Учет времени работы сотрудников в битрикс

Функция Рабочее время 2.0 (учет рабочего времени и рабочие графики) доступна только на тарифах Профессиональный и Энтерпрайз. Узнать подробнее вы можете на странице тарифов.

На странице Рабочее время вы можете посмотреть продолжительность рабочих дней сотрудников и их ежедневные отчеты .

Дополнительные настройки графика

Кликните по шестеренке в правом верхнем углу, чтобы показать дополнительную информацию о рабочем времени.

Рабочие дни

Чтобы получить подробную информацию о рабочем дне, кликните по нему в календаре. Вы увидите всю информацию о длительности рабочего дня и перерывах, а также ежедневный отчет.

При необходимости руководитель может Изменить рабочее время своих сотрудников.

Фильтр рабочих дней

У руководителя и администратора есть право на Чтение и Редактирование всех записей о рабочем времени сотрудников. Им доступен фильтр на странице рабочего времени.

Список рабочих графиков компании

Кликните шестеренку в правом верхнем углу, чтобы просмотреть Рабочие графики.

Администратор может отредактировать их и создать новые.

Подробнее про создание и редактирование графиков читайте в статье Рабочие графики.

Учет рабочего времени в «Битрикс24»: как научить сотрудников рационально планировать время

Рабочее время сотрудников – это ресурс, который принадлежит компании. Чтобы использовать его с наибольшей эффективностью, многие компании внедряют в работу специализированные системы управления временем. Затраты на покупку таких систем быстро окупаются оптимизацией рабочего процесса.

«Битрикс24» — это не только управление временем

Это все, что необходимо для организации работы компании. Инструменты тесно взаимосвязаны, а это значит, что вам не придется переключаться между разными сервисами. Начать работать можно сразу после регистрации. Достаточно любого браузера. Не нужно устанавливать ПО. Не нужно внедрять. Не нужно учиться, чтобы освоить.

Персональный менеджер техподдержки Битрикс24. Отвечаем за 15 минут максимум — даже в выходные!

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Настроим оповещения в CRM и 3 воронки продаж в подарок при покупке любой лицензии!

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Мы готовы помочь!

Задайте свой вопрос специалисту в конце статьи. Отвечаем быстро и по существу. К комментариям

Автоматизируем работу с документами в Битрикс24 за 5–7 часов

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Оцените, насколько полезна была информация в статье?

Наш каталог продукции

У нас Вы найдете широкий ассортимент товаров в сегментах
кассового, торгового, весового, банковского и офисного оборудования.

Посмотреть весь каталог

Рабочее время сотрудников — это один из главных ресурсов компании. Чтобы не расходовать его попусту, часто компании используют специализированные системы управления рабочим временем. Затраты на приобретение таких систем окупаются многократно, но отдачу можно еще увеличить если вообще за них не платить — ведь Битрикс24 предлагает такой инструмент бесплатно! Достаточно зарегистрировать вашу компанию по этой ссылке, и уже через 4 минуты вы сможете учитывать рабочее время своих сотрудников.

Основные задачи корпоративного тайм-менеджмента

Учет рабочего времени в Битрикс 24 помогает решить задачи, которые стоят перед большинством организаций:

• Оперативное получение отчетов о проделанной работе;
• Планирование рабочего дня и недели для каждого сотрудника;
• Учет фактически отработанного времени персонала;
• Координация рабочих планов групп и отделов;
• Правильная расстановка приоритетов в решении задач.

Как управлять рабочим временем с Bitrix 24

Планирование рабочего времени сотрудников в Битрикс 24 помогают выполнять крайне удобные сервисы системы:

Бизнес-органайзер

Работа сотрудников в одной информационной среде позволяет ускорить их взаимодействие. Легко планируются совместные действия, обсуждаются проблемы и достигаются решения.

Для этого служат несколько инструментов:

1. Инструмент «Событие» — позволит быстро оповестить всех участников события и выбрать удобное время для его реализации;

   

2. Инструмент «Мои задачи» отражает список всех задач. Изменяя режимы настройки, можно настроить наиболее удобным образом форму показа состава задач и сроков реализации. Например, режим «Гант» покажет временную шкалу и обозначит, какие задачи приближаются к конечной дате выполнения. Вкладка «Календарь» отразит загрузку по дню в привычной форме календаря.

   

Самостоятельное управление рабочим временем

Учет времени в Битрикс 24 включает систему гибкого планирования. Сотрудники могут самостоятельно отмечать рабочие и нерабочие часы. Это помогает управлять дисциплиной без навязчивого контроля. Вся внесенная информация собирается в итоговые отчеты и доступна руководству в любой момент.

Инструмент, позволяющий планировать рабочее время, называется «Рабочий день». Работник запускает данную функцию при приходе на работу и сам устанавливает время перерыва и завершение рабочего дня. Если необходимо выполнять задачи вне офиса, это можно отметить как «событие вне офиса».

Онлайн-планировщик

До начала работы нужно распланировать рабочий день. Битрикс24 упростил данную процедуру, создав возможность выбрать из списка задач те, которые следует сделать за день — вкладка «Рабочий день».

В конце рабочего дня здесь же можно написать отчет за день и он будет добавлен в отчет по дню. Руководителю это позволяет сократить время на ознакомление с дневной загрузкой сотрудников и оценить результат за день.

Онлайн тайм-менеджмент

В современных компаниях часть сотрудников может работать удаленно. Нередко и руководители управляют бизнесом на расстоянии. Решение Битрикс24 по управлению временем позволяет работать с ним вне офиса — удаленные работники также подключаются к системе и отражают в ней свои задачи и трудозатраты. Им доступны все указанные инструменты, а при необходимости можно ограничить доступ к ряду корпоративных разделов, не связанных с учетом рабочего времени

Для полноценной работы по управлению рабочим временем сотрудников, Битрикс предлагает несколько вариантов отчетов:

1. По задачам — из панели «Задачи и проекты» — «Отчеты». Здесь можно сформировать отчеты в различных разрезах: завершенные, занятость по проектам, ресурсные затраты;
2. По времени — из панели «Время и отчеты». Будут доступны отчеты по графику отсутствий, планерках, рабочему времени.

При этом, доступ к разного рода отчетам будет различаться в зависимости от тарифа Битрикс24. Купив и настроив коробочную версию Битрикс24 можно получить любые виды отчетов, включая их интеграцию с данными из 1С и другими учетными системами.

Дополнительные возможности по учету времени в Битрикс 24

Эффективное управление рабочим временем персонала помогает повысить доходность компании. Чтобы не использовать локальные инструменты учета и не сводить воедино разноплановую информацию, используйте единую систему учета рабочего времени на Битрикс24.

Коробочную версию «Битрикс24. Корпоративный портал» можно интегрировать со всеми информационными ресурсами компании: базами 1С, почтовыми сервисами, телефонией и другими системами, которые используются в работе.

Это увеличивает скорость обработки информации из разных источников. Любую специфику работы — взаимодействие с клиентами, учет рабочего времени и применение системы мотивации и т.п., можно учесть путем дополнительной настройки типового функционала Битрикс24.

Как начать работу

Чтобы запустить в Битрикс 24 учет рабочего времени и начать эффективно это время расходовать, перейдите на платный тариф в облаке или приобретите коробочную версию (предварительно, можно на бесплатной версии портала включить на 30 дней весь функционал, чтобы протестировать полные возможности облачного сервиса).

• Чего бизнес-пользователи хотят от тайм-трекеров
• Почему не все трекеры одинаково полезны или условия на старте
• Результат работы над MVP
• В качестве эпилога

Задача учета времени работы сотрудников всегда актуальна. Для этой цели разработано много инструментов. Если вы пользуетесь Битрикс24, то наверняка знаете о стандартном модуле учета рабочего времени. Он покрывает, наверное, около 90% типичных потребностей бизнес-пользователя. Остальные 10% – это специфичные сценарии, которые партнеры 1С:Битрикс24 специально разрабатывают для решения каких-то конкретных задач. 

Ниже расскажем о том, как мы написали модуль учета времени работы сотрудников проектной организации, изменив архитектуру и логику этого процесса.

Чего бизнес-пользователи хотят от тайм-трекеров

Не всем организациям нужно подробно учитывать время, которое они тратят на задачи. Компания, у которой нет необходимости считать и обосновывать бюджет проекта, которая зарабатывает свой месячный ФОТ за 4 дня или ей достаточно того, что сотрудник просто пришел на работу и выполняет свои обязанности, не станет применять тайм-трекинг.

Другое дело, если ваши услуги оплачиваются по схеме Time&Materials или вы берете проектную команду в аренду. Здесь за временем приходится следить.

С точки зрения собственников и руководителей внедрение тайм-трекинга полезно для:

• обоснования стоимости работ по проекту и размера оплаты труда исполнителей;

• контроля сроков выполнения работ, отслеживания «провисающих» задач;

• определения наиболее трудоемких задач;
• выявления «слабых мест», установления причин непроизводительной работы;
• обнаружения скрытых резервов рабочего времени, выявления причин срыва сроков, появления авралов;
• балансирования нагрузки между работниками и определения времени, требуемого для решения конкретных задач;
• оценки достаточности штата и др.

Проще говоря – система учета рабочего времени всегда знает на что конкретно было потрачено время каждого сотрудника. Это позволяет быстро получать ответы на управленческие вопросы.

Но у медали есть и обратная сторона. Как правило, людям не нравится вести подробный учет своего рабочего времени, особенно в условиях многозадачности. Проектному менеджеру и исполнителю приходится работать как минимум в 2-3 средах: писать код или готовить чертежи и сметы в одних профессиональных приложениях, поддерживать коммуникацию в других, создавать документы – в третьих, вести учет – в четвертых и т.д. Поэтому очень важно сделать процесс учета времени одновременно простым, точным и требующим минимальных усилий. А еще лучше – автоматизированным, защищенным от ошибок перегруженных или ленивых сотрудников.

Если в компании работает несколько человек, то контролировать бюджет времени по проекту – задача монотонная, но выполнимая. А если коллектив состоит из десятков или сотен сотрудников, географически разделенных или работающих удаленно? 

Наш заказчик – это многопрофильная инжиниринговая Группа, которая предлагает своим клиентам решения, позволяющие реализовать сложные архитектурно-строительные проекты. Компания представлена офисами в России (Москва, Санкт-Петербург, Новосибирск), Узбекистане, Белоруссии и других странах. В распределенной команде работают более 700 сотрудников: консультантов, архитекторов, инженеров, менеджеров и управляющих качеством строительства, специалистов по ценообразованию и работе с государственными инстанциями. Им требовался удобный для всех уровней управления инструмент, интегрированный с Битрикс24, предназначенный для ежедневного сбора и контроля данных об отработанном времени сотрудников по проектам.

Почему не все трекеры одинаково полезны или условия на старте

Есть много тайм-трекеров, которые можно разделить на две большие группы. Первая – ПО, в котором действия фиксируются в автоматическом режиме, можно получить историю событий и видеозапись. Вторая – софт, запускаемый вручную для учета времени по конкретным задачам. Предназначение такого ПО – не ловить человека за руку, а собирать информацию для отчетности и принятия решений.

Опыт использования продуктов первой группы довольно противоречив и мы не располагаем кейсами по данному направлению. А вот опытом разработки с нуля модуля учета времени по проектам, которые ведутся в Битрикс24, мы с вами поделимся.

Во многих компаниях Битрикс24 используется для решения задач внутренних и внешних коммуникаций, базового проектного управления. В нем есть простой механизм учета времени, поэтому логично не заводить дополнительные системы, а дописать / интегрировать Битрикс24.

С одной стороны, Битрикс24 – открытая платформа с хорошей основой, и стандартный модуль закрывал основные потребности клиента по ведению проектов: постановку задач внутри проекта, отслеживание сроков и статусов, указание плановых трудозатрат и т.д.

Но в части управления рабочим временем проектов Битрикс24 был неидеален. В частности, менеджерам проектов нужно было подтверждать затраты времени исполнителей, а такой функционал не был предусмотрен ни в Битриксе “из коробки”, ни в “облаке”.

Еще до обращения в ИНТЕРВОЛГУ заказчик своими силами “допилил” Б24 и согласование менеджерами заработало. Это сняло часть проблем, но приложение все еще не было удобным. Не были реализованы: контроль полноты заполнения таблиц, возможность формирования промежуточной отчетности, показ уведомлений об ошибках для пользователей и др. А хранение таймшитов в БД Битрикса нельзя было назвать изящным. Поэтому Заказчик решил обратиться в ИНТЕРВОЛГУ, чтобы комплексно и профессионально решить оставшийся блок задач. Ниже приведем описание некоторых из них.

Перед вами таблица, которую заполняли сотрудники, работающие в проектах. Из списка выбирался проект, по каждому календарному дню в него вносилось время, которое сотрудник посвятил проекту. К ячейке можно было добавить комментарий с конкретизацией работ. Сверху производилось суммирование и иногда случалось так, что исполнитель “переоценивал” свои усилия.

Каждая заполненная ячейка становилась записью в таблице tTimesheets. При такой структуре документа невозможно было внести часы и сделать комментарии, если в течение дня исполнитель выполнял разные задачи по проекту. Поэтому возникала необходимость добавлять еще одну строку с тем же самым проектом. Ячейка, проверенная проектным менеджером, вручную перекрашивалась либо в желтый (не согласовано), либо в зеленый (согласовано) цвета.

В конце месяца менеджер сводил данные по трудозатратам. Если данных не было, то форма не отображалась, выводилось диалоговое окно “За выбранный период данных для согласования нет” и производился возврат на форму ввода. Это было проблемой, т.к. данные вносились исполнителями 1 раз в месяц и не всегда вовремя. Поиск путей ее решения тоже попал в ТЗ.

Основными требованиями к продукту стали:

1. Высокая скорость открытия страницы для ввода данных по учету времени (не более 5 сек.) и страницы для согласования времени менеджером проекта (не более 10 сек.);

2. Максимально информативные сообщения об ошибках, включающие все технические идентификаторы, доступные в контексте ситуации;

3. Хранение всех справочных данных для модуля в базе Microsoft SQL Server (временные периоды, сотрудники, проекты и т.д.). После внесения данных о трудозатратах, их проверки и корректировки, данные передаются обратно в БД и сессия закрывается;

4. Удобное редактирование данных и просмотр комментариев по введенным значениям;

5. Всякие мелкие детали и украшательства, вроде ежедневного напоминания исполнителям о необходимости заполнить сведения о проделанной работе, а менеджерам – о необходимости согласования работ по итогам недели.

Еще на стадии обсуждения было принято решение о разработке с нуля. Веской причиной стало то, что очередное обновление кода со стороны Битрикса могло снести весь функционал, который мы так старательно писали и тестировали.

Алгоритм работы с модулем, в общих словах, должен был быть таким: месяц открывается, исполнители ежедневно заполняют данные по использованному времени, менеджеры корректируют и согласовывают, месяц закрывается. Согласованная  информация передается в общую базу данных на сервере заказчика.

Схема обмена данными, которая требовалась заказчику

Т.к. все задачи и требования были согласованы заранее, то действовали мы по методологии Waterfall.

Результат работы над MVP

Авторизация

Настроили обмены данными между Битрикс24 и MS SQL Server. Например, при выборе пользователем в Битрикс24 раздела “Учет времени” делается запрос к базе данных MS SQL к хранимой процедуре (создана силами заказчика) по полю employeeID, возвращающей SID текущего пользователя (SID) и дату, с которой он действует (SID_VALID_FROM). Эти данные хранятся в сессии текущего пользователя и используются для записи вводимого времени для сокращения числа запросов к базе. Решили вопрос с разными SID одного пользователя (смена фамилии, уход-возвращение в компанию).

Режим ввода потраченного времени

Разделили ввод времени по проектам (таблица) и комментариев (форма). Форму с итоговыми часами по каждому календарному дню и комментариями закрепили. Теперь она всегда “под рукой”, каким бы длинным не был список проектов. Для ускорения вывода названий проектов в таблицу разместили кнопку «Заполнить из моих». Теперь не нужно тратить время на скролл и поиск своих проектов в длинном списке всех проектов компании. Сотрудник, заполняющий таблицу, сразу получает список проектов, которые отметил как свои.

Для поддержания связи со “старым” интерфейсом реализовали подсветку ячейки с комментарием красным треугольником (как в Excel). Доработали способ хранения данных, чтобы сотрудники, вводящие название проекта вручную, могли получить список уже после трех введенных символов.

Добавили “Стадии проекта” и теперь ввод данных выполняется в разрезе Сотрудник – Проект – СТАДИЯ – День. К любому проекту можно привязать любую стадию. Без указания стадии введенные данные не сохраняются.

Режим согласования времени

В новом модуле все данные группируются по проектамстадиям и сотрудникам

Сделали несколько других доработок:

• Улучшили синхронизацию задач Битрикс24 и модуля учета времени. Теперь, при изменении записей о затратах времени в задаче, происходит их копирование в модуль. В случае ошибок — приходит уведомление в “колокольчик”;

• Изменили правила работы с тегами. Убрали возможность создания тегов пользователем, теперь только выбор из списка значений. Теги жестко привязаны к проекту;

• Создали сценарий постановки задач из почты;

• Оптимизировали процедуру создания бэкапа БД, т.к. стандартный функционал часто выдавал timeout;

• Неправильные действия пользователей теперь не приводят к возникновению аварийных ситуаций за счет разграничения прав доступа;

• Все экранные формы пользовательского интерфейса выполнены в едином графическом дизайне стиля «Битрикс24»;

• Для обозначения одних и тех же операций используются одинаковые графические значки, кнопки и другие управляющие (навигационные) элементы;

• Реакция системы на действия пользователя (наведение указателя «мыши», переключение фокуса, нажатие кнопки) стали типовыми для каждого действия над одними и теми же графическими элементами, независимо от их расположения на экране.

• и др.

На разработку, тестирование и отладку MVP “Модуль учета времени сотрудников” команда ИНТЕРВОЛГИ потратила не более 300 часов.

В качестве эпилога

Задача, которую перед нами поставил клиент, с одной стороны, была в рамках нашей компетенции, т.к. ИНТЕРВОЛГА профессионально внедряет Битрикс24 более 10 лет и является золотым сертифицированным партнером 1С-Битрикс. С другой стороны, в процессе разработки требовались решения, которые в других проектах не применялись. За несколько месяцев сотрудничества был реализован весь запланированный функционал, проведено тестирование и модуль запущен в работу. По мере формирования бэклога дорабатывались возможности языковых локализаций, поиск по шифру проектов и дополнительной информации, производилась оптимизация внутренних контролей и т.д.

Сегодня модуль учета времени – уже далеко не MVP, но мы продолжаем поддерживать приложение и работать по другим проектам заказчика.

Каждый работодатель хочет оценить насколько эффективен сотрудник, приносит ли он прибыль бизнесу или, наоборот, забирает у него деньги. Для этого компании внедряют систему KPI (ключевых показателей эффективности), вводят планы, рейтинги и другие критерии, которые повысят мотивацию персонала трудиться не «из-под палки» и получать поощрение за свои достижения.

Руководитель сначала ставит перед командой цели и задачи, а потом оценивает результаты. За выполнение плана сотрудники получают бонус или премию, за перевыполнение — ещё какое-нибудь нематериальное вознаграждение. С теми, кто не достиг нужных показателей, можно провести работу над ошибками и скорректировать их действия для выполнения плана. Предполагается, что система оценки эффективности сотрудников обеспечит справедливую оплату труда, замотивирует коллектив работать лучше, даже когда начальник не стоит над душой.

Компания Вебфлай использует корпоративный портал Битрикс24. В нём мы ставим задачи, фиксируем время, оцениваем эффективность, общаемся в чатах и многое другое. В этом материале расскажем, какие проблемы возникают при внедрении системы оценки эффективности персонала и покажем, как оценивать показатели сотрудников в Битрикс24.

Проблемы при внедрении системы оценки эффективности персонала:

Помимо этих проблем, во многих компаниях есть должности, к которым нельзя применить шаблонную систему оценки, обязательно кто-то не впишется в критерии. Однако, оценка эффективности персонала должна строиться на точных измерениях.

В Битрикс24 есть несколько инструментов для оценки эффективности персонала:

Учёт рабочего времени

Учёт рабочего времени в Битрикс24 ведётся с помощью задач, событий календаря и инструмента личного хронометража «учёт рабочего времени».

В «Битрикс24» сотрудники утром запускают рабочий день и счётчик времени. В перерыв таймер ставят на паузу, а вечером останавливают. С помощью этого инструмента удобно контролировать занятость офисных и дистанционных работников.

Сотрудники планируют рабочее время в окошке: выбирают задачи из списка или вносят в план собственные. Система фиксирует время и активность по каждой задаче. В график автоматически встают планерки, совещания и встречи, назначенные руководством или коллегами через задачи и календарь.

Задачи и проекты

Поставить задачу может как руководитель, так и сотрудник сам себе. Внутри задачи можно назначать ответственных и соисполнителей, добавлять чек-листы и напоминания, ставить крайние сроки завершения проекта, переписываться, отчитываться, прикреплять документы, отслеживать время и стадии выполнения работы.

Опция «Учёт времени» устанавливает срок выполнения задачи. Параметр можно настроить только на учёт времени, и тогда таймер будет отсчитывать часы, затраченные на работу, или ввести в поле «Время для выполнения задачи» срок её исполнения, например, 6 часов.

Чтобы запустить задачу, сотрудник нажимает на счётчик рядом с ней. Либо при просмотре задачи нажимает кнопку «Начать учёт моего времени».

Чтобы временно приостановить выполнение задачи, нажимает кнопку «На паузу». В истории задачи видно, сколько раз она была на паузе, и как сотрудник выполнял её.

Инструмент помогает работнику контролировать время выполнения задач и отчитываться по ним, а начальнику — оценивать загруженность подчинённых и их эффективность по KPI.

Вебфлай улучшили использование этого инструмента для одного из клиентов — крупной пивной компании. Раньше они фиксировали загрузку сотрудников в календаре. Там отмечали встречи и планёрки, но не учитывали время работы над задачами.

Мы выполнили небольшую доработку для клиента, чтобы система в личном календаре сотрудника проставляла время, затраченное на задачу, к которой он приступал. За счёт небольшого расширения функциональности рабочий график сотрудника стал заполняться автоматически и появилась возможность видеть в календаре «окна» и периоды простоя персонала.

Конструктор отчётов в задачах

Инструмент позволяет формировать отчёты в пару кликов: добавить к ним описание, выбрать период, задать колонки и условия для отражения нужной информации, выводить данные в виде диаграммы.

Можно создавать шаблоны отчётов и использовать готовые: занятость по проектам, задачи на месяц, отчёт по эффективности, задачи за прошлый месяц, ресурсный учёт по задачам, ресурсный учёт по исполнителям.

Эти данные помогают руководителю понять, как работает отдел, какие задачи выполняют сотрудники и сколько времени тратят на них.

Визуализация задач

В Битрикс24 один и тот же перечень дел можно визуализировать по-разному: списком, сроками, канбаном, календарём, диаграммой Ганта. Сроки позволяют видеть распределение задач с разбивкой по неделям.

Канбан не привязан к датам, категории для него можно задать самостоятельно, например: в работе, на согласовании, правки и так далее.

Календарь показывает дедлайн каждой задачи, а диаграмма Ганта — продолжительность, крайние сроки по задачам и их взаимозависимость.

Разные способы отображения задач помогают ничего не забывать, работать с комфортом и выполнять поручения в срок.

Оценка эффективности

На эффективность сотрудника влияет то, сколько у него задач в работе, какое количество он завершил, сколько из них с замечаниями, и какой период взят для оценки. Критерий измеряется для задач, где работник назначен ответственным либо соисполнителем.

Инструмент помогает сотрудникам контролировать время выполнения своих задач, а руководителю определить размер премии или зарплаты в зависимости от эффективности подчинённых.

KPI

KPI — не базовая опция Битрикс24. Функциональность системы можно индивидуально доработать под организацию или создать приложение для подсчёта KPI. Тогда в системе все показатели будут наглядными и измеримыми. Такими, как нужно компании.

Среди критериев может быть количество отправленных коммерческих приложений, число положительных отзывов, которые клиенты оставили о специалисте, сумма выигранных сделок и так далее. Всё это — примеры клиентов Вебфлай.

Если вернуться к проблемам, которые возникают при внедрении системы оценки персонала, то с Битрикс24 их решить проще.