Требования к реквизитам в договоре по закону

• Главная
• Правовые ресурсы
• Подборки материалов
• Реквизиты сторон

Реквизиты сторон

Подборка наиболее важных документов по запросу Реквизиты сторон (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Формы документов

Судебная практика

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Нормативные акты

Что такое реквизиты договора, какие сведения относятся к ним?

Договор — это соглашение двух или более лиц об установлении, прекращении или изменении гражданских прав и обязанностей. Как правило, заключается он в письменной форме, в связи с чем к порядку его составления как законом, так и правилами делового оборота предъявляются определенные требования.

Обязательными реквизитами договора принято считать элементы, невключение которых в контракт повлечет его признание незаключенным. На законодательном уровне понятия рассматриваемого термина не раскрывается, т. е. данный вопрос принято считать общетеоретическим. Между тем правильное формирование договоров с указанием всех необходимых реквизитов имеет ключевое значение, поэтому любому юристу-практику важно четко понимать, как составляется контракт и какие данные в него требуется включить.

Реквизиты принято разделять на два вида:

1. Основные сведения, содержание которых выделяет договор среди других видов аналогичных документов.
2. Юридические элементы контракта.

Первый вид обязательных реквизитов договора включает сведения о сторонах сделки, их наименования, банковские реквизиты, название договора, его номер, дату заключения, место подписания, подписи сторон. Иными словами, это сведения (данные, информация), которые обеспечивают юридическую силу и значимость документа.

Под юридическими элементами понимаются сведения правового характера, подлежащие включению в договоры в силу требований закона (например, существенные условия).

Реквизиты сделки могут быть как обязательными, так и факультативными. Первые должны быть включены в письменные контракты императивно и безальтернативно (например, подписи сторон, существенные условия договора); вторые же необязательны для указания, однако в некоторых ситуациях могут иметь определяющее значение.

Если реквизиты внесены в договор неверно, их можно изменить уже после его заключения. 

Составляем дополнительное соглашение об изменении реквизитов

Наименование договора, его номер, дата заключения, место подписания

Что из этого обязательно, а что нет? Сейчас разберемся. 

Наименование договора 

Чтобы идентифицировать контракт, необходимо его поименовать. Как ни парадоксально, данное требование не является обязательным с точки зрения закона. Более того, в правоприменительной практике встречаются случаи, когда договор с определенным наименованием фактически является либо смешанным контрактом, либо сделкой совершенно иного вида. 

Резюме: наличие не обязательно, но рекомеднуется. 

Номер договора 

Номер договора практики также относят к одному из его реквизитов, однако он, как и предыдущий, не является обязательным и служит только для систематизации заключенных между контрагентами соглашений. Таким образом, на практике могут существовать договоры без названия и номера, при этом они будут иметь юридическую силу. Однако данный факт не означает, что следует отказаться от указанных реквизитов. Они необязательны с юридической точки зрения, но не исходя из обычаев делового оборота. 

Резюме: можно обойтись без номера, но пронумерованный договор легче идентифицировать — например, в случае судебного разбирательства. 

Дата заключения договора является обязательным реквизитом, поскольку определяет момент, в который у сторон возникают обоюдные права и обязанности. Место же подписания, хотя и не является обязательным реквизитом, может повлиять на дальнейшее исполнение условий контракта, т. к. влияет, например, на выбор подсудности разрешения споров, возникших после его заключения. 

Резюме: дату заключения указывать в договоре обязательно. 

Адреса и реквизиты сторон в договоре

В любом гражданско-правовом договоре должны содержаться данные о его сторонах — такие сведения принято называть «реквизиты сторон договора». Закон не определяет требований к составу этих данных, однако предполагается, что необходимо прописывать их так, чтобы стороны контракта могли быть точно идентифицированы как контрагентами, так и третьими лицами.

Минимально в договоре должны отражаться наименования сторон, т. е. названия юридических лиц и Ф. И. О. физических. Это обусловлено тем, что юридические лица выступают в гражданском обороте под своим наименованием, а граждане осуществляют права под своими именами. Поскольку юридические лица не могут самостоятельно подписывать документы, от их имени действуют исполнительные органы либо представители. В связи с этим в контрактах необходимо прописывать наименование должности лица, действующего от имени организации, и основания наделения его полномочиями (например, доверенность или устав).

Возможны также ситуации, когда несколько физических лиц имеют одинаковые Ф. И. О. или несколько организаций — одинаковые наименования. В связи с этим требуется более точное указание в договоре идентифицирующих признаков сторон сделки. Для юридических лиц это ОГРН, для ИП — ОГРНИП, для граждан — паспортные данные. Кроме того, идентифицировать стороны помогает ИНН, адрес места нахождения/жительства. Указание адресов сторон имеет и юридический смысл ввиду того, что подсудность споров при их возникновении определяется по общему правилу местом нахождения/жительства ответчика.

Так как большинство сделок носят коммерческий характер, рекомендуется включать в их текст банковские реквизиты сторон. Важно это еще и потому, что банковские реквизиты являются одним из способов идентификации контрагентов. Подробнее об этом мы расскажем в рамках статьи чуть дальше.

Подписи сторон

Согласно п. 1 ст. 160 ГК РФ, письменная сделка должна быть оформлена посредством составления документа, который выражает содержание контракта и подписывается лицами, совершающими сделку, либо уполномоченными ими гражданами.

Подпись стороны договора — удостоверение ее волеизъявления на заключение сделки.

В силу п. 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016 в подпись включается следующая информация:

• наименование должности подписанта;
• собственно подпись;
• расшифровка (инициалы, фамилия).

Образец подписи стороны в договоре:

Генеральный директор: (подпись) /И. И. Иванов/

Если договор не оформлялся на бланке, в подпись включается название организации.

Пример:

Генеральный директор ООО «Гарантир»: (подпись) /И. И. Иванов/

Если договор подписывается несколькими лицами, которые занимают разные по иерархии должности, их подписи должны быть расположены одна под другой в иерархичной последовательности.

Пример:

«Генеральный директор: (подпись) /И. И. Иванов/

Директор по маркетингу: (подпись) /П. П. Петров/».

ВАЖНО! Гражданским законодательством не установлено обязательных требований по наличию в договорах расшифровки подписи, поэтому ее отсутствие не влечет признания договора незаключенным (апелляционное определение Белогородского областного суда от 13.09.2016 по делу № 33-1624/2016).

Отсутствие же подписи в контракте свидетельствует о его незаключении. Это связано с тем, что договор вступает в силу лишь после подписания сторонами. Любой документ без подписи является анонимным и не имеет юридической силы.

Банковские реквизиты сторон — как правильно заполнить? Обязательны ли банковские реквизиты в договоре?

Банковские реквизиты — это сведения, которые позволяют определить куда, в каком банке и на какой счет можно перевести денежные средства для получения их именно адресатом, а не посторонним лицом.

Для правильного заполнения банковских реквизитов сторон следует указать в договоре:

• наименование банка, в котором открыт счет у стороны;
• БИК (банковский идентификационный код) банка;
• номер корреспондентского счета (обозначается как к/с) — это счет, который каждый банк открывает в ЦБ РФ, служащий для проведения межбанковских расчетов;
• номер расчетного счета клиента банка — 20-значный код, идентифицирующий банковский счет стороны договора;
• наименование владельца счета (наименование организации, Ф. И. О. физического лица);
• ИНН (идентификационный номер налогоплательщика) клиента банка;
• КПП (код причины постановки на учет в налоговом органе) юридического лица.

Свои полные банковские реквизиты либо реквизиты организации можно получить в банке, в котором открыт банковский счет. Указание этих сведений в договоре необязательно, однако рекомендуется для возмездных сделок.

Обязательные реквизиты в договоре с юридическим лицом. Как правильно заполнить реквизиты в договоре (образец)

Реквизиты договора с юридическими лицами характеризуются следующими особенностями:

1. В преамбуле указывается наименование юридического лица (полное или сокращенное). У физических лиц, как известно, наименование отсутствует.
2. В преамбуле же указываются сведения о представителе или исполнительном органе организации, действующем от ее имени.
3. Здесь же отражается информация об основании для наделения лица, действующего от имени организации, полномочиями (уставе, доверенности).
4. В разделе «Реквизиты и подписи сторон» договора указывается юридический адрес компании, поскольку у организаций нет места жительства.
5. Реквизитом юридического лица, который отражается в договоре, является ее ОГРН.
6. Подписывает договор уполномоченное лицо (как правило, генеральный директор, директор).
7. ИНН организаций, который указывается в договоре, состоит из 10 цифр, а не из 6, как у физических лиц.

Приведем образец реквизитов сторон в договоре, которые указываются в заключительных положениях к договору (для юридических лиц):

Наименование: ООО «Ирис»

Юридический адрес: 123123, Россия, Москва, ул. Сидорова, дом 12, офис 7

Телефон: 1 (111) 1111111

ИНН: 21313144142

КПП: 123123123

ОГРН: 12312312312

ОКПО: 1231241412

ОКАТО: 124312414

Расчетный счет: 12312312412

Наименование банка: ПАО «Сбербанк России»

БИК: 125152352512

Корреспондентский счет: 12391249123

Юридические реквизиты договора

Юридические реквизиты договора — это условия, которые необходимо включить в его текст в качестве обязательных в силу закона. В силу ст. 432 ГК РФ для любого договора обязательным (существенным) условием является его предмет.

Так как для каждого вида сделки характерны свои существенные условия, прежде чем заключить тот или иной договор, необходимо изучить правовую базу, т. е. нормы права, которые регулируют порядок оформления такого контракта.

Визуальные реквизиты договора и правила их оформления

Несоблюдение простейших правил оформления контрактов свидетельствует о низкой правовой грамотности их составителя. Правила оформления документов изложены в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст).

Предпочтительными размерами шрифтов являются:

• Times New Roman — 13, 14;
• Arial — 12, 13;
• Verdana — 12, 13;
• Calibri — 14.

При составлении таблиц допускается использование шрифтов и меньших размеров.

Абзацный отступ текста документа — 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или выравниваются по ширине текста. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, при этом их составные части отделяются дополнительным интервалом. Текст документа печатается через 1–1,5 межстрочных интервала. Интервал между буквами в словах — обычный, между словами — один пробел.

Текст документа выравнивается по ширине. Если договор состоит из более чем одной страницы, вторую и последующие принято нумеровать (номер ставится в верхней части посередине листа). При этом любой документ должен быть структурирован по разделам и подразделам с использованием для их обозначения римских или арабских цифр (раздел 1, 2 и т. д.; пункт раздела 1.1, 1.2 и т. д.). 

Как правильно составить договор. Видео 

***

Таким образом, реквизиты и подписи сторон в договоре являются обязательными для указания. Правильное оформление сделки позволит избежать как признания ее незаключенной, так и разногласий при дальнейшем исполнении условий. Приведенные выше образцы реквизитов в договоре помогут правильно отразить в документе все необходимые элементы.

***

Больше полезной информации по теме — в рубрике «Договор». 

1.Название договора
2.Момент заключения договора
3.Место заключения договора
4.Форма договора
5.Реквизиты сторон договора
6.Печать и подпись
7.Заявления и гарантии

Название договора

Впечатление о договоре начинает формироваться с названия. Конечно, суд внимательно смотрит на содержание и фактические обстоятельства, которые окружают исполнение договора. Но в случае, если предметом рассмотрения является большой и сложный контракт, со смешанной структурой, указав в названии конкретный тип или вид договора, вы поможете суду, заложить нужную основу. 

Название договора оказывает определенный эффект не только на суд, но и на контрагента, который готовясь к спору просчитывает возможности. Есть шанс, что он возьмет характеристику договора из названия и где-то ошибется. Например, мы прекрасно знаем, что в случае, если «договором гражданско-правового характера фактически регулируются трудовые отношения между работником и работодателем, к таким отношениям применяются положения трудового законодательства» (ст. 11 Трудового Кодекса РФ). Тем не менее, обозначив договор на оказание регулярных услуг (который, по сути, может являться трудовым) как гражданско-правовой договор, у вас появится дополнительный аргумент в споре с контрагентом на досудебном этапе, что может позволить решить дело куда быстрее.

Название договора — это лицо договора. Неточности или некорректные формулировки могут существенно снизить ваш имидж в глазах контрагента. Например, не стоит забывать, что услуги оказывают, а работы выполняют; договоры перенайма и поднаема — разные вещи; правильно писать не договор долевого участия в строительстве, а договор участия в долевом строительстве. Все это лишь небольшой набор ошибок, которых всегда можно избежать, заглянув в нормативный акт, регулирующий соответствующие правоотношения.

Если ведется потоковая договорная работа, следует ставить в названии номер договора, чтобы впоследствии было удобно идентифицировать данный документ и ссылаться на него в платежных и процессуальных документах. Возможны ситуации, когда дату заранее указать не представляется возможным и без номера такой договор очень сложно идентифицировать.

Момент заключения договора

С датой заключения договора нужно быть крайне внимательным. В некоторых случаях момент заключения имеет определяющее значение: например, для определения сроков исполнения договора. Рассмотрим две ситуации: с присутствующим контрагентом и с отсутствующим контрагентом.

В момент подписания перед сторонами лежит уже составленный документ, который формировался заранее. Часто бывает, что юристы указывают в шапке договора дату составления. Стороны, подписывая такой договор, впоследствии могут либо не обратить на это внимание, либо обратить и поставить рядом с подписью вторую — более позднюю дату.

При конкуренции двух дат, которой суд отдаст предпочтение? С одной стороны той, которая позднее. С другой — контрагент может заявить, что, подписывая, вы видели дату в заголовке договора и согласились с ней, а, стало быть, распространили действие договора на события, имевшие место до его заключения. Как суды будут трактовать такие заявления предсказать крайне сложно — Высший Арбитражный Суд разъяснения по этому поводу не давал, поэтому практика первой инстанции крайне противоречива.

Чтобы избежать проблем, если договор распечатывается заранее, оставляйте прочерки и в момент подписания ставьте актуальную дату.

Но это сравнительно простая ситуация, куда сложнее, если контрагент находится в другом городе. В этом случае вы подписываете два экземпляра договора, отсылаете контрагенту, он подписывает и один возвращает.

Обращаем внимание, что моментом заключения договора в этом случае является момент получения акцепта — т.е. момент получения отправившей стороной подписанного договора. Более того, срок получения акцепта, если он не определен договором, в соответствие с законом должен быть не более «нормально необходимого для этого времени» (ст. 441 Гражданского Кодекса РФ — далее ГК РФ).

Таким образом, контрагенту, возвращающему подписанный экземпляр договора, следует продумать этот момент и не забыть отправить письмо с описью вложения и уведомлением о вручении. Иначе как доказывать, что отправляющая сторона получила акцепт.

Возможна ситуация, когда контрагент вообще не прислал экземпляр договора. В Постановлении Пленума Верховного Суда РФ N 6, Пленума ВАС РФ N 8 от 01.07.1996 суды отметили, что «акцептом, наряду с ответом о полном и безоговорочном принятии условий оферты, признается совершение лицом, получившим оферту, в срок, установленный для ее акцепта, действий по выполнению указанных в ней условий договора». Таким образом, если контрагент не вернул подписанный экземпляр договора, но уже начал исполнять его, договор считается заключенным.

В итоге, в случае с отсутствующим контрагентом, ни одна из сторон не может заранее предугадать момент заключения договора. Указание в тексте такого договора даты только отвлекает и запутывает стороны и суд. Поэтому советуем вообще не ставить дату в договоре, который заключен с отсутствующим контрагентом.

Место заключения договора

Напротив даты обычно стоит место заключения договора. Для чего это делается? В большинстве случаев это дань уважения обычаям делового оборота. Но в некоторых случаях это может иметь значение. Например, для определения применимого к договору права. Причем это относится не только к внешнеэкономическим сделкам, но имеет значение и в случае, если субъектами Российской Федерации предусмотрено различное регулирование.

Иногда место заключения договора определяет порядок исчисления цены. Так, если стороны не укажут в договоре цену, то товары, работы или услуги должны быть оплачены по той цене, которая установлена для них в месте заключения договора (п. 3 ст. 424 ГК РФ). Кроме того, от места заключения договора зависит, где будет рассматривать спор, возникший из договора.

Необходимо отметить, что место заключения может не совпадать с местом нахождения (жительства) ни одной из сторон договора. Фактически, подписывая договор в Ростове-на-Дону, законодательство не препятствует указать место заключения — «Москва». Если же место не указано, то договор признается заключенным в месте жительства гражданина или месте нахождения юридического лица, направившего оферту.

Форма договора

Законодатель знает две категории сделок: устные и письменные. Письменные в свою очередь могут быть составленные в форме единого документа, заверенные или не заверенные нотариусом, зарегистрированные или не зарегистрированные Федеральной Регистрационной Службой, кроме того, договор можно заключить путем обмена документами, выражающими волю сторон.

В соответствии с п. 2 ст. 434 ГК РФ «договор в письменной форме может быть заключен также путем обмена документами». Это могут быть любые документы, подписанные и явно выражающие волю сторон в части обязательных условий сделки. Например, выставление счета одной стороной и оплата другой, является заключением договора.

Кроме того, обмен документами предполагает не только обмен почтовой корреспонденцией, но и «посредством телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору».

Международная практика аналогична: из содержания статьи 13 Конвенции о договорах международной купли-продажи товаров от 11.04.1980 следует, что для целей заключения договора купли-продажи под «письменной формой» понимаются также сообщения по телеграфу и телетайпу.

Очень часто в контракте имеется оговорка о том, что для оперативного согласования вопросов заключения, исполнения, изменения и расторжения контракта стороны вправе использовать электронные и факсимильные средства связи. На факсимильных копиях контрактов должны быть указаны именно те номера телефонов (факсов), которые оговорены между сторонами в контрактах.

Таким образом, обмен контрактами посредством факсимильной связи свидетельствует о соблюдении сторонами письменной формы сделок.

Судебная практика подтверждает данную позицию: в Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 10 мая 2007 года по Делу №Ф04-2412/2007(33624-А45-10) отмечено, что «договор поставки заключен сторонами посредством обмена факсимильными копиями, содержащими подписи сторон, скрепленные печатями, и позволяющими установить, что документы исходили от контрагентов. Данные действия не противоречат названным нормам гражданского законодательства».

Впрочем, надо быть крайне осторожным с такой «электронной» письменной формой договора. Не подкрепленный бумажными документами, договор, заключенный в электронной форме крайне рискованная и нестабильная основа для серьезных правоотношений.

Например, обмен документами по факсу. С одной стороны, факсовый аппарат получающей стороны пишет сверху страницы номер телефона отправляющей стороны. С другой — факсовый аппарат отправляющей стороны можно запрограммировать на любой номер. С одной стороны, телефонное соединение с определенным номером можно установить, отправив запрос в телефонную компанию. С другой — по этой информации невозможно установить, кто кому позвонил и был ли это телефонный разговор или факс.

Таким образом, недобросовестный контрагент может настроить один свой факс так, чтобы он показывал ваш номер и определенное время, и отправить с этого аппарата на другой свой факс договор, якобы от вашего имени. Затем он звонит вам в указанное на факсе время, вы что-то обсуждаете столько времени, сколько требуется, чтобы отправить факс и, завершаете разговор. В результате у него на руках очень серьезные доказательства заключения договора. И в чью пользу в такой ситуации решит суд никому не известно. Поэтому большие и серьезные договоры крайне не рекомендуется заключать по факсу или электронной почте.  

Важно помнить, что дополнительные соглашения об изменении или расторжении договора совершаются в той же форме, что и договор (ст. 452 ГК РФ). Таким образом, если договор аренды заключен на длительный срок и подлежит обязательной государственной регистрации, то и вносимые в него изменения по правилам также подлежат государственной регистрации.

Статьей 452 ГК РФ также отмечено, что если законом, иными правовыми актами, договором или обычаем делового оборота установлены иные правила заключения дополнительных соглашений, регистрация не требуется. Суды крайне неохотно применяют это положение. Например, в Постановлении Суда Дальневосточного округа от 19 декабря 2006 года по делу № Ф03-А51/06-1/4823 «При рассмотрении спора арбитражный суд, применив положения п. 1 ст. 453 ГК РФ, правильно указал, что изменение сторонами размера арендной платы, указанного ими в договоре аренды недвижимого имущества, подлежащего государственной регистрации, также подлежит обязательной государственной регистрации, поскольку является неотъемлемой частью договора аренды и изменяет содержание и условия обременения, порождаемого договором аренды».

В Постановлении Суда Дальневосточного округа от 01 марта 2006 года по делу № Ф03-А51/05-1/5059 «Суд первой инстанции ошибочно пришел к выводу о тождественности понятий формы и порядка изменений договора, вследствие чего неправильно применил п. 1 ст. 452 ГК РФ и необоснованно признал, что изменение арендной платы со стороны арендодателя совершено в надлежащей форме».

Таким образом, с важными и крупными договорами нужно быть крайне осторожными и регистрировать все изменения в органах Федеральной Регистрационной Службы.

Реквизиты сторон договора

Реквизиты сторон: регистрационный номер, дата регистрации, ИНН/КПП, а также банковские реквизиты — все это имеет немалое значение. Во-первых, в качестве средства индивидуализации конкретной фирмы или предпринимателя среди множества других. Во-вторых, если вы не укажите реквизиты вашего банковского счета, это даст возможность контрагенту ссылаться говорить о том, что вы не совершили действий, до совершения которых он не мог исполнить обязательства (ст. 406 Гражданского Кодекса РФ).

С другой стороны, для внесения, скажем, арендной платы всегда есть — «исполнение обязательства внесением долга в депозит» (ст. 327 ГК РФ). Но практика крайне неоднородна и, чтобы избежать проблем следует всегда указывать в договоре реквизиты сторон.

Но реквизиты могут меняться, поэтому дополнительно следует в договоре прописывать:

В случае изменения реквизитов, одна сторона обязана уведомить об этом другую, а другая сторона — перечислить деньги на указанный расчетный счет. Нарушившая сторона несет ответственность в полном объеме.

Печать и подпись

Печать и подпись — традиционные средства индивидуализации сторон. К сожалению, с течением времени их удостоверяющий характер постепенно теряет свою силу.

В большинстве стран печать уже давно позабыта и никем не используется. Российский законодатель в Федеральных законах «Об акционерных обществах» и «Об обществах с ограниченной ответственностью» закрепил обязательность наличия печати. Тем не менее, ставить печать на договоры не обязательно — Гражданский кодекс не относит печать к необходимым реквизитам.

Стороны, разумеется, могут указать в договоре обязательность печати. Но мы не советуем включать такое положение в договор. Во-первых, никаких гарантий это не даст — сделать копию печати можно в любой типографии за небольшие деньги. Во-вторых, обязательность печати дает недобросовестному контрагенту повод оспорить свою же печать и признать договор незаключенным. А откуда вы знаете, сколько и какие у него печати.  

В ситуации, когда печать не несет в себе никакой индивидуализирующей ценности, единственным способом установить, согласился ли контрагент с условиями договора — это подпись.

К сожалению, этот крайне важный элемент разработан в законодательстве, практике и литературе очень слабо и поверхностно. Что в понимании делового оборота понимается под подписью? Некое графическое изображение, основанное на индивидуальном письменно-двигательном навыке, характерное для конкретного лица.  

С подписью была и есть очень большая проблема — недобросовестный контрагент всегда может исказить свою подпись и оспаривать подписанный им договор. Один из способов избежать оного — запросить копию банковской карточки. По внешнеэкономическим контрактам это распространенная практика. Другой способ — вести учет подписей в специальном электронном архиве. Объединив архивы подписей из нескольких крупных региональных и федеральных компаний, можно добиться существенных гарантий надежности подписи контрагента.

Отдельно стоит отметить положение статьи 7 Федерального закона «О бухгалтерском учете»:  «Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению».

Довод стороны об отсутствии подписи главного бухгалтера на договоре суды однозначно считают необоснованным: «В соответствии с гражданским законодательством главный бухгалтер не является органом юридического лица. Статья 53 Гражданского кодекса Российской Федерации не устанавливает в качестве обязательного требования к договорам наличие подписи главного бухгалтера. Таким образом, отсутствие подписи главного бухгалтера в договорах гражданско-правового характера, подписанных от имени юридического лица, не влечет ничтожности таких договоров в силу статьи 168 Гражданского кодекса Российской Федерации как не соответствующих части 3 пункта 3 статьи 7 Федерального закона «О бухгалтерском учете» (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 23 марта 2009 г. по делу N А53-8780/2008-С1-33).

Заявления и гарантии

Юридическое лицо — это абстракция. В гражданском обороте оно может выступать только через представителей. Юридическое лицо приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через свои органы, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами (ст.53 Гражданского Кодекса Российской Федерации)

Самый острый вопрос в правоотношениях представительства — это полномочия.

Полномочия и компетенция органов юридического лица по сравнению с законом могут быть существенно ограничены учредительными документами. В случае заключения сделки представителем, не обладающим необходимыми полномочиями, следует руководствоваться нормами о недействительности — ст. 168 либо ст. 174 ГК РФ, в зависимости от того, по чьей инициативе сделка признается недействительной.

Если контрагент узнал, что орган юридического лица вышел за пределы или превысил полномочия, то признание сделки недействительной происходит на основании ст. 168 ГК РФ и будет применяться процедура реституции — каждая из сторон обязана возвратить другой все полученное по сделке — и неустойка, если была предусмотрена договором. Если юридическое лицо (учредители) узнало о сделке, совершенной органом, не имеющим право на ее заключение, то применяются правила ст. 174 ГК РФ. И здесь все намного сложнее, так как в статье 174 ГК РФ сказано, что «если полномочия лица на совершение сделки ограничены договором либо полномочия органа юридического лица — его учредительными документами по сравнению с тем, как они определены в доверенности, в законе либо как они могут считаться очевидными из обстановки, в которой совершается сделка, и при ее совершении такое лицо или орган вышли за пределы этих ограничений, сделка может быть признана судом недействительной по иску лица, в интересах которого установлены ограничения, лишь в случаях, когда будет доказано, что другая сторона в сделке знала или заведомо должна была знать об указанных ограничениях».

Что значит «долен был знать»? С одной стороны добросовестный контрагент должен был изучить  правоустанавливающие документов: свидетельство о государственной регистрации, устав, заказать выписку. С другой стороны в российском гражданском праве нет императивной нормы, обязывающей при вступлении в договорные отношения с юридическим лицом всякий раз знакомиться с содержанием его учредительных документов.

Чтобы предотвратить признание сделки недействительной в договоре следует прямо указывать:

 [Сторона] обладает всеми необходимыми полномочиями и компетенцией для подписания и исполнения настоящего договора

Это не идентично ссылки на то, что сторона действует на основании устава. Такая оговорка делается автоматически, без придания ей какого-либо смысла, в силу стереотипности деловой практики заключения договоров (Сарбаш С.В.).

В настоящее время данную позицию занял и Пленум Высшего Арбитражного Суда РФ. В п. 5 Постановления Пленума ВАС РФ от 14 мая 1998 г. N 9 указано, что «ссылка в договоре, заключенном от имени организации, на то, что лицо, заключающее сделку, действует на основании устава данного юридического лица, должна оцениваться с учетом конкретных обстоятельств и в совокупности с другими доказательствами по делу. Такое доказательство, как и любое другое, не может иметь для арбитражного суда заранее установленной силы и свидетельствовать о том, что другая сторона в сделке знала или заведомо должна была знать об указанных ограничениях».

Конструкция заявлений и гарантий применима не только к полномочиям контрагента. Это универсальный инструмент, позволяющий избежать серьезных последствий. Дело в том, что указанные в договоре заявления и гарантии должны соответствовать действительности. В противном случае, есть все основания говорить об обмане. Обман — намеренное введение в заблуждение, намеренное создание у лица ошибочного представления об условиях сделки.

Отличие признания сделки недействительной вследствие обмана от общих правил недействительности в том, что обманувшая сторона возмещает контрагенту все реальные убытки. Казалось бы, намного лучше, чем реституция, но, что характерно, практика применения признания сделок недействительными вследствие обмана крайне малочисленна (в среднем в пределах 10 дел в год).

Обман — очень хрупкая конструкция. Если контрагент сообщает о сведениях, которые ему неизвестны, и он это знает, такой контрагент обманывает. Но если сторона дает недостоверные заявления и гарантии, будучи полностью уверенной в их достоверности, речь идет о совершении сделки под влиянием заблуждения. И в таком случае отсутствие заявлений и гарантий крайне невыгодно. Согласно абзацу 2 пункта 2 статьи 178 ГК РФ: «Сторона, по иску которой сделка признана недействительной, вправе требовать от другой стороны возмещения причиненного ей реального ущерба, если докажет, что заблуждение возникло по вине другой стороны». 

В противном случае, сторона, признавшая сделку недействительной  обязана возместить другой стороне по ее требованию причиненный ей реальный ущерб, даже если заблуждение возникло по обстоятельствам, не зависящим от заблуждавшейся стороны.

Такое положение вещей не всегда может устроить обманутую сторону, поэтому для полной уверенности стороны, которая желает обезопасить себя не только от умышленного обмана, но от неосторожного введения в заблуждение, стоит предусмотреть обеспечение обязательства.

Обеспечение куда выгоднее, если контрагенту важнее исполнение договора, так как признавая договор недействительным, вследствие обмана, вы получаете только возмещение реальных убытков и прекращение договора. Предусмотрев обеспечение обязательства, можно взыскать с недобросовестного контрагента, например, штрафную неустойку и ждать надлежащее выполнение обязательства.

Младший юрист

Юридической фирмы «JBI Эксперт»

Хаустов Иван Александрович

С договором или договорными отношениями каждый из нас сталкивается постоянно. Человек – существо социальное, поэтому умение договариваться можно назвать определяющим для благополучной жизни. Договориться – значит прийти к согласию по какому-то вопросу, и не всегда договорные условия будут справедливыми и равноправными для обеих (или более) сторон. В частной жизни каждый из нас волен поступать, как посчитает нужным или возможным для себя в имеющихся условиях, но если говорить о договорах в предпринимательской деятельности, то их заключение и исполнение жестко определяется законом.

Гражданский кодекс РФ дает определение договора как соглашения двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. К договорам применяются положения о сделках, предусмотренные главой 9 ГК РФ.

Поручать подготовку договоров надо специалистам, но каждый бизнесмен тоже должен иметь общее представление о том, что это за документ, и как он должен быть составлен.

Общие требования к оформлению договоров

1. Первое и главное требование к оформлению договора – это само наличие договора как письменного документа. Звучит довольно странно. Разве может быть договор без договора? Да, может, только называется это наличием договорных отношений в рамках внедоговорных сделок. Поясним на примере.

Вступление сторон в договорные отношения без заключения договора называется принятием оферты. Оферта – это предложение вашего контрагента. По сути, таким предложением может быть любая реклама товара или услуг, адресованная неопределенному кругу лиц. Если вы согласились с офертой, то следующим шагом контрагента будет выписывание вам счета и предложение его оплатить. Чаще всего на этом этапе продавец не будет предлагать вам заключить договор. После оплаты товара он просто выпишет накладную и счет-фактуру.

Тот факт, что вы оплатили выставленный счет, является согласием с офертой и называется акцептом. При этом вы не можете самостоятельно изменять условия оферты – например, заплатить не ту сумму, которая указана в счете. Регулируют исполнение оферты и акцепта статьи 435 — 443 ГК РФ.

Конечно, в выставленном счете нет таких договорных условий как ответственность сторон, сроки исполнения обязательств, штрафные санкции и т.д., тем не менее, в таких внедоговорных сделках отношения сторон регулируются Гражданским кодексом так же, как и при заключении договора в письменной форме. Казалось бы, договорные отношения в виде принятия оферты достаточно удобны, не надо огород городить с заключением договора, но это не так.

Статья 161 ГК РФ указывает, что сделки юридических лиц между собой и с гражданами, а также сделки граждан между собой на сумму более 10 тысяч рублей должны совершаться в письменной форме.

Еще одно предупреждение можно найти в статье 162 Гражданского кодекса: некоторые виды сделок, например, внешнеэкономические, без соблюдения письменной формы, будут признаваться недействительными. Приведем еще неполный перечень сделок, которые обязательно должны быть заключены письменно. Это сделки залога, поручительства, продажи недвижимости, аренды зданий и сооружений, страхования, доверительного управления, коммерческой концессии, кредитный договор, договор банковского вклада и др.

Но есть еще и налоговые последствия того факта, что договор, как письменный документ, отсутствует. Это дает возможность налоговым органам проявить свою инициативу в виде навязывания сторонам обязательств или лишения их каких-либо прав. Свято место пусто не бывает, и раз вы сами не озаботились подробным прописыванием прав и обязанностей сторон, то налоговики сделают это и вас, и за контрагента.

Например, налоговые органы попытались обложить налогом все имущество, хранящееся на складе хранителя, т.к. с поклажедателями не были заключены письменные договоры. Возникают также проблемы с вычетом входного НДС, попытки переквалификации договора дарения в договор купли-продажи, и наоборот, признание возмездной сделки безвозмездной и т.д.

В этом случае остается только судиться (кстати, с высокой вероятностью выигрыша), но ведь это значительные затраты как времени, так и денег. Наличие договора в письменной форме с четко прописанными условиями во многом обезопасит вас от споров, как с контрагентами, так и с надзорными органами.

2. Наименование договора в шапке желательно указывать, а не ограничиваться просто «Договор №__», хотя и без этого договор все равно будет иметь юридическую силу. В гражданском праве существует приоритет экономического содержания документа над его юридической формой.

Например, если договор назван договором дарения, а из его текста следует, что это – договор аренды, то права и обязанности сторон будут соответствовать арендному договору. Договор без наименования тоже будет исполняться, исходя из его содержания. И все же давать наименование договору стоит, чтобы не провоцировать налоговые органы к переквалификации его юридической сути, да и самому не запутаться в своих документах.

3. Дата подписания — важный реквизит договора. Если в условиях договора не прописано, с какого момента он вступает в силу, то права и обязанности сторон возникают с даты подписания. Договор, подписанный контрагентами в разное время, считается заключенным с момента его подписания последней стороной.

Не всегда партнеры начинают свои отношения с заключения договора. Иногда между сторонами осуществляются расчеты, подписываются накладные и акты о приеме товаров, работ, услуг без составления письменного договора. Налоговые органы часто обращают внимание на это и оспаривают законность подтверждения расходов по таким сделкам. Из этой ситуации есть простой выход, предусмотренный пунктом 2 ст. 425 ГК РФ: при подписании договора сделать в его тексте оговорку «Условия настоящего договора применяются также к отношениям сторон, возникшим до его заключения».

Нежелательно подписывать договор датой, которая приходится на нерабочий день, или днем, когда лицо, подписавшее договор, по документам находилось в отпуске, командировке, на больничном и т.д. Это может вызвать налоговые споры о том, что договор подписан неустановленным лицом.

4. Если в договоре не указано его место заключения, то им будут считать место нахождения юридического лица (место жительства физического лица), которое направило оферту, то есть предложило заключить договор. Этот реквизит может быть особенно важным для внешнеэкономических сделок, когда в тексте нет оговорки о том, по законодательству какой страны будет исполняться договор. В этом случае будет выбрано право той страны (региона), где был заключен договор.

5. Номер договора обязателен только для сделок, которые подлежат государственной регистрации, но если номера нет, то это неудобно для самих сторон, особенно если договоров с одним контрагентом несколько. Обычно присваивает номер договору тот партнер, который инициировал его заключение и предложил свой вариант текста. Если возникают споры по поводу нумерации договора, то номер может быть двойным, через знак «/». В первой части указывают внутренний регистрационный номер одной стороны, а во второй части — другой.

6. Наименование стороны договора – это обязательный реквизит, ошибка в котором может поставить под сомнение юридическую значимость документа. Указывать наименование надо в полной форме, так, как оно внесено в государственные регистры.

Если ошибка в наименовании стороны обнаружена на момент подписания договора, то ее легко исправить, просто заменив неправильный текст новым экземпляром. Но вот если по договору с неверным наименованием было оформлено платежное поручение, выписан счет, сдана отчетность, то надо составить дополнительное соглашение с указанием текста исправления. Иногда дело может дойти и до судебных разбирательств, в которых можно сослаться на преддоговорную переписку или на документы, где наименование стороны написано правильно.

7. Существенные условия договора – это такие условия, по которым стороны должны прийти к согласию, иначе договор будет считаться незаключенным. Согласно статье 432 ГК РФ существенными являются условия:

• о предмете договора;
• условия, которые названы в законе или иных правовых актах как существенные или необходимые для договоров данного вида;
• условия, которые должно быть согласованы по заявлению одной из сторон.

Существенные условия могут быть указаны в нормах ГК, в законах и в других нормативных актах или в преддоговорной переписке. Если сторона настаивает на включение в текст определенных условий, то такие спорные положения надо обоюдно принять, изменить или отказаться от них. 

8. Лучший способ подписания договора – при личной встрече представителей сторон, но на практике контрагенты часто просто обмениваются отсканированными копиями подписанных документов по Интернету. Если эти копии не подписаны электронной подписью, то договор может быть признан незаключенным.

Чтобы этого избежать, надо прописать в тексте договора подобное условие: «Договор и прилагаемые к нему документы, переданные при помощи электронной связи, имеют юридическую силу до момента предоставления их оригиналов. Подписанные оригиналы документов должны быть переданы сторонами друг другу курьером или посредством почтовой связи в течение ___ дней с момента заключения договора».

Структура договора

Договор может быть одностраничным или объемным, с большим или меньшим числом разделов, но самая простая его структура обычно выглядит так:

Что такое свобода договора?

Свобода договора, предусмотренная статьей 421 ГК РФ, означает, что не допускается принуждать кого бы то ни было к заключению договора против его воли, если только такая обязанность не предусмотрена законом или добровольно принятым обязательством. Что касается самих договорных условий, то тут стороны свободны лишь отчасти.

Статья 422 ГК РФ указывает, что договор должен соответствовать императивным нормам, то есть тем обязательным для сторон правилам, которые установлены законом или другими правовыми актами. Если какое-то условие договора противоречит императивной норме, то оно незаконно и не подлежит исполнению сторонами. Но верно и другое – императивная норма, не внесенная в текст договора, должна исполняться в любом случае.

Стороны не могут изменять императивные нормы по договоренности между собой, но кроме таких жестких норм есть еще и диспозитивные. Такие нормы описывают условие договора в виде возможного варианта или вообще не дают никакого варианта, а оставляют его на усмотрение сторон.

Таким образом, при заключении договора надо четко различать императивные и диспозитивные нормы. Сделать это довольно просто. Рассмотрим для примера ст. 456 ГК РФ. Императивная норма указана в п.1 и звучит следующим образом: «Продавец обязан передать покупателю товар, предусмотренный договором купли-продажи». Диспозитивную норму мы найдем в п. 2 — «Если иное не предусмотрено договором купли-продажи, продавец обязан одновременно с передачей вещи передать покупателю ее принадлежности, а также относящиеся к ней документы…».

Можно ли применять типовые договоры?

В отличие от обязательных налоговых и бухгалтерских форм и бланков, нет таких шаблонов договоров, которые предусмотрены законом. Обычно под типовыми договорами понимают стандартные или часто применяющиеся условия, характерные для определенного вида договоров. Такие условия Гражданский кодекс называет примерными, и дает возможность их применять «в форме примерного договора или иного документа, содержащего эти условия» (статья 427 ГК РФ).

Чаще всего такие готовые тексты содержат все необходимые положения, позволяющие считать договор юридически значимым, но лучше все же подстраховаться. Можно поручить проверить проект договора юристу, а можно самому убедиться в том, что договор соответствует требованиям закона.

В Гражданском кодекс е РФ в главах с 30 по 55 прописаны требования к конкретным видам договоров (всего их 24, а некоторые делятся еще и на подвиды). Разрешено заключать и смешанные договоры, которые содержат элементы разных видов, но браться за такое творчество рекомендуем только профессионалам. Кстати, к ним можно отнести не только юристов, хорошие бухгалтеры тоже неплохо разбираются в договорах, т.к. именно они потом доказывают налоговым органам обоснованность договорных расходов.

Документы, подтверждающие исполнение сторонами условий договора

Важно знать, что пока стороны не подтвердили документально исполнение обязательств по отношению друг к другу, в юридическом смысле они остаются должниками, даже если фактически условия договора уже исполнены. Такими документами могут быть:

• акты приемки-передачи товаров, работ, услуг;
• платежные поручения об оплате товаров, работ, услуг;
• квитанции об отгрузке товара в адрес грузополучателя;
• складские квитанции о сдаче-приемке товара и др.;

Прием товаров сопровождается такими сопроводительными документами, как счета-фактуры, описи, накладные, спецификации и т.д. Качество продукции может подтверждаться техническими паспортами, сертификатами или удостоверениями качества и другими документами. Если обнаружены недостачи продукции или качественные недостатки, то в случаях, предусмотренных нормативными правилами либо договором, получатель может вызвать для составления акта представителя контрагента.

10 важных фактов, которые надо знать о договорах

1. Общие положения договорного процесса определяются статьями 420 — 453 ГК РФ, кроме того, к договорным отношениям применяют правила о сделках (статьи 153 — 181 ГК РФ).
2. Перед составлением проекта договора надо ознакомиться с соответствующей главой ГК РФ, содержащей требования к указанному виду договора и убедиться в том, что условия договора не противоречат императивным нормам. Некоторые виды договоров могут потребовать обращения и к другим нормативно-правовым актам (кодексам, постановлениям Правительства, приказам министерств и ведомств и др.)
3. Договор между субъектами предпринимательской деятельности должен быть заключен в письменной форме. Некоторые виды договоров требуют еще и нотариального заверения или государственной регистрации.
4. За основу проекта простых договоров можно брать так называемые типовые шаблоны или образцы, если вы доверяете их источнику, и можете проверить самостоятельно или с помощью специалиста соответствие текста требованиям закона.
5. Обязательной структуры договора нет, но есть часто используемый стандарт, которого можно придерживаться, добавляя, при необходимости, нужные вам разделы.
6. Желательно указать в договоре все стандартные реквизиты: наименование, номер, дата и место заключения, это снизит вероятность налоговых споров. Будьте особенно внимательны при указании такого обязательного реквизита как наименование стороны.
7. Убедитесь, что в договоре прописаны все существенные условия договора, и у вас нет по ним споров с контрагентом.
8. Чтобы избежать последующих обвинений в отсутствии должной осторожности и осмотрительности, проведите предварительную проверку добросовестности контрагента.
9. Проверяйте полномочия лиц, подписывающих договор от имени другой стороны.
10. Исполнение условий договора подтверждайте сопроводительными документами.

Расчёт зарплаты и кадровый учёт

На основании ст. 420 Гражданского Кодекса Российской Федерации «Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей». 

СОПРОВОЖДЕНИЕ СДЕЛОК

Порядок составления договора.

Несколько основных правил составления Договоров:

1) При заключении любого Договора нужно четко понимать, какие цели должны быть достигнуты по результатам его реализации и согласовать с контрагентом важные моменты для обеих сторон по оформлению, подписанию и исполнению такого Договора.

2) Если предложение о заключении Договора поступает от неизвестной организации, необходимо провести всестороннюю проверку контрагента и провести тщательный анализ предложенного проекта Договора на всевозможные риски.

В таких случая, лучше всего, заключать Договор, разработанной заинтересованной стороной, а не получать готовый проект от контрагента. 

Подписант, представляющий интересы контрагента, может действовать на основании Устава или же Доверенности.

4) Ни в коем случае не допускать двусмысленности условий договора и нечеткости фраз, которая может привести к нарушениям условий Договора.

5) Четко оговаривайте сроки выполнения условий по Договору для того чтобы избежать затягивания получения какой-либо услуги или поставки товара.

6) Четко оговаривайте условия оплаты оказываемой услуги по Договору. Из-за размытых формулировок в данном пункте, Вы можете остаться без оплаты оказанных Вами услуг.

7) Обязательно, при составлении проекта Договора привлекайте компетентных юристов, они помогут не только грамотно сформулировать ту или иную фразу, но и снизить всевозможные риски. 

ДОГОВОР ОКАЗАНИЯ УСЛУГ МЕЖДУ ЮРИДИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИ

Структура договора:

Любой договор условно можно разделить на четыре части:

Преамбула (или вводная часть):

1) Наименование договора (Договор купли-продажи, поставки, комиссии, транспортных услуг, аренды, подряда, юридических услуг и т.п.).

Наименование Договора дает четкое понимание, какие правоотношения он несет. Однако, всегда помните, что сущность Договора вытекает не из наименования, а из его содержания.

2) Дата подписания Договора. Это очень важный момент, дата подписания определяет начало обязательств сторон по Договору, если иное не установлено в самом договоре.

3) Место подписания Договора. Иногда место заключения Договора играет не мало важную роль. Договор может регулироваться законодательством той страны, в которой он был заключен.

4) Полное фирменное наименование контрагента, под которым последний зарегистрирован в государственном реестре, а так же сокращенное название стороны по договору («Арендодатель», «Покупатель», «Заказчик» и пр.).

5) Должность, фамилия, имя, отчество лиц, подписывающие Договор, а так же документ, регулирующий их полномочия (Устав, Доверенность).

Предмет Договора:

Данная часть содержит его существенные условия: 

СОСТАВЛЕНИЕ ДОГОВОРА АРЕНДЫ

Дополнительные условия Договора:

В настоящем разделе оговариваются:

1) Срок действия договора и с какого момента наступают обязательства по подписанному Договору.

2) Ответственность сторон за нарушение того или иного пункта подписанного Договора.

3) Способы обеспечения обязательств (регулируются гл. 23 ГК РФ, ст. 329 ГК РФ).

4) Условия изменения или расторжения подписанного Договора (гл. 29 ГК РФ).

5) Порядок разрешения споров между сторонами подписанного Договора. 

ВСТРЕЧНОЕ ИСКОВОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ В АРБИТРАЖНЫЙ СУД

Реквизиты сторон:

Особое внимание уделите наличие полных и правильных банковских реквизитов, так как без них сложно будет взыскать убытки, в случае их возникновения.

Помимо банковских реквизитов обязательно должны быть отражены:

Какие у договора реквизиты?

Наименование договора

Номер договора

Место заключения договора

Дата договора

Кстати, стороны договора вправе установить, что его условия применяются к их отношениям, возникшим до даты заключения договора, например, начиная с его титульной даты (формулировка о дате вступления в силу):

Наименования сторон договора

Условия договора в виде текста

Реквизиты сторон

Подписи сторон

Подписи сторон располагаются в самом конце договора, чуть ниже реквизитов сторон. Причем подписи должны быть собственноручными. Использование факсимильной подписи допускается в исключительных случаях, например, если стороны в отдельном соглашении специально условились о порядке использования факсимиле при подписании договоров, например, так:

Если меняются условия договора

Если меняются иные реквизиты, сведения

Еще на практике часто возникает вопрос: нужно ли заключать дополнительное соглашение к договору в случае, когда у одной из сторон изменились банковские реквизиты для перечисления денежных средств в счет исполнения обязательств по оплате. Делать это также не обязательно. Для уведомления контрагента достаточно письма о соответствующих изменениях с определенной даты, направленного заказным отправлением с уведомлением или врученным под расписку уполномоченному представителю организации. Кроме того, не лишним будет отправить такое письмо на официальный электронный адрес компании. Ваш экземпляр письма необходимо хранить вместе с договором (в т.ч. в информационной системе). Образец такого письма показан в Примере 7.

На всякий случай можно предусмотреть в договоре следующий пункт:

Учитывая несопоставимость изменения условий договора и реквизитов сторон (ведь последнее не меняет права и обязанности сторон договора, его существенные условия), заключать специально дополнительное соглашение о внесении подобных изменений в договор не имеет правового смысла. Тем не менее по настоянию одной из сторон договора в него может быть включено подобное условие:

«В случае изменения реквизитов для осуществления платежей, предусмотренных настоящим договором, Стороны заключают дополнительное соглашение к договору об изменении банковских реквизитов в течение 5 рабочих дней со дня изменения реквизитов».

И тогда составление допсоглашения становится обязательным. В Примере 8 мы показали, как его можно оформить.

Что касается возможного изменения контактных данных сторон, указанных в заключительной части договора, то достаточно уведомительного порядка для сообщения об этом контрагентам и всем заинтересованным лицам. Как правило, об изменении контактов сообщают по электронной почте.

Следует внимательно относиться к изменениям, происходящим в процессе исполнения договоров. В большинстве ситуаций лучше перестраховаться и заключать двусторонние соглашения об изменениях, это уж точно не вызовет никаких проблем в случае, если второй стороной договора впоследствии произошедшие изменения будут проигнорированы.