Укажите с помощью какого реквизита оформляется внешнее согласование документа

Зачетная работа по теме: «элементы
делопроизводства»

1. Реквизит документа — это:

1.1. Его отдельный
элемент. 1.2. Часть служебного письма. 1.3.
Фирменный бланк.

2. В каком случае правильно оформлен
реквизит «Адреса»?

2.1. Директору школы № 269 Матвеевой
Тамаре Петровне

2.2. Директору школы № 269 Матвеевой Т.П.

2.3. 129128, Москва, ул. Ростокинская, 7
Директору школы № 269 г-же Матвеевой Т.П.

2.4. Директору Московской
школы № 269 Т.П. Матвеевой

3. При адресовании инициалы ставят:

3.1. Перед фамилией
адресата. 3.2. После фамилии адресата.

4. В каком случае правильно оформлен
реквизит «Отметка о наличии приложения», если в тексте сопроводительного письма
не упоминалось о приложении?

4.1. Приложение: 1.
Справка о согласовании проекта на 4 л. в 1 экз.

2. Отзыв по проекту на 2 л. в 1 экз.

4.2. Приложение: на 6
л. в 1 экз.

5. С какой целью на
служебном письме указывают фамилию и телефон исполнителя?

5.1. Для оперативной связи
с исполнителем. 5.2. Для придания документу юридической
силы.

6. В каком случае правильно оформлен
реквизит «Подпись» на бланке документа?

6.1. Ректор академии
В.А.Петрова

6.2. Ректор академии Петрова В.А.

6.3. Ректор Сибирской академии
государственной службы

В.А. Петрова

7. План работы колледжа на 2001 учебный
год утвержден решением педагогического совета. В каком случае правильно
оформлен реквизит «Гриф утверждения документа»?

7.1. УТВЕРЖДАЮ Решение педагогического
совета от 12.08.2001 г. № 14

7.2. УТВЕРЖДЕН Решением
педагогического совета от 12.08.2001 № 14

7.3. УТВЕРЖДЕН Решение педагогического
совета от 12.08.2001 г. № 14

8. Реквизит согласования оформляют
следующим образом:

8.1.
СОГЛАСОВАНО Протоколом заседания

Правления страховой
компании «Планета» от 21.06.2001 № 10

8.2. _____________________Н.И. Орлов

подпись

8.3. Начальник юридического отдела личная
подпись

Г.И.Сидоров 21.12.2001

9. Для документа,
подлинник которого остается в организации, визы проставляются:

9.1. Ниже подписи
руководителя, подписавшего документ.

9.2. В нижней части оборотной стороны
последнего листа подлинника документа.

9.3. На первом листе документа с
оборотной его стороны.

10. Для документа, подлинник которого
отправляется из организации, визы проставляются:

10.1. В нижней части лицевой стороны
последнего листа копии документа, находящейся в организации.

10.2. В нижней части оборотной стороны
последнего листа копии документа, находящейся в организации.

10.3. На первом листе
оборотной стороны документа.

11. В отсутствие руководителя
подписывает документ заместитель, исполняющий обязанности руководителя:

11.1. Директор________________
А.И.Петров

(подпись его зама Сидорова)

11.2. И.О.
директора_______________Г.В.Сидоров

(личная подпись)

12. Делопроизводство — это:

12.1. Система хранения документов.
12.2. Составление документов. 12.3.
Документирование и организация работы с документами.

13. С помощью какого реквизита
оформляется внешнее согласование документа?

13.1. Визы согласования. 13.2. Грифа согласования.

14. Если две организации составляют
совместный документ, то он оформляется:

14.1. На бланке первой организации. 14.2.
На бланке второй организации.

14.3. На листе бумаги
формата А4.

15. Наличие устава
является обязательным для регистрации организации, учреждения? 15.1. Да. 15.2. Нет.

16. Какие организационные документы
утверждаются руководителем организации?

16.1. Должностные инструкции. 16.2.
Положения о структурных подразделениях.

16.3. Штатное расписание. 16.4. Правила
внутреннего распорядка.

16.5. Все перечисляемые
выше документы.

17. В каком документе могут быть
оговорены условия реорганизации и ликвидации организации?

17.1. В уставе организации. 17.2. В положении о структурном подразделении.

17.3. В должностной инструкции.

18. При поступлении граждан на работу в
организацию их должны познакомить со следующими документами:

18.1. Устав организации. 18.2. Положение
о структурном подразделении, куда поступает на работу гражданин. 18.3.
Должностная инструкция. 18.4. Со всеми
перечисленными выше документами.

19. Какие распорядительные документы
издаются на основе единоначалия?

19.1. Решения. 19.2. Приказы.

20. Кто несет ответственность за издание
приказа?

20.1. Должностное лицо, подготовившее
проект приказа. 20.2. Руководитель организации.
20.3. Должностное лицо, подписавшее приказ.

21. Какой реквизит не входит в состав
формуляра—образца приказа?

21.1.   Вид документа. 21.2.   Дата
документа. 21.3.   Адресат. 21.4.
Наименование организации. 21.5.   Подпись. 21.6.   Текст. 21.7.   Заголовок к
тексту.

22. Какая часть текста приказа является
обязательной?

22.1. Констатирующая. 22.2. Распорядительная.

23. Заверяется ли подпись руководителя
на приказе печатью?

23.1. Да. 23.2. Нет.

24. В каком случае правильно оформлен
реквизит «Отметка о заверении копии»?

24.1. Верно:

Инспектор отдела кадров Личная
подпись И.И. Петрова

24.2. Верно

Инспектор отдела кадров Личная
подпись И.И. Петрова 24.3. Верно

Инспектор отдела кадров Личная
подпись И.И. Петрова 16.03.2001

25. Что означает виза юриста на приказе?

25.1. Внутреннее
согласование, подтверждающее, что приказ не противоречит закону.

25.2. Обязательный реквизит приказа,
придающий ему юридическую силу.

26. Что является датой протокола?

26.1. Дата подписания протокола. 26.2. Дата заседания. 26.3. Дата регистрации
протокола.

27. Ставится ли на подписи в протоколе
печать? 27.1. Да. 27.2. Нет.

28. Кем подписываются документы,
составляемые комиссией?

28.1. Руководителем организации. 28.2.
Председателем. 28.3. Председателем и членами
комиссии. 28.4. Председателем и секретарем.

29. На каком служебном письме
проставляется реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»?

29.1. Просьбах. 29.2. Сопроводительных.
29.3. Информационных. 29.4. Ответах.

30. Закончите начатое предложение:
Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания
до:

30.1. Передачи на исполнение. 30.2.
Подшивки в дело. 30.3. Завершения исполнения или
отправки.

31. Должна ли инструкция по
делопроизводству организации установить технологию всех делопроизводственных
операций, выполняемых в организации? 31.1. Да.
31.1. Нет.

32. Кем устанавливаются индивидуальные
сроки исполнения документов?

32.1. Руководителем структурного
подразделения, где исполняется документ.

32.2. Канцелярией. 32.3. Руководителем организации.

33. Какие формы регистрации в России?

33.1. Журнальная. 33.2. Карточная.
33.3. Автоматизированная. 33.4. Все
вышеперечисленные.

34. При регистрации каких документов
вместе с порядковым регистрационным номером проставляется номер дела, в котором
хранится копия документа?

34.1. Приказов. 34.2. Протоколов. 34.3.
Актов. 34.4. Писем.

35. В каких документах рядом с
регистрационным номером указывается буква «Л» или «К»?

35.1. В актах. 35.2. В докладных
записках. 35.3. В приказах по основной
деятельности.

35.4. В приказах по личному составу.
35.5. В справках.

36. При регистрации какого документа
дату регистрации указывают не в день его подписания?

36.1. Приказа. 36.2. Протокола. 36.3. Решения. 36.4. Постановления.

37. Если документ отправляется в два
адреса по почте, то сколько необходимо подготовить экземпляров этого документа?

37.1. Четыре. 37.2. Два. 37.3. Три.

38. Какие могут быть номенклатуры дел?

38.1. Конкретная. 38.2. Примерная. 38.3. Типовая. 38.4. Все
вышеперечисленные.

39. В номенклатуре дел документы систематизируются:

39.1. По видам документов. 39.2. По
содержанию. 39.3. По срокам хранения.

39.4. Все
вышеперечисленные.

40. Кто может работать с документами,
имеющими коммерческую тайну?

40.1. Только руководитель. 40.2.
Все работники организации.

40.3. Руководители структурных
подразделений, организаций.

40.4. Количество
работников, определяемых руководителем.

Источник

Сейчас актуальна задача приведения инструкции по делопроизводству организации в соответствие новым правилам. При этом Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти не акцентируют внимание на очередности шагов в проведении внутреннего и внешнего согласования документов, но устанавливают обязательность его проведения, а также предусматривают регламентацию согласования в рамках рациональной организации документооборота.

Поскольку у практиков наибольшие затруднения вызывает именно регламентация внутреннего согласования документов организации, этим процедурам мы и решили уделить основное внимание.

Управленческий аспект согласования

Лучшие практики современных организаций свидетельствуют, что реальная цель согласования – повысить качество не столько документов, сколько реальных управленческих процессов и решений, которые стоят за этими документами. Согласование документов становится важнейшей административной процедурой и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость.

Согласование – не только способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа, суть согласования – совокупность действий, направленных на обеспечение разработки, правильного оформления и исполнения управленческих решений, принимаемых по наиболее важным направлениям деятельности. В процессе согласования необходимо обеспечить комплексный анализ юридических, экономических и финансовых факторов, влияющих на принятие решения, минимизировать возможные риски и обеспечить обязательность исполнения решения.

Обычно считают, что согласование документов – прежде всего часть делопроизводства, а основная характеристика согласования – время и маршрут движения документов, т.е. один из признаков документооборота. При всей справедливости этого принципа попытки ускорить согласование только за счет внедрения систем электронного документооборота, в которых в качестве типовых решений предлагаются настройки маршрутов движения документов, признаны недостаточными. Службам делопроизводства необходимо строить процедуру согласования как систему. Регламентация процессов согласования решений и взаимодействия подразделений, а также наличие специального регламента согласования в международной практике управления оцениваются как элемент и признак качества управления, его полноценности. А это важно для тех организаций, которые желают сертифицироваться по стандартам системы менеджмента качества.

Участвуя в процедуре согласования, сотрудник организации лучше осознает свой личный вклад в достижение общих целей, в выполнение плана мероприятий, разработку нового продукта, подготовку важной сделки и т.п. А подразделениям организации участие в процедуре согласования не позволяет замыкаться исключительно на собственных задачах и планах, принимать локальные решения без учета общей экономической и управленческой ситуации, конфликтовать из-за ресурсов или скрывать информацию от подразделений или организаций-смежников. В процессе согласования проекты решений лучше прорабатываются, а, следовательно, управляемость повышается за счет усиления внутренних связей и формирования интеграционных решений.

Согласование способствует развитию командности, духа сотрудничества и товарищеского взаимодействия, т.к. в регламентированной процедуре на первый план выступают отношения и роли (функции подразделений) в рамках общего трудового процесса, создаются доброжелательная рабочая среда и позитивный стиль общения. Эта процедура помогает также формировать обязательность и уважение интересов друг друга, честность в принятии решений (правило «честной игры»). Отметим еще один важный этический аспект процедуры согласования, отражающий влияние личности первого руководителя на процесс управления. Управленческие решения, оформляемые в документах, которые подписывает руководитель, всегда «работают» на формирование его личного стиля управления, его «образа» как руководителя и лидера, показывают ценность его вклада в достижение стратегических целей организации. Поэтому решения должны быть точны, понятны, исполнимы, а приказы и распоряжения – безупречно изложены и оформлены.

Система согласования документов в значительной степени формирует и исполнительскую дисциплину, т.к. главное в реализации управленческих решений – не контроль исполнения, который представляет собой «последующий» контроль, а планирование исполнения, т.е. всесторонняя подготовка качественного проекта решения, в котором выделяются и распределяются ресурсы, устанавливаются оптимальные сроки и минимизируются риски.

Три «золотых» правила согласования

Обратим внимание на правила организационного поведения, которые составляют основу для разработки процедуры согласования документов и в делопроизводственном (технологическом), и в управленческом аспектах. Изучение лучших практик современных организаций показывает, что именно эти правила можно назвать собственно «правилами согласования».

Правило первое. На согласование должен быть направлен полностью подготовленный и оформленный в соответствии с установленными в организации правилами проект документа. Инициатор проекта документа (подразделение, исполнитель) подготавливает проект в соответствии с требованиями действующей Инструкции по делопроизводству, внутренними стандартами и иными внутренними нормативными документами организации, закрепляющими правила подготовки, составления и оформления конкретных видов документов. В Инструкцию по делопроизводству или специальный регламент согласования документов рекомендуем ввести строгую норму: запрещается использовать процедуру согласования в качестве способа подготовки (разработки) документа.

Второе. За реализацию процесса согласования проекта конкретного вида или разновидности документа (контроль за соблюдением процедуры и общих сроков согласования, учет замечаний согласовывающих подразделений и их отражение в тексте проекта) несет ответственность инициатор документа (подразделение-инициатор, исполнитель), который разработал управленческое решение.

Правило третье. Подразделение, участвующее в процедуре согласования, оценивая проект документа, делает замечания и вносит предложения в рамках своей предметной области и закрепленных зон ответственности, которые установлены в положении о подразделении. Эти замечания и предложения, а значит, и соответствующие экспертные заключения по проекту, являются обязательными.

Пример 1

Получена виза службы делопроизводства: «Согласовано с замечаниями. Необходимо правильно оформить заголовочную и оформляющую части проекта договора, а в преамбуле исправить номер доверенности подписанта». Инициатор согласования проекта договора обязан устранить эти замечания по оформлению.

Но подразделения – участники процедуры согласования рассматривают проект документа в целом и имеют право формулировать замечания и предложения, не относящиеся к их прямой или смежным закрепленным зонам ответственности. Инициатор должен обратить внимание на данные замечания и предложения, поскольку все риски решений, оформленных в проекте документа, ложатся на должностное лицо, подписывающее документ, но в системе согласования эти замечания будут факультативными, дополнительными.

Пример 2

Служба главного бухгалтера не может проставить визу «Не согласовано» из-за выявленных ею грамматических ошибок в тексте, поскольку прямая зона ответственности данной службы – обеспечение правильности бухгалтерского и налогового учета. А в требованиях к оформлению реквизитов документов и грамматической правильности текста служба делопроизводства и служба главного бухгалтера всегда найдут взаимопонимание.

Эти правила согласования должны соблюдаться на всех уровнях управления организацией и в процедурах согласования всех видов проектов решений и видов документов. Должны действовать единые правила и единые сроки согласования в процессе подготовки проектов решений вышестоящих органов управления, в центральном аппарате и в территориальных органах, в рамках подготовки проектов решений коллегиальных органов и издания приказов и распоряжений на основе единоначалия.

Роли подразделений

Любое подразделение организации может разрабатывать проект документа (а значит, и проект управленческого решения) в инициативном порядке или по поручению вышестоящего органа управления. В системе согласования такое подразделение является подразделением-инициатором.

Подразделение организации может и должно участвовать в согласовании проектов решений и документов, если оно выполняет свои задачи и функции в рамках какого-либо общего бизнес-процесса по единой технологии, а общий результат зависит также и от его усилий. Это – подразделение-участник процесса согласования и одновременно контролер рисков по закрепленным за ним функциям.

Подразделение в структуре организации может выполнять специальные контрольные функции в рамках общей системы контроля и ориентироваться на повышение эффективности совершаемых операций и соответствие деятельности требованиям действующего законодательства и иных нормативных правовых актов. Таким подразделением-контролером является, например, служба внутреннего контроля в открытых акционерных обществах.

Есть подразделения, которые на предприятии отвечают за выполнение общих, так называемых «штабных» функций, или централизованно выполняющие функции административной поддержки и материально-технического обеспечения. К их числу обычно относят не дирекцию и аппарат помощников, а службы: делопроизводства, кадровую, юридическую, безопасности, информационно-технологического обеспечения, главного бухгалтера, планово-экономическую и т.п. В системе согласования такие подразделения являются «системообразующими», т.е. подразделениями обязательного согласования, т.к. в зоне их ответственности находятся основные юридические, финансовые, налоговые и операционные риски организации в целом.

Зоны ответственности подразделений

Анализ процедуры согласования показывает, что главное в ней – не организационная и структурная иерархия участвующих подразделений, а их функции и роли в системе управления организацией и в системе принятия решений. В связи с этим такие функциональные подразделения, как финансовая служба, служба главного бухгалтера, юридическая служба, служба делопроизводства, служба информационных технологий, служба безопасности, контрольная служба и т.п., могут и должны рассматриваться в статусе подразделений/инстанций обязательного согласования проектов документов, особенно в процедурах внутреннего согласования. Этот статус означает, что практически каждый проект решения/проект документа в маршруте своего согласования должен пройти анализ в данном функциональном подразделении, и без визы, полученной в инстанции обязательного согласования, никакой проект документа не может быть представлен на подписание или утверждение.

Для разработки процедур и маршрутов согласования очень важно выявить и регламентировать зоны ответственности подразделений. Например:

Пример 3

А иные подразделения, участвующие в процедуре согласования (по специальным видам деятельности организации), а также заместители первого руководителя организации, «курирующие» деятельность этих подразделений по системе делегирования полномочий, отвечают за выявление и оценку рисков по закрепленному за ними виду деятельности, направлению бизнеса и т.п., за контроль соответствия проектов решений требованиям специального (отраслевого) законодательства и контролирующих / регулирующих органов, за соблюдение внутренних нормативных документов организации, регламентирующих соответствующие виды деятельности.

Условия успешной реализации процедуры согласования

В процессе разработки общей процедуры согласования, а также конкретных маршрутов и схем рекомендуем обратить внимание на некоторые особенности и условия, также относящиеся к культуре организационного поведения, которую необходимо формировать в процессе внедрения инструкции по делопроизводству и иных внутренних нормативных документов организации.

Необходимым условием начала процедуры согласования является наличие «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора (т.е. не только исполнители, но и руководители должны изучить и принять правила согласования документов).

Визу от имени подразделения организации имеет право проставлять его руководитель или должностные лица, уполномоченные им. От согласовывающего подразделения проставляется только одна виза.

Отсутствие визы подразделения, участвующего в процедуре согласования, не позволяет считать документ согласованным «по умолчанию» (даже при нарушении типовых сроков согласования). К сожалению, это условие не всегда соблюдается даже на уровне федеральных органов исполнительной власти, о чем свидетельствуют факты несогласованных действий государственных органов. Надеемся, что минимизировать риски подобной несогласованности поможет система межведомственного электронного документооборота, положение о которой в конце 2009 года утверждено постановлением Правительства РФ.

Еще одним условием является установление перечня подразделений, с которыми согласование проектов документов Корпорации является обязательным, и закрепление их зон ответственности в процедуре согласования (возможный вариант подобного перечня мы привели в Примере 3).

В должностные регламенты и должностные инструкции руководителей структурных подразделений, с которыми производится согласование, необходимо внести уточнения относительно их прав и обязанностей в процедуре согласования документов.

Пример 4

В рамках процедуры согласования могут быть предоставлены следующие права:

потребовать от инициатора проекта дополнительно согласовать проект документа с подразделениями, участвующими в разработке управленческого решения, бизнес-схем, выполнении операций или подразделениями, контролирующими их выполнение;
не согласовывать (отклонить) проект документа с обоснованием причин (в листе согласования или специальной служебной записке);
продлить установленный срок согласования в зависимости от объема и содержания документа, но не более чем на конкретный регламентированный срок, например, пять дней;
не принимать на рассмотрение документы, согласование которых в этом подразделении не предусмотрено утвержденной схемой или маршрутом (проект документа в данном случае визируется, но с комментарием, что согласование документа с подразделением не предусмотрено);
не принимать от подразделений замечания без обоснования причин, если замечания не относятся к предметной области и зоне ответственности представившего замечания согласовывающего подразделения;
направить документ на согласование по процедуре, отличающейся от установленной в организации, если она санкционирована первым руководителем организации или его заместителем и вызвана срочностью и важностью решения вопроса.

Ответственность за содержание и качество оформления подготовленного проекта документа, учет, полноту и своевременность внесения замечаний и предложений подразделений, участвующих в процедуре согласования, возлагается на вышестоящего руководителя подразделения-инициатора, проставившего «выпускающую» визу.

Соблюдение установленной процедуры согласования документов в организации с развитой организационной и корпоративной культурой является одним из показателей оценки деятельности руководства и линейных руководителей подразделений.

Алгоритм и способы согласования

Анализ показывает, что независимо от степени автоматизации документооборота маршрут движения проекта документа в процессе согласования как правило, следующий:

1 этап.

Получение подписи руководителя подразделения-инициатора и согласование с вышестоящим руководителем подразделения-инициатора (получение «выпускающей» визы «курирующего» заместителя первого руководителя).

2 этап.

Согласование с подразделениями, участвующими в выполнении операций, которые затрагиваются проектом разрабатываемого документа, а также с подразделениями обязательного согласования, с подразделениями, контролирующими риски, с подразделениями, обязательность согласования с которыми устанавливается для данного вида документа централизованно в регламенте согласования или самим инициатором. Маршрут проекта документа в процессе согласования определяется видом и содержанием документа. Но даже при утвержденной схеме обязательного согласования проекта документа данного вида / разновидности в зависимости от значимости вопроса и подготовленного проекта управленческого решения выбор маршрута зависит от инициатора процедуры согласования.

Процедура согласования осуществляется одним из способов – параллельным, последовательным или комбинированным. При применении каждого из способов маршруты и сроки согласования должны соблюдаться в обязательном порядке.

При параллельном способе согласования проект документа направляется на рассмотрение одновременно всем подразделениям / должностным лицам, включая вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Этот способ согласования наилучшим образом реализуется в системах электронного документооборота / корпоративных информационных системах, которые имеют соответствующий модуль электронного согласования.

При последовательном способе проект документа направляется для согласования в три-четыре этапа в последовательности, которая установливается регламентом согласования, т.е. рассмотрение документа подразделениями, участвующими в процедуре, реализуется последовательно.

Комбинированный способ согласования (на практике – самый распространенный) предполагает сочетание маршрутов направления проекта документа. Например, в начале процедуры инициатор получает визу подразделения-соисполнителя, а затем – параллельно направляет проект подразделениям-контролерам соответствующих рисков. Этот способ является основным в маршруте, когда условием начала процесса согласования является «выпускающая» виза вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Все знают, что «курирующие» вышестоящие руководители подразделений изучают подготовленные проекты документов и вносят свои изменения в представленные на их рассмотрение первоначальные проекты решений.

Исполнитель или подразделение-инициатор согласования могут выбрать любой из способов согласования проекта документа, но при этом необходимо учесть, что фактической датой начала согласования проекта документа в подразделениях на конкретном этапе последовательного согласования считается фактическая дата завершения согласования проекта документа в подразделениях на предыдущем этапе. Каждое из подразделений, участвующих в согласовании, при последовательном способе согласования вправе не принимать к рассмотрению проект документа до тех пор, пока не завершен предыдущий этап согласования, что существенно удлиняет общий срок согласования документа.

Порядок и процедуры согласования отдельных видов документов могут и должны уточняться и регламентироваться в конкретных инструкциях, правилах и других внутренних нормативных актах предприятия при условии обязательного соблюдения установленных инструкцией по делопроизводству общих правил согласования.

Сроки согласования

Практика показывает, что общий срок согласования одного проекта документа одним подразделением, как правило, составляет 5 дней и исчисляется с даты проставления на листе согласования «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора.

В конкретных инструкциях по делопроизводству сроки согласования документов рекомендуем уточнять в зависимости от вида / разновидности документа и его содержания, например, «пять рабочих дней», «пять календарных дней, не считая даты получения документа» и т.п. Кроме того, рекомендуем более тщательно разрабатывать и регламентировать сроки при проведении процедуры внешнего согласования, если организация не направляет проекты документов на согласование в сторонние заинтересованные или контролирующие органы, а сама является участником процесса согласования.

Для рассмотрения и согласования проектов документов конкретных видов могут устанавливаться очень оперативные сроки, например: «в течение дня получения», «не позднее следующего дня с даты получения» и т.п.

При установлении конкретных сроков согласования рекомендуем эти сроки соотносить также с утвержденными (типовыми) сроками исполнения конкретных видов и разновидностей документов и поручений в зависимости от содержащихся в них вопросов, т.е. возможно в работу исполнителей с документами внедрять те же контрольные 3, 5, 10 и не более 30 дней. Оптимальным является срок согласования проекта документа от 2-3 и до 5 дней, соблюдение которого обеспечивают параллельный или комбинированный способы согласования, реализованные в системе электронного документооборота.

Схемы и маршруты согласования

Маршруты движения документов в процессе согласования и сроки согласования нуждаются в мониторинге и постоянном внимании со стороны службы делопроизводства. В рамках реального управления документами и документооборотом организации перед этой службой встает задача не только регламентировать процессы согласования проектов документов в тексте Инструкции по делопроизводству, но и разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии перечни подразделений, участвующих в обязательном согласовании, типовые сроки согласования документов, типовые маршруты согласования и т.п. Подобные справочники не только помогут исполнителям качественно выполнить поручение, подготовить проект документа и согласовать его в оптимальные сроки, но в рамках управления всей организацией помогут самой службе делопроизводства представить руководителям схемы, по которым реально осуществляется документированное взаимодействие подразделений. Кроме того, утвержденные примерные или типовые схемы (маршруты) с установленными сроками согласования очень удобно использовать в качестве справочников для настройки модуля электронного согласования документов в системах электронного документооборота.

Пример 5

Схема маршрутов согласования проектов документов может быть оформлена, например, следующим образом (при параллельном способе согласования очередность подразделений и должностных лиц не является принципиальной, только службе делопроизводства можно рекомендовать быть «последней» инстанцией согласования, оценивающей качество составления и оформления подготовленного проекта документа в целом):

В процессе организации процедуры согласования следует помнить также, что к проекту документа, направляемого на согласование, почти всегда требуется прилагать иные документы, являющиеся основаниями для его подготовки / создания, а иногда и документы, на которые делаются ссылки в тексте проекта, т.е. весь комплект необходимых приложений, образцов и т.п. Сопроводительная документация может включать:

обоснование необходимости разработки (подписания, утверждения) нового документа, заключения договора или внесения изменений в действующие документы;
обоснование финансовых параметров или изменений финансовых условий договоров по сравнению с действующими;
договоры и соглашения, являющиеся основными или первичными по отношению к направляемым на согласование документам;
пояснения к «схемам» договоров и сделок;
материалы проведенных тендеров / конкурсов;
выписки из протоколов заседаний коллегиальных органов управления, во исполнение которых был подготовлен проект документа;
приложения, на которые даются ссылки в проекте документа.

К проектам договоров, направляемых на согласование, прилагается и обоснование выбора контрагента, копии учредительных документов и доверенностей должностных лиц контрагентов для проверки их полномочий. Поэтому в инструкции по делопроизводству рекомендуем четко устанавливать состав всего комплекта документов, направляемых на согласование, и указывать не только проект основного документа, но и обязательный состав сопроводительных документов к нему.

Оформление результатов согласования

Исполнитель или подразделение-инициатор направляют подготовленный проект документа в подразделения, участвующие в согласовании в соответствии с определенным маршрутом, который удобно фиксировать в листе согласования (образец оформления листа согласования приводим в Примере 5). Направление на согласование осуществляется централизованно через службу делопроизводства (в соответствии с Правилами делопроизводства) или через систему электронного документооборота. Следует отметить, что на этапе подготовки документа, разработки управленческого решения и до направления проекта на процедуру согласования все организационные, технологические, финансовые и другие вопросы уже должны быть спланированы и урегулированы с подразделениями, участвующими в исполнении, осуществляющими управление рисками, контрольные функции, реализацию подготовленных мероприятий и т.п.

Должностные лица подразделений, участвующих в согласовании, или уполномоченные ими сотрудники рассматривают проект документа самостоятельно либо поручают согласование проекта документа конкретным исполнителям. Результаты согласования оформляются визой на проекте документа или визой, проставленной в листе согласования.

При наличии замечаний (дополнений) к проекту должностные лица формулируют свои замечания и представляют их исполнителю. Проект документа в данном случае визируется с оговоркой о наличии замечаний, которые могут быть сделаны в тексте документа (выделены шрифтом, цветом или оформлены в режиме редактирования).

В случае несогласия одного из согласовывающих подразделений может быть проставлена виза «Не согласовано» с обязательным письменным объяснением причин отказа в согласовании. Инициатор согласования в этом случае должен подготовить новую редакцию проекта документа и направить ее на повторное согласование в подразделение, которое проставило визу «Не согласовано», а также в подразделения, чьи интересы были затронуты при внесении изменений в проект документа по результатам согласования.

Все противоречия, возникающие на этапе согласования, должны регулироваться в порядке конструктивного взаимодействия подразделений и сотрудников. В спорных случаях оформляется протокол разногласий, рассмотрение которых осуществляется на уровне «курирующих» вышестоящих руководителей подразделений или коллегиальных органов.

При проведении процедуры внешнего согласования ее результаты оформляются соответствующей перепиской (письмами о согласовании).

После получения виз от всех подразделений, причем даже в процессе внутреннего согласования возможно проставление виз по форме: «СОГЛАСОВАНО» («СОГЛАСОВАНО с замечаниями»), исполнитель:

оформляет окончательную редакцию проекта документа, к которой прикладывает экземпляр полностью согласованного проекта с визами и замечаниями («визовой» экземпляр) или лист согласования и
проставляет отметку об учете замечаний, которая является документальным подтверждением процедуры доработки проекта документа. Отметка об учете замечаний к окончательной редакции документа, оформленная на «визовом» экземпляре проекта или листе согласования, должна быть датирована и заверена подписью руководителя подразделения-инициатора;
после завершения согласования проект документа направляется руководителю или уполномоченному им должностному лицу для утверждения или подписания централизованно через службу делопроизводства. Направление на подписание возможно осуществить в бумажном или электронном виде.

Рекомендуем также обратить внимание, что Методические рекомендации при оформлении виз и грифа согласования как реквизитов документа вводят некоторые новации. Интересно, что «допускается полистное визирование документа и его приложений», что предполагает возможность использования не всех элементов визы как реквизита, состоящего из наименования должности, личной подписи, расшифровки подписи и даты визирования, а только одного его элемента – личной подписи (парафа), который широко применяется в нотариальном делопроизводстве и при оформлении гражданско-правовых документов для обеспечения их целостности. А если согласование проекта документа проводится с использованием листа согласования, то на документе под реквизитом «подпись» ближе к нижнему полю Методические рекомендации допускают вместо грифов согласования (на площади, предусмотренной для них на листе бумаги) оформление специальной отметки «Лист согласования прилагается».

Контроль согласования

Контроль за соблюдением установленной процедуры согласования документов является одной из функций службы делопроизводства. Контроль согласования включает:

сопровождение процедуры согласования документов, обеспечение эффективного взаимодействия подразделений, контроль сроков согласования проектов документов в подразделениях (с помощью традиционных журнальных учетных форм или в системе электронного документооборота);
информирование подразделений, участвующих в согласовании о приближении или наступлении сроков согласования документов (в системе электронного документооборота – за счет настройки автоматической рассылки уведомлений и предупреждений);
анализ хода и результатов согласования документов, информирование руководителей о соблюдении процедур согласования и качестве взаимодействия подразделений (в рамках реализации информационно-аналитической функции службы делопроизводства).

Лучшие практики организаций свидетельствуют, что общий контроль за качеством проектов документов, подготовленных подразделением-инициатором, должен осуществляться вышестоящим руководителем подразделения инициатора, который проставляет «выпускающую» визу. Регламентированная процедура согласования в целом должна утверждаться и вводиться в действие распорядительным документом первого руководителя организации в составе Инструкции по делопроизводству или в статусе самостоятельного нормативного документа.

В заключение приведем пример оформления листа согласования документа. Эта форма удобна и для электронного заполнения, и для применения в бумажном виде.

Пример 6

Источник

Консультации по учебе, на самой крупной бирже
студенческих работ !

Ответы на тесты по теме Делопроизводство

Для более эффективного поиска следует вводить 2-3 ключевых слова из вопроса !!!

При регистрации каких документов вместе с регистрационным номером проставляется номер дела, в котором хранится копия документа?

служебные письма

С помощью какого реквизита оформляется внешнее согласование документа?

гриф согласования документа верно

Определить правильный вариант сочетаемости слов

информационное письмо

Исключить неверный вариант в использовании сокращений в наименовании должности:

Нач. отдела кадров

Указать правильный вариант согласования вида документа с предлогом:

согласно приказу

Определите типичную ошибку, допущенную в тексте:»проведение сей выставки планируется для привлечения дополнительных средств в сферу развития программы помощи»

архаизм

Указать архаичную формулировку :

Настоящим сообщаем, что…

Определите типичную ошибку в тексте:»проведение выставки планируется в сентябре месяце для привлечения дополнительных средств в сферу развития программы помощи»

плеоназм

Определить правильный вариант сочетаемости слов 2

объявляется благодарность

Определите время возникновения официально-делового стиля.

XVIII

Кому принадлежит первое использование термина «канцелярит»

Чуковский К.И.

Какого российского царя сопровождал Сперанский М.М.в поездке в г.Эрфурт

Александра I

Во время правления какого российского царя Сперанский М.М. работал над созданием «Свода Законов Российской империи»?

В данном примере оформляется ли реквизит «Место издания документа

В какой стране появились первые гербовые бумаги?

Голландия

Во время правления какого российского царя на штампе появился мальтийский крест (через год был отменен)?

Павел I

Какой документ послужил началом перехода к приказному делопроизводству?

Судебник

Какой документ послужил началом перехода к коллежскому делопроизводству?

Генеральный регламент

Какой документ послужил началом перехода к министерскому делопроизводству?

Манифест

Какой документ послужил началом становления советского делопроизводства?

Декрет

В какой период становления государственного делопроизводства появилось большое количество литературы по теории и практике оформления документов?

в 19

Источник

Выберите специальные функции документа из пяти представленных: управленческая, правовая, историческая Как называются документы, отправляемые в другие организации: исходящие Определить специальную функцию официальных документов: правовая Назовите основной ФЗ информационного законодательства РФ ФЗ РФ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»от 27 июля 2006 г. № 149-Ф3 (с изм. от 31 декабря 2014 г.) Определить виды документов, относящихся к распорядительной документации: Постановление Определить общую функцию официальных документов: коммуникативная Дайте правильное определение: документ – это зафиксированная на материальном носителе информация: с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать Указать срок действия права на использование товарного знака 10 лет Документооборот состоит из следующих потоков: все вышеперечисленные Выберите верное оформление третьего пункта? Обозначено (4) Начальника общего отдела Кожевникову Е.П. распоряжение довести до исполнителей. верно ли оформлен п.2 «Начальнику АХУ В.Н. Кириленко организовать выполнение всех необходимых работ по уборке территории, обеспечить уборочным инвентарем и транспортом.»? Обозначен (3) не верно На Ваш взгляд, все ли пункты в распорядительной части есть? Или нужно составить еще один (под номером 4)? не все, нужно составить еще один пункт о контроле Из скольких частей состоит текст распорядительного документа? из двух — констатирующей и распорядительной Распорядительные документы содержат решения, идущие по системе управления сверху вниз Ключевым словом распоряжения является: Обязываю; может отсутствовать В условиях коллегиального принятия решений издаются: решения, постановления С точки зрения сферы своего действия распорядительные документы делятся: на правовые акты, действующие на федеральном уровне
на правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации
на правовые акты, действующие в пределах отрасли
на правовые акты, действующие в рамках отдельной организации, учреждения, предприятия, фирмы. Какие реквизиты входят в формуляр-образец распорядительного документа? название вида документа, дата документа, наименование организации, текст, подпись, заголовок к тексту Имеет ли право заместитель руководителя организации подписывать приказы? имеет в случае, когда официально исполняет обязанности руководителя организации В данном примере оформляется ли реквизит «Место издания документа»? В примере обозначено (1) Не оформляется Распорядительные документы содержат решения, идущие по системе управления сверху вниз Ключевым словом указания является: предлагаю; обязываю Ключевым словом приказа является: Приказываю Приказы по организационным вопросам издаются: -в случае создания, реорганизации или ликвидации учреждения
-при утверждении структуры и штатов
… Все распорядительные документы можно условно разделить на документы, издаваемые в условиях (=) принятия решений и в условиях коллегиальности единоличного Могут ли распорядительные документы содержать приложения (схемы, графики, инструкции, другие документы)? могут Выберите верную формулировку п.1 распорядительной части Деканов факультетов организовать выход студентов на работу по уборке территории согласно графику с отрывом от занятий с 10.00 до 15.00. В данном примере оформляется ли реквизит «Место издания документа»? В примере обозначено (1) не оформляется Внешняя докладная записка отличается от внутренней тем, что: имеет регистрационный номер; подписывается руководителем; оформляется только в печатном варианте Требуется ли специальное заверение факсограмме? не требуется при соблюдении установленных процедур оформления и отправки верно Докладная записка — это это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. верно Представление — это это документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения Какие документы относятся к справочно-информационной документации : электронное сообщение; письмо; протокол; справка; акт; предложение Датой протокола считается дата дата проведения собрания Сводка — это документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу верно Может ли факсограмма считаться отдельным видом документа? не может Если заседание длилось несколько дней, то в качетсве даты протокола указывают? через тире дату первого и последнего дней заседания Протокол — это документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах Внешняя докладная записка отличается от внутренней тем, что: имеет регистрационный номер, подписывается руководителем, оформляется только в печатном варианте Очень часто одно и то же письмо направляют нескольким адресатам. Сколько адресатов можно указать в письме? не более четырех верно Если документ отправляется в два адреса по почте, то сколько необходимо подготовить экземпляров этого документа? три Как должна быть оформлена подпись в письме, если коммерческий директор фирмы (А.И. Петров) находится в отпуске, а исполнение его обязанностей приказом возложено на заместителя коммерческого директора (И.О. Иванов)?
Коммерческий директор подпись И.О. И И.о. коммерческого директора подпись И.О. Иванов Дайте определение служебного письма: обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста Из каких частей состоит текст письма? вводной и основной Автором служебного письма является: организация, фирма, от имени которой посылается письмо При составлении отметки о приложении к тексту служебного письма не указывается количество листов, если…: приложение сброшюровано На каком экземпляре делового письма, подготовленном для отправки адресату по почте, проставляются визы? На копии, помещаемой в дело организации Должен ли исполнитель, подготовивший текст письма, визировать документ? нет На каком документе не ставится реквизит наименование вида документа письме С какой целью на служебном письме указывают отметку об исполнителе? для оперативной связи с исполнителем В каком случае правильно оформлен реквизит, если о приложении не упоминалось в тексте служебного письма? Приложение: Договор о сотрудничестве на 4 л. в 1 экз. В каком блоке представлены языковые формулы заключительных фраз в гарантийном письме? 7 Для расчета численности делопроизводственного персонала в организации: Рассчитывают объем документооборота Какие реквизиты гражданин обязан оформить на своем обращении в государственный орган? Адресат, подпись, дата, текст — 2000 входящих документов, из них 1900 подлинников; — 1800 исходящих документов, из них 1540 подлинников; — 2100 внутренних документов, из них 613 подлинников.
Чему равен объем документооборота в организации, если в течение года было зарегистрировано: 5900 Каков объем документооборота, начиная с которого, в организации рекомендуется оформить службу ДОУ? Ответ дайте в тысячах документов в год: 10 Какой термин применим в конфиденциальном документообороте вместо термина «регистрация» учет Какое из перечисленных требований не относится к системе электронного документооборота? наличие жесткого диска большого объема на компьютере руководителя Определите термином, состоящим из одного слова, несанкционированный выход конфиденциальной информации за пределы защищаемой зоны ее функционирования: утечка Как осуществляется допуск сотрудника к работе с конфиденциальными документами? Только с его согласия Сформулируйте принцип иерархического доступа в конфиденциальном делопроизводстве: «Чем выше ценность конфиденциальных сведений, тем … Меньшее число сотрудников имеет доступ к документам, содержащим эти сведения. Кто может быть пользователем защищенного документооборота? Руководитель организации
Сотрудник орагниазации, получивший допуск к работе к конфиденциальными документами Как определяется, является ли информация коммерческой тайной? Определяет сам обладатель этой информации В Перечень сведений, отнесенных к государственной тайне, входят: Сведения в области оперативно-розыскной деятельности
Сведения в области экономики, науки и техники Что является обязательным признаком конфиденциального документа? Наличие в нем информации, подлежащей защите Нумерация листов деле производят: Все ответы верны Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, то: Бланк листа-заверителя должен быть наклеен за верхнюю часть листа на внутреннюю сторону обложки в конце дела Описи дел документов постоянного хранения составляются не менее чем в: Четырех экземплярах В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях 2015 года неформатные документы необходимо хранить: В закрытых твердых папках или коробках Формирование документов в дела – это один из этапов: Процесса формирования дел Переходящее дело – это: Все ответы верны Составление описи дел – это: Все ответы верны В соответствии со ст. 24 Закона № 125-ФЗ доступ к архивным документам обеспечивается путем: Любым из перечисленных способов К уничтожению могут быть приняты документы, у которых: Все ответы верны В соответствии со ст. 25 Закона № 125-ФЗ ограничен доступ к архивным документам: К любому виду документа из перечисленных По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях предприятия составляются описи дел структурных подразделений, на основе которых в архиве предприятия составляются годовые разделы соответствующих сводных описей дел, согласно номенклатуре дел, принятой на предприятии документов: Все ответы верны Акты о выделении документов к уничтожению может быть составлен для: Все ответы верны Экспертная комиссия принимает решение, касающиеся установления сроков хранения документов и выделения их к уничтожению, и представляет на согласование сводную номенклатуру дел: Соответствующему архивному органу. Экспертная комиссия реализует следующие функции Все ответы верны Экспертиза ценности документов проводится: Один раз в год Описи дел документов постоянного хранения составляются: Как на бумажном, так и на электронном носителе Номенкулатура дел — это Упорядоченный перечень наименований документов, которые сформированы в дела, обращающихся в делопроизводстве предприятий, с указанием сроков хранения… Жалоба на недостаточное теплоснабжение, поступившая от жильцов Входящий Инструкция по делопроизводству в организации Внутренний Коммерческое предложение от нового бизнес-партнера Входящий Претензия поставщику на качество поставленной продукции Исходящий Система доступа сотрудников к ограничительным документам должна быть Разрешительно-ограничительной Сколько лет составляет минимальный срок хранения обязательства о неразглашении коммерческой тайны после увольнения сотрудника 5 Определите типичную ошибку допущенную в следующем отрывке текста: Участие в проведении выставки… тавтология Указание — это Правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации… Какой документ в организации определяет работу с документами Инструкция по делопроизводству В какие сроки работодатель обязан оформить письменный трудовой договор при фактическом доступе работника к работе Не позднее 3 дней со дня фактического начала работы Назовите способ расположения реквизитов банка Угловое Определите специальную функцию официальных документов Управленческая Какой вид делового письма отправляется адресату для заключения сделки с указанием конкретных условий сделки Письмо-предложение;Договорное письмо Для какой категории работников запрещено устанавливать испытание при приеме на работу Для лиц, не достигших 18 лет Определить архаичную формулировку Настоящим сообщаем, что Что является основанием для внесения записей в трудовую книжку Приказ (распоряжение) Кем подписываются документы, составляемые комиссией Председателем и членами комиссии Какой максимальный срок установлен трудовым законодательством для сверхурочных работ 120 часов в год случае правильно оформлен реквизит До фамилии На каких служебных письмах ставится печать Гарантийных Стандарт оформления международного делового письма регулируется ИСО Определить общую функцию официальных документов Коммуникативная После вступительного обращения международного письма Ставится запятая (В англии) или двоеточие (В США) Укажите отличительный реквизит для бланка письма ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документ Какое направление включает в себя умение работать с конфединциальными документами Владение навыками комплексной защиты конф. информации;Знание о том, какая информация и какие документы относятся к конфединциальным; Понимание угроз конфединциальным документам Эта система манипулирования служебными электронными документами в стандартизированной форме и на основе принятых в системе регламентов Электронный документооборот В соответствии со ст. 22 закона об архивном деле… 20 лет Решения принятые экспертной комиссией вступают в силу: После утверждения руководителем организации Акт О выделении документов к уничтожению, не подлежащих хранению утверждается Руководителем предприятия Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт Определение сроков хранения документов в соответствии с действующим законодательством – это один из этапов Процесса формирования дел При формировании дела после основного документа не помещают Его копии Формирование дела происходит начиная с Основного документа Срок хранения документов исчисляется как кратковременный, если не превышает 10 лет Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержденый Приказом Министерства Культуры РФ № 588 от 25.08.2010 состоит из следующего количества разделов 12 Отметьте используемые в конфиденциальном делопроизводстве грифы ограничения доступа к документу, содержащему сведения, являющиеся интеллектуальной собственностью Коммерческая тайна;Строго конфиденциально передача электронных документов по компьютерной сети Можно групповая работа над электронными документами Можно запрет передачи документов без предварительной подписи руководителя в черновике Нельзя Как оформляется снятие документа с контроля Отметкой о направлении документа в дело Это специфичная подсистема системы управления, более других ориентированная на управленческую деятельность Система Манипулирования Электронными Документами Какой тип регистрации применяется в организации, если основной поток входящих документов регистрируются в канцелярии, а некоторые входящие документы регистрируются в структурных подразделениях Смешанный Какой минимальный перерыв для отдыха и питания работника в течение рабочего дня предусмотрен ТК РФ 30 мин Как называется работа за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работодателя Сверхурочная работа Каким реквизитом обозначается следующая информация: На № 03-06/45 от 03.04.2017 ссылка на регистрационный номер и дату Назовите вид бланка организации общего вида Официальный документ – это документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке Определите типичную ошибку, допущенную в следующем отрывке текста: «проведение выставки планируется в сентябре месяце для привлечения дополнительных средств в сферу развития программы помощи плеоназм В реквизите «Подпись» инициалы ставят перед фамилией Если Вам необходимо составить письмо, информирующее адресата о направлении к нему присылаемых документов, Вы составите сопроводительное письмо Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам данный фрагмент: Ректору Санкт-Петербургского политехнического университета Петра Великого А.И. Рудскому Политехническая, ул., 29, г.Санкт-Петербург, 195251 адресат документооборот — движение документов в организации с момента их создания до: завершения исполнения или отправки Главное правило организации документооборота – это оперативное прохождение документа по наиболее короткому маршруту с наименьшими затратами времени верно Определить специальную функцию официальных документов: управленческая правовая Определить документ, относящийся к внешней документации служебное письмо Основная цель организации документооборота — это исполнение в установленные сроки Документы,отправляемые в другие организации, составляют: исходящие документпоток Какой документ в организации определяет работу с документами? инструкция по делопроизводству В каком случае возможно указание сокращенного наименования организации на документе если документ содержит полное наименование организации верно В каком месте документа проставляется реквизит «Резолюция»? в верхнем правом углу первого листа документа На каких служебных письмах проставляется реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату пост. документа»? на ответах Укажите правильно оформленный реквизит «Адресат»: Начальнику отдела кадров Смирнову А.В. Каким периодом времени ограничивается начало и конец регистрации документов: в пределах одного календарного года При регистрации каких документов вместе с регистрационным номером проставляется номер дела, в котором хранится копия документа? служебные письма С помощью какого реквизита оформляется внешнее согласование документа? гриф согласования документа верно Определить правильный вариант сочетаемости слов информационное письмо Исключить неверный вариант в использовании сокращений в наименовании должности: Нач. отдела кадров Указать правильный вариант согласования вида документа с предлогом: согласно приказу Определите типичную ошибку, допущенную в тексте:»проведение сей выставки планируется для привлечения дополнительных средств в сферу развития программы помощи» архаизм Указать архаичную формулировку : Настоящим сообщаем, что… Определите типичную ошибку в тексте:»проведение выставки планируется в сентябре месяце для привлечения дополнительных средств в сферу развития программы помощи» плеоназм Определить правильный вариант сочетаемости слов объявляется благодарность Определите время возникновения официально-делового стиля. XVIII Кому принадлежит первое использование термина «канцелярит» Чуковский К.И. Какого российского царя сопровождал Сперанский М.М.в поездке в г.Эрфурт Александра I Во время правления какого российского царя Сперанский М.М. работал над созданием «Свода Законов Российской империи»? В данном примере оформляется ли реквизит «Место издания документа В какой стране появились первые гербовые бумаги? Голландия Когда появилась гербовая бумага в России? XVII Во время правления какого российского царя на штампе появился мальтийский крест (через год был отменен)? Павел I Какой документ послужил началом перехода к приказному делопроизводству? Судебник Какой документ послужил началом перехода к коллежскому делопроизводству? Генеральный регламент Какой документ послужил началом перехода к министерскому делопроизводству? Манифест Какой документ послужил началом становления советского делопроизводства? Декрет В какой период становления государственного делопроизводства появилось большое количество литературы по теории и практике оформления документов? в 19 Назовите документ национальной системы стандартизации технические условия Процесс приведения к единообразию – это унификация документов Распределите все представленные реквизиты в соответствии с видом бланка Справочные данные об организации — бланк письма; Место составления (издания) документа — общий бланк; Ссылка на рег. номер и дату пост. доумента — бланк письма В какой стране появились первые гербовые бумаги? Голландия Когда появилась гербовая бумага в России? 17 век Когда появились первые бланки в Российском государстве? Письмо Во время правления какого российского царя на штампе появился мальтийский крест (через год был отменен)? Павел I Дайте правильное определение бланка организации– это лист бумаги/ электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующие автора официального документа Какой государственный стандарт содержит требования к оформлению бланков документов? ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 Назовите вид бланка организации: конкретного вида Назовите способ расположения реквизитов бланка угловое Определить вид документа, который оформляется на бланке письма: внешняя справка Распределите реквизиты на две группы: Отметка о контроле, Отметка о приложении, Ссылка на рег. номер и дату пост. документа — 2; Гриф утверждения документа, Виза, Резолюция, Отметка о заверении копии — 1 Определить порядок проставления реквизита «Гриф согласования документа»: после подписания документа Дайте правильное определение: реквизит документа — это элемент оформления документа Исключить неверный вариант реквизита «Заголовок к тексту» Проведение конференции Дайте правильное определение регистрационному номеру документа: это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации Дайте правильное определение формуляру документа: это совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности Какой реквизит выполняет функцию удостоверения документа гриф утверждения документа На каких служебных письмах проставляется реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату пост. документа»? на ответах Определить документ, относящийся к внутренней документации служебная записка Определить виды документов, относящихся к распорядительной документации: постановление Каким ФЗ РФ гарантируются равные права на сохранение родного языка, «свобода выбора и использования языка общения»? ФЗ РФ «О языках народов Российской Федерации» от 25 октября 1991 г. № 1807-1 (с изм. от 12 марта 2014 г.) Дайте правильное определение: документ – это зафиксированная на материальном носителе информация: с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать Определить способ расположения реквизитов на бланке продольное Определить обязательный реквизит для бланка письма ганизац Определите размер левого поля бланка по ГОСТ Р: не менее 20 мм Определите размер верхнего поля бланка по ГОСТ Р не менее 20 мм Определите размер правого поля бланка по ГОСТ Р не менее 10 мм Какая типичная ошибка допущена в тексте: «Оплата участия в выставке производится по безналу или наличкой» профессиональный жаргон Определить правильный вариант сочетаемости слов: выполняет функцию Указать сочетание слов. которое является плеоназмом: главная суть Указать правильный вариант согласования вида документа с предлогом согласно договору Определить правильный вариант сочетаемости слов имеет значение Определите типичную ошибку, допущенную в тексте:»Прейскурант цен на организацию выставки находится у нашего представителя» плеоназм Верно ли оформлен первый пункт распорядительной части? Обозначен в примере (2) не верно Приказ оформляется: на бланке приказа; на общем банке организации Когда постановление вступает в силу? с момента его опубликования Какой реквизит не входит в состав формуляра-образца приказа: название вида документа Выбирите требования к тексту распорядительного документа: 1)должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил
2)специальные или технические термины нужно употреблять в пределах необходимости и только общепризнанные
3)недопустимо применение разных, хотя и равнозначных, терминов для обозначения одного и того же понятия Нужно ли оформлять в данном примере реквизит «Место составления документа»? В примере обозначен (4) нужно Какой вариант рубрики «присутствовали» на Ваш взгляд оформлен верно? В примере обозначен (2) Гордеев Н.И., Каверин О.О., Кутузовский И.К., Разумовский Е.Б., Спиридонов И.Д., Трофимов А.В., Шабарова Е.Л., Шувалов К.В. Верно ли оформлена постановляющая часть по первому вопросу повестки дня? В примере обозначен (3) не верно Во вводной части текста протокола указываются в качестве постоянной информации слова: председатель, секретарь, присутствовали, повестка дня, приглашенные Текст докладной записки состоит из: вводной и заключительной части Текст представления содержит следующую информацию о работнике на которого составляется представление фио, дата рождения, оценка служ деят, мотивы назначения Датой протокола считается дата дата проведения собрания В примере под номером 3 необходимо оформить реквизит заголовок к тексту В примере под номером 3 надо оформлять отметку о наличии приложения? надо Как называется реквизит, который отмечен в примерах желтым маркером? отметка об исполнителе Чем отличается оформление письма формата А4 от А5? Тем, что письмо на формате А4 имеет заголовок Как должна быть оформлена подпись в письме, если коммерческий директор фирмы (А.И. Петров) находится в отпуске, а исполнение его обязанностей приказом возложено на заместителя коммерческого директора (И.О. Иванов)? И.о. коммерческого директора подпись И.О. Иванов Исходящий номер служебного письма — это? регистрационный номер, проставляемый автором письма При адресовании письма должностному лицу инициалы этого должностного лица в реквизите «Адресат» указывают до или после фамилии? после фамилии Может ли руководитель структурного подразделения издать приказ, касающийся режима работы подразделения?
Перечин не имеет Приказ — это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. Текст документов, составленных коллегиальными органами пишется от третьего лица единственного числа В каких распорядительных документах последним пунктом указывается лицо, ответственное за исполнение данного документа. приказ, распоряжение, решение Распорядительные документы формляют на бланках формата а4 В условиях коллегиального принятия решений издаются: решения, постановления Текст заключения состоит двух частей Какие слова не могут быть заключительными в тексте письма С глубочайшим уважением Руководитель организации и главный бухгалтер подписывают гарантийное письмо Какое письмо может иметь следующий текст: «Сообщаем Вам о том, что Ваша компания не может выступить покупателем в соответствии со статьей закона…»: письмо-отказ Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: О предоставлении документов заголовок Как должна быть оформлена подпись, если заместитель руководителя организации имеет право подписывать документы вместо руководителя в случае его временного отсутствия? Документ, представляющий особую ценность для руководителя организации В каком примере представлен бланк письма с продольным расположением реквизитов штампа бланка? Пять (5) В примере под номером 3 реквизит «Адресат» оформлен: не верно Под каким номером в примере представлено письмо-ответ? Два (2) В каком блоке представлены устойчивые языковые обороты, используемые в письмах-извещениях? 1 В каком блоке представлены стандартные языковые конструкции, выражающие просьбу, требование, пожелание 3 В каком блоке представлены устойчивые языковые обороты, используемые в сопроводительных письмах? 4 Если Вам необходимо сообщить о проведении мероприятия, Вы составите информационное письмо Если Вам необходимо предъявить претензии партнёру, Вы составите письмо-претензию Если Вам необходимо составить письмо, информирующее адресата о направлении к нему присылаемых документов, Вы составите сопроводительное письмо Если Вам необходимо дать описание рекламируемых услуг, Вы составите рекламное письмо С каких слов может начинаться письмо-просьба: Просим выслать в наш адрес… Если Вам необходимо уведомить отправителя о получении документов, Вы составите письмо-подтверждение В каком блоке представлены устойчивые языковые обороты, объясняющие мотивировку написания письма? 2 Деловое письмо не должно занимать более одной страницы Какое письмо может иметь следующий текст: «Сообщаем Вам о том, что Ваша компания не может выступить покупателем в соответствии со статьей закона…»: письмо-отказ Письмо-напоминание — это документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия На каких служебных письмах ставится печать: гарантийных Стандарт оформления международного делового письма регламентируется ИСО Какие выражения не рекомендуется употреблять в текстах служебных писем с глубоким почтением… В каком блоке представлены устойчивые языковые обороты, используемые в письмах-напоминаниях? 9 В какой период с момента поступления в государственный орган письменное обращение гражданина подлежит обязательной регистрации? в течение трёх дней Какова основная цель описания структуры документопотока Классификация и индексация документов Когда утверждается график отпусков на очередной год? За две недели до наступления нового календарного года В скольких экземплярах составляется трудовой договор? в двух экземплярах В какие сроки извещается работник под личную подпись о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска? Не позднее чем за две недели до его начала. В какие сроки объявляется работнику приказ (распоряжение) о приеме на работу? В трехдневный срок со дня фактического начала работы Как называется таблица, в которой по вертикали сверху вниз указывается последовательность операций, а горизонтали слева направо – исполнители этих операций? оперограмма Какова периодичность подсчета документооборота в организации? Еженедельная, Ежемесячная, Ежеквартальная, Ежегодная Выберите утверждения, верные для основной задачи организации документооборота: Однократность обработки документов;Прямоточность движения документов Что определяет содержание документопотока Состав документов, входящих в документопоток Состав информации, закрепленной в документах В сводке зафиксировано, что в течение первого полугодия было зарегистрировано — 1000 входящих документов, из них 235 зарегистрированных копий; — 900 исходящих документов, из них 411 зарегистрированных копий; — 1200 внутренних документов, из них 780 зарегистрированных копий; а в течение второго полугодия было зарегистрировано: — 1300 входящих документов, из них 354 зарегистрированных копий; — 700 исходящих документов, из них 339 зарегистрированных копий; — 1100 внутренних документов, из них 508 зарегистрированных копий. Чему равен объем документооборота в организации? является повышение эффективности Почему приказам по личному составу при регистрации присваивают дополнительные индексы? Они имеют различные сроки хранения При передаче внутреннего документа из одного подразделения в другое документы не подлежат повторной регистрации верно Какова цель передачи руководителю входящего документа? Наложение резолюции Отметьте информацию, которая фиксируются как в журнале входящих, так и в журнале исходящих документов: Регистрационный номер документа; Номер дела; Наименование вида документа; Заголовок к тексту Укажите тип документа, для которого в каждой организации принято вводить систему индексов: Приказ Выберите возможные виды контроля за сроками исполнения документов: Предупредительный; текущий На основе какого основного документа разрабатывается система МЭДО: Государственная программа «Информационное общество (2011–2020 годы)» верно Выберите пункты, относящиеся к принципам электронного документооборота: 1. Единая или согласованная база … 2. Эффективно организованная система поиска…. 3. Развитая система отчетности… Основные процедуры управления электронными документами. Создание, хранение, манипулирование. Какова структура подчиненности этих систем: Ни одна из систем не подчиняется другой, они независимы верно Выберите правильное определение системы (МЭДО): Это федеральная информационная система, предназначенная для организации взаимодействия систем электронного документооборота участников межведомственного электронного документооборота Выберите правильное определение понятия неформализованный документ. это любое сообщение, записка, текст, записанный на машинном носителе. Какое из перечисленных требований не относится к системе электронного документооборота? обязательное наличие единой операционной системы на всех компьютерах организации верно Какова цель создания системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО) Повышение эффективности управления в органах государственной власти за счет сокращения времени прохождения документов между организациями и ведомствами, минимизации затрат на обработку и отправку документов, мониторинга исполнения поручений. верно Какова структура подчиненности этих систем: Ни одна из систем не подчиняется другой, они независимы Какое из перечисленных требований не относится к системе электронного документооборота возможность обработки документов, содержащих государственную тайну с грифом «совершенно секретно» верно В чем отличие системы электронного документооборота от обычного делопроизводства на предприятии? в организации электронных документов в виде файлов на машинном носителе; управление электронными документами (document managenent) в полном наборе функций Отметьте информацию, которая может быть зафиксирована в регистрационном журнале после оформления резолюции руководителем: Учет документов, Контроль за исполнением документов, Справочная работа по документам Какие документы, как правило, не подлежат регистрации в организации? Рекламные письма, Приглашения, Программы семинаров, совещаний и конференций, Письма с пометкой «лично» Каковы основные цели регистрации документов? Учет документов, Контроль за исполнением документов, Справочная работа по документам Основными функциями подсистемы манипулирования документами не являются: автоматическое распознавание электронной цифровой подписи автора документа Какой из указанных документов не относится общей нормативно-правовой базе электронного документооборота: Локальный нормативный акт «Порядок подписания документов в организации» Какова цель создания системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) Повышение качества предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций за счет использования общих информационных ресурсов, уменьшения времени на поиск, обработку и представление информации в электронной форме Между какими, из перечисленных участников в СМЭВ, осуществляется электронное взаимодействие: многофункциональные центры; федеральные органы исполнительной власти; государственные внебюджетные фонды В чем отличие системы электронного документооборота от организации работы над документами на предприятии? управление потоком работ (workflow) при сложных многошаговых алгоритмах работы с электронными документами; групповая работа над электронными документами (groupware); передача электронных документов по компьютерной сети Какой из указанных документов не относится общей нормативно-правовой базе электронного документооборота: управление потоком работ (workflow) при сложных многошаговых алгоритмах работы с электронными документами; групповая работа над электронными документами (groupware); передача электронных документов по компьютерной сети Выберите правильное определение системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО): Это федеральная информационная система, предназначенная для организации взаимодействия систем электронного документооборота участников межведомственного электронного документооборота. Выберите правильное определение системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ): Это федеральная государственная информационная система, предназначенная для организации информационного взаимодействия между информационными системами участников в целях предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций в электронной форме. Основными функциями подсистемы манипулирования документами являются электронное распространение документов; распечатка и тиражирование документов; ведение архивов и коллекций документов; ограничение прав доступа к документам Основными функциями подсистемы манипулирования документами являются электронное распространение документов; поиск документов по различным критериям отбора; создание удобного интерфейса с циркулирующими в сети документами; сохранение истории работы с документами Не является архивным документом: Документ, представляющий особую ценность для руководителя организации В настоящее время действуют Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, изданные в Верны ответы А и Б. верно В какой период с момента поступления в государственный орган письменное обращение гражданина подлежит обязательной регистрации? в течение трех дней Какова цель создания системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО) Повышение эффективности управления в органах государственной власти за счет сокращения времени прохождения документов между организациями и ведомствами, минимизации затрат на обработку и отправку документов, мониторинга исполнения поручений. верно Выберите пункты, относящиеся к принципам электронного документооборота: однократная рег, возможность паралл выполн, непрерывность движения Неспособность информации самостоятельно противостоять воздействиям, которые нарушают ее установленный статус – это Уязвимость Какой из указанных документов не относится общей нормативно-правовой базе электронного документооборота: Устав организации Указать архаичную формулировку текста: на основании вышеозначенного Способы уничтожения документов регламентированы: Законом не регламентированы Когда, в соответствии с ТК РФ, сокращается на один час продолжительность рабочего времени для всех работников? перед празд днем Что является основанием заключения срочного трудового договора? Соглашение сторон трудового договора без учета характера предстоящей роботы и условий ее выполнения. На основании какого документа оформляется приказ о приеме на работу? На основании заключенного трудового договора. Когда допускается отзыв работника из отпуска? только с письменного согласия работника Как учитываются нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного оплачиваемого отпуска? в число календарных дней отпуска не включаются Определить правильный вариант сочетаемости слов: внести предложение Какова продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска? 28 календарных дня Какое условие необходимо соблюдать при привлечении сотрудников к работе в выходные или праздничные дни? письменное согласие работника Каков максимальный срок заключения срочного трудового договора? 5 лет Каким законодательным документом регулируются трудовые правоотношения работодателя и работника? Трудовым кодексом РФ Задание: Оформите оперограмму, отображающий процесс обработки Заявления* в соответствии с правилами эффективного документооборота. Регистрация З, Первичное рассмотрение З, Оформление первичного заключения, Рассмотрение юр., Оформление юр., Рассмотрение закл., Принятие окончательно решения, Исполенение оконч. реш., Отправка в архив Распределите документы по типам документопотоков: Жалоба от жильцов на недостаточное теплоснабжение — входящий, Инструкция по делопроизводству в организации — внутренний, Коммерческое предложение от нового бизнес-партнера — входящий, Претензия поставщику на качество поставленной продукции — исходящий Что определяет содержание документопотока? Состав документов, входящих в документопоток; Состав информации, закрепленной в документах Кто утверждает Инструкцию по делопроизводству федерального органа исполнительной власти? Руководитель этого органа исполнительной власти Чем ограничено право граждан на обращение в любую государственную и негосударственную организацию? дееспособностью гражданина Определите тип обращения граждан по его краткому описанию: Просьба гражданина о содействии в реализации его прав и свобод — заявление; Просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав — жалоба; Рекомендация гражданина по совершенствованию законов — предложение Какова основная цель описания структуры документопотока: Классификация и индексация документов Система доступа сотрудников к конфиденциальным документам должна быть: Разрешительно-ограничительной Где проставляется гриф ограничения доступа к документу? В правом верхнем углу первого листа документа Отметьте формы уязвимости информации: Несанкционированное блокирование информации; Потеря носителя информации; Фальсификация информации Отметьте источники уязвимости конфиденциальной информации: Какие нормативные документы определяют состав конфиденциальной информации? ФЗ «О государственной тайне»; ФЗ «О коммерческой тайне»; ФЗ «О персональных данных» Сотрудник собирается скачать конфиденциальный документ на флеш-накопитель, чтобы «поработать дома в спокойной обстановке» Установить на все компьютеры организации программу контроля доступа любых внешних портативных накопителей; Издать приказ о наложении штрафа за несанкционированное тиражирование конфиденциального документа; Провести инструктаж об угрозах конфиденциальной информации; Издать инструкцию по работе с конфиденциальными документами Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден Приказом Министерства Культуры РФ № 588 от 25.08.2010 – это документ, который регламентирует: Сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях Одним из принципов, который необходимо соблюдать при проведении экспертизы ценности документов: Сохранность документа Экспертиза ценности документов – это: Изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архива предприятия Постоянное хранение архивных документов – это: Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока Архив – это: Учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов В соответствии с Перечнем, утвержденным Приказом Министерства Культуры РФ № 588 от 25.08.2010 документом постоянного хранения является: Учредительный договор Верно ли оформлены фамилии в рубрике «Присутствовали»? В примере обозначены (2) не верно Справки, содержащие сведения финансового характера, подписывает руководитель организации и главный бухгалтер Кто подписывает объяснительную записку? составитель Номенклатура дел бывает: Все ответы верны Предприятие должно утвердить номенклатуру дел на следующий год: До 31 декабря Индекс дела представляет собой комбинацию: Арабских цифр Индекс дела заполняют при: Составлении дела Дела подлежат полистному просмотру в целях: Выявления документов, подлежащих постоянному хранению Если для организации нет типовых, ведомственных и примерных документов и Перечень не определяет сроки хранения нужных документов, то необходимо: Обратиться в экспертно-проверочную комиссию архивного учреждения Для упорядочивания документов в дела формируют: Номенклатуру дел Задачей экспертной комиссии является: ЕёВсе ответы верны В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях 2015 года хронологический признак формирования документов в дела определяет: Период или дату, к которым относятся дела Оформление обложки дела и проверка заголовков – это завершающий этап: Формирования документов в дела В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях 2015 года географический признак формирования документов в дела определяет: Название территорий, населенных пунктов и других географических объектов, с которыми связаны содержание документов, авторы, корреспонденты При формировании дела после основного документа помещают: Его приложения; При отсутствии приложений другие документы в хронологическом порядке, отражающие решение данного вопроса. При формировании документов в дела переписку нельзя систематизировать с учетом: Авторского признака Архивариус — это: Технический специалист Должностную инструкцию архивариуса необходимо согласовать с: Начальником юридического отдела организации За невыполнение или ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей архивариус несет: Все ответы верны Должностная инструкция архивариуса утверждается: Руководителем предприятия, на котором работает архивариус Архивариус имеет право: Все ответы верны Соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива – это: Обязанность архивариуса Порядок утверждения описей дел зависит от: Того, является ли предприятие источником комплектования государственного архива; Того, является ли предприятие источником комплектования муниципального архива Использование информации, хранящейся в архиве – это: Все ответы верны Архивная справка – это документ: Содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на: Общих основаниях Должностная инструкция архивариуса состоит из: четырех разделов Решение, принятое экспертной комиссией вступает в силу после согласования с архивным органом, если: Организация является источником комплектования государственного или муниципального архива Определить специальную функцию официальных документов секретариат Указать срок действия права на использование товарного знака 10 лет Определить реквизит, выполняющий функцию удостоверения документа подпись Выберите верный вариант оформления реквизита «наименование организации-автора документа» Общество с ограниченной ответственностью «Энерго» Исключить неверный вариант реквизита «Дата документа» 09 — 10.2018 Документооборот состоит из следующих потоков: все вышеперечисленные Определить виды документов, относящихся к распорядительной документации: Указание Как называются документы, отправляемые в другие организации: Исходящие Государственное регулирование делопроизводства определянтся нормативно-методической базой на основе: Федеральных законов РФ Определить виды документов, относящихся к организационно-правовой документации: Устав Каким нормативным документом регулируется сфера применения авторского права, интеллектуальной собственности, товарного знака? Гражданский кодекс РФ Определить срок хранения для документов временного хранения: 5 лет Дайте правильное определение: реквизит документа — это в начале XIX века Дайте правильное определение: документооборот — движение документов в организации с момента их создания до: завершения исполнения или отправки Укажите отличительные реквизиты для бланка конкретного вида наименование вида документа Когда появились первые бланки в Российском государстве? в начале XIX века Определить обязательный реквизит для бланка письма: наименование организации-автора документа Определить документ, относящийся к внешней документации служебное письмо Определить общую функцию официальных документов информационная При определении объема документооборота следует учитывать Какой документ является Определить название документов, поступающих в организацию: входящие Каким ФЗ РФ гарантируются равные права на сохранение родного языка, «свобода выбора и использования языка общения» ФЗ РФ «О языках народов Российской Федерации» от 25 октября 1991 г. № 1807-1 Дайте правильное определение: документооборот — движение документов в организации с момента их создания до завершения исполнения или отправки Как определяется объем документооборота? это все документы организации На каком служебном письме проставляется реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»? ответном Чем отличается оформление письма формата А4 от А5? Тем, что письмо на формате А4 имеет заголовок Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: О предоставлении документов заголовок Из каких частей состоит текст письма? вводной и основной В каком случае правильно оформлен реквизит, если о приложении не упоминалось в тексте служебного письма? Приложение: Договор о сотрудничестве на 4 л. в 1 экз. Очень часто одно и то же письмо направляют нескольким адресатам. Сколько адресатов можно указать в письме? не более четырех Кто наделен правом издавать приказы? руководитель организации Гарантийное письмо – это: документ, в котором гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо (работы, помещения и т.д.) Заключение явлется весомым элементом какой части письма? основной В каком случае письма оформляют на бланке формата А5: если текст не превышает семи строк В каком случае правильно оформлен реквизит «Подпись» в служебном письме, оформленном на бланке ЗАО «Ветер» Генеральный директор подпись И.О. Сидоров В каком блоке представлены выражения-клише, используемые в письмах-рекламациях, письмах-претензиях и языковые формулы заключительных фраз в письме-претензии? 5 В какие сроки оформляется дубликат трудовой книжки? в течение 15 дней При оформлении в виде отдельного письменного соглашения до начала работы. Со дня подписания трудового договора работником и работодателем, либо со дня фактического допущения к работе по поручению работодателя или его представителя. Устанавливается ли испытание для работника без письменного подтверждения в трудовом договоре? При оформлении в виде отдельного письменного соглашения до начала работы. В какие сроки работодатель обязан оформить трудовой договор при фактическом начале работы работника? Не позднее 3 дней со дня фактического начала работы. В какой форме работодатель обязан предупредить работника об изменении условий трудового договора? в письменной форме (дать уведомление) Для расчета численности делопроизводственного персонала в организации: Количество зарегестрированных документов, количество зарегестрированных копий документов Совокупность документов одного вида или назначения, проходящие обработку по единому пути, называется: Документопоток Определить срок хранения для документов временного хранения: 5 лет Определить виды документов, относящихся к организационно-правовой документации: Устав Определить общую функцию официальных документов: коммуникативная Назовите основной ФЗ информационного законодательства РФ ФЗ РФ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»от 27 июля 2006 г. № 149-Ф3 Назовите документ национальной системы стандартизации технические условия Назовите вид бланка организации: общий Укажите отличительный реквизит для бланка письма: справочные данные об организации Дайте правильное определение бланка организации– это лист бумаги/ электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующие автора официального документа Определить способ расположения реквизитов на бланке: продольное Определите размер левого поля бланка по ГОСТ Р: не менее 20 мм Назовите вид бланка организации: конкретного вида Назовите способ расположения реквизитов бланка: угловое В каком случае возможно указание сокращенного наименования организации на документе: если документ содержит полное наименование организации В каком месте документа проставляется реквизит «Резолюция» в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 (см. схему формуляра-образца)? в верхнем правом углу первого листа документа В каком месте документа проставляется реквизит «Отметка о контроле»? в верхнем правом углу первого листа документа верно Определить порядок проставления реквизита «Гриф утверждения документа»: после подписания документа Какой государственный стандарт РФ определяет требования по оформлению документов ОРД? ГОСТ Р 7.0.97-2016 Какой реквизит выполняет функцию удостоверения документа: гриф утверждения документа Указать архаичную формулировку текста: коим образом Указать архаичную формулировку текста: на основании вышеозначенного Указать сочетание слов, которое является плеоназмом: главная суть Определите типичную ошибку, допущенную в тексте:»Прейскурант цен на организацию выставки находится у нашего представителя» плеоназм Определите типичную ошибку, допущенную в тексте:»Возможность использования выставки с точки зрения пользователя имеет большое значение для привлечения дополнительных средств в сферу развития программы помощи» тавтология Определить правильный вариант сочетаемости слов: выполняет функцию Определите типичную ошибку, допущенную в тексте:»Для участия в проведении выставки необходимо представить квитанцию об уплате организационного взноса» пароним Из скольких частей состоит текст распорядительного документа? из двух — констатирующей и распорядительной Кто наделен правом издавать приказы? руководитель организации Указание — это правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей организации. Ключевым словом приказа является: приказываю Могут ли распорядительные документы содержать приложения (схемы, графики, инструкции, другие документы)? могут Кем подписываются документы, составляемые комиссией? председателем и членами комиссии Докладная записка — это это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. верно Лицо, имеющее замечания по содержанию акта: подписывает акт с указанием о своем несогласии Если заседание длилось несколько дней, то в качетсве даты протокола указывают? через тире дату первого и последнего дней заседания Кто подписывает объяснительную записку? составитель Может ли факсограмма считаться отдельным видом документа? не может Если документ отправляется в два адреса по почте, то сколько необходимо подготовить экземпляров этого документа? три Дайте определение служебного письма: обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста Очень часто одно и то же письмо направляют нескольким адресатам. Сколько адресатов можно указать в письме? не более четырех На каком экземпляре делового письма, подготовленном для отправки адресату по почте, проставляются визы? На копии, помещаемой в дело организации Чем отличается оформление письма формата А4 от А5? Тем, что письмо на формате А4 имеет заголовок В каком случае правильно оформлен реквизит, если о приложении не упоминалось в тексте служебного письма? Приложение: Договор о сотрудничестве на 4 л. в 1 экз. При адресовании письма должностному лицу инициалы этого должностного лица в реквизите «Адресат» указывают до или после фамилии? после фамилии Если Вам необходимо сообщить о проведении мероприятия, Вы составите информационное письмо Какие выражения не рекомендуется употреблять в текстах служебных писем: с глубоким почтением… Гарантийное письмо – это: документ, в котором гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо (работы, помещения и т.д.) Стандарт оформления международного делового письма регламентируется ИСО Если Вам необходимо уведомить отправителя о получении документов, Вы составите письмо-подтверждение Руководитель организации и главный бухгалтер подписывают гарантийное письмо Что следует предпринять, если в трудовом договоре нет каких-либо обязательных условий? Недостающие обязательные условия включить в дополнительное соглашение к трудовому договору В какой форме работодатель обязан предупредить работника об изменении условий трудового договора? в письменной форме (дать уведомление) Когда у работника наступает право на отпуск за первый год работы? после 6 месяцев его непрерывной работы в данной организации Какой документ является в двух экземплярах Каков максимальный срок заключения срочного трудового договора? 5 лет Каким документом окончательно оформляется прием нового сотрудника на работу? приказом данной организации Как учитываются нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного оплачиваемого отпуска? в число календарных дней отпуска не включаются Чему равен объем документооборота в организации, если в течение года было зарегистрировано: 5900 Какова основная цель описания структуры документопотока: Классификация и индексация документов Каков объем документооборота, начиная с которого, в организации рекомендуется оформить службу ДОУ? Ответ дайте в тысячах документов в год: 10 Чем ограничено право граждан на обращение в любую государственную и негосударственную организацию? дееспособностью гражданина Каким термином определяется основной принцип регистрации документов? однократность Почему приказам по личному составу при регистрации присваивают дополнительные индексы? Они имеют различные сроки хранения Отметьте реквизиты, которые могут быть оформлены на входящем документе в процессе его обработки от момента поступления в организацию до направлеия в архив:? Отметьте реквизиты, которые могут быть оформлены на входящем документе в процессе его обработки от момента поступления в организацию до направлеия в архив:? Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов, называется: Контроль исполнения документов Регистрация документа включает в себя: Внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму;Присвоение документу регистрационного номера Выберите возможные виды контроля за сроками исполнения документов: Предупредительный; Текущий В какой момент входящий документ начинает существовать с юридической точки зрения? С момента поступления в организацию Расставьте в хронологическом порядке этапы обработки исходящего документа Согласование, подписание, утверждение Для какого типа документа справедливо утверждение «Второй экземпляр документа подшивается в дело»? Исходящий Отметьте этапы обработки исходящих документов, которые совпадают с этапами обработки внутренних документов: Подписание документа, Регистрация, Согласование документа, Составление проекта документа Отметьте информацию, которая может быть зафиксирована в регистрационном журнале после оформления резолюции руководителем: Исполнители, Срок исполнения, Суть распоряжения Плотность документопотока определяется количеством документов,: организационным мерам Распределите документы по типам документопотоков Приказ из Министерства Выберите опцию — Внутренний В сводке зафиксировано, что в течение первого полугодия было зарегистрировано — 1000 входящих документов, из них 235 зарегистрированных копий; — 900 исходящих документов, из них 411 зарегистрированных копий; — 1200 внутренних документов, из них 780 зарегистрированных копий; а в течение второго полугодия было зарегистрировано: — 1300 входящих документов, из них 354 зарегистрированных копий; — 700 исходящих документов, из них 339 зарегистрированных копий; — 1100 внутренних документов, из них 508 зарегистрированных копий. Возвратные перемещения документов, Дублирование операций, Неравномерная загрузка исполнителей Приказ из Министерства Входящий Протокол совешания начальников структурных подразделений органзации внутренний Штатное расписание на 2018 год внутренний Выберите должностное лицо, которое как правило осуществляет контроль за исполнениям документа каждого типа: Контроль по существу выполнения поручения — руководитель организации
Контроль за сроками исполнения документа — секретарь Для какого типа документа справедливо утверждение «Второй экземпляр документа подшивается в дело» исходящий Какие реквизиты могут проставляться на документе в процессе обработки в виде штампа? Отметка о контроле
Отметка о поступлении документа Дублетный документ – это: Один из экземпляров копии документа Должен ли исполнитель, подготовивший текст письма, визировать документ? нет Задание: Оформите оперограмму, отображающий процесс обработки Заявления* в соответствии с правилами эффективного документооборота. Сверху вниз: Регистрация 3, Первичное рассмотрение 3, Оформление первичного заключения, Рассмотрение юрид. основания удовлетворения, Оформление юридического заключения, Рассмотрение заключений, Принятие окончательного решения по 3, Исполнение окончательного решения по 3, Отправка 3 в архив. Выберите проблемы неэффективного документооборота возвратные перемещения документов, дублирование операций, неравномерная загрузка исполнителей От того, требует или нет, документ согласования перед подписанием зависит: Направление документопотока Какие компоненты входят в комплексную систему защиты конфиденциальных данных? Организационные, правовые, программные, технические Какие компоненты входят в комплексную систему защиты конфиденциальных данных? Организационные, правовые, программные, технические При формировании документов в дела переписку нельзя систематизировать с учетом Нет верного ответа Сколько лет составляет минимальный срок хранения обязательства о неразглашении коммерческой тайны после увольнения сотрудника? 5 Хронологический признак формирования документов в дела отражает: Период или дату, к которым относятся дела Если в течение периода, охватываемого документами дела, произошло изменение наименования организации, то: Дописывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее заключается в скобки Отметьте составляющие акта на уничтожение документов: Указание количества страниц уничтожаемого документа; Наименование уничтожаемого документа; Дата оформления акта; Указание способа уничтожения Отметьте задачи использования архива Исполнение запросов граждан
Исполнение запросов организаций
Использование документов для подготовки статей
Выдача дел в читальном зале Этапы подготовки электронных документов к архивному хранению регламентированы: Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными Приказом Министерством Культуры России № 526 от 31.03.2015. Процесс формирования дел состоит из: 4 этапов Порядок систематизации заголовков дел отражен в Либо Основных правилах работы архивов организаций …, либо Законе «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004 с изменениями на 23.05.2016 Если в течение периода, охватываемого документами дела, произошло изменение наименования организации, то Дописывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее заключается в скобки Применение признаков систематизации документов в дела (единицы хранения) позволяет: Обеспечить сохранность документации; Оперативно найти документ прошлых лет Если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то утверждение описей и акта о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению проводится: Экспертной комиссией предприятия Экспертиза ценности документов проводится Экспертной комиссией Могут ли быть допущены к конфиденциальным документам лица, не работающие в данной организации? Могут Допускается ли, чтобы один сотрудник получил конфиденциальный документ на руки для работы, а другой сотрудник возвратил этот документ? Не допускается Результаты экспертизы документов должны быть отражены в Протоколе экспертной комиссии В целях реализации возложенных функций экспертная комиссия имеет право запрашивать от руководителей структурных подразделений Все ответы верны Если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то утверждение описей и акта о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению проводится: Руководителем предприятия Описи дел направляются на рассмотрение экспертно-проверочную комиссию не менее чем в 4-х экземплярах Экспертная комиссия не реализует функцию Организации доступа к архивным документам и выдачи архивных справок верно Определить правильный вариант сочетаемости слов: объявляется благодарность Какой документ является основанием для внесения записей в трудовую книжку? приказ (распоряжение) данной организации Определить наименование службы делопроизводства для министерств: секретариат Определить правильный вариант сочетаемости слов: предоставить кредит Документы по личному составу – это: Архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем верно Сохранность документов в архиве обеспечивается Созданием оптимальных условий хранения документов В соответствии со ст. 22 Закона «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004 с изменениями на 23.05.2016 записей нотариальных действий, хозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов необходимо хранить в Архивном фонде РФ до их передачи на постоянное хранение: 75 лет Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, хранятся временно в: Государственных органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района или городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов Предприятие должно утвердить номенклатуру дел на следующий год: До 31 декабря Процесс формирования дел состоит из: 4 этапов Обязательным условием архивного хранения электронных документов является: Наличие не менее 2-х копий электронного документа на разных носителях В случае, когда дело состоит из нескольких частей, то общий заголовок дела: В обязательном порядке выносится на обложку каждой части Профильных специалистов включают в состав экспертной комиссии для проведения экспертизы ценности следующих документов: Научно-технических Экспертиза ценности документов проводится: Экспертной комиссией Описи дел направляются на рассмотрение экспертно-проверочную комиссию не менее чем в: 4-х экземплярах Контроль доступа к электронным документам подразумевает: 1) идентификацию…; 2)включение пользлвателей…; 3) протоколирование Создание архива на предприятии — это: право работодателя архивариус — это: все ответы верны Коммерческая организация должна согласовывать номенклатуру дел с экспертно-проверочной комиссией архивного органа: Если коммерческая организация заключила с государственным архивом договор об оказании услуг основанием для формирования документов в дела является: Выписка из номенклатуры дел Назовите документ технического регулирования: технический регламент Какой документ оформляется на первых бланках в Российском государстве? Письмо Определить вид документа, который оформляется на бланке письма: Служебное письмо Определить порядок проставления реквизита «Гриф согласования документа»: до подписания документа Определите место воспроизведения резолюций на документе в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016: верхний правый угол документа Определить реквизит, выполняющий функцию удостоверения документа: подпись В реквизите «Подпись» инициалы ставят: перед фамилией Документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу называется сводка Какой документ содержит предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения представление Текст какого документа излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание), с сокращенными обозначениями знаков препинания телеграмма Решения, принятые экспертной комиссией вступают в силу После утверждения руководителем организации Если документы организации отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации, описи дел утверждаются: Сначала руководителем предприятия, а потом передаются на утверждение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа В целях реализации возложенных функций экспертная комиссия не имеет право: Принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы Не является принципом, который необходимо соблюдать при проведении экспертизы ценности документов Ценность документа Номинальный признак формирования документов в дела определяет: Вид или разновидность документа Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам данный фрагмент: Ректору Санкт-Петербургского политехнического университета Петра Великого Рудскому А.И. Политехническая ул., д. 29, г. Санкт-Петербург, 195251 Адресат Распределите документы на 2 группы Трудовой договор-1 Анкета-1 Приказ об изменении организационной структуры-2 Личное дело-1 Штатное расписание-2 Заявление-1 Регистрационный номер приказа об увольнении может содержать индекс: К; ЛС Какова цель создания системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО) Повышение эффективности управления в органах государственной власти за счет сокращения времени прохождения документов между организациями и ведомствами, минимизации затрат на обработку и отправку документов, мониторинга исполнения поручений. Основными функциями подсистемы манипулирования документами являются: электронное распространение документов; распечатка и тиражирование документов; ведение архивов и коллекций документов; ограничение прав доступа к документам Укажите правильное определение системы электронного документооборота Система электронного документооборота — это организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. верно Плотность документопотока определяется количеством документов,: проходящих через определенный пункт обработки за единицу времени Каков минимальный срок заключения срочного трудового договора? Не ограничен Основные процедуры управления электронными документами можно объединить в три группы процедур. Выберите их из представленных ниже: создание документов, хранение документов, манипулирование документами Выберите разделы, которые обычно не входят в Инструкцию по делопроизводству: Организация работы с нормативно-правовой базой,
Требования к эксплуатационным характеристикам аппаратного обеспечения работы с документами В сводке зафиксировано, что в течение первого полугодия было зарегистрировано — 1000 входящих документов, из них 235 зарегистрированных копий; — 900 исходящих документов, из них 411 зарегистрированных копий; — 1200 внутренних документов, из них 780 зарегистрированных копий; а в течение второго полугодия было зарегистрировано: — 1300 входящих документов, из них 354 зарегистрированных копий; — 700 исходящих документов, из них 339 зарегистрированных копий; — 1100 внутренних документов, из них 508 зарегистрированных копий.
Чему равен объем документооборота в организации? 6200 Выберите реквизит, дата у которого хронологически самая поздняя из всех дат, входящих в реквизиты внутреннего документа? Отметка о направлении документа в дело Заполните таблицу 1: необходимо выбрать характеристику соответствующую системе электронного документооборота, указанную в наименовании столбца. Directum, DocsVision, Дело, Евфрат
Средства работы на мобильных устройствах — везде есть
Есть ли демонстрационная версия программного продукта — везде есть Документы, составляющие дело на бумажном носителе, подшиваются на четыре протокола Отметьте утверждения, справедливые для конфиденциального документа: содержит конфиденциальную информацию; доступ к нему ограничен; может быть зафиксирован на электронном носителе выберите правильное утверждение Документооборот не является обязательной составляющей любой организации Выделите документы, которые можно отнести к организационным мерам оптимизации документооборота Методические указания по докуменационному обеспечению переговоров
Новая редакция Инструкции по делопроизводству в организации
Перечень документов, не подлежащих регистрации Канцелярией Укажите форму представления электронных документов Какой документ оформляется работником для установления причин «возникновения ущерба»? Объяснительная записка Действующим нормативно-правовым документом, регламентирующим архивное хранение в РФ не является: Все перечисленные документы являются действующими Сроки депозитарного хранения документов АФ РФ в организациях устанавливаются В договорах, заключаемых организациями с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела верно В соответствии со ст. 22 Закона «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004 с изменениями на 28.12.2017 записей нотариальных действий, хозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов необходимо хранить в Архивном фонде РФ до их передачи на постоянное хранение: 75 лет В соответствии с ФЗ-43 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле Российской Федерации» документы по личному составу, созданные после 2003 года надо хранить: 50 лет В соответствии со ст. 22 Закона «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004 с изменениями на 28.12.2017 одинаковый срок на хранение документов в Архивном фонде РФ до их передачи на постоянное хранение установлен для: Проектной документации по капитальному строительству и технологической и конструкторской документации. В соответствии с Перечнем, утвержденным Приказом Росархива №236 от 20.12.2019, документом постоянного хранения является: Учередительный договор Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности могут: Все ответы верны Личная карточка сотрудника, который начал свою трудовую деятельность в феврале 2007 года, должна храниться как минимум до 31 декабря 2057 Какое из перечисленных требований не относится к системе электронного документооборота? возможность обработки документов, содержащих государственную тайну с грифом «совершенно секретно» В организации возникла производственная необходимость ознакомить нового сотрудника с информацией, которая содержится в конфиденциальном документе. Задайте порядок действий сотрудника для получения доступа к этому документу: 1-Подписать обязательство о неразглашении конфиденциальных сведений.2-Ознакомиться с приказом, утверждающим схему должностного доступа к конфиденциальным документам в организации. 3-Ознакомиться с Перечнем сведений, содержащих конфиденциальную информацию, утвержденным в организации. 4-Ознакомиться со Списком конфиденциальных документов, утвержденным в организации. 5-Пройти инструктаж о работе к конфиденциальными документами Регистрационный номер приказа об увольнении может содержать индекс: К ЛС Заполните таблицу 2: Укажите наличие возможностей по регистрации и вводу документов соответствующей каждой СЭД

Если такая возможность есть выберите «есть», если такая возможность отсутствует выберите «нет»

есть есть есть есть
нет есть нет есть
нет нет есть есть Заполните таблицу 3: Укажите наличие возможностей по управлению потоками работ соответствующей каждой СЭД

Если такая возможность есть выберите «есть», если такая возможность отсутствует выберите «нет»

«+ + + -«\
«+ + + +» \
«+ + + -« Заполните таблицу 4: Укажите наличие возможностей по поиску и анализу информации соответствующей каждой СЭД

Если такая возможность есть выберите «есть», если такая возможность отсутствует выберите «нет»

«+ + + +»\
«- + + +»\
» + + + + « Заполните таблицу 5: Укажите наличие возможностей по информационной безопасности соответствующей каждой СЭД

Если такая возможность есть выберите «есть», если такая возможность может быть настроена выберите «опционально», если такая возможность отсутствует выберите «нет»

Назначение прав пользователям и группам пользователей — все есть
?опционально?? Укажите форму представления электронных документов: все перечисленное Заголовки дел формируются: В соответствии с заголовками, закрепленными в Номенклатуре дел организации на текущий год Номенклатура дел бывает: Все ответы верны Подшитый в дело отчет может сохранять собственную нумерацию, если Эта нумерация соответствует порядковому расположению листов в деле Документы передаются в архив 15 декабря 2020 года. Сроки хранения документов в описи дел указываются По Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ, утвержденным Приказом Росархива № 24 от 02.03.2020 Отметьте данные, которые могут быть зафиксированы на обложке дела Начато 15 июля 2020, Протоколы заседания совета директоров II полугодия 2020, Дело № 14-03, на 154 листах Отметьте требования,которые необходимо соблюдать при формировании документов в дела Cоздавать отдельные дела для документов постоянного и временного хранения ; Помещать в одно дело один экземпляр документа, по возможности, подлинник,; Помещать в одно дело документы образовательных учреждений за один учебный год Готовые описи дел документов долговременного хранения утверждаются Руководителем предприятия Заголовки дел формируются В соответствии с заголовками, закрепленными в Номенклатуре дел организации на текущий год Какой термин применим в конфиденциальном документообороте вместо термина «регистрация» учет резолюция может быть наложена на: входящий; внутренний при передаче внутреннего документа из одного подразделения в другое документы не подлежат повторной регистрации Порядок выдачи архивных документов должен быть определен: В Положении об архиве организации Какой документ оформляется работником для установления причин «возникновения ущерба»? Объяснительная записка верно Требования к условиям хранения электронных документов регламентированы Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утверждены Приказом Росархива № 24 от 02.03.2020 Финальный этап формирования дела: Составление описи дел верно При нумерации листов в деле используют Простой графитный карандаш Отметьте требования,справедливые для нумерации листов в деле: Арабскими цифрами, В правом верхнем углу, Валовым порядком Экспертная комиссия принимает решение, касающиеся установления сроков хранения документов и выделения их к уничтожению, и представляет предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов Экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа Дайте правильное определение: делопроизводство — это деятельность обеспечивающая: документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов При определении объема документооборота следует учитывать: все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии за определенный период времени В соответствии с новым ГОСТ Р 7.0.97-2016 в реквизите «Подпись», в расшифровке личной подписи, инициалы указываются перед фамилией Определить правильный вариант сочетаемости слов: документ вступил в силу Определите типичную ошибку в тексте:»Проведение выставки планируется в сентябре месяце для привлечения дополнительных средств в сферу развития программы помощи» плеоназм Определите типичную ошибку, допущенную в тексте:»Полученный Вами договор в двух экземплярах необходимо подписать, заверить печатью и один экземпляр адресовать на наш адрес» тавтология Определить правильный вариант сочетаемости слов: имеет значение Определить стиль текстов документов: официально-деловой Определите типичную ошибку, допущенную в тексте:»Участие в проведении выставки позволит оценить ее ценность и собрать средства для развития программы помощи» тавтология Распределите документы на 2 группы

1 группа — документы, оформляемые в организации при приеме нового сотрудника на работу;

2 группа — документы, оформляемые при создании нового структурного подразделения в организации.

Трудовой договор 1, Анкета 1, Приказ об изменении организационной структуры 2, Личное дело 1, Штатное расписание 2, Заявление 1 Укажите правильное определение системы электронного документооборота Система электронного документооборота — это организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. Расставьте в хронологическом порядке этапы процедуры уничтожения документов 1. проверка срока хранения документов; 2. проведение экспертизы ценности документов; 3. составление акта на уничтожение документов; 4. уничтожение дел и оформление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Выделите должностные обязанности архивариуса: Систематизация и размещение дел
Подготовка актов на уничтожение документов
Участие в экспертизе ценности архивных документов
Выдача архивных копий Хронологический признак формирования документов в дела отражает Период или дату, к которым относятся дела Каким нормативным документом регламентируется заключение договоров между организациями? Гражданский кодекс РФ Дайте правильное определение: документооборот — это движение документов в организации с момента их создания до: завершения исполнения или отправки В соответствии с новым ГОСТ Р 7.0.97-2016 в реквизите «Адресат», инициалы получателя документа указываются … после фамилии В соответствии с новым ГОСТ Р 7.0.97-2016 в реквизите «Текст документа», инициалы всех представленных лиц указываются после фамилии Определите, для чего необходима электронная подпись: для подтверждения подлинности электронного документа Сколько реквизитов содержит формуляр-образец? 30 Распределите выражения на 2 группы: 1 группа — Тавтологии; 2 группа — Плеоназмы Объединенный союз-плеоназм, соединить воедино- тавтология, памятный сувенир — плеоназм, опытный эксперт — плеоназм, свободная вакансия — плеоназм, польза от использования — тавтология. Назовите юридический древнейший памятник деловой письменности Русская правда Какого российского царя сопровождал Сперанский М.М.в поездке в г.Эрфурт? Алексндр 1 Во время правления какого российского царя Сперанский М.М. работал над созданием «Свода Законов Российской империи»? Николай 1 Определите типичную ошибку, допущенную в тексте:»Полученный Вами договор в двух экземплярах необходимо подписать, скрепить печатью и один экземпляр прислать нам по адресу» архаизм Определите, для чего необходима электронная подпись: для подтверждения подлинности электронного документа Указать правильный вариант согласования вида документа с предлогом: согласно договору Текст заключения состоит из 2 С какой целью на служебном письме воспроизводится реквизит «Отметка об исполнителе»? для оперативной связи с исполнителем Укажите правильный вариант воспроизведения даты на документе: 09.06.2018 Определите типичную ошибку, допущенную в тексте:»Проведение выставки планируется в июне с.г. для привлечения дополнительных средств в сферу развития программы помощи» архаизм Распределите выражения на 2 группы

1 группа — Тавтологии;

2 группа — Плеоназмы.

Объединенный союз, Памятный сувенир, Опытный эксперт, Свободная вакансия- 2 группа, Плеоназм; Соединить воедино, Польза от использования — 1 группа, Тавтология Какой реквизит не входит в состав формуляра-образца приказа: гриф утверждения, адресат,отметка об исполнителе документа Приказы по организационным вопросам издаются: в случае создания, реорганизации или ликвидации учреждения, при утверждении структуры и штатов, в целях утверждения и/или введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов (положений, должностных инструкций, правил, регламентов и др.) На каком экземпляре делового письма, подготовленном для отправки адресату по почте, проставляются визы? На копии, помещаемой в дело организации Какой документ оформляет работник при добровольном возмещении ущерба? Письменное обязательство Когда трудовой договор вступает в силу? Со дня подписания трудового договора работником и работодателем, либо со дня фактического допущения к работе по поручению работодателя или его представителя Как исчисляется продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска? в календарных днях Какой документ оформляет работник при добровольном возмещении ущерба? Письменное обязательство Отметьте реквизиты, которые гражданин обязан оформить на своем обращении в государственный орган: Адресат, подпись, дата, текст Какой документ оформляет работник при добровольном возмещении ущерба? Письменное обязательство Кому принадлежит первое использование термина «канцелярит»? Чуковский К.И. Определите время возникновения официально-делового стиля. XVIII Указать архаичную формулировку текста: коим образом Определите типичную ошибку, допущенную в тексте:»Прейскурант цен на организацию выставки находится у нашего представителя» плеоназм Указать архаичную формулировку : Настоящим сообщаем, что… Распределите статьи по разделам Инструкции по делопроизводству: Порядок использования… — Правила составления… ; Основные инстанции… — Документооборот; Ответственность за… — Осн. пол.; Порядок учёта — Документооборот Заполните таблицу 5: Укажите наличие возможностей по информационной безопасности соответствующей каждой СЭД «++++» «- о — о» В целях удобства работы с архивными документами: не 1, не 4 В соответствии с Перечнем, утвержденным Приказом Министерства Культуры РФ № 588 от 25.08.2010 документом кратковременного хранения является: Видео и фонодокументы Срок хранения документов исчисляется как долговременный, если превышает: 10 Заголовки дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел не должны располагаться в: Алф, Хрон, В люб Порядок систематизации заголовков дел отражен в: Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. верно Какой документ оформляет работник при добровольном возмещении ущерба? Письменное обязательство Когда трудовой договор вступает в силу? Со дня подписания трудового договора работником и работодателем, либо со дня фактического допущения к работе по поручению работодателя или его представителя. верно Какие показатели входят в формулу расчета объема документооборота? 1)Количество зарегистрированных документов 2)Количество зарегистрированных копий документов Заполните таблицу 5: Укажите наличие возможностей по информационной безопасности соответствующей каждой СЭД

«+ + + +»
«- о — о» Отметьте утверждения, справедливые для должностного лица, ответственного за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения: В должносной инструкции этого лица зафиксирована работа с конфиденциальными свединями; Это лицо назначается приказом руководителя организации Задание 1. Укажите место оформления Грифа ограничения доступа к документу, щелкнув левой кнопкой мыши по этому месту: Правый верхий угол первого листа Отметьте источники уязвимости конфиденциальной информации: Внешние носители инфрмации; Наводнение; Уволенный сотрудник Нормативным документом является Типовая номенклатура дел Дело – это: Совокупность однотипных документов, собранных воедино Документ отправлен в архив 25 июля 2020 года. Срок архивного хранения составляет 5 лет. Когда истекает срок его архивного хранения? 31 декабря 2025 года Структурный признак формирования документов в дела определяет: Принадлежность документа к структурным подразделениям организации Описи дел направляются на рассмотрение экспертно-проверочную комиссию в сумме не менее чем в: 4-х экземплярах Могут ли быть допущены к конфиденциальным документам лица, не работающие в данной организации? Могут Нормативным документом является Типовая номенклатура дел Какой документ оформляет работник при добровольном возмещении ущерба? письменное объязательство Отметьте утверждения, справедливые для дела, состоящего из 400 листов: Разбивается на два тома, Подшивается в твердую обложку в четыре прокола, Удаляются металлические скрепки Поглощенные документы — это Документы, которые послужили базой создания сводных документов Отметьте утверждения, справедливые для дела, состоящего из 400 листов Разбивается на два тома; Подшивается в твердую обложку в четыре прокола; Удаляются металлические скрепки Какая типичная ошибка допущена в тексте: «Оплата участия в выставке производится по безналу или наличкой» профессиональный жаргон Определить правильный вариант сочетаемости слов предоставить кредит Определите типичную ошибку в тексте:»Проведение выставки планируется в сентябре месяце для привлечения дополнительных средств в сферу развития программы помощи» плеоназм Определить правильный вариант сочетаемости слов внести предложение Определить правильный вариант сочетаемости слов имеет значение Перечень типовых управленческих архивных документов…, утвержденный Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 – это документ, который регламентирует Сроки хранения документов Тематический признак формирования документов в дела определяет Содержание документа Архивная выписка – это документ: Дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа Главное правило организации документооборота – это оперативное прохождение документа по наиболее короткому маршруту с наименьшими затратами времени Структурный признак формирования документов в дела определяет Принадлежность документа к структурным подразделениям организации обязательные условия хранения электронных документов: Проведение миграции на новые носители и конвертации в современные форматы; Применение носителей, предназначенных для долговременного (свыше 10 лет) хранения информации; Организация контроля за их аутентичностью, целостностью, достоверностью Федеральному архивному агенству непосредственно подчинены Государственные архивы федерального уровня Предприятие должно утвердить номенклатуру дел на 2022 год: До 31 декабря 2021 года Если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то утверждение описей и акта о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению проводится: РУКОВОДИТЕЛЕМ ПРЕДПРИЯТИЯ (ЭКСП.КОМИССИЕЙ НЕ ВЕРНО) Выберите наименование типа документа, который можно запросить в архиве, в соответствии с его описанием: ВЫПИСКА(Документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному факту, событию, лицу, с указанием поисковых данных документа.) КОПИЯ(Документ, дословно воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных.) СПРАВКА (Документ, содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена.) Выберите верный вариант оформления заголовка к протоколу. В примере обозначен (1) Заседания Правления Создание архива на предприятии в соответствии с Федеральным законом 125-ФЗ – это: ПРАВО работадателя В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденными Приказом Росархива № 24 от 02.03.2020, неформатные документы необходимо хранить: в закрытых твердых папках или коробках Архивный фонд – это Совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой Структурный признак формирования документов в дела определяет: Принадлежность документа к структурным подразделениям организации верно Объем документооборота – это количество документов, поступивших или созданных организацией за определенный период времени Укажите отличительные реквизиты для бланка конкретного вида: наименование вида документа Выберите верный вариант оформления реквизита «наименование организации-автора документа»: Общество с ограниченной ответственностью «Энерго» Определите, для чего необходима электронная подпись: для подтверждения подлинности электронного документа При регистрации каких документов вместе с регистрационным номером проставляется номер дела, в котором хранится копия документа? служебные письма Во время правления какого российского царя на штампе появился мальтийский крест (через год был отменен)? Павел I В соответствии с новым ГОСТ Р 7.0.97-2016 в реквизите «Адресат», инициалы получателя документа указываются после фамилии В соответствии с новым ГОСТ Р 7.0.97-2016 в реквизите «Текст документа», инициалы всех представленных лиц указываются после фамилии Отметьте реквизиты, которые могут быть оформлены на входящем документе в процессе его обработки от момента поступления в организацию до направлеия в архив:? «Резолюция»; «Отметка о контроле»; «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»; «Отметка о поступлении документа в организацию» Какие направления включает в себя умение работать с конфиденциальными документами? Владение навыками комплексной защиты конфиденциальной информации; Знание о том, какая информация и какие документы относятся к конфиденциальным; Понимание угроз конфиденциальным документам (скажи спасибо Шурику прикинь наугад поставил и правильно) Какой документ является основным о трудовой деятельности и трудовом стаже работника? трудовая книжка Выберите утверждения, справедливые для экспертной комиссии: Это совещательный орган; Ее решения вступают в силу сразу после подписания главой экспертной комиссии; ЭК действует постоянно (скажи спасибо Шурику) Укажите отличительный реквизит для бланка письма: ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа

Источник

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА»

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПРИМЕНЕНИЮ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИСТЕМА СТАНДАРТОВ ПО ИНФОРМАЦИИ, БИБЛИОТЕЧНОМУ И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ. ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ»

Методические рекомендации разъясняют положения стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016, содержат методику их практического использования органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями при реализации процессов документационного обеспечения управления, в том числе в работе по созданию электронных документов, а также при разработке и внедрении систем электронного документооборота.

Методические рекомендации предназначены для применения органами государственной власти и государственными организациями, а также организациями различных организационно-правовых форм и форм собственности. Методические рекомендации могут использоваться также в процессе обучения студентов по соответствующим дисциплинам.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее — Методические рекомендации) разработаны в целях определения:

— порядка применения положений ГОСТ Р 7.0.97-2016 (далее — Стандарт);

— последовательности действий по организации его применения.

1.2. Методические рекомендации разработаны в соответствии с Федеральным законом от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» <1>, а также в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами в сфере информации и делопроизводства.

<1> Федеральный закон от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2015 N 27, ст. 3953; 2016, N 15, ст. 2066; N 27, ст. 4229).

1.3. Методические рекомендации будут способствовать применению положений Стандарта в организациях различных организационно-правовых форм.

1.4. Положения Методических рекомендаций распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

1.5. Федеральным законом от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» <2> установлен принцип добровольности применения стандартов.

<2> Пункт 1 статьи 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2015 N 27, ст. 3953; 2016, N 15, ст. 2066; N 27, ст. 4229).

Применение Стандарта предполагает:

— приведение локальных нормативных актов организации, устанавливающих правила оформления документов, в соответствие со Стандартом (инструкция по делопроизводству, стандарт организации, правила работы с документами в СЭД);

— разработку бланков и электронных шаблонов документов в соответствии с положениями Стандарта.

1.6. В соответствии со структурой Стандарта, а также в связи с необходимостью определения порядка его применения, Методические рекомендации имеют следующие разделы:

1. Общие положения;

2. Термины и определения;

3. Общие требования к созданию документов;

4. Оформление реквизитов документов;

5. Подготовка текстов документов;

6. Бланки документов;

7. Особенности подготовки электронных документов.

2. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Бланк документа <3> — лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

<3> Пункт 48 ГОСТа Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Стандартинформ, 2014.

Документ <4> — официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;

<4> Подпункт 4 пункта 2 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477) (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).

Документирование <5> — фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

<5> Там же.

Копия документа <6> — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

<6> Там же.

Национальный стандарт <7> — документ по стандартизации, который разработан участником или участниками работ по стандартизации, по результатам экспертизы в техническом комитете по стандартизации или проектном техническом комитете по стандартизации утвержден федеральным органом исполнительной власти в сфере стандартизации и в котором для всеобщего применения устанавливаются общие характеристики объекта стандартизации, а также правила и общие принципы в отношении объекта стандартизации;

<7> Пункт 5 статьи 2 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2015 N 27, ст. 3953; 2016, N 15, ст. 2066; N 27, ст. 4229).

Оформление документа <8> — проставление на документе необходимых реквизитов;

<8> Пункт 52 ГОСТа Р 7.0.8.-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Стандартинформ, 2014.

Подписание (документа) <9> — выражение ответственности за содержание документа посредством заверения его собственноручной подписью должностного или физического лица;

<9> Пункт 57, там же.

Подпись <10> — реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица;

<10> Пункт 58, там же.

Регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа) <11> — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;

<11> Пункт 85, там же.

Реквизит документа <12> — элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

<12> Пункт 4 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477) (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).

Электронная подпись <13> — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

<13> Пункт 1 статьи 2 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; 2011, N 27, ст. 3880; 2012, N 29, ст. 3988; 2013, NN 14, ст. 1668, N 27, ст. 3463, N 27, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1098, N 26 (ч. I), ст. 3390; 2016, N 1 (ч. I), ст. 65, N 26 (ч. I), ст. 3889).

Электронный документ <14> — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

<14> Подпункт 11.1 статьи 2 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3448; 2010, N 31, ст. 4196; 2011, N 15, ст. 2038, N 30, ст. 4600; 2012, N 31, ст. 4328; 2013, N 14, ст. 1658, N 23, ст. 2870, N 27, ст. 3479, N 52, ст. 6961, 6963; 2014, N 19, ст. 2302, N 30, ст. 4223, N 30, ст. 4243, N 48, ст. 6645; 2015, N 1, ст. 84, N 27, ст. 3979, N 29, ст. 4389, N 29, ст. 4390; 2016, N 26, ст. 3877, N 28, ст. 4558, N 52, ст. 7491, N 52, ст. 7491; 2017, N 18, ст. 2664, N 24, ст. 3478, N 25, ст. 3596, N 27, ст. 3953, N 31, ст. 4825, 4827, N 48, ст. 7051; 2018, N 1, ст. 66; N 18, ст. 2572; N 27, ст. 3956; N 30, ст. 4546).

Иные понятия используются в Методических рекомендациях в значении, соответствующем ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» <15>.

<15> ГОСТ Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Стандартинформ, 2014.

3. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОЗДАНИЮ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

3.2. Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем печатании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

При оформлении документа, занимающего несколько листов, на бланке оформляется только первый лист.

3.3. Для изготовления документов используются свободно распространяемые шрифты по выбору организации, входящие в стандартный пакет офисного программного обеспечения.

Размер шрифта — N 12 — 14.

При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров (до N 10, 11).

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется установить единую гарнитуру шрифта для всех организационно-распорядительных документов.

3.4 Таблицы и графики могут располагаться на листе бумаги с использованием альбомной ориентации страницы.

3.5. Абзацный отступ текста документа — 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

3.6. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут отделяться дополнительным интервалом.

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центрируются относительно самой длинной строки.

3.7. Реквизиты «подпись» и/или «гриф согласования» должны помещаться на одной странице с текстом документа. Не допускается перенос этих реквизитов документа на отдельный лист <16>.

<16> Исключением является Лист согласования, оформляемый при наличии более 4-х грифов согласования.

3.8. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа) и печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах — обычный.

Интервал между словами — один пробел.

3.9. Локальными нормативными актами организации может быть предусмотрено выделение отдельных реквизитов, а также фрагментов текста полужирным шрифтом.

При оформлении документов не рекомендуется использовать начертание шрифта «курсив» и подчеркивание текста.

3.10. Нормативные акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом (Приложение N 1).

На титульном листе документа номер страницы не указывается, но учитывается при общей нумерации страниц.

3.11. Документы, как электронные, так и на бумажном носителе, могут создаваться с использованием программного обеспечения — текстовых, табличных редакторов, систем электронного документооборота (далее — СЭД), обеспечивающих создание, просмотр и редактирование документов — с соблюдением положений Стандарта.

В организации могут использоваться электронные копии документов, получаемые в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе. Электронная копия документа должна быть читаемой, не содержать перевернутых изображений страниц, не нарушать нумерацию страниц.

Для электронных копий документов рекомендуется использовать формат PDF.

4. ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Организационно-распорядительные документы должны иметь установленный состав реквизитов и правила их оформления.

Электронные документы должны быть оформлены по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита «Государственный герб Российской Федерации» <17>.

<17> Пункт 38 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).

Состав и оформление реквизитов устанавливаются Стандартом. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и разновидностью.

Стандарт устанавливает следующий состав реквизитов организационно-распорядительных документов:

01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

02 — эмблема;

03 — товарный знак (знак обслуживания);

04 — код формы документа;

05 — наименование организации — автора документа;

06 — наименование структурного подразделения — автора документа;

07 — наименование должности лица — автора документа;

08 — справочные данные об организации;

09 — наименование вида документа;

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа;

12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

13 — место составления (издания) документа;

14 — гриф ограничения доступа к документу;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — заголовок к тексту;

18 — текст документа;

19 — отметка о приложении;

20 — гриф согласования документа;

21 — виза;

22 — подпись;

23 — отметка об электронной подписи;

24 — печать;

25 — отметка об исполнителе;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка о поступлении документа;

28 — резолюция;

29 — отметка о контроле;

30 — отметка о направлении документа в дело.

4.1. Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)

Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» <18>, законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, уставами и нормативными правовыми актами представительных органов муниципальных образований.

<18> Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27, ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2010, N 1, ст. 1; 2013, N 30, ст. 4022; 2014, N 11, ст. 1088).

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа <19>.

<19> Полужирным шрифтом в тексте Методических рекомендаций выделяются извлечения из Стандарта.

Вариант изображения Государственного герба Российской Федерации определяется видом документа и статусом издающего его органа в соответствии со ст. 3 Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» <20>.

<20> Статья 3 Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27, ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2010, N 1, ст. 1; 2013, N 30, ст. 4022; 2014, N 11, ст. 1088).

Гербы субъектов Российской Федерации устанавливаются их законами.

Гербы (геральдические знаки) муниципальных образований утверждаются уставами соответствующих муниципальных образований или правовыми актами (решениями, постановлениями) представительных органов муниципальных образований. В уставах или постановлениях (решениях) представительных органов муниципальных образований (советов, собраний) оговаривается состав видов документов с воспроизведением герба (геральдического знака) и вариант воспроизведения (одноцветный или многоцветный).

4.2. Эмблема

Эмблема, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках и электронных шаблонах документов:

— федеральных органов государственной власти;

— территориальных органов федеральных органов государственной власти;

— государственных и негосударственных организаций.

Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. В бланках с угловым расположением реквизитов изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля зоны, занятой реквизитами бланка.

4.3. Товарный знак (знак обслуживания)

Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном порядке <21>, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

<21> Статья 1503 четвертой части Гражданского кодекса Российской Федерации от 18 декабря 2006 г. N 230-ФЗ.

Изображение товарного знака (знака обслуживания) регистрируется в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации. Товарный знак изображается (воспроизводится) на документах в соответствии со свидетельством на товарный знак (знак обслуживания). Товарный знак может быть размещен на документации, связанной с введением товаров в гражданский оборот <22> — письмах, накладных и др.

<22> Статья 1484 четвертой части Гражданского кодекса Российской Федерации от 18 декабря 2006 г. N 230-ФЗ.

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания), на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица. Коммерческое обозначение не является фирменным наименованием и не подлежит обязательному включению в учредительные документы и единый государственный реестр юридических лиц <23>.

<23> Статья 1538 четвертой части Гражданского кодекса Российской Федерации от 18 декабря 2006 г. N 230-ФЗ.

4.4. Код формы документа

Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по…» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Например:

Допустимо оформлять реквизит следующим образом:

Если код формы документа устанавливается классификатором организации, указывается его название.

4.5. Наименование организации — автора документа

Наименование организации — автора документа включается в бланк документа в соответствии с наименованием юридического лица, закрепленным в его учредительных документах (уставе или положении).

Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Например:

Минкомсвязь России
Федеральное государственное унитарное предприятие
«СВЯЗЬ — безопасность»

Наименование филиала, территориально обособленного подразделения, представительства указывается, если оно является автором документа, и располагается ниже наименования организации.

Наименование организации включает:

— название организационно-правовой формы (федеральное бюджетное учреждение, акционерное общество, общество с ограниченной ответственностью и др.);

— собственное наименование организации (Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела).

Включение в наименование юридического лица официального наименования «Российская Федерация» или «Россия», а также слов, производных от этого наименования, допускается в случаях, предусмотренных законом, указами Президента Российской Федерации или постановлениями Правительства Российской Федерации, либо на основании разрешения, выданного в порядке, установленном Правительством Российской Федерации <24>.

<24> Пункт 1 статьи 54 части первой Гражданского кодекса Российской Федерации от 30 ноября 2004 г. N 51-ФЗ.

Официальный источник электронного документа содержит неточность: Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) N 51-ФЗ был принят 30.11.94.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык республик в составе Российской Федерации, печатают на двух или более языках: государственном и национальном(ых). Наименование организации на государственном языке республики в составе Российской Федерации рекомендуется располагать ниже или справа от наименования на русском языке <25>.

<25> Эта рекомендация впервые включена в ГОСТ Р 6.30-2003 в развитие статей 16 и 17 Федерального закона от 25 октября 1991 г. N 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (Ведомости СНД и ВС РСФСР, 12, 1991, N 50, ст. 1740; Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 31, ст. 3804; 2002, N 50, ст. 4926; 2013, N 27, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1094).

В связи с утратой силы ГОСТ Р 6.30-2003, следует руководствоваться принятым взамен ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк. Наименования организаций располагают на одном уровне.

4.6. Наименование структурного подразделения — автора документа <26>

<26> Реквизит впервые введен Стандартом.

Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

Решение об использовании бланков структурных подразделений (о делегировании структурному подразделению права самостоятельно вести переписку с организациями на собственном бланке или издавать распорядительные документы) принимает руководитель организации или иное уполномоченное им лицо.

4.7. Наименование должности лица — автора документа <27>

<27> Реквизит впервые введен Стандартом.

Наименование должности лица — автора документа используется в бланках писем и распорядительных документов и располагается под наименованием организации.

Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

Наименование должности лица — автора документа размещается также на бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (бланки распоряжений губернаторов, глав городов, районов и др.).

Реквизит применяют также в бланках писем и распорядительных документов руководителей самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом.

4.8. Справочные данные об организации

Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают сведения, необходимые для осуществления информационного обмена:

почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом);

номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

Для всех организаций, кроме органов государственной власти и органов местного самоуправления, также указывается:

код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН);

идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

Почтовый адрес указывается в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи <28>.

<28> Пункт 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г. N 35442) с изменениями, внесенными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 13 февраля 2018 г. N 61 «О внесении изменений в приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г. N 50545).

Номер телефона (факса) указывается группами цифр через тире. Код города заключается в скобки: (495) 421-11-65.

Перечень данных, включенных в реквизит, не является исчерпывающим. При оформлении этого реквизита также могут указываться дополнительные сведения (о лицензиях, патентах и др.).

4.9. Наименование вида документа

Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем.

Виды организационно-правовых и распорядительных документов, издаваемых организацией, устанавливаются в законодательных и иных нормативных правовых актах, в уставе организации (положении об организации), иных локальных нормативных актах.

Вид документа располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) и печатается прописными буквами.

Наименование вида документа допускается писать слитно или вразрядку.

Например:

Федеральное государственное унитарное предприятие «Почта России» (ФГУП «Почта России») ПРИКАЗ
01.02.2018	N 12
Москва

Федеральное государственное унитарное предприятие «Почта России» (ФГУП «Почта России») АКТ
01.02.2018	N 08
Москва

4.10. Дата документа

Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа (приказ, распоряжение, письмо) или дате события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата акта может являться:

— датой события, если акт фиксирует одномоментно совершаемое действие (например, передачу материальных ценностей);

— датой подписания документа, если событие было растянуто во времени (например, проверка), а текст акта был принят на заключительном заседании комиссии. В этом случае период проверки указывается в тексте акта.

Рекомендуется документам, изданным двумя или более организациями, присваивать одну (единую) дату.

В случае проставления даты каждой из сторон, подписавших документ, датой документа является дата последнего подписания.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

Дата подписания или утверждения документа проставляется работниками службы делопроизводства, которые регистрируют документы, при условии, что регистрация документа и, соответственно, датирование осуществляются в день подписания (утверждения) документа или на следующий рабочий день, если документ был подписан в конце рабочего дня.

Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа. Дата может проставляться на специально отведенном для нее месте.

Например, на бланке письма:

на бланке приказа:

Федеральное государственное бюджетное учреждение Научно-исследовательский институт «Восход» (ФГБУ НИИ «Восход») ПРИКАЗ
16 апреля 2018 г.	N 125
Москва

В актах, протоколах, справках место даты определяется разметкой заголовочной части документа. При угловом расположении дата проставляется от левого поля.

Например:

Федеральное государственное бюджетное учреждение Научно-исследовательский институт «Восход» (ФГБУ НИИ «Восход») АКТ
02.03.2018	N 15
Москва

В докладных, служебных, объяснительных записках возможно проставление даты ниже реквизита «подпись».

4.11. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.)

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части документа.

Регистрационный номер проставляется на документе после его подписания (утверждения).

4.12. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает его исходящий регистрационный номер и соответствующую дату поступившего документа, на который дается ответ.

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа помещается на бланке ответного письма. Не рекомендуется включать ее в текст документа.

4.13. Место составления (издания) документа

Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения.

Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

Если указание места составления (издания) документа содержит несколько слов, допускается обозначать его шрифтами размеров N 11 или N 10 и размещать в две строки.

Например:

с. Верхненовокутлумбетьево,
Матвеевский р-н, Оренбургская обл.

При указании в качестве места составления (издания) документа городов федерального значения (Москва, Санкт-Петербург, Севастополь) слово «город» в сокращенном написании («г.») не указывается <29>.

<29> Статья 65 Конституции Российской Федерации.

Сокращение «г.» не указывается также для городов, в названии которых содержится слово «город»: Белгород, Калининград, Новгород.

4.14. Гриф ограничения доступа к документу

Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и быть закреплены в локальных нормативных актах организации.

Состав сведений ограниченного распространения определен в Указе Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 г. N 188 <30>. К ним относятся:

<30> Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127; 2005, N 39, ст. 3925; 2015, N 29, ст. 4473).

— сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;

— сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства;

— служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом и федеральными законами (служебная тайна);

— сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.);

— сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом и федеральными законами (коммерческая тайна);

— сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

Нормативными правовыми актами Российской Федерации определен порядок использования грифа «Коммерческая тайна» <31> и пометки «Для служебного пользования» <32>. Для документов, содержащих другие виды конфиденциальной информации, форма грифа определяется обладателем информации <33>.

<31> Пункт 4 статьи 6 Федерального закона от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 32, ст. 3283; 2006, N 6, 636; N 52, ст. 5497; 2007, N 31, ст. 4011; 2011, N 29, ст. 4291; 2014, N 11, ст. 1100; 2018, N 17, ст. 2435).

<32> Пункт 1.4 Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30, ст. 3165; 2012, N 31, ст. 4368; 2016, N 9, ст. 1263; 2016, N 13, ст. 1833).

<33> Обладатель информации — лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам (Пункт 5 статьи 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3448; 2010, N 31, ст. 4196; 2011, N 15, ст. 2038, N 30, ст. 4600; 2012, N 31, ст. 4328; 2013, N 14, ст. 1658, N 23, ст. 2870, N 27, ст. 3479, N 52, ст. 6961, 6963; 2014, N 19, ст. 2302, N 30, ст. 4223, N 30, ст. 4243, N 48, ст. 6645; 2015, N 1, ст. 84, N 27, ст. 3979, N 29, ст. 4389, N 29, ст. 4390; 2016, N 26, ст. 3877, N 28, ст. 4558, N 52, ст. 7491, N 52, ст. 7491; 2017, N 18, ст. 2664, N 24, ст. 3478, N 25, ст. 3596, N 27, ст. 3953, N 31, ст. 4825, 4827, N 48, ст. 7051; 2018, N 1, ст. 66; N 18, ст. 2572; N 27, ст. 3956; N 30, ст. 4546).

В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа, подписью и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Например:

Для служебного пользования
Экз. N 2

В документах, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, в соответствии с Федеральным законом от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» наряду с грифом указывается полное наименование юридического лица и место его нахождения.

Например:

Коммерческая тайна
Акционерное общество
«Интелинвест»
Новоясеневский просп., д. 12,
Москва, 117574

При получении входящего документа с грифом ограничения доступа рекомендуется проставлять на документе гриф ограничения доступа, принятый в организации. Если на лицевой стороне листа недостаточно места, рекомендуется проставлять его на обороте правого верхнего угла документа.

4.15. Адресат

Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.). Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в правой верхней части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка).

При наличии грифа ограничения доступа к документу «адресат» размещается под ним.

В соответствии с рекомендацией Стандарта строки реквизита печатаются через 1 интервал. Возможно отделение составных частей реквизита дополнительным интервалом.

Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Например:

	Федеральное архивное агентство
Софийская наб., д. 34, стр. 1, Москва, 115035

или

	Федеральное архивное агентство
Софийская наб., д. 34, стр. 1, Москва, 115035

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилия, инициалы должностного лица, указываются в дательном падеже.

Например:

	Директору ВНИИДАД
Куняеву Н.Н.

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Например:

Министерство сельского хозяйства
Российской Федерации

или

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» наименование организации указывается в именительном падеже, ниже — наименование структурного подразделения.

Например:

Следственный комитет
Российской Федерации
Управление контроля
за следственными органами

При адресовании письма руководителю структурного подразделения наименование организации указывается в именительном падеже, ниже — в дательном падеже — наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилия, инициалы.

Например:

Министерство финансов
Российской Федерации
Директору Департамента
управления делами
и контроля
Афанасьеву А.А.

При адресовании письма специалисту указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения, затем в дательном падеже наименование должности специалиста и — ниже — фамилия, инициалы.

Например:

Минсельхоз России
Административный департамент
Главному специалисту
Ивановой А.В.

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Например:

Руководителям лечебных учреждений

Список рассылки составляется исполнителем.

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

В одном документе не должно быть более четырех адресатов.

Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

В реквизите «адресат» допускается употреблять обозначение «г-ну» (господину) или «г-же» (госпоже).

Например:

	г-ну Козлову В.А.
г-же Серовой Ю.Д.

В реквизите «адресат» инициалы всегда ставятся после фамилии.

В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 <34>.

<34> Пункт 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г. N 35442) с изменениями, внесенными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 13 февраля 2018 г. N 61 28.03.2018 «О внесении изменений в приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г. N 50545).

Например:

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82,
Москва, 117393

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации, а также постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Например:

Иванову И.П.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Люберцы, Московская обл., 301264

Названия административно-территориальных единиц (города, района, поселка, улицы и т.д.) указываются в соответствии с официальными наименованиями, размещенными в соответствующих справочниках.

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес.

Например:

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела mail@vniidad.ru

4.16. Гриф утверждения документа

Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

	УТВЕРЖДАЮ Директор ВНИИВК
Подпись	А.П. Петров
06.11.2018

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения включает слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованное с наименованием вида утверждаемого документа.

Например:

Регламент		УТВЕРЖДЕН
Правила		УТВЕРЖДЕНЫ
Инструкция		УТВЕРЖДЕНА

Гриф утверждения включает также наименование распорядительного документа в творительном падеже, его дату и номер.

Например:

Регламент

УТВЕРЖДЕН
приказом ВНИИДАД
от 06.05.2018 N 125

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Например:

Положение

УТВЕРЖДЕНО
решением общего собрания акционеров ПАО «Сбербанк»
(протокол от 06.05.2018 N 12)

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа.

При наличии двух или нескольких грифов утверждения они могут располагаться справа и слева от наименования вида документа, размещаемого по центру.

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении N 2.

4.17. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту — краткое содержание документа.

Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»:

приказ (о чем?) о премировании работников организации;

приказ (о чем?) об утверждении Инструкции по делопроизводству;

письмо (о чем?) о предоставлении информации

Заголовок должен состоять из одной фразы.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах и других документах с продольным расположением реквизитов заголовок к тексту оформляется над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется.

Заголовки, состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. В конце заголовка точка не ставится.

Заголовки не заключаются в кавычки и не подчеркиваются. Возможно их выделение полужирным шрифтом.

В условиях применения СЭД заголовок к тексту (краткое содержание документа) составляется для всех документов и вносится в поле регистрационно-учетной формы регистрируемого документа.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

4.18. Текст документа

О составлении текста документа см. раздел 5.

4.19. Отметка о приложении

Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

Приложение:

на 2 л. в 1 экз.

— если приложение не названо в тексте, или приложений несколько:

Приложение:

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Справка о кадровом составе Управления регионального кредитования на 2 л. в 1 экз.

— если приложения сброшюрованы:

Приложение:

отчет о НИР в 2 экз.

— если документ, являющийся приложением, имеет приложение самостоятельной нумерацией страниц:

Приложение:

письмо Росархива от 05.06.2018 N 02-6/172 и приложения к нему, всего на 5 л.

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше конверта, в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем документов в листах.

Отметка о приложении, занимающая несколько строк, печатается через один межстрочный интервал.

Если с одним сопроводительным письмом пересылается большое количество приложений, может быть составлена опись приложений с перечислением наименований всех документов-приложений с указанием количества листов и экземпляров каждого из них, а в отметке о приложении дается ссылка на опись приложений:

Приложение:

опись приложений на 2 л. в 1 экз.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа в конце пункта, в котором упоминается документ-приложение, в скобках указывается: (приложение 1) или (приложение N 1).

На первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Приложение N 2
к приказу ФГБУ
НИИ «Восход»
от 15.08.2018 N 112

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении. Приложение является неотъемлемой частью утверждающего его распорядительного документа.

Если затем документ затем издается типографским способом вместе с приказом, он сохраняет отметку о приложении.

Если документ издается отдельно от утвердившего его приказа, проставляется гриф утверждения.

Например:

РЕГЛАМЕНТ

УТВЕРЖДЕН
приказом ФГБУ НИИ «Восход»
от 18.05.2018 N 67

4.20. Гриф согласования документа

Гриф согласования документов проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю;

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Грифом согласования документа оформляется:

— внешнее согласование документа — с органами власти, организациями, должностными лицами сторонних организаций;

— внутреннее согласование с коллегиальными органами организации — автора документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации) в именительном падеже, его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО
Директор ВНИИДАД
Подпись Н.Н. Куняев
08.10.2018

Если согласование осуществляется совещательным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется документом, указываются: вид документа, организация — автор документа, дата и номер документа.

Наименование согласующего органа или документа указывается в творительном падеже.

Например:

СОГЛАСОВАНО
Решением Центральной
экспертно-проверочно
комиссии при Росархиве
(протокол от ______ N ___)

СОГЛАСОВАНО
письмом Росархива
(от ______ N ___)

Если в документе два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большем количестве их размещают двумя вертикальными рядами. На документе может быть расположено не более четырех грифов согласования. Большее число грифов согласования оформляется на отдельном листе согласования, прилагаемом к документу.

Если грифы согласования оформляются на отдельном листе согласования, на документе в том месте, где должны проставляться грифы согласования, проставляется отметка:

«Лист согласования прилагается».

4.21. Виза

Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа с работниками организации — автора документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Например:

Руководитель юридического отдела
Подпись	Петрова О.Н.
07.11.2018

Виза может быть напечатана или полностью написана визирующим от руки.

Виза оформляется следующим образом:

— если замечаний нет:

Зав. отделом кадров
Подпись	А.П. Иванова
02.03.2018

— при наличии замечаний:

Замечания прилагаются. Зав. отделом кадров
Подпись	А.П. Иванова
02.03.2018

Если специалист полностью не согласен с проектом, виза оформляется так:

Не согласна. Зав. отделом кадров
Подпись	А.П. Иванова
02.03.2018

Замечания прилагаются к документу на отдельном листе.

Если замечание имеет небольшой объем, его можно изложить на проекте документа следующим образом:

Считаю, что в состав ревизионной комиссии следует включить также А.И. Мошкину и П.П. Сердюкова. Зав. отделом кадров
Подпись	А.П. Иванова
02.03.2018

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют:

— на последнем листе документа под подписью;

— на обороте последнего листа подлинника документа;

— на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах (например, в деловых письмах) в зависимости от того, необходимо ли направлять подлинник письма по почте или достаточно направить письмо по факсимильной связи или по электронной почте (в виде электронной копии), визы проставляются:

— на копии письма (визовом экземпляре), если подлинник отправляется адресату по почте;

— на обороте последнего листа подлинника, если письмо отправляется адресату по факсу или электронной почте (в этом случае подлинник остается в организации и помещается в дело).

Лист согласования (визирования) оформляется, если согласующих лиц больше 5 — 6.

Лист согласования (визирования) прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

Например:

Лист визирования приказа ВНИИДАД от 25.09.2018 N 125
Зам. директора 01.11.2018	Подпись	Е.А. Рюмина
Зав. отделом кадров 31.10.2018	Подпись	Е.И. Хайрулина
Зав. юридическим отделом 01.11.2018	Подпись	М.Н. Арцруни

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений — с проставлением визы на обороте каждого листа документа.

В организациях, применяющих СЭД, согласование может проводиться в электронной форме. При передаче документов на бумажном носителе, согласованных в СЭД, в структурное подразделение, ответственное за архив, сведения о согласовании распечатываются на листе согласования.

К лицам, визирующим проекты документов, как правило, относятся:

— руководители структурных подразделений, ответственные за подготовку проекта документа;

— руководители структурных подразделений, интересы которых затрагивает проект документа;

— заместитель руководителя организации, курирующего структурное подразделение, ответственное за подготовку проекта документа;

— руководитель юридического подразделения (если этого требует вид документа и его содержание);

— руководитель службы делопроизводства.

Лица, не согласные с предложением, изложенным в документе, не имеют права отказываться от визирования.

4.22. Подпись

Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Например:

Генеральный директор

Подпись

П.П. Петров

Если документ оформлен на бланке организации, в наименовании должности наименование организации не указывается.

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации:

Генеральный директор
АО «Интелинвест»

Подпись

П.П. Петров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается:

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей:

Генеральный директор	Подпись	П.П. Петров
Главный бухгалтер	Подпись	А.Н. Титова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне:

Зам. директора по финансовым вопросам	Зам. директора по административным вопросам
Подпись	А.П. Петров	Подпись	Е.А. Мармеладов

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии:

Председатель комиссии	Подпись	П.П. Петров
Члены комиссии:	Подпись	М.М. Мишина
	Подпись	А.Е. Полторацкая

Документ может быть подписан только тем лицом, должность и фамилия которого указана на документе.

Подписание документа другим лицом с проставлением косой черты или надписи «за» недопустимо.

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Если работник организации приказом назначен исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется следующим образом:

И.о. генерального директора

Подпись

С.Н. Арбузов

или

Исполняющий обязанности генерального директора

Подпись

С.Н. Арбузов

При оформлении подписи наименование должности начинается от левого поля, а последняя буква фамилии оказывается на границе правого поля.

При наличии нескольких подписей по границе правого поля располагается самая длинная фамилия, а остальные выравниваются по инициалам.

Допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

При наименовании должности, занимающем несколько строк, расшифровка подписи печатается на уровне нижней строки.

4.23. Отметка об электронной подписи <35>

<35> Реквизит впервые введен Стандартом.

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью.

Отметка об электронной подписи включает:

фразу «Документ подписан электронной подписью»;

номер сертификата ключа электронной подписи;

фамилию, имя, отчество владельца сертификата;

срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Отметка об электронной подписи может включать изображение эмблемы, товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Директор	Эмблема организации	ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ	П.П. Петров
Сертификат 1a111aaa000000000011
Владелец Петров Петр Петрович
Действителен с 01.01.2017 по 31.12.2018

Отметка об электронной подписи, как правило, оформляется для документов, подписанных усиленной электронной подписью.

При внутреннем обмене документами и при обмене с организациями партнерами, если это предусмотрено соглашением между сторонами, организации могут использовать усиленные неквалифицированные и простые электронные подписи.

Отметка об электронной подписи располагается на традиционном месте собственноручной подписи: между наименованием должности подписывающего лица и расшифровкой подписи. Если электронный документ оформляется на бланке должностного лица, указания на наименование должности лица, подписывающего документ, не требуется.

4.24. Печать

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

Например:

Зам. генерального директора	Подпись	А.Р. Горячев
Главный бухгалтер	Подпись	А.В. Моргунова

Примерный перечень документов, на которые ставится печать организации, приведен в приложении N 3.

4.25. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе оформляется на нижнем поле лицевой стороны последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, — на оборотной стороне внизу слева.

Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона.

Например:

Абрикосов Альберт Петрович
7(495) 924-45-67

Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Например:

Абрикосов Альберт Петрович, Контрольное управление,
ведущий специалист, +7(495) 924-45-67, Abrikosov@gov.ru

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

4.26. Отметка о заверении копии

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» (отметка об электронной подписи) и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего, его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Например —

Верно
Инспектор службы кадров	Подпись	М.М. Машкина
07.09.2018

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии заверяется печатью организации (при ее наличии), а также (при необходимости) дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N… за… год»).

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Копии электронных документов, созданные на бумажном носителе, заверяются в установленном порядке.

Электронные копии документов на бумажном носителе заверяются электронной подписью, в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации.

4.27. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

При отсутствии места для проставления отметки о поступлении на лицевой стороне поступившего документа отметка ставится на оборотной стороне листа.

4.28. Резолюция

Резолюция содержит указания по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Например:

Иванову А.А.
Прошу подготовить предложения к 10.11.2018.
Подпись
07.10.2018

Срок исполнения поручения не указывается, если он назван в тексте поступившего документа и руководитель не считает необходимым изменить его.

При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой, или подчеркивается.

Например:

Иванову А.А.
——————
Петрову В.Н., Сидорову Г.Р.
Прошу представить предложения 10.11.2018.
Подпись
07.10.2018

Если указания по исполнению содержатся в тексте документа, то резолюция содержит указание на исполнителя, подпись лица, вынесшего резолюцию и дату резолюции.

Для резолюции может быть предусмотрен специальный бланк формата A5 или A6.

В резолюцию, оформленную на отдельном бланке, также могут включаться сведения о должности ее автора.

Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

Оформление резолюции в СЭД должно соответствовать указанным требованиям.

Резолюция, оформленная в СЭД для документа на бумажном носителе, со сроком хранения временным (более 10 лет) или постоянным, при направлении документа в дело распечатывается и помещается в дело вместе с документом.

4.29. Отметка о контроле

Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

При постановке на контроль документа в СЭД в регистрационно-учетную форму заносятся сведения об этом.

Настройка СЭД производится таким образом, чтобы сотрудник, осуществляющий контроль, и исполнитель могли получать автоматические уведомления о приближении контрольных сроков.

4.30. Отметка о направлении документа в дело

Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним. Отметка также свидетельствует об исполнении документа и снятии его с контроля.

Отметка включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должность лица, оформившего отметку, подпись, дату.

Например:

В дело N 01-18 за 2016 г.
Зав. отделом корпоративных проектов
Подпись
10.12.2018

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа, например: «Направлен ответ (дата), (N)», «Проведена консультация по телефону (дата)», «Учтено при разработке проекта» и др. Сведения указываются в начале отметки.

Например:

Ответ направлен 04.05.2018 N 05-06/12
В дело N 05-06 за 2018 г.
Зав. отделом корпоративных проектов
Подпись
10.06.2018

При использовании СЭД отметку допускается не ставить, при этом следует учитывать необходимость формирования в СЭД сведений о результате и времени исполнения документа, о том к какому делу относится документ, где хранится дело, кто ответственен за завершение его исполнения и помещение в дело.

5. ПОДГОТОВКА ТЕКСТОВ ДОКУМЕНТОВ

Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик Российской Федерации наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации <36>.

<36> Пункт 2 статьи 3 Федерального закона от 25 октября 1991 г. N 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (Ведомости СНД и ВС РСФСР, 12, 1991, N 50, ст. 1740; Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 31, ст. 3804; 2002, N 50, ст. 4926; 2013, N 27, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1094).

5.1. Русский язык в обязательном порядке используется:

— в переписке между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации;

— в переписке с предприятиями, организациями, не находящимися в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенными на территории других субъектов Российской Федерации;

— при оформлении документов, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации, записей актов гражданского состояния, трудовых книжек, а также документов об образовании и др.

Русский язык и язык республики в составе Российской Федерации одновременно применяются:

— в делопроизводстве судебных и правоохранительных органов;

— в сферах промышленности, связи, транспорта и энергетики на всей территории Российской Федерации;

— в сфере обслуживания и коммерческой деятельности <37>.

<37> Там же, статья 22.

5.2. В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указывается наименование вида документа и заголовок к тексту, а также их реквизиты:

— наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Например:

Во исполнение приказа Росархива от 23 декабря 2009 г. «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»….
или
На основании Положения о службе делопроизводства, утвержденного Приказом ВНИИДАД от 25 сентября 2018 г. N 146…

При ссылке на законодательные и иные нормативные правовые акты указывается официальный источник их опубликования (Собрание законодательства Российской Федерации, Бюллетень ведомственных нормативных актов, информационный портал http://www.pravo.gov.ru, издания субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления).

Например:

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079, N 20, ст. 4034; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611; 2014, N 40, ст. 5320; 2015, N 48, ст. 6723; 2016, N 10, ст. 1317, N 22, ст. 3097; 2017, N 25, ст. 3596);

5.3. Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Выделение более четырех уровней рубрикации текста не рекомендуется.

Разделы и подразделы могут иметь заголовки. Заголовки разделов пишутся с прописной буквы. Допускается написание заголовков разделов прописными буквами. Подзаголовки пишутся с прописной буквы строчными. Заголовки разделов допускается выделять полужирным шрифтом.

В текстах документов употребляются только общепринятые термины, а также аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении термина или аббревиатуры, которые могут быть непонятны читателю, они расшифровываются при первом употреблении. Если таких лексических единиц в тексте мало (до 4-х), расшифровки можно давать в подстраничных сносках. Если их больше, рекомендуется составить раздел «Термины и определения» и «Перечень сокращений».

При употреблении в тексте фамилий и инициалов инициалы указываются после фамилии.

5.4. Текст документа может излагаться в виде таблицы, анкеты или грамматически связного текста.

Анкета — текст документа, характеризующего один объект по набору признаков и построенный в виде вопросов и ответов <38>.

<38> Управление документами. Термины и определения. Словарь. — М., 2013, с. 13.

Таблица — текст документа, имеющий упрощенную логико-синтаксическую структуру и пространственную организацию и позволяющий сопоставить предметы, явления, процессы по определенному набору признаков <39>.

<39> Там же, с. 82.

Грамматически связный текст <40> — текст документа, сохраняющий логико-синтаксическую структуру и пространственную организацию естественного языка.

<40> Там же, с. 25.

В тексте анкеты может содержаться как словесная, так и цифровая информация. При построении анкеты вопросы выражаются существительными в именительном падеже, например: «фамилия», «имя», «отчество»; или словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: «структурное подразделение», «последнее место работы», «результат выполнения плана», «причина отсутствия».

Вопросы анкеты и ответы на них грамматически согласовываются.

Табличные тексты применяются в таких документах, как структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, техническое задание, некоторые виды отчетов, перечни и др.

Например:

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ СО СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ
N статьи	Вид документа	Срок хранения	Примечания
1	2	3	4

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный — графы и горизонтальный — строки. Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовки и подзаголовки граф, а наименования объектов — заголовки и подзаголовки строк таблицы, расположенные в крайней левой графе.

Например:

СПРАВКА О ЗАДОЛЖЕННОСТИ ПО ПЛАТЕЖАМ В БЮДЖЕТ И ВНЕБЮДЖЕТНЫЕ ФОНДЫ В 2017 Г.
Задолженность	Недоимка руб.	Задолженность по налоговым платежам руб.	Пени руб.	Штрафы руб.	Общая сумма задолженности руб.
1	2	3	4	5	6
Городской бюджет
Федеральный бюджет

Заголовки граф и строк пишутся с прописной буквы. Подзаголовки — со строчной. Подзаголовки граф и строк грамматически согласуются с заголовками.

5.5. Построение грамматически связного текста зависит от вида документа.

Текст распорядительных документов излагается от 1 лица ед. числа: «приказываю» или (в решениях коллегиальных органов): от 3 лица единственного числа: «коллегия постановляет», «ученый совет решил». Текст распоряжения распорядительной формулы не имеет.

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст распорядительного документа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования действий может выступать:

нормативный правовой акт вышестоящего органа или распорядительный документ, ранее изданный организацией;

формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа.

Например:

В целях совершенствования документационного обеспечения управления организации
ПРИКАЗЫВАЮ

В соответствии с приказом ВНИИДАД от 25 сентября 2018 г. N 125 «О повышении исполнительской дисциплины»
ПРИКАЗЫВАЮ:

Констатирующей части может не быть, если предписываемые действия не нуждаются в обосновании.

Распорядительная словесная формула: «приказываю» печатается прописными буквами (ПРИКАЗЫВАЮ) без разрядки с новой строки от абзаца или строчными буквами вразрядку (приказываю) в продолжение преамбулы, с выделением полужирным шрифтом или без выделения, с проставлением двоеточия.

Слово «постановляет» пишется в продолжение преамбулы вразрядку.

Текст распоряжения распорядительной словесной формулы не имеет.

Распорядительная часть состоит из пунктов, в которых излагаются управленческие решения.

Если решение является организационным («утвердить», «создать»), в пункте распорядительной части приказа формулируется само решение без указания исполнителей и сроков исполнения. Организационные решения вступают в силу с даты подписания и регистрации приказа.

Если пункт формулирует поручение, в нем указывается:

— поручение;

— исполнитель (исполнители);

— срок исполнения поручения.

Если проект распорядительного документа отменяет полностью или частично ранее изданные документы, то в предпоследнем пункте проекта распорядительного документа необходимо их указать.

Например:

3. Признать утратившим силу распоряжение от 25 сентября 2014 г. «Об утверждении Правил внутреннего трудового распорядка».

В последнем пункте распорядительного документа указывается наименование должности лица, ответственного за его исполнение, с указанием фамилии и инициалов.

Например:

4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Иванова А.А.

Пример оформления распорядительных документов дан в приложениях N 4 и N 5.

5.6. К организационным документам относятся локальные нормативные акты организации, устанавливающие права, обязанности, порядок функционирования структурных подразделений или последовательность осуществления каких-либо действий (операций).

В локальных нормативных актах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция, регламент) текст формулируется от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…»).

Текст организационных документов всегда делится на пункты (подпункты) в соответствии с объектом регламентации.

В положении о структурном подразделении:

— общие положения;

— структура (если подразделение имеет структуру);

— задачи;

— функции;

— права;

— ответственность;

— взаимоотношения.

В должностной инструкции:

— общие положения;

— функции;

— должностные обязанности;

— права;

— ответственность;

— взаимоотношения.

Разделы всегда имеют заголовки, напечатанные с прописной буквы.

В тексте документов, регламентирующих какой-либо процесс, должны четко прослеживаться причинно-следственные связи между нормами, правилами, требованиями.

В тексте таких документов преобладают определенные типы модальных значений, передаваемые определенными выражениями:

— дозволение («разрешается», «может», «имеет право», «вправе», «рекомендуется» и др.);

— обязывание («должны», «обязаны», «необходимо», «следует»);

— запрет («запрещается», «не разрешается», «не допускается», «не следует»).

Образец оформления Положения о структурном подразделении представлен в приложении N 6.

5.7. Протоколы оформляются на специальном бланке протокола или на стандартном листе бумаги.

В практике управления организациями приняты полные и краткие протоколы.

Полный протокол содержит повестку дня, указание присутствующих, запись всех выступлений на заседании, вопросы, выступления лиц, принявших участие в обсуждении, и принятые решения.

Краткий протокол включает тему выступления, фамилии выступивших (может быть краткая запись выступления), принятые решения.

Решение о форме протокола принимает руководитель (возможно предварительное обсуждение этого вопроса с партнерами).

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются: фамилии председателя (председательствующего) и секретаря заседания; должности и фамилии участников и приглашенных лиц; повестка дня.

Если участников заседания более 15 человек, в протоколе указывается общее число участников, а список присутствующих с указанием должностей и фамилий является приложением к протоколу. В этом случае включается следующая формулировка:

Присутствовали: члены комиссии и приглашенные в количестве 30 чел. (список прилагается).

Лица, которых пригласили на заседание в качестве экспертов или заинтересованных лиц, перечисляются после слова «Приглашенные:» с указанием их должностей и места работы, если они являются представителями других организаций.

В повестке дня заседания указываются вопрос или вопросы, обсуждаемые на заседании. Должность и фамилия докладчика могут не указываться.

Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке обсуждения.

Вопросы повестки дня строятся по формуле «о чем?».

Словосочетание «повестка дня» рекомендуется писать прописными буквами и располагать по центру. Вопросы повестки дня (если их несколько) следует помечать арабскими цифрами.

Например:

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О формировании плана работы на 2018 г.
Докладчик — зам. директора Иванова А.А.

2. О подготовке сборника трудов института.
Докладчик — зам. директора Петухов И.П.

Текст основной части протокола состоит из отдельных разделов по числу вопросов повестки дня, каждый из которых строится по схеме:

1. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ: (если оформляется полный протокол)

РЕШИЛИ: (или ПОСТАНОВИЛИ:)

После слова «СЛУШАЛИ»: в именительном падеже указывается фамилия докладчика и излагается тема доклада. Если имеется текст доклада, после фамилии докладчика делается отметка: «Текст доклада прилагается».

В разделе «ВЫСТУПИЛИ»: последовательно указывают фамилии лиц, принявших участие в обсуждении доклада, и высказанные ими мнения. Фамилии выступивших и содержание их выступлений записываются в форме 3 лица единственного или множественного числа: «считает», «предлагает» или «считают», «предлагают».

При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы.

В разделе «РЕШИЛИ»: («ПОСТАНОВИЛИ») записывается принятое решение.

Принятые решения формулируются в неопределенной форме глагола: «доработать…», «одобрить…», «проинформировать…».

По одному вопросу может быть принято несколько решений, в этом случае они нумеруются арабскими цифрами.

При необходимости наряду с решением указываются результаты голосования: количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также, если голосование было тайным, — количество выданных бюллетеней.

Если один из участников заседания не согласен с решением, он может представить особое мнение по принятому решению. Оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. В этом случае в протоколе после записи соответствующего решения делается запись: «Особое мнение Петрова А.П. прилагается».

Пример оформления протокола дан в приложении N 7.

5.8. При составлении деловых (служебных) писем рекомендуется учитывать следующие правила:

— письмо должно быть посвящено одному вопросу. Два вопроса и более могут рассматриваться, если они отражают стороны одного общего вопроса и по ним будет приниматься одно решение;

— письмо не должно быть большим по объему (большинство писем — до одной страницы текста и лишь в исключительных случаях, требующих детального описания и анализа, письмо может содержать до пяти страниц текста).

В деловых письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на бланке должностного лица.

В деловых письмах может использоваться — вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

В письме может использоваться также заключительная этикетная фраза:

Вступительное обращение располагается над текстом письма посередине и завершается восклицательным знаком. Заключительная этикетная фраза размещается от левого поля и завершается запятой.

Текст письма может состоять:

— из одной части, если основное содержание письма (просьба, сообщение напоминание и др.) не требует обоснования;

Например:

Приглашаем Вас принять участие в семинаре «Технологические и правовые аспекты защиты коммерческой информации», который состоится 13 декабря 2018 г. в центральном офисе нашего агентства (схему проезда прилагаем).

— из двух частей: обоснование и заключение, — представленных в виде одного простого предложения.

Например:

В связи с необходимостью рассмотрения ряда экономических проектов просим Вашего согласия на проведение в текущем месяце совещания в Москве с участием представителей министерств и ведомств.

— из трех частей: вступление, обоснование, заключение.

Например:

В соответствии с Планом научно-исследовательских работ нашему отделу поручена тема….. со сроком выполнения в декабре 2017 г.
В связи с тем, что в текущем году число сотрудников нашего отдела сократилось до 10 человек и выполнение работы в срок не представляется возможным, просим произвести корректировку срока выполнения темы.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать: ссылку на документ или его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма; констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

При составлении деловых писем рекомендуется использовать клише (слова и формулировки, часто употребляемые для выражения определенного смысла).

Например, некоторые клише — обоснования:

В связи с производственной необходимостью…
В соответствии с решением Совета директоров (протокол от ____ N ___);
Во исполнение распоряжения Мэра Москвы от ____ N ___;
В порядке оказания технической помощи…
В целях усиления охраны…;
В подтверждение нашей договоренности…;
В соответствии с планом обучения…;

По содержанию и назначению письма могут подразделяться на: письма-просьбы, письма-запросы, письма-ответы, письма-извещения, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-приглашения и др.

Каждый вид письма имеет определенную формулировку основной мысли:

— письмо-просьба (запрос) — просим, прошу (на должностном бланке);

— письмо-сообщение — сообщаем (сообщаю);

— сопроводительное письмо — направляем, представляем, высылаем;

— письмо-предложение — предлагаем;

— письмо-приглашение — приглашаем;

— письмо-напоминание — напоминаем;

— претензия — выражаем, предъявляем, заявляем претензию;

— письмо-требование — требуем, просим (в деловой переписке слово «просим», обращенное к лицу, нарушившему условия договора, по обязательности выполнения равно слову «требуем»).

Текст письма должен быть написан деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом.

К основным стилевым чертам деловой речи относятся:

нейтральный тон изложения;

точность и ясность изложения;

лаконичность и краткость текста.

5.9. Текст акта, подтверждающего действие или событие (например, передачу от одного лица другому материальных ценностей), составляется людьми, осуществляющими этот процесс.

Если созданию акта предшествовала, например, проверка, то он составляется несколькими лицами (комиссией).

Текст акта может состоять из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Во вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого акт создается, его номер и дата. Если такого документа не было, первая часть опускается. Во вводной части называются составители акта (если акт составлялся комиссией — председатель и члены комиссии).

При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей, фамилии и инициалы. Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается указывать наименование организации (места работы), сведения о документах, удостоверяющих личность, полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса.

Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы от абзаца.

В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Например:

Составлен в 2-х экземплярах:

1-й экземпляр — бухгалтерия,

2-й экземпляр — коммерческий отдел.

Пример составления акта представлен в приложении N 8.

5.10. Для подготовки документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, договоры о передаче документов на государственное хранение, акты об уничтожении документов), рекомендуется разрабатывать шаблоны с трафаретным текстом.

6. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ

Для изготовления бланков документов используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Фон электронных шаблонов документов должен быть белого цвета.

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

6.1. Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения и документы с отметкой ЭПК должны иметь левое поле не менее 30 мм. Все листы одного документа должны иметь одинаковые размеры полей.

Указание размеры полей документов и размеры полей для каждого отдельного вида документа устанавливаются локальным нормативным правовым актом организации (инструкцией по делопроизводству).

Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими <41>) и/или электронные шаблоны бланков.

<41> Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 2, ст. 123; 2001 N 24, ст. 2461; 2006, N 52, ст. 5587).

Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов (за исключением использования Государственного герба Российской Федерации), порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

6.2. Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

Бланки документов оформляются в соответствии с Приложением Б к Стандарту. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром, указанные размеры ориентировочных границ зон представляют информацию о допустимых минимальных размерах зон. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков — угловой и продольный.

6.3. Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:

— общий бланк;

— бланк письма;

— бланк конкретного вида документа.

Локальными нормативными актами организации могут устанавливаться: бланк письма структурного подразделения, бланк письма должностного лица и др.).

Состав реквизитов бланков определяется локальными нормативными актами организации.

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма, и включает следующие реквизиты:

или 02 — эмблема или 03 — товарный знак (знак обслуживания), а также

05 — наименование организации — автора документа;

13 — место составления (издания) документа.

Проставляются также ограничительные отметки для реквизитов:

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа (см. приложение N 9).

Бланк письма включает реквизиты:

или 02 — эмблема или 03 — товарный знак (знак обслуживания);

05 — наименование организации — автора документа;

08 — справочные данные об организации.

Включаются также ограничительные отметки для реквизитов:

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа;

12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

15 — адресат;

17 — заголовок к тексту.

Бланк письма структурного подразделения дополнительно может также включать реквизит 06 — наименование структурного подразделения — автора письма;

бланк письма должностного лица — реквизит 07 — наименование должности лица — автора документа; (приложения N 10 и N 11).

Бланк конкретного вида документа (кроме письма) в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты:

или (02 — эмблема или 03 — товарный знак (знак обслуживания);

05 — наименование организации — автора документа;

09 — наименование вида документа;

13 — место составления (издания) документа и, при необходимости, в зависимости от вида документа, — ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов:

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа;

16 — гриф утверждения документа;

17 — заголовок к тексту (приложение N 12).

Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06 — наименование структурного подразделения, бланк должностного лица — реквизит 07 — наименование должности лица — автора документа.

Для обеспечения учета бланков проставляются типографским способом или специальным нумератором учетные порядковые номера. Эти номера допускается проставлять на правом, левом и нижнем полях, а также на другой свободной площади бланка с тем условием, чтобы на них впоследствии не накладывались текст документа и другие оформляющие реквизиты.

6.12. В органах власти и организациях республик Российской Федерации, использующих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (государственных языках) республик:

— угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке — слева, на языке (языках) республики — справа);

— продольные (реквизиты бланка на русском языке располагаются сверху, языке (языках) республики — ниже).

Например:

Для переписки с иностранными корреспондентами используются бланки на двух языках — русском и иностранном языке.

Пример бланка для переписки с иностранными корреспондентами:

Росархив

Федеральное бюджетное учреждение
«Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»
(ВНИИДАД)

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
Тел./факс (495) 718-78-74; e-mail: mail@vniidad.ru; http://www.vniidad.ru
ОКПО 02842708; ОГРН 1027700380795; ИНН/КПП 7708033140/771001001

Rosarchiv
The Federal Budget Institution
«The All-Russian Scientific and Research Institute for Archives and Records Management»
(VNIIDAD)

Profsoyuznaya ul., 82, Moscow, 117393
Tel./Fax (495) 718-78-74; e-mail: mail@vniidad.ru; http://www.vniidad.ru

__________ N __________
На N _____ от __________

При переписке с иностранными корреспондентами, адрес в реквизите «справочные данные об организации» оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи Российской Федерации <42>, реквизит «адресат» оформляется в соответствии с правилами оформления почтовых адресов той страны, в которую он направляется.

<42> Пункт 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г. N 35442) с изменениями, внесенными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 13 февраля 2018 г. N 61 «О внесении изменений в приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г. N 50545).

7. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

7.1. Организации могут создавать документы, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов. Состав таких документов может устанавливаться Перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов, утверждаемым руководителем организации <43>.

<43> Пункт 39 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477) (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).

7.2. Электронные документы должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление <44>.

<44> Пункт 5 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477) (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).

Реквизиты электронных документов оформляются в соответствии с требованиями Стандарта.

Электронные документы могут создаваться с использованием электронных шаблонов. Альбом электронных шаблонов утверждается руководителем организации.

7.3. При подготовке, согласовании и доработке электронных документов могут использоваться текстовые и табличные редакторы, поддерживающие функции создания примечаний к документу и отслеживания изменений в нем.

При передаче документа на подписание (утверждение) все примечания и записи об изменениях из электронного документа удаляются.

При передаче электронного документа на подпись и его регистрации рекомендуется использовать формат электронных документов PDF.

7.4. Электронные документы подписываются электронной подписью. Условия признания электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, устанавливаются Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» <45>.

<45> Статья 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; 2011, N 27, ст. 3880; 2012, N 29, ст. 3988; 2013, N 14, ст. 1668, N 27, ст. 3463, N 27, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1098, N 26, ст. 3390; 2016, N 1, ст. 65, N 26, ст. 3889).

7.5 Реквизиты электронного документа, выступающие в качестве графических элементов <46> (дата документа, регистрационный номер документа, и др. — по усмотрению организации), должны воспроизводиться на документе с выполнением следующих требований:

<46> Данные, которые вносятся в шаблон при составлении электронного документа, а также в подготовленный электронный документ при его подписании и регистрации.

— графические элементы должны располагаться на месте соответствующих реквизитов документа, указанных в Стандарте;

— графические элементы должны быть видимыми и читаемыми при отображении (воспроизведении) электронного документа;

— графические элементы не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

— изображение графических элементов не должно перекрывать элементы текста документа и другие реквизиты.

Графические элементы реквизитов, предполагающих собственноручную подпись (гриф согласования документа, гриф утверждения документа, отметка о заверении копии), оформляются с использованием отметки об электронной подписи.

7.6. Для организации процесса визирования электронных документов в регистрационно-учетной форме СЭД должны быть предусмотрены поля, содержащие сведения о должности лица, визирующего документ, его фамилии и инициалах, дате визы, результате рассмотрения (согласовано, согласовано с замечаниями, не согласовано), а также поле для внесения замечаний по электронному документу.

Для внесения резолюции в регистрационно-учетную форму СЭД должны быть предусмотрены поля резолюции, включающие поля для внесения сведений о фамилии, инициалах исполнителя (исполнителей), поручении по документу, сроке исполнения, должности, фамилии и инициалах лица, вынесшего резолюцию, дате резолюции. Дополнительно могут включаться поля, содержащие сведения о должности исполнителя.

7.7. Организации, осуществляющие совместную деятельность в какой-либо области, для обеспечения качественного обмена информацией могут регулировать формат, порядок обмена электронными документами и т.д. посредством заключения соглашений между сторонами.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение N 1
к п. 3.9.

Росархив

Федеральное бюджетное учреждение «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»

(ВНИИДАД)

	УТВЕРЖДАЮ Директор ВНИИДАД
Подпись	Н.Н. Куняев
01.03.2018

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Образец титульного листа документа

Приложение N 2
к п. 4.16.

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ

1. АКТЫ (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).

2. ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).

3. ИНСТРУКЦИИ (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).

4. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ, МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ.

5. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ

6. НОРМЫ И НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.).

7. ОПИСИ дел (постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу).

8. ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).

9. ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.).

10. ПЛАНЫ (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.).

11. ПОЛОЖЕНИЯ (об организации; о структурном подразделении; о премировании и т.д.).

12. ПРАВИЛА

13. ПРОГРАММЫ (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.).

14. РЕГЛАМЕНТЫ (в т.ч. регламенты бизнес-процессов).

15. СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.).

16. СТАНДАРТЫ (государственные, национальные, организации, отраслевые).

17. СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ.

18. УНИФИЦИРОВАННЫЕ ФОРМЫ ДОКУМЕНТОВ

19. УСТАВЫ.

20. ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним.

Приложение N 3
к п. 4.24

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫЕ СТАВИТСЯ ПЕЧАТЬ ОРГАНИЗАЦИИ

1. АКТЫ (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).

2. АРХИВНЫЕ СПРАВКИ.

3. Документы налоговой отчетности.

4. ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ на авторефераты.

5. ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).

6. ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ.

7. НОРМЫ расхода.

8. ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

9. ПИСЬМА гарантийные (на выполнение работ, услуг).

10. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные; платежные, инкассовые в банк на получение инвалюты со счетов, перевод валюты).

11. ПРЕДСТАВЛЕНИЯ и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.).

12. РЕЕСТРЫ (чеков, поручений, представляемых в банк).

13. СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.).

14. СОГЛАШЕНИЯ.

15. СПРАВКИ (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).

16. СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.).

17. ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ.

18. УДОСТОВЕРЕНИЯ.

19. УСТАВЫ организаций.

Приложение N 4
к п. 5.5

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ «ЭКОСЕРВИС» (ФГУП «Экосервис») ПРИКАЗ
23 сентября 2018 г.	N 210
Москва

ОБ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТ ПО ПРОГРАММЕ «ЭКОЛОГИЯ РОССИИ»

В связи с необходимостью реализации программы «Экология России» приказываю:

1. Руководителю Управления экологии 02.10.2018 представить календарный план мероприятий по выполнению программы;

2. Руководителю Финансового управления 10.10.2018 представить смету затрат по выполнению программы.

3. ….

4. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Руководитель

Подпись

И.А. Ряпушкин

Образец оформления приказа

Приложение N 5
к п. 5.5

АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ИНТЕЛИНВЕСТ» Генеральный директор РАСПОРЯЖЕНИЕ
06.11.2018	N 108-р
Москва

О ПОДГОТОВКЕ К ПРАЗДНОВАНИЮ 70-Й ГОДОВЩИНЫ ПОБЕДЫ В ВЕЛИКОЙ ОТЕЧЕСТВЕННОЙ ВОЙНЕ

В связи с приближением празднования 70-й годовщины Победы в Великой Отечественной Войне:

1. Руководителю Департамента протокола (Орлову А.А.) 10.04.2015 представить план праздничных мероприятий.

2. Руководителям структурных подразделений 12.04.2015 представить списки работников, выделенных для подготовки к празднованию.

3. …………

4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на руководителя Секретариата (Синичкину В.И.).

Образец оформления распоряжения

Приложение N 6
к п. 5.6.

Акционерное общество «КОМПЛЕКСНЫЕ СИСТЕМЫ» ПОЛОЖЕНИЕ	УТВЕРЖДАЮ Руководитель организации
О службе документационного обеспечения управления	Подпись	О.В. Иванов
Дата

1. Общие положения

1.1. Служба документационного обеспечения управления (далее — служба ДОУ) является самостоятельным структурным подразделением организации, осуществляющим организацию работы с документами.

1.2. Служба ДОУ создается и ликвидируется приказом руководителя организации.

1.3. Службу ДОУ возглавляет заведующий службой, назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом руководителя организации.

1.2. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации в сфере информации, документации, государственными стандартами на документы, нормативными и методическим документами Росархива по вопросам организации работы с документами и архивного хранения, законодательством о труде и охране труда Российской Федерации, уставом организации, инструкцией по документационному обеспечению деятельности организации, приказами и распоряжениями руководителя организации, настоящим положением.

В электронном документе нумерация пунктов соответствует официальному источнику.

…

Образец оформления положения о структурном подразделении

Приложение N 7
к п. 5.7.

Акционерное общество «КОМПЛЕКСНЫЕ СИСТЕМЫ»
ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ ДИРЕКЦИИ
5 мая 2018 г.	N ПЗС-5
Москва

Председатель — Петров А.А.

Секретарь — Максимова М.М.

Присутствовали: 15 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О мерах по реализации программы «………».

Доклад заместителя директора Копейкина И.П.

1. СЛУШАЛИ:

Копейкина И.П. — текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Шацкий Э.Я. — краткая запись выступления.

Кучкин И.С. — краткая запись выступления.

РЕШИЛИ:

1.1. Одобрить План работы по реализации программы.

1.2. Руководителю Финансового управления подготовить и Смету расходов по реализации программы.

Председатель	Подпись	А.А. Петров
Секретарь	Подпись	М.М. Максимова

Образец оформления протокола

Приложение N 8
к п. 5.9

Акционерное общество
«КОМПЛЕКСНЫЕ СИСТЕМЫ»
АКТ
Проверки организации хранения документов
_____________ N ____________
Москва

Основание: приказ руководителя от 21.01.2017 N 25 «О проведении проверки организации хранения документов организации».

Акт составлен комиссией:

Председатель комиссии — Иванов А.А..;

Секретарь комиссии — Птичкина О.П.;

Члены комиссии: Арбузов О.Н., Бочаров Н.А., Мулерман Э.А.

С 15.02.2017 по 02.03.2017 комиссией проводилась проверка организации хранения документов организации.

1. Выводы:

1.1. Порядок хранения документов в организации в целом соответствует правилам, установленным локальными правовыми актами.

1.2……………………………………….

2. Замечания:

2.1……..

2.2………..

Председатель комиссии	Подпись	А.А. Иванов
Секретарь комиссии	Подпись	О.П. Птичкина
Члены комиссии:
	Подпись	О.Н. Арбузов
	Подпись	Н.А. Бочаров
	Подпись	Э.А. Мулерман

Образец оформления акта

Приложение N 9
к п. 6.3

Росархив

ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА»

(ВНИИДАД)

Москва

Образец общего бланка организации

Приложение N 10
к п. 6.3

Росархив
ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА» (ВНИИДАД)
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 Тел./факс (495) 718-78-74 e-mail: mail@vniidad.ru; http://www.vniidad.ru ОКПО 02842708; ОГРН 1027700380795; ИНН/КПП 7708033140/771001001
____________ N ____________ На N __________ от _________

Образец углового бланка письма организации

Приложение N 11
к п. 6.3

Росархив
ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА» (ВНИИДАД)
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 Тел./факс (495) 718-78-74; e-mail: mail@vniidad.ru; http://www.vniidad.ru ОКПО 02842708; ОГРН 1027700380795; ИНН/КПП 7708033140/771001001
____________ N ____________ На N ________ от ___________

Образец продольного бланка письма организации

Приложение N 12
к п. 6.3.

Росархив

(ВНИИДАД)

ПРИКАЗ

Москва

Образец оформления бланка приказа

Источник

Состав согласующих лиц для разных видов документов определен в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях[1]. Служба делопроизводства (ДОУ) должна согласовывать все проекты документов организации. В статье рассмотрим, что именно согласует делопроизводитель, в какие сроки и всегда ли неверное оформление реквизитов означает, что документ не согласован.

Процитируем Примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях (далее – Примерная инструкция).

Формально согласующим лицом от службы ДОУ является ее руководитель. Но он имеет право делегировать эту задачу кому-то из подчиненных – специалистов службы. Очевидно, что служба ДОУ согласует не содержательную часть документа, а оформительскую. Скорее всего, реальным согласующим лицом будет тот работник, который разрабатывал инструкцию по делопроизводству организации.

ЧТО ИМЕННО СОГЛАСУЕТ служба ДОУ

Согласующие делопроизводители должны обращать внимание на следующие моменты:

соответствие применяемых форм бланков документов унифицированным формам;
оформление реквизитов документов;
выбор вида документа;
подписание или утверждение;
должности и расшифровки подписей.

Остановимся на каждом из них подробнее.

Соответствие применяемых форм бланков документов унифицированным формам

В Инструкции по делопроизводству должны содержаться бланки документов. В минимальный набор входят три: бланк письма, бланк приказа и общий бланк для всех остальных документов. Дополнительно могут быть утверждены бланки любых других видов документов, бланки структурных подразделений и должностных лиц.

Ключевой момент здесь – утверждение. Если какой-либо бланк не унифицирован на локальном уровне, то его использование исключается, а проект документа, подготовленный на нем, придется вернуть исполнителю на переделку.

Ситуация из практики

Руководитель отдела или директор по направлению деятельности самостоятельно создал бланк «имени себя» (то есть бланк должностного лица – автора документа) и пользуется им при ведении переписки. Пока этот бланк не будет внесен в инструкцию по делопроизводству организации, оформленное на нем письмо не пройдет согласование в службе делопроизводства ДОУ.

Оформление реквизитов документов

Один из самых крупных разделов инструкции по делопроизводству организации – правила оформления реквизитов документов. Этот раздел разрабатывается на основе ГОСТ Р 7.0.97.-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Согласующий делопроизводитель рассматривает оформление всех реквизитов документа. При этом не нужно забывать, что часть из них пока отсутствует, так как проект еще находится на стадии согласования: нет подписи, не проставлены печать (если она нужна), регистрационный номер и дата. Согласованию подлежит проект в том состоянии готовности, в котором ему предстоит поступить на подпись руководителю.

Выбор вида документа

Конечно, перепутать приказ и письмо – это даже далекому от делопроизводства исполнителю нужно очень постараться: у этих документов совершенно разные цели и маршруты. А вот перепутать виды в рамках информационно-справочных либо распорядительных документов очень легко. Проблемы с выбором вида документа могут возникнуть в случаях, когда в организации:

действуют и приказ, и распоряжение;
применяются служебная и докладная записки;
одни филиалы используют для переписки с центральным офисом служебную/докладную записку, другие – письмо;
существует некий документ без названия, который используется, если исполнитель затрудняется с выбором соответствующего его целям вида документа.

Ситуация из практики

Работники службы ДОУ долгое время упорно создавали акты экспертной комиссии вместо протоколов экспертной комиссии, а потом не могли понять, почему ни в одном методическом документе или справочнике по делопроизводству не фигурирует такой документ.

Все виды документов, используемые в организации, а также должны быть приведены в инструкции по делопроизводству организации. Здесь же должна быть информация о том, в какой ситуации используется каждый из документов

Подписание или утверждение

Существуют виды документов, в отношении которых всегда возникает путаница в плане подписания и утверждения.

Так, во многих организациях проекты ЛНА подписывает исполнитель-автор или его непосредственный руководитель, а затем еще и утверждает руководитель. Это неправильно: автор текста документа и его руководитель только согласуют проект, а руководитель организации утверждает.

Документы, содержащие финансовую информацию, подписывает не только руководитель организации, но и главный бухгалтер. То есть оформляется двойной реквизит «Подпись», вдобавок подписи удостоверяются печатью.

В инструкции по делопроизводству организации целесообразно привести перечень документов, подлежащих утверждению в организации, чтобы исключить возможные ошибки (Пример 1). За основу можно взять приложение Приложение № 10 к Примерной инструкции.

Должности и расшифровки подписей

В отсутствие одного руководителя его обязанности (в том числе касающиеся подписания/утверждения документов) могут быть переданы другому должностному лицу. Согласующий делопроизводитель должен точно знать, имеет ли право заместитель генерального директора подписывать документы в отсутствие шефа, и если да, то какие. Передача полномочий (в том числе права подписи) обычно оформляется приказом или закрепляется в доверенности. Если документа, дающего право подписи, у исполняющего обязанности нет, то нет и права подписи/утверждения.

Согласующий делопроизводитель должен знать, что указывать в реквизите «Подпись»: собственную должность подписанта «И.о. генерального директора». А может быть, «врио»? Все три варианта имеют право на существование, но какой именно нужно указать в конкретном случае, можно узнать из приказа или доверенности.

Важно!
Копии доверенностей и приказов о назначении исполняющими обязанности обязательно должны передаваться в службу ДОУ. Отсутствие такой информации может привести к тому, что впоследствии оформленный документ не будет иметь юридической силы.

Не забудьте проверить правильность написания фамилий

Ошибки в сложных фамилиях должностных лиц не редкость. Например, фамилию директора «Подьячев» могут передать и через твердый, и через мягкий знак, а фамилия Аполлонов дает множество вариантов написания. Кстати, в случае с фамилиями «правильно» – это не по правилам русского языка, а так, как написано у человека в паспорте. Поэтому так важно на стадии согласования обратить особое внимание на эти моменты и лишний раз всё проверить.

[1] Утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.

[2] ЛНА – локальный нормативный акт.

Источник

Управленческий аспект согласования

Три «золотых» правила согласования

Роли подразделений

Зоны ответственности подразделений

Условия успешной реализации процедуры согласования

Алгоритм и способы согласования

Сроки согласования

Схемы и маршруты согласования

Оформление результатов согласования

Контроль согласования

Консультации по учебе, на самой крупной бирже студенческих работ !

Ответы на тесты по теме Делопроизводство

Для более эффективного поиска следует вводить 2-3 ключевых слова из вопроса !!!

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА»

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

2. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

3. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОЗДАНИЮ ДОКУМЕНТОВ

4. ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)

4.2. Эмблема

4.3. Товарный знак (знак обслуживания)

4.4. Код формы документа

4.5. Наименование организации — автора документа

4.6. Наименование структурного подразделения — автора документа <26>

4.7. Наименование должности лица — автора документа <27>

4.8. Справочные данные об организации

4.9. Наименование вида документа

4.10. Дата документа

4.11. Регистрационный номер документа

4.12. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа

4.13. Место составления (издания) документа

4.14. Гриф ограничения доступа к документу

4.15. Адресат

4.16. Гриф утверждения документа

4.17. Заголовок к тексту

4.18. Текст документа

4.19. Отметка о приложении

4.20. Гриф согласования документа

4.21. Виза

4.22. Подпись

4.23. Отметка об электронной подписи <35>

4.24. Печать

4.25. Отметка об исполнителе

4.26. Отметка о заверении копии

4.27. Отметка о поступлении документа

4.28. Резолюция

4.29. Отметка о контроле

4.30. Отметка о направлении документа в дело

5. ПОДГОТОВКА ТЕКСТОВ ДОКУМЕНТОВ

6. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ

7. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫЕ СТАВИТСЯ ПЕЧАТЬ ОРГАНИЗАЦИИ

ЧТО ИМЕННО СОГЛАСУЕТ служба ДОУ

Соответствие применяемых форм бланков документов унифицированным формам

Оформление реквизитов документов

Выбор вида документа

Подписание или утверждение

Должности и расшифровки подписей

Консультации по учебе, на самой крупной бирже
студенческих работ !