Анализ правил оформления всех реквизитов приказа, которые заложены в ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендациях по его применению: с подсказками, какие их предписания выполнять не стоит и почему, что появилось нового, а что можно продолжать делать «по старинке».
Дали минимально необходимую классификацию приказов – как их разделять на документопотоки, чтобы обеспечить правильную регистрацию.
Объяснили, какие шрифты теперь нужно использовать и где их взять, с каким межстрочным интервалом печатать приказы. Показали возможный состав метаданных.
Продолжаем изучать Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 7.0.97-20161, в которых закрепляются и правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов, и требования к их тексту. Особенности оформления реквизитов распорядительных документов (в т.ч. приказов) отражены буквально в каждом разделе Методических рекомендаций, а правила формулирования их текстов изложены в отдельном пункте 5.5. Но эти особенности проработаны в Методических рекомендациях для приказов, издаваемых по основной и административно-организационной деятельности.
Формуляр и особенности текстов приказов по личному составу Методические рекомендации не рассматривают и не делают никаких ссылок, очевидно, отдавая эти проблемы «на откуп» утвержденному Госкомстатом России в 2004 г. альбому форм первичной учетной документации (подсистема «Учет труда», формы документов с индексом «Т»), несмотря на то что ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяется на весь класс организационно-распорядительных документов 0200000, включенных в ОКУД (ОК 011-93).
В практике документирования до настоящего времени используется в качестве основного определение приказа как вида документа, закрепленное еще в Единой государственной системе делопроизводства (М., 1974):
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.
В этом определении отражены основные особенности приказа:
- его имеет право издавать только первый руководитель организации (единоличный исполнительный орган, обычно именуемый генеральным директором).
А если право издания приказов предоставляется (делегируется) заместителям или руководителям структурных подразделений (территориально обособленных филиалов, цехов), то в соответствующем приказе о делегировании (или в доверенности руководителю филиала) устанавливается конкретный перечень вопросов, ситуаций, а также разновидности приказов, право подписания которых предоставляется этим лицам; - приказы обеспечивают прежде всего важнейшие управленческие функции, которые находятся в зоне ответственности первого руководителя2;
- в приказе отражается принцип единоначалия (единоличного принятия решений), которому в тексте документа соответствует термин делового стиля «ПРИКАЗЫВАЮ:».
Приказы должны строго соответствовать действующему законодательству и учредительным документам организации.
Напомним вам о классификации приказов. Они должны быть разделены на первом этапе (самом верхнем уровне) на документопотоки с учетом значимости управленческих решений (вопросов деятельности) и сроков хранения (что предусматривает концепция управления документами). Их общепринятая классификация показана в Схеме 1.
Схема 1. Классификация приказов
К ней можно добавить, что приказы собственно по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам подразделяются также:
- на инициативные, которые издаются в рамках зон ответственности первого руководителя и уполномоченных им должностных лиц, и
- изданные во исполнение прямых требований действующего законодательства, нормативных правовых актов, документов вышестоящих органов, контролеров и регуляторов.
Приказы по основной деятельности (и административно-хозяйственным вопросам) практически идентичны по составу реквизитов и структуре текста. Очевидно, поэтому Методические рекомендации обобщенно рассматривают требования к их оформлению, лишь изредка конкретизируя особенности изложения текстов.
Типовой формуляр приказа
Приказ может оформляться:
- на общем бланке организации,
- специально разработанном бланке приказа (в т.ч. должностного лица) или
- на листе бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.
При этом реквизиты бланка могут быть расположены следующими способами:
- угловым или продольным (сравните Примеры 2 и 3) и
- центрованным (Пример 3) или флаговым (в этом случае все реквизиты бланка печатаются сразу от границы левого поля).
Правда, совместные приказы всегда оформляются на чистых листах бумаги с продольным расположением реквизитов.
Если приказы издаются в организации чаще 200 раз в год, то экономически целесообразно разработать и применять специальный бланк приказа, изготовленный в бумажной форме типографским способом или электронную модель бланка (раздел 6 Методических рекомендаций), на основе которой проектируются формы (модели бланков) для просмотра и печати. Бланки проектируются с учетом пореквизитного анализа приказа.
Пример 1. Продольное расположение реквизитов заголовочной части приказа
Пример 2. Продольное расположение реквизитов заголовочной части приказа
Пример 3. Угловое центрированное расположение реквизитов заголовочной части приказа
В типовой формуляр приказа входят следующие реквизиты.
1. Наименование организации – автора документа с указанием ее организационно-правовой формы в соответствии с уставом или положением о ней. Сокращенное наименование, также закрепленное в уставе, является факультативным.
Факультативными являются также изображения:
- Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ, использование которых регламентируется соответствующими федеральным конституционным законом и законами субъектов РФ, а также положениями об органах управления и уставами муниципальных образований;
- эмблемы или товарного знака.
«Фирменный» стиль организации, элементом которого являются бланки документов, утверждается приказом первого руководителя.
2. Наименование структурного подразделения – автора документа указывается строкой ниже наименования организации в бланках приказов филиалов, отделений и представительств, если их руководителям первый руководитель организации делегировал право издания приказов (это факультативный реквизит).
3. Наименование должности лица – автора документа оформляется через 1 пустую строку ниже наименования организации и только в бланке приказа должностного лица. Данный вид бланка может быть разработан для тех руководителей, которые уполномочены издавать подобные документы (для первого руководителя и, возможно, для других топ-менеджеров).
4. Название вида документа «ПРИКАЗ» всегда оформляется на отдельной строке прописными буквами. Методические рекомендации допускают его печать вразрядку или без нее (сравните Примеры 1 и 2). При этом практический опыт давно подтвердил, что лучшее оформление – вразрядку центрованным способом (посередине строки) как при продольном, так и при угловом расположении реквизитов.
5. Дата приказа обычно является датой его подписания и вступления в силу. Методические рекомендации одинаково допускают цифровой и буквенно-цифровой способы оформления данного реквизита (10.12.20193 и 10 декабря 2019 г.), но в примерах оформления заголовочной части приказов приводят только буквенно-цифровой вариант.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 (в отличие от предшествующего ГОСТ Р 6.30-2003) рекомендует при буквенно-цифровом способе число месяца указывать без нуля в начале, если оно состоит из одной цифры, т.е. «1 октября 2019 г.». Ранее рекомендовалось оформлять «01 октября 2019 г.» для защиты реквизита от фальсификации путем добавления перед единицей другой цифры, преврающей дату в 11, 21 или 31 октября.
Считаем, что конкретный способ должен устанавливаться самой организацией и закрепляться в Инструкции по делопроизводству или ином локальном нормативном акте4.
6. Регистрационный номер (индекс) присваивается приказам в пределах соответствующих документопотоков. Вот самые распространенные принципы идентификации приказов в пределах документопотоков:
- приказы по основной деятельности могут иметь порядковый номер без добавления буквенного или цифрового индекса (№ 77), а приказам по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу он добавляется (№ 77-адм и № 77-лс);
- довольно часто в регистрационном номере отражают номер дела, куда потом будет подшит документ, тогда приказ по основной деятельности может получить индекс № 77/01-08, по административно-хозяйственным вопросам – № 77/01-09, по личному составу со сроком хранения 50 лет – № 77/04-10, а со сроком хранения 5 лет – № 77/04-11.
Возможна и большая детализация документопотоков. Минимально необходимое разделение приказов на документопотоки (в зависимости от регулируемых вопросов и сроков хранения) показано на Схеме 1.
Некоторые организации классифицируют свои приказы только на кадровые и по основной деятельности без учета сроков хранения. Если на этом остановиться и не выделять приказы хотя бы постоянного хранения, 50- летнего и 5-летнего хранения, то потом повышается трудоемкость обработки дел с приказами перед их сдачей в архив и выделением их части к уничтожению либо увеличиваются затраты из-за максимально длительного хранения всех приказов.
7. Место составления или издания приказа, как правило, соответствует месту нахождения исполнительного органа организации, зафиксированному в уставе (в положении о филиале или представительстве). Обозначения и сокращения должны соответствовать установленному административно-территориальному делению и общепринятым сокращениям географических названий. Методические рекомендации по-прежнему подтверждают, что «при указании в качестве места составления (издания) документа городов федерального значения (Москва, Санкт-Петербург, Севастополь) слово «город» в сокращенном написании («г.») не указывается. Сокращение «г.» не указывается также для городов, в названии которых содержится слово «город»/«град»: Белгород, Калининград, Новгород и т.п. Сравните Примеры 1 и 2.
8. Заголовок к тексту в приказе в настоящее время является обязательным реквизитом (особенно при применении СЭД). Но в течение некоторого времени он подпадал под правило: если объем текста приказа не превышал 4-5 строк, то заголовок к нему мог не формулироваться. Остальные же правила составления заголовка к тексту приказа соблюдаются даже
с усиленным вниманием – в Методических рекомендациях они сформулированы кратко:
- заголовок должен отвечать на вопрос «о чем?» и состоять из одной фразы;
- многословный заголовок, состоящий из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал;
- в конце заголовка точка не ставится, заголовки не заключаются в кавычки и не подчеркиваются;
- возможно выделение заголовка полужирным шрифтом.
Методические рекомендации допускают в приказах с продольным расположением реквизитов заголовок оформлять над текстом посередине рабочего поля документа (центрировать) – как показано в Примере 2. Эта новая рекомендация обеспечивает оптимальное зрительное восприятие документа.
А в своем ЛНА вы можете к предписаниям Методических рекомендаций об оформлении заголовка к тексту приказа добавить следующие правила:
Пример 4. Правила оформления заголовка к тексту приказа в Инструкции по делопроизводству или ином ЛНА
Заголовок должен кратко и точно отражать цель издания документа (отражать главную мысль текста и контекст, т.е. конкретное решение и управленческую ситуацию, в которой оно принимается).
Сначала составляется текст документа, разрабатывается управленческое решение и только потом к тексту формулируется заголовок.
Заголовок не может быть многословным, максимальный его объем не должен превышать 5 строк5.
Заголовок оформляется от границы левого поля через 1 пустую строку (2 межстрочных интервала) после реквизита «место издания». После заголовка до текста отступ составляет 2 пустые строки (3 межстрочных интервала).
9. Текст. Требования к структуре приказа и некоторым речевым моделям сформулированы в специальном разделе 6 Методических рекомендаций, его мы рассмотрим подробно далее.
10. Подпись должностного лица, в состав которой входит наименование должности, личный росчерк и расшифровка подписи (Пример 5), оформляется на бумажных документах.
Если электронный документ подписан электронной подписью, то отметка о такой транзакции оформляется несколько иначе: личный росчерк отсутствует, зато добавляется дата и время этой операции. Рекомендуем также добавлять в нее название действия («подписал» или «подписано»), рядом с фамилией порой указывают не два инициала, а полностью имя. См. Пример 6. Такой электронной подписью, поддерживаемой СЭД организации, подписываются в основном приказы по административно-хозяйственным вопросам, имеющие срок хранения 5 лет, которые могут в течение этого времени существовать в статусе аутентичного электронного оригинала.
Пример 5. Подпись на бумажном приказе
Пример 6. Отметка об электронной подписи (опыт лучших практик)
Фрагмент документа
Пример отметки об электронной подписи из п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
Методические рекомендации приводят пример оформления реквизита 23 «Отметка об электронной подписи», который введен ГОСТ Р 7.0.97-2016. Пункт 4.23 Методических рекомендаций только повторяет то, что сказано в п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016. А тот в свою очередь заимствовал формулировки и образец из совместного приказа Минкомсвязи России и ФСО России от 27.05.2015 № 186/258 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде». Но данные требования разрабатывались и обязательны для МЭДО (система межведомственного электронного документооборота как доверенная среда), а в СЭД организаций визуализация отметки об электронной подписи уже давно оформляется с обозначением транзакции (как в Примере 6), что предусмотрено и п. 41 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477). Но в большинстве СЭД ИТ-компании тем не менее «рисуют» отметку об электронной подписи по ГОСТ 7.0.97-2016 на тех традиционных площадях (местах), где должна оформляться собственноручная подпись должностного лица – между наименованием должности и расшифровкой подписи. Считаем, что до внесения изменений в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», которые ожидаются в ближайшее время, не следует прямо применять положения п. 4.23 Методических рекомендаций.
11. Проекты приказов подлежат обязательному согласованию с заинтересованными лицами и подразделениями. Визы оформляются на проекте приказа ниже оформленных частей реквизита «подпись», начиная
с лицевой стороны документа или на отдельном листе согласования. Методические рекомендации установили следующие правила размещения виз на проекте приказа (п. 4.21):
- на последнем листе документа под подписью;
- на обороте последнего листа подлинника документа;
- на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу. В организациях, применяющих СЭД, согласование может проводиться в электронной форме, и тогда лист согласования можно распечатать оттуда. В Методических рекомендациях приводится пример традиционного листа согласования, на котором визы собираются «вручную». Причем в этом примере не предусмотрено указание структурного подразделения-инициатора и непосредственного исполнителя, не приведен заголовок к тексту проекта приказа и почему-то сразу обозначены дата и номер приказа, которые фактически на листе согласования оформляются только после подписания приказа руководителем и после регистрации.
Замечания к проекту приказа визирующий может оформить:
- на отдельном листе (как служебную записку или назвав просто «замечания») либо
- в составе самой визы, но кратко сформулировав их суть:
Пример 7. Виза (внутреннее согласование)
Фрагмент документа
Пример из п. 4.21 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
Обратите внимание, что в Методических рекомендациях отражен вопрос формирования дел с приказами, если их согласование осуществляется с помощью отдельных от проекта и специально оформляемых документов:
- лист согласования оформляется, если согласующих лиц больше 5–6;
- лист согласования прикрепляется к приказу и вместе с ним подшивается в дело.
Зафиксирован и важный управленческий аспект: «лица, не согласные с предложением, изложенным в документе, не имеют права отказываться от визирования».
Эти правила рекомендуем отразить в Инструкции по делопроизводству или в ином специальном ЛНА.
Наконец, Методические рекомендации, не раскрывая причин включения этой разновидности визы в ГОСТ Р 7.0.97-2016, говорят, что «по усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений – с проставлением визы на обороте каждого листа документа». Подобное парафирование проекта документа давно применяется в практике договорной работы.
Шрифты и отступы между реквизитами
При оформлении приказов и проектировании их бланков необходимо обратить внимание на технику их изготовления. Методические рекомендации описывают шрифты и интервалы:
Фрагмент документа
Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
3.3. Для изготовления документов используются свободно распространяемые шрифты по выбору организации, входящие в стандартный пакет офисного программного обеспечения.
Размер шрифта – № 12-14.
При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров (до № 10, 11).
В Инструкции по делопроизводству рекомендуется установить единую гарнитуру шрифта для всех организационно-распорядительных документов.
3.4 Таблицы и графики могут располагаться на листе бумаги с использованием альбомной ориентации страницы.
3.5. Абзацный отступ текста документа – 1,25 см.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
3.6. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут отделяться дополнительным интервалом.
Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.
Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.
Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центрируются относительно самой длинной строки.
Мнение эксперта
Наталия Лобанова, главный редактор журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии»
Упоминания конкретных шрифтов (привычных большинству Times New Roman «с засечками» и «рубленного» Arial) в Методических рекомендациях нет. И это не случайно:
- разработчик этих шрифтов компания Monotype Imaging дозволяет их использовать в программных продуктах в некоммерческих целях, а также на компьютерах с лицензией Windows в любом качестве;
- на сайтах по продаже шрифтов, в т.ч. на сайте https://fonts.google.com, эти шрифты продаются – имеют цену;
- после введения санкций против России компания Monotype запретила использование своих шрифтов для передачи данных электронным способом с компьютера на компьютер, правда, не совсем понятно – только для госструктур или для всей страны в целом.
Глядя на этот «букет» в России были спешно разработаны отечественные свободно распространяемые шрифты. «PT Astra Serif и PT Astra Sans… по словам их создателей, являются полными метрическими аналогами Times New Roman. Это значит, что их применение не приведет к искажению документов, набранных в Times New Roman… Каждый шрифт представлен в 4 начертаниях – обычный, курсив, полужирный курсив и полужирный»6. PT Astra Serif и PT Astra Sans распространяются бесплатно и могут быть использованы в любых операционных системах и офисных программах.
Скачать эти свободно распространяемые шрифты и ознакомиться с лицензионным соглашением можно на сайте https://astralinux.ru, для этого перейдите в раздел верхнего горизонтального меню «Информация» и прокрутите страницу сайта до самого конца.
Теперь прокомментируем месторасположение реквизитов приказа. Конечно, мы можем ориентироваться на примерные зоны их размещения в ГОСТ Р 7.0.97-2016 на Рисунках Б.1 и Б.2 справочного приложения Б. Но там мы видим границы зон, а при оформлении документов нас еще интересует сколько пустых строк вставлять между соседними реквизитами. В этих схемах ответа на этот вопрос вы не найдете.
Методические рекомендации говорят, что:
- строки одного реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал;
- однако составные части (атрибуты) реквизита могут отделяться дополнительным интервалом (т.е. пустой строкой);
- текст документа:
- его строки могут печататься через 1–1,5–2 межстрочных интервала;
- абзацный отступ – 1,25 см.
К этому добавим, что текст обычно отделяется от других реквизитов 2–4 межстрочными интервалами, т.е. 1–3 пустыми строками. Возможные отступы между иными реквизитами показаны в Примере 16: буквой П здесь обозначены пустые строки между соседними реквизитами.
Как и прежде, нумерация листов должна быть индивидуальной у приказа и каждого его приложения, номера проставляются начиная со 2-й страницы.
Текст приказа
Методические рекомендации рассматривают требования к тексту распорядительных документов на примере приказа и распоряжения (п. 5.5), но основное внимание уделено тексту приказа. Подтверждены общепринятые названия его структурных частей:
- констатирующая (а не преамбула, как устанавливает Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) и
- распорядительная.
Констатирующая часть – это обоснование необходимости и разъяснение последующих распорядительных действий. А распорядительная – это изложение управленческих решений по степени значимости и в логической последовательности в пронумерованном арабскими цифрами виде.
Констатирующая и распорядительная части текста приказа разделяются термином делового стиля7 «приказываю», который заканчивается двоеточием. Методические рекомендации в п. 5.5 говорят, что он может оформляться:
1) прописными буквами (ПРИКАЗЫВАЮ:) без разрядки с новой строки от абзаца (это новая и практически ничем не обоснованная рекомендация!) или
2) строчными буквами вразрядку (п р и к а з ы в а ю:) в продолжение констатирующей части, с выделением полужирным шрифтом или без выделения.
Организациям, в которых уже давно регламентирована и сложилась практика издания распорядительных документов, рекомендуем термин «ПРИКАЗЫВАЮ:» по-прежнему оформлять с новой строки и от границы левого поля, что более технологично при проектировании электронных шаблонов документов и форм для печати и просмотра, поскольку оно будет представлять собой отдельное поле с неизменяемой частью текста (см. «1» в Примере 8).
Что касается 2-го варианта оформления этого термина (Пример 9), то он закреплен в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) и в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). Коммерческие организации его редко используют.
Методические рекомендации допускают, что констатирующей части в распорядительном документе может не быть, если предписываемые действия не нуждаются в обосновании. Такая структура текста характерна скорее для распоряжений и поручений, которые издаются руководителями организации в соответствии с делегированными полномочиями для решения оперативных вопросов деятельности.
Методические рекомендации отражают общую классификацию приказов, которые могут быть:
- изданными во исполнение и
- инициативными.
В приказах, изданных «во исполнение» (Пример 8), в качестве обоснования действий может выступать нормативный правовой акт вышестоящего органа, локальный нормативный акт или распорядительный документ, ранее изданный организацией. Именно здесь используются сложные отыменные предлоги «на основании», «в соответствии», «во исполнение» и т.п.
В инициативных приказах (Пример 9) в качестве доказательства необходимости издания перечисляются цели и задачи, стоящие перед организацией, факты или события, послужившие причиной издания документа.
Если приказ имеет приложения, то это оговаривается в его тексте – отдельная отметка о наличии приложений ниже текста не оформляется. Если приложений несколько – они нумеруются (см. «2» в Примере 8). Если оно одно, то не нумеруется, а в тексте в скобках сразу после упоминания его наименования пишут «(приложение)» либо «(прилагается)» (см. «2» в Примере 9).
Пример 8. Текст приказа, изданного «во исполнение» (с обычным оформлением слова «приказываю»)
Пример 9. Текст инициативного приказа (с оформлением слова «приказываю» способом, характерным для государственных организаций и федеральных органов исполнительной власти)
Обратите внимание на одно уточнение в п. 5.5 Методических рекомендаций. Если решение является организационным («утвердить», «создать»), в пункте распорядительной части приказа формулируется само решение без указания исполнителей и сроков исполнения. Организационные решения вступают в силу с даты подписания и регистрации приказа. С одной стороны, это справедливое подтверждение основного правила документирования – юридическую силу документ приобретает с даты подписания, которая одновременно является датой вступления в силу, датой начала срока исполнения и т.п. Но с другой стороны, на практике в такого рода приказах очень часто приходится отдельно устанавливать дату введения в действие локальных нормативных актов, для реального вступления в силу которых требуются специальные подготовительные мероприятия, назначение ответственных и дополнительные распорядительные действия. Поэтому одной из характерных формулировок констатирующей части приказов такой разновидности является следующая:
Пример 10. Распоряжение о вступлении в силу документа с более поздней даты, чем дата подписания приказа
1. Утвердить и ввести в действие с 1 января 2020 г. Номеклатуру дел акционерного общества «Водолей» (далее – Номенклатура дел на 2020 год; приложение).
Таким образом, Методические рекомендации закрепляют классификацию приказов еще по одному основанию:
- приказы, закрепляющие организационные решения, являются нормативными, т.к. с их помощью формируется и актуализируется система локальных нормативных актов организации;
- если в приказе оформляются поручения по структуре: поручение – исполнитель (исполнители) – срок исполнения, то такие приказы относятся к поручительским. Оптимальной для них является следующая сложившаяся последовательность элементов текста (речевая формула): кому – что сделать – когда (Пример 11).
Пример 11. Поручительский пункт приказа
1. Начальнику Управления делами Симоновой Е.В. внести необходимые изменения и дополнения в Инструкцию по делопроизводству к 02.09.2019.
Если распорядительный документ отменяет полностью или частично ранее изданные документы, то Методические рекомендации предписывают указывать это в предпоследнем пункте распорядительного документа.
Пример 12. Пункт приказа, отменяющий ранее изданный документ
4. Признать утратившим силу приказ генерального директора от 25 января 2019 г. № 32 «Об утверждении Правил внутреннего трудового распорядка».
Пример 13. Пункт приказа, отменяющий конкретный пункт ранее изданного документа
5. Признать утратившим силу п. 2 приказа генерального директора от 22.08.2019 № 86 «О назначении ответственных за ведение делопроизводства, обработку и защиту персональных данных и обеспечение сохранности документов в структурных подразделениях».
А пункт о контроле за исполнением оформляется всегда последним. Методические рекомендации отмечают, что здесь пишется наименование должности лица, ответственного за его исполнение, с указанием фамилии и инициалов. Эта формулировка не точна, т.к. речь идет о возложении функции контроля за исполнением в порядке делегирования полномочий, а не о назначении исполнителей. Причем если делегирование контрольной функции по конкретному документу, а значит и вопросу, реально происходит, то такой пункт должен формулироваться так:
Пример 14. Пункт приказа о контроле за его исполнением
7. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Иванова А.А.
Пример 15. Пункт приказа о контроле за его исполнением
7. Возложить функцию контроля за исполнением приказа на заместителя генерального директора Иванова А.А.
Если же функция контроля не делегируется, то подобный пункт в распорядительных документах не оформляется. Это означает, что контроль исполнения своих решений будет осуществлять тот руководитель, который подписал приказ. Поэтому формулировка: «Контроль исполнения приказа оставляю за собой» является избыточной.
Стандартные речевые модели, изученные в документоведении и документной лингвистике, способствующие четкости, ясности и некоторой формализации распорядительной части текста приказа, Методические рекомендации не рассматривают. Но мы рекомендуем в Инструкции
по делопроизводству организации или ином ЛНА их привести, например:
- что сделать – когда (в нормативном приказе, которым утверждается и вводится в действие ЛНА):
«1. Утвердить и ввести в действие с 1 января 2020 года Классификатор индексов структурных подразделений организации (далее – Классификатор подразделений; приложение)»; - кому (название должности, фамилия и инициалы позади фамилии) – что сделать (конкретные предписания, поручения) – когда, к какому сроку (в «поручительском» приказе):
«Начальнику административно-хозяйственного управления Семенову С.С. оформить передачу автомашины…, государственный номер… на баланс Коломенского филиала к 01.11.2019»; - что сделать – когда, к какому сроку – ответственный (название должности, фамилия и инициалы) (в нормативном приказе):
«1. Представить итоговые записи к номенклатурам дел структурных подразделений на 2019 год к 20.01.2020. Ответственные – начальники управлений и отделов»8.
Образец оформления приказа дан в приложении 4 к Методическим рекомендациям. К сожалению, он отличается небрежностью. Поэтому мы покажем не только его в первозданном виде, но и исправленный вариант в Примере 16 – получится поручительский приказ, изданный «во исполнение».
Фрагмент документа
Приложение 4 к п. 5.5 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
Пример 16. Приказ из Методических рекомендаций, который мы исправили (здесь знаком П показано возможное количество пустых строк между соседними реквизитами)
Вопрос в тему
Как оформить упрощенный приказ, когда в нем нет констатирующей части или есть всего 1 распорядительный пункт? Когда констатирующей части нет, надо ли оставлять слово «приказываю» на отдельной строке? Надо ли нумеровать единственный пункт распорядительной части приказа? Покажите, пожалуйста, как это правильно оформить.
Мнение эксперта
Светлана Глотова, к.и.н., доцент кафедры документоведения, аудиовизуальных и научно-технических архивов РГГУ
Такого понятия, как «упрощенный приказ» или «краткая форма приказа», в классической документоведческой литературе не встречается. В приложении 15 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти о построении текста приказа сказано следующее: «Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной». Исходя из этой формулировки, логично предположить, что приказ может и не состоять из 2 традиционных частей, а содержать только распорядительную часть. Как составлять в этом случае приказ, ни в учебниках по делопроизводству, ни в нормативно-методических документах не прописано.
Если проводить аналогии с приказами по личному составу, оформленными с использованием унифицированных форм, в тексте приказа может даже отсутствовать слово «приказываю» и присутствовать только распорядительное действие. Хотя лучше термин «приказываю» все-таки оставить – см. Пример 17. Если в приказе 1 распорядительный пункт, то его не нумеруют.
Вместе с тем следует отметить, что такое построение приказа нельзя считать целесообразным, хотя коммерческие организации могут себе это позволить. Использование констатирующей части дает возможность понять цель издания приказа, объяснить обстоятельства, дать ссылки на инициативные документы и правовые акты. Практически в любой ситуации можно дать краткое обоснование издания приказа, что, с одной стороны, покажет уважительное отношение к исполнителям поручений, с другой – позволит подготовить приказ грамотно с точки зрения существующих на данный момент требований.
Пример 17. Приказ без констатирующей части с 1 распорядительным пунктом
Метаданные приказа
Пореквизитный анализ дает возможность проектировать электронный документ по соответствующим составным частям (реквизитам, их атрибутам) и метаданным.
В приказе обязательными метаданными, соответствующими реквизитам приказа, будут:
- наименование организации – автора документа;
- наименование вида документа;
- дата;
- индекс/номер;
- место составления (издания);
- заголовок;
- текст. Названия логических структурных частей: обоснование, поле с постоянным термином «ПРИКАЗЫВАЮ:», распорядительные пункты приказа. Для каждой части текста с учетом разновидности приказа предусматривается определенная площадь/объем;
- метаданные подписи: наименование должности и имя, отчество, фамилия лица, подписавшего документ; дата подписания; вид транзакции – «подписал» или «подписано»; а вот срок действия сертификата электронной подписи (ЭП) становится обязательным для квалифицированной ЭП;
- метаданные виз: наименование должности; имя, отчество, фамилия лица, завизировавшего документ; дата согласования; вид транзакции – «виза» или «согласовано».
Обязательные метаданные об управлении документом:
- срок исполнения;
- срок действия:
- срок хранения;
- форма представления;
- локализация и т.п.
Факультативными (но обязательными, если разработаны необходимые классификаторы и справочники) будут, например:
- идентификатор структурного подразделения – инициатора, создавшего проект;
- идентификатор сотрудника-исполнителя;
- код унифицированной формы разновидности приказа;
- код темы, вопроса, направления деятельности;
- сведения о приложениях к документу (наименования, количество);
- маршрут рассылки для ознакомления;
- маршрут рассылки для исполнения и т.п.
Поскольку приказ в статусе электронного оригинала мы видим как файл, то необходимо обратить внимание и на метаданные файла: его имя и формат, дата создания, срок хранения, наименование и версия СЭД, в которой создан или сохранен файл и т.п.
Работа любой современной организации невозможна без входящей и исходящей документации. Служебное письмо — один из видов документации, которая имеет свой стиль оформления. Так как служебная корреспонденция является еще и коммуникативным средством управленческой деятельности, очень важно понимать, как она правильно составляется и оформляется, какие реквизиты включаются в бланк письма.
Шапка
К оформлению исходящей корреспонденции предъявляются особые требования. Это обусловлено тем, что она носит информационно-справочный характер. При оформлении служебного письма стоит учитывать требования ГОСТ Р 7.0.97-2016. Это позволит соблюсти четкую структуру документа и сохранить требуемый стиль делового общения, а также правильно расположить реквизиты делового письма.
Важно отметить, что ГОСТ Р 7.0.97-2016 является рекомендательным и организации могут сами разрабатывать фирменные бланки для деловой переписки. Обязательным соблюдение указанного ГОСТа является только для федеральных органов исполнительной власти.
Шапка документа может располагаться как продольно, так и иметь угловое расположение (здесь обычно располагают реквизиты бланка письма, телефоны и адреса организаций). Образец письма с угловым расположением реквизитов является наиболее распространенным вариантом в современном делопроизводстве.
Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов
скачать
В верхней части документа указываются:
- дата;
- номер;
- ссылка на регистрационный номер и дату документа (если корреспонденция является ответом);
- заголовок к тексту, изложенный одной фразой.
Шапка служебного письма расположена под регистрационным номером. В ней содержится обращение к адресату. Ф.И.О. и должность адресата должны быть расположены в правом верхнем углу документа. По центру пишется обращение к получателю.
От кого и кому
Реквизиты компании отправителя чаще всего указываются на фирменном бланке компании. Также необходимо правильно указать получателя корреспонденции, другими словами, реквизиты адресата:
- наименование компании;
- наименование структурного подразделения, куда направлена исходящая корреспонденция;
- должность получателя;
- фамилия и инициалы получателя;
- почтовый адрес организации.
Образец письма на бланке компании
скачать
Важно отметить, что если письмо с одинаковым содержанием необходимо отправить нескольким получателям, то в первую очередь необходимо указывать адрес основного получателя и только потом остальных.
Например:
ООО «Елки-Палки»
Юридический отдел
Москва, улица Зеленая, д. 5
123456
КОПИЯ
Генеральному директору
ООО «Зеленые ветки»
Симакову В.А.
Санкт-Петербург,
Улица Фрунзе, д. 3
198734
Дата и номер
После того как исходящий документ было подписан, на него проставляется дата. Дата может иметь формат 17.05.2019 или 17 мая 2020 г. В случае, когда дата указывается в документе несколько раз, рекомендуется выдерживать единый стиль написания.
Присвоение регистрационного номера происходит в соответствии с той системой регистрации исходящей документации, какая принята в организации, и только после подписания документа. Номер регистрации состоит из порядкового номера документа, который может быть дополнен индексом дела или буквами.
Важно отметить, что регистрация исходящего документа облегчает обработку почтовой корреспонденции как вам, так и вашему получателю.
При ответе на полученную служебную корреспонденцию необходимо оформление реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату запроса». В этом случае в ответном письме указывают дату и номер полученного. Это обеспечит более быструю обработку корреспонденции в компании-получателе.
Кто подписывает
Служебную корреспонденцию в основном подписывают руководители, а в случае отсутствия его на рабочем месте — его заместители или другие должностные лица, которые исполняют обязанности руководителя в период его отсутствия.
Важно отметить, что современная деловая корреспонденция отправляется не только при помощи почты, но и с использованием телеграфа, факсов и электронной почты.
Надо ли указывать исполнителя
Несмотря на то, что каждое деловое послание подписывает руководитель компании или уполномоченные им должностные лица, саму переписку ведет обычный рядовой сотрудник, т. е. исполнитель. Именно его имя и контактные данные указываем в этой части.
Информация об исполнителе располагается всегда в самом низу, в последних строках. Пишется полностью имя, отчество и фамилия работника, с новой строки его контактный телефон, и еще ниже — адрес электронной почты. Шрифт оставляем тот же.
Ставится ли печать
Печати на письма обычно не ставят, но если исходящая корреспонденция носит официальный характер, оформлена на бланке организации и имеет своей целью вступить с кем-то или другой организацией в юридические (правовые) отношения и нести ответственность за все позиции, излагаемые письмом, руководство может пожелать добавить дополнительный реквизит в виде печати.
С бланками документов,
составляемых внутри организации, мы имеем дело довольно
часто,
будь то оформление писем, приказов, распоряжений или
множества других документов, составлять которые – наша обязанность. В этой статье
мы поясним, что
такое бланк, какие бывают бланки, а затем
рассмотрим, как
их
утверждают, учитывают и хранят.
Что является бланком
Сегодня в различных
организациях можно увидеть множество вариантов бланков, среди которых нетрудно
потеряться: это русскоязычные бланки и двуязычные (оформленные на русском и
иностранном языках), бланки с немыслимыми логотипами и иными подобными
обозначениями и без таковых, бланки с
большим количеством справочной информации об организации или с полным ее
отсутствием, цветные и черно-белые…
Между тем в современном
делопроизводстве понятие «бланк» довольно точно определяется в государственных
стандартах и иных документах, составляющих основу деятельности
делопроизводителей и документоведов.
Определение
бланка документа содержится в
известном нам ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения»:
Извлечение
из ГОСТ Р 51141-98
2.2. Делопроизводство
2.2.1. Документирование
[…]
44) бланк
документа: набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного
документа
[…]
Такое
же определение приводится в разделе 2 «Терминология» Методических рекомендаций
по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 [1], но далее имеется
дополнение:
Извлечение
из Методических рекомендаций по
внедрению ГОСТ Р 6.30-2003
5. Разработка
стандартных бланков
5.1.
[…]
Бланк
представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными
техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного
вида документа информацию, включая постоянные части текста. Это могут быть
название вида документа, справочные данные об организации, всевозможные символы
и другая, постоянная для данной группы документов информация, включающая
постоянные (трафаретные) части текста.
[…]
В
п. 5.2 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 указывается, что
в бланк документа обязательно включаются реквизиты,
идентифицирующие автора письменного документа: официальное
название организации – автора документа, ее ведомственная принадлежность и
организационно-правовое положение, юридический (фактический) адрес или название
населенного пункта, в котором размещается руководящий орган организации. Кроме
того, в состав бланка входят также графические
отметки, предназначенные для размещения обязательных
реквизитов документов, которые будут изготавливаться на бланках.
Из
вышеизложенного следует, что набор реквизитов для бланков документов может быть
разным – главное, чтобы они идентифицировали организацию, издающую тот или иной
документ. Таким образом, каждая организация самостоятельно определяет, какими
должны быть бланки составляемых в ней документов.
Обратите внимание!
В соответствии с п.
5.2 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 понятие бланка в
полной мере применимо только к письменным бумажным документам, так как правила
записи информации и ее размещения на машинных носителях принципиально иные.
Вместе с тем при автоматизации ДОУ (документационного обеспечения управления)
практикуется создание машинных шаблонов или унифицированных бланков
(электронных форм), использование или заполнение которых позволяет создавать
юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и
действующим бумажным формам.
Требования к бланкам
Законодательство
не содержит требований к бланкам документов, а также не предусматривает обязанности
составления документов исключительно на бланках. Например, для таких
распространенных организационно-правовых форм коммерческих организаций, как
акционерные общества, общества с ограниченной ответственностью, унитарные
предприятия, в законе предусмотрено право, а не обязанность этих организаций
иметь среди прочего бланки со своим фирменным наименованием [2]. Надо сказать, что есть среди таких
организаций и те, которые не пользуются этим правом и не всегда оформляют
документы на бланках или просто не придают особого значения бланкам организации
как таковым. Кроме того, есть организации, в бланках которых кроме наименования
организации больше никакой информации не содержится. В обоих случаях это выглядит,
мягко говоря, непрезентабельно в глазах их контрагентов. Важно позаботиться о
том, чтобы бланки организации представляли эту организацию самым выгодным образом.
Требования
к бланкам документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер, но для того,
чтобы бланки организаций были более упорядоченными, все же следует руководствоваться
его положениями.
Общие требования к
бланкам
следующие (раздел 4 «Требования к бланкам документов» ГОСТ Р 6.30-2003):
- формат:
А4 (210 × 297 мм)
или А5 (148 × 210 мм); - поля:
20 мм –
левое, 10 мм
– правое, 20 мм
– верхнее, 20 мм
– нижнее; - цвет
бумаги: белый или светлых тонов; - нумерация
страниц: требуется при изготовлении документов на двух и более страницах –
посередине верхнего поля листа.
К сведению
.
Для организаций –
субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком
Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации,
реквизиты «Наименование организации», «Справочные данные об организации» и
«Место составления или издания документа» печатают на двух языках: русском
(слева) и национальном (справа) на одном уровне.
В свою
очередь, в п. 5.3 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 предусмотрено,
что организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно
установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены
ГОСТ Р 6.30-2003. Также отмечается, что формат бланка выбирается в
зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть
размещены при подготовке документа, и что на практике могут использоваться
также комбинированные форматы бланков, обусловленные характером
документов, например с использованием горизонтального расположения большей
стороны бланка. При этом при подготовке документа на нескольких листах все
листы имеют одинаковые размеры полей.
К сведению
.
Как правило, первая
страница документа печатается на бланке, а остальные – на обычных листах бумаги,
которые имеют аналогичные бланку формат, размер полей и цвет.
Разновидности бланков
В
зависимости от расположения реквизитов ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два
варианта бланков: угловой и продольный (п. 4.4). Использование
углового или продольного бланка не влияет ни на юридическую силу документа, ни
на его правовой статус.
Как
отмечено в п. 5.4 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, угловой бланк является наиболее удобным
для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа. В этом
случае правая сторона верхней части листа может быть использована для
размещения реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения», резолюций, отметок о
рассылке и др. Также целесообразно изготовлять угловые бланки в случае, когда
реквизиты, напечатанные на национальном и русском языках, размещаются в
пределах площади, отводимой для углового варианта. При этом каждый реквизит
указывается сверху на русском языке, а ниже – на национальном.
Согласно
п. 5.4 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 на продольных бланках название
организации, вида документа и другие необходимые реквизиты размещаются вдоль
верхнего поля и центруются (центрируются). Продольный бланк письма
целесообразно использовать в случаях, когда наименование организации содержит
большое количество печатных знаков, например, в случае, когда реквизиты бланка
даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на
русском языке, а справа – на национальном, на одном уровне. Если количество
используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать
реквизиты на русском, а ниже – на национальном языке, продлевая строку до
границы правого поля.
Следуя
этим правилам, бланк можно изготавливать не только на русском и национальном
языках, но также на русском и любом из иностранных языков. Например, если
известно, что партнеры организации – в основном зарубежные компании,
находящиеся в разных странах мира, то такая организация может изготовить бланки
для работы с разными партнерами на русском и на известном им иностранном языке.
Чаще всего это практикуют российские компании с иностранным капиталом,
международные сетевые компании, представительства и филиалы зарубежных компаний
в России, а также российские компании, имеющие тесные взаимоотношения с
зарубежными партнерами.
Эмблему организации (включая фирменное
наименование, товарный знак или знак обслуживания) на бланках с угловым
расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк
реквизита «Наименование организации», а на бланках с продольным расположением
реквизитов – в центре верхнего поля. Возможно расположение эмблемы организации
на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации», а также на
левом поле бланка на уровне реквизита «Наименование организации». Эмблема
организации может быть выполнена в цветном или черно-белом варианте с
использованием графических элементов, символов, рисунков, а также оригинального
написания наименования организации – все это отличает организацию от других.
Важно
помнить о том, что на бланке возможно размещение эмблемы организации,
включающей в себя фирменное наименование и товарный знак (знак обслуживания),
исключительное право использования которых принадлежит непосредственно данной
организации. Следовательно, нельзя использовать фирменное наименование,
тождественное или сходное до степени смешения с фирменным наименованием другой
организации, если ее деятельность носит аналогичный характер и зарегистрирована
она в едином государственном реестре юридических лиц под этим наименованием
ранее вашей организации. То же касается и товарного знака (знака обслуживания):
нельзя использовать обозначение, сходное до степени смешения с зарегистрированным
товарным знаком другой организации в отношении товаров, выпускаемых под этим
знаком, или однородных товаров, без ее разрешения. Приведем выдержки из Гражданского
кодекса Российской Федерации:
Извлечение
из Гражданского кодекса Российской
Федерации
Статья
1474. Исключительное право на фирменное наименование
1.
Юридическому лицу принадлежит
исключительное право использования своего фирменного наименования [3] в качестве средства
индивидуализации любым не противоречащим закону способом (исключительное право
на фирменное наименование), в том числе путем
его указания на вывесках, бланках,
в счетах и иной документации, в объявлениях и рекламе, на товарах или их
упаковках.
Сокращенные
фирменные наименования, а также фирменные наименования на языках народов
Российской Федерации и иностранных языках защищаются исключительным правом на
фирменное наименование при условии их включения в единый государственный реестр
юридических лиц.
2.
Распоряжение исключительным правом на фирменное наименование (в том числе путем
его отчуждения или предоставления другому лицу права использования фирменного
наименования) не допускается.
3.
Не допускается использование юридическим лицом фирменного наименования,
тождественного фирменному наименованию другого юридического лица или сходного с
ним до степени смешения, если указанные юридические лица осуществляют
аналогичную деятельность и фирменное наименование второго юридического лица
было включено в единый государственный реестр юридических лиц ранее, чем
фирменное наименование первого юридического лица.
4.
Юридическое лицо, нарушившее правила пункта 3 настоящей статьи,
обязано по требованию правообладателя прекратить использование фирменного
наименования, тождественного фирменному наименованию правообладателя или
сходного с ним до степени смешения, в отношении видов деятельности, аналогичных
видам деятельности, осуществляемым правообладателем, и возместить
правообладателю причиненные убытки.
[…]
Статья
1484. Исключительное право на товарный знак
1.
Лицу, на имя которого зарегистрирован
товарный знак (правообладателю), принадлежит исключительное право использования
товарного знака в соответствии со статьей
1229 настоящего Кодекса любым не противоречащим закону
способом (исключительное право на товарный знак), в том числе способами,
указанными в пункте 2 настоящей статьи.
Правообладатель может распоряжаться исключительным правом на товарный знак.
2.
Исключительное право на товарный знак может быть осуществлено для
индивидуализации товаров, работ или услуг, в отношении которых товарный знак
зарегистрирован, в частности путем
размещения товарного знака:
1)
на товарах, в том числе на этикетках, упаковках товаров, которые производятся,
предлагаются к продаже, продаются, демонстрируются на выставках и ярмарках или
иным образом вводятся в гражданский оборот на территории Российской Федерации,
либо хранятся или перевозятся с этой целью, либо ввозятся на территорию
Российской Федерации;
2)
при выполнении работ, оказании услуг;
3)
на документации, связанной с введением
товаров в гражданский оборот;
4)
в предложениях о продаже товаров, о
выполнении работ, об оказании услуг, а также в объявлениях, на вывесках и в
рекламе;
5)
в сети «Интернет», в том числе в доменном имени и при других способах
адресации.
3.
Никто не вправе использовать без разрешения правообладателя сходные с его
товарным знаком обозначения в отношении товаров, для индивидуализации которых
товарный знак зарегистрирован, или однородных товаров, если в результате такого
использования возникнет вероятность смешения.
Пункт
4.6 ГОСТ Р 6.30-2003 и п. 5.8
Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливают также
следующие виды бланков: общий бланк (для изготовления любого вида документов,
кроме письма), бланк письма, бланк конкретного вида документа (кроме письма).
Общий бланк организации (Пример
1) может включать следующие основные реквизиты [4]:
- эмблему
организации или товарный знак (знак обслуживания) (в соответствии с
учредительными документами и ст. 1474, 1484 ГК РФ); - наименование
организации – в соответствии с ее учредительными документами; сокращенное
наименование, если оно закреплено в учредительных документах организации, на
бланке помещают в скобках ниже полного или за ним; если в учредительных
документах закреплено наименование на иностранном языке, то его располагают
ниже наименования на русском языке или справа; - место
составления или издания документа (в соответствии с наименованиями объектов
административно-территориального деления и населенных пунктов);
а
также ограничительные отметки для следующих реквизитов:
- регистрационного
номера документа; - даты
документа; - заголовка
к тексту.
ПРИМЕР 1
Фрагмент
общего бланка организации
Общество с
ограниченной ответственностью «Василек»
(ООО «Василек»)
«____»_______ 20___ г. №
_______
Москва
Бланк письма может включать
следующие основные реквизиты [5]:
- эмблему
организации или товарный знак (знак обслуживания) (в соответствии с учредительными
документами и ст. 1474, 1484 ГК РФ); - код
организации (по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО [6])); - основной
государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица [7]; - идентификационный
номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) [8]; - код
формы документа (по Общероссийскому классификатору управленческой документации
(ОКУД) [9] при использовании в организации
унифицированных форм документов, включенных в ОКУД); - наименование
организации (правила указания наименования – те же, что и для общего бланка); - справочные
данные об организации (сведения об адресе местонахождения и/или почтовом адресе
(или абонентском ящике) – в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой
связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221,
номера справочных телефонов, факсов, расчетные счета в банке, адрес электронной
почты и другие сведения по усмотрению организации).
Кроме
того, бланк письма при необходимости может включать ограничительные отметки для
следующих реквизитов:
- даты
документа; - регистрационного
номера документа; - ссылки
на регистрационный номер и дату документа; - места
составления или издания документа; - адресата;
- резолюции;
- заголовка
к тексту; - отметки
о контроле; - текста
документа.
Приведем
примеры углового (Пример 2) и продольного (Пример 3) бланков письма организации
с центрированным расположением реквизитов.
ПРИМЕР 2
Фрагмент углового бланка письма
организации с
центрированным расположением реквизитов
Общество с ограниченной
ответственностью «Василек»
(ООО «Василек»)
Ленинский проспект, д. 45, Москва,
113456
Тел. (495) 216-45-36 (многоканальный)
Факс: (495) 216-45-38
http://www.vasilek.ru, e—mail: vasilek@info.ru
ОКПО 01543780б ОГРН 1028700450851
ИНН/КПП 7728067541/772801001
«____»_______ 20___ г. № _______
на №_______ от «____»________ 20___ г.
ПРИМЕР 3
Фрагмент продольного бланка письма
организации с
центрированным расположением реквизитов
Общество с ограниченной
ответственностью «Василек»
(ООО «Василек»)
Ленинский проспект, д. 45, Москва,
113456
Телефон: (495) 216-45-36 (многоканальный)
Факс: (495) 216-45-38
http://www.vasilek.ru, e—mail: vasilek@info.ru
ОКПО 01543780б ОГРН 1028700450851
ИНН/КПП 7728067541/772801001
«____»_______ 20___ г. № _______ __________________________
на №_______ от «____»________ 20___ г.
Бланк конкретного вида
документа
может включать следующие основные реквизиты [10]:
- эмблему
организации или товарный знак (знак обслуживания) (в соответствии с
учредительными документами и ст. 1474, 1484 ГК РФ); - наименование
организации (правила указания наименования – те же, что и для общего бланка и
бланка письма); - наименование
вида документа; - место
составления или издания документа (в соответствии с наименованиями объектов
административно-территориального деления и населенных пунктов).
При
необходимости бланк может включать ограничительные отметки для следующих
реквизитов:
- дата
документа; - регистрационный
номер документа; - ссылка
на регистрационный номер и дату документа; - заголовок
к тексту; - отметка
о контроле.
Приведем
пример продольного бланка приказа организации (продольный вариант) (Пример 4).
ПРИМЕР 4
Фрагмент продольного бланка приказа организации
Общество
с ограниченной ответственностью «Василек»
(ООО
«Василек»)
ПРИКАЗ
«___»__________20___
г. №
____________
Москва
Согласно
п. 4.6 ГОСТ Р 6.30-2003 рассмотренные виды бланков установлены для организации,
структурного подразделения организации и должностного лица. Различие между
таким бланками состоит лишь в том, кого указывать как автора документа –
организацию, ее структурное подразделение или должностное лицо. Если автором
документа является филиал, представительство, иное структурное подразделение
организации, должностное лицо и др., то их обозначение входит в состав наименования
организации – автора документа. Отметим, что бланки документов для структурного
подразделения и должностного лица создаются в том случае, если руководитель
данного подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи
бланка. В бланках
должностного лица дополнительный реквизит «Наименование должности» размещается
ниже реквизита «Наименование организации» (п. 5.8 Методических
рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003). Приведем пример бланка письма
должностного лица (угловой вариант) (Пример 5).
ПРИМЕР 5
Фрагмент углового бланка письма
должностного лица
Общество с ограниченной
ответственностью «Василек»
(ООО «Василек»)
Директор по маркетингу
Ленинский проспект, д. 45, Москва,
113456
Тел. (495) 216-45-36 (многоканальный)
Факс: (495) 216-45-38
http://www.vasilek.ru, e—mail: vasilek@info.ru
ОКПО 01543780б ОГРН 1028700450851
ИНН/КПП 7728067541/772801001
«____»_______ 20___ г. № _______
на №_______ от «____»________ 20___ г.
Обратите
внимание!
Если документ составлен на бланке, то
наименование должности лица в реквизите «Подпись» приводится в сокращенном
варианте, т. е. без указания наименования организации. При оформлении документа
на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
Разработка, утверждение и введение в действие бланков
Образцы
бланков документов организации разрабатываются обычно службой ДОУ, отделом
делопроизводства, секретариатом или канцелярией – т. е. структурным
подразделением организации, в функции которого входит документационное
обеспечение деятельности организации. В свою очередь, инициаторами изготовления
тех или иных бланков документов могут быть структурные подразделения
организации или непосредственно должностные лица (если в их обязанности входит
представление интересов организации перед ее контрагентами, в частности ведение
переписки по вопросам текущей деятельности организации с правом подписи бланка).
В таком случае они могут в установленном порядке (а порядок разработки,
утверждения и введения в действие бланков документов может быть установлен в
инструкции по делопроизводству или аналогичном локальном нормативном акте
организации) направить служебную записку в подразделение организации,
ответственное за разработку и изготовление бланков, для изготовления бланка
структурного подразделения или должностного лица. Утверждается и вводится в
действие бланк документа приказом организации (Пример 6).
ПРИМЕР 6
Приказ об утверждении и введении в
действие бланка
Общество
с ограниченной ответственностью «Василек»
(ООО
«Василек»)
ПРИКАЗ
15
июня 2012 г. №
13-Б
Москва
Об
утверждении образцов и порядка
использования
фирменных бланков
ООО
«Василек»
В связи с необходимостью использования
бланков документов в рамках осуществления текущей деятельности ООО «Василек»
(далее – Общество)
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Ввести
в действие с 02 июля 2012 года фирменные бланки Общества: общий бланк, бланк
письма, бланк конкретного документа (далее – Бланки).
2. Утвердить
образцы Бланков (Приложение 1).
3. Использовать
Бланки для составления следующих документов:
− писем;
− инструкций;
− положений;
− правил;
− регламентов;
− приказов;
− распоряжений;
− актов;
− справок;
− доверенностей;
− служебных записок.
4. Заведующему
канцелярией Попову Е.В.:
4.1 Организовать
изготовление Бланков (в бумажной и электронной формах) согласно образцам,
указанным в Приложении 1, в срок до 02 июля 2012 года.
4.2. Осуществлять оперативное хранение бумажных
Бланков в специальном шкафу, запирающемся на ключ.
4.3. Выдавать бумажные Бланки по запросам
работников для составления документов, указанных в п. 3 настоящего приказа, под
личную подпись в журнале учета выданных бланков (Приложение 2).
4.4. Организовать использование в Обществе
электронных Бланков в порядке, предусмотренном системой электронного
документооборота Общества.
5. Секретарю Леоновой В.Е. в срок не позднее
одного рабочего дня с даты издания настоящего приказа довести приказ до
сведения руководителей структурных подразделений Общества под личную подпись.
6. Контроль исполнения настоящего приказа
оставляю за собой.
Генеральный
директор Щелков О.В.
Щелков
По
поводу изготовления бланков в пп. 5.5–5.7 Методических рекомендаций по
внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 сказано следующее:
- бумага,
применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в
исключительных случаях, слабо окрашена в светлые тона. В отдельных случаях
могут изготавливаться бланки более активных цветов; - бланки
для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высших
сортов, независимо от того, подлежат или не подлежат передаче на
государственное хранение документы организации. Реквизиты на бланке печатаются
в одну краску, преимущественно черную. Возможно использование других цветов в
бланках, что позволяет зрительно отличить подлинник документа от размноженного,
ксерокопированного экземпляра; - бланки
документов изготавливаются преимущественно типографским способом или при помощи
средств вычислительной техники.
Безусловно,
каждая организация будет самостоятельно решать, какую бумагу использовать при
изготовлении бланков и каким способом их изготавливать. Обычно в организациях
бланки изготавливаются на цветных принтерах в соответствии с утвержденными
образцами, хотя если необходимо большое количество бланков, то их можно
изготовить типографским способом, заключив договор на изготовление бланков со
специализированной организацией.
Учет и хранение бланков
Порядок
учета и хранения бланков, как правило, определяется в инструкции по
делопроизводству или аналогичном локальном нормативном акте организации. Прежде
всего, в целях учета бланков, как это обозначено в п. 5.10 Методических рекомендаций
по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, на бланках можно при необходимости проставлять
типографским способом или специальным нумератором учетные порядковые номера.
Эти номера допускается проставлять на правом, левом и нижнем полях, а также на
другой свободной площади бланка с тем условием, чтобы на них впоследствии не
накладывались текст документа и другие реквизиты.
Учет
бланков в организации может осуществляться в специальном журнале (Пример 7).
ПРИМЕР 7
Журнал учета выданных бланков
|
№ |
Дата |
Вид |
Количество |
Номера |
Должность |
Отметка |
Подпись |
Подпись |
|
1 |
02.07.2012 |
Бланк |
1 |
1-П |
Менеджер |
– |
Волошин |
Попова |
Хранятся
бланки обычно в запирающихся шкафах в структурном подразделении, ответственном
за разработку, изготовление, учет и хранение бланков.
В заключение подчеркнем, что
бесконтрольное использование бланков документов недобросовестными работниками
может привести к серьезным для организации последствиям, поэтому важно, чтобы
оборот бланков в рамках организации был налажен с учетом рекомендаций ГОСТов
специалистами, ответственными за документационное обеспечение управления.
[1] Организационно-распорядительная
документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по
внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 / Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и
др.; Общ. ред.: М.В. Ларин, А.Н. Сокова; Росархив, ВНИИДАД. М., 2005. 90 с.
[2] Пункт 7 ст. 2
Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (в ред.
от 30.11.2011), п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об
обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. от 06.12.2011), п. 3 ст. 2
Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных
унитарных предприятиях» (в ред. от 30.11.2011).
[3] Здесь и ниже
выделено автором.
[4] С учетом положений
п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003 и п. 5.8 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р
6.30-2003.
[5] С учетом положений
п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003 и п. 5.8 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р
6.30-2003.
[6] См. Положение о
ведении Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО) и
внесении в него изменений, утвержденное Приказом Росстата от 29.07.2008 № 174.
[7] Пункт 8
Постановления Правительства РФ от 19.06.2002 № 438 (в ред. от 22.12.2011).
[8] В соответствии со
свидетельством о постановке на учет в налогов
ом органе и на
основании п. 7 ст. 84 Налогового кодекса Российской Федерации у
казывается
в подаваемых в налоговый орган декларации, отчете, заявлении или ином
документе, а также иных документах, предусмотренных законодательством
(например, в расчетных и иных документах, на основании которых производится
оплата).
[9] ОК 011-93.
Общероссийский классификатор управленческой документации, утвержденный
Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 (ред. от 14.12.2011).
[10] С учетом положений
п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003 и п. 5.8 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р
6.30-2003.
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 6, 2012.
Примеры оформления общего бланка:
Рис.
3.
Общий
бланк с продольным расположением
реквизитов
Рис.
4.
Общий
бланк организации с угловым (центрированным)
расположением реквизитов
Рис.
5.
Общий
бланк организации с угловым (флаговым)
расположением реквизитов
Рис.
6.
Общий
бланк структурного подразделения с
продольным расположением реквизитов
Рис.
7.
Общий
бланк структурного подразделения с
угловым (центрированным) расположением
реквизитов
Рис.
8.
Общий
бланк структурного подразделения с
угловым (флаговым) расположением
реквизитов
Образцы
общего бланка документа также приводятся
в ГОСТ
Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов»
(приложение Б, рисунок Б.1).
_____
1 ГОСТ Р 6.30-2003.
Унифицированные системы документации.
Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт
России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт
4.7.
2 Там
же. – Пункт 4.7.
3 Там
же. – Пункт 4.4.
4 Там
же. – Пункт 4.6.
Дополнительная
информация:
-
бланк
документа; -
классификация
бланков документов; -
размеры
полей; -
формат
бланка документа; -
реквизит
документа; -
реквизит
«01 — Государственный герб Российской
Федерации»; -
реквизит
«02 — герб субъекта Российской
Федерации»; -
реквизит
«03 — эмблема организации или товарный
знак (знак обслуживания)»; -
реквизит
«08 — наименование организации»; -
реквизит
«11 — дата документа»; -
реквизит
«12 — регистрационный номер документа»; -
реквизит
«14 — место составления или издания
документа.
Бланк письма
Бланк
письма в зависимости от учредительных
документов организации включает в себя
реквизиты:1
01
— Государственный
герб Российской Федерации
(02 — герб
субъекта Российской Федерации
или 03 — эмблема
организации или товарный знак (знак
обслуживания));
04 — код
организации;
05 — основной
государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица;
06 — идентификационный
номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет (ИНН/КПП);
08 — наименование
организации»;
09 — справочные
данные об организации,
а
также ограничительные отметки для
реквизитов:
11 — дата
документа;
12 — регистрационный
номер документа;
13 — ссылка
на регистрационный номер и дату
документа.
И,
при необходимости, ограничительные
отметки для верхних границ зон расположения
реквизитов.2
15 – адресат;
18 — заголовок
к тексту;
19 — отметка
о контроле;
20 — текст
документа.
Бланк
письма может изготавливаться на основе
продольного
или углового
расположения реквизитов.3
Рис.
1.
Расположение
реквизитов
(угловой
вариант) бланка письма (размеры указаны
в миллиметрах)
01
— Государственный
герб Российской Федерации;
02
—
герб субъекта Российской Федерации;
03
—
эмблема
организации или товарный знак (знак
обслуживания);
04
— код
организации;
05
— основной
государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица;
06
— идентификационный
номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет (ИНН/КПП);
08
— наименование
организации;
09
— справочные
данные об организации;
11
— дата
документа;
12
— регистрационный
номер документа;
13
— ссылка
на регистрационный номер и дату
документа;
15
— адресат;
18
— заголовок
к тексту;
19
— отметка
о контроле;
20
— текст
документа
Рис.
2.
Расположение
реквизитов
(продольный
вариант) бланка письма (размеры указаны
в миллиметрах)
01
— Государственный
герб Российской Федерации;
02
—
герб субъекта Российской Федерации;
03
—
эмблема
организации или товарный знак (знак
обслуживания);
04
— код
организации;
05
— основной
государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица;
06
— идентификационный
номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет (ИНН/КПП);
08
— наименование
организации;
09
— справочные
данные об организации;
11
— дата
документа;
12
— регистрационный
номер документа;
13
— ссылка
на регистрационный номер и дату
документа;
15
— адресат;
18
— заголовок
к тексту;
19
— отметка
о контроле;
20
— текст
документа
Наиболее
удобным для обработки и экономичным с
точки зрения использования площади
листа является угловой бланк. В этом
случае правая сторона верхней части
листа может быть использована для
размещения реквизитов «Адресат»,
«Резолюция».4
Использование
продольного бланка письма целесообразно
в случаях, когда наименование организации
содержит большое количество печатных
знаков, например, может быть в случае,
когда реквизиты бланка даются на двух
и более языках. При этом слева следует
печатать реквизиты на русском языке, а
справа — на национальном, на одном уровне.
Если количество используемых национальных
языков более одного, сверху следует
указывать реквизиты на русском, а ниже
— на национальном языке, продлевая строку
до границы правого поля.5
Возможно
создание бланка на двух языках, если
организация ведет переписку с иностранными
корреспондентами. В таких бланках все
реквизиты письма повторяются дважды:
на русском и иностранном языке, при этом
не допускается искажение наименования
организации, ее организационно-правовой
формы, адреса и справочных данных.
Например, название организации
«Международная книга» в таком
бланке будет выглядеть как «Mezhdunarodnaia
kniga», а не «International book».6
Бланк
письма может изготавливаться для
организации, структурного подразделения
и должностного лица.7
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
Бланк письма
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:
01 — Государственный герб Российской Федерации (02 — герб субъекта Российской Федерации или 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));
04 — код организации
05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
08 — наименование организации
09 — справочные данные об организации
а также ограничительные отметки для реквизитов:
11 — дата документа
12 — регистрационный номер документа
13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа
И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов.
15 – адресат
18 — заголовок к тексту
19 — отметка о контроле
20 — текст документа
Бланк письма может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.
Рис. 1. Расположение реквизитов (угловой вариант) бланка письма (размеры указаны в миллиметрах)
Рис. 2. Расположение реквизитов (продольный вариант) бланка письма (размеры указаны в миллиметрах)
Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат», «Резолюция»
Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа — на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже — на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.
Бланк письма может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.
Примеры оформления бланка письма:
Рис. 3. Бланк письма организации с угловым (центрированным) расположением реквизитов.
Рис. 4. Бланк письма организации с угловым (флаговым) расположением реквизитов.
Рис. 5. Бланк письма организации с продольным расположением реквизитов.
Образцы общего бланка документа также приводятся в следующих документах:
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (приложение Б, рисунки Б.2, Б.3, Б.4);
— Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 (приложения № 13, 14, 15, 16, 17, 18).
Использованы материалы с сайта консалтинговой группы «ТЕРМИКА»