Список обязательных реквизитов любого первичного документа

Каждая бухгалтерская операция должна подтверждаться соответствующим документом, это закреплено в ФЗ №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Такую документацию в бухгалтерии называют первичными учетными документами — разберем в статье, что это такое и как наладить работу на этом участке.

Первичная документация: что это такое и как с нею работают в бухгалтерии

Компании и предприниматели продают и покупают товары, арендуют технику, оказывают услуги. Каждое такое действие (хозяйственная операция) нужно закреплять в специальном документе: покупку или продажу товаров — в накладной, услугу — в акте, кроме этого есть договоры, счета-фактуры, УПД, кассовые документы.

У первичной документации есть требования по оформлению, они приведены в ст. 9 № 402-ФЗ. Прежде всего, у документа должны быть все сведения о нем — то есть, реквизиты. 

Вот список обязательных реквизитов первички:

• название и дата оформления;
• наименование компании или ФИО предпринимателя;
• сведения об операции и на каком договоре она основана;
• показатели стоимости (цены) и другие измерители (число единиц, объемы работ, названия товаров или услуг);
• должность и ФИО ответственных лиц, которые проводят операцию и составляют по ней документ, их подписи.

Все эти реквизиты потом придется из документа вводить в систему бухгалтерского учета. Поэтому выгоднее либо сразу работать с электронными документами, либо завести в бухгалтерии программу для распознавания и автоматического ввода документов в вашу учетную систему.

Другие требования к первичной документации

Также важно, в какое время составлен первичный документ. Закон требует оформлять его прямо при выполнении операции: например, при погрузке в грузовик коробок с товарами продавец составляет для покупателя товарную накладную и счет-фактуру. Если невозможно оформить документ одновременно с выполнением хозяйственной операции, это делают после ее завершения, не откладывая.

Поясним еще одно требование: документ должен обладать юридической силой. Налоговой инспекции важно, чтобы операция, которая отражена в документе, происходила на самом деле. Контролирующие органы отлично знают, что некоторые операции совершаются фиктивно — только на бумаге, и стараются по разным признакам выявлять это. Иногда налоговая отказывается признавать юридическую силу документа, тогда и документ признается недействительным — его нельзя отражать в учете, он не влияет на расчет налогов. Налогоплательщик может в суде пытаться отстоять свою правоту, тогда налоговая запросит дополнительные документы, которые косвенно подтверждают юридическую силу первички.

Обработка первичной документации в бухгалтерии

При совершении хозяйственной операции или сразу после нее документ оформляют и подписывают. После этого он попадает в бухгалтерию компании или предпринимателя. Здесь он «проживает» несколько стадий вплоть до уничтожения.

Вот основные стадии обработки первички:

1. Бухгалтер принимает документ, и иногда за ним приходится «побегать»: просить менеджеров или поставщиков передать бумагу, чтобы данные по операции можно было принять в учет и вовремя и правильно рассчитать налог.
2. Затем бухгалтер проверяет правильность заполнения: если находит ошибки, возвращает документ для исправления.
3. После этого документ вносят в систему учета. Если бухгалтер имеет дело с бумажным документом, он аккуратно переносит все реквизиты в программу. Поэтому объемные первичные документы, особенно накладные, счета-фактуры и УПД, отнимают у специалиста много времени. В крупных компаниях с большим документооборотом часто работают отдельные бухгалтеры по первичке, которые день за днем просто вводят данные с бумажных документов в систему учета.
   

   Перенос данных в систему учета — самый трудоемкий и «опасный» в плане ошибок этап работы с документами. Сократить время ввода сведений и предельно снизить число ошибок помогают электронный документооборот и программы по распознаванию первички. Они переносят реквизиты, названия товаров, все цифры и цены с бумажного документа в систему учета, а бухгалтер проверяет правильность ввода данных.

4. Когда документ сформирован в учетной системе, бухгалтер делает проводки, фиксирует данные в учетных регистрах. Затем на основании этих сведений рассчитывает налоги, строит налоговую и бухгалтерскую отчетность. На этом этапе работу автоматизирует учетная система — современные учетные сервисы сами рассчитывают налоги и взносы, формируют отчетность по данным учета и проверяют ее по контрольным соотношениям ФНС. Но от внимательности и профессионализма бухгалтера по-прежнему зависит многое: правильные расчеты и отсутствие ошибок, которые могут дорого стоить бизнесу.
5. После этого первичные документы складывают в хронологическом порядке и отправляют в архив. Через 5 лет окончится срок хранения, и документ можно будет уничтожить. А в течение пяти лет его нужно хранить: налоговая в любой момент может запросить первичку для проверки, и штраф за отсутствие нужного документа составляет от 10 до 30 тыс. рублей.

Подключите умный бухгалтерский веб-сервис Контур.Бухгалтерия: здесь есть электронный документооборот и система для распознавания первичных документов. Сканы первички и электронные документы можно хранить в специальном архиве и прикреплять к проведенным документам в учете. В сервисе простой учет, расчет налогов, зарплаты и взносов, автоформирование отчетов и отправка через интернет. Первые 14 дней работы бесплатны для всех новых пользователей.

Любой документ, в том числе и бухгалтерский, представляет собой группу элементов – реквизитов. Расположенные определенным образом, реквизиты образуют структуру документа и регламентируются ГОСТ. Общее число возможных реквизитов – 30. Бухгалтерские документы и их реквизиты прописаны в ФЗ №402 от 31-12-17 «О бухучете». Различают обязательные и необязательные (дополнительные) реквизиты бухгалтерской документации.

Как оформляются реквизиты документов?

Документы, регистры и реквизиты

Всякий факт хозяйственной жизни организации нуждается в подтверждении. Им служит надлежащим образом оформленный первичный бухгалтерский документ. Право на совершение хозяйственной операции также может регламентироваться документально. Роль первичных документов исключительно велика, однако его показатели — реквизиты — не все имеют различное значение и вес в структуре первичных учетных данных.

Реквизит «подпись» и его роль в документе

В ст. 9-2 ФЗ №402 перечислены основные реквизиты бухгалтерских документов:

1. Наименование документа (формы): приходный кассовый ордер, акт на списание материалов, счет-фактура и др.
2. Название организации.
3. Единицы измерения.
4. Измерители — стоимостные, вещественные.
5. Содержание документа, суть факта хозяйственной жизни, который он фиксирует.
6. Календарная дата его составления.
7. Должности ответственных за события хозяйственной жизни, отраженные в документе.
8. Подписи с расшифровкой фамилии и инициалов, которые визуально считываются и идентифицируются.

Без наличия основных реквизитов или их части любой документ теряет юридическую силу и подтверждающим являться не будет.

Как оформлять первичные документы?

Кроме первичной документации, существуют и учетные регистры бухгалтерии, назначение которых – группировать первоначально учтенные данные. Обязательными в этом случае, согласно ст. 10-4 ФЗ №402, будут:

• наименование регистра;
• название организации;
• период, за который вносятся данные, или время ведения;
• вид группировки (систематическая, хронологическая);
• стоимостной показатель, в каких единицах он выражен;
• должности ответственных за ведение регистра;
• подписи с расшифровкой.

Как видно из приведенных данных, значительная часть обязательных реквизитов в обоих случаях совпадает.

Часто в целях более полного раскрытия учетной информации требуется вводить дополнительные реквизиты – номер документа, банковские данные и др., без которых невозможно провести корректный платеж или отследить движение денежных средств, основание операции и др. Они отражают особенности хозяйственных операций по различным участкам учета.

Существуют типовые формы бухгалтерских документов и регистров, в которых представлены все необходимые реквизиты. Организация имеет право разрабатывать и собственные учетные формы, если в типовых бланках необходимые им отсутствуют, с соблюдением законодательных норм. Кроме того, в утвержденные учетные формы имеется возможность внести собственные изменения, добавив те или иные важные для организации реквизиты. При этом произвольное изъятие реквизитов унифицированной формы не допускается.

Внимание! Изменения в типовые формы и бланки необходимо отразить в учетной политике, с приложением образцов бланков и скорректированных форм по ОКУД.

Первичные документы и практика их использования

Бухгалтерская и налоговая отчетность формируется на основании одних и тех же первичных данных бухгалтерских документов. Ошибки и недочеты при заполнении реквизитов могут не только исказить бухгалтерскую отчетность, но и привести к конфликтам с ИФНС, претензиям со стороны фискальных органов к составленным декларациям по налогам. Возникают проблемы и во взаиморасчетах контрагентов, отказ в оплате поставки товаров, оказанных услуг, работ. Об этом свидетельствует и судебная практика.

Некоторые спорные ситуации, возникающие в сфере применения первичных документов и их реквизитов, рассмотрены ниже:

1. Отсутствие первичного документа как такового. Например: поставка продукции, не оформленная актом приема-передачи, накладной, а отраженная лишь в счете-фактуре, является неподтвержденной. Налицо отсутствие необходимых реквизитов: счет-фактура оформляется в одностороннем порядке, подписи ответственных лиц, представляющих интересы покупателя, в нем отсутствуют. Наличие остальных обязательных реквизитов, как то содержание операции, ее количественные показатели, подписи ответственных лиц продавца, не подтверждает факт хозяйственной жизни – поставку. Отрицательное решение по иску вынес, в частности, Арбитражный суд СЗО 05-06-17 (пост. №Ф07-4084/2017). Акты сверки расчетов без подтверждающих первичных документов также не принимаются судом как неоспоримое доказательство факта хозяйственной жизни.

Внимание! Факт оказания услуг можно подтвердить и без первичного документа, в привычной его форме. Так, в случае, когда компания, сделав заказ на консультационные услуги и внеся за него предоплату, впоследствии отказалась от сотрудничества и потребовала вернуть деньги, суд в иске отказал. Основанием послужили доказательства оказания таких услуг поставщиком: заключение экспертов компании и рекомендации ее специалистов клиенту, предоставленные в электронной форме. Указанные документы в данном случае сыграли роль первичных, и реквизиты, содержащиеся в них, подтвердили факт хозяйственной жизни (Пост. Арбитр. суда МО №Ф05-19640/2017).

2. Ошибки и отсутствие реквизитов документа, не помешавшие корректно идентифицировать продавца и покупателя, наименование предмета хозяйственной операции, стоимость сделки, другие важные данные, необходимые для расчета налога, не являются препятствием для включения операции в расчеты по НДС (письмо ГД-4-3/2104 ФНС от 12-02-15 и арбитражная судебная практика).
3. Проблемы с подписью. Ложная подпись и факсимиле в «первичке» не подтверждают сделку. В первом случае Определение Верх. Суда №302-КГ16-8902 от 01-08-16 и содержащийся в нем вывод очевидны: обязательный реквизит был подделан, а значит, факт, позволяющий уменьшить налогооблагаемую базу, не доказан. Факсимиле же не указано и в ФЗ №402. Речь в Законе идет о собственноручной подписи ответственных специалистов с инициалами, иных реквизитах, позволяющих точно определить факт подписания документа именно тем человеком, кто несет за него ответственность. Факсимиле, по мнению контролирующих органов, к «иным» отношения не имеет (письмо Минфина №03-03-06/1/81951 от 08-12-17).

Внимание! По вопросу применения факсимиле в «первичке» единого мнения судебной практикой не выработано. Избегнуть невыгодных для организации ситуаций можно, отказавшись от применения факсимиле в первичной документации.

Исправления в реквизитах документа

ФЗ №402 (ст. 9-7) в общем случае позволяет исправлять первичные документы. Неверную информацию зачеркивают так, чтобы она была читаемой, а рядом пишут скорректированные данные, с пометкой «исправлено» (согласно положению Минфина №105 от 29-07-83). При этом указанная статья ФЗ требует при исправлении проставлять дату и подпись исполнителя исправления таким образом, чтобы различить его фамилию и первые буквы имени, фамилии.

Главное

1. Реквизиты бухгалтерского документа делятся на обязательные и дополнительные.
2. Без первых он теряет законную силу, тогда как вторые уточняют уже внесенные основные данные.
3. Реквизиты должны быть внесены так, чтобы информация о факте хозяйственной жизни читалась однозначно, в противном случае могут возникать разногласия с партнерами по бизнесу и контролирующими органами.
4. Исправления в реквизитах документа при необходимости вносятся так, чтобы были видны исправляемая сумма, дата и данные ответственного за исправление лица.