У компании отсутствует подлинник договора

Главная → Статьи → Если получить оригиналы договоров проблематично

Если получить оригиналы договоров проблематично

Организация заключает договоры купли-продажи с контрагентами разных регионов РФ. Бывает проблематично получить оригиналы договоров. Поставщик отправляет заполненный со своей стороны отсканированный экземпляр договора по электронной почте, а покупатель распечатывает договор, заполняет его со своей стороны, сканирует и отправляет его поставщику также по электронной почте. Аналогичным образом происходит обмен экземплярами договоров в случаях, когда организация продает ранее приобретенные товары. При приобретении товаров организация получает от поставщика оригиналы товарных накладных и счетов-фактур, при продаже ранее купленных товаров в адрес покупателя направляются оригиналы товарных накладных и счетов-фактур. Организация в установленном порядке исчисляет налог на прибыль и НДС при реализации товаров, а также в установленном порядке учитывает в составе расходов стоимость приобретенных товаров и принимает суммы НДС, предъявленные при приобретении товаров, к вычету. Является ли нарушением налогового законодательства отсутствие оригиналов договоров?

Объектом налогообложения и налоговой базой по налогу на прибыль для российских организаций, не являющихся участниками консолидированной группы налогоплательщиков, признается прибыль (ее денежное выражение), которая представляет собой разницу между полученными ими доходами и величиной произведенных ими расходов, которые определяются в соответствии с главой 25 НК РФ (п. 1 ст. 247, п. 1 ст. 274 НК РФ).

Документальное подтверждение, в силу п. 1 ст. 252 НК РФ, является одним из требований для принятия к учету затрат в составе расходов для целей налогообложения прибыли. Согласно указанной норме под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Положениями главы 25 НК РФ не устанавливается конкретный перечень документов, которые налогоплательщик должен оформить для подтверждения осуществленных расходов, что позволяет преодолевать неоправданные ограничения налогоплательщиков в возможности выбора способов доказывания осуществленных хозяйственных операций для целей налогообложения (определение Конституционного Суда РФ от 24.09.2012 № 1543-О).

Согласно ст. 313 НК РФ налоговый учет представляет собой систему обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным НК РФ. Подтверждением данных налогового учета являются в том числе первичные учетные документы (включая справку бухгалтера).

Наличие соответствующих первичных документов является одним из условий, позволяющих налогоплательщикам реализовать свое право на вычет сумм НДС (п. 1 ст. 172 НК РФ). Кроме того, при определении налоговой базы по НДС дата первого по времени составления первичного документа, оформленного на покупателя товаров или перевозчика для доставки товара покупателю, по общему правилу, является датой отгрузки (передачи) товаров, которая является моментом определения налоговой базы (пп. 1 п. 1 ст. 167 НК РФ, письма Минфина России от 06.10.2015 № 03-07-15/57115, от 17.07.2015 № 07-01-06/41127, от 26.03.2015 № 03-07-11/16655).

В соответствии с ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” (далее – Закон № 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Под фактом хозяйственной жизни понимаются сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона № 402-ФЗ).

Обязательные реквизиты первичных учетных документов перечислены в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

По смыслу ст. 54 НК РФ налоговые последствия влекут не сами гражданско-правовые сделки, а совершаемые в их исполнение финансово-хозяйственные операции, отражаемые в бухгалтерском учете. При этом налогообложению подвергается финансовый результат, формируемый по итогам налогового (отчетного) периода на основе данных регистров бухгалтерского учета, в том числе совокупности совершенных в этом периоде названных операций (п. 9 информационного письма Президиума ВАС РФ от 17.11.2011 № 148).

Договором является соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (п. 1 ст. 420 ГК РФ). Сам по себе договор не является первичным учетным документом, подтверждающим выполнение хозяйственной операции. По этой причине в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 08.07.2011 № Ф07-5782/11 по делу № А44-4622/2010 суды отклонили довод инспекции о незаключении предпринимателем договора на оказание транспортных услуг.

Следует признать, что в ряде случаев представители налоговых органов высказывают мнение о том, что при отсутствии договора произведенные налогоплательщиком затраты не признаются обоснованными и документально подтвержденными и не могут учитываться для целей налогообложения (письмо УФНС России по г. Москве от 14.09.2006 № 18-12/081446@). В иной ситуации (списание спорной суммы дебиторской задолженности в состав внереализационных расходов) налоговые органы указывали, что представленные документы не могут являться надлежащим доказательством обоснованности списания задолженности, поскольку договор на оказание услуг не представлен, а документы подписаны только со стороны общества. Судьи, отклоняя довод об отсутствии договора в виде отдельного документа, подписанного сторонами, заключают, что даже в его отсутствие отношения между заявителем и его контрагентом с учетом того, что факт оказания услуг не опровергнут, могут быть квалифицированы как фактически сложившиеся договорные отношения. Довод налогового органа о том, что расшифровки к счетам-фактурам с указанием наименования и адреса потребителя, номера прибора учета (услуг) и периода оказания услуг, объема и суммы оказанных услуг подписаны в одностороннем порядке, сам по себе не свидетельствует о том, что услуги не были оказаны в действительности (постановление АС Западно-Сибирского округа от 01.08.2016 № Ф04-3268/16 по делу № А46-11267/2015).

Для некоторых ситуаций имеются примеры разъяснений Минфина России, согласно которым расходы по не заключенным в установленном порядке договорам не могут быть учтены для целей налогообложения как не соответствующие условиям, установленным ст. 252 НК РФ (письма Минфина России от 25.01.2013 № 03-03-06/2/6, от 05.03.2011 № 03-03-06/4/18, от 12.07.2006 № 03-03-04/2/172, смотрите также письмо УФНС России по г. Москве от 08.09.2007 № 20-12/086935). В рамках приведенных писем представлены ситуации, касающиеся расходов по незарегистрированному договору аренды недвижимости (смотрите также письмо Минфина России от 23.11.2015 № 03-07-11/67890). Было высказано также мнение (но не в отношении договора), что факсимильные, сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли (письмо УФНС России по г. Москве от 25.01.2008 № 20-12/05968).

В рассматриваемом случае стороны посредством электронной почты обмениваются отсканированными копиями подписанных экземпляров договоров.

В соответствии с п. 2 ст. 434 ГК РФ договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Электронным документом, передаваемым по каналам связи, признается информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту (абзац второй п. 2 ст. 434 ГК РФ).

Как мы видим, ГК РФ предполагает возможность заключения договора в письменной форме путем обмена сообщениями посредством электронной почты. Соответственно, направление сообщений по электронной почте, обмен сообщениями по электронной почте могут быть признаны соблюдением письменной формы договора (смотрите также постановление Шестого арбитражного апелляционного суда от 12.10.2016 № 06АП-5018/16).

Единственное требование, которое предъявляется к вышеуказанному способу заключения договора, – возможность достоверно установить, что электронный документ исходит от стороны по договору. Это признает и финансовое ведомство. Например, в письме Минфина России от 23.04.2010 № 03-02-07/1-187 сообщено, что, исходя из общих требований к документам, в том числе используемым в гражданско-правовых и налоговых отношениях, любой документ должен содержать достоверную информацию, позволяющую идентифицировать подписавшее его лицо. В соответствии с гражданским законодательством РФ при заключении договоров могут использоваться почтовая, телеграфная, электронная или иная связь, позволяющая достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Вместе с тем законодательство не устанавливает каких-либо критериев, в соответствии с которыми может определяться достоверность адресанта сообщения, отправляемого по электронной почте. Рекомендации о необходимости проявлять должную осмотрительность представлены, например, в письме УФНС по Приморскому краю от 20.04.2015 № 07-15/04434 “Разъяснение по вопросу проверки добросовестности контрагентов”.

Отметим, что даже если судом будет установлено несоблюдение простой письменной формы договора, то это не влечет за собой автоматической недействительности такого договора. Договор может быть признан недействительным из-за несоблюдения простой письменной формы только в случаях, прямо предусмотренных законом (п. 2 ст. 162 ГК РФ). Если же такое последствие несоблюдения простой письменной формы в законе не предусмотрено, то договор считается действительным и стороны могут представлять в подтверждение его условий любые доказательства (в том числе сообщения, направленные по электронной почте), за исключением свидетельских показаний (п. 1 ст. 162 ГК РФ).

Применительно к гражданским правоотношениям судьи отклоняют довод, что договор поставки является незаключенным, поскольку отсутствует подписанный сторонами оригинал договора. Помимо договора поставки наличие договорных отношений между сторонами может подтверждаться представленными поставочными, платежными документами, а также деловой перепиской сторон по вопросу выполнения договорных обязательств по данному договору и частичной оплатой ответчиком задолженности. Кроме того, направление истцу отсканированной копии договора посредством электронной почты соответствует обычаям делового оборота и не противоречит гражданскому законодательству РФ (постановление ФАС Московского округа от 19.02.2013 № Ф05-15412/12 по делу № А40-16722/2012).

Тот же вывод сделан и в постановлениях Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 01.11.2016 № 17АП-12487/16, Десятого арбитражного апелляционного суда от 23.10.2014 № 10АП-11160/14, где также сказано, что отсутствие у истца подписанного сторонами подлинника договора не опровергает вывод о заключении сторонами договора поставки. Помимо договора наличие договорных отношений между сторонами подтверждается, например, произведенной ответчиком предоплатой.

На наш взгляд, вопрос о том, возможно ли достоверно установить, что электронный документ исходит от стороны по договору, может являться предметом их гражданско-правовых отношений, а само по себе данное обстоятельство не свидетельствует о том, что в налоговом учете налогоплательщика допущены ошибки, которые могут являться основанием для доначисления ему налогов.

Нарушение простой письменной формы сделки влечет определенные правовые последствия в гражданских правоотношениях, но не свидетельствует о нарушении налогового законодательства (смотрите, например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 13.10.2008 № Ф04-5439/2008(11106-А46-25), Седьмого арбитражного апелляционного суда от 28.11.2008 № 07АП-6717/08).

Мы полагаем, что отсутствие оригиналов договоров в условиях, когда организация по приобретаемым товарам имеет первичные учетные документы и счета-фактуры, при реализации товаров составляет соответствующие первичные документы и счета-фактуры и ведет должным образом налоговый учет совершаемых операций, само по себе не должно являться основанием для возникновения к ней обоснованных претензий со стороны налогового органа. Наличие непосредственно первичных документов (товарных накладных) и счетов-фактур является одним из обстоятельств, свидетельствующих о совершении организацией хозяйственных операций, как при заключении договора с поставщиком, так и при заключении договора с покупателем.

В том случае, если у налогового органа возникнут претензии к организации в части получения ей необоснованной налоговой выгоды, то её наличие должно подтверждаться совокупностью доказательств, а не только отсутствием оригиналов договоров (смотрите также постановления Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 № 53, ФАС Московского округа от 06.03.2014 № Ф05-1340/14 по делу № А41-18838/2013, ФАС Дальневосточного округа от 26.07.2011 № Ф03-3403/11 по делу № А51-14423/2010).

Ответ подготовил: Арыков Степан, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Контроль качества ответа: Мельникова Елена, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор, член РСА

Хотите перейти на ЭДО? Поможем организовать юридически значимый документооборот с применением электронной подписи.  Оставить заявку >>

Бывают такие случаи — от налоговой или банка вдруг приходит запрос на подтверждение сделки с вашим контрагентом, а вам нечего предоставить — договор утрачен по непонятным обстоятельствам.

Что будет, если не получится восстановить договор?

• Могут доначислить налог на прибыль, например, т.к. при отсутствии договора перерасчет будет произведен по сумме, указанной в акте

• При отсутствии подтверждающего сделку договора могут сделать перерасчет по налогу на добавленную стоимость

• Штраф по статье за нарушение федерального закона об архивном деле в размере 200 руб., выставляется за каждый утерянный документ

• Задержки работы с банком, ведь он имеет право не перечислять вам денежные средства от контрагента до тех пор, пока не получит подтверждение сделки.

Успех предпринимательской деятельности в современном мире зависит от минимизации временных и трудовых затрат, о чем свидетельствуют растущие тренды на автоматизацию и дигитализацию бизнес-процессов. Сфера бумажного документооборота одна из первых попала под удары прогресса. Низкая скорость создания, обработки и передачи документов на бумаге, а также их сложное и рискованное хранение — условия, при которых в наше время на плаву не удержаться.

СберКорус, будучи экспертом в IT-решениях для бизнеса, предлагает своим клиентам передовой сервис СФЕРА Курьер для получения и отправки юридически значимых электронных документов. Широкий функционал системы доступен не только в личном кабинете сервиса, но и в любых других учетных системах, т.к. Сберкорус предлагает готовое интеграционное решение (можно подключить 1С, SAP, СФЕРА EDI и др.)

А в настоящей статье мы рассмотрим доступные методы восстановления договора на случай, если  потерянный документ бумажный и в компании еще не внедрен электронный документооборот. Выбор конкретной схемы действий зависит от типа договора и отношений, которые у вас сложились с партнером.

Сделать новый экземпляр

Наилучший сценарий для вас — тот, в котором у бизнес-партнера сохранился его оригинальный экземпляр или хотя бы образец документа.

В первом случае следует запросить у партнера его экземпляр и сделать дубликат. Далее необходимо обратиться за услугами к нотариусу, который сравнит оригинал и дубликат договора и при отсутствии расхождений заверит копию печатью. Ваш договор восстановлен.

Если документ утрачен всеми сторонами договора, но текстовое содержание сохранилось — можно распечатать и заключить договор заново. Он будет являться не копией, а полноценным оригиналом, и нотариус вам не понадобится.

Искать крайнего директора и проверять архивы 

Бывает так, что документ вам срочно понадобился спустя много лет после сделки, а партнер к тому времени уже не работает или даже обанкротился.

В такой ситуации у вас следующие варианты:

1. Найти контактные данные и связаться с последним директором контрагента, чтобы попросить его переподписать нужный договор

2. Сделать запросы на получение копии в архивы (местные и судебные)

Розыск контактов последнего руководителя может помочь в ситуации, когда компания-контрагент уже не работает по тем или иным причинам. Зацепки можно найти также через контакты с главбухом, юристом или менеджерами, которые занимались этим договором.

Проверка судебного архива на наличие нужных вам документов подойдет в случае, если контрагент стал банкротом по решению суда. Арбитражные суды ведут картотеку, в которой хранится большая часть документации обанкротившихся компаний. В открытом доступе представлены все постановления суда. Для получения доступа к договорам необходимо являться участником дела и письменно ходатайствовать в суд о запросе материалов дела — в таком случае судья одобрит выдачу информации. Состав дела, полученного из архива, можно сфотографировать или же скопировать, а вот взять с собой за пределы архива — строго запрещено.

Когда организация прекращает деятельность  по собственному желанию, всю рабочую документацию она может предоставлять на хранение в местный архив. Это не является обязанностью при закрытии бизнеса, тем не менее шанс есть, а значит запрос информации имеет смысл. Так как электронной версии у архива нет —  дистанционно осуществить поиск невозможно. Если какой-либо документ крайне необходим — придется явиться в архив лично, для запроса нужно иметь при себе паспорт и уставные документы организации. Учтите, что организация могла и не передавать документацию в местные архивы, ибо законодательно такой обязанности и штрафов за несдачу не предусмотрено.

Разобраться в переписках по электронной почте

В соответствии с 434 статьей ГК РФ переписка по электронной почте признается договором, а налоговики и банки принимают ее для целей доказательства сделок по поставкам и оказанию услуг. Стороны должны письменно договориться о сотрудничестве и это должно быть очевидно. Например, руководитель компании “Бетон” напишет в электронном письме: -”Ок, 20 тонн вертикальных стоек по цене 3 млн рублей доставляю 10 марта, надо оформлять накладные, следом отправлю подписанный договор”.

На практике очень многие переписки в таком формате принимаются в качестве доказательства сделки. Исключением являются договора на недвижимое имущество или интеллектуальную собственность: там иные правила и в них мы разберемся в следующем пункте.

Запрос копии у Росреестра или Роспатента

С договорами на недвижимое имущество и интеллектуальную собственность все немного проще. Условием действительности договора является обязательное предоставление его копии в Росреестр или Роспатент. Дубликат договора аренды или продажи недвижимости можно найти в хранилище Росреестра, а договора по части интеллектуальной собственности (лицензионные или об отчуждении прав) — в Роспатенте.

В базах данных Росреестра и Роспатента хранятся сведения о сторонах заключенной сделки, и если копию запросит кто-либо другой — в получении будет отказано. Следовательно, обращаться может только человек, подпись которого стоит на документах. Вам потребуется явиться лично и заплатить пошлину, размер которой зависит от типа документа: версия на бумаге обойдется дороже электронной.

Как застраховать себя от риска утраты договора?

Процесс сбора и хранения документов в организации предполагает влияние человеческого фактора. Работники могут потерять документ случайно, от невнимательности, или по ошибке. Рассказываем как правильно и надежно обезопасить себя от утери бумажных документов, при этом напоминаем, что самый ценный вклад со стороны компании — это скорейший переход на электронный документооборот.

1. Договорные отношения с контрагентами можно заверять у нотариуса, а в случае если сделка существенная — даже необходимо. Заверенная нотариусом копия документа хранится 10 лет, а по истечении срока передается в архив. Это, пожалуй, самый простой вариант восстановления.

2. На сопровождающих сделку документах (счета, акты и пр.) проставляйте единые с контрагентами номера договоров, так их легче будет находить и восстанавливать.

3. После заключения договора обменяйтесь с контрагентом сканами. Если для каждого договора зафиксировать скан с подписями и печатями — он оперативно и всегда будет доступен для отправки, например, банку. Желательно обеспечить хранение сканов документов сети интернет, в облачном хранилище.

4. Сохраняйте выданные акты вследствие потопов/пожаров в офисных или в архивных помещениях, их оформлением занимаются представители управляющей компании или пожарной инспекции. Если, к примеру, налоговая запросит у вас договор, а он утрачен ввиду обстоятельств непреодолимой силы — достаточно предоставить такой акт.

Представьте ситуацию: вы получили от налоговой службы или банка запрос на подтверждение сделки с вашим партнёром, но не можете предоставить нужный документ — его нет, потому что договор утерян по каким-то причинам.

Что делать в этом случае? Разбираемся.

Что будет, если потерян договор

В случае если договор не будет восстановлен, могут возникнуть неприятные последствия:

• Налоговая служба может пересчитать налог на прибыль по сумме, указанной в акте, а также возможен перерасчёт налога на добавленную стоимость.
• Утеря договора может привести к штрафу в размере 200 рублей за каждый потерянный документ по статье за нарушение закона об архивном деле (ст. 27 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ).
• Могут возникнуть задержки работы с банком, поскольку он имеет право не перечислять вам деньги от вашего партнёра, пока не получит подтверждение сделки.

В наше время успех бизнеса зависит от того, насколько эффективно удаётся контролировать временные и трудовые затраты, что отражается в растущих трендах на автоматизацию и цифровизацию бизнес-процессов. Бумажный документооборот — одна из первых сфер, которая подверглась изменениям в связи с этими тенденциями. Скорость создания, обработки и передачи документов на бумаге невелика, а их хранение зачастую вызывает сложности и риски. Все эти условия сегодня могут стать препятствием на пути к успеху любого бизнеса.

С помощью организации электронного документооборота в вашей компании вы сможете значительно сократить затраты на бумагу и копировальные расходники, упростить взаимодействие с контрагентами и избавиться от бумажной волокиты.

Варианты восстановления утраченного договора

Если вы потеряли бумажный договор, есть несколько способов его восстановления. Какой лучше выбрать? Тут всё зависит от типа договора и отношений с контрагентом, особенно если у вас ещё нет электронного документооборота в компании.

Создать новый экземпляр

• Создание новой копии

Если вы потеряли свой экземпляр документа, наилучший сценарий — когда у вашего делового партнёра есть оригинал или хотя бы копия. В этом случае вы можете попросить партнёра предоставить вам копию и затем обратиться к нотариусу, который удостоверит подлинность документа. Так вы получите новую копию договора.

• Заключение нового договора

Если оригинал документа потеряли обе стороны, но содержание договора всё ещё известно, вы можете распечатать его и заключить новый договор. Необходимость в нотариусе отпадает, так как это будет полноценный оригинал, а не копия.

• Восстановление договора

Если у вас нет копии договора и текстовое содержание не сохранилось, то нужно проводить восстановление документа в соответствии с его типом и договорённостями с партнёром. В таком случае лучше всего обратиться за помощью к юристу, чтобы восстановить документ в соответствии с требованиями законодательства.

Искать контакты, проверить архивы

Если вам вдруг потребовался договор спустя годы после заключения сделки, но обнаружилось, что документ потерялся, а ваш партнёр уже не работает или обанкротился, решение всё равно есть. Существует несколько вариантов действий:

• Попытаться найти последнего директора организации-контрагента и попросить его переподписать договор.
• Обратиться в местные и судебные архивы с запросом на получение копии договора.

Если вы не можете найти контакты руководителя, можно обратиться к главному бухгалтеру, юристу или менеджерам, которые участвовали в заключении договора, чтобы получить дополнительную информацию.

В том случае, если ваш контрагент обанкротился, проверка судебного архива может стать полезным способом поиска необходимых документов. Арбитражные суды хранят подробную документацию об обанкротившихся компаниях в своих архивах. Вся документация, включая постановления суда, находится в открытом доступе.

Однако, чтобы получить доступ к договорам, вы должны быть заинтересованной стороной и написать ходатайство в суд о запросе материалов дела. В этом случае судья может одобрить запрос и предоставить вам информацию. Вы можете сфотографировать или скопировать содержимое дела — выносить документы за пределы архива строго запрещено.

Если организация решает прекратить свою деятельность, она может передать всю свою рабочую документацию на хранение в местный архив. Это не является обязательным для закрытия бизнеса, однако запросить информацию всё же стоит. Но учтите, что архив не имеет электронной версии, поэтому найти документ дистанционно не получится и потребуется личный визит. Для запроса документов необходимо предоставить свой паспорт и уставные документы организации.

Важно помнить, что не все организации передают свою документацию в архив, поскольку законодательство не предусматривает такой обязанности и штрафов за её неисполнение.

Запросить копию у Росреестра или Роспатента

Если потерялся договор на недвижимость и интеллектуальную собственность, восстановить её будет проще. Существуют определённые требования, которые необходимо соблюсти при заключении такого договора. Так, для сделки необходимо обязательно предоставить копию договора в Росреестр или Роспатент. Чтобы найти дубликат договора аренды или продажи недвижимости, следует обратиться в хранилище Росреестра. Для получения дубликата договора, связанного с интеллектуальной собственностью (например, лицензионного или об отчуждении прав), следует отправить запрос в Роспатент.

В базах данных Росреестра и Роспатента содержатся сведения о сторонах сделки, поэтому доступ к копии договора может быть предоставлен только тем, кто является участником сделки. Для получения копии документа необходимо явиться лично и оплатить пошлину, размер которой зависит от типа документа. Важно отметить, что версия на бумаге обойдётся дороже, чем электронная копия.

Что сделать, чтобы не потерять договор

Когда речь идёт о сборе и хранении документов в организации, следует учитывать, что в этом процессе играет роль человеческий фактор. Работники могут случайно, по невнимательности или ошибочно потерять важные бумажные документы. Чтобы защитить себя от таких утрат, необходимо принимать надёжные меры. Например, перейти на электронный документооборот — самый эффективный способ снизить риски утери бумажных документов.

1. Для заверения договорных отношений с контрагентами можно обратиться к нотариусу. Это особенно важно, если сделка крупномасштабная. Заверенная нотариусом копия договора хранится в течение 10 лет и затем передаётся в архив, что делает процесс восстановления проще и более надёжным.
2. На дополнительных документах, связанных со сделкой (например, счетах, актах и т.д.), следует указывать номера договоров, чтобы их было легче найти и восстановить.
3. После заключения договора следует обменяться сканами документов с контрагентом. Если вы сохраните сканы документов, подписанных обеими сторонами, в облачном хранилище, вы сможете быстро отправить их, например, банку, когда это будет необходимо.
4. Также следует сохранять выданные акты в случае возникновения чрезвычайных ситуаций, таких как пожары или наводнения в офисных или архивных помещениях. Эти документы могут быть оформлены представителями управляющей компании или пожарной инспекции. Если вам нужно предоставить договор налоговой, а оригинал был утерян по непредвиденным обстоятельствам, такой акт будет достаточным доказательством.

Выводы

Если потерять договор с контрагентом, последствия для компании могут быть серьёзными — убытки, судебные разбирательства и ухудшение деловой репутации. С другой стороны, существуют способы предотвращения утери документов и быстрого их восстановления в случае необходимости.

Соблюдение нескольких простых правил сбора и хранения документов, а также использование электронного документооборота позволит компании минимизировать риски потери документов и обеспечить свою безопасность и надёжность в бизнесе.

Наличие подлинника договора является главным гарантом того, что судебное дело по взысканию задолженностей, возникающих из правоотношений по купле-продаже, поставке, займам и прочее пройдёт без лишних проблем и затянутости. Но на практике часто встречаются случаи, когда подлинник договора бывает утрачен в силу обстоятельств, а порой контрагенты работают «на вере», без заключения договора либо без необходимого заверения подписями уполномоченных лиц. Такая ситуация всегда добавляла головной боли представителям в судебном процессе. Судебная практика по подобным делам отличается противоречивостью и непоследовательностью. Так, арбитражным судом одного и того же субъекта могут выноситься решения, как удовлетворяющие исковые требования без оригинала договора, так и отказывающие в их удовлетворении.

Верховным Судом РФ сформулирована позиция в Обзоре судебной практики Верховного Суда Российской Федерации № 3 (2015), в котором рассматриваются вопросы материального и процессуального права, касающиеся возможности подтверждения факта наличия договорных отношений иными документами в случае отсутствия оригинала договора. Приведённая практика относится к договору займа, но, согласно духу закона, может толковаться и для аналогичной ситуации, возникающей при иных видах сделок. Так, согласно нормам ч. 1 ст. 56 Гражданского процессуального кодекса (ГПК РФ) и ч. 1 ст. 65 Административного процессуального кодекса (АПК РФ), каждая сторона в деле должна доказывать те обстоятельства, на которые они ссылаются как на основания своих требований и возражений, если иное не предусмотрено федеральным законом.

В соответствии с ч. 2 ст. 71 ГПК РФ, ч. 8 ст. 75 АПК РФ при непредставлении истцом письменного договора займа или его надлежащим образом заверенной копии вне зависимости от причин этого (в случаях утраты, признания судом недопустимым доказательством, исключения из числа доказательств и т. д.) истец лишается возможности ссылаться в подтверждение договора займа и его условий на свидетельские показания, однако вправе приводить письменные и другие доказательства, в частности расписку заёмщика или иные документы. Такие доказательства оцениваются судом на основании внутреннего убеждения после полного, всестороннего и объективного исследования, при этом с обоснованием, почему доказательства легли в основу решения суда. Соответственно, на истца ложится обязанность доказать наличие договорных отношений путём предоставления суду максимально полной информации.

Так, по делу № А48-1415/2016 Орловского арбитражного суда по исковому заявлению ООО «З» к ООО «Р» о взыскании задолженности по договору поставки судом было вынесено решение об удовлетворении требований истца. Следует отметить, что у истца отсутствовал оригинал договора поставки, но имелся счёт на предварительную оплату товара. В счёте были указаны: порядковый номер и дата выписки счёта; наименование, адрес и идентификационные номера продавца и покупателя; наименование и стоимость поставляемого товара с учётом суммы налога. ООО «З» на основании счёта, выставленного ответчиком, в качестве предоплаты за поставку товара платёжным поручением перечислило денежные средства. В платёжном поручении в графе «назначение платежа» имеется указание «оплата по счёту № <…>».

В соответствии с п. 2 ст. 434 Гражданского кодекса (далее ― ГК РФ) договор в письменной форме может быть заключён путём обмена документами посредством телеграфной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору. Согласно п. 1 ст. 435 ГК РФ офертой признаётся адресованное одному или нескольким конкретным лицам предложение, которое достаточно определённо выражает намерение лица, сделавшего предложение, считать себя заключившим договор с адресатом, которым будет принято предложение. Оферта должна содержать существенные условия договора.

Счёт содержит существенные условия о наименовании и количестве товара, обращение к одному конкретному лицу, обязательство по оплате, что позволяет квалифицировать его как предложение заключить договор купли-продажи.

В силу п. 3 ст. 438 ГК РФ совершение лицом, получившим оферту, в срок, установленный для её акцепта, действий по выполнению указанных в ней условий договора (отгрузка товаров, предоставление услуг, выполнение работ, уплата соответствующей суммы и т. п.) считается акцептом.

Таким образом, в результате направления оферты (счёта на оплату) и её акцепта путём оплаты товара был заключён договор купли-продажи, по которому ответчик как продавец принял на себя обязательство передать после поступления денег на его расчётный счёт товар в собственность покупателя, а истец как покупатель был обязан предварительно оплатить товар.

Помимо этого истец представил распечатку сообщений электронной почты, в которых в качестве приложений содержался согласованный договор поставки, что также подтверждало наличие договорных отношений.

Одной из распространённых проблем в случае отсутствия подлинника договора является возможность заявления контрагентом о фальсификации доказательств (представленных копий).

Постановлением Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 28 августа 2014 г. № Ф04-7756/14 по делу № А67-6143/2013 решение суда первой инстанции об удовлетворении исковых требований истца было отменено. Истец ООО «Обувная компания» обратился в суд первой инстанции с иском к своему страховщику ООО «С» о взыскании суммы страхового возмещения.

В кассационной жалобе ответчик указал, что судом первой инстанции нарушены нормы материального и процессуального права. Судом первой инстанции нарушены положения ст. 161 АПК РФ, поскольку надлежащим образом не проверено заявление ответчика о фальсификации доказательств, на основании которых суд вынес решение.

Исходя из смысла ст. 161 АПК РФ арбитражным судом выносится законное и обоснованное решение лишь основываясь на достоверных доказательствах. В случае поступления заявления о фальсификации доказательств суд обязан совершить процессуальные действия, направленные на предотвращение использования фальсифицированных доказательств.

Таким образом, когда истец отказался исключить спорные документы из числа доказательств, суд обязан был провести необходимую проверку по заявлению о фальсификации, истребовав у ООО «Обувная компания» необходимые оригиналы документов, дополнительные доказательства, назначив экспертизу представленных документов.

Тем самым суд нарушил принципы состязательности и равноправия сторон, положив в основу решения доказательства, представленные истцом, не дав оценки их допустимости и достоверности.

Таким образом, гражданам и организациям следует изначально серьёзно подходить к ведению документооборота и следить за сохранностью и наличием всех оригиналов заключаемых договоров, требовать также заверенные должным образом копии дополнительных соглашений. При ведении дела в суде следует заранее прорабатывать позицию, так как неверно выбранная стратегия может привести к проигрышу стороны.

Письменные доказательства нужно представлять в суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии (ч.8 ст.75 АПК). Подлинник нужно представлять в случаях, предусмотренных законом, а также по требованию суда (ч.9 ст.75 АПК). Однако суд не может считать доказанным факт, подтверждаемый только копией, если утрачен или не передан в суд оригинал документа, а копии не тождественны друг другу и невозможно установить подлинное содержание первоисточника с помощью иных доказательств (ч.6 ст.71 АПК).

Получается, суд может принять копию только в случае, если у него не возникнет сомнений в ее подлинности, например, когда в материалах дела отсутствуют противоречащие копии документов, оппоненты не возражают относительно содержания копии.

Рассмотрим случаи, когда суд с большей долей вероятности признает копию надлежащим доказательством и не потребует оригинал.

Копия не вызывает сомнений, и нет противоречащих друг другу документов

Если толковать ч. 6 ст. 71 АПК буквально, то копия документа – надлежащее доказательство. Этот подход получил распространение в судебной практике, в том числе Верховного Суда[1], получил подход к оценке копии документа в качестве надлежащего доказательства, основанный на буквальном толковании части 6 статьи 71 АПК РФ. Суды, принимая надлежащим образом заверенную копию документа, указывают, что если в материалы дела не поступали нетождественные копии доказательства, то представление оригинала не требуется. В качестве дополнительного подтверждения такого подхода учитывается, что сторона не заявляла ходатайства о фальсификации доказательств в порядке статьи 161 АПК РФ.

Примеры из практики

Противоположная сторона признает либо не оспаривает содержание копии

Законом предусмотрено, что в случае подтверждения стороной обстоятельств, на которых другая сторона основывает свои требования или возражения, освобождает другую сторону от необходимости доказывания таких обстоятельств[2]. Такое признание возможно оформить в виде соглашения сторон, приобщаемого к материалам дела, либо занесения арбитражным судом подтверждения обстоятельств в протокол заседания, что удостоверяется подписями сторон в протоколе. Предусмотрена также возможность одностороннего изложения признания в письменном виде.

Например, в рамках одного из дел по банкротству физического лица[3]
финансовый управляющий оспаривал сделку должника по продаже земельных участков. При этом в материалы дела не были представлены ни оригинал, ни копия указанного договора. Однако суд установил, что договор купли-продажи действительно заключался, так как стороны подтвердили указанный факт, что было занесено в протокол судебного заседания и подтверждается соответствующими подписями сторон.

Когда суды применяют это правило, они исходят из обязательного соблюдения формальных требований. Например, в деле № А15-3603/2015 стороны не представили кредитный договор в материалы дела, однако представитель ответчика неоднократно устно признавал подписание кредитного договора и наличие задолженности. Суды сочли устное подтверждение заключения договора достаточным основанием для признания наличия долга у ответчика. Однако впоследствии Ответчик заявил об ошибочности первоначального заявления. Суд кассационной инстанции, отменяя судебные акты нижестоящих инстанций, указал на то, что, хотя ответчик и признал устно наличие договора, впоследствии такое заявление было отозвано, а фиксация таких заявлений в протоколе судебного заседания не была произведена. Следовательно, суды пришли к преждевременному выводу об освобождении истца от обязанности доказывания обстоятельств.

Заключение соглашения об обстоятельствах, а также занесение признания в протокол не дают гарантии, что в ходе рассмотрения дела не потребуется оригинал документа. Стороны не лишены права заявить об ошибочности своей позиции, что следует из пункта 14 информационного письма Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 22.12.2005 № 99 «Об отдельных вопросах практики применения Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации». Таким образом, суды неправомерно освободили банк от бремени доказывания факта заключения кредитного договора и получения ответчиком спорной суммы. После такого заявления суд обязан оценить доказательства, в том числе такое заявление, по общим правилам оценки доказательств.

Анализ судебной практики показал, что данные нормы достаточно редко применяются, что логично, так как стороны, доведя спор до стадии судебного разбирательства, как правило, не намерены упрощать оппоненту процесс доказывания.

Копию документа заверил нотариус

По общему правилу не требуется доказывать обстоятельства, подтвержденные нотариусом при совершении нотариального действия. Исключением из данного правила являются случаи, когда нотариальный акт был отмене либо когда подлинность такого документа опровергнута в рамках проверки заявления о фальсификации доказательств в порядке статьи 161 АПК РФ[4].

Суды, принимая нотариально заверенные копии письменных доказательств, оценивают такие копии наряду с другими доказательствами, при этом подлинность под сомнение не ставится, если стороны не заявили о фальсификации доказательства, так как нотариальное удостоверение документа означает, что оригинал тождественен копии во всех его частях. Данный подход нашел свое отражение и в судебной практике[5].

Когда суд потребует подлинник документа?

Как следует из судебной практики, истребование оригинала является правом, а не обязанностью суда[6]. При этом суд может запросить оригинал в любой ситуации, даже если не представлена нетождественная копия. Таким образом, в сфере представления доказательств существует высокая степень усмотрения суда. Суды могут руководствоваться положениями статьи 65 АПК РФ, которая предусматривает, что каждая сторона обязана доказать обстоятельства, на которые ссылается. В случае непредставления оригинала документа, копия которого представлена в материалы дела, суд может усомниться в достоверности данной копии, так как копия, по общему правилу, должна изготавливаться при наличии оригинала у стороны.

Что делать, если суд требует оригинал?

В случае отсутствия подлинника доказательства необходимо дать объяснения суду относительно того, почему представление оригинала невозможно[7].

В любом случае суд не может отказать в приобщении копии к материалам дела, если только такой документ явно не относится к материалам дела. Копия документа будет оцениваться по общим правилам статьи 71 АПК РФ. Отсутствие оригинала не означает, что суд обязательно критически отнесется к копии. Для подтверждения своей позиции сторона может представить дополнительные доказательства, которые прямо или косвенно содержат необходимые сведения. Например, возможно предъявление первичных документов, платежных поручений, банковских выписок и иных. То есть любых относимых и допустимых доказательств, которые могут в совокупности подтвердить позицию стороны. Данная позиция также нашл свое отражение в пункте 10 Обзора судебной практики Верховного Суда Российской Федерации № 3 (2015), утвержденного Президиумом ВС РФ 25.11.2015. Суд указал, что при непредставлении истцом письменного договора займа или его надлежащим образом заверенной копии вне зависимости от причин (в случаях утраты, признания судом недопустимым доказательством, исключения из числа доказательств и т.д.) истец лишается возможности ссылаться в подтверждение договора займа и его условий на свидетельские показания, однако вправе приводить письменные и другие доказательства, в частности расписку заемщика или иные документы.

Примеры из практики

Защита добросовестного участника процесса

Говоря о защите интересов лица, представившего копию в материалы дела, нельзя не сказать о том, как может защитить себя его оппонент. Зачастую представление в суд только копии письменного доказательства свидетельствует о недобросовестности лица, его подавшего. Современные технические средства позволяют изготовить высококачественную подделку даже оригинала документа, не говоря о копии. Поэтому добросовестному участнику процесса следует занимать активную позицию, заявляя свое несогласие с представленной копией в целом либо с ее содержанием, что как минимум позволит избежать применения части 3.1 статьи 70 АПК РФ.

Самым простым и надежным способом защиты для добросовестной стороны является предоставление оригинала документа, измененная копия которого представлена в материалы дела. Указанное возможно также путем заявления ходатайства об истребовании оригинала, в случае наличия объективной невозможности самостоятельно получить оригинал, если документ не составлялся самим заявителем. Однако представление оригинала зачастую невозможно, в данном случае представление нетождественной копии документа не сможет в полной мере подтвердить позицию добросовестной стороны, так как если суд не получит иных доказательств, подтверждающих подлинность одной из отличающихся копий, то нетождественные копии будут исключены из числа доказательств[8].

Бывают случаи, когда добросовестный участник спора уверен в том, что копия действительно была сфальсифицирована. При этом, допустим, она нетождественна иной копии, имеющейся в материалах дела, либо иные доказательства, позволяющие опровергнуть копию, вообще отсутствуют. Тогда возможно заявить о фальсификации доказательства и ходатайствовать о проведении экспертизы по копии.

Законодательство не запрещает проведение такой экспертизы. Более того, некоторые суды прямо указывают на возможность проведения экспертизы по копии[9], ссылаясь на информационное письмо «Производство судебно-почерковедческой экспертизы по электрофотографическим копиям», утвержденное и рекомендованное к использованию в экспертной практике Федеральным межведомственным координационно-методическим советом по судебной экспертизе.

Однако суды в большинстве своем ставят под сомнение целесообразность проведения такой экспертизы^[10].

Причиной такого подхода является то, что заключение эксперта, как правило, носит вероятностный характер. Проводится исследование не документа, а светокопии (рисунка). Такая светокопия не позволяет установить нажим, скорость письма и иные важные параметры. В самих рекомендациях указано, что «электрофотографические копии являются ограниченно пригодным объектом для почерковедческого исследования, что обусловлено возможными искажениями при изготовлении данных копий». Указанное в совокупности не дает возможности достоверно установить подлинность содержания.

[1] Определения ВС РФ от 29.12.2014 по делу № А21-4789/2013, от 26.08.2016 по делу № А56-77535/2012 и иные.

[2] Части 2, 3, 3.1 статьи 70 АПК РФ.

[3] Постановление АС Северо-Западного округа от 13.09.2018 по делу № А56-33735/2017.

[4]
Часть 5 статьи 69 АПК РФ.

[5]
См., например, постановления Арбитражного суда Московского округа от 03.07.2018 по делу № А40-126230/2013, Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 15.01.2018 по делу № А52-4535/2016, Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 09.03.2017 по делу № А32-27828/2015.

[6] См., например, определение ВАС РФ от 28.03.2011 № ВАС-3195/11, постановления Семнадцатого ААС от 11.12.2017 по делу № А60-37791/2016, Пятого ААС от 10.09.2013 по делу № А59-508/2013.

[7]
См., например, постановления АС Уральского округа от 27.09.2016 по делу № А76-25227/2014, АС Московского округа от 26.03.2015 по делу № А40-53826/2014.

[8] См., например, постановления Арбитражного суда Дальневосточного округа от 22.12.2016 по делу № А51-26740/2015, ФАС Северо-Западного округа от 12.07.2013 по делу № А56-24482/2010.

[9]
См., например, постановления АС Дальневосточного округа от 26.11.2018 № Ф03-4980/2018 по делу № А51-27030/2017, Третьего ААС от 27.05.2016 по делу № А33-8931/2014.

[10]
См., например, постановления АС Восточно-Сибирского округа от 24.01.2017 по делу № А33-27750/2015, Центрального округа от 15.08.2016 по делу № А62-7344/2013, Девятого ААС от 20.12.2017 по делу № А40-19363/17, от 17.11.2016 по делу № А40-200181/14 и иные.