недвижимости. И в результате стали продавать по 3-4 участка в месяц. Спрос существенно вырос в период пандемии, когда многие предпочли уехать жить за город.

Развитие общей инфраструктуры и мест общего пользования в поселке

Инвестор изначально планировал открыть в поселке магазины, спорткомплекс, площадку для детей и т.д. Но на все задумки не хватало денег. И здесь мы предложили пригласить жителей в качестве бизнес-партнеров. Достаточно быстро выяснилось, что есть желающие построить автомойку, организовать службу по оказанию бытовых услуг, кафе с собственной кухней и пекарней. Управляющая компания коттеджным поселком получила возможность получить дополнительный доход, а именно сдать в аренду участки с уже подведенными коммуникациями. Предприниматели самостоятельно решали вопросы строительства и управляли каждый своим локальным бизнесом.

Для чего я это написал?

Думаю, многие узнали в этой истории себя или свою управляющую компанию в поселке. Если у вас такие же проблемы, пишите мне по контактам ниже. Вместе мы сможем найти для них лучшее решение. Я буду только рад изменить вашу жизнь или проект к лучшему!

Артем Медведев — Обновляю и беру в управление коттеджные поселки

8 (926) 388-22-29 — Мобильный, Telegram & WhatsApp

Москва, ул. Минская 2ж