Создать бланк письма с продольным расположением реквизитов

Бланк письма

Остальные реквизиты служебного письма

В одном документе не должно быть более 4 адресатов (Пример 18). Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, тогда на каждом письме указывается 1 конкретный адресат или же он оформляется обобщенно.

Если бумажное письмо направляется через «Почту России» либо курьером, то им все равно надо сообщать почтовый адрес получателя. Удобно сразу вписывать его в состав реквизита «адресат» (как это сделано в Примерах 9 и 10, 21 и 22). А если еще использовать конверт с прозрачным окном, то тогда данные получателя на письме будут видны в окне конверта и их не придется дублировать на нем. Только следите, чтобы в окне не была видна «лишняя информация». Некоторые компании даже используют специальный шрифт для написания почтового индекса (Пример 22), чтобы он получался таким, каким его привыкли видеть на конвертах почтовые работники, а также их спецтехника на узлах автоматической сортировки почтовых отправлений.

Работа любой современной организации невозможна без входящей и исходящей документации. Служебное письмо — один из видов документации, которая имеет свой стиль оформления. Так как служебная корреспонденция является еще и коммуникативным средством управленческой деятельности, очень важно понимать, как она правильно составляется и оформляется, какие реквизиты включаются в бланк письма.

Шапка

К оформлению исходящей корреспонденции предъявляются особые требования. Это обусловлено тем, что она носит информационно-справочный характер. При оформлении служебного письма стоит учитывать требования ГОСТ Р 7.0.97-2016. Это позволит соблюсти четкую структуру документа и сохранить требуемый стиль делового общения, а также правильно расположить реквизиты делового письма.

Важно отметить, что ГОСТ Р 7.0.97-2016 является рекомендательным и организации могут сами разрабатывать фирменные бланки для деловой переписки. Обязательным соблюдение указанного ГОСТа является только для федеральных органов исполнительной власти.

Шапка документа может располагаться как продольно, так и иметь угловое расположение (здесь обычно располагают реквизиты бланка письма, телефоны и адреса организаций). Образец письма с угловым расположением реквизитов является наиболее распространенным вариантом в современном делопроизводстве.

Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов

скачать

В верхней части документа указываются:

• дата;
• номер;
• ссылка на регистрационный номер и дату документа (если корреспонденция является ответом);
• заголовок к тексту, изложенный одной фразой.

Шапка служебного письма расположена под регистрационным номером. В ней содержится обращение к адресату. Ф.И.О. и должность адресата должны быть расположены в правом верхнем углу документа. По центру пишется обращение к получателю.

От кого и кому

Реквизиты компании отправителя чаще всего указываются на фирменном бланке компании. Также необходимо правильно указать получателя корреспонденции, другими словами, реквизиты адресата:

• наименование компании;
• наименование структурного подразделения, куда направлена исходящая корреспонденция;
• должность получателя;
• фамилия и инициалы получателя;
• почтовый адрес организации.

Образец письма на бланке компании

скачать

Важно отметить, что если письмо с одинаковым содержанием необходимо отправить нескольким получателям, то в первую очередь необходимо указывать адрес основного получателя и только потом остальных.

Например:

ООО «Елки-Палки»

Юридический отдел

Москва, улица Зеленая, д. 5

123456

КОПИЯ

Генеральному директору

ООО «Зеленые ветки»

Симакову В.А.

Санкт-Петербург,

Улица Фрунзе, д. 3

198734

Дата и номер

После того как исходящий документ было подписан, на него проставляется дата. Дата может иметь формат 17.05.2019 или 17 мая 2020 г. В случае, когда дата указывается в документе несколько раз, рекомендуется выдерживать единый стиль написания.

Присвоение регистрационного номера происходит в соответствии с той системой регистрации исходящей документации, какая принята в организации, и только после подписания документа. Номер регистрации состоит из порядкового номера документа, который может быть дополнен индексом дела или буквами.

Важно отметить, что регистрация исходящего документа облегчает обработку почтовой корреспонденции как вам, так и вашему получателю.

При ответе на полученную служебную корреспонденцию необходимо оформление реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату запроса». В этом случае в ответном письме указывают дату и номер полученного. Это обеспечит более быструю обработку корреспонденции в компании-получателе.

Кто подписывает

Служебную корреспонденцию в основном подписывают руководители, а в случае отсутствия его на рабочем месте — его заместители или другие должностные лица, которые исполняют обязанности руководителя в период его отсутствия.

Важно отметить, что современная деловая корреспонденция отправляется не только при помощи почты, но и с использованием телеграфа, факсов и электронной почты.

Надо ли указывать исполнителя

Несмотря на то, что каждое деловое послание подписывает руководитель компании или уполномоченные им должностные лица, саму переписку ведет обычный рядовой сотрудник, т. е. исполнитель. Именно его имя и контактные данные указываем в этой части.

Информация об исполнителе располагается всегда в самом низу, в последних строках. Пишется полностью имя, отчество и фамилия работника, с новой строки его контактный телефон, и еще ниже — адрес электронной почты. Шрифт оставляем тот же.

Ставится ли печать

Печати на письма обычно не ставят, но если исходящая корреспонденция носит официальный характер, оформлена на бланке организации и имеет своей целью вступить с кем-то или другой организацией в юридические (правовые) отношения и нести ответственность за все позиции, излагаемые письмом, руководство может пожелать добавить дополнительный реквизит в виде печати.

Примеры оформления бланка письма:

Рис.
3.
Бланк
письма организации с угловым
(центрированным) расположением реквизитов

Рис.
4.
Бланк
письма организации с реквизитами на
двух языках

Рис.
5.
Бланк
письма организации с угловым (флаговым)
расположением реквизитов

Рис.
6.
Бланк
письма организации с продольным
расположением реквизитов

Рис.
7.
Бланк
письма структурного подразделения с
угловым (центрированным) расположением
реквизитов

Рис.
8.
Бланк
письма структурного подразделения с
угловым (флаговым) расположением
реквизитов

Рис.
9.
Бланк
письма структурного подразделения с
продольным расположением реквизитов

Рис.
10.
Бланк
письма должностного лица с угловым
(центрированным) расположением реквизитов

Рис.
11.
Бланк
письма должностного лица с угловым
(флаговым) расположением реквизитов

Рис.
12.
Бланк
письма должностного лица с продольным
расположением реквизитов

Образцы
бланка письма также приводятся в ГОСТ
Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов»
(приложение Б, рисунки Б.2, Б.3, Б.4).

_____

¹ ГОСТ Р 6.30-2003.
Унифицированные системы документации.
Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт
России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт
4.7.
² Там
же. – Пункт 4.7.
³ Там
же. – Пункт 4.4.
⁴ Организационно-распорядительная
документация. Требования к оформлению
документов: Методические рекомендации
по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив;
ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин,
Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин,
А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.
⁵ Там
же.
⁶
Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова,
Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ.
ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд.,
перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560
с.
⁷ ГОСТ
Р 6.30-2003. – Пункт 4.6.

Бланк конкретного вида документа

Бланк
конкретного вида документа,
кроме письма (для письма существует
специальный вид бланка), в зависимости
от учредительных документов организации
включает в себя реквизиты:¹

01
— Государственный
герб Российской Федерации
(02 — герб
субъекта Российской Федерации
или 03 — эмблема
организации или товарный знак (знак
обслуживания));

08 — наименование
организации;

10 — наименование
вида документа;
14
— место
составления или издания документа,

а
также ограничительные отметки для
реквизитов:
11 — дата
документа;

12 — регистрационный
номер документа.

И, при необходимости, ограничительные
отметки для верхних границ зон расположения
реквизитов:²

18 — заголовок
к тексту;

19 — отметка
о контроле.

Бланк
конкретного вида документа может
изготавливаться на основе продольного
или углового расположения реквизитов.³

Продольные
бланки на практике используют
преимущественно для подготовки
нормативных правовых актов.

Рис.
1.
Расположение
реквизитов
(угловой
вариант) бланка конкретного вида
документа размеры указаны в миллиметрах)

01
— Государственный
герб Российской Федерации;
02
—
герб субъекта Российской Федерации;

03
—
эмблема
организации или товарный знак (знак
обслуживания);

08
— наименование
организации;
10
— наименование
вида документа;

11
— дата
документа;
12
— регистрационный
номер документа;

13
— ссылка
на регистрационный номер и дату
документа;
14
— место
составления или издания документа;
18
— заголовок
к тексту;

19
— отметка
о контроле

Рис.
2.
Расположение
реквизитов
(продольный
вариант) бланка конкретного вида
документа (размеры указаны в миллиметрах)

01
— Государственный
герб Российской Федерации;
02
—
герб субъекта Российской Федерации;

03
—
эмблема
организации или товарный знак (знак
обслуживания);

08
— наименование
организации;
10
— наименование
вида документа;

11
— дата
документа;
12
— регистрационный
номер документа;

14
— место
составления или издания документа;
18
— заголовок
к тексту;

19
— отметка
о контроле

Бланк
конкретного вида документа может
изготавливаться для организации,
структурного подразделения и должностного
лица.⁴

Бланки
тех или иных конкретных документов
целесообразно применять при издании в
организации большого количеств данных
видов документов. Остальные документы
оформляются на общем бланке.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Продолжаем комментировать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов. Рассмотрим раздел 6 «Бланки документов».

Наш словарь

Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа[1];

Электронный шаблон бланка – это бланк документа, представленный в электронном виде. Как правило, электронные шаблоны бланков используются организациями вместо бланка на бумажном носителе, изготовленном типографским способом.

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016) является преемником ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003), а не абсолютно новым стандартом. Поэтому при его разработке было важно сохранить последовательность положений, чтобы пользователям стандарта было удобно работать с его новой редакцией.

В разделе «Бланки документов» последовательность изложения материала также осталась прежней. Однако в некоторые положения раздела были внесены дополнения или уточнения, которые более детально поясняют правила оформления документов. Мы же рассмотрим и прокомментируем все положения раздела «Бланки документов» (извлечения из ГОСТ Р 7.09-2016 даны в рамках).

ФОРМАТ БЛАНКОВ И РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ

Бланки формата А5 используются весьма ограничено, главным образом, для оформления справок, доверенностей, служебных записок. Для большей части организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, деловые письма и др.) используется бумага формата А4.

Для бланков резолюций стандартом установлены бланки формата А5 и А6 (Пример 1).

Положение о размерах служебных полей документа дополнено требованием, по которому в документах со сроком хранения свыше 10 лет[2] (распорядительные документы, локальные нормативные акты, по личному составу и др.) левое поле должно быть не менее 30 мм. Это позволит аккуратно сшить документы в дела, не захватывая часть текста.

БЛАНКИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ И НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ

В контексте стандарта бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, и электронные шаблоны бланков равнозначны.

Организация, как правило, использует как бланки на бумажном носителе, так и электронные шаблоны бланков (например, для внутренних документов).

Важно!

Бланки одного вида документа (например, письма) в бумажном и электронном виде должны быть идентичны по составу реквизитов и оформлению. Иначе говоря, бланк документа одного вида на бумажном носителе и его электронный шаблон не должны различаться.

Еще одно важное требование – электронные шаблоны бланков должны быть неизменяемы, то есть защищены от несанкционированных изменений.[3]

Стандарт подчеркивает, что воспроизводить изображение Государственного герба Российской Федерации можно только на бумажном носителе. Требования к изготовлению таких бланков установлены постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (далее – Постановление № 1268).

БЛАНКИ УГЛОВЫЕ И ПРОДОЛЬНЫЕ

Приложение Б стандарта – это схемы расположения реквизитов документа на бланках с угловым расположением реквизитов (схема Б1) (Пример 2) и на бланках с продольным расположением реквизитов (схема Б2) (Пример 3). При этом зоны расположения реквизитов, обозначенные пунктиром, являются ориентировочными.

ЦЕНТРОВАННОЕ И ФЛАГОВОЕ РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ

Эти положения стандарта повторяют старый ГОСТ Р 6.30-2003 и предлагают два способа оформления реквизитов в пределах зон их расположения:

• центрованный (по центру зоны расположения реквизитов);

• флаговой (по левой границе зоны).

Стандарт указывает также на то, что реквизиты 01 «Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» располагаются в верхнем поле документа по середине зоны, занятой реквизитом 05 «Наименование организации – автора документа» (Пример 4). Однако реквизит 03 может также размещаться и на одном уровне с реквизитом «Наименование организации – автора документа» (Пример 5).

ВИДЫ БЛАНКОВ

Состав видов бланков не изменился. Однако появилось положение о том, что перечень видов бланков, применяемых в организации, должен быть закреплен в локальном нормативном акте (ЛНА) организации. Это может быть инструкция по делопроизводству организации или приказ руководителя, которым одновременно утверждаются виды применяемых бланков и их образцы (макеты).

СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ БЛАНКОВ

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица – реквизит 07.

Бланк конкретного вида документа включает (Пример 8):

•           реквизиты:

01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 – «Эмблема»;

03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;

05 – «Наименование организации – автора документа»;

06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;

07 – «Наименование должности лица – автора документа»;

09 – «Наименование вида документа»;

13 – «Место составления (издания) документа»;

•           реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 – «Дата документа»;

11 – «Регистрационный номер документа»;

16 – «Гриф утверждения документа»;

17 – «Заголовок к тексту».

Бланк письма должностного лица должен содержать реквизит 07 «Наименование должности лица – автора документа». Этот реквизит также используется в бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (например, бланки распоряжений губернаторов, распоряжений глав городов, районов и др. муниципальных образований). Его применяют и в бланках распорядительных документов (распоряжений), издаваемых руководителями самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом (Пример 9).

Бланк конкретного вида документа структурного подразделения должен содержать реквизит 06 «Наименование структурного подразделения – автора документа» (Пример 10).

ВАЖНО!

В стандарте приведен максимально возможный перечень реквизитов для каждого вида бланков документов. Чтобы определить состав реквизитов при разработке бланков документов, на практике следует, руководствоваться учредительными документами и ЛНА.

БЛАНКИ НА РАЗНЫХ ЯЗЫКАХ

Стандарт устанавливает правила оформления бланков на двух или более языках для организаций, которые в соответствии с Законом РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 12.03.2014) имеют право использовать наряду с русским языком (как государственным языком Российской Федерации) национальный язык (языки), признанный государственным в республиках Российской Федерации в соответствии с их законодательством[4].

Для переписки с иностранными организациями стандарт рекомендует оформлять бланк на двух языках: русском и одном из иностранных языков (чаще всего на английском) (Пример 11).

РАЗРАБАТЫВАТЬ НОВЫЕ БЛАНКИ ИЛИ НЕТ?

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

В связи с вступлением в силу нового ГОСТ организации не обязаны вносить изменения в бланки документов, если в этом нет необходимости.

Если организация все же примет решение о разработке новых бланков, то алгоритм действий может быть таким:

1. Руководитель организации поручает службе делопроизводства разработать новые образцы (макеты) бланков.

2. Служба делопроизводства организует разработку макетов (образцов) бланков документов (разрабатывает самостоятельно или прибегает к услугам специализированной организации).

3. Руководитель организации утверждает приказом новые образцы бланков со следующей формулировкой:

Если в это же время разрабатывается инструкция по делопроизводству, новые образцы бланков можно включить в инструкцию.

4. Административно-хозяйственная служба заказывает печать бланков в типографии, или специалисты по информационным технологиям организации готовят на основании утвержденных макетов электронные шаблоны бланков.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ СЛЕДУЕТ ОФОРМЛЯТЬ ПО НОВОМУ ГОСТ?

Напомним, что требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространялись на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к УСОРД[5], которая входит в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)[6]. Положения же нового стандарта распространяются на все организационно-распорядительные документы, в том числе включенные в УСОРД, что зафиксировано в разделе 1 «Область применения» нового стандарта:

ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСТ Р 7.0.97-2016

1 Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее – документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

1 Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее – документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (класс 0200000).

Работа 3. Способы оформления писем.

Письма отличаются большим разнообразием: от приглашений и предложений до претензий и гарантий. В зависимости от содержания, их можно представлять в разной форме. Форма приглашений и предложений может быть достаточно свободной. Письма-претензии и гарантии, являясь юридическими документами, должны иметь строгую форму, обусловленную требованиями стандартов.

Далее приведены примеры различных писем, которые вам предстоит оформить, используя различные средства.

1. ЗАО МНТ оказывает услуги по обучению специалистов сферы управления. Применяются новейшие технологии обучения: компьютерное тестирование, психологический тренинг, экономические и управленческие игры с глубоким погружением в выбранную предметную область. Преподают на курсах высококвалифицированные специалисты, в том числе и иностранные. По окончании обучения выдается сертификат. По желанию слушателя ему предоставляется возможность выбора престижных вакансий из базы данных МНТ.

2. Письмо-извещение (направляется на конкретное предприятие от имени ЗАО МНТ, адресуется директору).

Ставим Вас в известность, что обязательства, взятые на себя ЗАО МНТ в связи с организацией маркетингового исследования российского рынка холодильных установок, выполнены. Специалисты МНТ подготовили соответствующий отчет. Сообщите время и место совещания по его обсуждению принятию плана дальнейшей совместной деятельности.

3. Письмо-просьба (направляется директору конкретного предприятия от имени директора ЗАО МНТ).

В рамках соглашения о совместной деятельности, прошу оказать содействие в организации производственной практики для слушателей «Курсов повышения квалификации работников управленческого аппарата» на период с 1.04.2001 по 1.07.2001 г.

4. Письмо-благодарность (направляется по конкретному адресу от имени ЗАО МНТ).

Благодарим Вас за содействие в организации бизнес-тура по странам Западной Европы. Участники тура остались довольны уровнем организации и обслуживания. Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

5. Письмо—напоминание (направляется на конкретное предприятие от имени ответственного лица из администрации ЗАО МНТ, адресуется директору или его заместителям).

Срок договора об оказании Вам юридических услуг по организации холдинга NORD истекает .06.2001. Для продления или расторжения договора вам следует обратиться в юридический отдел не позднее 29.06.2001.

6. Письмо-отказ (направляется конкретному адресату от имени администрации МНТ).

К сожалению, в настоящее время удовлетворить Вашу просьбу о трудоустройстве предприятие не может, в связи с отсутствием вакансии. Ваше резюме внесено в базу данных приоритетных специалистов. Незамедлительно сообщим Вам при первой появившейся возможности.

Задание 1. Создание письма при помощи шаблона Word.

Письмо-предложение (текст №1, смотри выше), направляется рассылкой по электронной почте в различные организации и учреждения, адреса которых найдены по справочнику.

Письмо-предложение, как правило, носит рекламный характер, поэтому может быть написано в свободном стиле. Для его создания можно использовать шаблоны писем, имеющиеся в Word.

Технология работы

1. Выберите команду создания нового документа Офис Создать.

2. Затем выберите раздел Установленные шаблоны.

1. Выберите один из видов писем: Современное, Изысканное или Стандартное.

2. Установите переключатель Создать на Документ нажмите Создать.

3. Если появившаяся форма письма вас не устраивает, смените вид письма, повторив предыдущие пункты.

4. В появившемся шаблоне выделяйте щелчком мыши содержимое квадратных скобок и вводите соответствующие реквизиты.

5. Введите текст письма-предложения (еще раз напоминаю, что это пункт №1 из приведенных выше текстов писем).

6. Сохраните документ в своей папке, дав файлу условленную спецификацию, например письмо-предложение.

Примерный вид получившегося письма-предложения, оформленного в изысканном стиле, представлен на рисунке.

Задание 2. Создание бланка письма с продольным расположением реквизитов.

Создадим бланк для писем и факсов с продольным расположением реквизитов. Для создания его используем табличный метод, который является наиболее приспособленным для точного расположения реквизитов на листе по ГОСТу.

Для соблюдения правил размещения реквизитов, используем таблицу во всю ширину листа (для каждого реквизита — своя ячейка). Границы таблицы по окон­чании работы необходимо скрыть, чтобы их не было видно в окончательном докумен­те и при его распечатке.

Технология работы

1. Создайте бланк письма с продольным расположением реквизитов следующе­го образца.

Для этого:

• создайте новый документ;

• при помощи кнопки Вставить таблицу откройте в документе таблицу (2 столб­ца, 9 строк);

• расширить второй столбец (приблизительно до отметки 8 см на линейке);

• выделите правую нижнюю ячейку и разделите ее на две: Таблица Разбить ячейки; затем полученную разделительную линию передвиньте на 12 см по линейке (для расшифровки подписи)

• объедините группы ячеек, как показано в приведенном выше образце: Выде­лить ячейки Таблица Объединить ячейки;

• заполните таблицу по образцу

• щелкните в области таблицы правой кнопкой мышки и выберите в контек­стном меню команду Границы и заливка;

• на вкладке Границы выберите тип Нет (контуры границ при этом останутся в документе в виде невидимых рамок, при выводе документа на принтер они не печатаются).

1. Сохраните документ под именем Бланк письма продольный в виде шаблона.

Для этого:

• выполните команду Файл→Сохранить как…;

• в качестве типа файла укажите Шаблон документа;

• в качестве места сохранения укажите свою папку;

• в качестве имени Бланк письма продольный;

• нажмите кнопку Сохранить и закройте Word.

Задание 3. Письма на бланках с продольным расположением реквизитов

Приведенные в качестве примеров письма (смотри выше) различаются по степени официально­сти. К примеру, письмо-просьба имеет более официальный характер, чем пись­мо-предложение или письмо-благодарность, так как оно требует официального ответа. Такое письмо следует оформить по всем правилам деловой переписки.

Расположение реквизитов на официальных документах регламентируется ГОСТами.

1. Создайте письмо на основе созданного бланка письма, используя следующий образец (текст №2).

• откройте свою папку;

• выберите файл Бланк письма продольный (если вы закрыли ранее созданный файл, если нет – работайте сразу);

• на появившемся бланке поочередно выделяйте названия реквизитов и за­меняйте их конкретным содержанием для письма-извещения;

2. Сохраните письмо как документ Word, дав файлу условленную спецификацию, например письмо-изве­щение.

Задание 4. Письма на бланках с угловым расположением реквизитов

Технология работы

1. Создайте бланк письма с угловым расположением реквизитов, используя следующий образец.

• Создайте новый документ;

• при помощи меню Таблица откройте в документе таблицу 11×2: Таблица Вставить Таблица в настроечном окне Вставка таблицы задать число столб­цов и строк.

• расширить второй столбец (приблизительно до отметки 8 см на линейке);

• выделите правую нижнюю ячейку и разделите ее на две: Таблица Разбить ячейки;

• объедините ячейки таблицы по образцу: выделить группу Таблица Объе­динить ячейки;

• заполните две верхние левые ячейки реквизитами предприятия-отправите­ля (они будут неизменны во всех письмах);

• при помощи кнопки По центру установите реквизиты по центру ячеек;

• заполните таблицу по образцу.

2. Сохраните документ в виде шаблона в своей папке под именем Бланк письма угловой: Файл Сохранить как… выбрать тип файла Шаблон документа нажать ОК.

Для самостоятельной работы

Задание 1. Самостоятельно, по алгоритму, описанному выше (см. задание 2 и 3), составьте письмо-просьбу (текст №3 в начале работы), используя бланк письма с угловым расположением реквизитов, исполь­зуя приведенный ниже пример.

Задание 2. Оформите другие письма, тексты которых приведены в начале дан­ной работы (шаблон любой).

Задание 3. Пользуясь алгоритмом создания шаблонов писем, составьте шаблон расписки по образцу, приведенному ниже.

Бланк письма

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 — Государственный герб Российской Федерации (02 — герб субъекта Российской Федерации или 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));

04 — код организации

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

08 — наименование организации

09 — справочные данные об организации

а также ограничительные отметки для реквизитов:

11 — дата документа

12 — регистрационный номер документа

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа

И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов.

15 – адресат

18 — заголовок к тексту

19 — отметка о контроле

20 — текст документа

Бланк письма может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.

Рис. 1. Расположение реквизитов (угловой вариант) бланка письма (размеры указаны в миллиметрах)

Рис. 2. Расположение реквизитов (продольный вариант) бланка письма (размеры указаны в миллиметрах)

Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат», «Резолюция»

Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа — на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже — на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.

Бланк письма может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.

Примеры оформления бланка письма:

Рис. 3. Бланк письма организации с угловым (центрированным) расположением реквизитов.

Рис. 4. Бланк письма организации с угловым (флаговым) расположением реквизитов.

Рис. 5. Бланк письма организации с продольным расположением реквизитов.

Образцы общего бланка документа также приводятся в следующих документах:

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (приложение Б, рисунки Б.2, Б.3, Б.4);

— Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 (приложения № 13, 14, 15, 16, 17, 18).

Использованы материалы с сайта консалтинговой группы «ТЕРМИКА»

Министерство
образования Республики Башкортостан

Государственное
бюджетное профессиональное образовательное учреждение

среднего
профессионального образования

Уфимский колледж
статистики, информатики и вычислительной техники

ДЕЛО
№ 14

По
дисциплине: «Документационное
обеспечение управления»

На
листах___

Хранить
1 год                                            

г.
Уфа- 2017г.

ВНУТРЕННЯЯ
ОПИСЬ

документов дела
№6-20

№ п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номер листов документа	Примечание
1	2	3	4	5	6
1	1		Лабораторная работа № 1	11
2	2		Лабораторная работа № 2	11
3	3		Лабораторная работа № 3	11
4	4		Лабораторная работа № 4	16
5	5		Лабораторная работа № 5	6
6	6		Лабораторная работа № 6	14
7	7		Практическая работа: заявление, резюме, анкета, характеристика, автобиография, регистрация документов.	8

Министерство образования Республики
Башкортостан

Государственное бюджетное профессиональное
образовательное учреждение

Уфимский колледж статистики, информатики и
вычислительной техники

ЛАБОРАТОРНАЯ
РАБОТА №1-3

по
дисциплине:«Документационное обеспечение управления»

                                                                            Выполнила
студентка группы 2З-2

                                     Нуртдинова
Алиса

      
                                                    
                Проверила преподаватель Алибаева Р.Р.

г. Уфа

2017
г.

1.
Что такое бланк документа? Какие виды бланков документов определяет ГОСТ Р –
630 – 2003?

 Документы
изготавливают на бланках.

Устанавливают
два стандартных формата бланков документов — А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм).

Каждый лист
документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не
менее:

20 мм —
левое;

10 мм —
правое;

20 мм —
верхнее;

20 мм — нижнее.

Бланки
документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки
документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены
пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

В зависимости
от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков — угловой
(рисунок А.1) и
продольный (рисунок А.2).

2.Составить
и оформить реквизиты бланка для писем, бланка конкретного вида документа с
продольным и угловым расположением реквизитов?

Образец
углового бланка письма организации

Образец
продольного бланка письма организации

Образец
бланка конкретного вида документа организации

3.
Как формируется заголовок к тексту?

Реквизит
18 — заголовок к тексту включает в себя
краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием
вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)? Например:
Приказ о создании аттестационной комиссии: чего (кого)?  Например: Должностная
инструкция ведущего эксперта. К тексту документов, оформленных на бланках
формата А5, заголовок допускается не указывать.

4.
Оформить примеры заголовков к текстам: письма, протокола, приказа, докладной
записки

Пример
оформления заголовка письма

Об
организации курсов

повышения
квалификации

работников
служб ДОУ

ЗАО
«ТЕРМИКА»

ПРОТОКОЛ

20.01.2014

г.
Москва

заседания
экспертной комиссии

Пример
заголовка в протоколах

ДОКЛАДНАЯ
ЗАПИСКА

11.03.2014
№13/07-14

О
привлечении дополнительных

трудовых
ресурсов

Пример заголовка докладной записки

5.
Как оформляется реквизит «адресат»?

Реквизит 15 —
адресат. В качестве адресата могут быть организации, их структурные
подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа
должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и
ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

6. Оформить несколько примеров адресатов: учреждению,
руководителю предприятия, конкретному должностному лицу?

Государственное
учреждение

«Всероссийский
научно-исследовательский

институт
документоведения и архивного дела»

(ВНИИДАД)

Пример
адресата-учреждения

Генеральному
директору

ООО
«АВТОХИМИЯ»

Корину
А.П.

Пример
адресата-руководителя учреждения

Главному
экономисту

 ОАО
«Газпром»

Яхиной
Ю.В.

Пример
адресата-конкретного должностного лица

7.
Какие элементы входят в реквизит «подпись»?

Реквизит 22 —
подпись. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица,
подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и
сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка
подписи (инициалы, фамилия).

8. Оформить подписи руководителя предприятия, его
заместителя, руководителя структурного подразделения, документа, составленного
комиссией

Директор

Личная подпись

Дроздова К.Ю.

Пример
подписи руководителя предприятия

Заместитель директора

Личная подпись

Дроздова К.Ю.

Пример
подписи заместителя руководителя

Главный бухгалтер

Личная подпись

Дроздова К.Ю.

Пример
подписи руководителя структурного подразделения

Председатель комиссии	Личная подпись	В.Д.Банасюкевич
	Личная подпись	А.Н.Соколова
	Личная подпись	А.С.Красин
	Личная подпись	Р.Р.Кульчурина

Пример
документа, составленного комиссией

9.
Какие элементы входят в состав грифа «утверждение»? Где они располагаются?

Реквизит 16 —
гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом
(должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении
документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова
УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ,
его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

При утверждении документа
постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из
слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования
ут-верждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Гриф утверждения документа
располагают в правом верхнем углу документа. Перечень документов организации,
подлежащих утвержде-нию, определяется в Табеле унифицированных форм документов
или в Инструкции по делопроизводству организации. Основанием для состав-ления
перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты,
устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов.

10. Составить и оформить гриф утверждения
руководителем предприятия, другим распорядительным документом

УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО «Ростекстиль»

Личная подпись Нуртдиновой А.Ф.

Дата

Пример
грифа утверждения руководителем предприятия

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания

акционеров от 05.04.2003 № 14

Пример
утверждения распорядительным документом

11. Где располагаются все визы согласования документа?

Реквизит 24 —
визы согласования документа — реквизит документа, указывающий на согласие или
несогласие должностного лица организации — автора документа с его содержанием
(далее — виза).

На
документе, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней
части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

На
документе, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в
нижней части лицевой стороны второго экземпляра отправляемого документа.

Возможно
оформление виз документа на отдельном листе по образцу Листа согласования.

 Допускается,
по усмотрению организации, полистное визирование нормативных правовых актов,
приложений для защиты от возможной замены листов.

Если
в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он
подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при
доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

12. Из каких элементов состоит гриф согласования?

Реквизит 23 —
гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с
которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи,
расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

13.
Составить и оформить внутреннее согласование документа с руководителем
структурных подразделений предприятия

СОГЛАСОВАНО

Ректор
Финансовой академии

при
Правительстве Российской Федерации

Личная
подпись Нуртдинова А.Ф.

Дата

СОГЛАСОВАНО

Письмо
Российской академии

медицинских
наук

от
05.06.2003 № 430-162

Примеры  внутреннего согласования документа с
руководителем структурного подразделения

14. Как оформляется приложение к документу?

Реквизит 21 —
отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим
образом:

Приложение:
на 5 л. в 2 экз.

Если
письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование,
число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их
нумеруют.

Если
приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

В
приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения,
правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем
углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа,
его даты и регистрационного номера.

Допускается
выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это
выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер
относительно самой длинной строки.

15. Оформить приложение к какому-либо документу

Приложение:

1.Положение
об Управлении регионального кредитования на 5
л. в 1 экз.

 2.Правила
подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7
л. в 2 экз.

Пример
приложения к документам

Приложение
№ 2

к
приказу Росархива

от 03.02.2017 № 319

16.
Назвать вспомогательные отметки к документам

Вспомогательные
отметки к документам:

1.    
Реквизит 19 “Отметка
о контроле”

2.    
Реквизит 21 “ Отметка о наличии приложения”

3.    
Реквизит 26 “ Отметка о завершении копии”

4.    
 Реквизит 27“Отметка
об исполнителе”

5.    
 Реквизит 28 “Отметка об исполнении
документа и направлении его в дело”

6.    
Реквизит 29 “Отметка о поступлении
(регистрационный штамп входящих документов)”

17.
Оформить несколько видов отметок: об исполнителе, об исполнении документа и
направлении его в дело, о поступлении документа.

Пример отметки об исполнителе

Пример отметки об исполнении документа и направлении
его в дело

Пример отметки о поступлении документа

МИНИСТЕРСТВО
ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН

ГОСУДАРСТВЕННОЕ
БЮДЖЕТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

Уфимский колледж
статистики информатики и вычислительной техники

ЛАБОРОТОРНАЯ
РАБОТА №14

по
дисциплине «Документационное обеспечение управления»

         
Выполнила студентка группы 2з-2

        
Нуртдинова Алиса

                                                            
         Проверил преподаватель Алибаева Р.Р.

г.Уфа

2017

Вопрос №1

Реквизиты приказа:

1.     08 — наименование организации.

2.     10 — наименование вида документа;

3.     11 — дата документа;

4.     12 — регистрационный номер документа;

5.     14-место составления;

6.     18 — заголовок к тексту;

7.     20 — текст документа;

8.     22 — подпись;

9.     24 — визы согласования документа;

10. 27 — отметка об исполнителе.

11. 21 — отметка о наличии приложения;

Вопрос №2

Текст приказа
состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей
части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием
для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии»,
«во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то
в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном
падеже, его дата, номер и заголовок.

Констатирующая
часть (преамбула) приказов завершается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается
с новой строки (от нулевого положения табулятора) прописными буквами, без
кавычек.

После слова
«ПРИКАЗЫВАЮ» ставится двоеточие.

Вопрос №3

Распорядительная
часть приказа делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими
цифрами. Один пункт должен соответствовать одному поручению. Действие
однородного характера могут быть перечисления в одном пункте. В качестве
исполнителя указываются структурные подразделения Компании или конкретные
должностные лица.

Последний
пункт распорядительной части содержит сведения о должностном лице, на которые
возлагается контроль исполнителя приказа.

Вопрос №4

При
оформлении выписок полностью воспроизводить реквизиты бланка, за исключением
реквизита «Наименование вида документа». В состав данного реквизита следует добавлять
фразу «ВЫПИСКА ИЗ…». Например, вместо слова «ПРИКАЗ» нужно будет написать
«ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА».

Оттиск печати
заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих
права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на
иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы
заверяют печатью организации.

Вопрос №5

Министерство образования Республики Башкортостан

Государственное бюджетное образовательное учреждение среднего
профессионального образования

Уфимский колледж статистики, информатики и вычислительной техники

ПРИКАЗ

30.09.2016                                                                                                                    
№1

Уфа

Об утверждении номенклатуры дел на 2016 год и положения о постоянно действующей экспертной комиссии.

В целях совершенствования
работы с документами в ГБОУ СПО УКСИВТ

ПРИКАЗЫВАЮ:

      1.Утвердить номенклатуру
дел на 2016 год и положение о постоянно действующей экспертной комиссии.

      2.Всем структурным
подразделениям в работе со служебными документами руководствоваться
утвержденной номенклатурой дел на 2016 год.

      3.Учебной части
установить постоянный контроль за работой со служебными документами  в
подведомственных структурных подразделениях в соответствии с настоящим
приказом.

      4.Контроль за
исполнением приказа возложить на заместителя директора Сафуанову З.А.

Директор                                     
  Личная подпись                      Кунсбаев С.З.

Вопрос №6

Министерство образования Республики Башкортостан

Государственное бюджетное образовательное учреждение среднего
профессионального образования

Уфимский колледж статистики, информатики и вычислительной техники

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

30.09.2016                                                                                                                     №1

Уфа

Об утверждении номенклатуры дел на 2016 год и положения о постоянно действующей экспертной комиссии.

В целях совершенствования
работы с документами в ГБОУ СПО УКСИВТ

ПРИКАЗЫВАЮ:

         2.Всем
структурным подразделениям в работе со служебными документами руководствоваться
утвержденной номенклатурой дел на 2016 год.

Директор                                             Личная
подпись                      Кунсбаев С.З.

Верно

Заместитель директора                     Личная
подпись                                Сафуанова З.З.

30.09.2016

Вопрос №7

Приказы
(распоряжения) по личному составу регулируют трудовые отношения у конкретного работодателя.
Они документируют основные кадровые процедуры – прием на работу, увольнение,
перевод, предоставление отпусков, применение поощрений и дисциплинарных
взысканий, командирование.

Вопрос №8

Все приказы
по личному составу оформляются на бланках формата А4 и имеют следующий состав
реквизитов:

1.     08 — наименование организации.

2.     10 — наименование вида документа;

3.     11 — дата документа;

4.     12 — регистрационный номер документа;

5.     14-место составления;

6.     18 — заголовок к тексту;

7.     20 — текст документа;

8.     22 — подпись;

9.     24 — визы согласования документа;

10. 27 — отметка об исполнителе.

11. 21 — отметка о наличии приложения;

12. 19 — отметка о контроле;

13. 28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

  Организация
может вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы первичной
учетной документации, а реквизиты этих форм, изменения должны быть оформлены
соответствующим организационно – распорядительным документом организации.

Вопрос №9

Министерство образования республики Башкортостан

Государственное бюджетное образовательное учреждение среднего
профессионального образования

Уфимский колледж статистики, информатики и вычислительной техники

ПРИКАЗ

30.09.2016                                                                                        
                            №1

Уфа

Отстранение
от работы Иванова А.А.

Отстранить от
работы без начисления заработной платы оператора стерилизующей машины Иванова
А.А., не прошедшего в установленном порядке обязательный медицинский осмотр, с
1.09.2016 до прохождения им медицинского осмотра (статья 76 Трудового кодекса
РФ).

Основание:
докладная записка начальника производственного участка №1 Петрова Р.Л. от
1.09.2016 № 55-а; объяснительная записка Иванова А.А. от 1.09.2016 № 55-а.

Заместитель директора                     Личная
подпись                                Сафуанова З.З.

С приказом ознакомлены:

Начальник производственного
участка №1                                                    Петров Р.Л.

Оператор стерилизующей
машины                                                                Иванов
А.А.

В дело №01-01

Синицина 25.09.2016

Вопрос № 10

Распоряжение, указание –
правовые акты, издаваемые единолично руководителем (его заместителями,
руководителями структурных подразделений, главными специалистами и др.) в целях
разрешения оперативных вопросов деятельности организации. Имеет обязательную силу
для подразделений организации, которым оно адресовано.

Вопрос №11

Приказ –
правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, управлений,
учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующих на основе
единоначалия.

Распоряжение
– правовые акты, издаваемые единолично руководителем (его заместителями,
руководителями структурных подразделений, главными специалистами и др.), в
целях разрешения оперативных вопросов деятельности организации.

Ключевые
слова Приказа – приказываю, а распоряжения – обязываю.

Вопрос №12

Текст распоряжения имеют констатирующую и распорядительную часть.
В первой части указывают цели и причину распоряжения, во второй, начинающейся
словами «Обязываю», «Предлагаю», — предписываемые действия. В констатирующей
части целесообразно использовать устойчивые формулировки: «в соответствии », «в
связи», «в целях».

Вопрос №13

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «КВАНТРА»

24.03.2017                                                                                                               №45

Москва

РАСПОРЯЖЕНИЕ

О проведении ремонтных работ

В связи с неудовлетворенной работой
отопительной системы, в зимний период 2016-2017 гг.

ОБЯЗЫВАЮ:

1.    
Провести ремонтные и профилактические
работы водонагревательных и распределительных устройств отопительной системы в
весенне-летний период 2005 года. Ответственный – главный механик Волохов А.И.,
срок окончания работ 31.08.2005г.

2.    
Контроль за исполнением распоряжения
возложить на главного инженера ЗАО «КВАНТРА» Рудаева П.С.

Заместитель директора по АХР

Личная подпись

Л.Д.Прохоров

С
распоряжением ознакомлен:

Главный механик

Личная подпись

А.И.Волохов

25.03.2017
г.

Вопрос №14

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «КВАНТРА»

24.03.2017                                                                                                               №45

Москва

ВЫПИСКА ИЗ РАСПОРЯЖЕНИЯ

О проведении ремонтных работ

В связи с неудовлетворенной работой
отопительной системы в зимний период 2016-2017гг.

         ОБЯЗЫВАЮ:

1.    
Провести ремонтные и профилактические
работы водонагревательных и распределительных устройств отопительной системы
весенне-летний период 2017 года. Ответственный – главный механик Волохов А.И.,
срок окончания работ 31.08.2017г.

2.    
Контроль за исполнением распоряжения
возложить на главного инженера ЗАО «КВАНТРА» Рудаева П.С.

Заместитель директора по АХР

Личная подпись

Л.Д. Прохоров

С
распоряжением ознакомлен:

Главный механик

Личная подпись

А.И. Волохов

25.03.2017

Министерство
образования Республики Башкортостан

Государственное
бюджетное профессиональное образовательное учреждение

Уфимский колледж
статистики, информатики и вычислительной техники

ЛАБОРАТОРНАЯ
РАБОТА №14

По
дисциплине: «Документационное обеспечение управления»

                                                                         
Выполнила студентка группы 2З-2

                                
Нуртдинова Алиса

                                                                         
Проверила преподаватель Алибаева Р. Р.

г.Уфа

2017г.

Вопрос
1

К реквизитам делового письма относятся:

·        
Реквизит 15 «адресат»

·        
Реквизит 18«заголовок к
тексту»

·        
Реквизит 20«текст документа»

·        
Реквизит 21 «отметка о наличии
приложения»

·        
Реквизит 22 «Подпись»

·        
Реквизит 27 «отметка об исполнителе»

Письма
оформляют в двух экземплярах – первый подготавливают на бланке (чистом листе
бумаги) и отправляют адресату, а второй – направляют в дело.

Вопрос 2

Требования, которые
необходимо соблюдать при ведении переписки:

·             
письма оформляются на
специальных бланках – бланках для писем и подписываются руководителем
организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;

·             
письма должны составляться
грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений;

·             
независимо от содержания
письмо должно излагаться спокойным, выдержанным, официально-деловым языком,
обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью
характеристик, краткостью и последовательностью изложения;

·             
содержать объективные сведения
об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и
дополняющие материалы.

Вопрос
3

 
Виды переписки:

-извещения

-разъяснения

-запрос

-просьба

-предложение

-рекомендации

-уведомления

-подтверждения

-соглашения

-требования

-гарантии

-факс

-телефонограмма

Вопрос 4

Прежде всего, все письма можно разделить по функциональному
признаку на две группы:

1.    
Письма,
требующие письма-ответа:    

·       
Письмо-просьба

·       
Письмо-обращение

·       
Письмо-предложение

·       
Письмо-запрос

·       
Письмо-требование

2.    
Письма, не
требующие письма-ответа:

·       
Письмо-предупреждение

·       
Письмо-напоминание

·       
Письмо-приглашение

·       
Письмо-отказ

·       
Письмо-извещение

·       
Информированное
письмо

·       
И другие.   

Существует столько разновидностей писем, сколько возникает
производственных ситуаций, дающих повод для переписки. Поэтому необходимо
классифицировать деловые письма, а это означает построить классификацию
производственных ситуаций, вызывающих необходимость в переписке. Несмотря на
многообразие этих ситуаций, их диапазон, как уже отмечалось, не беспределен,
что и позволяет разграничить письма по нескольким признакам.

Вопрос 5

Образец
письма-запроса

Директор ГБПОУ УКСИВТ С.З. Кунсбаев

Генеральному директору ООО Агентство  Недвижимости “Огни Города” К.А. Ковырзину

Уважаемый Константин Александрович!

Просим Вас разрешить Нуртдиновой Алиса, студентке
ГБПОУ УКСИВТ проходить производственную практику в вашем агентстве в период с 08.06.17-21.06.17г.г.

                                                                                                      
С уважением, Директор                                                               
                            С.З.Кунсбаев

Вопрос
6

Телефонограмма:

Департамент
образования                                             Директору колледжа ГБПОУ

ТЕЛЕФОНОГРАММА                     
УКСИВТ                                       

Передал секретарь – В.И.
Тишкова                              Принял – секретарь колледжа 

                                                                                
         И.А. Юматова

Т.
234-50-34                                                                    
Т. 234-80-40

                                                                                         
14ч. 30 мин. 4.12.2015г №4

5.12.2015г. в 13.30 в конференц – зале
(ком.44) состоится совещание директоров по организации работы по подготовке
новых учебных планов. Явка представителей колледжа обязательна.

Начальник
департамента                                                  Б.Е Ивашина

Факсограмма

                                                                             
Директору колледжа ГБПОУ УКСИВТ Кунсбаеву.С.З

В связи с
допущенным в Январе- ноябре 2014 года отставанием в производстве продукции
промышленности  по основным товарным группам , необходимостью  повышения
заработной платы до установленного Главой государства уровня организуйте работу
производства в выходные дни 24-25 декабря.

О выполнении
данного поручения проинформируйте меня лично до 14.00 22 декабря текущего года
.

Глава
администрации                                                   Орлов.Н.А

      
Тел/факс:256-89-05

Министерство
образования Республики Башкортостан

Государственное
бюджетное профессиональное образовательное учреждение

Уфимский
колледж статистики, информатики и вычислительной техники

ЛАБОРАТОРНАЯ
РАБОТА №6

По
дисциплине: «Документационное обеспечение управления»

                                                                           
Выполнила студентка группы 2З-2

       
                              Нуртдинова Алиса

Проверила
преподаватель АлибаеваР. Р.

г.Уфа

2017г.

I ПРОТОКОЛ

Вопрос 1

Протокол
содержат следующие реквизиты:

·       
Реквизит 08 «наименование организации»;

·       
Реквизит 10 «наименование вида документа»;

·       
Реквизит 11 «дата документа»;

·       
Реквизит 12 «номер документа»;

·       
Реквизит 14 «место составления протокола»;

·       
Реквизит 18 «заголовок к тексту»;

·       
Реквизит 20 «текст»;

·       
Реквизит 22 «подпись»;

Вопрос 2

      
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

      
Вводная часть протокола имеет постоянную и переменную информацию.

Постоянная-слова
«Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные» пишутся с
прописной буквы от начала левого поля.

Переменная-инициалы
и фамилии председателя, секретаря, присутствующих и приглашенных, информации о
которых с указанием должности.

Фамилии
членов коллегиального органа располагают в алфавитном порядке, через запятую в
строчку через интервал. Если членов коллегиального органа больше 15, то
указывают общее количество, а в скобках-регистрационный лист прилагается.

Фамилии
приглашенных добавляются с наименованием должности, с включением названия
организации. Вводная часть протокола заканчивается разделом ПОВЕСТКА ДНЯ. Слова
ПОВЕСТКА ДНЯ пишутся от левого поля и после них ставится двоеточие. Вопросы
повестки дня номеруются арабскими цифрами и печатаются от 1-го положения
табулятора. Вопросы располагаются по степени важности и сложности. Формулировка
вопросов повестки дня должна начинается с предлогов о (об), наименования
должности и фамилию докладчика записывают в родительном падеже.

      
Основная часть протокола строиться по схеме:

СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ(РЕШИЛИ)-по
каждому вопросу отдельно.

Вопрос 3

    
Протокол подписывают председатель и секретарь. Секретарь редактирует текст,
знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получения подпись.

   
Дата протокола является дата проведения заседания. Если заседание продолжается
несколько дней, то указывается дата начала и через тире- окончания заседания.

Министерство образования Республики
Башкортостан

Государственное бюджетное профессиональное
образовательное учреждение

Уфимский колледж статистики, информатики и
вычислительной техники

ПРОТОКОЛ

12.03.2017                                                                                                                 
№7

                                                                  
Уфа

Заседание
экспертной комиссии

Председатель
— З.З.Курмашева.

Секретарь      
— Р.Р.Алибаева.

Присутствовали:
9 человек.

ПОВЕСТКА
ДНЯ:

1.     О
рассмотрении сводной номенклатуры дел ГБОУ СПО УКСИВТ. Докладчик-инспектор
организационного отдела И.Ф.Иванов.

2.     О
подготовки документов к передаче на государственное хранение.
Докладчик-начальник организационного отдела.

СЛУШАЛИ:

Доклад
инспектора организационного отдела И.Ф.Иванова (текст доклада прилагается).
Доклад начальника организационного отдела (текст доклада прилагается).

ВЫСТУПИЛИ:

Главный
инспектор организационного отдела М.М.Сухарев–поддержал основные положения
доклада. Предложил уточнить номенклатуру дел.(текст доклада прилагается).

ПОСТАНОВИЛИ:

Одобрить
номенклатуру дел ГБПОУ УКСИВТ на 2017 год,

Представить
номенклатуру дел на согласование в Национальный архив РБ.

Одобрить
акт от 23.03.2017 №7 о выделении к уничтожению документов и дел.

Рекомендовать
для утверждения описи дел постоянного хранения.

Председатель                      
________________               Расшифровка подписи

Секретарь                            
________________                Расшифровка подписи

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА, СПРАВКА.

Вопрос 1

Реквизиты
СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКИ:

·       
Реквизит «наименование структурного подразделения»;

·       
Реквизит 10 «наименование документа –
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА»;

·       
Реквизит11 «дата
документа»;

·       
Реквизит12 «регистрационный
номер»;

·       
Реквизит15 «адресат»;

·       
Реквизит18 «заголовок»;

·       
Реквизит20 «текст»;

·       
Реквизит «отметка о наличии приложения
(если оно есть)»;

·       
Реквизит 22
«подпись»;

Реквизиты
ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ:

·       
Реквизит 08«наименование
организации»;

·       
Реквизит 10 «наименование вида документа —
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА»;

·       
Реквизит 11«дата»;

·       
Реквизит 18 «заголовок
к тексту»;

·       
Реквизит 20 «текст»;

·       
Реквизит 28 «отметка об исполнении документа
и направлении его в дело»;

·       
Реквизит 22 «подпись»;

Реквизиты
справки:

·       
Реквизит 10 «название вида документа»;

·       
Реквизит 18 «заголовок к тексту»;

·       
Реквизит 20 «текст»;

·       
Реквизит 11 «дата»;

·       
Реквизит 22 «подпись

Вопрос 2

   
Докладная записка-это информационно-справочный документ, адресованный
руководителю начальнику отдела, иными уполномоченным лицам. В нее обстоятельно
излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и
преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения.

  
Определенная «докладная записка» как самостоятельного понятия в
законодательстве нет.

  
Докладная записка, составляемая как письменному или устному указанию
руководителя, так и по инициативе самих работников. С помощью такого документа
можно вести предложение об улучшении технической стороны производственных
процессах, выразить не согласие с решением, принятым вышестоящим руководителем,
а также изложить свою точку зрения при возникновении разногласий с коллегами. Поэтому
при подготовке докладной записки автору прежде всего важно доступно
сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в её пользу.

    
Виды докладных записок

   
По содержанию докладные записки подразделяются:

·                  
За инициативные;

·                  
Информационные;

·                  
Отчетные.

  
Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять
определенное решение, поэтому в тексте записки излагается факты, содержатся
конкретные предложения, рекомендации или выводы.

  
Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о
деталях, результатах или методах выполнения работы.

Вопрос
3

   
Внутреннюю докладную записку подписывает составитель и руководитель
подразделения; внешнюю докладную записку подписывает руководитель

организации.

  
В состав реквизита «Подпись» входит: наименование должности лица, подписавшего
документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное-
на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи
(инициалы, фамилия), например:

  
Вице-президент Ассоциации

  
региональных предприятий                 Личная подпись             А.В.Кочкин

  
или на бланке:

  
Вице-президент                                     Личная подпись            
А.В.Кочкин

 
Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица,
подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Например:

 
Исполнительный директор

 
ЗАО «Партнёр»                                  Личная подпись                
А.В.Кочкин

  
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в
подписи не указывают

   
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают
одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности,
например:

  
Председатель комиссии                     Личная подпись                      
А.В.Кочкин

Вопрос 4

Справка:

         
1) Документ информационного-справочного, аналитического или отчетного
характера, представляемой руководству.

         
2) Документ, подтверждающий сведение биографического или служебного характера.

     
Справка первого вида составляются по указанию вышестоящей организации или
руководителя организации для информации о выполнении планов, зданий, поручений
и представляются в установленные сроки.

     
Справка второго вида–справка, удовлетворяющие юридические факты: подтверждающие
места работы, учебы, занимаемой должности, места проживания и т.д. Выдаются по
запросам заинтересованных лиц и учреждений.

Вопрос 5

Служебная записка                                                      Заведующему
по АХЧ

                                                                                      
П.П.Васильевой

23.03.2017                   
                                                                              №151                                        
 

г. Уфа

    
О подготовке колледжа к 01.09.2017.

   
Довожу до Вашего сведения, что работниками административно-хозяйственной
части   была проведена работа по подготовке колледжа к началу учебного года.

    
Установлено, что аудиторные помещения снабжены соответствующей мебелью и
оборудованием, компьютерные аудитории укомплектованы ПК полностью, библиотека
обеспечена необходимой литературой и методическими пособиями.

Зав.
хозяйственной частью               ______________                 И.П.Кротова

Личная подпись   

Вопрос 6

Отдел
снабжения                                                       Генеральному
директору

                                                                                                
ООО «МАГНИТ»

                                                                                    
Петровой Оксане Олеговне

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

2017-02-26-ЦН от 23.03.2017 г.

О премировании

Прошу поощрить менеджера по продажам  Нуртдинову Алису Фадисовну
денежной премией в размере 8000 рублей за расширение клиентской базы с 30 до 50
торговых точек и увеличение общего объема продаж продукции в 2 раза по итогам
1-го квартала 2017 г.

 Начальник снабжения                    
_____________                       Кочкин В.А.

                                                          
Личная подпись                            

Студенка
группы 2З-2                                                Директору ГБПОУ
УКСИВТ

Нуртдинова
А.Ф.                                                                                 
Кунсбаеву С.З.

Объяснительная записка

23.03.17                   
     №4

г.Уфа

                                    
Об отсутствии на занятиях

 Я, Нуртдинова Алиса Фадисовна студентка
группы 2З-2 отсутствовала на занятиях с 16.03.2017 по 22.03.2017 в связи с
болезнью. Просьба отнестись с пониманием.

Студентка
группы 2З-2

Нуртдинова
А.Ф.

Куратор
группы                               _____________                       
Юмагулова Г.К.

Личная подпись

Вопрос 7

   
ГБПОУ УКСИВТ                                                   

СПРАВКА

23.03.17               
№97

Уфа

Дана Куликовой Марине Ивановне в том,
что она действительно работает в ГБПОУ УКСИВТ в должности юрист.

Справка
дана по месту требования.

         
  Директор                                  ______________             Кунсбаев
С.З.                                                                                       

Личная подпись

Министерство
образования Республики Башкортостан

Государственное
бюджетное профессиональное образовательное учреждение

Уфимский
колледж статистики, информатики и вычислительной техники

ПРАКТИЧЕСКАЯ
РАБОТА

По
дисциплине: «Документационное
обеспечение управления»

                                                                             Выполнила
студентка группы 2З-2

                                                                             Нуртдинова
Алиса

Проверила
преподаватель Алибаева Р.Р.

Уфа-
2017г.

Автобиография

Я, Нуртдинова Алиса Фадисовна, родилась 30
марта 1999 года, в д. Тау Янаульского района в Республики Башкортостан,
татарка.

Проживаю по адресу Республика Башкортостан
Янаульский район д. Тау ул. Центральная дом 5.

С 2003-2006 года посещала детский сад
«Радуга» в д. Тау. С 2006-2015 года обучалась в школе МОБУ лицей №1
, в настоящий момент учусь в колледже УКСИВТ во 2 курсе.

Состав семьи:

Отец: Нуртдинов Фадис Раисович , 1972 года
рождения, разнорабочий.

Мать: Нуртдинова  Алсу Гатуфовна,1975 года
рождения, повар.

Адрес прописки и место проживания:
Республика Башкортостан,  Янаульский район, д. Тау, ул. Центральная дом 5.

01.02.2017

                                                
                                      Подпись________

Характеристика студента ГБПОУ
УКСИВТ (колледж)

Нуртдинова Алиса Фадисовна

Нуртдинова Алиса Фадисовна, 1999 года рождения, учится в «Уфимском
колледже статистики, информатики и вычислительной техники» в гр. 2З-2  на
втором курсе, по специальности Правоохранительные и судебные органы.

  За время учебы показала себя как ответственный студент. С
учебным планом справляется на «хорошо» и «отлично». Пропусков учебных занятий
без уважительной причины не допускала. К обязанностям относится добросовестно,
с группой отношения хорошие, ровные.

В целом Алиса зарекомендовала себя как прилежная студентка, очень
исполнительная, старательная. С преподавателями вежлива, тактична.

Директор ГБПОУ УКСИВТ (колледж)________________________________

Куратор группы_________________________________________________

Дата____________________________________________________________

Резюме

ФИО	Нуртдинова Алиса Фадисовна
Дата рождения	30 марта 1999 г.
Место рождения	Республика Башкортостан,  Янаульский район,  д. Тау
Национальность	Татарка
Дом, адрес, телефон	Республика Башкортостан,  Янаульский район,  д. Тау
Паспортные данные	Отделение УФМС России
Семейное положение	Не замужем
Дети	—
Базовое образование	Колледж УКСИВТ, зио
Знание ПК	Опытный пользователь
Знание языков	английский со словарем

                                                                                      
 Директору ГБПОУ УКСИВТ

                                                                      
                  Кунсбаеву. С.З.

                                       
                                                 Студенки Нуртдиновой А.Ф.

                                                                      
                  Группы 2З-2

заявление.

     
Прошу Вас освободить меня от учебных занятий на 3 дня:                                                    
                             с 23 марта 2017 года по 26 марта 2017 года
(включительно) в связи с семейными обстоятельствами.

Дата  23.03.2017г. 
                                                     

Подпись

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ
ДОКУМЕНТОВ

Дата документа	Регистрационный номер документа	Корреспондент (получатель)	Краткое содержание документа	Кем подписан документ	Исполнитель	Дополнительные сведения о документе	Отметка об исполнении
1	2	3	4	5	6	7	8
26.02.2017	04-10/165	___	Об утверждении плана работ ведомственного архива и графика передачи дел из структурных подразделений в архив ОАО.	Директор ОАО «ГазПром» И.И.Иванова.	___	___	___

ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ
ДОКУМЕНТОВ

Дата поступления	Регистрационный номер документа	Корреспондент(автор)	Дата документа	Номер документа	Краткое содержание	Исполнитель	Задание	Срок исполнения	Автор резолюции	Дата поставки резолюции	Дополнительные сведения о документе	Расписка в получении	Отметка об исполнении
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14
													___

ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ВНУТРЕННИХ
ДОКУМЕНТОВ

Дата документа	Регистрационный номер документа	Краткое содержание документа	Кем подписан документ	Исполнитель	Дополнительные сведения о документе	Расписка в получении документа	Отметка об исполнении
1	2	3	4	5	6	7	8
26.02.2017	04-10/165	Об утверждении плана работ ведомственного архива и графика передачи дел из структурных подразделений в архив ОАО.	Директор ОАО «ГазПром» И.И.Иванова.	___	___	___	___