Укажите хотя бы два инструмента совместной работы которые вы в настоящее время используете

Лабораторная работа. Изучение сетевых инструментов
совместной работы 

Задачи

Часть 1.
Использование инструментов совместной работы

Часть 2. Совместное
использование документов с помощью сервиса Google Диск

Часть 3.
Изучение возможностей конференций и веб-собраний Часть 4. Создание вики-страниц

Общие
сведения/сценарий

Сетевые инструменты совместной работы дают людям
возможность взаимодействовать эффективно и продуктивно, независимо от
местонахождения или часового пояса. К инструментам совместной работы относится
совместное использование документов, веб-конференции и вики-страницы.

Необходимые ресурсы

Устройство с доступом к Интернету

Часть 1: Использование инструментов совместной работы

Шаг 1:    Укажите хотя бы два
инструмента совместной работы, которые вы в настоящее время используете.

____________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________

Шаг 2:      Укажите хотя бы две причины использования
инструментов совместной работы.

____________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________

Часть 2: Совместное
использование документов с помощью сервиса Google Диск

В части 2 вы изучите возможности совместного использования
документов с помощью сервиса Google Диск. Google Диск — это пакет офисных веб-приложений
и служба хранения данных, которая позволяет пользователям создавать и
редактировать документы через Интернет и взаимодействовать с другими
пользователями в реальном времени. Google Диск предоставляет пространство 15 Гбайт
для каждого бесплатного аккаунта Google. При необходимости можно приобрести
дополнительный объем хранилища.

Шаг 1:     Создайте аккаунт Google.

Для использования любых сервисов Google необходимо сначала
создать аккаунт Google. Этот аккаунт используется со всеми сервисами Google, в
том числе с Gmail.

a.     Перейдите
на сайт www.google.com и
нажмите кнопку Войти (в правом верхнем углу вебстраницы).

b.     Откроется
веб-страница Google Аккаунты. Если у вас уже есть аккаунт Google, вы можете
войти в систему. Если у вас нет аккаунта, щелкните Создать аккаунт.

c.     На
веб-странице создания аккаунта Google заполните форму справа. Введите все
необходимые сведения. Имя, которое вы вводите в поле Придумайте имя
пользователя, становится именем аккаунта. Мобильный телефон и текущий адрес
электронной почты указывать необязательно. Вы должны принять условия
использования и политику конфиденциальности Google, а затем нажать кнопку Далее.

d.     На
следующей веб-странице можно добавить фотографию профиля. Щелкните Создать
профиль, чтобы завершить создание аккаунта.

e.     Когда
появится экран приветствия, это значит, что вы успешно создали аккаунт Google.

Шаг 2:    Создайте новый документ.

a.     Щелкните
значок приложений (), чтобы открыть список сервисов Google.
Используйте учетные данные, созданные в шаге 1, для входа во все сервисы
Google.

b.     Щелкните
значок диска (), чтобы открыть Google Диск.

c.     Нажмите
кнопку Создать, чтобы отобразить раскрывающееся меню, где можно выбрать
тип создаваемого документа. Выберите Google Документы, чтобы создать
документ Word.

d.     Будет
отображен новый документ. Многие функции редактора Google работают аналогично
Microsoft Word.

Шаг 3:     Откройте общий доступ к документу Google.

a.     Создав
документ Google, вы можете открыть к нему общий доступ другим пользователям.
Для этого нажмите кнопку Настройки доступа (в правом верхнем углу веб-страницы).

b.     Дайте
имя новому документу и нажмите кнопку Сохранить. Поскольку вы создали
документ, вы являетесь его владельцем.

c.    
В диалоговом окне Совместный доступ введите имена, группы
или адреса электронной почты пользователей, для которых вы хотите открыть общий
доступ к этому документу. Вы можете разрешить другим пользователям чтение,
комментирование или редактирование документа.

d.     Начав
вводить данные в диалоговое окно Совместный доступ, вы также можете
добавить примечание.

e.     Нажмите
кнопку Отправить. Вы вернетесь к открытому документу.

f.      Все
пользователи смогут увидеть, кто в данный момент открыл документ. Пользователи,
просматривающие документ, указаны значками в правом верхнем углу. Вы можете
определить, куда другие пользователи вносят изменения, проследив указатели
пользователей в документе.

g.     Этот
новый документ автоматически сохраняется в сервисе Google Диск. Вы можете
закрыть документ, закрыв связанное с ним окно или вкладку браузера.

Примечание. Можно перейти в Google Диск напрямую,
используя ссылку https://drive.google.com,
и просмотреть список документов, созданных вами или доступных для вас.

Часть 3: Изучение возможностей конференц-связи

Веб-конференции объединяют совместное использование файлов
и презентаций с передачей голоса, видео и предоставлением общего доступа к
рабочему столу. Cisco WebEx Meeting Center — одно из ведущих решений для веб-конференций,
представленных сегодня на рынке.

В части 3 этой лабораторной работы вы посмотрите видео,
созданное Cisco, с обзором возможностей WebEx Meeting Center. Видео доступно на
сайте YouTube по следующей ссылке: http://www.youtube.com/watch?v=fyaWHEF_aWg.

Часть 4: Создание вики-страниц

«Вики» — это слово из гавайского языка. Оно означает
«быстрый». В терминологии сетей вики — это веб-инструмент совместной работы,
которое позволяет практически любому пользователю размещать информацию, файлы
или изображения на общем сайте, где другие пользователи могут сразу прочитать
публикации и внести свои изменения. Вики открывает доступ к главной странице со
средством поиска, которое помогает найти интересующие вас статьи. Вики-среду
можно создать для интернет-сообщества или за корпоративным межсетевым экраном
для сотрудников предприятия. Пользователь может не только читать содержимое
вики-страниц, но и наполнять их с помощью веббраузера.

Хотя существует множество разных вики-серверов, все вики-среды
имеют ряд общих характеристик.

•       Для
просмотра и редактирования страниц или создания нового контента можно
использовать любой веб-браузер.

•       Доступны
функции редактирования страниц и автоматического создания ссылок.
Форматирование текста аналогично созданию электронного письма.

•       Для
быстрого поиска контента используется поисковая система.

•       Автор
темы может настроить управление доступом, определив, кому разрешено
редактировать контент.

•       Вики-среда
— это совокупность веб-страниц с разными группами совместной работы.

В этой части лабораторной работы вы будете использовать
аккаунт Google, созданный в части 2, и создадите вики-страницу в сервисе Google
Сайты.

Шаг 1:     Войдите в сервис Google Сайты.

Перейдите по ссылке http://sites.google.com
и войдите в сервис, используя аккаунт Google, созданный в части 2.
Нажмите кнопку СОЗДАТЬ, чтобы создать новый сайт Google.

Шаг 2:    Дайте имя своему новому вики-сайту.

В поле Укажите название сайта введите имя своего
нового вики-сайта. Вы должны использовать уникальное имя для вашего сайта.
Google также требует ввести код (отображается внизу экрана), чтобы помешать
автоматическим сценариям, называемым веб-роботами, создавать множество сайтов.
После того как вы ввели имя сайта, нажмите кнопку СОЗДАТЬ. Если это имя
сайта уже используется, вам будет предложено ввести другое. Возможно, вам
придется снова ввести код внизу страницы. Затем нажмите кнопку СОЗДАТЬ САЙТ.

Шаг 3:     Измените оформление нового вики-сайта.

a.   Google предоставляет шаблоны для
индивидуальной настройки нового вики-сайта. Щелкните значок «Дополнительные
действия» (), чтобы отобразить раскрывающееся меню, и
выберите пункт Управление сайтом.

Выберите Темы, цвета и шрифты внизу левой боковой
панели.

c.      Сейчас
для сайта используется основная тема. Нажмите кнопку Просмотреть другие темы,
чтобы выбрать шаблон вики-сайта.

d.      Найдите
и выберите шаблон вики для своего сайта. Для продолжения нажмите кнопку Выбрать.

e.      Откроется
окно предварительного просмотра главной страницы. Вы также можете настроить
цвета и шрифты для главной страницы. Щелкните ссылку Изменить цвета и шрифты.
Оформив главную страницу, нажмите кнопку Сохранить, чтобы принять
изменения.

f.       Сохранив
выбранную тему, щелкните имя своего сайта под пунктом Управление сайтом.

Шаг 4:     Обновите главную страницу.

a.     Главная
страница — это первое, что видят посетители при переходе на ваш веб-сайт.
Щелкните значок «Изменить страницу» (), чтобы изменить
содержимое этой страницы. Можно добавить на страницу текст, изображения и
другие элементы.

b.     Нажмите
кнопку Сохранить, чтобы сохранить изменения и выйти из режима
редактирования страницы.

Шаг 5:    Создайте вики-страницу.

        a.   Щелкните значок «Создать страницу» (), чтобы создать новую страницу для
публикации.

В поле Название страницы введите имя страницы. В
приведенном ниже примере используется имя Routers (Маршрутизаторы),
обозначающее тему страницы.

c.     В
раскрывающемся меню Веб-страница выберите пункт Объявления. В
Google этим термином обозначается вики-страница.

d.     Нажмите
кнопку СОЗДАТЬ, чтобы создать новую вики-страницу.

Collaboration tools offer a more coordinated workflow of team discussions, file sharing, task management, etc. Here’s why they are better than email.

Workplaces are getting increasingly digitized through automation and efficient alternatives. Even though emails have been useful for a long time, technology has introduced us to more direct and effective tools for communication and collaboration.

You might be seeking tools that are more accommodating to collaboration. Perhaps, you are tired of emails because of the expectation to use professional language or simply because you might not know how to manage your overloaded email inbox.

There are numerous collaborative tools that you can use to save you from the stress of emails. Here’s why you should use them instead!

1. Save Time

Collaboration tools have notification options to alert you or your colleagues when there is a message. Even though you can turn on your email notifications, collaboration tools make it easier for team members to communicate through efficient chats instead of emails.

Slack is one of the popularly used collaboration platforms for remote work. Slack offers a variety of benefits that enable efficient communication. To organize your communication, you can create separate channels for each team and topic.

2. Direct Communication

Collaborative tools allow you to enjoy a more efficient form of communication. Instead of having to CC multiple people or send a broadcast email, you can simply send one message into a chat platform. Additionally, using collaboration tools will encourage you and your colleagues to ask questions on an open platform instead of sending emails.

The most effective part about using these tools is that you can communicate in real-time. If you need to ask a quick question, sending an email is not the best option as your teammates might take longer to respond. For instance, Slack has a mention feature that sends push notifications to grab someone’s attention. There are multiple Slack alternatives for team communication.

3. Avoid an Overloaded Email Inbox

If you use collaborative apps for communication and collaboration, you don’t need to deal with an overloaded email inbox or lose important things in your emails. While collaborative tools might not completely wipe out the need for emails, using workplace messenger apps like Microsoft Teams or Slack reduces the need to send some emails.

4. Real-Time Document Collaboration

Collaboration software allows you and your team members to work on a live project at the same time. Google Docs is one of the most popular document collaboration tools that allow real-time collaboration.

You can also use tools like Dropbox Paper, which serves that same purpose. While you make live edits in Dropbox Paper, your team can add comments and suggest changes. This allows your team to experience a live session instead of having to send your documents back and forth for editing.

Google has also created apps and features that teams can use to improve their communication and work collaboration.

5. Find Information Easily

Collaboration software makes it easier to find information because important documents can be stored on a shared platform. Email, on the other hand, is not as effective at finding information.

Email is a closed platform that does not allow you to search through data that was not sent directly to you. For instance, if you are using Slack and you have welcomed new members to your team, your new members can access information, links, and documents that were shared before they joined the team.

So, these are some reasons why switching from email communication to something more intuitive like real-time collaboration may be beneficial. Besides their ease of use, they provide excellent tools for quick and effective communication.

Какие инструменты для командной работы делают из обычных сотрудников Команду Мечты?

Вы когда-нибудь задумывались, какой процент успешно реализованных проектов был выполнен вами самостоятельно, а сколько из них требовало участия команды? Думается, ответ очевиден: для крутых проектов необходима крутая команда.

Любой мотивированный менеджер продукта должен не только заботиться о профессиональных навыках, изучать новые методологии и применять последние гроус хаки, но и стараться создать сильную и успешную команду.

Что делает команды сильней и крепче? Хорошо налаженное сотрудничество внутри – один из ключевых аспектов, помогающих командам справляться со сложными задачами и противостоять любым преградам. Сплоченная команда — мечта и цель любого менеджера продукта.

В чем сила сотрудничества? И какие секретные инструменты помогают менеджерам создавать сильные коллективы?

«Руководить – значит не мешать хорошим людям работать»
Сергей Капица

Какие инструменты лучше всего подходят для командного сотрудничества?

Естественно, любой профессиональный инструмент для менеджера и команды – это не панацея.

Руководители продуктов должны думать о качестве коммуникации начиная с собеседований, испытательных сроков сотрудника, знать как правильно проводить мозговые штурмы. Даже после успешного релиза во время тимбилдинга важно думать о том, как поднять уровень командного сотрудничества на новый уровень.

В этой статье описываем 9 типов инструментов, которые помогут создать сильный командный дух и упростить коллективные рабочие процессы. У всех этих инструментов разные цели, некоторые из них платные, некоторые бесплатные. Какие-то из них подходят для всех продуктов, а какие-то узкоспециализированные.

Этот список достаточно субъективен, поэтому после каждого приведенного примера предлагается несколько альтернатив, чтобы любой читатель мог выбрать лучшее для себя из перечисленного:

• Инструменты для коммуникации
• Платформы для управления проектами и продуктами
• Сервисы для организации удаленной связи и видеоконференций
• Сервисы по работе с документами
• Инструменты отслеживания времени
• Системы для баз данных
• Специальные инструменты для совместного использования файлов
• Внутренние социальные сети
• Инструменты для макетов и прототипов.

Инструменты для коммуникации

Пример: Slack

Slack — это чат-сервис в режиме реального времени, который получил быструю популярность после распространения в компаниях Силиконовой Долины.
Сервис работает на основе каналов и включает голосовые и видеозвонки, хотя эти компоненты Slack не так популярны, как текстовые чаты. Здесь можно добавлять картинки, emoji, GIF, обмениваться документами и организовывать групповые чаты.

Как работает Slack?

Вы можете использовать Каналы как чаты или общедоступные стримы. Это можно сделать всего с помощью нескольких кликов. Написать напрямую определенному контакту, крепить документы и файлы для него также можно.

Параметр «Private Groups» позволяет организовывать беседы с конкретными членами команды. Вы можете приглашать разработчиков, специалистов по продажам, HRов и так далее.
Весь контент в Slack доступен для поиска из одного поискового окна. Вы также можете использовать помощь бота Slackbot, который может дать вам больше информации, напоминать о срочных делах и быть полезным по другим вопросам.

Альтернативы: HipChat, Microsoft Teams

Инструменты для управления проектами и продуктами

Пример: Hygger.io

Hygger — это полноценная платформа для управления продуктами для растущих компаний. Сервис может использоваться для совместной работы в небольших и крупных командах. Hygger предлагает ряд качественных и полезных функций:

• Удобные Kanban-доски с опциями WIP limits, Swimlanes, sub-columns, отслеживанием времени.
• Спринт-доски, основанные на Kanban, для программистов, работающих по методологии Scrum.
• Backlog доску для сбора и структурирования идей и инициатив, а также удобный график Backlog Priority Chart для приоритизации и визуального ранжирования идей.
• Метод ранжирования идей путем оценки их степени влияния и затрат на рабочую силу.
• Качественную «дорожную карту» (roadmap) для планирования будущих релизов, проектов и инициатив.
• Функции Burndown Chart, Velocity и многое другое.

Все эти функции и предложения помогают управлять жизненным циклом продукта и оптимизировать командное сотрудничество, отслеживая каждый шаг всех членов команды, не теряя при этом каких-либо мелких деталей.

Альтернативы: Trello, Aha, Asana.

Инструменты для организации удаленной связи и видеоконференций

Пример: Hangouts

Сервис широко используется компаниями для внутренней удаленной связи в качестве обмена мгновенными сообщениями или видеоконференций с совместным использованием экрана. Это помогает организовать собрания и презентации без специального отдельного инструмента планирования. Вы можете отправлять приглашения любому члену команды и координировать действия прямо на боковой панели.

Индивидуальные чаты позволяют членам команды сотрудничать в групповом проекте, общаться с коллегами, клиентами или другими членами команды, вносить изменения в Google доки и т. д.

Альтернативы: Skype, Amazon Chime, Join.me

Сервисы для работы с документами

Пример: OneNote

OneNote будет полезен, если нужно управлять движением документов и делиться ими с вашей командой. Это своего рода совместная записная книжка, которая позволяет легко распространять большое количество данных среди членов команды.

OneNote — это больше, чем просто работа с документами. Многие компании используют его как идеальный инструмент для управления проектами в командах. Это бесплатный инструмент. Используя разные разделы и страницы OneNote, вы можете предоставить членам вашей команды релевантную информацию в любое удобное для вас время. Здесь можно создавать несколько разделов и подстраницы для хранения важных данных.
OneNote позволяет обмениваться информацией с любого устройства.

Альтернативы: Evernote, Quip, G Suite

Инструменты для отслеживания времени

Пример: Hubstaff

Хотите успешно управлять рабочими процессами и производительностью удаленных членов команды? Hubstaff — один из самых удачных инструментов, который упрощает процессы менеджера продукта и добавляет прозрачности в совместную командную работу.

Используя этот сервис тайм трекинга, вы можете установить ограничения по времени или стоимости для своих проектов, а также лимиты для каждого члена команды. Вы можете отслеживать планирование посещаемости, уровни активности и другие организационные моменты. Инструмент позволяет делать скриншоты работы команды и предоставить вам эти данные удаленно.

Hubstaff представлен бесплатной и платной подпиской.

Альтернативы: FreshBooks, Click time, Scoro, TimeCamp, Toggl

Инструменты для баз данных

Пример: Confluence

Большинство крупных мировых корпораций знают о Confluence. Этот инструмент помогает организовывать команды и централизовать всю информацию, необходимую для синхронизации действий.

Confluence предлагает дружественный интерфейс, где вы можете создавать заметки о встречах, задавать планы проектов или требования к продуктам, использовать шаблоны, писать комментарии и получать обратную связь. Все в одном месте. Здесь вы также можете использовать надстройки, такие как командные календари для планирования событий или обсуждения вопросов и голосования.

Альтернативы: Guru, Bloomfire, Nuclino, Crowdbase

Инструменты для обмена информацией (совместное использование файлов)

Пример: Dropbox

Популярным онлайн-хранилищем пользуются более 500 миллионов пользователей по всему миру. Dropbox позволяет не только хранить все ваши файлы вместе в одном месте, но и делиться ими с другими членами команды.

Вы можете отправлять ссылки по электронной почте или чатам, оставлять отзывы и обмениваться доступом к своим документам с любого устройства.

Dropbox бесплатен для индивидуального использования, но вы должны заплатить за бизнес-план, чтобы получить больше места или получить более широкий доступ.

Альтернативы: Hightail, MediaFire, Tresorit, ShareFile

Внутренние социальные сети

Пример: Yammer

Вы можете сказать, что это пример из «прошлого века». Но, на самом деле, Yammer является одной из первых социальных сетей, созданных специально для внутренних потребностей офисных команд. Сервис популярен сегодня не менее, чем раньше. Члены команды могут публиковать обновления и общаться в группах и каналах, используя этот инструмент.

Три основных преимущества использования Yammer для внутреннего или даже внешнего взаимодействия: простота использования, наличие мобильной версии и возможность сотрудничества с внешними пользователями.

Альтернативы: Jive-n, Facebook workplace

Сервисы для макетов и прототипов

Пример: Marvel

Marvel известна во всем мире как одна из самых простых программ для бизнес-макетов. Она помогает менеджерам и командам сотрудничать вместе на мобильных девайсах, планшетах и настольных прототипах приложений и веб-сайтов.

Если вы работаете с разными отделами или клиентами, этот инструмент позволяет организовать вашу работу более эффективным образом.

Вы можете добавить свои отзывы непосредственно к прототипам и аннотировать области, которые хотите выделить. Клиенты могут оставлять комментарии без необходимости подписываться на Marvel.

Альтернативы: Mockup.io, InVision, Flinto.

Сколько из описанных сервисов вы уже использовали в своей работе? Показались ли они вам действительно полезными или стоило обратить внимание на альтернативы? Делитесь своим опытом в комментариях!

А инструмент для совместной работы помогает людям сотрудничать. Цель инструмента для совместной работы — поддержать группу из двух или более человек в достижении общей цели или задачи.^[1] Инструменты для совместной работы могут быть нетехнологическими, например бумага, магнитно-маркерная доска, стикеры или доски.^[2] Они также могут включать программного обеспечения инструменты и Приложения такие как программное обеспечение для совместной работы.

Инструменты для совместной работы до Веб 2.0

Первая идея использовать компьютеры для работы друг с другом возникла в 1945 году, когда Ванневар Буш поделился своими мыслями о системе, которую назвал «мемекс «в своей статье»Как мы можем думать «.^[3] Система, которая хранит книги, записи и сообщения отдельных лиц и делает их доступными в любое время. На этом этапе он назвал это «увеличенное дополнение к его памяти «.^[4]

Компьютеризированная автоматизация делопроизводства

В 1968 году компьютерные системы были связаны с коммуникацией и потенциальным способом совместной работы, когда они не находятся в одном месте. Д-р Дж. К. Р. Ликлайдер, Глава Агентство перспективных исследовательских проектов Министерства обороны США (DARPA). В своей статье «Компьютер как коммуникационное устройство» он предвидел идею о том, что должен быть способ «облегчение общения между людьми, не объединяя их в одном месте » ^[5], что в конечном итоге привело к ARPANET, коммерческие системы разделения времени и, наконец, Интернет.

Когда Микрокомпьютер был изобретен в 1970 году, все узнали о Автоматизация делопроизводства, что привело к созданию первого программного обеспечения для совместной работы под названием Система электронного обмена информацией (EIES), которые позволяли проводить опросы, цепочки ответов и групповые подходы. В 1991 году педагог К. А. Эллис придумал определение термина «групповое ПО » так как «компьютерные системы, которые поддерживают группы людей, занятых общей задачей (или целью), и которые обеспечивают интерфейс для совместной среды » ^[6]. Затем Пол Уилсон придумал термин «Совместная работа с компьютерной поддержкой (CSCW). Он описал это как «общий термин, который объединяет понимание того, как люди работают в группах, с поддерживающими технологиями компьютерных сетей и связанным с ними оборудованием, программным обеспечением, услугами и методами.”.^[7]

Это заложило основу для дальнейшего развития идей групповое ПО а в 90-е годы Lotus Notes, Сервер Microsoft Exchange и Outlook были изобретены. В 2002 году на Саммите по социальному программному обеспечению. Клэй Ширки ввел фразу «социальное программное обеспечение »Как« программное обеспечение, поддерживающее групповое взаимодействие ».^[8]

Основные типы

Три аспекта сотрудничества: общение, координация и сотрудничество могут быть использованы для классификации инструментов совместной работы.^[9]

Общение

Коммуникационные инструменты обеспечивают обмен информацией между людьми:^[10]

Эл. почта

Изобретение электронной почты как инструмента совместной работы изменило способ общения на рабочем месте. Это самый простой и хорошо зарекомендовавший себя способ установить контакт внутри организации. Электронная почта может достигать различных людей одним щелчком мыши, особенно для организации ежедневной переписки.^[11]

Хотя электронная почта по-прежнему является наиболее часто используемым инструментом в коммуникационном сотрудничестве, она не очень эффективна в больших масштабах, и, похоже, преобладают другие формы общения. Помимо гибкости, это не очень хорошо для групповых бесед, поскольку они слишком быстро растут.^{[нужна цитата ]} Невозможно быть уверенным, что у человека есть последняя версия отправленного ему документа, и невозможно всегда отслеживать по электронной почте, какие задачи необходимо выполнить и к какому сроку.^[12] Как заявляет Cisco в своем блоге Cisco о «будущем электронной почты», электронные письма «повысят продуктивность за счет организации ваших данных за вас». ^[13] и постарайтесь сделать свою работу с электронной почтой более прозрачной.

Голосовая почта

Голосовая почта как инструмент совместной работы все больше интегрируется в такие службы, как Гугл голос. Как указано в сценарии будущего IBM, роль голосовой почты может быть той же, что и электронная почта для нас сегодня.^[14]

Обмен мгновенными сообщениями (IM)

Посредством обмена мгновенными сообщениями как инструмента совместной работы мы можем связаться с людьми внутри организации в режиме реального времени. В будущем обмен мгновенными сообщениями не станет автономное программное обеспечение больше, но очень хорошо интегрированы в более крупные решения, такие как Единая связь.^[15]

VoIP (передача голоса по IP) / видеозвонок

Голосовая связь по IP как инструмент совместной работы быстро завоевала популярность среди компаний и является частью их коммуникационного портфеля. Как указывается в отчете Eclipse Telecom, VoIP приближается к государству, чтобы полностью заменить наши телефоны в наших офисах, а также интегрироваться в существующие среды обслуживания совместной работы.^[16]

Координация

Координация определяется как «преднамеренное и упорядоченное согласование или корректировка действий партнеров для достижения совместно определенных целей».^[17] Инструменты совместной работы, поддерживающие это, — это те, которые позволяют человеку настраивать групповые действия, расписания и результаты.

Интернет-календари

Онлайн-календари являются частью профессионального поведения на работе и полностью интегрированы в другие системы. Как объясняется в исследовательской работе Университета Бата, онлайн-календари в будущем могут быть тесно связаны с другими данными, такими как социальные сети и иметь еще больший эффект.^[18]

Трекеры времени

Счетчики времени особенно используются для измерения производительности сотрудников. Его влияние на производительность труда рассматривается как спорный.^[19]

Таблицы

Таблицы похожи на электронные письма, очень популярные в корпоративной среде и как инструмент совместной работы, необходимый для финансового анализа или моделирования. Несмотря на большую популярность, несколько исследований показали, что многие электронные таблицы содержат неточные данные и поэтому неэффективны.^[20]

Сотрудничество

Инструменты сотрудничества позволяют группам вести обсуждения в реальном времени и вместе формировать идею или мысль. Тенденции в плане сотрудничества направлены на то, чтобы помочь поддерживать «главную идею» в крупных организациях и сделать связи видимыми. Также идея привлечь в организацию людей, которые не работают в компании на постоянной основе, и использовать их знания.^[21]

Видео-конференция

В большинстве случаев видеоконференцсвязь является частью общей стратегии взаимодействия и совместной работы организаций. Особенно сейчас, когда все сервисы основаны на облаке, и поэтому затраты на внедрение стали более доступными. Долгосрочная перспектива видеоконференцсвязи заключается в правильном использовании вычислительной мощности компьютера, хранилища данных или скорости мобильной связи для дальнейшего уменьшения препятствий для совместной работы.^[22]

IM-телеконференции

Решения для телеконференций хотят максимально приблизить команды, встречи или мероприятия. Помимо бизнес-среды, телеконференцсвязь в настоящее время используется в различных областях, таких как телемедицина, где они вносят огромный вклад в эффективность и продуктивность, поскольку расстояние и время являются ограниченными факторами.^[23]

Классификация по размерам

Инструменты асинхронной совместной работы

Инструмент для совместной работы является асинхронным, если его пользователи работают в разное время:^[24][25]

Эл. почта, списки рассылки и группы новостей

Эл. почта это самый известный инструмент асинхронной совместной работы и наиболее часто используемый^[26] — предлагает интуитивно понятные функции для пересылки сообщений, создания почтовых групп и прикрепления документов. Кроме того, информация может быть автоматически отсортирована в хронологическом порядке и назначена задачам или календарным событиям.

Календарь группы

С помощью групповых календарей можно планировать собрания, управлять проектами и координировать работу людей. Это отличный инструмент, чтобы помочь человеку упустить из виду свои результаты и сроки. Групповой календарь включает в себя такие функции, как обнаружение конфликтующих графиков с другими людьми в команде или организации или координация времени встреч, которые подходят всем в команде. Помимо положительных эффектов группового календаря, существуют также споры о конфиденциальности и контроле, которые могут повлиять на продуктивность человека.^[27]

Системы рабочего процесса

С помощью систем рабочего процесса файлы или документы могут быть переданы в организацию, следуя строгому и организованному процессу. Они предоставляют услуги по маршрутизации, разработке форм и поддержке ролей. Поскольку текущие системы рабочих процессов управляются из одной точки, отдельные лица в организации обычно пока не имеют разрешения на управление своими собственными процессами — это следует изменить, внедрив инструменты совместного планирования в существующие системы рабочих процессов.^[28]

Гипертекст

Технология гипертекста связывает наши файлы друг с другом и гарантирует, что нам всегда доступна последняя версия. Когда люди работают с разными документами, система автоматически обновляет информацию других людей.^[29]

Инструменты синхронного сотрудничества

Инструмент для совместной работы является синхронным, если его пользователи работают одновременно:^[24][25]

Общие доски

Основная статья: Доска

Общие доски дают пользователям возможность эффективно работать над задачей через веб-платформу. Их можно использовать для неформальных дискуссий, а также для общения, которое требует структурирования, требует рисования или в целом является более сложным. Это также может быть очень полезно для реализации виртуальные классы.^[30]

Системы видеосвязи

Системы видеосвязи предлагают двустороннюю или многостороннюю связь с живым видеопотоком. Лучше всего его можно сравнить с телефонной системой с дополнительным визуальным элементом.^[31]

Системы чата

Системы чата позволяют людям писать и отправлять сообщения в режиме реального времени. Обычно они организованы в виде чатов, в которых отображаются имена пользователей, количество людей, местоположение, тема обсуждения и многое другое.

Системы поддержки принятия решений

Системы поддержки принятия решений поддерживают группы для управления процессом принятия решений. Они дают людям возможность обмениваться мозгами, анализировать свои идеи и даже используются для голосования.^[32] Принятие решений становится все более и более важной функцией современной работы. Согласно исследованиям, 50% организационных решений терпят неудачу.^[33]

Многопользовательские видеоигры

Компьютерные игры — хороший пример того, как может выглядеть многопользовательская ситуация в будущем. Они постоянно развиваются и расширяются такими функциями, как чат и видеосистемы.^[34]

Инструменты для совместной работы в Интернете

Инструменты для совместной работы в Интернете — это веб-приложения, которые предлагают основные услуги, такие как мгновенное сообщение для групп, механизмы для обмен файлами и совместные поисковые системы (CSE) для поиска информации, распределенной в системе организации, сообщества или команды. Кроме того, функциональность иногда расширяется, например, за счет интегрированного онлайн-календари, общий онлайн-доски организовать задачи и идеи или Интернет-телеконференции интеграции. Инструменты для совместной работы в Интернете варьируются от простых до сложных, от недорогих до дорогих, от локальных до удаленных, от коммерческих до Открытый исходный код.^[35]

Задний план

Каждый день изобретаются новые гаджеты и устройства с целью облегчить нашу повседневную работу. Инструменты для совместной работы в Интернете в настоящее время пытаются решить следующие проблемы:

• «38% рабочего времени сотрудников теряется на дублирование работы, а 58% людей тратят час в день на поиск информации».^[36]
• «28 часов в неделю тратится на написание электронных писем, поиск информации и внутреннюю совместную работу».^[37]
• «59% менеджеров упускают важную информацию, потому что не могут ее найти или никогда не видят».^[38]
• «Шесть недель в году руководители тратят зря на поиск потерянных документов».^[39]

Эти аспекты указывают на то, что проблема, с которой мы сталкиваемся, не является технологической проблемой — это проблема людей и их взаимодействия. Хотя технологии действительно помогают нам в этом, ключ к решению этих проблем можно найти в том, как мы используем эти инструменты. Хотя инструменты видеоконференцсвязи, такие как Skype или FaceTime, связывают нас со всеми, они не всегда предоставляют нам всю контекстную информацию. То, что мы видим, может не соответствовать действительности, поскольку в комнате могут быть другие люди, о которых вы не знаете, когда общаетесь по скайпу со своими коллегами по работе. Больше возможностей подключения также позволяет больше отвлекаться: человек может работать из дома, но его всегда прерывают соседи или газонокосилка.^[40] Вот почему будущее инструментов для совместной работы ищет модели, которые позволят компаниям сотрудничать целенаправленно и структурированно. Одним из таких приложений является финская компания Fingertip Ltd, которая позволяет компаниям облегчить сотрудничество и принятие решений.

Развитие

От простых коммуникационных решений до Унифицированные коммуникации (UC)

То, как мы общаемся друг с другом, постоянно меняется и разрушает нашу рабочую среду. В 1971 году программист Рэй Томлинсон отправил первое сообщение между двумя компьютерами. Восемь лет спустя Usenet, многосетевой онлайн-форум, изменил способ обмена информацией. С участием IRC в 1986 году обмен мгновенными сообщениями и групповой чат стали доступны для нетехнических пользователей впервые, а после запуска AOL / AIM в 1992 году мы уже столкнулись с первым глобальным сообществом. Изобретение Википедия в 2001 году и в различных социальных сетях (Мое пространство, Linkedin и Facebook ) формирует сообщество, которое связано с цифровым миром, ориентировано на глобальный уровень и готово использовать инструменты совместной работы не только для социального взаимодействия, но и для повышения эффективности на рабочем месте.^[41]

От местного к глобальному — потребности глобальной рабочей силы

Помимо повышения эффективности, инструменты для совместной работы в Интернете сталкиваются с изменениями, которые происходят в организациях во всем мире, и применение гибкой работы становится еще более важным. Совместная рабочая среда — одна из движущих сил корпоративная глобализация поскольку они предлагают новые возможности для бизнеса за счет инноваций и помогают собирать знания со всего мира. Особенно МСП и крупные организации могут вести бизнес в глобальном масштабе, используя их. С 1950 года интенсивность сотрудничества резко возросла, поток информации ускорился, а навыки, необходимые для выполнения работы, резко возросли. Таким образом, инструменты онлайн-сотрудничества позволяют компаниям выжить в своих глобально ориентированных отраслях.^[42]

IBM провела исследование с ИТ-директорами организаций, чтобы выяснить, какие тенденции больше всего повлияют на бизнес в 2010 году, и выдвинула шесть основных моментов:^[43]

1. Партисипативный Интернет
2. Изменение демографии рабочей силы
3. Развитие программного обеспечения как услуги
4. Виртуализация данных и устройств
5. Повышение простоты конструкции и использования техники

Все эти моменты подчеркивают важность совместной работы и определяют определенные требования к будущим инструментам для совместной работы в Интернете, чтобы постоянно обеспечивать широкое деловое сотрудничество. Инструменты онлайн-сотрудничества, такие как веб-сайты социальных сетей и веб-конференции, демонстрируют, насколько быстро меняется среда — «к 2010 году средний наемный работник будет активно участвовать как минимум в пяти различных специальных командах одновременно».^[44]

При опросе участников «Нового глобального исследования» отчет, сделанный Европейская комиссия В 2009 году, говоря о преимуществах онлайн-сотрудничества, чаще всего упоминались следующие три момента:^[45]

1. Поддерживает координацию внутри команды (73% респондентов)
2. Поддерживает знания и обучение (69%)
3. Позволяет разрозненным членам команды быть лучшей частью команды

Смотрите также

• Список программного обеспечения для совместной работы
• Программное обеспечение для совместной работы
• Облачное сотрудничество
• Совместная работа над документами
• Массовое сотрудничество
• Совместное управление проектами
• Виртуальное сотрудничество

использованная литература

Вы создали документ и отправили его на согласование с коллегой. Он внес правки и переслал вам документ назад. Вы его отредактировали и опять отправили коллеге. Он что-то изменил…Стоп!

Зачем вы так делаете?

Сегодня есть множество инструментов для совместной работы. Так почему бы не воспользоваться ими? Это не только упростит вашу работу, но и сэкономит кучу времени.

Google Docs

Это один из самых популярных инструмeнтов для совместной работы над документами. Чтобы открыть доступ к документу, надо просто указать адрес электронной почты того, с кем хотите поделиться документом. Вы можете также разрешить приглашенным пользователям редактирование. Основное преимущество Google Docs в том, что количество пользоватeлей, которых можно «подключить» к документу, неограничено. И все они могут редактировать документ одновременно.

В Google Docs есть функция комментирования и уведомления об исправлениях. Это очень удобно – вы всегда можете увидеть кто и какие изменения внес в документ, а также прокомментировать их.

Если же вы захотитe обсудить какие-либо вопросы с коллегами, то можете прямо в документе открыть чат.

Как видите, пакет GDocs идeально подходит для того, чтобы члены одной команды могли разрабатывать внутренние документы для общего использования другими членами коллектива.

Prezi

Это сервис, с помощью которого можно создать мультимедийные презентации. Prezi – социальный сервис и презентации в нем можно создавать коллективно. Поэтому его часто используют при работе над совместными проектами. Особенно удобно то, что для дальнейшего использования презентации не надо устанавливать какое-либо программное обеспечение. Её можно загрузить на флэшку и открыть на любом компьютере.

С помощью Prezi можно создавать презентации с видео, аудио, документами pdf, работать с веб-страницами, использовать в презентации активные ссылки, и приглашать к просмотру или созданию одной презентации большое количество людей

Task Managers

Системы управления проектами – панацея для управления компанией. С помощью Task Manager можно раздавать поручения начальникам отделов и департаментов, контролировать исполнение, работать совместно над проектами.

Давайте рассмотрим некоторые из них.

Bitrix24 – при создании системы, разработчики взяли стиль общения в социальных сетях. В результате получилась социальная сеть компании, где участники постят информацию об изменениях на корпоративном портале, а страницы сотрудников содержат всю информацию о них.

Task Manager Free от Мегаплан – позволяет ставить задачи, объединять их в проекты, контролировать выполнение, планировать встречи и совещания, а также использовать все возможности корпоративной почты, не выходя из системы.

LEADERTASK – с его помощью можно раздавать поручения, обмениваться комментариями по задачам, совместно создавать планы работ по проектам.

TeamLab – веб-офис для совместной работы, управления документами и проектами

Teamtools -– это функциональный таск-менеджер, где все участники системы делятся на авторов, исполнителей и соисполнителей. В личном органайзере каждого члена команды отображаются его задачи, события, файлы и контакты.

TeamViewer

С помощью TeamViewer можно демонстрировать коллегам свой рабочий стол и управлять им в режиме реального времени. Это очень удобно если надо помочь в устранении возникших неполадок в компьютере, продемонстрировать, над чем идет работа в данный момент, совместно решить какие-либо задачи и разработать новый проект.

Перечисленные инструменты лишь капля в море. Но если вы с ними незнакомы – самое время начать ими пользоваться. Не пройдет и недели, как увидите, что эффективность вашей работы повысилась в разы!

А какие Вы используете инструменты для совместной работы?

Статьи, которые могут быть полезны:
Как повысить эффективность работы с электронной почтой в 2 раза?
Как составить эффективный чек лист и попрощаться со старыми граблями?