Территориально распределенная компания это

В преддверии нового 2022 года эксперты разбирают 10 самых горячих технологических трендов, и рассказывают о том, каким образом их использование поможет ритейлу сделать свои бизнес-процессы более эффективными. Сегодня поговорим о том, почему территориально-распределенные предприятия являются точкой роста бизнеса.

В предыдущих статьях цикла «Топ-10 горячих технологических трендов в ритейле» Борис Агатов, независимый эксперт по инновациям в ритейле и Сергей Кедров, основатель Fabrique.ai, рассказали о трёх технологиях, на которые передовые игроки рынка уже делают ставку.

В их числе

Генеративный искусственный интеллект

(GENERATIVE AI),

Единая ткань данных

(Data Fabric) и

Сети безопасности

(Cybersecurity Mesh).

Список десяти важнейших технологических трендов сформирован Gartner – крупнейшим агентством, консультирующим компании во всем мире, в числе которых и крупнейшие игроки российского рынка. 

Сетевой ритейл встретил пандемию с густонаселёнными центральными офисами и распределёнными территориальными подразделениями. Казалось бы, что удивить ритейл сложно чем-то в этом смысле, но оказалось, что буквально за несколько месяцев вопрос удалённой работы для всех, включая и центральный офис, стал не просто актуальным, а вопросом выживания.

Оказалось, что распределённая работа — это не наказание для компании во время пандемии, а точка роста. По прогнозам Gartner, в 2023 году доходы 75% работающих по такой модели предприятий будут расти на 25% быстрее, чем у их конкурентов. Удаленные или гибридные модели все более популярны, а традиционный формат работы из офиса становится всё менее актуальным.

Мы подходим уже к третьему году пандемии, и стало очевидно, что новая форма удалённой, распределённой работы прижилась. Для нормального функционирования удаленного офиса появились довольно надёжные средства. Если раньше назначение встречи в офисе было сопряжено с бронированием переговорной, то сейчас можно за несколько минут поменять несколько платформ для видео конференций и быстро решить все вопросы.

Разговоры, о том, что «я не чувствую собеседника, поэтому не могу общаться в онлайне», постепенно сходят на нет, и всё больше людей готовы принять гибридную или полностью удалённую работу.

Следующим, кого затронет концепция территориально-распределенные предприятий, будут несомненно, производства товаров широкого потребления и продуктов питания. И к этому есть все предпосылки. Новая экономика маркетплейсов требует мелких партий, чтобы удовлетворить индивидуальные запросы небольших групп потребителей. Маркетплейсы, как никто другой в ритейле способны подстраиваться под индивидуальные потребности покупателя, у них для этого всё есть: накопленные данные о покупках, возможность перестраивать интернет-витрину в соответствии с предпочтениями каждого потребителя, тем самым усиливая персонализированный подход. 

Но сейчас большие и средние предприятия тяготеют к выпуску крупных партий товаров. Скорее всего, благодаря IT решениям, мелкие производители будут объединяться на нескольких платформах, через которые можно будет заказать изготовление товаров. В таком объединении, скорее всего будут участвовать не сами юридические лица мелких производителей, а их средства производства. 

Можно привести в пример такси: у платформы договор не с таксопарком, а с водителем и, грубо говоря, с его автомобилем. Так и заказчики нуждаются не в самом юридическом лице, а в его средствах производства. Это, конечно, совершенно иного уровня будут производства и они, конечно, будут распределёнными. 

---

Читайте также: 

Что такое «метавселенная», и какие она таит угрозы и возможности

---

Какие новые задачи встают при таком развитии событий?

 

Это в первую очередь обеспечение безопасности такой удалённой работы. В статье про тренд, который касался «сети безопасности» (Cybersecurity Mesh), мы же затрагивали эту тему, и рассказывали о том, как эта задача будет решаться в скором времени.

А вот что делать в этом смысле с культурой компании, когда часть сотрудников находится в других городах. По всей видимости эту задачу будут решать уже в среде «метавселенной», когда погружение будет более полным, чем сейчас. Это позволит поддерживать высокий уровень корпоративного взаимодействия и корпоративной культуры.

Главное понимать, что распределённая работа – это не только распределённые сотрудники, но и потребители. Мы сможем встретить более состоятельных покупателей там, где раньше не ожидали, они будут на дачах, в других городах, и они создадут новую прослойку в старых локациях.

Но самое важное, что эффективность распределённых команд не только не падает, а динамично растет, а значит, этот тренд нужно срочно осваивать и внедрять.

* * *

В следующих статьях мы расскажем о следующих трендах.

1. Нативные облачные платформы (Cloud-Native Platforms (CNPs)

2. Наука о принятии решений (Decision Intelligence)

3. Составные приложения (Composable Applications)

4. Гиперавтоматизация (Hyperautomation)

5. Технологии, повышающие приватность вычисления (Privacy-Enhancing Computation, PEC)

6. Практическое внедрение искусственного интеллекта (AI Engineering)

7. Всеобъемлющий пользовательский опыт (Total Experience, TX)

Борис Агатов, независимый эксперт по инновациям в ритейле и 

Сергей Кедров, основатель Fabrique.ai.  


Для NEW RETAIL

Время на прочтение
4 мин

Количество просмотров 4.6K

Ряды столов, головы сотрудников за мониторами, гудящий принтер. Кто-то зевает и идёт за очередной чашкой кофе, за ним следуют остальные. Трезвонят телефоны, офис наполняется разнотональным многоголосьем, среди которого периодически прорывается крик: «Тихо, я с клиентом издалека говорю!». Это обычный офис, который трудно назвать современным.

В такой среде творческие проекты не рождаются, таланты не задерживаются, а представительность превращается в пафос. Бизнес ведётся не в пределах офисных стен и не с 9.00 до 18.00 с перерывом на обед. Всё чаще возникают вопрос о том, как сделать бизнес более гибким, адаптируемым и близким к рынку. Один из ответов – создание распределённых организаций.

Распределённые организации возникают в трёх случаях:

• бизнес расширяется территориально за счёт открытия региональных филиалов. В некоторых сферах (продажа товара, страховые услуги, гарантийная поддержка) территориальное расширение необходимо;
• в деятельности используются удалённые структурные подразделения, например, удалённые склады, производственные участки;
• для работы привлекаются сотрудники из других городов, регионов, даже стран.

Общая экономика таких организаций понятна и используется многими достаточно давно. Но до сегодняшнего дня такое развитие сдерживалось. Не хватало ИТ-решения, которое бы позволило управлять такой организацией эффективно.

Что нужно, чтобы распределённая организация работала эффективно? Создание единого рабочего и информационного пространства. Такое информационное решение нами разработано и успешно реализовано в проектах компании «Простой бизнес». Это программный комплекс, включающий все функции систем автоматизации бизнес-процессов, который позволяет строить бизнес-сеть организации и обеспечивать управление бизнесом.

Благодаря внедрению функциональной бизнес-сети для своих проектов, мы получили семь преимуществ распределённой организации перед традиционной замкнутой системой офиса.

1. Свобода от географии. Можно нанять талантливого сотрудника за меньшую плату из другого города и даже страны. Достаточно его зарегистрировать в бизнес-сети, и он становится полноправным участником рабочих процессов. В виртуальной среде ему можно назначать задачи, контролировать его так же, как если бы он был сотрудником вашего офиса.

Также вы можете открывать представительства и филиалы в других регионах, расширяя свой бизнес. Удалённые менеджеры по продажам позволят даже небольшой фирме захватить новые территории. Складские, производственные помещения также можно переместить в более удобное место, выбирая его по экономическим соображениям (близость к клиентам, рабочей силе, низкая стоимость аренды). Где бы они территориально не находились, благодаря бизнес-сети они в едином пространстве с главным офисом и другими подразделениями.

2. Нанимая удалённых работников, компания получает солидную экономию на аренде офисных помещений и создании условий для работы. Само назначение офиса можно сократить до рабочего места руководителя и представительских функций. А для этого не нужна большая площадь. Уменьшится количество потребляемой бумаги и канцелярских принадлежностей. Офис реально становится электронным.

3. Бизнес-сеть позволяет выстроить эффективные информационные потоки. Сотрудники, руководители могут быстро обмениваться информацией: файлами, комментариями, решениями, указаниями. Новичок получает ценный опыт от другого сотрудника, а то и просто может просмотреть рабочую инструкцию, которая размещена в открытом доступе. Наша система «Простой бизнес» позволяет сделать больше. Например, коллективно работать над одним документом: руководитель и сотрудники в разных городах могут сесть и совместно поработать над договором, инструкцией или коммерческим предложением.

4. Включив в единое рабочее пространство поставщиков, партнёров, клиентов, можно наладить более слаженную, оперативную работу. По сути, бизнес превращается в получение личной выгоды от совместных действий, а эффективность этих действий обеспечивается единым информационным пространством, потому что нет замкнутого офиса с клиентами, поставщиками, партнёрами где-то за стенами.

Рост количества организаций в единой бизнес-сети может создать виртуальное рыночное пространство. Уже в рамках этого пространства компании будут искать клиентов, поставщиков и партнёров, расширять свою деятельность.

5. Работа сотрудников становится прозрачной. Вся информация отображается в виртуальной бизнес-сети и сохраняется в ней. Руководитель может в любое время увидеть проблему, подсказать, направить. Это более оперативно, чем искать в электронной почте, требовать пересылки копий, архивов и уточнять у нескольких сотрудников первоисточники. Если использовать внутреннюю телефонию с возможностью записи разговора (как в «Простой бизнес»), то можно оценить переговоры, сделать анализ информации, проверить, ведутся ли в соответствии со стандартами компании разговоры с клиентами.

6. Проведение совещаний — обычная процедура в бизнесе. В виртуальной бизнес-сети с использованием современных встроенных средств коммуникаций все решается просто благодаря видеоконференциям. К тому же «материалы» совещаний сохраняются, можно еще раз прослушать и оценить все предложения, проанализировать их и набросать новые идеи. Все участники могут обсудить вопросы достаточно оперативно.

7. Одна из важных функций управления – контроль. Стоять над головами сотрудников и контролировать — это не лучшее времяпровождение для руководителя. Виртуальная бизнес-сеть, благодаря прозрачности и истории действий, позволяет руководителю видеть практически всё. Виртуальную сеть не обманешь, не расскажешь, что был занят кучей дел и не успел позвонить важному клиенту или уточнить условия сотрудничества. Это особенно важно, когда компания работает в сфере бизнеса, где необходимо придерживаться сроков выполнения работ.

Таким образом, руководитель может не только контролировать, но и повышать мотивацию сотрудников, используя поощрения и наказания именно за результаты работы конкретного сотрудника.

Возможно, кто-то скажет, что виртуальное пространство – это плохо, и люди не роботы и компьютеры. Но ведь мы говорим о работе и бизнесе. И если развитие тесно связано с Интернетом, социальными сетями, информационными технологиями, то вряд ли бизнес-системам стоит оставаться в стороне и быть ограниченными географией и стенами офиса.

В статье описаны требования к функциям и архитектуре системы, принципы работы с корпоративными и совместными документами головной и дочерних компаний холдинга, расположенных в удаленных офисах, и контроль их исполнения, а также примеры интерфейсов.

Юлия Лёлина, Product & project director

В холдинговых структурах, офисы и предприятия которых расположены в разных города и странах, одним из методов оптимизации процессов и затрат является организация и внедрение территориально-распределенной системы электронного документооборота (ТРСЭД).

Внедрение ТРСЭД позволяет обеспечить:

• повышение скорости прохождения управленческой информации в головной организации (центральном аппарате) и обмена управленческой информацией с зависимыми и дочерними предприятиями (отделениями, филиалами);
• повышение скорости принятия управленческих решений и их качества;
• формирование единого информационного пространства организации;
• повышение продуктивности работы, как отдельных сотрудников, рабочих групп, так и организации в целом;
• усиление и персонализацию контроля деятельности сотрудников организации, повышение исполнительской дисциплины.

Концепция территориально-распределенной системы электронного документооборота (ТРСЭД)

При проектировании распределенной системы необходимо решить четыре важные задачи: соединение пользователей с ресурсами, прозрачность, открытость, масштабируемость.

Главной задачей при проектировании распределенной СЭД является интеграция процессов обработки корпоративных документов в удаленных обособленных подразделениях и юридических лицах холдинга, находящиеся в разных городах и странах, в условиях ограниченности ресурсов (аппаратных, сетевых, программных, трудовых), отсутствия полного единообразия программного и аппаратного комплекса, разницы во времени. При этом информация (корпоративные документы) на всех предприятиях организации с территориально-распределенной структурой должна быть полной, достоверной и актуальной.

10 требований к ТРСЭД

В связи с существующими проблемами пропускной способности, надежности и безопасности передачи данных по каналам связи между городами, а также высокой стоимостью расширения каналов связи, которая возникает по причине увеличения объема передачи данных, предлагается следующая концепция организации территориально-удаленной работы в СЭД

1. при наличии в одном городе нескольких юридических лиц и удаленных обособленных подразделений в зависимости от условий и имеющейся инфраструктуры принимается решение об их подключении к одному серверу или об установке отдельных для них серверов и баз данных;

2. юридические лица и подразделения, подключенные к одной БД, условно назовем Промышленной площадкой;

3. на каждой Промышленной площадке используется единая классификация документов;

4. используются единые корпоративные справочники (например, пользователей и организационной структуры) для всех баз данных территориально-распределенной системы;

5. механизм «полной» репликации используется только для обновления данных корпоративных справочников;

6. передача информации между серверами, кроме данных корпоративных справочников, осуществляется специальными механизмами (например, используются XML-пакеты по сокетным соединениям);

7. используется принцип: «электронный документ доставляется только туда, где он нужен пользователям для работы». Это означает, что если с документом работает Управляющая компания и один из ее филиалов, то он должен находиться на этих двух площадках и нигде более;

8. при согласовании и рассылки документа передается сам документ и все относящиеся к нему документы (сопроводительные), в том числе при согласовании передаются все результаты согласования (визы) по текущей версии документа, комментарии к визам, новые версии и редакции документа;

9. передача документов между Промышленными площадками должна быть настолько быстрой, насколько позволяют каналы передачи данных;

10. должна быть обеспечена простота администрирования СЭД и защита от ошибок сопровождающего СЭД персонала (администраторов).

Топология ТРСЭД *

1. на одной промышленной площадке:

1.1. используется инфраструктура локальной компьютерной сети;

1.2. устанавливается одна БД (содержит записи и файлы документов подключенных юридических лиц и обособленных подразделений); E-mail сервер (используется при направлении уведомлений пользователям о событиях); Web-сервер (используется при работе с корпоративными документами).

1.3. при работе с внутренними, входящими и исходящими документами используется локальная БД (локальные справочники и бизнес-сервисы);

1.4. при работе с корпоративными документами используются единые корпоративные справочники, корпоративные бизнес-сервисы (механизмы), а также локальные бизнес-сервисы и локальные справочники;

2. Если сотрудник (пользователь СЭД) физически находится вне зоны локальной компьютерной сети «своей» Промышленной площадки, тогда при его входе и работе в СЭД он автоматически подключается к БД «своей» Промышленной площадки. При этом используются соответствующие методы подключения, обеспечивающие установленную в организации политику информационной безопасности. Например, Web-сервер СЭД размещается в DMZ (ДМЗ) и запрещается хранение файлов и записей БД СЭД на его локальных дисках. При этом:

● если сотрудник находится в командировке в другом юридическом лице холдинга в другом городе, то при его работе в СЭД соединение происходит по корпоративной компьютерной сети;

● если сотрудник работает в СЭД вне зоны локальной и корпоративной сетей (например, с домашнего компьютера), то подключение к СЭД осуществляется по глобальной сети Internet по протоколу HTTPS.

Предложенные требования имели актуальность в 2009 г., поэтому необходимо анализировать современные технологии.

Понятия «корпоративный» и «совместный» документы

К корпоративным документам отнесем документы, образующиеся в процессе взаимодействия и обмена информацией двух и более юридических лиц территориально-распределенной компании (ТРК), в том числе их удаленных обособленных подразделений, и не предназначенные для направления/передачи в сторонние организации.
На Рисунке представлены традиционные документопотоки (входящий, исходящий, внутренний) и предлагаемый нами корпоративный документопоток.

Группировка документов по документопотокам является основой для разработки классификации документов и справочников групп или видов документов в системе электронного документооборота, а также главным признаком применения разных технологий обработки документации.

Схема документопотоков компании с территориально-распределенной структурой

Для достижения стратегических целей и задач юридические лица ТРК осуществляют совместную работу по различным вопросам в соответствии с их сферой ответственности и компетенции. В связи с этим возникает необходимость издания особых видов документов, регулирующих деятельность объединенных организаций. С целью обеспечения совместного принятия решений и их исполнения в двух и более юридических лицах ТРК также предлагаем ввести понятие «совместный документ».

Совместный документ — официальный документ, содержащий принятые совместные решения и закрепляющий порядок взаимоотношений между двумя и более юридическими лицами ТРК: документ, совместная разработка которого осуществляется одновременно в двух и более юридических лицах ТРК и подлежащий подписанию и регистрации в этих юридических лицах.

Используя положения теории множеств представим отношения типов документопотоков в виде диаграммы Эйлера-Венна.

Множества документации

Среди множества документов, образующихся в результате деятельности компании, выделим входящий, исходящий, внутренний и корпоративный документопотоки. В корпоративном документопотоке выделим множество «Совместные документы», которые обладают всеми свойствами корпоративных документов и образуют совокупность таких одинаковых признаков, как подписание и регистрация документа, содержащего совместно принятые решения / положения, в двух и более юридических лицах ТРК. Все совместные документы являются корпоративными. При этом корпоративный документопоток содержит часть документов входящего, исходящего и внутреннего документопотоков.

На основании определений юридического лица, представительства, филиала, дочерней компании, территориально-удаленного структурного подразделения, холдинговой компании предлагаю:

• работу с внутренними, входящими и исходящими документами осуществлять в каждом юридическом лице самостоятельно (децентрализовано) согласно действующим нормативным документам по ДОУ;
• на основании договорных отношений между юридическими лицами ТРК закрепить юридическую силу издания и исполнения корпоративных, в т. ч. совместных, документов;
• для корпоративных документов разработать единую технологию их обработки и оформления, обязательную для исполнения во всех структурных единицах Компании;
• корпоративные документы оформлять на корпоративных бланках в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003;
• регистрацию корпоративных документов осуществлять один раз — в том подразделении (юридическом лице), где был издан (подписан) документ, с целью организации однократной регистрации одного документа для сокращения временных и трудовых затрат на операции регистрации и поиска документов.

Принцип издания совместных документов может применяться для любых категорий и видов документов, проекты которых требуют совместной разработки (согласования, подписи, регистрации), совместного использования и исполнения в двух и более юридических лицах ТРК в системе электронного документооборота (ТРСЭД).

Принципы классификации документации в ТРСЭД

С целью организации электронного документооборота и моделирования ТРСЭД предлагаю ввести следующие признаки классификации документов:

Категория документа — принадлежность документа к системе принятой классификации документации по признакам содержания и целевого назначения. Первый уровень в классификации документов. От категории зависит вид документа.

Вид документа — принадлежность документа к системе принятой классификации документации по признакам содержания и целевого назначения. Второй уровень в классификации документов. Вид зависит от категории документа.

Тип документопотока — признак направленности движения документов: внутренний, входящий, исходящий, корпоративный.

Юридическое лицо – юридическое лицо, руководитель которого подписывает документ.

Подразделение инициатора (исполнителя) — подразделение, сотрудник которого инициирует процессы согласования, подписания проекта документа и его исполнения.

Сочетание указанных признаков классификации позволит:

1. организовать оптимальный интерфейс ТРСЭД;
2. наиболее эффективно автоматизировать слабо формализуемые процедуры движения документов (документооборота) в условиях сложной, динамически изменяющейся организационной структуры: Например, в зависимости от категории, вида, типа документопотока, юридического лица и подразделения инициатора в ТРСЭД автоматически определяются бланки документов заданного юридического лица, маршруты согласования, списки рассылки, лица, имеющие право подписи, регистраторы, форматы регистрационных номеров и журналы регистрации, уровень и условия доступа к электронному документу.

В ТРСЭД предлагаем главным признаком выделения категории считать набор атрибутов электронной карточки, то есть к одной категории относить все виды документов, у которых основные метаданные совпадают. Виды документов каждой категории в ТРСЭД предлагаем реализовать в виде иерархического справочника, который используется в качестве одного из атрибутов электронной карточки конкретной категории.

Унификация процедуры регистрации документов

С целью организации стандартных правил регистрации документов во всех структурных единицах, в том числе территориально-удаленных, ТРК предлагаю разработать:

1. коды для всех юридических лиц, всех департаментов и структурных подразделений ТРК;
2. индексы категорий и видов документов;

Для внутреннего и корпоративного документопотоков предлагаю использовать следующий формат регистрационного номера любой категории документов: Код юридического лица — код подразделения — индекс — календарный год — номер по порядку.

Журналы регистрации создаются в зависимости от специфики деятельности юридического лица, в том числе дочерних компаниях, и в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. В территориально-удаленных подразделениях (структурных подразделениях, филиалах, представительствах) юридического лица предлагаю создавать собственные журналы регистрации и номенклатуру дел, то есть осуществлять организацию работы с документами и их оперативное и архивное хранение самостоятельно. Совместные документы регистрируются в каждом юридическом лице в соответствующем журнале регистрации.

Предложенные способы организации регистрации позволит обеспечить стандартизацию и унификацию процедур регистрации, однократную регистрацию в рамках ТРК быстро проводить идентификацию документов, организовать интерфейс ТРСЭД.

Реализация работы с корпоративными документами в ТРСЭД

С целью реализации работы с корпоративными документами в ТРСЭД предлагаю использовать корпоративные (централизованные) справочники и специальные механизмы передачи данных на удаленные сервера.

С целью реализации работы с совместными документами в ТРСЭД предлагаю создавать отдельные карточки для каждого юридического лица. Таким образом, для многосторонних документов предлагаю организовать механизм связи в виде «главная — подчиненные» карточки (или «родитель — потомки»).

С этой целью предлагаю ввести понятия «Главный документ» и «Подчиненный документ».

Главный документ — это РКК, Автор которой имеет исключительное право редактирования всех атрибутов этой карточки, в том числе маршрута ее движения, и текста самого документа; содержит связи со всеми относящимися к ней подчиненными документами.

Подчиненный документ — это РКК, Автор которой имеет право редактирования только маршрутов движения этой карточки (маршрут согласования, подписывающего для данного юридического лица) и не имеет права редактирования текста самого документа; содержит ссылку только на РКК главного документа.

Схема зависимости «Главный — подчиненный» совместного документа

В ТРСЭД совместные документы предлагаю создавать и хранить как в одной БД для разных юридических лиц, так и в удаленных БД для удаленных обособленных подразделений или юридических лиц ТРК в зависимости от имеющейся информационной инфраструктуры.

Принципы работы с корпоративными документами в ТРСЭД

Корпоративный документопоток образуется на всех этапах жизненного цикла любого вида документа:

1. на этапе разработки проекта документа в процессе согласования;
2. на этапе исполнения документа в процессах ознакомления/рассылки, исполнения;
3. на этапе хранения в процессах предоставления доступа к электронной версии документа и поиска документов.

Этап разработки проекта корпоративного документа

На этапе разработки проекта документа осуществляются процедуры создания регистрационно-контрольной карточки документа, согласование и подписание проекта документа. С целью реализации указанных процедур предлагаю использовать следующие механизмы:

1) механизм «Корпоративные документы»;

2) механизм «Совместные документы».

Механизм «Корпоративные документы»

Механизм «Корпоративные документы» используется в случае необходимости направления документа удаленному пользователю (на согласование, подпись, ознакомление, исполнение) и если этот документ должен быть издан от имени одного юридического лица.

Схема работы при направлении документа на согласование территориально-удаленному пользователю представлена на Рисунке.

Логическая схема работы с корпоративными документами

Документ создается и хранится в БД Инициатора (Разработчика) проекта документа (в представленном на Рисунке примере — на сервере Промышленной площадки 1). При создании РКК документа выбор пользователей осуществляется из локальных и корпоративных справочников.

Удаленный пользователь на своем сервере (в представленном на Рисунке 4 примере — на сервере Промышленной площадки 2) запрашивает все поступившие ему на согласование документы, в том числе корпоративные (с удаленных промышленных площадок). Механизмы передачи данных обеспечивают доставку данных и документов по запросу с удаленного сервера. При передаче данных также применяются механизмы информационной безопасности и проверки доступа к данным.

Получив корпоративный документ, удаленный согласующий осуществляет стандартные процедуры согласования (бизнес сервис «Согласование») или подписания (бизнес сервис «Подпись»). Результаты согласования и подписи посредством механизма передачи данных передаются и сохраняются в БД Инициатора документа, где была создана РКК документа (в представленном на Рисунке 4 примере — на сервер Промышленной площадки 1).

Механизм «Совместные документы»

Механизм «Совместные документы» используется:

• при создании совместных документов в одной БД (Промышленной площадке) для разных юридических лиц ТРК;
• при создании совместных документов в удаленных БД (разных Промышленных площадках) для разных юридических лиц ТРК.

При удаленной работе в ТРСЭД, в отличие от механизма «Корпоративные документы», механизм «Совместные документы» используется при необходимости согласования с удаленным пользователем и если данный документ подписывается двумя и более Подписывающими лицами, находящиеся на разных промышленных площадках (юридических лицах). При этом совместный документ должен быть зарегистрирован в журналах регистрации на каждой промышленной площадке (юридическом лице), то есть имеет несколько регистрационных номеров в количестве подписывающих сторон, с целью придания юридической силы положениям документа.

Далее опишем принцип работы с совместным документом в удаленных промышленных площадках:

На Рисунке представлена логическая схема работы с совместными документами в удаленных базах данных (промышленных площадках) с примером создания совместного распоряжения.

Логическая схема работы с совместными документами в удаленных БД (пример работы с совместным Распоряжением)

Документ в виде связей между карточкой главного документа и карточками его подчиненных документов в количестве сторон документа (юридических лиц) создаются и хранятся в БД Инициатора проекта документа (в представленном на Рисунке в примере — в Промышленной площадке 1). Подчиненный документ создается из карточки главного документа в той же категории, что и главный документ.

Удаленные пользователи (согласующие, подписывающие, исполнители, адресаты) работают с документом, который хранится на сервере, где он был создан Инициатором проекта документа аналогично работе с корпоративными документами. При этом используются механизмы передачи данных (документов).

После завершения процедуры подписания (когда главный и все его подчиненные документы согласованы и подписаны, то есть в каждой карточке присвоены статусы «Подписано») документ (главный и все его подчиненные) копируется на удаленные сервера, где числятся указанные в подчиненных карточках юридические лица (в представленном на Рисунке в примере — в БД2).

После подписания редактирование карточек запрещается.

Регистраторы каждого юридического лица осуществляют процедуру регистрации в соответствующих журналах регистрации.

Далее на этапе рассылки и исполнения документа работа с совместным документом (рассылка, исполнение) осуществляется на соответствующем сервере. При этом создаются связи между карточками удаленных серверов, то есть согласно представленному на Рисунке в примере из карточек БД1 при необходимости можно перейти в соответствующую карточку БД2 для просмотра результатов работы с документом (резолюций, отчетов по исполнению и другое).

Этап исполнения корпоративного документа

На этапе исполнения документа осуществляются следующие процедуры:

• рассылка адресатам и исполнителям;
• создание резолюций (заданий) и отчетов об исполнении;
• контроль исполнения.

Данные процедуры должны быть описаны и реализованы на функциональном уровне ТРСЭД как стандартные бизнес-сервисы.

Ниже опишу процесс рассылки корпоративного документа, в том числе совместного документа, с целью ознакомления с его содержанием и/или его исполнения в территориально-удаленном подразделении или юридическом лице ТРК.

На Рисунке представлена логическая схема рассылки документа в удаленную БД (с примером рассылки корпоративного Приказа).

Логическая схема рассылки документа в удаленную БД (пример работы с Приказом)

Предлагаю следующий алгоритм действий в ТРСЭД:

1. в РКК документа указывается сотрудник-адресат или подразделение-адресат из соответствующих единых корпоративных справочников. При этом:

• для тех категорий и видов документов, которые необходимо регистрировать как входящие корпоративные, или документ направляется не конкретному исполнителю/адресату, а в подразделение, то на каждом предприятии выделяется «единая точка входа»;
• «единой точкой входа» может быть как конкретный сотрудник, так и подразделение (например, канцелярия, юридический отдел, договорной отдел и др.);
• если в качестве «единой точки входа» является подразделение (например, канцелярия) или роль (например, Контролер и др.), то вход под данной ролью осуществляться любым количеством пользователей (ограничения устанавливаются на каждом предприятии и должны быть закреплены нормативным или/и распорядительным документом (-ами)).

2. на этапе ЖЦ документа «Исполнение» документ автоматически направляется соответствующему адресату. При этом:

• адресат получает E-mail уведомление по электронной почте с возможностью перехода в РКК документа и выполнения соответствующих операций с полученным документом;
• автоматически в удаленную БД пересылается копия РКК документа (метаданные) и файл (-ы) с отметкой «текущая версия» (последняя версия), присоединенные к данной РКК, и сохраняется в этой БД в той же категории, где был создан документ;
• при необходимости Регистратор («точка входа») осуществляет регистрацию документа в соответствующем журнале регистрации;
• Регистратор («точка входа») или Адресат создает список ознакомления (рассылки) или резолюцию (задачу) сотрудникам данного юридического лица или подразделения, то есть направляет документ на ознакомление и исполнение. Выбор адресатов осуществляется из локальных справочников пользователей, подразделений и т. п. Далее осуществляется стандартный процесс работы с документом аналогично локальным документам.

3. с целью обеспечения для Разработчика (Автора) документа доступа к истории работы над документом удаленным адресатом (-аим) автоматически с определенной периодичностью осуществляется передача изменений данной РКК из удаленной БД (например, дополнен список ознакомления, создана задача/резолюция, создан отчет об исполнении и т. д.) в БД, из которой была осуществлена рассылка, и их сохранение в этой БД в соответствующей РКК документа в виде «подчиненного документа».

Этап хранения корпоративного документа

На этапе хранения осуществляются следующие процедуры:

• поиск;
• предоставление доступа к документу;
• передача документов в архив (согласно номенклатуре дел, описи дел).

Данные процедуры должны быть описаны и реализованы на функциональном уровне ТРСЭД как стандартные бизнес-сервисы.

С целью обеспечения доступа к документам, изданным в удаленной БД, должны использоваться предложенные выше процессы создания совместного документа на этапе «Разработки проекта документа» или рассылки на этапе «Исполнения документа», а также использоваться механизмы поиска по всем серверам (БД), входящим в состав ТРСЭД. Поиск осуществляется в режиме «запрос — ответ» между удаленными серверами. При этом применяются такие механизмы, как механизмы информационной безопасности, передачи данных (уровень передачи данных), доступа к данным (уровень доступа), персональных настроек пользователя (уровень пользовательских настроек).

Пример реализации

С целью формирования ТРСЭД на базе системы PayDox были разработаны следующие элементы:

● центральная база данных «Корпоративные справочники» (далее — ЦБД);

● агент, который по расписанию (ежечасно) передает в ЦБД изменения, а также запрашивает новые и измененные консолидированные данные ЦБД и сохраняет их локально в каждую базу данных, входящую в структуру ТРСЭД;

● способы синхронизации данных;

● механизм поиска документов на удаленных серверах, входящих в структуру ТРСЭД;

● механизм и интерфейс доступа к документам удаленного сервера

● интерфейс выбора пользователей удаленных серверов с помощью корпоративных справочников центрального сервера

● механизмы бизнес-сервисов для работы с документами удаленного сервера;

● интерфейс журналов регистрации документов с использованием фильтра по предприятиям

● механизм «Совместных документов» (описание создания карточек Главного и Подчиненного документов).

В результате внедрения ТРСЭД на базе PayDox на предприятиях были получены следующие экономические результаты:

• создано единое документоориентированное пространство (системы) всех удаленных юридических лиц и подразделений, входящих в состав Объединенной Компании;
• минимизирована загрузка и стоимость каналов связи в 2 раза;
• увеличена скорость и производительность системы при передаче большего объема информации (документации) в удаленные подразделения организации в 2-4 раза;
• сокращены временные и трудовые затраты на обработку документов за счет оптимизации и автоматизации бизнес-процессов от 37 рабочих дней до 81 рабочих дней в год для каждого пользователя системы.

А также дополнительные качественные эффекты:

• обеспечена передача документов и актуальной информации между удаленными подразделениями в режиме on-line;
• обеспечена возможность работы с локальными (внутренними) документами при обрывах (помехах) связи в компьютерной сети между удаленными подразделениями организации.

С целью проверки предложенной архитектуры ТРСЭД был проведен эксперимент: практически одновременно организовали работу в двух конфигурациях: 1 — в централизованной (с одним сервером без модификации PayDox) и 2 — в ТРСЭД (с описанными выше доработанными элементами). При сравнении данных, полученных в результате измерения нагрузки на каналы связи при работе с централизованной системой и ТРСЭД, оказалось, что:

1) при одинаковом количестве пользователей и документов объем выгруженных данных с целью просмотра и обработки удаленными пользователями при использовании ТРСЭД в 2,25 раз меньше, чем при централизованной, то есть ТРСЭД позволило минимизировать нагрузку на каналы связи;

2) время обработки запросов при использовании ТРСЭД меньше в 4 раза, чем при централизованной, то есть использование ТРСЭД увеличило быстродействие системы.

Таким образом, предложенные принципы (регламенты) работы пользователей в ТРСЭД позволяют организовать наиболее оптимальный, эффективный и унифицированный режим работы с документами в условиях территориально-распределенной организационной структуры, создать единое глобальное электронное хранилище документов всех предприятий (юридических лиц), входящих в состав ТРК, а также решить проблемы и ограничения каналов связи и серверного оборудования.

Предложенная концепция прошла в 2009 году апробацию в рамках корпоративного проекта внедрения электронного документооборота на базе системы PayDox на 8 российских металлургических предприятиях Объединенной Компании РУСАЛ, расположенных в разных городах России.

В октябре 2021 года аналитики Gartner опубликовали список из 12 ключевых технологических трендов для бизнеса. Один из них — территориально-распределенные предприятия. Рассказываем, почему этот феномен так важен для бизнеса и что можно взять из него уже сейчас.

Территориально-распределенные предприятия — это компании, сумевшие реализовать гибридную модель работы за счет современных технологий — облачных платформ, централизованного управления и высокого уровня корпоративной безопасности. Причем речь не о ситуативной удаленке: согласно исследованию НИУ ВШЭ, говорить о гибридном графике можно в том случае, если более 30% сотрудников работают вне офиса больше половины времени.

Ввести гибридный офис — это не просто перейти из обычной переговорки в цифровую. Организация такой модели требует серьезной перестройки бизнес-процессов: реорганизации IT-инфраструктуры, пересмотра информационного контура компании. Именно поэтому превращать свою компанию в распределенное предприятие следует поэтапно.

Почему это важно для бизнеса

Спустя два года пандемии, наконец, пора признать — возврат к 100% офисной жизни практически невозможен. Это доказывают опросы, проведенные как среди сотрудников, так и среди руководителей. По данным исследования Microsoft Work Trend Index 2021, 73% опрошенных работников выступают за сохранение гибкого формата работы. В свою очередь Gartner в отчете, проведенном среди 127 руководителей компаний, отмечает, что более 82% респондентов планируют ввести частично удаленную работу. 

Почему, по мнению аналитиков, бизнесу больше нельзя игнорировать преимущества гибридного офиса:

• Роботизация и цифровая трансформация буквально подталкивают работодателей к гибридной работе, предлагая эффективные способы организации даже больших распределенных команд.
• Меняется портрет наемных работников. На рынок труда постепенно выходит поколение Z c новыми ценностями и установками. Молодежь, родившаяся во второй половине 90-х и фактически выросшая с гаджетами в руках, предпочитает свободу и мобильность высокой зарплате и офисной жизни.
• Экономическая обстановка и дефицит необходимых профессий на рынке, например, IT-специалистов, вынуждает компании искать дополнительные конкурентные преимущества: снижать операционные издержки, привлекать и удерживать ценные и необходимые кадры. 

В гибридном формате работе есть и существенные экономические выгоды. По данным того же Gartner, доходы компаний, использующих преимущества территориально-распределенной модели работы, будут расти на 25% быстрее, чем у их конкурентов.

Что можно сделать уже сейчас

В первую очередь, экспериментировать. Популярность  распределенных форматов растет постепенно: например, по данным исследования Cushman & Wakefield, доля сотрудников на гибриде к 2023 году в Москве достигнет 40-50%. Массового перехода на новый режим работы можно не опасаться — а, значит, самое время попробовать гибридную работу на пилотном уровне и, при необходимости, подготовить площадку для полномасштабного внедрения.

Как это сделать:

1. Используйте элементы организации распределенных офисов уже сейчас. В этом помогут облачные коммуникационные платформы, которые позволяют выстроить эффективные коммуникации как с клиентами, так и с сотрудниками в режиме одного окна. 

Например, платформа Mango Office предлагает более 100 решений для организации совместной работы и омниканального общения как внутри компании, так и за ее пределами. Клиенты получают доступ к бесплатным звонкам и видеоконференциям между членами команды, роботизированным сервисам для организации омниканального контакт-центра, мгновенным автоматическим отчетам по каждому работнику или отделу.

Важно, что работа со звонками, аналитикой и отчетами ведется на базе одной платформы. Это удобно: компания-клиент получает функциональное и масштабируемое решение, которое легко позволяет увеличивать или, наоборот, сокращать IT-инфраструктуру, не меняя поставщика решений.

2. Тестируйте инструменты контроля за качеством работы сотрудников. Как показывает практика, неуверенность в повышении продуктивности — один из самых серьезных барьеров на пути внедрения гибридного офиса. По данным исследования ВШЭ, 78% работодателей ожидают некоторого негативного влияния удаленной работы на эффективность сотрудников.

Технологии на базе речевой аналитики позволяют решить этот вопрос, сняв лишнюю рутину с руководителя. Речевая аналитика Mango Office автоматически анализирует звонки сотрудников, размечает в соответствии с нужными тематиками и формирует визуально понятные отчеты в разрезе необходимых показателей.

Инструмент позволяет бизнесу решать одновременно несколько задач: не только следить за качеством работы сотрудников и уровнем клиентского сервиса, но и изучать клиентов, вести конкурентный мониторинг. Банк «Точка», внедривший в работу аналитический модуль Mango Office, по итогам использования сервиса зафиксировал рост качества клиентского обслуживания и повышение эффективности обучения сотрудников. А конкурентный анализ на основе записей разговоров с клиентами помогает банку регулярно оптимизировать и улучшать скрипты.

3. Решите вопрос с безопасностью. Для многих компаний — это чувствительный вопрос. Как видно из обращений клиентов Mango Office, с серьезными сложностями в организации гибридной работы сталкиваются представители консервативных отраслей, таких как финансы, государственные организации, медицина. Им необходимо переводить коммуникации сотрудников в цифровую плоскость и расширять информационный контур, сохраняя при этом высокие стандарты безопасности.

Решение — платформы на базе гибридного облака, которые позволяют выстроить индивидуальную модель работы: например, хранить конфиденциальные данные в частном облаке и, при необходимости, расширять ресурсы, используя возможности облаков стороннего поставщика.

Возможные сложности и решения

Реализовать модель гибридного офиса, даже в пилотном формате — значит серьезно пересмотреть управленческие процессы в компании: планирование ресурсов, управление информационной безопасностью, маркетинг и продажи. Не исключено, что некоторые этапы трансформации будут сопряжены с определенными сложностями:

Среди наиболее вероятных барьеров можно выделить следующие:

• Сложности с сохранением высокой вовлеченности сотрудников, общим размыванием корпоративной культуры. 
• Пересмотр стратегии адаптации новых сотрудников
• Снижение темпов развития из-за отсутствия новых идей, которые нередко являются результатом живой коммуникации между сотрудниками.

Хорошая новость в том, что технологии, используемые для организации гибридного графика, можно использовать и для управления рисками. 

Например, инструменты предиктивной аналитики могут стать основой для креативной работы команды. Опираясь на аналитические отчеты, компания может собирать новые идеи, тестировать подходы и принимать более взвешенные решения.

А для управления мотивацией на базе облачной платформы Mango Office работает цифровая доска Wallboard, позволяющая в режиме реального времени отображать результаты сотрудников. Это прекрасный инструмент, помогающие внести элемент соревновательности и геймификации, особенно важный для молодых работников поколения Z.

Сегодня технологии предоставляют широкие возможности не только для реализации новых форматов, но и для устранения возможных барьеров при переходе на распределенный офис. Используя эти инструменты, бизнес вполне может адаптироваться и эффективно использовать гибридный офис. Тем более, что, как следует из опросов, такая форма работы выглядит наиболее сбалансированной как с точки зрения работодателей, так и с позиции сотрудников — а, следовательно, гибрид останется с нами не только в 2022 году, как прочат аналитики Gartner, а намного дольше. 

Партнерский материал

Читайте также:

ВикиЧтение

Виртуальные организации. Новая форма ведения бизнеса в XXI веке
Уорнер Малкольм

У традиционного бизнеса много преимуществ, однако все чаще компании меняют свою структуру, чтобы успеть за потребностями рынка. Один из вариантов возможной трансформации – распределенная компания, где члены команды могут взаимодействовать друг с другом, находясь в разных точках планеты.

О преимуществах, недостатках и управленческих аспектах такой формы ведения бизнеса рассказал сооснователь и генеральный директор компании Zichain Хачатур Гукасян.

За последние триста лет под влиянием технологического прогресса процессы, связанные с производством и предпринимательством, изменились до неузнаваемости. Но сама структура компаний и способы управления практически не претерпели изменений. 

Например, мануфактура XVIII века и современный завод по производству смартфонов, на первый взгляд, имеют мало общего, но принципы управления в обоих случаях схожи. Важнейшим из них является географическая консолидация ресурсов – люди и оборудование должны работать на одной территории. Это позволяло использовать преимущества от эффекта масштаба и снижать издержки.

Однако сегодня все чаще встречается новый тип организаций, в корне пересматривающий этот подход.

Речь идет о распределенных компаниях, где большинство сотрудников не находятся в непосредственной географической близости и решают совместные задачи с использованием средств аудио- и видеосвязи. Члены команды могут жить на разных континентах и часовых поясах и работать вместе изо дня в день, никогда не встречаясь лицом к лицу.

Преимущества распределенных компаний

Я являюсь сооснователем и генеральным директором компании Zichain – разработчика инновационных решений в области финансовых технологий и блокчейна. Наши сотрудники живут и работают на четырех континентах, успешно объединяя усилия для реализации самых сложных проектов. 

Здесь может возникнуть закономерный вопрос: зачем вообще прибегать к подобному типу организации бизнеса? Ответ прост: распределенная компания имеет больше возможностей для оптимизации издержек и позволяет выстраивать гибкие управленческие процессы.

Фото: Unsplash

Так, при формировании команды разработчиков мы сделали ставку на интенсивное развитие Армении как нового технологического центра на территории СНГ. IT-сектор является одним из приоритетных направлений развития экономики страны и ежегодно растет более чем на 13%. Подобная динамичная среда открывает большие возможности для амбициозных проектов. Однако не все вопросы можно решить, базируясь в Ереване.

Для запуска нашей криптовалютной брокерской платформы требовалось соблюдение всех тонкостей законодательства ЕС и взаимодействие с европейскими регуляторами, поэтому мы приняли решение перенести юридическое подразделение и комплаенс-менеджмент на территорию ЕС.

На этом наша территориальная экспансия не закончилась – часть команды базируется в Китае для взаимодействия с местными инвесторами. В 2019 году мы начали наращивать свое присутствие в странах Южной Америки, так как считаем, что этот регион имеет большой потенциал для внедрения блокчейн-технологий.

Таким образом, территориальная структура нашей компании призвана соответствовать решаемым задачам и быстро адаптироваться под изменяющиеся условия.

Как превращать недостатки в преимущества

Нельзя отрицать, что распределенная структура бизнеса сопряжена и с рядом проблем, важнейшей из которых является коммуникация между сотрудниками, находящимися в разных часовых поясах.

В таких условиях решение рутинной проблемы, которое заняло бы несколько часов в традиционном офисе, может отнять несколько суток. Именно поэтому мы предпочитаем поддерживать централизованность процессов разработки технической составляющей наших продуктов.

Фото: Unsplash

Однако иногда подобные недостатки можно превратить в преимущества. Так, в 2018 году мы создали информационный портал CryptoEYE, на котором публикуются аналитические статьи и новости криптовалютного рынка.

Недавно мы организовали новую редакционную структуру проекта, в рамках которой выстроено взаимодействие авторов, редакторов и переводчиков в пяти различных часовых поясах. Это позволяет оперативно реагировать на важнейшие информационные поводы в круглосуточном режиме, предоставляя нашим читателям доступ к информации раньше других изданий.

Как найти идеальных сотрудников

Управление распределенной компанией может стать настоящим испытанием для предпринимателей, склонных к микроменеджменту.

Когда члены команды находятся на разных континентах и часовых поясах, отсутствует возможность контролировать все без исключения процессы и отслеживать каждое действие сотрудников. Это – прекрасная возможность избавиться от гиперконтроля.

Значимость HR-политики для успешного развития распределенной компании сложно переоценить. В последнее время все больше людей стремится работать без привязки к офису и часто можно услышать жалобы на отставших от жизни работодателей, не позволяющих работать удаленно.

При собеседовании кандидатов я обращаю внимание на инициативность. Идеальный сотрудник для меня – это скорее бизнес-партнер, имеющий свою зону ответственности, работающий на достижение стратегических целей и способный принимать самостоятельные решения.

Такого человека мотивируют сложные и интересные задачи, а не надзор со стороны руководителя. Он способен поддерживать высокую степень личной эффективности, где бы ни находился – будь то кофейня в центре Цюриха, пляж на Бали или горная деревня в Перу.

Найти таких людей непросто – поэтому я никогда не делегирую функции отбора новых сотрудников, а лично собеседую всех кандидатов.

Как сплотить распределенную команду

Создание гармоничной корпоративной культуры, способствующей эффективному взаимодействию сотрудников, может стать непростой задачей – здесь нет единой методики, а результат нельзя оценить в форме KPI.

Фото: Unsplash

В рамках традиционного офиса плодотворная рабочая среда может сформироваться практически сама собой – совместные кофе-брейки и разговоры у кулера зачастую оказываются эффективнее корпоративных тимбилдингов. В распределенной компании сотрудники могут ежедневно решать совместные задачи, общаясь с помощью чатов и конференц-звонков, и ни разу не встретиться лицом к лицу. В таких условиях крайне важно использовать все возможности для того, чтобы создать и закрепить командный дух.

Мы стараемся регулярно устраивать мероприятия, объединяющие членов команды из разных стран. Масштаб при этом может варьироваться от дружных посиделок в баре до совместного восхождения на Эльбрус – главное, чтобы люди чувствовали поддержку друг друга и стремились внести свой вклад в общее дело. Именно это объединяет нас, несмотря ни на какие расстояния.

Децентрализованное будущее

Появление распределенных компаний стало возможно благодаря одновременному развитию ряда революционных технологий: облачные вычисления, высокоскоростные информационные сети и блокчейн. В совокупности они создали благоприятную среду для децентрализации экономической деятельности.

Не вызывает сомнений, что подобная форма продолжит свое развитие, предоставляя новые возможности для предпринимателей.

Главные правила управления распределенной компанией

• Географическая структура компании всегда должна отвечать конкретным задачам и обеспечивать вам конкурентное преимущество – не бойтесь менять ее, если обстоятельства изменились.
• Выбирайте новых сотрудников как бизнес-партнеров, способных взять на себя ответственность за определенное направление бизнеса.
• Будьте готовы к тому, что некоторые сотрудники, отлично себя показавшие в рамках традиционного офиса, окажутся неспособны к удаленной работе – при переходе к распределенной структуре бизнеса с ними придется расстаться.
• При правильном планировании разница часовых поясов может обеспечить вашей компании эффективный рабочий процесс в круглосуточном режиме.
• Не пренебрегайте мероприятиями по развитию корпоративной культуры и тимбилдингу – они играют важнейшую роль для успеха распределенной компании.

---

Материалы по теме:

Три правила руководства удаленной командой

VR-конференции и начальник-ИИ: как изменится удаленка в будущем

Вся правда об удаленной работе

Как узнать, подходит ли вам удаленная работа

Хотите переехать в виртуальный офис? Эти советы помогут вам организовать работу сотрудников

Фото на обложке: Unsplash

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2009, N 11

Как создается территориально-распределенная система электронного документооборота

В статье рассмотрены современные проблемы документационного обеспечения управления и документооборота в территориально распределенной организации. Автором уточнены термины и предложена концептуальная модель территориально-распределенной системы электронного документооборота, позволяющая обеспечить наиболее оптимальный обмен данными, снизить нагрузку на каналы связи, сократить временные и трудовые затраты.

Одной из важных сфер управления для организаций любых отраслей является информационное и документационное обеспечение управления (далее — ДОУ) [1]. Так, в Постановлении Правительства РФ от 28.01.2002 «О Федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002 — 2010 годы)» (далее — ФЦП) обозначена задача «развития системы электронного документооборота, стандартов делопроизводства и документооборота» с целью «развития и широкого применения информационных и коммуникационных технологий» для «повышения эффективности функционирования экономики, государственного управления и местного самоуправления» [2].

Тенденцией последних лет также является укрупнение филиальных сетей организаций, в т.ч. территориально распределенных, и активное развитие инфраструктуры. В России возникает все больше и больше объединенных в корпорации и холдинги организаций, которые, как правило, образуются путем слияния нескольких из них или, наоборот, выделения из одной организации нескольких юридических лиц, взаимодействующих друг с другом как единое целое. Получается двоякое положение таких организаций. С одной стороны, каждое юридическое лицо, входящее в состав организации, официально является самостоятельным, действующим автономно и имеющим свою собственную культуру, в т.ч. и свой документооборот. С другой стороны, все юридические лица, входящие в состав одной организации, тесно взаимодействуют друг с другом с целью достижения принятой стратегии развития.

В связи с вышесказанным возникает необходимость создания эффективного документооборота между организациями, объединенными в территориально распределенную структуру административного и отраслевого образований. Данная задача может быть решена посредством территориально распределенной системы электронного документооборота (далее — ТРСЭД). ТРСЭД поможет повысить эффективность управленческой деятельности организации за счет автоматизированной доставки необходимых документов и автоматизации процедур обработки документов, а также снизить временные и трудовые затраты, повысить прозрачность бизнес-процессов работы с документами и принятия управленческих решений, увеличить скорость обмена документами (информацией) между удаленными юридическими лицами и подразделениями.

Проблемы документооборота

между удаленными структурными единицами

Публикации российских авторов содержат методические рекомендации по традиционному (бумажному) делопроизводству, документообороту и архивному хранению документов.

Публикации зарубежных авторов свидетельствуют о гораздо больших достижениях в области методик внедрения информационных систем и управления проектами.

Однако анализ рассматриваемой предметной области показывает, что вопрос организации территориально удаленной работы с документами остается нерешенным: действующие нормативно-методические документы недостаточно полно регламентируют правила работы с документами, а также отсутствуют теоретические и практические рекомендации организации документооборота в условиях территориально распределенных структур; не разработаны требования, в т.ч. отсутствует общепринятый подход к архитектуре и функциональности ТРСЭД и принципам работы с документами в новых условиях.

Зарубежный опыт внедрения систем электронного документооборота не учитывает исторически сложившуюся российскую специфику делопроизводства и работы с документами.

В результате проведенного обследования и анализа документооборота в организации с территориально распределенной структурой выявлено, что при соблюдении принятых традиционных подходов ДОУ [3, 4] основными узкими местами в документообороте между удаленными структурными единицами являются: многократная регистрация одного документа, утрата документов, невозможность осуществления контроля за исполнением документов и сроков их согласования и подписания, отсутствие единого полного реестра изданных и полученных документов с целью осуществления их оперативного поиска и сбора статистических данных, многократное копирование одного документа с целью его рассылки удаленным адресатам организации, длительные сроки согласования проектов документов и принятия управленческих решений.

Рассмотренные информационные системы российских производителей автоматизируют традиционный подход ведения делопроизводства, т.е. сохраняются принципы многократной регистрации документов [5, 6]. При большом количестве юридических лиц, входящих в состав территориально распределенной организации (далее — ТРО), такой подход увеличивает время обработки одного документа в несколько раз, не обеспечивает однозначной идентификации документов, усложняет их поиск. В этих системах не решены вопросы таких технических ограничений, как загрузка каналов связи и объемы памяти технических средств. Как следствие этого, возникают проблемы скорости передачи и обновления данных, а также оптимизации процедур администрирования справочников и системы в целом, своевременной актуализации данных.

Информационные системы западных производителей обеспечивают строго регламентированное и контролируемое движение и хранение документов, не учитывают специфику российской практики делопроизводства, не реализуют сложные процессы многоуровневого согласования и централизованного контроля исполнения документов, то есть часто неприменимы в российских организациях без их адаптации [4, 5].

В результате проведенного анализа теоретических предложений формирования ТРСЭД выявлены такие проблемы, как высокие требования к пропускной способности каналов связи с целью обеспечения доступа в режиме on-line; наличие сложных и непрозрачных процедур экспорта-импорта и преобразования информации; размытость и непрозрачность общей картины интеграции; сложность согласования интересов владельцев и потребителей информации; нарушение принципа ответственности за содержание информации; дублирование данных; неконтролируемость доступа к переданным документам в удаленные базы данных; технологическая сложность консолидации и хранения больших объемов данных; неактуальность данных в условиях их передачи в режиме on-line (по расписанию) [6].

Таким образом, существует необходимость в разработке новых принципов организации документооборота в территориально распределенной структуре организации, концептуальной модели ТРСЭД, теоретических и методических основ ее формирования.

Словарь кадрового делопроизводства. Корпоративный документопоток — это совокупность документов, образующихся в процессе взаимодействия и обмена информацией двух и более юридических лиц территориально распределенной организации (далее — ТРО), в том числе их удаленных обособленных подразделений, и не предназначенных для направления или передачи в сторонние организации.

Электронный документ — документ, в котором информация представлена в форме набора состояний элементов вычислительной техники, иных средств обработки, хранения и передачи информации; допускают преобразование в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком и имеющую атрибуты для идентификации [4, с. 9].

Передача данных на удаленные расстояния

С целью организации обмена документами между удаленными структурными единицами организации наряду с традиционными документопотоками (входящий, исходящий, внутренний) предложено выделить корпоративный документопоток. С целью обеспечения совместного принятия решений юридических лиц, входящих в состав одной организации, и их правомерного исполнения предложено ввести понятие «электронный совместный документ».

В результате проведенных исследований был выявлен ряд технических ограничений, связанных с передачей данных на удаленные расстояния. В связи с этим предложена следующая схема организации серверов: в каждом городе, юридическом лице устанавливается отдельный сервер (параметры серверного оборудования зависят от инфраструктуры, объема документооборота, количества пользователей и используемой среды реализации ТРСЭД).

В предложенной схеме передача данных между серверами осуществляется посредством специальных механизмов, обеспечивающих доставку документов адресатам и отображение изменений в режиме on-line. При этом передаче подлежат документы корпоративного документопотока, а документы, относящиеся к внутреннему, входящему и исходящему документопотокам, вводятся, регистрируются и хранятся на соответствующем сервере и не подлежат передаче на другие удаленные серверы.

Словарь кадрового делопроизводства. Электронный совместный документ — электронный документ, содержащий принятые совместные решения и закрепляющий порядок взаимоотношений между двумя и более юридическими лицами организации; электронный документ, совместная разработка которого осуществляется одновременно в двух и более юридических лицах организации и подлежащий подписанию и регистрации в этих юридических лицах.

Концептуальная модель ТРСЭД представлена в виде описания 6 уровней, каждый из которых представляет собой программные компоненты (рис. 1), и описания их взаимосвязи (рис. 2).

Уровни концептуальной модели ТРСЭД одного сервера

Настройки пользователя 1		Настройки пользователя 2		Настройки пользователя N
				…

/ / /

/ / /

Авторизация пользователя
		— — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — —
	Правила доступа к данным и функциям ТРСЭД
		/
Интерфейс ТРСЭД в зависимости от настроек пользователя
		— — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — —
	Модели функциональной логики ТРСЭД (набор условий и функций)
		/
Механизм передачи данных, файлов, запросов-ответов
		/
<——————->
База данных		Файлы

/ / /

/ / /

/ / /

/ / /

/ / /

/ / /

	Ввод	Интеграция	Интеграция
	вручную	ссылки
	Пользователи		Хранилища сканированных образцов документов		БД внешних систем

Рис. 1

Взаимосвязь уровней концептуальной модели ТРСЭД

Контент:

данные,

файлы

┌────────┐

│ Данные │

├────────┤

│┌─┐ │

││ ├─┐ │

│├─┤ │ │

││ │ │ │

││ │ │┌─┐│

│└─┘ └┤ ││

│ ├─┤│

│ │ ││

┌─.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.┐/└┴──┐ │ ││

Механизмы доступа к данным │ / / │┌┬──┘ └─┘│

. / / . ├────────┤

│ / / │/└┴──┐ │

. / / .┌┬──┘ │

│ / / │ │ │

. / / . │ │

│ / / │ │ │

. / / . │ Файлы │

│/ / │ │ │

/ / . │ │

┌────────────────────┐ / │ │ │

Механизмы передачи данных │. / / / │ / . │ │

│└./.-./.-.-.-.-.-/-.│.-.-.-/-.-.- └────────┘

│ / / / │ / Уровень

│/ / / │ / хранения

/ / / │ / Уровень данных

Интерфейс: Функциональная /│ / / │ / доступа ТРСЭД

бизнес-логика ТРСЭД ┌──────────────┐ │ /

│ │// / / │ / │/

│ └/-/——/───│────/──┘

│ / / / │ /

│/ / / │ / Уровень

/ / / │ / функциональной

/│/ / / / │/ логики ТРСЭД

Авторизация / └──/—/—/─────┘

┌───────┐ /

│Логин: │ / Уровень

Уровень │Пароль:│/ доступа

пользовательских └───────┘

настроек

Рис. 2

В соответствии с предложенной схемой организации серверов общая архитектура ТРСЭД содержит механизмы передачи документов и данных, обеспечивающие взаимосвязь этих серверов. На каждый сервер устанавливается отдельная база данных (далее — БД) и стандартный функционал системы в соответствии с концептуальной моделью ТРСЭД (рис. 3). Структура БД, механизмы и алгоритмы должны быть стандартными для всех серверов. Корректируется только уровень пользовательских настроек в зависимости от специфики конкретной структурной единицы (юридического лица, филиала, представительства, удаленного подразделения), входящей в состав территориально распределенной организации.

Общая архитектура ТРСЭД

┌──────────────────┐ ┌──────────────────┐

│ Сервер 1 │ │ Сервер 2 │

│┌────────────────┐│ │┌────────────────┐│

┌──┐/└─┘││ Интерфейс, ││ ││ Интерфейс, ││/└─┘ ┌──┐

│ │┌─┐/││пользовательские││ ││пользовательские││┌─┐/ │ │

Внешние └──┘ ││ настройки ││ ││ настройки ││ └──┘Внешние

системы ┌──┐/└─┘│├────────────────┤│ │├────────────────┤│/└─┘ ┌──┐системы

│ │┌─┐/││ Функциональная ││ ││ Функциональная ││┌─┐/ │ │

└──┘ ││ логика ││ ││ логика ││ └──┘

┌──┐/└─┘│└────────┬───────┘│ │└────────┬───────┘│/└─┘ ┌──┐

│ │┌─┐/│ │/ │ ┌─────────────┐ │ │/ │┌─┐/ │ │

└──┘ │┌────────────────┐│ │ Механизмы │ │┌────────────────┐│ └──┘

││ Механизмы │├─>│ передачи ├─>││ Механизмы ││

┌────────────┐/└─┘││доступа к данным││<─┤корпоративных│<─││доступа к данным││/└─┘┌────────────┐

│Пользователи│┌─┐/│└────────┬───────┘│ │ документов │ │└────────┬───────┘│┌─┐/│Пользователи│

└────────────┘ │ │/ │ └─────────────┘ │ │/ │ └────────────┘

│┌────────────────┐│ │┌────────────────┐│

││ БД ││ ││ БД ││

││ ││ ││ ││

│└────────────────┘│ │└────────────────┘│

│ /│ │ │ /│ │

└─────────┼────────┘ └─────────┼────────┘

│/ │/

┌─────────────────────────┐ ┌─────────────────────────┐

│Механизмы передачи данных│ │Механизмы передачи данных│

│ справочников │ │ справочников │

└─────────────────────────┘ └─────────────────────────┘

/│ /│

│ ┌─────────────────────────┐ │

└──>│Корпоративные справочники│<──┘

└─────────────────────────┘

Рис. 3

В соответствии с предложенными принципами организации ТРСЭД наиболее эффективно применить 2 механизма передачи данных:

1) передача данных корпоративных справочников;

2) передача корпоративных документов.

Корпоративные справочники формируются в центральной базе данных путем консолидации данных всех серверов, входящих в структуру ТРСЭД.

С целью направления документа удаленному сотруднику ТРО инициатор документа при формировании электронной регистрационной карточки выбирает этого сотрудника из соответствующего корпоративного справочника, а механизм передачи корпоративных документов обеспечивает его доставку. При этом документ хранится на том сервере, где он был создан (без создания дубликата на удаленном сервере). Список корпоративных документов, направленных удаленному пользователю, формируется по запросу этого пользователя (рис. 4).

Принцип передачи корпоративных документов

┌───────────┐ ┌──────────┐

│ │Ответ│ Список │ Консолидация

┌>│ ├────>│внутренних├─────────────┐

│ │ │ │документов│ │

│ └───────────┘ └──────────┘ │

│ Локальная │

│ БД │

│ ┌───────────┐ │/

│ │ │Ответ ┌─────────────────┐

├>│ ├────> Нет данных │ │

│ │ │ │ │Ответ

│ └───────────┘ │Консолидированный├─────>

│ Удаленная │список документов│ │

│ БД1 │ │ │

│ ┌───────────┐ │ │ │

│ │ │Ответ └─────────────────┘ │

┌───────────┐ ├>│ ├────> Нет данных /│ │

│ Запрос: │ │ │ │ │ │

│»Посмотреть│ │ └───────────┘ │ │

│ все ├>│ Удаленная │ │

│поступившие│ │ БД2 │ │

│ на │ │ │ Консолидация │

│ обработку │ │ ┌───────────┐ ┌─────────────┐ │ │

│ или найти │ │ │ │Ответ│ Список │ │ │

│ документы»│ └>│ ├────>│корпоративных├──────────┘ │

└───────────┘ │ │ │ документов │ │

/│ └───────────┘ └─────────────┘ │

│ Удаленная │

│ БД3 │

└──────────────────────── Пользователь <────────────────────────────┘

Рис. 4

При открытии удаленным пользователем файла корпоративного документа его копия сохраняется на сервер этого пользователя. При последующих обращениях любым пользователем этого сервера данный файл будет открываться не из оригинального документа, а с локального сервера пользователя. Процедура копирования (кэширования) файла на локальный сервер удаленного пользователя позволяет увеличить производительность ТРСЭД и уменьшить нагрузку на каналы связи.

В чем эффективность системы?

Предложенные теоретические и организационно-методические положения позволят: создать единое документоориентированное пространство всех удаленных юридических лиц и подразделений, входящих в состав одной организации; минимизировать загрузку каналов связи в 2 раза; увеличить в 2 раза скорость и производительность системы при передаче большего объема информации (документации) в удаленные подразделения организации; сократить временные и трудовые затраты на обработку документов; обеспечить передачу документов и актуальной информации между удаленными подразделениями в режиме on-line; обеспечить возможность работы с локальными (внутренними, входящими, исходящими) документами при обрывах связи в компьютерной сети между удаленными подразделениями организации.

Теоретическое значение исследования состоит в том, что предложенные в работе принципы формирования ТРСЭД обеспечивают наиболее оптимизированную схему обмена документами между структурными единицами распределенной организации и могут быть использованы при адаптации других классов информационных систем с целью автоматизации различных бизнес-процессов в условиях распределенной структуры.

Применение результатов работы на практике позволит существенно повысить качество выполнения бизнес-процессов компании, дисциплинарную ответственность сотрудников, качество принятия решений, увеличить скорость обмена и обработки официальных документов между удаленными структурными единицами организации, обеспечить единый стандарт систем электронного документооборота, а также сократить затраты на внедрение и поддержку ТРСЭД на всех промышленных площадках ТРО.

Результаты проведенного исследования позволяют определить следующие перспективы дальнейшего развития разработанной системы:

1) осуществить новые или внести корректировки в существующие нормативные документы, содержащие положения об организации электронного документооборота в территориально распределенных структурах и закрепляющие юридическую силу обмена корпоративными документами;

2) усовершенствовать и более детально разработать механизмы обмена (передачи) данными между удаленными серверами и самой модели ТРСЭД;

3) адаптировать разработанные положения к другим классам информационных систем с целью обеспечения работы в условиях распределенной структуры (например, систем технической документации, ERP-систем и других);

4) разработать модель интегрированных систем, автоматизирующих различные сферы деятельности предприятий, в условиях территориально распределенной структуры.

Литература

1. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. М.: Изд-во МЭИ, 2004. 172 с.

2. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов: Учеб. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др. 2-е изд., перераб. и доп. М.: ТК «Велби»; Изд-во «Проспект», 2005. 456 с.

3. Делопроизводство: Учеб. для вузов. / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина. М.: МЦФЭР, 2004. 544 с.

4. Романов Д.А. Правда об электронном документообороте. М.: ДМК «Пресс», 2002. 224 с.

5. Саттон М.Дж.Д. Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методология внедрения. СПб.: Азбука, 2002.

6. Полотнюк И. Межведомственная интеграция и построение системы выполнения запросов. [Электронный ресурс] — Режим доступа: http://www.docflow.ru/analitics/detail.php?<ct:>id=15366&phrase_id=36144.

Ю.Лелина

Главный специалист

ООО «Межрегионгаз»

Подписано в печать

12.10.2009