Угловое флаговое расположение реквизитов с использованием табуляторов

Продолжаем комментировать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов. Рассмотрим раздел 6 «Бланки документов».

Наш словарь

Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа[1];

Электронный шаблон бланка – это бланк документа, представленный в электронном виде. Как правило, электронные шаблоны бланков используются организациями вместо бланка на бумажном носителе, изготовленном типографским способом.

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016) является преемником ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003), а не абсолютно новым стандартом. Поэтому при его разработке было важно сохранить последовательность положений, чтобы пользователям стандарта было удобно работать с его новой редакцией.

В разделе «Бланки документов» последовательность изложения материала также осталась прежней. Однако в некоторые положения раздела были внесены дополнения или уточнения, которые более детально поясняют правила оформления документов. Мы же рассмотрим и прокомментируем все положения раздела «Бланки документов» (извлечения из ГОСТ Р 7.09-2016 даны в рамках).

ФОРМАТ БЛАНКОВ И РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ

Бланки формата А5 используются весьма ограничено, главным образом, для оформления справок, доверенностей, служебных записок. Для большей части организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, деловые письма и др.) используется бумага формата А4.

Для бланков резолюций стандартом установлены бланки формата А5 и А6 (Пример 1).

Положение о размерах служебных полей документа дополнено требованием, по которому в документах со сроком хранения свыше 10 лет[2] (распорядительные документы, локальные нормативные акты, по личному составу и др.) левое поле должно быть не менее 30 мм. Это позволит аккуратно сшить документы в дела, не захватывая часть текста.

БЛАНКИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ И НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ

В контексте стандарта бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, и электронные шаблоны бланков равнозначны.

Организация, как правило, использует как бланки на бумажном носителе, так и электронные шаблоны бланков (например, для внутренних документов).

Важно!

Бланки одного вида документа (например, письма) в бумажном и электронном виде должны быть идентичны по составу реквизитов и оформлению. Иначе говоря, бланк документа одного вида на бумажном носителе и его электронный шаблон не должны различаться.

Еще одно важное требование – электронные шаблоны бланков должны быть неизменяемы, то есть защищены от несанкционированных изменений.[3]

Стандарт подчеркивает, что воспроизводить изображение Государственного герба Российской Федерации можно только на бумажном носителе. Требования к изготовлению таких бланков установлены постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (далее – Постановление № 1268).

БЛАНКИ УГЛОВЫЕ И ПРОДОЛЬНЫЕ

Приложение Б стандарта – это схемы расположения реквизитов документа на бланках с угловым расположением реквизитов (схема Б1) (Пример 2) и на бланках с продольным расположением реквизитов (схема Б2) (Пример 3). При этом зоны расположения реквизитов, обозначенные пунктиром, являются ориентировочными.

ЦЕНТРОВАННОЕ И ФЛАГОВОЕ РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ

Эти положения стандарта повторяют старый ГОСТ Р 6.30-2003 и предлагают два способа оформления реквизитов в пределах зон их расположения:

• центрованный (по центру зоны расположения реквизитов);

• флаговой (по левой границе зоны).

Стандарт указывает также на то, что реквизиты 01 «Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» располагаются в верхнем поле документа по середине зоны, занятой реквизитом 05 «Наименование организации – автора документа» (Пример 4). Однако реквизит 03 может также размещаться и на одном уровне с реквизитом «Наименование организации – автора документа» (Пример 5).

ВИДЫ БЛАНКОВ

Состав видов бланков не изменился. Однако появилось положение о том, что перечень видов бланков, применяемых в организации, должен быть закреплен в локальном нормативном акте (ЛНА) организации. Это может быть инструкция по делопроизводству организации или приказ руководителя, которым одновременно утверждаются виды применяемых бланков и их образцы (макеты).

СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ БЛАНКОВ

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица – реквизит 07.

Бланк конкретного вида документа включает (Пример 8):

•           реквизиты:

01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 – «Эмблема»;

03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;

05 – «Наименование организации – автора документа»;

06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;

07 – «Наименование должности лица – автора документа»;

09 – «Наименование вида документа»;

13 – «Место составления (издания) документа»;

•           реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 – «Дата документа»;

11 – «Регистрационный номер документа»;

16 – «Гриф утверждения документа»;

17 – «Заголовок к тексту».

Бланк письма должностного лица должен содержать реквизит 07 «Наименование должности лица – автора документа». Этот реквизит также используется в бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (например, бланки распоряжений губернаторов, распоряжений глав городов, районов и др. муниципальных образований). Его применяют и в бланках распорядительных документов (распоряжений), издаваемых руководителями самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом (Пример 9).

Бланк конкретного вида документа структурного подразделения должен содержать реквизит 06 «Наименование структурного подразделения – автора документа» (Пример 10).

ВАЖНО!

В стандарте приведен максимально возможный перечень реквизитов для каждого вида бланков документов. Чтобы определить состав реквизитов при разработке бланков документов, на практике следует, руководствоваться учредительными документами и ЛНА.

БЛАНКИ НА РАЗНЫХ ЯЗЫКАХ

Стандарт устанавливает правила оформления бланков на двух или более языках для организаций, которые в соответствии с Законом РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 12.03.2014) имеют право использовать наряду с русским языком (как государственным языком Российской Федерации) национальный язык (языки), признанный государственным в республиках Российской Федерации в соответствии с их законодательством[4].

Для переписки с иностранными организациями стандарт рекомендует оформлять бланк на двух языках: русском и одном из иностранных языков (чаще всего на английском) (Пример 11).

РАЗРАБАТЫВАТЬ НОВЫЕ БЛАНКИ ИЛИ НЕТ?

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

В связи с вступлением в силу нового ГОСТ организации не обязаны вносить изменения в бланки документов, если в этом нет необходимости.

Если организация все же примет решение о разработке новых бланков, то алгоритм действий может быть таким:

1. Руководитель организации поручает службе делопроизводства разработать новые образцы (макеты) бланков.

2. Служба делопроизводства организует разработку макетов (образцов) бланков документов (разрабатывает самостоятельно или прибегает к услугам специализированной организации).

3. Руководитель организации утверждает приказом новые образцы бланков со следующей формулировкой:

Если в это же время разрабатывается инструкция по делопроизводству, новые образцы бланков можно включить в инструкцию.

4. Административно-хозяйственная служба заказывает печать бланков в типографии, или специалисты по информационным технологиям организации готовят на основании утвержденных макетов электронные шаблоны бланков.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ СЛЕДУЕТ ОФОРМЛЯТЬ ПО НОВОМУ ГОСТ?

Напомним, что требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространялись на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к УСОРД[5], которая входит в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)[6]. Положения же нового стандарта распространяются на все организационно-распорядительные документы, в том числе включенные в УСОРД, что зафиксировано в разделе 1 «Область применения» нового стандарта:

ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСТ Р 7.0.97-2016

1 Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее – документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

1 Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее – документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (класс 0200000).

Расположение реквизитов согласно табулятора

Положение табулятора	Реквизиты
0	Наименование организации; справочные данные об организации; наименование вида документа; место составления или издания документа (при угловом расположении реквизитов); дата документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; заголовок к тексту; текст (кроме начала абзацев); отметка о наличии приложения; наименование должности в реквизите «Подпись»; гриф согласования (кроме расшифровки подписи); заверительная надпись «Верно»; наименование должности лица, заверяющего документ; дата заверения; отметка об исполнении; второй гриф утверждения
1	Начало абзацев в тексте (в том числе и нумерованных)
2	Регистрационный номер документа; расшифровка фамилии в первом грифе согласования
3	Название вида документа (при продольном расположении реквизитов). Расшифровка подписи в реквизите «Отметка об исполнении…»
4	Адресат; номер страницы
5	Гриф утверждения (кроме расшифровки подписи); гриф ограничения доступа к документу; второй гриф согласования; надпись на приложении к документу
6	Расшифровка подписи в реквизите «Подпись»; расшифровка подписи в грифе утверждения; расшифровка подписи во втором грифе согласования; отметка о поступлении документа в организацию
7	Нумерационный заголовок в таблице, слово «Копия» при снятии копий с документа

Способы оформления
дат в документах

Применяются два
способа оформления дат — цифровой и
словесно-цифровой.

Цифровой
способ является наиболее экономичным,
поскольку сокращает длину написания
даты и может одновременно служить кодом
при обработке документов на ЭВМ. Элементы
даты приводятся одной строкой арабскими
цифрами, отделенными точками, без
переносов, в такой последовательности:
число, месяц, год. Например: 1
сентября 2002 года —
01.09.2002.

Словесно-цифровой
способ имеет несколько разновидностей.
На документах со сведениями финансового
характера предыдущий пример выглядит
следующим образом: 01
сентября 2002 года или
01 сентября 2002 г.

Если
обозначение времени в тексте состоит
только из года, слово год пишется
полностью: смета на
2002 год.

Если
дата состоит из месяца и года, квартала
и года, полугодия и года,» то ее
написание имеет следующую форму: в
апреле 2004 г.; в октябре—ноябре 2001 г.; в
I квартале 2002 г.; в III— IVкварталах 2002 г.;
в первом полугодии 2002 г., т.
е. слова год, годы сокращаются (г., гг.),
если они приведены в датах с обозначением
месяца, квартала, полугодия.

Календарные
сроки в тексте пишутся так: в
октябре 2003 г., но: за
8месяцев 2003 года, в 1995 году, с 1995 по 2001
год, в 1999— 2002 годах. Период,
ограниченный пределами двух лет или
года и десятилетия, указывается: в
1992—1993 гг.; в период 1985 г. — 1995-е гг. (год
и десятилетие).

Все
виды некалендарных лет (учебный,
бюджетный, отчетный год), т. е. начинающихся
в одном году, а заканчивающихся в другом,
пишут через косую черту: в
2001/2002 учебном году, отчетный 2002/2003 год.
В остальных случаях
между годами ставится тире. Например:
освободить от взимания
налога в 2001— 2002 гг.

Квартал
обозначается римской цифрой, но полугодие
пишется полностью: Iквартал
2003 г.; во втором полугодии 2002 г. При
римских цифрах падежные окончания
(наращения) не ставятся: в
I квартале (но не в
1-м квартале).

В
названиях праздников и знаменательных
дат с прописной буквы пишутся первое
слово и имена собственные: Восьмое
марта, Новый год, но
День Победы. Если
начальное порядковое чисительное в
таком названии написано цифрой, то с
прописной буквы пишется следующее за
ним слово. Порядковое числительное при
этом не имеет наращения: 8
Марта, 7 Ноября.

Для
удобства поиска документов в больших
архивах допускается указание даты на
стеллажах, папках и в некоторых документах
в следующей последовательности: год,
месяц, число. Например: 2002.09.01.

Международной
организацией по стандартизации (ISO)
в связи с внедрением информационных
технологий рекомендуется универсальное
цифровое обозначение дат. Пример
написания даты 1 сентября 2003 года выглядит
следующим образом: 20030901
(основной формат);
2001-09-01 (расширенный
формат); 03-09-01 (сокращенный
формат).

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

3. Оформление реквизитов документов

3.1. Формуляр-образец ОРД

Различные
документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих
документ, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями
к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов
строго ограничено, отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита
делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами
государственной власти и государственного управления, состав реквизитов
установлен законодательными и нормативными актами.

Схема
расположения реквизитов дана в формуляре-образце документа (рис. 2).

Формуляр-образец
документа — это модель построения документа,
устанавливающая области применения, форматы, размеры полей, требования к
построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Формуляр
документа — это набор реквизитов официального
письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Унифицированная
форма документа (УФД) — это совокупность реквизитов,
установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и
расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Служебное
поле унифицированной формы документа
— это зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее
в технических средствах хранения документов, а также для нанесения специальных
изображений.

Зона
унифицированной формы документа — это часть площади
унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для
заполнения определенными реквизитами.

Рис. 2. Формуляр-образец
документа

Постоянный
реквизит — это реквизит, наносимый при изготовлении
унифицированной формы или бланка документа.

Переменный
реквизит — это реквизит, наносимый при составлении
документа.

Под
длиной реквизита понимается количество ударов, необходимое для
записи его на документе. Длина рабочей строки — 67—69 ударов.

ГОСТ
Р 6.30—2003 устанавливает следующий состав реквизитов:

1   —Государственный
герб Российской Федерации;

2   —
герб субъекта Российской Федерации;

3   —
эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

4   —
код организации;

5   —
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

6   —
идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН
/ КПП);

7   —
код формы документа;

8   —
наименование организации, являющейся автором документа;

9   —
справочные данные об организации;

10 —наименование
вида документа;

11 —дата
документа;

12 —
регистрационный номер документа;

13 —ссылка
на регистрационный номер и дату документа;

14 —
место составления или издания документа;

15 —
адресат;

16 —
гриф утверждения документа;

17 —
резолюция;

18 —
заголовок к тексту документа;

19 —
отметка о контроле;

20 —
текст документа;

21 —отметка
о наличии приложения;

22 —
подпись;

23 —
гриф согласования документа;

24 —
виза согласования документа;

25 —
оттиск печати;

26 —
отметка о заверении копии;

27 —отметка
об исполнителе;

28 —
отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

3.2. Виды и назначения бланков

Бланк
документа — это набор реквизитов, идентифицирующий
автора официального письменного документа.

Для
изготовления документов ГОСТ Р 6.30—2003 определяет два формата бланков — А4
(210×297) и А5 (148×210). Бланки печатаются на белой бумаге или бумаге светлых
тонов.

Каждая
страница документа, оформленная как на бланке, так и на чистом листе бумаги,
должна иметь поля не менее: левое, верхнее, нижнее — 20 мм, правое — 10 мм.

Левое
поле предназначено для подшивки документов (для закрепления документов) в
технические средства хранения. Размер левого поля может быть увеличен до 33 мм,
если срок хранения документа свыше 10 лет. Правое поле служит резервом бумаги
для износа (в целях сохранности текста документа). Нижнее — для служебных
отметок (реквизитов). Верхнее — для нумерации страниц (рис. 3).

Страницы
нумеруют, начиная со 2-й, посередине верхнего поля листа арабскими цифрами
(рис. 3) — без знаков препинания, без указания слова «страница» или его
сокращенных вариантов — «с.», «стр.». Если текст документа печатается с обеих
сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные — четными.

Рис. 3. Нумерация страниц

При
печатании листа с оборота размеры левого и правого полей меняют местами.

Бланки
можно изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной
полиграфии (ксерокопированием), а также средств вычислительной техники.

Исключительно
типографским способом должны быть изготовлены бланки с изображением
Государственного герба Российской Федерации или герба субъекта Российской
Федерации.

Устанавливают
два варианта расположения реквизитов на бланках: угловой и продольный (см. рис.
8, 9).

Реквизиты
— наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида
документа, адресат, гриф утверждения, заголовок к тексту, гриф согласования в
пределах границ зон расположения реквизитов— размещают одним из способов:

■  центрированным
— начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны
расположения реквизита. Например:

Министерство экономического

развития и торговли

Российской Федерации

(Минэкономразвития России)

■  флаговым
— каждая строка реквизита выравнивается по левой границе зоны расположения
реквизитов. Например:

Министерство
экономического

развития
и торговли

Российской
Федерации

(Минэкономразвития
России)

Для
организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают
следующие виды бланков документов:

■  общий
бланк — на нем могут быть оформлены любые виды документов, кроме писем (рис. 4);

■  бланк
письма — используется только для оформления служебных писем (рис. 5);

Рис. 4. Общий бланк

Рис. 5. Бланк письма

Рис. 6. Бланк конкретного вида документа

■
бланк конкретного вида документа — предназначен только для оформления документа,
название которого указано на бланке (рис. 6).

Разновидностью
бланка письма является должностной (именной) бланк, в котором после реквизита
«наименование организации» указывается должность лица, подписывающего данный документ
(рис. 7).

На
бланках оформляется только первая страница документа, последующие страницы — на
чистых листах.

3.3. Требования к документам при их
изготовлении на печатающих устройствах

При
изготовлении документов на печатающих устройствах традиционно используются
восемь положений табулятора (табл. 1):

При
оформлении документов реквизиты отделяют друг от друга 2—4-межстрочными интервалами.
Это зависит от интервала, через который напечатан текст документа: интервал
между реквизитами должен быть в два раза больше, чем интервал между строками
текста. Между составными частями реквизита интервал составляет 1,5—2, в
составных его частях — 1 строку.

Реквизиты
относительно положений табулятора располагаются следующим образом:

0   —
наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида
документа, дата документа, ссылка на регистрационный номер и дату, место
составления, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, наименование
должности в реквизите «подпись», гриф согласования документа, отметка о
заверении копии, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и
направлении в дело;

Рис. 7. ДОЛЖНОСТНОЙ (именной) бланк

1   —красная
строка;

2—    расшифровка
подписи в реквизите «гриф согласования», виза согласования, отметка о заверении
копии, номер документа;

3—    при
оформлении документов не используется;

4   —
адресат, номер страницы;

5   —
гриф утверждения;

6—расшифровка
подписи в реквизитах «подпись», «гриф утверждения»;

7
—слово «копия», нумерационные заголовки: таблица, приложение, отметка о контроле,
отметка о поступлении документа в организацию.

3.4. Правила оформления реквизитов
документов

При
оформлении реквизитов документов следует соблюдать следующие правила.

01 —
Государственный герб Российской Федерации

Герб
— это отличительный знак государства, города, рода, сословия, изображаемый
на флагах, монетах, печатях, ряде документов.

На
бланках с угловым расположением реквизитов изображение герба помещается над
серединой строки с наименованием организации на верхнем поле, на бланках с
продольным расположением реквизитов — в центре верхнего поля (рис. 8). Размер герба
не рекомендуется делать более 20 мм.

Организации
негосударственных форм собственности не имеют права помещать Государственный
герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации на своем
бланке.

Бланки
с изображением Государственного герба Российской Федерации являются
полиграфической продукцией, подлежащей учету, их хранят в надежно запираемых
шкафах или сейфах.

02 —
герб субъекта Российской Федерации

Реквизит
(рис. 9) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами
субъектов РФ.

Правила
расположения данного реквизита аналогичны правилам изображения реквизита 01.

03 —
эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Эмблема
— это условное или символическое
изображение какого-либо понятия, идеи, деятельности.

Рис. 8. Гербовый бланк с угловым и продольным
расположением реквизитов

Рис. 9. Гербовый бланк субъекта РФ —
города Москвы

Рис. 10. Эмблема организации

Товарный
знак — это обозначение, способное отличать
товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг
других юридических лиц.

Эмблемы,
товарные знаки, знаки обслуживания помещаются на бланках в соответствии с
уставом организации. Товарный знак может быть зарегистрирован также на имя
юридического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность.

Реквизит
может быть выполнен в любом цвете или цветовом сочетании и располагаться в
пределах границ продольного штампа бланка на любом месте, по усмотрению автора
бланка (рис. 10).

Эмблема
организации или товарный знак не могут заменить на бланке название организации.

Реквизиты
01, 02, 03 являются взаимоисключающими при оформлении бланка. На любом бланке
может быть изображен только один из этих реквизитов.

Наименование
организации субъекта РФ, имеющего наряду с русским языком в качестве
государственного национальный язык, печатается на двух языках — русском и
национальном (рис. 11).

Рис. 11. Бланк с наименованием организации
субъекта РФ

Рис. 12. Бланк с наименованием организации
на иностранном

Наименование
на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно закреплено в
уставе организации (рис. 12). Наименование на русском языке располагается
слева, а на национальном или иностранном языке — справа.

Сокращенное
наименование организации приводится в тех случаях, когда оно закреплено в
учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках)
помещается ниже полного (см. рис. 6).

Наименования
филиала, территориального отделения, представительства, структурного
подразделения организации указываются в том случае, если они обозначают автора
документа и располагаются ниже наименования организации (рис. 13).

Одним
из требований к наименованию организации — автора документа является указание
организационно-правовой формы организации.

Пример
оформления наименования государственной организации:

Всероссийский
научно-

исследовательский
институт

океанологии

Пример
оформления наименования негосударственной организации:

Закрытое
акционерное общество

«Стройинвест»

Рис. 13. Автор документа — структурное
подразделение

04 —
код организации

Реквизит
является обязательным; он проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором
предприятий и организаций (ОКПО) и включает в себя восемь знаков.

Код
организации — автора документа нужен для ускорения передачи документированной
информации по каналам электронной связи. Код позволяет избежать ошибок в
названии организации при передаче данных.

05 —
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

Реквизит
представляет собой 13-значный цифровой код. ОГРН указывается на всех документах
юридического лица — наряду с его наименованием. Этот реквизит является
составной частью справочных данных в бланке письма.

06 —
идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН
/ КПП)

Реквизит
представляет собой цифровой код, подтверждающий постановку на налоговый учет
налогоплательщика (индивидуального предпринимателя, юридического или
физического лица) (рис. 14).

Рис. 14. Бланк с указанием в реквизите ИНН
/ КПП, ОГРН

07 —
код формы документа

Реквизит
проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации
(ОКУД).

08 —
наименование организации, являющейся автором документа

Наименование
организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных
документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии
— полное наименование вышестоящей организации. Например:

ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ

Государственное образовательное учреждение

Банковский колледж N: 45

Автором
документа может быть должностное лицо, представляющее организацию: в этом
случае используют должностной (именной) бланк (см. рис. 7).

09 —
справочные данные об организации

Реквизит
оформляется только в бланке письма. Как правило, в него входят: почтовый адрес,
номера телефонов, коды по ОКПО, ОГРН; ИНН / КПП; код по ОКУД и другие сведения
по усмотрению организации (номер факса, номер счета в банке, адрес электронной
почты, адрес веб-страницы в сети Интернет) (см. рис. 5).

10 —
наименование вида документа

Реквизит
указывается в соответствии с наименованием документа, предусмотренным УСОРД и
оформляется от нулевого положения табулятора (центрированно — при продольном
расположении штампа бланка) прописными буквами: ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ. Короткие
слова можно писать в разрядку, например: АКТ. Наименование вида документа
должен иметь каждый документ, за исключением служебного письма.

11 —
дата документа

Это
обязательный реквизит любого документа. Датой документа является
дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия
решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более
организациями, должны иметь одну дату (единую). Способ написания даты зависит
от характера документа. Как правило, дата оформляется арабскими цифрами в
последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют
двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.
Дата оформляется от нулевого положения табулятора, например: 23.04.2009

В
нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также в
документах, содержащих сведения финансового характера, используется
словесно-цифровой способ оформления даты, например: 09 мая 2009 г. Также
оформление даты может производиться в последовательности: год, месяц, день месяца,
например: 2009.11.24.

12 —
регистрационный номер документа

Это
условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение документа; номер
проставляется при регистрации документа и оформляется от второго положения
табулятора на одном уровне (строке) с датой документа. На документах, авторами
которых выступают несколько организаций, индексы авторов проставляются через
косую черту в порядке указания авторов на документе. Номер не может быть
однозначным.

В
нумерации рекомендуется использовать двузначные номера, например: № 03-05/123,
где 03 — номер структурного подразделения, 05 — номер дела по номенклатуре, 123
— порядковый номер самого документа.

13 —
ссылка на регистрационный номер и дату документа

Реквизит
оформляется только на бланке письма и включает в себя номер и дату документа, на
который дается ответ. Оформляется от нулевого положения табулятора:

На
№ ________________  

14 —
место составления или издания документа

Место
составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его
определение по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные об
организации», и обязательно с учетом принятого административно-территориального
деления; оно включает в себя только общепринятые сокращения. Перед названием
городов Москва и Санкт-Петербург сокращение «г.» (город) не пишется; перед
всеми остальными названиями ставятся: г. — город, пос. — поселок. Реквизит
оформляется от нулевого положения табулятора строчными буквами, кроме заглавных.
Например:

Москва       •

г.
Воронеж

пос.
Южный

Краснодарского
края

Место
составления документа не указывают:

■  при
указании его в составе наименования организации, например: мэрия Москвы;

■  в
письмах — в бланке письма эта информация содержится в реквизите «справочные
данные об организации».

15 —
адресат

В
качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения,
должностные или физические лица. Адресат оформляется от четвертого положения
табулятора (32 удара) флаговым способом и состоит из нескольких составных
частей:

1)  из
наименования организации;

2)  наименования
структурного подразделения;

3)  наименования
должности лица;

4)  инициалов,
фамилии;

5)  почтового
адреса.

Каждая
составная часть оформляется с новой строки, точка в конце каждой составной
части не ставится. Между составными частями устанавливается межстрочный
интервал 1,5, если же составная часть многострочна — интервал 1. Переносы в
словах нежелательны, сокращения употребляются в соответствии с существующими
правилами. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы
указываются перед фамилией.

1.  Наименования
организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже.
Например:

Министерство
внутренних дел

Российской
Федерации

Департамент
охраны общественного

порядка

2.  Должность
и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже
(инициалы — до фамилии):

Генеральному
директору ОАО «Балчуг»

Н.В.Есакову

Допускается
центрировать каждую строку реквизита «адресат» по отношению к самой длинной
строке:

Сбербанк
Российской Федерации

Начальнику
отдела обслуживания

юридических
лиц

Р.
Я. Халилову

3.  Если
документ направляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных
подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно:

Администрации
районов

Магаданской
области

Руководителям
структурных

подразделений
Министерства

финансов
Российской Федерации

4.  Если
лицо, которому направляется документ, имеет ученую степень или звание, это
может быть указано в адресате:

Ректору
Технического университета

проф.
В. И. Сомову

Документ
не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым,
третьим и четвертым адресатами не указывают. Если адресатов больше, то на
обороте последнего листа документа составляют список рассылки документа, а на
каждом экземпляре пишут только один адрес.

5.  В
состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес, элементы которого
указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой
связи:

Соколову
В. Е.

ул.
Бобруйская, д. 23

г.
Мурманск, 123456

При
адресовании документа должностному лицу исходя из сложившейся практики допускается
использование обращений «господин» («г-н»), «госпожа» («г-жа»).

При
адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый
адрес:

Государственное
учреждение

Всероссийский
научно-

исследовательский
институт

документоведения
и архивного дела

Профсоюзная
ул., д. 82, Москва, 117393

16 —
гриф утверждения документа

Удостоверение
документов является формой выражения ответственности за их законность и
содержание. Основными способами удостоверения документов являются: подписание,
утверждение и проставление печати.

Утверждение
— это особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий
распространение действия документа на определенный круг лиц, граждан, организаций.
Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента
его утверждения. Документы утверждаются соответствующими органами или
должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных
в этих документах.

Документ
может быть утвержден должностным лицом или специально издаваемым документом
(приказ, протокол, решение).

Оба
способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.

Утверждение
документа должностным лицом производится в том случае, если это регламентируется
соответствующими нормативными документами.

Если
документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения оформляется от
пятого положения табулятора флаговым способом, допускается центрированное
оформление каждой строки грифа утверждения по отношению к самой длинной строке
реквизита. Гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и знаков
препинания), полного наименования должности лица, утвердившего документ
(включая наименование организации, если документ оформлен не на бланке), его
личной подписи, расшифровки подписи (инициалы проставляются до фамилии) —
шестое положение табулятора — и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор
ОАО «Факел»

__________Л.
А. Степанова

«___»
июля 2009 г.

Допускается
центрировать элементы реквизита «гриф утверждения документа» относительно самой
длинной строки. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный
директор

ЗАО
«Московские товары»

__________Л.
И. Белопольская

«___»
мая 2009 г.

При
утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения
состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования
утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

Решением
общего собрания

акционеров
от 05.10.2009 г. N9 03

Если
документ утверждается руководителями нескольких организаций, то составные части
грифов утверждения располагают на одном уровне. При этом наименование организации
должно обязательно входить в наименование должности лица, утверждающего
документ. Первый гриф оформляется от нулевого положения табулятора, расшифровка
подписи — от второго, второй гриф оформляется по ГОСТу. Например:

Как
правило, утверждению подлежат следующие виды документов: уставы, положения,
штатные расписания, некоторые виды актов и протоколов, должностные инструкции и
др.

Перечень
документов организации, подлежащих утверждению, определяется инструкцией по
делопроизводству организации.

17 —
резолюция

После
первичной обработки и регистрации документ направляется руководителю организации
или структурного подразделения для рассмотрения. Результат рассмотрения
отражается в резолюции.

Резолюция
— это надпись на документе, сделанная должностным
лицом и содержащая принятое им решение. Она закрепляет распоряжение
руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. От конкретности и
четкости резолюции, правильного выбора исполнителя зависят качество исполнения
задания и своевременность его выполнения. К тексту резолюции предъявляются те
же требования, что и к любому документу: четкость, конкретность, краткость.
Резолюция состоит из текста, подписи и даты. По своему характеру резолюция
может быть двух видов: резолюция, содержащая решение вопроса (например,
«зачислить», «выделить 100 тыс. рублей», «отказать»), и резолюция, определяющая
порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст должен содержать три составные
части: кому поручается (фамилия и инициалы исполнителя), что поручается
(характер и порядок решения вопроса) и срок исполнения. Например:

3.
Н. Ильичевой

Подготовить
проект приказа

«О
создании рекламного отдела»

к
15.12.2009

(Личная
подпись)

01.12.2009

Если
в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение
документа является тот, чья фамилия указана первой. Если срок исполнения
документа является типовым или он указан в тексте документа и его не требуется
специально оговаривать, то руководитель может указать только фамилию
исполнителя (исполнителей), порядок подготовки вопроса, поставить подпись и
дату.

Резолюция
переносится секретарем в регистрационную форму и часто является основанием для
постановки документа на контроль. Оформляется резолюция от руки на любом
свободном месте, кроме полей, однако нельзя оформлять ее на других реквизитах.
Если на документе нет свободного места, то резолюция оформляется на отдельном
листе бумаги (обычно формата А6 или А7) и прикрепляется к документу.

18 —
заголовок к тексту документа

Реквизит
оформляется от нулевого положения табулятора строчными буквами, за исключением
необходимых заглавных букв; точка в конце заголовка не ставится; строка не
должна превышать 28 ударов; переносы в словах нежелательны; межстрочный
интервал — 1. К документам, оформленным на листе или бланке формата А5, заголовок,
как правило, не составляется. Заголовок должен быть согласован с наименованием
вида документа. В зависимости от вида документа заголовок формулируется в
предложном или родительном падеже (акт, протокол). Например:

ПРИКАЗ

О
создании аттестационной

Комиссии

или

ПРОТОКОЛ

Заседания
Совета

директоров

19 —
отметка о контроле

Контроль
исполнения документов — это совокупность действий,
обеспечивающих своевременное исполнение документов. В соответствии с ГОСТом отметка
о контроле исполнения документа обозначается буквой «К» или словом «Контроль»,
наносится резиновым штампом или может быть написана от руки цветным маркером.
Отметка располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Ее цель —
напомнить исполнителю, что документ контролируется. Например:

20 —
текст документа

Текст
— это основной реквизит документа-, его печатают от нулевого положения табулятора
через 3—4 межстрочных интервала от заголовка к тексту, через 1,5—2 интервала на
бумаге формата А4 и через 1 интервал — формата А5 (между абзацами — 2
интервала). Абзацы в тексте пишут от первого положения табулятора.

Абзац
— это часть текста, несущая законченную
мысль и представляющая собой смысловое единство. Нормальным считается абзац,
содержащий не более двух-трех предложений.

Текст
документа можно печатать с двух сторон листа, при этом правое и левое поля
меняются местами.

Текст
документа состоит из двух частей: в первой части указывается основание для
составления документа; во второй — просьбы, выводы, предложения. Если текст
состоит из одной фразы, то она строится по такому же принципу.

В
некоторых случаях текст может содержать только вторую часть (письмо — просьбу
без пояснения, приказ — распорядительную часть без констатирующей). Текст
документа должен быть ясным, точным, кратким.

В
тексте слова должны употребляться в том значении, какое они имеют в
литературном языке, и не допускать многозначности толкования. Не следует
употреблять термины, требующие объяснения их значения, дополнительного
толкования. Нельзя использовать диалектное, жаргонные, устаревшие слова и
обороты. Иностранные слова могут употребляться только в том случае, если они не
имеют соответствующего эквивалента в русском языке или получили многочисленное
признание.

При
построении текстов рекомендуется:

1)  использовать
сжатые синтаксические конструкции;

2)  применять
трафаретные словосочетания, тексты;

3)  использовать
во всех возможных случаях простые предложения.

Текст
документа может быть сплошным связанным либо представлен в форме анкеты,
таблицы, трафарета или их сочетания. Сплошной связанный текст содержит
информацию об управлении действий и применяется при составлении правил,
положений, писем.

Форма
анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном
объекте по определенному набору признаков.

Форма
таблицы (табл. 2) используется при изложении цифровой или словесной информации
о нескольких объектах по ряду признаков.

Независимо
от количества частей текст необходимо делить на абзацы. Сложные тексты делятся
на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими
цифрами и разделяются точками: 11.1.4.2. — 11-й раздел, 1-й подраздел, 4-й пункт,
2-й подпункт.

Текст
документа, представленный в виде таблицы, должен быть оформлен в соответствии с
ГОСТом. Таблицы могут быть в тексте документа или в приложении к нему. Все
таблицы нумеруются арабскими цифрами. Нумерация таблиц текста и приложений
может быть сквозной и самостоятельной. Если в документе приведена одна таблица,
то она не нумеруется и слово «таблица» не пишется.

21 —
отметка о наличии приложения

Реквизит
оформляется через 2—4 межстрочных интервала от текста и состоит из слова «Приложение»,
которое пишется от нулевого положения табулятора с прописной буквы; в конце
ставится двоеточие; через пробел идет текст приложения, которое оформляется
«висячей» строкой через один межстрочный интервал.

Если
документ имеет приложение, на которое указывается в тексте, то проставляется
только количество листов и экземпляров.

Приложение:
на 3 л. в 2 экз.

Если
документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо
перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и их экземпляров.
При наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами, пункты
отделяют друг от друга двумя интервалами:

Приложение:
1. Положение об Управлении регионального

                           
кредитования на 5 л. в 2 экз.

                      
2. Правила подготовки и оформления документов

                          
Управления регионального кредитования на 7 л.

                          
в 2 экз.

Если
приложений много, на них составляется опись:

Приложение:
опись на 3 л.

Если
к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то об этом делают
отметку в тексте приложения:

Приложение:
письмо Департамента образования г. Омска № 02/45

                      
и приложение к нему, всего на 7 л.

Если
приложение сброшюровано, то количество листов не указывается:

Приложение:
Методические указания по внедрению и применению

                       
Государственного стандарта на ОРД

                       
(ГОСТ Р 6.30-2003), 5 экз.

Если
документ направляется в несколько адресов, а приложение — не во все адреса, то
в тексте приложения указывается, в какой адрес оно направляется:

Приложение:
на 3 л. в 4 экз. во второй адрес.

В
распорядительном документе (постановление, приказ, распоряжение, правило,
инструкция, положение, решение) ссылки на приложение указываются в самом тексте
документа. При этом приложение к распорядительному документу содержит в правом верхнем
углу (пятое положение табулятора) первого листа документа слово «Приложение» с указанием
его номера, наименования распорядительного документа, даты документа и регистрационного
номера. Например:

Приложение
№ 2

к
приказу Ростелекома № 185

от
09.12.2009

22 —
подпись

Подпись
— это один из основных способов удостоверения документа,
его обязательный реквизит, которым выражается ответственность лица за содержание
документа. Документ подписывается руководящими работниками учреждения или
другими должностными лицами в соответствии с их компетенцией, установленной
действующим законодательством или иными правовыми актами.

Подпись
состоит:

1)  из
наименования должности лица, подписавшего документ, которое печатается от
нулевого положения табулятора флаговым способом (допускается центрированный
способ относительно самой длинной строки) строчными буквами, за исключением заглавных;
в одной строке — не более 28 ударов; переносы в словах нежелательны;

2)  личной
подписи должностного лица (руководителя);

3)  расшифровки
подписи (указываются инициалы и фамилия) от шестого положения табулятора
строчными буквами, за исключением заглавных, на уровне последней строки
наименования должности.

Если
документ оформлен на бланке, то наименование должности лица, подписавшего документ,
пишется сокращенно. Например;

          Вице-президент                                                                                                     И.
В. Лескин

Если
оформление документа производится на чистом листе, то в наименование должности
входит полное наименование учреждения. Например:

     Вице-президент
Ассоциации

     региональных
предприятий                                                                                    И.
В. Лескин

Допускается
центрировать наименование должности относительно самой длинной строки
реквизита. Например:

     Исполнительный
директор

              
ЗАО «Партнер»                                                                                                А.
С. Королева

Если
должностное лицо, подписывающее документ, имеет ученую степень (звание), то это
может быть указано в наименовании должности. Например:

     Зав.
кафедрой зоологии

     профессор                                                                                                                    В.
С. Серов

Две
и более подписей проставляются в том случае, если за содержание документа несут
ответственность несколько лиц. Например, документы финансового характера
подписывают руководитель учреждения и главный бухгалтер. Их подписи располагают
одну под другой через два интервала в последовательности, соответствующей
занимаемой должности. Например:

     Директор
лицея                                                                                                                     М.С.Попов

     Главный
бухгалтер                                                                                                   А.
С. Корнева

При
подписании документа несколькими лицами равных должностей подписи располагают
на одном уровне.

В
состав наименования должности обязательно входит название учреждения.

Первая
подпись оформляется от нулевого положения табулятора, расшифровка подписи — от
второго. Вторая подпись — от пятого положения табулятора, расшифровка — от
шестого. Составной частью реквизита в данном случае может быть дата. Например:

В
документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, а
распределение обязанностей в составе комиссии. Двоеточие после слов «члены
комиссии» не ставится. Подписи оформляются через два интервала. Например:

     Председатель
комиссии                                                                                И.
И. Морозов

     Члены
комиссии                                                                                             А.
С. Кудрявцев

                                                                                                                                Т.
Г. Синицына

При
оформлении документа на бланке должностного лица в реквизите «подпись»
наименование должности не указывается, а оформляется только расшифровка подписи
от шестого положения табулятора.

В
случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на проекте
документа, документ подписывает должностное лицо, исполняющее его обязанности,
или заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписывающего
документ, его фамилия (исправления можно сделать, допечатав перед наименованием
должности «И.О.» или «Зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за»
или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Использование
при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств
механического либо иного копирования, электронной цифровой подписи либо иного аналога
собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных
законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (ст. 160 ГК РФ).

Условия
применения электронной подписи при создании машиночитаемого документа указаны в
федеральных законах «Об информации, информатизации и защите информации» и «Об электронной
цифровой подписи».

Юридическая
сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью
автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может
подтверждаться электронной цифровой подписью.

Юридическая
сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной
информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих
идентификацию подписи, и при соблюдении установленного режима их использования.

23 —
гриф согласования документа

Согласование
документа является способом предварительного
рассмотрения и оценки его проекта.

В
работе с ОРД согласование может быть внутренним и внешним. Согласование
документов производится с организациями, структурными подразделениями и
предприятиями, должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией
имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа.

Внешнее
согласование производится с подчиненными и неподчиненными организациями, органами
государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами. Внешнее
согласование оформляется грифом согласования, справкой о согласовании, листом
согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на
заседании коллегиального органа.

Гриф
согласования состоит:

1)  из
слова СОГЛАСОВАНО — пишется прописными буквами без знаков препинания от
нулевого положения табулятора;

2)  наименования
должности лица, с которым согласован документ (включая наименование
организации);

3)  личной
подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) — пишется от второго положения
табулятора;

4)  даты
согласования — пишется от нулевого положения табулятора.

Реквизит
оформляется ниже реквизита «подпись» на 3—4 интервала флаговым способом. Его
можно оформлять центрированным способом относительно самой длинной строки
реквизита. Например:

Лист
согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает
интересы нескольких организаций. При этом в самом тексте документа делается
отметка «Лист согласования прилагается». В этом случае первый гриф согласования
оформляется по ГОСТу, второй — от пятого положения табулятора, расшифровка
подписи — от шестого. В наименование должности обязательно должно входить
наименование организации. Например:

Если
согласование производится с коллегиальным органом, то гриф согласования состоит
из слова СОГЛАСОВАНО, которое пишется от нулевого положения табулятора без
знаков препинания, и из названия документа в именительном падеже с указанием
его даты и номера. Например:

СОГЛАСОВАНО

Протокол
заседания

Совета
трудового коллектива

от
12.10.2009 № 12

Если
согласование производится соответствующим документом (письмом, протоколом), то
гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО и полного наименования
соответствующего документа в именительном падеже. Например:

СОГЛАСОВАНО

Письмо
Российской академии

медицинских
наук

от
09.07.2009 № 01/98

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол
заседания Правления

Российской
государственной

страховой
компании «Росгосстрах»

от
05.08.2009 № 02/06

24 —
виза согласования документа

Этим
реквизитом оформляется внутреннее согласование; он указывает на согласие или
несогласие должностного лица организации — автора документа — с содержанием
документа. Реквизит состоит из личной подписи визирующего, ее расшифровки и
даты согласования. В случае необходимости могут быть указаны наименование
должности визирующего, его подпись, расшифровка подписи и дата. При наличии
замечаний и дополнений к документу они излагаются, как правило, на отдельном
листе, а на проекте документа делается запись «Замечания прилагаются». Место визы
— ниже подписи, на последнем листе экземпляра, который остается в организации.

В
каждой организации должен быть перечень важнейших документов с указанием должностных
лиц, визы которых необходимы при оформлении этих документов.

Если
визу оформляют машинописным способом, то наименование должности пишется от нулевого
положения табулятора, расшифровка подписи — от второго, дата — от нулевого.
Например:

Начальник
отдела кадров

_________В.
Ф. Калеущенко

20
января 2009 г.

25 —
оттиск печати

Оттиск
печати широко используется при оформлении управленческих документов для
удостоверения их подлинности.

Печать
с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации представляет собой
печать с зеркальным отображением в центре Государственного герба Российской
Федерации; она используется исключительно для подтверждения (удостоверения)
подлинности управленческих документов, подписанных должностными лицами федеральных
органов государственной и исполнительной власти, иных федеральных
государственных органов и учреждений.

Использование
гербовой печати с изображением Государственного герба Российской Федерации и
изображениями гербов субъектов Российской Федерации регламентируется специальными
нормативными актами.

Правилами
установлены следующие обязательные элементы (реквизиты) печати организации:

1)  Государственный
герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации — только для
организаций, имеющих право на их воспроизведение;

2)  полное
наименование организации на русском языке с указанием организационно-правовой
формы;

3)  местонахождение
организации;

4)  номер
государственной регистрации;

5)  номер
городского реестра печатей.

Печать
проставляется в пределах границ площади, отведенной для данного реквизита. Форма
документа, на котором должна проставляться печать, может иметь пометку «Место
для печати» или «МП». Место для печати может быть обозначено кругом с пометкой
«Ставить точно в круг». На финансовых документах печать не может затрагивать
другие реквизиты (наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи),
так как наложение печати на другие реквизиты затрудняет проверку подлинности
документа.

В
организации используются печати структурных подразделений, на оттиске которых
имеется дополнительная надпись с названием структурного подразделения —
секретариат, канцелярия, управление делами (рис. 15). Печати индивидуальных
предпринимателей должны содержать фамилию, имя, отчество, местонахождение, словосочетание
«индивидуальный предприниматель», регистрационный номер. Для упорядочения
использования печатей и штампов в организации разрабатывается соответствующая
инструкция, которая утверждается руководителем организации. Для регламентации
использования печатей в организации утверждаются перечни документов, на которых
проставляется гербовая и другие печати.

Примерный
перечень документов, на которых ставится гербовая печать:

■  акты
(приема законченных строительных объектов, монтажа оборудования, выполненных
работ, экспертизы и др.);

■  доверенности
(на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.);

■  договоры
(о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом
сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ и т.д.);

■  заявления
(на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.);

■  заключения
и отзывы организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую
аттестационную комиссию;

■  исполнительные
листы;

■  командировочные
удостоверения;

■  образцы
оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения
финансово-хозяйственных операций;

■  представления
и ходатайства;

■  гарантийные
письма;

■  поручения
(бюджетные, банковские, пенсионные, платежные сводные в банк);

■  протоколы
(согласования планов поставок и т.п.);

■  реестры;

■  сметы
расходов;

■  справки
по личному составу и справки финансового характера;

■  спецификации;

■  титульные
списки, уставы;

■  штатные
расписания.

В
практике работы учреждений применяется целая серия штампов: «подлежит
возврату», «копии не снимать», угловой штамп организации, которые формально
служат в качестве замены рукописной или машинописной записи для использования в
повторяющихся однотипных ситуациях.

Угловой
штамп используется в том случае, если в
организации отсутствуют типографские бланки. Он может проставляться при выдаче
текущих справок и т.д. Изображение государственной символики в угловых штампах
не допускается.

Регистрационный
штамп устанавливает ответственность организации
за документ, начало отсчета срока исполнения.

26 —
отметка о заверении копии

Копия
документа — это воспроизведение всех реквизитов документа
рукописным, машинописным способом или средствами оперативной полиграфии. При
изготовлении копии рукописным или машинописным способом текст документа
воспроизводится полностью, включая реквизиты бланка.

Указом
Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-Х установлено,
что организации выдают по просьбе граждан копии документов, исходящих из этих
организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав
и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов оформляются
на бланках организаций или чистых листах формата А4.

В
таком же порядке организации могут выдавать копии имеющихся у них документов,
оформленных в других организациях, от которых получить непосредственно копии
этих документов невозможно или затруднительно. Если документы были оформлены на
бланках, то при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Запрещается
свидетельствование верности копий паспорта, заменяющих его документов, военного
билета, служебных удостоверений, а также других документов, снятие копий с
которых не допускается. Не подлежат свидетельствованию копии документов, имеющих
неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

Отметка
о заверении копии документа оформляется ниже реквизита «подпись» и состоит:

■
из слова «Верно», которое пишется от нулевого положения табулятора с прописной
буквы без знаков препинания;

■  наименования
должности лица, заверившего копию, — от нулевого положения табулятора;

■  личной
подписи, расшифровки личной подписи (инициалы, фамилия) — от шестого положения
табулятора, на уровне последней строки наименования должности;

■  даты
оформления копии — от нулевого положение табулятора. Например:

Верно

Инспектор
отдела кадров                                                                                                Л.
Э. Соколова

12.09.2009

27 —
отметка об исполнителе

На
документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием
фамилии сотрудника, готовившего документ, и номера его телефона. Такая отметка
позволяет в случае необходимости быстро связаться с исполнителем, который может
предоставить интересующую вас информацию. Так как отметка предполагает
обращение к исполнителю, можно указать не только фамилию, но и имя и отчество.
Это облегчит общение и поможет вежливо установить контакт с исполнителем.
Оформляют отметку об исполнителе от нулевого положения табулятора на лицевой
или оборотной стороне последнего листа документа в пределах границ площади,
отведенной для данного реквизита. Если документ подлежит размножению, то отметка
указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе
придется делать копии двух сторон листа). Например:

Воронин

Борис
Александрович

123-45-67

ГОСТ
Р 6.30—2003 допускает ставить эту отметку без указания имени и отчества.
Например:

Воронин

123-45-67

На
документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в
отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

На
документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя указываются инициалы
машинистки, количество отпечатанных экземпляров, дата оформления документа и
рассылка по экземплярам. Такая отметка оформляется только с оборотной стороны
листа. Например:

Семенова

Галина
Константиновна

976-34-21

СГК
3 л 23.09.2009

1   —
в адрес

2   —
руководителю

3   —
в дело № 03

28 —
отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Это
завершающая отметка на документе. Она проставляется сразу после решения вопроса,
затронутого в документе, или при направлении ответа. Отметка свидетельствует о
том, что работа с документом закончена и он может быть подшит в дело. Отметка может
включать ссылку на дату и номер документа, а при отсутствии такового — краткие
сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, подпись лица, направившего
документ в дело (исполнитель, руководитель), и дату. Реквизит оформляется в
левой части нижнего поля первого листа документа, как правило, рукописным
способом. Например:

В
дело № 04

14.09.2009

Л.
Исакова

или

Ответ
направлен

12.10.2009   N9
03/234

В
дело № 02

Л.
Левина

15.10.2009

29 —
отметка о поступлении документа в организацию

При
поступлении документа в организацию на нем проставляется первая отметка,
фиксирующая факт и время приема его в данной организации, специальным резиновым
штемпелем. Она состоит из сокращенного наименования организации, в которую
поступил документ, даты получения и входящего учетного номера (рис. 16).

Дата
получения является важным поисковым признаком и началом отсчета срока
исполнения поступившего документа. С этой даты документ считается в работе
учреждения. Входящий учетный номер может служить для поиска документа в делопроизводстве,
и, кроме того, он используется для учета количества поступивших документов в
месяц, квартал, год. Проставлять отметку о получении документа следует в правом
нижнем углу первого листа документа.

30 —
идентификатор электронной копии документа Если документ вводится в память
машины или создан на компьютере, на бумажном документе делается об этом
специальная отметка. В стандарте требования к оформлению данного реквизита
изложены следующим образом: «Идентификатором электронной копии документа
является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы
документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие данные,
устанавливаемые в организации».

Правила оформления реквизитов и бланков официальных документов

Формуляр-образец ОРД • Основа для построения любого вида ОРД • Устанавливает размеры полей, не менее: • 20 мм – левое • 10 мм – правое • 20 мм – верхнее и нижнее • Левое поле – для подшивки документа в дело, чтение текста должно обеспечиваться и после подшивки, поэтому поле может быть увеличено до 35 мм. • Правое и нижнее поля оставляют на случай износа бумаги, • Верхнее – для указания страниц в многостраничных документах. • При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 см, правое – не менее 20 мм, то есть наоборот по сравнению с лицевой стороной.

8 положений табулятора 0…. . 1………. . 2……. . 3……. . 4……. . 5……. . 6……. . 7……. . 5 зн. 16 зн. 24 зн. 32 зн. 40 зн. 48 зн. 56 зн.

0 положение табулятора • • Наименование организации Справочные данные Наименование вида документа Место составления документа (при флаговом расположении)

0 положение табулятора • • • • Дата документа Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа Заголовок к тексту Текст (кроме начала абзацев) Отметка о наличии приложения Наименование должности в реквизите «Подпись» Гриф согласования (кроме расшифровки подписи) Заверительная надпись «Верно» Слова «ВЫСТУПИЛИ» , «РЕШИЛИ» , «ПОСТАНОВИЛИ» и т. п. Наименование должности лица, заверяющего документ Дата заверения Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Второй гриф утверждения документа

1 положение табулятора (5 знаков) • Начало абзацев в тексте, в том числе нумерованных 2 положение табулятора (16 знаков) • Регистрационный номер документа • Расшифровка фамилии в первом грифе согласования

3 положение табулятора (24 знака) • Используется при составлении таблиц 4 положение табулятора (32 знака) • Адресат (каждый элемент реквизита печатают на отдельной строке)

5 положение табулятора (40 знаков) • Гриф утверждения (кроме расшифровки подписи) • Второй гриф согласования

6 положение табулятора (48 знаков) • Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» • Расшифровка подписи в грифе утверждения • Расшифровка подписи во втором грифе согласования

7 положение табулятора (54 знака) • Нумерационный заголовок в таблице

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами с 0 -го и 5 -го положений табулятора.

Межстрочные интервалы внутри реквизитов и между ними Реквизиты, состоящие из нескольких 1 инт. строк (кроме текста) Пример: заголовок Текст на бланке А 4 на бланке А 5 Составные части реквизитов 1, 5 инт. 1, 5 -2 инт. Пример: адресат Реквизит от реквизита Пример: текст и подпись 2 -4 инт.

Форматы бланки и шрифт • Формат бланка: А 4 (210 х 297 мм) и А 5 (148 х 210 мм). • Шрифт Times New Roman Cyr 12 pt и 14 pt

Нумерация страниц • При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. • Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. • Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр. » или «с. » и знаков тире.

Бланк документа • набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа; • представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию; • основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6. 30 -2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Классификация бланков документов

В зависимости от расположения реквизитов • Угловой бланк • Продольный бланк

Угловой бланк • При угловом расположении необходимые реквизиты на бланке размещаются в верхнем левом углу. • Реквизиты и ограничительные отметки для них в пределах границ зон расположения реквизитов размещают: – центрированным способом (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов); – флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Примеры флагового и центрированного бланка • Флаговый способ • Центрированный способ

Продольный бланк • При продольном расположении (продольные бланки) реквизиты «Наименование организации», «Вид документа» и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля и центруются (центрируются).

Использование продольного бланка • Целесообразно, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. • На практике преимущественно используются для подготовки нормативных правовых актов.

В зависимости от вида документа бланки подразделяются: • общий бланк; • бланк письма; • бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Общий бланк • Включает в себя: – реквизиты: 01 — Государственный герб РФ (02 — герб субъекта РФ или 03 — эмблема организации); 08 — наименование организации; 14 — место составления или издания документа. – ограничительные отметки для реквизитов «Дата» и «Регистрационный номер документа» • Может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.

Пример общего бланка

Бланк письма • Реквизиты: – 01 — Государственный герб РФ (02 — герб субъекта РФ или 03 — эмблема организации); – 04 — код организации; – 05 — ОГРН юридического лица; – 06 — ИНН/КПП; – 08 — наименование организации; – 09 — справочные данные об организации • Ограничительные отметки для реквизитов: – 11 — дата документа; – 12 — регистрационный номер документа; – 13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа. • При необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов: – – 15 – адресат; 18 — заголовок к тексту; 19 — отметка о контроле; 20 — текст документа.

Бланк письма • Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат», «Резолюция»

Бланк конкретного вида документа, кроме письма • Реквизиты: 01 — Государственный герб РФ (02 — герб субъекта РФ или 03 — эмблема организации); 08 — наименование организации; 10 — наименование вида документа; 14 — место составления или издания документа. • Ограничительные отметки для реквизитов: 11 — дата документа; 12 — регистрационный номер документа. • При необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов. 18 — заголовок к тексту; 19 — отметка о контроле. • Бланк конкретного вида документа может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.

Примеры бланков конкретного вида документа

В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на: • бланк организации; • бланк структурного подразделения; • бланк должностного лица.

Бланк организации На бланке организации не воспроизводятся в качестве авторов документа структурное подразделение или должностное лицо.

Бланк структурного подразделения • Бланк для структурного подразделения создается в том случае, если руководитель данного подразделения имеет право подписи. • На бланке структурного подразделения под наименованием организации должно указываться наименование данного подразделения.

Бланк должностного лица • Бланк для должностного лица создается в том случае, если данное должностное лицо имеет право подписи. • На бланке должностного лица под наименованием организации должно указываться наименование должности.

Виды ОД с точки зрения подлинности • Подлинник ОД – первый или единственный экземпляр ОД. • Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его признаки или часть их, не имеющий юридической силы. • Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. • Выписка из ОД – копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке. • Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример

5.5 Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

5.6 Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

5.7 Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).

5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

5.11 Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пример

5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.

Пример

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Пример

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

Пример

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Пример

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Пример

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Пример

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Пример

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Пример

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Пример

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Пример

5.16 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Пример

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример

5.17 Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центруется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

5.18. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации.

(в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)

(см. текст в предыдущей редакции)

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

— наименование вида документа, наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

— вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

— заключительная этикетная фраза:

С уважением, …

(Измененная редакция, Изм. N 1).

5.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

— если приложение (приложения) сброшюровано:

— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение N 2);

— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Пример

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Пример

5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Пример

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают: вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.

Пример 1

Пример 2

5.21 Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Пример

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Пример

В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

5.22 Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Пример

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Пример

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Пример

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Пример

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Пример

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Пример

или

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример

5.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

5.25 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева.

Пример

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

5.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

5.27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

5.28 Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Пример

5.29 Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

5.30 Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Пример

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

Практическое занятие 1

1.     Тема:  «Оформление
реквизитов документов 1-30».                                                                                                                                                                                                      

2.    
Цель занятия: изучить состав
реквизитов ОРД, правила их оформления, формуляр — образец ОРД; научиться
конструировать бланки, конкретной организации, в зависимости от их назначения.

3.    
Материальное обеспечение: тетради,
ручки, карандаши.

4.    
Исходные данные: Индивидуальные
задания.

5.    
Ход работы:

5.1.         
Рассмотреть 
методические указания по выполнению практической работе.

5.2.         
Составить
общий бланк конкретной организации с продольным расположением реквизитов на
формате А4.

5.3.         
Составить
общий бланк конкретной организации с угловым расположением реквизитов на
формате А4.

5.4.         
Составить
бланк конкретного вида документа.

5.5.         
Составить
бланк структурного подразделения организации или должностного лица.

5.6.         
Составить
отчет.

6.    
Контрольные вопросы.

6.1. Понятие «бланк документа». Виды
бланков, их назначение.

6.2. Правила оформления, изготовления, учета,
использования и хранения бланков организации.

6.3. Какое количество реквизитов
предусматривает ГОСТ Р 6.30-2003?

6.4. Какие варианты размещения реквизитов
на бланке вы знаете?

6.5. Что такое формуляр — образец ОРД?

        7. Литература.

7.1.
Березина НМ., Воронцова Е.Л,, Лысенко ЯМ. Современное делопроизводство. — СПб.:
Питер, 2004.

7.2.
Галахов В.В., Корнеев И.К. и др. Делопроизводство. Образцы документов,
организация и технология работы. Бо­лее 120 документов. 2-е изд., перераб. и
доп. — М.: ТК Велби; изд-во Проспект, 2004.

7.3.
Чуковенко А.Ю., Янкоеая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ
Р 6.30-2003 «Унификационные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации.

Методические указания
по выполнению практических задач

Чтобы выполнить задание, необходимо:

· ознакомиться с пакетом
документов;

· составить бланки.

Бланк документа — это набор реквизитов,
идентифи­цирующих автора официального письменного документа.

Установлено два основных формата бланков
докумен­тов _ А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210).

Бланки документов должны быть изготовлены
на бумаге светлых тонов.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие
виды бланков:

· бланк письма;

· общий бланк;

· бланк конкретного вида документа.

Кроме того, можно изготавливать:

· бланк должностного лица;

· бланк структурного подразделения.

Бланки документов должны иметь поля не
менее (мм):

20 —левое;

10 — правое;

20 — верхнее;

20 — нижнее.

В зависимости от расположения реквизитов
устанавли­вают два варианта бланков:

· угловой;

· продольный.

При продольном расположении все реквизиты
распола­гаются вдоль верхнего поля и выравниваются либо по ши­рине, либо по
центру — центрированный способ.

При угловом расположении реквизитов
используют флаговое расположение (каждая строка реквизита начи­нается
от левой границы зоны расположения реквизитов) или по центру отведенной площади
(центрованное рас­положение).

В общий бланк в зависимости от
учредительных доку­ментов организации могут быть нанесены следующие рек­визиты:
01 (02, 03), 08, 11,14.

Реквизит 01 (02, 03) располагают над
серединой рекви­зита 08.

Реквизит 03 допускается располагать на
уровне рекви­зита 08.

На общий бланк наносятся ограничительные
отметки виде линий и уголков — места расположения некоторых пе­ременных
реквизитов: 11,12,18,19.

После реквизита 08 «Наименование
организации» в об­щем бланке оставляют место для реквизита 10 «Наименова­ние
вида документа».

Бланк конкретного вида документа, кроме
письма,— это разновидность общего бланка, на котором заранее нанесен реквизит
10 «Наименование вида документа».

Бланк структурного подразделения или бланк
должно­стного лица отличается от остальных бланков тем, что пос­ле реквизита 08
«Наименование организации» наносится наименование структурного подразделения
или должнос­тного лица.

1 — Государственный герб ДНР;

2 — герб субъекта ДНР;

3 — эмблема организации или товарный знак
(знак обслуживания);

4 — код организации;

5 — основной государственный
регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

6 — идентификационный номер
налогоплательщика / код при­чины постановки на учет (ИНН/КПП);

7 — код формы документа;

8 — наименование организации;

9 — справочные данные об организации;

10— наименование вида документа;

11— дата документа;

12—регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и
дату документа;

14—место составления или издания
документа;

15—адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17— резолюция;

18— заголовок к тексту;

19— отметка о контроле;

20— текст документа;

21— отметка о наличии приложения;

22— подпись;

23— гриф согласования документа;

24— визы согласования документа;

25— оттиск печати;

26— отметка о заверении копии;

27— отметка об исполнителе;

28— отметка об исполнении документа и
направлении его в дело;

29— отметка о поступлении документа в
организацию;

30— идентификатор электронной копии
документа.

Правила оформления
реквизитов, регламентированные ГОСТом Р 6.30-2003

Реквизит 01(доп.) — на бланках
с продольным расположени­ем реквизитов — в центре верхнего поля;

на бланке с угловым расположением
реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строки с наименованием
орга­низации.

Изображение герба рекомендуется делать
диаметром не более 20 мм.

Реквизит 02(доп.) — как в
первом случае.

Реквизит 03(доп.) — согласно
уставу предприятия.

Реквизит 04(обязат.)— код
организации в соответствии с ОКПО, включает в себя 8 знаков.

Код автора документа (физическое или
юридическое лицо, со­здавшее документ) служит для быстрой передачи информации
по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок при
передаче длинных и сложно воспринимаемых назва­ний организаций.

Реквизит 05 (обязат.) — основной
государственный регистра­ционный номер (ОРГН) — представляет собой 13-значный
цифро­вой код.

ОРГН указывается на всех документах
юридического лица на­ряду с его наименованием.

Реквизит 06(обязат.) —
ИНН/КПП его проставляют в соответ­ствии с документами, выданными налоговой
инспекцией.

ИНН — код постановки на учет юридического
лица, индивиду­ального предприятия, физического лица. Для предприятий— это
10-значный цифровой код, для физических лиц — 12-значный циф­ровой код.

В связи с особенностями учета вводится
дополнительно код при­чины постановки на учет КПП — 9-значный цифровой код.

Реквизит 07(обязат.) — код
формы документа (ОКУД), в соот­ветствии с общероссийским классификатором, имеет
7-значный числовой код.

Реквизит 08(обязат.) —
наименование организации, являющей­ся автором документа. Этот реквизит
предполагает также наименование вышестоящей организации. Над наименованием
организации указывается сокращенное, а при его отсутствии, полное наименование
вышестоящей организации. Наименование организаций, имеющих наряду с русским
языком в качестве государственного национальный язык, печатается на двух языках
— русском и национальном (справа или ниже). Наименование на иностранном языке
воспроизводят, если оно закреплено в уставе, располагают ниже наименования на
русском языке.

Реквизит 09(доп.) – справочные
данные об организации (почтовый адрес, номер телефона, и др.). Группа цифр в
номерах телефонов и факсов разделяется дефисом. Номер счета в банке указывается
в соответствии с правилами Банка ДНР. ГОСТ не ограни­чивает состав и объем,
включаемые в справочные данные об организации.

Реквизит 10(обязат.) — наименование
вида документа, оно должно соответствовать уставным документам и видам
документов, согласно УСОРД и ОКУД (класс 0200000).

В письме наименование вида не указывается.

Название вида документа печатается
большими буквами:

ПРИКАЗ, АКТ идр.

Реквизит 11(обязат.) — дата
документа, для протоколов -дата заседания. Если авторами документов являются
несколько организаций, то дата пишется один раз. Оформляется арабскими цифрами:
день, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя цифрами, разделенными
точкой, год — четырьмя арабскими цифрами:

05.06.2016

Допускается запись даты полностью
буквенным — словесным способом: Двадцать первое марта две тысячи тринадцатого
года.

Допускается словесно-цифровой способ оформления
даты, например 5 июня 2016 г., а также оформление даты в последовательности:
год, месяц, день месяца, например:

2016.06.05.

При подготовке документа печатается только
обозначение месяца и года, а день проставляется от руки.

Реквизит 12 (обязат.) —
это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его
регистрации. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или
более организациями, состоит из регистрационных номеров каждой из этих органи­зации
через косую черту в порядке указания авторов документа,

Реквизит 13(доп.) — ссылка
на регистрационный номер и дату, на который дается ответ. Этот реквизит
оформляется в письмах-ответах, ликвидируя выражение типа «На ваше письмо дается
ответ».

Реквизит 14 (доп.) — место
составления или издания докумен­та, если трудно определить по реквизитам место
составления. Со­кращение г. (город) не употребляются при названиях «Донецк» и
«Макеевка».

Реквизит 15 (доп.) —
адресат — указывает, кому предназначен документ. Располагается в центре листа
документа, после 32 ударов от линии левого поля. От 4-го положения табулятора.
При ад­ресовании документа должностному или физическому лицу — ини­циалы
указывают перед фамилией.

Наименование организации или структурного
подразделения указывают в именительном языке, а должность в дательном.

В состав реквизита входит при
необходимости почтовый адрес, в соответствии с правилами услуг почтовой связи.

Например (здесь и
далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются
условными):

Минюст ДНР

Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения

Должность лица,
которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному
директору

ОАО
«Восточный  регион»

В.А.Лагунину

или

АО
«Электроцентромонтаж»

Главному
бухгалтеру

В.М.Кочетову

Если документ
отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных
подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации
районов

Донецкой области

Допускается
центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой
длинной строке. Например:

Главному
редактору

Издательского
дома

«Медиадом»

Н.В.Семиной

При адресовании
документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем
почтовый адрес, например:

Образцову О.П.

ул.Садовая, д.5,
кв.12,

г.Шахтерск,
Киреевский р-н,

Донецкойьская
обл., 30126

Реквизит 16 (доп.) —
гриф утверждения документа.

Документ утверждается должностным лицом
или специально издаваемым документом, оба способа имеют одинаковую юриди­ческую
силу.

Гриф утверждения документа располагают в
правом верхнем углу документа, после 40 ударов от линии левого поля, от 5-го по­ложения
табулятора.

При утверждении документа должностным
лицом гриф дол­жен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименова­ния
должности лица, утверждающего документ, его подписи, ини­циалов, фамилии и даты
утверждения.

При утверждении несколькими лицами подписи
располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением,
решением, при­казом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕН (УТВЕР­ЖДЕНА,
УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО и т. д.).

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО
«Донтекстиль»

Личная подпись 
В.А.Степанов

Дата

Допускается в
реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы
относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный
директор

АО
«Электронные технологии»

Личная
подпись  Л.В.Кузнецов

Дата

УТВЕРЖДЕН

решением общего
собрания

акционеров от
05.04.2016 N 14

или

УТВЕРЖДЕНО

приказом ВНИИДАД

от 05.04.2016 N 82

Реквизит 17 (доп.) —
резолюция— указание по исполнению документа, пишется на документе
соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание
поручения, срок исполнения, подпись и дату. При наличии нескольких
исполнителей ответственным за исполнение считается тот, кто назван пер­вым в
резолюции. Допускается написание резолюции на отдель­ном листе с указанием
регистрационного номера и даты докумен­та. Пишется на свободном месте, от руки
на подлиннике, между адресатом и текстом

Морозовой Н.В.

Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить
проект

договора с
Консалтинговой

группой
«ТЕРМИКА»

к 05.10.2016

Личная подпись    
Дата

Реквизит 18 (обязат.) —
заголовок к тексту — должен раскры­вать содержание документа, должен быть очень
кратким, точным, отвечать на вопросы: о чем, о ком, чего, кого? В конце
заголовка точка не ставится. Заголовки печатаются без кавычек, не подчерки­ваются,
от левого поля листа, если заголовок превышает 150 зна­ков, допускается
печатать от левого до правого поля листа через 1 межстрочный интервал и
переносить на следующую строку.

Реквизит 19 (обязат.) —
отметка о контроле-—сигнализирует о наблюдении за документом в процессе его
исполнения. Обозна­чается буквой «К» или словом «Контроль».

Реквизит 20 (обязат.) —
текст документа — должен содержать достоверную и аргументированную информацию,
изложенную ясно, убедительно, кратко.

В документах
(приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах
единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст
излагают от первого лица единственного числа («приказываю»,
«предлагаю», «прошу»).

В документах
коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа
(«постановляет», «решил»).

В совместных
документах текст излагают от первого лица множественного числа
(«приказываем», «решили»).

Текст протокола
излагают от третьего лица множественного числа («слушали»,
«выступили», «постановили», «решили»).

В документах,
устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений
(положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы
(акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица
единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции»,
«в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах
используют следующие формы изложения:

— от первого лица
множественного числа («просим направить», «направляем на
рассмотрение»);

— от первого лица
единственного числа («считаю необходимым», «прошу
выделить»);

— от третьего лица
единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД
считает возможным»).

Реквизит 21 (доп.) —
отметка о наличии приложения — рас­полагается после текста, перед подписью
документа, печатается про­писными буквами. Нарпимер:

Приложение:
на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет
приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов
и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение
об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2.
Правила подготовки и оформления документов Управления регионального
кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения
сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу
прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии
приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо
Госсархива от 05.06.2016 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение
направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии
оформляют следующим образом:

Приложение:
на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Реквизит 22 (обязат.) —
подпись — в ее состав входит:

—наименование должностного лица,
подписавшего документ;

—личная подпись;

—расшифровка подписи (инициалы, фамилия);

—при оформлении документа на бланке
должностного лица, должность этого лица в подписи не указывается.

При подписании документа несколькими
лицами, равными по должности, их подписи располагают на одном уровне. Например:

Вице-президент
Ассоциации

региональных
предприятий       Личная подпись  А.А.Борисов

или на бланке:

Вице-президент           
               Личная подпись    А.А.Борисов

При подписании
документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой
в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института        Личная
подпись      М.В.Ларин

Главный бухгалтер         Личная
подпись     З.В.Марьяш

Реквизит 23 (доп.) —
гриф согласования — состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым
согласовыва­ют документ (включая наименование организации), личной под­писи,
расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты согласо­вания.

Согласование может быть оформлено грифом
согласования, справкой о согласовании, протоколом и другими документами. Если
документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне,
при большем количестве их располагают вертикаль­ными рядами. Например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве ДНР

Личная подпись           А.Г.Грязнов

Дата

Если согласование
осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим
образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Донецкой академии

медицинских наук

от 05.06.2016 N 430-162

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания
Правления

Донецкой
государственной

страховой компании
«Донгосстрах»

от 05.06.2016 N 10

Реквизит 24 (обязат.) —
виза согласования документа — указывает на согласие или несогласие должностного
лица организации — автора документа с его содержанием.

Согласование оформляется визой,
включающей:

· подпись и должность визирующего
документ;

· расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

· дату подписания.

При наличии замечаний к документу визу
оформляют на от­дельном листе бумаги, подписывают и прилагают к документу.
Отказ от визирования не допускается.

Для документа, подлинник которого остается
в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны после­днего
листа подлинника. Если документ отправляется из организа­ции, визы
проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Например:

Руководитель
юридического отдела

Личная
подпись        А.С.Орлов

Дата

Реквизит 25 (доп.) —
оттиск печати — заверяет подлинность подписи должностного лица на документах.
Оттиск печати необ­ходимо располагать так, чтобы он захватывал часть
наименования должностного лица, подписавшего документ, и первую букву его
подписи. Форма документа может иметь пометки «Место для печати» или «М.П.».
Место для печати может быть обозначено кругом. На финансовых документах печать
должна располагаться строго в границах установленной для нее зоны и не
затрагивать других реквизитов.

Например:

Верно

Инспектор службы кадров    Личная подпись 
Т.С.Левченко

Дата

Реквизит 26 (доп.) —
отметка о заверении копии. Проставля­ется ниже реквизита «Подпись»:

—заверительная надпись «Верно»;

—должность лица, заверившего копию;

—личная подпись;

—расшифровку подписи (инициалы, фамилия);

—дату заверения. Например:

Верно

Инспектор службы кадров    Личная подпись 
Т.С.Левченко

Дата

Реквизит 27 (доп.) —
отметка об исполнителе — инициалы и фамилия исполнителя документа, номер его
служебного телефона, располагают на лицевой или стороне последнего листа
документа в левом нижнем углу. Например:

В.А.Жуков

924 45 67

Реквизит 28 (обязат.) —
отметка об исполнении документа и направлении его в дело — включает следующие
данные:

· ссылку на дату документа,
свидетельствующего о его исполнении

·    слова «В
дело»;

· — номер дела, в котором будет храниться
документ.

Проставляется на первом листе документа,
ниже отметки о( исполнителе, подписывается и датируется исполнителем документа
или руководителем структурного подразделения. Например:

В дело 12-03

Личная подпись   
О.П. Фомина

27.04.2016

Реквизит 29(обязат.) — отметка
о поступлении документа в организацию — содержит порядковый номер и дату
поступления; документа (при необходимости — часы и минуты), может проставляться
в виде штампа. Проставляется на первом листе входящей документа в нижнем правом
углу. Например:

ОАО
«Железобетон»

15.06.2016

№
123

Реквизит 30 (доп.) —
идентификатор электронной копии документа — проставляется в левом нижнем углу
каждой страницы документа, содержит наименование файла на машинном носителе
дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Нормативные
данные не устанавливают требований к его оформлению. Например:

F:ТекстыФорумГл.2Разд.2.1

Информация и вводный инструктаж

Приступая  к оформлению бланка для
служебного письма и общего бланка, следует  уяснить:

—  цель выполнения работы;

— необходимость знаний о требованиях ГОСТ
Р 6.30-2003 к бланкам организационно-распорядительных документов и умения
грамотно оформлять макеты бланков организации;

 — значение практической работы для
успешного усвоения знаний по дисциплине Документационное обеспечение управления;

— какой вид бланка используется для
оформления всех разновидностей служебного письма;

— какой вид бланка используется для
оформления всех организационно-распорядительных документов организации, кроме служебного
письма;

— комплекс необходимых мероприятий  для 
оформления бланков для служебного письма и общего бланка организации с угловым
и продольным вариантами расположения реквизитов штампа на форматах А4 и А5;

Для оформления бланка для служебного письма
и общего бланка конкретной организации требуется выполнить следующее:

— выбрать лист бумаги соответствующего
формата и установить поля в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30- 2003;

— расположить продольно реквизиты штампа
организации, где указать официальное название организации-составителя
документа,

— зарегистрированное в учредительных
документах и наименование вышестоящей организации;

— на бланке для письма под штампом указать
адрес, банковские реквизиты и другую справочную информацию;

— на общем бланке под штампом указать
условное наименование вида документа;

— обозначить место для переменных
реквизитов: даты и индекса – на обоих типах бланков, ссылки – только на бланке
для письма;

— указать место издания документа на общем
бланке;

— оформить общий бланк и бланк для
служебного письма, расположив реквизиты штампа организации и остальную
информацию угловым способом.

Задание.

1.  
Составить
макет общего бланка нашего техникума с продольным  штампом.

2.  
Составить
макет общего бланка нашего техникума с угловым  штампом.

3.  
Составить
макет бланка для служебного письма нашего техникума с продольным  штампом.

4.  
Составить
макет бланка для служебного письма нашего техникума с угловым штампом.

 Рис. 1.
Формуляр-образец ОРД с угловым вариантом расположения реквизитов (ф. А4-
210×297 мм)( см. ниже)

Рис. 2. Формуляр-образец ОРД с продольным
вариантом расположения реквизитов (ф. А4 — 210×297 мм)

Рис. 3. Формуляр-образец ОРД с угловым
вариантом расположения реквизитов (ф. А5- 148×210 мм)

Приложение 1.7 Технические требования к
изготовлению документов

Развитие электронного документооборота и
автоматизация де­лопроизводства предъявляют определенные требования к оформ­лению
документации с использованием технических средств.

Компьютер в современных офисах стал
незаменимым помощ­ником.

При подготовке документов рекомендуется
применять тексто­вой редактор Word for Windows с использованием шрифтов Times
new Roman Cyr размером 14 через 1-2 интервала.

Текст документа формата А4 печатается
через 1,5 межстроч­ных интервала. По ГОСТ 6.10.5 — 87 межстрочный интервал со­ставляет
4,25 мм, а шаг письма, т. е. размер печатного знака, — 2,6 мм.

Для документов А5 допускается печатание
текста через один межстрочный интервал.

Первую строчку каждого абзаца текста
следует печатать, отсту­пив на 5 знаков от границы левого поля (т. е. с
«красной строки»).

Реквизиты (кроме текста), состоящие из
нескольких строк, пе­чатают через один межстрочный интервал. Составные части
рек­визитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии
приложения», «Гриф согласования документа» отделяют друг от друга 1,5-2
межстрочными интервалами.

Реквизиты документа отделяют друг от друга
2-4 межстроч­ными интервалами.

Расшифровку подписи в реквизите «Подпись»
печатают на уровне последней строки наименования должности с пробелом меж­ду
инициалами и фамилией.

Максимальная длина строки многострочных
реквизитов — 28 печатных знаков.

Если заголовок к тексту превышает 150
знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в
конце заголовка не ставят.

Реквизиты «Наименование организации»,
«Справочные данные об организации», «Наименование вида документа», «Место
состав­ления или издания документа», а также ограничительные отметки Для
реквизитов «Дата документа», «Регистрационный номер документа», «Ссылка на
регистрационный номер и дату документа» б пределах границ зон расположения
реквизитов размещают одним из следующих способов (см. п. 4.5 ГОСТ Р 6.30-2003):

· центрированным (начало и конец каждой
строки реквизитов равно удалены от границ зон расположения реквизитов);

· флаговым( каждая строка реквизитов
начинается от левой границы зоны рас положения реквизитов).

При печатании документов используют восемь
стандартных положений печатающего устройства:

0— от границы левого поля для печатания
реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст документа» (без абзацев), «Отметка о
наличии приложеня», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа
и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «Подпись» и
«Гриф согласования документа», заверительной надписи «Верно», а также слов
СЛУШАЛИ ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, ПРИКАЗЫВАЮ ПРЕДЛАГАЮ;

1— после 5 печатных знаков для начала
абзацев в тексте;

2— после 16 печатных знаков для составления
таблиц и трафаретных текстов;

3— после 24 печатных знаков для
составления таблиц и трафаретных текстов;

4— после 32 печатных знаков для реквизита
«Адресат»;

5— после 40 печатных знаков для реквизитов
«Гриф утверждения документа», «Гриф ограничения доступа к документу»;

6— после 48 печатных знаков для
расшифровки подписи в реквизите «Подпись»;

7— после 56 печатных знаков для
составления таблиц и трафаретных текстов, для печатания слова «Копия» при
снятии копи! с документов об образовании, со свидетельств о браке и с других
личных документов граждан.

При наличии нескольких грифов утверждения
и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от
нулевого и пятого положения печатающего устройства.

При наличии в тексте примечаний или выделенной
в самостоятельный абзац ссылки на документ, послуживший основанием 1 его
изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от нулевого и пятого
положения табулятора, а относящийся к ним текст —через один межстрочный
интервал.

В документах, оформленных на двух и более
листах, нумеруют­ся второй и последующие листы. Номера страниц проставляются
посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «стра­ница» (стр.)
на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Допускается печатание документов с
использованием оборотной стороны листа.

Задание № 1. 1. Составить общий бланк
конкретной организации с про­дольным расположением реквизитов на формате А4

Задание № 2

Изготовить общий бланк с продольным
расположением реквизитов конкретной организации на компьютере.

ЛАБОРАТОРНАЯ
РАБОТА № 1

Тема: Оформление
различных типов документов в MS Word

Цель работы :
научиться использовать текстовый процессор MS Word для оформления
различных типов бизнес-документов

Лабораторное обеспечение: персональные
компьютеры, программное обеспечение, раздаточный материал

ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ
СВЕДЕНИЯ

Для изготовления любого из
организационно-распорядительных документов необходимо усвоить правила
формуляра-образца.

Формуляр-образец —
это модель построения формы документа, которая устанавливает область
применения, форматы, размеры берегов, требования к построению конструкционной
сетки и основные реквизиты (ДСТУ 2732-94) (рис.   1-3).

Реквизиты — это
совокупность обязательных данных в документе, без которых он не может быть
основанием для учета и не имеет юридической силы.

В случае оформления
организационно-распорядительных документов используется
такой    состав    реквизитов:

1.        государственный
герб;

2.        эмблема
организации;

3.        изображения
наград;

4.        код
предприятия;                                                        

5.        код
документа;

6.        название
министерства или
ведомства;                             

7.        название
предприятия (учреждения, организации, фирмы);

8.        название
структурного подразделения;

9.        индекс
предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номер телетайпа (абонентского
телеграфа), номер телефона, номер счета в банке;

10.      название
вида документа;

11.      дата;

12.      индекс
(исходящий номер документа);

13.      ссылку
на индекс и дату входящего документа;

14.      место
составления или издания;

15.      гриф
ограничения доступа к документу;

16.      адресат;

17.      гриф
утверждения;

18.      резолюция;

19.      заголовок
к тексту;

20.      отметка
о контроле;

21.      текст;

22.      отметка
о наличии приложения;

23.      подпись;

24.      гриф
согласования;

25.      визы

26.      печать;

27.      отметка
о заверении копии;

28.      фамилия
исполнителя и номер его телефона (отметка об исполнителе)

29.      отметка
об исполнении документа и направлении его в дело;

30.      отметка
о переносе данных на машинный носитель;

31.      отметка
о поступлении.

Реквизиты
бывают:   постоянные, переменные.

Постоянные
реквизиты наносят,
когда изготавливают унифицированную форму или бланк документа, а переменные —
при его составлении.

Каждый из реквизитов имеет свою
длину, определенную в формуляре-образце. Длина реквизита — это
количество графических знаков и пробелов, нужна для записи реквизита на
документе.

Для более четкого усвоения правил
формуляра-образца ОРД на рис. 4 показано фактическое расположение
реквизитов (обозначены цифрами в кружках), а на с 13, 14 приведены образцы
документов (служебное письмо изготовлено на бланке формата А5, а выписка из
протокола — на чистом листе бумаги формата А4 по ГОСТ 6.38-90 «Система
организационно -распорядительной документации. Требования к оформлению
документов »).

Формуляр-образец ОРД определяет
рабочую площадь и берега документа (на рис. 4 берега заштрихованы).

Рабочая площадь
документа —
это площадь унифицированной формы или бланка документа, предназначенная для
заполнения основными реквизитами.

Берега документа — это
площади, предназначенные для закрепления документа в технических средствах
хранения, а также для нанесения специальных меток и изображений.

ГОСТ 6.38-90 (в соответствии с ГОСТ
9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы») устанавливает
два формата бумаги для изготовления служебных документов: А4
(210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм).

В ГОСТ 6.38-90 установлены
следующие   размеры    берегов
формуляра-образца:

   левого
— 20 мм (8 пробелов)

   правого
— не менее 8 мм (3-4 пробелы);

   верхнего
— не менее 10 мм (3-4 интервала)

   нижнего
— не менее 8 мм (2-4 интервала).

Однако на практике в большинстве
случаев придерживаются размеры полей в соответствии со старым ГОСТ 6.39-72
«Унифицированные системы документации. Система
организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец »:

   левого
— 35 мм (13 пробелов)

   правого
— не менее 8 мм (3-4 пробелы);

   верхнего
— 20 мм (4-5 интервалов)

   нижнего
— не менее 19 мм (для формата А4)

   не
менее 16 мм (для формата А5).

Левый берег предназначено
для нанесения реквизитов 2, 20, а также для закрепления
документа в технических средствах хранения; правый берег — это
резерв, оставленный для сохранения текста документа; верхний берег предназначено
для проставления страниц, нанесения реквизитов 1, 4, 5, нижний — для
нанесения реквизитов 29, 30, 31.

Если документ оформляют также на
обратной стороне листа (срок хранения такого документа должен составлять не
более 3 лет), то левый и правый берега на обороте соответственно меняются
местами (левый — 8 мм, правое — 20 мм), а верхний и нижний — остаются без
изменений.

В документах, изготавливаемых на
листах формата А4 и содержательная часть которых имеет вид табличных форм,
допускается размещение основных реквизитов параллельно длинной стороне листа
(рис. 2).

На рис. 1-4 штриховыми линиями
обозначены границы реквизитов, меняются в предусмотренных стандартом случаях
(номера реквизитов обозначены цифрами в кружках).

Оформляя конкретный документ,
применяют не все реквизиты, а лишь те, которые необходимы для изготовления
документов этого типа и считаются обязательными в соответствии с юридическими
требованиями.

Согласно ГОСТ 6.38-90 допускается
размещение реквизита 3 на площади, отводимой для реквизита 6, который,
соответственно, располагают ниже реквизита 3.

Реквизит 2 располагают на уровне
реквизита 7 (на левом берегу).

Если объем реквизита 16 или 17
великоват, то реквизит 18 можно писать на любой свободной площади рабочего поля
первой страницы документа.

В многостраничных документах
реквизиты 22-28, 30 проставляют на последней странице на площади, отведенной
формуляром-образцом.

Реквизит 25 оформляют выше реквизит
24.

Установка формата
бумаги и берегов документа

Как известно, для изготовления
служебных документов используют преимущественно бумагу форматов А4 и А5. В
компьютерных программах, даже локализованных (на русском языке), заданы форматы
бумаги и размеры берегов, что могут не соответствовать отечественным
государственным стандартам. Поэтому, начиная работать в Microsoft
Word , надо сделать следующее:

В строке главного меню выбрать
пункт «Сервис» / «Параметры» и на вкладке «Общие» как
единицу измерения задать «Сантиметры» , нажать кнопку «ОК»;

В строке главного меню выбрать
пункт « Файл » / « Параметры страницы » и на
вкладке « Формат бумаги » задать « А4 210 х 297
мм» .

Установить берега, используя
вкладку «Берега» : левый — 3,5 см поскольку 2,0 см может быть
недостаточно для подшивки документов в дела постоянного хранения), правый — 1,0
см, верхний и нижний — по 2,0 см (для документов формата А5 нижний — 1,6
см); после этого нажимают кнопку « По умолчания ».

Когда надо, чтобы реквизиты
документа располагались параллельно длинной стороне листа (это касается в
основном изготовления табличных форм и схем), то на вкладке «Формат
бумаги» в пункте «Ориентация» следует выбрать «Альбомная» .

Любой новый документ в текстовом
редакторе типа Microsoft Word создается на основе шаблона,
которым может быть чистая страница с определенным набором параметров оформления
документа (размер бумаги, берегов, шрифты и т.п.), установленных «по
умолчанию ». Шаблон может иметь также стандартный текст, графику,
особое оформление. Набор шаблонов, в которых отражены управленческие
ситуации, позволяет значительно ускорить процесс подготовки документов,
улучшить их оформления, достичь унификации, а следовательно, облегчить
восприятие документа.

Рис. 1.
Формуляр-образец ОРД формата А4 (ГОСТ 6.3S-90) (реквизиты (в кружках)
расположены параллельно короткой стороне листа)

Рис. 2.
Формуляр-образец ОРД формата А4 (ГОСТ 6.38-90) (реквизиты расположены
параллельно длинной стороне листа)

Рис. 3.
Формуляр-образец ОРД формата А5 (ГОСТ 6.38-90)

Рис. 4.
Формуляр-образец ОРД формата А4 с угловым расположением

постоянных
реквизитов

Примеры оформления
документов

Примеры оформления
документов

Порядок выполнения
работы

Задание:

        Изготовить
шаблон бланка для служебного письма с угловым центрованным расположением
постоянных реквизитов.

        Изготовить
шаблон бланка для служебных писем с продольным центрованным расположением
постоянных реквизитов.

        Изготовить
шаблон общего бланка

Конструирование
бланка документа

Многие документы приходится
оформлять на фирменных бланках, поэтому целесообразно начинать работу именно с
создания их шаблонов. В качестве примера рассмотрим процесс изготовления
шаблонов бланков для служебных писем предприятия негосударственной формы
собственности.

Изготовление
шаблона бланка для служебного письма с угловым центрованным расположением
постоянных реквизитов. В строке главного меню выбрать пункт «Файл»
/ «Создать». Откроется диалоговое окно «Создание
документа». Выбрать вкладку «Общие», обозначить «Шаблон», задать «Новый
документ» / «ОК» (рис. 5). Откроется чистая страница Word . Установить
нужные параметры страницы. Войти в колонтитул, для чего в строке главного
меню нажать «Вид» / «Колонтитулы» (рис.   6).

В окне «Колонтитулы» открыть
диалоговое окно «Параметры страницы». На вкладке «Макет» выбрать: «Начать
распределение с последующей страницы», «Вертикальное
выравнивание по верхнему краю», «Применить ко всему документу» и, чтобы
эмблема не появлялась на следующих страницах многостраничного документа,
обязательно задать « Различать колонтитулы первой страницы
«/« ОК » (рис. 7).

В строке главного меню задать «Вставка»
/ «Рисунок» , выбрать «Картинки» или «С файла» (в
зависимости от того, где расположена заранее подготовлена
эмблема). Подведя курсор к выбранному рисунка, дважды нажать левую кнопку
мыши (в колонтитуле появится это изображение). Извлекая или сужая рисунок,
задать нужные размеры его. Закрыть диалоговое окно «Колонтитулы».

Рис. 5. В
диалоговом окне «Создание документа»

Рис. 6. В
диалоговом окне «Колонтитулы»

Рис.   7.
Вкладка «Макет» в диалоговом окне «Параметры страницы»

В строке главного меню
выбрать «Вставка» / «Номера страниц» , задать «Формат
…» и в формате номера выбрать «1, 2, 3, …»; в
нумерации страниц отметить «продолжить» / «ОК» (рис. 8).

В диалоговом окне «Номера
страниц» выбрать: «Расположение Вверху
страницы», «Выравнивание: От центра» (не указывать «Номер
на первой странице») «ОК» .

Рис. 8. Окно
«Номера страниц»

Нажатием клавиши [ Enter ]
опустить курсор примерно на 5,5 см (если размер шрифта 14 пт., То нажать
[Enter] 10 раз).

На панели инструментов «Стандартная» выбрать «Рисование»
/ «Надпись» , подвести крестик в левый верхний угол рабочей площади,
нажать левую кнопку мыши (появится квадрат), вытягиванием задать размеры
(высоту — не более чем 5,25 см, ширину — не более 7,5 см). Нажать левую
кнопку мыши, чтобы внутри рамки активизировался курсор на панели
инструментов «Форматирование» выбрать форматирование
текста «По центру» .

Используя различные шрифты,
оформить в ранее подготовленном прямоугольнике постоянные реквизиты и
трафаретные отметки для даты, индекса, ссылка на индекс и дату документа,
поступившего. После этого подвести курсор к любой стороны прямоугольника,
нажать правую кнопку мыши, открыть диалоговое окно «Формат надписи …» (рис.
9), во вкладке «Цвета и линии» выбрать «Нет линий» (в
таком случае при печатания линий рамки не будет). Нажать кнопку « ОК ».

Так же оформить невидимую рамку для
адресата в правом верхнем углу. Активизировать курсор в этом
прямоугольнике, выставить шрифт (размер и рисунок шрифта должны быть такими же,
как и в тексте). На панели инструментов «Форматирование» задать
форматирование текста «За левым краем».

В документах, изготовленных с
помощью ПК, угловые ограничительные рамки для заголовка к текста не
проставляют, а ограничения длины строк в заголовках достигают оформлением
соответствующего абзаца шаблона документа или созданием стиля «Заголовок» с
такими параметрами: правый отступ — «9,0 см», форматирования
текста — «За левым краем» (следует помнить, что отступа нет).

Рис. 9. В
диалоговом окне «Формат надписи»

Для этого можно на панели
инструментов «Форматирование» открыть меню «Стиль», выбрать,
например, «Заголовок 1», задать рисунок шрифта, его размер,
правый отступ (убедиться, что отступа нет). Опять подвести курсор на «Стиль», выбрать «Заголовок
1» и нажать левую кнопку мыши; появится окно «Переопределение
стиля»; задать «Переопределить: данный стиль, используя
выделенный фрагмент как образец». Нажать кнопку « ОК ».

Шаблон готов. Теперь ему
присваивают имя, сохраняют и закрывают окно.

Изготовление
шаблона бланка для служебных писем с продольным центрованным расположением
постоянных реквизитов. Для оформления эмблемы и постоянных
реквизитов выполнить действия, описанные выше (высота рамки будет несколько
меньше — 4,25 см, ширина — на всю рабочую площадь).

Опять используя панель
инструментов «Стандартная» выбрать «Рисунок» /
«Надпись», как и в предыдущем примере оформить трафаретные отметки для
даты, индекса, ссылка на индекс и дату входящего документа, а также отдельную
рамку для реквизита «Адресат».

Изготовление
шаблона общего бланка (расположение постоянных реквизитов
продольное центрированное). Для оформления эмблемы и постоянных реквизитов
выполнить операции, описанные выше.

Ниже невидимого прямоугольника
оставить место для реквизита «Название вида документа». Для
нанесения трафаретных меток для реквизитов 11, 12, а также оформления реквизита
14 можно вставить таблицу со спрятанной сеткой (три колонки: первый — до 5-ти,
второй — до 14 отметки на линейке, третий — до конца рабочей площади). В
первом и третьем столбиках выбрать форматирование текста «За левым
краем», во втором — «По центру».

Особенности
оформления реквизитов 17 23 . Гриф утверждения (реквизит
17) можно оформлять как и «Адресат», только длина рамки должно
быть несколько меньше. Для оформления реквизита «Подпись» можно
вставить таблицу со спрятанной сеткой, разбитой на три колонки. Везде
выставить форматирования текста «За левым краем». Первый
столбик — до 8 отметки на линейке, второй — до 12,5. Это удобно, если
название должности занимает много строк (следует помнить, что расшифровка подписи
оформляют на уровне последней строки наименования должности).

Если реквизит «Подпись» оформляется
в документе, который будут подписывать несколько должностных лиц одного и того
же предприятия (их подписи располагают друг под другом), то можно вставить
таблицу с несколькими строками.

Для оформления реквизита «Подпись» в
документе, который будут подписывать два или более лиц, занимающих должности
одинакового уровня, целесообразно вставить таблицу, выбрав две строки и два
столбца (рис. 20, 21). В таком случае для оформления расшифровки подписи
используют клавишу пробела.

Для изготовления переменных
реквизитов в служебных документах применяется преимущественно шрифт гарнитуры
Times New Roman размером 14-12 пт. Если документ оформлен шрифтом размером
14 пт. и на последней странице текста немного, то его можно «пригнать» и
получить полные страницы (размер шрифта после пригонка должен быть не менее чем
12 пт.).

Расстояние между строками
переменных реквизитов составляет один интервал, а между реквизитами — 2-3
интервала. Оформляя реквизит «Текст», его части
форматируют «По ширине» (в случае необходимости
вставляют «мягкие переноса»). Составные части
реквизитов: «Получатель», «Гриф утверждения», «Подпись», «Гриф
согласования», «Визы» (между собой) рекомендуется отделять 1,5-2
интервалами (1,5, если расстояние между реквизитами составляет 2 интервала, и 2
— если С интервалы).

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1.         Что
такое шаблон формуляр-образец документа?

2.         Классификация
документов?

3.         Размещение
реквизитов   в документе и требования к ним.

4.         Требования
к формату бумаги и берегов документа.

5.         Требования
к изготовлению бланков.

6.         Требования
к текстам служебных документов?

СПИСОК
РЕКОМЕНДОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1.      Глушаков
С. В., Сурядный А. С. Персональный компьютер для секретарей и менеджеров
Учебный курс / Шеф-ред. С. В. Глушаков; Худож.-оформитель
А.С.Юхтман. — Харьков: Фолио; М: ООО «Издательство ACT»,
2001. — 500 с.

2.      Делопроизводство,
бухгалтерия и анализ бизнеса на компьютере /М.Г. Коляда. — Донецк:
ООО ПКФ «БАО», 2003. — 288 с.

3.      Диденко
А.Н. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. — 3-е изд. — М
.: Просвещение, 2001. — 384 с.

4.      Информатика. Компьютерная
техника. Компьютерные технологии: Учебник. — М .: Каравелла, 2003. —
464 с.

5.      Стенюков
М.В. Документы. Делопроизводство. Практическое пособие по
документационному обеспечению деятельности предприятия. -М .: Прибор,
1995.

6.      Кабарда
Билл. Использование Microsoft Word 2002. Специальное издание .:
Пер. с англ. -М .: Издательский дом «Вильямс», 2002. — 832
с .: ил.