Управление взаимоотношениями компании оценка контроль развитие

Введение

Учитывая масштаб и важность выстраивания взаимоотношений с контрагентами в современном мире, организации прикладывают особые усилия для повышения качества управления взаимодействием со своими поставщиками всех уровней и партнерами. Ранее в нашей публикации Deloitte Insights отмечалось, что управление экосистемой компаний не всегда соотносится напрямую с рисками, которые связаны с их деятельностью. Одна из основных причин этого явления состоит в том, что руководители организаций (и это стало уже тенденцией) не обращают внимания или неправильно оценивают роль, которую играют разработанные программы по выявлению излишних затрат и недополученных доходов в оптимизации таких экосистем.

Выявление излишних затрат и недополученных доходов осуществляется обычно в рамках более крупных инициатив при управлении экосистемой компании. Многие организации внедрили некоторые элементы по выявлению излишних затрат и недополученных доходов в свои программы управления взаимоотношениями с контрагентами. Активная реализация программы возмещения затрат и восстановления прибыли может придать качественно новый или повторный импульс (а также помочь обеспечить финансирование) для перехода к зрелому управлению экосистемой компании.

В современных условиях организации, испытав влияние эпидемии коронавируса, стремятся восстановить свои позиции, придавая ключевое значение источникам денежных средств. Программа управления взаимоотношениями с контрагентами способна помочь оценить способность контрагентов к восстановлению и их финансовую устойчивость — основные элементы, служащие залогом продолжения продаж и поступления денежных средств. Наряду с этим программа по выявлению излишних затрат и недополученных доходов помогает определить, где происходят финансовые потери, купировать их и сохранить денежные средства для организации.

Независимо от условий на рынке, тщательно (и, что важно, ответственно) разработанная программа по выявлению излишних затрат и недополученных доходов позволяет организации:

• Выявить излишние затраты, исключить потерю доходов и предотвратить невыполнение договоров в будущем;
• в области выявления излишних затрат и недополученных доходов отказаться от разрозненных инициатив, направленных на «затыкание дыр», превратив эти усилия в ключевой элемент управления экосистемой организации;
• выработать расширенный подход к управлению рисками контрагентов с применением комплексного анализа договоров и их эффективности;
• инвестировать в обновления для программы управления экосистемой предприятия, поскольку инициативы по выявлению излишних затрат и недополученных доходов обычно реализуются на основе самофинансирования;
• совершенствовать процессы, механизмы контроля и управления рисками, связанные с взаимодействием с контрагентами;
• формировать отношения с контрагентами, исходя из общих целей, повышенной прозрачности, более высокого уровня информирования и эффективности взаимодействия.

Последнее преимущество следует рассматривать также в качестве цели. Наш опыт показывает, что руководство может инициировать тщательные проверки в отношении контрагентов из-за опасений, что это может быть истолковано как отсутствие доверия или желание строго контролировать взаимодействие сторон. Однако на практике выводы, сделанные на основе анализа возможностей выявления излишних затрат и недополученных доходов, редко приводят к ухудшению отношений между сторонами. Обычно эти выводы используются для согласования новой редакции текущего договора или получения более выгодных условий после его продления.

Большинство контрагентов спокойно относятся к аудиту возможностей выявления излишних затрат и недополученных доходов даже в текущих условиях, не имеющих прецедентов в прошлом. Сегодня мало кто из поставщиков пытается «обхитрить» своих клиентов, поскольку они сталкиваются с аналогичными проблемами: фрагментированные системы, неформальные подходы, невозможность отследить условия договоров, выставленные счета и показатели эффективности. Влияние эпидемии COVID-19 на организации, скорее всего, ощутят на себе их контрагенты. В связи с этим прогнозируемое внедрение программы по выявлению излишних затрат и недополученных доходов или аудит можно использовать в таких условиях для укрепления отношений между сторонами путем совместного решения сложных задач и вопросов, вызывающих озабоченность, в процессе аудита.

Ниже приведены примеры (заголовки далее по тексту): «Возмещение денежных средств для компании» и «Стабильная экономия для производителя», демонстрирующие значительные преимущества, которые компании получили в области сокращения расходов и сбережения средств в рамках программы управления отношениями с контрагентами, нацеленной на выявление излишних затрат и недополученных доходов.

Грамотно разработанная программа по выявлению излишних затрат и недополученных доходов позволяет не только компенсировать расходы и избавиться от финансовых потерь, но дает руководству возможность тщательнее контролировать деятельность экосистемы организации, предоставив новые рычаги для достижения целей.

ОТ УПРАВЛЕНИЯ РИСКАМИ ВЗАИМООТНОШЕНИЙ С КОНТРАГЕНТАМИ К УПРАВЛЕНИЮ ЭКОСИСТЕМОЙ ОРГАНИЗАЦИИ: НА ПУТИ К СОЗДАНИЮ ЗРЕЛОЙ ЭКОСИСТЕМЫ

Существуют различные программы для управления взаимоотношениями с контрагентами. Многие компании используют собственные названия для внутренних программ. Независимо от номенклатуры, программы характеризуются определенным уровне зрелости. Зрелая программа управления экосистемой организации не сводится исключительно к анализу договорной деятельности, комплаенс-процедурам, управлению рисками, выявлению излишних затрат и недополученных доходов. Это лишь составные компоненты управления, которые не следует путать с непосредственным управлением взаимоотношениями с контрагентами.

Зрелая программа по управлению экосистемой организации включает следующие элементы:

• управление рисками контрагентов: управление всем спектром рисков, связанных с контрагентами, при оптимизации и защите создаваемой стоимости договоров;
• управление эффективностью: оценка услуг, оказываемых контрагентами в рамках соглашений об уровне обслуживания, относительно ключевых показателей эффективности и других эталонных показателей, включая анализ расхождений;
• управление отношениями: стимулирование продуктивных отношений с контрагентами исходя из общих стратегических целей путем формулирования и достижения таких целей;
• управление договорной деятельностью: управление подготовкой, исполнением, поддержкой и анализом договоров с целью повышения финансовой и операционной эффективности, а также минимизации рисков;
• управление финансовой деятельностью: управление бюджетной деятельностью и прогнозами, проверка точности заявок на покупку, счетов и транзакций; выявление излишних затрат и недополученных доходов является основным фактором этого элемента управления экосистемой организации;
• управление данными: поддержание сохранности данных и информации о договоренностях с контрагентами, контроль точности, доступности, полноты и защищенности такой информации.

ВОЗМЕЩЕНИЕ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ ДЛЯ КОМПАНИИ 

Сложность выполнения задачи

За четыре года расходы организации составили около 100 млрд долл. США, будучи распределенными среди тысяч поставщиков, миллионов счетов и широкого спектра категорий. В этих условиях организация была вынуждена решать ряд сложных вопросов, в числе которых:

• наличие у многих сотрудников полномочий на подписание заявок на покупку;
• отсутствие связанных между собой систем управления договорной деятельностью и механизмов анализа соответствия платежей поставщиков условиям договоров;
• наличие информации о перерасходе средств при отсутствии понимания, где искать источник перерасхода в условиях большого количества поставщиков, счетов и платежей.

Подход

Учитывая необходимость глубокого анализа кредиторской задолженности и достижения такой ее структуры, которая позволила бы избежать перерасхода средств в будущем, проектная команда использовала следующие инструменты:

• анализ кредиторской задолженности (AP analytics) — определение и ранжирование областей, в которых возможен перерасход средств, идентификация новых путей возмещения денежных средств и возможностей совершенствования процессов;
• проверка выписки по счетам (Statement of accounts) — автоматизация рабочих процессов для выставления счетов и информирования с целью ускорения возврата задолженности по денежным средствам, возникшей вследствие расхождения по счетам;
• соблюдение условий договоров с поставщиками (Supplier contract compliance) — сверка расходов с условиями договоров на основе анализа данных по конкретным контрагентам с целью определения путей выявления излишних затрат и возможностей для оптимизации процесса.

Результат

По итогам реализации этого проекта организация выявила перерасход средств на сумму свыше 75 млн долл. США, вызванный различными причинами, включая повторные платежи, нереализованные кредиты, некорректно рассчитанные бонусы, перенос расходов на недействующих поставщиков. Главную роль в подготовке данных выводов сыграл углубленный анализ — сравнение фактических расходов и условий договоров с конкретными поставщиками.

назад

СТАБИЛЬНАЯ ЭКОНОМИЯ ДЛЯ ПРОИЗВОДИТЕЛЯ

Сложность задачи

Международная организация столкнулась с необходимостью стабилизировать показатели рентабельности

и обеспечить долговременную экономию при поиске стратегических поставщиков. В частности, компании предстояло справиться со следующими непростыми проблемами:

• разрозненность процессов принятия решений по вопросам закупок и платежей на более чем 200 объектах, расположенных в различных странах мира;
• отсутствие четкой картины расходования средств при использовании различных систем планирования ресурсов предприятия (ERP);
• большое количество спецификаций товаров и поставщиков

Подход

Проектная команда применила трехэтапный подход к классификации расходов, анализу поставщиков и

приоритизации возможностей с целью поиска поставщиков для дополнительного анализа. Подход включал три нижеследующих шага.

• Классификация: применив когнитивные технологии, анализ и визуализацию данных, команда классифицировала расходы на сумму около 4 млрд долл. США, которые было необходимо соотнести с более чем 300 категориями статей и 22 тыс. поставщиков. Наряду с этим проектная команда разработала интерактивные информационные панели (dashboards), позволяющие понять и уточнить классификацию расходов.
• Анализ: команда идентифицировала свыше 50 категорий расходов, характеризующихся высокой степенью разрозненности, которые можно консолидировать в краткосрочной перспективе по поставщикам. Была проведена оценка примерно 3000 единиц складского учета для определения причин разницы в ценах в различных географических точках и у разных поставщиков.
• Приоритизация: после оценки потенциала расходов и сложности реализации команда приоритизировала возможности поиска источников данных для анализа на основе восьми критериев. Для отдельных категорий расходов команда использовала подходы, позволяющие сформировать стратегии поиска инструментов быстрого анализа, которые организация может сразу внедрить.

Результат

По итогам реализации указанных шагов были получены следующие конкретные результаты:

• фаза классификации позволила прояснить картину распределения расходов, реализации процессов закупок и принятия решений внутри организации;
• в фазе анализа были оценены возможности поиска источников расходов через предоставление четких сведений о поставщиках и факторов, влияющих на формирование различных цен на услуги поставщиков;
• в рамках фазы приоритизации были выявлены шесть категорий расходов, в отношении которых можно сразу применить стратегии поиска источников данных для анализа, основанные на потенциале экономии расходов и простоте реализации.

назад

Вектор развития в управлении взаимоотношениями с контрагентами  — роль выявления излишних затрат и недополученных доходов

Во многих организациях активное участие руководителя компании и совета директоров в управлении отношениями с контрагентами ведет к более стремительному расширению роли этого процесса, основанного на эффективности, предусматривающей превращение выявление излишних затрат и недополученных доходов в неотъемлемый компонент финансового управления

Такие организации берут на вооружение более централизованный или даже «федеративный» подход к внедрению принципов последовательности, а также улучшают координацию деятельности между различными компаниями в разных регионах. Во многих случаях создавались специальные команды для управления другими аспектами отношений с контрагентами, включая договорные обязательства, данные и отношения с отдельными сторонами в случае критической/стратегической важности таких контрагентов.

Результаты исследования «Делойта» показывают, что сокращение расходов является наиболее часто упоминаемой причиной инвестиций в управление отношениями с контрагентами (62% респондентов в 2019-м против 48% в 2018 году). Таким образом, выявление излишних затрат и недополученных доходов становится центральным аспектом управления экосистемой организаций, но не всегда таковым считается. Чаще всего процесс возмещения расходов и выручки видится как экономия на расходах и сохранение выручки усилиями подразделений закупок, продаж и маркетинга, а не как стратегический элемент управления взаимоотношениями с контрагентами. Хотя команды, управляющие экосистемой организаций, стараются не останавливаться на достигнутом, наши данные показывают, что иногда они не полностью раскрывают свой потенциал, поскольку не включают выявление излишних затрат и недополученных доходов в число своих приоритетных задач.

Разумеется, в рамках инвестиций в программы управления взаимоотношениями с контрагентами организации наряду с сокращением расходов преследуют различные цели. Согласно исследованию «Делойта» такие цели включают: сокращение числа инцидентов, связанных с контрагентами (по мнению 50% респондентов в 2019 году против 43% в 2018-м); концентрацию на областях, привлекающих внимание регулирующих органов (49% в 2019 году против 43% в 2018-м); а также выполнение внутренних комплаенс-требований (45% в 2019 году против 41% в 2018-м)3. Это говорит о том, что организации, управляющие своими экосистемами, придают большое значение финансовым, операционным, регуляторным и репутационным аспектам этого процесса.

Команды, управляющие экосистемами организаций, стараются не останавливаться на достигнутом. Однако наши данные показывают, что иногда они не полностью раскрывают свой потенциал, поскольку не включают выявление излишних затрат и недополученных доходов в число своих приоритетных задач.

Наряду с этим многие советы директоров все глубже осознают свою ответственность в вопросах управления взаимоотношениями с контрагентами и роль в процессе контроля расходов и выручки. Хотя управление экосистемой организации занимает все более приоритетные места в повестках дня заседаний советов директоров, во многих компаниях можно заметить несоответствие между видением ситуации советом директоров и фактическим положением дел. Программа по выявлению излишних затрат и недополученных доходов может стать ценным инструментом, позволяющим ликвидировать такое несоответствие путем реализации ощутимых преимуществ от инвестиций в управление отношениями с контрагентами.

В чем отстают некоторые организации

В рамках управления отношениями с контрагентами многие организации неплохо справляются с такими первоочередными задачами, как выработка требований, проведение проверок, отбора, заключение договоров и налаживание взаимодействия с поставщиками. Сложности появляются при решении задач второго уровня: при управлении эффективностью, рисками, осуществлении комплаенс-контроля (мониторинге рисков и эффективности), возобновлении или расторжении договоров. Сложность задач часто возрастает в условиях экономической нестабильности, вызванной, например, коронавирусной эпидемией, поскольку организации, которые не наладили тесных связей со своими поставщиками, могут столкнуться с трудностями при управлении отношениями с контрагентами при реализации планов восстановления деятельности.

Наряду с этим усилия по совершенствованию управления экосистемой организации могут носить фрагментированный и эпизодический характер.

Например, департамент закупок может стремиться улучшить деятельность в рамках цепочки поставок; подразделения по управлению рисками и комплаенс-контролю могут взять на себя обязанность по оценке потенциальных рисков и анализу инцидентов в области комплаенс; департамент продаж и маркетинга должны волновать нарушения прав интеллектуальной собственности; совет директоров может направлять запросы, касающиеся репутационных рисков, исходящих от контрагентов. Группа анализа счетов или кредиторской задолженности и команда внутреннего аудита могут осуществлять периодические проверки или аудит.

Такие принципы ведения деятельности и подходы редко складываются в комплексные программы управления экосистемой компании. Программа по выявлению излишних затрат и недополученных доходов, для которой разработаны правильные цели, четкие определения и которая неукоснительно выполняется, позволит руководству организации повысить уровень зрелости управления отношениями с контрагентами. Путь к этой цели начинается с того, чтобы избегать общеизвестных подводных камней и применять комплексный подход к возмещению затрат и восстановлению прибыли.

НАВИГАЦИЯ В УСЛОВИЯХ КРИЗИСА

Пока во всем мире продолжают ощущаться последствия эпидемии коронавируса, компании стремятся реагировать на происходящее, восстанавливать деятельность и достигать роста в условиях нового статуса-кво. Идет ли речь о вашем бизнесе, бизнесе вашего поставщика или клиента, всегда существует возможность нарушения функционирования цепочки поставок. Независимо от обстоятельств, руководители компаний должны мыслить категориями будущего, чтобы всегда быть готовыми решать сложные задачи, защитить свой бизнес и сохранить важные коммерческие связи.

Реализация программы по выявлению излишних затрат и недополученных доходов в условиях экономической нестабильности дает организации возможность стратегически оценить отношения со всеми своими контрагентами и понять, где может быть создана стоимость в краткосрочной, среднесрочной и долгосрочной перспективах.

• Краткосрочная перспектива: оперативное внедрение инструментов аналитики кредиторской задолженности, подготовка выписок со счетов и анализ элементов косвенного налогообложения позволяют идентифицировать возможности выявления излишних затрат с минимальным вовлечением контрагентов в этот процесс. Более того, эти инструменты помогают вернуть денежные средства в организацию и обеспечить самофинансирование для дальнейших усилий в соответствии с программой в рамках стандартной деятельности, не вызывая противоречий между сторонами.
• Среднесрочная перспектива: оценка рисков контрагентов с акцентом на выявление излишних затрат и недополученных доходов, а также анализ договорной деятельности позволяют определить целесообразность проверки отдельных поставщиков. В отношении некоторых из них организация также может проводить пилотный аудит. По мере необходимости для укрепления отношений с контрагентами могут быть использованы альтернативные механизмы возмещения, например отложенный платеж или скидки по счетам.
• Долгосрочная перспектива: организации, ставящие своей целью восстановление деятельности по мере стабилизации экономической ситуации, могут воспользоваться всеми преимуществами полного внедрения программы по выявлению излишних затрат и недополученных доходов, чтобы непрерывно отслеживать потери средств в виде перерасхода или уменьшения выручки и улучшить программу управления взаимоотношениями с контрагентами.

Экономические потрясения могут оказать существенное негативное влияние на организацию. Между тем компании, активно и планомерно разрабатывающие способы работы в условиях нестабильности, могут получить новые знания и возможности, которые повысят их конкурентоспособность. Эти возможности, планирование и оптимизация которых осуществляется в рамках реагирования организации на сложившиеся условия, позволяют обеспечить благоприятные результаты в интересах сотрудников, оптимизировать финансовые результаты во время наивысшей турбулентности, а также создать более устойчивую организацию, которая будет лучше подготовлена к возможным сложностям в экономике в будущем.

Как обойти подводные камни при выявлении излишних затрат и недополученных доходов 

Программа по выявлению излишних затрат и недополученных доходов должна не только способствовать возвращению денежных средств, но и задать направление, обеспечить формирование структуры и финансирование программы управления взаимоотношениями с контрагентами через анализ договорных условий, эффективности и платежей, позволив рационализировать стратегию экосистемы компании. Возвращенные денежные средства можно использовать для финансирования усилий по дальнейшему совершенствованию экосистемы, значительная часть которого обеспечивается за счет повышения качества управления жизненным циклом, консолидации поставщиков, использования ОЦО и комплексных услуг.

Для этого требуется стратегический подход к выявлению излишних затрат и недополученных доходов, который многим организациям не удается применить. При реализации наиболее распространенных подходов в этой области компании чаще всего сталкиваются с нижеследующими трудностями:

• Неспособность применять технологии. Использование таких технологий, как роботизированная автоматизация процессов (RPA) и машинное обучение помогает автоматизировать информационные процессы, связанные с анализом договоров и счетов. Программное обеспечение для управления договорной деятельностью позволяет оценить масштаб работ в рамках инициатив по возмещению затрат и восстановлению прибыли.
• Неправильная расстановка приоритетов. Распространено явление, когда организации уделяют основное внимание самым крупным договорам (по размеру расходов) и недостаточно занимаются более сложными договорами. Использование легкодоступных подходов может привести к тому, что приоритеты будут расставлены неверно, средства останутся вне компании, а усилия по выявлению излишних затрат и недополученных доходов сведутся лишь к возвращению денежных средств. Инициативы по выявлению излишних затрат и недополученных доходов можно считать грамотными, если они направлены на проверку условий договоров, анализ эффективности и платежей, позволяя генерировать денежные средства и совершенствовать управление взаимоотношениями с контрагентами. 

Инициативы по выявлению излишних затрат и недополученных доходов можно считать грамотными, если они направлены на проверку условий договоров, анализ эффективности и платежей, позволяя генерировать денежные средства и совершенствовать управление взаимоотношениями с контрагентами. 

• Слишком ограниченный масштаб усилий. Рассматривать выявление излишних затрат и недополученных доходов в отрыве от управления экосистемой организации значит ограничивать возможности установления взаимных целей и повышения информационной прозрачности при взаимодействии с контрагентами. Такой подход также делает невозможным
• Несоответствующие ожидания. Спустя год или позже после включения компании в список контрагентов в рамках управления экосистемой организации должна быть выбрана система аудита для процесса возмещения затрат и восстановления прибыли, подтверждаемая затем на ежегодной основе. 

Недопонимание финансовых последствий. Программы управления взаимоотношениями с контрагентами часто считаются слишком дорогими в разработке и обслуживании, однако затраты могут оказаться нулевыми, если учитывать суммы, возвращенные и сэкономленные в результате выявления излишних затрат и недополученных доходов. 

Опасность этих подводных камней возрастает при отсутствии стратегической связи между программой по выявлению излишних затрат и недополученных доходов с одной стороны и более масштабной стратегией управления экосистемой организации — с другой. Если уделить время укреплению этой связи, то можно получить определенные преимущества.

Инициативы по выявлению излишних затрат и недополученных доходов можно считать грамотными, если они направлены на проверку условий договоров, анализ эффективности и платежей и позволяют генерировать денежные средства (см. боковую врезку «Доход, который можно получить в результате реализации программы по выявлению излишних затрат и недополученных доходов в рамках управления экосистемой организации»).

ПРЕИМУЩЕСТВА ОТ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОГРАММЫ ПО ВЫЯВЛЕНИЮ ИЗЛИШНИХ ЗАТРАТ И НЕДОПОЛУЧЕННЫХ ДОХОДОВ ПРИ УПРАВЛЕНИИ ЭКОСИСТЕМОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Инициативы, в рамках которых компании сокращают расходы, совершенствуя управление отношениями с контрагентами, включают:

• программы возвращения переплаченных сумм, которые позволяют возместить до 5% ежегодных затрат на закупки в составе совокупных поступлений;
• инициативы по контролю выручки, связанные с продажами контрагентам, увеличивающие прибыль, как правило, на 5–10%;
• стратегические инвестиции в высокие технологии, позволяющие сократить операционные расходы на управление отношениями с контрагентами более чем на 10–20%;
• решения в рамках ОЦО для различных функций управления экосистемой организации, обеспечивающие снижение затрат на стандартизированные процессы управления на 15–30%;
• решения в области комплексных услуг для осуществления руководства экосистемой компании, способные снизить годовые операционные расходы на управление взаимоотношениями с контрагентами на 25–50%.

Четырехсторонний подход к выявлению излишних затрат и недополученных доходов

Грамотный подход к выявлению излишних затрат и недополученных доходов позволит не только проанализировать данные за предыдущие периоды и вернуть излишне потраченные средства, но повысить эффективность в будущем. Улучшение в перспективе возможно за счет следования стандартам отрасли, правильного масштабирования отношений с контрагентами, выявления возможностей для организации процессов, автоматизации механизмов контроля и мониторинга. Четыре основных вида деятельности, направленных на выявление излишних затрат и недополученных доходов — анализ кредиторской задолженности, выписок со счетов, косвенных налогов и соблюдения условий договоров с поставщиками, — составляют основу процесса оптимизации.

Хотя эти способы возмещения затрат и восстановления прибыли дополняют друг друга, каждый из них можно применять в отдельности, исходя из уровня управления расходами организации, зрелости процессов управления отношениями с контрагентами и целей. Пути реализации:

• Анализ кредиторской задолженности — использование методов управления данными, аналитики и визуализации для выявления повторяющихся платежей, переплат и прочих ошибочных начислений. Полученный результат позволяет ранжировать поставщиков по профилю риска и выявлять возможности совершенствования бизнес-процессов.
• Контроль за соблюдением условий договоров с поставщиками включает анализ деятельности контрагентов или областей риска с целью оценки расходов относительно договорных условий с применением когнитивных технологий и анализа данных. В рамках такой работы сравниваются данные транзакций за предыдущие периоды с договорными условиями с использованием массивов (а не выборок данных) по счетам с выявлением переплаты в размере 1–5% от суммы расходов по договору.
• Проверка выписки по счетам:

автоматизация структур рабочих и информационных процессов (например, электронных рассылок) с целью быстрого выявления невостребованных кредитов, неоплаченных счетов и прочих несоответствий. Этот процесс, запускаемый для примерно 50 контрагентов и повторяющийся волнообразно в отношении поставщиков, можно масштабировать, применив к тысячам контрагентов.

Грамотный подход к выявлению излишних затрат и недополученных доходов позволит не только проанализировать данные за предыдущие периоды и вернуть излишне потраченные средства, но и повысить эффективность в будущем.

• Анализ косвенных налогов включает применение когнитивных технологий для оценки структурированных и неструктурированных данных за предыдущие периоды для облегчения обнаружения возможностей возврата налогов. Платформа для возмещения средств позволяет выявить переплату по косвенным налогам, связанным со сделками, и ошибочные переплаты в размере 1–2% от рассматриваемых расходов.

В ходе анализа стратегических поставщиков проводится приоритизация задач в рамках этих четырех видов деятельности, исходя из заключенных договоров, выборки данных по кредиторской задолженности, заявок на покупку, счетов и сводных баз данных контрагентов. Факторы риска и признаки, на которые следует обратить внимание, обусловлены типом договора, размером счета, статистикой ошибок, применяемыми бонусами, наличием или отсутствием в договоре отдельных условий, рисками, присущими конкретному активу или региону, а также качеством существующих механизмов контроля. Также принимается во внимание характер и длительность отношений с контрагентом.

На практике одна и та же выборка данных может быть использована при применении каждого из этих четырех способов, а анализ информации о кредиторской задолженности и данных о косвенных налогах строится на одних и тех же наборах данных. Это обеспечивает эффективность проводимой работы и более широкий (а в некоторых случаях даже полный) анализ счетов в процессе работы над улучшением показателей возврата денежных средств. Такой основанный на применении технологий подход может дополнять или замещать осуществляемые проверки и аудит, способствуя повышению результативности по сравнению с фрагментированными, эпизодическими или основанными на анализе выборок методах мониторинга расходов и эффективности.

Применение методов выявления излишних затрат и недополученных доходов для повышения эффективности управления экосистемами организаций

По мере того как работа в рамках экосистем становится реальностью делового мира, потребность связать выявление излишних затрат и недополученных доходов с управлением отношениями с контрагентами на операционном уровне и уровне корпоративного управления становится все очевиднее. Вопрос касается не только возмещения затрат и восстановления прибыли, но также выстраивания взаимодействия с контрагентами, которые играют стратегически и жизненно важную роль для организации.

Для того чтобы продвинуться вперед в этой области управления отношениями с контрагентами, рассмотрите возможность предпринять нижеследующие действия.

• Назначение ответственного за выявление излишних затрат и недополученных доходов. Отсутствие четкого разграничения ответственности является одной из наиболее распространенных причин невозможности последовательно выявлять излишние затраты и недополученные доходы в стратегической перспективе. Назначение ответственного за эту область или самостоятельное продвижение инициативы с вашей стороны повысит ясность в вопросе подотчетности и ответственности, будет способствовать вовлечению в этот процесс руководства и совета директоров, повысит эффективность процедур по выявлению излишних затрат и недополученных доходов, а также управления взаимоотношениями с контрагентами в рамках всей организации.
• Анализ и приоритизация поставщиков и партнеров. Не довольствуйтесь достижением легкодоступных целей, анализируйте деятельность и ранжируйте своих поставщиков в рамках экосистемы. Систематическое ранжирование контрагентов позволяет определить соотношение потенциальной ценности и потенциальных усилий в свете основных рисков. Цифровизация данных договоров и счетов, применение когнитивного анализа и визуализация данных позволяют расширить сферу применения новых методов и чаще добиваться результатов, превосходящих ожидания.
• Оценка программы управления экосистемой организации. Оценивайте сильные и слабые стороны каждого элемента вашей программы управления экосистемой: управления рисками, эффективностью, отношениями с контрагентами, договорной и финансовой деятельностью, данными. Учитывайте требования, предъявляемые к бизнесу, эффективность поставщиков, данные о реализации предыдущих инициатив, выводы, сделанные в процессе внутреннего аудита, и прочие актуальные источники. Стремитесь рационализировать и найти обоснование для взаимодействия с каждым контрагентом. Не забывайте о таких стратегиях, как использование ОЦО и комплексные услуги.
• Применение подхода, основанного на использовании больших массивов данных. Опираясь на данные и аналитику данных, можно повысить качество выводов в рамках программ по выявлению излишних затрат и недополученных доходов. Используя такие выводы, организация может предпринять шаги, соответствующие ее целям, договорным условиям и взаимоотношениям с контрагентами. Следует исходить из того, что контрагенты в своем большинстве готовы добросовестно применять утвержденные подходы, понимая необходимость анализа расходов и выручки, положений о праве на проведение аудита и использовании таких прав. Взаимные цели и повышенный уровень информационной прозрачности становятся сегодня для многих участников экосистем отличительным фактором конкурентоспособности.
• Выбор подходящего консультанта по выявлению излишних затрат и недополученных доходов. Рассмотрите возможность взаимодействия с организацией, обладающей надлежащим опытом, компетенциями и пониманием, необходимыми для реализации ваших потребностей в области возмещения расходов и выручки, а также достижения ваших целей. Взаимодействуйте с теми поставщиками профессиональных услуг, которые будут анализировать все категории расходов, помогут вам оптимизировать платежные процессы и предоставят результаты анализа, обеспечивающие выход на новый качественный уровень управления взаимоотношениями с контрагентами.

По ряду причин выявление излишних затрат и недополученных доходов представляет собой превосходный инструмент для руководства любой компании, стремящейся повысить эффективность работы своей экосистемы и позволяет лучше понимать природу расходов, рисков и возможностей, связанных с контрагентами, а также управлять ими в интересах организации.

Авторы

Дэн Кинселла | dkinsella@deloitte.com

Дэн Кинселла является управляющим партнером «Делойта» в Омахе и руководителем Группы «Делойта ЛЛП» по аудиту экосистем организаций и контрагентов в США и странах Америки. Применяя свой опыт и знания в области технологий, он помогает клиентам разрабатывать и оптимизировать подходы к управлению отношениями с контрагентами, предоставляет услуги в области выявления излишних затрат и недополученных доходов. Дэн возглавляет Группу по трансформации консультационных услуг, содействуя клиентам в оптимизации деятельности общих центров обслуживания и среды аутсорсинговых услуг.

Санджой Сен, доктор наук | sanjsen@deloitte.co.uk

Санджой Сен возглавляет Группу анализа и укрепления рыночных позиций в области управления рисками отношений с контрагентами в «Делойте ЛЛП». Санджой Сен получил степень доктора делового администрирования в Астонском университете (Великобритания) за международное исследование экосистем контрагентов. Свыше тридцати лет Санджой Сен консультирует советы директоров и высшее руководство компаний по вопросам стратегии и корпоративного управления, в том числе в качестве партнера «Делойта» и другой крупной фирмы, оказывающей профессиональные услуги.

Кевин Фрид | kefried@deloitte.com

Кевин Фрид является директором Департамента по предоставлению услуг в сфере управления рисками и финансового консультирования, комплаенс-контролю контрагентов, договорной деятельности, управления программными активами, внутреннего и внешнего аудита. В качестве руководителя Группы «Делойта» по управлению рисками взаимоотношений с контрагентами Кевин разработал комплаенс-программы для экосистем организаций, направленные на управление рисками отношений с контрагентами в различных отраслях.

Трэвис Марковиц | tmarkowitz@deloitte.com

Трэвис Марковиц является старшим менеджером Департамента управления рисками и финансового консультирования «Делойта». Основной сферой его компетенций является содействие клиентам в управлении финансовой деятельностью, рисками и эффективностью экосистем организаций. Опыт Трэвиса в области предоставления консультационных услуг по управлению отношениями с контрагентами превышает 16 лет и включает главным образом вопросы выявления излишних затрат и недополученных доходов в отрасли высоких технологий, телекоммуникаций, развлечений и СМИ, а также в секторах энергетики и потребительских товаров.

Контакты

Deloitte.Insights

Подписывайтесь на обновления Deloitte Insights на сайте www.deloitte.com/insights. Следите за публикациями @Deloittelnsight.

В подготовке публикации Deloitte Insights принимали участие:

Редакторы: Пракрити Сингхания, Абрар Хан, Апарна Прусти, Рупеш Бхат и

Найрита Гангопадхъяй

Дизайнеры: Санаа Сайфи и Кевин Уайер

Реклама: Александра Кавецки

Художественное оформление обложки: Хесус Сотес

О Deloitte Insights

Deloitte Insights публикует оригинальные статьи, отчеты и периодические публикации, содержащие аналитическую информацию для бизнеса, государственных организаций и НГО. Наша цель — содействие диалогу по широкому спектру вопросов, интересующих руководителей коммерческих и правительственных организаций, опираясь на исследования и опыт всех департаментов, оказывающих профессиональные услуги, а также соавторов из научных и деловых кругов.

Deloitte Insights является дочерней структурой «Делойт Девелопмент ЛЛС».

О публикации

Настоящая публикация содержит исключительно информацию общего характера. При этом ни «Делойт Туш Томацу Лимитед», ни фирмы, входящие в состав последней, равно как и зависимые компании всех перечисленных выше лиц не предоставляют посредством данной публикации каких-либо консультаций или услуг профессионального характера. Настоящая публикация не заменяет собой профессиональных консультаций или услуг и не должна использоваться в качестве основы для принятия решений или мер, оказывающих влияние на ваше финансовое состояние или бизнес. Прежде чем принять какое-либо решение или предпринять какие-либо действия, которые могут отразиться на вашем финансовом положении или состоянии дел, проконсультируйтесь с квалифицированным профессиональным консультантом.

«Делойт Туш Томацу Лимитед», фирмы-участники и их соответствующие зависимые организации не несут ответственности за какие-либо убытки лиц, полагающихся на настоящий материал.

О «Делойте»

Наименование «Делойт» относится к одному либо любому количеству юридических лиц, входящих в «Делойт Туш Томацу Лимитед» (ДТТЛ), частную компанию с ответственностью участников в гарантированных ими пределах, зарегистрированную в соответствии с законодательством Великобритании, и их аффилированным лицам. ДТТЛ и фирмы, входящие в ее состав, являются отдельными и независимыми юридическими лицами. ДТТЛ (также именуемая «международная сеть «Делойт»») не оказывает услуг клиентам. В США название «Делойт» относится к одной или более фирмам-участникам ДТТЛ, их аффилированным организациям, которые работают под наименованием «Делойт» в США, а также их соответствующим аффилированным лицам. Оказание отдельных услуг определенным клиентам может быть запрещено в соответствии с правилами и положениями в области бухгалтерского учета организаций государственного сектора. Более подробную информацию о нашей международной сети можно получить на сайте www.deloitte.com/about.

© 2020 «Делойт Девелопмент ЛЛС». Все права защищены. Фирма-участник «Делойт Туш Томацу Лимитед»

Ключевые показатели деятельности

(Key Performance Indicator, KPI) — показатели, характеризующие отдельные аспекты деятельности предприятия, которые критичны для его текущего или будущего успеха. Ключевые показатели деятельности, как правило:

• несут информацию о том, что происходит в компании;
• оказывают значительное воздействие на конечный результат деятельности компании;
• часто имеют нефинансовый характер (выражаются не в денежных единицах);
• измеряются и отслеживаются регулярно (например, ежедневно или еженедельно).