Структура тендерного отдела в коммерческой компании поставщика

Содержание

1. Тендерный отдел: этап планирования
2. Специалист тендерного отдела: распределение функций
3. Тендерный отдел, должностная инструкция
4. Образец должностной инструкции специалиста тендерного отдела

      Каждая фирма, занимающаяся государственными закупками, имеет в своей структуре тендерный отдел — подразделение, непосредственно отвечающее за эффективность участия данной фирмы в торгах. Эта статья посвящена технологии создания тендерного отдела.

1. Тендерный отдел: этап планирования

Решение о создании отдела: варианты действий

1) Отложить создание отдела: если фирма планирует участие в торгах не чаще двух раз в месяц, постоянная структурная единица нецелесообразна, легче передоверить проведение торговых процедур сторонней консалтинговой организации.

2) Назначить совместителя: вариант экономичный, но из раздела «скупой платит дважды». Совмещать тендерные операции с основными обязанностями невозможно, человек, поставленный в такую ситуацию, буде находиться в положении «деятельного дурака»: хватаясь то за одно дело, то за другое, постоянно пребывая во временном цейтноте и авральном режиме работы, исполнитель не сможет качественно выполнить ни свои основные обязанности, ни тендерные закупки. Если прибавить к этому отсутствие опыта и мотивации, станет понятно, что это наихудшее решение из всех возможных.

3) Создать штатную структурную единицу. Однако здесь следует провести мониторинг эффективности вновь созданного отдела, большой штат иногда «съедает» всю прибыль, которую он приносит. Здесь уместно будет вспомнить афоризм великого А. В. Суворова: «Побеждай не числом, а умением!» При небольших масштабах тендерных сделок микро-отдел из двух-трех специалистов может оказаться оптимальным решением.

 2. Специалист тендерного отдела: распределение функций

Как говорил математик Рене Декарт, сложную задачу легче решать, разделив ее на несколько простых: для повышения эффективности отдела следует создать команду из специалистов, каждый из которых будет отвечать за свою область работы:

1) Руководитель тендерного отдела: координатор и организатор всей деятельности, контролирующий работу подчиненных и отчитывающийся за ее результаты перед руководством фирмы;

2) Аналитик: человек со стратегическим мышлением, способный увидеть новые тенденции в сфере государственных закупок и своевременно принять меры помогающие извлечь прибыль из происходящих перемен;

3) Юрист по торговым процедурам: знаток законов, осуществляющий непрерывный мониторинг динамики законодательных норм, выполняющий задачи главы канцелярии, поскольку ведет документооборот тендерного отдела, правозащитник, ведущий судебные разбирательства с контрагентами или структурами власти по мере необходимости;

4) Специалист тендерного отдела: работник, непосредственно осуществляющий тендерную деятельность, уполномоченный принимать решения в торговых процедурахот лица всей фирмы.

5) Курьер – малоквалифицированный сотрудник, выполняющий всю «черновую» работу, в том числе и доставку заявочной документации.

 3. Тендерный отдел, должностная инструкция

Повседневные обязанности сотрудников приведены в должностных инструкциях тендерных специалистов

1) Комплектация пакета документов и получение ЭП.

2) Регистрация и аккредитация на ЭТП.

3) Настройка рабочего места для участия в конкурентных торговых процедурах.

4) Отбор подходящих государственных контрактов в ЕИС.

5) Проведение аналитических исследований сферы контрактных торгов, исследование документов организаторов торгов, технического задания заказчиков.

6) Анализ деятельности конкурентов;

7) Изучение динамики совершенных сделок.

 Подача заявочных документов.

9) Оформление текущей документации. Мониторинг изменений законодательства в сфере тендеров.

10) Финансовые операции (займы и банковские гарантии).

11) Работа с субподрядчиками;

12)Участие в торгах.

13) Ведение документооборота.

14) Подписание контрактов.

4. Образец должностной инструкции специалиста тендерного отдела скачать

Для гарантированного результата в тендерных закупках Вы можете обратиться за консультацией к экспертам Центра Поддержки Предпринимательства. Если ваша организация относится к субъектам малого предпринимательства, Вы можете получить целый ряд преимуществ: авансирование по гос контрактам, короткие сроки расчетов, заключение прямых договоров и субподрядов без тендера. Оформите заявку и работайте только по выгодным контрактам с минимальной конкуренцией!

Обратно к списку

Содержание:

• Кто входит в тендерный отдел?
• Что понадобится для его организации?
• Как снизить расходы на тендерный отдел?
• Плюсы и минусы собственного тендерного отдела
• Какие задачи можно передать на аутсорсинг?
• Плюсы и минусы торгов на аутсорсинге

Кто входит в тендерный отдел?

Тендерный отдел компании с высокими объемами заказов обычно комплектуется такими специалистами:

• руководитель отдела берет на себя организацию работы сотрудников, контролирует результаты и решает ключевые вопросы
  ;
• менеджер по тендерам ищет выгодные заказы, подает заявки, участвует в торгах и отслеживает исполнение контракта;
• юрист по госзаказу разрешает спорные ситуации, а также подает запросы на разъяснения требований заказчика и обжалует его действия в ФАС;
• курьер экономит время менеджера по тендерам, так как его работа — доставка заказчику коммерческих предложений, заявок и счетов.

Когда объемы заказов не требуют большого штата, функции отдела доверяют менеджеру по тендерам или коммерческому директору.

Что понадобится для организации отдела?

Работа тендерного отдела требует финансовых вложений, в частности на:

• зарплату сотрудников и страховые взносы;
• оборудование рабочих мест;
• связь и интернет;
• сервисы по поиску тендеров;
• оформление КЭП;
• открытие спецсчета.

Организация собственного тендерного отдела обойдется в круглую сумму, причем большая часть расходов — регулярные траты, которые компания будет нести ежемесячно. Точный размер финансовых вложений зависит от города, в котором находится фирма. Если в одном регионе для руководителя отдела 50 тыс. рублей в месяц — приемлемые деньги, в другом придется увеличить зарплату в несколько раз.

Следует учитывать, что менеджерам по тендерам платят процент от успешных сделок. Точная цифра зависит от возможностей компании. Обычно вознаграждение — это 1–2% от нового контракта.

Как снизить расходы на создание?

Сократить расходы на создание своего тендерного отдела помогут несколько способов:

Удаленный формат работы

Искать выгодные тендеры и готовить заявки можно из любой точки мира. Главное — наличие стабильной связи и интернета. В большинстве случаев торги проводят в электронном виде, поэтому не имеет значения, где работает сотрудник, в офисе или дома. 

Заключение договора на оказание услуг со специалистом по тендерам 

Таким методом иногда сотрудничают с поставщиками юристы по тендерам и тендер-эксперты. Специалисты заключают договор с организацией как самозанятые и работают вне штата, что избавляет работодателя от страховых взносов и существенно снижает расходы на организацию тендерной работы внутри компании. 

Но этот вариант подойдет не всем. Если объем работы требует полноценного штата, нанятого эксперта недостаточно. 

Частичная передача дел на аутсорсинг

Сотрудник компании находит подходящие тендеры, а подготовку заявки и участие в торгах поручает консалтинговой фирме. Штатный специалист по тендерам лучше знает, какой заказ компания в состоянии выполнить, а за какой браться не стоит. Команда на аутсорсинге имеет больший опыт в остальных процессах. При таком подходе не придется создавать полноценный тендерный отдел, значит, получится существенно сэкономить.

Открытие спецсчета в обслуживающем банке 

Некоторые банки открывают клиентам спецсчет бесплатно или на льготных условиях. Нужную информацию несложно получить в банке, в котором уже открыт расчетный счет.

Спецсчет разрешено открывать не в любом банке. Полный список банков, с которыми допускается сотрудничество, можно найти в Распоряжении Правительства РФ от 13.07.2018 №1451-р.

Использование бесплатных аукционных роботов

Многие торговые площадки предлагают бесплатных аукционных роботов. Их используют, когда торги проходят в неудобное время, например, ночью.

Использование выделенной линии и IP-телефонии

Если в офисе уже есть выделенная линия, дополнительных трат на интернет удастся избежать. При нестабильном интернете стоит изменить тарифный план или поменять провайдера. Работа с электронными торговыми площадками требует устойчивого интернет-соединения.

Сэкономить деньги на связи помогут корпоративные тарифы и IP-телефония — связь с сотрудниками и партнерами фирмы через интернет.

Плюсы и минусы собственного тендерного отдела

Главный плюс своего тендерного отдела — глубокое погружение тендерных специалистов в особенности компании. Штатные сотрудники лучше понимают потребности организации и владеют свежей информацией о том, сколько:

• есть свободных денег на подачу обеспечения;
• товара осталось на складе;
• сотрудников понадобится для выполнения работ;
• времени займет исполнение контракта.

Иногда специфические знания и владение оперативной информацией выходят на первый план. Компании не только формируют собственный тендерный отдел, но и стараются подключить к его работе специалиста с профильным образованием: тендер-эксперт, например, может не знать, сколько сохнет финишная шпаклевка или что для поставки станков требуются такелажные работы. Такой подход характерен для:

• строительных компаний;
• поставщиков лекарств и медтехники;
• промышленных предприятий.

Дополнительное преимущество в том, что руководителю проще контролировать работу штатного тендерного отдела, а не сторонних экспертов.

---

К основным недостаткам относятся человеческий фактор и связанные с ним риски. Можно лично выбрать кандидатов с большим опытом, создать мотивирующую систему премирования и дружную атмосферу в коллективе. Однако ни одна компания не застрахована от внезапного ухода сотрудников на больничный, в декрет или в другую фирму. Плановые отпуска тоже никто не отменял.

Под угрозу срыва попадают текущие и будущие тендеры. Заказчик не перенесет срок заключения контракта из-за того, что со стороны поставщика его некому подписать, даже если есть уважительная причина (Определение ВС РФ от 21.08.2020 N 305-ЭС20-10811).

Какие задачи можно передать на аутсорсинг?

Консалтинговые компании обычно предлагают такие услуги:

• поиск тендеров;
• подача заявок;
• обжалование в ФАС;
• непосредственное участие в торгах;
• сопровождение на время заключения сделки;
• оформление независимых гарантий.

Нередко на базе консалтинговых компаний открываются удостоверяющие центры. В частности, УЦ оказывают такие услуги:

• оформляют электронную подпись;
• настраивают компьютер;
• регистрируют поставщика в системе закупок;
• помогают получить аккредитацию на торговых площадках.

По сути, поставщик может получить в одном окне весь комплекс услуг: от оформления КЭП до участия в торгах и обжалования действий заказчика в ФАС.

Расходы на тендерное сопровождение зависят от объема работы, который передается на аутсорсинг. В среднем затраты составят от 3,5 тыс. до 97 тыс. рублей. Комплексное обслуживание выгоднее, чем помощь по выборочным этапам работы.

Плюсы и минусы торгов на аутсорсинге

Главный плюс передачи тендерной работы на аутсорсинг — это отсутствие существенных вложений на старте, когда еще не понятно, какую прибыль принесет выход на рынок закупок. Например, пакет услуг по полному тендерному сопровождению может обойтись в среднюю зарплату менеджера по тендерам. 

Стоимость услуг складывается из наполнения тарифного плана и количества закупок, которое в него включено. Также в тарифном плане может быть предусмотрено дополнительное вознаграждение исполнителя при победе клиента. Многие компании, наоборот, предлагают фиксированную цену за участие в тендере любой сложности, не мотивируя своих сотрудников премиями за сложные заказы. 

Еще одно преимущество консалтинговых компаний — четкое взаимодействие специалистов и большой опыт работников. Отзывы о сотрудниках и экспертах обычно публикуют в интернете. 

Специалист по тендерам полностью отвечает за допуск заявок. У некоторых компаний-аутсорсеров есть условие: если заявку отклонили по вине специалиста, закупка не учитывается в тарифе и ее заменяют на другую.

Если «прикрепленный» специалист заболеет, его заменит другой, и работа с тендерами не встанет на паузу. Также не имеет значения часовой пояс и местоположение компании: часто специалисты работают и подписывают контракты от лица клиента через удаленное подключение.

Основной минус в том, что тендерные специалисты не погружены в специфику работы компании и детально не знакомы с товарами или услугами, которые она поставляет. Это может привести к участию в рискованных закупках, возникновению спорных ситуаций с заказчиками или дополнительной нагрузке на руководство компании по выбору профильных тендеров.

---

Итак, в каждом из способов ведения тендерной деятельности есть свои плюсы и минусы. Создание своего тендерного отдела повлечет трудоустройство сотрудников, организацию рабочего пространства и обеспечение всеми необходимыми электронными сервисами для поиска закупок и участия в торгах. Если же отдавать задачи на аутсорсинг, нужно быть готовым к тому, что погружение стороннего эксперта в специфику поставщика потребует времени. 

Создавать собственное тендерное подразделение оправданно, когда объемы заказов позволяют перекрыть затраты на штат и когда специфические знания сотрудников приоритетны для закупочного процесса. 

Наем подрядчика может помочь, когда руководство компании еще не оценило масштабы своего сегмента рынка и не торопится вкладываться на старте, либо задач много — и организация хочет сэкономить время. 

Выбор здесь остается за бизнесом.

Создание тендерного отдела. Аутсорсинг услуг по участию в торгах

С точки зрения ведения предпринимательской деятельности бизнес на рынке государственных, муниципальных и корпоративных закупок — это готовый рынок покупателей по различным видам товаров, работ и услуг. У этого направления есть свои плюсы и минусы.

К плюсам можно отнести:

• Отсутствие необходимости в затратах на рекламу и поиск заказчиков, в содержании для этого большого штата специалистов. Участие и поиск закупок, если вы это осуществляете самостоятельно, — это практически бесплатные процедуры.
• Конкуренция, как правило, ниже по сравнению с другими видами продаж, так как есть ограничения входа — то есть существуют требования к участникам закупки, внесения обеспечительных мер и так далее.
• Широкая география заказчиков — нет привязки к региону.
• Прозрачные условия участия и определения победителя.
• Возможность просчитать свои перспективы получения контракта, посчитать затраты и риски.
• Регламентированные сроки оплаты по контракту и возможность обжаловать закупку без обращения в суд.

Помимо перечисленных плюсов, есть и свои минусы.

• Чтобы эффективно участвовать в закупках, необходимо знать достаточно хорошо нормы 44-ФЗ, 223-ФЗ и множество подзаконных актов и приказов отраслевых министерств и ведомств.
• Требуется первоначальное вложение на приобретение электронной подписи, на внесение обеспечение заявки, обеспечение исполнения контракта.
• Условия контракта жёстко регламентированы, в том числе прописана достаточно серьёзная ответственность за нарушение условий контракта.
• Процедура участия в закупке и заключения контракта занимает определённый период времени и тоже строго регламентированы.

Поэтому когда компания только начинает свою работу на рынке государственных и муниципальных либо корпоративных закупок, не следует весь объём своего бизнеса ориентировать исключительно на данный рынок, особенно если предприниматель начинающий.

1. Адекватная оценка своих ресурсов, шансов на победу и адекватная оценка тех рисков, которые могут возникнуть при участии в закупке, а также уже непосредственно на стадии исполнения контракта. Очень часто, особенно начинающие участники закупки, проигрывают торги, либо возникают проблемы с исполнением контракта, потому что изначально неправильно была дана оценка возможностей его исполнения.
2. Немаловажным моментом, обеспечивающим успех участия в закупках, является знание законов и подзаконных актов.
3. Эффективная организация работы по подготовке заявок, контроль и качественное исполнение контрактов. Организация участия в закупках как процесс представляет собой функцию, которая непосредственно связана с координацией многих задач и взаимоотношений структурных подразделений участника закупки и сотрудников выполняющих соответствующие функции и полномочия. Это распределение ролей, заданий, информации и других ресурсов: процессов, методов, технологии, коммуникации, ответственности, полномочий.

Этапы участия в закупках

Если представить схематично участие в закупке, то это будет несколько этапов, на каждом из которых участник закупки должен дополнительно обеспечить достижение поставленной цели и решение задач для достижения этой цели.

Первый этап, с которого всё начинается — это поиск закупки, при условии, что участник имеет электронную подпись и уже зарегистрирован в единой информационной системе.

Второй этап — анализ условий закупки. К нему участник приступает после того, как найдена закупка, которая подходит под его вид деятельности, соответствует тем условиям, которые он для себя обозначил. Анализируется:

• документация;
• условия проекта или контракта, чтобы понять, выгодно или нет участвовать в этой закупке;
• шансы на победу.

Третий этап наступает, когда принимается решение, что контракт выгоден.

Четвёртый этап — осуществляется разработка стратегии участия в торгах, продумываются варианты исполнения договора, например, возможность заключить договор поставки с заводом изготовителя, привлечь субподрядчиков.

Пятый этап — подготовка и подача заявки. Изучается документация, готовится пакет документов, контролируются сроки на подготовку и подачу заявки, и заявка подаётся.

Шестой этап — непосредственно торги. Здесь важно отметить, что участник закупки заранее должен проработать предельное значение снижения своей цены от начальной максимальной цены контракта, который объявил заказчик. Это необходимо, чтобы предотвратить ситуацию, когда сниженная цена не позволит в дальнейшем исполнить договор.

Седьмой этап — процедура заключения договора. Процедура регламентирована по срокам. Если это конкурс или аукцион, необходимо подготовиться к внесению обеспечения исполнения контракта. В отдельных случаях надо предусмотреть обеспечение гарантийных обязательств, чтобы была возможность их внести.

Восьмой этап наступает после того, как договор контракта заключен — это исполнение договора. Именно от исполнения зависит, получит ли участник прибыль, на которую рассчитывал, участвуя в закупках, не будет ли принято мер по взысканию неустойки, по включению в РПН и другие негативные последствия. Стадия исполнения договора в обязательном порядке должна постоянно контролироваться.

Исходя из анализа этих этапов, участнику закупки необходимы специалисты, обеспечивающие разработку оптимальных стратегий участия в торгах и управления договорами. Специалисты, которые в том числе будут осуществлять анализ результативности и эффективности участия в торгах, то есть теоретики. А также специалисты, которые должны обеспечивать оформление документов, своевременную подачу заявки, техническое сопровождение и участие в закупках.

Для выполнения указанных задач у участника закупки могут быть штатные специалисты или могут быть привлечены сторонние организации либо специалисты, в соответствии с частью 3 статьи 27 Закона о контрактной системе. Полномочия представителей участников закупки подтверждаются доверенностью, выданной и оформленной в соответствии с гражданским законодательством. В соответствии с частью 10 статьи 105 и частью 2 статьи 106 44-ФЗ поставщики и подрядчики, исполнители имеют право направлять жалобы в органы по контролю в сфере закупок и присутствовать при их рассмотрении также не самостоятельно, а через поверенных, при наличии доверенности.

Таким образом, складывается следующая картина организационной модели участия в закупках: распределение полномочий между сотрудниками различных отделов и служб всех этапов участия в торгах либо создание специального структурного подразделения — «тендерного отдела» или «тендерной службы». Хотя в 44-ФЗ и в 223-ФЗ понятия «тендер» отсутствует.

Аутсорсинг

Помимо создания собственного структурного подразделения или возложения функции полномочий на своих специалистов, участник закупки может принять решение о передаче либо всех функций по участию в закупке сторонней организации (полный аутсорсинг) или передать отдельные функции (частичный аутсорсинг).

Варианты аутсорсинга

Возможные проблемы

• Чем больше функций выполняет сторонняя организация, тем сложнее контролировать процесс, причём как в целом, так и его отдельные части.
• Следует отметить, что не все функции и не все полномочия можно передать на аутсорсинг. В частности, не всегда возможно передать поиск подходящих закупок, так как бывают достаточно специфичные предметы закупки, или ситуации, когда участник работает по нескольким узкопрофильным направлениям. Если организация, которой передана функция по поиску закупок эти нюансы не учитывает, то объёмы закупок, в которых вы могли бы участвовать, к вам не попадут.

В целом, выбор одного из этих вариантов делается исходя из кадровых, финансовых, временных ресурсов, уровня компетенции сотрудников, а также с учётом возможных проблем аутсорсинга.

В зависимости от поставленных задач, аутсорсинг может осуществляться на постоянной основе. Это может быть полное сопровождение участия во всех закупках или решение какой-то конкретные проблемы. Например, подготовка и подача жалобы в федеральную антимонопольную службу, анализ документации по конкретным закупкам на предмет возможных рисков исполнения договора.

Привлечение профильной организации должно осуществляться на договорной основе с предварительным изучением предложений на рынке таких услуг, в том числе с целью определения адекватной стоимости.

Договор на аутсорсинг

Договор на аутсорсинг заключается в рамках гражданского законодательства. Рассмотрим, что должен содержать договор.

Для разграничения зон ответственности в договоре необходимо подробно описать конкретные функции, для осуществления которых привлекается организация.

Особое внимание следует обратить на сроки и условия оплаты. Как правило, чем жёстче эти условия, — отсутствует аванс, оплата только после полного исполнения договора, — тем меньше риски заключить договор с фирмой-однодневкой, которая нацелена только на быстрое получение прибыли без гарантии, без обеспечения качества своих услуг.

В договоре обязательно предусмотреть ответственность — неустойку, пени и штрафы за неисполнение или некачественное исполнение условий договора, например, из-за отклонения заявки, подготовленной организацией, на участие в закупке в силу несоответствия требованиям документации.

Также целесообразно предусмотреть солидарную ответственность за вред, причинённый физическому лицу либо юридическому лицу в результате незаконных действий либо бездействия привлечённой организации, совершённых в пределах переданных ей полномочий от участника закупки.

Привлечение участником закупки профильной организации имеет ряд преимуществ, но также сопряжено с некоторым риском.

Преимущества аутсорсинга

1. Освобождение штатных работников от дополнительных обязанностей, связанных с участием в закупках, что обеспечивает более эффективное выполнение сотрудниками своих основных обязанностей — это экономия трудовых и временных ресурсов, можно не нанимать специально обученных сотрудников.
2. Предполагается, что сотрудники профильной организации обладают достаточной компетенцией, необходимыми знаниями и навыками, что соответствует цели обращения участника закупки к их услугам, то есть основная цель — это эффективное и результативное участие в закупках.
3. В случае необходимости такая организация может привлекать к своей работе экспертов различных профилей, что не всегда является возможным для участника закупки.

Наряду с преимуществами, следует обозначить и риски передачи полномочий по участию в закупке на аутсорсинг.

Риски и недостатки при использовании аутсорсинга

Контролировать деятельность сторонней профильной организации, которую участник будет привлекать, как правило, весьма затруднительно. Также сложно сделать вывод о добросовестности выполнения организацией своих функций до того момента, пока участник не увидит конечный результат.

В настоящее время отсутствуют какие-либо квалификационные требования к сотрудникам таких организации, нет требованиий по получению лицензии для организации, которая работает на этом рынке, не существует никакого профильного реестра, куда бы вносились данные организации.

Безусловно, специалисты организаций, предоставляющих услуги на рынке торгов, обучаются на специальных курсах. Однако, насколько уровень их подготовки будет соответствовать вашим задачам, на этапе заключения договора оценить невозможно. Поэтому всегда есть риск передачи своих функций в руки непрофессионалов, что может привести к неэффективному участию в закупке, неподписанию контракта или проблемам на стадии его исполнения. При плохом исходе у участника могут возникнуть финансовые потери и включение его в реестр недобросовестных поставщиков.

Надо быть готовым к тому, что могут возникнуть и коррупционные риски, связанные с передачей своих полномочий. В связи с непрозрачностью и слабой регламентацией на законодательном уровне профильных организаций, которые участвуют в торгах, возникает угроза образование сговора, к примеру, между такой организацией и другими участниками закупки, незаконного взаимодействия с заказчиком и иных злоупотреблений. При этом доказать, что участник ничего не знал, не владел информацией о таких намерениях, о нарушениях, допущенных организацией, действующей от вашего имени и участвующей в торгах, очень сложно.

Выводы

Грамотно подобранная профильная организация обладает достаточно высоким уровнем квалификации, что существенно снижает риски проигрыша в закупках, риски проиграть процесс обжалования и риски возникновения каких-либо проблем на стадии участия в закупке.

Для результативного взаимодействия с такой организацией необходимо составление подробного технического задания, которое составит основу договора. В нём должно быть чёткое разграничение прав, обязанностей и ответственности между участником закупки и организацией, с которой заключается договор.

Участник закупки, если передаёт свои функции и полномочия на аутсорсинг, должен постоянно отслеживать качество работы этой организации, так как в случае ошибок ответственность за неправомерные действия ложится на него.

Перед тем как передавать свои полномочия, участник должен изучить рынок услуг, узнать репутацию организации, найти подтверждение качества оказываемых услуг.

Получить качественную услугу позволит грамотное техническое задание, которое должно включать формулировку того результата, который участник хочет получить от этой услуги.

Необходимо поставить цель — что в итоге должен получить участник.

Следует избегать организаций, которые гарантируют стопроцентную победу в торгах. Это сразу вызывает сомнения, так как 100% победу в торгах не может гарантировать никто.

В результате должен получиться подробный регламент выполнения функций по участию закупках.

ЭЦП для торгов

Важным моментом в заключении договора с профильной организацией является урегулирование вопроса по подписанию документов — чья электронная подпись будет использована: участника закупки или специалиста профильной организации.
Иногда на практике случается такая ситуация: участник нанимает организацию, которая будет подавать заявку. При этом данная организация просит передать ей электронную подпись, то есть, по сути, все действия на электронной площадке будут совершаться участником. Организация, оказывающая услугу, нигде не будет фигурировать.

Следовательно, при подаче заявки, осуществления иных действий в Единой информационной системе и на электронной площадке должна быть использована подпись сотрудника профильной организации, которому участник закупки, как своему представителю, оформляет доверенность. Такая доверенность включается в состав заявки на участие в закупке.

Заключение

В отсутствии специальных знаний разобраться во всех процедурных тонкостях закупок как по 44 закону, так и по 223 нелегко. Для этого требуется целый набор специфических навыков, знаний и умений. Их нужно или самостоятельно освоить, если участник — индивидуальный предприниматель и работает на рынке закупок в единственном лице, — или иметь штат подготовленных специалистов, или передать эти функции и полномочия на аутсорсинг.

Как правило, аутсорсинг экономически выгоден поставщикам и подрядчикам, исполнителям с небольшими объёмами, когда нецелесообразно содержать дополнительный штат сотрудников или проводить их обучение работе в сфере закупок. Также аутсорсинг выгоден начинающим участникам закупок, которые ещё только делают первые шаги и непонятно, станет ли для них это направление деятельности постоянным или нет.

Аутсорсинг часто выбирают поставщики и подрядчики, исполнители, для которых работа на рынке государственных и муниципальных корпоративных закупок является разовым контрактом в силу специфики либо территориального нахождения этого объекта.

В любом случае выбор варианта организационной модели за участником закупки.

Тендерный отдел — это эффективный инструмент тендерных продаж и особенно в условиях нестабильной экономической ситуации. Кроме того, любая компания, рано или поздно сталкивается с необходимостью расширения возможностей для сбыта своей продукции / услуг. Эффективным инструментом для расширения каналов сбыта является развитие тендерного направления. Участие в тендерах и в случае победы заключение контрактов с государственными и коммерческими поставщиками.

Особенного актуально развитие тендерного направления и тендерного отдела в частности в период кризиса, когда коммерческие компании значительно сокращают свои бюджеты или вовсе отказываются от заключения контрактов по ряду не жизненно важных направлений. Государство даже в период кризиса закупает и будет закупать работы, товары, услуги необходимые для нормального функционирования всей страны. Кроме того, государство является надежным клиентом, который платит по счетам.

Тендерный отдел: задачи

Основные задачи тендерного отдела, которые стоит выделить особо это:
• обеспечение участия компании в тендерах
• участие в создании и поддержание имиджа компании
• привлечение новых контрактов через систему тендеров и привлечение новых клиентов, а также удержание / возвращение старых клиентов

Обязательным условием для эффективной деятельности в этом направлении является создание тендерного отдела с квалифицированными специалистами, замотивированными на результат. Об этом и пойдет речь в статье.

Типовая организационная структура тендерного отдела

Давайте с Вами рассмотрим типовую структуру тендерного отдела. Сразу оговорюсь, о том, что структура которую мы с Вами рассмотрим типовая. В крупных компаниях обязанности могут быть закреплены за отдельным специалистом, в небольших компаниях обязанности всего тендерного отдела могут быть перераспределены между одним-двумя сотрудниками.
• Руководитель тендерного отдела
• Заместитель руководителя / главный специалист
• Менеджер / Тендерный специалист
• Помощник менеджера / секретарь

Схема подчиненности выглядит следующим образом:

Распределение обязанностей сотрудников тендерного отдела и типовые должностные инструкции

Одна из стандартных ошибок, которую допускают при создании и развитии тендерного направления это перераспределение функций и обязанностей по подготовке тендеров между специалистами, которые этим ранее не занимались и не имеют достаточных знаний в этой сфере.

Например в дополнение к основных функциям юристу дают и развитие направления по тендерам. Это может быть и не юрист, в некоторых компаниях функции по подготовке тендеров передают секретарю, помощнику руководителя или бухгалтеру. Это неэффективный подход, который в итоге сказывается на результатах работы в тендерах.

Руководитель тендерного отдела:
2.1. Проводит мониторинг объявлений о торгах в различных источниках.
2.2. Согласует участие в торгах с директором Компании или руководителями отделов, исходя из специфики деятельности подразделений.
2.3. Анализирует участие в торгах конкурентов и представляет информацию руководству отделов, необходимую для формирования финансовых предложений.
2.4. Совместно с юридическим отделом принимает участие в составлении запросов на разъяснение закупочной документации;
2.5. Отвечает на текущие вопросы по подготовке документации для участия в торгах представителям подразделений и организаторам тендера.
2.6. Планирует деятельность сотрудников отдела.
2.7. Контролирует подготовку предложений (финансовых и технических) по тендерам, смет и графиков выполнения работ специалистами Компании и определяет сроки предоставления документации специалистами Компании, назначенными руководителями подразделений, в тендерный отдел;
2.8. Контролирует подготовку пакетов документов на тендеры сотрудниками отдела.
2.9. Участвует в заполнении форм документов, в соответствии с закупочной документацией;
2.10. Готовит пакет документов по стратегически важным торгам в соответствии с требованиями закупочной документации.
2.11. Контролирует отправку документов на тендеры;
2.12. Составляет отчетную документацию и предоставляет ее директору компании.
2.13. В случае победы в торгах предоставляет необходимую информацию для заключения договора сотрудникам Компании. Ответственность за изменения в календарных планах, технических предложениях и др., необходимых для заключения договора, возлагается на специалистов подразделений, выигравших торги.
2.14. Информирует юридический отдел о необходимости оформления банковских гарантий и о сроках предоставления документов.
2.15. Предоставляет сведения в бухгалтерию, необходимую для оплаты обеспечений заявок на участие в тендерах и информацию о сроках предоставления платежных поручений в тендерный отдел.
2.16. Отслеживает изменения в Законодательстве, правовой базе по подготовке тендерной документации, проведении государственных закупок и знакомит сотрудников отдела с этой информацией.
2.17. Руководит деятельностью подчиненных, принимает меры по соблюдению ими правил внутреннего трудового распорядка.
2.18. Представляет предложения о поощрении или наложении взысканий на сотрудников отдела, содействует повышению их квалификации.

Ну а сейчас мы с Вами разберем типовые обязанности тендерного специалиста.

Тендерный специалист:
2.1. Участвует в проведении мониторинга объявлений о торгах в различных источниках
2.2. Отвечает на текущие вопросы по подготовке документации для участия в торгах представителям подразделений и организаторам тендера.
2.3. Готовит пакет документов в соответствии с требованиями тендерной документации:
 оформляет предложения (финансовые и технические), предоставленные специалистами подразделений в соответствии со стандартами документации;
 запрашивает в бухгалтерии финансовые данные и документы по Компании;
 запрашивает (в зависимости от требований закупочной документации) справки в различных государственных структурах в рамках подготовки документов по тендеру в зоне своей ответственности;
 по поручению руководителя отдела заполняет формы документов в соответствии с закупочной документацией;
 по поручению руководителя отдела осуществляет сбор документов (учредительных документов, лицензий, дипломов, аттестатов специалистов, копий договоров, актов и др.)
 сканирует, ксерокопирует документы, необходимые для подготовки заявки на тендер.
 организует нотариальное заверение документов, необходимых для подготовки пакета документов на тендер
2.4. Тендерный специалист формирует пакет документов, входящих в тендерную заявку в порядке, определенном организатором закупки и в соответствии с требованиями к документации.
2.5. Организует отправку документов на тендеры и контролирует получение их Заказчиками;
2.6. В случае производственной необходимости выполняет курьерские функции.
2.7. Структурирует информацию о торгах на электронных и бумажных носителях.
2.8. По поручению руководителя отдела составляет письма, запросы, другие документы.
2.9. Готовит ответы на письма и запросы в сфере своей компетенции
2.10. Выполняет поручения руководителя отдела в сфере своей компетенции.

Тендерный отдел и управление процессом

Руководитель (начальник) тендерного отдела осуществляет управление процессом, выполняя планирование, мониторинг, контроль, анализ и принятие управленческих решений. В различных компаниях тендерная работа и процесс управления может быть организован различными вариантами. Но мы рассмотрим стандартный вариант, когда функции руководства тендерного отдела осуществляет руководитель тендерного отдела.

Руководитель тендерного отдела планирует ход процесса в соответствии с количеством согласованных тендеров, используя следующую информацию:
• информация об объявленных тендерах,
• требования организатора закупки, изложенные в закупочной документации,
• информация о результатах участия в торгах

Руководитель тендерного отдела фиксирует результаты планирования во внутренних документах отдела. На практике планировать подготовку тендеров можно используя Excel. То есть вести таблицу с информацией по заказчику, предмету закупки, начальной (максимальной) цене, цене участника, сроках окончания приема документов, сроках подведения итогах и прочей информацией, которая может быть полезна в работе. Данную таблицу можно использовать для отчетности руководству.

Как альтернатива данному варианту, отчетность можно вести в специализированных сервисах и программах.

Тендерный отдел и его технология работы

Давайте с Вами разберем сам процесс работы тендерного отдела в компании поставщика и схему взаимодействия внутри компании.

Тендерная работа начинается с получения информации о проводимых торгах в соответствии с данными о потребности в оказании услуги, полученными от руководства компании. То есть тендерный специалист или руководитель тендерного отдела сначала находит торги с учетом критериев отбора: цена, регион, предмет торгов или иной информации, которая поступает от руководства компании.

Процесс завершается при следующих условиях:
• получение информации о результатах торгов
• доведение информации до заинтересованных лиц внутри компании.

Информация о результатах публикуется в Единой информационной системе или если это коммерческий тендер, то информация может быть получена устно от заказчика или с сайта заказчика. Далее полученная информация передается в профильный отдел через CRM систему, либо по электронной почте или устно. В случае выигрыша дополнительно передается информация о дате размещения результатов торгов, сумме обеспечения контракта и сроках заключения контракта. Далее ответственный специалист за заключения контракта занимается оформлением банковской гарантии и заключением контракта. На практике зачастую функции по заключению контрактов возлагают на юриста компании или специалиста в тендерном отделе. В случае, если заключением контрактов занимается специалист тендерного отдела, то процесс завершается в момент заключения договора с заказчиком.

Необходимыми условиями для продолжения бизнес-процесса тендерного отдела является своевременное согласование участия в торгах с руководством, которое включает в себя первичный отбор, вторичный отбор и окончательный отбор торгов. На этапе первичного отбора руководитель отбирает торги с учетом критериев цена, регион, предмет закупки. На вторичном отборе отобранные закупки анализируются руководителем тендерного отдела и руководителями профильных отделов на предмет целесообразности участия. Анализируется критерии оценки заявки, определяется целесооборазность участия с учетом расходов на командировки и с учетом возможного снижения цены конкурентов.

На окончательном этапе специалистами профильного отдела анализируется технические требования закупки, сроки выполнения. Руководителем тендерного отдела проводится анализ прошедших закупок заказчика по аналогичным закупкам, анализируются цены конкурентов и расчитывается прогноз по возможному снижению по цене. С учетом этих факторов руководством профильного отдела и в случае необходимости, руководством компании принимается окончательное решение о целесообразности участия в торгах.

Тендерный отдел: основные этапы и принципы работы

С точки зрения структурного построения тендерная работа представляет собой систему последовательных действий, направленных на удовлетворение определенных заранее требований и потребностей Компании, включая ограничения по срокам, стоимости, ресурсам с учетом характера и специфики работ по конкретной услуге.

Основные этапы процесса

• Мониторинг объявлений о торгах в различных источниках.
• Согласование с руководителями Компании, руководителями департаментов участия в торгах в соответствии с политикой Компании и спецификой деятельности подразделений.
• Планирование подготовки документации для участия в торгах в соответствии со сроками подачи документов.
• Формирование пакета документации в соответствии с требованиями и в порядке, определенном организаторами торгов.
• Проверка документации на соответствие требованиям.
• Корректировка документации, в случае необходимости.
• Проверка внесения корректив до отправки документации.
• Подготовка пакета к отправке и отправка документации.
• Контроль отправки документации организаторам торгов.
• Контроль результатов участия в торгах.
• Доведение информации о результатах торгов до заинтересованных лиц внутри компании.

Основные принципы выполнения тендерных работ:
Системность – работы организуются и выполняются в соответствии с внутренними стандартами оформления документации Компании и с учетом всей совокупности требований документации.
Последовательность – планирование и выполнение работ происходит в строгой последовательности, при которой последующие задачи используют результаты предыдущих.
Актуальность – работы должны соответствовать актуальным тенденциям и требованиям, изложенным в закупочной документации и законодательных актах.
Результативность – любой пункт работ направлен на достижение конкретного результата, который, в свою очередь, является обязательной компонентой конечного результата.
Конфиденциальность – все полученные внутри компании в рамках выполнения работ материалы, все промежуточные и конечные результаты в любом формате представления являются собственностью компании и их распространение или дальнейшее использование в любой форме не допускается без особого на то разрешения.

Примечание: В тех случаях, когда у Вас возникает подозрение о добропорядочности сотрудников организатора тендера, например когда есть основания предполагать, что конфиденциальная информация с Вашим ценовым предложением может быть разглашена другим участникам тендера рекомендуем Вам обеспечить доставку предложений в последний момент. В последний момент это подача заявки за несколько часов до окончания приема заявок или же подавать заявку непосредственно на вскрытии конвертов.

Источники информации, используемые при оказании услуги

• исходная информация, полученная от Организаторов тендеров (объявление на сайте, извещение об изменении условий проведения торгов; документация для участия в торгах, план закупок, протокол рассмотрения и оценки)
• исходная информация, полученная от Заказчика (в зависимости от условий закупочной документации: методика, методология, концепция, техническое предложение, список специалистов, сведения об опыте, календарный план, финансовое предложение)
• собственная информационная база (образцы документов Компании, формы)

Тендерная работа и документирование результатов

Документирование работы по подготовке документации участника торгов и ее результатов осуществляется с использованием шаблонов документов установленного образца (формата отчета). В компании в качестве отчетного документа может быть принята форма, например подготавливаемая в Excel. Также информация о подготовленных тендерах, о результатах работы тендерного отдела может фиксироваться в CRM системе или иных специализированных программах или сервисах, например в сервисе Тендерплан.Читайте также про обзор системы поиска и системы управления тендерным отделом

Система оплаты и мотивации

Наиболее популярные системы оплаты в области тендеров следующие:
1) оплата за результат
2) фиксированная оплата

В первом случае компания мотивирует сотрудников тендерного отдела на получение результата, т.е. получение новых контрактов для компании. Во втором случае такая мотивация фактически отсутствует.

Возможные вариации системы «Оплата за результат»:
1. Оклад + процент от выигранных тендеров
2. Оклад + фиксированная премия по итогам работы
3. Процент от выигранных тендеров
4. Оплата за каждую допущенную заявку.
Наиболее часто встречающийся вариант оплаты труда для тендерных специалистов в штате – первый и второй, для специалистов на удаленке вариант 3 и 4. Возможны также и вариации, например когда фрилансер готовит только первую часть заявки для аукциона и в случае допуска заявки по первой части получает фиксированную оплату. Вторую часть заявки готовят специалисты заказчика, которые получают оклад и процент от выигранных тендеров или оклад и фиксированную премию.
Несомненный плюс данной системы оплаты труда это мотивация на конечный результат. Заинтересованность и результат при такой системы оплаты труда выше, чем при фиксированной оплате. При условии конечно, что окладная часть не мизерная, а рыночная.

Теперь мы с Вами рассмотрим варианты при фиксированной оплате:
1. Фиксированный оклад
2. Фиксированная оплата за каждую подготовленную заявку
В первом варианте возможны также различные вариации, например когда к окладной части добавляется оплата за переработки. В случаях, когда объем подготовленных тендерных заявок большой и переработок много, то и сумма оплаты переработок может быть также значительной.

Тендерное сопровождение плюсы и минусы

Компании и предприниматели, которые только выходят на рынок госзаказа допускают одну распространённую ошибку. Все тендерное направление компании полностью отдается на аутсорсинг, компании которая занимается сопровождением в сфере тендеров. Основная и главная ошибка заключается в том, что никакая компания, кроме вашей и никакой специалист, кроме Вашего сотрудника не будет так сильно заинтересованы в результате.

Первый минус привлечения аутсорсинговой компании по тендерам это:
— слабая заинтересованность в результате сотрудника, который будет готовить для Вас заявку. Даже, если Вы заплатите приличный гонорар аутсорсинговой компании, то скорее на оплате конкретного сотрудника, который будет готовить Вашу заявку, это особо не скажется.
Второй минус это не всегда высокая грамотность в Вашей тематике, тех сотрудников аутсорсинговой компании, которые будут готовить заявку.
Третий минус это слабый контроль за деятельностью сотрудников, подготавливающих заявки на тендер. Вы не всегда можете точно знать и понимать, работает сотрудник аутсорсинговой компании над вашим тендером и на какой стадии находится проект.

В итоге оплатив за работу приличные деньги Вы можете получить ситуацию при которой нет заинтересованности в результате работ, не высокий профессионализм исполнителе в ваше тематике и отсутствие контроля.

Поэтому отдавать полностью все направление по тендерам на аутсорсинг крайне не рекомендуется. Привлекать аутсорсинговые компании по сопровождению тендеров и фрилансеров можно и нужно, но делегировать нужно только какую то часть задач и контролировать процесс подготовки заявок.

То есть нужен тендерный специалист в компании, который был бы мотивирован на результаты в тендерах, часть функций выполнял сам лично, часть делегировал. Например, подготовку первых частей по аукционам можно делегировать тендерной компании по сопровождению или фрилансеру. Главное, чтобы по вашей тематике у специалистов был достаточный практический опыт.

Делегировать функции по поиску тендеров крайне не рекомендуется, так как для того, чтобы отобрать действительно перспективные и интересные закупки по вашей тематике необходимо глубоко в этой тематике разбираться и уметь анализировать и просчитывать перспективы участия. Специалист, который не разбирается в Вашей тематике, сделать это качественно не сможет.

Основной плюс привлечения фрилансера или компании по сопровождению тендеров это сокращение времени на рутинные операции. Сэкономленное время можно использовать более рационально для получения лучших результатов. Например, отводить больше времени на аналитику. А также возможно увеличить количество обработанных и подготовленных тендеров.

Тендерный отдел – это структурное подразделение, которое создают руководители крупных компаний, занимающиеся организацией закупок (заказчики) или продающие товары, работы, услуги (поставщики). Большим компаниям не обойтись без тендерного отдела,  от него зависит успех всей деятельности и развитие предприятия.

Руководитель, планирующий создать свой собственный тендерный отдел, должен «на берегу» изучить, из каких специальностей состоит коллектив, и каков рабочий функционал каждого сотрудника. Когда каждый работник отвечает за свою область, это помогает быстрее достигать поставленных целей. Грамотное распределение обязанностей – первостепенная задача каждого руководителя.

Сотрудники государственного заказчика должны организовывать и проводить закупки согласно Федеральному законодательству о контрактной системе закупок, поэтому они должны знать 44-ФЗ от А до Я и следить за его актуальными изменениями.

Структура и функционал тендерного отдела организации поставщика

Деятельность сотрудников подразделения организации поставщика сводится к выполнению следующих функций:

1. Оформление/продление квалифицированной электронной подписи.
2. Поиск тендеров согласно особенностям отрасли своей организации.
3. Подготовка документации для участия в закупках согласно требованиям заказчика.
4. Составление заявки на участие в закупке, протокола разногласий.
5. Полноценное сотрудничество с заказчиком, если заявка будет принята.
6. Следить за итогами торгов.
7. Работать с финансовыми учреждениями, когда потребуется банковская гарантия или тендерный кредит.
8. Заключение контракта и формирование сопутствующей документации.
9. Вести системную работу по уже состоявшимся торгам, анализу конкурентов.

Чтобы получить бесплатную консультацию в рамках тендерного сопровождения — просто заполните форму обратной связи или позвоните по номеру: 8 (800) 201-12-78

Это далеко не полный список обязанностей. Подробнее расскажем ниже.

Тендерный отдел поставщика должен не просто вести свою компанию по всем этапам участия в торгах, но и грамотно выстраивать деловые взаимоотношения с другими участниками, относится к ним максимально уважительно. По работе подразделения поставщика заказчик сделает выводы о работе всей компании. Сотрудники тендерного отдела должны быть профессионалами своего дела и грамотно представлять интересы своего руководителя.

Когда в организации нет тендерного отдела, то целесообразно обращаться за помощью к сторонним организациям. Они оказывают как комплексную поддержку («под ключ»), так и на отдельно взятом этапе (локально). Сторонние специалисты составят заявку на участие по всем правилам и проследят, чтобы заказчик ее гарантированно принял.

Структура и функционал тендерного отдела организации заказчика

Внутреннее подразделение компании, которое занимается закупками и обеспечивает проведение торгов, работает по полученному от руководства плану. Должны быть соблюдены сроки на всех этапах, правильно подготовлена соответствующая документация, налажена работа с другими службами компании.

Специалисты заказчика ищут лучших поставщиков для исполнения контракта, выявляют нарушения закона, коррупционные махинации.

Тендерный отдел организации заказчика организовывает и проводит необходимые закупки. У данного подразделения есть свой круг обязанностей:

• Проводить закупки различными способами (аукционы или котировки, закрытые или открытые, для нескольких участников или для единственного поставщика и т.д.).
• Готовить план-график закупок на будущий период.
• Подготавливать необходимую документацию, вычислять средние цены товара, работы или услуги на рынке.
• Своевременно размещать сведения в ЕИС, публиковать итоговые протоколы.
• Сообщать участникам об окончании процедуры и ее результатах.
• Уведомлять выигравшего участника о присвоении ему статуса победителя и направлять ему проект контракта на подпись.
• Вести отчетную документацию по закупкам.
• Консультировать другие службы компании в сфере своей компетенции.
• Хранить все документы по процедуре 5 лет.

Чтобы получить бесплатную консультацию в рамках тендерного сопровождения — просто заполните форму обратной связи или позвоните по номеру: 8 (800) 201-12-78

Этот перечень обязанностей является общим, для каждой компании он может быть своим. Функционал по-разному распределяется между всеми сотрудниками

Сотрудники тендерного отдела сотрудничают с другими подразделениями следующим образом:

1. От руководства получают поэтапный план действий, отчитываются по проделанной работе.
2. От внутренних служб компании отдел получает техническое задание, по которому организовывается закупка, а со своей стороны предоставляют сведения о проведенных процедурах.
3. От бухгалтерии отдел узнает о перечислении обеспечительных мер со стороны победителя, а взамен подают заверенную ответственными лицами компании и победителем закупочную документацию.
4. Юристы готовят необходимые договоры и иную документацию на основе данных, полученных от тендерной службы.
5. При необходимости взаимодействуют с другими подразделениями по различным вопросам.

Руководитель компании должен не только разбираться во всех тонкостях организации тендерного отдела, обязанностях каждого сотрудника, но и соблюдать их права и обязанности. Эти параметры строго прописываются в должностной инструкции каждого сотрудника.

Каким образом распределены обязанности в тендерном отделе?

У каждого сотрудника внутреннего подразделения есть свой четкий круг обязанностей, что помогает достигать высоких результатов. Обязательно тендерный отдел состоит из руководителя и его заместителя.

Директор компании назначает человека на должность руководителя приказом. В функционал руководителя входит контроль над качественной работой подчиненных и обеспечение взаимодействия с другими подразделениями организации.

Заместитель руководителя является его правой рукой и помогает поддерживать налаженную работу всех сотрудников коллектива и выполнение ими своих обязанностей.

Специалист по мониторингу и аналитике осуществляет поиск подходящих закупок, следит за изменениями в Единой информационной системе.

Специалист по торгам регистрирует в ЕИС, настраивает рабочее место, составляет заявку согласно требованиям документации, участвует в торгах, составляет при необходимости жалобу в ФАС.

Юрист следит, чтобы все документы были составлены без ошибок и не противоречили действующему законодательству.

Курьер доставляет документацию, если закупка проводится в «бумажном» виде. В последнее время все процедуры переведены в электронный формат, поэтому эта специальность упразднена без ущерба для работы предприятия.

Мы назвали возможный список сотрудников в штате. При их наличии отдел считается полностью укомплектованным. Количество специалистов может быть разным. Он может состоять из 3-х человек: руководителя, его заместителя и менеджера. Расширять подразделение нужно по мере необходимости и загруженности работой.

Сотрудники подразделения должны вести свою деятельность исходя из требований организации, согласовывать свою работу с директором или руководителем, сдавать готовые документы на проверку.

Как создать тендерное подразделение?

Как было сказано выше, каждый руководитель организации должен знать, как запустить в работу подразделение, отвечающее за закупки. Ниже даем пошаговую стратегию создания внутренней службы.

Принятие решения

Кажется, что тут думать – нужно обязательно открывать тендерный отдел, ведь он ускорит процесс, повысит шансы, приведет компанию к победе. Но это только на первый взгляд, на деле же не все так просто.

Не спешите с созданием подразделения, потому что не всегда есть в этом надобность. Если участие в закупках является для вас основным источником дохода, то тогда отдел необходим. А если планируете участвовать в торгах точечно, например, 3-5 раз в год, то повремените с этим решением. В этом случае оправданно будет делегировать все или 1-2 задачи консалтинговому агентству.

Некоторые руководители ошибочно предполагают, что в случае необходимости можно возложить на сотрудников дополнительные обязанности. Но этот вариант обречен на провал, потому что у каждого работника уже есть свои задачи, которые он стремится выполнить. Дополнительную нагрузку он физически не сможет осилить. Также он может не  быть компетентным в нужной области и наделает ошибок.

Создание полноценной службы должно происходить только после анализа объема закупок, в которых планируете участвовать. Посчитайте расходы на зарплату, налоги, взносы, мебель и офисную технику для кабинета. Затраты могут быть большими, что не позволит вам снизиться достаточно по цене при участии в торгах, и вас будут обходить организации с меньшими издержками.

Оцените, насколько ваша продукция востребована на рынке, нуждаются ли в ней заказчики, сколько закупок проводится в вашей нише. Только после этого принимайте решение о создании службы, отвечающей за закупки.

Необязательно сразу брать в штат 5 человек, начните с 1-2, а потом постепенно расширяйтесь.

Создание отдела на основе KPI

Успешность компании видна по ключевым показателям эффективности. При создании внутренней службы придерживайтесь следующих правил управления, которые уже 15 лет действуют на Западе. Это ключевые показатели эффективности (KPI) — от английского Key Performance Indicators. Каждый сотрудник должен обладать соответствующим уровнем квалификации. Основные показатели эффективности распространяются и на самого директора компании.

При формировании KPI тендерного отдела:

Планируйте  — стратегия в закупочной деятельности очень важна. Ставьте цели, пользуйтесь аналитикой, только так можно контролировать результат. Планы – это непостоянная величина, они могут меняться в зависимости от погодных условий, экономической обстановки в стране, социальных перестроений и т.д.

Организовывайте график работы, режим дня, функции внутри коллектива и свою личную работу.

Координируйте работу тендерного отдела с другими службами компании. Выше мы говорили, что подразделение по закупкам должно взаимодействовать с другими службами (бухгалтерами, юристами и т.д.).

Мотивируйте работников на выполнение своих обязанностей (эмоционально, финансово). Мотивацией для сотрудника может быть работа в престижной организации, карьерный рост. Пусть ведут свое портфолио, на основании которого вы будете выдавать им премию.

Контролируйте весь процесс: отчетность, составление документации, результаты. Приучите работников не только к периодическим проверкам (месячным, квартальным, годовым), но и текущим (после каждой закупки).

Оценка и стремление к KPI сделает работу подразделения более гибкой и приспособленной к меняющимся экономическим и законодательным условиям.

Распределите обязанности

Обязанности каждого сотрудника указываются в его должностной инструкции, которая выдается при приеме на работу. Примерный функционал работников выглядит так:

1. Оформлять/продлевать КЭП.
2. Регистрировать/продлевать регистрацию в ЕИС.
3. Подготавливать и настраивать ПО для работы.
4. Искать и мониторить закупки в ЕИС согласно сфере деятельности своей компании.
5. Оформлять весь пакет документов.
6. Оценивать и анализировать документы, техническое задание.
7. Оценивать конкурентоспособность на рынке.
8. Анализировать проведенные торги.
9. Готовить и подавать заявки.
10. Заказывать/получать соответствующие справки и выписки и заверять их у нотариуса.
11. Следить за новшествами в закупочном законодательстве.
12. Получать тендерные займы и банковские гарантии.
13. Сотрудничать с субподрядчиками.
14. Принимать участие в электронных торгах.
15. Подача запросов на разъяснение документации и условий проведения мероприятий.
16. Следить за изменениями в извещениях и проводимых процедурах и их результатами.
17. Отстаивать интересы своей организации в ФАС и суде, готовить жалобы и иски.
18. Заключать договора.

Чтобы получить бесплатную консультацию в рамках тендерного сопровождения — просто заполните форму обратной связи или позвоните по номеру: 8 (800) 201-12-78

Этот список очень обширный, поэтому не нужно нагружать другого сотрудника из штата, у которого уже есть свои обязанности. Он попросту не потянет нагрузку. И не ждите высоких результатов в начале пути. Нужно постоянно повышать квалификацию своих сотрудников, мотивировать, заинтересовывать в конечном результате.

Можно ли организовать работу тендерной службы удаленно?

Работу тендерного отдела можно организовать удаленно. Что для этого нужно? У каждого сотрудника должны быть:

1. Настроенное программное обеспечение.
2. Наличие электронной подписи.
3. Наличие необходимых для работы программ.
4. Высокоскоростной интернет.
5. Телефон с установленными мессенджерами.

Мы живем в такое время, когда необязательно встречаться лицом к лицу для обмена информацией, документами и т.д. Для  этого есть телефон, email, программы электронного документооборота и многое другое.

Когда весной в нашей стране был введен режим самоизоляции, тендерные продажи нисколько не потеряли. Специалисты и до пандемии работали там, где торги их заставали: дома на кухне, в поезде, на отдыхе. Самоизоляция почти не повлияла на профессию.

Конечно, много людей привыкло работать в офисе, но перестроиться на «удаленку» не составило никакого труда. Госзакупки развиваются, сейчас почти не осталось «бумажных» процедур. С 1 января 2019 года все основные закупки были переведены в электронный формат.

Взаимодействие сторон происходит на электронной торговой площадке, обеспечительные меры также можно вносить, не выходя из дома. Главное, чтобы на вашем специальном счету (счету вашей компании) было необходимое количество денег.

Все говорит о том, что организовать деятельность тендерного подразделения дистанционно можно, руководителю компании нужно только освоить методы контроля каждого сотрудника:

1. Организовать рабочий график, обозначив, что в это время сотрудник всегда должен быть на связи.
2. Видеозвонки.
3. Общий чат с коллективом.
4. Системы учета рабочего времени, которые отслеживают активность пользователя.

Методов контроля за удаленными работниками много, но хорошо, когда руководитель лично знаком с каждым человеком в коллективе.

Критерии для оценки эффективности сотрудников (KPI) могут быть различными. Например, для тендерной службы можно брать во внимание количество найденных контрактов за день, количество подготовленных заявок, количество составленных аналитических таблиц и др.

У каждой компании своя ситуация, руководитель должен интуитивно чувствовать, что приведет к положительному результату.

Иногда могут быть эффективны многоступенчатые варианты KPI. Например, каждый сотрудник за месяц выполняет 5-6 задач. Разделите эти задачи на более мелкие, ставьте сроки исполнения – неделю. Это упростит контроль.

В итоге каждый работник будет понимать, за что именно он получает деньги, научится разделять задачи на важные и второстепенные. А руководитель вовремя будет направлять сотрудника, чтобы тот не успел наделать ошибок.

Ищите во всем баланс, вы же не надсмотрщик с плеткой. Грамотно наладив работу тендерного отдела один раз, он будет сам функционировать как бесперебойный механизм.

Как вам статья?

Заказать обратный звонок

• РусТендер
• Вопрос-ответ
• Участие в тендерах
• Тендерный отдел

Тендерный отдел

23.11.2022

Что вы узнаете из текста: что такое тендерный отдела, какие у него функции, как его сформировать, кто должен входить в штат и с какими должностными обязанностями, какие будут затраты и какие существуют альтернативы отделу 

1. Что такое тендерный отдел

2. Основная цель и задачи тендерного отдела

3. Как компании приходят к решению о создании тендерного отдела

4. Рассчет бюджета тендерного отдела и должностные обязанности

---

Тендерный отдел — это подразделение компании, которое занимается участием в государственных и коммерческих закупках. 

---

Основная цель и задачи тендерного отдела 

Основная цель отдела — это выстроить продажи товаров, работ или услуг компании через тендеры.

Для этого отдел должен решать следующие задачи:

• получить электронную подпись и настроить её работу на пк

• зарегистрироваться в ЕИС и на торговых площадках 

• настроить поиск и отбор подходящих закупок

• анализировать тендерную документацию

• делать запросы на разъяснение 

• принимать решение об участии или согласовывать его

• определение цены

• готовить заявки на участие в выбранных закупках

• организовать открытие спецсчета

• своевременно вносить обеспечение заявки и контракта денежными средствами или гарантией

• участие в торговой процедуре

• подписание контракта

• составление протоколов разногласий к контракту

• составление жалоб в ФАС 

Все эти задачи, конечно, может выполнять один человек, но практически каждая из задач требует много времени и внимания, т.к., к примеру, спешка при изучении тендерной документации может привести к участию и победе в неподходящей закупке и как следствие разрыву контракта и финансовым потерям.

---

Как компании приходят к решению о создании тендерного отдела

Обычно компании идут следующим путём:

1. Анализируют свою нишу

на этом этапе важно понять проводятся ли закупки, в которых вы могли бы принять участие, интересны ли они вам, проходные ли цены у вас

2. Подключают тендерное сопровождение и начинают участвовать

на этом этапе нужно пройти все регистрационные действия, начать участвовать, выиграть первые тендеры и исполнить их

3. Принимают решение о создании собственного тендерного отдела

поняв какой результат приносят тендерные продажи можно принимать решение о создании собственного тендерного отдела

---

Рассчет бюджета тендерного отдела

Далее рассмотрим ситуацию, когда Вы начали участвовать, выиграли первые торги, исполнили контракты, получили прибыль и задумались о создании собственного тендерного отдела.

Первое, что нужно сделать — это рассчитать бюджет. Основной статьей расхода будет ФОТ, поэтому надо решить сколько сотрудников нанимать. Как это сделать? Ведь у всех разное количество закупок, сложность подготовки документов, цена и моржа. Кому-то достаточно будет двух сотрудников, кому-то и 10 будет мало.

Разделим все задачи тендерного отдела на условные два блока, задачи для менеджера и для специалиста:

1. МЕНЕДЖЕР

• поиск и отбор торгов
• решение о принятие участия 
• определение цены
• внесение обеспечения
• взаимодействие с заказчиком 
• общий контроль и ответственность за участие

2. СПЕЦИАЛИСТ

• анализ тендерной документации
• подготовка заявки 
• запросы на разъяснение документации
• участие в торгах
• протоколы разногласий к контракту
• подписание контрактов
• жалобы в ФАС

Из первого блока можно при необходимости и развитии отдела выделить начальника отдела и тендерного менеджера.

А из второго блока выделить тендерного специалиста и юриста.

Должностные обязанности между ними можно распределить следующим образом:

• Начальник отдела — принимает решение об участии в конкретной закупке, утверждает цену, взаимодействует с заказчиком, несет ответственность за работу всего отдела, его эффективность, нанимает и увольняет сотрудников в отдел

• Менеджер тендерного отдела — ищет и отбирает закупки для участия, рассчитывает себестоимость, контролирует сроки подачи и внесения обеспечений, работает с финансовыми организациями по оформлению гарантий и кредитов

• Специалист тендерного отдела — анализирует документацию выбранных закупок, подготавливает заявки для участия, составляет и подает запросы на разъяснение документации заказчика, участвует в торгах, составляет протоколы разногласий к контрактам, подписывает контракты, составляет и подает жалобы в ФАС

• Юрист — анализирует проект контракта перед подписанием, ведет досудебную переписку с заказчиком и защищает интересы в суде

ФОТ одного сотрудника будет в диапазоне от 35 до 200 тыс. рублей и зависит от  региона и квалификации соискателя. Эту информацию легко можно актуализировать, посмотрев вакансии на hh.ru. 

Таким образом ФОТ отдела будет от 70 до 400 тыс. рублей и к этой сумме ещё нужно добавить отчисления в фонды соцстраха в размере 30,2%.

Минимальные затраты в месяц на содержание тендерного отдела состоящего из менеджера и специалиста будут:

• ФОТ — 2 * 35 тыс. рублей = 70 тыс. рублей

• Соцстрахи — 70 тыс. рублей * 30,2% = 22 тыс. рублей

Также дополнительно у Вас могут быть следующие затраты:

• Электронная подпись — 6 тыс. рублей (в год)

• Покупка ПК и оборудования для 2 сотрудников — от 100 тыс. рублей (разово) 

• Система поиска торгов — от 6 тыс. рублей (в год)

Исходя из этих данных можете определить минимальные затраты и целесообразность создания тендерного отдела в вашей компании.  

---

---

©ООО «РусТендер» 

Материал является собственностью tender-rus.ru. Любое использование статьи без указания источника — tender-rus.ru запрещено в соответствии со статьей 1259 ГК РФ

---

Статьи по теме:

Тендерное сопровождение

Что такое тендер?

Электронная подпись (ЭЦП) для торгов