Такой реквизит как заголовок к тексту отражает краткое

Заголовок
официального документа — реквизит
документа, кратко излагающий его
содержание.¹

Заголовок
к тексту (реквизит
18) включает в себя краткое содержание
документа. Заголовок должен быть
согласован с наименованием вида
документа.²

Заголовок
может отвечать на вопросы:

о
чем (о ком)?,

например:

Приказ
о создании аттестационной комиссии;

чего
(кого)?,

например:

Должностная
инструкция ведущего эксперта.³

Наличие
заголовка значительно облегчает
обработку документа, т.к. не читая всего
текста можно получить представление о
содержании и направить документ на
исполнение.⁴

Заголовок
расмещается над текстом под основными
реквизитами бланка. Заголовок печатается
без кавычек и не подчеркивается.⁵

Заголовок
составляется исполнителем, готовящим
проект документа, к любому документу
формата А4, кроме извещений, телефонограмм,
телеграмм.⁶

К
тексту документов, оформленных на
бланках формата А5, заголовок допускается
не указывать.⁷

Бланк
документа при необходимости может
включать ограничительные отметки для
верхних границ зон расположения реквизита
«Заголовок к тексту».⁸

Рис.
1.

Пример оформления заголовка
письма

__________

¹
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения. – Введ.
1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во
стандартов, 1998. – Пункт 55.

²
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт
России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт
3.18.

³ Там же. – Пункт 3.18.

⁴
Кузнецов С.Л. Современные технологии
документационного обеспечения управления:
учебное пособие для вузов / Под ред.
проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский
дом МЭИ, 2010. – 232 с.

⁵ Там же.

⁶
Там же.

⁷ ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт
3.18.

⁸ Там же. – Пункт 4.7.

Реквизит
19 – отметка о контроле

Отметка
о контроле

Отметка
о контроле – реквизит
документа, свидетельствующий о постановке
документа на контроль.

Отметку
о контроле (реквизит
19) за исполнением документа обозначают
буквой «К», словом или штампом
«Контроль».¹

Отметка
о контроле обозначает, что документ
поставлен на контроль. Контролю подлежат
все зарегистрированные документы,
требующие исполнения.

Рис.
1.

Пример оформления реквизита «Отметка
о контроле»

__________

¹
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт
России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт
3.19.

Реквизит
20 – текст документа

Текст
официального документа –
информация, зафиксированная любым типом
письма или любой системой звукозаписи,
заключающая в себе всю или основную
часть речевой информации документа.¹

Текст
документа составляют на государственном
языке Российской Федерации или на
государственных языках субъектов
Российской Федерации в соответствии с
законодательством Российской Федерации
и субъектов Российской Федерации.²

Официальная
переписка и иные формы официальных
взаимоотношений между государственными
органами, организациями, предприятиями,
учреждениями субъектов Российской
Федерации с адресатами в Российской
Федерации ведутся на государственном
языке Российской Федерации – русском
языке.³

Документы
должны быть написаны деловым стилем,
который обладает совокупностью признаков,
характеризующих его с точки зрения
отбора лексических средств языка,
построения словосочетаний, предложений
и текстов в целом. К основным стилевым
чертам деловой речи относятся: нейтральный
тон изложения; точность и ясность
изложения; лаконичность и краткость
текста. ⁴

Широкое
распространение в официальных документах
получило применение сокращенных слов
и словосочетаний, что уменьшает объемы
документов и ускоряет восприятие
информации. Сокращения должны быть
понятны адресату, поэтому в текстах
документов используются общепринятые
сокращения. При первом употреблении
сокращения в тексте в скобках может
быть дана его расшифровка. Это же
относится и к употреблению в текстах
документов профессиональных терминов.
⁵

Тексты
документов оформляют в виде анкеты,
таблицы, связного текста или в виде
соединения этих структур.⁶

При
составлении текста в виде анкеты
наименования признаков характеризуемого
объекта должны быть выражены именем
существительным в именительном падеже
(«фамилия», «возраст», «место
рождения») или словосочетанием с
глаголом второго лица множественного
числа настоящего или прошедшего времени
(«имеете», «владеете» или
«были», «находились» и т.д.).
Характеристики, выраженные словесно,
должны быть согласованы с наименованиями
признаков.⁷

При
составлении таблицы ее графы и строки
должны иметь заголовки, выраженные
именем существительным в именительном
падеже. Подзаголовки граф и строк должны
быть согласованы с заголовками. ⁸

Заголовки
граф пишутся с прописных букв, а
подзаголовки — со строчных, если они
составляют одно целое с заголовком,
т.е. поясняют его. Если подзаголовок
имеет самостоятельное значение, то он
пишется с прописной буквы. Точки в
заголовках и подзаголовках граф не
проставляются.⁹

В
заголовках и подзаголовках строк и граф
таблицы употребляются только общепринятые
условные обозначения.¹⁰

Если
таблицу печатают более чем на одной
странице, графы таблицы должны быть
пронумерованы и на следующих страницах
должны быть напечатаны только номера
этих граф.¹¹

Связный
текст, как правило, состоит из двух
частей. В первой части указывают причины,
основания, цели составления документа,
во второй (заключительной) — решения,
выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать одну заключительную
часть (например, приказы — распорядительную
часть без констатирующей; письма,
заявления — просьбу без пояснения).¹²

В
тексте документа, подготовленного на
основании документов других организаций
или ранее изданных документов, указывают
их реквизиты: наименование документа,
наименование организации — автора
документа, дату документа, регистрационный
номер документа, заголовок к тексту,¹³
при этом дата оформляется словесно-цифровым
способом.

Например:

В
соответствии с постановлением
Правительства Российской Федерации от
15 апреля 2005 г. № 221 «Об утверждении
Правил оказания услуг почтовой связи».

Для
лучшего восприятия документа его текст
делится на абзацы – простейшие компоненты
текста, состоящие из одного или нескольких
предложений и характеризующиеся
единством и относительной законченностью
содержания. Каждый абзац печатают,
отступив пять печатных знаков от границы
левого поля. ¹⁴

Если
текст содержит несколько решений,
выводов и т.д., то его можно разбивать
на разделы, подразделы, пункты, которые
нумеруют арабскими цифрами.¹⁵

Рис.
1.

Пример оформления ссылки на
документ-основание

и нумерации
пунктов

В
документах (приказ, распоряжение и т.д.)
организаций, действующих на принципах
единоначалия, а также документах,
адресованных руководству организации,
текст излагают от первого лица
единственного числа («приказываю»,
«предлагаю», «прошу»).¹⁶

В
документах коллегиальных органов текст
излагают от третьего лица единственного
числа («постановляет», «решил»).¹⁷

В
совместных документах текст излагают
от первого лица множественного числа
(«приказываем», «решили»).¹⁸

Текст
протокола излагают от третьего лица
множественного числа («слушали»,
«выступили», «постановили»,
«решили»).¹⁹

В
документах, устанавливающих права и
обязанности организаций, их структурных
подразделений (положение, инструкция),
а также содержащих описание, оценку
фактов или выводы (акт, справка), используют
форму изложения текста от третьего лица
единственного или множественного числа
(«отдел осуществляет функции», «в
состав объединения входят», «комиссия
установила»).²⁰

В
письмах используют следующие формы
изложения:

• от
  первого лица множественного числа
  («просим направить», «направляем
  на рассмотрение»);

• от
  первого лица единственного числа
  («считаю необходимым», «прошу
  выделить»);

• от
  третьего лица единственного числа
  («министерство не возражает»,
  ВНИИДАД считает возможным»).²¹

В
деловой переписке принята форма изложения
текста от первого лица множественного
числа (просим, сообщаем, направляем,
напоминаем, высылаем и т.д.), так как
должностное лицо, подписавшее письмо,
выступает от имени организации.²²

Изложение
текста письма от первого лица единственного
числа (прошу, предлагаю, направляю и
т.д.) возможно в двух случаях:

• письмо
  оформляется на должностном бланке;

• письмо
  носит конфиденциальный характер или
  содержит персональное обращение к
  адресату.²³

При
подготовке документов рекомендуется
применять текстовый редактор Word for
Windows версии 6.0 и выше с использованием
шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12-15, Times
DL размером 12-14 через один-два интервала.
При использовании таблиц могут
использоваться шрифты меньших размеров.²⁴

Шрифты,
межстрочные интервалы и другие элементы
печатания устанавливаются в каждом
конкретном случае автором документа в
зависимости от характера документа и
назначения.²⁵

__________

¹
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения. – Введ.
1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во
стандартов, 1998. – Пункт 58.

²
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт
России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт
3.20 .

³
Федеральный закон от 25 октября 1991 г. №
1807-1 «О языках народов Российской
Федерации» [по состоянию на 11 декабря
2002 г.] – Статья 17.

⁴
Организационно-распорядительная
документация. Требования к оформлению
документов: Методические рекомендации
по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив;
ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин,
Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин,
А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.

⁵
Кузнецов С.Л. Современные технологии
документационного обеспечения управления:
учебное пособие для вузов / Под ред.
проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский
дом МЭИ, 2010. – 232 с.

⁶
ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.20 .

⁷
Там же. – Пункт 3.20.

⁸
Там же. – Пункт 3.20.

⁹
Организационно-распорядительная
документация. Требования к оформлению
документов: Методические рекомендации
по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив;
ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин,
Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин,
А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.

¹⁰
Там же.

¹¹
ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.20.

¹²
Там же. – Пункт 3.20.

¹³
Там же. – Пункт 3.20.

¹⁴
Кузнецов С.Л. Современные технологии
документационного обеспечения управления:
учебное пособие для вузов / Под ред.
проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский
дом МЭИ, 2010. – 232 с.

¹⁵
ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.20.

^16-21
Там же. – Пункт 3.20.

²²
Организационно-распорядительная
документация. Требования к оформлению
документов: Методические рекомендации
по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив;
ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин,
Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин,
А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.

^23-25
Там же.

Реквизит
21 – отметка о наличии приложения

Отметка
о наличии приложения –
реквизит
документа, содержащий сведения о
документах, дополняющих основной
документ.

Отметку
о наличии приложения (реквизит
21), названного в тексте письма, оформляют
следующим образом:¹

Приложение:
на 5 л. в 2 экз.

Если
письмо имеет приложение, не названное
в тексте, то указывают его наименование,
число листов и число экземпляров; при
наличии нескольких приложений их
нумеруют.²

Например:

Приложение:

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Рис.
1.

Пример оформления реквизита «Отметка
о наличии приложения» в письме

Если
приложения сброшюрованы, то число листов
не указывают.³

Например:

Приложение:

Методические рекомендации по работе с информационными ресурсами в среде «Кодекс-Сервер» для сотрудников Главного архивного управления города Москвы (Главархива Москвы) в 1 экз.

Если
к документу прилагают другой документ,
также имеющий приложение, отметку о
наличии приложения оформляют следующим
образом:⁴

Приложение:

письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если
приложение направляют не во все указанные
в документе адреса, то отметку о его
наличии оформляют следующим образом:⁵

Приложение:
на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В
приложении к распорядительному документу
(постановлению, приказу, распоряжению,
правилам, инструкции, положению, решению)
на первом его листе в правом верхнем
углу пишут «Приложение №» с указанием
наименования распорядительного
документа, его даты и регистрационного
номера.⁶

Например:

Приложение № 2 к приказу ЗАО «Термика» от 05.04.2009 № 25

Если
приложение одно, порядковый номер не
указывается.⁷

Например:

Приложение к приказу ЗАО «Термика» от 05.04.2009 № 25

Допускается
выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать
прописными буквами, а также центрировать
это выражение, наименование документа,
его дату и регистрационный номер
относительно самой длинной строки.⁸

Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу ЗАО «Термика» от 05.04.2009 № 25

Реквизит
«Отметка о наличии приложения»
оформляют от поля без абзацного отступа.
Если наименование приложения занимает
несколько строк, оно печатается через
один межстрочный интервал. При наличии
нескольких приложений наименования
приложений отделяются друг от друга
1,5-2 межстрочными интервалами.⁹

__________

¹
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт
России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт
3.21.

^2-6
Там же. – Пункт 3.21.

⁷
Организационно-распорядительная
документация. Требования к оформлению
документов: Методические рекомендации
по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив;
ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин,
Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин,
А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.

⁸
ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.21.

⁹
Кузнецов С.Л. Современные технологии
документационного обеспечения управления:
учебное пособие для вузов / Под ред.
проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский
дом МЭИ, 2010. – 232 с.

Реквизит
22 – подпись

Подпись
–
реквизит
документа, представляющий собой
собственноручную роспись полномочного
должностного лица.¹

В
состав реквизита
«Подпись» (реквизит
22) входят: наименование должности лица,
подписавшего документ (полное, если
документ оформлен не на бланке документа,
и сокращенное — на документе, оформленном
на бланке); личная подпись; расшифровка
подписи (инициалы, фамилия). ²

Например:

Генеральный директор ЗАО «Термика»

А.Г. Цицин

или
на бланке:

Генеральный директор

А.Г. Цицин

Рис.
1.

Пример оформления реквизита
«Подпись» в письме

Не
допускается подписывать документы с
предлогом «За» или проставлением
косой черты перед наименованием
должности. Если должностное лицо, подпись
которого оформлена на проекте документа,
отсутствует, документ подписывает
заместитель руководителя, имеющий право
подписывать документы за руководителя,
или иное должностное лицо, имеющее право
подписи. При этом указывается фактическая
должность лица, подписавшего документ,
и его фамилия.³

При
подписании документа лицом, в соответствии
с приказом исполняющим обязанности
временно отсутствующего руководителя
(отпуск, болезнь, командировка), подпись
оформляется следующим образом:⁴

И.о. генерального директора

Личная подпись

Т.П. Ярославцева

или:

Исполняющий обязанности генерального директора

Личная подпись

Т.П. Ярославцева

Допускается
в реквизите «Подпись» центрировать
наименование должности лица, подписавшего
документ, относительно самой длинной
строки. ⁵

Инициалы
и фамилия в реквизите «Подпись»
печатаются с пробелом на уровне последней
строки наименования должности. ⁶

Например:

Генеральный директор ЗАО «Термика»

А.Г. Цицин

При
оформлении документа на бланке
должностного лица должность этого лица
в подписи не указывают. ⁷

Рис.
2.

Пример оформления реквизита
«Подпись» на бланке должностного
лица

При
подписании документа несколькими
должностными лицами их подписи располагают
одну под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности.⁸

Например:

Генеральный директор		А.Г. Цицин
Главный бухгалтер		Е.О. Сенина

При
подписании документа несколькими лицами
равных должностей их подписи располагают
на одном уровне.⁹

Например:

Технический директор	Коммерческий директор
Личная подпись К.В. Воробьев	Личная подпись Е.Н. Ярославцева

Право
подписания документов должностными
лицами организации может быть представлено:
учредительными документами организации
(уставом, учредительным договором,
положением об организации); нормативными
правовыми актами, определяющими порядок
деятельности организации; распорядительными
документами о делегировании полномочий
руководителя организации; доверенностями
на выполнение определенных действий
от имени организации.¹⁰

Документы,
исходящие от имени организации,
подписываются руководителем или его
заместителями, документы на бланках
структурных подразделений — руководителями
структурных подразделений или их
заместителями, документы
информационно-справочного характера
(докладные и объяснительные записки,
справки, заявления, отзывы и др.) — их
непосредственными составителями.¹¹

При
подписании совместного документа первый
лист оформляют не на бланке.¹²

В
документах, составленных комиссией,
указывают не должности лиц, подписывающих
документ, а их обязанности в составе
комиссии в соответствии с распределением.¹³

Например:

Председатель комиссии	Личная подпись	А.Г. Цицин
Члены комиссии	Личная подпись	Т.П. Ярославцева
	Личная подпись	К.В. Воробьев
	Личная подпись	Е.Н. Ярославцева

Реквизит
«Подпись» оформляют от поля без
абзацного отступа, при этом оставляя
2-4 межстрочных интервала от реквизита
«Текст» или «Отметка о наличии
приложения». Схема расположения
реквизита «Подпись» приведена на
рисунке 3.

__________

¹
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения. – Введ.
1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во
стандартов, 1998. – Пункт 50.

²
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт
России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт
3.22.

³
Методические рекомендации по разработке
инструкций по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной
власти, утвержденные приказом Росархива
от 23 декабря 2009 г. № 76. – Приложение №
11.

⁴
Там же. – Приложение № 11.

⁵
ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.22.

⁶
Организационно-распорядительная
документация. Требования к оформлению
документов: Методические рекомендации
по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив;
ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин,
Л.В .Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин,
А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.

⁷
ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.22.

⁸
Там же. – Пункт 3.22.

⁹
Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила
оформления документов: Комментарий к
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов». – М.: ТК Велби, Изд-во
Проспект, 2004. – 216 с.

¹⁰
Там же.

¹¹
ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.22.

¹²
Там же. – Пункт 3.22.

¹³
Там же. – Пункт 3.22.

Реквизит
23 — гриф согласования документа

Гриф
согласования —
реквизит официального документа,
выражающий согласие учреждения или его
органа, не являющегося автором документа,
с его содержанием.¹

Гриф
согласования (реквизит
23) документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО,
должности лица, с которым согласован
документ (включая наименование
организации), личной подписи, расшифровки
подписи (инициалов, фамилии) и даты
согласования.²

Например:

СОГЛАСОВАНО

коммерческий
директор

ЗАО «Термика»

Личная
подпись
Е.Н. Ярославцева

Дата

Если
согласование осуществляют письмом,
протоколом и др., гриф согласования
оформляют следующим образом:³

СОГЛАСОВАНО

Письмо
ЗАО «Термика»

от 06.04.2009 № 430

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол
общего собрания

акционеров ЗАО
«Термика»

от
06.04.2009 № 10

Рис.
1.

Пример оформления реквизита «Гриф
согласования документа»

Схема
расположения реквизита «Гриф
согласования документа» приведена
на рисунке 2.

Рис.
2.

Расположение
реквизита
«Гриф согласования документа»

20
— текст
документа;
21 — отметка
о наличии приложения;
22 — подпись;

23 — гриф
согласования документа;
24 — визы
согласования документа;
25 — оттиск
печати;

26 — отметка
о заверении копии;
27 — отметка
об исполнителе;

28 — отметка
об исполнении документа и направлении
его в дело;

29 — отметка
о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор
электронной копии документа

Гриф
согласования может располагаться на
отдельном листе согласования, в этом
случае в документе перед подписью
делается отметка: Лист согласования
прилагается.⁴

Лист
согласования может оформляться следующим
образом:⁵

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ проекта Положения об общих принципах сотрудничества СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Генеральный директор ЗАО «Термика» Генеральный директор ЗАО Торговый дом «Амур» Личная подпись А.Г. Цицин Личная подпись В.Е. Афанасьев Дата Дата СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Президент Интер-Траст Лтд. Председатель Правления Банка «Прогресс» Личная подпись Н.М.Титов Личная подпись А.С. Лунев Дата Дата

Заполненный
лист согласования подписывается и
датируется руководителем службы ДОУ и
прилагается к проекту документа.⁶

При
наличии возражений по тексту документа
гриф согласования не подписывается.⁷

Внешнее
согласование в зависимости от содержания
документа должно осуществляться в
следующей очередности:

• с
  подчиненными и неподчиненными
  организациями, когда последние выступают
  обязательной стороной в правоотношениях,
  возникающих вследствие издания правового
  акта, или когда содержание документа
  затрагивает их непосредственные
  интересы;

• с
  научными организациями, занимающимися
  исследованиями в той области, к которой
  имеет отношение содержание документа;

• с
  органами, осуществляющими государственный
  надведомственный контроль (надзор) в
  определенной области.⁸

Внешнее
согласование может быть оформлено
грифом согласования, справкой о
согласовании, листом согласования или
представлением протокола обсуждения
проекта документа на заседании
коллегиального органа.⁹

__________

¹
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения. – Введ.
1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во
стандартов, 1998. – Пункт 52.

²
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт
России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт
3.23.

³
Там же. – Пункт 3.23.

⁴
Организационно-распорядительная
документация. Требования к оформлению
документов: Методические рекомендации
по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив;
ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин,
Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин,
А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.

^5-7
Там же.

⁸
Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила
оформления документов: Комментарий к
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов». – М.: ТК Велби, Изд-во
Проспект, 2004. – 216 с.

⁹
Там же.

Оформляем заголовок к тексту документа

В процессе подготовки документа заголовку не всегда придается значение. И напрасно, поскольку «Заголовок к тексту» – важный реквизит, который должен составляться и оформляться по определенным правилам.

Восприятие официального документа зависит от того, как вы его оформляете. Так, заголовок должен точно доносить читателю то, что он увидит в документе. Правильно оформленный и легко читаемый документ отражает ваше уважительное отношение к адресату.

 «Заголовок к тексту» – реквизит, в котором кратко излагается содержание документа. Заголовок формулируется составителем документа, должен быть кратким и емким, а также точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа.

Общие правила составления и оформления заголовка к тексту документа

Основные правила оформления текста документа содержатся в подп. 7.19 п. 7 Государственного стандарта СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядителной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта от 26.10.2016 № 83) (далее – СТБ 6.38-2016). Заголовок к тексту составляется к документам, оформленным на бланках или чистых листах бумаги формата А4. При этом на документах, текст которых не превышает 7 строк, а также оформляемых на бланках или чистых листах бумаги формата А5, заголовок к тексту допускается не указывать.

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству), регламентирует основные требования к рассматриваемому реквизиту.

Реквизит «Заголовок к тексту» печатается от нулевого положения табулятора (п. 84 Инструкции по делопроизводству). Установлены так­-
же нормы длины заголовка к текс­ту. Так, если он превышает 5 строк, допускается увеличивать длину его строк до 120 мм от границы левого поля (шестое положение табулятора), а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации – с отступом 160 мм от границы левого поля (восьмое положение табулятора).

Заголовок в кавычки не заключается и не подчеркивается, курсивом и полужирным начертанием не выделяется. В конце заголовка точка не ставится.

В заголовке к тексту разрешается употреблять сокращения слов и словосочетаний, используемых в государственных стандартах Респуб­лики Беларусь, общегосударственных классификаторах Республики Беларусь, сокращенные наименования организаций и общепринятые сокращения (п. 54 Инструкции по делопроизводству). Например:

На основании норм Инструкции по делопроизводству и СТБ 6.38-2016 можно сделать вывод, что заголовок к тесту пишется строчными буквами, кроме заглавной буквы «О», если она в названии заголовка присутствует:

• приказ (о чем?) «О внесении изменений в штатное расписание»;
• положение (о чем?) «О службе документационного обеспечения управления»;
• акт (о чем?) «О выделении к уничтожению дел и документов, не подлежащих хранению»;
• протокол (чего?) «заседания экспертной комиссии»;
• должностная инструкция (кому?) «секретарю приемной»;
• акт (чего?) «приема-передачи дел службы ДОУ» и др.

Оформление заголовка к тексту некоторых видов документов

Заголовок к тексту акта

Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события (п. 112 Инструкции по делопроизводству).

Заголовок акта должен согласовываться с названием вида документа и формулироваться с помощью отглагольного существительного в предложном («акт – о чем?» – «О выделении к уничтожению дел и документов, не подлежащих хранению») или родительном («акт – чего?» – «приема-передачи дел и документов») падеже. Например:

Заголовок к тексту протокола

Заголовком к тексту протокола являются название конкретного вида заседания, наименование коллегиального органа (если орган не имеет своего бланка) и вопрос (тема) заседания, если он один (п. 106 Инструкции по делопроизводству). Например:

Заголовок к тексту справки

Относительно справок следует отметить, что в их заголовки включается период времени, к которому относятся приводимые в справке сведения. Например:

Дополнительно отметим, что период времени, к которому относятся приводимые в справке сведения, может также помещаться перед текстом.

В личных справках заголовок допускается не указывать.

Заголовок к тексту приказа

В большинстве приказов заголовок к тексту формулируется при помощи существительного в предложном падеже и отвечает на воп­рос «О чем?»: «Об увольнении…», «О предоставлении…», «О премировании…» и т.д. Например:

Заголовок к тексту письма

В письмах заголовок к тексту также в большинстве случаев формулируется при помощи существительного в предложном падеже и отвечает на вопрос «О чем?»: «О направлении на медицинский осмотр» и т.д. В письмах реквизит «Заголовок к тексту» оформляется ниже реквизита «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа». Например:

Все кроется в мелочах. Уделяя внимание заголовкам, вы делаете шаг в сторону понятности и информативности документа для читателя.

Достаточно ли внимания вы уделяете созданию и оформлению реквизита 17 «Заголовок к тексту»? Небрежно относиться к нему нельзя: именно в этой фразе сформулировано краткое содержание документа. Заголовок к
тексту – это ключ к правильному включению документа в делопроизводственную систему организации и, следовательно, к его корректному использованию и правильному хранению. В статье рассмотрим, что такое заголовок к тексту, зачем он нужен и каким образом следует его оформлять.

ЧТО ТАКОЕ ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ И ЗАЧЕМ ОН НУЖЕН?

Реквизит 17 «Заголовок к тексту» – это один из 30 реквизитов, которые включены в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016). Правила оформления этого реквизита описаны в п. 5.17 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Кроме этого, отдельные особенности оформления разъяснены в п. 4.17 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Заголовок к тексту облегчает и упрощает обработку документа. Если этот реквизит оформлен верно, вы получите общую информацию о содержании всего документа, что поможет правильно заполнить поле регистрационно-учетной формы в системе электронного документооборота, направить документ в соответствующее структурное подразделение или конкретному исполнителю. Благодаря этому не будет проблем с контролем исполнения документов, их отправкой, а процессы информационно-справочной работы, поиска будут проходить без инцидентов.

Рассмотрим случай из практики. Вы работаете секретарем в организации металлургической отрасли: информация о стали и сплавах всегда есть практически в каждом документе. А теперь представьте, что вы получаете письмо с общим заголовком тексту «О стали и сплавах» или письмо, на котором вообще не оформлен этот реквизит. В какое структурное подразделение направить это письмо? Попробуй угадай! Придется читать весь документ. И даже это не гарантирует, что вы правильно определите получателя.

Пренебрегать реквизитом 17 «Заголовок к тексту» опасно. Иногда этот, казалось бы, «пустяк» может стать причиной задержки распорядительного поручения или ответа, в результате чего сорвется важная сделка, произойдет простой на ремонтном объекте или организация не поучаствует в важном мероприятии. К слову: советую секретарям, особенно тем, кто недавно устроился в узкоспециализированную организацию, составить шпаргалку, которая поможет сходу определить, в какое структурное подразделение следует направлять документ (Таблица 1). Со временем вы запомните, как именно оформляют заголовки к тексту документов отдельные организации или адресанты.

Правильно составленный и внесенный заголовок к тексту документа обеспечивает быстрый и качественный поиск документа в электронных реестрах и бумажных журналах регистрации документов. Если вы отвечаете за делопроизводство только в структурном подразделении, можно регистрировать даже служебные записки, которые ваш отдел направляет в другие структурные подразделения или руководителю организации. Не ленитесь прописывать его в соответствующие поля и графы. Возможно, что буквально завтра или через пару часов это сослужит вам хорошую службу: сэкономит ваше бесценное время, нервы и силы, а также станет доказательством вашего профессионализма, что, безусловно, выгодно выделит вас в глазах коллектива и руководителя.

Текущий контроль осуществляется …
в начале исполнения документов
в течение всего периода исполнения документов
в конце исполнения документов

Реквизит «Заголовок к тексту»
а) отражает краткое содержание документа
b) необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ реквизитов и структуру текста
с) позволяет судить о назначении документа, определяет состав

Какая функция относится к общим функциям документа?
a) общекультурная
b) информационная
c) правовая

Закончите начатое предложение: Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания до … ?
а) подшивки в дело
b) передачи на исполнение
с) завершения исполнения или отправки

Краткое изложение смысла документа содержится в реквизите …
«текст документа»
«заголовок к тексту»
«отметка о контроле»
«резолюция»

Документы регистрируют…
в день оформления, согласования
в день передачи на исполнение
на этапе направления в дело
в день поступления, отправки
после исполнения

Документ, имеющий в тексте пометку НЕЗАМЕДЛИТЕЛЬНО должен быть исполнен в…
3-дневный срок
день поступления
десятидневный срок
течение суток

Контроль за сроками исполнения документов осуществляет
работник отдела кадров
работник службы ДОУ
руководитель организации

Приказы о приеме на работу и увольнении хранятся…
а) 5 лет
b) 100 лет 
с) 75 лет
d) 10 лет
е) 50 лет

Какой документ ставит своей задачей построение электронного правительства и повышение эффективности государственного управления, развитие российского рынка информационных и телекоммуникационных технологий, обеспечение перехода к экономике, осуществляемой с помощью информационных технологий, за счет стимулирования отечественных разработок в сфере информационных и телекоммуникационных технологий и т. п.?
Положение о системе межведомственного электронного документооборота (утв. Постановлением Правительства РФ от 22.09.2009 № 75
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
Федеральный закон от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»
Государственная программа РФ «Информационное общество (2011-2020 год» (утв. Распоряжением Правительства РФ от 20.10.2010 № 1815-

Гарантийное письмо:
а) подтверждает факт отправки адресату каких-либо документов или других материальных ценностей
b) содержит ответ на письмо-просьбу
с) подтверждает определенные обязательства, обещания организации

Завершенные дела постоянного и долговременного хранения хранятся по месту их формирования…
2 года
1 год
передаются в архив сразу после завершения формирования
3 года

Докладная (служебная) записка – это
а) документ, адресованный руководителю учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе, содержащей выводы и предложения составителя
b) документ, подтверждающий факты, события, действия
с) предложение фирме или конкретному заключить деловое соглашение

Заголовок к тексту Положения (Правил) должен иметь формулировку в…
предложном падеже (о чем?)
винительном падеже (кого, что?)
именительном падеже (кто, что?)
дательном падеже (кому, чему?)

Если приказ изменяет (отменяет, дополняет) ранее изданный документ, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отмененный документ и начинаться словами:
«Признать исполненным…»
«Признать недействительным…»
«Признать утратившим силу…»

Чем руководствуемся

Бланк приказа

Правила оформления бланков установлены разделом 6 нового ГОСТ. Он допускает их изготовление на листах формата А4 (210×297 мм) и менее. Но для приказов нужно использовать А4 формат. По поводу полей ГОСТ говорит следующее:

Реквизиты приказа, оформляемые на бланке

Реквизит 14 «гриф ограничения доступа к документу» указывается, если приказ содержит сведения ограниченного распространения. На первом листе в правом верхнем углу проставляется соответствующий гриф и номер экземпляра (например: «секретно», «конфиденциально», «для служебного пользования» или «ДСП»). См. Пример 3.

Реквизит 22 «подпись» включает наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (сначала инициалы, потом фамилия) – см. Примеры 3 и 4.

Чем больше сведений об авторе документа содержится в бланке (так называемой «шапке»), тем меньше их остается в реквизите «подпись». В приказах вверху как минимум приводится наименование организации, тогда его дублировать в должности подписи не надо (мы не напишем там «Генеральный директор ПАО «Медведица»»). Если же приказ оформляется на бланке должностного лица, то его должность в реквизите «подпись» испаряется совсем, остается только росчерк и его расшифровка.

Реквизит 25 «отметка об исполнителе» включает фамилию, имя и отчество исполнителя полностью, номер его телефона (внутренний или полный). Она может дополняться наименованием должности, структурным подразделением и электронным адресом исполнителя.

Оформляется обычно на последнем листе документа от границы левого поля ближе к нижнему полю документа, чтобы выше поместились подпись и визы согласования (см. Примеры 3 и 4). Если на лицевой стороне последнего листа для этого не осталось места, то исполнителя можно указать и на его обороте внизу слева.

Онлайн-тестыТестыОбщеобразовательные дисциплиныДокументоведениевопросы

---

106. Протоколы нумеруются порядковыми номерами:
• в пределах календарного года

107. Процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы это:
• классифицирование

108. Процессуальные документы, составляемые по каждому уголовному делу органом дознания или следствия являются:
• Обязательными процессуальными документами

109. Процессуальный документ, в котором подводятся итоги предварительного расследования, излагаются сущность дела, сведения о личности обвиняемого и формулировка обвинения называется:
• Обвинительным заключением

110. Расположение реквизитов на бланке документа определяется:
• государственным стандартом

111. Регистрационно-контрольные карточки используются:
• для регистрации внутренних документов
• для регистрации входящих документов
• для регистрации исходящих

112. Регистрационный номер документа — это:
• условное обозначение документа, под которым он введен в информационно-поисковую систему организации

113. Регистрация, обработка и контроль над исполнением документов непосредственно в структурных подразделениях образуют … форму.
• децентрализованную

114. Реквизит «Визы согласования»:
• используется для внутреннего согласования проектов документов и при ознакомлении с каким-либо документом как письменное подтверждение факта ознакомления

115. Реквизит «Заголовок к тексту»:
• отражает краткое содержание документа

116. Реквизит «Наименование вида документа»:
• позволяет судить о назначение документа, определяет состав реквизитов и структуру текста

117. Реквизит «Отметка об исполнителе»:
• необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ

118. Реквизит документа — это:
• обязательный элемент официального документа

119. Решение о невиновности или виновности подсудимого и назначении ему наказания либо об освобождении его от наказания, вынесенное судом первой или апелляционной инстанции признается:
• Приговором

120. Ряд А делится на классы, обозначаемые цифрами:
• От 0 до 13

---