Бланк
документа —
это стандартный лист бумаги с нанесенными
на нем постоянными реквизитами.
На
рабочем поле бланка, предназначенном
для переменной информации, могут также
размещаться символические графические
знаки (ограничительные отметки): уголки,
линии и т. п., которые служат ориентирами
при оформлении документов, указывают
место размещения переменных реквизитов,
отмечают места для пробивки отверстий
под подшивку документов.
ГОСТ
Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных
формата бланков документов: А4 (210×297
мм) и А5 (148×210
мм) (Соответствуют
Международному стандарту ИСО 216:1975).
В делопроизводстве также находит
применение формат A3(297×420),
используемый для подготовки больших
таблиц, диаграмм, схем в качестве
приложений к различным видам документов.
Согласно
ГОСТ Р 6.30-2003 каждый лист документа,
оформленный как на бланке, так и без
него, должен иметь поля не
менее:
20
мм — левое;
10 мм — правое;
20
мм — верхнее;
20 мм — нижнее.
Для
организации, ее структурного подразделения,
должностного лица стандартом установлены
следующие виды документов: общий бланк,
бланк письма, бланк конкретного вида
документа.
Общий
бланк используют
для изготовления любых видов документов,
кроме письма. В зависимости от учредительных
документов организации, общий бланк
включает в себя реквизиты 01 (02 или 03),
08, 11, 14.
Бланк
письма в
зависимости от учредительных документов
организации включает в себя реквизиты
01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости,
ограничительные отметки для верхних
границ зон расположения реквизитов 11,
12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.
Для бланков писем
характерны два варианта размещения
постоянных реквизитов в рамках выделенной
зоны — угловое и продольное.
Бланк
конкретного вида документа, кроме
письма, в зависимости
от учредительных документов организации
включает в себя реквизиты 01 (02 или 03),
08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные
отметки для границ зон расположения
реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.
5. Унификация и стандартизация документов.
Любой
документ функционирует совместно с
другими документами. Совокупность
взаимосвязанных документов, используемых
в определенной сфере человеческой
деятельности, называется системой
документации. Рационально организованный
комплекс взаимосвязанных документов,
созданный по единым правилам и требованиям,
применяемый в определенной области
деятельности, называют УНИФИЦИРОВАННОЙ
СИСТЕМОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ (УСД).
Составление
документов в процессе деятельности
организации является процессом
обязательным, но организация и управление
характерны разнообразием и повторяемостью
рабочих ситуаций и действий по их
разрешению. Отсюда возникает необходимость
в унификации и стандартизации документов.
Суть
унификации сводится к сокращению
неоправданного многообразия документов,
приведению к единообразию их форм,
структуры, языковых конструкций и
операций по обработке, учету и хранению.
Суть
стандартизации заключается в возведении
в норму, обязательную для применения,
оптимальных правил и требований по
разработке и оформлению документов,
принятых в установленном порядке для
всеобщего и многократного их применения
в делопроизводстве. Результаты разработки
при этом оформляются в виде:
1) межгосударственных
стандартов (ГОСТ);
2) Государственных
стандартов (ГОСТР);
3) Отраслевых
стандартов (ОСТ);
4) Стандартов
предприятий, учреждений и организаций
(СТП).
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
Вопрос 11. Понятие и виды бланков ОРД
Бланк документа — это стандартный лист бумаги (формат), с нанесенными на нем постоянными реквизитами. На рабочем поле бланка, предназначенном для переменной информации, могут также размещаться символические знаки («уголки», «отрезки прямой линии», «крестики»), которые служат ориентирами при оформлении документов, указывают начало и конец размещения переменных реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов — А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм). В делопроизводстве также находит применение формат АЗ (297 х 420 мм), используемый для подготовки больших таблиц, диаграмм, схем в качестве приложений к различным видам документов — письмам, постановлениям и др.
Бланки документов следует изготавливать на плотной белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Согласно ГОСТ Р 6.30-2003, каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм — левое;
10 мм — правое;
20 мм — верхнее;
20 мм — нижнее.
Рекомендуемые материалы
На верхнем поле посередине (см. рисунок) при составлении многостраничных документов на второй и последующих страницах наносится номер страницы. Номер пишется арабскими цифрами без указания слова «страница» и его сокращенных вариантов («с.», «стр.»), знаков «тире» (черточек).
Бланки документов проектируют и оформляют в соответствии с приложением А к ГОСТ Р 6.30-2003 (в пособии см. рис. 2.1, 2.2).
Стандартом установлены следующие виды бланков документов:
— общий бланк;
— бланк письма;
— бланк конкретного вида документа.
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
Общий бланк согласно учредительным документам организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14. Образец бланка — см. рис. 2.3.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, в целях ускорения оформления, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20. Для бланков писем характерны два варианта размещения постоянных реквизитов в рамках выделенной зоны — угловое и продольное. Образцы соответствующих бланков см. рис. 2.4, 2.5, 2.6.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, 10, 14, и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19. Образец бланка см. рис. 2.7.
Рис. 2.3. Образец общего бланка организации
«ТЕМА 14. Обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве» — тут тоже много полезного для Вас.
Рис. 2.4. Образец углового бланка письма организации
Рис. 2.5. Образец продольного бланка письма организации
Рис. 2.6. Образец продольного бланка письма должностного лица
Рис. 2.7. Образец бланка конкретного вида документа организации
1
Требования к оформлению и виды бланков документов Бланк документа — это стандартный лист бумаги (формат), с нанесенными на нем постоянными реквизитами. На рабочем поле бланка могут размешаться символические знаки («уголки»; «отрезки прямой линии», «крестики»), которые служат ориентирами при оформлении документов, указывают начало и конец размещения реквизитов, на левом поле отмечают места для отверстий под подшивку. Эти знаки называют ограничительными отметками.
2
3
Требования к оформлению и виды бланков документов ГОСТ Р устанавливает два стандартных формата A4 210 x 297 мм A5 148 x 210 мм, а также применяют А3 297 x 420 мм Бланки должны иметь поля не менее (мм) левое 10 — правое 20 — верхнее 20 — нижнее 20 мм 10 мм 20 мм
4
Виды бланков документов Стандартом установлены следующие виды бланков документов: — общий бланк; — бланк письма; — бланк конкретного вида документа
5
Виды бланков документов
6
Общий бланк используют для изготовления любых документов кроме писем. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 14 ограничительные черточки для реквизитов 11 и 12. Виды бланков документов
7
Образец общего бланка организации
8
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, в целях ускорения оформления, ограничительные отметки границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20. Расположение реквизитов блан- ка письма (продольный вариант). Виды бланков документов
9
Для бланков писем характерны два варианта размещения постоянных реквизитов в рамках выделенной зоны угловое и продольное.
10
Образцы бланков письма
11
Бланк конкретного вида документа, кроме письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, (02 и 03), 08, 10, 14 и при необходимости ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19. Расположение рекви- зитов бланка конкрет ного вида документа (угловой вариант) Виды бланков документов
12
Бланк конкретного вида документа организации Бланк конкретного вида документа структурного подразделения Виды бланков документов
13
мм 10 мм 20 мм 10 мм Бланки допускается изготавливать типографским способом или воспроизводить с помощью средств вычис- лительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. При изготовлении бланков типографским способом размеры шрифтов выбирают в зависимости от количества печатных знаков в реквизите. Требования к оформлению документов
14
Требования к оформлению бланков документов При этом следует соблюдать следующие правила: простое и удобное расположение реквизитов, соблюдение пропорций между толщиной линий типографского набора и компьютерного текста. Допускается реквизит 08 (наименование организации) печатать рисованными шрифтами
15
Реквизиты 01,02,03 располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08. Реквизиты 08,09,10,14, трафаретные места для реквизитов 11,12,13 размещаются в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов: центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зон расположения реквизитов); флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). Требования к оформлению бланков документов
16
17
Расположение реквизитов на бланке на двух языках Требования к оформлению бланков документов
18
мм 10 мм 20 мм 10 мм Особые требования к изготовлению, учету, использованию и хранению предъявляются к гербовым бланкам. Эти требования в отношении воспроизведения реквизита 01 оговорены Федеральным конституционным законом «О государственном гербе Российской Федерации» от 25 декабря 2000г. 2-ФКЗ (с изм. и доп. от 9 июля 2002 г.). Требования к оформлению бланков документов