Создание бизнес процесса в битрикс24 с нуля

Просмотров: 50646
Дата последнего изменения: 20.03.2023

Наконец к самому интересному — создаем свой бизнес-процесс «с нуля»

СОЗДАНИЕ ПРОЦЕССА В ЖИВОЙ ЛЕНТЕ

• Нам нужен объект, по которому будем запускать бизнес-процесс
• Настроим поля и форму создания объекта

УТВЕРЖДЕНИЕ У РУКОВОДИТЕЛЯ

• Определим руководителя
• Используем переменные
• Изменим поля документа
• Поставим задание — ознакомиться, с одобрением или отклонением
• Добавим уведомления пользователям портала

ПРОВЕРКА РАБОТЫ, ЗАПИСЬ В ЛОГ И СТАТУС

• Посмотрим на реализованный сценарий бизнес-процесса
• Добавим информативности в результаты работы бизнес-процесса

УСЛОВИЕ И КОНСТАНТЫ

• Ознакомимся с настройкой действия «условие», создадим разные ветки пути в бизнес-процессе
• Узнаем, почему для определения «бухгалтера» будем использовать константу

СОГЛАСОВАНИЕ У БУХГАЛТЕРА

• Усложняем алгоритм: добавляем условия и переменную
• Переменная поможет управлять, она определит, по какой ветке пустить выполнение бизнес-процесса

ЗАПУСК И ОТЛАДКА

• Посмотрим, как выглядит созданный нами бизнес-процесс для пользователей
• Найдем ошибку, допущенную в реализации логики процесса

ЦИКЛ

• Используем «цикл»: будем повторять набор действий, пока нужное нам условие не выполнится
• Познакомимся с настройками действия «цикл»

ЗАПРОС ДАННЫХ У ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ И СОХРАНЕНИЕ В ДОКУМЕНТЕ

• Пора добавить доработку заявки сотрудником
• Научимся запрашивать данные у пользователя и сохранять их в «документе»
• Дадим возможность пользователю «сдаться» и не дорабатывать заявку

ПРАВА ДОСТУПА

• Реализуем типовой сценарий: сотрудник видит заявки, добавленные только им

Эта статья может быть полезна тем, кто хочет научиться создавать бизнес-процессы (БП) на портале Битрикс24. В ней будет подробно и занудно описан каждый шаг при разработке бизнес-процесса в CRM на примере несложной автоматизации сделки.

Этапы разработки бизнес-процесса

1. Постановка задачи
2. Создание шаблона БП
3. Тестирование
4. Сдача в эксплуатацию

Постановка задачи и описание алгоритма

В нашем случае задача выглядит так: «Необходимо назначить руководителя Наблюдателем сделки, если сумма сделки 100 000 руб. или больше».

Теперь, когда у нас сформулирована задача, можно приступить к описанию алгоритма. Этот этап нужен для того, чтобы представить решение задачи в структурированном виде, состоящем из отдельных действий и их взаимосвязей. Вы можете разрабатывать алгоритм с помощью любых удобных вам инструментов, например, нарисовать схему на листе, или описать последовательность шагов, или воспользоваться каким-либо сервисом для визуализации блок-схем.

Для нашей задачи достаточно простого описания алгоритма:

Если сумма сделки равна или больше 100 000 руб., то назначаем руководителя Наблюдателем этой сделки.

Создание шаблона по шагам

Шаблон бизнес-процесса – это инструмент Битрикс24, посредством которого можно реализовать ваш алгоритм.

В Битрикс24 можно разрабатывать бизнес-процессы для разных объектов (лидов, компаний, элементов Списков…) и для каждого из них надо выбирать соответствующий шаблон. Мы будем создавать шаблон БП для сделок, поскольку наша задача касается автоматизации сделки.

Перед началом работ убедитесь, что у вас достаточно прав. Для работы с бизнес-процессами в CRM вы должны быть или администратором портала, или иметь включенную опцию «Разрешить изменять настройки» в настройках роли в правах доступа CRM.

Шаг 1. Добавляем шаблон БП для сделок

Переходим в раздел CRM – Настройки – Настройки CRM.

Если вы не можете найти раздел «Настройки» среди пунктов меню, то поищите его под пунктом «Еще» (крайний правый), может быть он прячется там.

Если и это не помогло, то обратитесь к администратору портала, может быть, у вас недостаточно прав для создания БП.

В Настройках выбираем Роботы и бизнес-процессы – Бизнес-процессы.

Добавляем шаблон для сделок. По умолчанию добавляется шаблон для последовательного бизнес-процесса, что нам и требуется в данном случае (и вообще требуется в 99,99% случаев).

Шаг 2. Настройка шаблона

В появившемся окне изменяем Название и добавляем Описание (это не обязательно, но хороший тон).

Обратите внимание на настройки автоматического запуска – «Автоматически запускать».

По умолчанию там указано «При добавлении». Убираем ее! Не стоит, чтобы при добавлении новых сделок запускался наш недоделанный бизнес-процесс (а недоделанным он будет всегда, пока не проведено тестирование).

В окне настроек шаблона мы видим несколько вкладок:

• Основное (которую мы только что заполнили)
• Параметры
• Переменные
• Константы

Параметры служат для добавления информации при запуске процесса и для передачи данных между разными БП.

Переменные нужны для временного хранения данных в ходе бизнес-процесса, и они очищаются после его завершения.

Практическое применение параметров и переменных будет описано в следующих статьях.

Константы нужны для хранения постоянной информации, которая не меняется в ходе БП.

Именно их мы будем использовать в нашем примере для хранения значения 100 000 руб. (минимальной суммы, достойной внимания руководителя) и самого руководителя.

Давайте добавим их на вкладку «Константы».

Для добавления суммы заполните поля:

• Идентификатор – можно использовать только латинские символы, цифры и знак подчеркивания (не волнуйтесь, если вы ошибетесь, то система вам подскажет).
• Название – здесь пишите, что и как вам угодно, но лучше, чтобы это было информативное название.
• Описание – поле не обязательно заполнять, в данном примере и так все понятно, но давайте опишем для наглядности.
• Тип – здесь выберите тип «Целое число»

При добавлении Руководителя заполните те же поля.

Для Типа выберите «Привязка к пользователю».

При заполнении поля «Значение константы» вам сейчас надо выбрать не реального руководителя, а себя или, еще лучше, предварительно созданного тестового пользователя.

Для выбора пользователя нажмите кнопку для вставки значения (запомните ее вид, она будет часто использоваться во время работы над шаблоном):

Выберите пользователя из списка (в данном примере выбран «Тестовый Cотрудник»). Если вы не видите в списке нужного вам пользователя, то поищите его в разделе «Категории пользователей».

Теперь вкладка «Константы» будет выглядеть так:

Не забудьте нажать кнопку «Сохранить» для сохранения параметров шаблона!

Если вы немного утомились и хотите сделать перерыв, то давайте сохраним все что мы сделали с помощью кнопки «Применить»:

Советую вам не забывать периодически нажимать на эту кнопку, чтобы не потерять промежуточные результаты своей работы.

Шаг 3. Добавление блок-схемы

Блок-схема формируется с помощью действий, сгруппированных по разделам.

Вначале вам будет непонятно, какие действия в каких разделах искать и в каких случаях их применять. Но со временем вы увидите, что действий не так уж и много и в процессе работы вы познакомитесь с ними досконально.

Вспомним наш алгоритм: «Если сумма сделки равна или больше 100 000 руб., то назначаем руководителя Наблюдателем этой сделки.»

Нам потребуется действие «Условие» из раздела «Конструкции».

Раскроем раздел и перетащим «Условие» к серому треугольнику, как показано на скриншоте.

Есть еще один способ добавить действие.

Кликнув на треугольник, вы получите список с разделами и здесь уже из раздела «Конструкции» выберите действие «Условие».

Перейдем к настройке Условия.

Вначале давайте изменим название действия. В нашем простом примере с одним условием это кажется лишним, но если вы будете разрабатывать более сложные бизнес-процессы с несколькими условиями, то увидите, насколько удобно, когда блок-схема легко читается.

Для изменения названия нажмите на шестеренку и введите свое название в поле «Заголовок».

Теперь разберемся с ветками условия. По умолчанию их 2, как нам и надо для нашей задачи. Но в принципе можно добавить сколько угодно веток с помощью значка «+» справа от названия.

Настроим левую ветку.

Назовем ее «ДА».

Для «Типа условия» выберем «Поле документа», поскольку мы будем проверять поле сделки («документ» – это общее название элемента, на котором запускается БП).

В появившемся поле документа выберем «Сумма».

В качестве условия выберем «не меньше», поскольку «равна или больше» означает «не меньше».

Для установки Значения нажмите кнопку для вставки значения:

В окне «Вставка значения» раскройте «Константы» и выберите константу «Минимальная сумма».

Настройки левой ветки теперь выглядят так:

Сохраните их.

Таким образом мы добавили в блок-схему проверку условия:

Если сумма сделки (то есть поле сделки «Сумма») равна или больше (то есть «не меньше») 100 000 руб. (значение нашей константы summa_min).

Теперь перейдем к условию в правой ветке.

Здесь достаточно ввести «НЕТ» в поле «Заголовок» и то, это надо только для наглядности нашего условия.

Сейчас, когда у нас готовы 2 ветки, давайте добавим в них действия для логирования.

Это надо для того, чтобы потом по записям в Журнале бизнес-процесса мы могли проверить, как он работает.

За добавление в лог отвечает действие «Запись в отчет» из раздела «Прочее».

Добавьте текст. В текст можно добавить поля, константы, переменные… В нашем примере в текст вставлены поле сделки «Сумма» и константа для минимальной суммы. Добавьте их с помощью кнопки для вставки значения, подобно тому, как мы это делали при добавлении условия в левой ветке.

Для добавления действия «Запись в отчет» в правую ветку условия скопируйте действие, перетаскивая его как показано на скриншоте при нажатой Ctrl. Если будете перетаскивать без Ctrl, то действие будет перемещено, а не скопировано.

Отредактируйте текст в новом действии, изменив «ДА» на «НЕТ».

Вы можете написать свои тексты в этих действиях, главное, чтобы потом из записей Журнала вам было ясно, что происходит с вашим БП.

Теперь в левую ветку добавим наблюдателя к сделке.

Для этого выберем действие «Изменение наблюдателей» из раздела «CRM».

Здесь оставьте действие «добавить» и нажмите на кнопку «…» для выбора наблюдателя.

Поскольку наблюдатель у нас находится в константе «Руководитель», то ее и выберем.

Теперь действие выглядит так:

Итак, наш шаблон готов. Не забудьте его сохранить!

Запуск и Тестирование

Для тестирования создайте сделку c суммой больше 100 000 руб., например, 200 000 руб.

Перейдите в карточку сделки и запустите БП вручную, выбрав его из списка.

Теперь давайте посмотрим Журнал на вкладке «Бизнес-процессы».

Из журнала видно, что БП пошел по левой ветке, как и ожидалось.

Также мы видим, что в карточке сделки «Тестовый сотрудник» установлен как наблюдатель.

Также надо провести тесты, когда сумма сделки < 100 000 руб. и когда сумма сделки = 100 000 руб.

Для этого можно создать новые тестовые сделки с этими суммами или менять сумму в нашей тестовой сделке, при этом не забывая очищать поле «Наблюдатели».

Если все тесты прошли успешно, то можно переходить к последнему этапу.

Сдача в эксплуатацию

Перед запуском БП в работу нам надо сделать 2 вещи.

Первое, это установить реального руководителя вместо Тестового сотрудника в константе «Руководитель».

Для этого выберите наш шаблон в Списке шаблонов для сделок

и измените значение константы «Руководитель» на реального пользователя.

И второе, это установить автозапуск процесса.

Поскольку сумма сделки может быть указана и при добавлении сделки, и при ее изменении, то для автоматического запуска отмечаем 2 чекбокса «При добавлении» и «При изменении».

Теперь наш бизнес-процесс в работе!

Автоматизация бизнес-процессов — это очень востребованная услуга, необходимая практически каждой компании.

Мы подготовили подробный обучающий видеокурс по работе с бизнес-процессами.

Посмотрите небольшой трейлер видеокурса

В программе курса мы:

• Расскажем, как подойти к анализу процессов внутри компании.
• Поговорим о важных параметрах бизнес-процессах.
• Наглядно покажем, как реализовать бизнес-процессы в Битрикс24.
• Покажем примеры решения задач по автоматизации продаж с помощью роботов и бизнес-процессов.

По итогу обучения вы научитесь работать с бизнес-процессами Битрикс24. Возможно, это станет новым направлением в вашей деятельности

Модуль1. Подход к анализу процессов в компании

В этом модуле мы разберемся что такое бизнес-процессы, какие параметры их определяют, как подойти к анализу процессов внутри компании.

Модуль 2. Бизнес-процессы в Битрикс24

Выясняем, что из себя представляют бизнес-процессы в Битрикс24 и как с ними работать.

Модуль 3. Инструменты разработчика

Посмотрим на бизнес-процессы в Битрикс24 с точки зрения разработчика. Есть несколько базовых элементов, разобравшись с которыми будет проще осваивать создание собственных бизнес-процессов.

Модуль 4. Создание бизнес-процесса

Переходим к самому созданию бизнес-процессов!

Модуль 5. Параметры БП и работа с элементами списков

Еще один сценарий запуска бизнес-процесса — это запуск с параметрами. Его можно применять не только для запуска пользователем, но и для запуска бизнес-процесса из бизнес-процесса.

Кроме того, внутри бизнес-процесса можно работать с данными других «документов» — элементами списков, объектов CRM.

Модуль 6. Создание бизнес-процесса со статусами

В этом модуле научимся создавать бизнес-процессы «со статусами». Это особый вид бизнес-процессов для реализации сложных и запутанных сценариев.

Модуль 7. Реализация бизнес-процессов в CRM

Рассмотрим несколько кейсов автоматизации:

• Обработка лидов и сделок
• Задачи и события
• Генерация и отправка документов
• Автоматизация документооборота
• Продажа и закупка товаров
• Логистика заказов
• Оценка качества обслуживания клиентов

В каждом модуле курса — кнопка обратной связи, пишите нам ваше мнение по урокам.

Персональный менеджер техподдержки Битрикс24. Отвечаем за 15 минут максимум — даже в выходные!

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Мы готовы помочь!

Задайте свой вопрос специалисту в конце статьи. Отвечаем быстро и по существу. К комментариям

Продлите лицензию Битрикс24 у нас и получите технический аудит в подарок!

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Строка	Для внесения произвольной информации в виде текста, символов или чисел
Список	Для добавления перечня готовых значений
Дата/Время	Для ввода точной даты и/или времени. При заполнении поля будет доступен календарь
Бронирование ресурсов	Для бронирования услуги, времени или специалиста, который ее окажет. Подходит в том случае, когда компания занимается предоставлением услуг
Адрес Google карты	Для хранения адреса. При его вводе в строку на экране отображается карта с указанием этого места
Ссылка	Для хранения информации в виде ссылки на веб-ресурсы. Например, адрес сайта компании. Текст автоматически преобразуется в гиперссылку и перебрасывает на страницу в браузере
Файл	Для хранения документов и изображений. Отображается кнопка загрузки документа, а после добавления файла видны его название, расширение и размер
Деньги	Для внесения денежных показателей. Например, суммы взноса. Появляется опция для указания валюты
Да/нет	Для однозначного ответа: да или нет. Подходит для анкетирования
Число	Для хранения числовой информации
Дополнительные поля — привязка	Для связи с другими элементами и разделами. Например, с уже существующим контактом в CRM

Подключите максимальный тариф Битрикс24 «Профессиональный» бесплатно на 30 дней!

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Оцените, насколько полезна была информация в статье?

Наш каталог продукции

У нас Вы найдете широкий ассортимент товаров в сегментах
кассового, торгового, весового, банковского и офисного оборудования.

Посмотреть весь каталог

Отправьте статью себе на почту

Корпоративный портал Битрикс24 предлагает множество инструментов для грамотной организации бизнеса. Немаловажную роль в этом играют автоматизация и широкое использование бизнес-процессов. Если совместить эти 2 понятия, то можно получить автоматизированные бизнес-процессы, значительно повышающие эффективность работы предприятия и снижающие риск ошибок, вызванных человеческим фактором.

Что представляют собой бизнес-процессы в CRM Битрикс24

Бизнес-процесс в Битрикс24 — это определенная последовательность действий, которая приводит к требуемому результату. На самом деле это может быть что угодно, а не обязательно процесс, связанный с продажами или производством. В больших компаниях очень часто автоматизируют бизнес-процессы, связанные с персоналом. Самыми популярными среди них являются:

• оформление заявления на отгул;
• оформление заявления на отпуск;
• оформление заявления на командировку;
• оформление заявления на больничный;
• оформления заявления на увольнение.

Рассмотрим подробнее на примере заявления на больничный, так как он достаточно сложный для того, чтобы показать возможности автоматизации этого бизнес-процесса в Битрикс24.

Автоматизация бизнес-процесса «Заявление на больничный»

Чтобы инициализировать процесс, сотруднику достаточно зайти на портал с ПК или мобильного приложения и запустить процедуру. Для этого ему потребуется выбрать подходящий для него вариант. Представим, что у нас будут такие варианты:

• официально оформленный больничный;
• отгул за свой счет: например, сотрудник не хочет обращаться в больницу, так как проблема индивидуальная и он знает, что уже завтра сможет работать;
• фиктивный больничный: сотрудник заболел, но может выполнить запланированный объем работы удаленно.

В зависимости от выбранного пункта, программа предложит ему выполнить различные действия. Можно автоматизировать все дальнейшие этапы развития: к примеру, если сотрудник выбрал вариант с удаленной работой, но не смог ее выполнить или согласовать, то его отсутствие на работе автоматически маркируется отгулом за свой счет.

Решаемые задачи и цели

Чаще всего, с помощью бизнес-процессов стараются стандартизировать и автоматизировать типовые действия сотрудников. Это позволяет избежать ошибок, связанных с человеческим фактором и повысить скорость их выполнения. Кроме этого, автоматизация таких задач позволяет значительно снизить расходы за счет сокращения штата — зачастую именно типовые задачи отнимают большую часть времени сотрудников.

Весомым фактом является и то, что бизнес-процессы позволяют упростить обучение новых сотрудников и снизить порог вхождения в исполнение обязанностей. Это достигается путем автоматизации большей части бизнес-процессов и широко используется при создании отчетов, оформлении документации, соблюдении регламента по согласованию и утверждению. Работнику остается заполнить предложенные поля, а система сама перенаправит документ по нужному пути, назначит ответственного, сформирует отчет, внесет его в нужную базу данных.

Как настроить бизнес-процессы

Битрикс24 — разноплановый сервис, существующий в 2 редакциях и нескольких тарифных планах. Настройка может различаться в зависимости от редакции и способа реализации — максимальные возможности дает коробочная редакция. Ее можно гибко настроить и доработать функционал под любые потребности, в том числе и с помощью внедрения и автоматизации бизнес-процессов.

Облачный портал Битрикс24 предлагает использование готовых бизнес-процессов только на самом старшем тарифе «Профессиональный». В него включены инструменты по созданию бизнес-процессов в разделах «Автоматизация продаж» и «Автоматизация бизнеса» — оплата счетов, отпуска, командировки, исходящие документы, деньги под отчет и произвольные процессы компании. Также на этом тарифе доступен «Дизайнер бизнес-процессов». С его помощью можно быстро создавать и редактировать шаблоны бизнес-процессов во встроенном визуально-графическом редакторе.

Недавно в Битрикс24 появился и более простой и доступный инструмент для автоматизации бизнес-процессов — «Роботизация бизнеса (RPA)». В первую очередь он предназначен для автоматизации небольших процессов: простых отчетов и согласований. Инструмент представлен на всех тарифах, но количество доступных для создания процессов отличается:

• «Бесплатный» — 1;
• «Базовый» — 1;
• «Стандартный» — 5;
• «Профессиональный» — без ограничений.

Еще одной возможностью задействовать в работе компании бизнес-процессы является Маркет — магазин приложений Битрикс24. В нем существует отдельный раздел «Бизнес-процессы», и в настоящее время там размещено свыше 100 приложений, направленных на решение самых разных задач.

Создание бизнес-процесса в Битрикс24

Разберем создание бизнес-процесса на примере доступного для всех тарифов инструмента «Роботизация бизнеса (RPA)». С его помощью можно создать простой бизнес-процесс, для этого нужно перейти на вкладку бокового меню «Роботизация бизнеса (RPA)» и нажать «Новый процесс».

Важно: несмотря на кажущуюся простоту, все детали бизнес-процесса нужно продумать заранее. Для этого можно использовать сервисы для визуализаций mindmap или простой лист бумаги.

Откроется окно, в котором нужно указать параметры процесса и задать ему название. После этого следует указать поля, которые будет нужно заполнить сотруднику при активации процесса. Укажите, кто может вносить изменения в шаблон и выберите иконку процесса. Сохраните.

Теперь процесс нужно настроить. Для начала необходимо настроить этапы (стадии), по которым проходит процесс: например, подготовка документации или утверждение. Для того чтобы добавить этап, нажмите плюс, а для удаления — крестик.

На каждом этапе (стадии) нужно настроить задание — из него будет понятно, какое действие надо выполнить ответственному: например, согласование или получение вспомогательной информации. Всего существует 4 типа заданий:

• утвердить или отклонить;
• ознакомиться с информацией;
• запросить информацию;
• просто передвинуть.

Нужно отметить подходящий тип задания.

В открывшемся окне потребуется заполнить предлагаемые вкладки:

1. Оновные — здесь нужно указать параметры задания, название, очередь сотрудников и следующую стадию выполнения.
2. Поля, которые надо показать — поля, которые будет видеть сотрудник, выполняющий задачу.

Дополнительно на этапах (стадиях) можно добавить роботов. Для этого нажмите специальную ссылку, размещенную в верхнем правом углу.

Откроется окно с возможностью настроить роботов на нужных этапах бизнес-процесса. Например, отправить уведомление сотруднику с решением по его вопросу.

Завершение

Облачный Битрикс24 позволяет использовать бизнес-процессы при организации работы компании на всех уровнях. Встроенные возможности нацелены на решение типичных проблем, а для более специализированных задач можно использовать приложения, размещенные в Маркете.

Коробочная редакция позволяет полностью настраивать портал под индивидуальные нужды и потребности, включая любые бизнес-процессы. К сожалению, настроить самостоятельно получится только самые простые, базовые инструменты, а для реализации более сложных решений потребуется работа специалистов.

Мы можем разработать приложение, доработать коробочную версию или грамотно настроить облачный портал для эффективной автоматизации рутинных задач. Если у вас есть идеи по автоматизации вашего предприятия — просто напишите или позвоните нам. Мы найдем способ реализовать их.