Таймер рабочего времени установлен на работе

Один из способов сохранять эффективность в течение рабочего дня — использовать помодоро. Эта техника делит день на равные отрезки, или «помидоры», которые состоят из двух частей: непрерывной работы и краткого отдыха. Например, 25 минут на задачу и 5 минут на перерыв.

Начать использовать технику «помодоро» можно с помощью таймера на телефоне. Но если хочется большего удобства, можно воспользоваться специальными приложениями.

Цены действительны на момент публикации

Работать можно еще эффективнее, если:

1. Выбрать удобное кресло.
2. Научиться не выгорать.
3. Перейти на удаленку. Или, наоборот, поехать в офис.

Содержание

Учет рабочего времени сотрудников обязателен согласно действующему законодательству РФ, а потому организовать его в самой простой форме необходимо каждому работодателю. Но что если не ограничиваться табелем для бухгалтерии, а использовать современные средства, анализируя не только количество, но и качество. Получить полную картину загрузки каждого работника и мотивировать его к более сознательному и дисциплинированному труду важно для любого бизнеса. Разнообразные программы и системы наблюдения позволяют вести учет времени работы сотрудников так, как удобно работодателю.

Что такое рабочее время по ТК РФ

Время, которое работник тратит на выполнение своих обязанностей согласно должностной инструкции, называется рабочим. Оплата труда рассчитывается с учетом отработанных часов.

Это понятие исчерпывающе определено в статье 91 Трудового Кодекса Российской Федерации. Составлять внутренние документы компании о рабочем времени сотрудников необходимо в соответствии с её содержанием.

Учет рабочего времени — это методика подсчета часов, которые сотрудник фактически посвятил своим рабочим обязанностям. Сведения вносятся в табель, который законодательство обязывает вести каждое предприятие независимо от его размера.

Законом также устанавливается две обязательных формы для табелей. Это Т12, если документ будет заполняться вручную. В автоматических программах ведётся форма Т13.

Особый интерес представляет расшифровка к форме Т12. В ней можно найти все возможные условные обозначения для ведения табелей в соответствии с действующим законодательством.

В учете времени также важно опираться на Производственный календарь, который публикуется на год вперёд до его наступления. Если день отмечен как праздничный, а сотрудник при нормированном графике присутствует на работе, время потребуется оплатить по повышенной ставке.

Для работодателя налаженный механизм учета важен и с другой стороны. Если просто оплачивать пребывание сотрудника на рабочем месте, то так и разориться недолго. Эффективный контроль часов, которые фактически посвящены работе, позволяет существенно повысить продуктивность сотрудников. Причем, к ним даже необязательно применять санкции. Работоспособный способ учета — надежная прививка от желания зависать в социальных сетях в рабочее время.

Понятие режима рабочего времени

При оформлении документов устраивающемуся на новую работу прописывается её график, который должен быть включен в должностную инструкцию или трудовой договор. Так можно найти подробное описание режима работы, который становится основой для последующего учета рабочего времени на предприятии и начисления заработной платы.

Существуют следующие режимы рабочего времени:

• Нормированный. Это всем привычная пятидневная рабочая неделя с восьмичасовым рабочим днём. Подойдёт для рядовых сотрудников, круг обязанностей которых четко описан в документации. Если от работника с таким графиком потребуется работа сверх установленной нормы, её необходимо оплатить по количеству отработанных сверхурочно часов. Альтернатива — предоставить день отдыха сверх установленной нормы.
• Ненормированный. Такой график подойдёт сотрудникам, задачи которых не укладываются в привычное с 10:00 до 19:00 с перерывом на обед. Если характер работы предполагает частые задержки на рабочем месте, а ещё командировки или выходы в выходные дни, это оптимальный вариант. При ненормированном рабочем дне сверхурочные не платятся. Но такому сотруднику необходимо предоставить от трёх до десяти дней оплачиваемого отпуска ежегодно в дополнение к установленным законом 28 календарным дням.
• Гибкий график. Эту формулировку часто можно встретить в описании вакансий. На практике гибкого или свободного рабочего графика, который нигде не зафиксирован, не существует. В трудовой договор необходимо включить количество часов в неделю, которое сотрудник будет посвящать работе. Полезно также четко регламентировать время, в течение которого с ним в любой момент можно связаться по телефону или в мессенджере.
• Сменный график. В этом случае в трудовом договоре четко прописывается порядок чередования рабочих и выходных дней. Необходимо составить расписание смен и ознакомить с ним работников до начала каждого месяца. Если в графике есть ночные часы, то есть с 22:00 до 6:00 они учитываются в табеле отдельно и подлежат оплате в двойном размере.

Виды учета рабочего времени

Регламент обязывает работодателя к ведению учета рабочего времени, но никак не предписывает как именно он должен это делать. То есть методика остаётся полностью на усмотрение организации. Существует несколько видов учета рабочего времени.

Поденный учет

Этот порядок учета рабочего времени хорошо сочетается с нормированным графиком. В табеле проставляется количество часов, которые сотрудник отработал в день. Для расчета заработной платы они суммируются.

Сложности возникают в том случае, если работник находится на месте, например, 10 часов в понедельник и только 6 часов в пятницу. Чтобы не оплачивать два часа сверх нормы сверхурочными, выгоднее вести учет рабочего времени сотрудника за другой отчетный период.

Понедельный

Существует как раз для описанного выше случая, когда производственная необходимость диктует различную длительность пребывания сотрудника на работе в разные дни. Для этого метода учета рабочего времени исходят из того, что в рабочей неделе 40 часов, а распределяться по дням они-могут по-разному. Ведётся общий подсчет отработанного времени. Важно, чтобы оно не превышало установленную законом величину. Этот вариант учета на практике встретишь нечасто.

Оплата в этом случае также рассчитывается по неделям. Вышло 40 часов работы? Оплачивается по фиксированной ставке. Превысили норму? Фиксируем эти часы в табеле как сверхурочные и оплачиваем их отдельно.

Суммированный

По желанию и необходимости период учета можно увеличить. Это может быть:

• месяц;
• квартал;
• год.

Важно: при суммированном учете времени сотрудников с вредными условиями труда нельзя выбрать учетный период дольше трёх месяцев.

Выбор такого способа учета рабочего времени, как и любого другого, необходимо зафиксировать отдельно изданным приказом. Ежедневно учитывается общее количество отработанных часов, но итог подводится именно в конце выбранного промежутка.

Ежемесячная оплата труда в таком случае осуществляется по фиксированной ставке. Отработанные сверхурочно часы оплачиваются в конце выбранного отчетного периода.

Методы учета

Систему учета рабочего времени можно организовать различными способами, например:

• табели в таблицах Excel или Google документах;
• журналы контроля присутствия на входе;
• видеонаблюдение и/или аудиозапись;
• программы бухгалтерского учета;
• контроллеры и карточки доступа;
• CRM–системы;
• специальные программы тайм-трекеры.

Первый способ подойдёт для проверок контролирующих органов и расчета зарплаты в бухгалтерии. Остальные позволяют сделать процесс организации учета рабочего времени более удобный и эффективным. Рассмотрим каждый из пунктов подробнее.

Табель в таблице Excel – это нестареющая классика. Достаточно один раз сделать шаблон, после чего вносить в него небольшие изменения каждый месяц и заполнять ежедневно.

Преимущества метода:

• просто использовать;
• не требует дополнительных вложений;
• понятен и привычен.

Если система учета рабочего времени должна работать не только с количеством, но и с качеством труда, не подойдёт. К тому же ответственному придётся делать много ручной работы, а риск ошибок из-за человеческого фактора высок. Особенно это актуально, когда считать таким образом приходится часы по сменному графику.

Табличка в Excel годится только для небольших компаний. Когда счёт сотрудников идёт на десятки, без автоматизации процесса уже не обойтись. Табель в Google Docs отличается только тем, что его не нужно ежемесячно пересылать в бухгалтерию — можно предоставить доступ.

Если стоит задача детального контроля времени прихода и ухода сотрудников, во многих компаниях по-прежнему применяют старый добрый журнал учёта присутствия. Он лежит на столе у вахтёра и работники проставляют время прихода/ухода и ставят подписи.

Работодатели, которые стремятся контролировать качество рабочего времени, всё чаще выбирают системы видеонаблюдения. Этот метод полон противоречий, поскольку вносит напряжение в работу для многих людей, поэтому выбирать его стоит только в действительно оправданных случаях.

Важно: на установку системы видеонаблюдения или аудиопрослушивания необходимо получить согласие работников. Делать её скрытой незаконно.

Видеонаблюдение может быть различной ценовой категории и, соответственно, функционала. Можно поставить простенькую камеру, а можно оснащенную микрофоном и даже записывающим устройством. Стоит помнить, что на этом расходы организации не ограничиваются. Для просмотра записей и фиксации фактов нарушений трудового распорядка потребуется отдельный сотрудник, иначе система будет малоэффективна.

Если табели в организации исправно ведутся, но стоит задача облегчить учет использования рабочего времени для ответственных лиц, можно использовать бухгалтерские программы. В большинстве из них опция формирования подобных документов присутствует и это намного быстрее и удобнее, чем заполнять их вручную.

Преимущества:

• возможность автоматизировать расчеты;
• минимум времени на заполнение;
• ниже риск ошибок из-за человеческого фактора.

Примерами могут служить 1С:Бухгалтерия, Небо, Контур.Бухгалтерия и другие. В большинстве случаев штатный бухгалтер организации и так использует какую-либо из них, поэтому доплачивать за эти операции не придётся.

Многие офисы оборудуются специальными устройствами — контроллерами. Чтобы войти в кабинет, работник прикладывает карту к нему, а система фиксирует время. Это позволяет вести не просто часовой, а даже поминутный учёт.

Преимущества:

• точность измерений;
• минимум трудозатрат в использовании;
• можно запрограммировать работникам доступ только в отдельные помещения, а в другие ограничить.

Недостатки:

• дорогостоящее оборудование;
• большие сложности, если оно внезапно выйдет из строя. Сотрудники не смогут попасть в кабинеты до приезда мастера;
• карты легко потерять, а ещё их могут украсть.

Современные CRM-системы имеют встроенные таймеры для контроля как общего времени работы, так и отдельных задач. Приходя на рабочее место и открывая программу, сотрудник запускает таймер, а оканчивая работу останавливает. То же и в том случае, если нужно определить время выполнения отдельной задачи.

Преимущества:

• простое решение, если в офисе уже используется определенная CRM;
• дисциплинирует сотрудников и побуждает их к самоконтролю.

Чтобы система действительно работала, придётся постараться. В первые дни в офисе найдётся немало забывчивых, которые будут постоянно пропускать это действие. Так получатся работающие сверхурочно всю ночь, которые ушли домой, не выключив таймер, а также «прогульщики», которые не запустили его в начале дня.

Если установить на компьютеры сотрудников программу тайм-треккер, можно сосредоточиться на качестве выполняемых задач. Это программное обеспечение фиксирует включение и выключение устройства, а также делает скриншоты рабочего стола через определенные промежутки времени.

В отличие от видеонаблюдения, использование этих программ не требует получения согласия от работников. Работодатель получает полную картину дня сотрудника, может выявить часто отвлекающихся и самых продуктивных. Подробнее о конкретных сервисах речь пойдёт ниже.

Многие компании сталкиваются с тем, что ни один из методов учета не может удовлетворить их потребности полностью. Например, когда в коллективе есть офисные работники, и те, кто трудится на удаленном доступе. В этом случае остаётся комбинировать несколько способов для достижения результатов.

Впрочем, часто и для офисных сотрудников устанавливаются различные режимы контроля. Это объясняется характером их работы, которая может быть стационарной или разъездной, временем, которое они проводит у компьютера, доступом к материальным ценностям и т.п.

Кто должен вести учет

Независимо от того, как ведется учет рабочего времени, ответственность за его организацию автоматически возлагается на работодателя, то есть директора компании. Конечно, маловероятно, что он будет составлять и подсчитывать часы по табелям самостоятельно.

Приказом директора необходимо назначить ответственного за ведение учета рабочего времени. В небольшой организации это может быть один человек. В крупной компании задача чаще всего возлагается на руководителей каждого подразделения. Начальник отдела в течение месяца заполняет табель на всех своих подчиненных, после чего закрывает и подписывает его. Иногда эту функцию выполняют секретари, бухгалтеры и т.п. Сроки сдачи документа должны быть четко зафиксированы в приказе.

Затем табель направляется к бухгалтеру, который производит все необходимые расчеты также до определенного числа каждого месяца. Обычно для подсчета часов оставляется промежуток времени в несколько дней, чтобы все табели были обработаны в срок.

Ответственный за проведение учета рабочего времени выполняет следующие задачи:

• фиксирует время фактического присутствия сотрудников на работе и вносит его в табель;
• проверяет наличие и подлинность документов об уважительных причинах отсутствия на рабочем месте, например, больничные листы, повестки в суд, заявления на предоставления отгулов и т. п.);
• закрывает табель в конце месяца, указывает итоговое число отработанных часов, заверяет документ своей подписью и сдаёт его в бухгалтерию.

Все ответственные лица должны быть ознакомлены с приказом об их назначении и поставить под ним свою подпись. В противном случае при проверке организация может получить штраф.

Формы учета рабочего времени

Разным категориям работников и продолжительность рабочего дня может полагаться различная. Она может быть:

• Нормальной, то есть 40 часов в неделю.
• Сокращенной, которая устанавливается для беременных женщин и лиц с ограниченной трудоспособностью, если они напишут заявление. При его наличии работодатель обязан перевести сотрудника на такой график и не может оспаривать это решение. Также особый график в обязательном порядке положен несовершеннолетним. Он указывается в трудовом договоре, а в табеле отмечается время работы в соответствии с ним;
• Неполной. Такой рабочий день устанавливается по соглашению между сотрудником и работодателем, например, в случае совместительства.

Ответственность за несоблюдение требований об учете рабочего времени

Наладить систему учета рабочего времени — важнейшая задача работодателя. И не только потому, что «все должно быть по полочкам». В случае возникновения каких-либо конфликтов с работниками по начислению заработной платы, именно табель становится основным документом для их разрешения.

Если обиженный работник обратиться в Инспекцию по труду или другие контролирующие инстанции и в компанию придёт проверка, первое, с чего начнут специалисты, будет изучение табелей. Если таковые отсутствуют или ведутся ненадлежащим образом, для работодателя предусмотрена ответственность в виде штрафов.

Ответственность работодателя за некорректно проводимый учет рабочего времени сотрудников предусматривает статья 5.27.1 Кодекса об административных правонарушениях. Юридическим лицам она грозит штрафом от шестидесяти тысяч рублей с увеличением суммы, если компания будет поймана на нарушениях повторно.

Сервисы для учета рабочего времени

Как уже упоминалось выше, для организации учета совершенно необязательно стоять над каждым работником с секундомером и табелем. С задачей успешно справятся специальные программы, устанавливаемые на компьютер работника, а ответственному сотруднику останется лишь посмотреть отчет в заключении рабочего дня и заполнить табель на его основе. Рассмотрим несколько подобных программ.

Crocotime

• Интегрируется с IP-телефонией, календарём каждого сотрудника, а также контроллерами входа-выхода;
• Контролирует рабочее время не только онлайн, но и офлайн;
• Автоматически составляет табели рабочего времени каждого сотрудника, демонстрирует продуктивность и периоды, когда он отвлекался;
• Данные для табелей можно заносить вручную или настроить интеграцию с системой кадрового учета.

У программы бесплатный пробный период, а в дальнейшем использование облачной версии обойдётся в 250 рублей в месяц за каждого сотрудника.

Kickidler

• Возможность посмотреть трансляцию с монитора сотрудника в режиме реального времени в любой момент, а также функция записи;
• Сообщения о фактах нарушения трудового распорядка, например, открытии запрещенных сайтов, по заранее настроенным параметрам;
• Табель рабочего времени заполняется автоматически, перерывы в работе фиксируются;
• Функция удаленного доступа к компьютеру сотрудника через программу.

Доступен семидневный бесплатный период. В дальнейшем стоимость онлайн контроля одного компьютера рассчитывается, исходя из длительности использования и составляет от 183 рублей в месяц при покупке лицензии сразу на три года.

Time Doctor

• Скриншоты компьютеров сотрудников для контроля качества работы;
• Возможность контролировать использование интернета;
• Версия для стационарных компьютеров и мобильных устройств;
• Автоматическое формирование табеля и несколько видов отчетов на выбор.

Пробный период длится две недели. Стоимость на одного пользователя составляет $9,99 в месяц, но, если подключается много компьютеров, предусмотрены скидки.

Мы составили рейтинг, в который включили 9 лучших, по нашему мнению, программ тайм-трекеров. Рейтинг основан на опыте наших клиентов, а также на нашем субъективном и оценочном суждении. Ни в коем случае не следует расценивать его, как истину в последней инстанции, но, надеемся, он поможет в выборе подходящей вам или вашему бизнесу программы.

Тайм-трекер (англ. Time-tracker или Time-tracking software) — это категория компьютерного программного обеспечения, которое позволяет сотрудникам, работающим за компьютерами, записывать время, потраченное на выполнение задач или проектов, а работодателям их контролировать.

В последнее время набирает популярность использование программ тайм-трекеров при работе с удаленными сотрудниками и наемными работниками (программистами, бухгалтерами, специалистами служб поддержки и т.д.), работающими по схеме почасовой оплаты труда. 

Тайм-трекеры позволяют руководителю узнать, на что уходит рабочее время сотрудников и насколько они при этом продуктивны, а самим специалистам — контролировать свое рабочее время. 

В этой статье мы сравним 9 разных инструментов для тайм-трекинга, и их функциональные возможности, а также, в качестве бонуса, расскажем еще об одной программе (угадайте, какой).

Основные задачи программ тайм-трекеров:

• Учет рабочего времени сотрудников
• Анализ продуктивности
• Контроль посещаемых сайтов и приложений

Дополнительные задачи программ тайм-трекеров:

• Оплата труда сотрудников.
• Скриншоты рабочего стола.
• Интеграция с другими приложениями.
• Кроссплатформенность.
• Кейлоггер (логгирование нажатий клавиш).

Стоит отметить, что упомянутые в обзоре тайм-трекеры являются условно-бесплатным ПО, то есть, имеют платные и бесплатные (с урезанным функционалом версии). Что вполне логично, поскольку разработка и поддержка любого B2B-продукта стоит денег.

Итак, наш рейтинг:

Бонус – система учета рабочего времени Kickidler

Наша система учета рабочего времени Kickidler хоть и относится к категории программного обеспечения для мониторинга сотрудников (Employee Monitoring Software), но также способна выполнять задачи тайм-трекера. Скажем так, EMS – это расширенная версия тайм-трекера, способная выполнять более профессиональные задачи по контролю сотрудников.

Наша программа переведена на несколько языков: есть русская, английская, португальская версии интерфейсов, очень скоро будет готов испанский интерфейс.

Кроме того, Kickidler — полностью российская разработка и может стать аналогом зарубежных тайм-трекеров, ушедших с рынка, либо ставших непомерно дорогими. 

При всем этом, стоимость нашего ПО не дороже, а то и дешевле многих тайм-трекеров.

Инструменты для тайм-трекинга в программе Kickidler

Отчеты по рабочему времени

Анализ эффективности сотрудников

Динамика продуктивности сотрудников

Кейлоггер

Дополнительные инструменты, которых нет в стандартном тайм-трекере

Онлайн-мониторинг компьютеров

Запись видео с экранов

Контроль нарушений сотрудников

Удаленное управление

Автоуведомления и панель самоконтроля

9) Tick

Работет на операционных системах: macOS, Windows, iOS, Android, Apple Watch

Tick тайм-трекер подходит для команд, которых пугает ценовая политика других приложений – «за каждого пользователя». 

Tick взимает плату не «за пользователя», а за каждый конкретный проект, количество пользователей не ограничено.

Другими словами, можно существенно сэкономить, в зависимости от проекта, и в особенности, если команда сотрудников достаточно многочисленная. 

Интерфейс предельно прост; проекты и задачи отслеживаются в реальном времени, также данные могут вписываться вручную по завершении работы. 

В отчетах содержится информация о:

• Клиентах
• Участниках команды
• Оплачиваемых и неоплачиваемых часах

Плюсы

Приемлемая ценовая политика для крупных команд, в особенности когда количество проектов ограничено. 

Минусы

Интерфейс не настолько прост, как у большинства приложений. Задачи приходится  создавать в интерфейсе каждого отдельного проекта. Поэтому на создание новых задач для проекта тратится дополнительное время. 

Цена

Для всех тарифных планов количество пользователей не ограничено (даже в бесплатной версии). 

Планы:

• 1 проект – бесплатно 
• 10 проектов – $19 в месяц
• 30 проектов – $49 в месяц
• 60 проектов – $79 в месяц
• Неограниченное число проектов – $149 в месяц

Количество архивных проектов не учитывается.

OfficeTime

Этот тайм-трекер больше подходит для работы в офлайне.

Есть приложения под macOS, Windows и iOS, стоимостью $49.

Присутствует функция синхронизации, но ее можно отключить. Если нужно отслеживать данные в офлайне, в целях безопасности, к примеру, OfficeTime – одно из лучших решений.

OfficeTime содержит в себе весь функционал, необходимый для тайм-трекинга. Во время работы показывается таймер, можно категоризировать отслеживаемое время по клиенту или проекту. Функция отслеживания простоев дает возможность определить время, в течение которого сотрудник или фрилансер не работал, а отвлекался на телефонные разговоры, беседы с клиентом, (или гладил кота). 

К сессиям можно добавлять дополнительные данные, включая разновидность выполняемой работы и почасовую ставку. Если вы не отслеживали время, потраченное на определенную задачу, ее всегда можно добавить вручную. 

В OfficeTime присутствует функция отслеживания расходов, составления отчетов и базовых счетов. Последний инструмент, надо сказать, уступает Harvest или FreshBooks, но для малого бизнеса это вполне приемлемый вариант (например, когда расчеты в одной валюте). 

Плюсы

Кроссплатформенность, недорогая цена (если брать в расчет месячную стоимость).

Минусы

Опять же, цена. Если покупать программу на небольшой отрезок времени.

Цена

$49 за бессрочную лицензию. 

7) Timely

Работает на операционных системах: macOS, Windows, iOS, Android.

Эта разработка предназначена как для отдельных пользователей, так и команд, которым нужен специализированный тайм-трекер.

Уникальная особенность Timely – автоматический тайм-трекинг
Записывается любая активность, в зависимости от прошлой истории того, что делал пользователь. Затем система сама подсказывает подходящий ярлык и теги.

Можно либо принять предложения Timely, вручную отредактировать их, либо отклонить.

Всякий раз, когда вы вручную вписываете данные, вы улучшаете функцию самообучения Timely. И система генерирует более точные подсказки.

Такой вариант подойдет не для всех, например, кто-то может большую часть дня работать с документами Google Docs, и ему будет не с руки обучать какой-то искусственный интеллект автоматически отслеживать клиентов/проекты. Ведь в таком случае приходится проводить весь рабочий день на другом ресурсе. Но если вы работаете над разными задачами, автоматический тайм-трекинг будет вполне уместен. 

Плюсы

Функция автоматического тайм-трекинга экономит время и позволяет перепроверить, что важные даты не будут пропущены. Это также удобное приложение, когда нужно выяснить, что сотрудники делали на протяжении рабочего дня.

Встроенная панель Project Health Dashboard помогает контролировать учетное рабочее время, когда нужно убедиться в том, что команда не выходит за рамки установленного бюджета.

Панель управления для команды также предоставляет важные данные относительно продуктивности.

Минусы

В некоторых случаях (если пользователь целый день работает с файлами Google Docs), функция автоматического трекинга окажется не столь эффективной. Некоторые предпочитают делать все вручную. 
Нет бесплатной версии.

Цена

Для одного пользователя Timely будет стоить $8 и $15 (для команды).

6) Hours

Больше всего подойдет для пользователей, которые ищут простой тайм-трекер с хорошим интерфейсом (есть функция Team, но не настолько продуманная, как в других инструментах). 

Интерфейс Hours один из лучших. Полезная функция Timeline, которая позволяет быстро заполнить пробелы в тайм-трекинге.

Плюсы

Функция Timeline позволяет без каких-либо сложностей заполнять пробелы, например, когда пользователи забывают включить таймер или, когда необходимо отслеживать оффлайн-событие без мобильного приложения. Интерфейс выглядит прекрасно.

Минусы

Если ежедневно приходится создавать множество проектов, с Hours будет сложнее, чем с Toggl, о котором пойдет речь дальше.

Сервис доступен только как веб-приложение или приложение для iOS.

Цена

За доступ к веб-интерфейсу Hours понадобится заплатить $8 из расчета на одного пользователя в месяц. Есть бесплатная версия для iOS (без функций уровня про).

Система учёта рабочего времени Kickidler

Компании учитывают чистое рабочее время, когда сотрудники работают удаленно и оплата считается на основании часовой ставки.

Два сотрудника сервисного центра выезжают в офисы компаний на осмотр серверного оборудования. Но один из них 5 часов меняет сгоревшие платы, а другой — 1 час обновляет программное обеспечение. Таким сотрудникам нужно заплатить по-разному, поэтому руководителю необходимо знать реальное положение дел. 

Опция Учет времени устанавливает срок выполнения задачи и показывает этапы её выполнения.

Как создать задачу с учетом времени

Чтобы задача учитывала время выполнения, в окне создания задачи перейдите во вкладку Дополнительно и выберите опцию Учет времени. Нажмите на поле Время для выполнения задачи и укажите срок её исполнения. Так сотрудник поймет, сколько времени выделено на работу.

Как сотрудник работает с задачей

Задача с учетом времени выглядит у сотрудника следующим образом.

Чтобы запустить задачу, сотрудник нажимает на счетчик рядом с ней. Либо при просмотре задачи ему нужно нажать кнопку Начать учет моего времени.

Чтобы временно приостановить выполнение задачи, нажмите кнопку На паузу.

В Истории задачи видно, сколько раз она была на паузе, и как сотрудник выполнял её.

Как контролировать выполнение задач с учетом времени.

В правой части окна задачи показывается затраченное время на работу.

Для контроля задач, используйте опцию Принять работу после завершения задачи. Так выполненные задачи, будут сразу попадать на проверку.

Когда сотрудник закончит работу вам придет уведомление, и если результат вас не удовлетворит, отправляйте задачу на доработку.

Если сотрудник забыл начать учёт времени, вы можете вручную добавить время, потраченное на задачу. Для этого откройте раздел Время и нажмите кнопку Добавить.

Впишите затраченное время и оставьте комментарий.

После сохранения время будет указано в поле Затрачено.

Рабочее время – это время, в течение которого сотрудник выполняет свои профессиональные обязанности за определенную плату. Именно этот ресурс «покупает» работодатель. По словам Питера Друкера, управлять можно только тем, что можно измерить, поэтому многие руководители стремятся контролировать рабочее время сотрудников. Учет ведется разными способами – от простых отметок в бумажном табеле до компьютерных программ, которые собирают статистику, запоминают посещенные сайты, делают снимки экрана и сами формируют стоимость проекта.

Для выбора системы учета собственник должен решить – какой фактор для него главный. Если речь идет о грузоперевозках, оптимальным решением будет мониторинг перемещений, на производстве – видеонаблюдение. Важно не просто фиксировать показатели, но и анализировать их: сколько времени тратит сотрудник на рабочую задачу, насколько часто отвлекается и почему, есть ли у него переработки. Эти данные нужны не только для оценки работы персонала, но и для планирования, принятия управленческих решений, выстраивания эффективной системы работы.

Основой для планирования рабочего графика должен выступать производственный календарь. В нем отражены все государственные выходные, переносы рабочих дней, нормативное рабочее время для разных режимов работы. Зачем это нужно? Работа в выходные и праздничные дни оплачивается в двойном размере, сверхурочная работа также подлежит дополнительной оплате. На основе производственного календаря формируется режим работы: график сменности, табели учета рабочего времени.

Способы контроля рабочего времени

1. Видеонаблюдение

Это простая, но эффективная система контроля. Камеры дают возможность посмотреть, чем заняты сотрудники, с кем они общаются, приходят ли вовремя на работу. Есть мнение, что видеонаблюдение дисциплинирует работников, но, со временем, люди к нему привыкают, перестают обращать внимание на съемку и работают как обычно. Видеозапись может стать доказательством в спорной ситуации, с ее помощью можно восстановить картину произошедшего. Наблюдение может осуществляться в режиме реального времени сотрудником отдела безопасности. Но чаще все происходящее просто записывается и пересматривается по необходимости.

Минусы: большинству работников не нравится трудиться под прицелом камер, это может негативно сказаться на психологическом климате в коллективе, также для анализа видеозаписей нужно много времени. У камер есть «слепые» зоны, оборудование иногда выходит из строя. Не всегда понятно, чем занимается сотрудник – раскладывает пасьянс или составляет отчет.

2. Аудиоконтроль

Запись и прослушивание телефонных разговоров. Может использоваться для сотрудников, работа которых заключается в общении с клиентами. Он показывает: сколько времени тратится на консультацию, следует ли специалист заданному алгоритму разговора, насколько он вежлив и компетентен.

3. Отчеты о проделанной работе

Сотрудники самостоятельно описывают, чем они занимались в течение дня, какие выполнили задачи, сколько на них ушло времени. Отчеты могут оформляться в текстовом редакторе, но более удачный вариант – ведение учета в таблицах Excel или Google, данные из которых объединяются в один отчет. Достоинство этого метода – он практически бесплатен. Недостатки – сотрудник может быть не совсем честен в оценке, а постоянное написание отчетов требует дисциплины.

4. Система контроля доступа

Это устройства, которые проводят идентификацию сотрудника для предоставления возможности входа в офис или на территорию предприятия. Эта система учета фиксирует время входа и выхода, присутствие человека на работе. Распознавание может проходить по биометрическим параметрам (отпечатку пальца, голосу или сетчатке глаза) или с помощью бесконтактных магнитных карточек. Устройства со сканированием карточек дешевле, но менее устойчивы к обходу. Минус этой системы – учитывается исключительно время присутствия на рабочем месте, она не отражает то, чем человек занимается в рабочее время.

5. Мониторинг передвижений

Контроль перемещений сотрудников с разъездным характером работы. Осуществляется с помощью GPS-трекера, установленного в автомобиле. Работодатель получает информацию о маршруте, оценивает потраченное на поездки время и эффективность логистики. Похожую услугу сейчас предоставляют сотовые операторы — за небольшую абонентскую плату можно получать данные о перемещениях мобильного телефона и работника вместе с ним.

6. Сбор данных о работе с помощью специализированных сервисов

Эта система учета рабочего времени может оценить, чем занимался сотрудник и как долго он работал над задачей. Про эти программы расскажем далее.

Программы и сервисы для учета рабочего времени

Сотрудники работают продуктивно около трех часов в день, выяснили британские ученые. Остальное время тратится на просмотр социальных сетей, чтение новостей и общение с коллегами. Чтобы узнать, чем конкретно занят сотрудник в рабочее время, на его компьютер устанавливают специальную программу.

Сервисы и программы учета автоматизируют контроль. Они учитывают время работы на компьютере, время простоя, прошедшее с последнего движения мышкой, открытые документы и запущенные приложения, не отвлекая сотрудника. С их помощью можно сформировать отчеты по использованию времени в виде диаграмм или таблиц. Руководителю становится проще анализировать загруженность подчиненных и планировать работу. Данные хранятся столько, сколько нужно, в любой момент можно посмотреть, кто чем занимался. Некоторые программы позволяют сделать скриншот рабочего стола или снимок вебкамерой.

1. Kickidler

Записывает видео с экрана, фиксирует нажатия клавиатуры и запущенные программы, предоставляет возможность удаленного мониторинга компьютеров пользователей, анализирует производительность, формирует отчеты. Kickidler отслеживает количество времени, посвященное работе и потраченное впустую.

Главное преимущество этого сервиса – запись видео с экрана. Он показывает любую компьютерную активность пользователя, позволяет отсортировать посещенные сайты по различным параметрам. Есть возможность настроить фильтр нарушений, который будет активирован при запуске запрещенных программ. Функция клавиатурного шпиона показывает, какие клавиши нажимал работник. Программа работает при подключении к интернету. Количество сотрудников, которых можно контролировать, не ограничено. Сотрудник не имеет доступа к статистике. Работа программы отображается в диспетчере задач.

В Kickidler отсутствует возможность блокировки программ и сайтов, контроль сканеров, принтеров, внешних накопителей.

Цена: зависит от предполагаемой длительности использования. Есть предложение от $2,78 в месяц (пакет на три года) до $170 (длительность использования не ограничена) для одного компьютера. Есть бесплатная пробная версия на 7 дней, но в ней сильно ограничен функционал: можно наблюдать только за 6 сотрудниками, нет записи экрана и дистанционного управления компьютерами.

2. Crocotime

Учитывает время, проведенное за компьютером, и звонки (через интеграцию с IP-телефонией). Формируются отчеты по общей загруженности, есть возможность посмотреть сколько времени и в какой программе работал каждый сотрудник. Приложения можно пометить как эффективные и неэффективные. Автоматически формируются табели учета рабочего времени.

Цена: за облачную версию – 250 руб. в месяц на одного сотрудника, локальная версия – по запросу.

3. StaffCop

Анализирует поведение пользователя, перехватывает переписку в социальных сетях и мессенджерах, имеет доступ к отправленным по почте файлам. Автоматически производится контроль рабочего времени сотрудников и оценка эффективности их труда. Есть возможность удаленного администрирования, блокировки доступа к выбранным сайтам. Система времени формирует отчеты по посещенным интернет-ресурсам, поисковым запросам и скриншотам. Может работать локально. У пользователя нет возможности посмотреть данные учета. Программа отображается в диспетчере задач.

Цена: рассчитывается в зависимости от количества пользователей и длительности использования программы. Если сотрудников от 5 до 25, бессрочное подключение будет стоить 4200 руб. за компьютер, если пользователей больше 1000, цена снижается до 2930 руб. за бессрочную лицензию на один компьютер. Есть возможность приобрести лицензию и на меньший период (3 или 12 месяцев). Минимальная стоимость программы на месяц составит 172 руб., максимальная – 330 руб.

4. ManicTime

Автоматически фиксирует время использования компьютера, запоминает используемые приложения, открытые документы, отслеживает паузы в работе, делает скриншоты. Данные хранятся на компьютере, работать можно как с интернетом, так и без него. Наблюдать за работой сотрудника удаленно не получится. Собранные данные могут быть представлены в виде графика или отчета, по каждому сотруднику отдельно или по команде в целом. Пользователи имеют доступ к своей статистике. Для ручной оценки времени можно использовать секундомер. Программа отображается в панели задач, но ее можно скрыть. Русскоязычной версии нет.

Цена: за бессрочное использование для одного пользователя $67. Есть возможность использовать программу бесплатно, в этом случае будут доступны только автоматическое отслеживание времени и статистика.

5. Yaware.TimeTracker

Ведет учет запущенных программ и открытых сайтов, можно задавать продуктивность ресурсов и контролировать нарушения (опоздания на работу, ранние уходы, перерывы), есть возможность сделать скриншот или снимок рабочего места веб-камерой. Сотрудники могут видеть свою статистику для самоанализа эффективности работы. Работодатель может выбрать как вести контроль: скрыто или явно. Программа не следит за поведением пользователя – нет сбора информации о нажатых клавишах, блокировки сайтов, сохранения истории поиска или переписки.

Цена: зависит от функционала и колеблется от 300 до 600 руб. в месяц за сотрудника. При подключении на год предоставляется скидка 20%. В версии за 300 руб. есть учет рабочего времени, контроль нарушений (прогулы и опоздания), автоматическое формирование табеля.

6. Hubstuff

Проводит мониторинг работы сотрудников, фиксирует информацию о запущенных программах и историю посещений сайтов. Есть возможность захвата скриншотов, формирования отчетов и отслеживания по GPS. Hubstuff больше подходит для работы с фрилансерами. Количество пользователей не ограничено. Программа интегрируется с популярными сервисами, например, с Trello.

Цена за версию с максимальным количеством функций – $20 в месяц, но можно использовать программу и бесплатно. В бесплатной версии есть возможность вести учет времени и делать ограниченное количество скриншотов.

7. TimeCamp

Ведет автоматическую фиксацию времени. Есть программа для компьютера и мобильное приложение для телефона, а также синхронизация с календарями. Если установить режим работы, данные будут собираться только в установленное время. Программа формирует отчеты по времени использования компьютера и посещаемости программ и сайтов, позволяет вести бюджет проекта и рассчитывать его рентабельность. Данные из TimeCamp доступны пользователю, можно посмотреть отчет по своему рабочему времени в статистике. Версии на русском языке нет.

Цена с максимальным набором функций – $10 в месяц, урезанный функционал (без возможности бюджетирования, составления расписания и сохранения скриншотов) для одного пользователя бесплатен.

8. Toggl

Предназначен скорее для самоконтроля, чем для мониторинга со стороны руководителя. Информация хранится в облаке, что позволяет синхронизировать данные с разных устройств: мобильного телефона и компьютера. Сотрудник должен сам запускать таймер в приложении при выполнении задачи. Данные суммируются, сервис создает графики и отчеты об использованном времени. У Toggl есть напоминания о том, что нужно запустить таймер, а также возможность внести или скорректировать время выполнения задачи вручную. Сервис англоязычный.

Цена: за премиум-версию на месяц – $20, за стандартную – $10. Если покупать доступ на год, то цена составит $18 и $9 соответственно. Есть бесплатная версия для команд, в которых меньше 5 сотрудников. В ней нет возможности проводить аудит рабочего времени, сохранять отчеты, разбивать проекты на более детальные списки.

Чермен Дзотов, маркетолог, основатель агентства «Найдем Эксперта», ректор Академии личного бренда:

«Программа отслеживания времени — это отличный инструмент для улучшения качества рабочего процесса. Такие программы полезны, но не стоит ими злоупотреблять. Сотрудники могут чувствовать себя скованно, может появиться паника, которая не способствует плодотворной работе.

Часто сотрудники считают, что это нужно для выявления и наказания непродуктивных работников. Важно показать, что система предназначена для сбора информации о производительности, а не наказания.

Перед внедрением программы нужно проинформировать сотрудников, сделать презентацию. Это поможет развеять мифы о том, как система работает и почему мы ее внедряем.

С помощью учета времени я понимаю, насколько эффективно идет работа, знаю, где искать слабые места. Важно понять, что система учета рабочего времени используется не ради слежки и удовлетворения любопытства начальника, а ради улучшения функционирования компании и оптимизации бизнес-процессов»

Система учета рабочего времени: за и против

Самый главный плюс внедрения подобных систем – у руководителя появляется больше информации о работе сотрудников. Он может посмотреть, кто приходит вовремя, а кто опаздывает, кто тратит время на работу, а кто – на беседы с коллегами. Проще оценить, сколько времени занимает работа, и рассчитать средние показатели. Например, скорость ответа у технической поддержки или время на подготовку квартального отчета у бухгалтера.

Сотрудники, понимая, что за ними наблюдают, стараются ответственнее подходить к работе, использовать только рабочие программы и не отвлекаться на социальные сети. В организациях с почасовой оплатой труда системы учета облегчают расчет заработка. Счет заказчику можно выставить исходя из данных о времени, потраченном на решение задачи персоналом. Если возникнет необходимость, в любое время можно посмотреть записи камер видеонаблюдения, историю звонков или отчеты тайм-трекеров.

Система учета рабочего времени предполагает определенные затраты: покупку оборудования для контроля, оплату программного обеспечения, найм работников, которые будут обслуживать систему мониторинга и анализировать данные.

Контроль времени сотрудников, как и корпоративный дресс-код, является фактором, который усиливает стресс и снижает мотивацию. Появляются способы обхода: работник, пришедший на работу первым, включает за всех компьютеры; подменяются карточки, по которым фиксируется время входа и выхода; используются анонимайзеры, чтобы обойти запрет на социальные сети; с помощью игрушек-маятников имитируется шевеление мышкой, а самые продвинутые пишут скрипты, «работающие» за них. Все это сильно ухудшает рабочую атмосферу.

Какие документы нужны для учета?

Обязанность вести учет рабочего времени закреплена за работодателем в статье 91 ТК РФ. Эта информация необходима не только для начисления зарплаты, но и для формирования общей картины работы организации.

Предприятия могут сами разрабатывать документы для учета, но чаще используют формы, предложенные Госкомстатом. Важный нюанс: табель по форме Т-12 (учет рабочего времени и оплаты труда) ведется от руки, а по форме Т-13 можно заполнять в электронном виде. И тот и другой документ ведется в единичном экземпляре. В них отражаются рабочие, выходные и праздничные дни, а также отпуска и больничные. Табель Т-13 распечатывается в конце месяца и подписывается руководителем. Срок хранения табеля учета составляет 5 лет, но может быть и увеличен. В небольшой организации учет обычно ведет секретарь или HR, в крупных компаниях вводится должность «табельщика». Стандартная продолжительность рабочего времени в России определена Трудовым Кодексом как 40-часовая рабочая неделя.

Если работодатель планирует устанавливать системы аудио- и видеонаблюдения, а также устройства, фиксирующие перемещения сотрудника, нужно издать локальный акт, в котором будет отражен новый порядок работы. Все работники должны быть ознакомлены с этим актом под подпись. Обработка биометрических персональных данных требует письменного согласия работника. Сотрудник может отказаться, но это будет означать, что он не сможет пройти на территорию предприятия, это равносильно отказу от работы.

Лучше всего проинформировать персонал заранее, ответить на возникшие вопросы, объяснить, зачем нужен учет рабочего времени для организации.

Резюмируем

Каждый собственник хочет быть в курсе того, чем занимаются его сотрудники, насколько эффективно они используют рабочее время. Самая старая и простая система учета рабочего времени – это ведение специальных табелей, но они малоинформативны, в них отражается только присутствие человека на рабочем месте.

Существует множество дополнительных способов контроля, каждый из которых имеет свои достоинства и недостатки. Выбирать оптимальный способ нужно исходя из специфики работы организации: на производстве достаточно системы пропусков, в IT-сфере важнее вести учет времени, потраченного на конкретную задачу.

Помимо очевидных плюсов: повышение эффективности работы, усиление контроля, возможность усовершенствовать учет; введение системы мониторинга имеет свои минусы: затраты на внедрение, повышение уровня стресса у сотрудников, ухудшение психологического климата. Все это нужно учитывать, чтобы выработать систему учета, которая поможет наилучшим образом контролировать время и на основе его анализа добиваться максимальной эффективности.

Что такое тайм-менеджмент

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают. Не стоит забывать и про знаменитое «правило Парето», согласно которому всего 20% усилий приносят 80% результата и наоборот.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях, не отклоняться от курса и в конечном итоге не стать «сбитым летчиком» на рынке труда.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

1. Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
2. Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
3. Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

2. Хотя бы N минут

Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.

3. Дедлайны

Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.

4. Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.

7. Сделайте это завтра

Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.

Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.

Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».

8. Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.

Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.

Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.

Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать. Наравне со Scrum, канбан является одним из ключевых методов системы управления Agile, которую также надо внедрять с умом, чтобы не добиться противоположного результата.

Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.

Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

• Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
• Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
• Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

• Важно и срочно — сделать. Это задачи с дедлайнами. Например, завершить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные письма, забрать детей из школы. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.
• Важные и несрочные — запланировать. Это дела без крайнего срока, которые, нужны для вашего роста. Например, сходить в спортзал, заняться изучением иностранного языка, пойти на нетворкинг-сессию. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не потерять.
• Неважные и срочные — делегировать. Рутина, которая не требует специфических навыков. Например, выложить посты в блог, приготовить еду, сделать рассылку для коллег, поставить одежду в стирку. Эти задачи стоит аккуратно и обоснованно делегировать своим сотрудникам или коллегам, чтобы освободить свое время для важных и срочных дел.
• Неважные и несрочные — удалить. Это занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать цели. Например, листать ленту в соцсетях, играть в видеоигры, смотреть телевизор. Такие дела забирают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться вовсе.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

• «Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
• «Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
• «Волки». Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
• «Дельфины». Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше. Вы также можете ознакомиться с советами Германа Грефа, Павла Дурова и других бизнес-лидеров о том, как и когда лучше работать и отдыхать.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

Книги по тайм-менеджменту

Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.