Современные подходы к моделированию бизнес процессов

Моделирование бизнеса. Основные подходы

В этой статье я хочу поговорить об основных принципах моделирования бизнеса, о тех подходах, которые применяются в этой сфере, и на основе которых создаются языки моделирования и нотации.

Я уже писал о моделировании при помощи IDEF0 (Знакомство с нотацией IDEF0 и пример использования), об организации работы склада и работе с клиентами от лида до сделки (Внедрение CRM. От регистрации лида до закрытия сделки. Кейс и пояснения), о системе Bizagi (Bizagi. Описание. Пример). И везде я использовал при пояснении примеров и практических решений нотации бизнес-процессов.

С одной стороны, применение схем для наглядности при описании моделей бизнеса в ни у кого не вызывает вопросов. Это действительно очень удобно. С другой стороны, многие бизнесмены и даже мои коллеги недоумевают, зачем нужны специальные нотации и правила для разработки бизнес-процессов, ведь можно в любом графическом редакторе (visio) или при помощи других удобных инструментов просто нарисовать интуитивно понятную схему.

О том, почему так важна стандартизация, а также о том, в каком случае применяется тот или иной подход, я и хочу поговорить.

Основные подходы

Сегодня существует множество различных инструментов для разработки бизнес-моделей, они используют различные языки моделирования, как стандартные, так и какие-то собственные разработки. Но все их можно объединить по принципу работы в три основных подхода:

• Функциональный;
• Процессный;
• Ментальный (с применением ментальных карт).

На самом деле, конечно, существуют и другие подходы, их много так же, как и языков моделирования. Но они большей частью являются гибридными решениями, объединяющих перечисленные подходы. Кроме того, именно процессная и функциональная модели уже стали стандартами, по крайней мере, на западе. И у нас они получают все большее распространение. Об этих основных направлениях я и хочу поговорить подробнее.

Функциональное моделирование

Функциональное моделирование рассматривает бизнес как функцию (лат. functio — совершение, исполнение) или иными словами «черный ящик». В функциональной модели функция не имеет временной последовательности, а только точку входа и точку выхода. Функциональное моделирование помогает рассматривать бизнес-модель с с точки зрения результативности, т.е. при моделировании мы исходим из того, что имеем на входе, и того, что желаем получить на выходе.

Например, компания разрабатывает какую-то CRM-систему для своего бизнеса. В случае применения функционального подхода к моделированию уже сама выбранная среда для работы подсказывает, с чего начинать. Точка входа – «входящий интерес клиента или лид», точка выхода – желаемый результат: «покупка и получение лояльного клиента», «получение постоянного клиента», «получение максимум информации о потенциальном клиенте» и т.д.

Таким образом, в функциональной модели изначально известны точка входа и желаемый результат, а последовательность действий и является объектом разработки. При этом использование функциональных моделей как «черных ящиков» позволяет детализировать каждый этап по мере необходимости. А вся работа при моделировании направлена на поиск оптимального решения для достижения цели.

Функциональные модели вы можете также использовать для демонстрации своих идей и вариантов решений. Это также очень удобно, ведь в процессе демонстрации вы можете двигаться от общего к деталя, по мере необходимости разделять и декомпозировать функции. Но декомпозировать вы будете при этом именно функции, и, разделяя одну функцию на несколько, вы не получите описание процесса.

Некоторые путают описание процесса и функциональную модель. Например, в системе Business Studio функцию называют процессом, хоть это и не совсем верно. Все же описание функций и процессный подход – несколько разные вещи. И я лично считаю, что функциональное моделирование оптимально реализовано в нотации IDEFO. Сам я для такого варианта работы использую именно ее, и всем также рекомендую.

Правила работы с IDEFO вы можете подробнее изучить, прочитав мою статью накомство с нотацией IDEF0 и пример использования.

Процессное моделирование (моделирование бизнес процессов)

О процессном моделировании я буду рассказывать с точки зрения нотации BPMN, как одного из наиболее распространенных стандартов процессного моделирования. При этом я полностью согласен, что существует множество языков моделирования и различных систем. И каждый может пользоваться тем, что ему удобнее. Но все же BPMN — это уже сложившийся стандарт процессного моделирования, а потому его я и беру за основу в описании.

Процесс с точки зрения бизнес-модели — это последовательность каких-то событий и действий, которые имеют начало и конец.

В этом кроется основное отличие процессного моделирования от функционального. Функциональное моделирование рассматривает бизнес-модель с точки зрения входа и выхода (имеющихся ресурсов и желаемого результата). А процессное основано на последовательности действий в определенных границах, в случае BPMN это будут начало и конец события.

Все процессы могут разбиваться (детализироваться) на подпроцессы вплоть до детализации на уровне задач, т.е. действий, дальнейшая детализация которых невозможна. Процесс – это некая последовательность действий, которую необходимо выполнить, чтобы получить определенный результат. Необходимо отметить что в модели бизнеса как процесса результат может и не быть явным в отличии от функциональной модели.

Принципиальное отличие процессного моделирования от функционального заключается в том, что при процессном моделировании основное внимание уделяется не тому, что мы хотим получить, а тому, что нужно сделать для получения результата, т.е. не итогам той или иной деятельности, а самой последовательности действий.

Например, в BPWIN или Business Studio в процессе детализации каждой функции происходит переход от функционального подхода к процессному. Т.е. в общем, мы рассматриваем модель с точки зрения – возможностей и желаемого результата, а когда переходим к решениям для каждой функции, здесь уже практикуется явно процессный подход, т.е. пошаговый алгоритм действий для достижения результата.

Представьте себе что в функциональной модели есть «черный ящик» — функция «Принять заказ». А при декомпозировании мы уже рассматриваем ее не как функцию, а как процесс, и последовательность действий при приеме заказа – это уже процессный подход.

Есть и еще одно очень важное отличие. Функциональную модель невозможно использовать при реализации какой-то либо системы, только для проектирования. А процессный подход позволяет создавать исполняемые модели, т.е. описания последовательности действий, которые мы можем в дальнейшем перевести в какую-то среду для создания системы совместной работы предприятия, основанной на процессном подходе.

Ментальный подход (ментальные карты)

При создании ментальных моделей специалист подходит к моделированию не как к процессу или набору функций, а как к некому набору связанных между собой понятий. Для наглядности я приведу пример — ментальная карта понятия “Процедура снабжения” (см. рисунок).

Такой вариант подхода применяется, прежде всего, для себя. Рисование схемы в свободной форме помогает структурировать свои знания, так сказать, “разложить по полочкам” в свободной форме полученную информацию. Также подобные ментальные карты помогают найти решение, которое уже позже, по мере необходимости, будет воплощаться в рамках строгих правил процессного или функционального подхода.

Можно применять ментальные карты и для демонстрации клиентам: и существующей ситуации, и вариантов решения поставленной задачи. Ментальные карты помогут наглядно продемонстрировать, какие методы могут быть использованы, показать в наглядной форме различные идеи.

Плюсы применения таких ментальных карт очевидны:

• Не нужно знать какие-то специальные языки;
• Нет строгих рамок и ограничений при создании схемы;
• Ментальная карта в большинстве случаев интуитивно понятна;
• Создавать такие схемы просто.

Минусом подхода является отсутствие устоявшегося подхода и стандартизированной методологии. Если в нотациях функциональных и процессных имеется некоторая вариативность, но все же она ограничена строгими рамками языков моделирования, то ментальные карты создаются в произвольной форме. И даже специализированные программы для их создания также почти не ограничивают человека в процессе моделирования. Т.е. какие-то правила могут вводиться в рамках определенного программного продукта, но стандарта не существует.

В результате для понимания модели и заложенных в ней идей требуется присутствие и комментарии ее разработчика (аналитика).

Конечно, существуют очень простые карты, которые интуитивно читаются и без дополнительных комментариев. Но при отсутствии стандартов всегда есть вероятность, что даже в этом случае автор что-то другое имел в виду или где-то недостаточно детализировал свою схему. Т.е. существует вероятность разного прочтения. А бизнес — это не философия. При всей умозрительности и разнообразии подходов к описанию бизнес-процессов, здесь очень важны однозначные решения.

Методология и языки бизнес-моделирования

Очень часто даже в профессиональной литературе возникает путаница, когда люди смешивают понятия методологии анализа работы бизнеса и описания языков бизнес-моделирования.

Методология — это система принципов и стандартов описания бизнес моделей и их последующего анализа. В то время как язык бизнес-моделирования – это не более чем инструмент для разработки моделей бизнеса.

Здесь напрашивается сравнение с программированием вообще и применением конкретного языка программирования. Программирование включает в себя и построение алгоритма, и выбор подходящего языка программирования, и реализацию алгоритма программы в рамках того или иного языка. А, например, программирование на языке Си++ – это уже заведомо ограничение определенными рамками, так как средствами определенного языка можно решить только четко ограниченный круг задач, и, одновременно, даже если задачу можно решить средствами Си++ совсем не обязательно, что именно этот язык будет в конкретном случае оптимальным. В общем, разницу между понятием «программирование» и «программированием в рамках определенного языка», я думаю, большинство понимают даже без таких пояснений.

Отличие языков разработки бизнес-моделей в от языков проектирования систем

Существует целое семейство языков проектирования систем, которые внешне схожи с языками бизнес-моделирования, например, это Ares Studios, целое семейство языков UML и другие, которые используются для проектирования IT-систем.

Основное различие этих языков от языков разработки бизнес-процессов лежит в их предназначении. Если языки проектирования IT-систем рассматривают бизнес-процессы с точки зрения возможности их автоматизации, воплощении в IT-системах, то языки бизнес-моделирования рассматривают последовательность действий именно с точки зрения бизнеса, включая работу как IT-систем, так и сотрудников, движения товаров и т.д.

Соответственно, в языках проектирования систем нет элементов, которые помогут полноценно описать действия подразделений, сотрудников, взаимодействие между ними, работу с поставщиками, общение с клиентами и так далее. Инструменты этой группы языков помогут именно автоматизировать процессы бизнеса, которые поддаются автоматизации. А все остальное будет оставлено «за кадром», например, как некие «функции» без расшифровки.

В то же время языки разработки бизнес-процессов охватывают максимально именно работу бизнеса как такового, а вот те или иные нюансы автоматизации и алгоритмизации систем в них описать далеко не всегда возможно с достаточной степенью детализации.

Преимущества разработки моделей бизнеса

И все же, зачем применять языки бизнес-моделирования, которые налагают строгие ограничения, требуют придерживаться жестко заданных правил при моделировании? Ведь всегда можно «нарисовать схему» в графическом редакторе или даже на бумаге, используя ментальный подход, при этом изучение языков моделирования вообще не потребуется.

На самом деле, стандарты и правила – это огромный плюс:

1. Языки моделирования помогают максимально качественно передать информацию. Стандартизация повышает простоту восприятия.
2. Скорость разработки моделей значительно увеличивается. Языки содержат все необходимые инструменты и графические блоки в готовом виде. Вам не придется «рисовать» или придумывать свою терминологию. Инструментарий уже готов, и работа в его рамках значительно ускоряется. Конечно, язык нужно выучить. Но один раз изучить – это намного быстрее, чем каждый раз придумывать и пояснять собственный набор обозначений.
3. Снижается число возможных ошибок. Сами элементы системы уже будут «подсказывать» перечень возможных и необходимых действий. А в случае создания исполняемых моделей или неисполняемых, но в строгих рамках правил, всегда можно проверить работу бизнес-модели в исполняемой среде и провести отладку, как при программировании.

Применение моделей бизнеса на практике

Лично я считаю, что бизнес-моделирование стоит применять при решении любых задач, связанных с выявлением проблем и «узких мест», с оптимизацией и модернизацией бизнеса и т.д. Как бизнес-консультант я практически всегда строю модели работы компании или ее подразделений при работе со своими клиентами. Это дает четкое понимание всех этапов работы и позволяет избежать «белых пятен» в этом вопросе.

Кроме того, наглядные схемы бизнес-моделей помогают мне в процессе взаимодействия с клиентами. Проекты у меня часто бывают сложными, и обычного текста или устной речи бывает недостаточно для понимания, в то время как использование наглядных бизнес-моделей снижает затраты времени клиента на чтение и понимание моих предложений, и практически исключает проблемы взаимопонимания в этом вопросе. И если несколько лет назад я еще сталкивался с недоумением со стороны клиентов, то сейчас вариант описания «на словах» без наглядных и удобных схем практикуется крайне редко.

А в случае автоматизации какого-либо этапа работы или создания автоматизированной системы управления бизнесом на основе проектно-ориентированного подхода качественная бизнес-модель, выполненная в том или ином языке моделирования, станет готовым руководством для технических специалистов.

Удобство, универсальность, простота восприятия – это те причины, по которым от словесных описаний в бизнес-сфере все больше переходят к бизнес-моделированию. А применение готовых языков позволяет работать с моделями быстро, избегать ошибок, и также без проблем вносить любые изменения.

Также в настоящее время я готовлю к публикации книгу и онлайн курс, в которой подробно опишу собственное видение процессного подхода к бизнесу, а также мой собственный практический опыт работы в сфере функционального и процессного моделирования. Все желающие могут подписаться на уведомление о выходе новой книги по и другие новости ссылке.

Иллюстрация: Andrea Piacquadio / Pexels / Colowgee для Skillbox Media

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Дипломированный специалист по автоматизации бизнес-процессов. Девять лет опыта в бизнесе и консалтинге. Смоделировал более тысячи процессов для торговых и промышленных предприятий. Основатель OkoCRM.

---

Фото: личный архив Александра Завьялова

Ни один процесс нельзя улучшить, предварительно не описав его. Это касается не только бизнес-процессов больших компаний, но и алгоритмов работы ИП или самозанятых. Прежде чем оптимизировать бизнес-процессы, важно зафиксировать, как они работают, — то есть смоделировать.

О базовых терминах и идеях в области бизнес-процессов мы рассказали в большом гайде. В этой статье разберём подробнее:

• что такое моделирование бизнес-процессов и нотации для моделирования;
• какие есть подходы к моделированию и кто этим обычно занимается;
• как изображают бизнес-процессы;
• как самостоятельно описать бизнес-процессы.

---

Бизнес-процессы — любые операции внутри компании, которые помогают решать бизнес-задачи и зарабатывать. Моделирование бизнес-процессов — описание этих операций и документирование требований к ним.

Ответственные за моделирование разбираются в процессах компании и описывают, кто, что и как делает. Изучают каждую операцию и разбивают её на этапы. Сначала описывают всё это текстом, затем превращают описание в схему.

В профессиональном моделировании бизнес-процессов часто используют нотации. Нотация — это набор правил для графического описания бизнес-моделей. Нотации описывают:

• какие иконки использовать в моделировании и как их читать;
• как отображать последовательность действий в процессе и отношения внутри него;
• какие элементы обязательно нужно включить.

Нотации нужны для того, чтобы любой человек понимал, что изображено на схеме. Даже если пользователь видит её впервые, он должен разобраться.

Специалисты придумали много вариантов нотаций. Их делят на две основные категории:

• Структурные. Они показывают элементы процесса и взаимосвязи между ними. Это нотации стандарта IDEF: IDEF0, IDEF1x, IDEF4, IDEF5.
• Динамические. Они показывают логику выполнения процессов, последовательность и варианты их использования. Это нотации DFD, EPC, BPMN.

Ниже, когда мы будем говорить о подходах к моделированию, расскажем о двух вариантах нотаций — IDEF0 и BPMN.

С получившейся моделью бизнес-процесса работают дальше. Двигают элементы так, чтобы корректировать продолжительность цикла, влиять на качество результата или снижать себестоимость. Это называется оптимизацией бизнес-процесса — подробнее о ней говорили в статье. Но прежде чем оптимизировать и улучшать, важно провести качественное моделирование.

В моделировании бизнес-процессов есть три основных подхода: функциональный, процессный и ментальный. В следующих разделах разберём их подробнее.

Иногда можно встретить и другие подходы, но обычно это гибридные решения, собранные из основных. Каждый из трёх подходов предполагает, что процессы нужно визуализировать — рисовать их в виде схем. Различия подходов — в принципах визуализации.

При этом подходе описывают результаты, которые нужно получить, и ресурсы, которые при этом будут задействованы, без учёта последовательности действий.

У модели есть точки входа и выхода: то, что имеем на старте, и то, что хотим получить. Внутри — промежуточные результаты, ресурсы и факторы, которые влияют на процесс.

Задача функционального подхода — показать, какие факторы нужно учесть и какие ресурсы задействовать, чтобы процесс состоялся. Подробного описания действий в этом случае не будет, но появится общее представление о процессе.

Я использую этот подход, чтобы оценить результативность бизнес-процесса, а также для того, чтобы показать свои идеи и варианты решений: от общего к деталям.

На мой взгляд, функциональный подход понятнее всего реализован в нотации IDEF0. Она рассматривает процесс как совокупность логически связанных между собой работ. Нотация показывает, как объекты подчинены друг другу внутри процесса.

Разберём на примере. Пусть это будет изготовление рекламного ролика.

Процесс изготовления рекламного ролика — основной блок с процессами. Я называю его «чёрный ящик». У него есть три входа и один выход:

1. Сверху — вход для информации о контроле и ограничениях. Это данные, которые определяют условия для реализации процесса. Например, при разработке ролика нас будет ограничивать законодательство и стайлбук заказчика. А ещё мы будем опираться на перечень услуг клиента — чтобы в рекламе были корректные данные.

2. Слева — вход для основной информации. На её основе будет создан результат. В примере с роликом, чтобы получить эту информацию, для заказчика проводят брифинг.

О том, как составить бриф для клиента в рекламе и digital, писали в статье.

3. Снизу — вход для механизма, который будет осуществлять функцию. В примере с роликом это CRM, где хранятся данные о заказчике, и сотрудники телеканала, которые будут снимать ролик.

4. Справа — выходы. Это результаты, которые мы получим: заключим договор, снимем ролик и предложим сотрудничать на постоянной основе.

Вот как функция будет выглядеть в виде диаграммы.

В итоге из нескольких таких диаграмм можно собрать одну большую. Важно соблюдать правила расположения данных — сверху, слева и снизу, — чтобы связи между ними сохранялись.

Для неподготовленного управленца это самый понятный подход. Его используют, когда уже определены границы процесса — начало и конец события.

При процессном подходе описывают не результат, а действия, которые необходимо совершить для достижения результата. Процесс можно детализировать сколько угодно — вплоть до операций каждого сотрудника. Получается блок-схема.

Я сторонник процессного подхода. В результате него получаются более прикладные модели, которые понятны и руководителю компании, и исполнителям. Функциональный же подход больше полезен для общего проектирования процессов — и далёк от их практической реализации.

Например, в функциональном подходе «Обработка заявки» — только один из элементов входа. В центре внимания — результат, то есть заключение сделки. В процессном подходе «Обработка заявки» — большой алгоритм. Он подробно описывает действия всей команды.

У процессного подхода есть свои нотации. Стандартом считается BPMN — базовый набор условных обозначений. Его используют для изображения бизнес-процесса в виде блок-схемы.

Нотация BPMN есть в каждом конструкторе для моделирования, но пользоваться ей не обязательно. Гораздо важнее, чтобы схема процесса была читаемой и понятной для руководителя и исполнителей.

Для примера нарисовали блок-схему обработки заявки в учебном центре. Она не соответствует канонам BPMN, но всё равно наглядна и понятна.

Это вариант моделирования «для себя». Его используют, чтобы структурировать общие представления о бизнес-процессе, но не раскладывать его на этапы и не составлять алгоритмов.

При ментальном подходе на процесс смотрят не как на последовательность результатов или действий, а как на набор связанных друг с другом понятий. Обычно их собирают на интеллект-карте: в центре «чёрный ящик» с процессом, на орбите — связанные с ним идеи и элементы. Жёстких рамок и нотаций нет — карты рисуют в произвольной форме.

Такая визуализация помогает найти решение, как сделать процесс эффективнее. Дальше это решение воплощают на основе процессного подхода: забирают в основную модель главные элементы, а ненужные отбрасывают.

Ниже дан пример ментальной карты процесса снабжения предприятия. На карте собраны понятия, которые связаны между собой внутри процесса. Но по этапам они не распределены.

Обычно моделированием бизнес-процессов занимаются внутренние сотрудники компании или подрядчики. Выбор исполнителя зависит от размеров бизнеса и целей моделирования.

Например, если нужно построить воронку продаж для CRM и при этом нет цели улучшать процессы, можно строить модель можно своими силами. Когда цель моделирования в том, чтобы оптимизировать процессы, лучше обратиться к аналитикам. Для оптимизации нужно глубоко разобраться в процессах и ещё и думать над тем, как их доработать. Потребуется опыт и знание инструментов.

Рассмотрим, кто может заниматься моделированием процессов.

Собственник и сотрудники. В небольших компаниях лучше, чтобы процессы моделировал собственник: он знает свой бизнес и сможет подробно его описать. Самих процессов в таких компаниях немного, а сложная детализация обычно не нужна.

В компаниях покрупнее собственнику лучше привлекать к моделированию помощников: собрать команду из руководителей отделов и проработать основные процессы вместе. Например, процессы в отделе продаж лучше разбирать со старшим менеджером, а процессы в цехе — с главным инженером.

Подрядчики. В среднем и крупном бизнесе моделировать бизнес-процессы внутренними силами точно не получится — количество и объём всех процессов уже не укладываются в голове собственника.

В этом случае моделированием занимается экспертная группа. В неё входят приглашённые бизнес-аналитики и специалисты, участвующие в моделируемых процессах.

Моделирование как отдельную услугу заказывают редко. Чаще это один из этапов внедрения систем автоматизации — CRM, ECM или ERP. Это работает по такой схеме:

• Команда внедрения — подрядчик — приходит на территорию заказчика.
• Она описывает процессы, проводит аудит и составляет аналитический отчёт с вариантами оптимизации.
• Заказчик утверждает отчёт.
• Подрядчик внедряет систему автоматизации с уже оптимизированными процессами.

Чаще всего бизнес-процессы моделируют графически, в виде карт и схем, как мы показывали выше. Иногда описывают текстом — в виде пошаговой инструкции с уточнениями, кто и что делает. Также используют таблицы: в строках пишут действия, а в столбцах — исполнителей и этапы.

На мой взгляд, графическое моделирование — наиболее удобное и наглядное. Изобразить бизнес-процессы можно двумя способами: в специальных программах для моделирования и в обычных графических редакторах.

В специальных программах. Это способ для профессионалов в моделировании.

Специальный софт удобен тем, что шаблоны нотаций уже вшиты в него, — не нужно изучать правила иллюстрирования дополнительно. Но придётся разбираться в функциональности программ.

Вот четыре конструктора, которые я использовал в своей практике для моделирования процессов:

• Microsoft Visio 2010 — векторный графический редактор для создания разных видов схем: блок-схем, схем технологических процессов, моделей бизнес-процессов, планов зданий и этажей, трёхмерных карт и так далее. Платный.
• Bizagi Process Modeler — программа для моделирования процессов по нотации BPMN с возможностью совместной работы. Бесплатная.
• ARIS Express — программа для моделирования бизнес-процессов и оргструктуры с нотациями eEPC или BPMN. Бесплатная.
• Business Studio — система, в которой можно описать, оптимизировать и регламентировать бизнес-процессы предприятия. Платная.

Как правило, у всех платных конструкторов есть демоверсии, которых хватает, чтобы смоделировать простой процесс. Но повторюсь, специальное ПО — вариант для профессионалов. Не нужно тратить на него время, если вы не планируете моделировать бизнес-процессы постоянно.

В графических редакторах. Этот способ подойдёт для новичков, которые только знакомятся с моделированием бизнес-процессов. Проще всего взять обычный графический редактор — например, Microsoft Paint, Figma или Adobe Photoshop — и самостоятельно нарисовать интуитивно понятную схему процесса.

Также для изображения бизнес-процессов используют сервисы для создания ментальных карт. На мой взгляд, самые удачные из них — XMind, Diagrams и MindManager.

При выборе сервиса главное, чтобы пользователю было удобно пользоваться им и чтобы было понятно, что получается в итоге. Стандартизация и каноны при этом не так важны. На первых порах для внутреннего использования этот вариант самый доступный.

Покажем, как описать и смоделировать бизнес-процесс, на примере обработки заявки учебного центра. Использовать конструкторы не будем — все модели из примера построим в графическом редакторе.

1. Задаём точки входа и выхода. Вход — первое событие в процессе, выход — результат. Так обозначают границы, чтобы потом наполнить процесс действиями. Нужно определить:

• Когда начинается процесс. В нашем примере это момент получения заявки от клиента. Если компания использует CRM, точкой входа будет попадание заявки в систему.
• Когда процесс закончится. Это момент успешной реализации сделки: клиент оплатил счёт, а продавец и логист организовали доставку.

Можно придумать несколько вариантов точек входа и выхода — для разных вариантов развития события.

2. Описываем элементы. При составлении схемы перед глазами нужно держать основную информацию о процессе, чтобы ничего не забыть. Для этого в любом файле подробно описываем:

• зачем нужен процесс;
• из каких шагов и действий он состоит;
• кто исполнители;
• есть ли ограничения по срокам — сколько времени должен занимать весь процесс и его отдельные шаги;
• какие события сопровождают действия исполнителей — например, обмен документами, информацией, денежные переводы;
• какого результата нужно достичь — например, нужны подготовленные документы или оплата по счёту;
• перечень ресурсов — что исполнителю нужно для реализации процесса;
• показатели эффективности — по каким параметрам отслеживать, достигнута цель процесса или нет;
• детали и особенности отдельных этапов.

Здесь лежит шаблон текстового описания процесса.

3. Выделяем основные этапы процесса. На основе описанного в предыдущем пункте процесса составляем блок-схему. В графическом редакторе рисуем каркас — основные этапы в пределах границ входа и выхода.

4. Добавляем детали. Наполняем каркас «мясом» — основными событиями по процессу и действиями исполнителя по алгоритму.

5. Задаём роли. В процессе может быть несколько исполнительских ролей. Их может выполнять один или несколько сотрудников. Обычно роли обезличены, без уточнения фамилий, — только должности.

6. Наполняем схему ресурсами. Отмечаем на схеме источники ресурсов, которые будут использовать в бизнес-процессе. Например, какие документы кто кому и на каком этапе отправит, какие базы и системы для этого будет использовать.

В нашей «ручной» схеме — это просто дополнительные элементы в алгоритме. Если для моделирования используется специальный софт, к схеме можно прикрепить ссылки.

Блок-схема готова. Если таких схем несколько, их процессы можно связать друг с другом на одной карте.

Схемы и алгоритмы нужны, чтобы сделать процессы эффективнее и полезнее для бизнеса. Кроме этого, с готовыми моделями бизнес-процессов проще проводить автоматизацию. Об автоматизации бизнес-процессов расскажем в следующей статье.

• Бизнес-процессы — любые операции внутри компании, которые помогают решать бизнес-задачи и зарабатывать. Моделирование бизнес-процессов — описание существующих в компании процессов и документирование требований к ним.
• В моделировании бизнес-процессов есть три основных подхода: функциональный, процессный и ментальный. Самый понятный подход для неподготовленного человека — процессный. Он даёт подробный алгоритм действий для сотрудников и глубокую детализацию операций.
• Моделировать процессы можно своими силами — если бизнес небольшой и несложный. Если в дальнейшем нужно оптимизировать процессы, лучше привлечь консультантов.
• Бизнес-процессы обычно описывают графически — в виде карт и интуитивно понятных схем. Так с ними проще работать.
• Смоделировать процесс можно самому: разобрать внутреннюю кухню компании, описать в тексте все алгоритмы и на основе этого построить схему в графическом редакторе.

Другие материалы Skillbox Media для менеджеров

Эффективный руководитель

Вы научитесь разрабатывать стратегию, ставить цели, создавать бизнес‑процессы и комфортный климат в команде. Найдёте точки роста в своей компании, сможете претендовать на повышение или масштабировать бизнес.

Узнать про курс

Архитектура и инжиниринг бизнес-систем

1. Методы моделирования
   бизнес-процессов. Современные подходы
   к моделированию бизнес-процессов.

2. Концепция проекта.
   Процесс или проект. Жизненный цикл
   проекта и процесса.

3. Корневая модель
   бизнес-процессов и ее использование.

4. Бизнес-процессы в
   стандартах ISO.

5. Инжиниринг
   бизнес-процессов и систем управления.

6. Информационные
   технологии в бизнес — инжиниринге.

7. Детальный инжиниринг
   и алгоритмизация бизнес-процессов.

8. Оргструктура
   бизнес- процесса.

9. Программные средства
   для моделирования бизнес-процессов.

10. Выделение субъекта
    и объекта управления. Прямые и обратные
    связи в процессе управления. Управленческий
    цикл.

11. Система управления
    бизнес- процессами. Типологии
    управленческого цикла.

12. Функциональные
    сферы управления. Менеджмент и сфера
    менеджмента. Управление, ориентированное
    на бизнес- процессы.

13. Детализация
    корпоративной архитектуры (КА).
    Компоненты корпоративной архитектуры.

14. Направления
    деятельности компании. Программа
    развития системы управления. Использование
    подходов системы менеджмента качества.

15. Структурное
    моделирование. Влияние результатов
    диагностики и стратегии на структуру
    «как надо».

16. Разработка
    регламентов бизнес-процессов.
    Контроллинг. Улучшение. Сравнительный
    анализ функционально и
    процессно-ориентированной организации
    управления.

17. Сущность, принципы
    и задачи мониторинга корпоративной
    архитектуры.

18. HR – инжиниринг.

19. Методы и примеры
    систем менеджмента качества.

Вопрос 1 Методы моделирования бизнес-процессов.

Бизнес-процесс
– это логичный, последовательный,
взаимосвязанный набор мероприятий,
который потребляет ресурсы, создаёт
ценность и выдаёт результат. В
международном стандарте ISO 9000:2000 принят
термин «процесс», однако в настоящее
время эти термины можно считать
синонимами. Моделирование
бизнес-процессов
– это эффективное средство поиска
путей оптимизации деятельности компании,
позволяющее определить, как компания
работает в целом и как организована
деятельность на каждом рабочем месте.
Под методологией (нотацией)
создания модели
(описания)
бизнес-процесса понимается совокупность
способов, при помощи которых объекты
реального мира и связи
между ними представляются в виде модели.
Для каждого объекта и связей характерны
ряд параметров, или атрибутов,
отражающих опредёленные характеристики
реального объекта (номер объекта,
название, описание, длительность
выполнения (для функций), стоимость и
др.).

Описание
бизнес-процессов проводится с целью
их дальнейшего анализа и реорганизации.
Целью реорганизации может быть внедрение
информационной системы, сокращение
затрат, повышение качества обслуживания
клиентов, создание должностных и рабочих
инструкций и т.п., а детальное
описание процессов само по себе не
представляет ценности.
Реинжиниринг
бизнес-процессов (англ. Business process
reengineering) — это фундаментальное
переосмысление и радикальное
перепроектирование бизнес-процессов
для достижения максимальной эффективности
производственно-хозяйственной и
финансово-экономической деятельности,
оформленное соответствующими
организационно-распорядительными и
нормативными документами. Бизнес-инжиниринг
состоит из моделирования бизнес-процессов
(разработка модели «как есть», её анализ,
разработка модели «как надо») и разработки
и реализации плана перехода к состоянию
«как надо».

Основу
многих современных методологий
моделирования бизнес-процессов составили
методология SADT (Structured Analysis and Design
Technique – метод структурного анализа и
проектирования), семейство стандартов
IDEF (Icam DEFinition, где Icam — это Integrated
Computer-Aided Manufacturing) и алгоритмические
языки. Основные типы методологий
моделирования и анализа бизнес-процессов:

• Моделирование
  бизнес-процессов (Business
  Process Modeling).
  Наиболее широко используемая методология
  описания бизнес-процессов – стандарт
  IDEF0.
  Модели в нотации IDEF0 предназначены для
  высокоуровневого описания бизнеса
  компании в функциональном
  аспекте.

• Описание потоков
  работ (Work Flow
  Modeling). Стандарт
  IDEF3
  предназначен для описания рабочих
  процессов
  и близок к алгоритмическим методам
  построения блок-схем.

• Описание потоков
  данных (Data
  Flow Modeling).
  Нотация DFD
  (Data Flow
  Diagramming),
  позволяет отразить последовательность
  работ, выполняемых по ходу процесса,
  и потоки
  информации,
  циркулирующие между этими работами.

• Прочие методологии.

По
отношению к получению добавленной
ценности продукта или услуги можно
выделить следующие классы процессов:

• Основные
  бизнес-процессы (например маркетинг,
  производство, поставки и сервисное
  обслуживание продукции).

• Обеспечивающие
  бизнес-процессы не добавляют ценность
  продукта, но увеличивают его стоимость
  (например, финансовое обеспечение
  деятельности, обеспечение кадрами,
  юридическое обеспечение, администрирование,
  обеспечение безопасности, поставка
  комплектующих материалов, ремонт и
  техническое обслуживание).

• Бизнес-процессы
  управления.

Бизнес-модель
— это формализованное (графическое,
табличное, текстовое, символьное)
описание бизнес-процессов. Основная
область применения бизнес-моделей —
это реинжиниринг бизнес-процессов.

Цели
моделирования бизнес-процессов обычно
формулируются следующим образом:

• обеспечить понимание
  структуры организации и динамики
  происходящих в ней процессов;

• обеспечить понимание
  текущих проблем организации и
  возможностей их решения;

• убедиться, что
  заказчики, пользователи и разработчики
  одинаково понимают цели и задачи
  организации;

• создать базу для
  формирования требований к ПО,
  автоматизирующему бизнес-процессы
  организации (требования к ПО формируются
  на основе бизнес-модели).

Важным
элементом модели бизнес-процессов
являются бизнес-правила
или правила предметной области. Типичными
бизнес-правилами являются корпоративная
политика и государственные законы.
Бизнес-правила обычно формулируются
в специальном документе и могут
отражаться в моделях.

Декомпозиция
в общем смысле — это метод, позволяющий
заменить решение одной большой задачи
решением серии меньших задач, расщепление
объекта на составные части по
установленному
критерию.
Практически декомпозиция применяется
для детализации бизнес-моделей.

Этапы
описания бизнес-процессов:

• Определение целей
  описания.

• Описание окружения,
  определение входов и выходов
  бизнес-процесса, построение IDEF0-диаграмм.

• Описание функциональной
  структуры (действия процесса), построение
  IDEF3-диаграмм.

• Описание потоков
  (материальных, информационных,
  финансовых) процесса, построение
  DFD-диаграмм.

• Построение
  организационной структуры процесса
  (отделы, участники, ответственные).

IDEF0.
Модель состоит
из диаграмм, фрагментов текстов и
глоссария, имеющих ссылки друг на друга.
Диаграммы — главные компоненты модели,
все функции
и интерфейсы
на них представлены как блоки
и дуги.
Место соединения дуги с блоком определяет
тип интерфейса:

• Управляющая
  информация входит в блок сверху.

• Входная информация
  входит в блок слева.

• Результаты выходят
  из блока справа.

• Механизм (человек
  или автоматизированная система),
  который осуществляет операцию, входит
  в блок снизу.

Каждый
компонент модели может быть декомпозирован
(расшифрован более подробно) на другой
диаграмме. Рекомендуется прекращать
моделирование, когда уровень детализации
модели удовлетворяет ее цель. Общее
число уровней в модели не должно
превышать 5-6. Построение диаграмм
начинается с представления всей системы
в виде одного блока и дуг, изображающих
интерфейсы с функциями вне системы.
Затем блок, который представляет систему
в качестве единого модуля, детализируется
на другой диаграмме с помощью нескольких
блоков, соединенных интерфейсными
дугами. Каждая детальная диаграмма
является декомпозицией блока из
диаграммы предыдущего уровня. На каждом
шаге декомпозиции диаграмма предыдущего
уровня называется родительской для
более детальной диаграммы.

На
таких диаграммах не указаны явно ни
последовательность, ни время. Метод
обладает рядом недостатков: сложность
восприятия (большое количество дуг на
диаграммах и большое количество уровней
декомпозиции), трудность увязки
нескольких процессов.

IDEF3.
Этот метод
предназначен для моделирования
последовательности
выполнения действий
и взаимозависимости между ними в рамках
процессов. Модели IDEF3 могут использоваться
для детализации функциональных блоков
IDEF0, не имеющих диаграмм декомпозиции.

Диаграммы
IDEF3 отображают действие
в виде прямоугольника. Действия именуются
с использованием глаголов или отглагольных
существительных, каждому из действий
присваивается уникальный идентификационный
номер (номер действия обычно предваряется
номером его родителя, например, 1.1.). Все
связи
в IDEF3 являются однонаправленными и
организуются слева направо.

Типы
связей IDEF3:

• Временное
  предшествование (Temporal precedence), простая
  стрелка. Исходное действие должно
  завершиться, прежде чем конечное
  действие сможет начаться.

• Объектный поток
  (Object flow), стрелка с двойным наконечником.
  Выход исходного действия является
  входом конечного действия. Исходное
  действие должно завершиться, прежде
  чем конечное действие сможет начаться.
  Наименования потоковых связей должны
  чётко идентифицировать объект, который
  передается с их помощью.

• Нечеткое отношение
  (Relationship), пунктирная стрелка.

Завершение
одного действия может инициировать
начало выполнения сразу нескольких
других действий, или наоборот, определенное
действие может требовать завершения
нескольких других действий до начала
своего выполнения (ветвление процесса).
Ветвление процесса отражается с помощью
специальных блоков:

• «И», блок со знаком
  &.

• «Исключающее ИЛИ»
  («одно из»), блок со знаком Х.

• «ИЛИ», блок со
  знаком О.

Если
действия «И», «ИЛИ» должны выполняться
синхронно, это обозначается двумя
двойными вертикальными линиями внутри
блока, асинхронно — одной.

Метод
IDEF3 позволяет декомпозировать действие
несколько
раз, что
обеспечивает документирование
альтернативных
потоков процесса в одной модели.

DFD.
Цель такого
представления – продемонстрировать,
как каждый процесс преобразует
свои входные данные
в выходные. Может отражать не только
информационные, но и материальные
потоки.

Также,
как и в других моделях, поддерживается
декомпозиция.

Основными
компонентами диаграмм потоков данных
являются:

• внешние сущности
  (материальный объект или физическое
  лицо, являющиеся источником или
  приёмником информации, например,
  заказчики, персонал, поставщики,
  клиенты, склад);

• системы и подсистемы
  (например, подсистема по работе с
  физическими лицами);

• процессы
  (преобразование входных потоков данных
  в выходные в соответствии с определенным
  алгоритмом; физически это может быть,
  например, подразделение организации
  (отдел), выполняющее обработку входных
  документов и выпуск отчетов, программа,
  аппаратно реализованное логическое
  устройство);

• накопители данных
  (абстрактные устройства для хранения
  информации);

• потоки данных (на
  диаграмме — стрелки).

Необходимо
размещать на каждой диаграмме от 3
(меньше нет смысла) до 7 (больше — не
воспринимаемо) процессов, не загромождая
диаграммы несущественными на данном
уровне деталями.

Первым
шагом при построении иерархии DFD является
построение контекстных диаграмм. Обычно
при проектировании относительно простых
систем строится единственная контекстная
диаграмма со звездообразной топологией,
в центре которой находится так называемый
главный процесс, соединенный с приемниками
и источниками информации. Для сложных
систем (десять и более внешних сущностей,
распределенная природа и многофункциональность
системы) строится иерархия контекстных
диаграмм. При этом контекстная диаграмма
верхнего уровня содержит не единственный
главный процесс, а набор подсистем,
соединенных потоками данных.

Каждый
процесс на DFD может быть детализирован
при помощи DFD или (если процесс
элементарный) спецификации.
Спецификации представляют собой
описания алгоритмов задач, выполняемых
процессами. Языки спецификаций могут
варьироваться от структурированного
естественного языка или псевдокода до
визуальных языков моделирования.

При
моделировании бизнес-процессов диаграммы
потоков данных (DFD) используются для
построения моделей «AS-IS» и «AS-TO-BE»,
отражая, таким образом, существующую
и предлагаемую структуру бизнес-процессов
организации.

ARIS.
В настоящее
время наблюдается тенденция интеграции
разнообразных методов моделирования,
проявляющаяся в форме создания
интегрированных средств моделирования.
Одним из таких средств является
программный продукт, носящий название
ARIS (Architecture of Integrated Information Systems), разработанный
германской фирмой IDS Scheer.

ARIS
поддерживает четыре типа моделей (и
множество видов моделей в каждом типе),
отражающих различные аспекты исследуемой
системы:

• организационные
  модели, представляющие структуру
  системы — иерархию организационных
  подразделений, должностей и конкретных
  лиц, связи между ними, а также
  территориальную привязку структурных
  подразделений;

• функциональные
  модели, содержащие иерархию целей,
  стоящих перед аппаратом управления,
  с совокупностью деревьев функций,
  необходимых для достижения поставленных
  целей;

• информационные
  модели, отражающие структуру информации,
  необходимой для реализации всей
  совокупности функций системы;

• модели управления,
  представляющие комплексный взгляд на
  реализацию бизнес-процессов в рамках
  системы.

Для
построения перечисленных типов моделей
используются как собственные методы
моделирования ARIS, так и различные
известные методы и языки моделирования,
в частности, UML. Процесс моделирования
можно начинать с любого из типов моделей.

Основная
бизнес-модель ARIS — eEPC (extended Event-driven Process
Chain, расширенная модель цепочки процессов,
управляемых событиями). Нотация ARIS eEPC
является расширением нотации IDEF3.
Бизнес-процесс в нотации eEPC представляет
собой поток последовательно выполняемых
работ (процедур, функций), расположенных
в порядке их выполнения. Реальная
длительность выполнения процедур в
eEPC визуально не отражается. Для получения
информации о реальной длительности
процессов необходимо использовать
другие инструменты описания, например,
MS Project.

Модели
в ARIS представляют собой диаграммы,
элементами которых являются разнообразные
объекты
– «функции», «события», «структурные
подразделения», «документы» и т.д.
Между объектами определённых видов
могут быть установлены связи
определённых видов («выполняет»,
«принимает решение», «должен быть
проинформирован о результатах» и т.д.).
Каждому объекту соответствует
определенный набор атрибутов, которые
позволяют ввести дополнительную
информацию о конкретном объекте.

Для
хранения моделей в ARIS используется
объектная СУБД, и под каждый проект
создается новая база данных. Предусмотрены
различные функции по администрированию
базы данных, например, управление
доступом. База данных представляет из
себя иерархическое хранилище моделей.

Работа
по созданию модели должна регламентироваться
жёсткими и
объёмными соглашениями по моделированию
(стандартами),
ARIS поддерживает механизм методологических
фильтров,
позволяющих пользователю использовать
только определённый набор схем и
объектов. Разработка таких соглашений
требует значительного времени и
высококвалифицированных специалистов.
Если проект с использованием ARIS
начинается без детальной проработки
таких соглашений, то вероятность
создания моделей бизнес-процессов, не
отвечающих на поставленные вопросы,
очень высока.

Моделирование
бизнес-процессов является важной
составной частью проектов по созданию
крупномасштабных систем ПО. Отсутствие
таких моделей является одной из главных
причин неудач многих проектов.

Назначением
будущего ПО является, в первую очередь,
решение проблем бизнеса. Требования к
ПО формируются на основе бизнес-модели,
а критерии проектирования систем прежде
всего основываются на наиболее полном
их удовлетворении.

Модели
бизнес-процессов являются не просто
промежуточным результатом, используемым
консультантом для выработки каких-либо
рекомендаций и заключений. Они
представляют собой самостоятельный
результат, имеющий большое практическое
значение.

На
сегодняшний день в моделировании
бизнес-процессов преобладает процессный
подход. Его основной принцип заключается
в структурировании деятельности
организации в соответствии с ее
бизнес-процессами, а не организационно-штатной
структурой. Модель, основанная на
организационно-штатной структуре,
может продемонстрировать лишь хаос,
царящий в организации (о котором в
принципе руководству и так известно,
иначе оно бы не инициировало соответствующие
работы), на ее основе можно только внести
предложения об изменении этой структуры.
С другой стороны, модель, основанная
на бизнес-процессах, содержит в себе и
организационно-штатную структуру
предприятия.

Процессный
подход может использовать любые из
перечисленных выше средств моделирования.
Однако, в настоящее время наблюдается
тенденция интеграции разнообразных
методов моделирования и анализа систем,
проявляющаяся в форме создания
интегрированных средств моделирования.
Одним из таких средств является продукт,
носящий название ARIS — Architecture of Integrated
Information System, разработанный германской
фирмой IDS Scheer [7].

Система
ARIS представляет собой комплекс средств
анализа и моделирования деятельности
предприятия. Ее методическую основу
составляет совокупность различных
методов моделирования, отражающих
разные взгляды на исследуемую систему.
Одна и та же модель может разрабатываться
с использованием нескольких методов,
что позволяет использовать ARIS специалистам
с различными теоретическими знаниями
и настраивать его на работу с системами,
имеющими свою специфику.

ARIS
поддерживает четыре типа моделей,
отражающих различные аспекты исследуемой
системы:

организационные
модели, представляющие структуру
системы — иерархию организационных
подразделений, должностей и конкретных
лиц, связи между ними, а также
территориальную привязку структурных
подразделений;

функциональные
модели, содержащие иерархию целей,
стоящих перед аппаратом управления, с
совокупностью деревьев функций,
необходимых для достижения поставленных
целей;

информационные
модели, отражающие структуру информации,
необходимой для реализации всей
совокупности функций системы;

модели
управления, представляющие комплексный
взгляд на реализацию бизнес-процессов
в рамках системы.

Для
построения перечисленных типов моделей
используются как собственные методы
моделирования ARIS, так и различные
известные методы и языки моделирования
— ERM, UML, OMT и др.

В
процессе моделирования каждый аспект
деятельности предприятия сначала
рассматривается отдельно, а после
детальной проработки всех аспектов
строится интегрированная модель,
отражающая все связи между различными
аспектами.

Модели
в ARIS представляют собой диаграммы,
элементами которых являются разнообразные
объекты — «функция», «событие»,
«структурное подразделение»,
«документ» и т.п. Между объектами
устанавливаются разнообразные связи.
Каждому объекту соответствует
определенный набор атрибутов, которые
позволяют ввести дополнительную
информацию о конкретном объекте.
Значения атрибутов могут использоваться
при имитационном моделировании или
для проведения стоимостного анализа.

Бизнес-процесс
в нотации eEPC представляет собой поток
последовательно выполняемых работ
(процедур, функций), расположенных в
порядке их выполнения. Реальная
длительность выполнения процедур в
eEPC визуально не отражается. Это приводит
к тому, что при создании моделей возможны
ситуации, когда на одного исполнителя
будет возложено выполнение двух задач
одновременно. Используемые при построении
модели символы логики позволяют отразить
ветвление и слияние бизнес-процесса.
Для получения информации о реальной
длительности процессов необходимо
использовать другие инструменты
описания, например графики Ганта в
системе MS Project.Ряд современных методов
моделирования бизнес-процессов основан
на использовании языка UML. Хотя UML
изначально предназначался для
моделирования систем ПО, его использование
в другой области стало возможным
благодаря наличию в UML механизмов
расширения (стереотипов).

Среди
таких методов наиболее известными
являются метод Ericsson-Penker и метод,
реализованный в технологии Rational Unified
Process (RUP).

Метод
Ericsson-Penker [23] представляет интерес прежде
всего в связи с попыткой применения
UML в рамках процессного подхода к
моделированию бизнес-процессов. Авторы
метода создали свой профиль UML для
моделирования бизнес-процессов, введя
набор стереотипов, описывающих процессы,
ресурсы, правила и цели деятельности
организации. Метод использует четыре
основные категории бизнес-модели:

Ресурсы
— различные объекты, используемые или
участвующие в бизнес-процессах (люди,
материалы, информация или продукты).

Процессы
— виды деятельности, изменяющие состояние
ресурсов в соответствии с бизнес-правилами.

Цели
— назначение бизнес-процессов Цели
могут быть разбиты на подцели и соотнесены
с отдельными процессами.

Бизнес-правила
— условия или ограничения выполнения
процессов (функциональные, поведенческие
или структурные). Правила могут быть
определены с использованием языка OCL.

Метод
использует четыре различных представления
бизнес-модели:

концептуальное
представление — структура целей и
проблем;

представление
процессов — взаимодействие между
процессами и ресурсами (в виде набора
диаграмм деятельности);

структурное
представление — структура организации
и ресурсов (в виде диаграмм классов);

представление
поведения — поведение отдельных ресурсов
и детализация процессов (в виде диаграмм
деятельности, состояний и взаимодействия).

Методика
моделирования RUP [13] предусматривает
построение двух моделей:

модели
бизнес-процессов
(Business Use Case Model);

модели
бизнес-анализа
(Business Analysis Model).

Методика
моделирования Rational Unified Process
обладает следующими достоинствами:

модель
бизнес-процессов строится вокруг
участников процессов (заинтересованных
лиц) и их целей, помогая выявить все
потребности клиентов организации.
Такой подход в наибольшей степени
применим для организаций, работающих
в сфере оказания услуг (торговые
организации, банки, страховые компании
и т.д.);

моделирование
на основе вариантов использования
способствует хорошему пониманию
бизнес-модели со стороны заказчиков.

Однако
следует отметить, что при моделировании
деятельности крупной организации,
занимающейся как производством
продукции, так и оказанием услуг,
необходимо применять различные методики
моделирования, поскольку для моделирования
производственных процессов более
предпочтительным является процессный
подход (например, метод Eriksson-Penker).

Современные
подходы к моделированию бизнес-процессов

Рис.
2.2.1. Назначение модели бизнес-процессов

Начало
и окончание БП могут быть по-разному
определены для одной и той же ситуации.

Пример
1. Бизнес-процесс «Разработка продукта».
Начало и окончание – от требований
клиента к продукту до создания
конструкторской документации.

Пример
2. Бизнес-процесс «Закупка материальной
ценности». Начало и окончание – от
выбора поставщиков к отпуску
товарно-материальных ценностей к
производству.

Представление
процесса – это действие, это начало и
окончание действия, это границы этого
действия. Действие может рассматриваться
как функция. При такой интерпретации
БП включает функцию, начало и окончание
действия функции.

Назначение
модели процесса. Зачем нужны модели
БП? Модель БП помогает понять, как
устроена работа, позволяет регламентировать
эту работу, т. е. зафиксировать порядок
ее исполнения. Модель БП помогает
управлять: если известен порядок
исполнения работы, можем задавать ее
параметры, планы, ресурсы, сроки
исполнения работ, планировать эти
параметры, обеспечивать организацию
их исполнения, контролировать исполнение,
регулировать ход исполнения (рис.
2.2.1).

Еще
одно очень важное применение, или сфера,
в которой модели БП очень помогают, –
это сфера автоматизации. Описанный в
виде моделей БП можно автоматизировать.
Это касается потоков информации, которые
возникают и используются в ходе
исполнения БП, можно обеспечить
исполнение отдельных работ или комплексов
работ по ходу БП.

Поэтому
модель – это описание БП на
специализированном языке или его
представление в виде таблиц, схем,
текстов. Оно помогает понять процесс,
управлять им, регламентировать и
автоматизировать его.

Вопросы,
которые интересуют пользователей при
моделировании процессов. Специалисты,
которые используют модели БП, – это
прежде всего менеджеры, руководители
и исполнители, включенные в организацию
и исполнение БП. Что их интересует,
какие главные вопросы, ответы на которые
они хотят получить при использовании
моделей БП? Модели БП помогают отвечать
на такие вопросы (рис. 2.2.2):

Рис.
2.2.2. Вопросы, которые интересуют
пользователей при моделировании
бизнес-процессов

•
Какие работы
необходимо выполнять для исполнения
процесса в целом и достижения необходимого
результата?

•
Кто и какие работы
выполняет? Каково распределение работ
между исполнителями?

•
Каков порядок,
какова последовательность выполнения
работ? Что выполняется сначала, что –
потом, что – на финише.

•
Что является
результатом каждой из работ? Если
выполняется несколько работ, которые
связаны или интегрированы в цепочку
работ, то что является выходом первой
работы и входом второй?

•
Какие ресурсы
необходимы для выполнения работ?

Модели
бизнес-процессов помогают ответить и
на кардинальные вопросы повышения
эффективности бизнеса. Как улучшить
деятельность? Как повысить
производительность? Как избежать
проблем? Как повысить экономическую
эффективность деятельности?

В
определенном смысле можно сказать, что
модель БП – это описание работы,
выполняемой качественно и обеспечивающей
достижение необходимой эффективности.

Основная
и обеспечивающая деятельность компании,
управление и развитие. Известны несколько
базовых типологий, классификаций
описания бизнес-процессов. Одна из
наиболее распространенных в практике
бизнеса типологий строится в зависимости
от классификации областей деятельности,
представленных на рис. 2.2.3. Деятельность
компании подразделяется на текущую
деятельность и деятельность по развитию.
Текущая деятельность направлена на
разработку, производство и предоставление
продуктов (услуг) потребителю. А
деятельность по развитию нацелена на
создание будущих продуктов (услуг) и
на улучшение деятельности организации
в перспективе.

Текущая
деятельность подразделяется на основную,
в рамках которой осуществляется
производство и предоставление продуктов
(услуг) потребителям, и обеспечивающую,
или поддерживающую.

В
рамках поддерживающей деятельности
обеспечивается необходимый внутренний
сервис, производство продуктов (услуг),
необходимых для основной деятельности.

Еще
одна важная область деятельности
компании – это управление основной
деятельностью и управление обеспечивающей,
поддерживающей деятельностью. 

Рис.
2.2.3. Классификация областей деятельности
компании (пример)

Классификация
бизнес-процессов: основные, поддерживающие,
управление и развитие. Исходя из
представленной типологии описания БП
можно более подробно охарактеризовать
различные группы процессов (рис. 2.2.4).

Итак,
основные бизнес-процессы:

•
образуют добавленную
стоимость продукта (услуги);

•
создают продукт
(услуги), представляющий ценность для
клиента;

•
формируют такой
результат, такие потребительские
качества, за которые клиент готов
платить деньги.

•
сфокусированы на
получении прибыли.

Если
потребителями результатов основных
БП являются клиенты, внешние пользователи,
то результаты поддерживающих БП
потребляют бизнесы или основные БП.

Поэтому
поддерживающие бизнес-процессы:

•
направлены на
предоставление необходимых внутренних
продуктов, внутренних услуг для
направлений бизнеса;

•
обеспечивают
функционирование инфраструктуры
компании.

Бизнес-процессы
развития:

•
нацелены на получение
прибыли в долгосрочной перспективе
(не создают «прибыль сегодня»);

•
обеспечивают не
организацию текущей деятельности, а
развитие или совершенствование
деятельности компании в перспективе.

Процессы
управления:

•
нацелены на управление
всеми тремя группами БП, т. е. управление
основными БП, управление поддерживающими
БП и управления БП развития.

Управление
БП развития называют еще стратегическим
управлением, т. е. стратегическое
управление – это управление БП развития.

Рис.
2.2.4. Классификация бизнес-процессов

Варианты
развития бизнес-процессов. Что происходит
с БП? Какова их эволюция? Каков их
жизненный цикл? В зависимости от
обстоятельств, от стратегий, от условий
внешней среды все может происходить
по-разному (рис. 2.2.5).

Основные
процессы являются источниками доходов,
они определяют профиль бизнеса и имеют
стратегическое значение для компании.
Поэтому когда компания формирует свою
стратегию, одним из главных блоков,
образующих стратегию, является блок
деловой стратегии, т. е. стратегии
развития основных процессов.

Что
может происходить с основными БП? Они
могут поддерживаться в сформировавшемся
состоянии, они могут развиваться или,
наоборот, отмирать, в зависимости от
требований рынка и стратегии компании.
Поэтому основные процессы либо остаются
как есть, либо развиваются, либо отмирают.

Поддерживающие
процессы создают продукты и услуги для
внутреннего потребления компании. При
определенных обстоятельствах
поддерживающие процессы и результаты
деятельности от обеспечивающих,
поддерживающих процессов могут
направляться и вовне.

Рис.
2.2.5. Варианты развития бизнес-процессов

Пример.
Многие внутренние инжиниринговые
услуги, например, разработка
технико-экономических обоснований,
проектирование, организация поставок,
контроль качества, выполнение различного
рода высокотехнологичных услуг, оценка,
структурирование проектов, – это те
услуги, которые компания использует
внутри для организации основной
деятельности. При выводе их на достаточно
высокий уровень качества и эффективности
исполнения они могут быть востребованы
вне компании и представляться на рынок.

У
каждого поддерживающего процесса есть
еще одна альтернатива, кроме классической
судьбы (оставаться и совершенствоваться
как внутренний процесс либо развиваться
в качестве внутреннего процесса, либо
отмирать). Процесс может превратиться
из поддерживающего в процесс двойного
назначения – поддерживать внутренние
услуги и предоставлять продукцию
(услуги) вовне. Поэтому в зависимости
от стратегии компании определенная
часть поддерживающих процессов может
превращаться в основные. Таким образом,
не только БП, не только потребители
влияют на судьбу поддерживающих
процессов, но и рынок. Так, поддерживающие
процессы могут отмирать в случае
конкурентоспособных альтернатив на
рынке, т. е. компания может поддерживать
получение необходимых услуг не от
внутренних служб, а от внешних компаний
на условиях аутсорсинга.

Разные группы
бизнес-процессов исполняются
подразделениями с необходимой профильной
специализацией. В практике бизнеса
могут применяться нотации описания
бизнес-процессов, позиционирующие на
организационной схеме подразделения
в зависимости от типологии исполняемых
бизнес-процессов.