Страцессия это в бизнесе простыми словами

Во многих публикациях нередко мелькает мысль, что любой компании надо проводить стратегические сессии. При этом они часто проходят впустую из-за отсутствия должной подготовки, неправильной организации и непонимания цели мероприятия в целом.

HR-директор Студии Олега Чулакова Анна Ганичева рассказывает обо всех нюансах стратегических сессий и делится опытом недавно проведенного мероприятия.

Что такое стратегическая сессия

Цель стратегической сессии

Тут все индивидуально, у каждой компании она своя. Чаще всего цель — принятие решения о развитии организации. Это и вопросы, связанные с конкретными проблемами, и генерация идей на будущее, и выбор новых направлений развития.

Для своей стратегической сессии мы обозначили следующие цели как приоритетные:

• сформулировать стратегию Студии на три года;
• сформировать единое видение развития компании;
• повысить вовлеченность, мотивацию и сплоченность участников сессии.

Признаки того, что пора провести сессию

Как правило, встречаются такие факторы:

• Изменения внешней среды. Пандемия поменяла рыночные реалии. 
• Обновление команды. Мы, например, по сравнению с прошлым годом сильно выросли с точки зрения руководящего состава и линейных специалистов. 
• Необходимость синхронизировать общее видение дальнейшего развития. Каждое подразделение занимается выполнением своих задач, но при этом должно стремиться к достижению общих целей. 

Кто участвует 

Заказчиком всегда выступает собственник компании. Обычно он и определяет состав участников. Важно, чтобы соблюдался принцип охвата всех стратегически важных направлений организации.

Кто, как правило, присутствует на сессии:

• собственник;
• исполнительный директор;
• коммерческий директор;
• HR-директор;
• руководители бизнес-подразделений;
• руководители внутри бизнес-подразделений;
• в отдельных случаях — ключевые эксперты компании.

Кто должен вести стратегическую сессию

Для того чтобы сессия прошла эффективно, роль ведущего стоит доверить эксперту-фасилитатору, у которого есть опыт проведения таких мероприятий с компаниями, схожими по масштабу и запросу. 

Это представитель третьей стороны, который не предлагает конкретные решения, а помогает участникам сессии выработать их самостоятельно в рамках отведенного времени. Отдать функцию фасилитатора собственнику или кому-то из остальных — идея провальная. Исполнять роль арбитра и при этом полноценно участвовать в обсуждении не получится. 

На что мы обращали внимание при просмотре портфолио:

• сертификация в области фасилитации, тренерской работы, коучинга команд;
• опыт работы на управленческой позиции внутри бизнеса;
• опыт проведения стратегических сессий для компаний численностью от 100 сотрудников.

Подготовка к стратегической сессии

Сначала фасилитатор задает вопрос собственнику: «Что вы хотите получить в результате сессии?» В нашем случае озвучили задачу по выработке стратегической цели на три года. Затем выделили три блока:

• развитие новых направлений;
• люди;
• бизнес-процессы и их автоматизация.

Всем руководителям предложили проработать их для составления плана реализации стратегии. После этого фасилитатор провела анонимный онлайн-опрос участников предстоящей сессии, чтобы понять видение по поводу:

• дальнейшего развития компании;
• сильных сторон и зоны роста;
• возможных действий для реализации стратегии.

Организационные вопросы

Чтобы сессия прошла комфортно и продуктивно, мы соблюдали несколько правил:

• Дата. Не выбирайте рабочий день, чтобы не отвлекаться на ежедневные операционные задачи. 
• Место. Даже не рассматривайте вариант офиса, будете отвлекаться. Нужно сменить обстановку. Необходимо просторное светлое помещение, где есть весь необходимый реквизит: проектор, флипчарты, маркеры. Каждый фасилитатор готовит райдер материалов в соответствии со сценарием.
• Возможность свободного перемещения между командами. Приятно во время перерывов выходить на свежий воздух. 
• Питание. Приготовьте большое количество воды, организуйте полноценные кофе-брейки и обед. 
• Отсутствие отвлекающих факторов. Не забудьте попросить всех выключить звук на своих смартфонах.

Что происходит на стратегической сессии

У нас мероприятие стартовало с выступления собственника, где он представил результаты работы компании за последние пять лет, рассказал о причинах проведения сессии и озвучил результаты, к которым необходимо прийти.

Работа поделилась на несколько этапов:

• формулирование видения работы компании до 2023 года включительно;
• SWOT-анализ;
• генерация идей для реализации стратегии и их приоритизация;
• постановка целей по SMART, составление планов их реализации с указанием сроков и ответственных лиц.

По этим этапам прорабатывались все три блока:

• развитие новых направлений;
• люди;
• бизнес-процессы и их автоматизация.

Во время сессии команды перемещались и перемешивались. В итоге мы получили несколько исписанных флипчартов с идеями и проработанными планами их реализации по всем направлениям.

На что обращать внимание во время сессии

• Следовать таймингу и инструкциям фасилитатора. Он держит ритм, следит за ходом обсуждения и вовремя подключается, чтобы дать следующее задание.
• «Парковать» выявившиеся вопросы. Обычно фасилитатор фиксирует несрочные вопросы на доске, а участники затем ставят себе в план их решение за пределами сессии.
• Не критиковать предложения участников. Важно, чтобы каждый мог спокойно высказать даже нестандартные идеи и при этом тут же не получить в ответ критическое замечание от остальных. 
• Ответственность за активность группы лежит на ее участниках. Фасилитатор готовит сценарий и контролирует его соблюдение, но не несет ответственности за личную включенность и заинтересованность команды. 

Что происходит после сессии

После успешной сессии важно воплотить принятые решения в жизнь. Увы, часто происходит так, что команда снова погружается в операционные задачи, а дела стратегические откладываются на потом. 

Мы уже начали реализовывать следующее:

• презентация итогов стратегической сессии всем сотрудникам;
• контроль реализации планов на ежеквартальной основе тем же составом участников и проведение корректирующих действий.

Основные выводы

Что мы отметили для себя по итогам:

• Синергетический эффект в деле. Каждый понял, что лучшие решения находятся при работе в команде. Например, коллега из смежного подразделения видит картину со стороны, дополняет ее новыми решениями и подходами. 
• Достижение целостности видения. Все участники отвлеклись от текущих задач своего подразделения, переключились на общие цели и увидели, как результаты собственные и отдельно взятой команды влияют на деятельность всей компании. 
• Оценка навыков команды. Собственник видит, как мыслит каждый из руководителей, и благодаря этому понимает уровень управленческого потенциала всей команды. Поэтому после сессии часто проводятся соответствующие обучающие мероприятия. Например, HR-отдел совместно со Школой креативных навыков Chulakov School сейчас запускает курс по управленческим скилам для middle-менеджмента. 
• Сформированная стратегия развития компании. Определились с вектором движения до 2023 года включительно, разработали и уже реализуем план действий по всем приоритетным направлениям.
• Ввод в курс дела остальных сотрудников. Провели презентацию стратегии для всей команды.

Как достичь максимума 

• Стратегическая сессия — это совещание высшего руководства и ключевых сотрудников, где принимаются важные для дальнейшего развития компании решения.
• Причинами для проведения очередной сессии могут быть: изменения внешней среды, обновление команды, необходимость синхронизировать общее видение дальнейшего развития. 
• В мероприятии принимает участие собственник и руководители направлений. Стоит задуматься и о приглашении middle-менеджмента.
• Обязательно наймите фасилитатора. Отдавать эту роль кому-то из своих не стоит, потому что вести сессию и полноценно участвовать в ней вряд ли получится.
• Сценарий сессии прописывается конкретно под компанию.
• Следуйте таймингу и инструкциям фасилитатора, придерживайте выявившиеся проблемы и вопросы, не спешите с критикой идей других участников, будьте активны. 
• Продолжайте работу и после завершения сессии: делитесь итогами с сотрудниками, контролируйте выполнение планов.

Фото на обложке: Shutterstock/Peshkova
Изображения в тексте предоставлены автором

Несколько лет назад к нам обратилась достаточно крупная (более 1000 чел) компания с запросом на проведение стратегической сессии. «Но только чтобы не получилось, как раньше!» — настойчиво требовал руководитель. У них был крайне негативный опыт — они два раза собирались командой топов и оба раза вынуждены были прерывать страт. сессию на половине пути. Кто-то вставал и говорил «хватит ерундой заниматься, пойдем лучше поработаем«. В результате, за термином «страт.сессия» в компании закрепилось четкая ассоциация с чем-то бесполезным.

Мы детально разобрали ситуацию, выяснили, что основными причинами провалов были 3 фактора:

Это достаточно популярные проблемы на стратегических сессиях, хотя и не единственные. Страт. сессия — это мощнейший инструмент развития бизнеса, но в процессе ее проведения многое может пойти не так, как надо.

В этой статье мы разберем подробно, как подготовить и провести стратегическую сессию. Опираемся на наш опыт 200+ стратегических сессий, полученный в 50+ разных секторах бизнеса.

Содержание

1. Что такое стратегическая сессия?

Стратегическая сессия — это формат групповой работы с участием ключевых руководителей и специалистов компании, направленный на разработку среднесрочного (1 год) и/или долгосрочного (3-5 лет) плана развития организации.

Стратегическую сессию делают в начале очередного цикла стратегического планирования (сейчас у большинства компаний он составляет 1 год). Те, у кого поставлено бюджетирование, стараются провести страт. сессию за пару месяцев до финализации бюджетов. Поэтому, большинство стратегических сессий мы проводим в ноябре-декабре. При этом, сейчас мы наблюдаем рост числа запросов на проведение страт. сессий в течение всего года. Это в большой степени связано с более частым чередованием кризисов и циклов деловой активности.

Стратегическая сессия особенно актуальна, если компании находится в условиях неопределенности: резко меняется рынок, условия ведения бизнеса (санкции, приход сильного конкурента, устаревание бизнес-модели,… ).

2. Цель и задачи стратегической сессии

Главная цель стратегической сессии: силами управленческой команды выработать общий курс развития компании, выбрать набор стратегических проектов.

Дополнительные цели: актуализировать понимание рынка и своей позиции на нем, «продать» команде необходимость проведения изменений, объединить команду вокруг Большой цели и согласовать эту цель с сотрудниками, сделать менеджеров причастными к принятым стратегическим решениям (если человек был участником процесса выработки решения, его вовлеченность в реализацию такого решения сильно выше).

Самые популярные задачи стратегической сессии:

Запросы на стратегическую сессию от наших клиентов выглядят так:

3. Признаки того, что пора провести стратегическую сессию

4. Подготовка к стратегической сессии

Перед сессией надо заранее подготовить аналитические данные. Команда не должна терять время на сессии ни на поиск данных, ни на их обработку и проверку. Аналитика, по нашему опыту, — это мощнейший источник новых идей, ресурс для появления энергии, мотивации команды на изменения.

Если не подготовить достаточный объем интересной аналитики, то на стратегической сессии вы получите:

Алгоритм подготовки к стратегической сессии.

По нашему опыту, на стадии подготовки к страт. сессии надо пройти 5 обязательных этапов.

1. Прежде всего подготовить карту “умной аналитики”. Это такой набор данных о рынке, клиентах, конкурентах, о самой компании. Это, как минимум, 10-12 аналитик, которые:

Пример карты аналитик для торговой компании

Все методологии для сбора аналитики мы готовим с учетом специфики бизнеса клиента. Например, при проведении интервью важно задать правильные глубокие вопросы, вскрывающие боли клиента и недооцененные возможности. А при анализе данных продаж надо посмотреть на разные срезы (по клиентским сегментам, каналам, конфигурациям продукт-сервис), проанализировать, какие факторы влияют на рост и доходность.

Если вы готовите стратегическую сессию самостоятельно, то это не повод остаться без аналитики. В этой статье вы найдете список ТОП10 самых популярных аналитик, используемых на страт. сессиях.

2. Затем, когда карта аналитик и методики готовы, мы собираем аналитические данные. Это может делать команда, если внутри достаточно ресурса и компетенции. Часть данных, требующих узкой экспертизы, могут собирать внешние аналитики и эксперты.

Оптимальная конфигурация: консультанты проводят обучение (например, по технике проведения интервью с Клиентом), а сбор данных (проведение самих интервью) распределяется среди клиенто-контактирующих сотрудников. Наш опыт показывает, что чем больше данных собрала команда, тем лучше она погрузилась в текущую ситуацию на своем рынке. Тем меньше проблем во время страт.сессии — уже нельзя обесценить аналитику: «что вы тут нам подготовили? мы с этими цифрами не согласны«. Но при этом, важно, чтобы для большинство участников увидело аналитику впервые только на сессии. Это дает эффект любопытства и новизны, рождает креативную энергию.

3. Следующий этап — верификация данных. Нет ничего хуже, чем споры в достоверности данных. Они уведут участников далеко от цели страт. сессии, создадут неуверенность в принятых решениях. Поэтому мы рекомендуем, чтобы среди участников страт. сессии обязательно были те, кто готовил аналитики. При возникновении сомнений они объяснят, из каких источников взята информация, подтвердят ее достоверность. Поэтому, чем больше данных будет собрано силами команды Клиента, тем лучше.

4. Вся аналитика, подготовленная к стратегической сессии должна быть хорошо визуализирована (минимум воды, наглядные графики, цветовые триггеры). Информацию менеджеры должны считывать моментально. Долгое ковыряние в простынях цифр убивает творческую энергию. Да и то, что 15-20 ключевых людей компании оторваны от работы — делает это время очень дорогим.

5. Когда все данные готовы, мы делаем архитектуру стратегической сессии. Последовательность работы с аналитикой должна учитывать нюансы восприятия и естественные биологические циклы. В начале дня лучше запланировать работу с творческими заданиями, с soft данными. Когда команда раскачалась, можно подбросить цифры и тренды, для глубокого анализа. Перед обедом и конце рабочего дня, когда участники устали, хорошо сработают групповые упражнения, острая дискуссия повышает уровень вовлеченности и энергии.

Пример архитектуры подготовкстратегической сессии.

Можно ли провести стратегическую сессию без аналитики?

Да, можно, но есть высокий риск получить минимальное разнообразие идей. По сути, участники будут работать только с тем, что уже есть в их головах. Такие сессии могут быть продуктивны для клиенто-контактирующих сотрудников (продавцов, сервиса, передней линии). У них уже есть достаточный объем опыта, можно выгружать и переваривать его прямо во время сессии. Для топ-менеджеров, которые часто отрываются от рынка, от Клиента — проведение сессии без аналитики — достаточно опасно. Скорее все мы получим те же решения, которые уже доминировали в организации до мероприятия.

Какой минимальный набор аналитики необходим?

Наш опыт показывает, что стоит подготовить, как минмум, два блока данных:

Как может быть сформулирован стратегический вопрос?

В десяти последних страт сессиях мы видим такой список самых популярных страт. вопросов.

Мы проанализировали карты аналитик, которые мы использовали при подготовке последних 20 страт. сессий 2021-2022 года. Вот ТОП-5 самых популярных аналитик, которые повторялись из одной стратсессию в другую:

Примеры аналитик для стратегической сессии

В этом видео Максим Поклонский делает тренинг команде заказчика по методике проведения интервью с B2B-Клиентами. Видео приведено в сокращенном виде.

Больше примеров умной аналитики можно найти в описании нашей самой популярной услуги: «Разработка бизнес-стратегии»

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, где мы делимся бизнес-кейсами:

5. План и этапы подготовки стратегической сессии

Безусловно, структуру каждой стратегическую сессию надо планировать индивидуально, исходя из задач, состава участников, ресурса времени,… Здесь приведена типовая структура, которая подойдет для большинства случаев.

Если вы хотите заказать проведение стратегической сессии — свяжитесь с нами!

6. Участники стратегической сессии

Нужен ли собственник(и) на стратегической сессии? Мы считаем, присутствие собственника(ов) необходимо. Исключение — когда собственник совсем не участвует в операционной работе компании. Мы видим, что участие собственника повышает статус сессии, добавляет команде ответственности за ее результаты. Но совсем не обязательно включать собственника в состав мини-групп на этап мозгового штурма (это стоит делать только, если он хорош в роли модератора — умеет слушать и давать людям высказаться).

В большинстве случаев стратегическую сессию надо проводить с участием ключевых сотрудников — тех 20% людей, которые по правилу Парето отвечают за 80% результатов в компании. Оптимальное количество — от 7 до 20 человек. В нашем опыте были и стратегические сессии на 30, 60 человек. В таких случаях тщательная подготовка сессии становится ключевым фактором успеха. Надо оценить риски, хорошо подготовить модераторов мини-групп, сделать детальные инструкции команде.

Есть несколько типажей, о которых надо сказать отдельно:

Вас может заинтересовать:

7. Заказывать стратегическую сессию или проводить самим?

Модератор может быть внутренним — одним из топов. Но делать так стоит только если вы сильно ограничены в бюджете. Как правило, это снижает эффективность сессии.

Если модератор не топ-менеджер, ему не хватит авторитета. А если он топ, ему полезнее принять участие в мозговых штурмах, генерировать и отбирать идеи вместе с командой. Кроме того, модерато может активно влиять на выработанные решения. Поэтому мы рекомендуем вам брать внешнего неангажированного модератора (фасилитатора).

Модератор стратегической сессии должен быть профессионалом. Эта работа требует большого объема накопленного опыта, многочисленных прохождений через процесс фасилитации команды. Стратегическая сессия похожа на воздушный бой — очень мало времени, и очень дорого каждое неверное время. Конфликт между топами может за 10 минут выйти на недопустимый уровень эмоциональности.

Чем отличается модератор от фасилитатора?

Ведущего стратегической сессии могут называть модератором или фасилитатором, однако между этими ролями есть отличия.

Задачи модератора (фасилитатора) на стратегической сессии:

Посмотрите кейсы по разработке стратегии

8. Как выбрать ведущего стратегической сессии?

Модератор — это специалист, который проводит управленческую команду через этапы стратегической сессии, решая поставленные перед сессией цели. Это своего рода проводник группы управленцев в темному лесу, его цель — вывести команду к свету, к выработке новых идей развития, к коллегиальному принятию важных решений.

Фасилитатор — это очень похожая роль, но с более мягкими формами работы. Фасилитатор дает команде гораздо больше свободы на выбор пути. Архитектура сессии (этапы их результаты) прописываются только рамочно. Чем профессиональнее ваша команда в стратегировании, тем больше в работе ведущего будет фасилитации, а не модерации.

При выборе ведущего для вашей страт. сессии рекомендуем посмотреть “под лупой” на следущее:

9. Когда и где проводить стратегическую сессию?

Мы рекомендуем придерживаться ряда правил — это позволит провести вашу стратегическую сессию эффективно:

Эта статья на 100% основана на опыте проектов, сделанных для наших уважаемых Клиентов. Именно их (порой очень непростые) задачи помогли нам сформировать стройную методологию проведения стратегических сессий. И она вышла хорошо адаптируемой для компаний, работающих в разных нишах и бизнес-моделях.

Читайте дальше! Это еще не все 🙂

Один из немногих случаев работы с консалтинговыми структурами, когда результат полностью соответствовал ожиданиям! Консультанту удалось сплотить и увлечь коллектив компании, выделить из коллектива компетентную рабочую группу, которая смогла генерировать практические идеи для разработки стратегии развития компании.

Разобрались в бизнес-модели и выбрали по какой идём, сформировали портфель продуктов, начали активно работать по маркетингу и продажам, запустили пилотный проект на новом рынке. Спасибо за очень полезный для нас интернет-аудит, пользуемся активно сейчас. Динамичная и полезная страт. сессия, в предвкушении реализации 🙂 Нравится, что у вашей команды разный опыт, вы с разных сторон смотрите на ситуацию. Понятные сопроводительные документы — шаблоны для сбора аналитик и т.д.

10. Шесть возможных ошибок при проведении стратсессии

Что может пойти не так? Все!) Вот перечень самых важных рисков, реакцию на которые вам необходимо продумать заранее.

При правильной подготовке и выборе модератора все эти сложности не должны стать серьезной помехой для проведения сессии.

11. Можно ли проводить стратсессию онлайн?

Оффлайн формат всегда предпочтительнее. Эффективность тесного общения и качество дискуссии в онлайне снижается, иногда в разы, особенно при плохой связи. Тежело технически организовать процесс так, чтобы каждый видел всех. Страдают soft-элементы коммуникации: эмпатия, чувство локтя, мимика, интонация — все это тяжелее считывать, не находясь рядом с человеком. В онлайне гораздо проще «выключиться», заняться посторонними делами. А нам нужно активная вовлеченность всех участников в работу на стратегической сессии.

Поэтому, если есть возможность, то стратегическую сессию всегда надо проводить в оффлайн формате.

Кейс. В самый разгар эпидемии Сovid мы были вынуждены организовать страт. сессию для крупной дистрибьюторской компанией в онлайн формате. В Zoom собрались 27 участников, каждый из дома. Мы разделили их мини-группы. Очень четко прописали инструкции по работе групп. Осознанно выбрали модераторов в каждой группе, сделали им тренинг.

В каждой группе одним из участников была наша команда, с подключением на отдельном ноутбуке. Это позволило в онлайне контролировать дискуссию, оперативно подключаться при появлении затруднений. В итоге было сгенерировано 300+ идей, достигнуты поставленные перед сессией цели.

12. Как провести стратегическую сессию и получить результат?

Наш опыт говорит, есть целый ряд неочевидных ошибок. Не надо их повторять, если хотите достичь максимального эффекта от сессии:

Чек-лист по проведению стратегической сессии

13. Итоги стратегической сессии

В конце стратегической сессии мы должны получить целевой результат, ради которого собрались. Чаще всего, по нашему опыту, Клиенты хотят получить по итогам сессии:

Дорожная карта (Action-план) по реализации стратегии

14. Что делать после стратегической сессии

Самое важное после окончания сессии — быстро перейти к реализации ее решений. Типичная ошибка — команда была очень вдохновлена на мероприятии, но с понедельника все снова погружаются в операционку, руководство не выделяет достаточно внимания и ресурсов для реализации стратегических проектов. Все эффекты сессии уходят в песок, в организации «страт. сессия» становится синонимом пустой болтовни, потери времени.

Рекомендуем в ближайшие дни после стратсессии:

Популярные услуги:

15. Нужна ли внешняя помощь после стратегической сессии?

Execution (исполнение) — это ключевой фактор успеха в реалиации любых стратегий. Плохую идею можно улучшить в рамках настойчивой реализации. А самую лучшую стратегию можно слить в бездействии и забалтывании.

Чтобы понять, нужна ли вам внешняя помощь в реализации, пройдитесь по этому чек-листу.

Вам скорее всего не нужны пост-сопровождение и помощь консультантов во внедрения стратегии, если:

Если по большому числу пунктов ваш ответ «нет», то лучше поискать консультанта или интерим-менеджера для помощи в реализации стратегии. С ним вы должны двигаеться быстрее, а скорость в проектах развития критически важна. Медленный темп расхолаживает, снижает мотивацию команды. И возникает риск того, что стратегия потеряет актуальность, рынок поменяется, конкуренты реализуют свои стратегии быстрее.

Если вы хотите заказать проведение стратегической сессии — свяжитесь с нами

Мы уточним целевые результаты, подготовим предложение. Наш опыт разработки стратегий в 50+ различных секторах и отраслях позволит разработать оптимальное решение под ваши цели и задачи.

Бизнес не может развиваться хаотично и нуждается в регулярных корректировках среднесрочных и долгосрочных планов. Чтобы упорядочить развитие, найти точки масштабирования и составить персональный стратегический план, используются разные инструменты. Групповой формат работы с участием руководящего состава и ключевых специалистов компании лежит в основе проведения стратегической сессии. От грамотного подхода к организации этого взаимодействия в коллективе зависит эффективность его проведения.

Что такое стратегическая сессия

Некоторые специалисты подменяют местами такие понятия как тактика и стратегия. Принципиальное отличие между ними в том, что первое представляет собой уже сформулированный план, а второе – перечисление способов достижения цели. Таким образом, стратегическая сессия — это совещание высшего руководства, где принимаются решения о формировании бизнес-процессов, заключении партнерских отношений, реакции на рыночные изменения и так далее.

Стратсессия может проводиться в начале или конце производственного цикла. Чаще всего за основу определения точки отсчета берется финансовый год. Четких ограничений по периоду проведения не существует, каждая организация ориентируется на собственные потребности.

Сразу стоит оговориться, что такой формат взаимодействия не является тимбилдингом или тренингом в привычном понимании, хотя имеет одной из целей упрочнение корпоративных связей и не носит развлекательного характера. Разительно отличается и от мозгового штурма присутствием элемента новизны, отсутствием четкого понимания, как действовать в создавшейся ситуации, а не решает конкретную задачу.

Цели и задачи стратегической сессии

Главная цель стратегической сессии – определение общего направления развития бизнеса. В качестве дополнительных может быть установлено:

• решение конкретных возникающих по ходу проблем;

• генерация идей для реализации движения в новом направлении;

• обсуждение дальнейшей работы в рамках изменившихся условий.

Пример: необходимо провести оптимизацию затрат на рекламу – сократить бюджет на 3%.

Задачи же отличаются большей конкретизацией и могу быть следующими:

• донести до других участников необходимость проведения структурных реформ;

• сплотить коллектив вокруг новой стратегической цели;

• организовать совместный поиск новых точек роста компании, применяя аналитику текущей деятельности;

• согласовать приоритетные направления;

• принять решение о выходах на новые рынки, привлечение инвестиций и прочее;

• вовлечь топ-менеджеров в общее принятие решений.

Наиболее востребованными и чаще запрашиваемыми в сфере продаж считаются: разработка стратегии роста, сессия по обновленной линейке продуктов, поиск новых каналов сбыта.

Признаки того, что пора провести стратсессию

Основными факторами, свидетельствующими о том, что проведение стратсессии стало необходимостью, являются:

1. Внезапно произошедшие изменения на рынке (период пандемии, введение торговых ограничений) или появление новых законодательных актов, способных повлиять на бизнес-процессы.

2. Расширение штата – увеличение количества линейных руководителей и необходимость синхронизировать их действия. Единый принцип работы поможет быстрее достигать поставленных задач (рост показателей, увеличение прибыли, расширение производства).

3. Компания завершила предыдущий стратегический цикл, и возникла нужда в формировании нового направления.

Важно не упустить момент и своевременно провести мероприятие.

Подготовка к стратегической сессии

Для того, что чтобы сессия стратегического планирования была эффективной, к ней надо как следует подготовиться. Для начала – собрать воедино аналитическую информацию по текущим параметрам деятельности. Это могут сделать как сотрудники компании, так и привлеченные специалисты. Далее нужно провести верификацию полученных значений и подготовить визуализацию.

Популярными вариациями сбора аналитики являются:

1. По требованию собственника

2. Отраслевой бенчмаркинг

3. Тренды по конкурентам

4. Анализ SWOT

5. Анкетирование и таргетированный опрос клиентов

Как правило, формат групповой работы рассчитывается на количество участников от 4 до 9 человек. Такой состав обеспечит объективность принимаемых совместных решений и создаст пул экспертности. При отсутствии ключевых позиций руководителей внутри фирмы к участию могут быть привлечены эксперты, дистрибьюторы, партнеры, основные клиенты и даже поставщики.

Помимо всего прочего, при подготовке к стратегической сессии осуществляется поиск соответствующего мероприятию помещения, закупаются канцелярские принадлежности и флипчарты. Решается вопрос с тем, кто будет вести процедуру и каким образом будет организовано питание участников. Организационные вопросы имеют немаловажное значение для успеха.

План проведения стратегической сессии и этапы

Стратегическая сессия, проведенная без преждевременного планирования, превратится в банальное совещание, на котором придется еще и потратить драгоценное время, простыми словами объясняя, что это такое и для каких целей все руководство оторвали от работы. Поэтому каждое такое мероприятие формируется с нуля и учитывает все особенности текущего положения организации, поставленных задач и целей. Конечно, существует типовая структура, но ее редко используют без дополнительных корректировок.

Определение целей

На первом этапе, после представления участников стратегической сессии друг другу, каждому дается слово для описания собственных ожиданий и результатов. Для того, чтобы нацелить всех присутствующих на конструктивную беседу, важно обозначить круг стратегических вопросов. Для этого в самом начале собственник, его представитель (уполномоченный) или модератор определяют круг проблем и задач. Также могут быть озвучены ожидаемые итоги на выходе.

Как пример, компания переходит на новый способ реализации продукции в оффлайн формат и закрывает физический магазин. Необходимо перераспределить обязанности между линейными руководителями и декомпозировать для каждого задачу. Далее выявляются проблемы, мешающие безболезненно перейти на новый уровень. Формируется портрет потенциального покупателя и целевой аудитории.

Маркетинговые инструменты и текущее положение

На основе текущего положения компании рассматривается ассортимент, конкурентные преимущества и основные инструменты, применяемые для продвижения.

Стратегии развития

Формируется методика достижения поставленной цели путем рассмотрения различных позиций видения ситуации участниками сессии. Также разрабатывается учетная политика, пути взаимодействия с клиентами, типовые соглашения с поставщиками. На этом этапе важно запустить креативное мышление. Ведущий может предложить использовать реквизит для упрочнения внутриколлективных связей.

Обсуждение бизнес-процессов

Как правило, принятие конкретных решений требует наличия ряда согласований. Это стоит предусмотреть в плане проведения стратегической сессии. Могут быть рассмотрены сценарии ускоренного запуска выработанного плана или порядок упрощения какой-либо процедуры. Так как на мероприятии присутствуют ключевые руководители, есть возможность уточнить требования и пожелания отделов к выдаче подтверждения, перехода на следующий этап.

Проведение голосования и рассмотрение предложений

Через высказывание альтернативных предложений проводится оценка сформированных мнений. Такой формат позволяет оценить, какой видит компанию и ее развитие каждый специалист высшего ранга.

Отбор ключевых стратегий для проектов

Ядро проведения работы – отбор инициатив, призванных повлиять на результаты деятельности организации. Обычно к рассмотрению принимаются в среднем 7-9 идей, получивших максимальный отклик аудитории.

Подведение итогов

На финальном этапе команда фиксирует, к решению каких вопросов удалось прийти, а также оформляется итоговый протокол.

Если кратко, программа стратегической сессии выглядит следующим образом:

• определение текущего положения компании;

• формирование целей и понимание места организации на рынке, к которому руководство стремится;

• анализ статистических документов;

• поиск и рассмотрение оптимальных решений;

• выбор стратегии развития;

• подробная разработка программы действий.

Кто участвует в стратсессии

Инициативной стороной и заказчиком проведения стратегической сессии для руководителей компании, как правило, выступает собственник или конечный бенефициар. Поэтому к участию привлекаются все принципиально важные и причастные к деятельности отделы. Зачастую это топ-менеджмент и руководители среднего звена, напрямую контактирующие с линейными производителями. Это важно для понимания текущего положения дел, формирования мотивации не только для управляющих звеньев, но и при внедрении основных идей в круги подчиненности.

Типичный состав стратсессии выглядит следующим образом:

1. Учредитель (собственник)

2. Коммерческий, генеральный, финансовый и исполнительный директора

3. Руководитель отдела кадров

4. Начальники отдельных отделов и бизнес-подразделений

5. Ведущие эксперты компании

Оптимально привлекать к участию не более 20% руководящего состава предприятия. Рекомендуется приглашать ряд специалистов, не связанных с коммерцией – сотрудников бухгалтерии, логистического и тендерного отделов. Чтобы рассмотреть ту или иную ситуацию «изнутри» можно пригласить непосредственных исполнителей, например тех, кто обладает лидерскими качествами и пользуются влиянием внутри коллектива.

Провести сессию может представитель компании или приглашенный специалист.

Кто должен вести стратегическую сессию: выбор ведущего

Основная задача проведения стратегической сессии состоит не в том, чтобы собрать руководящий состав компании на 1 день вместе, а в том, чтобы продвинуть бизнес вперед. Именно поэтому к выбору ключевого участника процесса – ведущего – стоит подойти с особой тщательностью. Важно учесть следующие аспекты:

• положительный опыт проведения и знание основных правил стратегической сессии;

• наличие рабочих кейсов, отражающих экспертность специалиста;

• образование или повышение квалификации в области тренерской работы или профессии коуча;

• опыт построения общения с топ-менеджментом или работа на руководящих должностях;

• умение изложить краткий план о построении стратегической сессии и том, как ее провести с учетом потребности конкретной организации;

• понимание конечных целей и того, что будет являться итогом групповой работы.

В качестве ведущего может выступать модератор, в задачи которого будет входить решение всех текущих задач. Эксперт проводит команду через все этапы мероприятия. Похожая роль и у фасилитатора, с одним лишь отличием, что вся архитектура процесса будет обозначена схематично, тем самым участникам открывается больше свобод при формировании стратегий. Модерация отличается от фасилитации четкостью алгоритмов и набором методов проработок.

Часто собственники предпочитают нанимать стороннего профессионального ведущего. Все дело в том, что время вовлекаемых в коммуникацию руководителей, стоит очень дорого. Поэтому отвлечение от бизнес-процессов должно пройти максимально продуктивно и привести к результату. Основными преимуществами такого подхода являются следующие:

1. Специалист модератор-фасилитатор может разработать оптимальный сценарий проведения сессии, максимально способствующий достижению поставленных целей.

2. У профессионала имеется богатый арсенал специальных упражнений и инструментов, упрощающих процесс коллективной работы и способных в нужный момент разрядить напряженную обстановку.

3. Эксперт обладает навыками управления вниманием команды, способен в нужный момент исключить из дискуссии деструктивных участников и провести перенастройку отношения к ситуации.

4. Организует качественную визуальную составляющую процесса с применением специализированного софта и флипчартов.

5. Обеспечит непредвзятость при необходимости использования «взгляда со стороны». Как пример, если руководитель принял решение выступать в роли ведущего самостоятельно, он всегда будет настаивать на собственном видении ситуации и игнорировать мнения оппонентов.

Не лишнее, если у ведущего будет иметься представление о структуре компании, понимание начальных данных и финальных стремлений. Также важны его компетентность в обсуждаемых вопросах и личная харизма. Особенно ценятся черты «скрытого лидера», способного грамотно направить участников на поиск решений так, чтобы они считали это исключительно своей заслугой. Психологи утверждают, что только в этом случае принятые идеи будут реализованы на практике. Но здесь тоже важно не перетягивать все внимание на себя, все же в основе групповой проработки лежит решение конкретных вопросов, а не любование талантами модератора.

Сценарий стратегической сессии

Сценарий во многом зависит от требований собственника к тому, как проводить стратегическую сессию, от контакта ведущего с командой и конечных целей. Тем не менее, типовой алгоритм выглядит следующим образом:

1. Текущее положение компании. По времени 1,5-2 часа. Блок необходим для формирования общего видения ситуации всеми участниками. Демонстрируются аналитические отчеты и проекты, наглядно отражающие состояние дел. Обсуждаются основные цели проведения сессии и разъясняются организационные вопросы. Рассматривается предназначение работы компании в разрезе применяемых инструментов маркетинга и ключевых корпоративных ценностей. Может быть собрана информация об ожиданиях специалистов от результатов сессии и перечень основных проблем, с которыми сталкиваются линейные руководители. По результатам этого блока возникает понимание имеющихся «брешей» предприятия и круга проблем, требующих вмешательства.

2. Составление SWOT-анализа. В основу групповых решений ложатся индивидуальное понимание необходимости внедрения тех или иных перемен. Каждому участнику сессии предлагается на основании имеющихся у него данных расписать все стороны отобранных факторов, определить значимые параметры и проанализировать данные. В среднем занимает 4-6 часов.

3. Сведение параметров, поиск оптимальных решений. Здесь начинается коллективное сотрудничество. Участникам раскрывается методика под названием SWOT-анализ, принцип ее действия и для чего она нужна. После этого все данные с третьего блока вносятся в визуальную матрицу. При необходимости могут быть созданы отдельные команды для обсуждений, или модератор приводит необходимые для поиска решения дополнительные примеры. Процесс формирования, обсуждения, внесения предложений и иногда споров может занимать от нескольких часов до половины дня в зависимости от слаженности работы.

4. Финальная презентация итогов. Подготавливается участниками (или отдельными командами) с целью определить, насколько принятые решения закрывают имеющиеся проблемы, потребности компании. Проводится в свободной форме и чаще всего требует визуального, речевого сопровождения. Могут быть заданы дополнительные вопросы, при необходимости рекомендованы доработки.

По завершению указанных блоков сама стратегическая сессия считается официально законченной, однако впереди еще проработка стратегии и этапов внедрения принятых решений.

Закрытие стратегической сессии: итоги и выводы

После того, как основная проектно-стратегическая часть сессии официально завершена, рабочей группе может быть предложено продумать возможности и способы внедрения принятых решений. Но в общем порядке на финальном этапе подводятся итоги и делаются выводы – над чем еще придется работать. Так, основным набором по закрытию сессии являются следующие документы и процессы:

• перечень идей с присвоенным им рейтингом важности и приоритета по реализации;

• стратегические инициативы, вынесенные на обсуждение между отделами и на уровень топ-менеджмента;

• приоритетные направления в развитии (среднесрочные и долгосрочные);

• сформированная общая картина будущего роста компании и перенастройки бизнес-процессов;

• определение необходимости проводить модернизацию/реструктуризацию в обозримом будущем;

• стратегии и планы продвижения;

• сформулированные и переосмысленные ценности компании, ее корпоративные правила и акцентные направления развития.

Каждый участник по итогу получает мощный синергетический опыт и делает выводы:

• о состоянии дел в смежных отделах;

• об альтернативных подходах к решению задач;

• о целостности видения развития организации;

• о необходимости повышения соответствующего опыта и навыков у членов команды;

• о том, соответствует ли принятая стратегия развития текущей рыночной ситуации, охватывает ли приоритетные направления развития;

• о заинтересованности и мотивации у коллектива к развитию бизнеса.

Собственнику и высшему руководству важно проследить, чтобы принятые на сессии решения имели практическое применение, и не затягивать с их внедрением.

Что делать после сессии

Для некоторых компаний стратегическая сессия ассоциируется исключительно с тимбилдингом. Это происходит потому, что время проходит, а принятые решения так и остаются в файлах презентаций. Поэтому следующим этапом должна стать детальная проработка реализации сформированного плана. Вот, что может в этом помочь:

1. Разделить проекты на короткие этапы и постепенно их вводить.

2. Регулярно проверять контрольные параметры и вносить корректировки.

3. Проводить короткие отчетные сессии для определения степени взаимодействия руководства и подчиненных.

4. Выбрать специалиста из числа сотрудников компании или нанять нового на должность проект-менеджера. В его задачи будет входить контроль процесса реализации проектных решений.

5. Разделять ответственность специалистов разных отделов за выполнение отдельных задач, принятых в ходе сессии.

6. Отслеживать прогресс внедрения и мотивировать отличившихся работников.

Обеспечить пост-сопровождение реализации итогов стратегической сессии – важная задача для собственника. Иначе мероприятие окажется неэффективно. Грамотный подход – постановка злободневных вопросов и практическое решение имеющихся проблем помогут преодолеть застой в развитии и станут толчком к переходу на качественно новый уровень.

Не стоит рисковать деньгами и временем, лучше сразу обратиться к профессионалам. Компания UP business имеет богатый опыт в организации эффективных стратегических сессий. Глубокая проработка вопросов, современные технологии и наличие практических знаний позволяют нам отвечать за результат и гарантировать отличную организацию процесса на каждом этапе. Заказать у нас стратегическую сессию 

Частые ошибки при проведении

Несмотря на то, что групповое взаимодействие руководителей компании активно реализуется ведущими корпорациями мира, многие учредители в России не понимают, зачем нужны такие мероприятия. А некоторые, имея негативный опыт, считают их и вовсе бессмысленной тратой ресурсов. Но если привлечь экспертов к организации и учесть распространенные ошибки, можно не только по-другому взглянуть на положение компании на рынке, но и увидеть реальные пути преодоления сложностей.

Частые ошибки при проведении групповых мероприятий:

1. Нарушения при расчете тайминга. Иногда хочется вместить большой объем информации в ограниченный отрезок времени, что приводит к пропускам отдельных этапов и недопониманию участников. Для преодоления этой проблемы грамотный модератор обычно предлагает 2 варианта – программы максимум и минимум.

2. Низкая вовлеченность и отсутствие мотивации у присутствующих на сессии. В качестве решения можно привлечь грамотного ведущего, обладающего обширным инструментарием и знаниями, как снять эмоциональное напряжение, провести разогревающие упражнения для активизации креативного мышления.

3. Негативный настрой ввиду личных предубеждений. Подробное разъяснение плана проведения сессии, ответы на все интересующие вопросы и организация комфортной атмосферы снимут отрицание.

4. Ошибочный выбор места проведения, отсутствие питания и плана. Не стоит забывать, что стратегическая сессия – это не развлекательное мероприятие, поэтому не стоит снимать пафосный ресторан в центре Москвы и удивляться, почему у собравшихся отсутствует рабочий настрой.

5. Низкое качество используемых аналитических данных.

6. Отсутствие конструктивных диалогов.

7. Недостаток идей и креативных решений.

Специалисты UP business помогут вам избежать большинства ошибок при проведении сессий.

Стратегическая сессия – действенный инструмент, который при продуманном подходе сплачивает команду вокруг решения основных производственных задач и построения действенных бизнес-процессов.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Что лучше: проводить стратегическую сессию самому или заказать у агентства?

Все зависит от конкретной ситуации и внутренней структуры компании. Например, если предприятие не имеет опыта в проведении подобных мероприятий, в штате отсутствует эффективный руководитель проектов и ряд экспертов, лучше не рисковать и делегировать процесс организации агентству. Как показывает практика, более восьмидесяти процентов успеха корпоративного мероприятия зависят именно от подготовительного этапа.

Где и когда нужно проводить стратсессию?

Оптимально проводить стратсессию по окончании операционного года или перед его началом. С точки зрения выбора локации – лучше выбрать выезд загород в комфортные для всех участников дни (не в законные выходные). Для того, чтобы процесс был неразрывен, отличным вариантом будет предусмотреть 2-3 дня с тщательной проработкой логистики и подходящими условиями проживания и питания.

Можно ли провести сессию онлайн?

Период пандемии позволил многие процессы перевести в онлайн формат и отшлифовать до качественной реализации. Однако стоит помнить, что для коммуникации на должном уровне придется обеспечить высокое качество связи, а также быть готовым к тому, что некоторые элементы общения придется опустить. Также уровень квалификации ведущего должен быть безупречным, чтобы обеспечить вовлеченность всех участников в процессы.

Можно ли провести стратегическую сессию без аналитики?

Теоретически – да, возможно. Но это высокий риск глубоко не проработать все проблемные места текущего положения организации. У команды будет недостаточно информации для принятия стратегических решений, особенно если они имеют прямую привязку к количественным или качественным характеристикам. Чаще всего не обращаться к статистике могут только линейные сотрудники, непосредственно задействованные в процессе. Руководители же подразделений могут упустить важные данные, что приведет к ошибкам.

Какие факторы влияют на успех проведенной сессии?

Для того, чтобы стратсессия прошла максимально продуктивно необходима ее тщательная подготовка. Внимание к каждой детали поможет вовлечь в процесс всех участников и создаст творческий настрой на весь период. Кроме того, важны такие аспекты, как постановка актуальных вопросов, ответственный подход к выбору участников мероприятия и итогам.

На что стоит обратить особое внимание при подготовке статсессии?

Особое внимание стоит уделить выбору ведущего мероприятия. От его навыков и умений зависят организация процессов, общий настрой участников, тайминг и скорость решения сложных ситуаций (споров, конфликтов и т.д.).

Что такое стратегическая сессия?

Стратегическая сессия – это совещание, на котором обсуждаются глобальные, стратегические вопросы жизнедеятельности компании.

Это специальный формат совещания. Стратегическая сессия отличается от обычных, текущих повседневных планерок, «летучек», «пятиминуток» серьёзностью вопроса, глубиной подготовки и тщательностью организации.

Чаще всего на сессиях разрабатывается стратегия и перспективный план развития организации.

Но могут рассматриваться и другие вопросы:

• разработка миссии, видения, ценностей;
• решение производственных проблем;
• повышение эффективности и т.п.

Обычно в стратегических сессиях участвуют первые лица компании, ключевые сотрудники, узкие специалисты и эксперты. При этом в зависимости от обсуждаемого вопроса состав участников совещания должен уточняться.

По времени подобные форматы встреч проходят от нескольких часов до 2-3 дней. Может быть запланирована цепочка совещаний.

Как обстоят дела обычно. И в чём проблема

Стратегические сессии в российских компаниях — явление редкое. У нас ещё не сформировалась культура, когда к решению производственных вопросов привлекается широкий круг сотрудников. А разделение труда и специализация лишь усложняют данную ситуацию. Вот пара иллюстраций.

Нет карты, нет компаса

Вопросы стратегии обычно — удел высшего руководства компании. Она вынашивается в кабинете генерального директора и ближайших его заместителей. Остальные руководители и сотрудники не знают, куда движется компания. Они работают и планируют свою деятельность в режиме «здесь и сейчас», не имея планов на перспективу.

По опыту, если попросить руководителей и специалистов показать план на год, то у значительного количества из них плана не окажется. А если попросить составить, то почти все мероприятия будут запланированы на 2-3 месяца вперед, не более.

Это говорит о следующем: а) они не умеют планировать; б) у них нет основы для планирования, нет контекста, ориентиров; в) они настолько погружены в «текучку», что не задумываются о развитии своего подразделения или функции.

Лебедь, рак и щука

Нередко бывает так: руководители и специалисты одного отдела решают свои вопросы без учета мнения других отделов и заинтересованных коллег. А между подразделениями наблюдается конфликт целей и сбой в координации.

Совместного обсуждения «в коридорах на ходу» или на обычных совещаниях — явно недостаточно не по глубине проработки вопроса, не по времени его обсуждения, чтобы повысить согласованность.

Обсуждение в формате «отправил готовый документ на согласование по почте или в системе электронного документооборота», тоже имеет ряд недостатков. Как правило, такое согласование затягивается по времени, понять текст труднее, коммуникация по почте сложнее, автор склонен защищать исходный вариант проекта и сопротивляется вносить в него правки, так как является «родителем» этого документа и укоренился в своей точке зрения при его разработке. В итоге, нередко этот формат согласования происходит поверхностно и «для галочки». 

Преимущества проведения стратегических сессий

Регулярное периодическое проведения стратегических сессий в компании — это принципиально другой подход к управлению нежели был описан выше. И имеет ряд преимуществ.

Одна голова хорошо, а две — лучше

По моему глубокому убеждению, в современном мире всё чаще встречаются ситуации, для решения которой будет недостаточно экспертности одного сотрудника. Перед компаниями встают междисциплинарные проблемы и решать их надо комплексно и совместно. Да и сама компания представляет собой систему, а значит и решать вопросы лучше системно.

Взгляд с высока

Стратегическая сессия — это прекрасная возможность встряхнуться от текучки,  поднять голову и посмотреть на всё с высока, оказаться как бы над ситуацией, задуматься о существующем положении дел, о перспективах, о планах на будущее.

Взгляд в одну сторону

Так как стратегические сессии — это группой формат работы, они позволяют всем участникам сессии выработать общее, согласованное понимание обсуждаемого вопроса, будь то оценка текущего положения дел или выработка плана развития. Это не значит, что участники утратили свою индивидуальность, свой взгляд и отношение к происходящему, но теперь они «смотрят» в одну сторону, в одном направлении и в одном контексте.

Взгляд с «передовой»

На стратегические сессии рекомендуется приглашать широкий круг участников из разных подразделений компании, разных уровней иерархии — всех, кто будет полезен для обсуждения заданного вопроса. Если так, то первые лица компании могут получить информацию с «передовой, с «полей» напрямую без различного рода фильтров, что называется «из первых уст». Кстати, в обратную сторону канал так же работает. Иногда случаются откровения.

Картина будущего — основа для планирования

Разработанные на стратегической сессии видение, миссия, дорожная карта развития кампании, принятые решения по проблемным вопросам — все это становится основой для планирования работы различных подразделений, руководителей и специалистов. Теперь у них есть «картина будущего», «образ будущего», вектор движения. И основываясь на этом, можно декомпозировать общий план компании в планы работ на более низких уровнях иерархии.

Учёт мнения заинтересованных лиц

Приглашая на стратегическую сессию широкий круг заинтересованных лиц, устанавливая атмосферу открытости и равенства, мы тем самы способствуем тому, что на сессии вырабатываются «взаимовключающие» решения. То есть такие решения, которые будут не взаимоисключать, а включать, учитывать мнения других коллег. Это повышает скоординированность работы и реализуемость принятых решений.

Выше осознанность. Выше лояльность

Когда мы размышляем над какой-либо темой или обсуждаем её с кем-то, то осознанность в данной вопросе повышается: мы думаем, следовательно, глубже понимаем. Так и на стратегических сессиях участники осознают свои позиции, понимают точку зрения других, цели компании становятся яснее, принимаемые решения — прозрачнее.

Высокая осознанности в совокупности с участием в разработке решения (а ещё если учтена точка зрения участника) приводят к тому, что лояльность к принятым решениям и плану действий выше. А значит можно ожидать более качественное исполнение работ.

Пример из практики

В начале 2021 года ко мне обратился директор одной компании, мой давний заказчик. Основная идея запроса была следующая: провести стратегическую сессию с отделом продаж, в рамкой которой совместно разработать целевые показатели на 21 год. И при этом, «чтобы менеджеры по продажам понимали откуда появились эти планы, чтобы цифры не были для них «как снег на голову», чтобы они были «заряжены» на их достижение» — сказал он мне.

Мы провели сессию. В результате получили систему целевых показателей: общая выручка по компании, выручка по направлениям, общее количество клиентов, количество клиентов категории А, Б, С, средняя выручка по клиенту, средний чек и др. Так же разработали план мероприятий по подразделениям и по должностям, которые приведут к достижению поставленых целей.

Все довольны. Компания (руководители и сотрудники) получили ясные цели и план действий. Руководители донесли свои ожидания членам команды. Менеджеры по продажам благодарны, что их пригласили к обсуждению и что их мнение было учтено.

Заключение

Стратегическая сессия, фасилитация, модерация — это новые слова для российского бизнеса. А использование этих инструментов — другая культура, другой подход к управлению нежели существующий сейчас во многих компаниях, когда руководитель замыкает все на себе.

Стратегическую сессию следует проводить, если руководитель желает привлекать к разработке решений своих подчиненных и коллег, получая взамен следующие положительные эффекты: глубокую осознанность и ясность целей, учёт мнения всех заинтересованных и лучшую координацию, повышенную лояльность к принятым решениям и приверженность к их исполнению.

Ни одна компания в мире не живет в воображаемом мире вне социума. Каждый руководитель фирмы, отдельного подразделения должен понимать значимость сплоченности команды, правильности целей, которые ставятся сотрудникам. Не стоит забывать и о том, что есть особый инструмент, который помогает наладить рабочие процессы в режиме «здесь и сейчас», а также в долгосрочной перспективе. Именно таким инструментом выступают стратегические сессии.

Многие специалисты сетуют, что любая компания должна хотя бы изредка, но проводить подобные сессии. При этом мероприятие зачастую проходит без реальных результатов, отсутствием правильной подготовки, неверной организации, а также без правильной постановки целей для проведения сессии.

Что представляет собой стратегическая сессия: цели, участники, особенности проведения

В качестве стратегической сессии выступает совещание, в котором принимают участие сотрудники «высшего эшелона» власти в компании (непосредственные руководители), а также ключевые сотрудники. Именно в ходе данной сессии возможно принять важнейшие решения для компании, определить новые направления работы, выявить перспективных партнеров, а также презентовать различные бизнес-модели, которые будут использоваться в организации в будущем.

Если вы сталкиваетесь с понятием стратегической сессии впервые, то резонно возникает вопрос о целях ее проведения. Они индивидуальны для каждой корпорации, ведь именно глобальная цель компании своя собственная. В основном на стратегической сессии ставится цель по поиску решений и направления развития и роста компании. Данные вопросы ориентированы на имеющиеся проблемы, которые есть в фирме, а также направлено совещание на поиск новых идей, чтобы реализовать их в будущем.

Если усреднить и найти классические цели, которые могут быть поставлены на рассмотрение во время проведения стратегической сессии, то в качестве приоритетных можно выделить:

• Формулирование стратегии развития компании на ближайшую перспективу (2-3 года);
• Формулирование единого видения развития организации;
• Повышение вовлеченности, мотивации, а также уровня сплоченности всех участников, которые пришли на сессию.

Вы можете спросить: «А есть ли какие-то признаки, которые указывают на необходимость проведения стратегической сессии?». Ведь подобные цели и задачи, которые ставятся в ходе этого мероприятия, могут решаться в течение всего периода работы компании, к примеру, на внеочередных совещаниях.

Действительно, если факторы, которые способны прямо указать на то, что в компании следует провести стратегическую сессию:

• Меняется внешняя конъюнктура рынка. В частности, если вы только начали жить и существовать как корпорации, а пандемия нарушила все ваши цели, то следует подумать над новыми.
• Вы обновляете штат. К примеру, сильно возрос руководящий состав, благодаря расширению бизнеса и появлению новых отделов.
• Необходимо синхронизироваться с тем, чтобы понять, смотрите ли вы все в одну сторону. У каждого подразделения в корпорации есть своя задача, которая помогает фирме оставаться на плаву и получать прибыль. При этом следует регулярно проверять, не сбился ли флюгер с той цели, которая изначально стоит перед корпорацией в целом.

Итак, если вы понимаете, что каждый из представленных признаков относится к вам, то стоит начать собирать стратегическую сессию. В качестве заказчика всегда будет собственник организации. Именно он и решает, кто будет принимать участие в сессии и какой состав участников на ней будет. Помните, следует соблюдать принцип охвата всех направлений работы компании. Так, в состав участников на стратегическую сессию приглашается собственник бизнеса, генеральный директор, директор по коммерции, директор отдела кадров, руководители подразделений и внутри подразделений, иногда могут быть приглашены ключевые специалисты фирмы, которые являются незаменимыми экспертами по тому или иному вопросу.

Помните, что указанный список участников стратегической сессии различен для той или иной корпорации. Ведь собственнику бизнеса виднее, кого следует приглашать для рассмотрения целевых задач фирмы, а кто может навредить в принятии того или иного решения. Кроме того, собрать всех сотрудников – не есть основная цель сессии. Важно определяться лишь с ключевыми игроками в бизнесе, которые помогают добиться успеха вашей компании.

Кто ведет стратегическую сессию?

Для качественного и эффективного проведения стратегической сессии важно найти ведущего. В качестве него может выступать эксперт-фасилитатор. Перед тем ,как нанимать его, следует удостовериться в наличии у специалиста соответствующего опыта в проведении аналогичных мероприятий в других компаниях, которые имеют тот же масштаб и запрос, что и ваша фирма.

Иными словами, ведет сессию абсолютно сторонний человек, которому нет никакой важности в принятии того или иного решения в отношении любого из ваших вопросов по целям собрания. Его ключевой задачей стоит помощь участникам сессии определиться самостоятельно в тех направлениях развития бизнеса, которые будут для фирмы предпочтительнее. Не стоит думать, что собственник компании или ее генеральный директор на отлично справиться с задачей по проведению такого собрания. Ведь у этих «игроков» есть собственные цели, которые они могут навязать всем собравшимся. Именно поэтому лучше всего отдавать роль ведущего стратегической сессии представителю третьей стороны.

При выборе ведущего следует руководствоваться следующими характеристиками:

• Изучить сертификаты специалиста в области фасилитации, тренерства, коучинга бизнес-проектов;
• Имеется ли опыт работы специалиста в качестве управленца внутри конкретного бизнеса;
• Имеет ли опыт проведения стратегической сессии для компаний определенной численности штата.

Если ваш кандидат соответствует данным требованиям, то, поздравляем, ведь вы нашли идеального ведущего стратегической сессии.

Готовимся к стратегической сессии

Перед проведением к любому важному мероприятию, следует подготовиться. В частности, фасилитатор в обязательном порядке узнает у собственника бизнеса о тех результатах, которые он хочет добиться по окончанию сессии. После этого ему необходимо выделить три ключевых блока, с которыми он будет работать (развиваем новые направления, ориентирование на людей, разрабатываем бизнес-процессы и их автоматизируем).

Каждый руководитель получит возможность самостоятельно проработать эти направления, а также поучаствовать в составлении плана по реализации основной стратегии компании. Затем фасилитатор проведет анонимный опрос в онлайн – формате, чтобы определиться с их видением дальнейшей жизни компании, сильных и слабых сторон фирмы, а также ее точек роста, понять о возможных действиях, чтобы реализовать ту или иную стратегию.

Лишь по окончанию подготовительной работы, ведущий передаст план мероприятия собственнику на согласование.

Для создания комфортных условий проведения сессии и ее продуктивности, важно иметь ряд правил, которые должны соблюдать участники мероприятия:

• Определение с датой проведения. Не стоит выбирать рабочий день, чтобы не отвлекать руководителей от их основных обязанностей.
• Место проведение. Не следует рассматривать в качестве места по проведению сессии свой офис. Само ваше помещение будет отвлекать от нужного лада. Поэтому следует несколько сменить обстановку, выбирая просторное и светлое помещение, где у вас будут все возможности для проведения сессии (проектор, маркеры и пр.).
• Наличие возможности свободно перемешаться между командами. Так, продумайте, чтобы участники сессии могли выйти в период отдыха на свежий воздух.
• Не забывайте о питании. Закупитесь питьевой водой, закажите кейтеринг.
• Устраните все отвлекающие факторы. Помните, что важно также отключить мобильные телефоны, чтобы сессия прошла максимально «вовлечено».

Если вы будете руководствоваться такими правилами, то проблем с проведением, а именно с организационными вопросами по проведению стратегической сессии, у вас не должно возникать.

Что таит в себе стратегическая сессия?

Начало мероприятия всегда совпадает с выступления и приветственного слова от собственника бизнеса. Он обязательно рассказывает о результатах работы компании за отчетные периоды, о той необходимости, почему была проведена стратегическая сессия.

Вся работа в рамках мероприятия строится на основе следующие этапов:

• Сформулировать направления работы компании в плановом периоде;

• Провести SWOT-анализ;
• Сгенерировать идеи по реализации стратегии и выявить их самые приоритетные;
• Поставить цели и составить план реализации с установлением сроков и ответственных лиц.

Внутри каждого большого блока прорабатывают небольшие блоки, которые связаны с развитием новых направлений работы компании, определением места каждого сотрудника в реализации целей корпорации и выявлением бизнес-процессов, которые помогут достичь нужной цели. Помните, что когда проводится подобное мероприятие, то все его участники будут постоянно “перемешиваться” между собой, определяя лучшие команды, которые помогут разработать приоритетные направления в работе компании. Именно благодаря такому свободному перемещению на стратегических сессия усиливается командный дух корпорации, ставятся преимущественно важные и достижимые цели ее развития.

В процесс проведения стратегической цели обязательно обращайте внимание на следующие основные моменты:

• Соблюдайте тайминг и ключевые инструкции, которые поступают от фасилитатора. Именно он позволяет держать верный ритм работы, руководит ходом полемики, а также вовремя способен подключиться, чтобы предоставить для решения новое задание.
• Фиксируйте не важные вопросы, но которые помогут в будущем добиться основной цели развития бизнеса. Это поможет обратить внимание на работу компании вне сессии.
• Не критикуйте предложения участников сессии. Помните, что важно создать доброжелательную атмосферу, где каждый участник способен высказаться по делу, предложить свое видение решения той или иной проблемы.
• Будьте активны. Не стоит думать, что отсидевшись на сессии, вы чего-то добьетесь. Чем активнее будет работать каждый участник мероприятия, тем большее количество вопросов можно будет проработать с максимальной пользой.

А что происходит по завершению сессии? Если вы правильно соблюдали все рекомендации ведущего, то точно знаете, что вам удалось определить ключевые цели развития корпорации. Следовательно, остается только начать их воплощать.

Правда, довольно часто компания, проведя удачную стратегическую сессию, вновь полностью погружается в операционные вопросы. Стратегия развития корпорации вновь откладывается. Помните, что так вы никогда и ничего не добьетесь, а ваш бизнес будет стоять на одном месте. И все будет хорошо, если на рынке не найдете более конкурентоспособный игрок, который “потопит” вашу компанию, сделав все, чтобы завоевать нужный кусок от работы. Поэтому, если вы решились на проведение стратегической сессии, правильно подошли к вопросу ее организации, а также успешно реализовали мероприятие, то не откладывайте в долгий ящик проработку поставленных целей.

Кроме того, после стратегической цели каждый сотрудник понимает, что именно он должен делать и в каком направлении работать, чтобы принести пользу всей корпорации. Участники, которые работали в разработке целей, помогут другим специалистов погрузиться в новые направления развития бизнеса, тем самым создавая еще более мощный командный дух.