Укажите реквизит не входящий в формуляр приказа по личному составу

Анализ правил оформления всех реквизитов приказа, которые заложены в ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендациях по его применению: с подсказками, какие их предписания выполнять не стоит и почему, что появилось нового, а что можно продолжать делать «по старинке».
Дали минимально необходимую классификацию приказов – как их разделять на документопотоки, чтобы обеспечить правильную регистрацию.
Объяснили, какие шрифты теперь нужно использовать и где их взять, с каким межстрочным интервалом печатать приказы. Показали возможный состав метаданных.

Продолжаем изучать Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 7.0.97-2016¹, в которых закрепляются и правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов, и требования к их тексту. Особенности оформления реквизитов распорядительных документов (в т.ч. приказов) отражены буквально в каждом разделе Методических рекомендаций, а правила формулирования их текстов изложены в отдельном пункте 5.5. Но эти особенности проработаны в Методических рекомендациях для приказов, издаваемых по основной и административно-организационной деятельности.

Формуляр и особенности текстов приказов по личному составу Методические рекомендации не рассматривают и не делают никаких ссылок, очевидно, отдавая эти проблемы «на откуп» утвержденному Госкомстатом России в 2004 г. альбому форм первичной учетной документации (подсистема «Учет труда», формы документов с индексом «Т»), несмотря на то что ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяется на весь класс организационно-распорядительных документов 0200000, включенных в ОКУД (ОК 011-93).

В практике документирования до настоящего времени используется в качестве основного определение приказа как вида документа, закрепленное еще в Единой государственной системе делопроизводства (М., 1974):

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

В этом определении отражены основные особенности приказа:

• его имеет право издавать только первый руководитель организации (единоличный исполнительный орган, обычно именуемый генеральным директором).
  А если право издания приказов предоставляется (делегируется) заместителям или руководителям структурных подразделений (территориально обособленных филиалов, цехов), то в соответствующем приказе о делегировании (или в доверенности руководителю филиала) устанавливается конкретный перечень вопросов, ситуаций, а также разновидности приказов, право подписания которых предоставляется этим лицам;
• приказы обеспечивают прежде всего важнейшие управленческие функции, которые находятся в зоне ответственности первого руководителя²;
• в приказе отражается принцип единоначалия (единоличного принятия решений), которому в тексте документа соответствует термин делового стиля «ПРИКАЗЫВАЮ:».

Схема 1. Классификация приказов

К ней можно добавить, что приказы собственно по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам подразделяются также:

• на инициативные, которые издаются в рамках зон ответственности первого руководителя и уполномоченных им должностных лиц, и
• изданные во исполнение прямых требований действующего законодательства, нормативных правовых актов, документов вышестоящих органов, контролеров и регуляторов.

Приказы по основной деятельности (и административно-хозяйственным вопросам) практически идентичны по составу реквизитов и структуре текста. Очевидно, поэтому Методические рекомендации обобщенно рассматривают требования к их оформлению, лишь изредка конкретизируя особенности изложения текстов.

Приказ может оформляться:

• на общем бланке организации,
• специально разработанном бланке приказа (в т.ч. должностного лица) или
• на листе бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

При этом реквизиты бланка могут быть расположены следующими способами:

• угловым или продольным (сравните Примеры 2 и 3) и
• центрованным (Пример 3) или флаговым (в этом случае все реквизиты бланка печатаются сразу от границы левого поля).

Правда, совместные приказы всегда оформляются на чистых листах бумаги с продольным расположением реквизитов.

Если приказы издаются в организации чаще 200 раз в год, то экономически целесообразно разработать и применять специальный бланк приказа, изготовленный в бумажной форме типографским способом или электронную модель бланка (раздел 6 Методических рекомендаций), на основе которой проектируются формы (модели бланков) для просмотра и печати. Бланки проектируются с учетом пореквизитного анализа приказа.

Пример 1. Продольное расположение реквизитов заголовочной части приказа

Пример 2. Продольное расположение реквизитов заголовочной части приказа

Пример 3. Угловое центрированное расположение реквизитов заголовочной части приказа

В типовой формуляр приказа входят следующие реквизиты.

1. Наименование организации – автора документа с указанием ее организационно-правовой формы в соответствии с уставом или положением о ней. Сокращенное наименование, также закрепленное в уставе, является факультативным.

Факультативными являются также изображения:

• Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ, использование которых регламентируется соответствующими федеральным конституционным законом и законами субъектов РФ, а также положениями об органах управления и уставами муниципальных образований;
• эмблемы или товарного знака.

«Фирменный» стиль организации, элементом которого являются бланки документов, утверждается приказом первого руководителя.

2. Наименование структурного подразделения – автора документа указывается строкой ниже наименования организации в бланках приказов филиалов, отделений и представительств, если их руководителям первый руководитель организации делегировал право издания приказов (это факультативный реквизит).

3. Наименование должности лица – автора документа оформляется  через 1 пустую строку ниже наименования организации и только в бланке приказа должностного лица. Данный вид бланка может быть разработан для тех руководителей, которые уполномочены издавать подобные документы (для первого руководителя и, возможно, для других топ-менеджеров).

4. Название вида документа «ПРИКАЗ» всегда оформляется на отдельной строке прописными буквами. Методические рекомендации допускают его печать вразрядку или без нее (сравните Примеры 1 и 2). При этом практический опыт давно подтвердил, что лучшее оформление – вразрядку центрованным способом (посередине строки) как при продольном, так и при угловом расположении реквизитов.

5. Дата приказа обычно является датой его подписания и вступления в силу. Методические рекомендации одинаково допускают цифровой и буквенно-цифровой способы оформления данного реквизита (10.12.2019³ и 10 декабря 2019 г.), но в примерах оформления заголовочной части приказов приводят только буквенно-цифровой вариант.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 (в отличие от предшествующего ГОСТ Р 6.30-2003) рекомендует при буквенно-цифровом способе число месяца указывать без нуля в начале, если оно состоит из одной цифры, т.е. «1 октября 2019 г.». Ранее рекомендовалось оформлять «01 октября 2019 г.» для защиты реквизита от фальсификации путем добавления перед единицей другой цифры, преврающей дату в 11, 21 или 31 октября.

Считаем, что конкретный способ должен устанавливаться самой организацией и закрепляться в Инструкции по делопроизводству или ином локальном нормативном акте⁴.

6. Регистрационный номер (индекс) присваивается приказам в пределах соответствующих документопотоков. Вот самые распространенные принципы идентификации приказов в пределах документопотоков:

• приказы по основной деятельности могут иметь порядковый номер без добавления буквенного или цифрового индекса (№ 77), а приказам по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу он добавляется (№ 77-адм и № 77-лс);
• довольно часто в регистрационном номере отражают номер дела, куда потом будет подшит документ, тогда приказ по основной деятельности может получить индекс № 77/01-08, по административно-хозяйственным вопросам – № 77/01-09, по личному составу со сроком хранения 50 лет – № 77/04-10, а со сроком хранения 5 лет – № 77/04-11.

Возможна и большая детализация документопотоков. Минимально необходимое разделение приказов на документопотоки (в зависимости от регулируемых вопросов и сроков хранения) показано на Схеме 1.

Некоторые организации классифицируют свои приказы только на кадровые и по основной деятельности без учета сроков хранения. Если на этом остановиться и не выделять приказы хотя бы постоянного хранения, 50- летнего и 5-летнего хранения, то потом повышается трудоемкость обработки дел с приказами перед их сдачей в архив и выделением их части к уничтожению либо увеличиваются затраты из-за максимально длительного хранения всех приказов.

7. Место составления или издания приказа, как правило, соответствует месту нахождения исполнительного органа организации, зафиксированному в уставе (в положении о филиале или представительстве). Обозначения и сокращения должны соответствовать установленному административно-территориальному делению и общепринятым сокращениям географических названий. Методические рекомендации по-прежнему подтверждают, что «при указании в качестве места составления (издания) документа городов федерального значения (Москва, Санкт-Петербург, Севастополь) слово «город» в сокращенном написании («г.») не указывается. Сокращение «г.» не указывается также для городов, в названии которых содержится слово «город»/«град»: Белгород, Калининград, Новгород и т.п. Сравните Примеры 1 и 2.

8. Заголовок к тексту в приказе в настоящее время является обязательным реквизитом (особенно при применении СЭД). Но в течение некоторого времени он подпадал под правило: если объем текста приказа не превышал 4-5 строк, то заголовок к нему мог не формулироваться. Остальные же правила составления заголовка к тексту приказа соблюдаются даже

с усиленным вниманием – в Методических рекомендациях они сформулированы кратко:

• заголовок должен отвечать на вопрос «о чем?» и состоять из одной фразы;
• многословный заголовок, состоящий из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал;
• в конце заголовка точка не ставится, заголовки не заключаются в кавычки и не подчеркиваются;
• возможно выделение заголовка полужирным шрифтом.

Методические рекомендации допускают в приказах с продольным расположением реквизитов заголовок оформлять над текстом посередине рабочего поля документа (центрировать) – как показано в Примере 2. Эта новая рекомендация обеспечивает оптимальное зрительное восприятие документа.

А в своем ЛНА вы можете к предписаниям Методических рекомендаций об оформлении заголовка к тексту приказа добавить следующие правила:

Пример 4. Правила оформления заголовка к тексту приказа в Инструкции по делопроизводству или ином ЛНА

9. Текст. Требования к структуре приказа и некоторым речевым моделям сформулированы в специальном разделе 6 Методических рекомендаций, его мы рассмотрим подробно далее.

10. Подпись должностного лица, в состав которой входит наименование должности, личный росчерк и расшифровка подписи (Пример 5), оформляется на бумажных документах.

Если электронный документ подписан электронной подписью, то отметка о такой транзакции оформляется несколько иначе: личный росчерк отсутствует, зато добавляется дата и время этой операции. Рекомендуем также добавлять в нее название действия («подписал» или «подписано»), рядом с фамилией порой указывают не два инициала, а полностью имя. См. Пример 6. Такой электронной подписью, поддерживаемой СЭД организации, подписываются в основном приказы по административно-хозяйственным вопросам, имеющие срок хранения 5 лет, которые могут в течение этого времени существовать в статусе аутентичного электронного оригинала.

Пример 5. Подпись на бумажном приказе

Пример 6. Отметка об электронной подписи (опыт лучших практик)

Фрагмент документа

Методические рекомендации приводят пример оформления реквизита 23 «Отметка об электронной подписи», который введен ГОСТ Р 7.0.97-2016. Пункт 4.23 Методических рекомендаций только повторяет то, что сказано в п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016. А тот в свою очередь заимствовал формулировки и образец из совместного приказа Минкомсвязи России и ФСО России от 27.05.2015 № 186/258 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде». Но данные требования разрабатывались и обязательны для МЭДО (система межведомственного электронного документооборота как доверенная среда), а в СЭД организаций визуализация отметки об электронной подписи уже давно оформляется с обозначением транзакции (как в Примере 6), что предусмотрено и п. 41 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477). Но в большинстве СЭД ИТ-компании тем не менее «рисуют» отметку об электронной подписи по ГОСТ 7.0.97-2016 на тех традиционных площадях (местах), где должна оформляться собственноручная подпись должностного лица – между наименованием должности и расшифровкой подписи. Считаем, что до внесения изменений в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», которые ожидаются в ближайшее время, не следует прямо применять положения п. 4.23 Методических рекомендаций.

11. Проекты приказов подлежат обязательному согласованию с заинтересованными лицами и подразделениями. Визы оформляются на проекте приказа ниже оформленных частей реквизита «подпись», начиная

с лицевой стороны документа или на отдельном листе согласования. Методические рекомендации установили следующие правила размещения виз на проекте приказа (п. 4.21):

• на последнем листе документа под подписью;
• на обороте последнего листа подлинника документа;
• на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу. В организациях, применяющих СЭД, согласование может проводиться в электронной форме, и тогда лист согласования можно распечатать оттуда. В Методических рекомендациях приводится пример традиционного листа согласования, на котором визы собираются «вручную». Причем в этом примере не предусмотрено указание структурного подразделения-инициатора и непосредственного исполнителя, не приведен заголовок к тексту проекта приказа и почему-то сразу обозначены дата и номер приказа, которые фактически на листе согласования оформляются только после подписания приказа руководителем и после регистрации.

Замечания к проекту приказа визирующий может оформить:

• на отдельном листе (как служебную записку или назвав просто «замечания») либо
• в составе самой визы, но кратко сформулировав их суть:

Пример 7. Виза (внутреннее согласование)

Фрагмент документа

Обратите внимание, что в Методических рекомендациях отражен вопрос формирования дел с приказами, если их согласование осуществляется с помощью отдельных от проекта и специально оформляемых документов:

• лист согласования оформляется, если согласующих лиц больше 5–6;
• лист согласования прикрепляется к приказу и вместе с ним подшивается в дело.

Зафиксирован и важный управленческий аспект: «лица, не согласные с предложением, изложенным в документе, не имеют права отказываться от визирования».

Эти правила рекомендуем отразить в Инструкции по делопроизводству или в ином специальном ЛНА.

Наконец, Методические рекомендации, не раскрывая причин включения этой разновидности визы в ГОСТ Р 7.0.97-2016, говорят, что «по усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений – с проставлением визы на обороте каждого листа документа». Подобное парафирование проекта документа давно применяется в практике договорной работы.

Фрагмент документа

Мнение эксперта

Методические рекомендации рассматривают требования к тексту распорядительных документов на примере приказа и распоряжения (п. 5.5), но основное внимание уделено тексту приказа. Подтверждены общепринятые названия его структурных частей:

• констатирующая (а не преамбула, как устанавливает Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) и
• распорядительная.

Констатирующая часть – это обоснование необходимости и разъяснение последующих распорядительных действий. А распорядительная – это изложение управленческих решений по степени значимости и в логической последовательности в пронумерованном арабскими цифрами виде.

Констатирующая и распорядительная части текста приказа разделяются термином делового стиля⁷ «приказываю», который заканчивается двоеточием. Методические рекомендации в п. 5.5 говорят, что он может оформляться:

1) прописными буквами (ПРИКАЗЫВАЮ:) без разрядки с новой строки от абзаца (это новая и практически ничем не обоснованная рекомендация!) или

2) строчными буквами вразрядку (п р и к а з ы в а ю:) в продолжение констатирующей части, с выделением полужирным шрифтом или без выделения.

Организациям, в которых уже давно регламентирована и сложилась практика издания распорядительных документов, рекомендуем термин «ПРИКАЗЫВАЮ:» по-прежнему оформлять с новой строки и от границы левого поля, что более технологично при проектировании электронных шаблонов документов и форм для печати и просмотра, поскольку оно будет представлять собой отдельное поле с неизменяемой частью текста  (см. «1» в Примере 8).

Что касается 2-го варианта оформления этого термина (Пример 9), то он закреплен в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) и в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). Коммерческие организации его редко используют.

Методические рекомендации допускают, что констатирующей части в распорядительном документе может не быть, если предписываемые действия не нуждаются в обосновании. Такая структура текста характерна скорее для распоряжений и поручений, которые издаются руководителями организации в соответствии с делегированными полномочиями для решения оперативных вопросов деятельности.

Методические рекомендации отражают общую классификацию приказов, которые могут быть:

• изданными во исполнение и
• инициативными.

В приказах, изданных «во исполнение» (Пример 8), в качестве обоснования действий может выступать нормативный правовой акт вышестоящего органа, локальный нормативный акт или распорядительный документ, ранее изданный организацией. Именно здесь используются сложные отыменные предлоги «на основании», «в соответствии», «во исполнение» и т.п.

В инициативных приказах (Пример 9) в качестве доказательства необходимости издания перечисляются цели и задачи, стоящие перед организацией, факты или события, послужившие причиной издания документа.

Если приказ имеет приложения, то это оговаривается в его тексте – отдельная отметка о наличии приложений ниже текста не оформляется. Если приложений несколько – они нумеруются (см. «2» в Примере 8). Если оно одно, то не нумеруется, а в тексте в скобках сразу после упоминания его наименования пишут «(приложение)» либо «(прилагается)» (см. «2» в Примере 9).

Пример 8. Текст приказа, изданного «во исполнение» (с обычным оформлением слова «приказываю»)

Пример 9. Текст инициативного приказа (с оформлением слова «приказываю» способом, характерным для государственных организаций и федеральных органов исполнительной власти)

Пример 10. Распоряжение о вступлении в силу документа с более поздней даты, чем дата подписания приказа

Таким образом, Методические рекомендации закрепляют классификацию приказов еще по одному основанию:

• приказы, закрепляющие организационные решения, являются нормативными, т.к. с их помощью формируется и актуализируется система локальных нормативных актов организации;
• если в приказе оформляются поручения по структуре: поручение – исполнитель (исполнители) – срок исполнения, то такие приказы относятся к поручительским. Оптимальной для них является следующая сложившаяся последовательность элементов текста (речевая формула): кому – что сделать – когда (Пример 11).

Пример 11. Поручительский пункт приказа

Пример 12. Пункт приказа, отменяющий ранее изданный документ

Пример 13. Пункт приказа, отменяющий конкретный пункт ранее изданного документа

Пример 14. Пункт приказа о контроле за его исполнением

Пример 15. Пункт приказа о контроле за его исполнением

Если же функция контроля не делегируется, то подобный пункт в распорядительных документах не оформляется. Это означает, что контроль исполнения своих решений будет осуществлять тот руководитель, который подписал приказ. Поэтому формулировка: «Контроль исполнения приказа оставляю за собой» является избыточной.

Стандартные речевые модели, изученные в документоведении и документной лингвистике, способствующие четкости, ясности и некоторой формализации распорядительной части текста приказа, Методические рекомендации не рассматривают. Но мы рекомендуем в Инструкции

по делопроизводству организации или ином ЛНА их привести, например:

• что сделать – когда (в нормативном приказе, которым утверждается и вводится в действие ЛНА):
  «1. Утвердить и ввести в действие с 1 января 2020 года Классификатор индексов структурных подразделений организации (далее – Классификатор подразделений; приложение)»;
• кому (название должности, фамилия и инициалы позади фамилии) – что сделать (конкретные предписания, поручения) – когда, к какому сроку (в «поручительском» приказе):
  «Начальнику административно-хозяйственного управления Семенову С.С. оформить передачу автомашины…, государственный номер… на баланс Коломенского филиала к 01.11.2019»;
• что сделать – когда, к какому сроку – ответственный (название должности, фамилия и инициалы) (в нормативном приказе):
  «1. Представить итоговые записи к номенклатурам дел структурных подразделений на 2019 год к 20.01.2020. Ответственные – начальники управлений и отделов»⁸.

Образец оформления приказа дан в приложении 4 к Методическим рекомендациям. К сожалению, он отличается небрежностью. Поэтому мы покажем не только его в первозданном виде, но и исправленный вариант в Примере 16 – получится поручительский приказ, изданный «во исполнение».

Фрагмент документа

Пример 16. Приказ из Методических рекомендаций, который мы исправили (здесь знаком П показано возможное количество пустых строк между соседними реквизитами)

Вопрос в тему

Мнение эксперта

Пример 17. Приказ без констатирующей части с 1 распорядительным пунктом

Пореквизитный анализ дает возможность проектировать электронный документ по соответствующим составным частям (реквизитам, их атрибутам) и метаданным.

В приказе обязательными метаданными, соответствующими реквизитам приказа, будут:

• наименование организации – автора документа;
• наименование вида документа;
• дата;
• индекс/номер;
• место составления (издания);
• заголовок;
• текст. Названия логических структурных частей: обоснование, поле с постоянным термином «ПРИКАЗЫВАЮ:», распорядительные пункты приказа. Для каждой части текста с учетом разновидности приказа предусматривается определенная площадь/объем;
• метаданные подписи: наименование должности и имя, отчество, фамилия лица, подписавшего документ; дата подписания; вид транзакции – «подписал» или «подписано»; а вот срок действия сертификата электронной подписи (ЭП) становится обязательным для квалифицированной ЭП;
• метаданные виз: наименование должности; имя, отчество, фамилия лица, завизировавшего документ; дата согласования; вид транзакции – «виза» или «согласовано».

Обязательные метаданные об управлении документом:

• срок исполнения;
• срок действия:
• срок хранения;
• форма представления;
• локализация и т.п.

Факультативными (но обязательными, если разработаны необходимые классификаторы и справочники) будут, например:

• идентификатор структурного подразделения – инициатора, создавшего проект;
• идентификатор сотрудника-исполнителя;
• код унифицированной формы разновидности приказа;
• код темы, вопроса, направления деятельности;
• сведения о приложениях к документу (наименования, количество);
• маршрут рассылки для ознакомления;
• маршрут рассылки для исполнения и т.п.

Поскольку приказ в статусе электронного оригинала мы видим как файл, то необходимо обратить внимание и на метаданные файла: его имя и формат, дата создания, срок хранения, наименование и версия СЭД, в которой создан или сохранен файл и т.п.

[1] Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. Росархив, ВНИИДАД. М., 2014.

[2] Статья 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 18.06.2017, далее – Федеральный закон № 125-ФЗ).

[3] Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. Росархив, ВНИИДАД. М., 2014.

[4] Утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

[5] С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

[6] Не менее 10 лет (если организация не является источником комплектования госархива).

 Автобиография — это:
документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности

 Автоматический ввод текста на ПК осуществляется с помощью
сканера

 Администрацией изменения записей в трудовую книжку вносятся на основании
документов, подтверждающих эти изменения

 Буквенное, цифровое, или комбинированное обозначение документа, указывающее место его составления и хранения — это:
индекс документа

 В делопроизводстве оптимальный срок использования документов:
три года

 В документационном обеспечении предприятия не выделяется следующая группа документов:
личные

 В заверительную надпись не входит элемент:
индекс

 В коллегиях организация работы с документами носит название:
коллежское делопроизводство

 В личное дело не включаются:
копии приказов о переводе по службе

 В министерствах организация работы с документами носит название:
исполнительное делопроизводство

 В номенклатуру дел включаются:
все дела предприятия, журналы регистрации, справочные картотеки

 В основной части текста характеристики указываются:
деловые качества, отношение к работе, профессиональный рост, наличие наград и поощрений, отношения с сотрудниками

 В первом разделе дополнения к личному листку по учету кадров фиксируется:
перемещение по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности

 В период приказного делопроизводства характерной особенностью документов является:
безмерное возвеличивание власть имущих

 В случае утери трудовой книжки выдается:
дубликат

 В случае, если распорядительная часть текста начинается словами “обязываю”, то это:
распоряжение

 В случае, если распорядительная часть текста начинается словами “предлагаю”, то это:
указание

 В тексте автобиографии не освещаются вопросы:
личная характеристика

 В формуляр акта не входит реквизит:
адресат

 В формуляр заявления не входит реквизит:
гриф ограничения доступа к документу
гриф утверждения
заверительная надпись

 В формуляр приказа по личному составу не входит реквизит:
резолюция

 В формуляр решения не входит реквизит:
ссылка на индекс и дату входящего документа

 Визируются приказы по личному составу
всеми заинтересованными в приказе лицами

 Во вводной части текста характеристики указываются:
Ф.И.О., год рождения, образование, должность, структурное подразделение, стаж работы на предприятии

 Вступают в силу приказы по личному составу
с момента их подписания

 Второй раздел дополнения к личному листку по учету кадров фиксирует:
изменения в образовании, изучении иностранных языков, наличие воинского звания, пребывание в загранкомандировках, награждения, повышение квалификации

 Вы составите __________________, если Вам необходимо дать описание рекламируемых услуг.
рекламное письмо

 Вы составите __________________, если Вам необходимо предъявить претензии партнёру.
письмо-претензию

 Вы составите __________________, если Вам необходимо пригласить организацию или должностное лицо на совещание, встречу.
письмо-приглашение

 Вы составите __________________, если Вам необходимо сообщить о проведении мероприятия.
информационное письмо

 Вы составите __________________, если Вам необходимо уведомить отправителя о получении документов.
письмо-подтверждение

 Выберите документ, не включенный в группу входящих и исходящих документов в приказах:
акт

 Выберите документ, не издаваемый царем в период приказного делопроизводства:
приговор

 Выписка из приказа по личному составу — это:
копия части подлинного документа

 Выражение “Данные Вами обещания, к сожалению, не выполняются, поэтому мы вынуждены …” говорит о том, что письмо по содержанию является:
предупреждением

 Выражение “Концерн … подтверждает получение …” говорит о том, что данное письмо по содержанию будет:
подтверждением

 Выражение “Мы можем рекомендовать …” говорит о том, что письмо по содержанию является:
предложением

 Выражение “Мы рады предложить Вам …” говорит о том, что письмо по содержанию является:
предложением

 Выражение “Мы рады пригласить Вас …” говорит о том, что письмо по содержанию является:
приглашением

 Выражение “Напоминаем Вам …” говорит о том, что данное письмо по содержанию будет:
напоминанием

 Выражение “Оплату гарантируем.” говорит о том, что письмо по содержанию является:
гарантией

 Выражение “Отправляем Вам …” говорит о том, что данное письмо по содержанию будет:
сопроводительным

 Выражение “Пожалуйста, сообщите …” говорит о том, что письмо по содержанию является:
просьбой

 Выражение “Просим принять участие в …” говорит о том, что письмо по содержанию является:
приглашением

 Выражение “Сообщаем Вам, что …” говорит о том, что данное письмо по содержанию будет:
извещением

 Выражение “Фирма оставляет за собой право обратится …, если Вы …” говорит о том, что письмо по содержанию является:
предупреждением

 Гарантийное письмо — это:
документ, в котором гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо (работы, помещения и т.д.)

 Группировка исполненных документов в дела — это:
формирование дел

 Дайте определение документа
материальный объект с информацией, зафиксированной созданным человеком способом, для её передачи во времени и пространстве

 Дайте определение ЕГСД
комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документационных процессов на предприятии.

 Дайте определение резюме
документ, содержащий сведения автобиографического характера, предоставляется лицом при трудоустройстве

 Дайте определение реквизита
обязательный признак на документе, установленный законом

 Дата документа — это:
дата его подписания, принятия, утверждения, составления, дата события

 Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:
документы в деле необходимо разложить в хронологическом порядке

 Дела, подготовленные на архивное хранение делятся на:
дела по личному составу предприятия и дела по основной деятельности

 Делопроизводство — это:
совокупность работ по документированию деятельности управления и по организации документов в учреждении

 Децентрализованная форма регистрации — это:
регистрация документов в местах их создания или исполнения

 Деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами — это:
документационное обеспечение управления

 Для документов постоянного срока хранения используют:
совместное хранение оригиналов на бумажной основе и копий в электронных архивах

 Для электронных архивов действительны
все сроки хранения, принятые в традиционном делопроизводстве

 Документ в электронный архив отправляют:
сразу по завершении его в делопроизводстве

 Документ, адресованный организации или должностному лицу с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска — это:
заявление

 Документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности — это:
автобиография

 Документ, в котором отмечаются сведения об изменениях, касающихся работника после заполнения личного листка — это:
дополнения к личному листку по учету кадров

 Документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы — это:
штатное расписание

 Документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение организации о нем — это:
характеристика

 Документ, не входящий в состав информационно-справочных — это:
распоряжение

 Документ, содержащий сведения автобиографического характера, предоставляется лицом при трудоустройстве — это:
резюме

 Документ, созданный на ПК может служить:
шаблоном

 Документационное обеспечение управления — это:
деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами

 Документооборот — это:
создание оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента их создания или получения до момента их уничтожения или отправки на архивное хранение)

 Документы в результате работы экспертной комиссии подразделяются на:
документы, предназначенные для архивного хранения, документы, подлежащие уничтожению, документы необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве

 Документы одного автора — это:
основание при авторском признаке формирования документов в дела

 Документы одного адресата
основание при корреспондентском признаке формирования документов в дела

 Документы ОРД оформляются на основании нормативного документа
ГОСТ 6.30.-2003

 Документы по личному составу — это:
документы, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организации

 Документы по личному составу создаются в результате
трудовых отношений, возникающих между организацией и сотрудником

 Документы после регистрации передаются:
для рассмотрения и принятия решения руководителем

 Документы, отправляемые из фирмы — это:
исходящие документы

 Документы, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организации — это:
документы по личному составу

 Если одна часть документов регистрируется централизованно, а другая — в местах их создания — это:
смешанная форма регистрации

 Если работа над документом завершена проставляется:
отметка об исполнении документа и направлении его в дело

 Если регистрация документов происходит в местах их создания или исполнения — это:
децентрализованная форма регистрации

 Заверительная надпись — это:
обязательный реквизит выписки из приказа по личному составу

 Заверительная надпись пишется только на:
листе-заверителе

 Задача документа:
зафиксировать информацию в таком виде, чтобы её можно было использовать во времени и передавать на расстоянии

 Заключаются срочные договоры в случае
когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок, с учетом характера предстоящей работы, работа не имеет постоянного характера

 Заявление — это:
документ, адресованный организации или должностному лицу с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска

 Излагается текст резюме по разделам
специальные знания, семейное положение, образование, цель резюме, трудовая деятельность

 Индекс документа — это:
цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, указывающее место его составления и хранения

 Интервал — это:
расстояние между основаниями смежных строк

 Информационно-справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов — это:
акт

 Исполнительное делопроизводство — это:
работа с документами, проводившаяся в министерствах

 Используются при формировании документов в дела следующие признаки
номинальный, предметно-вопросный, авторский, корреспондентский, географический, хронологический

 Исходящими документами называют:
отправляемые из фирмы документы

 Кадровая документация в организациях ведется по:
учету бланков трудовых книжек

 Когда все регистрационные операции осуществляются в одном месте или одним работником, то это:
централизованная форма регистрации

 Коллежское делопроизводство — это:
работа с документами, проводившаяся в коллегиях

 Комплекс документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже — это:
личное дело

 Комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документационных процессов на предприятии — это:
ЕГСД

 Комплекс работ по документированию деятельности управления и по организации документов в учреждении — это:
делопроизводство

 Копия части подлинного документа — это:
выписка

 Личная карточка — это:
основной учетный документ, используется для анализа состава и учета движения кадров

 Личное дело ведется:
в одном экземпляре

 На ПК поиск документа осуществляется по:
любому поисковому признаку, заложенному при регистрации

 На ПК при обработке документов заполняют:
регистрационную карточку на дисплее, а регистрационный номер ставят на сам документ

 На рассмотрение руководителю предприятия должны передаваться:
наиболее важные и срочные из поступивших документов

 Набор текста документа на ПК осуществляется с помощью
клавиатуры

 Название разновидности документов — это:
основание при номинальном признаке формирования документов в дела

 Назовите основной документ, подтверждающий стаж работы:
трудовая книжка

 Назовите основную цель контроля исполнения документов:
обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению руководителя поставлены на контроль

 Назовите основные элементы доклада:
вступление; основная часть; выводы (рекомендации)

 Назовите распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, организациями, по вопросам организационно-методического характера (организация исполнения приказов, инструкций):
указание

 Назовите реквизит, не входящий в формуляр приказа по личному составу:
гриф утверждения

 Начальный этап контроля за исполнением документов — это:
регистрация документов

 Не заключаются контракты на:
пожизненный срок

 Номенклатура дел — это:
список заголовков дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения

 Номенклатура дел предназначена для:
группировки исполненных документов в дела, их учета

 Нормативный документ, по которому проводится определение конкретных сроков хранения документа
перечень документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и др. учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения

 Обычно деловые письма заканчивают фразами:
мы надеемся на Вашу заинтересованность …
мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества …
надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной …
с уважением …

 Опись — это:
учетный документ, основной вид научно-справочного аппарата архива, обеспечивающий оперативный поиск документов

 Определенная делопроизводством неизменная последовательность этапов подготовки для работы над деловыми бумагами с индивидуальным текстом
изучить нормативные документы по излагаемому вопросу, рассмотреть предшествующие документы, собрать данные для составления текста

 Организационно-распорядительная документация — это:
совокупность взаимоувязанных документов, функционирующих в сфере управления

 Организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно-технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц — это:
должностная инструкция

 Организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей — это:
структура и штатная численность

 Основанием при корреспондентском признаке является:
документы одного адресата

 Основанием при предметно-вопросном признаке является:
содержание документов

 Основной учетный документ, используется для анализа состава и учета движения кадров — это:
личная карточка

 Основные условия договора не включают соглашения
об эффективности работы

 Осуществляется прием и обработка входящих документов
секретарем-референтом

 Оформляются исходящие документы в:
двух экземплярах

 Оформляются приказы по личному составу на бланках формата
А4

 Первичная обработка входящих документов заключается:
проверки правильности доставки писем

 Перечень вопросов о биографических данных работника, образования, трудовой деятельности, семейном положении и т.д. — это:
личный листок по учету кадров

 Перечислите виды докладных записок:
информационные, отчетные, внутренние, внешние

 Перечислите вопросы, которые отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка:
организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный режим

 Перечислите основные виды бланков:
общий бланк, бланк для писем, бланк с продольным и угловым расположением реквизитов

 Перечислите основные части текста протокола:
вводная, основная

 Письмо-напоминание — это:
документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия

 Письмо, информирующее адресат о направлении к нему присылаемых документов
сопроводительное письмо

 Письмо, сопровождающее договор, носит название (по содержанию):
договорное

 Под “совокупностью взаимоувязанных документов, применяемых в определённой сфере деятельности” подразумевают:
систему документации

 Подписывают характеристику
руководитель предприятия, руководитель структурного подразделения, ведущий специалист, руководитель общественной организации

 Поле “движение документа” содержит:
передача документа исполнителю

 Поле “исполнитель” содержит:
передачу документа исполнителю

 Поле “корреспондент” содержит:
название организации

 Поле “краткое содержание” содержит:
заголовок документа

 Поле “регистрационный номер документа” содержит:
валовый порядковый номер регистрируемого документа

 Поле “состояние документа” содержит:
движение документа

 Поля на документе — это:
расстояния от границы текста до края листа бумаги

 После принятия решения руководителем по документу он передается:
ответственному исполнителю

 Правильное хранение документа обеспечивает:
целостность документа, его быстрый поиск

 Правовой акт управления государственного органа, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым он адресован — это:
распоряжение

 Правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующего на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия — это:
приказ

 Правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений — это:
положение

 При авторском признаке основанием является:
документы одного автора

 При географическом признаке основанием является:
объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов

 При номинальном признаке основанием является:
название разновидности документов

 При подаче телефонограммы следует придерживаться основного правила
передавать только краткую, срочную информацию

 При регистрации в практической деятельности применяются:
журналы регистрации

 При хронологическом признаке основанием является:
документы одного периода

 Приведите определение формуляра-образца
совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем документам определенной системы документации

 Приказ по личному составу не фиксирует сведения о:
производственной деятельности

 Приказное делопроизводство — это:
работа с документами, проводившаяся в приказах

 Приказы по личному составу готовятся:
руководителем отдела кадров

 Присвоение ему индекса и проставление его на документе, с последующей записью кратких данных о нем в журнал — это:
регистрация документа

 Причины издания указания раскрываются в:
констатирующей части текста

 Проверка правильности доставки писем — это:
содержание этапа первичной обработки входящих документов

 Проводившаяся в приказах работа с документами носит название:
приказное делопроизводство

 Процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в делопроизводстве — это:
стандартизация

 Расстояние между основаниями смежных строк это:
интервал

 Регистрация документа — это:
присвоение ему индекса и проставление его на документе, с последующей записью кратких данных о нем в журнал

 Регистрация документов — это:
начальный этап контроля за исполнением документов

 Регистрация должна быть:
однократной

 Регистрируются внутренние документы в:
день подписания

 Регистрируются входящие документы в:
день поступления

 Регистрируются исходящие документы в:
день подписания

 Регистрируются отправляемые документы в:
журнале регистрации исходящих документов

 Реквизит “виза ознакомления” выглядит следующим образом:
С приказом ознакомлен: л/п 00.00.00

 С точки зрения принадлежности к реквизитам охарактеризуйте данный фрагмент: Ректору Новосибирского университета господину Смолкину С.А. 634635 г. Новосибирск ул. Ленина, д. 15.
адресат

 С точки зрения принадлежности к реквизитам охарактеризуйте следующий фрагмент: Plan 1.doc Симкина 13.01.98
отметка о переносе данных на машинный носитель

 С точки зрения принадлежности к реквизитам охарактеризуйте следующий фрагмент: ВЕРНО Секретарь-референт л/п И.К. Конторкина
отметка о заверении копии

 С точки зрения принадлежности к реквизитам охарактеризуйте следующий фрагмент: Генеральный директор л/п И.К. Сомов
подпись

 С точки зрения принадлежности к реквизитам охарактеризуйте следующий фрагмент: Зам. директора Плюхину И.К. Обеспечить условия выполнения поставок до 16.01.2003. л/п 18.11.2003
резолюция

 С точки зрения принадлежности к реквизитам охарактеризуйте следующий фрагмент: НИИДАД 13.01.98 № 36/17
отметка о поступлении

 С точки зрения принадлежности к реквизитам охарактеризуйте следующий фрагмент: Об информационном обеспечении
заголовок

 С точки зрения принадлежности к реквизитам охарактеризуйте следующий фрагмент: Симонов 989-78-35
исполнитель

 С точки зрения принадлежности к реквизитам охарактеризуйте следующий фрагмент: УТВЕРЖДАЮ Директор л/п И.О.Ф. 13.02.98
гриф утверждения

 С точки зрения принадлежности к реквизитам охарактеризуйте следующий фрагмент: Юрист л/п И.К. Симонов 10.11.2004
виза

 С точки зрения реквизитов охарактеризуйте следующий фрагмент: “02.03.98.”
дата

 С точки зрения реквизитов охарактеризуйте следующий фрагмент: “13/14”
индекс

 С точки зрения реквизитов охарактеризуйте следующий фрагмент: “приложение: на 3 л. в 2 экз.”
отметка о наличии приложений

 С точки зрения реквизитов охарактеризуйте следующий фрагмент: «Вх. № 0000 Дата 00.00.00»
отметка о поступлении документа

 Свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности — это:
устав

 Система документации — это:
совокупностью взаимоувязанных документов, применяемых в определённой сфере деятельности

 Смешанная форма регистрации — это:
когда одна часть документов регистрируется централизованно, а другая — в местах их создания

 Совокупность взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы; права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия — это:
организационные документы

 Совокупность взаимоувязанных документов, функционирующих в сфере управления — это:
ОРД

 Совокупность документов, отражающих распорядительную деятельность — это:
распорядительные документы

 Совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов — это:
информационно-справочные документы

 Совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам
дело

 Совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем документам определенной системы документации — это:
формуляр-образец

 Соглашение между трудящимся и предприятием, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, с подчинением трудовому распорядку, а предприятие обязуется выплачивать заработную плату — это:
трудовой контракт

 Содержание документов — это:
основание при предметно-вопросном признаке формирования документов в дела

 Создается архив предприятия для:
долговременного хранения документа

 Создание оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента их создания или получения до момента их уничтожения или отправки на архивное хранение) — это:
документооборот

 Сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые — это:
цель предварительного рассмотрения входящих документов

 Состоит текст характеристики из 2х частей
вводной, основной

 Список заголовков дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения — это:
номенклатура дел

 Стандартизация — это:
процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в делопроизводстве.

 Стандартный лист бумаги, с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами — это:
бланк

 Телеграмма — это:
официальное сообщение, переданное по телеграфу

 Телефонограмма — это:
официальное сообщение, переданное по телефону

 Укажите два основных формата, на которых оформляются документы ОРД:
А4 (210х297 мм); А5 (148х210 мм)

 Укажите документ, не входящий в группу документов по личному составу:
деловое письмо

 Укажите документ, не входящий в группу распорядительных документов:
структура и штатная численность

 Укажите документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п.
протокол

 Укажите задачи архива:
прием, учет, хранение документов, законченных делопроизводством; информационно-справочная работа по архивным документам предприятия; организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства

 Укажите обязательный реквизит выписки из приказа по личному составу:
заверительная надпись

 Укажите основной вид работы, обеспечивающий систематизация документов в делопроизводстве:
составление номенклатуры дел

 Укажите особенность заявления о переводе на другую должность:
в адресате — сотрудник указывает занимаемую в данный момент должность, а в тексте — причины перевода

 Укажите особенность заявления о предоставлении учебного отпуска:
в тексте должно содержаться указание на соответствующий документ

 Укажите особенность приказа по личному составу:
констатирующей части текста может не быть

 Укажите последовательность элементов, из которых должен состоять заголовок дела:
название вида документа, краткое содержание, дата, слово “копия”

 Укажите раздел, не входящий в текст устава:
должностные обязанности

 Укажите распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый министерствами, ведомствами, научными советами:
решение

 Укажите реквизит, не входящий в формуляр приказа по личному составу:
адресат
отметка о наличии приложений

 Укажите реквизит, не входящий в формуляр устава:
адресат

 Укажите реквизит, проставляемый на регистрируемых документах:
отметка о поступлении

 Укажите традиционный способ регистрации документов:
запись данных о документе в журнал регистрации

 Укажите части текста приказа:
констатирующая, распорядительная

 Укажите, как оформляется дата документа:
01.02.97

 Укажите, как оформляется индекс документа:
13/14

 Укажите, кем составляется номенклатура дел:
архивистом

 Указания руководителя должны быть оформлены в виде
резолюции

 Унифицированная система документации — это:
система документации, созданная по единым правилам и требованиям

 Уровень совершенства технологической системы работы с документами определяется:
оперативностью перемещения и исполнения документов, эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией

 Уставы утверждаются:
высшими органами государственной власти, съездами организаций, вышестоящими органами

 Установленный законом обязательный признак на документе, — это:
реквизит

 Учетный документ, основной вид научно-справочного аппарата архива, обеспечивающий оперативный поиск документов — это:
опись

 Формирование дел — это:
группировка исполненных документов в дела

 Формирование дел осуществляется в соответствии с:
заголовками дел

 Фраза “В случае Вашего отказа мы предпримем …” говорит о том, что письмо по содержанию является:
предупреждением

 Фраза “Высылаем Вам …” говорит о том, что данное письмо по содержанию будет:
сопроводительным

 Фраза “Задержка поставок может привести к …” говорит о том, что письмо по содержанию является:
предупреждение

 Фраза “Извещаем Вас, что …” говорит о том, что письмо по содержанию является:
извещением

 Фраза “Качество продукции наша фирма гарантирует.” говорит о том, что письмо по содержанию является (Понятие № 172).
гарантией

 Фраза “Мы уверены, что Вы заинтересуетесь …” говорит о том, что письмо по содержанию является:
предложением

 Фраза “Направляем Вам …” говорит о том, что данное письмо по содержанию будет:
сопроводительным

 Фраза “Подтверждаем, что партия товара получена …” говорит о том, что данное письмо по содержанию является:
подтверждение

 Фраза “Предлагаем Вам …” говорит о том, что письмо по содержанию является:
предложением

 Фраза “Приглашаем Вас …” говорит о том, что письмо по содержанию является:
приглашением

 Фраза “Просим оплатить в течении …” говорит о том, что письмо по содержанию является:
просьбой

 Фраза “Ставим Вас в известность, что …” говорит о том, что письмо по содержанию является:
извещением

 Цели доклада:
информирование и убеждение

 Цели изучения делопроизводства
овладение основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота

 Цель предварительного рассмотрения входящих документов
распределение документов на регистрируемые и нерегистрируемые

 Централизованная форма регистрации — это:
когда все регистрационные операции осуществляются в одном месте или одним работником

 Чаще всего письмо начинается словами:
Имя Отчество (например Игорь Леонидович) …
уважаемые господа …
уважаемый Имя Отчество …

 Чаще всего письмо после обращения продолжается словами:
в связи с …
в соответствии с Вашей просьбой …
нами рассмотрены Ваши предложения …
согласно контракту от …

 Черное письмо — это:
проект документа, составляемый в приказе

 Экспертная комиссия создается для:
определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения

Детали файла