Совокупность реквизитов расположенных на листе бумаги это

Документ и его функции

Результатом
документирования является документ.
Согласно ГОСТ, он определен как
материальный объект с информацией,
закрепленной созданным человеком
способом для ее передачи во времени и
пространстве

Документ может быть создан посредством
письма, рисунка, фотографии, кино- и
звукозаписи и др. Зафиксировав информацию,
документ обеспечивает ее хранение,
накопление, возможность передачи другому
лицу, многократное использование,
возвращение к информации во времени.

Таким образом,
документ выполняет две группы функций:

1 –
общие функции – информационную,
социальную, коммуникативную, культурную;

2 – специальные
функции – управленческая, правовая,
функция исторического источника (12-14%
всех создаваемых в обществе документов).

Документ,
созданный организацией или должностным
лицом и оформленный в установленном
порядке называется
официальным (управленческим, деловым).

В
процессе управления информация,
зафиксированная в документе, является
не только основанием для принятия
решения, но и доказательством его
исполнения, источником для анализа и
обобщений, материалом для справочно-поисковой
работы.

Таким
образом, в управленческой деятельности
документ выступает как предмет труда
и результат труда.

Системы
документации и их унифицирование.

Один
отдельный документ – это единичный акт
документирования. Деятельность
предприятия отражается совокупностью
документов, определенным образом
взаимосвязанных и взаимодействующих,
составляющих системы
документации,
которая определяется ГОСТами как
совокупность взаимосвязанных документов,
применяемых в определенной сфере
деятельности.

Существуют
единая и целостная — общегосударственная
система документации, которая включает
все виды система документации,
возникающие и обращающиеся в стране.

Деление на
отдельные системы документов внутри
общегосударственной неоднозначно
трактуется документированием, но, тем
не менее, выделяют ряд классификационных
признаков систем:

территориальный;

функциональный;

отраслевой;

признак уровня
управления.

Территориальный
признак, например, выделяет территориальную
систему документации, которая понимается
как совокупность документов, обращающихся
на определенной территории и т.д.

Функциональная
и отраслевые системы документации, в
свою очередь, подразделяются на подсистемы
по направлениям деятельности
(бухгалтерские, сбыта , МТО и др.)

Между подсистемами
и системами не существует четких границ,
так как они тесно взаимосвязаны между
собой и любой документ одновременно
находится минимум в двух системах или
подсистемах.

Среди управленческих
документов выделяют следующий комплекс
систем документации:

организационно-плановая;

распорядительная;

информационно-справочная
и аналитическая;

отчетная;

договорно-претензионная;

по МТО;

по сбыту;

финансовая;

по документационному
обеспечению

по обеспечению
кадрами (личному составу) и другие.

Документы, созданные в разных системах
и используемые в управлении на различных
уровнях, должны иметь единые формы.

Проблема
единообразия документов была решена
методом унификации, т.е. установлением
состава и форм управленческих документов,
создаваемых при решении однотипных
управленческих функций и задач. Таким
образом, появились унифицированные
системы документации (УСД) –
совокупность взаимоувязанных
унифицированных форм документов,
обеспечивающих документированное
представление данные в определенных
видах хозяйственной деятельности,
средств их ведения, нормативных и
методических материалов по их разработке
и применению.

Унифицированные
формы документов проектируются на
основе ГОСТ 6.10.5-87 , где приведены
базовые формуляры-образцы документов.

В самом базовом
формуляре-образце устанавливаются
форматы, размеры полей, требования к
построению конструкционной сетки,
расположение реквизитов. Формуляр-образец
строится для множества документов,
объединенных функциональным назначением
и уровнем использования.

В настоящее
время действует 8 УСД (их определение,
назначение и состав устанавливается
ГОСТ, которые издаются на каждую систему):

Унифицированная

система

Наиболее полным
межотраслевым документом по организации
документационного обеспечения
управления является Государственная
система документационного обеспечения
управления — ГСДОУ (1990 г.)

В данном
документе приведена совокупность
принципов и правил, устанавливающих
единые требования к документированию
управленческой деятельности и организации
работы с документами.

Документооборот,
его структура и регулирование

Система
делопроизводства строится из ряда
составляющих:

Делопроизводство

ГОСТом
документооборот
определяется
как движение

документов в
организации с момента их создания или
получения, до завершения исполнения
или отправки.

Требования
к документообороту:

прямоточность
движения документов;

избирательность
распределения документов между
руководителями и исполнителями;

прохождение
документов кратчайшим путем, исключая
или сводя к минимуму встречные и
возвратные перемещения;

обусловленность
перемещения документов деловой
необходимостью;

единообразие
маршрута движения и состава технологических
операций для массовых категорий
документов;

однократность
выполнения каждой операции;

приспособленность
к новым информационным технологиям.

Документооборот
как технологический процесс состоит
из нескольких частей , называемых
документопотоками.

Документопоток
– это совокупность документов,
выполняющих определенное целевое
назначение в процессе документооборота.

Каждый из потоков
характеризуется определенной
направленностью, составом и количеством
движущихся документов.

Выделяют
три основных потока:

поток
поступающих документов
– входящий документопоток;

поток
исходящих документов
– исходящий документопоток;

поток
внутренних документов
– внутренний документопоток.

Документы каждого из потоков с целью
анализа, могут классифицироваться
по целому ряду признаков (вид документа;
система подчиненности предприятий;
тип отправителя – юридическое или
частное лицо; массовый или разовый вид
документа; вид рассматриваемых вопросов
– основная или неосновная деятельность;
функциональный признак и др.)
Документопотоки регулируются:
нормативными документами (ГОСТы, УСД и
др.); целями и задачами самого предприятия,
особенностями его деятельности.

Количество
документов всех потоков за определенный
период времени (месяц, квартал, год) в
сумме составляет объем
соответствующего докуменооборота

Годовой объем
документооборота используется для
определения численности работающих;
количества и состава средств оргтехники
службы документационного обеспечения
предприятия.

Движение документов во всех случаях
отражает организационную структуру
аппарата управления предприятия и
распределение обязанностей между его
составными частями.

Совершенствование,
рационализация и разумное уменьшение
документооборота является одной из
достаточно важных проблем управления.

Выделяют
типовую
схему движения документа на предприятии.
Она включает следующие этапы:

1 — прием и первичная
обработка документов;

2 – предварительное
рассмотрение и распределение документов;

3 – регистрация
документов и ведение справочно-информационной

системы (см.
Приложение 2);

4 – рассмотрение
руководством и направление документов
в

структурные
подразделения;

5 – исполнение
документов.

В зависимости
от типа документа и особенностей
деятельности предприятия эта схема
может меняться.

Служба
делопроизводства на предприятии

Информационно-документационное
обеспечение деятельности любого
предприятия является одной из важнейших
обслуживающих функций, которое должно
выполнять специальное структурное
подразделение.

На небольших
предприятиях эту работу могут выполнять
отдельные лица (секретарь, референт,
менеджер по общим вопросам, офис-менеджер
и др.). На крупных предприятиях выполнение
функций делопроизводства может
выделяться в самостоятельное структурное
подразделение (управление делами,
канцелярия, секретариат и др.). Или
объединяться, например, в общий отдел,
в состав которого включаются:

секретариат;

юридическая
служба;

общий отдел (с
выполнением ряда функций по
материально-техническому обеспечение
собственных нужд предприятия);

экспедиция,
которая может включать в себя ряд групп
по направлениям работы с документами;

копировально-множительная
служба;

архив.

При этом возможно
совмещение нескольких функций в одном
подразделении.

Типовыми
функциями
службы документационного обеспечения
управления (ДОУ) являются:

полное
информационно-документационное
обслуживание деятельности предприятия;

организационно-методическое
руководство и контроль за постановкой
делопроизводства во всех структурных
подразделениях предприятия;

использование
современных средств оргтехники с целью
совершенствования и рационализации
делопроизводства на предприятии;

организация
повышения квалификации работников
службы ДОУ.

Основные
требования к деловым (управленческим)

документам

Документирование управленческого
действия начинается с выбора вида
документа, соответствующего данной
ситуации и компетенции предприятия.
Вид документа определяет требования
к изложению и форме документа.

Главными из
них являются:

использование
официально-делового стиля;

соблюдение
требований ГОСТ, УСД, нормативных
документов;

актуальность
излагаемой информации (складывающаяся
из следующих понятий: адресность,
тематическая ограниченность, достоверность,
объективность, аргументированность,
точность, исключение повторов,
лаконичность и обстоятельность
одновременно);

требования по
соблюдению грамматических правил
используемого языка и стилистических
особенностей деловой речи (терминология,
использование сокращений, языковых
формул; падежи существительных и
прилагательных; формы глаголов; виды и
построение предложений, формы обращения,
использование числительных, синтаксические
особенности и др.).

Бланки
и реквизиты документов

Любой
документ состоит из ряда составляющих
его частей или информационных элементов,
называемых
реквизитами
документа.

Реквизиты документов классифицируются
следующим образом:

• постоянные
  и переменные.

Постоянные
реквизиты– совокупность реквизитов,
характеризующая типовой формуляр
документа и присутствующая во всех
видах документа одного типа;

Переменные
реквизиты
– совокупность реквизитов, дополняющих
типовой формуляр и отражающая особенности
конкретной коммерческой сделки или
ситуации.

• основные
  (обязательные) и второстепенные

Основные
(обязательны) реквизиты —
совокупность реквизитов, без которых
документ не имеет юридической силы.

Второстепенные
реквизиты
– совокупность дополняющих , уточняющих
основные реквизиты.

Совокупность
реквизитов, расположенных определенным
образом на листе бумаги называется
формуляром.

Формуляр, характерный для определенного
вида документа, называется типовым
формуляром.

. Различные
документы имеют разный набор реквизитов,
который определяется назначением
документа.

УСД определяют
минимальный и максимальный состав
реквизитов для каждого типа документов.

Оформление деловых
документов осуществляется на пишущей
машинке или при помощи печатающих
устройств средств вычислительной
техники. Отдельные внутренние документы
и документы личного характера (заявления,
доверенности, расписки, объяснительные
записки) допускается писать от руки.

Страницы делового
документа подлежат нумерации.

Если первая
страница документа — бланк, то она
считается, но не нумеруется. Все
последующие страницы и считаются, и
нумеруются. В документах ограниченного
допуска, имеющих соответствующий гриф,
нумерации подлежат все страницы. Номера
страниц проставляются арабскими цифрами
(без точек и тире) и посередине верхнего
поля листа.

Допускается
выполнение документов с распечаткой
текста на обеих сторонах листа бумаги.

Деловые
(управленческие) документы выполняются
на чистых листах бумаги или на бланках.

Бланк
– стандартный лист бумаги, на котором
воспроизводится постоянная информация
документа и отводится место для
переменной информации.

Для деловых
документов действующими стандартами
установлены следующие форматы бумаги:

основные
А 4
(210 мм х 297мм)

А
5 (148 мм х 210 мм)

вспомогательные
А 3 (297 мм х 420 мм)

А 6 (150мм х 148 мм)

Бланки
документов и документы, выполненные
на листах бумаги должны иметь поля (не
менее), мм:

левое – 20;

верхнее – 20;

правое и нижнее –
10.

Постановлением
Госстандарта России N
9-ст от 21.01.2000 допускается величина
верхнего поля 15 мм.

Бланки
документов изготавливаются с учетом
ряда требований:

• использование
  белой или светлых тонов бумаги;

• выполнение
  типографским способом, с помощью средств
  оперативной полиграфии или средств
  вычислительной техники (исключение –
  гербовые бланки);

• установление двух
  вариантов расположения реквизитов
  (угловой и продольной) заголовочной
  части на бланках (см. рис.1 и рис.2)

Для
предприятий, их структурных подразделений,
должностных лиц установлены следующие
виды бланков
документов:

общий
бланк;

бланк письма;

бланк
конкретного вида документа,
кроме письма.

Бланки структурного подразделения
организации или должностного лица
проектируются в том случае, если
руководитель подразделения или
должностное лицо имеют право подписи
исходящих документов

______________

Гербовые
бланки – бланки с воспроизведением
государственного герба Российской
Федерации и гербов субъектов Российской
Федерации; являются полиграфической
продукцией, подлежащей строгому учету.

ГОСТ Р 6.30-97

Рис. 1 Образец
углового бланка письма организации

ГОСТ Р 6.30-97

Рис.2 Образец
продольного бланка письма организации.

1.

Лекция № 4. Реквизит
План:
1. Понятие реквизита и формуляра образца.
2. Состав и расположение реквизитов. Полный их перечень.
3. Требования к их оформлению.

2.

Каждый документ состоит из ряда
составляющих его элементов,
которые называются реквизитами. Реквизит документа обязательный элемент оформления официального документа,
например, наименование организации, дата и
регистрационный номер документа, подпись, печать. Для
удостоверения юридической силы в разных документах
используются различные реквизиты.
Заявление должно быть адресовано должностному лицу,
содержать слово «заявление», текст, дату и подпись.
Приказ должен быть составлен на бланке организации,
содержать название вида документа (приказ), текст,
передающий распорядительные действия, регистрационный
номер, дату и подпись.

3.

Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему
назначению, он должен быть составлен в соответствии с
формой, принятой для данной категории документов.
От полноты и качества оформления документов зависит их
доказательная (юридическая) сила, так как они служат
свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений,
событий. Содержание любого документа складывается из его
реквизитов, то есть обязательных элементов, несущих какиелибо сведения.

4.

Основным реквизитом документа
является его текст, который представляет собой сведения об отношениях и
фактах, характер которых обусловлен соответствующей отраслью права.
Текст документа должен быть достоверным, достаточно информативным,
последовательно и грамотно изложенным.
Кроме текста документы имеют специальные сопутствующие ему
реквизиты. Они служат для удостоверения сведений в документе, его защиты
от фальсификации (подделки документа или искажения сведений о
существующих фактах), а так же для систематизации документов и
облегчения пользования ими.

5.

Реквизиты делятся на постоянные и
переменные:
¨ постоянный реквизит – реквизит документа, наносимый при
изготовлении унифицированной формы документа или бланка
документа; Постоянные реквизиты – совокупность реквизитов,
характеризующая типовой формуляр документа и
присутствующая во всех видах документа одного типа;
¨ переменный реквизит – реквизит документа, наносимый при
составлении документа. Переменные реквизиты – совокупность
реквизитов, дополняющих типовой формуляр и отражающая
особенности конкретной коммерческой сделки или ситуации.

6.

основные (обязательные) и второстепенные:
Основные (обязательные) реквизиты- совокупность реквизитов,
без которых документ не имеет юридической силы.
Второстепенные реквизиты– совокупность реквизитов,
дополняющих, уточняющих основные.

7.

Формуляр
Совокупность реквизитов, расположенных определенным
образом на листе бумаги называется формуляром. Формуляр,
характерный для определенного вида документа,
называется типовым формуляром. Различные документы имеют
разный набор реквизитов, который определяется назначением
документа.

8.

Основные требования, предъявляемые к
документам, таковы:
Документ должен:
¨ при необходимости разъяснять или дополнять материалы;
¨ правильно отражать объективную действительность;
¨ не противоречить законодательным актам;
¨ быть созданным полномочным органом, подписанным компетентным
должностным лицом;
¨ быть объективным и аргументированным;
¨ тон и стиль письма должен быть спокойным, сдержанным и официальноделовым, без грубых помарок, исправлений, перепечаток;
¨ быть составлен грамотно, аккуратно и оформлен на специальных бланках и
стандартных листах бумаги;
¨ иметь объем по 1 вопросу не более 2 страниц;
¨ иметь соответствующие реквизиты;
¨ обладать точностью, полнотой, ясностью, сжатостью, краткостью,
последовательностью, убедительностью изложения;
¨ содержать действительные и правильные сведения обо всех событиях и фактах.

9.

Состав и порядок применения реквизитов
деловых документов
При подготовке и оформлении деловых документов
используются следующие реквизиты:
Государственный герб Республики Казахстан. Изображается
только в случаях, предусмотренных действующим
законодательством (бланки министерств, ведомств, органов
государственной власти).
эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).
Эмблема предприятия – это символическое графическое
изображение. Часто в качестве эмблемы используется товарный
знак предприятия. Могут применяться, если они
зарегистрированы и имеется официальное разрешение на их
использование.

10.

При подготовке и оформлении деловых
документов используются следующие реквизиты:
код организации. Код организации имеют все зарегистрированные
предприятия, его проставляют по Казахстанскому классификатору
предприятий и организаций. Код является своеобразным подтверждением
правомочности организации или предприятия – составителя документа.
основной государственный регистрационный номер юридического лица.
Проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми
органами.
идентификационный номер налогоплательщика. Проставляют в
соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
код формы документа. Проставляют по Казахстанскому классификатору
управленческой документации.
наименование организации. Наименование организации, являющейся
автором документа, должно соответствовать наименованию,
закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием
организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное
наименование вышестоящей организации. Автором документа может быть
должностное лицо, представляющее организацию.

11.

При подготовке и оформлении деловых документов
используются следующие реквизиты:
справочные данные об организации. Включают: почтовый адрес; номера
телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера
факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). В
соответствии со сложившейся практикой адрес, номер телефонов,
факсов, банковские реквизиты можно располагать на нижнем поле
бланка.
наименование вида документа (для деловых писем не используется)
должно быть определено уставом (положением об организации) и
соответствовать видам документов.
дата документа. Датой документа считается дата его подписания или
утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта –
дата события. Год в дате оформляется четырьмя цифрами.
регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа,
составленного совместно двумя или более организациями, состоит из
регистрационных номеров документа каждой из этих организаций,
проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

12.

При подготовке и оформлении деловых
документов используются следующие реквизиты:
место составления или издания документа. Используют в том случае, если
затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и
«Справочные данные об организации». Место составления или издания
документа указывают с учетом принятого административно-территориального
деления и включает в себя только общепринятые сокращения.
адресат. В качестве адресата могут быть организации, их структурные
подразделения (указываются в именительном падеже), должностные или
физические лица.
гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом
(должностными лицами) или специально издаваемым документом. При
утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа
должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования
должностного лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов,
фамилии и даты утверждения.
резолюция. Выполняется на документе руководителем предприятия или
руководителем структурного подразделения. В состав резолюции включаются:
фамилии исполнителей (возможно указание их должностей), содержание
поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дата.

13.

При подготовке и оформлении деловых документов
используются следующие реквизиты:
текст документа — речевая информация, зафиксированная любым типом
письма или любой системой звукозаписи. Является основным реквизитом
любого делового документа.
подпись руководителя. В состав реквизита «Подпись» входят:
наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если
документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на
документе, оформленном на бланке);
личная подпись;
расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
гриф согласования документа. Состоит из слова СОГЛАСОВАНО,
должности лица, с которым согласовывается документ (включая
наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи
(инициалов, фамилии) и даты согласования.
печать — заверяет подлинность подписи должностного лица на документах,
предусмотренных специальными нормативными актами.

14.

Юридическая сила документа
Правильное оформление реквизитов, соблюдение
установленных правил и норм фиксирования информации
придают деловому документу юридическую силу.
Юридическая сила документа — свойство официального
документа, сообщаемое ему действующим
законодательством, компетенцией издавшего его органа и
установленным порядком оформления.

15.

Юридическая сила документа
Юридическая сила документа обеспечивается установленным
для каждой разновидности документов обязательным
комплексом реквизитов и придает бесспорность,
обязательность документа для того круга лиц, которые будут
основывать на нем свои действия.
Если документ не имеет юридической силы, то, следовательно,
такой же характер имеет и информация, содержащаяся в нем.

16.

Вопросы для самоконтроля:
1. Раскройте понятие «делопроизводство».
2. Назовите основные задачи делопроизводства.
3. Что вы можете рассказать о реквизитах?
4. Перечислите основные функции документа.
5. Что включает понятие «юридическая сила документа»?
6. Чем отличается документирование от документооборота?

17.

Вопросы для самоконтроля:
7. Дайте определения
· документа;
· документоведения;
· делопроизводства;
· документирования;
· организации работы с документами;
· реквизита;
· формуляра-образца документа;
· стандартизации;
· государственной системы документационного обеспечения управления.
8. Обоснуйте
· когда документы имеют юридическую силу;
· значение организации делопроизводства на предприятии;
· что является основанием для создания документов.