Рис.
1 – Расположение реквизитов и границы
зон на формате А4 углового бланка
Рис.
2 – Расположение реквизитов и границы
зон на формате А4 продольного бланка
2.4. Формуляр-образец документа
Для многих документов
число реквизитов строго ограничено.
Отсутствие или неправильное указание
какого-либо реквизита в служебном
документе делает его недействительным.
Для ряда документов, выдаваемых органами
государственной власти и государственного
управления, состав реквизитов установлен
в законодательных и нормативных актах.
Например, для паспорта, трудовой книжки
и т.д.
Совокупность
реквизитов, из которых состоит документ,
называется формуляром документа.
Формуляр, характерный для конкретного
вида документов, например, приказа,
акта, называется типовым. Он характеризуется
определенным количеством реквизитов,
расположенных в строгой последовательности.
Формуляр-образец
– это
совокупность расположенных в определенной
последовательности реквизитов, присущих
всем видам данной системы документов.
Это модель унифицированной формы
документов. В нем перечисляются реквизиты
документов и устанавливаются границы
расположения каждого реквизита.
Проектируется формуляр-образец на
конструкционной сетке, соответствующей
расположению на стандартном формате
бумаги А4 (210х297 мм). На основе формуляра-образца
строятся бланки документов. Расположение
реквизитов всегда в одном и том же месте
помогает быстро найти нужные данные
при ознакомлении с документом, применить
метод однократной модели.
Раздел 3. Бланки документов
Официальные
документы, как правило, создаются на
бланках.
Бланки создает
любое учреждение, организация или
предприятие, пользующееся правами
юридического лица. Разрабатывая бланк,
стремятся к созданию благоприятного
впечатления об организации, к созданию
запоминающегося бланка, отражающего
не только определенную информацию о
фирме, но ее стиль.
Бланк – это
стандартный лист бумаги, на котором
отражена постоянная информация и
отведено место для переменной. Применение
бланков сокращает время, затрачиваемое
на составление документа, повышает
культуру документационного обеспечения
управления.
Устанавливают два
стандартных формата бланков документов:
– А4 (210х297 мм);
– А5 (148х210 мм).
Бланки документов
согласно стандарту должны иметь поля:
левое – не менее 20 мм; верхнее – не
менее 20 мм; правое – не менее 10 мм;
нижнее – не менее 20 мм.
Для предприятия,
его структурного подразделения,
должностного лица рекомендуется
использовать следующие виды бланков
документов: общий бланк, бланк письма,
бланк конкретного вида документа (за
исключением письма).
Общий бланк может
быть использован для составления любых
видов документов кроме писем.
Общий бланк содержит
следующие реквизиты: 01 (02 или 03,); 08, 11,
13.
Разработка
специального бланка для писем связано
с тем, что в нем необходимо указывать
наименование организации, справочные
данные, ОГРН, ИНН/КПП предприятия. В
зависимости от учредительных документов
организации он может включать реквизиты:
01 (02 или 03), код организации (предприятия)
по ОКПО, наименование вышестоящей
организации (если она имеется), наименование
организации (08), справочные данные об
организации (почтовый адрес, номера
телефонов, а также, по усмотрению
организации, номера телефаксов, адрес
телефонной почты), web-страницы
в Интернете, номера счетов в банке,
банковский идентификационный код (БИК)
и идентификационный номер налогоплательщика
(ИНН), номер и дату лицензии, т.е. 01 (02 или
03), 04, 05, 06, 08, 09 и при необходимости
ограничительные отметки для верхних
границ зон расположения реквизитов 11,
12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.
Бланк конкретного
вида документа (за исключением письма)
составляется на основе общего бланка,
содержит те же реквизиты и лишь дополняется
наименованием соответствующего вида
документа, например: «ПРИКАЗ»,
«РАСПОРЯЖЕНИЕ» и т.д.
В
деловой практике все чаще используются
бланки руководителей предприятий,
организаций, ведомств – должностные
бланки. На таком бланке вместо наименования
предприятия указывается должность,
например: «Директор Федеральной
пограничной службы РФ» и т.д.
Если организация
имеет представительства, филиалы,
крупные структурные подразделения, то
может быть использован бланк структурного
подразделения, например:
ЗАО «АРСЕНАЛ»
ДЕПАРТАМЕНТ
МАРКЕТИНГА
Бланки структурных
подразделений и должностных лиц
разрабатываются в том случае, если
руководители подразделений и должностные
лица имеют право подписи документов.
Стандарт рекомендует
два варианта расположения реквизитов
на бланках – продольный и угловой.
Бланк с продольным
расположением реквизитов
предполагает
расположение реквизитов заголовочной
части документа вдоль верхней части
листа с их центровкой, т.е. равным
удалением каждой строки от левого и
правого поля.
Бланк с угловым
расположением
реквизитов
предполагает их размещение в верхней
левой части листа. Особенно удобен
угловой бланк для писем, так как правый
верхний угол используется для указания
адресата. Продольное расположение
реквизитов чаще применяется при
оформлении общих бланков, а угловое –
для бланков писем.
В соответствии со
сложившейся практикой и зарубежным
опытом, в целях экономии площади листа,
справочные данные об организации можно
располагать на нижнем поле бланка.
По рекомендации
ГОСТа Р 6.30-2003 бланки документов следует
печатать на белой бумаге или бумаге
светлых тонов красками насыщенного
цвета.
Стандарт допускает
изготовление бланков типографским
способом, с помощью средств оперативной
полиграфии или же использование формы
бланка, созданной компьютером.
Распространившаяся в последнее время
практика распечатки бланков с компьютера
рациональна для небольших организаций,
где не создается большое количество
документов. Компьютерная форма бланка
может быть легко изменена при обновлении
справочных данных об организации
(адреса, телефона, факса, счета в банке
и др.). Этот способ использования бланка
экономичен, т.к. не возникает ситуаций,
когда надо уничтожать готовый тираж
бланков. Но следует помнить, что
воспроизвести такой бланк (т.е. подделать
документ) достаточно просто.
ГОСТ Р 6.30 – 2003
вводит исключение в способы изготовления
бланка только для так называемых гербовых
бланков, т.е. бланков, которые содержат
изображение герба РФ или гербов субъектов
РФ. Эти требования введены в стандарт
в соответствии с Постановлением
Правительства РФ от 27.12.95 № 1268 «Об
упорядочении изготовления, использования,
хранения и уничтожения печатей и бланков
с воспроизведением Государственного
герба РФ». Такие бланки должны быть
изготовлены полиграфическими или
штемпельно-граверными предприятиями,
имеющими лицензии на этот вид деятельности
и сертификаты о наличии технических и
технологических возможностей для
качественного изготовления указанного
вида продукции. Изготовление гербовых
бланков осуществляется по заказам
органов государственной власти,
государственных органов и учреждений,
определенных Положением о Государственном
гербе РФ, а также соответствующими
правовыми актами субъектов РФ.
Гербовые бланки
подлежат учету в делопроизводственной
службе организации. Лица, которые несут
персональную ответственность за учет,
использование и хранение бланков,
назначаются распорядительным документом
руководителя организации. Для учета
при изготовлении бланков в типографии
на них проставляются номера. Нумеровать
бланки допускается и нумератором. Учет
гербовых бланков ведется в порядке,
установленном ГОСТ Р 6.30 – 2003.
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
Понятие формуляра. Основные реквизиты документов
Законспектировать основные положения
В основу унификации документов положена общая модель построения документов. Графические модели или схемы образцов документов называют “формуляр – образец”.
“Формуляр – образец” – совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов. Формуляр – образец указывает место реквизитов на листе бумаги.
Реквизиты – обязательный элемент, присущий определенному виду документов.
Формуляр также определяет площадь рабочего и служебного полей.
Рабочее поле – место в документе, где находятся реквизиты.
Служебное поле – место в документе, которое занято реквизитами. Установлены размеры полей (для формата А4):
левое – 25 мм.; правое – 8 мм.;
верхнее – 20 мм.; нижнее – 20мм|.
Государственный стандарт на организационно – предписывающей документации устанавливает максимальный состав и размещение реквизитов (формуляр – образец) который используют при составлении| управленческих документов. В зависимости от наименования и назначения документа оформляются определенные, свойственные только этому виду элементы официального документа (реквизиты). Обязательными реквизитами документа является:
1) наименование учреждения – автора документа;
2) название документа или унифицированной формы|л;
3) дата;
4) индекс;
5) заглавие к тексту;
6) текст;
7) подпись;
визы;
9) отметка о выполнении документа и направление его к|до| делу.
Состав обязательных реквизитов документов может быть дополнен другими реквизитами, если в том нуждается назначение документа, его обработка и тому подобное.
Бланк документа – это лист бумаги с предварительно воспроизведенными реквизитами, которые содержат постоянную информацию об организации, – авторе документа. На общих бланках обязательные: герб Украины, эмблема организации и код.
Наименование организации указывается в точном соответствии с отмеченным в уставе и отмечается на бланках типографским| способом во время их изготовления.
Название вида документа. На всех бланках, отмечается его название (ПРИКАЗ, ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, СПРАВКА и тому подобное), которое способствует восприятию содержания документа.
Название вида документа указывается на бланке печатным или машинописным способом во время изготовления документов или предварительно указывается при изготовлении бланков и должна отвечать компетенции организации и содержания управленческого действия.
Исходя из названия вида бланка, устанавливается перечень необходимых для его оформления реквизитов.
Заглавие на бланке должно грамматически согласовываться с названием документа и формироваться с помощью существительного и глагола, отвечая на вопрос “о чем?”. Например: приказ (о чем?) об утверждении плана работы.
Если в документе идет речь о нескольких вопросах, заглавие может формулироваться обобщенно. Заглавие формулируется составителем документа и печатается| через один междустрочный интервал.
Некоторые авторы коммерческих писем используют свыше 100 слов там, где можно обойтись 40, и злоупотребляют чужим временем и вниманием. Качество более важно количеству, потому не нужно стремиться списать всю страницу. Короткое изложение текста требует избегания пустых фраз и использования короткого варианта:
| Фразы-“пустышки” | Короткий вариант |
| В настоящее время В течение того периода После тщательного рассмотрения В течение этого времени Это вопрос, который Сделать запрос относительно В текущий момент |
Теперь Тогда Рассмотрев Когда Это вопрос Выяснить В настоящий момент |
Выбор слов для делового документа должен отвечать установленным в украинском языке и литературе нормам. Продуманное мотивированное употребление слова в документе оправдывает его появление в тексте независимо от того, какое это слово по происхождению. Уместно подобранное слово воспринимается читателем положительно, а если оно отрывается от содержания, или вызывает у него возмущение, удивление, смех – это значит, что составитель документа не продумал его до конца, неудачно выбрал и употребил слово, некстати сформулировал предложение.
Сплошной текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и используется при составлении писем, предписывающих документах, положений, правил и тому подобное.
Как правило, тексты писем и предписывающих документов состоят из двух частей. В первой из них, констатирующей, указываются основание или обоснование составления| документа, во второй, резолютивной приводятся выводы, предложения, решения распоряжения или просьбы.
В отдельных случаях текст документа может содержать лишь одну резолютивную часть: приказы – предписывающую часть без констатирующей, письма – просьба без объяснения и тому подобное.
Текст сложных документов может состоять из разделов, подразделов, но должен иметь при необходимости заглавия и нумерацию, которые размещаются в логической последовательности изложения вопросов и нумеруются арабскими цифрами с предоставлением каждому разделу, подразделу| соответствующего числового знака через точку (1.1.2, 1.1.3, 1.2, 2.1.1). Фамилии, наименования, сроки размещаются в тексте в алфавитном или другом принятом для данного вида документа порядке.
Произвольное сокращение наименования учреждений и отдельных слов не допускается.
В документах, оформленных на двух и больше страницах, вторая и следующие страницы нумеруются. Номера страниц размещают посреди верхнего поля на расстоянии 10 – 15 мм от верхнего поля листа.
|
Вычисление основной дактилоскопической формулы Вычислением основной дактоформулы обычно занимается следователь. Для этого все десять пальцев разбиваются на пять пар… |
Расчетные и графические задания Равновесный объем — это объем, определяемый равенством спроса и предложения… |
Кардиналистский и ординалистский подходы Кардиналистский (количественный подход) к анализу полезности основан на представлении о возможности измерения различных благ в условных единицах полезности… |
Обзор компонентов Multisim Компоненты – это основа любой схемы, это все элементы, из которых она состоит. Multisim оперирует с двумя категориями… |
1. Гарантийное письмо – это:
A) документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия
B) документ, содержащий приглашение на мероприятие
C) документ, в котором гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо (работы, помещения и т.д.)
D) документ, подтверждающий получение ценностей
2. Дайте определение документа:
A) материальный объект с информацией, зафиксированной созданным человеком способом, для её передачи во времени и пространстве
B) совокупность реквизитов официального письма
C) стандартное расположение материала
D) текст
3. Дайте определение формуляра-образца:
A) совокупность реквизитов делового письма
B) совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем документам определенной системы документации
C) совокупность реквизитов приказа
D) совокупность реквизитов акта
4. Дата документа оформляется следующим образом:
A) 1 февраля 1997
B) 1 февраля 97 г.
C) 01.02.97 г.
D) 01.02.97
5. Дата документа — это:
A) дата его подписания, принятия
B) дата его составления
C) дата его подписания, принятия, утверждения, составления, дата события
D) дата события
6. Каким свойством можно охарактеризовать наличие у документа неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может:
A) вещественность;
B) атрибутивность;
C) структурность;
D) верного варианта ответа нет.
7. Деловые письма обычно заканчивают фразами:
A) в соответствии с Вашей просьбой …
B) с уважением …
C) нами рассмотрены Ваши предложения …
D) в связи …
8. Делопроизводство — это:
A) правильное оформление документов.
B) организация документооборота в учреждении.
C) совокупность документов, отражающих управленческую деятельность учреждения.
D) совокупность работ по документированию деятельности управления и по организации документов в учреждении.
9. Деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами — это:
A) документационное обеспечение управления
B) стандартизация
C) ЕГСД
D) система документации
10. Документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы — это:
A) должностная инструкция
B) устав
C) положение
D) штатное расписание
11. Документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п.:
A) объяснительная записка
B) докладная записка
C) акт
D) протокол
12. Какая функция относится к общим функциям документа:
A) общекультурная;
B) информационная;
C) правовая;
D) упорядочивающая.
13. Как должно происходить деление документов:
A) на роды, подвиды, подроды, разновидности;
B) на роды, виды, подвиды, разновидности;
C) на виды, подвиды, разновидности, роды;
D) на подвиды, подроды, разновидности.
14. Документационное обеспечение управления — это:
A) процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в делопроизводстве.
B) деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами.
C) совокупность документов, применяемых в определенной сфере деятельности.
D) совокупность реквизитов, установленных в соответствии с формуляром документа.
15. ЕГСД — это:
A) совокупность реквизитов, установленных в соответствии с формуляром документа.
B) комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документационных процессов на предприятии.
C) совокупность документов, применяемых в определенной сфере деятельности.
D) деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами.
16. Документ, содержащий информацию, не предназначенную для широкого распространения:
A) неопубликованный;
B) тайный;
C) непубликуемый;
D) непериодический.
17. Что относится к признакам документа:
A) функциональность информации;
B) тождественность самому себе;
C) законность;
D) завершенность сообщения.
18. Какой логический прием, используется при создании документов:
A) определение;
B) установление;
C) обоснование;
D) разъяснение.
19. Если Вам необходимо дать описание рекламируемых услуг, Вы составите
A) договорное письмо
B) рекламное письмо
C) сопроводительное письмо
D) письмо-приглашение
20. Если Вам необходимо предъявить претензии партнёру, Вы составите
A) договорное письмо
B) информационное письмо
C) сопроводительное письмо
D) письмо-претензию
21. Укажите отличительное свойство документа:
A) копийность;
B) юридическая сила;
C) множественность;
D) точность.
22. Если Вам необходимо пригласить организацию или должностное лицо на совещание, встречу, Вы составите
A) письмо-приглашение
B) сопроводительное письмо
C) письмо-подтверждение
D) договорное письмо
23. Если Вам необходимо сообщить о проведении мероприятия, Вы составите
A) сопроводительное письмо
B) письмо-подтверждение
C) договорное письмо
D) информационное письмо
24. Если Вам необходимо составить письмо, информирующее адресата о направлении к нему присылаемых документов, Вы составите
A) сопроводительное письмо
B) письмо-уведомление
C) письмо-подтверждение
D) договорное письмо
25. Если Вам необходимо составить письмо, сопровождающее договор, то оно будет носить название (по содержанию)
A) письмо-подтверждение
B) договорное
C) сопроводительное
D) письмо-уведомление
26. Если Вам необходимо уведомить отправителя о получении документов, Вы составите
A) информационное письмо
B) договорное письмо
C) сопроводительное письмо
D) письмо-подтверждение
27. Если распорядительная часть текста начинается словами “обязываю”, то это
A) приказ
B) заявление
C) распоряжение
D) указание
28. Если распорядительная часть текста начинается словами “предлагаю”, то это
A) приказ
B) распоряжение
C) инструкция
D) указание
29. Индекс документа оформляется следующим образом
A) 13.14
B) пк 11.
C) сд 16.
D) 13/14
30. Индекс документа — это
A) порядковый номер регистрации
B) индекс структурного подразделения
C) цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, указывающее место его составления и хранения
D) номер дела по номенклатуре дел
31. Интервал — это
A) рабочее поле
B) служебное поле
C) положение табулятора
D) расстояние между основаниями смежных строк
32. Информационно-справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов — это
A) докладная записка
B) акт
C) протокол
D) объяснительная записка
33. Исполнительное делопроизводство — это
A) работа с документами, проводившаяся в Советских учреждениях
B) работа с документами, проводившаяся в коллегиях
C) работа с документами, проводившаяся в министерствах
D) работа с документами, проводившаяся в приказах
34. Коллежское делопроизводство — это
A) работа с документами, проводившаяся в коллегиях
B) работа с документами, проводившаяся в приказах
C) работа с документами, проводившаяся в Советских учреждениях
D) работа с документами, проводившаяся в министерствах
35. Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы; права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия — это
A) распорядительные документы
B) устав
C) справочно-информационные
D) организационные документы
36. Комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документационных процессов на предприятии — это
A) система документации
B) ЕГСД
C) документационное обеспечение управления
D) стандартизация
37. Назовите виды докладных записок
A) информационные, отчетные
B) внутренние, внешние
C) отчетные, внутренние
D) информационные, отчетные, внутренние, внешние
38. Назовите два основных формата, на которых оформляются документы ОРД
A) А 5 (148х210 мм); А 3 (297х420 мм)
B) А 4 (210х297 мм); А 5 (148х210 мм)
C) А 5 (148х210 мм); А 6 (105х148 мм)
D) А 3 (297х420 мм); А 4 (210х297 мм)
39. Назовите документ, не включенный в группу входящих и исходящих документов в приказах
A) памяти
B) отписки
C) акт
D) грамоты
40. Назовите документ, не входящий в группу распорядительных документов
A) структура и штатная численность
B) указание
C) приказ
D) постановление
41. Назовите документ, не входящий в состав информационно-справочных
A) протокол
B) справка
C) распоряжение
D) акт
42. Назовите документ, не издаваемый царем в период приказного делопроизводства
A) жалованная грамота
B) указ
C) приговор
D) акт
43. Назовите нормативный документ, на основании которого оформляются документы ОРД
A) инструкция по делопроизводству
B) положение об архивном фонде РФ
C) ГОСТ 6.30.-2003
D) ГОСТ 16.48.7-70
44. Назовите раздел, не входящий в текст устава
A) регламент деятельности
B) общие положения
C) организационное единство
D) должностные обязанности
45. Назовите реквизит, не входящий в формуляр акта
A) подпись
B) текст
C) адресат
D) заголовок
46. Назовите реквизит, не входящий в формуляр решения
A) текст
B) заголовок
C) ссылка на индекс и дату входящего документа
D) подпись
47. Назовите реквизит, не входящий в формуляр устава
A) название организации
B) наименование министерства или ведомства
C) наименование вида документа
D) адресат
48. Назовите цели доклада
A) аргументация
B) информирование и убеждение
C) доказательство
D) убеждение
49. Назовите части текста приказа
A) констатирующая, вводная
B) констатирующая, распорядительная
C) основная, распорядительная
D) вводная, основная
50. Обязательный признак на документе, установленный законом — это
A) интервал
B) реквизит
C) положение табулятора
D) эмблема
51. Организационно-распорядительная документация — это
A) унифицированный документ
B) совокупность реквизитов
C) совокупность взаимоувязанных документов, функционирующих в сфере управления
D) унифицированная форма
52. Организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно-технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц — это
A) штатное расписание
B) должностная инструкция
C) устав
D) положение
53. Организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей — это
A) правила внутреннего и трудового распорядка
B) устав
C) штатное расписание
D) структура и штатная численность
54. Организация работы с документами в коллегиях носит название
A) коллежское делопроизводство
B) советское делопроизводство
C) приказное делопроизводство
D) исполнительное делопроизводство
55. Организация работы с документами в министерствах носит название
A) советское делопроизводство
B) коллежское делопроизводство
C) приказное делопроизводство
D) исполнительное делопроизводство
56. Основное правило, которого следует придерживаться при подаче телефонограммы
A) передавать только краткую, срочную информацию
B) при регистрации телефонограммы использовать журнал регистрации входящих документов
C) текст — более 100 слов
D) использовать максимум специальных терминов
57. Основные части текста протокола
A) констатирующая, вводная
B) основная, распорядительная
C) констатирующая, распорядительная
D) вводная, основная
58. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам данный фрагмент: Ректору Новосибирского университета господину Смолкину С.А. 634635 г. Новосибирск ул. Ленина, д. 15.
A) резолюция
B) адресат
C) виза согласования
D) виза заверения
59. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: Plan 1. doc Симкина 13.01.98
A) отметка о заверении копии
B) отметка о поступлении
C) исполнитель
D) отметка о переносе данных на машинный носитель
60. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: ВЕРНО Секретарь-референт л/п И.К. Конторкина
A) гриф утверждения
B) отметка о заверении копии
C) подпись
D) резолюция
61. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: Генеральный директор л/п И.К.Сомов
A) виза
B) текст
C) подпись
D) заголовок
62. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: Зам. директора Плюхину И.К. Обеспечить условия выполнения поставок до 16.01.2003. л/п 18.11.2003
A) подпись
B) заголовок
C) виза
D) резолюция
63. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: НИИДАД 13.01.98 № 36/17
A) исполнитель
B) отметка о поступлении
C) гриф утверждения
D) отметка о заверении копии
64. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: Об информационном обеспечении
A) виза
B) заголовок
C) резолюция
D) текст
65. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: Симонов 989-78-35
A) гриф утверждения
B) исполнитель
C) резолюция
D) отметка о заверении копии
66. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: УТВЕРЖДАЮ Директор л/п И.О.Ф. 13.02.98
A) гриф утверждения
B) заголовок
C) резолюция
D) подпись
67. Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: Юрист л/п И.К. Симонов 10.11.2004
A) адрес
B) резолюция
C) виза
D) гриф утверждения
68. Охарактеризуйте с точки зрения реквизитов следующий фрагмент: «Вх. № 0000 Дата 00.00.00»
A) резолюция
B) отметка о поступлении документа
C) отметка о наличии приложений
D) подпись
69. Охарактеризуйте с точки зрения реквизитов следующий фрагмент: “02.03.98.”
A) подпись
B) дата
C) резолюция
D) отметка о наличии приложений
70. Охарактеризуйте с точки зрения реквизитов следующий фрагмент: “13/14”
A) индекс
B) отметка о наличии приложений
C) резолюция
D) подпись
71. Охарактеризуйте с точки зрения реквизитов следующий фрагмент: “приложение: на 3 л. в 2 экз.”
A) отметка о наличии приложений
B) подпись
C) дата
D) резолюция
72. Перечислите вопросы, которые отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка
A) организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный режим
B) должностной и численный состав предприятия
C) научно-технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц
D) порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений
73. Перечислите основные виды бланков
A) общий бланк, бланк для писем, бланк с продольным и угловым расположением реквизитов
B) существует только бланк с продольным и угловым расположением реквизитов
C) существует только общий бланк
D) существует только бланк для писем
74. Перечислите основные элементы доклада
A) основная часть; выводы (рекомендации)
B) вступление; выводы (рекомендации)
C) вступление; основная часть
D) вступление; основная часть; выводы (рекомендации)
75. Перечислите цели изучения делопроизводства
A) определить роль служб ДОУ.
B) показать значение работы с документами в жизни общества.
C) овладение основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота.
D) привить необходимые навыки в работе с делами, законченными делопроизводством.
76. Письмо после обращения чаще всего продолжается словами
A) мы рассчитываем на Ваше сотрудничество…
B) в связи с …
C) нами рассмотрены Ваши предложения …
D) с уважением …
77. Письмо после обращения чаще всего продолжается словами
A) в соответствии с Вашей просьбой …
B) мы надеемся на Вашу заинтересованность …
C) с уважением …
D) мы рассчитываем на Ваше сотрудничество…
78. Письмо чаще всего начинается словами
A) в связи с …
B) с уважением …
C) в соответствии с …
D) уважаемые господа …
79. Письмо-напоминание — это
A) документ, подтверждающий получение ценностей
B) документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия
C) документ, содержащий приглашение на мероприятие
D) документ, содержащий информацию о проводимом мероприятии
80. Под “совокупностью взаимоувязанных документов, применяемых в определённой сфере деятельности” подразумевают
A) систему документирования
B) унифицированную форму
C) унифицированный документ
D) систему документации
81. Правовой акт управления государственного органа, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым он адресован — это
A) указание
B) приказ
C) распоряжение
D) решение
82. Правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующего на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия — это
A) приказ
B) указание
C) решение
D) распоряжение
83. Правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений — это
A) положение
B) устав
C) должностная инструкция
D) штатное расписание
84. Приказное делопроизводство — это
A) работа с документами, проводившаяся в Советских учреждениях
B) работа с документами, проводившаяся в министерствах
C) работа с документами, проводившаяся в коллегиях
D) работа с документами, проводившаяся в приказах
85. Причины издания указания раскрываются в
A) вводной части текста
B) распорядительной части текста
C) констатирующей части текста
D) основной части текста
86. Процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в делопроизводстве — это
A) система документации
B) стандартизация
C) ЕГСД
D) документационное обеспечение управления
87. Работа с документами, проводившаяся в приказах, носит название
A) приказное делопроизводство
B) исполнительное делопроизводство
C) коллежское делопроизводство
D) советское делопроизводство
88. Распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый министерствами, ведомствами, научными советами — это
A) решение
B) указание
C) распоряжение
D) приказ
89. Распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, организациями, по вопросам организационно-методического характера (организация исполнения приказов, инструкций) — это
A) приказ
B) решение
C) указание
D) распоряжение
90. Расстояние между основаниями смежных строк это
A) служебное поле
B) положение табулятора
C) рабочее поле
D) интервал
91. Реквизит — это
A) обязательный признак на документе, установленный законом
B) система документации
C) служебное поле
D) рабочее поле
92. Реквизит “виза ознакомления” выглядит следующим образом:
A) секретарь л/п Ф.И.О. 00.00.00
B) юрист л/п 00.00.00
C) секретарь Ф.И.О. л/п 00.00.00
D) с приказом ознакомлен: л/п 00.00.00
93. Свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности — это
A) штатное расписание
B) положение
C) должностная инструкция
D) устав
94. Система документации — это
A) совокупностью взаимоувязанных документов, применяемых в определённой сфере деятельности
B) совокупность реквизитов
C) документ, содержащий первичную информацию
D) система документации, созданная по единым правилам и требованиям
95. Совокупность взаимоувязанных документов, функционирующих в сфере управления — это
A) кадровая документация
B) бухгалтерская документация
C) техническая документация
D) ОРД
96. Совокупность документов, отражающих распорядительную деятельность — это
A) отчетные документы
B) информационно-справочные документы
C) распорядительные документы
D) организационные документы
97. Совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов — это
A) распорядительные документы
B) организационные документы
C) отчетные документы
D) информационно-справочные документы
98. Совокупность работ по документированию деятельности управления и по организации документов в учреждении — это
A) система документирования
B) система документации
C) документооборот
D) делопроизводство
99. Совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем документам определенной системы документации — это
A) выписка
B) формуляр-образец
C) бланк
D) документ
100. Стандартизация — это
A) стандартное расположение материала.
B) согласование с текстом заинтересованных лиц.
C) употребление устойчивых оборотов.
D) процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в делопроизводстве.
Список литературы
1. Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие Юнити-Дана
2. Кудрявцев В.А. и др. «Организация работы с документами: учебник — М.: ИНФРА-М, 1998.
3. Румынина Л.А. — Документационное обеспечение управления (Книга)
4. Ю.Д. Бахтеев , В.Ф. Захаров , И.Н. Наумов.
Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов: учебное пособие.