Технологии автоматизации бизнес процессов

Что такое автоматизация бизнес-процессов предприятия — это возможность освобождать ресурсы, своевременно реагировать на изменения рынка, быстро принимать решение и распланировать дальнейшие действия. Это важно для любой организации, которая собирается расти и развиваться в современных условиях жесткой конкуренции и в режиме постоянной многозадачности. Это — часть успеха, без этого будет сложно достичь результатов. Осталось разобраться, как внедрение нового оборудования повлияет на улучшение показателей фирмы.

Что это такое

Часто руководство предприятия прилагает огромные усилия, чтобы двигаться к достижению цели и увеличивать эффективность коллективной работы персонала. Они осознают, как много зависит от четкого и слаженного исполнения функций каждого сотрудника в масштабах всей организации.

Попытка одного отдела выполнить свою часть задания без взаимодействия с другими подразделениями несет в себе больше вреда, чем пользы. Сотрудники, нацеленные справляться с поставленной задачей, не задумываясь над решением вопроса или достижением общей цели — в результате получают несколько разобщенных, некачественно выполненных частей одного целого.

Автоматизированные бизнес-процессы позволяют работникам визуализировать собственную роль в создании конечного продукта. Это приносит положительную динамику, ведь люди наглядно видят, что получится в итоге, если они будут действовать сообща.

Применять автоматизацию можно в любой области деятельности организации. Наравне с постановкой цели это HR, продажи, маркетинг, подготовка единицы продукции, даже объединение с небольшой компанией.

Чтобы добиться оптимизации, нужно создать верную основу:

• Определить, какие данные и материалы требуются для выполнения полного цикла производства единицы продукции, обеспечить их наличие.

• Создать выверенный алгоритм без лишних элементов, по которому все время будет работать программа или человек.

• Заранее определить результат, ради которого тратятся ресурсы времени и прикладываются усилия.

Business management process — это концепция развития организации. Ее основная задача — внедрение автоматизации в управление и повышение эффективности бизнеса.

Что делает ВРМ:

• изучает, чем занимается фирма, что проходит внутри нее;

• ищет несоответствия, затруднения, замедления в операциях, применение ручного труда там, где можно использовать механизированный или автоматический;

• занимается поисками путей для совершенствования каждого выявленного нарушения.

Использование системы автоматизации бизнес-процессов компании позволяет организации быть гибкой и оперативно подстраиваться под изменения окружающей бизнес-среды. С их помощью выявляют слабые и уязвимые места подразделений и подбирают способы усиления.

Это частичный или полный перевод повторяющихся циклов и задач под контроль специального оборудования или программ. В результате высвобождается время сотрудников и финансы, повышается производительность труда, эффективность тоже становится выше.

История создания

Первыми этот термин использовали инженеры-механики 20х годов прошлого столетия. Изначально его применяли только применительно к этапам производства, сейчас его переосмыслили и задействовали гораздо шире.

В 80-х годах разработали несколько иной подход к теории, подкрепили экономическими расчетами и компьютерными технологиями. В то время появились копировальные и печатные машины, а затем — ПК. Еще большего прорыва удалось достичь с развитием интернета. Сейчас их используют для разработки оригинальных подходов к автоматизации бизнес-процессов, постановки новых задач и их решения.

В современной бизнес-среде она активно развивается, и для нее находятся необычные сферы использования. Так получается достигать оптимизации во многих подразделениях. Это возможно благодаря разделению на отдельные этапы для выполнения и внедрения разработок.

Основные направления для развития

Как правило, проводится в 2 одинаково важных сферах:

• Производственные бизнес-процессы. В зависимости от деятельности компании это могут быть продажи, общение с посетителями, производство продукции. Сводится к непосредственному увеличению показателя — повышению объемов или качества, доходности предприятия в целом.

• Поддерживающие. Не менее серьезная отрасль. Сюда входит отчетность, делопроизводство, бухгалтерия и другие. Это не влияет напрямую на увеличение прибыли, но с помощью внедрения автоматики здесь становится возможным сократить расходы часов и финансов на выполнение однообразной работы.

Цели и задачи автоматизации бизнес-процессов

Эта система нацелена автоматизировать все, что медленно или плохо функционирует, убрать несостыковки и тормозящие производство элементы. Это может быть лишний заместитель с минимальным набором обязанностей, без которого бумаги попадают напрямую к директору и оперативно решаются.

Сюда относятся побочные посредники, которые задерживают доставку до конечного потребителя и берут комиссию за хранение. Статистика показывает, что часто достаточно иметь одного проверенного перевозчика, чем много мелких необязательных фирм, которые могут подвести в неожиданный момент.

Таким тормозящим элементом выступает старое оборудование, удаленный склад, отсутствие дополнительного обучения для новых сотрудников, даже слишком длинная лента конвейера влияет на скорость производства и создает недополученную прибыль. Это только часть действия оптимизации.

Среди основных задач выделяют:

• организация безопасного хранения информационных и программных элементов;

• поддержка функционирования на высоком уровне;

• оперативная подготовка и печать документов для поставщиков, партнеров, подрядчиков от счет-фактуры до делового предложения;

• формирование отчета о состоянии дел фирмы за любой промежуток времени;

• пересмотр финансовых затрат в отношении сотрудников, повышение эффективности использования часов работников за счет выведения на автоматический режим однотипных занятий;

• улучшение качества обслуживания посетителей;

• минимизация влияния людей на важные производственные процессы.

Примеры и идеи

С помощью такой процедуры удается сохранить постоянно обновляющуюся связь между всеми подразделениями одного предприятия. Кроме того, можно налаживать ее взаимодействие с информационными сервисами, делать ее более гибкой.

Так, становится возможным высвобождение человеческих и финансовых ресурсов, повышается производительность труда, стратегия развития действует более эффективно.

В большинстве фирм не соблюдается четкая последовательность действий. В итоге руководители постоянно загружены, никто не знает, когда будет закончен проект и на каком он этапе сегодня, многие задачи и проверяющие сотрудники дублируются. Получается, что все заняты, а процесс идет крайне медленно.

А действовать надо иначе. У одного менеджера должно помещаться в ежедневном планере столько проектов, сколько он реально может выполнить. Его цель — контролировать их, отслеживать исполнение, докладывать о результатах. Если на него спустить больше, то все они или некоторые будут сделаны хуже либо медленнее. Но на многих организациях одно и то же задание проверяют сразу несколько людей.

В бизнес-процессах участвуют все сотрудники, которые любым образом взаимодействуют между собой или с производством. Поэтому часто оптимизация начинается именно с персонала.

Иногда процедура помогает наладить даже простые, но занимающие время задачи:

• расчет скидок;

• ведение статистики;

• обработка поступивших заказов;

• систематизация любых данных.

Существует множество успешных примеров ее применения. Если внедрить в заказы материалов или продукции для продажи, то не будет простоев и перегруженности складов однотипным товаром.

Основные преимущества

Для чего нужна автоматизация управления бизнес-процессами — главный смысл здесь состоит в налаживании эффективной работы, максимальной отдачи и прибыли. Здесь не ставится цель заменить или перераспределить сотрудников, выполняющих однотипные операции, на роботов. Благодаря оптимизации эти работники избавятся от ежедневных рутинных мелких отчетов и повторяющихся действий, которые только занимают рабочее время и не дают перейти к более значимым, интересным или исследовательским задачам.

Люди лучше координируют совместную деятельность, потому что работают сообща и через одинаковые программы. Слаженность так будет выше, а результат точнее. Сейчас все больше крупных и малых организаций применяют автоматизацию по этим причинам. Основные преимущества:

• действия сотрудников будут более согласованными;

• уменьшится количество ошибок из-за человеческого фактора;

• ручной рутинный труд заменится на механику или автомат и ускорится воспроизведение циклов;

• изнутри предприятие станет прозрачнее и технологичнее;

• вырастет качество выполняемых задач;

• легче будет принимать решения для стандартных ситуаций;

• большой объем станет проще обрабатывать.

Тенденции, технологии и опыт в автоматизации бизнес-процессов

Постепенно появляются проверенные пути, движение по которым ведет к увеличению прибыли и минимизации потерь. Одним из них стоит назвать использование специальных платформ Low-code.

Подобные программы позволяют руководителям решать проблемы развития бизнеса довольно быстро. Для этого встроено несколько комфортных пользовательских инструментов. С их помощью можно моделировать текущую ситуацию и вносить изменения. Так, становится реальным радикально сократить сроки внедрения IT-решений, которые помогают организациям адаптироваться в постоянно обновляющейся среде.

Какие функции могут потребоваться

Так как все бизнес-процессы обычно заключаются в различных действиях, выполняемых разными людьми, у ПО должна быть возможность представить все пункты в графическом и наглядном виде. Так персонал понимает, что и как нужно выполнить. А руководство ищет, где можно оптимизировать.

Всем программам необходимо интуитивное меню и простота в использовании. Важна возможность пользоваться ПО любым сотрудникам, поэтому для средних и крупных фирм часто стоят на первом месте системы из облачного хранилища. Наличие доступа здесь открывается в любую точку мира без привязки к конкретным ПК или планшетам.

У программного обеспечения должны работать оповещения участников оптимизации и возможность рассылать уведомления о завершенном этапе. Требуется навык управления одновременно нескольких бизнес-процессов, ведущих к общей цели. Так введение скидок на группы товаров и параллельное списание остатков ведут оптимизирующей процедуре и увеличению прибыли.

Отдельно работает контроль доступа. Не всему персоналу нужна одновременно вся аналитическая информация, поэтому к таким данным вход требуется отдельный, по ролям.

Как автоматизировать бизнес

В первую очередь — понять, что это необходимо. Когда прибыль перестает расти, появляются частые и неприятные осложнения простых процессов — пора исправлять ситуацию. Важно не останавливаться и постоянно развиваться, чтобы конкуренты не оказались впереди. Большинство руководителей начинают процедуру с того, что занимает много часов и часто однотипно: бухгалтерский и складской учет, документооборот, маркетинг.

Как начать:

• Облачные технологии. Если у фирмы нет собственного сервера, то это отличный способ для малого и среднего бизнеса.

• Маркетинг — CRM и BI. Настроенная реклама и поиск клиентов увеличивает прибыль.

• Межмашинное взаимодействие. Опции между двумя разными станками или сложными бизнес-процессами исключает ошибки человеческой природы.

• Инструменты для крупных объемов информации. Обычно задействованы в больших организациях для упрощения обработки баз данных.

• Анализ в настоящий момент. Постепенно ПО развивается и становится доступным наблюдение за изменениями и отчетами, когда удобно. Это позволяет быстро принимать решения.

Чтобы разобраться, как лучше автоматизировать свое предприятие, стоит обратиться в «Клеверенс». Компания поможет проанализировать производство и подберет лучшие способы для оптимизации затрат и увеличения доходности.

Этапы автоматизации бизнес-процесса

Выделяют несколько последовательных пунктов:

• Подготовительный. Поиск и описание существующих проблем, количество сотрудников, которые будут пользоваться программами.

• Анализ. Разработчики изучают внутренние регламенты, проводят интервью с руководителями подразделений, определяют реальную ситуацию.

• Подготовка ТЗ. Это документ, в котором будут указаны все нюансы и функционал будущего ПО.

• Подготовка помещений. Все места, где внедряется нововведения.

• Установка и настройка системы. Затем все тестируется.

• Обучение. Чтобы все было создано не зря, следует научить персонал пользоваться программным обеспечением.

• Проверка. Здесь работники тестируют функционирование автоматизации под присмотром создателей.

• Корректировка. Правки производится при запросе от заказчика.

• Ввод в эксплуатацию.

Ключевые направления и программное обеспечение

Важно понимать, что нужно подходить к задаче комплексно и ориентироваться не на структуру фирмы, а на процессы, проходящие в ней. Такой подход сделает бизнес более гибким, сократит время реакции на внезапные сложности и ускорит создание конечного продукта. Все, что происходит внутри организации, индивидуально. Но основные подразделения всегда похожи.

Управление

• контроль бюджета;

• безопасность информации и экономики;

• менеджмент;

• юридическая поддержка.

Здесь можно пользоваться «1С».

Маркетинг и продажи

Оптимизация отношений с клиентами, рекламы. Используют «Мегаплан», «Битрикс», EFSOL.

Производство

Выводят на новый уровень запасы и поставки, контроль над техникой. Оптимизируется и логистика. Среди подходящих программ «Крафт» и УСУ.

Качество

Контроль всего, что выпускает фирма, работа с вопросами и недовольством от клиентов. Подходят: «Администратор показателей», «ФИНЭКС» и «Магистр».

Персонал

Подбор сотрудников, их учет, обучение и стимулирование. Программы: «1С», «Фараон», «Босс-кадровик».

Финансы

Все стандартные процессы любой компании — бухгалтерия, налоги, планирование, отчетность, зарплата. ПО: «1С», «Фингранд», «АудитЭксперт».

Организация работы предприятия

Сюда входит весь оборот регистрируемой документации. ПО: «1С», «Мастер Док».

Как выбрать

Подбирая правильную систему, можно остановиться на одном из двух путей:

• воспользоваться готовым типовым продуктом;

• заказать создание и внедрение индивидуальной разработки.

Чтобы не допустить ошибки, стоит ответить на важные вопросы:

• Что конкретно нужно автоматизировать?

• Справится ли с задачами?

• Можно ли донастраивать под нужды предприятия?

• Реально ли быстро внести изменения в ПО без прекращения его работы?

• Насколько будет удобно и понятно, как пользоваться?

• Возможны ли интеграции с другими программами?

• Будут ли установщики проводить техобслуживание, консультировать после запуска?

• Как работатет техподдержка?

• Стоимость комплекса.

Самостоятельно ответить на эти вопросы часто бывает сложно, поэтому лучше сразу обратиться к специалистам. Обращайтесь в «Клеверенс». Здесь подберут то, что подойдет для компании и поможет оптимизировать фирму.

Цена ПО и сколько стоит внедрение

Это зависит от разных факторов:

• какие задачи должно решать;

• разновидность — встраиваемая/типовая;

• сколько и каких ресурсов нужно для запуска;

• объем подключенных рабочих мест.

Чтобы немного разобраться в вопросе, можно посмотреть подходящие ролики. Но правильнее — обратиться за помощью к человеку, который разбирается даже в мелочах. Так получится сэкономить время и выбрать то ПО, которое действительно поможет наладить производительность и вывести ее на новый уровень.

Какие решения предлагает компания «Клеверенс»

Советуем обратиться в эту организацию. Совместно легче найти ответы на все вопросы касательно подбора ПО и подобрать именно те программы, которые будут максимально подходить. Комплексная автоматизация бизнес-процессов — возможность оптимизировать и минимизировать затрачиваемое время, финансы и силы на рутинные обязанности многих ваших сотрудников, увеличить эффективность и прибыль.

Количество показов: 43046

Не всегда бизнес думает об автоматизации в контексте бизнес-процессов и в ходу есть термин “автоматизация бизнеса”. Во избежание путаницы, стоит разобраться в чем отличие автоматизации бизнес-процессов от автоматизации бизнеса.

В теории автоматизация бизнес-процессов и автоматизация бизнеса — равнозначные понятия, потому что в бизнесе всё есть процесс, который можно разделить на подпроцессы и этапы и описать. Но в реальном мире в компаниях есть ряд активностей с высоким уровнем социальности, которые могут быть автоматизированы лишь частично. Например, корпоративная культура, подбор и управление персоналом, управление компанией в целом — эти сферы бизнеса предполагают вовлечение человека не только как ресурса, но и как личности. Таким образом, бизнес-активности, которые проблематично разложить на процессы, но можно частично автоматизировать попадают в зону автоматизации бизнеса, что более широким понятием, чем автоматизация бизнес-процессов.

Система автоматизации бизнеса — это всё то, что превращает часть ручного труда в машинный, автоматический, переводит в сферу инженерных и информационных технологий. По большому счету, к технологиям автоматизации бизнеса можно отнести огромный пласт средств, от производственного оборудования и робототехники, до ПО и каналов связи. Но в разрезе автоматизации бизнес-процессов, как правило, разговор идет о более узком наборе технологий, о которых и пойдет речь в данной статье.

Упрощенный взгляд на автоматизацию бизнес-процессов

Что такое автоматизация бизнес-процессов?

Залогом успеха бизнес-процесса являются определенные незаменимые компоненты. Прежде всего, для каждого этапа процесса требуются данные и материалы. Во-вторых, необходим алгоритм – процесс, которому люди или программное обеспечение (в случае автоматизации бизнес-процесса) могли бы следовать. Наконец, должен быть определён результат, с целью достижения которого прилагаются усилия, тратится время и используются данные. Необходимо признать важность этих компонентов автоматизации бизнес-процесса и уделить время для выбора и формализации каждого из них, поскольку, только заложив правильную основу, вы сможете рассчитывать на корректный результат.

Автоматизация бизнес-процессов — история

Впервые этот термин использовали Фредерик Тейлор и Генри Гант – инженеры-механики и консультанты по управлению – в 20-х годах ХХ века. Изначально этот термин был привязан к производству, но в процессе изучения и переосмысления термина бизнес-процесса он стал применим даже для описания динамики деятельности в рамках семьи. В начале 80-х годов на основе работ У. Эдвардса Деминга и Джозефа М. Джурана была разработана новая концепция бизнес-процесса, и теория нашла поддержку технологиями. Например, совершенно новые способы взаимодействия, постановки целей и достижения результатов появились благодаря появлению печатных машинок, копировальных аппаратов и персональных компьютеров. Интернет также стал одним из основных факторов для разработки новых подходов к управлению бизнес-процессами (BPM) и развития практики автоматизации бизнес-процессов.

Теории управления бизнес-процессами уже почти сто лет, и она продолжает развиваться, поэтому может быть полезна каждому бизнесу для достижения актуальных целей благодаря организации и разделению процессов на различные этапы, выполняемые людьми и решениями для автоматизации бизнес-процессов.

Примеры и идеи автоматизации бизнес-процессов

Существует множество примеров процессов, для успешного исполнения которых уместно применение автоматизации бизнес-процессов. Деятельность в таких областях, как финансы, человеческие ресурсы и маркетинг, может быть разделена на различные процессы, часть из которых может быть автоматизирована. Например, благодаря автоматизации бизнес-процессов по найму сотрудников и их адаптации на рабочем месте, процессов обработки запросов на закупку и заказов от клиентов, можно добиться отличных результатов в улучшении качества исполняемых работ и уменьшении операционных издержек.

Бизнес-процесс согласования документа, созданный и исполняемый в решении на базе Comindware Business Application Platform

Заказать демо

Кейсы автоматизации бизнес-процессов могут быть очень разные. Например, “Изи Штандарт”, живая организация, в которой вместо корпоративной иерархии — коучинг и самоуправление, вместо KPI — цели и ценности, автоматизировала бизнес-процессы сертификации компаний и их продукции. Данный кейс внедрения Low-code BPMS наглядно показывает, как быстро автоматизировать процессы и в минимальные сроки получить ощутимый экономический эффект от инвестиций.

Основные преимущества автоматизации бизнес-процессов

Ключевая идея использования цифровых инструментов состоит в том, чтобы эффективно работать со всеми данными о клиентах, задачах и услугах/товарах компании, а также автоматизировать определенные действия, которые могут быть выполнены без человеческих усилий. Целью автоматизации бизнес-процессов не является замена сотрудников, которые выполняют повторяющиеся задачи, на программных роботов. Благодаря автоматизации бизнес-процессов, сотрудники компании избавляются от рутинных и механических задач и получают возможность сфокусироваться на выполнении новых обязанностей, исследовательских задач или любой активности, предполагающей применение опыта и знаний сотрудника.

BPM-система от Comindware радикально упрощает управление задачами в рамках бизнес-процесса для сотрудников компании

Заказать демо

Автоматизация бизнес-процессов также помогает группам людей лучше координировать усилия, поэтому дезорганизация может быть исключена из уравнения. Наконец, автоматизация бизнес-процессов может гарантировать более высокую точность результатов. Все эти преимущества являются причиной того, что все больше и больше предпринимателей, руководителей отделов, а также малых и крупных компаний применяют автоматизацию бизнес-процессов в своей работе.

Все эти преимущества актуальны для каждой организации, которая хочет охранять свою конкурентоспособность и развиваться. У каждого бизнеса на примете есть конкуренты, которые стремятся завоевать актуальный рынок, и подход к управлению работой в компании может стать решающим фактором в конкурентной борьбе. Зачастую именно своевременная автоматизация бизнес-процессов решает, какой бизнес добьётся успеха, а какой будет балансировать на грани существования.

Как уже говорилось, системы управления бизнес-процессами предназначены для людей, которые хотят исполнять свою роль в компании максимально эффективно и чувствовать свой вклад в процесс достижения как локальных целей, так и ключевых целей компании. Дело не только в том, что система обеспечивает визуализацию процесса достижения цели и координацию работ, но также благодаря автоматизации бизнес-процессов существенно сокращается ручная повторяющаяся и утомительная работа.

Поэтому использование технологий для автоматизации бизнес-процессов и новых преимуществ, которые они предлагают бизнесу, является одним из ключевых факторов успеха бизнеса в современном мире. Компании, которые делают ставку на традиционные стили управления бизнесом, не ошибаются; но эти традиционные подходы зачастую оказываются недостаточно эффективны для охвата огромной бизнес-среды, которая окружает компании. Именно здесь возникает конфликт ограничений выбранной технологии и новых требований бизнеса в связи с необходимостью адаптации к изменяющейся бизнес-среде. Те, кто хочет добиться успеха, должны рассмотреть возможность выхода из этой дилеммы путём смены подхода к управлению бизнесом и, при необходимости, замены используемой технологии. Автоматизация бизнес-процессов – это несомненно правильный шаг к росту и успеху в цифровую эпоху, и внедрение системы автоматизации бизнес-процессов будет означать положительные изменения и положительные результаты.

В чём особенности работы с бизнес-процессами сегодня? Посмотрите наше видео и узнайте самое важное о диджитализации и цифровизации бизнес-процесса в цифровую эпоху.

Тенденции в автоматизации бизнес-процессов

Понимание ключей к успеху в бизнесе изменяется с течением времени и находит отражение в тенденциях использования автоматизации бизнес-процессов для повышения эффективности бизнеса.

Одной из таких тенденций является переход на использование Low-code платформ для гибкого управления бизнес-процессами. Платформы такого типа помогают руководителям отделов и бизнес-аналитикам снизить риски и решать актуальные проблемы бизнеса на-лету. Low-code платформы существенно упрощают автоматизацию бизнес-процессов благодаря удобным пользовательским инструментам для моделирования бизнес-процессов и создания форм, а также возможности внесения изменений “на лету”, без остановки действующих процессов. Таким образом, Low-code системы в конечном счёте радикально сокращают сроки запуска в эксплуатацию ИТ-решений и обеспечивают быструю адаптацию к новым требованиям бизнеса, что становится козырями в руках опытных руководителей на пути к успеху бизнеса.

Low-code платформы играют жизненно важную роль в автоматизации операционных процессов. Ключевая задача цифровой трансформации: автоматизация сотен или тысяч операций, которые важны для обслуживания клиентов. Low-code платформы с мощным BPM-функционалом могут ускорить эти проекты, обеспечив бизнес-экспертам, которые лучше всего разбираются в данных процессах, возможность возглавить их.
Low-code не сделает программирование устаревшим. И это не волшебное решение ваших проблем с программным обеспечением. Для получения систематических успехов вам понадобится тщательно продуманная стратегия. Джон Раймер (John Rymer) Джон проработал отраслевым аналитиком и консультантом более 20 лет.
Сейчас работает в Forrester, является вице-президентом и возглавляет группу, специализирующуюся на аналитике и освещении Low-code платформ.
Джон Раймер является автором множества статей и вебинаров, освещающих вопросы использования Low-code концепции в сфере автоматизации бизнес-процессов.

Необходимая функциональность системы автоматизации бизнес-процессов

Поскольку бизнес-процесс состоит из нескольких шагов, которые должны быть разделены между членами группы для достижения общей цели, программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов должно включать возможность представления этих шагов в графическом виде. Это даёт сотрудникам хорошее представление о том, что и когда нужно сделать и как процесс можно оптимизировать, а также упрощает организацию работы. Система автоматизации бизнес-процессов также должна должна быть проста в использовании, что обеспечивается благодаря интуитивному интерфейсу, адаптируемости и удобству доступа. Как небольшие, так и крупные компании всё чаще отдают предпочтение облачным системам для автоматизации бизнес-процессов и обеспечивают сотрудникам доступ к программному обеспечению из любой точки мира без привязки к конкретным десктопным компьютерам и мобильным устройствам.

Также система автоматизации бизнес-процессов должна своевременно сообщать всем заинтересованным стейкхолдерам об изменении статуса протекающего процесса, а также рассылать приятные напоминания о том, что было сделано и что еще нужно сделать. Но оповещения ничего не значат, если нет отчетов. Система автоматизации бизнес-процессов должна быть способна отразить прогресс бизнеса или компании в графиках и статистике и представить руководителям отделений организованный и точный обзор того, над чем подчинённые в настоящее время работают. Эти две комбинированные функции помогут руководителям всех уровней контролировать, что происходит, и вовремя принимать необходимые меры.

Параллельные рабочие процессы — отличный способ, которым ваше программное обеспечение может показать прогресс, который делается, потому что он ломается с традиционной идеей, что вещи делаются на первом шаге, а затем еще один.

В большинстве случаев люди, которые хотят достичь общей цели, выполняют некоторые задачи одновременно. Поэтому важна возможность построения и запуска нескольких параллельных бизнес-процессов, которые запускают друг друга при определённых заданных условиях. Но несмотря на то, что существуют общие цели, не вся информация, которая обрабатывается, предназначена для совместного использования со всеми сотрудниками. Именно поэтому контроль доступа на основе ролей является одной из важнейших функций при выборе системы для автоматизации бизнес-процессов. Хорошая BPM-система должна обеспечивать возможность в любое время и быстро изменять уровни доступа для конкретных людей или групп, если это необходимо. Также немаловажна возможность интеграции автоматизированных бизнес-процессов с другими ИТ-системами, используемыми в компании, для ещё более эффективного управления бизнесом.

Как правильно начать автоматизацию бизнес-процессов?

Проблема	Как не допустить
По окончании автоматизации первых нескольких процессов её польза неочевидна	Начинать с важных для компании процессов
Сотрудники сопротивляются изменениям и продолжают работать в обход системы	Наладить с ними взаимодействие, убеждать, собирать обратную связь
Интерфейс системы неудобен	Обеспечить разработчику интерфейса возможность наблюдать работу будущих пользователей, а им – вносить свои предложения
Система подходит лишь для шаблонных процессов	Не пытаться всё привести к шаблону, заложить возможность для владельца процесса самостоятельно его маршрутизировать.

Самая большая ошибка при создании/настройке системы автоматизации бизнеса – сначала подготовить ПО силами IT-отдела, а затем предложить его людям бизнеса “как есть”. Тесное взаимодействие с бизнес-аналитиками на всех этапах, их глубокое участие в настройке – ключ к успеху, к тому, что созданная система действительно окажется полезной.

Low-code платформа от Comindware поддерживает несколько вариантов управления бизнесом, включая автоматизацию бизнес-процессов, управление проектами и кейсами. Comindware Business Application Platform — это облачное программное обеспечение нового поколения для цифровой трансформации предприятия и решения вопросов эффективного взаимодействия между отделами компании, клиентами, контрагентами и другими стейкхолдерами в рамках сквозных бизнес-процессов.

Конечно, это программное обеспечение имеет впечатляющий и простой в использовании графический инструмент моделирования бизнес-процессов с возможностью использования формул, подобных Excel, и создания параллельных веток процесса. Кроме того, Low-code платформа от Comindware визуализирует взаимосвязи между автоматизированными бизнес-процессами и позволяет анализировать процессы «сверху вниз», что полезно при поиске возможностей оптимизации процессов в компании. Решения на базе Comindware Business Application Platform просты в использовании и дружелюбны благодаря возможности адаптации интерфейса, гибким настройкам уведомлений и доступа к системе. Благодаря открытому API, платформа может быть интегрирована с другими ИТ-системами, используемыми в компании.

Поскольку большинство отечественных ОС разработаны на базе open source ядра Linux, команда Comindware позаботилась о возможности совместного использования Comindware Business Application Platform и ОС семейства Linux.

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.

Автоматизация бизнес-процессов — передача функций персонала автоматизированным системам, которые стали возможны благодаря неимоверному росту технологий.

Если раньше было достаточно произвести продукт, то сейчас больший вес имеет эффективность его производства, производительность труда, стабильность и точность, а также сокращение ресурсов на функционирование предприятия.

Начнем с примеров

Прежде чем перейти к основной части этой статьи, предлагаю Вам ознакомиться с примерами на основе оптовой торговли. Они наглядно покажут, для чего нужна автоматизация, что это такое, и как она работает.

Пример 1. Продажи

Вспомним прошлое: раньше, чтобы заключить договор на поставку, Вы приезжали к клиенту, вели переговоры, записывали его номер в лучшем случае в ежедневнике. После этого возвращались в офис, чтобы подготовить коммерческое предложение.

Только вот по пути в офис Вас атаковали другие клиенты со своими вопросами, и по приезду Вы уже смутно помнили, о чем вели переговоры на встрече. В итоге кое-как вспоминали, составляли коммерческое предложение, забыв вовремя позвонить клиенту, т.к. напоминание об этом звонке записано уже 3 страницы назад. После Вы опять же приезжали к клиенту с коммерческим, потом с договором, а потом и за деньгами.

Сейчас автоматизация бизнес-процессов дает возможность работать удаленно и не тратить время на путь до клиента и обратно. Так как Вы, например, можете использовать срм систему для отдела продаж. В такой системе вся история переговоров фиксируется в карточке клиента, а обо всех задачах по контракту у Вас стоят уведомления, чтобы не забыть про них.

Пример 2. Логистика

Чтобы иметь достаточный, но не излишний запас на своем складе, раньше Вы по-большому счету опирались на свое чутье: это вроде нормально берут, а вот та позиция идет так себе. И нередко оно Вас подводило: то какие-то позиции годами лежали на складе, то в один момент всем Вашим клиентам подавай одну какую-то позицию, которая заканчивалась после второго звонка. На этом Вы постоянно теряли деньги, то от издержек на хранение, то от упущенных сделок.

Сейчас же у Вас есть современные системы складского и товарного учета. Они точно показывают Вам, какой клиент, какую позицию и с какой периодичностью приобретает, и на основе этих данных прогнозируют будущий спрос.

Пример 3. Маркетинг

Помните, как Вы раньше проводили рекламные кампании? Могу напомнить: вывешивали билборды вдоль трасс, покупали сомнительную базу емэйл адресов и делали по ним массовые рассылки, нанимали промоутеров или обзвонщиков, чтобы они в холодную предлагали Ваши услуги.

И эффективность этих мероприятий Вы оценивали по следующему принципу: выручка выросла — эффективно, не выросла — не эффективно.

Сейчас же у Вас есть возможность показывать свою рекламу только заинтересованной целевой аудитории, делать максимально персонализированные рассылки и подогревать интерес к своей компании и продукту, а не работать по холодной базе. А эффективность можно оценить по каждому отдельному рекламному каналу в разрезе пути от первого контакта до совершенных покупок.

Пример 4. Бухгалтерия

Вспомните своих бедных бухгалтеров, как они вешались в конце месяца/квартала/года, так как все делали вручную.

Сначала надо выяснить, сколько часов сотрудники работали в этом месяце, посчитать их зарплату, рассчитать налоги и отчисления по ним, подготовить для каждого зарплатный листок, выдать каждому зарплату (которая тоже пересчитывалась вручную). А еще разобраться с отпускными, командировочными и больничными. А потом еще и с отчетностью разобраться, с проверками, с налогами. В итоге, пока с одним периодом разбираешься — начинается новый.

Сейчас же автоматизация бизнес-процессов дает возможность все сделать буквально в пару кликов. И это просто рай для них, относительно прошлого: вся база ведется автоматически.

Нужно лишь в конце отчетного периода нажать одну кнопку, бац, и зарплата для всех рассчитана. Нажать другую — отчетность готова. Нажать третью — все зарплаты и налоги перевелись на нужные банковские счета. А договора со счетами для клиентов вообще без участия бухгалтеров составляются.

Что такое бизнес-процесс

Вы уже загорелись вопросом автоматизации своего бизнеса? Если да, то правильно сделали. Но перед тем, как переходить к самой автоматизации, необходимо разобраться с бизнес-процессами, которые протекают в Вашей компании. И начнем с азов.

Бизнес-процессы — совокупность последовательных действий, направленных на производство и сбыт продукта, и поддержание нормального функционирования бизнеса.

Если простым языком, то это все действия персонала и взаимодействия между собой, которые происходят в компании.

Чтобы их определить и описать, достаточно ответить на вопрос: «Что и для чего Вы делаете внутри своего бизнеса, чтобы он приносил прибыль?»

Конкретнее на примере

Приведу пример. Снова вернемся к оптовой торговле. Для того, чтобы этим заниматься, Вы нанимаете персонал, обучаете его, разрабатываете для них инструкции, следите за тем, чтобы они работали.

Покупаете или производите продукцию, арендуете склад для хранения, контролируете движения продукции и остатки.

В свою очередь маркетологи настраивают рекламу, менеджеры получают и обрабатывают заявки, передают их логистам. Кладовщики собирают заказ, а транспортники доставляют продукцию до конечных клиентов. Сервисный отдел следит за качеством Ваших услуг и обслуживает клиентов.

После этого Вы оформляете документы, сдаете отчетность и платите налоги, начисляете зарплату. Кроме этого Вы организовываете планерки и стратегические сессии, выставляете планы и анализируете прошлые показатели. Совместно с этим, Вы разрабатываете новые продукты или услуги и запускаете их на рынок, выходите на новые рынки, расширяете деловые связи и т.д.

Все, что я перечислил выше, и есть бизнес-процессы, но описанные очень кратко. Ваша же задача разобрать каждое действие по винтикам, на много составляющих, чтобы получить более точное представление о том, как Ваш бизнес функционирует.

После этого Вы поймете, что можно автоматизировать, а где без участия человека пока не обойтись.

Важно. Выжимайте из бизнеса максимум с помощью нашей методички формата “фишечная стратегия”. В ней самый сок из сотен тренингов и книг по маркетингу и продажам. А также концентрат успешных действий. По ссылке скидка 50% в течение 4 часов, кликайте -> “200+ фишек маркетинга: от привлечения до удержания“

Типы бизнес процессов

Чтобы лучше разобраться в вопросе автоматизации процессов, необходимо понять, какими они бывают. Выделяют 4 типа бизнес-процессов:

1. Основные. Бизнес-процессы, которые непосредственно влияют на доход компании: производство, продажи, маркетинг, работа с клиентами и т.д.;
2. Вспомогательные. Бизнес-процессы, которые прямо не влияют на доход компании, но помогают ей нормально функционировать: бухгалтерский учет, документооборот и т.д.;
3. Развивающие. Бизнес-процессы, благодаря которым компания развивается и растет: планирование, бюджетирование, прогнозирование, обучение персонала и т.д.;
4. Управленческие. Бизнес-процессы которые позволяют управлять бизнесом: решение текущих задач, контроль персонала, мотивация персонала и т.д.;

Отдать на автоматизацию можно бизнес-процессы любого типа, но с тем условием, что они упрощают работу персонала, повышают производительность труда, но при этом не страдает качество продукта.

О том, какие именно процессы можно автоматизировать и каким образом, мы поговорим чуть дальше. Вам ведь важно подойти к этому процессу основательно, а не копировать решения, правда?

Методы описания

Детально описывать методы не стану, так как это уже тема отдельной статьи. Да и не одной. Поэтому максимально просто и понятно. Итак, существует два основных метода описания бизнес-процессов: вертикальное и горизонтальное.

При вертикальном (функциональном) описании обозначаются лишь иерархические связи между бизнес-процессами и их последовательность.

При горизонтальном (процессном) описании помимо последовательности описывается еще и взаимосвязь между бизнес-процессами, необходимые инструменты и материалы для их выполнения.

И при горизонтальном и при вертикальном методе разделяют три способа описания:

1. Текст

Один из самых простых, но в то же время не очень эффективных способов. При использовании такого способа Вы просто последовательно описываете свои бизнес процессы и формируете из этих описаний документы, например, регламенты, инструкции или руководства.

Неэффективен этот способ из-за того, что обычно, когда человек читает текст, он воспринимает информацию последовательно, не акцентируя внимание на взаимосвязи и иерархии. Ну и что уж греха таить — обычно под конец документа первые мысли уже забываются.

2. Таблица

Этот способ эффективнее предыдущего, т.к. информация более структурирована. С помощью таблицы можно наглядно показать взаимосвязи и иерархию.

При таком способе выделяют несколько параметров, которые важно учитывать в бизнес-процессах. Они и ложатся в основу столбцов, по которым описываются бизнес-процессы.

3. Схема

Этот способ наиболее эффективен, т.к. человек, анализируя текстовую информацию, в любом случае переводит ее в графические образы для восприятия. Поэтому, если Вы предоставите сразу графическую информацию, у человека уйдет меньше времени и сил на ее восприятие.

Обычно бизнес-процессы при графическом способе описания представляются в виде блок-схем. Такой вид демонстрирует и последовательность, и иерархические связи, и горизонтальные, и трансформацию бизнес-процесса из-за определенных условий.

Автоматизируем бизнес за 8 шагов

Многие ошибочно думают, что процесс автоматизации и внедрения современных технологий в свой бизнес это дорого и очень сложно. Мол надо обладать огромным штатом сотрудников, иметь высокую квалификацию, вкладывать мешки денег.

Но на самом деле в автоматизации бизнес-процессов нет ничего сложного. Наоборот, это увлекательный процесс, во время которого Вы начинаете лучше понимать свой бизнес. Каким образом сделать это максимально просто и эффективно, читайте дальше.

Кстати. Если у Вас большой розничный магазин, и Вам необходимо отслеживать десятки разных процессов, то рекомендую МойСклад. В нем есть все необходимое: продажи, закупки, склад, финансы, клиенты и поставщики. Кликайте и тестируйте -> МойСклад.

Шаг 1. Ставим цель

Любое действие в бизнесе делается не просто так. И автоматизация также не делается ради автоматизации. Вам необходимо четко понимать, для чего Вы хотите автоматизировать тот или иной бизнес-процесс.

Обычно при автоматизации ставят следующие цели:

1. Повысить производительность труда;
2. Минимизировать ошибки;
3. Увеличить точность производимых вычислений;
4. Привести бизнес в системный вид;
5. Выполнить несколько задач параллельно;
6. Увеличить шанс принятия верных решение и их скорость;
7. Сократить издержки;
8. Наладить взаимодействие отделов между собой;
9. Повысить качество сервиса;
10. Увеличить продажи;
11. Избавиться от рутинных задач.

Можно ставить и другие цели перед автоматизацией, но важно понимать, что автоматизация — помощник для Вашего бизнеса, а не исполнитель ключевых задач. К сожалению, машины умеют делать еще не всё. А может быть и к счастью.

Шаг 2. Определяем бизнес-процесс

Тут вспоминаем нашу главу про бизнес-процессы, подготавливаем их доскональное описание и идем далее.

Итак, какие бизнес-процессы необходимо автоматизировать зависит от поставленной Вами цели. Для того, чтобы их определить, необходимо цель разложить на мельчайшие критерии ее достижения. После этого соотнести эти критерии с бизнес-процессами, протекающими в компании и выявить действия, которые в большей мере влияют на достижение цели.

Так вот, на действия, которые в большей мере влияют на достижение цели, Вы освобождаете время путем автоматизации менее влиятельных действий. Чтобы грамотно выбрать бизнес-процесс, необходимо следовать следующей структуре:

1. Выявляем. Сначала необходимо досконально понять процесс, выявить последовательность и необходимость каждого действия;
2. Упрощаем. Далее по максимум упростить процесс, чтобы действия были как можно проще, не дублировались и убрались лишние;
3. Автоматизируем. И только после этого отдаем выявленные и упрощенные процессы на автоматизацию.

Приведу простой пример. Перед Вами стоит задача повысить уровень продаж. Вы понимаете, что для этого необходимо больше уделять времени общению с клиентами, делать более персонализированное предложение, обрабатывать все заявки, точно соблюдать договоренности с потенциальным клиентом.

Вы разбираете свой процесс продаж по молекулам и получаете: сначала приходит звонок на телефон, менеджер проводит первичную квалификацию клиента, договаривается на следующий звонок, фиксирует договоренности в ежедневнике.

В назначенное время звонит клиенту, иногда забывает про это и звонит позже. Проводит переговоры, при положительном результате подготавливает коммерческое предложение, пересылает его клиенту.

После этого составляет договор и счет, пересылает его клиенту, ждет оплаты. Контролирует зачисление средств, после чего передает заявку исполнителям. Исходя из этого Вы видите, что менеджер много времени тратит на подготовку различных документов, а также на контроль договоренностей. Это время он мог потратить на общение с клиентом или на обработку других заявок.

Шаг 3. Составляем техническое задание

После того, как Вы определились с участками, которые неплохо было бы автоматизировать, Вы должны подробно расписать процесс того, как бы Вы хотели, чтобы выглядели те или иные действия в Ваших процессах.

Продолжим тот же пример с повышением уровня продаж. Вы выявили, что менеджер тратит много времени на составление типичных документов: коммерческих предложений, счетов, договоров и актов. Вам бы хотелось, чтобы это происходило в автоматическом режиме, например, менеджер вносит только реквизиты компании, перечень товаров или услуг и нужные даты. После этого автоматически формируются все документы: и договора, и коммерческие, и прочие стандартные документы.

Возникает резонный вопрос: а откуда мне знать, как по-другому могут выполняться те или иные действия, если сейчас они у меня выполняются так? Есть два ответа на этот вопрос:

• Либо Вы вкладываете свое время и изучаете опыт других компаний, как можно автоматизировать те или иные процессы в компании;
• Либо Вы вкладываете деньги и обращаетесь к профессиональным консультантам по определенным участкам бизнеса, которые специализируются на автоматизации.

Каждомый решает сам, но я бы рекомендовал обращаться к специалистам. Они уже собаку на этом съели и точно знают, что адекватно автоматизировать, а во что лучше не влезать. И вот еще несколько советов о том, что не стоит пытаться автоматизировать:

1. Уникальные операции. Или же единичные — автоматизировать их просто нецелесообразно;
2. Процессы с большим количеством переменных. Автоматизировать их полностью не получится, при попытке Вы просто добавите дополнительные сложности в процесс;
3. Инновационные бизнес-процессы. Они еще не отлажены, и не факт, что приживутся на предприятии. Автоматизировав их, Вы рискуете потратить время и деньги напрасно;
4. Операции интеллектуального труда. Хотя искусственный интеллект и развивается, но полностью делегировать умственные процессы на машину пока невозможно.

Шаг 4. Выбираем программное обеспечение

После того, как Вы определись с процессами, и прикинули, каким образом это можно сделать, наступает ответственный момент — выбрать такую систему, которая позволит реализовать Ваши желания по автоматизации.

Лайфхак. Можно пойти и обратным путем: ищите в интернете систему для автоматизации, и на основе ее возможностей смотрите, какие процессы она может автоматизировать и проецируете это на свой бизнес.

Программ для автоматизации на рынке сейчас тьма. Есть как платные, так и бесплатные, простые и сложные, специализированные и общие. Но для начала общие принципы выбора программного обеспечения для автоматизации:

1. Настройка. Система должна иметь возможность донастройки конкретно под Ваши нужды;
2. Гибкость. Система должна быть гибкой: ее можно быстро изменить, внедрить или прекратить использовать;
3. Удобство. Система должна быть удобна и проста в использовании сотрудниками с разной квалификацией;
4. Интеграция. Система должна иметь возможность интеграции с другими инструментами и сервисами;
5. Техподдержка. У системы должна быть качественная и оперативная техническая поддержка;
6. Возможности. Система должна соответствовать Вашему кошельку и возможностям эксплуатации.

Далее, чтобы Вас не сильно запутать, расскажу про программы в разрезе их применения, а подробную информацию про каждую Вы с легкостью сможете найти (по некоторым даже в этом блоге).

Excel

Это, наверное, самый популярный инструмент автоматизации для тех, кто только начинает путь к информационным технологиям. Произошло это из-за его доступности: практически на каждом компьютере установлен пакет Microsoft Office и пользоваться этим инструментом учат даже в некоторых школах.

Exel подходит для автоматизации расчетов и отчетности: по заданным формулам и макросам можно производить самые сложные вычисления, после чего представлять их в наглядном виде.

Кроме этого в нем ведут и различные базы, которые можно фильтровать и сортировать. Хоть сам по себе инструмент и доступный, но пользоваться им на всю мощь способны лишь его истинные поклонники. Большинство же пользователей используют его от силы на 5-10% от всех возможностей.

Ну и будем откровенны, Exel не самый эффективный инструмент автоматизации, хотя и подойдет для автоматизации простейших функций в бизнесе.

Программные продукты 1С

Это второй по популярности инструмент для автоматизации в России. Каждый кто хоть как-то относится к бизнесу слышал это сочетание “один эс”. У кого-то это вызывает мурашки по коже и трепет ужаса внутри, а для кого-то это эффективный инструмент. 1С применяется для автоматизации практически на всех участках бизнеса и вот некоторые из них:

1. 1С Бухгалтерия. Для автоматизации бухгалтерского учета;
2. 1С Зарплата и управление персонала. Для автоматизации кадрового учета и работы с зарплатой;
3. 1С Розница, 1С Управление торговлей. Для автоматизации работы розничных магазинов: складского и товарного учета;
4. 1С Управление предприятием. Для автоматизации управленческого учета, бюджетирования и планирования;
5. 1С Документооборот. Для автоматизации документооборота;
6. 1С Отчетность. Для автоматизации взаимодействия с государственными органами и т.д.

Перечислять их можно бесконечно. Кроме автоматизации отдельных участков бизнеса, 1С предоставляет и комплексные решения по автоматизации предприятий в отдельных сферах: для сельского и лесного хозяйства, медицины, образования, общепита, строительства, производства, финансового сектора и государственных учреждений.

1С — действительно крупный игрок на российском рынке с большим количеством представительств в любой точке России.

Интересно. Упростить все процессы в розничном магазине поможет сервис Cloudshop. Внутри: складской учет, автоматизация рабочего места кассира, готовая онлайн-касса, поддержка дисконтных карт и база покупателей, а также многое другое. Кликайте -> Cloudshop (по промокоду «PDGRY1» + 600руб. на тестирование).

Но обольщаться не стоит: хоть 1С и позволяет автоматизировать практически весь бизнес, но так просто в их продуктах не разобраться. Необходимо иметь квалифицированного специалиста для внедрения, использования и обслуживания систем данного производителя. И скажу по секрету, они не совсем удобные. Но это только между нами.

CRM-системы

Данный инструмент стремительными темпами внедряется в российский бизнес. Он позволяет автоматизировать, оптимизировать и анализировать продажи, маркетинг, работу над проектам.

Основная задача CRM-систем заключается в повышении качества обслуживания Ваших клиентов за счет автоматизации рутинных задач менеджеров. А также улучшения контроля за каждой сделкой, оперативной аналитики и совмещения всех инструментов, которые необходимы менеджерам в одном месте.

Продвинутые CRM-системы кроме вышеперечисленного могут и маркетингом управлять, и всем предприятием в целом. Если сказать простыми словами, то CRM-системы создают экосистему внутри предприятия, которая позволяет сотрудникам работать продуктивнее, не отвлекаясь на что-то лишнее.

Лидерами рынка таких систем в России являются Мегаплан, S2 CRM. У каждого игрока свои преимущества и недостатки, своя ценовая политика и в целом системы, рассказывать о которых в рамках данной статьи нецелесообразно.

Кстати. Если Вы решили использовать CRM, то рекомендую Мегаплан, Пачка,  LPTracker или S2 CRM (промокод «jbjnws» скидка 50% на тариф «Корпорация+»).

ERP-системы

Это такие системы, которые позволяют автоматизировать основные процессы в компаниях с помощью одного инструмента: начиная от производства, заканчивая документооборотом и бухгалтерией.

Это обширные комплексные решения, которые позволяют превратить бизнес в единую систему управления ресурсами и активами, увеличить эффективность менеджмента, благодаря постоянной оптимизации существующих бизнес-процессов и внедрения новых.

Ключевой принцип всех ERP-систем является модульность, что позволяет внедрять их в бизнес поэтапно. То есть сначала можно автоматизировать производство, потом продажи и сбыт, после этого взяться за документооборот и коммуникации внутри коллектива. Лидерами в сфере ERP-систем являются SAP, Oracle, Microsoft. Ну и естественно 1С, куда без него.

PM-системы

Project Management системы созданы для автоматизации управления проектами. В таких системах автоматизации бизнес-процессов можно выбрать ответственного исполнителя, разбить проект на мелкие задачи, установить для каждой сроки и приоритет выполнения.

Такие системы важны для предприятий, где ведется много проектов параллельно. Они помогают понять производительность персонала, их загруженность, соблюдение дедлайнов.

А также в одном месте видеть всю историю работы над конкретным проектом или работы в целом, что может помочь в решении спорных ситуаций. Принцип работы таких систем, в целом, одинаков. Различаются они интерфейсом, какими-то фишками, возможностями расширения или интеграции с другими инструментами.

Примерами подобных систем являются Trello, Asana, WEEEK. Также, системы управления проектами в той или иной мере реализованы в современных CRM и ERP системах.

Лайфхак. Прибыль любой компании зависит от эффективности сотрудников, поэтому рекомендуем Вам организовать рабочие процессы через специальный сервис Week. С его помощью Вы сможете распределить задачи, установить дедлайн и контролировать процесс работы в одном месте. Кликайте и тестируйте бесплатно -> Week

Системы аналитики

Системы аналитики направлены на помощь бизнесу в принятии решений: с помощью них можно выявлять тренды, закономерности и исключения, прогнозировать исходы принятия того или иного решения.

Системы аналитики собирают исходные данные воедино, благодаря аналитическим моделям формируют различные отчеты, на основе которых можно принимать взвешенные решения. Таким образом автоматизируется процесс принятия решений.

Существуют инструменты аналитики, которые просто позволяют видеть картину бизнеса и важные показатели. К такому виду относятся, например, инструменты web-аналитики от Яндекс и Google (Яндекс.Метрика и Google Analytics соответственно).

Существуют инструменты и прогнозной аналитики от SAP, Oracle и Microsoft, о которых я писал не так давно. Такие системы позволяют не только видеть общую ситуацию, но еще и прогнозируют, что будет при различных вариантах событий.

Кстати. Если Вам нужна детальная аналитика, то рекомендую сервисы: Roistat (по промокоду “INSCALE1120″ +7500 руб. на баланс сервиса для тестирования) или же Callibri (по промокоду “76C6IMERUQ” + 500 руб.).

Другие системы

На остальных системах детально останавливаться не буду, т.к. они по сути являются либо частью предыдущих, либо узкоспециализированными, которые не всем нужны.

1. Системы автоматизации рекламы. Позволяют в автоматическом или полуавтоматическом режиме управлять рекламными кампаниями в интернете. Они могут управлять ставками в контекстной рекламе, например, eLama, инструменты Roistat или управлять рекламой в социальных сетях;
2. Системы контроля рабочего времени. Позволяют анализировать часы реальной работы сотрудников — время начала и окончании работы. Кстати, некоторые из них позволяют смотреть, чем именно сотрудник занимается на компьютере. Примеры таких программ: Kickidler, StaffCop, ManicTime, CrocoTime;
3. Системы управления сайтами. Как ни странно, но CMS — это тоже инструмент автоматизации. Если раньше web-специалистам приходилось для добавления каждого элемента на сайт писать код, то сейчас Вы можете это делать самостоятельно через понятную админ-панель. Примеры таких систем: WordPress, Joomla, Bitrix и прочие.

Шаг 5. Внедряем

После того, как Вы определились и с бизнес-процессами, и системами, благодаря которым их можно автоматизировать, перед Вами встает вопрос: а каким образом их внедрить в свой бизнес?

Варианта всего два: своими силами или с помощью сторонних специалистов.

Нет какого-то абсолютно верного варианта, каждый решает этот вопрос, исходя из своих возможностей и своего персонала, бюджета на внедрение и сроков. Ну а я расскажу особенности каждого из вариантов.

Внедрение своими силами

В зависимости от компетенций своего персонала, Вы можете доверить им внедрение ПО для автоматизации различных бизнес-процессов. Очевидно, чем сложнее система, тем большими компетенциями должен обладать Ваш персонал.

Причем речь идет не только о технической стороне вопроса, но и понимании самих бизнес-процессов.

И далее о плюсах и минусах:

• Относительно небольшой бюджет. По факту, Вы тратите деньги только на оплату самой системы, а специалисты и так уже получают свою зарплату;
• Понимание бизнеса. Штатные сотрудники понимают бизнес лучше, чем привлеченные специалисты. Поэтому Вы потратите меньше времени на описание своих бизнес-процессов;
• Конфиденциальность. Большее доверие к своим сотрудникам, из-за чего риск утечки конфиденциальной информации минимизируется.

• Продолжительность. У сотрудников нормированный рабочий день с фиксированной зарплатой, поэтому они незаинтересованны в ускорении сроков внедрения;
• Нет опыта. У каждой системы есть свои тонкости и нюансы, которые могут знать только профильные специалисты. При самостоятельном внедрении можно их не учесть;
• Полное погружение. Работа по автоматизации требует полного погружения в процесс, из-за чего могут страдать другие участки ответственности выбранного сотрудника.

Внедрять своими силами я бы советовал не очень сложные инструменты, настройка которых предполагает только регистрацию и пару кликов в самой системе.

Ну а если у Вас большой штат высококвалифицированных специалистов, как технических, так и понимающих в организации бизнес-процессов, и есть возможность на некоторое время добавить им обязанностей, то можете делегировать им и внедрение самых сложных систем.

Внедрение с помощью сторонних специалистов

Как Вы уже поняли, автоматизация бизнес-процессов дело ответственное, и если произвести ее некорректно, то в лучшем случае не будет никакой пользы, а может стать еще и хуже, чем было.

Поэтому, на мой взгляд такую работу стоит отдавать на исполнение высококвалифицированным специалистам, которые уже собаку съели на автоматизации, а желательно еще и в Вашей сфере.

И далее о плюсах и минусах:

• Опыт. Они знают все тонкости, нюансы и часто возникающие проблемы, что поможет сократить сроки внедрения и максимально-эффективное функционирование;
• Оперативность. У сторонних специалистов высокая мотивация завершить проект внедрения в кратчайшие сроки — от этого зависит их прибыльность;
• Бизнес на плаву. Вы не отвлекаете своих сотрудников от их текущей деятельности, следовательно, бизнес не проседает, продуктивность не страдает. Да и сотрудники не бурчат на Вас.

• Кот в мешке. Можно нарваться на недобросовестного исполнителя или даже на мошенника, который пропадет с предоплатой;
• Нюансы бизнеса. Сторонние специалисты не могут знать нюансов Ваших бизнес-процессов. Поэтому к сроку внедрения добавляется срок на изучение Вашего бизнеса;
• Дополнительные расходы. Кроме стоимости самой системы, Вам придется оплатить и работу по внедрению. А у высококвалифицированных специалистов это стоит не дешево.

Если Вы решили обратиться к сторонним исполнителям, то чтобы выбрать наиболее подходящую Вам кандидатуру, следуйте следующим советам:

1. Изучите опыт. Желательно, чтобы был опыт именно в Вашей сфере, изучите кейсы, отзывы, не стесняйтесь спросить контакты клиентов кандидата, чтобы подтвердить общедоступную информацию;
2. Выбирайте с узкой специализацией. Например, если Вы решили внедрить в свой бизнес amoCRM, то лучше обратиться к исполнителю, который занимается только ей, а не всеми CRM-системами;
3. Отдайте предпочтение организациям. Да, можно найти и хорошего фрилансера, но судя по опыту, они более склонны к безответственной работе, затягиванию сроков и обману. Поэтому лучше переплатить, но обратится в агентство;
4. Сравнивайте предложения. Не обращайтесь к первому откликнувшемуся: анализируйте не только стоимость, но и подход к работе, опыт, команду и так далее. Это может открыть Вам и некоторые нюансы о внедрении, о которых Вы и не знали;
5. Заключайте договор. Ну и напомню: не начинайте работать без договора и четко прописанных условий сотрудничества. И тем более, не оплачивайте деньги до подписания необходимых документов.

Шаг 6. Составляем инструкции

Это один из самых важных этапов в автоматизации Вашего бизнеса. Вы должны подробно описать каждое действие, которое должен каждый сотрудник, так или иначе участвующий в автоматизированных бизнес-процессах.

Важно описать их однозначно и подробно, без возможности двойного трактования. Также важно уделить внимание и тому, что сотрудник не должен параллельно с новыми инструментами использовать старые, иначе все Ваши труды будут напрасны. 

В таких инструкциях должны быть описаны основные действия внутри системы, возможные проблемы, ошибки и пути их решения. Кроме этого важно описать процессы взаимодействия с другими сотрудниками в процессе пользования новой системой.

В каком виде могут быть инструкции:

1. Текстовый документ. Самый простой, но в то же время не очень эффективный способ: такие документы получаются объемными, сложными для восприятия и не совсем наглядными. Сложно описать действия автоматизированных систем словами;
2. Текстовый документ со скриншотами. Это уже эффективнее. Сотрудник сразу понимает, что и как работает, куда надо нажимать, как это происходит на практике. Но такие документы и разрабатываются дольше, и по объему значительно больше;
3. Чек-листы. Удобны в восприятии, но из-за своей сути не могут раскрыть полную информацию, что может вызвать затруднение. Это больше дополнение к основным инструкциям, нежели инструмент обучения;
4. Видео уроки. Это, наверное, самый эффективный способ донесения информации о работе в новой системе. Видео информация усваивается лучше, и это хороший способ показать наглядно и на практике, как необходимо работать в системе.

Шаг 7. Обучаем персонала

После того, как Вы разработали инструкции и регламенты для своих сотрудников, необходимо воплотить их в жизнь и научить свой персонал работать по-новому. Одна из самых эффективных схем обучения выглядит следующим образом:

1. Теория. Рассказать в теории, каким образом будет происходить работа по-новому;
2. Пример. Показать на своем примере, что и как необходимо делать;
3. Совместная работа. Заняться совместно с сотрудниками работой с новыми инструментами;
4. Изучение. Дать время для самостоятельного изучения и усвоения;
5. Тестирование. Провести тестирование персонала по полученным навыкам.

Большинство сотрудников, особенно на рядовых позициях, не очень любят менять свои рабочие процессы, особенно кардинальным образом. Поэтому Вы можете столкнуться с саботажем новых инструментов.

И чтобы этого не случилось, Вам сначала необходимо донести выгоды от перехода на новый способ работы, ответить на все вопросы сотрудников. Ну и не будет лишним замотивировать персонал премией или бонусами. В процессе обучения важно составить план с указанием сроков и контрольных точек, назначить ответственного за обучение, а также не отпускать на самотек процесс обучения.

Обучить персонал можно своими силами, если есть сотрудник, который полностью разбирается в системе. Также Вы можете делегировать этот процесс сторонним специалистам, которые автоматизировали Ваши бизнес-процессы.

Но даже если Вы нанимаете сторонних специалистов, внутри компании все равно необходимо назначить ответственного за обучение.

Очень важно. Учите пользоваться системой правильно сразу, максимально эффективным образом. Переучить сотрудников будет намного сложнее, нежели научить с нуля.

Шаг 8. Анализируем и корректируем

Если Вы дошли до этого пункта — поздравляю! Вы завершили автоматизацию бизнес-процессов где-то на 50%. На этом этапе начинается не очень приятная, но нужная работа.

После того, как Вы автоматизировали тот или иной процесс, Вам необходимо постоянно следить за эффективностью нового способа работы, сравнивать его с прошлыми результатами, выявлять точки роста и корректировать работу.

Москва не сразу строилась. Поэтому и Вы не переживайте, если с первого раза идет не так, как Вам бы хотелось. Это нормально.

Важно адекватно оценивать ситуацию и не бояться корректировать инструкции и работу в целом: постоянно собирайте обратную связь со своих коллег, анализируйте ее и предпринимайте меры, если что-то идет не по плану.

И не останавливайтесь на достигнутом. Выявляйте новые и новые процессы, которые можно автоматизировать, интегрируйте решения между собой, стремитесь оптимизировать Вашу работу по-максимуму.

Ошибки и проблемы

Статья уже подходит к концу, но я не могу Вас отпустить автоматизировать свой бизнес без рассказа о возможных ошибках и проблемах, которые могут встретиться в процессе автоматизации, а также о том, как их можно избежать.

• Нет плана работ. Проект по автоматизации не разбит на этапы, не обозначены сроки, из-за чего процесс сильно затягивается. Поэтому, не забывайте обозначать дедлайны, действовать постепенно и назначать ответственных;
• Нет понимания, что автоматизировать. И каким образом это должно выглядеть. Чтобы этого избежать, сначала изложите для себя, как Вы видите тот или иной процесс, а после проконсультируйтесь с опытными специалистами;
• Нет ресурсов. Важно изначально рассчитывать свои силы и подсчитать выделенные ресурсы для автоматизации. Не забывайте про это, иначе Вы рискуете начать проект-долгострой, который не закончится никогда;
• Нет одобрения сотрудниками. Донесите до сотрудников необходимость изменений и выгоду. Ну и как правило, есть один или несколько особо протестующих сотрудников — попробуйте уладить с ними конфликт. Ну ли увольте зачинщиков бунта;
• Нет должного внимания. Если Вы замечаете, что проект исполняется по остаточному принципу, исполнитель безынициативный и постоянно затягивает сроки, то для начала выясните причины или меняйте исполнителя;
• Нет критериев оценки автоматизации. Чтобы грамотно оценить эффективность автоматизации — ставьте перед собой конкретные цели и задачи, например, сократить время обработки заявок на 30%.

Коротко о главном

Автоматизация бизнес-процессов — это то, на что необходимо делать упор в ближайшее время. Конкуренция сейчас ушла в разрез эффективности бизнеса, скорости и сервиса.

Если раньше автоматизация была доступна только крупному бизнесу, то сейчас это инструмент развития и малых предприятий. Можно даже сказать, что необходимый инструмент.

Поэтому не закрывайте глаза на современные информационные технологии, старайтесь адаптировать их под нужды Вашего бизнеса. Но не забывайте и про то, что эффективность технологий зависит от людей, которые ими управляют.

Нашли ошибку в тексте? Выделите фрагмент и нажмите ctrl+enter

Порой собственники бизнеса, а также руководители и менеджеры, ответственные за его развитие, с тревогой замечают следующие вещи:

• предприятие работает, растет штат и количество заказов, но прибыль почему-то не увеличивается;
• конкуренты придумали новый подход к работе и стали опережать;
• потребители хотят чего-то нового, определенных изменений (например, им понравилась определенная технологическая фича, и они просят ее добавить; или, наоборот, жалуются на какой-то сервис или инструмент).

В таком случае перед предпринимателями встает два известных всем в России вопроса: «Кто виноват?» и «Что делать?». Для ответа на них существует аудит бизнес-процессов. Аудиторская проверка наглядно демонстрирует, как в компании функционируют (или нет) те или иные бизнес-процессы, кто из сотрудников работает эффективно, а кто не очень. После аудита бизнес-процессов можно понять, в каком направлении двигаться дальше, чтобы не отстать от конкурентов и сохранить позиции на рынке.

Как выглядит «настройка» бизнеса, какие процессы необходимо автоматизировать, какое IT-решение подключить и зачем нужна… Впрочем, обо всем по порядку.

Что такое автоматизация бизнес-процессов?

В начале XX века прорывом в вопросе автоматизации стало широкое внедрение поточного производства на основе конвейера: к созданию продукта подключили невиданные раньше высокопроизводительные станки и другие передовые технологии того времени.

Сегодня же на первый план выходит внедрение в бизнес-процессы информационных технологий (IT) и программного обеспечения (ПО). В качестве доступного всем примера можно привести кассы самообслуживания в супермаркетах, которые появляются даже в маленьких провинциальных городах. Это есть не что иное, как автоматизация.

Автоматизировать можно самые разные бизнес-процессы, приведём самые распространенные примеры, актуальные для современного рынка:

Маркетинг и продажи. С внедрением CRM- и ERP-систем легче управлять продажами. Менеджер принимает заявку и заводит карточку клиента в специальной программе, которая сама напомнит сотруднику о незавершенной задаче по истечении определенного времени и отправит клиентам рассылку-напоминание (больше не нужно звонить или писать каждому человеку «вручную»). Примеры: amoCRM, Битрикс24.

Бухгалтерия. Современное ПО автоматически ведёт базу данных и выполняет расчеты. Нет риска перепутать «платежки» при работе с разными проектами. Пример: продукты компании 1С.

Обучение сотрудников. Нового человека не нужно «водить за ручку» и «разжевывать» тот или иной нюанс (и бояться забыть что-то важное). Новичок сразу получает доступ к программе, где может пройти вводное обучение, получить первоначальные инструкции. Другой пример — «вступительные» вебинары для новых сотрудников.

Документооборот. При большом потоке документов значительно время уходит на их согласование с юристами. При этом сотрудники могут использовать разные типовые формы, скачанные из интернета, что вносит дополнительный хаос. Добавляем сюда человеческий фактор: риск ошибок и опечаток. Некоторые IT-решения в области электронного документооборота, например, Doczilla Pro, автоматизируют работу с подготовкой и согласованием документов, помогают сократить время на составление и согласование договоров и других бумаг.

Итак, при помощи современных цифровых инструментов предприятия, желающие занять ведущие роли на российском и мировом рынке, повышают эффективность своей работы и получают конкурентные преимущества на рынке. Но какие именно?

Преимущества автоматизации

В динамично развивающемся мире цифровых технологий нерешительность может оказаться фатальной. Те, кто не успел перевести свои процессы на «новые рельсы», рискуют оказаться за бортом большого бизнеса.

Промышленные компании в 21 веке продолжают устанавливать новые станки и привлекают к производству роботов, особенно в сферах автомобилестроения и электроники. Машины производят детали для разных приборов и печатают платы и микросхемы для компьютеров. Также роботы могут выполнять более привычные конкретные задачи: заменять сборщиков клубники, погрузчиков на складе, упаковщиков еды, кассиров в супермаркетах и т.д. В крупных городах России специальные автоматы устанавливают в поликлиниках, банках и других учреждениях: они выполняют справочные функции, разгружают очереди. Использование сканеров для штрих- и QR-кодов в бизнес-процессах — тоже пример автоматизации.

Независимо от сферы бизнеса, существуют универсальные процессы, которые есть в каждой компании, например, подготовка документов. Если документооборот в организации вырастает до определенного уровня (от 50 документов в месяц), имеет смысл задуматься о его автоматизации. Недаром крупнейшие игроки российского рынка, такие как МТС, «Сбер», «Почта России» и другие уже запустили этот процесс.

Современные руководители, интересующиеся развитием технологического прогресса, осознают, сколько преимуществ дает им автоматизация. Рассмотрим эти преимущества на примере работы с документами:

• Ускорение работ на всех уровнях. Автоматизация и цифровизация бизнес-процессов значительно сокращают время, необходимое для выполнения однотипных задач. Переход на систему электронного документооборота (ЭДО) позволяет повысить эффективность предприятия. Использование современных IT-решений стандартизирует работу с закупками и договорами и освобождает время на интеллектуальный труд. Так, Абсолют Банк при поддержке Doczilla Pro сократил время создания закладной с 40 до 10 минут.

• Сведение к минимуму человеческого фактора. Никто из нас не идеален и не может выполнять рутинные задачи с точностью машины. Если вести дела по-старому, тут и там будут появляться ошибки. С введением автоматизации неточности исключаются: Doczilla Pro не допустит опечаток, не пепепутает даты и сама просклоняет имена и фамилии по падежам.

• Систематизация + прозрачность. Современное программное обеспечение «просвечивает» всю цепочку бизнес-процесса. Менеджеры могут изучить подробную статистику, отследить KPI, понять, где они «теряют» лиды и т.д.

• Улучшение микроклимата в коллективе как следствие прозрачности бизнес-процессов. Автоматизация позволяет точнее распределять  обязанности между сотрудниками. У работников не остаётся причин для споров из-за «зон ответственности».

• Повышение репутации. Клиенты замечают, что в вашу работу интегрированы современные IT-технологии, благодаря чему относятся к компании с большим доверием.

Как автоматизация поможет увеличить прибыль?

Автоматизация бизнес-процессов даёт множество преимуществ, которые ведут к решению глобальных целей бизнеса:

• Экономия. C применением автоматизации высококвалифицированный персонал больше не привлекается к однотипным задачам. Заведующему складом не придётся таскать тяжести, если у вас на складе есть робот-погрузчик: лучше сосредоточиться на анализе продаж и провести инвентаризацию. Юристам и риэлторам больше не нужно тратить львиную долю своего рабочего времени на согласование и правку документов.

• Грамотное перераспределение ресурсов. Если говорить об электронном документообороте, использование таких IT-решений, как Doczilla Pro, позволяет перераздать задачи персоналу и повысить КПД на разных позициях. Если компания использует конструктор документов, юристам остается лишь поддерживать базу данных и создавать новые стандартные формы. А сами сделки (без привлечения юр. отдела) могут проводить рядовые сотрудники из разных департаментов, в том числе удаленно. Другими словами, контроль эксперта при совершении типовых сделок не требуется. Также считается, что сотрудники становятся счастливее и продуктивнее, когда их не заваливают примитивной работой.

• Увеличение дохода. Преимущества автоматизации делают бизнес-процессы более эффективными, в результате чего удается сконцентрировать «мозги» команды на задачах следующего уровня и извлечь дополнительную прибыль. В процессе интеграции новых технологий и ПО в CRM-, ERP- (или другую) систему выявляются неточности бизнес-процессов на всех уровнях. Исправив ошибки на разных уровнях, можно заключать больше сделок и повышать прибыль, не увеличивая штат предприятия.

Как Doczilla может помочь в данном направлении?

Какой бы ни была отрасль бизнеса, в делах трудно избежать работы в документами. Но если делать это по-старому, на бумаге, предприятие неизбежно столкнется с некоторыми трудностями.

Во-первых, бумажный документооборот — это громоздко. Со временем ваш бизнес накопит столько договоров, актов и заявлений, что вам придётся выделить отдельное помещение со шкафами для их складирования. Или нанять специальную компанию, оказывающие услуги хранения документов. А ещё — закупить принтеры, картриджи, листы A4, степлеры и прочие канцелярские товары (к тому же, все эти «расходники» нужно регулярно обновлять). К тому же, эту кипу бумаг придётся как-то систематизировать: соединять в папки, подшивать, подписывать. Ваши сотрудники будут тратить время на такую «хозяйственную» работу вместо того, чтобы исполнять свои прямые обязанности. При использовании системы электронного документооборота данная проблема отпадает: все файлы хранятся в одной программе, а сам архив не ограничен никакими рамками. А при работе с интерактивными шаблонами весь документооборот можно гибко подстроить под нужды того или иного бизнеса.

В некоторых случаях использование системы электронного документооборота необходимо по закону: если компания работает с маркированными товарами, платит НДС и проч. Посмотреть, какие документы скоро станут цифровыми, и узнать о планах государства по цифровизации документооборота в России можно здесь:

Замена бумажного документооборота на электронный стал ещё более актуальным с началом эпидемии коронавируса: руководители многих предприятий заговорили о вынужденном переходе на удаленку и, как следствие, на «удаленный», то есть электронный документооборот. Одновременно с этим директора некоторых компаний осознали, что смогут сэкономить на бумаге, канцтоварах и проч., производить меньше мусора, а также позиционировать своё предприятие как экологически современное.

Далее, среди бесконечного вороха бумаг тяжело найти нужный документ. Бухгалтерам и юристам в таких компаниях порой приходится по полдня отыскивать тот или иной договор или приложение к нему. С Doczilla Pro ориентироваться среди тысячи файлов куда легче, ведь они систематизированы и находятся в одной базе. К тому же, если вы используете нашу платформу, документы никогда не сгорят, не промокнут и не потеряются. Никто извне не сможет получить доступ к вашей конфиденциальной информации.

Doczilla Pro ускорит согласование документов на всех уровнях. Теперь не нужно распечатывать или сканировать документ, идти к кабинету начальника, ждать правок и надеяться, что файл не затеряется на столе среди всего остального. Процесс происходит в электронном виде: вы получаете обратную связь и правки прямо в Doczilla Pro. В отличие от привычных офисных программ, Doczilla Pro автоматически заполняет документ, для этого требуются только ответы на несколько вопросов: имена заказчика и контрагента, дата договора, стоимость и т. п, в зависимости от предназначения документа. Наша платформа интегрируется с ЕГРЮЛ, ЕГРИП и другими государственными реестрами, что позволяет автоматически подгружать часть данных в документ. Не нужно иметь юридическое образование, чтобы грамотно заполнить документ по шаблону, который более квалифицированный коллега подготовил на платформе Doczilla Pro.

Что делать или лучше поздно, чем никогда — вместо заключения

Как в своё время ручной труд уступил место труду машинному, так и в наше время «ручные» или «механические» бизнес-процессы уступают процессам автоматизированным и цифровым. И как в 18−19 веках фабрики, использующие современных технологии, в какой-то момент вытеснили с рынка мануфактуры, так и сегодня, предприятия, внедряющие автоматизацию бизнес-процессов и использующие современные IT-платформы, «отодвигают» своих конкурентов.